Zasady postępowania w zakresie podpisywania umów o prace

Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą
Zasady postępowania w zakresie podpisywania umów o prace badawcze z podmiotami
krajowymi lub zagranicznymi.
Na podstawie art.66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie
wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), w celu usprawnienia procedury zawierania
przez UP w Lublinie z podmiotami krajowymi lub zagranicznymi umów o prace badawcze lub
ekspertyzy, wprowadzam następujące zasady postępowania:
1. Pracownik naukowy zainteresowany wykonywaniem pracy badawczej na zlecenie
zewnętrznego podmiotu lub zlecający wykonanie zewnętrznemu podmiotowi, przed
przystąpieniem do wstępnych rozmów z kontrahentem, poprzedzających zawarcie
takiej umowy, ma obowiązek uzgodnić z przełożonym (pracownik jednostki z jej
kierownikiem, kierownik jednostki z prorektorem właściwym ds. Nauki i Współpracy z
zagranicą) warunki umowy, a zwłaszcza:
• skład zespołu realizującego temat, z wyznaczeniem jego kierownika,
• ustalenie ewentualnych podwykonawców
• harmonogram prac obejmujący poszczególne etapy badań wraz z terminami
ich zakończenia,
• ustalenie miejsca wykonywania pracy oraz niezbędnej aparatury ,
• wstępny kosztorys dla wykonania poszczególnych zadań i źródła
finansowania, jeżeli poniesione koszty mają być refundowane przez
zamawiającego po wykonaniu badań.
2. W przypadku określenia współwłasności do wyników takiej pracy badawczej (np.
współwłasność stron umowy do prawa do patentu, know-how, itp.) wymagane jest
dodatkowe uzgodnienie stanowiska negocjacyjnego z prorektorem właściwym ds.
nauki i współpracy z zagranicą, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym.
3. Tak uzgodnione stanowisko Uczelni, upoważnia kierownika zespołu realizującego
badania, do podjęcia rozmów negocjacyjnych z krajowym lub zagranicznym
kontrahentem, zmierzających do podpisania stosownej umowy.
4. Wszelkie nieuzgodnione wcześniej działania ze strony pracowników w zakresie
podejmowania zobowiązań w imieniu Uczelni, wykorzystywanie potencjału
technicznego, a także dysponowanie prawem uniwersytetu do wyników prac
badawczych będą traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków
pracowniczych.
5. Po przeprowadzeniu negocjacji i uznaniu uzgodnień za korzystne dla Uczelni,
Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą podejmie decyzję o zawarciu umowy.
6. Kierownik zespołu jest zobowiązany do ustalenia wysokości kosztów pośrednich z
Prorektorem ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą zgodnie z zarządzeniem Rektora UP
w Lublinie nr 43 z dnia 30 listopada 2010 r.
Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą
7. Kierownik zespołu zobowiązany jest do przygotowania danych merytorycznych do
sporządzenia umowy, opracowania ostatecznego harmonogramu a także wspólnie z
Działem Nauki i Współpracy z Zagranicą i kwesturą UP kalkulacji kosztów na kwotę
brutto zawartą w umowie i uzgodnioną między stronami.
8. W sytuacji gdy projekt umowy zostanie przygotowany przez kontrahenta poza
Uczelnią, kierownik zespołu badawczego przedkłada go do Działu Nauki i Współpracy
z Zagranicą celem zaopiniowania oraz uzyskania opinii radcy prawnego, a w razie
potrzeby kwestora i rzecznika patentowego.
9. W przypadku braku akceptacji przez opiniujących umowę, o których mowa w pkt. 8,
kierownik projektu przedkłada kontrahentowi uwagi jako stanowisko Uniwersytetu i
prowadzi dalsze negocjacje, aż do opracowania tekstu umowy akceptowanego przez
wszystkie jej strony.
10. Uzgodniony tekst umowy posiadający kontrasygnatę finansową kwestora (gdy
umowa dotyczy płatności i zobowiązań finansowych) i zaparafowany przez
opiniujących, zostaje złożony w wymaganej ilości egzemplarzy w Dziale Nauki i
Współpracy z Zagranicą w celu przedłożenia do podpisu prorektorowi działającemu w
ramach stosownego pełnomocnictwa.
11. Jeżeli stroną umowy jest podmiot zagraniczny, umowa powinna być sporządzona w
wersji obcojęzycznej oraz wersji polskiej ( zgodnie z ustawą z dnia 7 października
1999 r. o języku polskim –Dz. U. Z 2011 r. Nr 43, poz. 224)
12. Obowiązek uzyskania stosownego tłumaczenia umowy spoczywa na kierowniku
zespołu, a koszty tłumaczenia ponoszone są ze środków przewidzianych na realizację
Umowy (poz. usługi w kalkulacji do umowy).
13. Umowę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
14. W Uniwersytecie oryginał umowy znajduje się w Dziele Nauki i Współpracy z
Zagranicą wraz z niezbędnymi załącznikami oraz nadanym numerem niezbędnym
przy opisywaniu faktur w trakcie realizacji umowy.
15. Jedna kopia całej dokumentacji zostaje złożona w kwesturze UP i jedna kopia zostaje
odesłana do kierownika zespołu.
16. Pełna dokumentacja umowy zawiera:
• List intencyjny,
• Wniosek do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą o wyrażenie zgody
na zawarcie umowy oraz ustalenie wysokości kosztów pośrednich,
• Kosztorys
• Skład zespołu badawczego i proponowana stawka wynagrodzenia,
• Zakres rzeczowy i Harmonogram zadań
17. Wzory umów wraz z załącznikami znajdują się na stronie internetowej Działu Nauki i
Współpracy z Zagranicą.