Model CAF w administracji publicznej.

Model CAF w administracji publicznej
Sławomir Wysocki
Krajowa Szkoła Administracji Publicznej
Plan prezentacji
 Przegląd procesów modernizacji administracji
 Refleksja nad tym, co już zrobiliśmy
 Wnioski i rekomendacje, jak model CAF umieścid w codziennym
funkcjonowaniu administracji
Zmieniamy, ale efekty mierne …..
 „…pomimo znacznych zmian, jakich dokonywano w
ciągu ostatnich kilkunastu lat, w administracji
publicznej nie udało się w pełni wprowadzid
pożądanych nowoczesnych technik zarządzania
i systemów informatycznych, nie usprawniono też
zasadniczo zarządzania finansami publicznymi ” *
* Strategia Rozwoju Kraju, 2007-2015
str. 17
Problem !!
– otoczenie podlega zmianie a my …..
DAWNE ORGANIZACJE
Nastawienie na sprawność albo na cel
Hierarchiczne
ORGANIZACJE NOWEGO TYPU
Budowanie wizji – perspektywa
długofalowa
Organizacja płaska, zdecentralizowana
Integracja wertykalna
Integracja sieciowa
Sztywne i sformalizowane
Elastyczne, adaptacyjne, przystosowujące
się do zmian
Nastawione na wszystkich partnerów
Nastawione na najbliższe, wewnętrzne
otoczenie
Nastawione na produkt, efekt
Nastawione na jakość produktu
Preferujące sprawność i stabilność
Nastawione na klienta, obywatel jako klient
Nastawione na jakość całości organizacji i
jej sposobów funkcjonowania (TQM)
Preferujące innowacyjność i
przedsiębiorczość
* Za K.Szczerski, Porządki biurokratyczne, Kraków 2004 na podst.: J.Wind, R.Holland, Pace-Setting 21st Century Enterprise.,
Wharton Phil., 1994
MODEL CAF
Cechy Administracji Fachowej
Samoocena
kompleksowy, systematyczny i powtarzalny przegląd/analiza
działao realizowanych przez Urząd oraz osiąganych wyników, w
oparciu o kryteria wybranego modelu.
Proces samooceny pozwala Urzędowi zidentyfikowad i
sformułowad własne mocne strony
i obszary do poprawy , dla których wskazane jest doskonalenie.
Model zarządzania – Cykl CAF
SAMOOCENA
PLAN
USPRAWNIEO
Stan
obecny
Samoocena
r
analiza spełnienia
kryteriów
WDROŻENIE
Stan
docelowy
Jak ?
Planowanie działań
doskonalących
r
plan działań
Wizja stanu docelowego
r
stan docelowy dla każdego
kryterium Modelu
r
mocne strony
r
wybór priorytetów
r
kluczowe procesy
r
obszary do poprawy
r
harmonogram
r
mierniki realizacji
r
profil punktowy
r
mierniki realizacji
7
CAF
Co Analizujemy Faktycznie
 jakośd przywództwa
 zdolnośd organizacji do strategicznego planowania
 zdolnośd organizacji do zmian procesów i struktur
w zależności od zmian otoczenia
 sposoby zarządzania ludźmi
 sposoby gospodarowania zasobami majątkowymi, finansowymi,
itd.
Po Co Analizujemy Fakty metodą CAF
Po to by:

Wskazad na istotne z punktu widzenia zarządzania cechy organizacji sektora
publicznego,
 Służyd jako narzędzie dla kadry kierowniczej zainteresowanej poprawą
wyników swoich organizacji,
 Zapewnid aktywizację pracowników organizacji
 Poprawid jakośd usług organizacji
 Usprawnid funkcjonowanie urzędu

Stworzyd “pomost” pomiędzy różnymi modelami wykorzystywanymi w zarządzaniu
jakością.
•
Ułatwid benchmarking pomiędzy organizacjami sektora publicznego
Zarządzanie zgodnie z Modelem CAF oznacza ...
 … wdrażanie w praktyce zasad zarządzania

... programową rolę przywództwa




... systematyczną ocenę działania i wyników organizacji,
... planowanie i wdrażanie działao doskonalących
... wyznaczanie celów i mierników stopnia ich realizacji
... konsekwentne realizowanie polityki i strategii organizacji

... porównywanie się do innych organizacji (benchmarking)
 ... badanie satysfakcji klientów
 ... badanie satysfakcji pracowników
Model CAF 2006
Potencjał
Wyniki
Wyniki w
relacjach z
pracownikami
Ludzie
Przywództwo
Strategia i
planowanie
Partnerstwo
i zasoby
Procesy
Wyniki w
relacjach z
klientami /
obywatelami
Kluczowe
wyniki
działalności
Wyniki w
zakresie
społeczeństwa
Innowacje i uczenie się
11
Struktura Modelu CAF
POTENCJAŁ (kryteria 1-5) – czyli…
czym dysponujemy i jak zamierzamy osiągnąd
zakładane rezultaty
Pytamy: Czy i jak organizacja …..
WYNIKI (kryteria 6-9) – czyli…
jakie wyniki osiągamy, wykorzystując posiadany
Potencjał
Pytamy: Czy masz wyniki? Czy są zgodne z celami? Jak zmieniają się czasie/trendy/?
Co nam „mówi” MODEL CAF
Np. to:
• Przywódcy powinni zdefiniowad odpowiednie formy zarządzania oraz
zapewnid system zarządzania procesami.
• Przywódcy powinni wskazad efekty bezpośrednie i długofalowe
następstwa działao, równoważąc przy tym potrzeby i oczekiwania różnych
interesariuszy
• Organizacja powinna systematycznie gromadzid i analizowad informacje o
interesariuszach, ich potrzebach i oczekiwaniach.
• Organizacja powinna opracowad i wykorzystywad metody monitorowania,
pomiaru oraz oceny działao organizacji na wszystkich szczeblach
WAŻNE!
Zgodnie z intencją Twórców modelu:
„CAF jest metodą o charakterze ogólnym i nie ma przeszkód w jej
indywidualizowaniu – pod warunkiem zachowania podstawowych
elementów: 9 kryteriów podstawowych, 28 podkryteriów
szczegółowych i systemu oceny punktowej. Do opisanych w
wytycznych przykładów oraz procedury samooceny należy
podchodzid w sposób elastyczny, z tym jednak, że zaleca się
zachowanie głównych ich elementów.”
Praktyczne zastosowanie wskazao modelu CAF

Przywódcy powinni zdefiniowad odpowiednie formy zarządzania oraz zapewnid
system zarządzania procesami.
 Kontrola zarządcza – audyt wewnętrzny – wymogi rozporządzenia MEN o ewaluacji

Przywódcy powinni wskazad efekty bezpośrednie i długofalowe następstwa działao,
równoważąc przy tym potrzeby i oczekiwania różnych interesariuszy.
 Programy wieloletnie, procedura zadaniowego planowania budżetu

Organizacja powinna systematycznie gromadzid i analizowad informacje
o interesariuszach, ich potrzebach i oczekiwaniach.
 Badania satysfakcji klientów/procedury konsultacji

Organizacja powinna opracowad i wykorzystywad metody monitorowania, pomiaru
oraz oceny działao organizacji na wszystkich szczeblach.
 Kontrola zarządcza – audyt wewnętrzny
Co już nam dał CAF, a co może dad jeszcze …
Przedstawiciele urzędów mówią …udało nam się…
 Zainteresowad liderów/kierowników wieloma sprawami z zakresu
zarządzania
 Powiedzied głośno o problemach organizacji
 Zainteresowad pracowników sprawami ważnymi dla urzędu
 Dad „sobie” i organizacji wiedzę jak zarządzad urzędem
Co już nam dał CAF, a co może dad jeszcze …
Przedstawiciele urzędów mówią …
 Umiemy myśled według zasady PDCA
 Umożliwiliśmy pracownikom sformułowanie swoich opinii o organizacji
 Dowiedzieliśmy się o specyfice pracy innych w urzędzie, przez co lepiej ich
rozumiemy
 Udało nam się (nie zawsze i nie wszędzie) zaangażowad kierownictwo
średniego szczebla w proces zmian
Przedstawiciele urzędów mówią… CAF
Co warto usprawnid? Niezbyt nam się udało …
 Przepływ informacji pomiędzy grupą samooceny
a liderami/kierownikami
 Rytm realizacji tego typu projektów (dopasowad do rytm pracy
urzędów)
 Proces „uczenia się” Modelu CAF – wymaga więcej
dopasowanych do specyfiki urzędu wyjaśnieo/komentarzy
Model CAF zdaniem tych, co go poznali to …
Zalety/korzyści





Uniwersalne narzędzie do „przyglądania” się organizacji
Oparcie samooceny o fakty pozwala na zgromadzenie
informacji o organizacji
Informacje te pozwalają poznad mocne/słabe strony
organizacji
Daje możliwośd zaangażowania całej organizacji (poprzez
proces gromadzenia świadectw)
Dostarcza informacji o sposobach zarządzania
Model CAF zdaniem tych, co go poznali to …
Zalety/korzyści

Buduje jednolity sposób patrzenia na organizację (wspólne
terminy/pojęcia)

Stwarza możliwośd wymiany informacji/doświadczeo

Jest miejscem kreatywnego działania:
„to takie działanie wolne od urzędniczenia i stwarzające okazję
do marzeń o poprawie”

Przez proces samooceny wyłaniają się liderzy organizacji
Model CAF zdaniem tych, co go poznali to …
Wady/kłopoty

Wymaga poznania wielu pojęd i sporej pracy, by zrozumied mechanizm

Mimo że jest dla sektora publicznego, język nie jest „przyjazny” – wymaga komentarza na
wzór aktów prawnych z komentarzem

Odwołuje się do innych metod, modeli, narzędzi zarządzania nieznanych na polu działania
administracji

Pozwala na subiektywne spojrzenie, co przy „złej woli” organizacji może prowadzid do
„lukrowania” obrazu

Ocena punktowa wymusza spojrzenie i działania nie zawsze korzystne dla organizacji (chęd
wyższej punktacji na siłę )
Konkluzje i rekomendacje
Jak użyd Modelu CAF do procesu modernizacji
administracji publicznej?
Zastosowanie Modelu – umiejętne zastosowanie – wymaga przyjęcia przez
organizację kilku „prawd oczywistych” z obszaru zarządzania:

dokonywanie doboru sposobów działania winno następowad po uzyskaniu, poprzez
pomiar i badania, informacji o istotnych faktach w danym zakresie

konieczne jest stałe analizowanie skuteczności zastosowanych metod działania i ich
korygowanie zgodnie z wynikami analiz

organizacje winny też skoncentrowad się na swych kluczowych procesach, bo to one
decydują o ocenie skuteczności danego podmiotu (a to wymaga zdefiniowania, jakie
są te kluczowe procesy, opisania ich przebiegu
i nadzorowania realizacji)
Konkluzje i rekomendacje
KONKLUZJA:
Świadomośd reguł „dobrego zarządzania”
składających się na Model CAF daje podstawę do
stosowania w codziennym działaniu administracji
zestandaryzowanych i sprawdzonych metod,
narzędzi i procedur zapewniających doskonalenie
efektywności organizacji.
Konkluzje i rekomendacje
Wnioski:
Model CAF z całą pewnością jest taką metodą:
 stwarza możliwości systematycznego rozpoznawania
obszarów, jakie winna organizacja usprawniad
 pozwala też spojrzed, jak stosowane w administracji narzędzia
i metody (kontrola wewnętrzna, audyt wewnętrzny, systemy
motywacji, ocen pracowniczych, planowania i realizacji
szkoleo, itd.) wpływają na skutecznośd (mierzoną wynikami
działania) organizacji
Konkluzje i rekomendacje
Model CAF z całą pewnością jest taką metodą:
 przez swą konstrukcję (w Modelu są opisane przykłady, jak winna działad w
danym obszarze zarządzania „wzorcowa” organizacja) inspiruje do działania,
wskazuje, jak zarządzad powierzonymi zadaniami w sposób jak najbardziej
zbliżony do wzorcowego
 pozwala zgromadzid w sposób odpowiedni dla danej organizacji opinie jej
pracowników o sposobach zarządzania
 wymusza (poprzez koniecznośd odnoszenia się do pętli Deminga: PlanujWykonaj-Sprawdź-Popraw) potwierdzanie, czy wybrane metody przynoszą
zamierzone efekty