System wspomagający optymalizację wydatków

NARZĘDZIA SPEDYTORA
System wspomagający
optymalizację wydatków
Z Patrykiem Grzelakiem, dyrektorem zarządzającym firmy InterLAN, o praktycznych
aspektach wdrożeń IT dla firm z branży transportowej, rozmawia Sebastian Śliwieński.
— Szefowie polskich firm transportowych,
spedycyjnych obawiają się optymalizować
koszty poprzez inwestowanie w systemy informatyczne?
— Nie do końca zgodziłbym się z tym twierdzeniem. Firmy transportowe i spedycyjne są
coraz bardziej świadome korzyści, jakie niesie
ze sobą wdrożenie systemu informatycznego
wspomagającego zarządzanie. Powiem więcej,
coraz częściej zauważamy, iż traktują wdrożenie
systemu informatycznego jako inwestycję, która
ma przynieść wymierne efekty w konkretnych
obszarach działalności firmy. I to jest kluczem
podczas rozmów handlowych, szczególnie ze
średnimi i dużymi firmami transportowymi.
Już na tym etapie są one świadome swoich potrzeb i w procesie decyzyjnym główny nacisk
kładą właśnie na spełnienie postawionych wymagań.
Jeśli miałbym zdefiniować podejście firm
transportowych i spedycyjnych do zakupu systemu informatycznego, podzieliłbym je na dwie
grupy: pierwsza to firmy średnie i duże (najczęściej o rozbudowanej strukturze), które mają
w swych szeregach osoby dedykowane do prowadzenia projektu wdrożenia systemu w organizacji. Te firmy są najbardziej wymagające,
wymagają indywidualnego podejścia do projektu i z reguły mają zdefiniowane wymagania
w odniesieniu do systemu. W obecnej sytuacji
rynkowej, kiedy tyle mówi się o kryzysie, te firmy kładą nacisk na wszelkie inwestycje, które
mogą już w niedalekiej przyszłości przynieść
im korzyści. Wśród tych inwestycji znajduje się
wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, który nie tylko obejmie działalność
operacyjną firmy, ale przede wszystkim zapewni jej optymalizację.
Druga grupa to firmy mniejsze, które na dziś
skupiają swoją działalność głównie na przetrwaniu trudnego okresu. Dlatego też w pierwszej kolejności ograniczają wszelkie koszty,
a więc i inwestycje w rozwiązania IT. Istotne
w grupie tych firm jest jednak to, iż są one zainteresowane rozwojem i deklarują chęć zakupu
systemu informatycznego. Jednak na dzień dziTransport i Spedycja | nr 1 | styczeń-luty 2009
siejszy nie traktują tego obszaru priorytetowo.
Podsumowując, jako dostawca rozwiązań informatycznych mamy do czynienia z dwoistą sytuacją, kiedy małe firmy wyhamowały zakupy,
a duże firmy, które w czasie boomu gospodarczego nie miały czasu na inwestycje, teraz decydują się na inwestycje w zintegrowany system
informatyczny.
— Rozumiem zatem, iż grupa dużych firm
jest dla Was lepszym klientem niż firmy małe?
— Interesuje nas każda firma transportowa
i spedycyjna. Możemy w taki sposób odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ nasze rozwiązanie jest elastyczne i modułowe. Dlatego też dla
firmy mniejszej mamy ofertę odpowiadającą jej
potrzebom, a wymagającą znacznie mniejszych
nakładów finansowych niż w przypadku firm
średnich i dużych. Takie firmy, decydując się
na zakup, kierują się głównie ceną, podstawową
funkcjonalnością oraz intuicyjnością i prostotą
obsługi programu. W wielu przypadkach kupują one gotowy produkt, niewymagający wdrożenia z naszej strony. Nie zapominamy również
o tym, że firmy mniejsze w wielu przypadkach
dążą do rozwoju, a tym samym mogą być zainteresowane rozwojem posiadanej funkcjonalności. My gwarantujemy to już teraz, ponieważ
modułowa budowa systemu pozwala na zakup
i rozwój funkcjonalności w zależności od potrzeb.
Odnosząc się z kolei do firm większych,
mamy do zaoferowania system zintegrowany
z programami finansowo-księgowymi, systemami telematycznymi oraz rozwiązaniami mapowymi. Taki produkt niesie ze sobą olbrzymie korzyści, nie tylko w sferze operacyjnej, ale
również w zakresie optymalizacji zarządzania
przedsiębiorstwem, a więc i redukcji kosztów
działalności.
— Którym oferowanym przez Was rozwiązaniem najbardziej dziś interesują się firmy?
— Produkt to system informatyczny charakteryzujący się modułową budową, a więc umożliwiający konfigurację systemu w zależności od
potrzeb Klienta. Możemy mówić o dwóch li-
34
niach oferowanego produktu. Jedna to transport całopojazdowy, druga to oferta bardziej
ukierunkowana na branżę drobnicową.
Zwraca uwagę coraz większy nacisk firm
transportowych, szczególnie tych posiadających
większą flotę pojazdów na wdrożenie nowoczesnego systemu zintegrowanego z rozwiązaniami
mapowymi, programami kadrowymi i finansowo-księgowymi oraz systemami telematycznymi (rozbudowane systemy GPS). Te rozwiązania działają w systemie zintegrowanym, dzięki czemu pozawalają na uzyskanie olbrzymiej
wartości dodanej w postaci, m.in. możliwości
komunikacji spedytora/dyspozytora z kierowcą z poziomu systemu, wyznaczenia trasy na
mapie i automatycznej weryfikacji w czasie rzeczywistym pokonywanych przez kierowcę kilometrów, rejestracji kosztów przez kierowcę bezpośrednio w systemie i wiele innych. To z kolei
pozwala na redukcję kosztów działalności firmy
w konkretnych obszarach, m.in. redukcja kosztu
liczenia wynagrodzeń, zwiększenie liczby rentownych zleceń, zmniejszenie pracochłonności
personelu, oddelegowanie personelu w obszary
działalności przynoszącej dochód, wzrost efektywności wykorzystania taboru, obniżenie „pustych” kilometrów dzięki wprowadzeniu tzw.
punktów kontrolnych trasy i inne.
— Jak przekonać do wdrożenia małą firmę,
która z systemami informatycznymi do tej
pory miała mało do czynienia?
— W wielu przypadkach firmy małe, zanim
zaczęły pracować w naszym systemie, stosowały system pracy w zeszycie, czy też prowadziły
podstawowe działania rejestracyjne w Excelu lub też w mało już popularnych systemach
DOS’owych. W tych przypadkach jest wiele zalet związanych z wprowadzeniem nowego systemu. Przedsiębiorca wchodzi bowiem w obszar, w którym eliminuje się ilość pracy — nie
przepisuje się wielokrotnie tych samych danych
— zleceń, notatek, danych do faktur itp. W systemie dzieje się to w sposób naturalny — tworzone jest zlecenie, na jego bazie automatycznie
można wygenerować fakturę itd. W łatwy sposób można skomunikować system z programem
NARZĘDZIA SPEDYTORA
tów, przypomina o przeglądach samochodów
i wiele innych.
— Czy firma musi się w jakiś specjalny sposób specjalnie przygotowywać na wdrożenie?
— W przypadku małej firmy nie ma konieczności czynienia specjalnych przygotowań
do wdrożenia. Najważniejsze jest spełnienie
wymagań dotyczących sprzętu oraz dostępność
pracowników podczas szkolenia. Jeśli mówimy
o instalacji nie większej niż na 4 stanowiska, to
nawet nie jest potrzebny jakiś specjalny serwer,
wystarczy zwykła stacja robocza, wzmocniona
ewentualnie o dodatkową pamięć RAM, jeśli
jest taka potrzeba. Na bazie tego komputera
system może już sprawnie funkcjonować. Nie
potrzeba również zbyt wiele czasu na nauczenie
się obsługi tego programu — system jest oceniany jako przyjazny i intuicyjny. Już podczas
testowania wersji demonstracyjnej użytkownik
potrafi nauczyć się podstawowej obsługi programu, a wówczas zaprasza nas wyłącznie na
szkolenie uzupełniające.
— Jak długo przebiega wdrożenie systemu
w niewielkiej firmie? W jakim stopniu może
ono zdezorganizować pracę?
— Pokażę na konkretnym przykładzie. Przeprowadzamy obecnie wdrożenie w firmie spedycyjnej. Jest to nieduże przedsiębiorstwo, które
zatrudnia 10 pracowników. W umowie wyznaczyliśmy czas realizacji zlecenia na jeden roboczodzień. Ostatecznie jednak podzieliliśmy
działania na dwie krótsze części, tak by nie angażować pracowników przez 8 godzin w ciągu
jednego dnia pracy. Tyle czasu nam wystarczy,
FOT. INTERLAN
księgowym, dzięki czemu nie ma konieczności
ponownego wpisywania tych samych faktur do
innego systemu. Eliminowanych jest sporo błędów, ponieważ praca odbywa się w sieci, a więc
każdy użytkownik widzi dane wprowadzone do
systemu w czasie rzeczywistym, ponadto system
posiada wewnętrzne obszary kontroli wymagające wprowadzenia pewnych danych i pozwalających na przejście do kolejnych działań po
zrealizowaniu wcześniej wymaganych. Wskazane możliwości są szczególnie istotne z punktu
widzenia małej firmy, ponieważ istotnie wpływają na czas poświęcony na zarządzanie przedsiębiorstwem. Mała firma zawsze ma w planach
rozwój, więc ważna jest dla niej modułowa budowa systemu, która pozwoli z czasem go rozbudowywać. Nasz system nie jest produktem
zamkniętym, może się bowiem rozwijać wraz
z firmą. Inny przykład — dla małego klienta
ważne będzie połączenie z systemem księgowym. Część firm korzysta z usług zewnętrznych biur księgowych. Załóżmy, że klient płaci
w biurze rachunkowym 1000 złotych miesięcznie za obsługę. Po wprowadzeniu naszego systemu, wysyła do księgowej pliki z wszystkimi
fakturami i po stronie biura księgowego nie ma
ręcznego wpisywania danych, skraca się czas
poświęcony na obsługę klienta, co z kolei jest
podstawą do negocjacji kosztów.
W systemie jest też sporo podstawowych
funkcji, które mogą się przydać małej firmie
TSL, jak na przykład kalendarz płatności czy
też terminarz, który ułatwia pilnowanie terminowych badań kierowców, ważności dokumen-
35
aby system zainstalować, skonfigurować i przeszkolić pracowników.
— A co, jeśli mamy do czynienia ze strukturą rozbudowaną – dużą firmą, gdzie wątków jest naprawdę sporo? Jakie korzyści może przynieść wdrożenie w tym przypadku?
— W przypadku firm dużych mamy do czynienia z trzema obszarami, na które zwracają
one szczególną uwagę na etapie wyboru systemu:
Redukcja kosztów. W trudnej obecnie sytuacji rynkowej firmy zwracają szczególną uwagę na redukcję kosztów. Duże firmy traktują
zakup oprogramowania do prowadzenia działalności firmy w kategoriach inwestycji, która
pozwoli w niedługiej perspektywie na realne
obniżenie kosztów działalności, a nawet zredukowanie negatywnych skutków kryzysu. W takim przypadku mówimy oczywiście o zaawansowanych i zintegrowanych rozwiązaniach,
w których już na etapie rozmów można wykazać wymierne korzyści w poszczególnych obszarach działalności.
Kompleksowość i integracja — olbrzymia
liczba firm, również dużych, posiada na dzień
dzisiejszy co najmniej kilka systemów do prowadzenia działalności. Każdy z nich działa oddzielnie i nie są one ze sobą w żaden sposób
powiązane. W ten sposób firma musi korzystać
z kilku odrębnych źródeł informacji, dane wprowadzane są do tych programów wielokrotnie —
i co najważniejsze — nie ma jednego wiarygodnego źródła raportowania danych. Dlatego też
obecnie jednym z najważniejszych czynników
decydujących o wdrożeniu systemu jest jego
kompleksowość i fakt zintegrowania z innymi
systemami. Do tego dochodzą jeszcze zaawansowane moduły planowania i optymalizacji
transportów działające w oparciu o integrację
z systemami telematycznymi oraz rozwiązaniami mapowymi, a pozwalające na znaczne obniżenie kosztów m.in. w zakresie komunikacji
spedytora z kierowcą bezpośrednio z poziomu
systemu (redukcja kosztów połączeń telefonicznych) czy też optymalizacji wykorzystania
taboru i redukcji pustych kilometrów.
Reorganizacja pracy. Związana jest głównie
z optymalizacją kosztów odnoszących się do
obsługi floty. Wdrożenie zaawansowanego systemu informatycznego zintegrowanego z systemem telematycznym oraz mapą cyfrową pozwala m.in. na zmniejszenie ilości osób dotychczas obsługujących posiadaną flotę pojazdów
i oddelegowanie ich w inne obszary działalności przynoszące dochód. Dla przykładu dzięki
wdrożeniu naszego systemu jeden dyspozytor
bez problemu może planować transporty dla
ok. 50 pojazdów własnych. n
styczeń-luty 2009 | nr 1 | Transport i Spedycja