grant agreement for an action with multiple beneficiaries

Transkrypt

CZĘŚĆ II
WARUNKI OGÓLNE
WPROWADZENIE DLA BENEFICJENTÓW
UMÓW TYPU MULTI-BENEFICIARY
PROGRAMU OPERACYJNEGO WIEDZA EDUKACJA ROZWÓJ 2014-2020
(POWER)
W stosunku do umów w ramach projektu Mobilność kadry edukacji szkolnej, POWER,
współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego będą miały zastosowanie
Warunki Ogólne (WO), przeznaczone dla umów typu multi-beneficiary programu Erasmus+,
stosowanych w tym przypadku do umów projektów Mobilność edukacyjna w ramach
Akcji 1. Edukacji szkolnej (KA101) programu Erasmus+, zawartych w ramach konkursu
wniosków 2015.
Powyższe WO będą dostępne na stronie: http://power.frse.org.pl/edukacja-szkolna
Wszelkie odniesienia do Narodowej Agencji (NA) w WO dla umów programu Erasmus+
w przypadku umów POWER będą odnosiły się do Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji
(FRSE), określonej w Warunkach Szczególnych umów POWER jako strony umowy.
W ramach umów POWER następujące akapity wymienionych niżej artykułów WO
otrzymują następujące brzmienie, odmienne od tych zawartych w wymienionych artykułach:
ARTYKUŁ II.6 - PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
II.6.1 Przetwarzanie danych osobowych przez FRSE i KE
pierwszy akapit ww. artykułu otrzymuje następujące brzmienie:
Wszelkie dane zawarte w Umowie będą poddane procesowi przetwarzania ich przez FRSE,
z uwzględnieniem konieczności przekazywania danych odpowiednim organizacjom do tego
uprawnionym, w tym organom państwowym, realizującym Program Operacyjny Wiedza
Edukacja Rozwój 2014-2020 (POWER), współfinansowany z Europejskiego Funduszu
Społecznego, zgodnie zobowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa krajowego oraz
zasadami POWER.
ARTYKUŁ II.7 – EKSPOZYCJA INFORMACJI O FINANSOWANIU UMOWY
Z FUNDUSZY UE
II.7.1 Informacje nt. finansowania Umowy z funduszy UE i wykorzystanie emblematów
UE
pierwszy akapit ww. artykułu otrzymuje następujące brzmienie:
Beneficjent w związku z realizowanym projektem, podczas wszelkiego rodzaju
komunikowania się na zewnątrz, włączając w to konferencje, seminaria lub wszelkie inne
przekazywane informacje oraz w przypadku każdego rodzaju materiałów promocyjnych, tj.
broszurach, ulotkach, plakatach, prezentacjach itp., zaznaczy, że realizowany przez niego
1
projekt otrzymał dofinansowanie z funduszy UE i uwidoczni to za pomocą emblematów UE,
z wykorzystaniem logo i graficznej identyfikacji Programu Operacyjnego Wiedza
Edukacja Rozwój 2014-2020,
współfinansowanego z Europejskiego Funduszu
Społecznego, zgodnie z wytycznymi odnoszącymi się do identyfikacji wizualnej ww.
programu opublikowanymi w formie elektronicznej pod adresem:
https://www.power.gov.pl/
Pozostałe postanowienia WO pozostają bez zmian.
Obie strony Umowy będą stosowały zapisy zawarte w WO odpowiednio do zasad
obowiązujących w POWER.
2
CZĘŚĆ II
WARUNKI OGÓLNE
CZĘŚĆ A – POSTANOWIENIA PRAWNE I ADMINISTRACYJNE
ARTYKUŁ II.1 - OGÓLNE OBOWIĄZKI I ROLE BENEFICJENTÓW
II.1.1 Ogólne obowiązki i role Beneficjentów
Beneficjenci będą:
(a) solidarnie odpowiedzialni za zrealizowanie projektu zgodnie z postanowieniami
Umowy,
(b) solidarnie odpowiedzialni za wypełnienie zobowiązań prawnych nałożonych na nich,
(c) dokonywać odpowiednich wewnętrznych ustaleń służących właściwej realizacji
projektu, zgodnie z warunkami niniejszej Umowy; w przypadkach określonych
w Warunkach Szczególnych (WS) Umowy, uzgodnienia te przyjmą formę
wewnętrznej umowy współpracy pomiędzy Beneficjentami.
II.1.2 Ogólne obowiązki i role każdego z Beneficjentów
Każdy z Beneficjentów będzie:
(a) informował bezzwłocznie Koordynatora o wszelkich zmianach lub przewidywanych
opóźnieniach, mogących mieć wpływ na realizację projektu;
(b) informował bezzwłocznie Koordynatora o wszelkich zmianach związanych z jego
sytuacją prawną, finansową, techniczną, organizacyjną lub własnościową oraz o tych
dotyczących jego nazwy, adresu lub/i reprezentacji prawnej;
(c) przedkładał w odpowiednim terminie Koordynatorowi:
(i) dane niezbędne do opracowania raportów, sprawozdań finansowych
i pozostałych dokumentów wymaganych postanowieniami Umowy;
(ii) wszystkie niezbędne dokumenty w przypadku przeprowadzanego audytu,
kontroli, ewaluacji i monitoringu, zgodnie z Artykułem II.20 i II.21;
(iii)
wszelkie pozostałe informacje przeznaczone dla NA, zgodnie
z zapisami Umowy, poza przypadkami gdy zapisy te wymagają
przedłożenia takich informacji bezpośrednio do NA przez samego
Beneficjenta.
3
II.1.3 Ogólne obowiązki i rola Koordynatora
Koordynator będzie:
(a) monitorował projekt pod względem realizacji, zgodnej z postanowieniami Umowy;
(b) pośrednikiem w procesie komunikacji pomiędzy Beneficjentami a NA, poza
przypadkami gdy zapisy Umowy przewidują inaczej, a w szczególności Koordynator
będzie:
(i) bezzwłocznie dostarczał NA informacji związanej z wszelkimi zmianami
w nazwie, adresie, prawnej reprezentacji, jak również prawnej, finansowej,
technicznej, organizacyjnej lub własnościowej sytuacji któregokolwiek Beneficjenta
lub takiej związanej z wszelkimi prawdopodobnymi wydarzeniami mogącymi mieć
wpływ lub opóźnić realizację projektu, których Koordynator jest świadom;
(ii) ponosił odpowiedzialność za dostarczanie wszystkich dokumentów
i informacji do NA, które mogą być wymagane zapisami Umowy, poza przypadkami
gdy zapisy Umowy przewidują inaczej; w przypadkach gdy informacje będą
wymagane od pozostałych Beneficjentów, Koordynator będzie brał odpowiedzialność
za uzyskanie i weryfikację informacji przed przekazaniem ich do NA;
(c) podejmować odpowiednie działania w celu dostarczenia wszelkich gwarancji
finansowych wymaganych zapisami Umowy,
(d) przygotowywać wnioski o płatność zgodnie z zapisami Umowy;
(e) w przypadku gdy będzie wyznaczony w imieniu Beneficjentów jako jedyny adresat
płatności, zapewni przekazywanie otrzymanych środków finansowych Beneficjentom
bez nieuzasadnionej zwłoki; Koordynator wykona płatności do pozostałych
Beneficjentów za pomocą przelewów
bankowych i
będzie przechowywał
dokumentację dotyczącą przekazanych w powyższy sposób kwot do każdego
z Beneficjentów w celach dowolnych kontroli i audytów, zgodnie z Artykułem II.20.
(f) ponosił odpowiedzialność za dostarczanie wszystkich wymaganych dokumentów
w przypadku przeprowadzanych kontroli, audytów przed dokonaniem przez NA
płatności końcowej i działań ewaluacyjnych, zgodnie z Artykułem II.20 i II.21.
Koordynator nie zleci wykonania żadnej części swoich zadań pozostałym Beneficjentom
lub jakiejkolwiek innej stronie.
4
ARTYKUŁ II.2 - KOMUNIKACJA POMIĘDZY STRONAMI UMOWY
II.2.1 - Formy i środki komunikacji
Wszelka komunikacja związana z Umową lub jej realizacją będzie prowadzona w formie
pisemnej, w wersji papierowej lub elektronicznej, z powołaniem się na numer Umowy oraz
z użyciem szczegółowych danych, określonych w Artykule I.6.
Korespondencja w wersji elektronicznej będzie potwierdzona papierową wersją, zawierającą
oryginalne podpisy, jeśli jedna ze stron Umowy, bez nieuzasadnionej zwłoki, złoży takie
zapotrzebowanie. Strona wysyłająca oryginalnie podpisaną papierową wersję wymaganego
dokumentu wyśle go bez nieuzasadnionej zwłoki.
Oficjalne powiadomienia będą dokonywane w formie listu poleconego za potwierdzeniem
odbioru lub w inny tożsamy sposób, lub z użyciem elektronicznych środków komunikacji.
II.2.2 – Terminy
Wszelka forma komunikacji będzie uznana za odnoszącą skutek, pod warunkiem przyjęcia jej
przez stronę do której jest kierowana, jeśli zapisy Umowy nie odnoszą się inaczej do terminu
powyższej korespondencji.
Elektroniczna forma komunikacji będzie uznana za odnoszącą skutek, pod warunkiem
przyjęcia jej przez stronę, do której jest kierowana, na dzień skutecznego dosłania, na adresy
wskazane w Artykule I.6. Korespondencja uznana będzie za nieskuteczną, jeśli strona
wysyłająca otrzyma wiadomość o niedostarczeniu jej. W takim przypadku, strona wysyłająca
bezzwłocznie wyśle ją powtórnie na pozostałe adresy wskazane w Artykule I.6. W przypadku
dalszego braku skuteczności dosłania korespondencji, strona wysyłająca nie zostanie
pociągnięta do odpowiedzialności za naruszenie swoich obowiązków w zakresie
przekroczenia określonych terminów.
Przesyłka pocztowa adresowana do NA będzie uznana za skutecznie dostarczoną z dniem
zarejestrowania jej przez jednostkę organizacyjną NA, określoną w Artykule I.6.2 Umowy.
Oficjalne powiadomienia w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub w inny
tożsamy sposób, lub z użyciem elektronicznych środków komunikacji, będą uznane za
skutecznie dostarczone z dniem wskazanym na zwrotnym potwierdzeniu odbioru lub w inny
tożsamy sposób.
ARTYKUŁ II.3 - ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY
II.3.1 NA i KE nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody spowodowane lub
poniesione przez któregokolwiek z Beneficjentów, włączając w to wszelkie szkody
wyrządzone stronom trzecim w wyniku lub w trakcie realizacji projektu.
II.3.2 Poza przypadkami wystąpienia siły wyższej, Beneficjenci zrekompensują NA wszelkie
spowodowane przez siebie szkody powstałe w wyniku realizacji projektu lub braku jego
realizacji lub jego nieodpowiedniej, częściowej lub/i spóźnionej realizacji.
5
ARTYKUŁ II.4 - KONFLIKT INTERESÓW
II.4.1 Beneficjenci podejmą wszelkie niezbędne środki w celu uniknięcia sytuacji gdy
bezstronne i obiektywne zrealizowanie Umowy będzie zagrożone z przyczyn dotyczących
interesu ekonomicznego, sympatii politycznych lub narodowych, więzi rodzinnych
i emocjonalnych lub innych wspólnych interesów tworzących konflikt interesów.
II.4.2 Wszelka sytuacja stanowiąca lub prowadząca do konfliktu interesów w trakcie
realizacji Umowy będzie wymagała bezzwłocznego powiadomienia pisemnego NA.
Beneficjenci podejmą bezzwłocznie niezbędne kroki w kierunku naprawienia zaistniałej
sytuacji. NA zastrzega sobie prawo do sprawdzenia stanu rzeczywistego, czy podjęte przez
Beneficjentów w tym zakresie niezbędne środki są odpowiednie lub czy wymagają podjęcia
dodatkowych działań w ramach określonych terminów.
ARTYKUŁ II.5 – POUFNOŚĆ
II.5.1 NA i Beneficjenci zapewnią poufność informacji i dokumentów powstałych
w jakiejkolwiek formie, w związku z realizacją Umowy oraz tych wyraźnie wskazanych
pisemnie, jako poufne, które mogłyby zostać ujawnione w formie pisemnej czy ustnej.
II.5.2 Beneficjenci nie wykorzystają poufnych informacji i dokumentów z jakichkolwiek
innych powodów, niż tych związanych z wypełnieniem zobowiązań umownych, jeśli nie
będzie innych uzgodnień w tym zakresie z NA, potwierdzonych pisemnie.
II.5.3 NA i Beneficjenci będą związani postanowieniami Artykułu II.5.1 i II.5.2,
w okresie realizacji Umowy i pięciu lat licząc od dnia dokonania przez NA płatności
końcowej lub wysłania do Beneficjenta wezwania do zwrotu należnej NA kwoty
niewykorzystanego dofinansowania, jeśli strony Umowy nie zdecydują inaczej w następstwie
poniższych rozwiązań:
(a) strony niniejszej Umowy mogą zwolnić przeciwną stronę z obowiązku poufności
skracając ustalony okres wzajemnych zobowiązań, w opisanym powyżej zakresie;
(b) poufne informacje staną się dostępne publicznie za pomocą innych środków, niż te
naruszające obowiązek poufności, poprzez ujawnienie ich przez stronę, na której taki
obowiązek spoczywał,
(c) ujawnienie poufnych informacji będzie wymuszone obowiązującymi w tym zakresie
przepisami prawa.
ARTYKUŁ II.6 - PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
II.6.1 Przetwarzanie danych osobowych przez NA i KE
Wszelkie dane zawarte w Umowie będą poddane procesowi przetwarzania ich przez NA,
zgodnie z przepisami obowiązującego w tym zakresie prawa krajowego.
Wszelkie dane osobowe przechowywane w systemach informatycznych dostarczonych przez
KE będą przetwarzane przez NA zgodnie z Rozporządzeniem nr 45/2001 Parlamentu
6
Europejskiego i Rady z 2000-12-18 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich
danych.
Dane te będą przetwarzane wyłącznie przez administratora danych określonego w Artykule
I.6.1 w celu wdrażania, zarządzania i monitorowania realizacji Umowy, z wyjątkiem
przypadków przesyłania ich do podmiotów upoważnionych do monitoringu i kontroli
realizowanych zadań zawartych we wniosku o dofinansowanie, zgodnie z przepisami prawa
krajowego, mającego zastosowanie w Umowie.
Beneficjenci będą posiadać prawo dostępu do swoich danych osobowych w celu ich
uaktualnienia oraz będą mogli zwrócić się z zapytaniami do administratora danych,
określonego w Artykule I.6.1, w sprawach dotyczących ich przetwarzania.
Wszelkie dane osobowe zawarte w Umowie będą przetwarzane przez KE, zgodnie
z Rozporządzeniem (WE) Nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z 2000-12-18
o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje
i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych.
Beneficjenci będą posiadać prawo odwołania się w dowolnym czasie do Europejskiego
Inspektora Ochrony Danych.
II.6.2 Przetwarzanie danych osobowych przez Beneficjentów
W przypadku gdy zapisy Umowy wymagają od Beneficjenta przetwarzania danych
osobowych, Beneficjenci będą mogli postępować w tym zakresie jedynie pod nadzorem
administratora danych, określonego w Artykule I.6.1, w szczególności z uwzględnieniem
celu przetwarzania, rodzaju przetwarzanych danych, ich odbiorców i środków,
z wykorzystaniem których właściciel danych będzie mógł wykorzystać swoje prawa
przewidziane w tym zakresie przepisami.
Dostęp do danych osobowych udzielony przez Beneficjentów swoim pracownikom będzie
ograniczony do zakresu ściśle niezbędnego do realizacji, zarządzania i monitorowania
Umowy.
Beneficjenci zobowiązują się do zastosowania odpowiednich technicznych i organizacyjnych
zabezpieczeń przed ryzykiem związanym ze specyfiką przetwarzania danych osobowych
w celu:
(a)
zabezpieczenia przed dostępem do systemu informatycznego przetwarzającego dane
osobowe osób nieuprawnionych do tego, a w szczególności do:
(i) nieuprawnionego odczytywania, kopiowania, zmieniania lub/i usuwania nośników
pamięci z przechowywanymi danymi;
(ii) nieuprawnionego wprowadzania danych osobowych, jak również nieuprawnionego
ujawniania, zmieniania lub/i usuwania przechowywanych danych osobowych;
7
(iii) użytkowania przez osoby nieuprawnione systemów służących do przetwarzania
danych osobowych za pomocą urządzeń służących do ich transmisji;
(b)
zapewnienia osobom uprawnionym dostępu do systemu przetwarzania danych
osobowych w ściśle określonym zakresie danych i posiadanych do nich uprawnień;
(c)
ewidencji zakresu danych przekazanych konkretnej osobie i w określonym terminie;
(d)
zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane w imieniu stron trzecich będą
przetwarzane według procedur ustalonych przez NA;
(e)
zapewnienia, że w czasie przekazywania danych osobowych i transportu ich nośników
dane nie będą mogły być odczytane, skopiowane lub/i usunięte bez udzielonego
uprawnienia;
(f)
zaprojektowania struktury organizacyjnej w sposób zapewniający spełnienie wymagań
związanych z ochroną danych osobowych.
ARTYKUŁ II.7 – EKSPOZYCJA INFORMACJI O FINANSOWANIU UMOWY
Z FUNDUSZY UE
II.7.1 Informacje nt. finansowania Umowy z funduszy UE i wykorzystanie emblematów
UE
Beneficjenci solidarnie, w związku z realizowanym projektem, podczas wszelkiego rodzaju
komunikowania się na zewnątrz, włączając w to konferencje, seminaria lub wszelkie inne
przekazywane informacje lub w przypadku każdego rodzaju materiałów promocyjnych, tj.
broszurach, ulotkach, plakatach, prezentacjach itp., zaznaczą, że realizowany przez nich
projekt otrzymał dofinansowanie z funduszy UE i uwidoczni to za pomocą emblematów UE,
z wykorzystaniem logo i graficznej identyfikacji programu Erasmus+, zgodnie z wytycznymi
odnoszącymi się do identyfikacji wizualnej ww. programu opublikowanymi w formie
elektronicznej pod adresami:
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm i
http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf .
Podczas ekspozycji emblematów UE wraz z innymi znakami typu logo, emblemat UE musi
być odpowiednio uwidoczniony, zajmując znaczące miejsce wśród pozostałych znaków.
II.7.2 Zastrzeżenie wyłączające odpowiedzialność prawną NA i KE
Beneficjent w związku z realizowanym projektem, podczas wszelkiego rodzaju
komunikowania się na zewnątrz oraz w przypadku każdego rodzaju publikacji
rozpowszechnianych z użyciem wszelkiego rodzaju środków medialnych, zaznaczy, że
przekaz odzwierciedla wyłącznie pogląd autora i że NA oraz KE nie są odpowiedzialne za
wykorzystanie tych informacji w jakikolwiek sposób.
8
ARTYKUŁ
II.8
–
PRAWA NABYTE, WŁASNOŚĆ I WYKORZYSTANIE
REZULTATÓW Z WŁĄCZENIEM PRAW WŁASNOŚCI
INTELEKTUALNEJ I PRZEMYSŁOWEJ
II.8.1 Prawo własności Beneficjentów do rezultatów
Jeśli zapisy Umowy nie stanowią inaczej, własność rezultatów wypracowanych w projekcie,
włączając w to prawa własności przemysłowej i intelektualnej oraz raportów i innych
dokumentów, będą przysługiwać Beneficjentom.
II.8.2 Prawa nabyte własności przemysłowej i intelektualnej
Jeśli prawa własności przemysłowej i intelektualnej, włączając w to prawa stron trzecich,
istniały przed zawarciem Umowy, Beneficjenci ustalą listę praw własności i wykorzystania
nabytych praw własności przemysłowej i intelektualnej oraz przedstawią ją NA, jednak nie
później niż przed datą rozpoczęcia realizacji projektu.
Beneficjenci zapewnią, że posiadają pełnię praw na wykorzystanie wszelkich wcześniej
nabytych przemysłowych i intelektualnych praw własności w okresie realizacji Umowy.
II.8.3 Prawo wykorzystania rezultatów i praw nabytych przez NA i UE.
Bez naruszenia Artykułu II.1, II.3 i II.8.1, Beneficjenci przyznają NA lub/i UE prawo do
wykorzystania rezultatów wypracowanych podczas realizacji projektu, w następujących
celach:
(a)
wykorzystania ich do własnych potrzeb, w szczególności, udostępnienia ich osobom
pracującym dla NA, instytucjom, agencjom i organom UE oraz instytucjom państw
członkowskich UE, jak również w celu ich kopiowania, reprodukowania w całości lub
w części i w nieograniczonym nakładzie kopii;
(b)
udostępnienia opinii publicznej, w szczególności do publikacji w wersji papierowej,
elektronicznej i cyfrowej, przez Internet, włącznie ze stronami internetowymi UE,
zarówno zbiorów dostosowanych i niedostosowanych do elektronicznego pobierania,
publikowania ich z użyciem wszelkiego rodzaju technologii umożliwiających ich
transmisję, publiczną ekspozycję lub prezentację, przekaz poprzez serwisy informacji
prasowej, załączanie ich do szeroko dostępnych baz danych lub indeksów;
(c)
przekładu na języki obce,
(d)
umożliwienia indywidualnego dostępu na podstawie złożonego wniosku, bez prawa do
reprodukcji i wykorzystania, zgodnie z Rozporządzeniem (WE) Nr 1049/2001
Parlamentu Europejskiego i Rady z 2001-05-30, dotyczącym publicznego dostępu do
dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i KE;
(e)
przechowywania w wersji papierowej, elektronicznej i innych formatach;
(f)
archiwizowania zgodnie z procedurami obowiązującymi w tym zakresie w NA i KE;
9
(g)
prawa do wydawania zezwoleń lub udzielania podlicencji dotyczących trybu
wykorzystania rezultatów ustalonych w punkcie (b) i (c) z przeznaczeniem dla stron
trzecich.
Dodatkowe rodzaje przyznanych praw do wykorzystania rezultatów przez NA lub/i UE mogą
być ustalone w Warunkach Szczególnych (WS).
Beneficjenci zagwarantują NA lub/i UE nabycie praw do wykorzystania wszelkich wcześniej
nabytych praw własności przemysłowej i intelektualnej zawartych w wypracowanych
rezultatach projektu. Jeśli WS nie stanowią inaczej, wcześniej nabyte prawa własności
przemysłowej i intelektualnej zostaną wykorzystane w tym samym celu i zgodnie
z warunkami zastosowanymi do praw wykorzystania rezultatów projektu.
Informacja dotycząca praw autorskich właściciela będzie załączona w momencie ujawnienia
przez NA lub/i UE rezultatów projektu. Informacja ta otrzyma następujące brzmienie: ,,© –
rok – imię i nazwisko właściciela praw autorskich. Wszystkie prawa zastrzeżone. Wydanie
licencji dla – nazwa NA – pod warunkami’’ lub ,,© – rok – imię i nazwisko właściciela praw
autorskich. Wszystkie prawa zastrzeżone. Wydanie licencji dla UE pod warunkami”.
ARTYKUŁ II.9 – ZAWIERANIE UMÓW Z PODWYKONAWCAMI
II.9.1 Jeśli realizacja projektu wymaga udzielenia zamówień publicznych na towary, prace
lub usługi, przy wyborze oferty podczas udzielania zamówienia, Beneficjenci będą kierowali
się adekwatnością jej jakości w stosunku do oferowanej ceny lub w uzasadnionych
przypadkach, najniższą ceną oraz gdy ma to zastosowanie, ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych1. Postępując w powyższy sposób Beneficjenci będą unikać
również konfliktu interesów.
Beneficjent działający w charakterze instytucji zamawiającej w rozumieniu Dyrektywy
2014/24/UE Parlamentu Europejskiego i Rady z 2014-02-26 w sprawie zamówień
publicznych, uchylającej Dyrektywę 2004/18/WE lub podmiotu zamawiającego,
w rozumieniu Dyrektywy 2014/25/UE Parlamentu Europejskiego i Rady z 2014-02-26
w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej,
energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej Dyrektywę 2004/17/WE, powinien
przestrzegać obowiązujących krajowych przepisów dotyczących zamówień publicznych.
II.9.2 Beneficjenci będą ponosili wyłączną odpowiedzialność za realizację projektu
i przestrzeganie postanowień Umowy. Beneficjenci zapewnią, że każda umowa związana
z udzieleniem zamówień realizowanych w ramach Umowy, będzie zawierać postanowienia
mówiące, że wykonawca zamówienia nie będzie rościł sobie jakichkolwiek praw wobec NA,
w nawiązaniu do Umowy zawartej pomiędzy NA, a Beneficjentami.
II.9.3 Beneficjenci zapewnią, że warunki zawarte w Artykule II.3, II.4, II.5, II.8, II.20 i II.21,
będą miały zastosowanie w umowach z wykonawcą zamówienia.
1
ujednolicony tekst ustawy z 2004-01-29 Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907, z późn. zm.)
10
ARTYKUŁ II.10 – PODWYKONAWSTWO ZADAŃ STANOWIĄCYCH CZĘŚĆ
PROJEKTU
II.10.1 Umowa z podwykonawcą będzie umową zawartą w rozumieniu Artykułu II.9
i obejmie realizację zadań stanowiących część projektu przez stronę trzecią, jak określono
w Załączniku I.
II.10.2 Beneficjenci będą mogli zawrzeć umowę z podwykonawcą zadań stanowiących część
projektu pod warunkiem, że zostaną spełnione dodatkowe warunki do tych
wyszczególnionych w WS i Artykule II.9 WO Umowy:
(a)
podwykonawstwo obejmie jedynie realizację ograniczonej części projektu,
(b)
uzasadnieniem potrzeby zastosowania podwykonawstwa w projekcie będzie jego
charakter i to, co jest niezbędne do jego realizacji;
(c)
szacowane koszty podwykonawstwa będą w wyraźny sposób odzwierciedlone
w szacunkowym budżecie, określonym w Załączniku II,
(d)
wszelkie uzasadnienia potrzeby zastosowania podwykonawstwa w projekcie,
jeżeli nie uwzględniono tego wcześniej w Załączniku I, będą wymagały
wcześniejszego powiadomienia NA przez Koordynatora, a następnie zatwierdzenia
przez NA wprowadzonej zmiany, bez naruszenia Artykułu II.11.2;
(e)
Beneficjenci zapewnią, że warunki mające zastosowanie w Artykule II.7, znajdą
zastosowanie w umowie z podwykonawcą.
ARTYKUŁ II.11 WPROWADZANIE ZMIAN DO UMOWY
II.11.1 Wszelkie zmiany Umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej.
II.11.2 Wprowadzona do Umowy zmiana nie będzie miała na celu naruszenia podstawy
decyzji NA dotyczącej przyznania dofinansowania, w tym nie będzie sprzeczna
z równoprawnym traktowaniem wnioskodawcom.
II.11.3 Każdy wniosek dotyczący potrzeby wprowadzenia do Umowy zmiany powinien być
należycie uzasadniony i przesłany do drugiej strony Umowy w odpowiednim czasie, tj.
w żadnym przypadku nie później niż 30 dni przed zakończeniem okresu ustalonego
w Artykule I.2.2, z wyjątkiem przypadków należycie uzasadnionych przez stronę
wnioskującą i zaakceptowanych przez drugą ze stron Umowy.
II.11.4 Wniosek o wprowadzenie zmiany do Umowy w imieniu Beneficjentów będzie
składał Koordynator.
II.11.5 Zmiany w formie aneksu do Umowy wejdą w życie z dniem podpisania ich przez
ostatnią ze stron Umowy lub z dniem akceptacji wniosku dotyczącego potrzeby
wprowadzenia zmiany.
11
Zmiany do Umowy będą obowiązywać od dnia uzgodnionego przez strony Umowy lub
w przypadku braku takiego uzgodnienia, od dnia wejścia ich w życie.
ARTYKUŁ II.12 - CESJA PRAW - PRZENIESIENIE PRAW DOTYCZĄCYCH
PŁATNOŚCI NA STRONY TRZECIE
II.12.1 Roszczenia przysługujące Beneficjentom wobec NA, dotyczące płatności w ramach
Umowy, nie mogą być przenoszone na strony trzecie, poza należycie uzasadnionymi
przypadkami gdy sytuacja tego wymaga.
Przeniesienie praw na strony trzecie jest jedynie wiążące, jeśli NA zaakceptuje je na
podstawie pisemnego uzasadnienia w formie wniosku złożonego przez Koordynatora
w imieniu Beneficjentów. W przypadku braku takiej akceptacji lub nieprzestrzegania
określonych przez nią warunków, ww. przeniesienie nie odniesie skutku prawnego wobec
NA.
II.12.2 W żadnym przypadku przeniesienie praw nie będzie oznaczało zwolnienia
Beneficjentów z ich zobowiązań wobec NA.
ARTYKUŁ II.13 – DEFINICAJA SIŁY WYŻSZEJ
II.13.1 Siła wyższa oznacza każdą nieprzewidywalną wyjątkową sytuację lub działanie,
pozostające poza kontrolą stron, które uniemożliwiają jednej z nich spełnienie danego
dowolnego zobowiązania wynikającego z Umowy, co nie wynika z błędu lub zaniedbania
danej strony Umowy, jej podwykonawców, podmiotów zależnych lub osób trzecich
uczestniczących w realizacji projektu, a które to sytuacje okazują się być nieuniknione,
pomimo dołożenia należytej staranności z każdej ze stron Umowy. Wszelkie wady usług,
sprzętu, materiałów lub opóźnienia w ich dostawie, o ile nie wynikają bezpośrednio
z działania siły wyższej, jak również spory pracownicze, strajki lub trudności finansowe, nie
mogą być uznane za siłę wyższą.
II.13.2 Strona, która spotkała się z działaniem siły wyższej będzie zobowiązana od momentu
jej zaistnienia w sposób bezzwłoczny i oficjalny powiadomić pozostałe strony Umowy
z podaniem jej charakteru, prawdopodobnego czasu jej trwania i możliwych do przewidzenia
jej skutków.
II.13.3 Strony Umowy podejmą niezbędne środki w celu ograniczenia powstania wszelkich
szkód wynikłych z działania siły wyższej i powinny uczynić wszystko w celu wznowienia
realizacji projektu w możliwie najszybszym terminie.
II.13.4 Strona, która spotkała się z działaniem siły wyższej nie będzie pociągnięta do
odpowiedzialności za naruszenie swoich obowiązków spoczywających na niej
w ramach Umowy, jeśli została pozbawiona możliwości wypełnienia ich przez działanie siły
wyższej.
12
ARTYKUŁ II.14 – ZAWIESZENIE REALIZACJI PROJEKTU
II.14.1 Zawieszenie realizacji projektu przez Beneficjentów
Koordynator w imieniu Beneficjentów będzie mógł zawiesić realizacje projektu lub jego
część/-ci, jeśli nadzwyczajne warunki lub nadmierne utrudnienia spowodowały jego
kontynuację niemożliwą, a w szczególności w przypadku wystąpienia siły wyższej.
Koordynator bezzwłocznie poinformuję NA o potrzebie zawieszenia realizacji projektu,
uzasadniając tego powody i szczegóły, z tym związane oraz wskaże przewidywaną datę
wznowienia jego realizacji.
Do momentu gdy Umowa lub udział Beneficjentów w projekcie nie zostanie
wypowiedziana/-y, zgodnie z Artykułem II.15.1, II.15.2 lub II.15.3.1, w punkcie (c) lub (d),
Koordynator wznowi działanie, gdy tylko pozwolą na to warunki, i poinformuje o tym
bezzwłocznie NA, przedstawiając swój wniosek z prośbą o wystawienie aneksu do Umowy,
zgodnie z Artykułem II.14.3.
II.14.2 Zawieszenie realizacji projektu przez NA
II.14.2.1 NA może zawiesić realizację całego projektu lub jego część/-ci:
(a) jeśli posiada dowody na to, że Beneficjent dopuścił się popełnienia poważnych błędów,
nieprawidłowości lub oszustwa na etapie przyznawania dofinansowania lub realizacji
projektu lub jeśli Beneficjent nie wywiązał się ze swoich zobowiązań spoczywających na nim
w ramach Umowy;
(b) jeśli podejrzewa, że Beneficjent dopuścił się popełnienia poważnych błędów,
nieprawidłowości lub oszustwa lub naruszył wypełnienie swoich obowiązków na etapie
przyznawania dofinansowania lub realizacji projektu i w konsekwencji tego NA potrzebuje
sprawdzić czy powyższe zabronione działania wystąpiły w rzeczywistości.
II.14.2.2 Przed zawieszeniem realizacji działania NA powiadomi oficjalnie Koordynatora
o zamiarze zawieszenia z podaniem swoich powodów, a w przypadkach określonych
w punkcie (a) Artykułu II.14.2.1, przedstawi warunki wznowienia realizacji projektu.
Koordynator w imieniu wszystkich Beneficjentów, będzie poproszony do złożenia wyjaśnień
w sprawie w ciągu 30 dni od otrzymania wyżej opisanego powiadomienia.
NA oficjalnie powiadomi Koordynatora, jeśli po dokonaniu analizy jego wyjaśnień
zdecyduje uchylić zawieszenie realizacji projektu.
W przypadku gdy Koordynator nie złoży żadnych wyjaśnień lub jeśli po złożeniu ich NA
podejmie decyzję o kontynuacji zawieszenia, NA będzie mogła to uczynić powiadamiając
o tym oficjalnie Koordynatora, z podaniem swoich powodów dotyczących kontynuacji
zawieszenia, a w przypadkach określonych w punkcie (a), Artykułu II.14.2.1, przedstawi
warunki wznowienia
realizacji
projektu
lub
w przypadkach określonych
w punkcie (b), Artykułu II.14.2.1, wskaże termin przeprowadzenia przez NA niezbędnej
kontroli w tym zakresie.
13
Koordynator bezzwłocznie poinformuje pozostałych Beneficjentów. Zawieszenie będzie
obowiązywać po upływie pięciu dni, licząc od dnia następnego po otrzymaniu
powiadomienia przez Koordynatora lub w późniejszym terminie, określonym
w powiadomieniu.
W celu wznowienia realizacji projektu, Beneficjenci dołożą wszelkich starań spełniając
warunki zawarte w wyżej opisanym powiadomieniu, w możliwie najszybszym terminie
i powiadomi NA o wszelkich poczynionych postępach w tej sprawie.
Do momentu gdy Umowa lub udział Beneficjentów w projekcie nie zostanie
wypowiedziana/-y, zgodnie z Artykułem II.15.1, II.15.2 lub II.15.3.1, w punkcie (c) lub (i)
i gdy NA, tak szybko, jak to będzie możliwe uzna, że warunki wznowienia zostały spełnione
lub gdy niezbędna kontrola została przez NA przeprowadzona, włącznie z tą
w siedzibach Koordynatora lub/i Beneficjentów, NA oficjalnie powiadomi o tym
Koordynatora i poprosi go o złożenie wniosku o wystawienie aneksu do Umowy, zgodnie
z postanowieniami Artykułu II.14.3.
II.14.3 Skutki zawieszenia realizacji projektu
Jeśli wznowienie realizacji projektu będzie mogło nastąpić i jeśli Umowa nie została
wypowiedziana, zostanie wystawiony aneks do Umowy, zgodnie z Artykułem II.11, w celu
ustalenia terminu wznowienia realizacji projektu i przedłużenia jego okresu trwania, jak
również dokonania modyfikacji niezbędnych do dostosowania jego realizacji do nowych
powstałych warunków.
Zawieszenie uznaje się za uchylone począwszy od dnia wznowienia projektu, uzgodnionego
na powyższych zasadach, określonych w ww. akapicie. Termin wznowienia może być
wcześniejszy niż data wejścia w życie aneksu.
Wszelkie koszty w okresie zawieszenia, poniesione przez Beneficjentów na realizację
zawieszonego projektu lub jego części, nie będą zwrócone lub pokryte przez dofinansowanie
w ramach niniejszej Umowy.
Prawo przysługujące NA do zawieszenia realizacji projektu lub udziału w nim Beneficjentów
nie narusza jej praw do wypowiedzenia Umowy zgodnie z Artykułem II.15.3 i prawa
zmniejszenia dofinansowania lub odzyskania kwot nienależnie wypłaconych, zgodnie
z Artykułem II.18.4 i II.19.
Żadna ze stron Umowy nie jest uprawniona do żądania odszkodowania z tytułu zawieszenia
realizacji projektu, spowodowanego przez jedną ze stron.
ARTYKUŁ II.15 – WYPOWIEDZENIE UMOWY
II.15.1 Wypowiedzenie Umowy przez Koordynatora
W należycie uzasadnionych przypadkach, Koordynator w imieniu Beneficjentów, będzie
mógł wypowiedzieć Umowę za pomocą oficjalnego powiadomienia NA w sprawie,
przedstawiając precyzyjnie powody, z określeniem terminu obowiązywania wypowiedzenia.
14
Dla skuteczności wypowiedzenia Umowy przez Koordynatora, powiadomienie powinno być
wysłane do NA z odpowiednim wyprzedzeniem, tj. przed upływem terminu wypowiedzenia.
W przypadku gdy Koordynator nie przedstawi uzasadnienia wypowiedzenia Umowy lub gdy
zostanie ono uznane przez NA za niewystarczające, NA oficjalnie powiadomi Koordynatora
o stanowisku w sprawie, uznając wypowiedzenie Umowy za nieprawidłowe, z wszelkimi
z tego płynącymi konsekwencjami, ustalonymi w czwartym akapicie Artykułu II.15.4.
II.15.2 Wypowiedzenie uczestnictwa jednemu lub większej liczbie Beneficjentów przez
Koordynatora
W przypadkach należycie uzasadnionych, uczestnictwo jednego lub większej liczby
Beneficjentów w ramach Umowy może zostać wypowiedziane przez Koordynatora,
działającego na wniosek jednego lub większej liczby Beneficjentów albo w imieniu
wszystkich Beneficjentów. Powiadamiając o wypowiedzeniu NA, Koordynator załączy
uzasadnienie wypowiedzenia, stanowisko Beneficjenta/-ów, którego/-ych to bezpośrednio
dotyczy w sprawie, termin obowiązywania wypowiedzenia i propozycję pozostałych
w projekcie Beneficjentów dotyczącą realokacji zadań pomiędzy tymi ostatnimi
i w stosownych przypadkach, wyznaczenia niezbędnych zastępstw gwarantujących przejęcie
wraz z zadaniami wszelkich praw i obowiązków wynikających z Umowy. Powyższe
powiadomienie będzie wysłane przed terminem wejścia w życie wypowiedzenia.
W przypadku gdy Koordynator nie przedstawi uzasadnienia wypowiedzenia, zgodnie
z warunkami opisanymi w powyższym akapicie lub gdy NA uzna przedstawione
uzasadnienie za niewystarczające, powiadomi oficjalnie o swoim stanowisku w sprawie
Koordynatora z wyjaśnieniem podstaw swojej decyzji i uznana tym samym, że
wypowiedzenie zostało przeprowadzone w sposób nieprawidłowy, z wszelkimi z tego
płynącymi konsekwencjami, określonymi w czwartym akapicie Artykułu II.15.4.
Bez naruszenia Artykułu II.11.2, w celu wprowadzenia niezbędnych modyfikacji
dotyczących realizacji projektu, zostanie wystawiony aneks do Umowy.
II.15.3 Wypowiedzenie Umowy lub uczestnictwa jednego lub większej liczby
Beneficjentów przez NA
II.15.3.1
NA może podjąć decyzję o wypowiedzeniu Umowy lub uczestnictwa jednego lub
większej liczby Beneficjentów w następujących okolicznościach:
(a) jeśli zmiana sytuacji prawnej, finansowej, technicznej, organizacyjnej lub własnościowej
może znacząco wpłynąć na realizacje Umowy lub podważyć decyzję NA o przyznaniu
dofinansowania;
(b) jeśli w następstwie wypowiedzenia udziału w projekcie jednego lub większej liczby
Beneficjentów, niezbędne zmiany w realizacji projektu mogłyby zakwestionować decyzje
przyznania dofinansowania lub mogłoby spowodować nierówne traktowanie pozostałych
wnioskodawców programu;
(c) jeśli Beneficjenci nie realizują projektu zgodnie z Załącznikiem I lub nie spełniają
pozostałych istotnych, ciążących na nich zobowiązań, zgodnych z postanowieniami Umowy;
15
(d) w przypadku działania siły wyższej, o której mowa w Artykule II.13 lub w przypadku
zawieszenia realizacji projektu przez Koordynatora w wyniku nadzwyczajnych okoliczności,
o których mowa w Artykule II.14, gdzie wznowienie realizacji projektu jest niemożliwe lub
gdy niezbędne do wprowadzenia zmiany do Umowy podważają decyzję przyznania
dofinansowania lub mogą spowodować nierówne traktowanie wnioskodawców;
(e) jeśli Beneficjent ogłosił upadłość, jest w stanie likwidacji, podlega jurysdykcji sądów,
w tym prawomocnych wyroków sądowych, zawarł układ pojednawczy z wierzycielami,
zawiesił działalność gospodarczą, jest podmiotem postępowań o podobnym jw. charakterze
lub w analogicznej do nich sytuacji, wynikającej z prowadzonych wobec niego podobnych
postępowań przewidzianych ustawodawstwem krajowym;
(f) jeśli Beneficjent lub jakakolwiek osoba powiązana z nim, określona w drugim akapicie
powyższego Artykułu została uznana winną poważnych wykroczeń zawodowych,
udowodnionych w jakikolwiek sposób;
(g) jeśli Beneficjent nie wywiązuje się ze swoich obowiązków związanych z opłacaniem
należności publicznoprawnych, w tym składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz
podatków, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa krajowego,
w miejscu gdzie prowadzi działalność gospodarczą lub realizuje projekt;
(h) jeśli NA posiada dowody, że Beneficjent lub jakakolwiek osoba z nim powiązana,
określona w drugim akapicie powyższego Artykułu, dopuściła się oszustwa, korupcji lub
miała udział w organizacji przestępczej, praniu brudnych pieniędzy lub w innych
niezgodnych z prawem działań szkodzących interesowi UE;
(i) jeśli NA posiada dowody, że Beneficjent lub jakakolwiek osoba z nim powiązana,
określona w drugim akapicie powyższego Artykułu, dopuściła się znaczących błędów,
nieprawidłowości lub oszustwa na etapie przyznawania dofinansowania lub realizacji
projektu, włączając w to, złożenie fałszywych informacji lub niezłożenie wymaganych
informacji niezbędnych do uzyskania dofinansowania w ramach Umowy;
(j) jeśli została złożona przez Beneficjentów skarga na Koordynatora, że ten ostatni nie
realizuje projektu zgodnie z Załącznikiem I lub nie wypełnia istotnych obowiązków
spoczywających na nim, zgodnie z warunkami Umowy.
W celu doprecyzowania określenia zawartego w ww. punktach (f), (h) i (i), tzn. jakakolwiek
osoba powiązana, oznacza osobę fizyczną umocowaną do reprezentacji prawnej Beneficjenta
lub podejmowania decyzji w jego imieniu.
II.15.3.2 Przed wypowiedzeniem Umowy lub uczestnictwa jednego lub większej liczby
Beneficjentów, NA oficjalnie powiadomi Koordynatora o zamiarze wypowiedzenia,
uzasadniając powody swej decyzji z jednoczesnym zaproszeniem Koordynatora do
przedstawienia w ciągu 45 dni od daty otrzymania powiadomienia, swojego stanowiska
w sprawie w imieniu Beneficjentów, a w przypadku określonym w Artykule II.15.2.1,
w punkcie (b), do poinformowania NA o działaniach podjętych w celu zapewnienia dalszego
wypełniania przez Beneficjentów zobowiązań wynikających z postanowień Umowy.
16
Jeśli analiza stanowiska Koordynatora w sprawie powiadomienia o wypowiedzeniu Umowy
przez NA sprawi, że NA zdecyduje wstrzymać wypowiedzenie, wtedy NA w sposób
oficjalny powiadomi Koordynatora o zmianie decyzji.
Jeśli Koordynator nie przestawi swojego stanowiska w sprawie powiadomienia
o wypowiedzeniu Umowy przez NA lub jeśli NA uzna je za niewystarczające, NA może
wypowiedzieć Umowę lub uczestnictwo jednego lub większej liczby Beneficjentów,
wysyłając oficjalne powiadomienie do Koordynatora z uzasadnieniem powodów podjęcia
powyższej decyzji.
W przypadkach odnoszących się do Artykułu II.15.3.1, jego punktu (a), (b), (c), (e) i (g),
oficjalne powiadomienie będzie określać termin obowiązywania wypowiedzenia.
W przypadkach odnoszących się do Artykułu II.15.3.1, punktu (d), (f), (h) i (i) termin
wypowiedzenia Umowy będzie obowiązywać z dniem następującym po dniu otrzymania
powiadomienia przez Koordynatora.
II.15.4 Konsekwencje wypowiedzenia Umowy
W przypadku gdy Umowa została wypowiedziana, płatności NA będą ograniczone do kwoty
ustalonej zgodnie z Artykułem II.18, tj. na podstawie kwalifikowanych kosztów
poniesionych przez Beneficjentów i bieżącego stanu realizacji projektu na dzień
obowiązywania wypowiedzenia. Koszty związane z bieżącymi zobowiązaniami, które nie
będą związane ze stanem realizacji projektu do dnia wypowiedzenia Umowy, nie będą brane
pod uwagę. Koordynator będzie miał 60 dni od dnia obowiązywania wypowiedzenia
Umowy, jak przewidziano w Artykule II.15.1 i II.15.3.2, na przygotowanie wniosku
o płatność końcową, zgodnie z Artykułem I.4.3. Jeśli wniosek o płatność końcową nie
zostanie złożony w powyższym terminie, NA nie dokona refundacji lub nie pokryje żadnych
kosztów, które nie zostały zawarte lub dostatecznie uzasadnione w zatwierdzonych przez NA
w raportach przejściowym/postępu2 lub końcowym. Zgodnie z Artykułem II.19, NA odzyska
wszelkie kwoty dotychczas wypłacone, jeśli wykorzystanie ich nie jest należycie uzasadnione
w raporcie przejściowym/postępu3 lub końcowym.
W przypadku gdy uczestnictwo Beneficjenta zostało wypowiedziane, Beneficjent, którego to
dotyczy złoży do Koordynatora raport z realizacji projektu i jeśli będzie miało to
zastosowanie sprawozdanie finansowe pokrywające okres od następnego dnia po ostatnim
dniu poprzedniego sprawozdanego NA okresu, zgodnie z Artykułem I.4, do terminu
wypowiedzenia. Powyższe dokumenty zostaną złożone w odpowiednim terminie,
umożliwiając tym samym Koordynatorowi wystawienie wniosku o płatność. Jedynie koszty
poniesione przez Beneficjenta do terminu wypowiedzenia uczestnictwa zostaną refundowane
lub pokryte przez dofinansowanie. Koszty związane z bieżącymi zobowiązaniami
niekwalifikowane do poniesienia przed terminem wypowiedzenia nie zostaną zwrócone.
Wniosek o płatność dla zainteresowanego Beneficjenta będzie dołączony do najbliższego
2
w zależności, który rodzaj raportu przejściowy lub postępu (w zależności od posiadanych funkcji, ostatecznie określonych
przez KE) będzie miał zastosowanie podczas realizacji projektu realizowanego w ramach danej akcji/działaniu/sektorze
programu E+
3
patrz przypis 2
17
wniosku złożonego przez Koordynatora, zgodnie z harmonogramem określonym w Artykule
I.4.
W przypadku gdy NA, zgodnie z Artykułem II.15.3.1, jego punktem (c), wypowie Umowę ze
względu na zaniechanie przygotowania przez Koordynatora wniosku o płatność końcową
oraz po wysłaniu do niego ponaglenia w tej sprawie, tj. informacji o niewywiązywaniu się
Koordynatora ze swoich zobowiązań odnośnie terminów ustalonych w Artykule I.4.5,
zostanie zastosowany pierwszy akapit bieżącego Artykułu z zastrzeżeniem następujących
przypadków:
(a) będzie zbyt mało czasu, licząc od terminu obowiązywania wypowiedzenia, na
przygotowanie przez Koordynatora wniosku o płatność końcową, w okresie od dnia
wypowiedzenia Umowy, zgodnie z Artykułem I.4.3;
(b) NA nie zwróci lub nie pokryje jakichkolwiek poniesionych przez Beneficjentów kosztów,
które nie zostały ujęte lub nie zostały uzasadnione w raporcie przejściowym/postępu4 lub
końcowym, począwszy od terminu wypowiedzenia Umowy lub końca okresu ustalonego w
Artykule I.2.2, w zależności od tego, który z nich jest krótszy.
Dodatkowo do pierwszego i trzeciego akapitu bieżącego Artykułu, w przypadku gdy Umowa
lub uczestnictwo Beneficjenta będzie wypowiedziana/-e w sposób nieprawidłowy przez
Koordynatora, w rozumieniu Artykułu II.15.1 i II.15.2 lub w przypadku gdy Umowa będzie
wypowiedziana przez NA, na podstawie Artykułu II.15.3.1, jego punktu (c), (f), (h) i (i), NA
może zmniejszyć dofinansowanie lub odzyskać kwoty nienależnie wypłacone, zgodnie z
Artykułem II.18.4 i II.19, w proporcji do ciężaru uchybień w opisywanym przedmiocie i po
przedstawieniu przez Koordynatora, a w stosownych przypadkach przez zainteresowanych
Beneficjentów swojego stanowiska w sprawie.
Żadna ze stron Umowy nie będzie rościć sobie odszkodowania z tytułu wypowiedzenia
Umowy przez którąkolwiek ze stron.
CZĘŚĆ B - WARUNKI FINANSOWE
ARTYKUŁ II.16 - KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW
II.16.1
Warunki
kwalifikowalności
udziału
ryczałtowego
w
dofinansowaniu
Jeśli dofinansowanie w ramach Umowy przybierze formę udziału ryczałtowego, obliczonego
z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych, obliczone kwoty udziału w ramach
danej kategorii kosztów muszą spełniać następujące warunki:
(a) muszą być rzeczywiście wykorzystane lub wykazane w okresie ustalonym
w Artykule I.2.2;
(b) muszą być niezbędne dla realizacji projektu lub muszą być przez niego wytworzone,
4
programu E+
18
(c) obliczone kwoty udziałów ryczałtowych w ramach danej kategorii kosztów muszą
poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte
odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową,
wyszczególnioną w Artykule II.16.2.
II.16.2 Obliczanie udziału ryczałtowego w ramach określonych kategorii kosztów
budżetu
II.16.2.1 Akcja 1 – Edukacja szkolna/Edukacja dorosłych
A.
Podróż
(a) Obliczanie kwoty dofinansowania: kwota udziału ryczałtowego obliczona będzie
za pomocą iloczynu liczby uczestników, włącznie z osobami towarzyszącymi
biorącymi udział w określonej kategorii wyjazdu uwzględniającej dystans podróży
i ryczałtowej stawki jednostkowej właściwej ww. kategorii, jak określono
w Załączniku III. Udział ryczałtowy zależny od stawki związanej
z dystansem podróży będzie pokrywał jej koszty, z miejsca wyjazdu, do miejsca
przyjazdu i z powrotem.
(b) Kwalifikowalność działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo w sprawozdanej podróży za granicą.
(c) Dokumenty potwierdzające:
-
Dla
podróży
odbywającej
się
pomiędzy
organizacją
wysyłającą
a przyjmującą: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą w formie
zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą z podaniem imienia
i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia
i zakończenia;
-
W przypadkach podróży z lokalizacji innej, niż miejsce zamieszkania uczestnika/
gdzie posiada swoją siedzibę organizacja wysyłająca5 i/lub do lokalizacji innej, niż
ta gdzie posiada swoją siedzibę organizacja przyjmująca, co będzie prowadziło
do zmiany stawki jednostkowej zależnej od dystansu podróży: Beneficjent
przedstawi informację nt. rzeczywistej trasy przejazdu udokumentowaną biletami
podróżnymi lub fakturami/rachunkami za nie, z podaniem miejsca wyjazdu
i przyjazdu.
B.
Wsparcie idywidualne
za pomocą iloczynu liczby dni/miesięcy przypadających na uczestnika, włączając
osoby towarzyszące i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na
dzień/miesiąc, w określonej kategorii właściwej dla kraju przyjmującego, jak
określono w Załączniku III.
5
w zależności od uzgodnień pomiędzy KE a NA, o których Beneficjent zostanie powiadomiony
19
(b) Kwalifikowalność
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo w sprawozdanym działaniu za
granicą.
(c) Dokumenty potwierdzające: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą
w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą
z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego
daty rozpoczęcia i zakończenia.
C.
Wsparcie organizacyjne
za pomocą iloczynu liczby uczestnictw w mobilnościach i ryczałtowej stawki
jednostkowej, jak określono w Załączniku III. Łączna liczba osób objęta powyższą
kategorią dofinansowania nie będzie uwzględniała osób towarzyszących uczestnikom
podczas ich działań za granicą.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
granicą.
D.
Opłata za udział w kursie
za pomocą iloczynu liczby dni przewidzianych na określony kurs
i ryczałtowej stawki jednostkowej, jak określono w Załączniku III.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo kursie za granicą, z określonym
zakresem programowym, za udział w którym należało uiścić opłatę.
(c) Dokumenty potwierdzające: potwierdzenie zarejestrowania uczestnictwa
w kursie i opłaty za niego wniesionej, w formie faktury lub innego zaświadczenia
wystawionego i podpisanego przez organizatora kursu, z podaniem imienia
i nazwiska uczestnika kursu, tytułu odbytego kursu, jak również daty rozpoczęcia
i zakończenia uczestnictwa słuchacza w tymże kursie.
II.16.2.2 Akcja 1 - Kształcenie i szkolenie zawodowe
A.
Podróż
(a) Obliczanie kwoty dofinansowania: kwota udziału ryczałtowego obliczona będzie za
pomocą iloczynu liczby uczestników, włącznie z osobami towarzyszącymi, biorącymi
udział w określonej kategorii wyjazdu uwzględniającej dystans podróży
w Załączniku III. Udział ryczałtowy zależny od stawki związanej
20
z dystansem podróży będzie pokrywał jej koszty, z miejsca wyjazdu, do miejsca
przyjazdu i z powrotem.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo w sprawozdanym działaniu.
-
Dla
podróży
odbywającej
się
pomiędzy
organizacją
wysyłającą
i zakończenia;
-
i przyjazdu.
B.
Wsparcie idywidualne
pomocą iloczynu liczby dni/miesięcy przypadających na uczestnika, włączając osoby
towarzyszące i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na dzień/miesiąc,
w określonej kategorii właściwej dla kraju przyjmującego, jak określono
w Załączniku III. W przypadku niepełnego miesiąca w ramach mobilności
długoterminowych, dofinansowanie będzie obliczone za pomocą iloczynu liczby dni
niepełnego miesiąca i 1/30 (jednej trzydziestej) ryczałtowej stawki jednostkowej,
określonej dla pełnego miesiąca.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
granicą.
C. Wsparcie organizacyjne
za pomocą iloczynu liczby uczestnictw w mobilnościach i ryczałtowej stawki
jednostkowej, jak określono w Załączniku III. Osoby towarzyszące uczestnikom
mobilności za granicą nie będą zakwalifikowane do liczby uczestników biorących
udział w samej mobilności.
6
21
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
granicą.
w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą z podaniem
imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty
rozpoczęcia i zakończenia.
D. Wsparcie językowe (dotyczy wyłącznie nauki języków nieobjętych systemem
wsparcia językowego on-line (OLS))
(a) Obliczanie kwoty dofinansowania: kwota dofinansowania wyrażona będzie za
pomocą iloczynu liczby uczniów biorących udział w kursie językowym
i ryczałtowej stawki jednostkowej, jak określono w Załączniku III.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo w kursie języka obcego
obowiązującego podczas pracy za granicą.
-
potwierdzenie uczestnictwa w kursie językowym w formie zaświadczenia
podpisanego przez organizatora kursu z podaniem imienia i nazwiska uczestnika
kursu, języka wykładowego, jak również zakresu programowego kursu oraz daty jego
rozpoczęcia i zakończenia lub
-
faktura/rachunek za zakup materiałów służących w trakcie kursu językowego
z podaniem w treści faktury/rachunku, języka obcego, do nauki którego materiały
służyły, nazwy i adresu podmiotu wystawiającego, kwotę i walutę i datę wystawienia
faktury/rachunku lub
-
w przypadku kursu językowego przeprowadzonego bezpośrednio przez
Beneficjenta: potwierdzenie uczestnictwa w kursie językowym w formie
oświadczenia podpisanego przez uczestnika kursu, z datą podpisania, z podaniem
imienia i nazwiska uczestnika, języka wykładowego, jak również zakresu
programowego kursu oraz jego daty rozpoczęcia i zakończenia.
II.16.2.3 Akcja 1 – Szkolnictwo wyższe (SW)
Mobilność pracowników
A. Podróż
za pomocą iloczynu liczby uczestników biorących udział w określonej kategorii
wyjazdu pod względem dystansu podróży i ryczałtowej stawki jednostkowej
właściwej ww. kategorii, jak określono w Załączniku III. Udział ryczałtowy zależny
od stawki związanej z dystansem podróży będzie pokrywał jej koszty, z miejsca
wyjazdu, do miejsca przyjazdu i z powrotem.
22
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo w sprawozdanej podróży.
-
Dla
podróży
odbywającej
się
pomiędzy
organizacją
wysyłającą
i zakończenia.
-
W przypadkach podróży z lokalizacji innej, niż ta gdzie posiada swoją siedzibę
organizacja wysyłająca i/lub do lokalizacji innej, niż ta gdzie posiada swoją
siedzibę organizacja przyjmująca, co będzie prowadziło do zmiany stawki
jednostkowej zależnej od dystansu podróży: Beneficjent przedstawi informację nt.
rzeczywistej trasy przejazdu udokumentowaną biletami podróżnymi lub
fakturami/rachunkami za nie, z podaniem miejsca wyjazdu i przyjazdu.
B. Wsparcie idywidualne
pomocą iloczynu liczby dni/miesięcy przypadających na uczestnika i ryczałtowej
stawki jednostkowej przypadającej na dzień/miesiąc, w określonej kategorii
właściwej dla kraju przyjmującego, jak określono w Załączniku III.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowanie będzie rzeczywiste uczestnictwo w sprawozdanym działaniu za
granicą.
w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą z podaniem
imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty
rozpoczęcia i zakończenia.
Mobilność studentów
A.
Podróż
Dotyczy wyłącznie mobilności w ramach Akcji 1. SW, pomiędzy krajami
programu:
Udział ryczałtowy w kosztach podróży będzie miał zastosowanie dla organizacji
wysyłających z krajów i regionów peryferyjnych (regiony peryferyjne, Cypr,
Islandia, Malta oraz kraje i Terytoria Zamorskie).
programu a krajami partnerskimi:
Udział ryczałtowy w kosztach podróży pomiędzy krajami programu a krajami
partnerskimi będzie miał zastosowanie do wszelkich podróży pomiędzy krajami
programu a krajami partnerskimi.
23
za pomocą iloczynu liczby wysłanych studentów biorących udział w określonej
kategorii wyjazdu pod względem dystansu podróży i ryczałtowej stawki jednostkowej
właściwej ww. kategorii, jak określono w Załączniku III. Udział ryczałtowy zależny
od stawki związanej z dystansem podróży będzie pokrywał jej koszty, z miejsca
wyjazdu, do miejsca przyjazdu i z powrotem.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
Zaświadczenie wystawione przez organizację przyjmującą z podaniem:
-
imienia i nazwiska studenta,
-
daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności za granicą, w następujących
przypadkach:
(i) Wykaz zaliczeń (lub zaświadczenie od uczelni przyjmującej), w przypadku
wyjazdu na studia,
(ii) Certyfikat odbytej praktyki (lub zaświadczenie od uczelni przyjmującej),
w przypadku wyjazdu na praktykę;
-
B.
fakturami/rachunkami za nie, z podaniem miejsca wyjazdu i przyjazdu.
Wsparcie indywidualne
(a) Obliczanie kwoty dofinansowania: kwota dofinansowania będzie wyrażona za
pomocą iloczynu liczby miesięcy przypadających na studenta i ryczałtowej stawki
jednostkowej, w określonej kategorii właściwej dla kraju przyjmującego, jak
określono w Załączniku III. W przypadku niepełnego miesiąca w ramach mobilności
niepełnego miesiąca i 1/30 (jednej trzydziestej) stawki kosztu jednostkowego,
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
granicą.
Zaświadczenie wystawione przez organizację przyjmującą z podaniem:
-
imienia i nazwiska studenta,
24
-
daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności za granicą w następujących
przypadkach:
(i) Wykaz zaliczeń (lub zaświadczenie od uczelni przyjmującej), w przypadku
wyjazdu na studia,
(ii) Certyfikat odbytej praktyki (lub zaświadczenie od uczelni przyjmującej),
w przypadku wyjazdu na praktykę.
Mobilności pracowników i studentów
programu:
(a) Obliczanie kwoty dofinansowania: kwota dofinansowania będzie wyrażona
iloczynem liczby mobilności i ryczałtowej stawki jednostkowej, jak określono
w Załączniku III. Łączna liczba mobilności uwzględniona w kalkulacji kategorii
Wsparcia organizacyjnego obejmować będzie wszystkich wysłanych studentów
i pracowników, którzy wzięli udział w mobilnościach zagranicznych, włączając
mobilności z zerowym dofinansowaniem z funduszy programu Erasmus+ UE, przez
cały okres trwania mobilności, jak również zaproszonych pracowników
z zagranicznych przedsiębiorstw przyjeżdżających w celu odbycia mobilności.
Łączna liczba osób objęta powyższą kategorią dofinansowania nie będzie
uwzględniała osób towarzyszących uczestnikom podczas ich działań za granicą.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymania
granicą.
w formie stosowanej powyżej dla kategorii Wsparcie indywidualne.
Dotyczy wyłącznie mobilności w ramach Akcji 1. SW, pomiędzy krajami programu
a krajami partnerskimi:
(a) Obliczanie kwoty dofinansowania: kwota dofinansowania będzie wyrażona
iloczynem liczby mobilności i ryczałtowej stawki jednostkowej, jak określono
w Załączniku III. Łączna liczba mobilności uwzględniona w kalkulacji kategorii
Wsparcie organizacyjne obejmować będzie wszystkich pracowników i studentów,
którzy wzięli udział w mobilnościach przyjazdowych do organizacji przyjmującej
i wyjazdowych do organizacji wysyłającej, określonych w Załączniku II. Koordynator
będzie mógł wnioskować o dodatkowe dofinansowanie w ramach kategorii Wsparcie
organizacyjne przeznaczone dla uczestników mobilności z zerowym
dofinansowaniem z funduszy programu Erasmus+ UE. Łączna liczba osób objęta
powyższą kategorią dofinansowania nie będzie uwzględniała osób towarzyszących
uczestnikom podczas ich działań za granicą.
25
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymania
granicą.
w formie stosowanej powyżej, dla kategorii Wsparcie indywidualne.
II.16.2.4 Akcja 1 – Młodzież
A. Podróż
pomocą iloczynu liczby uczestników, włączając osoby towarzyszące i ryczałtowej
stawki jednostkowej w danej kategorii kosztów podróży, zależnej od stawek
określonych dla pokonanego dystansu, jak określono w Załączniku III. Udział
ryczałtowy zależny od stawki związanej z dystansem podróży będzie pokrywał jej
koszty, z miejsca wyjazdu, do miejsca przyjazdu i z powrotem.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
-
Dla
podróży
odbywającej
się
pomiędzy
organizacją
wysyłającą
oświadczenia podpisanego przez uczestnika i organizację przyjmującą, z podaniem
jego imienia i nazwiska, adresu e-mail, jak również jego daty rozpoczęcia
i zakończenia działania za granicą;
-
fakturami/rachunkami za nie, z podaniem
miejsca wyjazdu i przyjazdu.
W odpowiednio uzasadnionych wyjątkowych przypadkach, gdy dokumenty dotyczące
podróży nie będą mogły być dostarczone ze względu na posiadanie ich przez stronę
trzecią, Beneficjent będzie mógł złożyć pisemne oświadczenie podając miejsce
wyjazdu i przyjazdu.
B.
Wsparcie indywidualne - do wyłącznego stosowania w Wolontariacie Europejskim
pomocą iloczynu liczby dni/miesięcy przypadających na danego wolontariusza
i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na dzień/miesiąc pobytu,
w zależności od stawek określonych dla danego kraju przyjmującego woluntariusza,
jak określono w Załączniku III. W przypadku niepełnego miesiąca w ramach
mobilności długoterminowych, dofinansowanie będzie obliczone za pomocą iloczynu
liczby dni niepełnego miesiąca i 1/30 (jednej trzydziestej) stawki kosztu
jednostkowego, określonej dla pełnego miesiąca.
26
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
granicą w określonym okresie czasu.
– potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą w formie oświadczenia
podpisanego przez wolontariusza z podaniem jego imienia i nazwiska, adresu
e-mail, jak również miejsca, daty rozpoczęcia i zakończenia działania za
granicą;
– potwierdzenie dokonania przez Beneficjenta płatności na rzecz wolontariusza
pełnej kwoty związanej z jego wsparciem indywidualnym, w formie wyciągu
bankowego potwierdzającego dokonanie przelewu na konto bankowe
woluntariusza lub pokwitowania przyjęcia środków przez tego ostatniego.
pomocą iloczynu liczby dni/miesięcy przypadających na uczestnika i ryczałtowej
stawki jednostkowej przypadającej na dzień/miesiąc pobytu, w zależności od stawek
określonych dla danego kraju przyjmującego woluntariusza, jak określono
w Załączniku III. W przypadku niepełnego miesiąca w ramach mobilności
niepełnego miesiąca i 1/30 (jednej trzydziestej) stawki kosztu jednostkowego,
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
granicą w określonym okresie czasu.
w formie oświadczenia podpisanego przez uczestnika z podaniem jego imienia
i nazwiska, adresu e-mail, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia działania
za granicą.
D. Wsparcie językowe (mające wyłączne zastosowanie dla Wolontariatu Europejskiego
i nauki języków nieobjętych systemem wsparcia językowego on-line (OLS )
pomocą iloczynu liczby wolontariuszy biorących udział w przygotowaniu językowym
i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na osobę uczestnika, jak określono
w Załączniku III.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo w przygotowaniu językowym,
w języku obcym obowiązującym podczas pracy za granicą.
-
potwierdzenie uczestnictwa w kursie językowym w formie zaświadczenia
podpisanego przez organizatora kursu z podaniem imienia i nazwiska wolontariusza
27
kursu, języka wykładowego, jak również zakresu programowego kursu oraz jego daty
rozpoczęcia i zakończenia i/lub
-
faktura/rachunek za zakup materiałów służących w trakcie przygotowania
językowego, z podaniem w treści faktury/rachunku, języka obcego, do nauki którego
materiały służyły, nazwy i adresu podmiotu wystawiającego, kwotę i walutę
i datę wystawienia faktury/rachunku i/lub
-
w przypadku wsparcia językowego przeprowadzonego bezpośrednio przez
Beneficjenta: potwierdzenie uczestnictwa w przygotowaniu językowym w formie
oświadczenia podpisanego przez wolontariusza, z datą podpisania, z podaniem
imienia i nazwiska wolontariusza, języka wykładowego, jak również zakresu
programowego przygotowania oraz jego daty rozpoczęcia i zakończenia.
II.16.2.5 Akcja 2 – Partnerstwa strategiczne
A.
Zarządzanie projektem i jego wdrażanie
pomocą iloczynu liczby miesięcy w okresie realizacji projektu i ryczałtowej stawki
jednostkowej przeznaczonej dla Beneficjenta, jak określono w Załączniku III.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie realizacja przez Beneficjenta działań projektu
i w konsekwencji wytworzenie jego rezultatów przewidzianych do pokrycia
z powyższej kategorii budżetowej, wnioskowanej we wniosku o dofinansowanie
i zatwierdzonej przez NA.
Opis zrealizowanych działań i wytworzonych
rezultatów w raporcie końcowym. Dodatkowo, efekty prac wytworzonych podczas
realizacji projektu zostaną zamieszczone przez Koordynatora na Platformie
Upowszechniania Rezultatów i w zależności od ich charakteru, będą udostępnione
w siedzibach Beneficjentów dla celów kontroli i audytów.
B.
Międzynarodowe spotkania projektowe
pomocą iloczynu liczby uczestników i ryczałtowej stawki jednostkowej, jak określono
w Załączniku III.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie potwierdzenie uczestnictwa w międzynarodowym spotkaniu
projektowym i sprawozdanej podróży.
-
Dla
podróży
odbywającej
się
pomiędzy
organizacją
wysyłającą
a przyjmującą: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu w formie zaświadczenia
podpisanego
przez
organizację
przyjmującą
z
podaniem
imienia
i nazwiska uczestnika, celu działania, jak również jego daty rozpoczęcia
i zakończenia; wyłącznie w przypadku sektora Młodzież będzie dodatkowo
wymagany adres e-mail;
28
-
i przyjazdu. Wyłącznie w przypadku sektora Młodzież, w odpowiednio
uzasadnionych wyjątkowych przypadkach, gdy dokumenty dotyczące podróży nie
będą mogły być dostarczone ze względu na posiadanie ich przez stronę trzecią,
Beneficjent będzie mógł złożyć pisemne oświadczenie podając miejsce wyjazdu
i przyjazdu.
C. Rezultaty pracy intelektualnej
pomocą iloczynu liczby dni wykonanej pracy przez pracowników Beneficjentów
i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na dzień, dla określonej kategorii
pracowników, właściwej dla kraju, w którym Beneficjent zarejestrował swoją
działalność, jak określono w Załączniku III.
działania:
warunkiem
kwalifikującym
otrzymanie
dofinansowania będzie wytworzenie rezultatów pracy intelektualnej na
zaakceptowanym poziomie jakości, określonym przez NA w czasie oceny projektu.
-
potwierdzenie wytworzonych rezultatów intelektualnych, które zostaną zamieszczone
na Platformie Upowszechniania Rezultatów i w zależności od ich charakteru, będą
udostępnione dla celów kontroli i audytów w siedzibach Beneficjentów;
-
potwierdzenie wykorzystania czasu pracy pracowników do wytworzenia rezultatów
intelektualnych
w
formie
karty
czasu
pracy
każdego
z
nich,
z podaniem imienia i nazwiska, stanowiska pracownika w rozumieniu czterech
kategorii, określonych w Załączniku III, dat i sumy dni przeznaczonych na
wytworzenia rezultatów intelektualnych;
-
potwierdzenie rodzaju powiązań pomiędzy pracownikiem a zainteresowanym
Beneficjentem, tj. forma jego zatrudnienia, rodzaj umowy o pracę, wolontariat itp., na
podstawie oficjalnej ewidencji zatrudnienia w organizacji Beneficjenta.
D.
Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej
(a) Obliczanie kwoty dofinansowania: kwota dofinansowania będzie wyrażona za pomocą
iloczynu liczby uczestników z organizacji innych niż Beneficjenta i innych partnerskich
organizacji projektu, określonych w Umowie i ryczałtowej stawki jednostkowej
przypadającej na uczestnika, jak określono w Załączniku III.
(b) Kwalifikowalność działania: warunkiem kwalifikującym otrzymanie dofinansowania
będzie rzeczywiste odbycie się wydarzenia upowszechniającego rezultaty pracy
7
29
intelektualnej na zaakceptowanym poziomie jakości, określonym przez NA w czasie
oceny projektu.
-
opis wydarzenia upowszechniającego rezultaty pracy intelektualnej w raporcie
końcowym;
-
potwierdzenie uczestnictwa w wydarzeniu upowszechniającym rezultaty pracy
intelektualnej w formie listy podpisanej przez uczestników, z podaniem nazwy, daty
i miejsca wydarzenia, imienia i nazwiska, adresu e-mail i podpisu uczestnika oraz
nazwy i adresu organizacji wysyłającej danego uczestnika;
-
szczegółowy program i wszelkie wykorzystane lub rozpowszechnione dokumenty
podczas wydarzenia upowszechniającego rezultaty pracy intelektualnej.
E.
Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami
(a) Obliczanie kwoty dofinansowania: kwota dofinansowania przybierze formę udziału
ryczałtowego z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych przeznaczonych
dla określonych kategorii takich, jak Podróż, Wsparcie indywidualne i Wsparcie
językowe, w następujących rodzajach kosztów:
-
Podróż: kwota dofinansowania będzie wyrażona za pomocą iloczynu liczby
uczestników i ryczałtowej stawki jednostkowej, określonej dla kategorii podróży
uwzględniającej pokonany dystans , jak określono w Załączniku III.
-
Wsparcie indywidualne: kwota dofinansowania będzie wyrażona iloczynem liczby
dni/miesięcy przypadających na uczestnika, włączając osoby towarzyszące z pobytem
do 60. dnia8, i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na dzień/miesiąc,
w określonej kategorii uczestnika i właściwej dla kraju przyjmującego, jak określono
w Załączniku III. W przypadku niepełnego miesiąca w ramach mobilności trwających
powyżej dwóch miesięcy, dofinansowanie będzie obliczone za pomocą iloczynu
liczby dni niepełnego miesiąca i 1/30 (jednej trzydziestej) stawki kosztu
jednostkowego, określonej dla pełnego miesiąca.
-
Wsparcie językowe: kwota dofinansowania będzie wyrażona iloczynem liczby
uczestników, którzy otrzymali wsparcie językowe i ryczałtowej stawki jednostkowej
stosowanej, jak określono w Załączniku III.
8
-
Podróż: warunkiem kwalifikującym otrzymanie dofinansowania będzie rzeczywiste
uczestnictwo w sprawozdanej podróży.
-
Wsparcie indywidualne: warunkiem kwalifikującym otrzymanie dofinansowania
będzie rzeczywiste uczestnictwo w sprawozdanym działaniu.
do 60. dnia pobytu osobie towarzyszącej
w identyczny sposób jak w przypadku uczestnika
przysługuje
dofinansowanie
w
formie
ryczałtu
obliczonego
30
-
Wsparcie językowe: warunkiem kwalifikującym otrzymanie dofinansowania będzie
rzeczywiste uczestnictwo w sprawozdanym działaniu, w okresie powyżej 2. miesięcy
oraz rzeczywiste uczestnictwo w przygotowaniu językowym dotyczącym języka
obcego, wykładowego lub obowiązującego w pracy.
(i)
Podróż
-
Dla
podróży
odbywającej
się
pomiędzy
organizacją
wysyłającą
a przyjmującą: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu w formie zaświadczenia
podpisanego
przez
organizację
przyjmującą,
z
podaniem
imienia
i nazwiska uczestnika, celu działania, jak również jego daty rozpoczęcia
i zakończenia; wyłącznie w przypadku sektora Młodzież będzie dodatkowo
wymagany adres e-mail;
-
Wyłącznie w przypadku sektora Młodzież, w odpowiednio uzasadnionych
wyjątkowych przypadkach, gdy dokumenty dotyczące podróży nie będą mogły być
dostarczone ze względu na posiadanie ich przez stronę trzecią, Beneficjent będzie
mógł złożyć pisemne oświadczenie podając miejsce wyjazdu i przyjazdu.
(ii)
-
Wsparcie indywidualne
Potwierdzenie uczestnictwa w działaniu w formie zaświadczenia podpisanego przez
organizację przyjmującą z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania, jak
również jego daty rozpoczęcia i zakończenia.
(iii)
Wsparcie językowe
-
Potwierdzenie uczestnictwa w kursie językowym w formie zaświadczenia
podpisanego przez organizatora kursu, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika
kursu, języka wykładowego, jak również zakresu programowego kursu i czasu jego
trwania lub
-
faktura/rachunek
za
zakup
materiałów
wykorzystanych
do
nauki,
z podaniem w treści faktury/rachunku, języka obcego, do nauki którego materiały
służyły, nazwy i adresu podmiotu wystawiającego fakturę/rachunek, kwotę i walutę
oraz datę wystawienia faktury/rachunku lub
-
w przypadku kursu językowego przeprowadzonego bezpośrednio przez
Beneficjenta: oświadczenie uczestnika kursu z datą jego podpisania,
z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, języka wykładowego, jak również zakresu
programowego kursu i czasu jego trwania.
31
II.16.2.6 Akcja 3 – Rozwój polityki młodzieżowej
A. Podróż
za pomocą iloczynu liczby uczestników, włącznie z osobami towarzyszącymi
biorącymi udział w określonej kategorii wyjazdu uwzględniającej dystans podróży
w Załączniku III. Udział ryczałtowy zależny od stawki związanej z dystansem
podróży będzie pokrywał jej koszty, z miejsca wyjazdu, do miejsca przyjazdu
i z powrotem.
(b) Kwalifikowalność działania: działanie, którego warunkiem kwalifikującym
otrzymanie dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo w sprawozdanej
podróży.
-
Dla
podróży
odbywającej
się
pomiędzy
organizacją
wysyłającą
oświadczenia podpisanego przez uczestnika o organizację przyjmującą, z podaniem
jego imienia i nazwiska, adresu e-mail, jak również jego daty rozpoczęcia
i zakończenia działania za granicą.
-
W odpowiednio uzasadnionych wyjątkowych przypadkach, gdy dokumenty dotyczące
podróży nie będą mogły być dostarczone ze względu na posiadanie ich przez stronę
trzecią, Beneficjent będzie mógł złożyć pisemne oświadczenie podając miejsce
wyjazdu i przyjazdu.
B. Wsparcie organizacyjne
pomocą iloczynu liczby dni przypadających na uczestnika i ryczałtowej stawki
jednostkowej, w określonej kategorii właściwej dla kraju przyjmującego, jak
określono w Załączniku III.
(b) Kwalifikowalność działania: działanie, którego warunkiem kwalifikującym
otrzymanie dofinansowania będzie rzeczywiste uczestnictwo w określonym okresie
czasu, w sprawozdanym spotkaniu dotyczącym dialogu usystematyzowanego.
-
Dokumenty potwierdzające: potwierdzenie uczestnictwa w spotkaniu dotyczącym
dialogu usystematyzowanego w formie oświadczenia podpisanego przez uczestnika
z podaniem jego imienia i nazwiska, adresu e-mail, jak również miejsca, daty
rozpoczęcia i zakończenia spotkania dotyczącego dialogu usystematyzowanego.
32
II.16.3 Warunki kwalifikowalności dotyczącej refundacji kosztów rzeczywistych
Gdy dofinansowanie przybierze formę refundacji kosztów rzeczywistych będą miały
zastosowanie następujące warunki, a mianowicie koszty te będą:
(a)
rzeczywiście poniesione przez Beneficjenta;
(b)
poniesione przez Beneficjenta w okresie ustalonym w Artykule I.2.2;
(c)
określone w szacunkowym budżecie ustalonym w Załączniku II lub
zakwalifikowane w wyniku przesunięć pomiędzy kategoriami budżetu, jak
określono w Artykule I.3.2;
(d)
poniesione w związku z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego
realizacji, zgodnie z zapisem zawartym w Załączniku I;
(e)
poddawać się identyfikacji i weryfikacji, szczególnie będą zewidencjonowane w
systemie księgowym organizacji Beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi
przepisami rachunkowości w tym zakresie właściwymi dla kraju, w którym
Beneficjent prowadzi działalność oraz będą traktowane przez Beneficjenta
zgodnie z rutynowymi praktykami księgowymi obowiązującymi w jego
organizacji;
(f)
poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych
i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył;
(g)
racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami,
w szczególności z zasadami oszczędności i efektywności;
(h)
niepokryte udziałem ryczałtowym w dofinansowaniu, z zastosowaniem
ryczałtowych stawek jednostkowych, jak określono w Artykule II.16.1.
II.16.4 Obliczanie kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych
II.16.4.1 Akcja 1 – Edukacja szkolna/ Edukacja dorosłych / Szkolnictwo wyższe
A. Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami
(a) Obliczanie dofinansowania: dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów
obejmujących 100% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych,
(b) Zasady kwalifikowalności kosztów: koszty te będą bezpośrednio związane
z niepełnosprawnymi uczestnikami i osobami towarzyszącymi (włącznie
z kosztami związanymi z podróżą i utrzymaniem, jeśli tylko będą one uzasadnione
i nie wystąpią jednocześnie w kategoriach budżetu Podróż i Wsparcie indywidualne
oraz będą dodatkowymi do tych pokrytych dofinansowaniem obliczonym
z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych, jak określono w Artykule
II.16.1.
33
(c) Dokumenty potwierdzające: faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty
rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty,
waluty oraz daty wystawienia.
B. Koszty nadzwyczajne
obejmujących 75% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych za wystawienie
gwarancji finansowej.
(b) Zasady kwalifikowalności kosztów: związanych z wystawieniem na żądanie NA
gwarancji finansowej, zdeponowanej przez Beneficjenta w NA w celu zabezpieczenia
płatności zaliczkowych, jak określono w Artykule I.4.1.
(c) Dokumenty potwierdzające: potwierdzenie poniesienia przez Beneficjenta kosztów
związanych z wystawieniem gwarancji przez podmiot do tego upoważniony,
z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty, waluty kosztu gwarancji oraz daty i podpisu
reprezentanta prawnego.
II.16.4.2 Akcja 1 – Kształcenie i szkolenie zawodowe
obejmujących 100% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych.
(b) Zasady kwalifikowalności kosztów: poniesienie koszty te będą bezpośrednio
związane z niepełnosprawnymi uczestnikami i osobami towarzyszącymi (włącznie
i
nie
wystąpią
jednocześnie
w
kategoriach
budżetu
Podróż
i Wsparcie indywidualne oraz
będą dodatkowymi do tych pokrytych
dofinansowaniem obliczonym z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych,
jak określono w Artykule II.16.1.
waluty oraz daty wystawienia.
gwarancji finansowej lub 100% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych za
uczestników z mniejszymi szansami.
(b) Zasady kwalifikowalności kosztów:
-
poniesienie tych kosztów będzie niezbędne w celu umożliwienia uczniowi
z mniejszymi szansami uczestnictwa w projekcie (z wyłączeniem kosztów w kategorii
Podróż i Wsparcie indywidualne przeznaczonych dla uczestników i osób
towarzyszących) i będą dodatkowymi do tych
pokrytych dofinansowaniem
34
obliczonym z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych, jak określono
w Artykule II.16.1.
-
koszty związane z wystawieniem finansowej zabezpieczającej płatności zaliczkowe,
wymaganej przez NA, złożonej przez Beneficjenta w celu zabezpieczenia płatności
zaliczkowych, jak określono w Artykule I.4.1.
-
w przypadku kosztów związanych z uczestnictwem uczniów z mniejszymi szansami:
faktury/rachunki
dokumentujące
poniesione
koszty
rzeczywiste,
z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty
wystawienia;
-
w przypadku kosztów związanych z wystawieniem gwarancji finansowej:
potwierdzenie poniesienia przez Beneficjenta kosztów związanych z wystawieniem
gwarancji przez podmiot do tego upoważniony, z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty,
waluty oraz daty i podpisu reprezentanta prawnego.
II.16.4.3 Akcja 1 – Młodzież
i
nie
wystąpią
jednocześnie
w
kategoriach
budżetu
Podróż
i Wsparcie organizacyjne oraz będą dodatkowymi do tych pokrytych
dofinansowaniem w formie udziału ryczałtowego obliczonego z zastosowaniem
ryczałtowych stawek jednostkowych, jak określono w Artykule II.16.1.
(c) Dokumenty potwierdzające: dowody zapłaty za rzeczywiste koszty poniesione na
podstawie faktur/rachunków dokumentujących ich poniesienie, z podaniem nazwy i
adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.
B.
Koszty nadzwyczajne (do wyłącznego
Młodzieżowych i Europejskim Wolontariacie)
stosowania
w
Wymianach
obejmujących 75 % kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych za wystawienie
gwarancji finansowej lub 100% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych za
uczestnictwo młodzieży z mniejszymi szansami, w tym za koszty związane
z otrzymaniem wiz, zezwoleniem na pobyt itp.
(b) Koszty kwalifikowane działania:
-
związane z otrzymaniem wizy, pozwolenia na pobyt, szczepień uczestników
mobilności za granicą;
35
-
zakwaterowania i wyżywienia uczestników Wizyty przygotowawczej,
-
związane z dodatkową opieką mentora i specjalnym przygotowaniem do uczestnictwa
młodzieży z mniejszymi szansami (z wyłączeniem kosztów w kategorii Podróż
i Wsparcie organizacyjne przeznaczonych dla uczestników i osób towarzyszących),
-
związane z wystawieniem na żądanie NA gwarancji finansowej, zdeponowanej przez
Beneficjenta w NA w celu zabezpieczenia płatności zaliczkowych, jak określono
w Artykule I.4.1.
-
W przypadku kosztów związanych z otrzymaniem wizy, pozwolenia na pobyt,
szczepień: dowód zapłaty na podstawie faktur/rachunków dokumentujących poniesione
koszty rzeczywiste, z podaniem w treści faktur/rachunków nazwy i adresu podmiotu
wystawiającego je, kwoty, waluty oraz daty wystawienia ich;
-
W przypadku kosztów związanych z zakwaterowaniem i wyżywieniem uczestników
Wizyty Przygotowawczej: dowód zapłaty na podstawie faktur/rachunków
dokumentujących poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem w treści faktur/rachunków
nazwy i adresu podmiotu wystawiającego je, kwoty, waluty oraz daty wystawienia ich;
-
W przypadku kosztów związanych z dodatkową opieką mentora i specjalnym
przygotowaniem do uczestnictwa młodzieży z mniejszymi szansami: dowód zapłaty
na podstawie faktur/rachunków dokumentujących poniesione koszty rzeczywiste
związane z powyższym rodzajem kosztu, z podaniem w treści faktur/rachunków nazwy
i adresu podmiotu wystawiającego je, kwoty, waluty oraz daty wystawienia ich;
-
w przypadku kosztów związanych z wystawieniem gwarancji finansowej:
potwierdzenie poniesienia kosztów związanych z wystawieniem gwarancji przez podmiot
do tego upoważniony, z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty, waluty oraz daty i podpisu
Do wyłącznego stosowania w mobilnościach osób pracujących z młodzieżą:
gwarancji finansowej lub 100% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych
związanych z otrzymaniem wiz, zezwolenia na pobyt itp.
(b) Koszty kwalifikowane działania:
-
związane z otrzymaniem wizy, pozwolenia na pobyt, szczepień uczestników
mobilności za granicą;
-
związane z wystawieniem na żądanie NA gwarancji finansowej, zdeponowanej przez
Beneficjenta w NA w celu zabezpieczenia płatności zaliczkowych, jak określono
w Artykule I.4.1.
36
-
W przypadku kosztów związanych z otrzymaniem wizy, pozwolenia na pobyt,
szczepień: dowód zapłaty na podstawie faktur/rachunków dokumentujących poniesione
koszty rzeczywiste, z podaniem w treści faktur/rachunków nazwy i adresu podmiotu
wystawiającego je, kwoty, waluty oraz daty wystawienia ich;
-
w przypadku kosztów za wystawienie gwarancji finansowej: potwierdzenie
poniesienia kosztów związanych z wystawieniem gwarancji przez podmiot do tego
upoważniony, z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty, waluty oraz daty i podpisu
II.16.4.4 Akcja 2 – Partnerstwa strategiczne
z niepełnosprawnymi uczestnikami i towarzyszącymi osobami z pobytem począwszy
od 61. dnia pobytu9 oraz będą dodatkowymi do tych pokrytych dofinansowaniem
obliczonym z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych, jak określono
w Artykule II.16.1.
waluty oraz daty wystawienia;
obejmujących dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów obejmujących
75% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych, maksymalnie do wartości limitu 50
tys. EUR odnoszącego się do pojedynczego projektu, z wyłączeniem kosztów za
wystawienie gwarancji finansowej.
(b) Zasady kwalifikowalności kosztów:
-
Podwykonawstwo: zlecenia wykonania zadań podwykonawcom oraz zakup towarów
i usług pod warunkiem spełnienia przez Beneficjenta wymagań, jak określono
w Załączniku I i pod warunkiem zaakceptowania przez NA zrealizowanych przez
podwykonawców zadań projektu, jak określono w Załączniku II;
-
Gwarancja finansowa: koszty związane z wystawieniem gwarancji finansowej,
zabezpieczającej płatności zaliczkowe wymaganej przez NA, złożonej przez
9
do 60. dnia pobytu osobie towarzyszącej przysługuje dofinansowanie w formie ryczałtu obliczonego
w identyczny sposób jak w przypadku uczestnika, natomiast począwszy od 61. dnia pobytu, osobie towarzyszącej
przysługuje dodatkowe do ww. dofinansowanie w formie refundacji kosztów rzeczywistych
37
Beneficjenta w celu zabezpieczenia płatności zaliczkowych, jak określono w Artykule
I.4.1.;
-
Koszt związany z amortyzacją sprzętu i innych aktywów (nowo zakupionych lub
używanych), zgodny z rocznymi sprawozdaniami finansowymi Beneficjenta
sporządzonymi na podstawie ewidencji księgowej, pod warunkiem że sprzęt został
zakupiony zgodnie z Artykułem II.9 i odpis amortyzacyjny został dokonany zgodnie
z międzynarodowymi zasadami rachunkowości, w tym zakresie i z obowiązującymi
u Beneficjenta rutynowymi praktykami księgowymi. Koszty najmu i leasingu sprzętu
lub innych aktywów będą również traktowane prze NA jako kwalifikowane, pod
warunkiem, ze koszty te nie przekroczą wartości kosztów amortyzacji identycznego
sprzętu lub aktywów i nie zawierają jakichkolwiek finansowych opłat.
-
Podwykonawstwo: faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste,
z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty
wystawienia;
-
Gwarancja finansowa: potwierdzenie poniesienia przez Beneficjenta kosztów
związanych z wystawieniem gwarancji przez podmiot do tego upoważniony,
z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty, waluty oraz daty i podpisu reprezentanta
prawnego.
-
Koszt związany z amortyzacją: dowód zakupu, najmu lub leasingu sprzętu i innych
aktywów, zgodny z rocznymi sprawozdaniami finansowymi Beneficjenta
sporządzonymi na podstawie ewidencji księgowej, z poświadczeniem, że koszt ten
został poniesiony w okresie ustalonym w Artykule I.2.2 i wartość rat
amortyzacyjnych rzeczywiście odpisanych w koszty była wykorzystana dla celów
realizacji projektu i może być za takową uznana.
II.16.4.5 Akcja 3 – Rozwój polityki młodzieżowej
i
nie
wystąpią
jednocześnie
w
kategoriach
budżetu
Podróż
i Wsparcie organizacyjne oraz będą dodatkowymi do tych w formie udziału
ryczałtowego obliczonego z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych,
zgodnie z warunkami określonymi w Artykule II.16.1.
(c) Dokumenty potwierdzające: dowody zapłaty za rzeczywiste koszty poniesione na
podstawie faktur/rachunków dokumentujących ich poniesienie, z podaniem nazwy
i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia;
38
B. Koszty Nadzwyczajne
obejmujących 75% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych
związanych
z konsultacjami on-line i sondażami dotyczącymi młodzieży oraz wystawienia
gwarancji finansoweji rozpowszechnianie rezultatów lub100% kwalifikowalnych
kosztów rzeczywistych dodatkowo i bezpośrednio związanych z uczestnikami
z mniejszymi szansami oraz z otrzymaniem wiz, zezwoleniem na pobyt,
szczepieniami uczestników biorących udział w mobilnościach za granicą.
(b) Koszty kwalifikowane działania związane z:
-
otrzymaniem wizy, pozwolenia na pobyt, szczepień uczestników mobilności za
granicą;
-
konsultacjami on-line i sondażami dotyczącymi młodzieży, w przypadkach
niezbędnych dla realizacji projektu;
-
rozpowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów,
-
dodatkowymi kosztami bezpośrednio związanymi z uczestnikami z mniejszymi
szansami.
(c) Dokumenty potwierdzające, w przypadku kosztów związanych z:
-
otrzymaniem wizy, pozwolenia na pobyt, szczepień: dowód zapłaty na podstawie
faktur/rachunków dokumentujących poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem w treści
faktur/rachunków nazwy i adresu podmiotu wystawiającego je, kwoty, waluty oraz daty
wystawienia ich;
-
konsultacjami on-line i sondażami dotyczącymi młodzieży: dowód zapłaty na
podstawie faktur/rachunków dokumentujących poniesione koszty rzeczywiste,
z podaniem w treści faktur/rachunków nazwy i adresu podmiotu wystawiającego je,
kwoty, waluty oraz daty wystawienia ich;
-
rozpowszechnianiem i wykorzystywaniem rezultatów: dowody zapłaty za poniesione
koszty rzeczywiste na podstawie faktur/rachunków, z podaniem nazwy i adresu podmiotu
wystawiającego oraz kwoty, waluty i daty wystawienia;
-
dodatkowymi kosztami bezpośrednio związanymi z uczestnikami z mniejszymi
szansami: dowody zapłaty za poniesione koszty rzeczywiste na podstawie faktur/
rachunków, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty
i daty wystawienia
II.16.5 Koszty niekwalifikowalne
Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych
w Artykule II.16.1 i II.16.3, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne:
(a)
zwroty z kapitału,
(b)
długi i opłaty z nimi związane,
39
(c)
rezerwy na straty lub długi,
(d)
odsetki dłużne,
(e)
wątpliwe do odzyskania długi,
(f)
straty kursowe,
(g)
koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Beneficjenta, włącznie
z kosztami za przelewy bankowe z/do NA, za które bank obciążył wskazany
w Umowie rachunek bankowy Beneficjenta;
(h)
koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał
dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje
członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez
organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności
koszty pośrednie uznane za niekwalifikowane w ramach przyznanego przez NA
dofinansowania projektu Beneficjenta, w przypadku gdy ten ostatni otrzymał
dofinansowanie budżetu operacyjnego z funduszy budżetu UE, realizowanego
w okresie wdrażania projektu;
(i)
koszt wykupu na koniec okresu leasingu lub najmu, w przypadku zastosowania
leasingu lub najmu;
(j)
wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich;
(k)
koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych;
(l)
VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym
i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym
zakresie.
ARTYKUŁ II.17 - USTALENIA DOTYCZĄCE KOLEJNYCH PŁATNOŚCI
II.17.1 Gwarancja finansowa
W przypadku gdy płatność zaliczkowa uwarunkowana jest otrzymaniem gwarancji
finansowej, ta ostatnia powinna spełniać następujące warunki:
(a)
jest wystawiona przez bank lub instytucję finansową do tego upoważnioną albo na
prośbę Koordynatora, przez stronę trzecią, pod warunkiem wyrażenia przez NA zgody
na tego rodzaju rozwiązanie;
(b)
NA będzie mogła zrealizować gwarancję bezpośrednio u jej wystawcy, bez
konieczności odwoływania się do głównego dłużnika, tj. zainteresowanego
Beneficjenta;
40
(c)
gwarancja pozostanie w mocy do czasu rozliczenia płatności zaliczkowych przed
płatnością końcową wykonaną przez NA, a w przypadku gdy dokonano płatności
końcowej, zgodnie z Artykułem II.19, do trzech miesięcy od daty powiadomienia
Beneficjenta, zgodnie z Artykułem II.19.3. NA zwróci gwarancję w ciągu następnego
miesiąca od daty jej wygaśnięcia.
II.17.2 Zawieszenie terminów płatności
NA może zawiesić terminy płatności, określone w Artykule I.4.2 i I.4.4, w każdym czasie
jednak za oficjalnym powiadomieniem Koordynatora o niemożności spełnienia wniosku
o płatność, bądź to z przyczyny jego niezgodności z warunkami Umowy, bądź
z powodu braku wymaganych dokumentów potwierdzających albo z powodu wątpliwości, co
do kwalifikowalności sprawozdanych kosztów w raporcie przejściowym/postępu10 lub
końcowym.
Beneficjent będzie powiadomiony w możliwie najszybszym terminie o jakimkolwiek
przyjętym przez NA wariancie zawieszenia z podaniem uzasadnienia.
Zawieszenie będzie obowiązywać z dniem wysłania przez NA powiadomienia. Pozostały
okres płatności rozpocznie się ponownie od daty otrzymania przez NA wymaganych
informacji lub daty zakończenia weryfikacji otrzymanych dokumentów lub gdy będzie to
wymagało, na dzień zakończenia dalszej niezbędnej weryfikacji, w tym na dzień zakończenia
procesu kontroli przeprowadzonej w siedzibie Koordynator/Beneficjenta. W przypadku gdy
zawieszenie przekroczy okres dwóch miesięcy, Koordynator będzie mógł wystąpić
z wnioskiem do NA z zapytaniem, czy podjęte przez NA zawieszenie płatności będzie
kontynuowane.
W przypadku gdy terminy płatności będą zawieszone w następstwie odrzucenia jednego
z raportów przejściowych/postępu11, zgodnie z Artykułem I.4.2 lub odrzucenia raportu
końcowego, zgodnie z Artykułem I.4.3 i nowy złożony raport będzie ponownie odrzucony,
NA zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia Umowy zgodnie z Artykułem II.15.3.1(c), z
terminem obowiązywania wypowiedzenia, zgodnie z Artykułem II.15.4.
II.17.3 Zawieszenie płatności
NA może w każdym momencie realizacji Umowy zawiesić płatności zaliczkowe lub płatność
końcową przeznaczoną dla wszystkich Beneficjentów:
(a)
jeśli NA posiada dowody, że Beneficjent dopuścił się popełnienia poważnych błędów,
nieprawidłowości lub oszustwa w trakcie procesu przyznawania dofinansowania lub
w realizacji Umowy lub gdy Beneficjent nie dopełnił spoczywających na nim
obowiązków wymaganych postanowieniami Umowy.
10
programu E+
11
patrz przypis 10
41
(b)
jeśli NA posiada podejrzenia dopuszczenia sie przez Beneficjenta poważnych błędów,
nieprawidłowości, oszustwa lub naruszenia spoczywających na nim obowiązków
w trakcie procesu przyznawania dofinansowania lub realizacji Umowy,
co NA musi sprawdzić, że powyższe zabronione działania wystąpiły rzeczywiście.
Przed zawieszeniem płatności NA oficjalnie powiadomi Koordynatora o intencji zawieszenia
płatności, uzasadniając tego powody, a w przypadku punktu (a) pierwszego akapitu
bieżącego Artykułu, również przedstawiając warunki niezbędne dla wznowienia płatności.
Koordynator będzie poproszony do przedstawienia swojego stanowiska w sprawie, w imieniu
wszystkich Beneficjentów, w ciągu 30 dni od dnia otrzymania powyższego powiadomienia.
Jeśli po analizie przedstawionego stanowiska Koordynatora w ww. sprawie NA zdecyduje się
na wznowienie płatności, wtedy oficjalnie powiadomi Koordynatora o swojej decyzji.
Jeśli Koordynator nie przedstawił swojego stanowiska w ww. sprawie lub jeśli po jego
przedstawieniu NA podejmie decyzje o kontynuacji zawieszenia płatności, NA będzie mogła
zawiesić płatność, powiadamiając o tym oficjalnie Koordynatora z podaniem powodów
zawieszenia, a w przypadku punktu (a) pierwszego akapitu bieżącego Artykułu, NA postawi
również warunki wznowienia płatności lub w przypadku punktu (b), pierwszego akapitu
bieżącego Artykułu, NA określi termin zakończenia procesu niezbędnych kontroli.
Koordynator poinformuje bezzwłocznie pozostałych Beneficjentów o zawieszeniu płatności,
które będzie obowiązywać z dniem wysłania przez NA opisanego powyżej powiadomienia.
W celu wznowienia płatności Beneficjenci dołoży wszelkich starań, aby spełnić warunki
zawarte w otrzymanym od NA powiadomieniu w możliwie najszybszym terminie.
NA tak szybko, jak tylko uzna, że postawione warunki zostały spełnione lub gdy uzna, że
istnieje potrzeba sprawdzenia ich spełnienia, włącznie z koniecznością przeprowadzenia
kontroli w sprawie bezpośrednio w siedzibie Beneficjenta, oficjalnie powiadomi o tym
Koordynatora.
W okresie zawieszenia płatności i bez naruszenia prawa do zawieszenia realizacji projektu,
zgodnie z Artykułem II.14.1 lub wypowiedzenia Umowy lub uczestnictwa Beneficjenta,
zgodnie z Artykułem II.15.1 i II.15.2, Koordynator nie będzie zobowiązany do złożenia
jakiegokolwiek wniosku o płatności, o których mowa w Artykule I.4.2 i I.4.3.
Omawiany wniosek o płatność może zostać złożony najszybciej, jak to możliwe po
wznowieniu płatności lub może zostać załączony do pierwszego wniosku o płatność należną
po wznowieniu, zgodnie z harmonogramem ustalonym w Artykule I.4.1.
II.17.4 Powiadomienia o kwotach należności
NA będzie oficjalnie powiadamiać o kwotach należności, określając czy jest to kolejna
płatność zaliczkowa, czy płatność końcowa. W przypadku płatności końcowej NA określi
również ostateczną kwotę dofinansowania, zgodnie z Artykułem II.18.
42
II.17.5 Odsetki od opóźnionych płatności
Po przekroczeniu terminów płatności, określonych w Artykule I.4.2, I.4.3, I.4.4 i II.17.1 oraz
bez naruszenia Artykułu II.17.2 and II.17.3, Beneficjent będzie uprawniony do otrzymania
odsetek za zwłokę. Odsetki te nie będą uwzględniane przy ostatecznym ustaleniu kwoty
dofinansowania w rozumieniu Artykułu II.18.1.
Odsetki za zwłokę będą określone zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
prawa krajowego lub z obowiązującymi zasadami obowiązującymi w tym zakresie w NA.
W przypadku gdy spełnienie powyższych warunków będzie niemożliwe, odsetki za zwłokę
zostaną naliczone zgodnie z następującymi zasadami:
(a) zastosowaną stopą odsetek za zwłokę będzie ta, opublikowana w serii C, Dziennika
Urzędowego UE i używana przez Europejski Bank Centralny dla głównych operacji
refinansujących, prowadzonych w walucie EUR, z dodaniem 3,5 punktu,
z pierwszego dnia miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenia terminu płatności;
(b) zawieszenie terminów płatności zgodnie z Artykułem II.17.2 lub dokonane przez NA,
zgodnie z Artykułem II.17.3, nie będzie traktowane jako zwłoka;
(c) odsetki za zwłokę pokryją okres trwający od następnego dnia po terminie do dnia
dokonania płatności, jak ustalono w Artykule II.17.7;
(d) w drodze wyjątku, gdy naliczone odsetki są niższe lub równe 200 EUR, będą
zapłacone wyłącznie na wniosek Beneficjenta, w ciągu dwóch miesięcy od dnia
otrzymania spóźnionej płatności.
II.17.6 Określenie waluty we wnioskach o płatność i samych płatności
Wszystkie płatności NA na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie EUR.
W przypadku gdy Beneficjent prowadzi swoją ewidencję księgową w walucie EUR,
przeliczy poniesione koszty w innej walucie na EUR zgodnie z obowiązującymi w tym
zakresie zasadami rachunkowości.
W przypadku gdy Beneficjent prowadzi swoją ewidencję księgową w walucie innej niż EUR,
przeliczy poniesione koszty w innej walucie na EUR, stosując średni dzienny kurs wymiany,
opublikowany w serii C, Dziennika Urzędowego UE, ustalony w odpowiednim okresie
sprawozdawczym. W przypadku braku opublikowanego kursu wymiany w Dzienniku
Urzędowym UE, Beneficjent przeliczy poniesione koszty z zastosowaniem średniego kursu
miesięcznego
KE,
opublikowanego
na
stronie
internetowej
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm,
ustalonego dla odpowiedniego okresu sprawozdawczego.
II.17.7 Data dokonania płatności
Płatności wykonywane przez NA będą traktowane za dokonane z dniem obciążenia rachunku
bankowego NA, jeśli krajowe przepisy prawa w tym zakresie nie stanowią inaczej.
43
II.17.8 Koszty za dyspozycje przelewów
Koszty za dyspozycje przelewów płatności będą ponoszone w następujący sposób:
(a)
koszty za dyspozycje przelewów wykonanych przez bank NA będą poniesione przez
NA;
(b)
koszty za dyspozycje przelewów wykonanych przez bank Beneficjenta będą poniesione
przez Beneficjenta;
(c)
wszystkie koszty za dyspozycje przelewów wykonanych powtórnie przez którąkolwiek
ze stron, będą ponoszone przez stronę, która spowodowała powtórną dyspozycję.
II.17.8 Płatności do Koordynatora
Płatności do Koordynatora zwalniają NA z obowiązków spoczywających na niej, związanych
z wykonywaniem płatności, zgodnie z postanowieniami Umowy.
ARTYKUŁ II.18 - USTALENIE OSTATECZNEJ KWOTY DOFINANSOWANIA
II.18.1 Obliczanie ostatecznej kwoty dofinansowania
Bez naruszenia Artykułu II.18.2, II.18.3 i II.18.4, ostateczna kwota dofinansowania będzie
określona, w następujących sposób:
(a)
w przypadku dofinansowania w formie refundacji kwalifikowalnych kosztów
rzeczywistych kwota dofinansowania będzie ustalona przez zastosowanie odpowiedniej
stawki, określonej w Artykule Umowy nawiązującym do kosztów kwalifikowalnych
projektu, zatwierdzonych przez NA w ramach właściwej kategorii kosztów
Beneficjentów;
(b)
w przypadku dofinansowania w formie udziału ryczałtowego, kwota dofinansowania
będzie ustalona przez zastosowanie iloczynu ryczałtowej stawki jednostkowej i liczby
jednostek kalkulacyjnych, określonych w odpowiednim Artykule Umowy
nawiązującym do kosztów kwalifikowalnych projektu, zatwierdzonych przez NA
w ramach właściwej kategorii kosztów zainteresowanych Beneficjentów;
Jeśli Załącznik II pozwala na wystąpienie obu ww. form dofinansowania, to kwoty ustalone
w punktach (a) i (b) będą zsumowane.
II.18.2 Maksymalna kwota dofinansowania
Całkowita maksymalna kwota przyznanego Beneficjentom dofinansowania w żadnych
okolicznościach nie przekroczy kwoty ustalonej w Artykule I.3.1.
Jeśli kwota określona zgodnie z Artykułem II.18.1 przekroczy wartość maksymalną
dofinansowania, ostateczna kwota dofinansowania będzie ograniczona do limitu określonego
w Artykule I.3.1.
44
II.18.3 Zasada non-profit i kwalifikacji wpływów
II.18.3.1 Dofinansowanie nie może przynosić Beneficjentom jakichkolwiek korzyści.
Korzyść będzie oznaczać nadwyżkę wpływów nad kosztami kwalifikowanymi
projektu.
II.18.3.2 Skonsolidowane wpływy założone, wytworzone lub potwierdzone na dzień złożenia
wniosku o płatność końcową przez Koordynatora będą uznane za kwalifikowalne
i uwzględnione w ostatecznym rozliczeniu projektu i będą mogły zaistnieć,
w jednym z dwóch następujących wariantów:
(a)
przychód wytworzony przez projekt lub
(b)
wkład finansowy w intencjonalny sposób przeznaczony przez jego dawcę na
sfinansowanie kwalifikowanych kosztów projektu, refundowanych przez NA,
zgodnie z Artykułem I.3.
II.18.3.3 Następujące przykłady wpływów finansowych nie będą uznane za kwalifikowalne
w odniesieniu do obowiązującej w Umowie zasady non-profit:
(a)
wkład finansowy Beneficjentów odnoszący sie do Artykułu II.18.3.2 w punkcie (b),
który może być użyty w celu pokrycia kosztów niekwalifikowanych powstałych
w czasie realizacji Umowy;
(b)
wkład finansowy odnoszący sie do Artykułu II.18.3.2, w punkcie (b),
tj. niewykorzystanej jego części, która nie będzie zobowiązaniem wobec jej dawców
na koniec okresu ustalonego w Artykule I.2.2.
II.18.3.4 Skonsolidowane koszty kwalifikowane Umowy, podlegające refundacji, zgodnie
z Artykułem II.16, które będą zaakceptowane w ramach jej rozliczenia, to te
zatwierdzone przez NA i przypisane określonym kategoriom budżetu Umowy.
II.18.3.5 W przypadku gdy ostateczna kwota dofinansowania określona zgodnie
z Artykułem II.18.1 and II.18.2 mogłaby przynieść Beneficjentom korzyści, wartość
tej korzyści będzie odjęta w odpowiedniej proporcji od ostatecznej wartości kwoty
zatwierdzonej przez NA i refundującej poniesione koszty rzeczywiste w ramach
projektu w ramach określonej kategorii budżetu, zgodnie z Artykułem II.16.3.
Kwota ta będzie obliczona w ramach ostatecznej kwoty dofinansowania, określonej
w Artykule I.3.1, jak też w Artykule II.18.1 i II.18.2.
II.18.4 Obniżenie dofinansowania za słabą, częściową lub opóźnioną realizację projektu
Jeśli projekt nie został zrealizowany lub został zrealizowany na niskim poziomie jakości,
częściowo lub z opóźnieniem, NA może obniżyć pierwotnie przyznane dofinansowanie
odpowiednio do rzeczywistego stanu realizacji projektu, zgodnie z warunkami określonymi
w Załączniku III.
45
II.18.5 Powiadomienie o ostatecznej kwocie dofinansowania
NA poinformuje Koordynatora o ostatecznej kwocie przyznanego dofinansowania za pomocą
oficjalnego listownego powiadomienia, które będzie wysłane w ciągu 60 dni od daty
otrzymania raportu końcowego od Koordynatora. Koordynator przedstawi swoje stanowisko
w sprawie na temat ostatecznej kwoty przyznanego dofinansowania w ciągu 30 dni od daty
otrzymania powiadomienia.
W następstwie przedstawienia przez Koordynatora swojego stanowiska w sprawie,
z zachowaniem powyższego terminu, NA dokona jego analizy i poinformuje Koordynatora
o ostatecznej kwocie przyznanego dofinansowania za pomocą oficjalnego listownego
powiadomienia z podaniem powyższej kwoty, w ciągu 30 dni od otrzymania stanowiska
Koordynatora w sprawie.
Warunki ustalone w bieżącym Artykule nie naruszają prawa Koordynatora lub NA do
możliwości podjęcia stosownych kroków prawnych przeciwko drugiej stronie, jak określono
w Artykule I.8.2
ARTYKUŁ II.19 - ZWROTY KWOT DŁUŻNYCH
II.19.1 Zwroty kwot dłużnych na etapie płatności końcowej
W przypadku gdy kwota należna do zwrotu została zatwierdzona przez NA zgodnie
z postanowieniami Umowy, Koordynator dokona jej zwrotu w kwocie ustalonej przez NA,
nawet jeśli nie był jej ostatecznym odbiorcą.
II.19.2 Zwroty kwot nienależnie wypłaconych w okresie po wykonaniu przez NA
płatności końcowej
Przed podjęciem procesu windykacji, NA za pomocą formalnego pisma powiadomi
Koordynatora lub zainteresowanego Beneficjenta o zamiarze odzyskania kwoty nienależnie
im wypłaconej, podając jej wartość, uzasadnienie podjętej przez NA windykacji i zaproszenie
Beneficjenta do przedstawienia stanowiska w sprawie w ciągu 30 dni od otrzymania
powiadomienia w sprawie.
NA będzie mogła na podstawie dostarczonych informacji dokonać rewizji ostatecznej kwoty
dofinansowania, i gdy będzie miało to zastosowanie, należnej NA kwoty do zwrotu.
W takim przypadku oraz gdy żadne stanowisko w sprawie nie zostanie przez Beneficjenta
przedstawionego lub gdy NA nie uzna przedstawionego stanowiska i zdecyduje kontynuować
procedurę odzyskania należnej jej kwoty, NA będzie mogła potwierdzić wezwanie do zwrotu
należnej jej kwoty wysyłając do Koordynatora lub zainteresowanego Beneficjenta notę
debetową. Nota w swojej treści będzie zawierać wyszczególnioną kwotę dłużną, warunki
i termin płatności.
Jeśli Koordynator lub zainteresowany Beneficjent nie zwróci kwoty należnej NA w terminie
wskazanym w powyższej nocie, NA odzyska kwotę jej należną:
46
(a) jeśli to tylko będzie możliwe, w drodze potrącenia jej od jakiejkolwiek innej kwoty
płatności należnej Beneficjentowi, powiadamiając go o zmniejszeniu bieżącej lub
przyszłej płatności;
(b) jeśli będzie to miało zastosowanie, wykorzysta gwarancję finansową zgodnie
z Artykułem I.4.1;
(c) podejmie prawne działania wobec Beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi w tym
zakresie przepisami prawa oraz postanowieniami Artykułu I.8.
II.19.3 Procedura zwrotu kwoty dłużnej
Przed wykonaniem zwrotu kwoty dłużnej, NA oficjalnie powiadomi Koordynatora lub
zainteresowanego Beneficjenta w formie listownej, o swojej intencji odzyskania kwoty
nienależnie wypłaconej, określając jej wartość i powody podjętej decyzji, zapraszając
jednocześnie Beneficjenta do przedstawienia swojego stanowiska w sprawie w ciągu 30 dni
od dnia otrzymania przez niego pisma powiadamiającego.
W przypadku gdy Koordynator lub zainteresowany Beneficjent przedstawi swoje stanowisko
odnośnie kwoty należnej do zwrotu, w terminie wskazanym w powiadomieniu, NA wyśle do
odpowiedniej strony Umowy list powiadamiający, zawierający w swojej treści ostateczną
wartość kwoty dofinansowania, wartość kwoty należnej do zwrotu i instrukcję dotyczącą
dokonania tegoż zwrotu.
Jeśli Koordynator lub zainteresowany Beneficjent nie zwróci kwoty należnej NA w terminie
wskazanym w powiadomieniu i jednocześnie nie dostarczy swojego stanowiska w sprawie
w tymże terminie, NA odzyska kwotę jej należną, jeśli to tylko możliwe, w drodze potrącenia
jej od jakiejkolwiek innej kwoty płatności należnej Koordynatorowi lub zainteresowanemu
Beneficjentowi, powiadamiając go o zmniejszeniu bieżącej lub przyszłej płatności.
Jeśli NA nie otrzyma zwrotu należnej jej kwoty od Koordynatora lub zainteresowanego
Beneficjenta zgodnie z powyższymi warunkami, NA odzyska tę kwotę w następujący sposób:
(a) wykorzysta gwarancję finansową zgodnie z Artykułem I.4.1;
(b) podejmie prawne działania, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa
oraz postanowieniami Artykułu I.8.
II.19.4 Odsetki za zwłokę
Jeśli płatność nie została wykonana w terminie wskazanym w listownym powiadomieniu,
zostaną naliczone odsetki od należnej kwoty głównej z zastosowaniem stopy określonej
w Artykule II.17.5. Odsetki za zwłokę pokryją okres biegnący od następnego dnia po
wskazanym terminie zwrotu, do dnia otrzymania kwoty dłużnej w pełnej wymaganej kwocie.
Zwrot niepełnej kwoty dłużnej będzie skutkował w pierwszej kolejności, rozliczeniem jej na
poczet należnych opłat i odsetek za zwłokę, a dopiero pozostałej reszty, po potrąceniu
należnych opłat i odsetek, na poczet kwoty głównej zadłużenia.
47
II.19.5 Koszty operacji bankowych
Koszty operacji bankowych związanych z odzyskaniem kwot dłużnych należnych NA będą
poniesione przez zainteresowanego Beneficjenta, z wyjątkiem gdy będzie miała zastosowanie
Dyrektywa 2007/64/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 2007-11-13 w sprawie usług
płatniczych w ramach rynku wewnętrznego, zmieniająca Dyrektywy 97/7/WE, 2002/65/
WE, 2005/60/ WE i 2006/48/ WE i uchylająca Dyrektywę 97/5/WE.
ARTYKUŁ II.20 - KONTROLE I AUDYTY
II.20.1 Merytoryczne i finansowe kontrole i audyty
NA i KE mogą przeprowadzić merytoryczne i finansowe kontrole i audyty w związku
z wykorzystaniem dofinansowania w ramach Umowy.
Informacje i dokumenty podlegające kontroli i audytom będą objęte klauzulą poufności.
Kontrole i audyty zainicjowane przez NA lub/i KE będą przeprowadzone, bądź bezpośrednio
przez pracowników NA lub/i KE, bądź przez jakikolwiek inny podmiot zewnętrzny
upoważniony do tego przez NA lub/i KE. Kontrole audyty będą przeprowadzone na
podstawie dokumentów przysłanych do NA lub/i KE albo do osoby lub podmiotu
upoważnionego, w pomieszczeniach wskazanych lub/i należących odpowiednio do każdego
z ww. podmiotów kontrolujących lub w siedzibie Beneficjenta albo w pomieszczeniach,
w których projekt był realizowany.
Beneficjenci udzielą NA lub/i KE, jak również osobom lub podmiotom przez nie
upoważnionym, pełnego prawa dostępu do wszystkich dokumentów dotyczących:
1) realizacji projektu, 2) uzyskanych rezultatów powstałych w efekcie jego realizacji i 3)
wykorzystania dofinansowania, zgodnie z postanowieniami i warunkami niniejszej Umowy.
Beneficjenci udzielą również dostępu do swoich siedzib i pomieszczeń, w których projekt był
realizowany. To prawo dostępu będzie udzielone w okresie kończącym się po upływie pięciu
lat licząc od dnia dokonania przez NA płatności końcowej lub zwrotu przez Beneficjentów
kwoty dłużnej należnej NA lub w dłuższym terminie, jeśli przepisy prawa krajowego
stanowią inaczej.
Kontrole i audyty mogą być rozpoczęte w trakcie realizacji Umowy i w okresie pięciu lat
licząc zgodnie z powyższą zasadą. Termin okresu dokonywania kontroli i audytów będzie
ograniczony z wyżej określonych pięciu lat do lat trzech, z zastosowaniem analogicznej
zasady jego naliczania jak w przypadku pięciu lat, jeśli kwota dofinansowania określona w
Artykule I.3.1 nie przekroczy 60 tys. EUR.
Procedura kontroli i audytu będzie uznana za rozpoczętą z dniem otrzymania przez
Beneficjenta pisma od NA informującego o wszczęciu ww. procedury.
II.20.2 Obowiązek przechowywania dokumentów
Beneficjenci będą przechowywali wszystkie oryginalne dokumenty, szczególnie ewidencję
księgową i podatkową zgromadzoną na odpowiednich nośnikach, włącznie z oryginalnymi
dokumentami w wersji cyfrowej, z zastosowaniem obowiązujących w tym zakresie
48
przepisów prawa krajowego i zasad tam ustalonych, przez okres pięciu lat, licząc od dnia
dokonania przez NA płatności końcowej lub zwrotu przez Beneficjentów kwoty dłużnej
należnej NA, jeśli przepisy prawa krajowego nie wymagają dłuższego okresu
przechowywania.
Powyższy okres będzie ograniczony do trzech lat, jeśli kwota dofinansowania ustalona
w Artykule I.3.1 nie przekroczy 60 tys. EUR, jeśli przepisy prawa krajowego nie wymagają
dłuższego okresu przechowywania.
Okres ustalony w pierwszym i drugim akapicie będzie dłuższy jeśli rozpoczęte audyty,
odwołania, postępowania lub dochodzenia sądowe dotyczące dofinansowania nie zostaną
zakończone.
II.20.3 Obowiązek dostarczania informacji
W trakcie przeprowadzanych kontroli lub audytów, w okresie przed wykonaniem przez NA
płatności końcowej, Koordynator będzie zobowiązany dostarczyć wszelkich informacji,
włącznie z tymi w wersji elektronicznej, wymaganych przez NA lub/i KE lub przez osobę
albo podmiot przez NA lub/i KE upoważniony. W przypadkach uzasadnionych NA może
zażądać takich informacji bezpośrednio od Beneficjenta.
W przypadku gdy kontrola lub audyt będą przeprowadzane w okresie po wykonaniu przez
NA płatności końcowej, za dostarczenie niezbędnych ww. informacji będzie odpowiedzialny
Beneficjent.
NA może zażądać powyższych informacji w nawiązaniu do przeprowadzanych kontroli
i audytów, o których mowa w Artykule II.20.1.
W przypadku, gdy zainteresowany Beneficjent nie wypełni spoczywających na nim
obowiązków ustalonych w pierwszym i drugim akapicie bieżącego Artykułu, NA może
uznać:
(a)
za niekwalifikowalne wszelkie koszty nienależycie uzasadnione za pomocą
dostarczonych przez Beneficjenta informacji , w tym dokumentów potwierdzających;
(b)
za nienależny wszelki udział ryczałtowy w dofinansowaniu nienależycie uzasadniony
za pomocą dostarczonych przez Beneficjenta informacji, w tym dokumentów
potwierdzających.
II.20.4 Procedura odwoławcza
Na podstawie ustaleń uzyskanych w efekcie przeprowadzonych kontroli lub audytów, NA
w ciągu 30 dni od zakończenia kontroli lub audytu, wyśle do zainteresowanego Beneficjenta
wstępny raport pokontrolny/z audytu, wobec którego Beneficjent będzie musiał się
ustosunkować przedstawiając swoje stanowisko w sprawie, w ciągu 30 dni od otrzymania
odpowiedniego raportu. W ciągu 30 dni od krańcowego terminu wskazanego Beneficjentowi
na przedstawienie swojego stanowiska w sprawie wstępnego raportu pokontrolnego/z audytu,
NA wyśle do Beneficjenta ostateczny oficjalny raport pokontrolny/z audytu.
49
II.20.5 Skutki ustaleń pokontrolnych lub z audytu
Na podstawie ostatecznych ustaleń uzyskanych w efekcie przeprowadzonych kontroli lub
audytów, NA może podjąć niezbędne działania, włącznie z procedurą odzyskania, w okresie
przed lub po wykonaniu przez NA płatności końcowej, pełnej lub częściowej kwoty
przekazanego do Beneficjenta dofinansowania, zgodnie z Artykułem II.19.
W przypadku ostatecznych ustaleń w następstwie przeprowadzonych kontroli i audytów,
które zaistniały w okresie po dokonaniu płatności końcowej, kwota należna do zwrotu będzie
odnosiła się do różnicy, pomiędzy ostateczną ustaloną kwotą należnego dofinansowania,
określoną zgodnie z Artykułem II.18, a sumaryczną kwotą wszystkich wypłaconych
Beneficjentom płatności w ramach Umowy w związku z realizacją projektu.
II.20.6 Kontrole i inspekcje Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć
Finansowych (OLAF)
OLAF będzie mógł przeprowadzić dochodzenia włączając w to kontrole i inspekcje
w siedzibie Beneficjenta, zgodnie z warunkami i procedurami ustalonymi w Rozporządzeniu
(EU, Euroatom) Nr 883/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącego dochodzeń
prowadzonych przez OLAF, uchylającym Rozporządzenie (WE) Nr 1073/1999 Parlamentu
Europejskiego i Rady, Rozporządzenie Rady (Euroatom) Nr 1074/1999 i Rozporządzenie
Rady (Euroatom, WE) Nr 2185/96 z 1996-11-11, dotyczące kontroli i inspekcji w siedzibie
Beneficjenta prowadzonych przez KE w celu ochrony finansowego interesu Wspólnoty
Europejskiej przed oszustwami i innymi nieprawidłowościami, w celu ustalenia,
rzeczywistego wystąpienia oszustwa, korupcji lub innych bezprawnych działań mających
wpływ na finansowy interes UE, w związku z decyzją przyznania dofinansowania.
II.20.7 Kontrole i audyty Europejskiego Trybunału Obrachunkowego
Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu przysługiwać będą te same prawa, co NA
i KE, zwłaszcza w odniesieniu do prawa dostępu w celach przeprowadzenia kontroli lub
audytów.
ARTYKUŁ II.21 - MONITORING I EWALUACJA
II.21.1 Monitorowanie i ewaluacja projektu
Beneficjenci zgadzają się na uczestnictwo i wniesienie swojego wkładu w proces działań
związanych monitorowaniem i ewaluacją, organizowanych przez NA lub/i KE, jak również
przez osoby lub podmioty upoważnione przez NA lub/i KE.
W powyższym kontekście Beneficjenci udzielą NA lub/i KE, jak również osobom lub
podmiotom przez NA lub/i KE upoważnionym, pełnego prawa dostępu do wszystkich
dokumentów dotyczących realizacji projektu i rezultatów uzyskanych w efekcie jego
realizacji. To prawo dostępu będzie udzielone w okresie kończącym się po upływie pięciu lat
licząc od dnia dokonania przez NA płatności końcowej lub zwrotu przez Beneficjentów
kwoty dłużnej należnej NA.
50
II.21.2 Okresowa ocena udziału ryczałtowego
Beneficjenci zgadzają się, aby NA i KE mogła analizować dokumentację statutową12 ich
organizacji, włącznie z dokumentacją uzupełniającą, w celu dokonywania okresowej oceny
poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek
jednostkowych.
Powyższe analizy nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty dofinansowania w ramach
niniejszej Umowy, lecz ustalenia uzyskane w efekcie ich przeprowadzenia mogą zostać użyte
przez NA i KE w kontekście możliwych przyszłych rozwiązań decyzyjnych dotyczących
poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu projektów, z zastosowaniem ryczałtowych
stawek jednostkowych.
----------------------------------------------------
12
konstytuująca legalność działalności organizacji i wymagana przepisami prawa, w tym m. in. podczas różnego rodzaju
kontroli odpowiednich organów do tego powołanych; dokumentacja ta powinna być odpowiednio zabezpieczona
i przechowywana przez określony okres czasu przewidziany również odpowiednimi przepisami prawa
51

grant agreement for an action with multiple beneficiaries

Transkrypt

Podobne dokumenty

Regulamin 1 proc. 2014

II. Kryteria ubiegania się o środki finansowe na realizację

Laboratorium Kosmetyczne Dr Irena Eris

Jak skorzystać z Programu?

Artykuł poglądowy (Review article)

Możliwości zastosowania narzędzi Web 2.0 w szkoleniach

Prezentacja zespołu rozliczeń finansowych

Wymogi IP dotyczące działań informacyjno-promocyjnych