Procedura opracowania i aktualizacji katalogu usług

Załącznik nr 2
do Zarządzenia nr 15/05
Starosty Hajnowskiego
z dnia 22 lipca 2005r.
PROCEDURA OPRACOWANIA I AKTUALIZACJI KATALOGU USŁUG
I. Ogólne informacje
1. Katalog Usług jest zbiorem kart usług świadczonych klientom Starostwa Powiatowego w Hajnówce wraz
z wzorami wniosków niezbędnych do realizacji niektórych spraw administracyjnych.
2. Celem wprowadzenia procedury aktualizacji Katalogu Usług jest monitorowanie zgodności kart usług z
przepisami prawa oraz aktualizowanie innych danych zawartych w kartach usług oraz wprowadzanie nowych
kart dotychczas nie ujętych w katalogu.
II. Standaryzacja karty usług
1. Karta usługi powinna zawierać następujące informacje:
a) nazwę usługi;
b) podstawę prawną;
c) wykaz dokumentów potrzebnych do załatwienia sprawy, z wyszczególnieniem sposobu ich
udostępnienia pracownikowi Starostwa (do wglądu, do złożenia wraz z wnioskiem, możliwość
złożenia kserokopii);
d) wysokość opłat skarbowych, sposób ich uiszczania (gotówką lub przelewem);
e) ustawowy termin odbioru dokumentu;
f) informację o przysługującym sposobie odwołania;
g) sposób i uwagi dotyczące odbioru dokumentu;
h) nazwę wydziału odpowiedzialnego za załatwienie danej sprawy.
2. Kartę usługi opracowuje merytoryczny pracownik odpowiedzialny za realizację zadania.
3. Kartę usługi sprawdza pod względem merytorycznym i zatwierdza naczelnik wydziału.
4. Nową usługę, która została przydzielona w trakcie realizacji Zarządzenia, opracowuje osoba
merytorycznie odpowiedzialna za jej realizację. Karta podlega zatwierdzeniu przez odpowiedniego
przełożonego, w terminie jednego miesiąca, od dnia rozpoczęcia realizacji danego zadania.
III. Aktualizacja Karty Usług
1.Kontrolę aktualizacji Katalogu Usług dokonuje Sekretarz Powiatu corocznie, do końca czwartego kwartału.
2. Osobą odpowiedzialną za aktualizację karty jest osoba, która ją opracowała:
a) osoba odpowiedzialna za jej aktualizację dostarcza Kartę Aktualizacyjną wraz
z jednolitym tekstem karty usługi w wersji papierowej, swojemu przełożonemu;
b) Kartę Aktualizacyjną, wydruk poprawionej karty w wersji papierowej naczelnik wydziału,
bądź osoba na samodzielnym stanowisku przekazuje Sekretarzowi Powiatu, niezwłocznie po
zaistniałej zmianie;
c) kolejne wersje karty otrzymują numery w pozycji Nr Karty tj.: symbol / numer / numer
kolejny aktualizacji
3. Do końca października każdego roku naczelnicy wydziałów przedstawiają Sekretarzowi Powiatu raport o
stanie aktualizacji kart dotyczących usług realizowanych w ich wydziałach oraz o stopniu objęcia katalogiem
wszystkich świadczonych usług. Do raportu należy przedłożyć wzór zaktualizowanej karty z
wyszczególnieniem zapisów, których dotyczą zmiany.
IV. Aktualizacja kart w wersji elektronicznej
1. Katalog usług wraz z wzorami wniosków i innych dokumentów są dostępne na stronie internetowe
Starostwa Powiatowego w Hajnówce ( www.powiat.hajnowka.pl ) oraz w Biuletynie Informacji Publicznej (
www.umwp-podlaskie.pl/bip/powiat/hajnowka).
2. Aktualizacja kart usług w Internecie odbywa się na bieżąco.
V. Udostępnienie kart usług klientom
1.O istnieniu Katalogu i jego roli Starostwo Powiatowe w Hajnówce będzie informować wykorzystując
wszystkie dostępne źródła informacji.
2.Karty usług są dostępne dla każdego klienta w sekretariacie Starostwa Powiatowego oraz w wydziałach i
na stanowiskach samodzielnych.
3.Udostępnianie klientom wybranych kart bądź całego Katalogu odbywa się w miarę możliwości
technicznych Starostwa Powiatowego, a w szczególności:
a)
przez kopiowanie;
b)
przez wydrukowanie;
c)
przez kopiowanie na nośniki elektroniczne ( dyskietka, płyta CD lub DVD);
d)
przez wysyłanie pocztą elektroniczną;
e)
przez pobranie ze strony internetowej Starostwa Powiatowego w Hajnówce ( www.
powiat.hajnowka.pl)
oraz
z
Biuletynu
Informacji
Publicznej
(
www.umwppodlaskie.pl/bip/powiat/hajnowka).
VI. Ocena działań
1. Klienci mają możliwość oceny karty usług poprzez wypełnienie ankiety dostępnej w sekretariacie
Starostwa Powiatowego w Hajnówce ( pokój nr 19, pierwsze piętro) oraz na stronie internetowej
www.powiat.hajnowka.pl.
2. Działania kontrolne i oceniające dokonuje Sekretarz Powiatu raz w roku.
Starosta Hajnowski
Włodzimierz Pietroczuk