Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
Warszawa, dn. 25 marca 2013 r.
WK.0920.9.2013
Pan Jan Stanisław Grabiec
Starosta Powiatu Legionowskiego
05-119 Legionowo
ul. Gen. Władysława Sikorskiego 11
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 08.03.2013r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz.U. z 2012 r. poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu
postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 09.01.2013 r. do 07.03.2013 r.
przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 31.12.2012 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej:
1.Stwierdzono:
nie zaewidencjonowanie rozchodów w księdze druków ścisłego zarachowania wydanych:
- zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne,
- wypisów z zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne,
- wypisów z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy (str. 8
protokołu kontroli).
1
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w § 3 pkt 2a Zarządzenia Nr 17/99 z dnia 27 lipca 1999r.
Starosty Legionowskiego w sprawie instrukcji ewidencji druków ścisłego zarachowania w
Starostwie w Legionowie zgodnie, z którym dokładna ewidencja i kontrola obrotu drukami
ścisłego zarachowania polega na bieżącym wpisywaniu przychodu i rozchodu w księdze
druków ścisłego zarachowania.
2.Stwierdzono:
- brak pieczęci potwierdzającej datę wpływu na dokumentach zewnętrznych (na fakturach)
wpływających do Starostwa (str. 10 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w § 6 „Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów finansowoksięgowych w Starostwie Powiatowym w Legionowie” wprowadzonej Zarządzeniem Nr
53/11 przez Starostę Legionowskiego, mając na uwadze § 40 ust.1 i 3 rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze zm.), zgodnie z którymi dowody księgowe zewnętrzne
winny być opatrzone pieczęcią z datą wpływu.
3.Stwierdzono:
wypłacone zaliczki stałe pracownikom Starostwa ewidencjonowano syntetycznie na koncie
234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” nie prowadząc do tego konta ewidencji
analitycznej (szczegółowej). Wydatki księgowano bezpośrednio w koszty, co uniemożliwiało
ustalenie stanu zobowiązań pracownika w danym okresie (str. 11 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
dokonywać w sposób prawidłowy zapisów operacji gospodarczych, mając na uwadze zapisy
zawarte w załączniku Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013r., poz.289).
4.Stwierdzono:
na arkuszach spisu z natury znajdują się podpisy 2 członków, zamiast 3 członków komisji
inwentaryzacyjnej,
na arkuszach spisu z natury brak jest wskazania i podpisu osoby wyceniającej oraz osoby
sprawdzającej,
arkusze spisu z natury nie zostały wypełnione w części dot. ceny za jednostkę miary oraz
wartości wynikającej z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonego w czasie
spisu przez cenę jednostkową,
z kserokopii arkuszy, na których dokonano zbiorczego zestawienia środków trwałych
i wyposażenia nie można ustalić ceny jednostkowej przedmiotu spisowego (str. 21
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w Instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w Starostwie
Powiatowym w Legionowie wprowadzonej Zarządzeniem Nr 22/2011 z dnia 25 września
2012r. Starosty Legionowskiego, a w szczególności § 8 i 10 Instrukcji.
2
W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego:
5.Stwierdzono:
dokonywanie przypisu z tytułu opłaty za zajęcie pasa drogowego w dniu wydania decyzji
ustalającej wysokość opłaty za zajęcie pasa drogowego tj. przed dniem uprawomocnienia się
decyzji (str. 30 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przypisu opłaty za zajęcie pasa drogowego dokonywać na podstawie uprawomocnionych
decyzji zgodnie z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 21 marca 1985r. o drogach publicznych (t.j.
Dz.U. z 2013r., poz.260) mając na uwadze zapisy zawarte w art. 130 § 1 i § 2 ustawy z dnia
14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013r. poz.267)
zgodnie z którymi przed upływem terminu do wniesienia odwołania (14 dni) decyzja nie
ulega wykonaniu, a wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji.
6.Stwierdzono:
nie naliczanie i nie pobieranie odsetek ustawowych od nieterminowo uiszczonych opłat za
zajęcie pasa drogowego (decyzje o nr: 104/12 z dnia 10.08.2012r. oraz 77/12 z dnia
09.07.2012r.) (str. 30 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w art. 40 ust. 13 i 13a, mając na uwadze art. 40d ust. 1
ustawy z dnia 21 marca 1985r. o drogach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013r., poz.260), zgodnie
z którymi w przypadku nieterminowego uiszczenia opłat za zajęcie pasa drogowego pobiera
się odsetki ustawowe.
7.Stwierdzono:
przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych
w dz. 750 rozdz. 75045 § 4210 i w dz. dz. 750 rozdz. 75045 § 4300 (str. 40 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
bezwzględnie przestrzegać zapisów art. 254 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.
o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym
dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
8. Stwierdzono:
nieprawidłowe naliczenie i wypłata dodatku funkcyjnego (str. 33 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów zawartych w:
- Regulaminie wynagradzania pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie
wprowadzonego w życie Zarządzeniem nr 16/09 z dnia 10 czerwca 2009r. przez Starostę
Legionowskiego ,
- załączniku Nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie
wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz.U. Nr 50, poz.398 ze zm.).
9. Stwierdzono:
brak dokumentacji źródłowej w zakresie dokonywanych zmian w wysokości przyznanych
nagród przez kierownika jednostki. Na drukach pn. „Arkusze oceny bezpośrednio
sprawującego nadzór” dokonywanie poprawek w zakresie ilości przyznanych punktów (str.
34 protokołu kontroli).
3
Wnioskuję:
przestrzegać zasad i trybu przyznawania nagród określonych w załączniku nr 4 do
Regulaminu wynagradzania pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie
wprowadzonego Zarządzeniem Nr 16/2009 z dnia 10 czerwca 2009r. przez Starostę
Legionowskiego. Dokonywać zmiany ilości punktów na wspomnianych wyżej arkuszach
zgodnie z zapisem zawartym w § 6 cytowanego Regulaminu.
10.Stwierdzono:
wystawianie przez Wykonawcę faktur za wykonanie usługi:
„całoroczny remont nawierzchni asfaltowych” na podstawie ustnych zleceń
(telefonicznych) Zamawiającego (str.37 protokołu kontroli).
„sprzątanie przykrawężnikowe dróg i ulic powiatowych, oczyszczenie ciągów pieszorowerowych (chodniki, ścieżki rowerowe) z zalegającego piasku wraz z wywozem
i utylizacją urobku” niezgodnie z pisemnym zleceniem (str. 39 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać warunków zawieranych umów, w tym przypadku umowy Nr
IDR.ZD.273.50.2012.JL i umowy Nr IDR.ZD.273.22.2012.
11.Stwierdzono:
zaksięgowanie faktury VAT nr F/00017012 w kwocie 2.310zł za zakup urządzenia
wielofunkcyjnego HP LaserJet na koncie 401 „Zużycie materiałów i energii” w dniu
23.04.2012r., a na koncie 013-1 „Pozostałe środki trwałe” dopiero w dniu 26.06.2012r (str. 40
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać postanowień art. 20 ust 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j.
Dz. U. z 2013r., poz.330), według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego
należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
12.Stwierdzono:
dokonanie poprawek korektorem:
na kartce (rejestrze) pn. „Zestawienie ofert przyjętych w przetargu nieograniczonym na
zadanie pn. przebudowa drogi pow. 1818W w L-wie i Wieliszewie”, w miejscu: data
sporządzenia, nazwa postępowania, w kolumnie liczba porządkowa oraz w miejscu podpis
osoby przyjmującej (str. 49 protokołu kontroli),
w miejscu sprawdzenia i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych
(dekretacja) oraz w zakresie ogólnej sumy zatwierdzonej do wypłaty wyrażonej liczbowo
i słownie (na fakturze VAT nr 096/T/2012 z dnia 21.09.2012r.) (str. 52 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać postanowień zawartych w § 4 pkt 1 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów
finansowo-księgowych w Starostwie Powiatowym w Legionowie będącej załącznikiem nr 1
do Zarządzenia Nr 53/11 z dnia 27 grudnia 2011r. Starosty Legionowskiego.
13.Stwierdzono:
nieterminowe rozliczenie dotacji celowej z tytułu pomocy finansowej udzielanej między
jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych
i zakupów inwestycyjnych, tj. po terminie określonym w umowie Nr IDR.273.47.2011.GP1
z dnia 28.12.2011r. (strona 28 protokołu kontroli).
4
Wnioskuję:
przestrzegać terminów rozliczenia dotacji określonych w zawieranych umowach.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Zarząd Powiatu
- Starosta Powiatu,
- Skarbnik Powiatu.
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego
doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Staroście prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Tarnowski
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
5