Dokumentowanie kosztów działań jakościowych

Dokumentowanie kosztów działań jakościowych
Wpisany przez
Koszty te powinny być zidentyfikowane według przyczyn i skutków oraz miejsca powstania, a
ich struktura powinna być przydatna w zarządzaniu.
Koszty jakości są parametrem gospodarowania; wiążą się z rentownością przedsiębiorstwa,
jego udziałem w rynku, a także są efektywnym miernikiem wykorzystania zasobów. Powinny
być zidentyfikowane według przyczyn i skutków oraz miejsca powstania, a ich struktura
powinna być przydatna w zarządzaniu.
Zarządzający muszą mieć do dyspozycji odpowiednie informacje dotyczące podjętych działań
jakościowych i związanych z nimi kosztów - wszystkich kosztów ponoszonych przez
przedsiębiorstwo oraz wszystkich wartości odchyleń od wartości sprzedaży związanych z
jakością. Powinni wiedzieć:
-
czego koszt (odchylenie wartości sprzedaży) dotyczy,
jakie wymaganie jest spełniane (lub niespełnione),
jakie działanie podjęto.
Mogą skorzystać z możliwości, jakie daje dobry program finansowo-księgowy. Pozwala on na
utworzenie kilku poziomów kont analitycznych. Standardowo proponuje ewidencję kosztu
uzyskania przychodu i kosztu według miejsca jego powstania (analityka 1-go i 2-go poziomu).
Ewidencja kosztów działań jakościowych wymagać będzie odpowiednich uzgodnień. Może
przedstawiać się następująco:
3 poziom - przedmiot (obiekt kosztowy) opisany słownie,
4 poziom - wymaganie opisane słownie,
5 poziom - działanie opisane słownie.
1/5
Dokumentowanie kosztów działań jakościowych
Wpisany przez
Otrzymuje się w ten sposób na potrzeby rachunkowości zarządczej trzywymiarową tablicę katalog (przedmiot/wymaganie/działanie) dla opisu każdego elementu kosztu działań
jakościowych.
Taki sam efekt otrzymuje się przy użyciu numeru zlecenia na trzecim poziomie analityki, który
zawierać będzie analogiczne informacje obejmujące przedmiot, wymaganie i działanie.
Struktura ta powinna zapewnić wskazanie odchyleń, których oddziaływanie na przedsiębiorstwo
jest silne i długotrwałe, a usunięcie ich przyczyn ma największe znaczenie.
Pomiaru odchyleń trzeba dokonywać dla wszystkich rodzajów działalności, mając świadomość,
że działania innowacyjne stanowią większość wszystkich kosztów. Na rysunku 4 pokazano
przykładowo zdefiniowane słowniki katalogu dla poszczególnych kartotek - grup kont
analitycznych. Opisują słownie podjęte i rozliczane zadnia jakościowe, opisywane na różnych
dokumentach - na przykład na omówionej poprzednio „Polityce jakości" „Celach dotyczących
jakości" i „Wnioskach z przeglądu zarządzania". Definiowanie katalogu elementów jakości może
przebiegać w sposób, jaki pokazano na rysunku 5. Zadanie opracowania katalogu może być
powierzone specjaliście z dziedziny organizacji lub zespołowi. Szerokie grono pracowników
powinno opiniować projekt i uczestniczyć w jego wdrożeniu.
Typowym kosztem działań jakościowych, który należy monitorować i eliminować, jest koszt
działań korekcyjnych. Ale trzeba pamiętać, że aby skutecznie zarządzać kosztami, należy
przede wszystkim wpływać na projekty nowych wyrobów i usług. Na etapie projektowania
ustalane są bowiem procesy i działania, które będą wymagane w przyszłej produkcji,
sprzedaży, serwisie i unieszkodliwieniu wyrobu.
Zapisy dostarczają obiektywnego dowodu o wykonanych działaniach i/lub osiągniętych
wynikach. Służą weryfikacjom przez przedstawienie dowodu obiektywnego, że zostały
spełnione wyspecyfikowane wymagania. Przedstawione na dokumentach księgowych stosują
2/5
Dokumentowanie kosztów działań jakościowych
Wpisany przez
uniwersalny język pieniądza. Dokumentami księgowymi odnoszącymi się do rachunku kosztów
działań jakościowych są przede wszystkim faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty
dotyczące kosztu wynagrodzeń i dokumenty obrotu brakami.
Ewidencja kosztów działań jakościowych za pomocą tych dokumentów odpowiada rejestracji w
czasie rzeczywistym.
Pokazane poniżej obiegi i zapisy na takich przykładowych dokumentach dają obraz ich
funkcjonalności i przydatności dla rachunku kosztów działań jakościowych.
Faktury sprzedaży (rysunek 6).
W przedstawionym obiegu przewidziano możliwość dokonywania przez sprzedawcę obniżki
ceny. Podstawową ich przyczyną są upusty o charakterze promocji sprzedaży i upusty
związane z sezonowością.
Wielkość i sposób udzielania takich upustów określany jest w polityce sprzedaży. Ale występują
też upusty jakościowe, które są dowodem na dopuszczenie do użytkowania wyrobu o obniżonej
- nowej akceptowalnej jakości. Są więc reakcją na niespełnione wymagania i uzgodnienie z
nabywcą nowych wymagań w zamian za gratyfikacje pieniężne. By udzielić takiego upustu,
potrzebna jest w proponowanej procedurze akceptacja szefa sprzedaży.
Na fakturze sprzedaży w miejscu „opisu" sprzedawca dokonuje zapisów zgodnych z przyjętym
katalogiem: na przykład „funkcjonalność" i „przekwalifikowanie", a w „notatce" dołączanej do
faktury w programie opisuje przyczyny tej gorszej funkcjonalności.
3/5
Dokumentowanie kosztów działań jakościowych
Wpisany przez
W ten sposób zapisy dotyczące kosztów działań jakościowych będą obejmować: wyrób,
wymaganie, które nie zostało spełnione, podjęte działanie i wartość pomniejszenia sprzedaży
(upust).
Natomiast za uznane reklamacje jakościowe są wystawiane faktury korygujące z bonifikatami,
określonymi w „katalogu elementów jakości" w programie finansowo-księgowym. Zarówno
słownik upustów jakościowych jak i bonifikat stanowią katalog nazw z analityki 4 poziomu wymaganie; tutaj oznaczające jakie wymaganie należy spełnić, by wyrób został sprzedany bez
upustu jakościowego lub nie był skutecznie reklamowany.
Faktury zakupowe
Faktura papierowa jest dokumentem, na podstawie którego wprowadzane są dane do
formularza „Faktura VAT zakupu" i poprzez ten formularz do bazy danych (kartoteki
„Dostawcy", „Towary" i do kartoteki „Dokumenty"). Dokumentuje zakup na cele inwestycyjne i
eksploatacyjne w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
wyposażenia, materiałów i energii oraz usług. Identyfikację kosztu powinien zapewnić
merytoryczny opis faktury, uwzględniający przyjęty zakładowy plan kont, a w nim zapis
działania odniesionego do przedmiotu spełniającego określone wymagania. Opis ten często
identyfikuje odpowiedzialnego za dokonanie zakupu oraz porównanie wartości zakupu z
budżetem.
Miejscem na te zapisy na dokumencie w programie jest pole „opis". Zapisy powinny
odpowiadać przyjętej analityce kont księgowych, na przykład zaproponowanej w katalogu
elementów jakości.
4/5
Dokumentowanie kosztów działań jakościowych
Wpisany przez
Typową przyczyną wystawienia „Faktury VAT Korekta" po stronie kupującego, pomijając omyłki,
są reklamacje jakościowe. Reklamacje jakościowe dotyczyć mogą żądania wymiany wyrobu lub
obniżenia jego ceny - udzielenia bonifikaty.
Na fakturze korygującej (rysunek 7) podaje się dane wyrobu, którego korekta dotyczy, zmiany,
jakie w jego opisie nastąpiły (np. nowy numer identyfikacyjny), rodzaj udzielonej bonifikaty oraz
kwotę. Przyczyny reklamacji jakościowych mogą być różne. Dobrze jest, gdy przyczyny takie
zostaną odpowiednio sklasyfikowane i opisane w umowie. Wtedy zapisy opisujące niespełnione
wymagania umieszczane są na fakturze w miejscu „opis bonifikaty".
Szczegółowego opisu dokonuje kontroler jakości, wskazując odpowiednio niespełnione
wymaganie i podjęte działanie (z katalogu elementów jakości) oraz dołącza notatkę o
przyczynach korekty i proponowanych działaniach.
Pełna treść artykułu, z rysunkami: plik pdf
Uwaga: powyższy artykuł stanowi podrozdział 6 rozdziału I książki Wiesława Brala „Obieg i
ochrona dokumentów w zarządzaniu jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem informacji",
wydanej przez DIFIN, Warszawa 2008 r. Więcej informacji o tej książce podajemy w dziale
„Praktyczne książki".
5/5