docBiuro XXI wieku - Biura - Harvard Business Review Polska
download 
Reklamacja Transkrypt
Biuro XXI wieku - Biura - Harvard Business Review Polska
HARVARD BUSINESS REVIEW POLSKA poleca Biuro XXI wieku Szanowni Państwo, Porównując zdjęcia Warszawy sprzed dwudziestu lat ze współczesnymi, można odnieść wrażenie, że faktycznie patrzymy na dwa całkowicie różne miasta. W pewnym sensie to prawda, bo inwestujący w Polsce wielki biznes odmienił oblicze stolicy nie do poznania. Siedziby polskich oddziałów międzynarodowych spółek wymagały coraz przestronniejszych biur w coraz lepiej zaprojektowanych budynkach o coraz wyższym standardzie. Stopniowo identyczny proces można było dostrzec również w innych miastach kraju, na przykład w Krakowie czy Wrocławiu, w których branża usług biznesowych już od kilkunastu lat stymuluje wzrost powierzchni biurowych. Dziś natomiast deweloperzy zaczynają inwestować również w mniejszych ośrodkach. Wszystkie te i inne procesy sprawiły, że przez lata słowo „biurowiec” niezauważalnie zmieniło znaczenie – zamiast ciężkiego, kanciastego i szarego gmachu kojarzy się już niemal natychmiastowo z wysmukłym, szklanym wieżowcem oferującym praktycznie nieograniczone możliwości adaptacji wnętrza. W naszej publikacji przyglądamy się różnym aspektom rynku powierzchni biurowej w Polsce, korzystając z bogatego doświadczenia największych i najważniejszych firm tego sektora. Odwołując się do zróżnicowanych przypadków, przedstawiamy branżę z perspektywy deweloperów, a także firm zajmujących się wynajmem przestrzeni biurowej oraz jej projektowaniem i wyposażeniem. Wszystkie teksty oparliśmy na przykładach konkretnych rozwiązań i wdrożeń, z których wynika, że rynku biurowego w Polsce nie da się sprowadzić tylko do liczby metrów kwadratowych. W „Biurze XXI wieku” coraz większą rolę odgrywają takie kwestie, jak: oryginalny projekt budynku, łatwość i zróżnicowanie sposobów dojazdu, elastyczność aranżacji i otwartość na różne style pracy. Wiele wskazuje, że te tendencje się utrzymają, co niewątpliwie wpłynie na rzeczywistość, w jakiej funkcjonują nie tylko architekci i deweloperzy. Polecam Państwu nasze kompendium wiedzy na temat nieruchomości biurowych w Polsce, życząc przyjemnej oraz inspirującej lektury. Mateusz Żurawik, redaktor prowadzący REKLAMA WŁASNA WYDAWCY Arkadiusz Rudzki | dyrektor zarządzający Skanska Property Poland | Prenumerata #P0165648 Czytam Harvard Biznes to nieustanne, dynamiczne zmiany. Żyjemy w dobie nowych technologii, zmieniających się oczekiwań klientów i pracowników młodego pokolenia. Aby lepiej i efektywniej zarządzać firmą, powinniśmy nieustannie szukać inspiracji. „Harvard Business Review Polska” jest znakomitym źródłem informacji o nowych trendach w zarządzaniu i doświadczeniach liderów biznesu. Polecam go każdemu, kto chce podnosić swoje kwalifikacje i poszerzać wiedzę. BIURO XXI WIEKU 6 Jak stworzyć biuro na miarę XXI wieku. Debata redakcyjna Błyskawiczny rozwój rynku powierzchni biurowej to rezultat zainteresowania firm inwestycjami w Polsce. Dla deweloperów oraz firm zajmujących się aranżacją przestrzeni oznacza to coraz intensywniejszą konkurencję. 12 Kto odnajdzie się w elastycznym biurze 16 Jak ograniczyć stratę czasu w biurze Nowa formuła przestrzeni biurowej oznacza, że pracownik może liczyć na coraz więcej udogodnień. Jednak elastyczność nowej przestrzeni do pracy wcale nie musi wszystkim się spodobać. Hałas stanowi główne źródło dyskomfortu dla wielu pracowników biurowych. Nadmiar rozpraszających dźwięków w biurze może również negatywnie wpływać na funkcjonowanie całej firmy. Od wynajmu do umeblowania Na wejście firmy KMD do nowej siedziby patrzymy z podwójnej perspektywy – dewelopera i firmy odpowiedzialnej za aranżację wnętrza. To studium przypadku dowodzi, że dzięki owocnej współpracy z zaangażowanymi stronami można stworzyć idealnie dopasowane biuro. Skrajna innowacja Biurowiec The Edge w Amsterdamie jest najbardziej zrównoważonym biurowcem świata. Ciekawą architekturę umiejętnie podkreślają najnowocześniejsze systemy oświetleniowe stworzone przez firmę Philips. Fit-out dla wymagających Za nowymi trendami w aranżacji przestrzeni do pracy trudno nadążyć. O wykraczaniu poza utarte schematy w urządzaniu biura opowiadają przedstawicielki firmy Reesco. Biuro klasy premium Dzisiejsze biuro dla wymagającego najemcy to również szereg czynników sprawiających, że przestrzeń do pracy staje się przyjazna dla jej użytkowników oraz najbliższego sąsiedztwa. Przykładem takich rozwiązań są budynki firmy Skanska. Przyjazne biura Polski rynek nieruchomości staje się coraz bardziej dojrzały, a najemcy oczekują, że ich siedziby będą przede wszystkim elastyczne. O nowych tendencjach na rynku powierzchni biurowej opowiada prezes firmy Vastint. Najem w restrukturyzacji Od 2016 roku obowiązuje nowa ustawa „Prawo restrukturyzacyjne”. Wprowadza ona instrumenty umożliwiające restrukturyzację oraz przywrócenie zdolności do wykonywania zobowiązań przez niewypłacalnego lub zagrożonego niewypłacalnością dłużnika. Wyjaśniamy zawiłości nowych przepisów. „HARVARD BUSINESS REVIEW POLSKA” REKOMENDUJE Management 2016™ REKLAMA WŁASNA WYDAWCY Wybierz uznany program rozwoju menedżerów, który szybko przekłada się na efektywność zarządzanych przez nich firm: OPTYMALNA FORMUŁA PROGRAM NA POZIOMIE MBA 12 sesji, 2 dni szkoleniowe w miesiącu oraz możliwość „odrabiania zajęć” sprawiają, że program idealnie wpisuje się w potrzeby menedżerów, którzy cenią swój czas. Pewna wiedza biznesowa, światowe trendy zarządzania, a do tego maksymalnie praktyczne podejście, gwarantują natychmiastowe wyniki. KONSULTACJE Z WYKŁADOWCAMI Nowego spojrzenie na wyzwania firmy umożliwia wypracowanie indywidualnych rozwiązań na najwyższym poziomie. NOWOCZESNE METODY ROZWIJANIA KOMPETENCJI ROCZNY DOSTĘP DO PORTALU WIEDZY Dzięki pracy metodą warsztatową uczestnicy poznają rozwiązania, które po wdrożeniu w firmie przynoszą konkretne wyniki biznesowe. Filarem portalu są unikalne nagrania z udziałem największych światowych autorytetów zarządzania, m.in. profesorów Harvard Business School. POLSKIE STUDIA PRZYPADKÓW Dostarczamy najwięcej polskich case’ów biznesowych w kraju i jako jedyni wykorzystujemy studia przypadków Harvard Business School. UNIKALNA GWARANCJA JAKOŚCI Oferujemy całkowity zwrot kosztów uczestnictwa, jeśli po 2 pierwszych sesjach uczestnik uzna, że program nie odpowiada jego potrzebom. PRESTIŻOWY DYPLOM Po ukończeniu programu uczestnik otrzymuje prestiżowy certyfikat. W obecnej chwili może się nim pochwalić ponad 5000 menedżerów z całej Polski. Już dziś zgłoś udział w programie! Zarezerwuj miejsce przez stronę szkolenia.ican.pl, zadzwoń pod 22 250 11 44 lub napisz do nas na [email protected]. Powered by 6 Biuro XXI wieku Jak stworzyć biuro na miarę XXI wieku Rynek powierzchni biurowej rozwija się niezwykle dynamicznie w znacznym stopniu dzięki korzystnej koniunkturze, co przekłada się na dużą liczbę firm inwestujących w Polsce. Aby odnaleźć się na rynku, deweloperzy oraz firmy zajmujące się aranżacją przestrzeni muszą coraz intensywniej rywalizować jakością. Piotr Szymczak: Czytelnicy „Harvard Business Review Polska” wielokrotnie wskazywali miejsce pracy jako kluczowy element prowadzenia biznesu. Warszawa jest obecnie w pierwszej piątce europejskich stolic pod względem powstającej powierzchni biurowej. Skąd takie zainteresowanie polskim rynkiem i jak oceniają państwo potencjał warszawskiego rynku? Mikołaj Sznajder: Obserwujemy zwiększone zainteresowanie inwestorów Polską w ogóle, a nie tylko Warszawą. Do naszego kraju trafiają coraz bardziej zaawansowane procesy i technologie napędzające zainteresowanie takimi miastami, jak: Warszawa, Kraków, Katowice czy Wrocław. Powierzchni biurowej Anna Czerwińska, Project Manager, KMD Poland Beata Osiecka, prezes zarządu Kinnarps Polska Agnieszka Krawczyk-Rogowska, menedżer wynajmu, region centralny, Skanska Property Poland Magda Szubert, Concept Developer, Ecophon Saint-Gobain Mikołaj Sznajder, Associate Director w dziale powierzchni biurowych CBRE Moderator: Piotr Szymczak, HBRP 8 Piotr Szymczak: Ubiegły rok często jest określany jako wyjątkowy dla rynku powierzchni biurowej. Co na to wpłynęło? Agnieszka Krawczyk-Rogowska: Zdecydowanie ubiegły rok był wyjątkowy. W Warszawie wynajętych było 800 tysięcy mkw., co potwierdza, że stolica jest wiodącym ośrodkiem w kraju. Muszę jednak potwierdzić, że w miastach regionalnych popyt również jest bardzo wysoki (w ubiegłym roku wynajęto w nich ponad 600 tysięcy mkw.). Centra usług biznesowych w regionach wynajęły ponad 80% naszej powierzchni. Zauważamy również, że istniejące centra usług powiększają powierzchnię, a na rynek cały czas wchodzą nowi gracze. Zarówno na rynek warszawski, jak i regionalny patrzymy z optymizmem. Piotr Szymczak: Jak wysoki jest obecnie odsetek pustostanów na rynku warszawskim i co można z niego wyczytać na temat obecnej koniunktury? Biuro XXI wieku Mikołaj Sznajder: Ubiegłoroczny odsetek pustostanów był największym koszmarem deweloperów, ponieważ w połowie roku wszystkie prognozy mówiły o 4,7 miliona mkw. powierzchni biurowej w Warszawie, a równocześnie przewidywano około 16% wolnej powierzchni, co oznaczałoby, że w Warszawie „od ręki” byłoby dostępnych około 750 tysięcy mkw. Tymczasem zeszły rok zakończyliśmy współczynnikiem 12,3%. Dla porównania w połowie roku wskaźnik pustostanów wynosił około 14,1%, a jego spadek do 12,3% był skutkiem zawarcia rekordowej liczby transakcji. Podpisano umowy najmu na ponad 800 tysięcy mkw. Jednocześnie obecnie realizowane projekty zwiększą powierzchnię biurową w Warszawie o dalsze 650 tysięcy mkw.. natomiast najemcy cały czas negocjują, co wpływa na rynek. Kiedyś najemca był zwolniony z czynszu przez pięć miesięcy przy pięcioletnim kontrakcie. Dziś mówimy średnio o dziewięciu miesiącach przy pięcioletnim kontrakcie. Coraz bardziej konkurencyjne stają się też standardy wykończenia budynku, a pamiętajmy, że są to zaoszczędzone pieniądze najemcy. Jednocześnie kwota oferowana przez deweloperów na wykończenie powierzchni jest znacząco wyższa niż 3–4 lata temu. Coraz częściej spotykamy się z ofertami biur już w bardzo wysokim standardzie. Piotr Szymczak: Czy Warszawę nadal będzie można określić jako rynek najemcy? W jaki sposób obecna koniunktura wpłynie na poziomy czynszów? Anna Czerwińska: Zadaliśmy sobie pytanie, jak przyciągnąć pracowników do biura. Podstawowa okazała się kwestia dojazdu. Poprzez naszą ośmiomiesięczną przygodę na Służewcu zdaliśmy sobie sprawę, że ta lokalizacja to nie będzie dobry wybór. Mieliśmy ogromny problem Mikołaj Sznajder: Czynsze ofertowe najprawdopodobniej utrzymają się na stabilnym poziomie, Piotr Szymczak: Przejdźmy teraz do czynników wyboru wpływających na poszczególne decyzje podejmowane przez firmę planującą zmianę biura. Które z nich mają największe znaczenie? ZDJĘCIE NA POPRZEDNIEJ STRONIE: SHUTTERSTOCK przybywa też w mniejszych miastach, takich jak: Bydgoszcz, Toruń, Lublin. W debacie wzięli udział: z parkowaniem, z poruszaniem się i w związku z tym postanowiliśmy poszukać czegoś na obrzeżach centrum. Z pomocą agencji znaleźliśmy biuro, które ma fantastyczny dojazd i lokalizację oraz połączenie wszystkimi możliwymi środkami komunikacji. Piotr Szymczak: Rola biura się zmienia. Pojawiają się nośne hasła w rodzaju activity based workplace czy smart office. Co one właściwie oznaczają? Agnieszka Krawczyk-Rogowska: W 2014 roku przeprowadziliśmy się do nowego biura zaaranżowanego zgodnie z zasadami activity based workplace. Wcześniej przeprowadziliśmy badania, które pokazały, że tak naprawdę nie spędzamy tak wiele czasu przy biurkach. Zamiast tego uczestniczymy w spotkaniach, odbywamy burze mózgów, przeprowadzamy dyskusje nad konkretnymi projektami. Czasem też pracujemy u klienta lub w domu. Te analizy pozwoliły na takie zaprojektowanie przestrzeni, w której ludzie mogą na przykład usiąść w miejscu pracy cichej. Przy obłożeniu ponad 80 osób w biurze mamy około 50 biurek, więc ten współczynnik jest dużo niższy niż 100%. Mamy też miejsca pracy kreatywnej, gdzie w przyjaznych, kolorowych przestrzeniach możemy się spotkać, przedyskutować bieżące sprawy. Mamy również przestrzenie pracy skupionej, bo pracując w biurze open space, bardzo potrzeba takiego miejsca, w którym można się na chwilę wyciszyć, odciąć od bodźców zewnętrznych. Dysponujemy też miejscami, w których pracownicy mają czas na relaks, a więc – w naszym przypadku – piłkarzyki i salę fitness, w której trenujemy pilates lub cross fit. Beata Osiecka: Zajmujemy się tematyką activity based workplace od kilku lat. W wydaniu każdej firmy jej wykorzystanie wygląda nieco inaczej. Pozornie mogłoby się wydawać, że jest to nowy standard. Tymczasem teraz standardem jest tak naprawdę brak określonego standardu. Nie można narzucić firmie, jak ma pracować w przyszłości. Raczej to firma określa, jak będzie pracować. Bardzo charakterystyczna jest też nazwa. Początkowo activity based working polegało głównie na zachęcaniu pracowników do zmiany miejsca pracy w zależności od wykonywanych zadań. Dzisiaj mówimy, że pracownicy zmieniają miejsce nie tylko zależnie od zajęcia, ale nawet od nastawienia w danym dniu. Przyzwolenie na to jest związane z kulturą organizacyjną danej firmy. Mamy bardzo różnych klientów, na różnym poziomie rozwoju kultury organizacyjnej. Są tacy o typowym, tradycyjnym podejściu do miejsc pracy, powiedziałabym, że jest ich mniej więcej połowa. Są też firmy, które chcą coś zmienić, ale nie wiedzą, jak, i trzeba im pomóc w procesie zmiany. Wreszcie są klienci bardzo świadomi, którzy przetestowali część rozwiązań i zaangażowali się bardzo w projektową stronę procesu. Wówczas nasza rola ogranicza się tylko do wspomagania ich w tym procesie. Piotr Szymczak: Dlaczego firmy nie korzystają z dobrodziejstwa nowych trendów, wiedząc, że mogą dzięki nim zwiększyć efektywność pracy zespołowej? Beata Osiecka: Niektóre organizacje ze względu na wykonywane Biuro XXI wieku 9 Magda Szubert: Nowoczesne środowiska pracy stają się coraz bardziej popularne i nawet gdy nie przybierają formy standardowego activity based workplace, to na pewno klasyczne biura open space powoli odchodzą w przeszłość. Zastępują je bardziej zróżnicowane przestrzenie, w których mamy różne pomieszczenia i miejsca przeznaczone do wykonywania różnych czynności. Największa praca wiąże się z analizą funkcjonowania biura. Nasze doświadczenie i badania międzynarodowe pokazują, że bardzo często podczas tej analizy nie docenia się czasu, który pracownicy potrzebują na koncentrację. Z tego powodu przeznacza się zbyt mało przestrzeni na tradycyjne miejsca pracy albo przygotowuje się ją nieodpowiednio. Brakuje tam odpowiednich materiałów dźwiękochłonnych sprawiających, że ludzie nie będą sobie nawzajem przeszkadzać. Miejsca pracy tradycyjnej się kurczą. Jednocześnie coraz częściej umieszcza się je w pobliżu miejsca spotkań, co oznacza, że rozmawiający tam ludzie przeszkadzają tym, którzy pracują w sposób tradycyjny. Jednocześnie mamy miejsca przeznaczone do pracy w koncentracji, ale najczęściej okazuje się, że właśnie ich jest za mało. Fakty, o których mówię, mają poparcie w badaniach przeprowadzonych w Holandii, 10 Biuro XXI wieku skąd pochodzi koncepcja activity based workplace. Wynika z nich, że procent czasu poświęconego na pracę samodzielną w koncentracji jest w firmach zaniżony co najmniej o 30%. Przeprowadzono też badanie w firmie, w której faktycznie funkcjonowała koncepcja activity based workplace przynajmniej od pięciu lat. Okazało się, że problemy klasycznych biurach open space występują również tam. Pracownicy byli najbardziej niezadowoleni z braku prywatności. Nie można zapominać, że w biurze chodzi o zwiększenie naszej efektywności i spełnienie podstawowych potrzeb pracowników. Oznacza to, że muszą mieć możliwość skupienia się na pracy oraz komunikowania ze sobą bez przeszkód. Balans między komunikacją a koncentracją jest kluczem do sukcesu. Piotr Szymczak: Jak wygląda zarządzanie zmianą przestrzeni do pracy? Jak bezboleśnie przejść z gabinetu do open space’u? Magda Szubert: To bolesny proces. Zajmując się podobnymi zmianami, zwracamy uwagę na komunikację tego, co pracodawca zrobił, aby zniwelować wady. Pomagamy wypracować tzw. etykietę zachowania, która jest bardzo ważna i jeśli jest umiejętnie przygotowana wraz z użytkownikami, faktycznie działa. Możemy jak najlepiej przygotować wnętrze, zadbać o akustykę, ale wpływ na nią mają także pracownicy. Jeżeli będą krzyczeć do siebie przez kilka rzędów biurek czy zostawiać telefony na biurku, to sami będą zakłócać pracę. Beata Osiecka: Do zarządzania zmianą potrzebny jest przede wszystkim czas. Dziś nie wystarczą już dwa miesiące przed przeprowadzką na stwierdzenie, jak biuro ma wyglądać. Czasami ten proces badawczy rozpoczyna się, zanim klient zaczyna szukać powierzchni biurowej. Mamy takich klientów, z którymi pracujemy trzy lata przed planowaną przeprowadzką. Konieczne jest też zaangażowanie zarządu klienta, bo bez wsparcia z góry procesy zarządzania zmianą nie będą funkcjonować. Jest też wewnętrzna odpowiedzialność klienta, żeby stworzyć taki zespół, który od strony komunikacji będzie wspierał wewnętrznie ten proces. Możemy tylko wspomóc aplikacjami, konsultacjami, badaniami, warsztatami, ale odpowiedzialność i świadomość są po stronie klienta. Agnieszka Krawczyk-Rogowska: W kolejnym etapie ważne jest słuchanie opinii osób, które już pracują w tej przestrzeni. Biuro powinno być żywe, bo ludzie codziennie wykonują w nim jakieś czynności, różne zadania, które z czasem się zmieniają. Musimy być przygotowani, by biuro dawało możliwość późniejszego wprowadzenia zmian. Wprowadzając u nas activity based workplace, mieliśmy szansę popracowania przez jakiś czas w tej przestrzeni, zebrania komentarzy i wprowadzenia usprawnień. Dla osób, które przeszły zmianę, jest ważne, by ktoś z zarządu ich słuchał. Beata Osiecka: Ten etap nazywamy współtworzeniem. To jest trend uświadamiający nam, jak bardzo zmienił się styl zarządzania – od totalitarnego po konsultacyjne podejmowanie decyzji, co widzimy też w procesie wyposażania biur. Współtworzenie jest fantastycznym narzędziem dla firm, pozwalającym na angażowanie ludzi w zmianę, w podnoszenie motywacji, zaangażowania pracowniczego. Piotr Szymczak: Państwa pracownicy byli zaangażowani w proces nazywania sal konferencyjnych, ZDJĘCIA UCZESTNIKÓW DEBATY: MAREK KOWALCZYK funkcje nie bardzo nadają się do pełnego zastosowania tych wszystkich rozwiązań i korzystają tylko z niewielkiej ich części. Każdy przypadek jest inny i trzeba próbować edukować rynek. Robimy to od wielu lat, ale nie każda organizacja potrzebuje tego typu nowych rozwiązań. W tym celu publikujemy kolejne raporty trendów, które pomagają znaleźć odpowiedź na pytania, jak będziemy pracować w najbliższej przyszłości. aby poczuli większe zaangażowanie. Czy to doświadczenie faktycznie procentuje? Anna Czerwińska: Zależało nam, aby pracownicy mogli odnaleźć poszczególne sale. Z drugiej strony nie chcieliśmy inwestować ogromnych pieniędzy w ekrany multimedialne porozwieszane po całym biurze, które będą pokazywały wyłącznie rozlokowanie sal konferencyjnych. Zrobiliśmy konkurs na nazwę sal konferencyjnych na drugim piętrze, które korespondowałyby z poprzednimi. Na czwartym piętrze sale zyskały nazwy stolic europejskich, a na trzecim – nazwy państw, na drugim natomiast – to kolejne miasta ważne dla danego państwa. Jeżeli więc ktoś powie: „spotkamy się w Barcelonie”, to świadomy pracownik wie, że to jest drugie piętro. Dodatkowo rozłożyliśmy to geograficznie i jeżeli stanie się frontem do północy, to wiadomo, gdzie będziemy szukać Barcelony. Piotr Szymczak: Mówi się czasem, że biuro może przyciągać talenty. Czy państwa zdaniem miejsce pracy jest istotne z punktu widzenia potencjalnego pracownika? Anna Czerwińska: Biuro na pewno przyciąga, ale z drugiej strony świadomi pracownicy wiedzą, czego mogą wymagać. Natomiast świadomy zarząd wie, co pracownikom zapewnić: przede wszystkim ergonomię i dużo przestrzeni. Dla każdego liczy się też zdrowie. Stąd inwestycja w zakup dobrego sprzętu: biurek z elewatorami, które pozwalają na pracę stojącą, siedzącą i dostosowaną do wzrostu czy wagi pracownika. Magda Szubert: Warunki w biurze przekładają się nie tylko na wydajność czy satysfakcję, pracę pracowników, ale też na ich samopoczucie po wyjściu z pracy. Mówi Nowoczesne środowiska pracy stają się coraz popularniejsze i nawet gdy nie przybierają formy activity based workplace, to na pewno klasyczne biura open space powoli odchodzą w przeszłość. się, że nowoczesne miejsca pracy coraz bardziej mają służyć temu, żeby pracownik efektywniej wykorzystywał czas w swoim czasie prywatnym. Agnieszka Krawczyk-Rogowska: Obecnie około 80% osób przychodzących na rozmowę o pracę chętnie zobaczyłoby swoje biurko. To przecież miejsce, w którym spędzamy większą część dnia. Menedżerowie zwracają również uwagę na dostęp do transportu publicznego, by ułatwić pracownikom dojazd do pracy. Piotr Szymczak: Czy można wskazać jedną kluczową cechę, która państwa zdaniem charakteryzuje dobre biuro? Mikołaj Sznajder: Z naszych badań wynika, że najważniejsze dla pracowników są: dostęp do światła dziennego, możliwość kontroli otoczenia – na przykład klimatyzacji, wentylacji – możliwość zjedzenia własnego posiłku oraz transport publiczny. Komunikacja jest cechą, która w naszych badaniach okazała się wyjątkowo potrzebna. Praktycznie w ogóle natomiast pracownicy nie zwracają uwagi na przestrzeń zieloną wokół budynku oraz miejsca postojowe na rowery. Oczywiście były doceniane przez grupy, które z tego korzystają, ale w skali procentowej to były jednocyfrowe wyniki. Dla porównania, dostęp do światła dziennego, klimatyzacji stanowiły 90%. Magda Szubert: Dodałabym do tej listy hałas, bo z różnych badań wynika, że 49% pracowników w Polsce wskazuje hałas jako czynnik najbardziej przeszkadzający w pracy. Według mnie, biuro, do którego ludzie będą chętniej przychodzić, to miejsce utrzymujące równowagę między różnymi potrzebami – koncentracji i komunikacji. Beata Osiecka: Z naszego punktu widzenia zdecydowanie ważna jest lokalizacja. Chodzi głównie o czas, jaki poświęcamy na dojazd do pracy i powrót do domu. Druga kwestia to przyjazność, a więc to, czy lubimy przychodzić do biura i czy dobrze na nas wpływa. W tym obszarze ważna jest także ergonomia – z naszych ostatnich badań wynika, że aż 84% pracowników woli rozwiązania ergonomiczne niż tylko atrakcyjne wizualnie. Dodam, że dla trzech z czterech respondentów przyjazne, ergonomiczne biuro jest czynnikiem wpływającym na poziom zadowolenia z pracy, w równym stopniu jak poziom zarobków oraz elastyczne godziny pracy. Trzecia rzecz to kwestia możliwości wpływu na wygląd biura, która działa zdecydowanie motywująco. Pracownicy coraz częściej chcą współtworzyć swoje przyszłe miejsce pracy. # Biuro XXI wieku 11 Kto odnajdzie się w elastycznym biurze Czasy, w których pracownik biurowy musiał walczyć z niesprzyjającymi warunkami, minęły. Coraz częściej słyszymy opinie, że to miejsce pracy ma spełniać wymagania pracownika, a nie odwrotnie. Joanna Mroczek, dyrektor Działu Badań Rynku i Marketingu, CBRE Polska CBRE SPRAWDZIŁO, jakie wymagania stawiają przestrzeni biurowej jej bezpośredni użytkownicy i jak postrzegają poszczególne środowiska pracy. Przeprowadziliśmy badanie wśród niemal 500 pracowników biurowych pełniących różne role w wielu sektorach działalności. Pokazując wyniki tej ankiety, chcieliśmy złamać pewne stereotypy dotyczące środowiska pracy i jego postrzegania. Ankietowani zostali poproszeni o wypowiedzenie się na temat trzech układów biur. O ile cechy biura typu open space oraz gabinetowego są powszechnie znane, to pojęcie elastycznego biura może wywoływać wiele pytań. Żeby przybliżyć tę koncepcję, należy przede wszystkim zaznaczyć, że nie ma jednej standardowej wersji biura elastycznego – dostosowuje się tę koncepcję do każdej organizacji, 12 Biuro XXI wieku tak by spełniała konkretne wymagania. Wspólny jest z reguły brak wyznaczonych i przypisanych miejsc pracy oraz mniejszy współczynnik standardowych stanowisk pracy niż pracowników – zazwyczaj na każdych pięciu pracowników przypadają trzy do czterech miejsc pracy. Taki współczynnik jest wynikiem uprzednich badań – w naszym warszawskim biurze CBRE, zanim dokonaliśmy zmiany, sprawdziliśmy, w jakim stopniu są obłożone stanowiska pracy. Okazało się, że w pracy przy swoich stanowiskach znajduje się maksymalnie 70% pracowników. Powierzchnię zajmowaną przez pozostałe 30% miejsc pracy można by wykorzystać w zupełnie inny sposób. Dzięki ograniczeniu typowych stanowisk pracy w obecnym biurze mamy znacznie więcej pokojów spotkań, pomieszczeń do tzw. cichej pracy, w których można pracować w dniach wymagających większego skupienia, oraz powierzchni, gdzie możemy się relaksować, usiąść z kawą na kanapie i porozmawiać w mniej formalnych okolicznościach. Elastyczne biuro z reguły charakteryzuje również polityka czystych biurek. Ponieważ pracownik każdego dnia może siedzieć w innym miejscu, jego rzeczy nie mogą zostać na biurku, przy którym uprzednio siedział. W tym celu w biurze umieszcza się szafy lub zamykane szafeczki na rzeczy osobiste, dzięki którym po zakończeniu pracy stanowisko jest gotowe do zajęcia przez innego pracownika. Brak tu też wyraźnych podziałów na departamenty – pracownik jednego dnia czy tygodnia może siedzieć obok pracownika z innego działu, z którym realizuje wspólny projekt. Następnego dnia może siedzieć już w zupełnie innym miejscu biura. ZDJĘCIE: JAN KAROL GOŁĘBIEWSKI Młodsi chcą gabinetów Lęk przed nieznanym, szeroko opisywany w psychologii, wyraźnie był widoczny w odpowiedziach na pytanie dotyczące chęci wykonywania pracy w danym typie biura. Poproszono ankietowanych o określenie chęci pracy w biurze gabinetowym, w układzie open space oraz w elastycznym biurze oraz podanie informacji, czy pracowali w takich miejscach. Wyniki mówią jasno, że wraz z doświadczeniem pracy w danym typie biura rosła też chęć do pracy w nim. Odpowiedzi ankietowanych były zgodne tylko w przypadku biur gabinetowych – wynika to z faktu, że jest to dość dobrze zakodowany w świadomości system przestrzeni i nawet nie pracując wcześniej w gabinecie, jesteśmy w stanie łatwo sobie taką sytuację wyobrazić. Biura typu open space oraz elastyczne zostały pozytywnie ocenione jedynie przez osoby, które pracowały w takich układach. Trend odpowiedzi jest wyraźnie odwrotny przy pytaniu o biura open space oraz elastyczne – opinie diametralnie się różnią w zależności od doświadczenia. Co z tego wynika? Na pewno to, że nie należy się bać zmian, a nowe może jednak oznaczać lepsze. Na uwagę zasługuje też, że w rozróżnionych przez nas grupach stanowisk (stażystów, specjalistów i menedżerów) podobna liczba osób ma doświadczenie pracy w biurze elastycznym (między 23% a 43%). Natomiast wśród stażystów, z których niemal 90% reprezentuje pokolenie Z urodzone po 1990 roku, było najmniej ankietowanych pozytywnie nastawionych do elastycznych biur. Elastycznie, czyli kreatywnie Zbadaliśmy też, jak środowisko pracy wspiera pracowników w wykonywaniu codziennych obowiązków. Firmy – w zależności od rodzaju działalności – kładą nacisk na różne aspekty i cechy biura. Na podstawie odpowiedzi ankietowanych przeprowadziliśmy ranking w kilku kategoriach. Na podium stanęły wspomniane wcześniej układy biur, między innymi w kategoriach wspierania kreatywności, kontroli nad środowiskiem pracy oraz chęci do pracy. Odpowiedzi pokazały, że biurem, które daje największe poczucie kontroli nad środowiskiem pracy, jest biuro gabinetowe, w najmniejszym stopniu natomiast Biuro XXI wieku 13 Czy chciałbyś pracować w poniższych środowiskach pracy? Biuro gabinetowe Zdecydowanie nie Raczej nie Trudno powiedzieć Raczej tak Zdecydowanie tak 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Układ open space Zdecydowanie nie Raczej nie Trudno powiedzieć biuro typu open space. Z kolei elastyczne biuro zostało uznane jako najmocniej wspierające chęć do pracy oraz kreatywność. Okazuje się, że biura elastyczne są najbardziej podatne na stereotypy i że chęć pracy w takim środowisku oraz produktywność wzrastają w zależności od doświadczenia pracy w takim układzie biura. Pragnąc poznać opinie pracowników na temat środowiska pracy, postanowiliśmy również zbadać istotność poszczególnych aspektów miejsca pracy niezależnie od typu biura. W tym celu sprawdziliśmy, jak takie elementy jak dostęp do transportu publicznego czy kuchnia w biurze są postrzegane przez pryzmat stanowiska zajmowanego w firmie. Okazało się, że zarówno stażyści, jak i specjaliści oraz menedżerowie jako najważniejszy aspekt miejsca pracy uznają dostęp do światła dziennego oraz możliwość kontroli nad otoczeniem (temperatura, wilgotność). Lęk przed nieznanym Raczej tak Zdecydowanie tak 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Biuro elastyczne Zdecydowanie nie Raczej nie Trudno powiedzieć Raczej tak Zdecydowanie tak 0% Pracowałem w takim biurze Nie pracowałem w takim biurze 14 Biuro XXI wieku Wyniki pokazują, że dla pracowników najistotniejsza jest możliwość sterowania otoczeniem w celu dostosowania go do swoich potrzeb. Jako równie istotna wskazana została możliwość dojazdu do biura transportem publicznym – w bardzo zbliżonym stopniu przez stażystów, jak i przez kadrę kierowniczą. Natomiast cechy reprezentacyjne budynku, takie jak lobby recepcyjne, okazały się istotne dla prawie połowy ankietowanych stażystów i tylko 20% menedżerów. Postrzeganie miejsca pracy wiąże się z istnieniem wielu stereotypów. Jedna z dwóch głównych grup uprzedzeń dotyczy tendencji do faworyzowania znajomej rzeczy, nawet jeśli niedoskonałej, w stosunku do czegoś nieznanego, co może okazać się lepszym rozwiązaniem – pokazały to odpowiedzi na pytania dotyczące postrzegania Koszt najmu to nie wszystko Badania przeprowadzone przez warszawski oddział CBRE były zainspirowane tymi, które od kilku lat CBRE przeprowadza dla całego regionu EMEA, w tym również Polski. Tam jednak ankietowane są osoby decyzyjne w kwestiach wyboru lokalizacji w ponad 200 firmach. Jednym z najważniejszych pytań, jakie zadano ankietowanym, było określenie kluczowych czynników wpływających na podjęcie decyzji o lokalizacji biura. Najistotniejszym czynnikiem okazują się koszty najmu, jednak wskazało je niemal 10% mniej ankietowanych niż w poprzednim roku. Wśród najważniejszych wymieniono również możliwość dostępu do nowych rynków i nowych klientów, jakość samej lokalizacji pod względem dostępności usług oraz infrastruktury oraz fakt, czy powierzchnia w danym budynku w ogóle jest dostępna. Wśród odpowiedzi pojawił się jeszcze jeden aspekt, który od pierwszej edycji badań kilka lat temu nie pojawił się w ogóle. Jako reperkusja ostatnich wydarzeń politycznych, zarówno w skali makro, jak i mikro, 10% ankietowanych w całym regionie EMEA (Europa, Bliski Wschód i Afryka) wskazało stabilność polityczną jako czynnik stojący za decyzją o lokalizacji siedziby firmy. Dla porównania, takie aspekty jak jakość środowiska czy granty rządowe były wskazane jako istotne przez odpowiednio typów biur. Co więcej, z uwagi na przewidywalność uprzedzenia dotyczące biur gabinetowych są znacznie mniejsze niż w stosunku do biur elastycznych, które nie dość, że są relatywnie nowszą koncepcją pracy, to w zależności od rodzaju działalności firmy jak kameleon przybierają inną formę, dopasowując się do określonych potrzeb. Wśród wniosków płynących z przeprowadzonej przez nas ankiety na wyróżnienie zasługuje jeszcze jeden, który może zabrzmieć jak truizm, ale warto go podkreślić. Nie ma jednego, uniwersalnego rozwiązania biurowego, które pasowałoby do każdej organizacji. Tak jak różne są profile działalności i wymogi firm, tak różne są style pracy i przestrzenie 2% i 7% ankietowanych. Jednocześnie jedynie 22% firm zamierza w najbliższych dwóch latach zmniejszyć portfolio w krajach Europy Centralnej i Wschodniej. 29% ankietowanych firm planuje rozszerzenie działalności w tym regionie, a 48% nie planuje żadnych zmian. Regionami, w których działalność ankietowanych firm stoi pod znakiem zapytania, są Europa Wschodnia (48% z nich zamierza zmniejszyć portfolio) oraz Afryka Subsaharyjska, gdzie firmy (aż 60%) nie podejmują żadnych długofalowych planów dotyczących swoich operacji. Na drugim biegunie są Azja Południowo-Wschodnia, Chiny i Indie, gdzie ponad 40% ankietowanych firm chce rozwijać swoje operacje. Badania przeprowadzone w całym regionie EMEA wskazują również na główne biurowe. Kluczem jest natomiast rozpoznanie czynników, które odpowiednio wesprą daną działalność. Trudno wyobrazić sobie kancelarię prawniczą funkcjonującą w biurze typu open space, tak samo jak pomyśleć o pracy agencji reklamowej czy call center w układzie gabinetowym. Wszędzie jednak można zastosować elementy elastycznego biura, które pomogą jak najbardziej efektywnie wykorzystać zajmowaną przestrzeń. Niewielu z nas skłonnych jest zaakceptować nową sytuację bez żadnych wątpliwości. Jeśli reorganizacja biura nastąpi bez akceptacji pracowników, może skutkować rosnącym niezadowoleniem, które w rezultacie może przełożyć się na spadek produktywności. czynniki stojące za decyzją o wdrożeniu nowej strategii organizacji miejsca pracy. Jako najważniejszy, bo wybrany aż przez 67% pracowników, wskazana została poprawa współpracy z klientami oraz między współpracownikami. W Polsce wciąż niewielki jest odsetek firm wdrażających nowe rozwiązania miejsca pracy – miejmy nadzieję, że ten przykład przyczyni się choć w niewielkim stopniu do zwiększenia zainteresowania elastycznymi biurami. W dobie rynku coraz bardziej należącego do pracowników warto bowiem wziąć pod uwagę zwiększanie komfortu ich pracy, produktywności i kreatywności. Katarzyna Gajewska, konsultant w Dziale Doradztwa i Analiz Rynku, CBRE Aby zminimalizować negatywne konsekwencje takiej zmiany, proponujemy podjąć pewne działania, takie jak: • zidentyfikowanie aspektów obecnego biura stanowiących problem dla pracowników; • zaangażowanie pracowników w prace koncepcyjne, w wybór materiałów, kolorów czy mebli; • odwiedzanie innych biur, w których z sukcesem wdrożone zostały rozważane rozwiązania; • przeprowadzenie badania satysfakcji po zmianie biura oraz wspólna analiza jego wyników. Niewątpliwie jeśli firma decyduje się na zmianę sposobu układu i organizacji biura, istotne jest również holistyczne podejście do takiej zmiany. # Biuro XXI wieku 15 CASE Jak ograniczyć stratę czasu w biurze Hałas w miejscu pracy to nie tylko źródło dyskomfortu, ale również czynnik poważnie ograniczający wydajność. Obniżenie poziomu niechcianych decybeli może pozytywnie wpłynąć na wyniki całej firmy. Magda Szubert, Concept Development Manager – Office environments w firmie Ecophon Saint-Gobain 16 Biuro XXI wieku i edukacja pracowników dają świetne efekty i opłacają się. 86 minut straty Instytut badawczy Ipsos na zlecenie firmy Steelcase przeprowadził badanie wśród 10 tysięcy pracowników umysłowych w 14 krajach. Aż 49% przebadanych osób stwierdziło, że środowisko pracy uniemożliwia im koncentrację. Stwierdzono, że z powodu zakłóceń i odrywania od zadania pracownicy umysłowi tracą każdego dnia aż 86 minut. Na koncentrację w biurze największy wpływ ma hałas, który zawiera zrozumiałą treść. W badaniach laboratoryjnych stwierdzono, że dźwięki dobiegające do nas mają bezwarunkowy dostęp do pamięci. Nawet jeśli uwaga jest ukierunkowana na inne zadanie, dźwięki są rejestrowane i przetwarzane. Znacząco wpływa to na efektywność procesów poznawczych związanych z właściwym zadaniem. Poprawa akustyki – eksperyment Jak hałas wpływa na pracowników biur open space, sprawdzono w eksperymencie przeprowadzonym ZDJĘCIE: HUGO DE JONG JEŚLI PRZEBYWASZ teraz w biurze typu open space i słyszysz rozmowy, które ciebie nie dotyczą, może to oznaczać, że akustyka tego pomieszczenia nie została odpowiednio zaplanowana. Może skupiono się na wyglądzie biura, zapewnieniu warunków do interakcji lub zawiniła „optymalizacja kosztów”? A może współpracownicy głośno się zachowują? Doświadczenie pokazuje, że wszystkie te kwestie można pogodzić, a uciążliwości wyeliminować. Odpowiednie rozplanowanie przestrzeni, dobór materiałów dźwiękochłonnych CASE na dwóch identycznych piętrach biurowca na grupie 151 osób. W trakcie sześciu tygodni naprzemiennie manipulowano jakością środowiska akustycznego biura – zmieniano sufit na mniej lub bardziej pochłaniający dźwięk, dodawano lub usuwano akustyczne panele ścienne. Materiały dobrano tak, by wizualnie nie różniły się od siebie. W rezultacie tej manipulacji w biurze zmieniał się sposób tzw. propagacji hałasu, który miał większy lub mniejszy zasięg, co potwierdzono pomiarami akustycznymi. Okazało się, że osoby pracujące na piętrze z sufitem akustycznym i mniejszą propagacją hałasu odczuwały znacząco mniej zakłóceń oraz miały niższy poziom stresu: •30% mniej ogólnych zakłóceń w pracy; •29% mniej zakłóceń pochodzących z niewielkiej odległości; •22% mniej zakłóceń pochodzących z większej odległości; • 15% niższy poziom stresu. Badanie przeprowadzone przez Ecophon wraz ze Stress Research Institute w Sztokholmie zostało we wrześniu 2015 roku opublikowane w prestiżowym „Journal of Environmental Psychology”. 10 decybeli mniej Przy urządzaniu biur dąży się do obniżenia poziomu hałasu, jak również do zmniejszenia zrozumiałości mowy w celu zwiększenia tzw. prywatności rozmów. Wysoki poziom hałasu jest bolączką głównie klasycznych biur open space lub centrów obsługi telefonicznej. Odpowiednia adaptacja akustyczna prowadzi do obniżenia poziomu dźwięku w pomieszczeniu nawet o 10 dB. Taka zmiana jest odbierana przez pracowników jako spadek poziomu dźwięku o połowę. Call center na Śląsku Znaczenie hałasu w miejscu pracy doskonale ilustruje przypadek call Z powodu zakłóceń i odrywania od zadania pracownicy umysłowi tracą każdego dnia aż 86 minut. center firmy telekomunikacyjnej na Śląsku. W biurze o powierzchni 200 mkw. znajdowało się 60 stanowisk pracy. Wnętrze było urządzone standardowo – wykładzina, ekrany nabiurkowe z płyty wiórowej o wysokości około 50 cm, ściany tynkowane oraz sufit modułowy o średnich właściwościach pochłaniania dźwięku. Ogólny poziom dźwięku wynosił ponad 69 dB. Wykonano analizy, które pokazały, ile materiału silnie pochłaniającego dźwięk należy dodać, by ograniczyć poziom dźwięku do wskazanego przez przepisy maksymalnego poziomu – 65 dB. Montaż materiału został wykonany w weekend, zastosowano akustyczne sufity wyspowe podwieszone do istniejącego sufitu, ale tak by nie było konieczności wymiany oświetlenia rastrowego na zwieszone. Na dwóch fragmentach ścian zainstalowano panele ścienne. Pomiary przeprowadzone po tygodniu funkcjonowania biura pokazały, że dźwięk udało się obniżyć w większym stopniu, niż to zakładano. Ogólny poziom dźwięku po adaptacji wyniósł 62 dB. Oprócz Biuro XXI wieku 17 CASE Mniejszy zasięg odgłosu rozmów W nowoczesnych biurach na planie otwartym, gdzie wykonuje się różne zadania, najczęstszym problemem jest jednak zbyt duży zasięg dźwięku – pracownicy niepowiązani z sobą zadaniami przeszkadzają sobie nawzajem. Jak pokazują badania, to właśnie zasięg mowy ma największy wpływ na komfort pracowników i ich ocenę środowiska akustycznego. Celem jest zapewnienie takich warunków, by pracownicy należący do tego samego zespołu mogli się komunikować bez podnoszenia głosu, a do innych zespołów nie docierała treść tych rozmów. To samo dotyczy rozmów prowadzonych w tzw. break-out Wysoki poziom hałasu jest bolączką głównie klasycznych biur open space lub centrów obsługi telefonicznej. Odpowiednia adaptacja akustyczna prowadzi do obniżenia poziomu dźwięku w pomieszczeniu nawet o 10 dB. 18 Biuro XXI wieku areas czy w strefach nieformalnych spotkań. Podczas planowania biura można określić, w jakiej odległości od osoby mówiącej treść wypowiedzi powinna być słyszana i zrozumiała. Nowoczesne biuro w Szwecji Z takim właśnie wyzwaniem zmierzyła się pewna firma w Szwecji dysponująca biurem o powierzchni około 700 mkw. o bardzo zróżnicowanej przestrzeni. Pracownicy narzekali w niej na brak prywatności – słyszeli wokół siebie rozmowy, które im przeszkadzały. Było to rezultatem wykończenia biura – sufitu pochłaniającego dźwięk tylko w średnim stopniu, nieefektywnych ekranów między stanowiskami i twardych ścian. W ciągach komunikacyjnych zrezygnowano w ogóle z sufitów podwieszanych i wolnowiszących, pozostawiając całkowicie widoczny strop. To potęgowało problem – rozmowy prowadzone przez przechodzące osoby były wzmacniane przez odbicia od twardych powierzchni sufitu i ścian. Obserwacja biura pokazała, że część winy leży po stronie samych pracowników. Mieli zwyczaj chodzić z telefonem po biurze oraz rozmawiać głośno z osobami siedzącymi kilka biurek dalej. Zmierzono więc zasięg zrozumiałej mowy w biurze. W odległości aż 12 metrów od osoby rozmawiającej przez telefon wciąż można było łatwo zrozumieć treść rozmowy. Po przeanalizowaniu rzutów pomieszczeń zaproponowano adaptację akustyczną, która doprowadziła do ograniczenia zasięgu zrozumiałej mowy do pięciu metrów, co zapewniło pracownikom znacząco większą prywatność i mniejszą liczbę zakłóceń. Przeprowadzono z pracownikami także warsztaty, których celem było opracowanie zbioru dobrych praktyk zachowania się w biurze. Poprawiło to w dalszym stopniu komfort pracy zatrudnionych tam osób. Wyzwanie dla działów administracji Nowe podejście do aranżacji biura, traktowanie go jako ZDJĘCIA: FOT. BARTOSZ MAKOWSKI, VAN PELT ARCHITECTEN efektu zapewnionego przez materiały dźwiękochłonne zadziałał efekt psychologiczny – w biurze zrobiło się ciszej, przez co pracownicy mówili ciszej. Nie musieli już przekrzykiwać głośnego tła. Co więcej, w razie potrzeby w biurze udałoby się jeszcze bardziej ograniczyć hałas poprzez inną konfigurację materiałów dźwiękochłonnych. CASE narzędzia do przyciągania talentów czy zwiększania efektywności, stawia przed działami administracji nowe wyzwania. Wymaga od menedżerów zmiany podejścia do zarządzania powierzchnią i zwiększa zakres ich odpowiedzialności. Poszerza spojrzenie na rozwiązania techniczne stosowane w biurach. Oprócz wydajności, zgodności z normami i optymalizacji kosztów uwzględnia się teraz to, jak dane rozwiązanie techniczne wpłynie na środowisko wewnętrzne – czy odpowiednio wesprze aspekty, które są kluczowe dla bardziej sprawnego wykonania danej czynności. Warto też pamiętać, że celem norm, które opisują fizyczne środowisko pracy, jak jakość powietrza i akustyka, jest zapewnienie warunków nieszkodliwych dla zdrowia. Zwiększenie efektywności pracowników za pomocą środowiska pracy najczęściej wymaga wyjścia poza standardy określone przez normy. W nowych warunkach zadaniem administracji jest ułatwianie pracy – form aktywności wykonywanych w różnych częściach biura. Wymaga to wiedzy o sposobie, w jaki środowisko biurowe wpływa na produktywność pracowników w przypadku wykonywania zadań o określonym charakterze oraz jak na to środowisko wpływają technologie i usługi. Dobór rozwiązań technicznych ma wpływ na wiele aspektów ważnych z punktu widzenia efektywności pracownika. Jak zaplanować akustykę biura Przeszkadzające pracownikom zakłócenia akustyczne zazwyczaj dobiegają ze stref nieformalnych spotkań, ciągów komunikacyjnych lub sąsiednich stanowisk pracy. By je ograniczyć, do akustyki należy podejść całościowo, a pracę nad nią rozpocząć na możliwie wczesnym etapie. Należy wziąć pod uwagę układ przestrzenny biura, wykonywane w nim zadania, oczekiwania pracownika oraz cele organizacji. W większości opisywanych przypadków nasze działania ograniczały się do zmiany sufitu i dodania kilku paneli ściennych. Umeblowanie jednak pozostało niezmienione. To pokazuje, że budynek jako taki (sufit, ściany, podłoga) znacząco wpływa na środowisko akustyczne biura. ECOPHON planowanie akustyki rozpoczyna od określenia priorytetów dla danej strefy w biurze z punktu widzenia jej funkcji. Następnie określamy optymalne parametry materiałów dźwiękochłonnych, ich formę (sufit, panele ścienne lub ekrany), lokalizację i ilość, tak by osiągnąć warunki odpowiednie do charakteru czynności wykonywanej w danym miejscu. Warto pomyśleć o aranżowaniu lub przearanżowaniu biura z pomocą konsultanta specjalizującego się w akustyce. Wprowadzenie już niewielkich zmian pozwala znacząco poprawić warunki pracy. Zachowania w biurze Oprócz odpowiedniego wyposażenia wnętrza na komfort pracy wpływają także sami pracownicy, dlatego warto sformułować wspólnie z nimi etykietę dobrych zachowań. Najlepiej jest ją ustalić jeszcze przed zmianą aranżacji biura, a następnie zweryfikować po trzech miesiącach działania biura. W etykiecie mogą znaleźć się zasady związane z wyciszaniem telefonów czy też zabieraniem ich ze sobą, gdy się odchodzi od biurka. Celem etykiety jest zwiększenie komfortu pracowników bez straty na wymianie wiedzy i współpracy. Dobre rezultaty przynosi również informowanie pracowników o rozwiązaniach, które zastosowano w biurze, by polepszyć warunki pracy. # Biuro XXI wieku 19 CASE Od wynajmu do umeblowania Każdy etap tworzenia siedziby firmy można precyzyjnie dopasować do jej oczekiwań i potrzeb. Przykład warszawskiego biura KMD dowodzi, że dzięki owocnej współpracy z deweloperem i firmą odpowiedzialną za aranżację wnętrza można stworzyć biuro, z którego będą dumne wszystkie zaangażowane strony. KMD TO JEDNA z największych duńskich firm, a zarazem lider z branży IT w tym kraju. Przedsiębiorstwo powstało w 1972 roku. Początkowo jako wspólne przedsięwzięcie lokalnych samorządów. Dziś jest prężnie działającą prywatną firmą z rocznym dochodem przekraczającym 640 milionów euro, zatrudniającą ponad trzy tysiące pracowników w oddziałach na terenie Danii, Szwecji i Polski. KMD świadczy usługi informatyczne głównie dla duńskiego 20 Biuro XXI wieku sektora publicznego, który należy do najlepiej zarządzanych i najbardziej wydajnych na świecie. Firma angażuje się w wiele akcji na rzecz społeczności i środowiska naturalnego. Wejście do Polski Na polskim rynku KMD jest obecne od ponad roku i od początku pięlęgnowało wizerunek dobrego pracodawcy. Z tego powodu do wyboru polskiej siedziby KMD podeszło bardzo starannie. Firma dysponowała długą listą wymogów, które obowiązkowo musiała spełniać lokalizacja. Z doświadczenia na rynku duńskim KMD Poland wiedziało, że aby przyciągnąć największe talenty, trzeba zaoferować najlepsze warunki. Dotyczyło to również miejsca pracy. Ostatecznie wybór padł na biurowiec Gdański Business Center na warszawskim Muranowie, wybudowany przez słowackiego dewelopera HB Reavis. Obecnie firma zajmuje w nim dwa piętra, ZDJĘCIE: MATERIAŁY PRASOWE HB REAVIS Aleksander Krakowski, redaktor ICAN Institute CASE wkrótce ma wprowadzić się również na trzecie. Podwójna perspektywa W naszym dodatku przedstawiamy studium przypadku firmy KMD. Na to przedsiębiorstwo patrzymy z podwójnej perspektywy: dewelopera budynku (HB Reavis), w którym znajduje się biuro KMD oraz firmy meblowej (Kinnarps), która dostarczyła wyposażenie wnętrz precyzyjnie dostosowane do wymagań klienta. To wyjątkowy przykład w naszym dodatku, w którym dwie firmy niezależnie opisują swoje doświadczenie z tym samym klientem. I warto podkreślić, że zarówno deweloper, jak i firma meblarska są dumne z owocnej współpracy z KMD. Spojrzenie z tak szerokiej perspektywy pozwala dostrzec, jak dalece można dopasować kształt wnętrza do wymagań konkretnej firmy. Dlatego w naszym podwójnym studium przypadku przyjrzymy się, dlaczego firma KMD zdecydowała się na wybór biurowca Gdański Business Center oraz w jaki sposób dopasowała przestrzeń w budynku do własnych potrzeb. Zakładamy, że przedstawienie drogi firmy KMD od momentu, w którym była zagranicznym inwestorem poszukującym powierzchni biurowej w Warszawie, przez wybór dewelopera i gospo darza budynku wreszcie aż po dobór wyposażenia wnętrz okaże się inspirującym przykładem dla naszych czytelników. # Biuro XXI wieku 21 CASE W tym biurze poczujesz się jak w domu Gołe ściany, kilka biurek, krzeseł i komputerów, wijące się na podłodze kable, a na suficie brzęczące niczym muchy lampy jarzeniowe. Takie biuro to już przeszłość. Nowoczesne miejsce pracy jest funkcjonalne, przestronne i efektowne, a przede wszystkim dostosowane do potrzeb pracowników. Bo to właśnie oni są w biurze najważniejsi – mają się czuć swobodnie i komfortowo, co przełoży się na ich motywację i pozytywne nastawienie do codziennych zadań. JEDNYM z kluczowych czynników dla firmy KMD była dogodna lokalizacja. Spośród inwestycji zaproponowanych przez agencję doradczą DTZ (obecnie Cushman & Wakefield) najlepiej wypadł należący do międzynarodowej grupy deweloperskiej HB Reavis kompleks Gdański Business Center. Kompleks jest postrzegany jako jeden z najlepiej skomunikowanych obiektów biurowych w Warszawie. Bliskość licznych przystanków autobusowych i tramwajowych, stacji metra Dworzec Gdański, stacji kolejowej Warszawa Gdańska oraz wypożyczalni miejskich rowerów Veturilo gwarantuje doskonałe połączenie komunikacyjne nie tylko z centrum miasta, ale również pozostałymi dzielnicami. Dodatkowym atutem budynku jest jego bezpośrednie otoczenie. Zaaranżowany wokół całego kompleksu zielony dziedziniec 22 Biuro XXI wieku rekreacyjny, wyposażony w liczne ławki i ogólnodostępne Wi-Fi, pozwala odpocząć lub popracować w ciepłe dni. Parter wszystkich czterech budynków został przeznaczony na sklepy, restauracje i kawiarnie z dodatkową przestrzenią na letnie ogródki. Pracownicy mogą zjeść tam lunch, umówić się na spotkanie lub zaraz po pracy wyjść na integracyjnego drinka. „Zatrudniamy głównie programistów. Ludzie w tym zawodzie to najczęściej indywidualiści, którzy lubią pracować w domu. Nam jednak zależało, żeby tworzyć zgrany zespół, a nie zbiór jednostek – podkreśla Jens Brinksten, CEO KMD Poland. – Dlatego tak starannie podeszliśmy do wyboru i projektowania nowego biura. Krótki czas spędzony na dojazdach oraz bogata infrastruktura w bezpośrednim otoczeniu biura to jedne z ważniejszych argumentów, z pomocą których udało nam się przekonać pracowników do codziennej obecności w biurze. Przed oficjalnym otwarciem zorganizowaliśmy dla wszystkich wycieczkę, aby każdy mógł poznać nowe miejsce, przyzwyczaić się do nowej lokalizacji i zobaczyć widok z okna. Wszyscy byli bardzo pozytywnie nastawieni i niecierpliwie oczekiwali końca urządzania biura”. KMD zajmuje dwa piętra (docelowo będą trzy) w przeszklonym budynku A kompleksu zlokalizowanego na warszawskim Muranowie. Recepcja została urządzona w minimalistycznym stylu, na który składają się głównie biel, drewno i wygodne kanapy w naturalnych kolorach. Taki design nawiązuje do skandynawskich korzeni firmy. Pozostała część biura została podzielona na strefy aktywności: ZDJĘCIA: MATERIAŁY PRASOWE HB REAVIS Karol Wyka, Senior Leasing Manager, HB Reavis Poland CASE do pracy indywidualnej, spotkań i relaksu. Centralnym punktem biura jest tzw. strefa 1 – publiczna, w której znajduje się duża otwarta kuchnia wyposażona w stoły tradycyjne i barowe oraz część wypoczynkowa z kanapami i huśtawkami, służąca pracownikom nie tylko na co dzień, ale też jako miejsce spotkań integracyjnych. KMD kładzie duży nacisk, by jednoczyć pracowników, co przy prawie 200-osobowym zespole nie jest łatwe. Dlatego cyklicznie są organizowane imprezy rodzinne, wieczory integracyjne, a nowe plany do wykorzystania tej przestrzeni ciągle powstają. Na przykład w ostatnie ferie, aby ułatwić życie rodzicom, firma zatrudniła opiekunów do dzieci i wyposażyła w zabawki dwie sale konferencyjne. „Wiele osób skorzystało z opcji biurowych ferii. Było nieco głośniej niż zazwyczaj, ale też było mnóstwo śmiechu. Przede wszystkim pracownicy mogli wykonywać swoje codzienne obowiązki bez obaw, co zrobić z dziećmi” – opowiada Anna Czerwińska, Project Manager w KMD Poland. Oprócz otwartej przestrzeni kuchennej w innych częściach biura znajdują się zamknięte kuchnie z kuchenkami mikrofalowymi, gdzie można odgrzać i zjeść obiad bez przeszkadzania współpracownikom. Codziennie do biura są dostarczane świeże owoce, a na amatorów ciepłych napojów oprócz świeżo mielonej kawy czeka kilka słoików z różnymi rodzajami herbat. Na powierzchni ponad 4 tysięcy mkw. (docelowo 6,2 tysiąca) łatwo się zgubić, dlatego KMD zdecydowało się na oznaczenie przestrzeni kolorami. I tak są strefy: czerwona, zielona, niebieska i żółta. Każda z barw została użyta dyskretnie i nieprzytłaczająco, jako element wykładziny, ścianek akustycznych lub wystroju sal konferencyjnych. Tych ostatnich Firmie udało się to, na czym najbardziej jej zależało. Zgrany, zmotywowany zespół osiąga najlepsze wyniki i jest chwalony przez klientów. do dyspozycji pracowników w całym biurze jest 29, a gdy powstanie trzecie piętro, będzie 46. Dla ułatwienia oprócz kolorów stworzono też system nazw. Sale na czwartym piętrze noszą nazwy stolic europejskich, poziom niżej znalazły się kraje. Ich lokalizacja nie jest przypadkowa – w północnej części biura należy szukać miast i państw skandynawskich, w południowej będą na przykład: Rzym, Ateny, Włochy czy Grecja. Stojąc w Budapeszcie, można założyć, że w zasięgu kilku kroków mamy Wiedeń, a dokładnie pod nami znajdują się Węgry. Wyposażenie sal jest dostosowane do różnych stylów pracy i typów spotkań. W niektórych jest to tradycyjne ustawienie konferencyjne, z dużym prostokątnym stołem i krzesłami, w innych wygodne kolorowe fotele i stoliki kawowe, w jeszcze innych wysokie stoły i krzesła barowe. Tam, gdzie do wystroju nie pasowały białe tablice, można pisać na specjalnie ofoliowanych szybach. W salach oprócz dużych monitorów i rzutników znajdują się również minikomputery zainstalowane za monitorami, dzięki czemu na spotkanie nie trzeba przychodzić z własnym laptopem. Aby jeszcze łatwiej komunikować Biuro XXI wieku 23 CASE O czym warto pamiętać przy projektowaniu biura 1. Biuro jest po to, aby w nim pracować. Niby oczywiste, a jednak często o tym zapominamy. Skupiamy się na trendach, kolorach. Kopiujemy to, co widzieliśmy u innych, bo przecież „tam mają tak ładnie, to my też tak chcemy”. Błąd! Dobrze zaprojektowane biuro ma odpowiadać na potrzeby mieszczącej się w nim firmy. Przyjrzyj się, jakie czynności wykonują na co dzień pracownicy. Dużo rozmawiają przez telefon? Wydziel pokoje do telekonferencji. Często organizują spotkania? Zadbaj o odpowiednią liczbę sal konferencyjnych. Wykorzystują wielkoformatowe plany czy rysunki? Zapewnij im stoły, na których wszystko się zmieści. Popularne ostatnio hot deski wcale nie muszą być dla was, a modny open space nie jest wcale uniwersalnym rozwiązaniem dla wszystkich branż. 2. Biuro jest nie tylko po to, aby w nim pracować. W pracy zawiązują się najtrwalsze przyjaźnie. Pomóż pracownikom zintegrować się! Zgrany, darzący się sympatią zespół osiągnie zdecydowanie więcej niż zbiór nawet najbardziej utalentowanych jednostek. Pomyśl więc o strefie służącej do nieformalnych spotkań, najlepiej w sąsiedztwie ekspresu do kawy (najlepsze imprezy 24 Biuro XXI wieku zawsze dzieją się w kuchni!). Tam twój team będzie mógł nie tylko omówić plan działań na najbliższe dni, ale też raz na jakiś czas spotkać się po godzinach. Jeśli chcesz stworzyć jeszcze bardziej swobodną atmosferę, pomyśl o wydzielonej strefie chill out, w której znajdą się piłkarzyki, konsola, stół bilardowy, a nawet worek treningowy. Chwila relaksu w czasie pracy przyda się każdemu, a szybkie rozładowanie negatywnych emocji pomoże już po kilku minutach wrócić do pracy. 3. Jak cię widzą, tak cię piszą. Żyjemy w kulturze obrazu. Do ludzi bardziej niż słowa przemawiają zdjęcia, obrazki, infografiki, piktogramy. Te zasady można też przenieść na grunt biurowy. Po pierwsze, do ładnego wnętrza goście przychodzą chętniej. Można więc zaoszczędzić sporo czasu na dojazdy, organizując wszystkie spotkania biznesowe w swoim biurze. Jeśli do tego dysponujesz przynajmniej kilkoma salami konferencyjnymi i każda zaprojektowana jest w innym stylu, zapraszanie gości za każdym razem do innego pomieszczenia będzie świetnym tematem do tzw. small talk na początku nawet najtrudniejszych negocjacji. Po drugie, zdjęcia dobrze wyglądającego biura można wykorzystać na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy w materiałach employer brandingowych. Po trzecie, i tak naprawdę najważniejsze, w ładnym i dostosowanym do potrzeb zespołu biurze pracuje się przyjemniej. Pracownicy chwalą się nim przed znajomymi, rzadziej korzystają z możliwości home office, przychodzą do pracy uśmiechnięci i mają poczucie, że pracodawca dba o ich komfort. pomieszczeń. Gdy plan będzie gotowy, do pracy zabierze się dział fit out. Gdy skończy, pozostanie ci już tylko przeprowadzka i radość z nowego biura. 5. Pamiętaj o ludziach. Biuro powinno być funkcjonalne, inspirujące i komfortowe. Ale nie dla samego siebie. Dla pracujących w nim ludzi. Dlatego warto wziąć pod uwagę ich zdanie. Im bardziej zaangażują się w proces tworzenia nowej siedziby, tym mocniej poczują się z nią 4. Zaufaj specjalistom. Z pew- później związani. A przenością masz wizję nowego cież lojalny i zaangażowany biura, ale pamiętaj, że dobrze pracownik to największy zaprojektowane biuro skarb. W zależności od wielto nie tylko rozstawienie biukości i charakteru firmy możesz zorganizować spotrek i podpięcie komputerów do prądu. Warto skorzystać kanie połączone z burzą z pomocy profesjonalistów. mózgów, zagadać do kilku Coraz częściej kompleksową osób podczas porannej kawy ofertę proponują sami dewelub przeprowadzić ankietę loperzy – nie tylko wynajmiesz na kartkach lub online. Zapyod nich powierzchnię taj, co lubią, a czego nie lubią biurową, ale też otrzymasz w dotychczasowym biurze, wsparcie z zakresu projekczego im brakuje, a co chcietowania i wykańczania liby zostawić bez zmian. Twoi biura. Razem z ich działem pracownicy mają głowy pełne odpowiedzialnym za projekto- pomysłów, tylko nie zawsze wanie przestrzeni prześledzisz wiedzą, czy i jak mogą ci je przekazać. Zachęć ich potrzeby twojej firmy, zaplado współpracy, niech nowe nujesz odpowiednią ilość biuro będzie waszym wspólmiejsca dla docelowej liczby pracowników, wybierzesz nym przedsięwzięciem. Gdy już styl, kolorystykę i rozwiązania wybierzesz lokalizację, możesz technologiczne. Na podstazaprosić zespół na wizję lokalną. Sprawdźcie widok wie podanych przez ciebie z okien, najbliższe otoczenie, informacji projektanci rozrydojazd komunikacją miejsują układ biura, przedstawią optymalne rozmieszczeską i samochodem. W pracy spędzamy codziennie wiele nie stanowisk pracy i części godzin, dlatego tak ważne jest, wspólnych oraz zaproponują abyśmy czuli się dobrze. materiały do wykończenia CASE się z zespołami, w wielu lokalizacjach, w kilku pomieszczeniach zamontowano rzutniki multimedialne, na których w tym samym czasie mogą pracować osoby z różnych miejsc na świecie. „Podczas planowania dużą wagę przykładaliśmy do funkcjonalności każdego pomieszczenia. Tak stworzyliśmy dla naszych pracowników przyjazne i intuicyjne środowisko, w którym przebywa się z przyjemnością. Nasze biuro spokojnie mogło zająć tylko dwa piętra, jednak chcieliśmy zapewnić zespołowi naprawdę komfortową przestrzeń i atmosferę well-being. Dlatego ostatecznie zdecydowaliśmy się na najem trzech pięter” – tłumaczy Jens Brinksten. Dbałość o pracowników widać również w strefie pracy indywidualnej. Każdy ma do dyspozycji biurko z podnoszonym blatem, które umożliwia pracę w wielu ustawieniach. Powierzchnia biurek jest większa od standardowej, co pozwala bez problemu zmieścić na nich dwa monitory. Aby zapewnić wszystkim komfort cichej pracy, podłogę pokryto wygłuszającą kroki wykładziną, w sąsiedztwie biurek ustawiono ścianki akustyczne, a sala chill out została odizolowana specjalnymi dźwiękoszczelnymi drzwiami, podwójnymi ścianami i podłogą. „To naprawdę praktyczne rozwiązanie. Nawet stojąc tuż przy strefie zabawy, nie słychać współpracowników grających w środku w piłkarzyki czy na konsoli. Zrelaksować można się również w ciszy, korzystając z biblioteki, gdzie udostępniamy branżową literaturę, lub z kilku oddalonych od biurek stref relaksu, wypełnionych fotelami, pufami i bujanymi koszami” – wylicza Anna Czerwińska. Efekt tych zabiegów jest taki, że pracownicy, którzy do tej pory korzystali z home office, teraz codziennie przychodzą do biura. I nie tylko dla samej pracy, ale również po to, by spotkać się z kolegami i koleżankami, rozegrać obowiązkowy mecz w piłkarzyki i napić się dobrej kawy. Firmie udało się to, na czym najbardziej jej zależało. Zgrany, zmotywowany zespół osiąga najlepsze wyniki i jest chwalony przez klientów. Mądrze i funkcjonalnie zaprojektowane biuro ma w tym niewątpliwy udział. Nie od dziś wiadomo, że o firmie najlepiej świadczą jej ludzie. A zadowoleni pracownicy to najlepsi ambasadorzy każdej marki. Warto więc o to zadowolenie walczyć. # Biuro XXI wieku 25 CASE Biuro, które przyciąga Programiści należą dziś do najbardziej rozchwytywanych pracowników. Od początku działalności w Polsce firma KMD postawiła na atrakcyjne i przyjazne środowisko pracy. I to był bardzo dobry wybór. DECYZJA o uruchomieniu polskiego biura KMD wynikała z wysokiej oceny kompetencji i umiejętności polskich programistów, jak i znajomości języków obcych. Misję stworzenia KMD Poland otrzymał Jens Brinksten, CEO z ogromnym doświadczeniem w uruchamianiu nowych biznesów na rynkach międzynarodowych. Dziś półżartem wspomina, że firma powstała na kanapie w lobby jednego z warszawskich hoteli w grudniu 2014 roku. Plan działań został ułożony już całkiem serio. KMD Poland miało mieć biuro, w którym chce się pracować i spędzać czas. Już w październiku 2015 roku firma wprowadziła się do nowego biura na warszawskim Muranowie, w kompleksie Gdański Business Center. Na oficjalnym 26 Biuro XXI wieku otwarciu w listopadzie 2015 przemawiali m.in. Léo Apotheker, prezes rady nadzorczej KMD (były szef SAP oraz HP), oraz Steen Hommel, ambasador Danii w Polsce. Przestrzeń jest ważna Wybór, aranżacja i wyposażenie biura dla KMD Poland było równie ważnym procesem jak organizacja duńskiej firmy w Polsce. Prace nad biurem zaczęły się natychmiast po rozpoczęciu tworzenia polskiego oddziału, w listopadzie 2014 roku. Z krótkiej listy dostawców jeszcze przed końcem roku został wybrany Kinnarps Polska. Zdecydowały elastyczność w podejściu do oczekiwań KMD, wizja projektanta oraz sposób prezentacji projektu. Ponadto Kinnarps był znany również w centrali firmy. Pierwszym etapem było wynajęcie tymczasowej powierzchni w biurowym zagłębiu na warszawskim Służewcu, gdzie już w lutym 2015 roku wprowadzili się pierwsi pracownicy KMD Poland. Do urządzenia biura wykorzystano na początku meble tymczasowe, wypożyczone od Kinnarps Polska. Firma zajęła najpierw 1000, a następnie dodatkowe 500 metrów kwadratowych. Dla zespołu projektowego Kinnarps oznaczało to dodatkowe wyzwanie – zaaranżować i wyposażyć tymczasowe biuro z myślą o tym właściwym. Równolegle poszukiwano biura docelowego i w kwietniu 2015 roku podpisano umowę najmu powierzchni w Gdański Business Center. W pierwszym etapie KMD Poland wynajęło dwa ZDJĘCIA: FOTO&MOHITO Beata Rejkowska, Sales Operation Director Kinnarps Polska CASE piętra z powierzchnią ponad czterech tysięcy metrów. Ogromne znaczenie dla wyboru miała atrakcyjna lokalizacja z bardzo dobrym dojazdem. Wytyczne duże i małe Projektowanie przestrzeni ruszyło na dobre. Podstawowe wytyczne przekazali menedżerowie z centrali firmy zarządzający infrastrukturą, bezpieczeństwem oraz wyposażeniem innych lokalizacji KMD. Na przykład określona została liczba sal konferencyjnych i wymagana przestrzeń pracy dla każdego pracownika. Jens Brinksten i Anna Czerwińska, Project Manager w KMD Poland, pracowali ściśle z ekspertami Kinnarps – architektem Sebastianem Górskim i Key Account Managerem Marzeną Staczyńską. To z ich rekomendacji strefa relaksu została zaplanowana w miejscu, w którym okna wychodzą na otwartą przestrzeń – inaczej niż w pierwotnych projektach. Określone przez KMD rodzaje przestrzeni dla pracowników zostały przez Kinnarps odpowiednio rozlokowane z myślą o optymalnej akustyce. Wszystkie rozwiązania były demonstrowane w warszawskim showroomie Kinnarps. Wiele elementów wyposażenia z biura tymczasowego zostało wykorzystanych w nowej lokalizacji. Zieleń i pop-art Do wakacji 2015 roku zamówienie zostało doprecyzowane i przyszedł czas na elementy dekoracyjne. Dynamikę miejsca pracy miały podkreślać naścienne reprodukcje słynnych dzieł pop-artowych. CEO KMD Poland postawił na żywą zieleń, która ma relaksować i stanowić naturalny element wyciszający. Komfort akustyczny podnoszą panele akustyczne, które także pełnią funkcję dekoracyjną. Pomieszczenia służące rozrywce, tzw. game rooms, zostały całkowicie wyciszone, aby ich Biuro XXI wieku 27 CASE Ergonomia to priorytet Dla najmłodszego na rynku pracy pokolenia Y, czyli ludzi urodzonych w latach 1980–2000, ergonomia środowiska pracy ma takie samo znaczenie jak płaca. To dość zaskakujący wniosek z badań zleconych przez Kinnarps i przedstawionych w lutym podczas ostatnich Targów Mebli i Oświetlenia w Sztokholmie. Wynik nawet dla nas był niespodzianką. Choć doskonale wiemy, jak dużą wartość mają odpowiednie meble biurowe, nie spodziewaliśmy się, że w rankingu czynników wpływających na satysfakcję z pracy ergonomia uplasuje się tak wysoko. Aż 79% ankietowanych stwierdziło, że ergonomiczne wyposażenie biura wpływa na dobre samopoczucie w pracy w takim samym stopniu jak płaca. To dobra wiadomość. Im wcześniej uświadomimy sobie znaczenie ergonomii, tym większą mamy wrażliwość na rozwiązania nieergonomiczne i w konsekwencji mniejsze ryzyko późniejszych komplikacji 28 Biuro XXI wieku i dobrym samopoczuciem są ważne, daje się zauważyć pewne różnice. Pracownicy z pokolenia Y są najbardziej zdrowotnych, a w efekcie otwarci na środowiska i rozogólnie wyższą jakość życia. wiązania biurowe nowego Dziś dolegliwości, które typu, na przykład activitymogą być następstwem złych -based working, w których jakościowo stanowisk pracy, można przemieszczać się odczuwają zarówno młodsi, w ciągu dnia stosownie jak i starsi pracownicy. 56% do charakteru wykonywanych respondentów z pokolenia Y, zadań. Przedstawiciele poko57% przedstawicieli pokolenia X chętnie zmieniają lenia X (osób urodzonych pozycję w ciągu dnia pracy w latach 1965–1979), a także przy swoim stanowisku, korzy62% ankietowanych z grupy stając z biurek na elewatorach, tzw. baby boomers (urodzoumożliwiających wygodną nych w okresie 1946–1964), pracę na stojąco i na siedząco. przyznało, że doświadczało Przedstawiciele pokolenia pewnych dolegliwości baby boomers mają z kolei lub bólu. Nic dziwnego, dość tradycyjne podejście że świadomość ergonodo pracy – najlepiej pracuje miczna rośnie we wszystkich im się we własnym pokoju grupach wiekowych. Pracownicy wychodzą dziś z założenia, biurowym, w ciszy i spokoju. Warto wiedzieć, że ponad że idealne środowisko pracy połowa ankietowanych (65%) powinno oferować wyposastara się pracować, zmieżenie zarówno nowoczesne, niając postawę w ciągu dnia. jak i ergonomiczne. Mając Niemal połowa z nich (49%) do wyboru meble biurowe pracuje na stojąco, a 43% atrakcyjne wizualnie i ergospaceruje podczas przerw nomiczne, zdecydowana od pracy, by zmniejszyć większość (84% ankietowanych) postawiła na ergonomię. ryzyko wystąpienia chorób zawodowych. Choć dla każdego pokoJaki wniosek płynie z tych lenia pracowników kwestie badań dla firm? W naszej opinii, związane ze zdrowiem pracodawcy chcący stworzyć najbardziej efektywne środowisko pracy powinni oddać część decyzji w ręce pracowników. To oni wybiorą najlepsze elementy wyposażenia i narzędzia do pracy, dopasowane do własnych potrzeb i preferencji. W Kinnarps jesteśmy przekonani, że nie tylko wiek pracownika ma znaczenie. Pamiętajmy, że współczesne zespoły są coraz bardziej zróżnicowane pod wieloma względami. Dziś coraz wyraźniej widać, że wraz ze wzrostem różnorodności zespołów wzrasta też świadomość pracodawców, że dobre samopoczucie pracowników, a tym samym ich efektywność w pracy, zależy od złożonych czynników, o których nie sposób zdecydować, biorąc jedynie pod uwagę preferencje własne lub wybranej grupy. Na motywację, zaangażowanie i skuteczność zespołu wpływają dziś elastyczne podejście i wrażliwość na potrzeby zespołu składającego się z różnych ludzi. Aleksandra Krawsz, Marketing & PR Manager CASE użytkownicy nie przeszkadzali w pracy innym. Ważnym elementem nowego biura KMD Poland są sale konferencyjne. Łącznie powstało ich 29. Każda z nich jest utrzymana w charakterystycznej kolorystyce mebli oraz wykładziny. „Co więcej, sale konferencyjne różnią się wyposażeniem, które definiuje tryb pracy. Od zwykłych stołów konferencyjnych poprzez wysokie stoły do pracy w pozycji stojącej po kanapy i fotele do mniej formalnych spotkań” – wyjaśnia architekt Sebastian Górski. Jak działa biuro? Strefa o nazwie Zone 1 pełni funkcję przestrzeni publicznej, do której pracownicy mogą zapraszać gości. Podczas ferii zimowych zorganizowano tu zajęcia dla dzieci pracowników. Firma wciąż szuka nowych zastosowań tej przestrzeń z pożytkiem dla społeczności. Np. wolontariusze KMD Poland planują prowadzić korepetycje dla uczniów. W strefie relaksu organizowane są imprezy dla pracowników, a także ich rodzin oraz wspólne oglądanie na wielkim ekranie różnych wydarzeń. Powstała także biblioteka, z której pracownicy chętnie korzystają: mogą w skupieniu czytać lub wypożyczyć fachową literaturę. „Biuro robi naprawdę ogromne wrażenie i jest przyjazne pracownikom. Osobiście uwielbiam zacząć dzień od kubka porannej kawy, siedząc na huśtawce i obserwując, jak za oknem miasto budzi się do życia” – zdradza Anna Czerwińska. Wszyscy pracownicy bardzo docenili także biurka z elektryczną regulacją wysokości. „Ogromnym zainteresowaniem cieszyło się szkolenie z ergonomii miejsca pracy. Choć z pozoru oczywiste, okazało się, że nie wiemy wielu rzeczy o podstawach właściwego ustawienia krzesła. Wszyscy zaś chcą dbać o zdrowie” – zaznacza Anna Czerwińska. Spotkajmy się w Madrycie Duża liczba sal konferencyjnych wymaga sprawnego poruszania się pomiędzy nimi. Aby ułatwić pracownikom nawigację, przyjęto spójny system nazw. Na trzecim piętrze sale nazwano krajami europejskimi, a na czwartym – ich stolicami. Ponadto rozmieszczenie sal odpowiada rzeczywistej geografii Europy. „Jeżeli ktoś pierwsze spotkanie ma w Hiszpanii, a później w Madrycie, to drugiej sali powinien szukać dokładnie piętro wyżej. W ten sposób utrwalamy wiedzę z geografii wśród naszych pracowników” – podkreśla CEO KMD Poland. Aranżacja kolejnego piętra jest okazją do zaangażowania pracowników – mogą wziąć udział w konkursie na nazwy dla kolejnych sal, które muszą łączyć się z nazwami pozostałych. Kolejne piętro o powierzchni dwóch tysięcy metrów kwadratowych również powstaje we współpracy z Kinnarps. # Biuro XXI wieku 29 CASE Skrajna innowacja Efektowny biurowiec The Edge w Amsterdamie to najbardziej zrównoważony budynek na świecie. Jest przykładem wyjątkowej architektury, umiejętnie podkreślonej przez najnowocześniejsze systemy oświetleniowe. Nie tylko zapewniają one wysoki komfort pracy, ale też pozwalają na przyjazne środowisku wykorzystanie przestrzeni biurowej. OBOK BUDYNKU The Edge położonego w Zuidas, nowoczesnej biznesowej dzielnicy Amsterdamu, nie da się przejść obojętnie. Uwagę przykuwa ostro ścięta bryła złożona z prostych, geometrycznych form. Ściany są niemal całkowicie przeszklone, dzięki czemu konstrukcja 15-piętrowego biurowca sprawia wrażenie niezwykle lekkiej. Budynek mimo pokaźnych rozmiarów (całkowita powierzchnia wynosi około 40 tysięcy mkw.) nie przytłacza. Umiejętnie wpisuje się w otoczenie, jednocześnie zachowując własny, niepowtarzalny styl. 30 Biuro XXI wieku Biurowiec jest efektem pracy najlepszych specjalistów. Wykonanie projektu powierzono Ronowi Bakerowi oraz Lee Polisano ze znakomitej brytyjskiej pracowni PLP Architecture, szczycącej się wieloma bardzo udanymi inwestycjami biurowymi. Piękna, nieco awangardowa, sylwetka to niejedyny powód, dla którego warto zwrócić uwagę na ten pełen innowacyjnych rozwiązań budynek (tu praktycznie nic nie jest takie jak w tradycyjnie rozumianym biurze). The Edge powstał w zgodzie z aktualnymi trendami w organizowaniu przestrzeni do pracy, wykorzystuje także najnowsze rozwiązania w dziedzinie organizacji pracy. Wnętrza budynku zaprojektowała Babette Bouman ze studia Fokkema & Partners. Architektka, opowiadając o pracy nad The Edge, przyznała, że bliska jej była koncepcja elastyczności i dynamicznego podejścia do stanowisk pracy. Dlatego zdecydowała się na zaprojektowanie przestrzeni w taki sposób, aby pracownicy każdego dnia mogli wybierać, gdzie będą wykonywać swoje obowiązki. Chociaż koncepcja dynamicznego biura staje się ZDJĘCIA: MATERIAŁY PRASOWE PHILIPS LIGHTING POLAND Agnieszka Operhalska, dyrektor sprzedaży w segmencie rynku Biura & Centra Handlowe CASE coraz bardziej popularna w wielu firmach, to trudno byłoby znaleźć drugi budynek tak wiernie realizujący ideę elastyczności. Najbardziej zrównoważony The Edge nagrodzono więc nie tylko za wyjątkową architekturę. Budynek został również wyróżniony przez BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Methodology), najważniejszą na świecie agencję certyfikującą wydajność budynków pod względem ich wpływu na środowisko. Pod uwagę bierze się m.in. zużycie wody, energii elektrycznej oraz emisję zanieczyszczeń. Chociaż BREEAM ocenił już ponad 250 tysięcy budynków w 50 krajach na całym globie, to najwyższą w historii agencji ocenę (98,36%) otrzymał właśnie The Edge. Jednym z komponentów, który przesądził o przyznaniu tak wysokiej oceny, był przygotowany przez firmę Philips system oświetlenia umożliwiający pracownikom dostosowanie natężenia światła za pomocą aplikacji na telefon komórkowy. Dodatkową zaletą systemu jest możliwość gromadzenia danych na temat poszczególnych zadań realizowanych w budynku, co pozwala na ograniczanie jego wpływu na środowisko naturalne. Dla komfortu i środowiska Inwestorem budynku jest firma OVG Real Estate, natomiast jego głównym najemcą – Deloitte. Oba przedsiębiorstwa współpracowały z firmą Philips w celu opracowania optymalnych rozwiązań oświetleniowych. Mimo imponującej powierzchni i wysokości budynku, a także wyśrubowanych wymagań, zadanie to udało Biuro XXI wieku 31 CASE się zrealizować w stu procentach. „Innowacja stanowi nasz priorytet, dlatego zależy nam, aby pracownicy wspólnie tworzyli bardziej intuicyjne, wygodne i produktywne środowisko – podkreśla Erik Ubels, CIO firmy Deloitte w Holandii. – Ponadto nieustannie podnosimy poprzeczkę w kwestii analizy danych oraz dostarczania nowych rozwiązań w wykorzystaniu przestrzeni biurowej. Pokazuje to, w jaki sposób możemy ograniczać ilość dwutlenku węgla emitowanego przez budynki i tworzyć bardziej zrównoważony świat”. Przeglądając charakterystykę The Edge, można zauważyć, że jednym z głównych założeń, jakimi kierowali się projektanci, inwestor oraz partnerzy tacy jak firma Philips Lighting, było stworzenie środowiska przyjaznego pracownikowi oraz opracowanie możliwie zrównoważonych udogodnień. Zrealizowanie tego celu stało się możliwe w znacznym stopniu dzięki zintegrowanemu oświetleniu. Na 15 piętrach budynku zainstalowano 32 Biuro XXI wieku aż 6,5 tysiąca opraw oświetleniowych z czego ponad 3000 opraw wyposażonych jest w sensory pozwalające ograniczać zużycie energii dzięki współpracy z oprogramowaniem Philips Envision i wykorzystaniu gromadzonych przez niego danych. System ma za zadanie zbierać informacje i wysyłać je do odpowiednich urządzeń na całej oświetlanej przestrzeni. Osoby odpowiedzialne za utrzymanie budynku używają oprogramowania, aby wizualizować i analizować te dane w celu dalszego monitorowania zużycia energii w poszczególnych częściach biurowca oraz kontrolowania stanu całego systemu. To jednak nie wyczerpuje listy zastosowań systemu Philips Envision, który stanowi zintegrowane narzędzie pozwalające kontrolować oświetlenie w budynku. Jego interfejs to w praktyce aplikacja, z której może korzystać wielu użytkowników jednocześnie. Umożliwia on nie tylko podgląd całego systemu oświetlenia, ale również pozwala na jego kontrolę od pojedynczej lampy po wielopoziomowy biurowiec. Co więcej, system oferuje wiele możliwości automatyzacji kontroli oświetlenia, na przykład wcześniejsze zaprogramowanie natężenia światła, okresowe przeglądy, monitorowanie zajętości pomieszczeń. Wszystkie te zadania zmierzają do ograniczenia zużycia prądu oraz wygody końcowych użytkowników. Za pomocą aplikacji opracowanych na telefony z systemami operacyjnymi iOS oraz Android zyskują oni w znacznym stopniu kontrolę nad budynkiem, w którym pracują. W ramach systemu działa również 750 przełączników typu PoE (Power over Ethernet), które umożliwiają przesyłanie nie tylko energii elektrycznej, ale także danych. Przekazywane informacje pozwalają stwierdzić, czy w danym pomieszczeniu ktoś się znajduje, a następnie dostosować do liczby osób natężenie światła i ogrzewania. Takie rozwiązanie jest nie tylko niezwykle ekologiczne, ale również CASE oszczędne. Ponadto w The Edge dzięki wykorzystaniu przełączników PoE można było uniknąć podwójnego okablowania budynku. Każdy pracownik może skorzystać ze wszystkich udogodnień technologicznych. Za pomocą specjalnej aplikacji na telefon komórkowy można nie tylko dostosować natężenie światła nad własnym biurkiem, ale także w znacznym stopniu sterować oświetleniem biura typu open space. Przewaga dzięki innowacji Rozwiązania zastosowane w budynku robią wrażenie, nie mniej imponujące są również plany firmy Philips związane z The Edge. Jak bowiem zapowiada firma, uzyskanie certyfikatu najbardziej zrównoważonego budynku na świecie to dopiero początek. Kolejnym krokiem będzie utrzymanie tego statusu. Dlatego Philips zawarł umowę z zarządcą budynku. Zobowiązuje się w niej do utrzymania swoich produktów przez kolejne dziesięć lat. Ten pakiet usług koncentruje się na bieżącym monitorowaniu, a także przewidywaniu funkcjonowania systemu oświetlenia. Ponadto Philips będzie badał, w jaki sposób pracownicy wykorzystują narzędzia do personalizacji przestrzeni. Na podstawie tych danych przedstawi propozycję dalszej optymalizacji zastosowanych narzędzi. Możliwości technologiczne, jakimi obecnie dysponujemy, sprawiają, że rywalizujących pod względem wysokości budynków biurowych praktycznie nic nie ogranicza. Zdjęcia prezentujące wieżowce, których górne piętra wyrastają ponad chmury, na nikim już nie robią wrażenia. Dlatego najprawdopodobniej coraz większe znaczenie będzie odgrywała konkurencja między deweloperami w zupełnie innej kategorii. Przy rosnących gabarytach biurowców szybko Zintegrowane oświetlenie The Edge 3000 opraw oświetleniowych zintegrowanych z sensorami 6500 opraw oświetleniowych na 15 piętrach 750 przełączników PoE zapewniających łączność i energię € € 100 000 euro oszczędności rocznie w kosztach energii 1,5 miliona euro oszczędności rocznie w kosztach użytkowania przestrzeni wzrasta też zapotrzebowanie na elektryczność. Ze względu na to, że na całym świecie przybywa biurowców, które marnotrawią potężne ilości energii, warto zwracać uwagę na najlepsze rozwiązania łączące światowej klasy architekturę z ekologią. Opinię tę podzielają eksperci zajmujący się na co dzień środowiskiem. „Mamy nadzieję, że inni deweloperzy wezmą przykład z tego budynku i dołożą starań w tworzeniu innowacyjnych budynków, które dołączą do tej samej ligi co The Edge” – ocenia Annemarie van Doorn, dyrektor Dutch Green Building Council. Amsterdamski budynek The Edge świadczy o tym, że taki mariaż jest nie tylko możliwy, ale też opłacalny dla wszystkich stron. Nowoczesne systemy oświetleniowe zamontowane w The Edge przez firmę Philips dowodzą, że innowacje usprawniające pracę i zwiększające komfort pracowników można skutecznie łączyć z wydajnością energetyczną. # Biuro XXI wieku 33 CASE Fit-out dla wymagających Miejsca, w których pracujemy, coraz mniej przypominają klasyczne biura z osobnymi narożnymi gabinetami i równo ułożonymi rzędami biurek. Nowe trendy w organizowaniu przestrzeni biurowej coraz częściej wykraczają poza utarte schematy. O trendach w aranżacji firmowych wnętrz opowiadają przedstawicielki firmy Reesco. Agnieszka Kawęcka, Head of Business Development, Reesco Małgorzata Stankiewicz, Head of Communications, Reesco Jakie zmiany w tradycyjnym układzie przestrzeni biurowej niosą najnowsze trendy i jaki skutek mają wywołać? Agnieszka Kawęcka: Z punktu widzenia pracodawcy biuro jest miejscem wyjątkowym. Stanowi wizytówkę firmy, kształtuje jej wizerunek w oczach klientów i – co bardzo ważne – w oczach pracowników. Przedstawiciele pokolenia Y są w większości zwolennikami zmian i dynamiki, 34 Biuro XXI wieku a temu nastawieniu sprzyja ciągły rozwój technologii. W odpowiedzi na ich oczekiwania sektor biurowy dostarcza nowych rozwiązań, proponując otwarte, elastyczne przestrzenie, dzięki którym integracja i współpraca nie muszą się wykluczać. Powierzchnie firmowe zamieniają się więc w wielofunkcyjne strefy. Ich tworzeniu sprzyjają nieodzowna w dzisiejszych czasach kreatywność i ciągłe podnoszenie efektywności pracy. Dla architektów i projektantów największą inspiracją są zwykle strefy wspólne. Podstawowe pytanie, na jakie muszą znaleźć odpowiedź, brzmi: jak efektywnie zagospodarować przestrzeń wspólną, aby spełniała oczekiwaniami najemcy oraz sprzyjała wykonywaniu obowiązków w mniej formalnym otoczeniu? Strefy takie mogą być urozmaicone kabinami dla biurowych indywidualistów lub mobilnymi meblami, dzięki którym CASE bez trudu pracodawca może planować tworzenie nowych zespołów roboczych do zadań specjalnych. Małe salki konferencyjne, pokoje do pracy w ciszy czy osobne strefy, w których można porozmawiać przez telefon – to również udogodnienia naszych czasów. ZDJĘCIA: MATERIAŁY PRASOWE REESCO W jakim stopniu wybór organizacji biura powinien zależeć od rodzaju działalności firmy? Małgorzata Stankiewicz: Dzisiaj nie ma już projektów standardowych, a każdy najemca powinien być traktowany indywidualnie. Jako firma specjalizująca się w procesach aranżacji i przebudowy przestrzeni biurowych nadajemy każdemu projektowi taką właśnie, indywidualną rangę. Dzięki szczegółowej analizie struktury firmy identyfikujemy potrzeby przedsiębiorstwa. Determinantami zaproponowanego ostatecznie projektu są z pewnością: specyfika wewnętrznych procesów w firmie, struktura pracowników, współzależności między nimi, poziom wykorzystania najnowszych technologii, firmowe procedury, które określają proporcje czasu przeznaczonego na wypełnianie zadań i odpoczynek oraz wreszcie Z punktu widzenia pracodawcy biuro jest miejscem wyjątkowym. Stanowi wizytówkę firmy, kształtuje jej wizerunek w oczach klientów i – co bardzo ważne – w oczach pracowników. filozofia firmy. Jednym z obszarów, które większość najemców traktuje jako priorytetowe, jest zasilanie i struktura IT, które warunkują pozostałe aranżacje. Czy obecne trendy w organizacji biura są tylko przejściową modą, czy też można spodziewać się, że zakorzenią się na dłużej? A.K.: Nie uda się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Zmiany towarzyszą nam na co dzień i to się nie zmieni. W przypadku trendów w aranżacji o ich tempie decyduje wiele aspektów. Od kilku lat analizujemy wielokryterialne, długoterminowe funkcjonowanie przestrzeni biurowych. Wyniki tych analiz mogą przybrać formę nowych trendów. Spełnienie każdej prognozy zależy od wielu czynników, które nie są stałe. Z całą pewnością jednak można powiedzieć, że trend polegający na większym i wydajniejszym wykorzystaniu technologii jest obecnie najsilniejszy. Kolejne lata przyniosą zapewne wiele nowości, za którymi zarówno pracownicy, jak i pracodawcy będą podążać. Na ile polski rynek jest gotowy na nowinki w rodzaju londyńskiego biura Google, w którym zmieszczono sale gimnastyczne, spa czy wewnętrzny ogród? M.S.: Rynek polski nie stanowi żadnego wyjątku pod względem gotowości mentalnej i technologicznej. Od wielu lat nadążamy za nowościami europejskimi i światowymi. Tak też jest w kategorii fit-out, a więc w aranżacji wnętrz biurowych. Głównym ograniczeniem możliwości realizowania wszystkich fantazji architektów Biuro XXI wieku 35 CASE są kwestie finansowe, które nie stanowią wyjątku w przypadku naszego kraju, czy też samej Warszawy. Przywołany został Londyn, do niego zatem się odniosę. Specyfika londyńskiego rynku polega między innymi na centralizacji miejskiej strefy biur oraz nieporównywalnie wyższych stawkach czynszu, co sprawia, że budżety na atrakcyjne, niestandardowe rozwiązania aranżacyjne są często niebotyczne. Nie możemy jednak złorzeczyć, bo poziomy czynszów są w Polsce adekwatnie niższe. Budżety w naszej rzeczywistości zmuszają do poszukiwania rozwiązań równie ciekawych, ale generujących niższe koszty. Często takim rozwiązaniem jest tworzenie atrakcyjnych stref wspólnych, takich jak na przykład jadalni dostępnych dla wszystkich najemców danego budynku biurowego. Jakie propozycje biurowej strefy relaksu są najczęściej wykorzystywane na polskim rynku? M.S.: Odpowiedź na to pytanie w dużej mierze może nawiązywać do tego, o czym rozmawialiśmy przed chwilą. Budżety oraz struktura budynku determinują rozwiązania, jakie można zaimplementować. Na pewno wśród tych najbardziej popularnych należy wymienić osobne pokoje ze stołami do bilardu, piłkarzykami, biblioteki, siłownie czy też pomieszczenia do masażu lub minigabinety manicure. Niektóre powierzchnie są wzbogacone o tarasy, które w okresie letnim – dzięki odpowiedniej aranżacji – stają się wybawieniem dla palaczy oraz strefą, gdzie na leżaku można poczytać ulubioną książkę zamiast branżowego raportu. Czy nowe trendy mają istotny wpływ na poziom budżetów zakładanych na cele aranżacyjne? A.K.: Z punktu widzenia standardów funkcjonowania budynków 36 Biuro XXI wieku biurowych i mając na uwadze warunki techniczne, trendy nie wpływają na parametry budynku. W konsekwencji nie uzasadniają wzrostu kosztów. Prawdą jednak jest, że funkcjonuje obecnie jeden generalny trend: biuro powinno być przyjemniejsze wizualnie, stąd kolory, ciekawsze rozwiązania w zakresie sufitów, ścian, podłóg, opraw itp. W dzisiejszych czasach na rynku jest wielu ogromnie utalentowanych architektów, którzy tworzą ciekawe wizualnie projekty, korzystając z alternatywnych materiałów, dążąc do minimalizacji kosztów. Dzięki tym zabiegom koszty utrzymywane są na akceptowalnym poziomie i nadal możemy zaproponować klientowi nowoczesną koncepcję, uwzględniającą zakładany na fit-out budżet. Od czego powinna zacząć firma, która planuje zmianę wystroju biura? A.K.: Zdecydowanie od znalezienia właściwych ludzi, nie firm, a właśnie ludzi, którzy będą na co dzień oddelegowani do prowadzenia odpowiednich projektów. Nie chciałabym być źle odebrana, ale w pierwszej kolejności każdy najemca powinien zrozumieć swoje cele, CASE Nowe wnętrze dla IT Do najciekawszych projektów zrealizowanych przez Reesco w 2015 roku należała aranżacja powierzchni biurowej około 4500 metrów kwadratowych, zlokalizowana we Wrocławiu, której najemcą jest firma z sektora IT. Proces, który koordynowaliśmy, był dużym wyzwaniem, jako że nowa powierzchnia biurowa miała się mieścić w odrestaurowanej kamienicy położonej w centrum miasta. Prace rozpoczęliśmy od analizy oczekiwań najemcy względem docelowego standardu, czego następstwem był wybór odpowiednich biur projektowych. Dzięki profesjonalizmowi wybranego partnera mogliśmy skonfrontować wizję klienta z projektem budowlanym i zadbać jednocześnie o zgodność z obowiązującymi przepisami. Kolejnym krokiem była pełna koordynacja międzybranżowa dokumentacji aranżacyjnej oraz uzyskanie wymaganego pozwolenia na budowę. Do naszych zadań w tej fazie prac należała także synchronizacja dokumentacji wykonawczej z oczekiwaniami najemcy. Dokonaliśmy jej oceny pod względem technicznym oraz użytkowym, na przykład przyjmując do analizy proponowane okablowanie strukturalne i kompleksową instalację AV. Na tym etapie rozpoczęła się procedura tworzenia budżetu i składanie całości projektu poprzez zaplanowanie poszczególnych jego faz. Zwieńczeniem była faza najważniejsza, czyli wyłonienie wykonawców. To do nas należało podpisanie umów z podmiotami rekomendowanymi najemcy i optymalizacja kosztów. Najprzyjemniejsze dla najemcy jest oczywiście wdrożenie, kiedy projekt nabiera realnych kształtów. biznes, jak działa i jakie ma potrzeby. Nie musi identyfikować ich wszystkich, ale czas spędzony z własnym zespołem na analizie z pewnością zaprocentuje wnioskami, które umożliwią ocenę przeznaczenia nowej powierzchni biurowej. Kolejnym krokiem jest dobór zespołu ekspertów. Proszę mi wierzyć, są na rynku wysoko wykwalifikowani specjaliści, i to z nimi właśnie należy podejmować współpracę. Dysponując przeglądem całego rynku, odpowiedzą na szereg pytań i rozwieją wątpliwości na każdym etapie współpracy. Główny obszar, Z naszej strony ten fragment współpracy obejmował złożenie harmonogramu działań, po czym mogliśmy rozpocząć wprowadzenie wykonawców na teren budowy. Na tym oczywiście nasza rola się nie zakończyła. Nieodzownym elementem gwarantującym klientowi poczucie bezpieczeństwa jest wsparcie przydzielonego mu kierownika projektu, który kontroluje na bieżąco przebieg wszystkich procesów. Nie inaczej było i przy tym ciekawym projekcie. Raportowanie i protokoły odbioru prac zakończyły na papierze ten projekt, ale my żyjemy nim nadal. To było wyzwanie nie tylko ze względu na specyfikę budynku, ale również z powodu niezbędnej elastyczności w planowaniu i prowadzeniu prac. Adaptacja do zmian była możliwa dzięki zaufanym partnerom, jakich wybraliśmy do współpracy. który co do zasady wymaga zaangażowania ekspertów, to analiza funkcjonalności obecnego biura. Proces ten pozwoli wygenerować wnioski będące podstawą dalszych działań. Kolejny krok to analiza rynku, czyli określenie: jakie obiekty są obecnie w budowie, jakie lokalizacje i powierzchnie proponuje rynek, jakie koszty niesie wynajem itp. M.S.: Należy pamiętać także o aspektach technicznych, które nie muszą mieścić się w kompetencjach osoby zarządzającej projektem w strukturze firmy planującej działania. Stąd bardzo istotnym W ciągu czterech miesięcy oddaliśmy najemcy do użytkowania powierzchnię o bardzo wysokim standardzie. Projekt uwzględnił strefy wspólne – jadalnię i kuchnię – zaprojektowane z wykorzystaniem niecodziennych elementów, takich jak na przykład koszyki na owoce, które umieszczone na ścianie świetnie sprawdziły się w roli półek. Na terenie biura stanęły budki telefoniczne umożliwiające pracownikom prowadzenie kameralnych rozmów. Każdą salę konferencyjną zaprojektowano w innym stylu, by pobudzać wyobraźnię i sprzyjać kreatywnej pracy. Jedną ozdabiają klawiatury komputerowe, w innej znalazł się stół i ściana zbudowana z dyskietek, a jeszcze kolejna prezentuje na ścianie układ scalony. Zadbaliśmy także o pracowników posiadających dzieci, organizując bawialnię dla najmłodszych z jednoczesnym utrzymaniem stanowisk do pracy stałej. spoiwem tego procesu jest zarządzający projektem z ramienia wybranego partnera – firmy świadczącej usługi fit-out. W Polsce przyjęło się, niestety, że kierownik projektu zatrudniany jest dopiero w dalszej części procesu zmiany. Z doświadczenia jednak wiemy, jak mocnym ogniwem i wsparciem dla klienta może on być. Uważam, że osoba odpowiedzialna za realizację wszystkich ustaleń poczynionych na papierze przed rozpoczęciem aranżacji powinna być wdrożona do projektu jako pierwsza. Multidyscyplinarne zdolności takiej osoby wpłyną pozytywnie na cały proces. # Biuro XXI wieku 37 CASE Biuro klasy premium PRZYGLĄDAJĄC SIĘ budowanym dziś biurowcom, wyraźnie widać, że branża przeżywa rozkwit. Jej świetną kondycję potwierdzają dane. Rekordowy wzrost podaży sprawił, że na koniec drugiego kwartału 2015 roku poziom pustostanów w stolicy wyniósł 14,1% i najprawdopodobniej będzie wzrastał w następnych miesiącach w związku z planami oddania do użytku kolejnych obiektów. Skąd tak szybki wzrost rynku nieruchomości biurowych? Największym motorem rozwoju już od lat jest sektor 38 Biuro XXI wieku nowoczesnych usług dla biznesu. Tego typu firmy zajmują już 1,5 miliona mkw. powierzchni biur w Polsce. Według danych ABSL, centra z kapitałem zagranicznym zatrudniają obecnie w Polsce 150 tysięcy osób. To najpewniej nie koniec dobrej koniunktury tej branży, bo do roku 2020 zatrudnienie ma wzrosnąć nawet do 250 tysięcy. W dostarczaniu nowoczesnej powierzchni biurowej dostosowanej do potrzeb najemców z tego sektora wyspecjalizowała się firma Skanska, która od początku założyła, że jej budynki będą precyzyjnie skrojone pod potrzeby późniejszych użytkowników. „Z naszego doświadczenia wynika, że najważniejszym czynnikiem dla najemców jest dostęp do transportu publicznego. Dla ponad połowy firm nie ma znaczenia, czy biuro będzie zlokalizowane w centrum czy poza nim, o ile w pobliżu obiektu zostanie zapewniony wygodny dostęp do komunikacji publicznej – zdradza Arkadiusz Rudzki, dyrektor zarządzający Skanska ZDJĘCIA: MATERIAŁY PRASOWE SKANSKA Rynek powierzchni biurowej w Polsce wciąż się rozwija w błyskawicznym tempie. Tylko w 2014 roku w całym kraju powstało 600 tysięcy mkw. biur. Przy tak ogromnej podaży najemcy szybko zwiększają oczekiwania wobec powierzchni biurowej. Coraz większą rolę odgrywa więc jej jakość. CASE Samym pracownikom natomiast najbardziej zależy na komforcie (90%) i wydajnej klimatyzacji (81%). Aż 78% badanych uznało, że ważna jest dla nich możliwość odseparowania się w pokojach do pracy cichej. Jest to przydatne przede wszystkim podczas wykonywania zadań wymagających skupienia czy rozmów telefonicznych, które należą do stałych obowiązków 63% badanych. Orientacja na pracownika i rosnące wymagania w stosunku do przestrzeni biurowej sprawiają, że deweloperzy coraz częściej sięgają po rozwiązania, które mają na celu wyjście naprzeciw potrzebom najemców. „Najemcy oczekują przestrzeni biurowej skrojonej na miarę, idealnie dopasowanej do ich potrzeb. Możliwość swobodnej aranżacji coraz częściej staje się czynnikiem decydującym o wyborze biura – przyznaje dyrektor Rudzki. – Staramy się odpowiadać na te potrzeby m.in. poprzez stworzenie funkcji Regional Asset Coordinator (RAC). Regionalny koordynator ds. zarządzania wartością budynków staje się łącznikiem między najemcą a deweloperem, również po podpisaniu umowy i procesie przeprowadzki. To unikalna funkcja na rynku, dzięki niej partnerzy mogą z naszą pomocą łatwo przejść przez trudny proces zmiany siedziby”. Property Poland. – Drugim i oczywistym czynnikiem jest cena wynajmu. Trzecim jest szeroko rozumiana jakość projektu, obejmująca przede wszystkim takie aspekty, jak: design, architektura, nowoczesne technologie czy zastosowanie zielonych, zrównoważonych rozwiązań”. Potrzeby rosną Dynamiczny wzrost podaży na rynku sprawił, że wymagania najemców znacząco wzrosły – oprócz podstawowych cech danego biurowca, takich jak: lokalizacja, transport, koszt najmu czy jakość, najemcy coraz częściej starają się jak najlepiej dopasować swoje siedziby do potrzeb pracowników. Według badań firmy CBRE, dla 67% firm najważniejszym czynnikiem podczas wyboru i aranżacji biur stała się możliwość przyciągnięcia największych talentów na rynku i zaoferowania atrakcyjnego miejsca pracy. Dlatego uwzględnianie oczekiwań przyszłych pracowników, zwłaszcza tych najbardziej cenionych na rynku, wydaje się szczególnie ważne. Przyjaźnie, czyli opłacalnie Wsłuchiwanie się w opinie pracowników opłaca się wszystkim. Najemcy zyskują bowiem w ten sposób bardziej zmotywowaną kadrę, a deweloperzy łatwiej znajdują klientów. Nic dziwnego, bo aż 90% pracowników sektora usług wspólnych uważa, że komfortowe miejsce pracy pozytywnie wpływa na ich produktywność. Dobrze przemyślane i zaprojektowane biuro – sprzyjające zarówno pracy zespołowej, jak i kreatywności Biuro XXI wieku 39 CASE oraz koncentracji – może istotnie zwiększyć zaangażowanie pracowników. Również krótki odpoczynek w trakcie pracy jest niezbędny, by oderwać się na chwilę od powierzonych zadań i wrócić do nich z nowymi siłami. Naukowcy przekonują, że największą produktywność osiągamy, gdy pracujemy 52 minuty bez przerwy, a następnie pozwolimy sobie na 17-minutowy relaks. Tę zależność zdają się dostrzegać także pracodawcy i coraz częściej stawiają na nowoczesne biura, które oprócz oczywistych udogodnień, takich jak dobra lokalizacja czy nowoczesne wyposażenie, oferują pracownikom specjalne strefy służące odpoczynkowi i różnym formom rekreacji oraz integracji. Przykładem może być choćby nieformalna wymiana zdań w biurze, która jest bardzo istotnym elementem codziennej pracy. Prawie 80% pomysłów powstaje poza biurkiem, w wyniku interakcji ze współpracownikami. Potwierdzają to badania przeprowadzone przez magazyn „Harvard Business Review”. Wynika z nich, że przypadkowe 40 Biuro XXI wieku spotkania na terenie firmy poprawiają efektywność biznesu. Dlatego też w biurowcach wdraża się kolejne rozwiązania, które jeszcze kilka lat temu wydawały się nie do pomyślenia. Jednym z nich jest koncepcja „gorących biurek” (stanowisk pracy nieprzypisanych do konkretnych osób), a także podziału biura na strefy przeznaczone do realizacji konkretnych zadań. Przykładem tak zaaranżowanej przestrzeni jest warszawskie biuro Skanska w budynku Atrium 1, zaprojektowane zgodnie z coraz bardziej popularnym trendem, jakim jest koncepcja Activity Based Workplace. Zgodnie z jej założeniami aranżację biura poprzedzają badania ścieżek aktywności pracowników. W praktyce oznacza to podział biura na strefy, na przykład do pracy kreatywnej w zespołach, pracy w skupieniu, rozmów telefonicznych i spotkań biznesowych. Udane realizacje Wszystkie zasady obowiązujące podczas tworzenia nowoczesnej przestrzeni biurowej zostały zastosowane przez firmę Skanska podczas budowy biurowca Maraton w Poznaniu, którego lekką i nowoczesną bryłę zaprojektowali architekci z pracowni CDF. Maraton to nowoczesny budynek biurowy powstający w samym centrum miasta, w bezpośrednim sąsiedztwie najważniejszych obiektów biznesowych, handlowych i kulturalnych, takich jak Stare Miasto czy galeria Stary Browar. Realizacja inwestycji rozpoczęła się w styczniu 2015 roku. Biurowiec będzie się składać z sześciu pięter nadziemnych oraz dwóch pod ziemią. Maraton będzie miejscem otwartym na miasto i mieszkańców Poznania – zgodnie z projektem przed wejściem głównym znajdzie się obszerne, dostępne dla wszystkich patio, które zaoferuje mieszkańcom przyjazną, zieloną przestrzeń w centrum miasta. Budynek wpisze się także w kontekst historyczny miejsca, w którym powstanie: na placu zostanie zaznaczony przebieg dawnych fortyfikacji Twierdzy Poznań, których granica CASE przebiegała przez działkę, na której powstanie Maraton. Ambicją firmy Skanska jest, by budynek tętnił życiem zarówno w godzinach pracy, jak i poza nimi – jako ważny punkt na architektonicznej mapie Wielkopolski, będący miejscem spotkań biznesowych, towarzyskich, rekreacji i relaksu. Służyć temu będzie ogólnodostępne patio z fontannami, zielenią i małą architekturą, w które zostanie wpisany zarys fortyfikacji historycznego Poznania, a także klimat samego miasta. Poznań łączy wielowiekową kulturę z nowoczesnością. To miasto otwarte na inwestycje, z ogromnym kapitałem w postaci kreatywnych mieszkańców, z których aż 130 tysięcy stanowią studenci. Poznań jest świetnym przykładem szerszego trendu. Potrzebę dostosowania miejsca pracy do potrzeb pracowników można zaobserwować w całej Polsce. To właśnie ona była jednym z najważniejszych czynników decydujących o przeprowadzce firmy Capgemini do budynku Silesia Business Park B w Katowicach i firmy HP Global Business Center do budynku Dominikański we Wrocławiu. W obu budynkach przewidziano szereg rozwiązań zapewniających komfort jego przyszłym użytkownikom, w tym na przykład zielone rozwiązania zapewniające m.in. zwiększony dostęp do świeżego powietrza, którego w budynkach Skanska jest o 30% więcej w porównaniu z ogólnymi normami, i odpowiednie nasłonecznienie na stanowiskach pracy czy infrastrukturę rowerową. Jedną z ostatnich realizacji firmy Skanska jest budynek Atrium 2 – zapewni nowoczesną przestrzeń do pracy w centrum Warszawy. Na każdym z pięter budynku zaprojektowano sześć loggii, na które będzie można wyjść w przerwie w pracy. W budynku znajdą się także: biblioteka, restauracja, nowoczesna siłownia umożliwiająca śledzenie postępów w treningu za pomocą specjalnej aplikacji. Pracownicy będą mogli skorzystać też z nowoczesnych systemów obsługi, jak na przykład system concierge, który umożliwi na przykład odbiór biletów do kina bez potrzeby wychodzenia z biura. Dostępne na terenie całego obiektu Wi-Fi umożliwi pracę na świeżym Stawiamy sobie za cel bycie firmą pierwszego wyboru dla najemców i inwestorów – podkreśla Katarzyna Zawodna, prezes Skanska Commercial Development Europe. – Nasze doświadczenie na całym świecie i rozległa wiedza sprawiają, że dostarczamy partnerom biznesowym najwyższej klasy produkty i usługi ściśle dopasowane do ich potrzeb”. Miniony rok był dla spółki biurowej Skanska jednym z najbardziej Aż 90% pracowników sektora usług wspólnych uważa, że komfortowe miejsce pracy pozytywnie wpływa na ich produktywność. powietrzu, w otoczeniu zieleni i małej architektury. Dobra passa Wyraźnie widać, że firma Skanska przechodzi dobry okres. Deweloper oddał w 2015 roku cztery budynki biurowe w regionie Europy Środkowej i Wschodniej: wspomniane wcześniej Dominikański we Wrocławiu, Silesia Business Park B w Katowicach, a także Green Court Bucharest B w Bukareszcie oraz Corso Court w Pradze. Firma podpisała umowy najmu na ponad 110 tysięcy mkw. w czterech krajach regionu. Spółka prowadzi też obecnie prace budowlane w ramach dziewięciu projektów biurowych, z czego siedem jest zlokalizowanych w Polsce. Skanska Commercial Development Europe przygotowuje portfel nieruchomości przeznaczonych na sprzedaż w roku 2016, oferujący biurowce zlokalizowane w Polsce, Czechach, na Węgrzech i w Rumunii. „Nieustannie realizujemy strategię stałego i zrównoważonego rozwoju w regionie Europy Środkowej i Wschodniej. intensywnych w historii. „Jeszcze nigdy nie budowaliśmy na tak dużą skalę, zwłaszcza w miastach regionalnych w Polsce, gdzie jesteśmy niekwestionowanym liderem – ocenia dyrektor Rudzki. – W ciągu ostatnich 12 miesięcy zrealizowaliśmy sprzedaż pięciu budynków biurowych, zakończyliśmy budowę dwóch inwestycji, dostarczyliśmy na rynek ponad 9,6 ha powierzchni biurowej i zaczęliśmy realizację kolejnych dziesięciu. Dla porównania, krakowski rynek ma cztery hektary powierzchni. Wszystko wskazuje na to, że w 2016 roku jeszcze zwiększymy tempo rozwoju". Rok 2015 był dla biurowej części deweloperskiej Skanska bardzo udany także pod kątem zainteresowania ze strony funduszy inwestycyjnych. Po raz pierwszy w historii firma sprzedała w regionie Europy Środkowo-Wschodniej portfolio budynków. Wszystkie były zlokalizowane w Polsce. To największa transakcja roku na rynku biurowym nie tylko w kraju, ale w całym regionie CEE. # Biuro XXI wieku 41 CASE Przyjazne biura W stolicy i regionach popyt na powierzchnię biurową napędzają różne grupy najemców, chociaż polski rynek staje się coraz bardziej dojrzały i różnice między poszczególnymi miastami zaczynają się zacierać. Obecnie najważniejszą cechą dobrego biura jest elastyczność i zdolność dopasowania do potrzeb najemcy. Rozmowa z Rogerem Anderssonem, dyrektorem zarządzającym Vastint Polska 42 Biuro XXI wieku przez firmę Vastint. Architektura istotnie kształtuje przestrzeń życiową człowieka i również w przypadku kreowania miejsca pracy ma niebagatelny wpływ na jakość jego codziennej egzystencji. Stąd przy projektowaniu kompleksów biurowych firmy Vastint tak duży nacisk położono na zachowanie skali ludzkiej w architekturze. Warto wymienić tutaj m.in. na zapewnienie prawidłowej równowagi między pracą a wypoczynkiem użytkownika biurowca. Czym polski rynek różni się od rynków przestrzeni biurowych w Europie? Z pewnością polski rynek staje się coraz bardziej dojrzały. Wyróżnia go natomiast wprost zawrotne tempo wzrostu, które w znacznym stopniu jest napędzane przez branżę usług biznesowych, generującą 70–80% dzisiejszego popytu na powierzchnię biurową. Obecne na rynku firmy outsourcingowe i centra usług wspólnych otwierają kolejne biura w największych miastach ZDJĘCIA: MATERIAŁY PRASOWE VASTINT POLSKA BRANŻA nieruchomości biurowych wciąż jest bardzo dynamiczna. Różne miasta reprezentują różny stopień rozwoju – w niektórych pojawiły się całe dzielnice biurowe, a w innych kolejne inwestycje są bardziej rozproszone. Wreszcie inwestorzy zaczęli odkrywać dla siebie nowe rynki regionalne. Cały czas pojawiają się też nowe trendy w projektach biurowców i ich aranżacji, czego przykładem mogą być kompleksy Business Garden wybudowane CASE w Polsce. Napływają do nas także nowi inwestorzy z tego sektora, którzy szukają korzystnych lokalizacji i w ten sposób nakręcają koniunkturę na nieruchomości najwyższej klasy w całym kraju. Początkowo bardzo wyraźnie rysowała się różnica w skali inwestycji biurowych między rynkiem stołecznym a regionalnymi, ale w ostatnim czasie dystans między Warszawą a pozostałymi miastami znacznie się skrócił. Jeszcze kilka lat temu proporcja między Polski rynek staje się coraz bardziej dojrzały. Wyróżnia go zawrotne tempo wzrostu, napędzane przez branżę usług biznesowych. inwestycjami w Warszawie i pozostałych miastach wynosiła 80:20, natomiast dziś można mówić już o poziomie 50:50. Najemcy dostrzegli potencjał mniejszych miast. Czy rynki w polskich miastach różnią się tylko wielkością budowanej powierzchni? Co z architekturą oraz wyposażeniem wnętrz w Warszawie i regionach? Także tutaj można zauważyć pewnie postępujące zbliżenie, choć w mniejszym stopniu. Różnice Biuro XXI wieku 43 CASE wynikają z rodzaju najemców. Warszawa jest miejscem, w którym wznosi się główne siedziby dużych korporacji, a w regionach dominującą grupą klientów są międzynarodowe firmy rozwijające centra usług biznesowych i informatycznych. W obu przypadkach biura pełnią zupełnie inne funkcje, a co za tym idzie, najemcy mają całkiem odmienne oczekiwania wobec rozplanowania powierzchni i aranżacji wnętrz. Na przykład w warszawskich biurach jest zwykle więcej zabudowy gabinetowej i sal konferencyjnych, co wynika z obecności zarządów potrzebujących miejsca na spotkania. Natomiast w pozostałych miastach – takich jak Kraków, Poznań czy Wrocław – najemcom zależy na jak największej optymalizacji przestrzeni, a zatem preferuje się biura z przewagą otwartego planu. Co więcej, lokowanie centrali i zarządów w stolicy wymusza na deweloperach również określone podejście do kwestii chociażby architektury biurowców. Zwykle oczekuje się, że będą odzwierciedlały pozycję firmy, a więc będą bardziej reprezentacyjne niż budynki poza Warszawą, gdzie każdy chce się wyróżnić. W miastach regionalnych priorytetem jest wciąż efektywność kosztowa. Z drugiej strony tylko w stolicy powstała wielka dzielnica biurowa, którą warszawiacy nazywają „Mordorem”. Jak to się stało, że to tylko fenomen Warszawy? Dla jednego menedżera idea smart office okaże się strzałem w dziesiątkę, ale ktoś inny łatwo może dojść do wniosku, że jego potrzeby najlepiej zaspokaja tradycyjne biuro. Można wskazać kilka powodów przemawiających za lokalizacją biur w tej części miasta. Z całą pewnością bardzo pomogła bogata oferta komunikacji publicznej, w tym linia metra, którą wydłużono z centrum na południe miasta. Dodatkowym atutem była na pewno bliskość lotniska. Ponadto ta część Służewca, o której rozmawiamy, oferowała tereny poprzemysłowe, które można było łatwo pozyskać i które stanowiły ogromny potencjał dla firm deweloperskich. Niestety, każda przestrzeń może się z czasem nasycić, czego dowodem mogą być tworzące się tam każdego popołudnia korki. Wszystko ma swoją wytrzymałość i można podejrzewać, że ten rejon jest już zabudowany powyżej swoich możliwości. Czy to oznacza, że państwa firma od początku obecności w Warszawie nie chciała dołączyć do tłumu deweloperów inwestujących na Służewcu? Państwa kompleks Business Garden znajduje się w sporej odległości od „Mordoru”. Jak rozumiem, to nie był przypadek? Faktycznie, nie byliśmy zainteresowani budową w tym rejonie, woleliśmy trzymać się okolic Okęcia. Uważamy, że wobec ogromnej konkurencji warto się wyróżniać również lokalizacją. Można więc mówić o przemyślanej strategii, z jednej strony pozostajemy poza centrum miasta, a z drugiej – unikamy również Służewca. Czy przewiduje pan, że firmy zaczną rozglądać się za możliwościami przeprowadzki ze Służewca do części miasta położonych bliżej centrum? Wątpię, czy będziemy mieli do czynienia z masowymi przenosinami najemców do centrum Warszawy. Nie można pomijać kwestii kosztów, a czynsze na Służewcu są bardzo konkurencyjne w stosunku 44 Biuro XXI wieku CASE do tych w śródmieściu. Niemniej nawet one nie pozostają niezmienne. Obecnie stawki najmu w centrum miasta reagują na presję rynkową wynikającą z rosnącej liczby inwestycji w tym rejonie, co może zachęcić niektórych najemców do zmiany siedziby. obiad, ale również odpocząć. Warto pamiętać, że zieleń ogrodów to nie tylko atrakcyjny element wizualny, ale również dodatkowe miejsce, które można wydajnie wykorzystać do pracy w przyjaznym otoczeniu. Zależy nam na tym, aby pracownicy lubili swoje miejsce pracy. Obecnie obserwujemy na polskim rynku nowe trendy w architekturze biur oraz ich aranżacji. Jaką rolę odgrywa deweloper w kształtowaniu przestrzeni, w jakiej codziennie będą pracowali najemcy? Czy taka koncepcja tworzenia biur przyjaznych użytkownikowi jest w Szwecji czymś oczywistym? Naszym podstawowym zadaniem jest zaprojektowanie i przygotowanie budynku w taki sposób, aby oferowana powierzchnia jak najdokładniej odpowiadała oczekiwaniom najemców. Staramy się tworzyć budynki, których główną cechą jest elastyczność planu kondygnacji, aby można było dowolnie ją zagospodarować – zarówno na tradycyjne biuro, jak również na smart office. Można jednak zauważyć, że we własnych biurach starają się państwo wprowadzać pewne innowacje. Między biurowcami kompleksu Business Garden jest sporo przestrzeni, wypełniają ją rośliny, stawy, ławki, podczas gdy wielu deweloperów starannie zabudowuje praktycznie każdy metr kwadratowy. Zdajemy sobie sprawę, że większość deweloperów nie oparłaby się pokusie ciasnej zabudowy. Nasze podejście jest nieco odmienne. Najemcy oczekują nie tylko dobrej lokalizacji i sprawnego transportu publicznego przy korzystnej cenie za metr kwadratowy. Chcą także zapewnić komfort pracownikom, którzy ostatecznie będą korzystali z biura. Dlatego właśnie stawiamy na tworzenie zielonej przestrzeni wokół naszych projektów, w której pracownicy mogą się spotkać, zjeść Na pewno nie wywołuje zdziwienia. W połowie lat dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku pracowałem w Szwecji. Widziałem pomysły, które dzisiaj zaczynają zdobywać coraz większą popularność w Polsce. Już wtedy mówiono w Szwecji o hot deskach czy innych rozwiązaniach biurowych, które coraz częściej są wdrażane w Polsce w ramach koncepcji smart office. Warto jednak pamiętać, że tego typu nowinek nie należy bezkrytycznie przyjmować. Rozwiązania, które odpowiadają potrzebom jednej firmy, wcale nie muszą równie dobrze sprawdzić się w drugiej. Dla jednego menedżera idea smart office okaże się strzałem w dziesiątkę, ale ktoś inny łatwo może dojść do wniosku, że jego potrzeby najlepiej zaspokaja tradycyjne biuro. Pierwszym krokiem w organizacji przestrzeni biurowej powinno być rozpoznanie faktycznych potrzeb firmy. Mimo ożywionej dyskusji w kręgach branżowych nowatorskie rozwiązania w przestrzeni biurowej w polskich warunkach przyjmują się powoli. Przewiduję jednak, że nowoczesne trendy organizacji biur i związane z tym rozwiązania dążące do stworzenia przyjaznej przestrzeni dla pracownika będą nieustannie zyskiwać na popularności. Najłatwiej dojść do takiego wniosku, obserwując pracowników młodszych generacji, którzy oczekują od pracodawców inteligentnych i innowacyjnych rozwiązań. # Biuro XXI wieku 45 CASE CMS_LawTax_CMYK_from101.eps Najem w restrukturyzacji Od 2016 roku obowiązuje nowa ustawa „Prawo restrukturyzacyjne”. Wprowadza ona instrumenty umożliwiające restrukturyzację oraz przywrócenie zdolności do wykonywania zobowiązań przez niewypłacalnego lub zagrożonego niewypłacalnością dłużnika. Restrukturyzacja taka wiąże się z uzyskaniem ochrony prawnej, której w praktyce udzielają wierzyciele restrukturyzującego się podmiotu. Nowe rozwiązania mogą okazać się interesujące dla najemców poszukujących wyjścia z długoterminowej umowy najmu lub przeciwnie, szukających ochrony przed wypowiedzeniem umowy przez wynajmującego. Agnieszka Ziółek i Konrad Werner, radcowie prawni w kancelarii CMS NOWE PRZEPISY wyraźnie rozdzielają postępowania restrukturyzacyjne od powszechnie uważanych za stygmatyzujące postępowań upadłościowych, których wszczęcie niejednokrotnie stoi na drodze skutecznej restrukturyzacji. Ustawa wprowadza cztery rodzaje postępowań: 1. o zatwierdzenie układu; 2.przyspieszone postępowanie układowe; 3. postępowanie układowe; 4.sanacyjne. Każde z nich może zostać rozpoczęte przez dłużnika niewypłacalnego lub takiego, któremu niewypłacalność jedynie zagraża. Każde też ma na celu zawarcie układu po akceptacji propozycji układowych przez większość wierzycieli mających łącznie co najmniej dwie trzecie ogółu wierzytelności. Postępowanie w sprawie zatwierdzenia układu przewidziane jest dla dłużników, których wierzytelności 46 Biuro XXI wieku sporne nie przekraczają 15% ogółu wierzytelności, a dłużnik jest w stanie bez udziału sądu zebrać głosy wymaganej większości wierzycieli popierających warunki układu. Wniosek do sądu trafia dopiero, gdy dłużnik uzyska wymaganą większość, a jedynym merytorycznym orzeczeniem sądu będzie akceptacja lub odmowa akceptacji układu. W przyspieszonym postępowaniu układowym – przewidzianym dla dłużników, których wierzytelności sporne nie przekraczają poziomu 15% – wierzyciele oddają swoje głosy bezpośrednio do sądu, a procedura będzie istotnie odformalizowana. Dla dłużników, którzy nie spełnią kryterium 15%, ustawa przewiduje postępowanie układowe, prowadzone na zasadach analogicznych jak dotychczasowe postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu. Prawo zarządu majątkiem przez dłużnika w obu tych postępowaniach będzie poddane nadzorowi nadzorcy sądowego. Postępowanie sanacyjne umożliwia najbardziej dogłębną restrukturyzację zobowiązań i majątku dłużnika, na przykład łącznie z dostosowaniem poziomu zatrudnienia do potrzeb restrukturyzowanego podmiotu czy odstąpieniem od niekorzystnych umów wzajemnych (cherry picking right), które dotychczas przysługiwało jedynie syndykowi w upadłości likwidacyjnej. W postępowaniu sanacyjnym dłużnik będzie co do zasady pozbawiony zarządu swoim majątkiem, choć ustawa przewiduje też możliwość pozostawienia dłużnikowi zarządu nieprzekraczającego zakresu zwykłego zarządu. Ochrona przed wierzycielami W każdym z opisanych powyżej postępowań, poza postępowaniem o zatwierdzenie układu, dłużnik CASE będzie mógł uzyskać ochronę przed wierzycielami, a postępowania egzekucyjne dotyczące wierzytelności objętych układem będą zawieszone z chwilą wszczęcia postępowania układowego lub przyspieszonego układowego. Ochrona przed egzekucją idzie jeszcze dalej w przypadku postępowania sanacyjnego, kiedy to zawieszenie i zakaz wszczęcia jakichkolwiek nowych egzekucji obejmie także wierzycieli zabezpieczonych rzeczowo na majątku restrukturyzowanego podmiotu. W takiej sytuacji odstąpienie od umowy najmu dotyczyć będzie okresu po dniu otwarcia postępowania sanacyjnego i może zostać dokonane bez względu na ustawowe czy też umowne terminy Zakaz wypowiadania umów najmu wypowiedzenia oraz bez względu na okres, na jaki zawarto umowę najmu. Da to więc na przykład możliwość wyjścia najemcy z długoterminowej umowy najmu zawartej na warunkach niekorzystnych dla restrukturyzującego się podmiotu. Co więcej, restrukturyzującemu się podmiotowi wynajmujący lub dzierżawca nie będzie mógł bez zgody rady wierzycieli wypowiedzieć umowy najmu/dzierżawy lokalu lub nieruchomości, w których restrukturyzujący się podmiot prowadzi swoje przedsiębiorstwo. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podstawą wypowiedzenia umowy jest niewykonywanie zobowiązań po wszczęciu restrukturyzacji lub inna okoliczność, która została przewidziana w umowie najmu, a zaistniała po wszczęciu postępowania restrukturyzacyjnego. Podobny zakaz dotyczyć też będzie możliwości wypowiedzenia umów: kredytowej, leasingu, ubezpieczeń majątkowych, rachunku bankowego, poręczeń, gwarancji czy akredytyw wystawionych przed dniem otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego. Możliwość odstępowania od umowy najmu Jednocześnie w postępowaniu sanacyjnym zarządca za zgodą sędziego-komisarza będzie mógł odstąpić od umów wzajemnych, które uzna za niekorzystne dla restrukturyzującego się podmiotu, w tym umów najmu zawartych przez restrukturyzującego się najemcę. co zapewnia poziom bezpieczeństwa prawnego w zasadzie nieosiągalny przy standardowej transakcji nabycia przedsiębiorstwa oraz pozwalać będzie na znaczną redukcję kosztów związanych na przykład Restrukturyzującemu się podmiotowi nie można wypowiedzieć umowy najmu lub dzierżawy lokalu, w którym prowadzi przedsiębiorstwo. Upadłość może się opłacać Jedną z nowości wprowadzonych również od 2016 roku jest tzw. przygotowana likwidacja zawarta w ustawie prawo upadłościowe, inspirowana znanym ze Stanów Zjednoczonych czy Wielkiej Brytanii tzw. pre-packiem. Jest to narzędzie prawne, które często okazuje się bardzo interesujące z punktu widzenia podmiotów, które zainteresowane byłyby inwestycją w tzw. distressed assets. Istotą przygotowanej likwidacji jest sprzedaż całości lub części przedsiębiorstwa na warunkach uzgodnionych pomiędzy inwestorem a niewypłacalnym dłużnikiem jeszcze przed wszczęciem postępowania o ogłoszenie upadłości. Warunki te podlegają zatwierdzeniu przez sąd w wyniku rozpoznania wniosku składanego wraz z wnioskiem o ogłoszenie upadłości. W efekcie sprzedaż ma skutki sprzedaży egzekucyjnej, tj. następuje bezobciążeniowe nabycie przedsiębiorstwa lub jego części, z procesem audytu prawnego (due diligence). W polskim wydaniu pre-packów sąd ma obowiązek zatwierdzenia uzgodnionych warunków sprzedaży, gdy zaproponowana przez inwestora cena będzie wyższa niż kwota możliwa do uzyskania w toku postępowania upadłościowego (pomniejszona o koszty postępowania). Jeżeli zaoferowana cena będzie zbliżona do ww. kwoty, sąd będzie zatwierdzał warunki sprzedaży, jeżeli przemawia za tym ważny interes społeczny lub możliwość zachowania przedsiębiorstwa dłużnika. Pre-pack może być atrakcyjnym rozwiązaniem w przypadku nabywania przedsiębiorstw, których głównym składnikiem jest nieruchomość, na przykład centrum handlowe lub budynek biurowy. Takie rozwiązanie wydaje się także niezwykle korzystne dla kupującego oraz banku, gdyż pozwala na eliminację szeregu rodzajów ryzyka, które w innym przypadku mogłoby zostać jedynie ograniczone w kosztownym procesie audytu prawnego. Instytucja ta może być także wykorzystywana do rozdzielenia części przedsiębiorstwa i wyodrębniania do innego podmiotu części generującej przychody, przy pozostawianiu słabiej prosperującego biznesu w likwidowanym podmiocie. # Biuro XXI wieku 47 HARVARD BUSINESS REVIEW POLSKA poleca WYDAWCA DYREKTOR SPRZEDAŻY REDAKTOR PROWADZĄCY SZEF ZESPOŁU MEDIA & MARKETING SOLUTIONS Andrzej Jacaszek Mateusz Żurawik Biuro XXI wieku SEKRETARZ REDAKCJI Urszula Gabryelska AUTORZY Katarzyna Gajewska Aleksander Krakowski Joanna Mroczek Agnieszka Operhalska Beata Rejkowska Konrad Werner Karol Wyka Agnieszka Ziółek GRAFIK, DTP Przemsyław Oleksyn MENEDŻER PRODUKCJI Marcin Opoński KOREKTA Andrzej Retkiewicz MENEDŻER PROJEKTU Piotr Szymczak Wszystkie prawa zastrzeżone. Treść nie może być kopiowana, rozpowszechniana lub archiwizowana w jakiejkolwiek formie mechanicznej lub elektronicznej bez zgody wydawcy. Cytowanie części artykułów lub ich omówienia w jakiejkolwiek formie drukowanej lub elektronicznej bez zgody wydawcy (ICAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp.k.) narusza prawa autorskie. ICAN Institute al. Niepodległości 18 02-653 Warszawa e-mail: [email protected] www.ican.pl Tomasz Bożyczko Ewa Szczesik-Czerwińska REKLAMA Sylwia Bodych Martyna Brzezicka Emil Brynda Anna Dubrawska Aleksandra Janowska Marcin Kopczyński Małgorzata Sobolewska tel. 22 213 07 84 e-mail: [email protected] BIURA REGIONALNE Gdańsk/Poznań Elżbieta Sadowska 606 809 100 Katowice/Kraków/Wrocław Dariusz Ptak 668 322 937 Warszawa/Łódź/Lublin Monika Zwierzyńska 784 529 311 Śledź najnowsze trendy w biznesie i zarządzaniu. Harvard Business Review Polska” w prenumeracie ”Professional już od 99 zł miesięcznie. Szczegóły na czytamharvard.pl Nowy numer już dostępny. PARTNERZY PROJEKTU: CMS_LawTax_CMYK_from101.eps