tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

Transkrypt

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W ŁODZI
Numer egzemplarza:
1
PROTOKÓŁ
KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ
I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy w Kleszczowie
Termin kontroli: 07.09.2005 – 07.12.2005
ElŜbieta Fliszewska-Owczarek
Kontrolujący (imię,
– inspektor
nazwisko, stanowisko
Małgorzata OŜarek – inspektor
słuŜbowe):
Roman Drozdowski - inspektor
Okres objęty kontrolą Rok 2004 i I półrocze 2005 roku
Numer i data upowaŜnienia:
WK 601-1/42/2005 z dnia 16
sierpnia 2005 roku
WK 601-1/42-1/2005 z dnia 5
września 2005 roku
Uwaga!
Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie
z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z
ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy.
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLESZCZÓW
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
I.
INFORMACJE WSTĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Kleszczów zajmuje obszar 124,82 km² i połoŜona jest w Powiecie Bełchatowskim
w Województwie Łódzkim.
Na dzień 31 grudnia 2004 roku w gminie zamieszkiwało 4.014 mieszkańców, w tym 2.032
kobiet i 1.982 męŜczyzn. Struktura ludności według wieku przedstawiała się następująco:
Tabela nr 1
Przedział wiekowy
Liczba męŜczyzn
Liczba kobiet
0 – 3 lat
100
103
4 – 7 lat
101
102
8 – 18 lat
315
320
19 – 60 lat
-
1.130
19 – 65 lat
1.315
-
powyŜej 60 lat
-
377
powyŜej 65 lat
151
-
Na dzień 31 grudnia 2004 roku w Gminie Kleszczów zarejestrowane były 252 osoby
bezrobotne, w tym 170 męŜczyzn i 82 kobiety. Bezrobotni mieszkańcy Gminy stanowili 6,3%
wszystkich mieszkańców.
Adres siedziby: Urząd Gminy w Kleszczowie ul. Główna 47, 97-410 Kleszczów.
NIP: 7691075807
REGON: 590647983
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Kleszczów
została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust 2 pkt 1 oraz art. 7 ust.1 ustawy
z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U.
z 2001 r., nr 55, poz.577 z późn. zm.) w dniach od 7 września do 7 grudnia 2005 roku.
II.
USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodniczący rady gminy
Przewodniczącym Rady Gminy Kleszczów jest Henryk Michałek wybrany na mocy uchwały
Rady Gminy nr XXVI/248/04 z dnia 21 lipca 2004 roku. W okresie wcześniejszym funkcję
Przewodniczącego Rady pełnił Adam KsiąŜek wybrany na mocy uchwały Rady Gminy nr I/1/02
z dnia 19 listopada 2002 roku.
Wójt gminy
Od dnia 19 listopada 2002 roku Wójtem Gminy Kleszczów jest Kazimiera Tarkowska wybrana
w powszechnych bezpośrednich wyborach w dniu 27 października 2002 roku. Ustalono,
Ŝe Wójt Gminy nie powołał Zastępcy.
_____________________________________________________
2
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Skarbnik gminy
Począwszy od 1 września 2005 roku Skarbnikiem Gminy jest Maria Cłapka powołana na to
stanowisko uchwałą Rady Gminy nr XLII/428/05 z dnia 25 sierpnia 2005 roku. W okresie
wcześniejszym funkcję Skarbnika pełniła Genowefa Sokołowska powołana na mocy uchwały
Rady Gminy nr XIV/100/95 z dnia 4 sierpnia 1995 roku. Analiza zakresów czynności Genowefy
Sokołowskiej oraz Marii Cłapki wykazała, Ŝe Wójt Gminy ustalił dla Skarbników Gminy
Kleszczów następujący zakres zadań (zakres czynności Genowefy Sokołowskiej z dnia
3 marca 2003 roku oraz Marii Cłapki z dnia 1 września 2005 roku):
1) opracowanie projektu budŜetu gminy,
2) nadzór nad realizacją budŜetu pod względem finansowym,
3) ekonomiczna analiza planów finansowych,
4) nadzór nad prawidłowymi i terminowymi rozliczeniami jednostek i organizacji otrzymujących
środki z budŜetu gminy,
5) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6) wykonywanie dyspozycji środkami pienięŜnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami,
7) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawieranych umów,
8) sprawowanie nadzoru nad wymiarem podatków i opłat,
9) zapewnienie terminowego ściągania naleŜności i dochodzenie roszczeń spornych oraz
zapłaty zobowiązań,
10) nadzór nad opracowywaniem sprawozdań okresowych i rocznych z wykonania budŜetu,
11) nadzór nad ewidencjonowaniem majątku gminy,
12) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych wydawanych przez Wójta dotyczących
prowadzenia rachunkowości i obiegu dokumentów finansowych w szczególności: instrukcji
obiegu dokumentów finansowych, zakładowego planu kont, instrukcji kasowej, zasad
przeprowadzania i rozliczania inwestycji,
13) wykonywanie innych zadań przewidzianych w przepisach szczególnych,
14) podejmowanie przedsięwzięć i inicjatyw w celu pozyskiwania środków do budŜetu gminy,
15) współdziałanie z bankami – przedkładanie informacji Wójtowi o ich bieŜącej kondycji
finansowej i o proponowanych lokatach,
16) wykonywanie innych zaleceń Wójta.
Skarbnikowi powierzono równieŜ nadzór nad działalnością Referatu BudŜetu, Finansów
i Majątku Gminy oraz Referatu Podatków i Opłat. W czasie nieobecności Skarbnika zastępstwo
na tym stanowisku powierzono Kierownikowi Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku Gminy
Agnieszce Włodarczyk (wcześniej CzyŜyckiej).
Sekretarz gminy
Sekretarzem Gminy jest Anna DróŜdŜ powołana do pełnienia tej funkcji uchwałą Rady Gminy
nr VII/38/03 z dnia 27 lutego 2003 roku.
Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska udzieliła Sekretarzowi Gminy następujących upowaŜnień:
1) upowaŜnienie z dnia 11 marca 2003 roku do podpisywania dokumentów i korespondencji
w okresie nieobecności Wójta,
2) upowaŜnienie z dnia 2 czerwca 2003 roku do podpisywania następujących dokumentów:
- decyzji administracyjnych,
- postanowień,
_____________________________________________________
3
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- zaświadczeń,
- opinii i uzgodnień wyraŜanych w innej formie niŜ postanowienia,
- list płac pracowników,
- poleceń przelewów bankowych,
- innych dokumentów wychodzących z Urzędu Gminy do podpisywania, których nie
została zastrzeŜona odrębnymi przepisami kompetencja Wójta Gminy,
3) upowaŜnienie do wykonywania
o zamówieniach publicznych:
następujących
czynności
wynikających
z ustawy
- ogłaszania przetargów,
- zatwierdzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- powoływania komisji przetargowych,
- wykonywania innych niezbędnych czynności w toku postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego
udzielone kaŜdorazowo na czas określony tj. 16.02.2004 – 25.02.2004, 14.06.2004 –
16.06.2004, 06.08.2004 – 11.08.2004, 12.11.2004 – 26.11.2004, 29.11.2004 – 03.12.2004,
23.05.2005 – 10.06.2005 oraz 05.09.2005 – 21.09.2005.
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Jednostkami budŜetowych Gminy Kleszczów powołanymi przez Radę Gminy w celu
zaspakajania zbiorowych potrzeb gminy, według wykazu stanowiącego załącznik nr 4 do
Statutu Gminy są:
1) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kleszczowie
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej utworzony został przez Naczelnika Gminy Kleszczów na
mocy zarządzenia nr 4/90 z dnia 30 kwietnia 1990 roku jako jednostka budŜetowa. Ośrodek
działa w oparciu o statut nadany uchwałą Rady Gminy nr XXXIII/337/04 z dnia 29 grudnia 2004
roku. Według statutu pracą GOPS kieruje Kierownik na zasadzie jednoosobowego
kierownictwa i ponosi odpowiedzialność za wyniki pracy Ośrodka oraz reprezentuje go na
zewnątrz. Kierownika Ośrodka zatrudnia Wójt, który udziela Kierownikowi upowaŜnienia do
wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy
społecznej naleŜących do właściwości gminy. W skład Ośrodka wchodzą następujące
stanowiska pracy:
- kierownik Ośrodka,
- pracownicy socjalni,
- główny księgowy jednostki,
- stanowisko ds. świadczeń rodzinnych.
Ośrodek jest jednostką budŜetową działającą na podstawie przepisów ustawy o finansach
publicznych i jest finansowany z dotacji celowych przyznawanych, zgodnie z obowiązującymi
przepisami na realizację zadań zleconych gminie, a w zakresie zadań własnych z budŜetu
gminy.
2) Szkoła Podstawowa im. Janusza Korczaka w Kleszczowie
Uchwałą nr VI/6/99 Rada Gminy Kleszczów przekształciła Szkołę Podstawową w Kleszczowie
o strukturze organizacyjnej klas I-VIII w sześcioletnią Szkołę Podstawową. Statut szkoły
przyjęty został przez Radę Pedagogiczną na posiedzeniu w dniu 15 lutego 2000 roku.
_____________________________________________________
4
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3) Szkoła Podstawowa im. Mikołaja Kopernika w Łękińsku
Uchwałą nr VI/7/99 Rada Gminy Kleszczów przekształciła Szkołę Podstawową w Łękińsku
o strukturze organizacyjnej klas I-VIII w sześcioletnią Szkołę Podstawową. Statut szkoły
przyjęty został przez Radę Pedagogiczną na mocy uchwały nr 54 z dnia 16 stycznia 2000 roku.
4) Gimnazjum im. Stanisława Reymonta w Kleszczowie
Gimnazjum w Kleszczowie załoŜone zostało przez Radę Gminy na mocy uchwały nr XIII/54/99
z dnia 30 czerwca 1999 roku. Kolejną uchwałą tj. XIII/55/99 z dnia 30 czerwca 1999 roku Rada
Gminy nadała statut Gimnazjum w Kleszczowie.
5) Publiczne Przedszkole Samorządowe w Kleszczowie,
6) Publiczne Przedszkole Samorządowe w Łękińsku,
7) Publiczne Przedszkole Samorządowe w Łuszczanowicach
Ustalono, Ŝe placówki przedszkolne działające na terenie Gminy Kleszczów przed wejściem
w Ŝycie ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym były przedszkolami
państwowymi. Na mocy art.1 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań
i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy
administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. nr 34, poz.198 z późn.zm.) do
właściwości organów gminy przeszły jako zadanie własne określone w ustawie z dnia 15 lipca
1961 roku o rozwoju systemu oświaty i wychowania zadania i kompetencje, w tym kierowanie
na swoim terenie działalnością przedszkoli, ich zakładanie, zapewnianie im lokali i wyposaŜenie
w pomoce naukowe, narzędzia, meble i sprzęt oraz potrzebne środki finansowe i materialne,
zapewnienie warunków mieszkaniowych i świadczeń nauczycielom i innym pracownikom
zatrudnionym w przedszkolach.
Na mocy uchwał: nr XXIV/25/96, nr XXVI/26/96 oraz XXVI/27/96 Rada Gminy Kleszczów
uchwaliła statuty odpowiednio Publicznego Przedszkola Samorządowego w Kleszczowie,
Publicznego Przedszkola Samorządowego w Łękińsku, Publicznego Przedszkola
Samorządowego w Łuszczanowicach.
8) Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Kleszczowie
Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Kleszczowie utworzony został na mocy uchwały
Rady Gminy nr XVI/92/99 z dnia 27 października 1999 roku. Statut GOKSiR nadany został
uchwałą nr XVIII/98/99 z dnia 9 grudnia 1999 roku. Według postanowień statutu GOKSiR
działa na podstawie przepisów ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz
ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych i jest jednostką budŜetową.
W skład GOKSiR wchodzą:
- Wiejski Dom Kultury w Kleszczowie,
- Wiejski Dom Kultury w Łękińsku,
- Wiejski Dom Kultury w Łuszczanowicach,
- Wiejski Dom Kultury w Wolicy,
- Wiejski Dom Kultury w Antoniówce,
- Wiejski Dom Kultury w śłobnicy.
Do podstawowych zadań Ośrodka naleŜą, według statutu, w szczególności:
- edukacja kulturalna i wychowanie przez sztukę,
- organizacja imprez kulturalno-rozrywkowych,
- tworzenie warunków dla rozwoju amatorskiego ruchu artystycznego,
- gromadzenie, ochrona i udostępnienie dóbr kultury,
- tworzenie warunków dla rozwoju folkloru, rękodzieła ludowego i artystycznego
_____________________________________________________
5
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- prowadzenie wiejskich bibliotek publicznych i wypoŜyczalni kaset video,
- organizowania kursów i szkoleń,
- prowadzenie klubów i kół zainteresowań,
- stwarzanie warunków do masowego uprawiania sportu, turystyki i rekreacji,
- organizowanie sekcji najbardziej popularnych dyscyplin sportu,
- prowadzenie z młodzieŜą systematycznych zajęć rekreacyjno-sportowych i rehabilitacyjnych,
- popularyzacja sportu poprzez organizowanie imprez i zawodów sportowych wyŜszych klas
mistrzowskich,
- realizacja innych zadań wynikających z potrzeb społecznych w zakresie kultury, sportu
i rekreacji.
GOKSiR działa w oparciu o majątek stanowiący własność gminy tj. budynki gminnych
ośrodków kultury.
Podstawą gospodarki finansowej Ośrodka, jako jednostki budŜetowej, jest roczny plan
dochodów i wydatków, który jest opracowywany przez kierownika Ośrodka. Ośrodek pokrywa
swoje wydatki bezpośrednio z budŜetu, a pobrane dochody odprowadza na rachunek budŜetu
Gminy. Z treści §17 statutu wynika, Ŝe Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji nie jest
instytucją kultury w rozumieniu ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
Na pytanie inspektorów kontroli dotyczące przyczyn prowadzenia działalności kulturalnej na
terenie Gminy Kleszczów, a w szczególności bibliotek i domów kultury, w sposób niezgodny
z przepisami ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu
działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 roku Dz.U. nr 13, poz.123 z późn.zm.) Sekretarz
Gminy Anna DróŜdŜ udzieliła następującego wyjaśnienia, cyt. „Zgodnie z art.7 ust.1 pkt 9
ustawy o samorządzie gminnym zadania własne gminy obejmują sprawy kultury. W tym
bibliotek gminnych i innych placówek upowszechniania kultury. W celu wykonywania swoich
zadań gmina moŜe tworzyć jednostki organizacyjne, dlatego teŜ Rada Gminy powołała Gminny
Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji z siedzibą w Kleszczowie, który do 2000 roku funkcjonował
jako zakład budŜetowy, a od 2000 roku został powołany jako typowa jednostka budŜetowa –
zgodnie z art.18 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Przyjęcie tej
formy prawnej wynikało z załoŜenia, iŜ jednostka będzie podmiotem, który nie tylko realizował
będzie zadania o charakterze kulturalnym, ale i zadania określone w ustawie o kulturze
fizycznej. Chodzi tutaj o zadania ze sfery sportu i rekreacji, co zapisane zostało zresztą
w statucie GOKSiR-u. Zakładane przez Radę rozszerzenie działalności powodowało,
iŜ przyjęcie statusu typowej instytucji kultury nie byłoby rozwiązaniem odpowiednim,
a w szczególności adekwatnym do zamierzonej działalności. Pragnę poinformować,
Ŝe w obiektach GOKSiR-u znajdują się pomieszczenia wykorzystywane na działalność ochrony
przeciwpoŜarowej (co naleŜy równieŜ do zadań własnych gminy) przez jednostki OSP.
Podzielenie domów kultury i straŜnic OSP napotykałoby znaczne trudności”. Wyjaśnienie
Sekretarza Gminy Anny DróŜdŜ z dnia 24 października 2005 roku stanowi załącznik nr 1
do protokołu kontroli.
3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE
Statut gminy
Obowiązujący Statut Gminy Kleszczów przyjęty został uchwałą Rady Gminy nr XIII/90/03 z dnia
10 lipca 2003 roku i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia
16 sierpnia 2003 roku pod pozycją 2137.
Rada Gminy składa się z 15 radnych. Do wewnętrznych organów Rady naleŜą komisje stałe
oraz komisje doraźne. Rada powołuje następujące stałe komisje:
_____________________________________________________
6
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- Komisja Rewizyjna,
- Komisja Rozwoju, Rolnictwa i Ochrony Środowiska,
- Komisja Spraw Społecznych i Obywatelskich.
Radny moŜe być członkiem najwyŜej 2 stałych komisji. W czasie trwania kadencji Rada moŜe
powołać doraźne komisje do wykonywania określonych zadań, określając ich skład i zakres
działania.
Gmina Kleszczów podzielona jest na 10 sołectw. Gospodarka finansowa sołectwa prowadzona
jest w ramach budŜetu gminy i podlega pełnej kontroli przez Radę Gminy. KaŜde sołectwo jest
posiadaczem zaleŜnym mienia komunalnego określonego w statucie sołectwa.
BieŜącymi sprawami Gminy kieruje Wójt oraz reprezentuje ją na zewnątrz. W szczególności
Wójt Gminy jest:
- kierownikiem Urzędu Gminy w Kleszczowie,
- organem administracji I instancji,
- terenowym organem obrony cywilnej,
- zwierzchnikiem słuŜbowym kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
Wójt moŜe powierzyć, w granicach prawa, niektóre z ww. funkcji swojemu Zastępcy lub
Sekretarzowi Gminy. W takich przypadkach udziela stosownego upowaŜnienia w formie
pisemnej lub w innej formie przewidzianej prawem.
Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych, nie mających osobowości prawnej, składają
jednoosobowo oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie udzielonego im przez Wójta
pełnomocnictwa do zarządzania mieniem tych jednostek.
Regulamin organizacyjny urzędu
Regulamin organizacyjny wprowadzony został zarządzeniem Wójta Gminy nr 9/2003 z dnia
27 lutego 2003 roku. Niniejszy regulamin określa następujące zagadnienia:
- zasady kierowania pracą urzędu,
- strukturę organizacyjną urzędu,
- zadania referatów,
- zasady świadczenia pracy w urzędzie,
- zasady oraz tryb opracowywania i wydawania aktów prawnych,
- zasady podpisywania pism i dokumentów,
- tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw mieszkańców,
- organizację działalności kontrolnej w urzędzie.
Według regulaminu pracą Urzędu Gminy w Kleszczowie kieruje Wójt na zasadzie
jednoosobowego kierownictwa, przy pomocy Zastępcy Wójta i Sekretarza. Sekretarz
i Zastępca Wójta działają w zakresie spraw powierzonych przez Wójta i ponoszą przed nim
odpowiedzialność. Wykonując powierzone zadania zapewniają kompleksowe rozwiązywanie
problemów wynikających z zadań gminy i kontrolują działalność referatów oraz innych
jednostek organizacyjnych Urzędu.
Sekretarz w zakresie ustalonym przez Wójta zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu
i warunki jego działania a takŜe właściwą organizację pracy biurowej w Urzędzie.
Skarbnik Gminy jako główny księgowy budŜetu sprawuje nadzór i kontrolę nad gospodarką
finansową Urzędu Gminy.
_____________________________________________________
7
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kierownicy referatów są odpowiedzialni za pracę tych referatów, ustalają szczegółowe zakresy
czynności pracowników i ponoszą odpowiedzialność za realizację przypisanych im zadań.
W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
- Referat Organizacyjny
- Referat BudŜetu, Finansów i Majątku,
- Referat Podatków i Opłat Lokalnych,
- Referat Inwestycji i Zamówień Publicznych,
- Referat Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami,
- Referat Spraw Ogólnych i Gospodarczych,
- Urząd Stanu Cywilnego
- Pion Ochrony,
- Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli i Audytu Wewnętrznego,
- Biuro Prawne.
Zarządzeniem nr 0152/22/05 Wójta Gminy z dnia 2 sierpnia 2005 roku wprowadzony został
nowy Regulamin Organizacyjny.
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów
Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu
Gminy Kleszczów wprowadzona została zarządzeniem Wójta Gminy nr 23/99 z dnia 21 grudnia
1999 roku.
Niniejsza instrukcja reguluje następujące zagadnienia:
1) pojęcie i rodzaje dowodów księgowych
2) ogólne zasady wystawiania i kontroli dowodów księgowych
Zgodnie z instrukcją kaŜdy dowód potwierdza pracownik odpowiedzialny za dokonanie operacji
gospodarczej i jej udokumentowanie. UpowaŜnieni pracownicy przed potwierdzeniem dowodu
obowiązani są sprawdzić go pod względem: merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Pracownik potwierdzając dowód pod względem merytorycznym ma obowiązek posiadania
pełnej znajomości przepisów dotyczących przedmiotu stanowiącego treść dowodu.
W przypadku wątpliwości ma on prawo i obowiązek Ŝądania konsultacji osoby o odpowiednich
kwalifikacjach fachowych. Sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym polega na:
ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych
wyraŜonych w dowodach, stwierdzeniu, Ŝe dowody wystawione zostały przez właściwe
jednostki oraz stwierdzeniu, Ŝe zgodne są z zawartą umową jeŜeli była zawarta umowa,
poprzez wpisanie nr umowy i daty jej zawarcia. ZłoŜenie podpisu merytorycznego oznacza,
Ŝe dowód został sprawdzony oraz zrealizowany zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
Dowody księgowe jako sprawdzone pod względem merytorycznym podpisują właściwi
kierownicy Wydziałów.
Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym polega na:
-
ustaleniu Ŝe wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, treść pełną zrozumiałą
a dowód starannie i czytelnie sporządzony,
-
stwierdzeniu, Ŝe zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, oznaczenia stron,
nazwę, adresy, numer, datę, treść, ilość wartość, podpisy i pieczęcie.
Sprawdzenie dowodów pod względem rachunkowym polega na sprawdzeniu, Ŝe ich dane
liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.
_____________________________________________________
8
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Dowody księgowe pod względem formalnym i rachunkowym sprawdzają i podpisują
pracownicy Wydziału Finansowego.
Na dowód dokonania kontroli dowodu pracownik opatruje go podpisem oraz pieczątką
z nazwiskiem i datą. Na dowodach stanowiących podstawę wypłaty gotówki z kasy lub
dokonania przelewu z rachunku bankowego naleŜy zamieścić klauzulę:
Sprawdzono pod względem merytorycznym
dnia … podpis …
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
dnia … podpis …
Zatwierdzono do wypłaty
zł … słownie …
Za Skarbnika – podpis …
Za Zarząd – podpis …
Jednostka opracowująca dowód pod względem merytorycznym wpisuje klauzulę „Ww. wydatek
znajduje pokrycie z w budŜecie roku … zatwierdzonym w planie finansowym dział … rozdział …
§ …. Do wykorzystania pozostaje limit w wysokości … zł.
Dowody księgowe zatwierdza członek Zarządu – Przewodniczący zgodnie z udzielonymi
pełnomocnictwami oraz Skarbnik lub pracownik na podstawie udzielonego upowaŜnienia.
ZłoŜenie podpisu zatwierdzającego za Skarbnika i za Zarząd oznacza, Ŝe operacja wynikająca
z dokumentu pod względem merytorycznym została zatwierdzona przez jednostkę realizującą
zadania oraz, Ŝe dowód został sprawdzony pod względem formalno-rachunkowym.
Umowy zawierane przez Zarząd Gminy lub przez osoby upowaŜnione do składania oświadczeń
woli w zakresie zarządu mieniem opiniuje radca prawny oraz potwierdza swoim podpisem
równoznacznym ze stwierdzeniem, Ŝe nie wnosi zastrzeŜeń formalno-prawnych. Umowę
kontrasygnuje Skarbnik Gminy, który na dowód posiadania środków na dany cel, wpisuje
źródło finansowania tzn. podaje klasyfikację budŜetową. Fakt posiadania środków na pokrycie
zobowiązań wynikających z umów moŜe potwierdzić prócz Skarbnika inna upowaŜniona przez
niego osoba.
3) gospodarkę kasową
4) dokumentowanie oraz ewidencję ruchu środków trwałych podstawowych i o charakterze
wyposaŜenia (pozostałych) oraz wartości niematerialnych i prawnych
Z części instrukcji poświęconej ewidencji środków trwałych wynika, Ŝe środki trwałe oraz
wartości niematerialne i prawne podlegają umorzeniu zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Finansów z dnia 17 stycznia 1997 roku w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych (Dz.U. nr 6 poz. 35 z późn.zm.) Wskazać naleŜy, Ŝe począwszy od
1 stycznia 2000 roku amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
dokonuje się według zasad określonych w ustawie z dnia 14 lutego 1992 roku o podatku
dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 roku Dz.U. nr 54 poz. 654 z późn. zm.).
5)gospodarkę środkami rzeczowymi (gospodarkę magazynową)
6)wynagrodzenia
7)wydatki budŜetowe w podziale na paragrafy
Kontrola wykazała, Ŝe podstawą klasyfikacji wydatków budŜetowych na poszczególne
paragrafy, w rozdziale VI niniejszej instrukcji, były przepisy rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 18 kwietnia 1991 r. w sprawie klasyfikacji dochodów i wydatków budŜetowych oraz
innych przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 39, poz.169 z późn.zm.). Wskazać naleŜy,
Ŝe począwszy od dnia 1 stycznia 2001 roku paragrafy wydatków wskazane w instrukcji zostały
_____________________________________________________
9
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zmienione w związku z utratą mocy wskazanego wyŜej rozporządzenia. Obecnie obowiązującą
regulacją w zakresie klasyfikacji dochodów i wydatków są przepisy rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U.nr 209,
poz.2132 z późn.zm.)
8)archiwizowanie rejestrów i dowodów księgowych.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym
Rada Gminy w Kleszczowie nie ustaliła zasad szczegółowych dotyczących nabywania,
zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania lub najmu na okres
dłuŜszy niŜ 3 lata. PowyŜsze oznacza wyłączność Rady Gminy w podejmowaniu kaŜdorazowo
decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowań zawartych w art. 18 ust.2 pkt. 9 lit. „a”
ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
Zasady składania oświadczeń woli – pełnomocnicy.
Stosownie do uregulowań statutu oświadczenie woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu
majątkiem gminy składa jednoosobowo Wójt lub działający na jego upowaŜnienie Zastępca
Wójta samodzielnie albo wraz z inną upowaŜnioną przez Wójta osobą.
W oparciu o art.47 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym Zarząd Gminy
Kleszczów oraz Wójt Gminy udzielił kierownikom jednostek organizacyjnych następujących
pełnomocnictw do wykonywania czynności nie przekraczających zakresu zwykłego zarządu:
-
dyrektorowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej Zarząd Gminy udzielił
pełnomocnictwa do zaciągania jednorazowych zobowiązań do kwoty nie przekraczającej
5.000 zł (pełnomocnictwo z dnia 27 czerwca 2000 roku),
-
dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Kleszczowie Zarząd Gminy a po zmianie na stanowisku
dyrektora Wójt Gminy udzielił pełnomocnictwa do zaciągania jednorazowych zobowiązań
do kwoty nie przekraczającej 10.000 zł (pełnomocnictwo z dnia 8 lipca 1997 roku oraz
30 listopada 2005 roku),
-
dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Łękińsku Zarząd Gminy udzielił pełnomocnictwa
do zaciągania zobowiązań jednorazowych do kwoty nie przekraczającej 10.000 zł
(pełnomocnictwo z dnia 8 lipca 1997 roku),
-
dyrektorowi Gimnazjum w Kleszczowie Zarząd Gminy udzielił pełnomocnictwa
do zaciągania jednorazowych zobowiązań do kwoty nie przekraczającej 10.000 zł
(pełnomocnictwo z dnia 24 sierpnia 1999 roku),
-
dyrektorowi Samorządowego Przedszkola Publicznego w Kleszczowie Zarząd Gminy, a po
zmianie na stanowisku dyrektora Wójt Gminy udzielił pełnomocnictwa do zaciągania
jednorazowych zobowiązań do kwoty nie przekraczającej 5.000 zł (pełnomocnictwo z dnia
22 stycznia 2002 roku oraz z dnia 30 listopada 2005 roku),
-
dyrektorowi Samorządowego Przedszkola Publicznego w Łękińsku Zarząd Gminy, a po
zmianie na stanowisku dyrektora Wójt Gminy udzielił pełnomocnictwa do zaciągania
-
dyrektorowi Samorządowego Przedszkola Publicznego w Łuszczanowicach Zarząd Gminy
a po zmianie na stanowisku dyrektora Wójt Gminy udzielił pełnomocnictwa do zaciągania
-
kierownikowi Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji w Kleszczowie Zarząd Gminy
udzielił pełnomocnictwa do zaciągania jednorazowych zobowiązań do kwoty nie
przekraczającej 15.000 zł (pełnomocnictwo z dnia 7 stycznia 2000 roku).
_____________________________________________________
10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ww. pełnomocnictwa dotyczyły ponadto upowaŜnienia do zaciągania zobowiązań w zakresie
bieŜącej działalności jednostki w granicach środków finansowych przyznanych w budŜecie
gminy na dany rok budŜetowy, załoŜenia rachunku bankowego dla jednostek, dokonywania
wszelkich rozliczeń z Urzędem Skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu
wykonywania funkcji pracodawcy w stosunku do zatrudnionych w jednostkach pracowników.
Do czynności przekraczających zakres pełnomocnictwa wymagana jest zgoda Wójta Gminy.
4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ (FINANSOWEJ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne
Regulamin kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy w Kleszczowie wprowadzony został
Zarządzeniem Wójta Gminy nr 0152/5/04 z dnia 23 kwietnia 2004 roku. Regulamin opracowany
został na podstawie przepisów art.28a ust.1, art. 35a ust.3 i art.127 ust.2 ustawy z dnia
26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2003 roku nr 15,
poz.148 z późn.zm) art.4 ust.5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst
jednolity z 2002 roku Dz.U. nr 76, poz.694 z późn. zm.) w związku z art.30 ust.2 pkt 3 ustawy
z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz.U. nr 142,
poz.159 z późn. zm.) oraz § 109 Statutu Gminy Kleszczów.
Postanowienia regulaminu mają odpowiednie zastosowanie do wewnętrznych komórek
organizacyjnych jak i powiązanych z budŜetem jednostek organizacyjnych.
Według uregulowań ww. instrukcji, kontroli podlegają następujące obszary działalności
jednostki określone w art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych:
- gromadzenie dochodów,
- wydatkowanie środków publicznych,
- gospodarka mieniem komunalnym,
- realizacja ustawy o zamówieniach publicznych.
W podległych jednostkach organizacyjnych, zgodnie z dyspozycją zawartą w art.127 ust.1
ustawy o finansach publicznych, przedmiotem kontroli winno być co najmniej 5% wydatków
w danym roku.
Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej jednostki w formie procedur kontroli
zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi takimi jak:
1) zakładowy plan kont, w tym Instrukcji w zakresie zarządzania systemem informatycznym,
2) instrukcja kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych,
3) instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,
4) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
5) instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym gminy, inwentaryzacji majątku i zasad
odpowiedzialności za powierzone mienie,
6) instrukcja ewidencji i poboru podatków i opłat,
7) instrukcja w sprawie ulg w zapłacie zobowiązań i umarzania zaległości podatkowych,
8) instrukcja w sprawie postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych,
9) instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości
majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu
terroryzmu
10) regulamin zamówień publicznych.
_____________________________________________________
11
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Procedury kontroli zawarte w ww. przepisach stanowią podstawę badania w trakcie czynności
kontrolnych, zgodności stanu faktycznego operacji finansowych z zawartymi w nich
wyznaczeniami.
Ustalono, Ŝe do dnia rozpoczęcia niniejszej kontroli w kontrolowanej jednostce nie zostały
opracowane i wprowadzone do stosowania uregulowania wewnętrzne wymienione w §5
niniejszego regulaminu, a dotyczące w szczególności: instrukcji ewidencji i kontroli druków
ścisłego zarachowania, instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat, instrukcji w sprawie ulg
w zapłacie zobowiązań i umarzania zaległości podatkowych, instrukcji w sprawie postępowania
w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych, instrukcji w sprawie przeciwdziałania
wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub
nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu. Niniejsze świadczy o niedostosowaniu
zapisów zawartych w regulaminie do sytuacji występującej w jednostce.
W trakcie czynności kontrolnych ocena stanu faktycznego powinna odbywać się według
określonych typowych kryteriów, którymi są:
-
poprawność organizacyjna jednostki z punktu widzenia realizowanych celów,
-
zgodność z prawem – tzw. legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami
ustawowymi i normami, zawartymi w obowiązujących w jednostce przepisach
wewnętrznych,
-
gospodarność – ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych
z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji,
a następnie ich realizacji, gospodarowanie aktywami jednostki, które umoŜliwia uzyskanie
przy najniŜszych nakładach optymalnych efektów
-
celowość – zapewniająca eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia
interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie czy środki finansowe zostały
wydatkowane zgodnie z ustalonym przeznaczeniem, określonym w planie finansowym,
-
zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym – inaczej rzetelność, a ze strony
kontrolującego gwarancja, Ŝe podejmowane działania są wykonywane wg najlepszej
wiedzy i umiejętności osoby kontrolującej.
Dla zapewnienia obiektywizmu funkcjonowania kontroli wewnętrznej nie naleŜy:
-
powierzać obowiązków wykonywania kontroli (poza samokontrolą) pracownikom
odpowiedzialnym za wykonywanie kontrolowanych przez nich procesów, zadań, operacji,
w tym za wystawianie dokumentów i za składniki majątkowe,
-
powierzać bezpośredniej odpowiedzialności za składniki majątkowe (w tym
magazynowania, przyjmowania, wydawania) osobom uprawnionym do wydawania
dyspozycji w zakresie gospodarowania nimi (rozdzielenie funkcji dyspozycyjnych od
wykonawczych).
Dla zapewnienia skuteczności funkcjonowania kontroli wewnętrznej naleŜy:
-
w zakresach czynności pracowników, wykonujących czynności kontrolne dokładnie
i jednoznacznie ustalić uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność w tym zakresie,
-
zapoznać pracowników, wykonujących czynności kontrolne z obowiązującymi przepisami,
takŜe wewnętrznymi (instrukcje i regulaminy) oraz obowiązek podnoszenia kwalifikacji
w tym zakresie,
-
stosować zasadę powierzenia pieczy nad składnikami majątkowymi ściśle określonym
pracownikom (imiennie) za odebraniem oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności
majątkowej za powierzone składniki majątkowe, przy równoczesnym zapewnieniu
maksymalnego zabezpieczenia tych składników przed kradzieŜą, włamaniem oraz
optymalnych warunków właściwego przechowywania i nadzoru,
_____________________________________________________
12
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
-
ściśle przestrzegać zasad dokumentowania wszystkich operacji i zdarzeń, ewidencji
aktywów i dokumentów, obiegu i kontroli dokumentów oraz zasad ich wystawiania
i akceptacji – przyjętych w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów.
Czynności kontroli wewnętrznej, stosownie do ustalonego podziału obowiązków nadzorczokontrolnych poszczególnych słuŜb, komórek organizacyjnych i stanowisk pracy naleŜy
prowadzić na wszystkich etapach działalności tj. w formie:
- kontroli wstępnej,
- kontroli bieŜącej,
- kontroli następczej.
Kontrola wstępna jako kontrola decyzji i operacji planowanych, zamierzonych ma na celu
zapobieganie nieprawidłowym działaniom i polega na sprawdzeniu, czy zamierzone czynności
są zgodne z określonymi wyŜej kryteriami. Polega ona ponadto na czynnościach
sprawdzających, akceptacji rozliczenia, badaniu poprawności i prawidłowości dokumentów
rodzących powstanie zobowiązań i naleŜności. Fakt przeprowadzenia kontroli wstępnej osoba
kontrolująca potwierdza:
- na dokumencie, w miejscu do tego wyznaczonym,
- w przypadku kontroli rzeczowej (np. postępu realizacji inwestycji) – na protokole kontroli lub
na innym dokumencie, w miejscu do tego wyznaczonym, z tym, Ŝe kontrolę rzeczową
przeprowadza się w obecności odpowiedzialnego za realizację prac.
Kontrola bieŜąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich
wykonywania dla stwierdzenia, czy wykonywanie to ma prawidłowy przebieg i jest zgodne
z ustalonymi wyznaczeniami (wskaźnikami planu finansowego, limitami wydatków, normami
zuŜycia, przepisami, zasadami racjonalnego i efektywnego gospodarowania). Kontroli bieŜącej
podlegają równieŜ wszystkie zasoby jednostki oraz obce składniki majątkowe, będące na
stanie jednostki. Kontrolę bieŜącą obowiązani są wykonywać wszyscy pracownicy na
stanowiskach kierowniczych oraz pracownicy upowaŜnieni do wykonywania określonych
czynności kontrolnych, a takŜe ogniwa kontroli instytucjonalnej.
Kontrola następcza polega na badaniu przedsięwzięć i operacji juŜ realizowanych oraz
związanych z nimi dokumentami. Kontrolę następczą sprawują przede wszystkim pracownicy
zobowiązani do nadzoru i kontroli prawidłowości wykonywania zadań – pracownicy na
stanowiskach kierowniczych oraz ogniwa kontroli instytucjonalnej.
Kontrola wstępna, bieŜąca i następcza polega na sprawdzeniu dokumentacji pod względem:
-
formalnym, która polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz zbadaniu
prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę,
-
merytorycznym, która polega na zbadaniu czy planowanie danej czynności jest celowe, czy
wykonanie danej czynności jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w umowie,
-
rachunkowym polegającej na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń zawartych
w dokumentach.
W ramach kontroli wewnętrznej występują trzy rodzaje kontroli:
-
samokontrola,
-
kontrola instytucjonalna,
-
kontrola funkcjonalna.
Samokontrola to taki rodzaj kontroli do której zobowiązany jest kaŜdy pracownik bez względu
na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Polega na bieŜącym kontrolowaniu
prawidłowości wykonywania własnej pracy, z uwzględnieniem postanowień zawartych
w regulaminie oraz obowiązków wynikających z posiadanego zakresu czynności. W zakresie
obowiązków samokontroli wykonywana jest kontrola wstępna w toku codziennego działania.
Obejmuje ona obowiązki w zakresie sprawdzenia, akceptacji i rozliczania kosztów i wydatków,
_____________________________________________________
13
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
badaniu prawidłowości projektów umów i planów, zleceń, zamówień i róŜnych innych
dokumentów skutkujących powstaniem zobowiązań.
Kontrola instytucjonalna sprawowana jest przez specjalnie w tym celu utworzoną komórkę
kontroli wewnętrznej.
Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników na stanowiskach kierowniczych
oraz na stanowiskach nie kierowniczych, w komórkach biorących udział w realizacji
określonych zadań, operacji i procesów, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej
zostały określone w zakresach czynności słuŜbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli
zostali odrębnie upowaŜnieni.
Czynności kontrolne w zakresie kontroli funkcjonalnej w ramach posiadanych uprawnień
z uwzględnieniem postanowień zawartych w niniejszym regulaminie sprawują:
-
kierownik jednostki,
-
zastępca kierownika jednostki,
-
główny księgowy – skarbnik,
-
kierownicy poszczególnych komórek (jednostek) organizacyjnych,
-
inni pracownicy zobowiązani
przedmiotowym i podmiotowym.
do
wykonywania
kontroli
w
określonym
zakresie
Sprawowanie kontroli funkcjonalnej przez osoby zajmujące stanowiska wymienione w pkt. 1-4
wynika z tytułu pełnienia nadzoru nad powierzonym im odcinkiem. Osoby wymienione
w punkcie od 1 do 5 sprawują natomiast kontrolę funkcjonalną zgodnie z zasadami
określonymi w niniejszym regulaminie poprzez organizowanie w zakresie swojego działania
następujących rodzajów kontroli: kompleksowych, problemowych i doraźnych.
Zakres przedmiotowy i podmiotowy kontroli funkcjonalnej wynika z zadań określonych
regulaminem organizacyjnym dla poszczególnych słuŜb i komórek organizacyjnych oraz
z podporządkowania tych komórek, ustalonego w schemacie organizacji jednostki.
Do zadań kontroli instytucjonalnej naleŜy zaliczyć badanie:
-
zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi,
-
doboru środków, efektywności ich wykorzystania w celu realizacji załoŜonych zadań,
-
prawidłowości i efektywności przyjętych kierunków działania,
-
sprawności działania kontroli funkcjonalnej oraz przestrzegania przez pracowników
regulaminu kontroli wewnętrznej,
-
mające na celu ustalania przyczyn i skutków stwierdzających nieprawidłowości, a takŜe
osób za nie odpowiedzialnych,
-
mające na celu wskazanie sposobów i środków umoŜliwiających uniknięcie stwierdzonych
nieprawidłowości,
-
mające na celu dostarczenie informacji do doskonalenia zarządzania jednostkę i jej
zasobami.
Wykonanie zadań następuje w wyniku przeprowadzenia:
- kontroli kompleksowych,
- kontroli problemowych,
- kontroli doraźnych,
- kontroli sprawdzających.
Ww. kontrole zarządzane są na wniosek kierownika jednostki – wójta.
_____________________________________________________
14
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Przed przystąpieniem do kontroli naleŜy opracować roczny plan kontroli obejmujący rok
kalendarzowy ze wskazaniem terminów i określeniem czasu ich trwania. Ustalony plan naleŜy
przedstawić do zatwierdzenia kierownikowi jednostki. W oparciu o niniejszy plan komórka
kontroli sprawuje kontrolę instytucjonalną do dnia 31 grudnia. Inspektor komórki kontroli
wewnętrznej sporządza i przedkłada kierownikowi jednostki w terminie do 31 marca
następnego roku roczne sprawozdanie z działalności komórki kontroli wewnętrznej
z uwzględnieniem rodzajów kontroli, przedmiotu kontroli oraz wyników kontroli, w tym
ujawnionych nieprawidłowości, ich rodzaju i wagi.
Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upowaŜnienie wystawione przez
zarządzającego kontrolę lub z jego upowaŜnienia przez osobę wyznaczoną.
Kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności kontrolnych
oraz opracować projekt zaleceń i wniosków pokontrolnych, który przedstawia do decyzji
kierownika jednostki.
Do dnia 22 kwietnia 2004 roku obowiązywał regulamin kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy
w Kleszczowie wprowadzony zarządzeniem nr 15/01 Wójta Gminy z dnia 15 października 2001
roku.
Kontrola finansowa w urzędzie – na podstawie art.35a ustawy
o finansach publicznych
Kontrolujący stwierdzili, Ŝe pomimo zapisu, Ŝe uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność
w zakresie kontroli wewnętrznej uwzględnione winny być w zakresach czynności pracowników,
którym powierzono wykonywania kontroli, zapisy zawarte w Instrukcji w sprawie kontroli nie są
spójne z treścią zakresów czynności. Analiza zakresów czynności pracowników Referatu
BudŜetu, Finansów i Majątku, którzy stosownie do uregulowań Instrukcji sporządzania, obiegu
i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wyznaczeni zostali do sprawowania formalnorachunkowej kontroli dokumentów wykazała, Ŝe czynności związanych z wykonywaniem tych
obowiązków nie powierzono tym pracownikom na piśmie. RównieŜ z zakresów czynności
kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy nie wynika
odpowiedzialność za sprawowanie kontroli finansowej danych operacji gospodarczych
(sprawdzanie dokumentów pod względem merytorycznym).
Według Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dowody
księgowe zatwierdza członek Zarządu – Przewodniczący zgodnie z udzielonymi
pełnomocnictwami oraz Skarbnik lub pracownik na podstawie udzielonego upowaŜnienia.
Stwierdzono, Ŝe zarówno Skarbnikowi, jak i kierownikowi Referatu BudŜetu, Finansów
i Majątku, zatwierdzającemu podczas nieobecności Skarbnika dokumenty do wypłaty,
czynności związanych z wykonywaniem kontroli finansowej nie powierzono pismem. Brak
stosownych dokumentów dotyczących powierzenia prowadzenia kontroli finansowej dla
Skarbnika Gminy, kierowników referatów oraz pracowników Referatu BudŜetu Finansów
i Majątku wskazuje na naruszenie art. 28a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku
o finansach publicznych.
Stosownie do postanowień Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy w Kleszczowie
pracownicy właściwi merytorycznie z racji powierzonych im obowiązków w zakresie kontroli,
winni zapoznać się z treścią regulaminu i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nich
postanowień, a fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w regulaminie winien być
potwierdzony w specjalnym oświadczeniu stanowiącym załącznik do regulaminu. Analiza akt
osobowych osób zajmujących stanowiska kierowników komórek organizacyjnych Urzędu
Gminy oraz pracowników Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku wykazała brak stosownych
oświadczeń.
Informację dotyczące stosowania przez pracowników Urzędu ustalonych procedur kontroli
znajdują się w poszczególnych częściach niniejszego protokołu dotyczących m.in.: gospodarki
kasowej, ewidencji księgowej, ewidencji majątku oraz inwentaryzacji.
_____________________________________________________
15
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W ramach kontroli kompleksowej inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej zbadali
przestrzeganie ustalonych w Urzędzie Gminy procedur kontroli dokonanych wydatków. Próbą
objęto wydatki w łącznej wysokości 7.268.811 zł zrealizowane w 2004 roku oraz w wysokości
21.845.468 zł w I półroczu 2005 roku, co stanowi odpowiednio 9,2% i 53,6% dokonanych
w Urzędzie Gminy wydatków.
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola
wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych
Unormowania dotyczące kontroli jednostek organizacyjnych zawarte zostały w części VII
zarządzenia nr 0152/5/04 z dnia 23 kwietnia 2004 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu
kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy w Kleszczowie. Stosownie do wymogów zawartych
w przepisach art.127 ustawy o finansach publicznych, zarząd jednostki samorządu
terytorialnego (Wójt Gminy Kleszczów) kontroluje przestrzeganie przez podległe samorządowe
jednostki organizacyjne procedur kontroli oraz zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków.
Samorządowe gminne jednostki organizacyjne podlegają kontroli na zasadach:
- kontroli kompleksowej nie rzadziej niŜ na 5 lat,
- kontroli problemowej w zakresie wydatków kaŜdego roku,
- sprawdzającej stosownie do potrzeb.
Kontrolą problemową naleŜy objąć w kaŜdym roku co najmniej 5% wydatków.
Kontrolę naleŜy przeprowadzać we wszystkich jednostkach organizacyjnych powiązanych
z budŜetem dla ustalenia:
-
stanu faktycznego działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej w zakresie
umoŜliwiającym dokonanie oceny tej działalności,
-
realizacji obowiązku opracowania pisemnych procedur
przewidzianego w art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych,
-
przestrzegania realizacji ustalonych procedur kontroli wewnętrznej oraz zasad wstępnej
oceny celowości poniesionych wydatków, o których mowa w art.28a ustawy o finansach
publicznych.
kontroli
wewnętrznej,
Zadania w zakresie kontroli jednostek organizacyjnych wykonuje pracownik wyodrębnionej
komórki kontroli wewnętrznej. Zgodnie z zakresem czynności ElŜbiety Wiaderek z dnia 27
lutego 2004 roku do obowiązków audytora wewnętrznego w zakresie kontroli naleŜało:
-
opracowanie i realizacja planów kontroli
poszczególnych referatów Urzędu Gminy,
wobec
jednostek
budŜetowych
oraz
-
kontrola w zakresie realizacji niektórych obowiązujących ustaw w jednoosobowych
spółkach gminy,
-
dokonywanie analiz prawidłowości sporządzanych sprawozdań przez jednostki budŜetowe,
-
kontrola celowości i sposobu wykonywania zadań przez jednostki organizacyjne,
-
analiza naliczonych odsetek od lokat i kontrola terminowości przekazywania ich na konto
Urzędu Gminy.
Kontrola wykazała, Ŝe nie opracowano planu kontroli na 2004 rok.
W oparciu o przedłoŜone dokumenty ustalono, Ŝe w 2004 roku ElŜbieta Wiaderek
przeprowadziła następujące kontrole w jednostkach organizacyjnych Gminy Kleszczów:
1) Szkoła Podstawowa w Łekińsku - kontrola prawidłowości wydatkowania środków
budŜetowych za 2003 rok przeprowadzona przez audytora wewnętrznego Urzędu Gminy
_____________________________________________________
16
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kleszczów na podstawie art.35g ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach
publicznych – zadanie audytowe nr 0914/4/04.
W protokole z dnia 25 maja 2004 roku kontrolująca wymienia uregulowania wewnętrzne
dotyczące kontroli finansowej takie jak: metody wyceny aktywów i pasywów, zakładowy plan
kont, instrukcja inwentarzowa, instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych,
instrukcja kasowa oraz instrukcja magazynowa, które stanowią jednocześnie załącznik
do protokołu. Wnioski zawarte w protokole dotyczą nieprawidłowej kwalifikacji dowodów do
ujęcia w księgach rachunkowych w stosunku do przepisów ustawy o rachunkowości,
nieczytelnej dekretacji dokumentów oraz jednego przypadku braku zamówienia na zakup
kompresora. Kontrolująca nie odnosi się natomiast czy pozostałe procedury kontroli zawarte
w uregulowaniach wewnętrznych były przestrzegane przez osoby upowaŜnione do kontroli
ponadto brak jest określenia czy kontrolą objęto stosownie do art.127 ust.3 ustawy o finansach
publicznych 5% wydatków.
2) Szkoła Podstawowa w Kleszczowie – kontrola prawidłowości wydatkowania środków
budŜetowych za 2003 rok przeprowadzona przez audytora wewnętrznego Urzędu Gminy
Kleszczów na podstawie art.35g ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach
publicznych – zadanie audytowe nr 0914/3/04. UpowaŜnienie Wójta Gminy z dnia 15 kwietnia
2004 roku do przeprowadzenia audytu wewnętrznego nr ORG-0113/9/04.
W protokole z dnia 14 maja 2004 roku wskazano uregulowania wewnętrzne obowiązujące
w kontrolowanej jednostce. Zarzuty podniesione w protokole w odniesieniu do przestrzegania
ustalonych procedur kontroli dotyczyły jedynie nieprawidłowej kwalifikacji dowodów do ujęcia
w księgach rachunkowych w stosunku do przepisów ustawy o rachunkowości, nieczytelnej
dekretacji dokumentów oraz nieprawidłowości dotyczących rozliczania kosztów podróŜy
słuŜbowych. Kontrolująca nie odnosi się natomiast czy pozostałe procedury kontroli zawarte
w uregulowaniach wewnętrznych były przestrzegane przez osoby upowaŜnione do kontroli
ponadto brak jest określenia czy kontrolą objęto stosownie do art.127 ust.3 ustawy o finansach
publicznych 5% wydatków.
3) Przedszkole Samorządowe w Kleszczowie – kontrola prawidłowości wydatkowania
środków budŜetowych za 2003 rok przeprowadzona przez audytora wewnętrznego Urzędu
Gminy Kleszczów na podstawie art.35g ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach
publicznych – zadanie audytowe nr 0914/5/04. UpowaŜnienie Wójta Gminy z dnia 20 kwietnia
2004 roku do przeprowadzenia audytu wewnętrznego nr ORG-0113/11/04.
Z treści protokołu z dnia 23 kwietnia 2004 roku nie wynika czy wskazane w protokole
uregulowania wewnętrzne odnoszące się do kontroli wewnętrznej są przestrzegane.
W protokole wskazano stwierdzone nieprawidłowości jednakŜe nie odnosząc się do naruszenia
obowiązujących w jednostce procedur kontroli. Nie wskazano ponadto czy kontrolą objęto
stosownie do art.127 ust.3 ustawy o finansach publicznych 5% wydatków.
4) Publiczne Przedszkole Samorządowe w Łuszczanowicach – kontrola prawidłowości
wydatkowania środków budŜetowych za 2003 rok przeprowadzona przez audytora
wewnętrznego Urzędu Gminy Kleszczów na podstawie art.35g ust.1 ustawy z dnia 26 listopada
1998 roku o finansach publicznych – zadanie audytowe nr 0914/2/04. UpowaŜnienie Wójta
Gminy z dnia 11 marca 2004 roku do przeprowadzenia audytu wewnętrznego nr ORG0113/7/04.
W protokole kontroli z dnia 15 kwietnia 2004 roku wskazano m.in. następujące
nieprawidłowości:
-
niedostosowanie instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych do
wymogów ustawy o rachunkowości,
-
stosowanie dowodów księgowych sporządzonych niezgodnie z przepisami ustawy
o rachunkowości,
-
realizacja zakupów na rzecz jednostki przez osobę, która nie była pracownikiem
Przedszkola a której powierzano środki publiczne,
_____________________________________________________
17
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
-
ewidencjonowanie składników majątkowych w cenach netto,
-
nieprawidłowe rozliczanie kosztów delegacji słuŜbowych,
-
nieprawidłowe w sporządzenie sprawozdania z wykonania planu wydatków budŜetowych
Rb-28S.
Kontrolująca nie zawarła w protokole informacji czy kontrolą objęła stosownie do art.127 ust.3
ustawy o finansach publicznych 5% wydatków.
5) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej – kontrola prawidłowości wydatkowania przez
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kleszczowie środków budŜetowych otrzymywanych
z Urzędu Gminy w Kleszczowie w 2003 roku aŜ do dnia przeprowadzania kontroli
przeprowadzona przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej – zadanie kontrolne nr 0912/7/04-1.
Brak upowaŜnienia do kontroli.
Według protokołu z dnia 10 sierpnia 2004 roku kontrolą objęto oprócz ustaleń ogólnych
równieŜ wydatki na wypłatę świadczeń w formie pienięŜnej oraz wypłatę świadczeń w naturze.
Ustalenia kontrolującej dotyczą braku adnotacji na poddanych kontroli fakturach o stosowaniu
przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, nieprawidłowości w zaliczaniu nabytych
zestawów komputerowych do środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz
nieprawidłowości w wypełnianiu dowodów OT. Wskazać naleŜy, Ŝe w protokole nie określono
czy procedury kontroli zawarte w uregulowaniach wewnętrznych były przestrzegane ponadto
nie wskazano próby wydatków objętych kontrolą.
Biorąc pod uwagę, Ŝe powoływany jako podstawa prawna przeprowadzania kontroli
w jednostkach wymienionych w punktach od 1 do 4 art.35g ust.1 ustawy z dnia 26 listopada
1998 roku o finansach publicznych dotyczy audytu wewnętrznego, jak równieŜ upowaŜnienia
dotyczą przeprowadzenia audytu, kontrolujący zwrócili się do Wójta Gminy o wyjaśnienie
przyczyn nie przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych Gminy Kleszczów
w 2004 roku. Z wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 24 października 2005 roku wynika, Ŝe cyt.
„W 2004 roku kontrolą finansową objęto następujące jednostki organizacyjne Gminy
Kleszczów:
- Publiczne Przedszkole Samorządowe w Kleszczowie,
- Publiczne Przedszkole Samorządowe w Łuszczanowicach,
- Szkoła Podstawowa w Łękińsku,
- Szkoła Podstawowa w Kleszczowie,
- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kleszczowie.
Przeprowadzone kontrole obejmowały swym zakresem wymagane 5% wydatków jednostek,
zgodnie z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych nie mniej
jednak w protokołach kontroli brak zapisów, z których wynikałoby, Ŝe kontrolą objęto w danej
jednostce organizacyjnej 5% wydatków. Z wyjaśnień Pani ElŜbiety Wiaderek – osoby
przeprowadzającej przedmiotowe kontrole wynika, Ŝe kontrolą finansową została objęta cała
gospodarka finansowa ww. jednostek”. Wyjaśnienie Wójta Gminy Kazimiery Tarkowskiej z dnia
24 października 2005 roku stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli.
Zarządzeniem Wójta nr 0152/7/05 z dnia 12 kwietnia 2005 roku zatwierdzono plan kontroli
wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Kleszczowie oraz plan kontroli finansowej w jednostkach
organizacyjnych Gminy Kleszczów na 2005 rok. W planie kontroli wewnętrznej stanowiącym
załącznik nr 1 do zarządzenia uwzględniono następujące kontrole:
-
Referatu Inwestycji i Zamówień publicznych (II – III kwartał) w zakresie przestrzegania
przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i ustawy prawo zamówień publicznych
w zakresie wydatkowania środków finansowych w 2003 i 2004 roku,
-
Referatu Podatków i Opłat Lokalnych (III – IV kwartał) w zakresie umarzania zobowiązań
podatkowych).
Według planu kontroli finansowej na 2005 rok kontrolą przewidziano objąć:
_____________________________________________________
18
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
-
Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji (III – IV kwartał),
Gimnazjum im. Stanisława Reymonta w Kleszczowie (IV kwartał),
Publiczne Przedszkole Samorządowe w Łękińsku (IV kwartał).
Ww. kontrole dotyczyć miały prawidłowości wydatkowania środków publicznych oraz
funkcjonowania kontroli wewnętrznej w jednostkach.
W oparciu o dokumenty przedstawione kontrolującym ustalono, Ŝe w I półroczu 2005 roku
audytor wewnętrzny Maria Cłapka przeprowadziła kontrolę w Referacie Inwestycji i Zamówień
Publicznych Urzędu Gminy oraz w Publicznym Gimnazjum im. Stanisława Reymonta. Kontrolą
w Referacie Inwestycji i Zamówień Publicznych przeprowadzoną w okresie od 9 maja do 8
lipca 2005 objęto 10 postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Stwierdzono liczne
nieprawidłowości, za które odpowiedzialność ponosi były kierownik Referatu Inwestycji
i Zamówień Publicznych - Jerzy Maciocha (zatrudniony w Urzędzie do dnia 30 lipca 2005 roku)
oraz inspektor - Mariusz Rutkowski (zatrudniony w Urzędzie do dnia 31 sierpnia 2005 roku.
Zgodnie z protokołem z dnia 8 sierpnia 2005 roku kontrolą prawidłowości wydatkowania
środków i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Gimnazjum w Kleszczowie objęto rok 2004 i I
półrocze 2005 roku. Kontrola dotyczyła 7,39% wydatków Gimnazjum w 2004 roku oraz 12,36%
wydatków w I półroczu 2005 roku i nie wykazała Ŝadnych nieprawidłowości.
W oparciu o cytowane wyŜej wyjaśnienie oraz przedstawione protokoły kontrolujący stwierdzili,
Ŝe nie przeprowadzono kontroli 5% wydatków pod względem przestrzegania procedur kontroli
w takich jednostkach organizacyjnych Gminy Kleszczów jak: Publiczne Przedszkole
w Łękińsku oraz Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Kleszczowie. Stosownie
bowiem do art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych organ wykonawczy powinien objąć
kontrolą przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów
publicznych, realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1.
Ustalono, Ŝe od dnia 16 lutego 2004 roku do dnia 15 maja 2004 roku na stanowisku audytora
wewnętrznego zatrudniona była Pani ElŜbieta Wiaderek. Począwszy od dnia 16 maja 2004
roku do dnia 31 grudnia 2004 roku Pani Wiaderek zatrudniona była na ½ etatu jako audytor
wewnętrzny oraz na ½ etatu jako inspektor ds. kontroli. Od dnia 1 stycznia do 28 lutego 2005
roku ElŜbieta Wiaderek pracowała na pełnym etacie jako inspektor ds. kontroli, a od dnia
1 marca 2005 roku jako inspektor ds. księgowości analitycznej. Od dnia 1 marca do 31 sierpnia
2005 roku na stanowisku audytora wewnętrznego zatrudniona była Pani Maria Cłapka. Od dnia
1 września 2005 roku do dnia zakończenia czynności kontrolnych w Urzędzie Gminy w
Kleszczowie nie zatrudniono osoby na stanowisku audytora wewnętrznego.
Kontrola wykonywana przez Komisję Rewizyjną
Zasady i tryb działania Komisji Rewizyjnej określone zostały w Rozdziale VI Statutu Gminy.
Zgodnie z uregulowaniami statutu Komisja Rewizyjna kontroluje działalność Wójta, gminnych
jednostek organizacyjnych i jednostek pomocniczych gminy pod względem kryterium
legalności, gospodarności, rzetelności, celowości, sprawności organizacyjnej oraz realizacji
wniosków i interpelacji radnych.
Komisja przeprowadza
i sprawdzające.
następujące
rodzaje
kontroli:
kompleksowe,
problemowe
Kontrole kompleksowe przeprowadzane są w zakresie ustalonym w planie pracy Komisji
Rewizyjnej zatwierdzonym przez Radę, przy czym Rada moŜe podjąć decyzję w sprawie
przeprowadzenia kontroli kompleksowej lub doraźnej nie objętej planem. Kontroli
kompleksowej dokonują w imieniu Komisji Rewizyjnej zespoły kontrolne składające się,
co najmniej z dwóch członków Komisji. Kontrolujący sporządzają z przeprowadzonej kontroli –
w terminie 14 dni od daty jej zakończenia – protokół pokontrolny.
Komisja Rewizyjna przedkłada Radzie – w terminie do dnia 31 stycznia kaŜdego roku – roczne
sprawozdanie ze swojej działalności w roku poprzednim.
Zgodnie z planem pracy Komisji Rewizyjnej na 2004 rok przyjętym przez Radę Gminy
zaplanowano następujące kontrole:
_____________________________________________________
19
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
I kwartał
Kontrola w zakresie gospodarowania majątkiem Gminy
Kontrola wykonania Gminy Kleszczów za 2003 rok wraz z oceną sprawozdania z wykonania
budŜetu
II kwartał
Kontrola jednostek budŜetowych: GOPS, GOKSiR, Szkoły i Przedszkola
Kontrola LKS „OMEGA”
III kwartał
Kontrola pracy Wójta Gminy i wykonania planu pracy za I półrocze pod względem:
- realizacja uchwał Rady Gminy,
- realizacja wniosków poszczególnych komisji,
- kontrola przetargów,
- kontrola pracy wydziału inwestycji Gminy Kleszczów z uwzględnieniem gospodarności,
celowości i rzetelności wykonania zadania
IV kwartał
Kontrola wykorzystania dotacji przez LKS „OMEGA” za I półrocze 2004 roku
Stwierdzono, Ŝe Komisja Rewizyjna przeprowadziła w 2004 roku następujące kontrole:
1) kontrola Fundacji Rozwoju Gminy Kleszczów przeprowadzona w dniu 14 października 2004
roku przez trzyosobowy zespół kontrolny z udziałem audytora Urzędu Gminy w Kleszczowie.
Kontrolą objęto wydatki Fundacji w 2003 ze szczególnym uwzględnieniem artykułów biurowych,
kosztów finansowych oraz wydatków z tytułu umów zleceń. Kontrola nie wykazała
nieprawidłowości.
2) kontrola Ludowego Zespołu Sportowego „OMEGA” w Kleszczowie przeprowadzona w dniu
26 października 2004 roku przez trzyosobowy zespół kontrolny z udziałem audytora Urzędu
Gminy w Kleszczowie. Kontrola dotyczyła wykorzystania dotacji przyznanej przez Gminę
w I półroczu 2004 roku. Nie stwierdzono Ŝadnych nieprawidłowości.
3) kontrola Gminnego Ośrodka Pomocy społecznej w Kleszczowie przeprowadzona w dniach:
3 i 4 listopada 2004 roku przez trzyosobowy zespół kontrolny z udziałem audytora Urzędu
Gminy w Kleszczowie. Kontrolą objęto przyznawanie zasiłków w I półroczu 2004 roku. Nie
stwierdzono Ŝadnych nieprawidłowości.
Ponadto na posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 16 września 2004 roku Komisja w pełnym
składzie osobowym dokonała kontroli jednego wybranego przetargu „Budowa budynków
komunalnych” – zamówienie powyŜej 60.000 EURO. Z treści protokołu z posiedzenia Komisji
wynika, Ŝe kontrola prawidłowości przeprowadzenia przetargu na budowę budynków
komunalnych ograniczyła się do przedstawienia informacji na temat przebiegu przetargu przez
kierownika Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych - Jerzego Maciochę. Po wysłuchaniu
kierownika Referatu Komisja Rewizyjna przyjęła drogą głosowania informację i nie wniosła
Ŝadnych uwag do przeprowadzonego przetargu i procedury.
Komisja Rewizyjna na posiedzeniu w dniu 25 sierpnia 2004 roku dokonała kontroli pracy Wójta
Gminy pod względem realizacji uchwał i wniosków komisji oraz kontroli przetargów. Z protokołu
z posiedzenia Komisji wynika, Ŝe przeanalizowano zaawansowanie realizacji podjętych przez
Radę Gminy uchwał oraz zapoznano Komisję z przyczynami niewykonania niektórych uchwał.
Analizę przetargów oparto na informacji przedstawionej przez kierownika Referatu Inwestycji
i Zamówień Publicznych - Jerzego Maciochę. Kierownik omówił poszczególne przetargi
z rejestru przetargów, a Komisja po analizie przykładowych zadań nie wniosła uwag do
przetargów organizowanych w I półroczu przez Gminę Kleszczów.
_____________________________________________________
20
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zgodnie z planem pracy Komisji Rewizyjnej w 2005 roku zaplanowano następujące kontrole:
I kwartał
Kontrola wykonania budŜetu Gminy Kleszczów za 2004 rok wraz z oceną sprawozdania
z wykonania budŜetu.
II kwartał
Kontrola jednostek budŜetowych: Szkoły i Przedszkola oraz GOKSiR w zakresie organizacji
wypoczynku zimowego.
Kontrola w zakresie gospodarowania zasobami lokalowymi Gminy Kleszczów.
Kontrola Fundacji Rozwoju Gminy Kleszczów w zakresie środków finansowych pochodzących
z gminy oraz ich pochodnych za I półrocze 2005 roku.
III kwartał
Kontrola pracy Wójta Gminy i wykonania planu pracy za I półrocze pod względem:
- realizacji uchwał Rady Gminy,
- realizacji wniosków poszczególnych komisji,
- kontroli przetargów,
- kontroli pracy Wydziału Inwestycji Gminy Kleszczów z uwzględnieniem gospodarności,
celowości i rzetelności wykonania zadania
IV kwartał
Kontrola wykorzystania dotacji przez LKS „OMEGA” za II półrocze 2004 roku oraz I półrocze
2005 roku.
Kontrola Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kleszczowie.
W I półroczu 2005 roku Komisja Rewizyjna nie przeprowadziła Ŝadnej kontroli. Kontrola
przeprowadzona w Fundacji Rozwoju Gminy Kleszczów w dniu 26 sierpnia 2005 roku przez
zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej przy udziale audytora Urzędu dotyczyła sprawdzenia
gospodarczo-finansowego Fundacji w I półroczu 2005 roku pod względem środków
pochodzących z Gminy. Z protokołu wynika, Ŝe zespół kontrolny wyrywkowo sprawdził koszty
działalności statutowej w zakresie wyszukiwania nowych miejsc pracy dla bezrobotnych
w I półroczu 2005 roku. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
5. KONTROLE ZEWNĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO
W okresie objętym kontrolą w Gminie Kleszczów nie były przeprowadzane kontrole przez
inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej.
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona została
przez RIO w Łodzi w 2001 w okresie od 30 sierpnia do 23 listopada.
Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty
Rok 2004
-
kontrola odbywania staŜu przez bezrobotnych absolwentów z Gminnego Ośrodka
Informacji Europejskiej przeprowadzona przez Powiatowy Urząd Pracy w Bełchatowie,
_____________________________________________________
21
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
-
kontrola realizacji zadań zleconych z zakresu administracji architektoniczno-budowlanej
przeprowadzona przez Starostwo Powiatowe w Bełchatowie,
-
kontrola Gminnego Centrum Informacji przeprowadzona przez Wojewódzki Urząd Pracy,
-
kontrola gospodarowania przez Fundację Gminy Kleszczów środkami finansowymi
przekazanymi przez gminę przeprowadzona przez NajwyŜszą Izbę Kontroli,
-
kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji przeprowadzona przez Krajowe Biuro
Wyborcze Delegatura w Piotrkowie Trybunalskim.
Rok 2005
-
kontrola prawidłowości klasyfikacji podatku vat do kosztów kwalifikowanych w Programie
SAPARD przeprowadzona przez Urząd Kontroli Skarbowej w Łodzi,
-
kontrola prawa pracy i bezpieczeństwa pracy przeprowadzona przez Państwową Inspekcję
Pracy,
-
sprawdzenie wykonania decyzji i wystąpień wydanych w wyniku poprzedniej kontroli –
Państwowa Inspekcja Pracy,
-
kontrola inwestycji – oczyszczalnia ścieków w Kleszczowie przeprowadzona przez
Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Łodzi,
-
kontrola archiwum zakładowego i Urzędu Stanu Cywilnego przeprowadzona przez
Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim,
-
kontrola kosztów funkcjonowania administracji samorządowej w latach 2003-2005
przeprowadzona przez NajwyŜszą Izbę Kontroli Delegatura w Łodzi (8 września – 17
października 2005 roku).
6. BANK WYKONUJĄCY OBSŁUGĘ BANKOWĄ JEDNOSTKI.
Wybór banku
Bankową obsługę budŜetu Gminy Kleszczów prowadzi Bank Spółdzielczy w Kleszczowie na
podstawie uchwały Rady Gminy nr XXX/298/04 z dnia 10 listopada 2004 roku w sprawie
wyboru banku wykonującego bankową obsługę budŜetu gminy.
Kontrola wykazała, Ŝe wyboru banku dokonano bez stosowania przepisów ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, poniewaŜ przewidywana wartość
zamówienia w okresie obowiązywania umowy nie przekroczyła kwoty 6.000 EURO. Według
zestawienia kosztów poniesionych na obsługę bankową sporządzonego przez Skarbnika
Gminy Genowefą Sokołowską w dniu 29 września 2004 roku wynika, Ŝe koszty były
następujące:
- 2002 rok
- 5.802,23 zł
- 2003 rok
- 3.930,45 zł
- przewidywany koszt 2004 roku
- 5.743,03 zł
Ogółem
14.755,71 zł
Ustalono, Ŝe do dnia 30 listopada 2004 roku bankową obsługę budŜetu wykonywał równieŜ
Bank Spółdzielczy w Kleszczowie wskazany przez Radę Gminy w uchwale nr LV/13/02 z dnia
31 stycznia 2002 roku. Stwierdzono, Ŝe równieŜ w tym przypadku do wyboru banku nie
stosowano ustawy o zamówieniach publicznych, z uwagi na to, Ŝe wartość zamówienia była
niŜsza od kwoty 6.000 EURO.
_____________________________________________________
22
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Rachunki bankowe
W oparciu o umowy zawarte w dniu 1 grudnia 2004 roku Bank Spółdzielczy w Kleszczowie
zobowiązał się prowadzić na rzecz Urzędu Gminy w Kleszczowie do dnia 30 listopada 2007
roku następujące rachunki bankowe:
-
30 8978 0008 0000 0244 2000 0010 – dotyczący konta 135-1 „Rachunek Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych”;
-
30 8978 0008 0000 0244 2000 0020 – dotyczący konta 133 „Rachunek budŜetu”;
-
30 8978 0008 0000 0244 2000 0030 – dotyczący konta 130 „Rachunek bieŜący jednostki
budŜetowej”;
-
30 8978 0008 0000 0244 2000 0040 – dotyczący konta 139 „Inne rachunki bankowe”;
-
30 8978 0008 0000 0244 2000 0050 – dotyczący konta 135-2 „Rachunek Gminnego
Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej”;
-
30 8978 0008 0000 0244 2000 0060 – dotyczący konta 137 „Rachunek środków funduszy
pomocowych” ;
-
30 8978 0008 0000 0244 2000 0070 – dotyczący konta 131 „Rachunki bieŜące zakładów
budŜetowych, gospodarstw pomocniczych i środków specjalnych jednostki budŜetowej”.
7. KREDYTY, POśYCZKI, OBLIGACJE, PORĘCZENIA, AKCJE I UDZIAŁY
Zaciągnięte kredyty i poŜyczki.
Kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą nie zaciągała kredytów i poŜyczek na
sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycie w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt
2 ustawy o finansach publicznych) oraz nie zaciągała kredytów i poŜyczek na pokrycie
występującego w ciągu roku niedoboru budŜetu (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach
publicznych). Niniejsze potwierdził w oświadczeniu z dnia 13 października 2005 roku Skarbnik
Gminy - Maria Cłapka. Oświadczenie Skarbnika Gminy z dnia 13 października 2005 roku
stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli.
Udzielone gwarancje i poręczenia
Według oświadczenia Skarbnika Gminy - Marii Cłapki z dnia 19 września 2005 roku w latach
2004 – 2005 (I półrocze) Gmina Kleszczów nie udzielała gwarancji i poręczeń oraz nie
emitowała papierów wartościowych. Oświadczenie Skarbnika z dnia 19 września 2005 roku
Wyemitowane papiery wartościowe
Kontrolowana jednostka nie emitowała papierów wartościowych.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena
aportów rzeczowych
Na dzień 31 grudnia 2004 roku saldo Wn konta 030 „Długoterminowe aktywa finansowe”
wykazywało saldo 4.198.000 zł, na które składały się następujące pozycje:
1) 1.187.000 zł akcji Agencji Rozwoju Regionalnego „ARREKS” S.A. w Kleszczowie (1.187
akcji po 1.000 zł kaŜda).
Uchwała nr XXIV/145/92 z dnia 28 października 1992 roku w sprawie wyraŜenia zgody na
przystąpienie Gminy Kleszczów do Agencji Rozwoju Regionalnego. Zgodnie z uchwałą Rada
_____________________________________________________
23
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wyraziła zgodę na przystąpienie Gminy Kleszczów – jako członka załoŜyciela do Agencji
Rozwoju Regionalnego S.A. w przypadku jej tworzenia z zachowaniem obowiązujących
przepisów. Kapitał na objęcie akcji określa się na 10 miliardów zł na wykup 1.000 akcji.
Uchwała nr XXXIV/215/93 z dnia 4 sierpnia 1993 roku w sprawie wyraŜenia zgody na objęcie
przez Gminę Kleszczów dodatkowo do 125 akcji Agencji Rozwoju Regionalnego „ARREKS”
S.A. o wartości nominalnej 1 akcji – 10 mln zł na łączną kwotę 1.250 mln zł.
Akt notarialny nr A 1438/1993 z dnia 31 sierpnia 1993 roku dotyczący zawiązania, objęcia akcji
i statutu spółki zgodnie z którym Gmina Kleszczów objęła 1.087 akcji o łącznej wartości
10.870.000 zł. Świadectwo depozytowe nr 1 z dnia 14 stycznia 1994 roku o posiadaniu przez
Gminę Kleszczów 1.087 akcji imiennych serii A o numerach od 1 do 1087.
Na mocy uchwały nr XXVII/40/96 z dnia 12 lipca 1996 roku Rada Gminy ustaliła zasady
zbywania przez Zarząd udziałów lub akcji naleŜących do Gminy Kleszczów. Zgodnie z uchwałą
udział lub akcja moŜe być zbyta przez Zarząd Gminy za cenę odpowiadającą co najmniej jej
wartości nominalnej.
W oparciu o niepotwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię umowy z dnia 23 lipca
1996 roku stwierdzono, Ŝe Zarząd Gminy Kleszczów zbył jedną akcję Agencji Rozwoju
Regionalnego ARREKS S.A. Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” jednaj akcji za cenę
1.000 zł. Oryginału umowy nie przedłoŜono gdyŜ uległa likwidacji z uwagi na upływ okresu
archiwizowania.
Uchwałą nr XXXIII/38/2000 z dnia 30 czerwca 2000 roku Rada Gminy wyraziła zgodę na zakup
akcji „ARREKS” S.A. i ustaliła zasady ich nabywania. Według uchwały Rada zdecydowała
o nabyciu przez Gminę Kleszczów akcji od wszystkich akcjonariuszy, którzy zgłoszą Zarządowi
Gminy zamiar ich zbycia w terminie do 30 września 2000 roku na podstawie złoŜonych ofert.
W drodze wykonania niniejszej uchwały Gmina Kleszczów nabyła od Gminy Bełchatów jedną
akcję imienną serii A nr 1100 za cenę 1.000 zł, 50 imiennych akcji od Bełchatowskiego
Przedsiębiorstwa Budownictwa Ogólnego S.A. w Bełchatowie serii A o numerach od 1201 do
1250 za ceną 50.000 zł oraz 50 imiennych akcji od Elektrowni Bełchatów serii A o numerach od
1101 do 1150 za cenę 50.000 zł.
2) 500.000 zł udziałów w Zakładzie Komunalnym Sp. z o.o. w Kleszczowie (1.000 udziałów po
500 zł)
Na mocy uchwały Rady Gminy nr XXXII/57/2000 z dnia 29 września 2000 roku Gmina
Kleszczów powołała jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością Zakład
Komunalny „Kleszczów”. Z treści uchwały wynika, Ŝe Spółka powstała w celu zapewnienia
ciągłości prowadzenia gospodarki komunalnej w związku z likwidacją Gminnego Zakładu
Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej. Spółka będzie kontynuować działalność
zakładu budŜetowego w zakresie:
-
wytwarzania i dystrybucji pary wodnej i gorącej wody,
-
poboru, oczyszczania i rozprowadzania wody,
-
transportu pasaŜerskiego, rozkładowego, lądowego,
-
pasaŜerskiego transportu drogowego,
-
obrotu i przesyłania paliw gazowych przez sieć zasilającą,
-
gospodarowania niemetalowych odpadów i złomu,
-
działalności usługowej związanej z uprawami rolnymi,
-
wynajmu nieruchomości własnych i dzierŜawionych,
-
wykonywania instalacji elektrycznej,
-
telekomunikacji,
-
budowy dróg i obiektów sportowych,
-
budowy obiektów inŜynierii wodnej,
_____________________________________________________
24
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
-
działalności związanej z zakładaniem i utrzymaniem zieleńców i skwerów oraz działalności
ogrodniczej,
-
odprowadzania ścieków i wywozu śmieci,
-
działalności usługowej związanej ze sprzątaniem obiektów i lokali,
-
mechaniki i diagnostyki,
-
budownictwa komunalnego,
-
handlu i usług.
Powołana spółka zgodnie z treścią uchwały wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki
zlikwidowanego zakładu budŜetowego. Ponadto Spółka przejmuje pracowników
zlikwidowanego zakładu budŜetowego i odpowiada za zobowiązania wynikające ze stosunków
pracy powstałych przed likwidacją zakładu budŜetowego. Na kapitał zakładowy spółki składa
się:
-
wkład finansowy w kwocie 500.000 zł;
-
wkład niepienięŜny (aport) w postaci składników mienia pozostałego po likwidacji
Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej.
Zgodnie z § 6 uchwały Rada Gminy upowaŜniła Zarząd Gminy do zawiązania spółki
i wniesienia wkładu finansowego oraz po zakończeniu likwidacji zakładu budŜetowego do
podniesienia kapitału spółki o wkład niepienięŜny. Wykonanie uchwały powierzono Zarządowi
Gminy.
Uchwałą nr XXXI/56/2000 z dnia 29 września 2000 roku Rada Gminy postanowiła zlikwidować
Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej w Kleszczowie. Otwarcie
likwidacji winno nastąpić z dniem 1 stycznia 2001 roku a zakończenie likwidacji zakładu
budŜetowego winno nastąpić w terminie do dnia 31 marca 2001 roku. Mienie zakładu
budŜetowego pozostałe po jego likwidacji przeznacza się na zwiększenia majątku powołanej
odrębną uchwałą spółki. Kserokopia uchwały nr XXXII/57/2000 oraz uchwały nr XXXII/56/2000
z dnia 29 września 2000 roku stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
W dniu 27 listopada 2000 roku spisano akt załoŜycielski spółki z ograniczoną
odpowiedzialnością (akt notarialny A nr 8517/2000) pod nazwą Zakład Komunalny Kleszczów.
Według aktu Gmina Kleszczów wniosła do spółki wkład gotówkowy w kwocie 500.000 zł i
objęła w zamian wszystkie 1000 udziałów o łącznej wartości 500.000 zł. Kserokopia aktu
załoŜycielskiego nr 8517/2000 z dnia 27 listopada 2000 roku stanowi załącznik nr 6 do
protokołu kontroli.
Ustalono, Ŝe w dniach od 15 marca do 30 marca 2001 roku dokonano zdawczo-odbiorczej
inwentaryzacji mienia Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej
w Kleszczowie oraz majątku będącego w dyspozycji Zakładu, którego właścicielem była Gmina
Kleszczów, drogą spisu z natury. Wartość zinwentaryzowanego majątku stanowiła kwotę
52.308.715,08 zł. Według informacji złoŜonej przez Sekretarza Gminy Annę DróŜdŜ oraz
Kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku Agnieszkę Włodarczyk wartość majątku
będącego własnością Gminy stanowiła kwotę 52.255.473,18 zł natomiast wartość majątku
stanowiącego własność GZGKMiR w Kleszczowie stanowiła kwotę 53.241,90 zł. Składniki
majątku Gminy Kleszczów o wartości 52.308.715,08 zł wydzierŜawione zostały Zakładowi
Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z o.o. na podstawie umowy z dnia 16 maja 2001 roku
i przekazane protokołem zdawczo-odbiorczym z dnia 31 marca 2001 roku. Zgodnie
z protokołem z dnia 31 marca 2001 roku Zdający (Krzysztof Zasuwa - Likwidator majątku
GZGKMiR) zdaje a Odbierający (Wojciech Okoń – pracownik Urzędu Gminy) odbiera
i jednocześnie przekazuje Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z o.o. do przechowania
składniki majątku Gminy Kleszczów znajdujące się w likwidowanym GZGKMiR w Kleszczowie.
Protokołem objęto składniki majątkowe wyszczególnione w arkuszach spisowych o numerach
od 1 do 66 włącznie, od 78 do 94 włącznie, od 660 – 673 włącznie (tj. wszystkie
zinwentaryzowane składniki majątku). Informacja Sekretarza Gminy Anny DróŜdŜ oraz
_____________________________________________________
25
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku Agnieszki Włodarczyk wraz z kserokopią
protokołu zdawczo-odbiorczego z dnia 31 marca 2001 roku stanowi załącznik nr 7 do protokołu
kontroli.
Na mocy umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku Zarząd Gminy wydzierŜawił Zakładowi
Komunalnemu „Kleszczów” składniki majątku Gminy Kleszczów związane z prowadzeniem
działalności przez DzierŜawcę według wykazu zawartego w załączniku nr 1 do umowy o łącznej
wartości wynoszącej 52.308.715,08 zł oraz według wykazu ilościowego stanowiącego załącznik
nr 2 do umowy. Zgodnie z §2 umowy dzierŜawca dokonał protokolarnego przyjęcia składników
majątku oraz oświadcza, iŜ na dzień zawarcia umowy majątek przejęty jest w dobrym stanie,
sprawny technicznie i nadaje się do prowadzenia działalności przez DzierŜawcę. Załącznikiem
nr 1 do umowy są arkusze spisu z natury od nr 1 do nr 66 włącznie oraz od nr 660 do nr 663
jak równieŜ od nr 671 do nr 672 włącznie, a załącznikiem nr 2 arkusze spisu z natury od nr 664
do nr 670 włącznie oraz od nr 78 do nr 94, jak równieŜ arkusz nr 673.
DzierŜawca zobowiązał się do dokonywania corocznych inwentaryzacji mienia objętego
umową, a takŜe inwentaryzacji doraźnych zleconych przez WydzierŜawiającego. Dokumenty
z inwentaryzacji DzierŜawca przekaŜe WydzierŜawiającemu. Wszelkie zmiany ilości i wartości
dzierŜawionego majątku dokonywane są poprzez zawarcie aneksu do umowy oraz
sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego. Wszelkie koszty remontów bieŜących mających
na celu zapewnienie ciągłości działalności prowadzonej przez DzierŜawcę, a związane
z dzierŜawionymi składnikami majątku ponosi DzierŜawca. Koszty remontów kapitalnych
urządzeń i wymiany poszczególnych składników majątku, które zakwalifikowane zostały jako
zuŜyte ponosi WydzierŜawiający. Strony ustaliły, Ŝe DzierŜawca uiszczał będzie
WydzierŜawiającemu czynsz dzierŜawy w wysokości 1.000 zł + naleŜny podatek VAT.
NaleŜność za czynsz dzierŜawny rozliczana będzie miesięcznie „z dołu” i uregulowana będzie
przelewem w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury vat na konto WydzierŜawiającego.
Czynsz dzierŜawny ulega wzrostowi począwszy od 1 marca kaŜdego roku o wskaźnik wzrostu
cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez Prezesa GUS za poprzedni rok
kalendarzowy.
Składników majątku objętych umową nie wolno DzierŜawcy poddzierŜawiać bądź oddawać
w innej formie do korzystania osobom trzecim bez pisemnej zgody WydzierŜawiającego.
Umowa zawarta została na okres od dnia 1 kwietnia do 31 lipca 2001 roku przy czym strony
dopuściły moŜliwość jej wcześniejszego rozwiązania za uprzednim trzymiesięcznym okresem
wypowiedzenia, jak równieŜ moŜliwość jej przedłuŜenia na lata następne.
Na mocy umowy z dnia 3 kwietnia 2001 roku zawartej pomiędzy Zarządem Gminy Kleszczów,
a Zakładem Komunalnym „Kleszczów” zawarta została umowa dzierŜawy składników majątku
Gminy Kleszczów związanych z zaopatrzeniem w wodę według wykazu stanowiącego załącznik
do umowy o łącznej wartości 13.345.177,16 zł. Strony ustaliły, Ŝe DzierŜawca uiszczał będzie
WydzierŜawiającemu czynsz dzierŜawy w wysokości 2.000 zł + VAT miesięcznie. Czynsz
dzierŜawy ulega wzrostowi począwszy od dnia 1 marca kaŜdego roku o wskaźnik wzrostu cen
towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez Prezesa GUS za poprzedni rok
kalendarzowy. Umowa zawarta została na okres od 1 kwietnia 2001 roku do 31 marca 2004
roku, z moŜliwością zarówno skrócenia okresu jej obowiązywania, jak i przedłuŜenia.
W oparciu o przedstawione kontrolującym dokumenty stwierdzono, Ŝe umowa dzierŜawy
zawarta z Zakładem Komunalnym „Kleszczów” w dniu 3 kwietnia 2001 roku nie była
aneksowana na kolejny okres.
Ustalono, Ŝe wartość wydzierŜawionych składników majątku wg ww. umowy
w wysokości 13.345.177,16 zł wchodziła w skład wartości majątku wydzierŜawionego
Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” na mocy umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001
roku.
Wyjaśnienie w niniejszej sprawie złoŜył Kazimierz Mikus – inspektor ds. inwestycji.
Z wyjaśnienia wynika, Ŝe w związku z likwidacją Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej,
Mieszkaniowej i Rolnej i powołaniem spółki z o.o. Zakład Komunalny „Kleszczów” w celu
zapewnienia ciągłości w zaspakajaniu potrzeb społecznych w zakresie dostaw wody dla
_____________________________________________________
26
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
mieszkańców gminy zawarta została w dniu 3 kwietnia 2001 roku umowa z Zakładem
Komunalnym „Kleszczów”, której przedmiotem była eksploatacja gminnej sieci wodociągowej
wraz z ujęciem wody i zaspakajanie potrzeb w zakresie zaopatrzenia w wodę do czasu
wyłonienia podmiotu świadczącego usługi w zakresie dostaw wody w trybie przetargowym lub
do czasu wyraŜenia przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zgody na zawarcie w tej
sprawie umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki. Zgodnie z §2 ust.2 niniejszej umowy „wykaz
majątku oddanego do eksploatacji określa odrębna umowa”, którą jest umowa dzierŜawy z dnia
3 kwietnia 2001 roku. Umowa ta określała m.in. wartość czynszu dzierŜawy na kwotę 2.000 zł +
Vat miesięcznie oraz przedmiot dzierŜawy stanowiący składniki majątku Gminy Kleszczów
związane z zaopatrzeniem w wodę – zgodnie z załącznikiem do umowy. Umowa zawarta
została na okres od 1 kwietnia 2001 roku do 31 marca 2004 roku. Następnie w dniu 16 maja
2001 roku została zawarta kolejna umowa dzierŜawy obejmująca większy majątek gminy
przekazany Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” sp. z o.o., w tym równieŜ składniki majątku
będące przedmiotem umowy dzierŜawy z dnia 3 kwietnia 2001 roku. W związku z tym, Ŝe
umowa dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku zawarta została na okres od 1 kwietnia 2001 roku
do 31 lipca 2001 roku i pokrywała się z terminem umowy dzierŜawy z dnia 3 kwietnia 2001 roku
Zakład Komunalny „Kleszczów” sp. z o.o. wpłacił czynsz dzierŜawy w oparciu o umowę z dnia
16 maja 2001 roku. Faktury vat wystawione przez Zakład Komunalny „Kleszczów” sp. z o.o. na
podstawie umowy z dnia 3 kwietnia 2001 roku zostały skorygowane do kwoty 0 zł. Kserokopia
umowy z dnia 3 kwietnia 2001 roku wraz z wyjaśnieniem Kazimierza Mikusa - inspektora ds.
inwestycji z dnia 9 listopada 2005 roku stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli.
Na mocy aneksu z dnia 3 lipca 2001 roku sporządzonego do umowy z dnia 16 maja 2001 roku
Zarząd Gminy przedłuŜył umowę dzierŜawy do dnia 31 marca 2003 roku. Z treści niniejszego
aneksu wynika, Ŝe przewidziano zarówno moŜliwość wcześniejszego rozwiązania umowy jak i
przedłuŜenia jej obowiązywania na lata następne.
Ustalono, Ŝe na mocy uchwały nr XLVI/50/90 z dnia 4 lipca 2001 roku Rada Gminy Kleszczów
postanowiła wyrazić zgodę na wniesienie dopłaty zwrotnej do Spółki Zakład Komunalny
„Kleszczów” w wysokości 338.000 zł. Z wyjaśnienia Sekretarza Gminy Anny DróŜdŜ, wyciągu
z protokołu z sesji z dnia 2 lipca 2001 roku oraz wniosku Zarządu Gminy stanowiącego
załącznik do protokołu wynika, Ŝe Zarząd Gminy Kleszczów jako zgromadzenie wspólników
Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o. wystąpił z wnioskiem o podjęcie uchwały w
sprawie wniesienie dopłaty do kapitału. Konieczność wniesienia dopłaty wynikała przede
wszystkim z faktu, iŜ Spółka obciąŜona została zobowiązaniami podczas likwidacji GZGKMiR
oraz konieczności ponoszenie stałych kosztów produkcji wody i oczyszczania ścieków, które
nie są refundowane. W dniu 13 sierpnia 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy, a Zakładem
Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. zawarta została umowa przekazania zwrotnej dopłaty do
Zakładu w wysokości 338.000 zł. Przedmiotem umowy było przekazanie zwrotnej
nieoprocentowanej dopłaty, podlegającej całkowitemu zwrotowi w całości lub w częściach
w najkrótszym moŜliwym dla Zakładu terminie. Zgodnie z umową dopłata miała być
wykorzystana na prowadzenie działalności statutowej.
Dopłata przelana została na rachunek Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Kleszczów dniu
30 lipca 2001 roku (dowód nr 6366), a jej zwrotu dokonano w następujących terminach
i wysokości:
- w dniu 30 grudnia 2002 roku zwrócono 100.000 zł (dowód nr 12293),
- w dniu 23 grudnia 2003 roku zwrócono kwotę 100.000 zł (dowód nr 11730),
- w dniu 27 grudnia 2004 roku zwrócono kwotę 138.000 zł (dowód nr 12425).
Kolejnymi aneksami do umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku zwiększano sukcesywnie
wartość wydzierŜawianego majątku stanowiącego własność Gminy Kleszczów. Na mocy
aneksu z dnia 2 października 2002 roku wprowadzono zmianę do umowy polegającą na tym,
Ŝe począwszy od dnia 1 listopada 2002 roku wszelkie zmiany ilości i wartości dzierŜawionego
majątku dokonywane są poprzez sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego.
Aneksem z dnia 31 marca 2003 roku do umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku
przedłuŜono okres dzierŜawy majątku o kolejny rok tj. do dnia 31 marca 2004 roku. Począwszy
_____________________________________________________
27
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
od 29 października 2003 roku do 31 sierpnia 2005 roku wartość wydzierŜawianego majątku
zwiększano bądź na podstawie aneksów do umowy bądź na podstawie protokołów
przekazania.
NiŜej wymienionymi pismami skierowanymi do Zakładu podwyŜszano wysokość czynszu
dzierŜawnego o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych:
- pismo z dnia 13 maja 2002 roku podwyŜszające wysokość czynsz do kwoty 1.055 zł netto,
- pismo z dnia 7 kwietnia 2005 roku podwyŜszające wysokość czynszu do 1.121,58 zł
Czynsz dzierŜawny na rok 2003 i 2004 podwyŜszono odpowiednio do kwoty 1.075,05 zł netto
i do kwoty 1.083,65 zł netto jednakŜe nie przedstawiono kontrolującym pism w tej sprawie.
Aneksem z dnia 30 marca 2004 przedłuŜono okres obowiązywania umowy dzierŜawy do dnia
31 marca 2005 roku, a aneksem z dnia 29 marca 2005 roku okres trwania umowy wydłuŜono
do 1 kwietnia 2007 roku. Kserokopia umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku wraz
z załącznikami oraz aneksami stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli.
Ustalono, Ŝe wartość wydzierŜawionego spółce z o.o. Zakład Komunalny „Kleszczów” środków
trwałych i pozostałych środków trwałych według stanu na dzień 30 czerwca 2005 roku wynosiła
93.486.945,45 zł i dotyczy wymienionych w poniŜszej tabeli grup środków trwałych:
Grupa
0
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
Rodzaj środków trwałych
Grunty
Budynki i lokale
Obiekty inŜynierii lądowej i wodnej
Kotły i maszyny energetyczne
Maszyny i urządzenia
Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty
Urządzenia techniczne
Środki transportu
Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposaŜenie
Pozostałe środki trwałe
SUMA
Wartość środków trwałych
25.671.60 zł
23.918.772,93 zł
59.918.359,61 zł
422.038,77 zł
606.512,43 zł
2.929.913,10 zł
678.618,57 zł
3.550.303,23 zł
772.778,30 zł
1.654.976,91 zł
93.486.945,45 zł
Analiza arkuszy spisowych stanowiących załącznik do umowy wykazała, Ŝe Zakładowi
Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z o.o. oddano w dzierŜawę m.in. następujące budynki: budynek
administracyjny GZGKMiR, budynek mieszkaniowy Agronomówka, budynek mieszkalny
GZGKMiR, budynek gospodarczy, budynek warsztatowy, budynek biurowy (dawna
weterynaria), Dom Kultury Kleszczów (stary), budynek komunalny (Petro Bank), budynek
mieszkalny stara szkoła Antonówka, budynek GOZ w Kleszczowie, budynek komunalny (nowy
przy BS). Kserokopia arkusza spisowego nr 014 na którym spisano budynki i budowle stanowi
załącznik nr 10 do protokołu kontroli.
Zestawienia majątku dzierŜawionego sporządzone przez podinspektora ds. majątku gminy Monikę Tatarę oraz inspektora ds. obsługi kasy i ewidencji środków trwałych - Teodozję
Karasińską stanowią załącznik nr 11 do protokołu kontroli.
W dniu 21 października 2005 roku kontrolujący skierowali pytanie do Wójta Gminy Kazimiery
Tarkowskiej z prośbą o wyjaśnienie przyczyn nie wykonania przez Zarząd woli Rady Gminy
dotyczącej wniesienia do Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o. wkładu niepienięŜnego
(aportu) w postaci mienia po likwidacji GZGKMiR, wyraŜonej uchwałą nr XXXII/57/2000 z dnia
29 września 2000 roku. Ponadto poproszono równieŜ o wskazanie podstawy na jakiej Zarząd
Gminy wydzierŜawił Zakładowi na podstawie umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku oraz
umowy z dnia 3 kwietnia 2001 roku składniki majątku na łączną kwotę 52.308.715,08 zł oraz na
jakiej podstawie w dalszym ciągu przekazuje spółce mienie gminne. W dniu 28 października
2005 roku Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska złoŜyła wyjaśnienie, z którego wynika, Ŝe cyt.
„Zarząd Gminy Kleszczów wydzierŜawił Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” sp. z o.o. na
_____________________________________________________
28
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
podstawie umowy dzierŜawy z dnia 3 kwietnia 2001 roku i 16 maja 2001 roku składniki majątku
pozostałego po likwidacji Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej.
Na mienie to składały się wszystkie niezbędne maszyny, urządzenia oraz mienie nieruchome,
które słuŜyły zapewnieniu na odpowiednio wysokim poziomie działalności zakładu
budŜetowego w zakresie gospodarki komunalnej. Na podstawie uchwały Rady Gminy
Kleszczów nr XXXII/57/2000 z dnia 29 września 2000 roku Rada Gminy przeniosła na powstałą
Spółkę wszystkie obowiązki po zlikwidowanym zakładzie budŜetowym wiąŜące się
z prowadzeniem działalności komunalnej. Mając na uwadze długoletnie doświadczenie
wykwalifikowanej kadry pracowniczej z zakładu budŜetowego, referencje i uprawnienia jakimi
mogli się wykazać oraz specjalistyczne wyposaŜenie techniczne (maszyny, urządzenia,
aparatura, linie energetyczne, itp.) słuŜące do realizacji obowiązku gminy w zakresie
zaspakajania zbiorowych potrzeb, wydaje się celowym i słusznym przekazanie tego majątku
nowo powstałej Spółce. Takie przekazanie wykluczyło moŜliwość przejęcia składników mienia
przez inny podmiot, a tym samym zapewniło realizację zapisu §1, §3 i §5 cytowanej wyŜej
uchwały przez Spółkę będącą prawnym następcą zakładu budŜetowego”. Kserokopia
wystąpienia inspektorów z dnia 21 października 2005 roku oraz wyjaśnienia Wójta Gminy
Kazimiery Tarkowskiej z dnia 28 października 2005 roku stanowi załącznik nr 12 do protokołu
kontroli.
Biorąc pod uwagę, Ŝe zgodnie z §5 uchwały nr XXXII/57/2000 Rada Gminy postanowiła
o wniesieniu do kapitału zakładowego spółki wkładu pienięŜnego w wysokości 500.000 zł oraz
wkładu niepienięŜnego tj. aportu w postaci składników mienia pozostałego po likwidacji
Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej nie moŜna się zgodzić
z twierdzeniem Wójta Ŝe przekazanie, a właściwie wydzierŜawienie majątku zlikwidowanego
Zakładu było realizacją §5 niniejszej uchwały. Wolą Rady Gminy było, aby mienie
zlikwidowanego Zakładu Zarząd Gminy wniósł aportem do Spółki, co wiązałoby się ze
zwiększeniem ilości i wartości udziałów Gminy Kleszczów w Spółce z o.o. – Zakład Komunalny
„Kleszczów”. Wskazać naleŜy ponadto, Ŝe stosownie do art.22 ust.1 ustawy z dnia 20 grudnia
1996 roku o gospodarce komunalnej (Dz.U. nr 9, poz.43 z późn.zm.) organ stanowiący
jednostki samorządu terytorialnego moŜe, w drodze uchwały, zdecydować o likwidacji zakładu
budŜetowego w celu zawiązania spółki akcyjnej albo spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
przez wniesienie na pokrycie kapitału spółki wkładu w postaci mienia zakładu budŜetowego
pozostałego po jego likwidacji a czynności związane z likwidacją zakładu budŜetowego, w celu,
powołania spółki, wykonuje organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego. Biorąc
powyŜsze pod uwagę nie wniesienie przez Zarząd Gminy do Spółki Zakład Komunalny
„Kleszczów” mienia po likwidacji GZGKMiR świadczy nie tylko o niewykonaniu woli
Rady Gminy lecz takŜe o naruszeniu cytowanego wyŜej przepisu art.22 ust.1 i ust.2
ustawy o gospodarce komunalnej. Biorąc pod uwagę, Ŝe treść złoŜonego przez Wójta
Gminy wyjaśnienia nie stanowi odpowiedzi na zadane przez inspektorów pytania złoŜono
kolejne zapytania do Wójta, dotyczące w szczególności tego czy Zarząd Gminy był umocowany
do zawarcia umowy dzierŜawy.
W dniu 3 listopada 2005 roku Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska złoŜyła uzupełniające
wyjaśnienie do zapytania z dnia 21 października 2005 roku, z którego wynika, Ŝe cyt.
„Stosownie do przepisów ustawy o samorządzie gminnym Gmina powołana jest do
wykonywania szeregu zadań polegających na zaspakajaniu zbiorowych potrzeb wspólnoty
samorządowej. Gmina moŜe zadania te realizować albo poprzez utworzenie jednostki
organizacyjnej przewidzianej przepisami ustawy o finansach publicznych, albo teŜ – w sytuacji
prawem przewidzianych – utworzyć spółkę prawa handlowego bądź przystąpić do takiej spółki.
Rada Gminy Kleszczów w 2000 roku postanowiła o likwidacji zakładu budŜetowego i powołaniu
w to miejsce spółki Zakład Komunalny „Kleszczów” sp. z o.o. Jest to jednoosobowa spółka
Gminy, która zgodnie z wolą Rady Gminy – ma za zadanie wykonywanie szeregu zadań
o charakterze uŜyteczności publicznej – w tym świadczenie usług powszechnie dostępnych.
Gmina mogła postąpić dwojako: albo wnieść do spółki cały majątek wykorzystywany
do tej działalności w formie aportu, jak zalecał zapis w uchwale Rady Gminy Kleszczów
nr XXXII/57/2000 z dnia 29 września 2000 roku, albo teŜ postanowić, iŜ Spółka zadania
swoje realizować będzie w oparciu o majątek (urządzenia, sprzęt, sieci) stanowiący
_____________________________________________________
29
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
własność Gminy. W ostateczności przyjęte zostało drugie z ww. rozwiązań jako korzystniejsze
dla Gminy, a tym samym nie wykonano woli Rady Gminy Kleszczów dotyczącego wniesienia
aportu. Gmina oddając Spółce do korzystania na podstawie róŜnych tytułów prawnych
określone składniki mienia pozostaje nadal ich właścicielem. Stwarza to znaczne
bezpieczeństwo dla Gminy w razie pogorszenia się (a moŜe to nastąpić z róŜnych przyczyn)
sytuacji finansowej Spółki. W razie ogłoszenia upadłości majątek w dalszym ciągu stanowić
moŜe bazę dla prowadzenia działalności komunalnej i nie wchodzi w skład masy upadłości.
Przyjęty przez Zarząd Gminy a obecnie kontynuowany sposób zagospodarowania majątku nie
naraŜa zatem Gminy na ewentualne straty związane z pogorszeniem sytuacji finansowej
Spółki. Nadzór Rady Gminy i Wójta nad majątkiem pozostającym w ewidencji Urzędu Gminy
jest nieporównywalnie większy niŜ wyzbycie się własności poprzez wniesienie go w formie
aportu (np. art.45 ustawy o samorządzie gminnym). Nie bez znaczenia jest tu bardzo duŜa
wartość majątku gminnego. NiezaleŜnie od poniesienia kosztów aportu, których nie trzeba
ponosić przy wydzierŜawianiu składników majątku, ryzyko powierzenia majątku gminnego,
o tak duŜej wartości nawet najlepiej zarządzanej spółce jest zbyt duŜe. Zarówno Zarząd Gminy
jak i obecnie Wójt Gminy są organami uprawnionymi do gospodarowania majątkiem gminnym
w sposób jak najbardziej racjonalny, a przede wszystkim jak najbardziej bezpieczny dla Gminy
na podstawie art.30 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym. Kierując się tymi przesłankami
zawarto stosowne umowy dzierŜawy, o których mowa w zapytaniu Inspektora RIO. Jako,
Ŝe przedmiotem oddania do korzystania nie są nieruchomości gruntowe, decyzja w tej
sprawie naleŜy do organu wykonawczego. Jak wykazała praktyka, przyjęty sposób
gospodarowania składnikami majątku gminnego słuŜącymi świadczeniu usług komunalnych,
w warunkach Gminy Kleszczów zdaje egzamin”. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 3 listopada
2005 roku stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli.
W dniu 7 listopada 2005 roku przekazano kontrolującym informację Wójta Gminy Kazimiery
Tarkowskiej z której wynika, iŜ w oparciu o materiały z sesji Rady Gminy moŜna stwierdzić,
Ŝe Rada nie podejmowała uchwały w sprawie wydzierŜawienia składników majątkowych
Zakładowi Komunalnemu. Rada nie podejmowała takiej uchwały ani w odniesieniu do majątku
po zlikwidowanym Zakładzie Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej, jak teŜ
w odniesieniu do później nabytych składników majątkowych. Wójt poinformowała równieŜ,
Ŝe na podstawie protokołów z sesji Rady Gminy, Komisji i dokumentów będących wynikiem
obrad tych organów moŜna wywnioskować w sposób jednoznaczny, iŜ Rada decydowała juŜ na
etapie planów budŜetowych, Ŝe określone składniki mienia będą nabywane czy wykonywane
z przeznaczeniem dla Zakładu Komunalnego Sp. z o.o. jako podmiotu powołanego przez
Gminę do realizacji określonych zadań z zakresu gospodarki komunalnej. Informacja Wójta
Gminy z dnia 7 listopada 2005 roku wraz z załącznikami stanowi załącznik nr 14 do protokołu
kontroli.
Polemizując ze stanowiskiem Wójta Gminy wyraŜonym w wyjaśnieniu z dnia 3 listopada 2005
roku stwierdzić naleŜy, Ŝe Rada Gminy podejmując uchwałę nr XXXII/57/2000 w sprawie
powołania jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie wskazała poza
wniesieniem wkładu niepienięŜnego w postaci składników likwidowanego GZGKMiR Ŝadnej
innej alternatywy dla Zarządy Gminy. W związku z powyŜszym stosownie do art.30 ust.1
ustawy o samorządzie gminnym Zarząd Gminy był zobowiązany do wykonania
postanowień uchwały Rady i do wniesienia wkładu niepienięŜnego w postaci majątku
zlikwidowanego GZGKMiR, który powiększyłby wartość udziałów Gminy Kleszczów.
Analizując postanowienia umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku, załączników do
niniejszej umowy oraz aneksów wydłuŜających okres obowiązywania umowy wynika, Ŝe Zarząd
Gminy wydzierŜawił na okres od 1 kwietnia 2001 roku do 1 kwietnia 2007 roku m.in.
następujące składniki majątku Gminy Kleszczów:
-
budynek Oczyszczalni ścieków w śłobnicy o wartości 485.374,20 zł wraz z gruntem
o wartości 3.442,40 zł (arkusz spisu z natury nr 001),
-
budynek Oczyszczalni ścieków w Łuszczanowicach o wartości 565.923,34 zł wraz
z gruntem o wartości 5.580,60 zł (arkusz spisu z natury nr 006),
-
grunt połoŜony w Łękińsku (ujęcie wody) o wartości 2.516 zł (arkusz spisu z natury nr 010),
_____________________________________________________
30
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
-
budynek Oczyszczalni ścieków w Łękińsku o wartości 864.013,87 zł wraz z gruntem
o wartości 13.318,10 zł (arkusz spisu z natury nr 012),
-
budynek biurowy w śłobnicy o wartości 277.928,48 zł wraz z gruntem o wartości 2.510
zł (arkusz spisu z natury nr 058). Kserokopia arkuszy spisowych nr 001, 006, 010, 012 oraz
058 zawartych w załączniku nr 1 do umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku stanowi
PowyŜsze nieruchomości gruntowe tj. grunty oraz budynki na tych gruntach
posadowione (art.4 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce
nieruchomościami – tekst jednolity z 2004 roku nr 261, poz. 2603 z późn.zm. oraz art. 46
§1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny – Dz.U. nr 16, poz. 93 z późnym.)
mogły być wydzierŜawione przez Zarząd Gminy tylko za zgodą Rady Gminy Kleszczów,
której to zgody jak wynika z wcześniejszych ustaleń Rada nie udzieliła. Wskazać naleŜy,
Ŝe art.30 ust.2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, na który
powołuje się w wyjaśnieniu z dnia 3 listopada 2005 roku Wójt Gminy dotyczy
gospodarowania mieniem komunalnym gminy przez zarząd w sytuacji gdy rada gminy
określiła zasady gospodarowania mieniem gminy, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9
lit. a ustawy o samorządzie gminnym. W przypadku nie określenia takich zasad zarząd
moŜe dzierŜawić nieruchomości gruntowe wyłącznie za zgodą rady gminy. Biorąc
powyŜsze pod uwagę wydzierŜawienie Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z o.o.
przez Zarząd Gminy Kleszczów na podstawie umowy z dnia 16 maja 2001 roku
nieruchomości gruntowych o wartości 1.942.678,31 zł bez zgody Rady Gminy Kleszczów
świadczy o przekroczeniu zakresu zwykłego zarządu przez Zarząd Gminy Kleszczów.
3) 2.500.000 zł udziałów w EKO-REGION Sp. z o.o. w Bełchatowie (500 udziałów po 5.000 zł
kaŜdy).
Na mocy uchwały nr LXIV/67/02 z dnia 18 lipca 2002 roku Rada Gminy wyraziła zgodę na
przystąpienie Gminy Kleszczów do spółki EKO-Region Sp. z o.o. i objęcie 500 sztuk udziałów
po cenie 5.000 zł o łącznej wartości 2.500.000 zł. Z protokołu Nadzwyczajnego Zgromadzenia
Wspólników Spółki „EKO-Region” z dnia 27 września 2002 roku (akt notarialny nr A 5172/2000)
wynika, Ŝe Zgromadzenie wyraziło zgodę na objęcie nowych udziałów przez Gminę Kleszczów
poprzez wniesienie wkładu gotówkowego o wartości 2.500.000 zł i objęcie w zamian 500
nowych udziałów po 5.000 zł kaŜdy.
W dniu 30 czerwca 2005 roku na mocy uchwały nr XL/414/05 Rada Gminy wyraziła zgodę na
objęcie przez Gminę Kleszczów 600 udziałów w „EKO-Region” sp. z o.o. po cenie 5.000 zł
o łącznej wartości 3.000.000 zł.
Na dzień 30 czerwca 2005 roku saldo konta 030 nie uległo zmianie w stosunku do 31 grudnia
2004 roku.
W okresie objętym kontrolą Gmina Kleszczów nie uzyskała dochodów w postaci udziałów
w zysku spółek, których jest udziałowcem i akcjonariuszem. Wg informacji kierownika Referatu
BudŜetu, Finansów i Majątku - Agnieszki Włodarczyk w latach: 1996, 1998 i 1999 Gmina
uzyskała dochody w wysokości 172.119 zł tytułem udziału w zyskach Agencji Rozwoju
Regionalnego „Arreks” S.A.
Lokaty bankowe
Na dzień 31 grudnia 2004 roku Gmina Kleszczów posiadała środki pienięŜne w wysokości
362.500.000 zł ulokowane w następujących bankach:
- Bank Ochrony Środowiska S.A. Oddział Częstochowa
- 57.000.000 zł
- Bank Ochrony Środowiska S.A. Oddział Łódź
- 19.000.000 zł
- Kredyt Bank S.A. Oddział Piotrków Tryb.
- 42.500.000 zł
_____________________________________________________
31
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- ING Bank Śląski S.A. Oddział Łódź
- 111.000.000 zł
- Bank Rozwoju Eksportu S.A. Oddział Łódź
- 30.000.000 zł
- Bank Handlowy S.A.
- 26.000.000 zł
- Kredyt Bank S.A. Oddział Łódź
- 43.000.000 zł
- Bank Gospodarki śywnościowej S.A. Oddział Piotrków Tryb.
- 18.000.000 zł
- Powszechna Kasa Oszczędności BP S.A.
- 13.000.000 zł
- Bank Pekao S.A. Oddział Bełchatów
-
3.000.000 zł
Ww. środki księgowane są na koncie budŜetu gminy nr 133-1 - Lokaty. Na dzień 31 grudnia
2004 roku stan środków pienięŜnych został zinwentaryzowany drogą potwierdzenia sald na
rachunkach lokat.
Ustalono, Ŝe poza środkami budŜetu Gminy Kleszczów na rachunkach bankowych lokat na
dzień 31 grudnia 2004 roku znalazły się środki Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w wysokości 13.000.000 zł oraz środki z tzw. sum zleconych czyli
zabezpieczenia i wadia w wysokości 1.100.000 zł.
Szczegółowy wykaz lokat bankowych wraz z numerami rachunków stanowi załącznik nr 16 do
Stan zadłuŜenia jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2003
roku i na dzień 31 grudnia 2004 roku – art.114 ustawy o finansach publicznych
Wskaźniki zadłuŜenia Gminy Kleszczów na dzień 31 grudnia 2004 roku, 31 marca 2005 roku
oraz 30 czerwca 2005 roku były następujące:
- 0,0 % (1.363 zł/139.390.610 zł) – za 2004 rok,
- 0,1% (117.945 zł/115.268.595 zł) – za I kwartał 2005 roku,
- 0,6 % (661.187 zł/115.379.349 zł) – za II kwartał 2005 roku.
Dane będące podstawą obliczenia wskaźnika zadłuŜenia zaczerpnięto ze sprawozdań Rb-Z
oraz Rb-27S.
III.
EWIDENCJA KSIĘGOWA. SPRAWOZDAWCZOŚĆ.
1. OPIS PRZYJĘTYCH ZASAD RACHUNKOWOŚCI. ZABEZPIECZENIE DANYCH
PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH.
Zakładowy plan kont dla budŜetu Gminy i Urzędu Gminy w Kleszczowie wprowadzony został
w Ŝycie zarządzeniem nr 7/02 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 28 marca 2002 roku z mocą
obowiązującą od dnia 01.01.2002 roku.
Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „a” ustawy o rachunkowości oraz
w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
(Dz.U. nr 153 poz. 1752 z późn. zm.), jednostka opracowała zasady księgowania operacji
gospodarczych (klasyfikacji zdarzeń) na kontach księgi głównej. W przedmiotowej regulacji
nie wskazano natomiast zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz zasad
_____________________________________________________
32
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, co narusza art. 10 ust. 1
pkt 3 lit. „a” ustawy o rachunkowości.
Ponadto w ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady
rachunkowości nie wskazano wykazu ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia
ksiąg przy uŜyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe
na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem ich struktury i wzajemnych
powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na
komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych, co nie spełnia wymogów przepisów zawartych
w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” ustawy o rachunkowości.
Według zapisów zawartych w punkcie 18 załącznika nr 1 do przedmiotowego zarządzenia
nr 7/02, ewidencja w Urzędzie Gminy prowadzona jest przy zastosowaniu programów
informatycznych obejmujących następujące moduły:
−
KSIĘGOWOŚĆ BUDśETOWA I PLANOWANIE,
−
MATER – system słuŜący do ewidencji materiałów, środków trwałych z podziałem na grupy
i podgrupy oraz wyposaŜenia,
−
PŁACE – system wynagrodzenia pracowników,
−
PODATKI – system wymiaru podatków lokalnych od osób fizycznych,
−
KASA - system obsługi kasy Urzędu,
−
REJESTR – system przeznaczony do wystawiania faktur, korekt, refaktur oraz prowadzenie
rejestru sprzedaŜy i zakupu.
W zarządzeniu nie wskazano daty eksploatacji programów oraz wersji oprogramowania.
Zmiana przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości wprowadzona została zarządzeniem
nr 0152/17/04 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 29 grudnia 2004 roku. Wykaz programów
uŜywanych w Urzędzie Gminy w Kleszczowie zawarty został w osobnym (wprowadzonym
zarządzeniem nr 0152/17/04) załączniku nr 4 do ww. zarządzenia nr 7/02. Zgodnie
z ww. wykazem ewidencja księgowa prowadzona jest w Urzędzie Gminy w Kleszczowie przy
zastosowaniu następujących programów informatycznych:
−
BUDśET – system księgowości budŜetowej i planowania,
−
PODATKI – system wymiaru podatków lokalnych od osób fizycznych,
−
PŁACE – system wynagrodzenia pracowników,
−
REJESTR – system ewidencji zakupu i sprzedaŜy, fakturowania i rozliczania faktur VAT,
−
ŚRODKI TRWAŁE – system ewidencji wyposaŜenia, środków trwałych oraz ich umorzeń,
−
KASA – system obsługi kasy Urzędu.
W zarządzeniu podano takŜe datę rozpoczęcia eksploatacji poszczególnych programów. Brak
natomiast informacji gdzie zostały one zakupione oraz wersji oprogramowania.
Opis systemów, szczegółowa struktura zbiorów danych i powiązań między nimi zawarta jest
w dokumentacji technicznej systemów. Jednostka posiada instrukcje poszczególnych
programów.
W ramach dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości nie
opracowano procedur dotyczących zabezpieczenia dostępu do danych oraz metod ich
_____________________________________________________
33
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przetwarzania. PowyŜsze nie spełnia wymogów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” ustawy
o rachunkowości. Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości aktualizacja
dokumentacji dotyczącej przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości naleŜy do
Wójta Gminy.
Zabezpieczenie danych przetwarzanych w systemach informatycznych.
W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie
zawarto opisu systemu słuŜącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę
dokonanych w nich zapisów, co narusza art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Dla zabezpieczenia przed dostępem do sprzętu komputerowego nieupowaŜnionych osób
wszyscy pracownicy korzystają z niepowtarzalnych haseł zmienianych co 3 miesiące. Hasła
zakładane są na trzech poziomach zabezpieczeń (uruchomienie komputera, logowanie się do
serwera i dostęp do programu).
Dane na dysku sieciowym zabezpieczane są codziennie przez wykonywanie kopii
bezpieczeństwa w cyklu co tydzień. Do celów archiwizacji wykorzystywane są streamery. Kopie
wykonywane na kasetkach przechowywane są w serwerowni. Poza kopiami baz danych
wykonywanymi na dysku twardym i streamerze, co pół roku przeprowadza się archiwizację na
płytach DVD. Ponadto ograniczając ryzyko zniszczenia danych, codziennie przeprowadza się
kontrolę antywirusową zasobów.
2. URZĄDZENIA KSIĘGOWE.
Zgodnie z wymogami art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości prowadzone przez jednostkę
księgi rachunkowe (m.in. dzienniki główna dla organu i dla jednostki, zestawienia obrotów
i sald) oznaczone są trwale zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą
jednostki, której dotyczą. Są one wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego oraz okresu
sprawozdawczego.
W Urzędzie Gminy w Kleszczowie prowadzony jest dziennik – główna ujmujący wszystkie
operacje dotyczące zadań prowadzonych przez jednostkę.
Konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem
zapisów kont księgi głównej prowadzone są komputerowo m.in.: w formie kart kontowych oraz
kart dochodów i wydatków według podziałek klasyfikacji budŜetowej. Karty dochodów
stanowiące ewidencję analityczną do kont: 130 i 901 nie są prowadzone na bieŜąco i nie
odzwierciedlają faktycznie uzyskanych wpływów w danym okresie sprawozdawczym tj.
w okresie miesiąca, a nawet kwartału. Ponadto znajdujące się w nich zapisy nie
zawierają dat dokonania poszczególnych operacji gospodarczych i nie posiadają
oznaczeń umoŜliwiających odczytanie dokonanych operacji. Postępowanie takie
stanowi naruszenie art. 4 ust. 3 pkt 2 oraz art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
PowyŜsze nieprawidłowości wskazują na prowadzenie ksiąg rachunkowych z
naruszeniem przepisów art. 24 ust. 2 i ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Uwagi dotyczące niewłaściwego prowadzenia kart dochodów oraz ewidencjonowania
dochodów znajdują się w dalszej części protokołu w rozdziale VII ust. 2 Dochody z majątku.
Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron z oznaczeniem
pierwszej i ostatniej oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku
obrotowym. Stosownie do przepisu art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zapisy księgowe
dokonywane w księgach rachunkowych prowadzonych przy uŜyciu komputera posiadają
oznaczenia pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
W okresie objętym kontrolą jednostka sporządzała na koniec kaŜdego okresu
sprawozdawczego, nie rzadziej niŜ na koniec miesiąca, zestawienia obrotów i sald kont księgi
głównej i kont ksiąg pomocniczych (dla organu i jednostki). Na koniec kaŜdego roku
obrotowego w ramach ksiąg rachunkowych drukowany jest takŜe dziennik i księga główna.
_____________________________________________________
34
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W ramach ewidencji księgowej nie zaprowadzono kont bilansowych dla budŜetu Gminy
jako organu: 222 – „Rozliczenie dochodów budŜetowych”, 902 – „Wydatki budŜetu”
i 961 – „Niedobór lub nadwyŜka budŜetu”. PowyŜsze nie spełnia wymogów przepisów
zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz
postanowień zakładowego planu kont wprowadzonego dla budŜetu Gminy Kleszczów
zarządzeniem nr 7/02 Wójta Gminy z dnia 28.03.2002 roku.
Stosownie do postanowień zawartych w przepisach rozporządzenia w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym
planie kont dla budŜetu Gminy, konto 222 słuŜy do ewidencji rozliczeń z jednostkami
budŜetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budŜetowych, a ewidencja
szczegółowa do ww. konta powinna być prowadzona w sposób umoŜliwiający ustalenie stanu
rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budŜetowymi.
Ustalenia dotyczące prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji finansowych
i gospodarczych ujęte są we fragmentach dotyczących poszczególnych tematów
(np. ewidencja majątku, wydatków inwestycyjnych, dochodów podatkowych itp.).
3. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I BILANS JEDNOSTKI. ZGODNOŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W
SPRAWOZDANIACH BUDśETOWYCH Z EWIDENCJĄ KSIĘGOWĄ
Sprawozdania finansowe za 2004 rok oraz I półrocze 2005 roku w Urzędzie Gminy
w Kleszczowie sporządzano w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13
marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.)
obowiązującego do dnia 21 września 2005 roku. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych
ustalono, Ŝe podległe jednostki organizacyjne Gminy sporządzały wymagane przepisami
ww. rozporządzenia jednostkowe sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne.
Sprawozdania jednostkowe tj.: Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z i Rb-N nie były sporządzane
jedynie przez Urząd Gminy w Kleszczowie. Postępowanie takie naruszało przepisy § 4
ust. 1 pkt 2 lit. „b” przedmiotowego rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości
budŜetowej.
Zgodnie z zakresem czynności z dnia 12 marca 2003 roku sporządzanie sprawozdawczości
budŜetowej i finansowej naleŜało do zadań Kierownika Referatu BFM – Agnieszki Włodarczyk.
Informacje dotyczące wykazywanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP skutkach
udzielonych ulg i zwolnień podatkowych znajdują się w dalszej części protokołu w rozdziale VII
Realizacja dochodów budŜetowych.
Bilans z wykonania budŜetu Gminy za 2004 rok
Na podstawie ewidencji księgowej dziennik główna dla organu za rok 2004 stwierdzono, Ŝe na
dzień 31 grudnia wykazano salda na następujących kontach bilansowych:
- 133 Rachunek bieŜący budŜetu
- Wn 27.308.825,38 zł
- 133-1 Rachunek bieŜący budŜetu
- Wn 362.500.000,00 zł
- 224 Rozrachunki budŜetu
- Ma
- 960 Skumulowana nadwyŜka budŜetu
- Ma 389.672.737,96 zł
136.086,89 zł
Zapisy dokonane w ewidencji księgowej nie są zgodne z danymi liczbowymi
wykazanymi w sprawozdaniu bilansowym z wykonania budŜetu Gminy Kleszczów
sporządzonym na dzień 31.12.2004 roku. Nieprawidłowości związane są z wykazaniem
w ww. bilansie w pozycji II.1 Pasywów jako nadwyŜki budŜetu kwoty 60.805.798 zł, która
_____________________________________________________
35
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nie jest ujęta na stosownym do tego koncie tj. 961. Do ewidencji nadwyŜki lub niedoboru
słuŜy konto 961, na którym pod datą ostatniego dnia roku budŜetowego powinny być
dokonywane księgowania w korespondencji z kontami 901 – „Dochody budŜetu” i 902 –
„Wydatki budŜetu”. Z uwagi na nie zaprowadzenie konta 961 na koncie 960 ujęta jest na
koniec 2004 roku kwota wykazana w bilansie w pozycji II Pasywów jako aktywa netto
budŜetu tj. 389.672.738 zł, zamiast kwota stanowiąca skumulowaną nadwyŜkę na
zasobach budŜetu tj. 328.866.940 zł. NadwyŜka budŜetu (tj. kwota 60.805.798 zł)
wykazana w bilansie z wykonania budŜetu oraz w sprawozdaniu kwartalnym Rb-NDS
o nadwyŜce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym na koniec 2004
roku nie miała odzwierciedlenia w prowadzonej ewidencji księgowej (tj. księdze głównej
dla organu).
Postępowanie takie stanowiło naruszenie przepisów zawartych w załączniku nr 1 do
ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego
oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto wykazanie
w sprawozdaniach danych, które nie wynikają z ewidencji księgowej niezgodne jest
z § 8 ust. 1 pkt 1 oraz § 10 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
sprawozdawczości budŜetowej.
Opisane powyŜej nieprawidłowości wskazują na naruszenie § 10 ust. 1
ww. rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości, zgodnie z którym kierownik
jednostki obowiązany jest do sporządzania sprawozdań rzetelnie i prawidłowo pod
względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Ponadto stosownie do art. 8
ustawy o rachunkowości dokonując wyboru rozwiązań dopuszczonych ustawą
o rachunkowości i dostosowując przyjęte w jednostce zasady rachunkowości do jej
potrzeb naleŜy pamiętać o zapewnieniu wyodrębnienia w rachunkowości wszystkich
zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego
jednostki.
Kserokopia ww. sprawozdania Rb-NDS o nadwyŜce/deficycie sporządzonego na dzień
31.12.2004 r. stanowi załącznik nr 17 do niniejszego protokołu kontroli.
Kserokopia bilansu z wykonania budŜetu Gminy Kleszczów sporządzonego za 2004 rok wraz
z zestawieniem obrotów i sald sporządzonym dla organu na koniec roku stanowi załącznik nr
18 do niniejszego protokołu kontroli.
Ponadto kontrolujący ustalili, Ŝe w bilansie z wykonania budŜetu za 2004 rok w pozycji III Inne
pasywa wykazano wysokość naleŜnej za styczeń 2005 roku subwencji oświatowej na kwotę
159.528 zł. Stwierdzić naleŜy, Ŝe kwota ta została przekazana w terminie przewidzianym
ustawowo w związku, z czym nie stanowi zobowiązań budŜetu i nie powinna być
zaewidencjonowana na koncie 224. Kwota ta powinna być wykazana w pozycji III Inne
pasywa jako rozliczenia międzyokresowe z tytułu dochodów (jako saldo Ma konta 909).
Ponadto na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe saldo konta 224 na koniec
roku wykazane zostało jako persaldo naleŜności i zobowiązań wobec budŜetów.
PowyŜsze
narusza
zasady
prowadzenia
konta
określone
w
przepisach
ww. rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont dla budŜetu
gminy stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 7/02 Wójta Gminy Kleszczów
z dnia 28 marca 2002 roku.
Do konta 224 prowadzonego w ramach zakładowego planu kont dla organu zaprowadzono
ewidencję szczegółową z podziałem na poszczególne tytuły. Ewidencja ta prowadzona jest
ręcznie w formie kart kontowych. Brak jednak oznaczeń poszczególnych kont
analitycznych. Konta te nie zostały wyszczególnione w zakładowym planie kont.
_____________________________________________________
36
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na podstawie sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz gwarancji
i poręczeń sporządzonego na dzień 31.12.2004 r. dla jednostki samorządu terytorialnego
stwierdzono, Ŝe kwota zadłuŜenia wyniosła ogółem 1.363 zł, i składają się na nią wymagalne
zobowiązania z tytułu dostaw i usług.
Bilans Urzędu jako jednostki za 2004 rok
Według sprawozdania „Bilans jednostki budŜetowej, zakładu budŜetowego, gospodarstwa
pomocniczego jednostki budŜetowej” sporządzonego dla Urzędu jako jednostki na dzień
31.12.2004 roku na stan aktywów w kwocie 261.892.165,07 zł składały się:
wartości niematerialne i prawne
-
rzeczowe aktywa trwałe
- 229.005.364,59 zł
długotrwałe aktywa finansowe
-
4.187.000,00 zł
materiały
-
28.670,00 zł
naleŜności krótkoterminowe
-
7.937.270,76 zł
środki pienięŜne
-
20.621.007,48 zł
krótkoterminowe papiery wartościowe
-
400,00 zł
112.452,24 zł
Natomiast pasywa przedstawiały się następująco:
fundusz jednostki
- 156.773.178,71 zł
wynik finansowy
- 83.800.561,11 zł
zobowiązania krótkoterminowe
-
fundusze specjalne
- 18.918.633,74 zł
2.399.791,51 zł
W oparciu o zestawienie obrotów i sald w okresie styczeń – grudzień 2004 roku sporządzone
dla jednostki oraz poszczególne konta analityczne stwierdzono, Ŝe zapisy dokonane
w ewidencji księgowej (konta Zespołu: O – Majątek trwały, 1 – Środki pienięŜne i rachunki
bankowe i 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy) zgodne są z danymi liczbowymi
wykazanymi w ww. sprawozdaniu bilansowym jednostki budŜetowej sporządzonym na dzień
31.12.2004 roku. Jednak nieprawidłowości opisane w dalszej części protokołu dotyczące
ewidencjonowania majątku Gminy wskazują na to, Ŝe ewidencja księgowa nie odzwierciedla
rzeczywistego stanu majątku.
IV.
ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI. TERMINOWOŚĆ REGULOWANIA
ZOBOWIĄZAŃ
Ze sprawozdań: (zbiorczego i podległych jednostek budŜetowych) o stanie zobowiązań według
tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki budŜetowej sporządzonego przez Urząd
Gminy w Kleszczowie na dzień 31.12.2004 r. wynika, Ŝe w kontrolowanej jednostce wystąpiły
zobowiązania wymagalne w kwocie 1.363 zł.
Ewidencja księgowa nie jest prowadzona w sposób pozwalający na wyodrębnienie
zobowiązań wymagalnych na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu
publicznego. Stosownie do zapisów § 12 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia w sprawie
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych, ewidencja aktywów, pasywów, kosztów, przychodów oraz strat i zysków
_____________________________________________________
37
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nadzwyczajnych powinna być prowadzona w takim układzie klasyfikacyjnych, który
umoŜliwi uzyskanie informacji potrzebnych do sporządzenia sprawozdań.
Na
podstawie
ewidencji
księgowej
(ksiąg
kontowych
i
zestawień
obrotów
i sald) stwierdzono, Ŝe według stanu na dzień 31.12.2004 r. konto 201
- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami wykazywało salda: Wn 5.548.816,72 zł i Ma
341.250,56 zł.
Salda występujące na koncie rozrachunkowym (201) na koniec 2004 roku były uzgadniane
z kontrahentami w drodze pisemnych potwierdzeń.
Specyfikacja do konta 201 przedstawiająca wykaz zobowiązań z tytułu dostaw i usług na dzień
31.12.2004 roku wraz z terminami ich zapadalności stanowi załącznik nr 19 do protokołu
kontroli.
Na podstawie ewidencji analitycznej konta 201 stwierdzono, Ŝe większość zobowiązań
dotyczących rozrachunków z dostawcami uregulowana została w miesiącu styczniu 2005 roku.
Natomiast na kwotę naleŜności w wysokości 5.548.816,72 zł składały się m.in.:
−
4.000.000 zł dotyczące zwrotu dotacji przez Fundację Rozwoju Gminy Kleszczów,
−
1.489.315,39 zł dotyczące naliczonych odsetek karnych za niedotrzymanie terminu
realizacji umowy przez Zakład Ogólnobudowlany K. Wlazły.
Wyjaśnienie dotyczące wysokości naleŜności od ww. wykonawcy, złoŜone przez Agnieszkę
Włodarczyk – kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku stanowi załącznik nr 20 do
niniejszego protokołu kontroli.
Na podstawie ewidencji księgowej tj. obrotów konta analitycznego 201/118 za okres od
01.01.2003 r. do 12.09.2005 r. stwierdzono, Ŝe Fundacja Rozwoju Gminy Kleszczów dokonała
kaŜdego roku zwrotu dotacji w wysokości 1.000.000 zł. Wpłaty dotyczące zwrotu ww. kwoty
nastąpiły w dniach: 23.12.2003 roku (WB 11727/0), 29.12.2004 r. (WB 2132/1). W 2005 roku
wpłata kwoty 1.000.000 zł nastąpiła w dniu 20.12.2005 roku.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe stan zobowiązań wobec budŜetów według
konta 225 Ma – wyniósł na dzień 31.12.2004 r. – 81.772,16 zł i składają się na to kwoty
wykazane na kontach:
−
- 50.702,70 zł są to naliczenia podatku, w tym m.in. od: wynagrodzeń
225-3
naleŜnych za miesiąc grudzień (19.075 zł), dodatkowego wynagrodzenia rocznego
(12.052,50 zł), umów zleceń (4.246,90 zł), stypendiów motywacyjnych (7.144 zł) i środków
wypłacanych z ZFŚS (7.710,30 zł);
−
225-5
- 31.069,46 zł jest to naliczenie płatności z tytułu podatku VAT do urzędów
skarbowych.
Saldo naleŜności wobec budŜetów na koniec 2004 roku nie występowało.
Według wydruku z dnia 30.12.2004 r. „Plan kont na rok 2005” konto 225-3 słuŜy do ewidencji
rozrachunków z tytułu umów-zleceń, zaś konto 225-5 rozrachunków z tytułu podatku VAT.
Na podstawie ewidencji księgowej (kart kontowych i zestawień obrotów i sald) stwierdzono, Ŝe
stan zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych według konta 229 Ma – Pozostałe
rozrachunki publicznoprawne – wyniósł na dzień 31.12.2004 r. – 152.677,18 zł i stanowił:
−
na koncie 229-1
zleceń;
- 151.660,38 zł potrącenia od wynagrodzeń i wypłaty z tytułu umów
−
na koncie 229-3
- 1.016,80 zł – naliczenie składki PFRON.
_____________________________________________________
38
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Na podstawie ewidencji księgowej (kart kontowych i zestawień obrotów i sald) stwierdzono, Ŝe
stan naleŜności konta 240 Wn – Pozostałe rozrachunki na dzień 31.12.2004 r. wynosił 4.218,26
zł i dotyczył nie wyegzekwowanych środków finansowych po likwidacji GZGKMiR (2.298,26 zł)
oraz braków (tj. ujawnionych niedoborów) stwierdzonych w trakcie inwentaryzacji zdawczoodbiorczej przeprowadzonej w 2000 roku na okoliczność likwidacji Gminnego Ośrodka Kultury,
Sportu i Rekreacji (1.920,00 zł). NaleŜności te wykazane były w niezmienionej wysokości
w bilansach zamknięcia od 2000 roku (GOKSiR) i 2001 roku (GZGKMiR).
Informacja dotycząca naleŜności zaewidencjonowanych na koncie 240 sporządzona przez
inspektor w Referacie BudŜetu, Finansów i Majątku – ElŜbietę Mikus stanowi załącznik nr 21 do
Z uzyskanych informacji wynika, Ŝe do obecnej chwili nie zostały wyjaśnione niedobory
stwierdzone w trakcie inwentaryzacji przeprowadzonej w 2000 roku w związku z likwidacją
GOKSiR-cji. Nie podjęto takŜe działań zmierzających do rozliczenia w księgach
rachunkowych 2000 roku ujawnionych w toku inwentaryzacji róŜnic pomiędzy stanem
rzeczywistym, a stanem wykazanym w ewidencji księgowej. Postępowanie takie
stanowiło naruszenie art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Na podstawie ewidencji księgowej (analityczne zestawienie obrotów i sald) stwierdzono,
Ŝe stan zobowiązań kont: 240-1 i 240-3 Ma – Pozostałe rozrachunki przedstawiał się na dzień
31.12.2004 r. w sposób następujący:
−
240-1 – 1.166.680,63 zł (dotyczy: sum depozytowych związanych z zabezpieczeniem
naleŜytego wykonania robót, wpłaconych wadiów);
−
240-3 – 526.552,62 zł i dotyczy zabezpieczenia naleŜytego wykonania robót potrącanego z
faktur);
Stan kont 240-1 i 240-3 Wn na dzień 31.12.2004 r. wynosił 0 zł.
V.
GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTOŚCI PIENIĘśNYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA.
KONTROLA KASY. INSTRUKCJA KASOWA
Instrukcja kasowa wprowadzona została zarządzeniem Wójta Gminy nr 18/96 z dnia 9
września 1996 roku. Podstawą opracowania niniejszej instrukcji były następujące przepisy:
1) ustawy z dnia 9 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym,
2) zarządzenia Prezesa NBP z dnia 6 grudnia 1989 roku w sprawie zasad gospodarki kasowej
jednostek gospodarki uspołecznionej (M.P.nr 43, poz. 347),
3) zarządzenia Prezesa NBP z dnia 25 lipca 1989 roku w sprawie wymagań jakim powinny
odpowiadać stosownie do uspołecznionych jednostkach organizacyjnych środki ochrony
wartości pienięŜnych (M.P. nr 27, poz. 216),
4) zarządzenia Prezesa NBP z dnia 6 grudnia 1989 roku w sprawie kwalifikacji obrotów
pienięŜnych na rachunkach bankowych osób prawnych oraz sprawozdawczości z obrotów
bankowych (M.P. nr 43, poz. 348),
5) zarządzenie Prezesa NBP z dnia 11 grudnia 1992 roku w sprawie form i trybu
przeprowadzania rozliczeń pienięŜnych (M.P. nr 39, poz. 293),
6) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
Ustalono, Ŝe wymienione w punktach od 1 do 5 akty prawne utraciły swoją moc obowiązującą.
_____________________________________________________
39
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zgodnie z postanowieniami Instrukcji kasowej pomieszczenie, w którym przechowywane są
wartości pienięŜne powinno być wydzielone. Okna pomieszczenia, w którym znajduje się kasa
winny być okratowane, a drzwi zabezpieczone w postaci zamka szyfrowego. Jednostka
zobowiązana jest do przechowywania wartości pienięŜnych w szafie pancernej do wysokości
ustalonego pogotowia kasowego oraz do pobierania gotówki z banku w dniu realizacji
zobowiązań finansowych. Transport wartości pienięŜnych winien być zorganizowany w
najbardziej bezpieczny sposób tzn. jako konwój samochodem.
Jednostka moŜe mieć w kasie:
- niezbędny zapas gotówki na bieŜące wydatki,
- gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,
- gotówkę pochodzącą z bieŜących wpływów do kasy jednostki.
Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie ustala się na kwotę 2.000 zł na bieŜące
wydatki. Niezbędny zapas gotówki w kasie jednostki w miarę wykorzystywania moŜe być
uzupełniony do ustalonej wysokości ze środków podjętych z rachunku bankowego jednostki.
Podjęta gotówka z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków winna
być wykorzystana na cel określony przy jej pobraniu. Gotówka podjęta z rachunku bankowego
na pokrycie określonych rodzajowo wydatków moŜe być przechowywana w kasie jednostki pod
warunkiem jej naleŜytego zabezpieczenia, a nie podjęte naleŜności z kasy naleŜy odprowadzić
na właściwy rachunek bankowy w dniu podjęcia lub najpóźniej w dniu następnym.
Gotówkę z naleŜnych wpływów i bieŜących wpłat, winno się odprowadzić na właściwe konto
jednostki, w tym samym dniu. JeŜeli wpływy te są niewielkie danego dnia, przy naleŜytym
zabezpieczeniu w kasie pancernej dopuszcza się odprowadzić w dniu następnym.
Kasjer musi być osobą posiadającą minimum średnie wykształcenie, mającą nienaganną
opinię, niekaraną oraz posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych. Za stan gotówki w
kasie odpowiada kasjer. Kasjer ponosi odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy
oraz powierzone mienie, składając pisemną deklarację odpowiedzialności. Kasjer ponosi
równieŜ odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązkowych przepisów
odnośnie dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia, przechowywania i transportu
gotówki. Przyjęcie – przekazanie kasy następuje protokolarnie w obecności komisji
wyznaczonej przez Skarbnika Gminy.
Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieŜąco w raporcie
kasowym, który sporządza się w okresie dziesięciodniowym (dekadowo). Dowody kasowe
wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich
zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. MoŜna prowadzić
kilka raportów kasowych odrębnie w celu ułatwienia i przejrzystości dokonywanych operacji
kasowych.
Zagadnienia związane z gospodarką kasową uregulowane zostały ponadto w rozdziale II
Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu
Gminy Kleszczów. Instrukcja niniejsza reguluje m.in., Ŝe pracownikom, którzy w związku z
czynnościami słuŜbowymi pokrywają bezpośrednio drobne stale powtarzające się wydatki
mogą być wypłacane zaliczki stałe na cały rok lub okresy krótsze. Osoby upowaŜnione do
pobierania zaliczek stałych i wysokość tych zaliczek określa kierownik jednostki. Zwykłe zaliczki
wypłacane są na okres nie przekraczający 7 dni.
Według instrukcji wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie jest ustalona przez
Skarbnika w porozumieniu z Wójtem w zaleŜności od warunków zabezpieczenia gotówki i
moŜliwości jej odprowadzenia na rachunek bankowy.
W kasie mogą być przechowywane w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce
organizacji społecznych kas zapomogowo-poŜyczkowych, a takŜe innych pracowników
jednostki zaplombowane kasety zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania
lub inne dokumenty.
_____________________________________________________
40
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Stwierdzono, Ŝe w obowiązujących w jednostce uregulowaniach wewnętrznych nie
uregulowano zagadnień związanych z gospodarką drukami ścisłego zarachowania. Nie
opracowano równieŜ „Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania”, czego
potwierdzeniem jest oświadczenie kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku Agnieszka
Włodarczyk stanowiące załącznik nr 22 do protokołu kontroli.
Gospodarowaniem drukami ścisłego zarachowania oraz prowadzeniem ewidencji druków
ścisłego zarachowania zajmuje się od dnia 19 września 2005 roku inspektor ds. obsługi kasy
i ewidencji środków trwałych - Teodozja Karasińska, a do tego czasu kierownik Referatu
Podatków i Opłat Lokalnych - Urszula Figura oraz podinspektor ds. funduszy strukturalnych Marcin Bębnowski. Analiza zakresów czynności ww. pracowników wykazała, Ŝe obowiązek
wykonywania tych czynności nie został powierzony osobom prowadzącym gospodarkę drukami
na piśmie.
Kasa Urzędu zlokalizowana jest na parterze budynku. Do obsługi interesantów słuŜy okienko
kasowe dostępne od strony korytarza. Pokój, w którym znajduje się kasa jest zajmowany
wyłącznie przez kasjerkę. Począwszy od dnia 11 maja 1992 roku kasjerem jest Teodozja
Karasińska, obecnie zatrudniona na stanowisku inspektora ds. obsługi kasy i ewidencji
środków trwałych. Osobami zastępującymi kasjera jest inspektor ds. księgowości podatkowej 1
Mieczysława Jeziak oraz młodszy referent ds. rozliczania funduszy - Joanna Skóra. (…) . Okno
kasowe jest okratowane od strony zewnętrznej, a drzwi wyposaŜone zostały
w zamek szyfrowy, który otwierany jest poprzez włoŜenie klucza i wpisanie właściwego kodu
numerycznego. Ustalono, Ŝe kasjerka przechowuje trzy klucze do pomieszczenia kasowego
oraz jeden klucz do sejfu znajdującego się wewnątrz kasy. Klucze te zabierane są przez
kasjera po zakończeniu pracy. Fakt zabierania przez kasjera wszystkich kompletów kluczy od
pomieszczenia kasowego oraz klucza od sejfu po zakończeniu pracy wskazuje na
nieprawidłowe ich zabezpieczenie. Ustalono, Ŝe komplet kluczy do sejfu został zdeponowany
przez Genowefę Sokołowską – byłą Skarbnik Gminy w Banku Spółdzielczym w Kleszczowie w
dniu 7 kwietnia 1995 roku (deklaracja depozytowa nr 1/95). Gotówka znajdująca się w kasie
jest przechowywana w kasecie metalowej, która po zakończeniu pracy wkładana jest do sejfu.
Ustalono, Ŝe w kasie zainstalowane są dwa alarmy tj. ręczny i noŜny, które posiadają
bezpośrednie połączenie z firmą zajmującą się ochroną obiektu Urzędu Gminy tj. firmą
Ochroniarską Rambo – Agencja Ochrony i Konwoju z siedzibą w Kleszczowie.
Kontrolę kasy przeprowadzono w dniu 6 grudnia 2005 roku w obecności zastępcy kasjera
Joanny Skóry młodszego referenta ds. rozliczania funduszy oraz Skarbnika Gminy Marii Cłapki.
Protokół kontroli kasy z dnia 6 grudnia 2005 roku stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli.
W związku z przekazaniem kasy przez kasjerkę Teodozję Karasińską spowodowanym chorobą
kasjera sporządzono stosowne protokoły przekazania kasy oraz druków ścisłego
zarachowania. W toku kontroli kasy stwierdzono, Ŝe po przybyciu kontrolujących do kasy
kasjerka rozpoczęła wpisywanie do raportu kasowego dokumentów stanowiących podstawę
przychodu i rozchodu gotówki z kasy z dnia, w którym przeprowadzono kontrolę, co świadczy o
nie prowadzeniu na bieŜąco raportu kasowego. Kontrola wykazała, Ŝe osoba zastępująca
kasjera tj. Pani Joanna Skóra uŜywa hasła dostępu do programu obsługującego kasę KASA,
który jest przypisany Pani Teodozji Karasińskiej, co wskazuje na nie zapewnienie naleŜytej
ochrony programu komputerowego oraz danych stosownie do przepisu art.71 ust.2 ustawy z
dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
1
Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia
art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału
Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
_____________________________________________________
41
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Ustalono, Ŝe począwszy od dnia 1 stycznia 2001 roku obsługa kasy prowadzona jest przy
pomocy programu KASA. Raporty kasowe sporządzane przy pomocy programu obejmują
okres 10 dni i dotyczą wszystkich tytułów przychodów i rozchodów realizowanych przez kasę
Urzędu Gminy poza znakami skarbowymi. Raport umoŜliwia grupowanie przychodów
i rozchodów wg poszczególnych tytułów w rozbiciu na pojedyncze dni, np.: zobowiązania
pienięŜne, opłata skarbowa, opłata targowa. Raport kasowy znaków skarbowych prowadzony
jest przez kasjera ręcznie i obejmuje okres jednego miesiąca.
Kontrolą objęto dowody księgowe za miesiąc czerwiec i grudzień 2004 roku oraz czerwiec 2005
roku. Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości:
1) w czasie nieobecności Skarbnika Gminy Genowefy Sokołowskiej (grudzień 2004
roku i styczeń 2005 roku) dokumenty księgowe będące podstawą wydatków
zatwierdzała do wypłaty kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku Agnieszka Włodarczyk nie posiadająca upowaŜnienia Wójta Gminy do
zatwierdzania do wypłaty dokumentów będących podstawą wydatkowania
środków. Niniejsze świadczy o nieprzestrzeganiu postanowień Instrukcji
sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu Gminy
Kleszczów, zgodnie z którymi dowody księgowe zatwierdza członek Zarządu Gminy –
Przewodniczący oraz Skarbnik lub pracownik na podstawie udzielonego upowaŜnienia.
Jak wskazano w części protokołu poświęconej kontroli wewnętrznej Skarbnik Gminy
Genowefa Sokołowska równieŜ nie posiadała upowaŜnienia kierownika jednostki do
wykonywania obowiązków w zakresie kontroli finansowej;
2) stwierdzono przypadki nie zamieszczania przez osoby opracowujące dowody
pod względem merytorycznym na dokumentach księgowych będących
podstawą dokonania wydatków informacji, Ŝe „wydatki znajdują pokrycie w
budŜecie … zatwierdzonym w planie finansowym dział … rozdział … §… Do
wykorzystania pozostaje limit w wysokości …”, co jest niezgodne z zasadami
Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych
dla Urzędu Gminy Kleszczów, np.:
-
faktura VAT nr 117/2004 z dnia 24 maja 2004 roku wystawiona przez
Przedsiębiorstwo Usługowe i Produkcyjno-Handlowe „GEOMAP” sp. z o.o
z Bełchatowa tytułem wykonania projektu zamiennego chodnika wraz
z odwodnieniem w Łękińsku na kwotę 6.100 zł (dowód nr 5746).
Merytorycznego opisu dokonał kierownik Referatu Inwestycji i Zamówień
publicznych,
-
faktura VAT nr 0008/12/r/04 z dnia 9 grudnia 2004 roku wystawiona przez
Zakład Komunalny „Kleszczów” Sp. z o.o. za eksploatację gminnej sieci
kanalizacji deszczowej, sanitarnej i wodociągowej wg umowy z dnia
27 września 2004 roku na kwotę 92.715,50 zł (dowód nr 12478).
Merytorycznego opisu dokonał kierownik Referatu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Gruntami,
-
rachunek do umowy zlecenia z dnia 25 czerwca 2004 roku wystawiony przez
2
(…) na kwotę 400,25 zł brutto. (raport kasowy nr 18/2004 poz. 96 – dowód nr
5656). Merytorycznego opisu dokonała Wójt Gminy,
-
faktura VAT nr 4/2005 wystawiona przez firmę Wycena nieruchomości Cyryla
Urbaniak za sporządzenie operatu szacunkowego na kwotę 1.098 zł (dowód nr
2
_____________________________________________________
42
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
228). Merytorycznego opisu dokonał kierownik Referatu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Gruntami,
-
faktura VAT nr 8/2005 z dnia 14 stycznia 2005 roku wystawiona przez
Przedsiębiorstwo Usługowe i Produkcyjno-Handlowe „GEOMAP” sp. z o.o
z Bełchatowa tytułem wykonania mapy do celów projektowych na kwotę
640,50 zł (dowód nr 565). Merytorycznego opisu dokonał kierownik Referatu
Inwestycji i Zamówień publicznych;
3) stwierdzono przypadki nie dokonywania na dowodach księgowych pełnej dekretacji
dowodu księgowego tj. sposobu ujęcia w księgach rachunkowych lub braku dekretacji, co
jest niezgodne z uregulowaniami Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów
finansowo-księgowych dla Urzędu Gminy Kleszczów oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o
rachunkowości, np.:
-
rachunek za wykonanie umowy zlecenia wystawiony w dniu 30 grudnia 2004 roku
3
przez (…) na kwotę 1.000 zł (raport kasowy nr 1/05, poz. 42, dowód księgowy nr 124)
zadekretowano jedynie na koncie Wn konta 400 „Koszty według rodzaju” w kwocie
brutto oraz na stronie Ma konta 101 „Kasa” w kwocie netto. Na dowodzie nie zawarto
natomiast pozostałych księgowań na koncie 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
225 – Rozrachunki z budŜetami oraz 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne,
-
odprowadzenie z kasy do banku dochodów z dowodów osobistych w wysokości 90 zł
(bankowy dowód wpłaty – dowód księgowy nr 138) – brak dekretacji,
-
listę prowizji dla sołtysów za IV ratę zobowiązań pienięŜnych za 2004 rok (raport
kasowy nr 35/04, poz. 151, dowód księgowy nr 11866) zadekretowano jedynie na
koncie 101 bez wskazania drugostronnego księgowania;
Dekretacja znajdowała się na zbiorczych poleceniach księgowania, jednakŜe na dowodach
źródłowych brak było informacji pozwalającej na powiązanie zapisów ze sporządzanymi
poleceniami księgowania.
4) zatwierdzanie do wypłaty dokumentów będących podstawą dokonania wypłaty
z kasy przez Sekretarza Gminy Annę DróŜdŜ za kierownika jednostki nie
posiadającej stosownego upowaŜnienia Wójta Gminy, co było niezgodne z zasadami
Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla
Urzędu Gminy Kleszczów np.:
-
rachunek kosztów podróŜy z tytułu polecenia wyjazdu słuŜbowego nr 475/04 z dnia
29 listopada 2004 roku dla Pani Urszuli Figury do Warszawy na kwotę 90,36 zł (raport
kasowy nr 35/04 pozycja 113, dowód księgowy nr 11845),
-
lista wypłat środków z ZFŚS dla pracowników gospodarczych na kwotę 2.400 zł (raport
kasowy nr 35/04 pozycja 35, dowód księgowy nr 11814),
-
faktura VAT nr FVIB/KDP/3230/04 z dnia 7 grudnia 2004 roku wystawiona przez RUCH
S.A. za prenumeratę prasy na kwotę 13.790,25 zł (dowód księgowy nr 12451),
-
faktura nr 398/2004 z dnia 26 maja 2004 roku wystawiona przez formę GEOID na
kwotę 4.453 zł tytułem zakupu oprogramowania dla Referatu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Gruntami (dowód nr 5070);
5) stwierdzono liczne przypadki nieprawidłowego księgowania operacji, np.:
- przekazanie dotacji na realizację zadania zleconego dla Ludowego Klubu
Sportowego OMEGA w wysokości 300.000 zł zaksięgowano na kontach jednostki
3
_____________________________________________________
43
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
budŜetowej - Urzędu Gminy (dowód księgowy nr 5508 z dnia 30 czerwca 2004 roku)
w następujący sposób: Wn 760 „Pozostałe przychody i koszty”/Ma130 „Rachunek bieŜący
jednostek budŜetowych”. Zgodnie z zakładowym planem kont obowiązującym
w kontrolowanej jednostce konto 760 słuŜy do ewidencji przychodów i kosztów nie
związanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, w tym m.in. do ewidencji
przychodów ze sprzedaŜy materiałów, środków trwałych, wartości niematerialnych
i prawnych oraz przychodów operacyjnych tj. odpisanych zobowiązań, kar i grzywien.
W prawidłowy sposób operacja ta powinna być zaksięgowana na koncie 810 „Dotacje
budŜetowe oraz środki z budŜetu na inwestycje”, które zgodnie z przepisami
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych słuŜy do
księgowania dotacji przekazanych z budŜetu. Wskazać naleŜy, Ŝe w zakładowym planie
kont nie wskazano konta właściwego do księgowania dotacji przekazanych z budŜetu na
realizację zadań zleconych podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych,
a konto 810 „Dotacje budŜetowe oraz środki z budŜetu na inwestycje” według planu kont
słuŜy do ewidencji dotacji dla gospodarstw pomocniczych oraz równowartości dokonanych
wydatków na inwestycje w jednostkach budŜetowych. Z przelanych z rachunku Urzędu
dotacji jednostka budŜetowa rozlicza się z budŜetem na podstawie sprawozdania Rb-27S
z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego księgując
to sprawozdanie w księgach rachunkowych jednostki Wn 223 „Rozliczenie wydatków
budŜetowych”/ Ma 800 „Fundusz jednostki” oraz organu Wn 902 „Wydatki budŜetu” / Ma
223 „Rozliczenie wydatków budŜetowych”;
- przekazanie środków zgodnie z zawartym porozumieniem w sprawie pomocy
finansowej z Powiatem Radomszczańskim w wysokości 600.000 zł (dowód księgowy nr
5509 z dnia 30 czerwca 2004 roku) zaksięgowano na kontach jednostki w następujący
sposób: Wn 760 „Pozostałe przychody i koszty”/ Ma 130 „Rachunek bieŜący jednostek
budŜetowych”. W sposób prawidłowy operacja ta powinna być zaksięgowana w sposób
analogiczny jak w ww. przypadku tj. dotacji dla jednostki spoza sektora finansów
publicznych na zadania zlecone do realizacji.
- przekazanie subwencji ogólnej za miesiąc styczeń 2005 roku w wysokości
2.687.085 zł (dowód księgowy nr 161) w dniu 12 stycznia 2005 roku zaksięgowano na
kontach Urzędu w następujący sposób: Wn 760 „Pozostałe przychody i koszty”/ Ma 130
„Rachunek bieŜący jednostek budŜetowych”. Wskazać naleŜy, Ŝe zarówno otrzymana jak
i wydatkowana subwencja jest wydatkiem budŜetu gminy, a nie jednostki budŜetowej,
w związku z czym zgodnie z zakładowym planem kont jak i zasadami księgowania operacji
na kontach budŜetu wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych podlega księgowaniu wyłącznie na kontach budŜetu gminy.
W sposób prawidłowy operacja ta powinna być zaksięgowana w następujący sposób: Wn
902 „Wydatki budŜetu”/ Ma 133 „ Rachunek budŜetu”.
- przekazanie środków na pokrycie wydatków jednostek budŜetowych Gminy
Kleszczów księgowane jest w następujący sposób Wn 223 „Rozliczenie wydatków
budŜetowych”/ Ma 130 „Rachunek bieŜący jednostek budŜetowych”(rachunek bankowy
Urzędu Gminy), np. przekazanie środków pienięŜnych dla GOKSiR w wysokości 229.556 zł
w dniu 3 stycznia 2005 roku (dowód księgowy nr 6), przekazanie środków pienięŜnych dla
GOPS w wysokości 92.748 zł w dniu 3 stycznia 2005 roku (dowód księgowy nr 7),
przekazanie środków pienięŜnych dla Szkoły Podstawowej w Kleszczowie w wysokości
157.857 zł w dniu 3 stycznia 2005 roku (dowód nr 8). PowyŜszy sposób księgowania
przekazania środków na wydatki jednostek budŜetowych jest sprzeczny zarówno
z postanowieniami zakładowego planu kont jak i przepisami ww. rozporządzenia,
wg których niniejsza operacje powinna być zaksięgowania w następujący sposób na
kontach organu: Wn 223 „Rozliczenie wydatków budŜetowych”/ Ma 133 „ Rachunek
budŜetu”. Wpływ środków na realizację wydatków na rachunek jednostki budŜetowej
_____________________________________________________
44
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
podlega księgowaniu na kontach tej jednostki w następujący sposób: Wn 130 „Rachunek
bieŜący jednostek budŜetowych”/ Ma 223 „Rozliczenie wydatków budŜetowych”.
Zrealizowane wydatki jednostek budŜetowych wynikające ze sprawozdań Rb-28S
podlegają następnie księgowaniu na kontach organu w następujący sposób: Wn 902
„Wydatki budŜetowe”/ Ma 223 „Rozliczenie wydatków budŜetowych”.
- wystawienie faktury tytułem czynszu dzierŜawnego w wysokości 7.355,67 zł
zaksięgowano na kontach Urzędu w następujący sposób: Wn 221 „NaleŜności z tytułu
dochodów” w kwocie brutto/ Ma 760 „Pozostałe przychody i koszty” w kwocie netto oraz Ma
225 „Rozrachunki z budŜetami” – w kwocie podatku VAT (dowód księgowy nr 11451). Jak
wskazano wyŜej konto 760 słuŜy do ewidencji przychodów i kosztów nie związanych
bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki a zatem nie jest właściwe do
zaksięgowania przypisu z tytułu wystawionej faktury VAT. Właściwym kontem do
zaksięgowania faktury VAT w kwocie brutto jest konto 750 „Przychody i koszty finansowe”.
- wystawienie faktury na rzecz GOKSiR tytułem obciąŜenia za energię
elektryczną w Domu Kultury w Łękińsku w wysokości 580,45 zł za miesiąc listopad
2004 roku zaksięgowano w następujący sposób” Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami” w kwocie brutto/ Ma 730 w kwocie netto oraz Ma 225 „Rozrachunki
z budŜetami” – w kwocie podatku VAT (dowód księgowy nr 11591). Wskazać naleŜy,
Ŝe konta 730 nie przewiduje zarówno plan kont jak i przepisy rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych, a zatem brak było podstaw do
księgowania na nim jakichkolwiek operacji. Właściwym kontem do zaksięgowania faktury
VAT w kwocie brutto jest konto 750 „Przychody i koszty finansowe”.
- stwierdzono, Ŝe przyjęcie wszystkich wpłat (w tym np. dochodów z tytułu podatków,
opłaty skarbowej, opłat za dowody osobiste, opłat za wydane specyfikacje istotnych
warunków zamówienia, opłat targowych) do kasy Urzędu księgowane było na stronie Wn
konta 101 „Kasa” oraz na stronie Ma konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe
i inne środki pienięŜne”. Zaksięgowania przyjętych do kasy wpływów na właściwych
kontach dokonywano na podstawie wyciągu bankowego jako wpłata na rachunek bankowy,
a nie jako wpłata dokonana w kasie Urzędu. W prawidłowy sposób operacje związane
z przyjęciem do kasy dochodów z róŜnego tytułu oraz ich odprowadzeniem na właściwy
rachunek bankowy zaksięgowane powinny być w następujący sposób:
a) przyjęcie dochodów z tytułu podatków Wn 101 Kasa”/ Ma 221 „NaleŜności z tytułu
dochodów budŜetowych” (po uprzednim ich przypisaniu Wn 221/ Ma 750) oraz
odprowadzenie z kasy Wn 140 / Ma 101 i wpływ na Rachunek bankowy urzędu Wn 130 /
Ma 140;
b) przyjęcie opłaty skarbowej Wn 101/ Ma 221 „NaleŜności z tytułu dochodów
budŜetowych” (po uprzednim przypisaniu do wysokości kwoty wpłaconej) oraz
odprowadzenie z kasy Wn 140 / Ma 101 i wpływ na Rachunek bieŜący jednostek
budŜetowych Wn 130 / Ma 140;
c) przyjęcie opłaty za dowody osobiste Wn 101/ Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”
(konieczność odprowadzenia tych dochodów na rachunek właściwego rzędu
Wojewódzkiego) oraz odprowadzenie z kasy Wn 140 / Ma 101 i wpływ na Rachunek
bieŜący jednostek budŜetowych Wn 130 / Ma 140;
d) przyjęcie opłaty za wydaną specyfikację istotnych warunków zamówienia Wn 101/
Ma 221 (po uprzednim przypisaniu naleŜności na podstawie wystawionej faktury Wn 221/
Ma 750) oraz odprowadzenie z kasy Wn 140 / Ma 101 i wpływ na Rachunek bieŜący
jednostek budŜetowych Wn 130 / Ma 140;
e) przyjęcie wpłat z tytułu opłaty targowej pobranej przez inkasenta Wn 101/ Ma 221
(po uprzednim przypisaniu do wysokości kwoty wpłaconej) oraz odprowadzenie z kasy Wn
140 / Ma 101 i wpływ na Rachunek bankowy urzędu Wn 130 / Ma 140;
_____________________________________________________
45
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- przyjęte do kasy środki z tytułu opłaty targowej pobranej przez inkasenta
odprowadzano na rachunek budŜetu Gminy Kleszczów tj. na konto 133 „Rachunek
budŜetu” zamiast na konto 130 „Rachunek bankowy urzędu”, co było niezgodne
z przepisem §11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie
zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów
jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U.nr 50. poz. 511 z późn.zm.) stosownie do
którego do ewidencji gromadzonych przez urząd wpływów budŜetowych i zwrotów z tytułu
podatków i opłat słuŜy konto 130 – Rachunek bankowy urzędu. Wskazać naleŜy,
Ŝe w kontrolowanej jednostce nie prowadzi się konta 130 - Rachunek bankowy urzędu
słuŜącego stosownie do przepisów cytowanego wyŜej rozporządzenia do ewidencji
podatków i opłat, co jest niezgodne z przepisami niniejszego rozporządzenia. Dochody
z tytułu podatków i opłat gromadzone są w kontrolowanej jednostce na koncie 130
„Rachunek bieŜący jednostki budŜetowej”. W celu uwidocznienia na kontach księgowych
jednostki budŜetowej tj. Urzędu dochodów z tytułu opłaty targowej uzyskane dochody
z tego tytułu księgowano w następujący sposób: Wn 222 „Rozliczenie dochodów
budŜetowych”/ Ma 221 „NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych” po wcześniejszym ich
przypisaniu na koniec miesiąca na Wn 221/Ma 750. Wskazać naleŜy, Ŝe stosownie
do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie
publicznych oraz zakładowego planu kont konto 222 „Rozliczenie dochodów budŜetowych”
słuŜy do ewidencji rozliczeń zrealizowanych przez jednostkę budŜetową dochodów
budŜetowych na stronie Wn tego konta naleŜy ujmować dochody budŜetowe przelane do
budŜetu w korespondencji z kontem 130. Biorąc powyŜsze pod uwagę konto 222 słuŜy do
rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę dochodów budŜetowych a na stronie Wn tego
konta naleŜy księgować w korespondencji z kontem 130 przelew do budŜetu
zrealizowanych dochodów;
- przyjęte do kasy dochody z tytułu zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych
odprowadzano na rachunek budŜetu Gminy Kleszczów tj. na konto 133 „Rachunek
budŜetu” zamiast na konto 130 „Rachunek bieŜący jednostek budŜetowych”, które zgodnie
z zakładowym planem kont i przepisami rozporządzenia z dnia 18 grudnia 2001 roku słuŜy
do gromadzenia zrealizowanych przez jednostkę dochodów budŜetowych. W celu
uwidocznienia na kontach księgowych jednostki budŜetowej tj. Urzędu dochodów z tytułu
zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych uzyskane dochody z tego tytułu księgowano
w następujący sposób: Wn 222 „Rozliczenie dochodów budŜetowych”/ Ma 221 „NaleŜności
z tytułu dochodów budŜetowych” po wcześniejszym ich przypisaniu na koniec miesiąca na
Wn 221/Ma 750. Jak wskazano wyŜej konto 222 „Rozliczenie dochodów budŜetowych”
słuŜy wyłącznie do ewidencji rozliczeń z budŜetem gminy z tytułu zrealizowanych przez
jednostkę budŜetową dochodów.
VI.
1.
WYKONYWANIE BUDśETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
INFORMACJE OGÓLNE – 2004 ROK.
Dochody i przychody budŜetu (w tym dotacje, środki uzyskane w ramach
kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne nie podlegające zwrotowi)
BudŜet gminy Kleszczów na rok 2004 ustalony został przez Radę Gminy Kleszczów uchwałą nr
XXII/186/04 z dnia 29 marca 2004 roku.
Plan i wykonanie dochodów i przychodów budŜetu przedstawia poniŜsza tabela:
Tabela nr 2
_____________________________________________________
46
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wyszczególnienie
Dochody ogółem
Plan po zmianach
Wykonanie
134.233.098 zł
139.390.610 zł
130.792.065 zł
135.988.658 zł
516.216 zł
477.135 zł
516.216 zł
477.135 zł
-
-
900.120 zł
900.120 zł
Z tego:
Dochody własne
Dotacje ogółem
Z tego:
- z budŜetu Wojewody
- z funduszy celowych np. WFOŚ
i GW
Środki zagraniczne (SAPARD)
Inne
-
Subwencja
2.024.697 zł
2.024.697 zł
Przychody
328.866.941 zł
328.866.941 zł
Kredyty i poŜyczki
0
0
Inne źródła (środki na pokrycie
deficytu)
0
0
Z tego:
Wykazana w sprawozdaniu z wykonania budŜetu gminy Kleszczów za rok 2004 roku (przyjętym
uchwałą nr XXXVIII/392/05 Rady Gminy Kleszczów z dnia 28 kwietnia 2005 roku) kwota
dochodów zgodna jest ze sprawozdaniem Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do dnia
31.12.2004 roku (korekta nr 1) oraz ewidencją księgową (stan konta Ma 901).
Wydatki i rozchody budŜetu.
Wójt Gminy upowaŜniona została do samodzielnego zaciągania zobowiązań w granicach kwot
wydatków uchwalonych w budŜecie oraz do spłat zobowiązań Gminy. Ponadto Wójt Gminy
upowaŜniona została do lokowania wolnych środków budŜetowych w innych bankach niŜ
prowadzący obsługę bankową.
Na koniec roku 2004 budŜet Gminy Kleszczów zamknął się nadwyŜką w wysokości 60.805.798
zł.
Plan i wykonanie wydatków i rozchodów budŜetu przedstawia poniŜsza tabela:
Tabela nr 3
Wyszczególnienie
Wydatki ogółem
Plan po zmianach
Wykonanie
100.385.899 zł
78.584.812 zł
Wydatki majątkowe
48.524.536 zł
29.976.627 zł
Wydatki bieŜące
51.861.363 zł
48.608.185 zł
362.714.140 zł
362.500.000 zł
Z tego:
Rozchody
_____________________________________________________
47
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
w tym:
- spłata kredytów i poŜyczek
- lokaty
0
0
362.714.140 zł
362.500.000 zł
W budŜecie gminy Kleszczów na 2004 rok utworzono rezerwę ogólną na wydatki
nieprzewidziane w kwocie 400.000 zł. Rezerwa celowa na udzielenie pomocy finansowej dla
jednostek samorządu terytorialnego ustalona została w wysokości 2.000.000 zł.
Wykazana w sprawozdaniu kwota wydatków zgodna jest z ewidencją księgową (stanem konta
- Wn 902) oraz sprawozdaniem Rb-28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki
samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2004 roku
(korekta nr 1).
2.
INFORMACJE OGÓLNE – 2005 ROK
Dochody i przychody budŜetu (w tym dotacje).
Dochody i przychody budŜetu (w tym dotacje z budŜetu państwa i z funduszy celowych
(np. WFOŚiGW, NFOŚiGW), środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich,
środki zagraniczne nie podlegające zwrotowi - w tym z budŜetu Unii Europejskiej).
BudŜet gminy Kleszczów na rok 2005 ustalony został przez Radę Gminy Kleszczów uchwałą
nr XXXV/349/05 z dnia 24 lutego 2005 roku.
Plan i wykonanie dochodów i przychodów budŜetu przedstawia poniŜsza tabela:
Tabela nr 4
Wyszczególnienie
Dochody ogółem
Plan po zmianach
Wykonanie
115.379.349 zł
71.155.885 zł
109.546.674 zł
67.933.946 zł
496.431 zł
302.715 zł
496.431 zł
302.715 zł
- z funduszy celowych np. WNOŚ
i GW
-
-
Środki zagraniczne
-
-
Inne
-
-
Subwencja
5.336.244 zł
2.919.224 zł
Przychody
389.672.738 zł
389.672.738 zł
0
0
389.672.738 zł
389.672.738 zł
Z tego:
Dochody własne
Dotacje ogółem
z tego:
- z budŜetu Wojewody
Z tego:
Kredyty i poŜyczki
Inne źródła (nadwyŜka z lat
ubiegłych)
_____________________________________________________
48
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wykazana w sprawozdaniu z wykonania budŜetu gminy Kleszczów za I półrocze 2005 roku
(przyjętym na sesji nr XLIII/2005 Rady Gminy Kleszczów w dniu 29 września 2005 roku) kwota
dochodów zgodna jest ze sprawozdaniem Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do dnia
30 czerwca 2005 roku (korekta nr 1) oraz ewidencją księgową (stan konta Ma 901).
Wydatki i rozchody budŜetu.
Wójt Gminy upowaŜniona została do samodzielnego zaciągania zobowiązań w granicach kwot
wydatków uchwalonych w budŜecie oraz do spłat zobowiązań Gminy. Ponadto Wójt Gminy
upowaŜniona została do lokowania wolnych środków budŜetowych w innych bankach niŜ
prowadzący obsługę bankową.
Plan i wykonanie wydatków i rozchodów budŜetu przedstawia poniŜsza tabela:
Tabela nr 5
Wyszczególnienie
Plan po zmianach
Wydatki ogółem
Wykonanie
155.652.524 zł
40.771.104 zł
Wydatki majątkowe
95.786.653 zł
13.859.698 zł
Wydatki bieŜące
59.865.871 zł
26.911.406 zł
349.399.563 zł
397.500.000 zł
0
0
Z tego:
Rozchody
w tym: spłata kredytów i
poŜyczek
W budŜecie gminy Kleszczów na 2005 rok utworzono rezerwę ogólną na wydatki
nieprzewidziane w kwocie 250.000 zł. Rezerwa celowa na udzielenie pomocy finansowej dla
jednostek samorządu terytorialnego ustalona została w wysokości 908.750 zł.
Wykazana w sprawozdaniu z wykonania budŜetu gminy Kleszczów za I półrocze 2005
roku kwota wydatków nie wynika z ewidencji księgowej tj. konta 902 _ „Wydatki
budŜetu”. W kontrolowanej jednostce nie zaprowadzono w ramach ewidencji
syntetycznej budŜetu gminy (organu) konta 902, które słuŜy do ewidencji dokonanych
wydatków budŜetowych. Postępowanie takie stanowiło naruszenie przepisów zawartych
w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego
oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont
dla budŜetu gminy stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 7/02 Wójta Gminy
Kleszczów z dnia 28 marca 2002 roku.
Zgodnie z ww. przepisami na stronie Wn konta 902 ujmuje się wydatki:
−
jednostek budŜetowych na podstawie ich sprawozdań finansowych, w korespondencji
z kontem 223,
−
własne w korespondencji z kontem 133,
−
z tytułu rozrachunków z innymi budŜetami, w korespondencji z kontem 224.
_____________________________________________________
49
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wyjaśnienie dotyczące sposobu ewidencjonowania wydatków złoŜone przez kierownika
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – Agnieszkę Włodarczyk stanowi załącznik nr 24 do
Z przedmiotowego wyjaśnienia wynika, Ŝe dane wykazywane są w zbiorczych miesięcznych
sprawozdaniach Rb-28S z wykonania wydatków budŜetowych jednostki samorządu
terytorialnego za 2004 rok i I półrocze 2005 roku w oparciu o zestawienia sporządzane przez
kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – Agnieszkę Włodarczyk. Brak natomiast
stosownych operacji księgowych. Sprawozdania finansowe poszczególnych jednostek
organizacyjnych Gminy dotyczące wydatków nie są ujmowane w ewidencji księgowej
tj. na koncie 223.
Postępowanie takie narusza zasady prowadzenia kont, określone przepisami
ww. rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto wykazanie w sprawozdaniach
danych, które nie wynikają z ewidencji księgowej niezgodne jest z § 8 ust. 1 pkt 1 oraz
§ 10 ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budŜetowej.
Kserokopie: przykładowych zestawień wydatków jednostek budŜetowych oraz zestawień
obrotów i sald kont syntetycznych sporządzonych dla organu stanowią załącznik nr 25 do
Kwoty wydatków wskazane w sprawozdaniu z wykonania budŜetu gminy Kleszczów za
I półrocze 2005 roku zgodne są ze sprawozdaniem Rb-28S z wykonania planu wydatków
budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do
dnia 30 czerwca 2005 roku.
3. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKREŚLONYCH
W ART.92 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
Kontroli poddano przestrzeganie zasad gospodarki finansowej określonych w art.92 pkt 3
ustawy o finansach publicznych dotyczących dokonywania wydatków w granicach kwot
określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień
i zgodnie z planowanym przeznaczeniem w odniesieniu do przekazywania dotacji dla jednostek
spoza sektora finansów publicznych i dokonywania wydatków inwestycyjnych opisanych
w dalszej części protokołu. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
VII.
WYKONYWANIE BUDśETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUDśETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH.
Odnośnie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych kontroli poddano realizację dochodów
z tytułu podatku od nieruchomości (lata 2004-2005) oraz podatku od środków transportowych
(2004 r.) zarówno od osób prawnych, jak i od osób fizycznych, pod kątem prawidłowości
deklarowanej, bądź wymierzanej przez organ podatkowy wysokości podatku, a takŜe
prawidłowość sporządzania danych zawartych w sprawozdaniach Rb 27 S oraz Rb PDP dotyczących zwłaszcza obniŜenia stawek oraz udzielenia ulg podatkowych.
1) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat
Sprawy związane z wymiarem, poborem i ewidencją podatków i opłat lokalnych
w kontrolowanej jednostce stosownie naleŜą do Referatu Podatków i Opłat Urzędu Gminy
_____________________________________________________
50
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kleszczów. Na podstawie zakresów czynności określone obowiązki przypisane zostały niŜej
wymienionym pracownikom tego referatu:
−
Urszula Figura - kierownik Referatu Podatków i Opłat Urzędu Gminy Kleszczów, któremu
przydzielono m.in. koordynację i nadzór nad pracą referatu, przygotowywanie sprawozdań,
spisów i dokumentacji budŜetowej w ramach referatu, rozliczanie podatku od środków
transportowych, weryfikację przygotowywanych decyzji w zakresie prowadzonych opłat
i podatków, odpowiedzialność za jakość i prawidłowość decyzji, sprawozdań i innych
dokumentów, a takŜe za prawidłową realizację zadań załatwianych w tym referacie,
−
Anita Mielczarek - podinspektor w Referacie Podatków i Opłat Urzędu Gminy Kleszczów,
któremu przydzielono m.in. planowanie, wymiar i pobór naleŜności zobowiązań pienięŜnych
od rolników, od ludności oraz od jednostek organizacyjnych, zbieranie materiałów
niezbędnych przy wymiarze podatków, przygotowywanie dokumentów dotyczących ulg,
zwolnień i umorzeń dotyczących podatków, przygotowywanie materiałów do
sprawozdawczości i ich sporządzanie w zakresie swoich obowiązków, odpowiedzialność za
prawidłowy wymiar podatku i opłat oraz terminowość decyzji podatkowych,
−
Mieczysława Jeziak - inspektor Referatu Podatków i Opłat Urzędu Gminy Kleszczów,
któremu przydzielono m.in. prowadzenie czynności egzekucyjnych w stosunku do osób
zalegających, prowadzenie księgowości podatkowej w pełnym zakresie, przygotowywanie
materiałów do sprawozdawczości w zakresie swoich obowiązków, odpowiedzialność za
prawidłowe prowadzenie księgowości podatkowej, pobór podatków, windykację
i egzekucję.
Realizację dochodów własnych Gminy Kleszczów za lata 2004-2005 przedstawiono w poniŜej
zamieszczonych tabelach.
Tabela nr 6
Plan i realizacja dochodów własnych w 2004 roku
Lp.
1
Wyszczególnienie
Plan
(w zł)
Wykonanie
(w zł)
Procent
wykonania
planu
Udział
procentowy w
wykonaniu
budŜetu
2
3
4
5
6
134.233.098
139.390.609
103,84
-
78.233.098
78.179.274
100,16
56,09
DOCHODY BUDśETOWE
1.
Podatek od nieruchomości
2.
Podatek rolny
21.500
15.656
72,82
0,01
3.
Podatek leśny
9.000
16.015
177,94
0,01
4.
Podatek
od
transportowych
1.013.000
1.029.632
101,64
0,74
5.
Opłaty lokalne (targowa)
3.000
5.862
195,40
-
6.
Pozostałe dochody
w tym udział w podatkach
DOCHODY WŁASNE
51.690.402
2.895.748
56.742.219
4.338.557
109,77
149,83
40,71
3,11
130.792.065
135.988.658
103,97
97,56
środków
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłoŜonych przez Urząd Gminy Kleszczów
Tabela nr 7
Plan i realizacja dochodów własnych na dzień 30.09.2005 roku
Lp.
Wyszczególnienie
Plan
(w zł)
Wykonanie
(w zł)
Procent
wykonania
planu
Udział
procentowy w
wykonaniu
_____________________________________________________
51
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1
2
DOCHODY BUDśETOWE
3
4
5
budŜetu
6
118.554.934
106.004.590
89,41
-
70.600.000
12.785.396
79,02
52,63
1.
2.
Podatek rolny
26.500
12.964
48,02
0,01
3.
Podatek leśny
19.600
12.464
63,59
0,01
4.
Podatek
od
transportowych
660.200
1.033.846
156,60
0,98
5.
Opłaty lokalne (targowa)
4.000
5.126
128,15
-
6.
Pozostałe dochody
DOCHODY WŁASNE
41.308.284
1.596.589
44..456.781
3.326.283
107,62
208,34
41,94
3,14
112.618.584
101.306.576
89,96
95,57
środków
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłoŜonych przez Urząd Gminy Kleszczów
2)
Stawki podatku od nieruchomości na lata 2004 - 2005 ustalone zostały na podstawie niŜej
wymienionych uchwał:
−
uchwała nr III/16/02 Rady Gminy Kleszczów z dnia 6 grudnia 2002 r. w sprawie: określenia
stawek podatku od nieruchomości,
−
uchwała nr XXXII/312/04 Rady Gminy Kleszczów z dnia 30 listopada 2004 r. w sprawie:
określenia stawek podatku od nieruchomości.
Rada Gminy Kleszczów wprowadziła dodatkowe zwolnienia (inne niŜ określone w ustawie o
podatkach i opłatach lokalnych) na podstawie uchwały nr XXXVI/91/2000 z dnia 21 grudnia
2000 r., obejmujące:
1. budynki, budowle i grunty naleŜące do jednoosobowych spółek, jednostek i zakładów
budŜetowych Gminy Kleszczów,
2. budynki mieszkalne zajęte przez kościelne osoby prawne i inne związki wyznaniowe z
wyjątkiem wykorzystywanych na prowadzenie działalności gospodarczej,
3. budynki gospodarcze (szopy, obory, stodoły, garaŜe) z wyjątkiem zajętych na prowadzenie
działalności gospodarczej,
4. grunty zajęte lub przeznaczone na cmentarze,
5. grunty i budynki zajęte na potrzeby straŜnic OSP, za wyjątkiem zajętych na prowadzenie
działalności gospodarczej,
6. grunty o powierzchni do 2.000 m2 oraz budynki o powierzchni 200 m2 lub ich części
wykorzystywane na prowadzenie działalności gospodarczej przez osoby fizyczne i osoby
prawne będące właścicielami tych budynków, które podjęły działalność gospodarczą z
wykorzystaniem tych nieruchomości do dnia 31 grudnia 2001 r., przy czym zwolnienie
obejmować miało okres 3 lat poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po
miesiącu, w którym działalność została podjęta oraz nie obejmowało gruntów i budynków
lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w dniu 31 grudnia 2000
r.,
7. budynki mieszkalne, w których właściciel lub posiadacz samoistny w okresie do dnia 31
grudnia 2003 r. dokonał demontaŜu ogrzewania węglowego i zainstalował ogrzewanie
_____________________________________________________
52
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
gazowe lub elektryczne lub dokonał wymiany pokrycia dachu lub dokonał całkowitej
wymiany elewacji budynku mieszkalnego wraz z jego ociepleniem. Wskazane zwolnienie
miało obowiązywać przez okres 3 lat poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po
roku, w którym dokonano modernizacji budynku mieszkalnego, zwolnienie miało
obwiązywać pod warunkiem zgłoszenia W Urzędzie Gminy zamiaru przeprowadzenia i
rodzaju modernizacji oraz zgłoszenia zakończenia modernizacji oraz pod warunkiem braku
zaległości podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości.
Zgodnie z art. 7 ust.3 ustawy dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych
(tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r., nr 9, poz. 84, z późn. zm.) Rada Gminy moŜe wprowadzić w
drodze uchwały inne zwolnienia przedmiotowe niŜ wymienione w art. 7 ust.1 tejŜe ustawy oraz
w art. 10 ust.1 ustawy z dnia 2 października 2003 roku o zmianie ustawy o specjalnych strefach
ekonomicznych i niektórych ustaw. Natomiast część zwolnień wynikających ze wskazanej
uchwały, jak np. budynki, budowle i grunty naleŜące do jednoosobowych spółek gminy ma
charakter podmiotowy. NaleŜy zwrócić uwagę, Ŝe w momencie podejmowania tej uchwały tj. w
dniu 21.12.2000 r. taka regulacja była dozwolona w świetle obowiązującego wówczas art. 7
ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który zezwalał radzie gminy na wprowadzenie
zwolnień innych niŜ wymienione w art. 7 ust.1 tejŜe ustawy, stąd nie została ona
zakwestionowana przez organ nadzoru. Jednak dokonana przez ustawodawcę nowelizacja
przedmiotowego aktu prawnego wprowadziła z dniem 1.01.2003 r. ograniczenie tego
uprawnienia poprzez wyraźne wskazanie, Ŝe zwolnienia te mogą mieć charakter wyłącznie
przedmiotowy.
W kontekście powyŜszych uwag naleŜy równieŜ zauwaŜyć, Ŝe Rada Gminy Kleszczów nie
podjęła uchwały określającej stawki podatku od nieruchomości na 2004 r., w którym stosowano
stawki uchwalone na 2003 r., wprawdzie art. 20 a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych
przewiduje moŜliwość stosowania stawek z poprzedniego roku podatkowego właśnie w
przypadku nieuchwalenia stawek na dany rok podatkowy, co jednak stanowi tylko rozwiązanie
na wypadek zaistnienia takiej sytuacji, a nie oznacza, Ŝe jest to zwolnienie z corocznego
obowiązku uchwalania tych stawek.
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
Na terenie Gminy Kleszczów funkcjonowały, zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji
podatkowej (karty kontowe podatników, rejestr przypisów i odpisów), w 2004 r. - 54 osoby
prawne, a w 2005 r. - 64 osoby prawne, będące podatnikami podatku od nieruchomości.
Łączny przypis podatku od nieruchomości od osób prawnych wynosił na dzień 31.12.2004 r.
78.332.788,82 zł), natomiast na dzień 31.09.2005 r. - 74.223.384,60.
Zgodnie z art. 6 ust.9 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych deklaracje na podatek od
nieruchomości winny być składane do dnia 15 stycznia danego roku podatkowego, bądź w
terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku
podatkowego. Stosownie do art. 6 ust.10 obowiązek składania informacji o nieruchomościach i
obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości, o którym mowa w ust. 6 i
w ust. 9 pkt 1, dotyczy równieŜ podatników korzystających ze zwolnień na mocy przepisów
niniejszej ustawy.
Ponadto z treści art. 272 pkt 1 ordynacji podatkowej wynika, Ŝe organy podatkowe pierwszej
instancji dokonują czynności sprawdzających, mających na celu m.in. sprawdzenie
terminowości składania deklaracji.
Jako próbę do kontroli przyjęto 24 podatników w kaŜdym roku, to jest 44,44 % - w 2004 r. i
37,50% - w 2005 r. - podatników składających deklarację, sprawdzając poprawność
zadeklarowanego podatku, prawidłowość zastosowanych stawek podatkowych oraz
poprawność wyliczenia podatku. Ponadto na podstawie danych z ewidencji księgowej
sprawdzono terminowość wpłat naleŜnego podatku i pobierania odsetek w przypadku
uiszczenia poszczególnych rat po upływie terminu. Dodatkowo metodą porównania danych
zawartych w składanych przez wszystkich podatników deklaracjach za lata 2002-2005
dokonano sprawdzenia, czy zawarte w nich zmiany dotyczące przedmiotów podlegających
_____________________________________________________
53
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
podatkowi, czy teŜ stawek podatkowych poparte były zmianą stanu faktycznego bądź prawnego
i czy ewentualne zmiany były weryfikowane przez organ podatkowy.
Szczegółowej kontroli poddano dokumentację podatników o niŜej wymienionych numerach
identyfikacyjnych:
(…)
4
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
W 2004 r. łączny przypis podatku od nieruchomości od osób fizycznych we wszystkich 10
sołectwach znajdujących się na terenie Gminy Kleszczów wynosił - 122.601,60 zł, a na dzień
30.09.2005 r. - 79.316,40 zł.
PoniewaŜ kwoty te stanowiły około 0,08% dochodów budŜetowych kontrolą objęto wyłącznie
podatników, którzy byli posiadaczami nieruchomości stanowiących własność Gminy Kleszczów
na podstawie następujących umów zawartych z Gminą:
(…)
5
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np.
umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2004 rok
Rodzaj decyzji
Ilość wydanych decyzji
Umorzenie zaległości
podatkowej, odsetek
50
Kwota objęta decyzjami (w zł)
w tym odsetki:
63.732
-*
RozłoŜenie zapłaty podatku na
raty
-
-
Odroczenie terminu płatności
podatku
-
-
4
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych
dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli
RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia
art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z
art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w
dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału
5
_____________________________________________________
54
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
RozłoŜenie na raty zapłaty
zaległości podatkowej
-
-
Odroczenie zapłaty zaległości
podatkowej
-
-
* Na temat kwoty odsetek objętych umorzeniem w 2004 r. organ podatkowy nie posiadał danych, poniewaŜ nie były
one wyliczane. W decyzjach umorzeniowych wskazywano jedynie kwotę umorzonej zaległości podatkowej oraz
informację, Ŝe umorzeniu podlegały równieŜ odsetki za zwłokę bez wyliczenia i wskazania ich wysokości.
III kwartały 2005 roku
Rodzaj decyzji
Ilość wydanych decyzji
Umorzenie zaległości
podatkowej, odsetek
44
Kwota objęta decyzjami (w zł)
887.171
w tym odsetki: 335.797
RozłoŜenie zapłaty podatku na
raty
-
-
Odroczenie terminu płatności
podatku
-
-
RozłoŜenie na raty zapłaty
zaległości podatkowej
1
podatkowej
-
2.170
-
Kontrolą objęto niŜej wymienione decyzje:
−
POL-3110/3/04 z dnia 29.01.2004 r. - umorzono podatnikowi Andrzejowi Siwczykowi - na
jego wniosek z dnia 5.01.2004 r. - zaległość podatkową za III-IV ratę 2003 r. w kwocie
6
910,50 zł wraz z odsetkami za zwłokę. (…)
−
dotyczyła okresu 5.01.2000-5.01.2003 r., natomiast podanie o umorzenie zaległości
podatkowej złoŜył w dniu 5.01.2004 r., a zgodnie z art. 44 ust.1 ustawy z dnia 27 lipca 2002
r. o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców
(Dz.U. nr 141, poz. 1177 z późn. zm. - uchylona z dniem 31.05.2004 r.) powinien złoŜyć
informację o uzyskanej pomocy publicznej w okresie ostatnich 3 lat,
−
POL-3113/3/04 z dnia 29.01.2004 r. - umorzono podatnikom Urszuli i Andrzejowi
Susmędom - na ich wniosek z dnia 19.01.2004 r. - zaległość podatkową za I-IV ratę 2003 r.
podatku od nieruchomości w kwocie 704,00 zł oraz podatku rolnego w kwocie 8,60 zł wraz
z odsetkami za zwłokę, w informacji o pomocy publicznej nie podano nr decyzji na
podstawie, których udzielono pomocy,
−
POL-3113/10/04 z dnia 30.03.2004 r. - umorzono podatnikowi Krystynie Michałek - na jego
wniosek z dnia 10.03.2004 r. - zaległość podatkową za III-IV ratę 2003 r. podatku od
nieruchomości w kwocie 161,00 zł oraz podatku rolnego w kwocie 1,00 zł wraz z odsetkami
za zwłokę, w informacji na temat uzyskanej pomocy publicznej nie podano podstawy
6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte
w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku
Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr
Walczak.
_____________________________________________________
55
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
prawnej otrzymanej pomocy, nr decyzji na podstawie, której przyznano pomoc oraz kodu
przeznaczenia pomocy,
−
POL-3113/28/04 z dnia 30.06.2004 r. - umorzono podatnikowi Zdzisławowi Lisowi - na jego
wniosek z dnia 2.06.2004 r. - zaległość podatkową za I-II ratę 2004 r. w kwocie 759,60 zł
wraz z odsetkami za zwłokę, w informacji na temat uzyskanej pomocy publicznej nie
podano podstawy prawnej oraz kodu przeznaczenia pomocy,
−
POL-3110/107/04 z dnia 29.09.2004 r. - umorzono podatnikowi Romanowi Szulcowi - na
jego wniosek z dnia 22.09.2004 r. - zaległość podatkową za I-III ratę 2004 r. w kwocie 656
zł wraz z odsetkami za zwłokę, w informacji na temat uzyskanej pomocy publicznej nie
podano podstawy prawnej, nr decyzji kodów formy oraz przeznaczenia pomocy publicznej,
−
POL-3110/136/04 z dnia 17.12.2004 r. - umorzono podatnikowi Marzannie Krasoń - na jego
wniosek z dnia 29.11.2004 r. - zaległość podatkową za II-IV ratę 2004 r. w kwocie 444,00 zł
wraz z odsetkami za zwłokę, zobowiązany złoŜył oświadczenie, Ŝe w ciągu ostatnich 3 lat
poprzedzających dzień wystąpienia z wnioskiem o udzielenie pomocy nie otrzymał pomocy
z innych instytucji niŜ Urząd Gminy w Kleszczowie,
−
POL-3110/165/04 z dnia 30.12.2004 r. - umorzono podatnikowi ZPMiG „SMAK” spółka
jawna - na jego wniosek z dnia 29.12.2004 r. - zaległość podatkową za III-IV ratę 2004 r. w
kwocie 7.342,00 zł wraz z odsetkami za zwłokę, wszyscy wspólnicy złoŜyli stosowne
oświadczenie o pomocy publicznej, do wniosku podłączono wykaz osób zatrudnionych
przez podatnika z terenu Gminy Kleszczów, wypis z KRS, rozliczenia podatkowe, fakturę za
zakup maszyn, informacje z banku,
−
POL-3110/71/05 z dnia 10.03.2004 r. - umorzono podatnikowi Przedsiębiorstwu
InŜynieryjnego-Projektowemu „BinŜ” sp. z o.o. - na jego wniosek z dnia 31.01.2005 r. zaległość podatkową za okres 1.11-31.12.2004 r. w kwocie 15.087,30 zł wraz z odsetkami
7
za zwłokę (…) ,
−
POL-3110/69/04 z dnia 11.03.2005 r. - umorzono podatnikowi Fundacji Społecznej
„Solidarni” - na jego wniosek z dnia 26.01.2005 r. - odsetki za zwłokę w kwocie 143,40 zł od
zaległości podatkowej za 2004 r. w kwocie 2.170,30 zł oraz rozłoŜono na raty wskazaną
zaległość podatkową, a takŜe umorzono postępowanie w sprawie zaniechania poboru
podatku za okres III-XII 2005 r., postanowieniem z dnia 15.02.2005 r. organ podatkowy
wyznaczył stronie 7-o dniowy termin do wypowiedzenia się w zakresie zebranego w
przedmiotowej sprawie materiału dowodowego,
−
POL-3110/74/05 z dnia 23.03.2005 r. - umorzono podatnikowi PPH „MAXHURT” sp. z o.o.
- na jego wniosek z dnia 31.01.2005 r. - 50% zaległości podatkowej za 2004 r. w kwocie
8
2.543,20 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 220,08 zł, (…) ,
−
POL-3110/98/05 z dnia 5.04.2005 r. - umorzono podatnikowi Gminnej Spółdzielni
„Samopomoc Chłopska” - na jego wniosek z dnia 18.03.2004 r. - zaległość podatkową za IIII ratę 2005 r. w kwocie 13.384,80 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 172,11 zł, w
uzasadnieniu wskazano trudną sytuację oraz znaczne nakłady finansowe poniesione na
skup zboŜa oraz zakup nawozów, a takŜe trudną sytuację na rynku rolniczym, podnosząc
7
Walczak.
8
Walczak.
_____________________________________________________
56
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przy tym, Ŝe okoliczności te stanowiły waŜny interes podatnika, a dobro zatrudnionych
pracowników i chęć tworzenia nowych miejsc pracy stanowiły waŜny interes publiczny,
−
POL-3110/70/05 z dnia 10.05.2005 r. - umorzono podatnikowi Teich Poland sp. z o.o. - na
jego wniosek z dnia 28.01.2005 r. - zaległość podatkową za VI-XII ratę 2004 r. w kwocie
9
100.832,70 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 5.267,00 zł, (…) ,
−
POL-3110/110/05 z dnia 12.05.2005 r. - umorzono podatnikowi Arix sp. z o.o. - na jego
wniosek z dnia 13.04.2005 r. - zaległość podatkową za okres 1.05.2004-31.03.2005 w
10
kwocie 38.907,90 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 2.968,77 zł, (…) ,
−
POL-3110/139/05 z dnia 29.06.2005 r. - umorzono podatnikowi Arix sp. z o.o. - na jego
wniosek z dnia 15.06.2005 r. - zaległość podatkową za okres 1.04.2004 - 31.06.2005 w
11
kwocie 11.180,10 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 131,30 zł, (…) ,
−
POL-3110/120/2005 z dnia 7.07.2005 r. - umorzono podatnikowi Przedsiębiorstwu
EnergomontaŜ - Północ S.A. - na jego wniosek z dnia 20.06.2005 r. - odsetki od zaległości
podatkowej za lata 2002-2003 r. w kwocie 237.855,40 zł oraz odmówiono odroczyć termin
12
płatności zaległości podatkowej, (…) ,
−
POL-3110/141/2005 z dnia 8.07.2005 r. - umorzono podatnikowi Przedsiębiorstwu „BinŜ”
sp. z o.o. - na jego wniosek z dnia 20.06.2005 r. - zaległość podatkową za II kwartał 2005 r.
w kwocie 22.631,70 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 309,20 zł, organ podatkowy
wskazał, Ŝe uwzględnił sytuację podatnika oraz moŜliwość tworzenia nowych miejsc pracy
dla mieszkańców Gminy Kleszczów,
−
POL-3110/142/05 z dnia 27.07.2005 r. - umorzono podatnikowi KORCHEM K&W sp. z o.o.
- na jego wniosek z dnia 24.06.2005 r. - 50% zaległości podatkowej za II-VI 2005 r. w
kwocie 5.321,55 zł oraz odsetki za zwłokę w kwocie 294,84 zł, wskazano w uzasadnieniu,
Ŝe podatnik poniósł znaczne wydatki inwestycyjne, co miało się przyczynić do zwiększenia
zatrudnienia,
−
POL-3110/155/2005 z dnia 31.08.2005 r. - umorzono podatnikowi CAT Polska sp. z o.o. na jego wniosek z dnia 2.08.2005 r. - zaległość podatkową za okres I-VII 2005 r. w kwocie
13
22.609,10 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 995,50 zł, (…) ,
9
Walczak.
10
Walczak.
11
Walczak.
12
Walczak.
13
_____________________________________________________
57
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
−
POL-3110/146/2005 z dnia 10.08.2005 r. - umorzono podatnikowi Energoserwis Kleszczów
sp. z o.o. - na jego wniosek z dnia 5.07.2005 r. - odsetki z tytułu nieterminowej wpłaty
14
podatku od nieruchomości w kwocie 6.607,64 zł, (…) ,
−
POL-3110/177/2005 z dnia 19.10.2005 r. - umorzono podatnikowi Firmie Maya Victory sp. z
o.o. - na jego wniosek z dnia 23.09.2005 r. - zaległość podatkową za IV - IX 2005 r. w
15
kwocie 1.654,20 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 49,40 zł, (…) ,
−
POL-3110/186/2005 z dnia 19.10.2005 r. - umorzono podatnikowi „Abaris” sp. z o.o. - na
jego wniosek z dnia 5.10.2005 r. - zaległość podatkową za 2004 r. oraz za okres I - IX 2005
16
r. w kwocie 26.691,38 zł wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 3.079,60 zł, (…) .
W decyzjach umorzeniowych wydawanych w 2004 r. oraz 2005 r. wskazywano jakiej zaległości
dotyczyły, poprzez wskazanie podatku od nieruchomości oraz kolejnych rat podatku i lat oraz
wysokości zaległości podatkowej, ponadto wskazywano, Ŝe umorzenie dotyczyło takŜe odsetek
od zaległości, natomiast w 2004 r. nie wskazywano wysokości tych odsetek.
Wszystkie decyzje wydane zostały przez Wójta Gminy na wniosek podatników, pod kaŜdą
decyzję podłączone były poza wnioskami takŜe protokoły o stanie majątkowym zobowiązanego
sporządzone przez pracowników Urzędu Gminy, w których zawarte były informacje na temat
posiadanego majątku podatnika, wysokości jego dochodów oraz dochodów jego rodziny,
natomiast nie Ŝądano Ŝadnych dokumentów potwierdzających prawdziwość tych danych, sam
protokół sporządzany był przez podatnika.
W przypadku podatników będących przedsiębiorcami składali oni informacje na temat pomocy
publicznej uzyskanej w ciągu ostatnich 3 lat stosownie do wymogów wynikających z art. 44
ust.1 ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy
publicznej dla przedsiębiorców (Dz.U. nr 141, poz. 1177), na formularzu wg wzoru
stanowiącego załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 listopada 2002 r. (Dz.U.
nr 196, poz. 1654) obowiązującego do 16.09.2004 r., który był równieŜ wykorzystywany w
przypadku niektórych wniosków składanych po tej dacie.
(…)
17
Walczak.
14
Walczak.
15
Walczak.
16
Walczak.
17
Walczak.
_____________________________________________________
58
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3)
Podatek od środków transportowych
Stawki podatku od środków transportowych na lata 2004-2005 określone zostały uchwałą nr
XXXII/313/04 Rady Gminy Kleszczów z dnia 30 listopada 2004 roku w sprawie: określenia
stawek podatku od środków transportowych.
Organ podatkowy weryfikował informacje zawarte w składanych przez podatników deklaracjach
z danymi otrzymywanymi, co miesiąc z Wydziału Komunikacji i Dróg Starostwa Powiatowego w
Bełchatowie.
Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne
Kontrolą prawidłowości poboru i ewidencji podatku od środków transportowych od osób
fizycznych za 2004 r. objęto metodą wyrywkową środki transportowe niŜej wymienionych
podatników.
W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje:
(…)
18
Podatek od środków transportowych – osoby prawne
Kontrolą prawidłowości poboru i ewidencji podatku od środków transportowych od osób
prawnych za 2004 r. objęto metodą wyrywkową środki transportowe niŜej wymienionych
podatników:
(…)
19
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie
zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2004 rok
Rodzaj decyzji
Ilość
wydanych decyzji
Kwota
objęta decyzjami
3.456 zł
w tym: odsetki
56 zł
Umorzenie zaległości podatkowej,
odsetek
4
RozłoŜenie zapłaty podatku na raty
-
-
Odroczenie terminu płatności podatku
-
-
18
19
_____________________________________________________
59
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości
podatkowej
podatkowej
-
-
-
-
III kwartały 2005 roku
Rodzaj decyzji
Umorzenie zaległości podatkowej,
odsetek
RozłoŜenie zapłaty podatku na raty
Ilość
wydanych decyzji
10
-
Kwota
objęta decyzjami
16.821 zł
w tym: odsetki
145 zł
-
Odroczenie terminu płatności podatku
-
-
RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości
podatkowej
podatkowej
-
-
-
-
Kontroli poddano niŜej wymienione (wszystkie) decyzje w sprawach odroczeń i umorzeń
wydane w 2004 r.:
−
POL-3114/47/04 z dnia 22.10.2004 r. w sprawie umorzenia Markowi Woźniakowi 50%
zaległości z tytułu II raty za 2004 r. w kwocie 975 zł wraz z odsetkami, odmawia umorzenia
pozostałej zaległości,
−
POL-3114/42/04 z dnia 23.09.2004 r. w sprawie umorzenia dla ZPMiG „Smak” sp. jawna
50% zaległości za 2004 r. w kwocie 800 zł wraz z odsetkami za zwłokę,
−
POL-3114/24/04 z dnia 30.03.2004 r. w sprawie umorzenia Markowi Stawickiemu zaległy
podatek z tytułu I raty za 2004 r. w kwocie 650 zł wraz z odsetkami,
−
POL-3114/23/04 z dnia 7.04.2004 r. w sprawie umorzenia Markowi Woźniakowi 50%
zaległości z tytułu I raty za 2004 r. w kwocie 975 zł wraz z odsetkami, odmawia umorzenia
pozostałej zaległości.
W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe decyzje w sprawach ulg wydawał Wójt Gminy. Wszystkie
decyzje zostały wydane na pisemne wnioski (podania) podatników umotywowane trudną
sytuacją finansową np. cięŜką sytuację na rynku pracy.
4)
Sprawozdawczość w zakresie podatków
W wyniku kontroli ustalono, Ŝe jednostka kontrolowana w sprawozdaniach z wykonania planu
dochodów Rb-27S oraz w sprawozdaniach Rb-PDP w pozycjach dotyczących skutków
udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień nie wykazywała skutków
zmniejszenia dochodów wynikających z udzielonych przez gminę zwolnień
podatkowych wprowadzonych na podstawie uchwały Rady Gminy Kleszczów. Natomiast
zgodnie z § 3 ust.1 pkt 10 instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie
budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej, w
kolumnie skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń wykazuje się kwoty
dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń,
zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budŜetu gminy (bez ulg i zwolnień
ustawowych), a takŜe skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i
opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin, wydanymi na podstawie
ustawowych upowaŜnień.
_____________________________________________________
60
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Z wyjaśnienia sporządzonego przez Anitę Mielczarek - podinspektora w Referacie Podatków i
Opłat Lokalnych (załącznik nr 28 do protokołu kontroli) wynika, Ŝe pomijanie w sprawozdaniach
tych informacji wynikało z faktu, Ŝe organ podatkowy nie posiadał danych stanowiących
podstawę do wyliczenia kwoty zwolnienia bądź ulgi, gdyŜ mimo istniejącego obowiązku
złoŜenia deklaracji na podatek lub informacji podatkowej, podatnicy nie realizowali go w
odniesieniu do powierzchni zwolnionych od podatku na mocy uchwały Rady Gminy Kleszczów.
Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych i prawnych,
podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych, podatku od środków transportowych – osoby
prawne i fizyczne stanowią załącznik nr 29 do protokołu kontroli.
2. DOCHODY Z MAJĄTKU
Stosownie do przepisu art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym gospodarowanie
mieniem komunalnym naleŜy do Wójta Gminy.
Z zapisu § 17 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Kleszczowie wynika, Ŝe do zadań
Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami naleŜy prowadzenie spraw z zakresu
gospodarki gruntami i geodezji, a w tym m.in.:
−
gospodarowanie gruntami stanowiącymi własność gminy oraz gruntami rolnymi Agencji
Własności Rolnej Skarbu Państwa poprzez wykup i nabywanie gruntów, sprzedaŜ,
zawieranie umów dzierŜawnych, przekazywanie gruntów w uŜytkowanie wieczyste,
przygotowywanie przetargów na nieruchomości gminne;
−
komunalizacja mienia Skarbu Państwa;
−
aktualizacja gminnej ewidencji gruntów.
Zgodnie z zakresem czynności, w okresie objętym kontrolą, załatwianiem spraw związanych ze
sprzedaŜą gruntów, zawieraniem umów dzierŜawnych oraz przygotowywaniem przetargów na
nieruchomości gminne zajmował się Damian Karkus - inspektor ds. geodezji i gospodarki
gruntami.
2.1.
Dochody z tytułu sprzedaŜy nieruchomości
Dochody ze sprzedaŜy nieruchomości lub ich części (w tym lokali)
Plan po zmianach
2004 r.
400.000 zł
Wykonanie 2004 r.
518.655 zł
Plan po zmianach
2005 r.
50.000 zł
Wykonanie I półrocze
2005 r.
90.652 zł
Dane wykazane w ewidencji księgowej (kartach dochodów prowadzonych dla rozdziału 70005
§ 084 oraz § 087 w 2005 roku – Realizacja dochodów budŜetowych) za okres objęty kontrolą
zgodne są z danymi wykazanymi w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania dochodów
sporządzonych na koniec 2004 roku i za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2005
roku.
Liczba sprzedanych nieruchomości (w tym lokali)
2004 rok
Ilość ogółem
W tym:
w trybie
bezprzetargowym
(w tym lokali)
25
_
_
I półrocze 2005 roku
Ilość ogółem
11
w tym:
w trybie
_
bezprzetargowym
_
( w tym lokali)
Z wykazu nieruchomości gminnych sprzedanych w okresie objętym kontrolą, sporządzonego
przez kierownika Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami – Wojciecha Okonia
_____________________________________________________
61
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wynika, Ŝe wpływy ze sprzedaŜy gruntów wyniosły w 2004 roku łącznie 394.929,20 zł, zaś w I
półroczu 2005 roku dokonano sprzedaŜy działek na łączną kwotę 276.432,40 zł.
Z informacji uzyskanych od kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – Agnieszki
Włodarczyk wynika, Ŝe w okresie objętym kontrolą budynków i lokali nie sprzedawano.
W trakcie postępowania kontrolnego dokonano przeglądu dokumentacji źródłowej, dotyczącej
sprzedaŜy w drodze przetargu ustnego nieograniczonego następujących nieruchomości
stanowiących własność Gminy Kleszczów, połoŜonych w obrębie geodezyjnym Kleszczów na
terenie osiedla mieszkaniowego Zacisze:
−
w 2004 roku oznaczonych nr nr: 1603, 1604, 1636, 1640, 1643/1, 1668, 1697 o łącznej
powierzchni 10.687 m²;
−
w 2005 roku oznaczonych nr nr: 1595/1, 1670, 1675, 1676, 1677, 1685, 1692 i 1698 o
łącznej powierzchni 11.488 m².
Działki przeznaczone do sprzedaŜy powstały w wyniku podziału i scalenia nieruchomości
(uchwała nr XXVIII/42/96 z dnia 1 sierpnia 1996 roku). Przetargi przeprowadzone zostały przez
stałą komisję przetargową powołaną uchwałą nr 186/222/97 Zarządu Gminy Kleszczów z dnia
23 października 1997 roku.
W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej sprzedaŜy nieruchomości gruntowych w
2004 roku stwierdzono, co następuje:
−
o sprzedaŜy przedmiotowych nieruchomości w trybie przetargu zadecydowała Rada Gminy
Kleszczów uchwałami: nr XLVIII/63/01 z dnia 8 sierpnia 2001 roku i nr XXI/179/04 z dnia 11
marca 2004 roku;
−
zarządzeniami: nr 10/03 z dnia 7 marca 2003 roku i nr 3/04 z dnia 1 kwietnia 2004 roku,
Wójt Gminy zdecydował o sporządzeniu i podaniu do publicznej wiadomości wykazu
nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy;
−
Wójt Gminy Kleszczów na mocy podjętych uchwał podał do publicznej wiadomości wykaz
nieruchomości niezabudowanych przeznaczonych do sprzedaŜy. Wykazy dotyczące
nieruchomości wywieszone zostały na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od
07.03.2003 r. do 28.03.2003 r. oraz od 02.04.2004 r. do 23.04.2004 r. (dotyczy działek o nr
nr: 1636, 1640 i 1643/1) tj. co najmniej 21 dni. Ponadto stosownie do przepisu art.35 ust.1
ustawy o gospodarce nieruchomościami, informację o wywieszeniu wykazu podano do
publicznej wiadomości przez opublikowanie w biuletynie samorządowym „Informator
Kleszczowski” nr 5/123 w dniach: 15-31 marca 2003 roku oraz w prasie lokalnej „Komu i
czemu” w dniach 07-13 kwietnia 2004 roku. W ww. wykazie wywieszonym w kwietniu 2004
roku jako termin do złoŜenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w
nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce
nieruchomościami wyznaczono dzień 23.04.2004 roku. Uwagi dotyczące braków informacji
w wykazie wywieszonym w marcu 2003 roku znajdują się poniŜej we fragmencie protokołu
dotyczącym sprzedaŜy nieruchomości gruntowych w 2005 roku;
−
ceny wywoławcze przedmiotowych nieruchomości ustalono na podstawie ich wartości
określonych przez rzeczoznawcę majątkowego, w wysokości nie niŜszej niŜ wartość
nieruchomości, stosownie do postanowień art.67 ust.1 i ust.2 pkt 1 ustawy o gospodarce
nieruchomościami;
−
operaty szacunkowe określające wartość przedmiotowych nieruchomości gruntowych
sporządzone zostały przez rzeczoznawcę majątkowego – Alicję Malczewską (uprawnienia
PUMiRM nr 2636) w dniu 29 czerwca 2001 roku oraz dla działek oznaczonych nr 1636 i
1640 przez rzeczoznawcę majątkowego – Cyryla Urbaniaka (uprawnienia PUMiRM nr
3548) w dniu 31 marca 2004 roku;
−
uchwałą nr 268/197/02 z dnia 22 stycznia 2002 roku Zarząd Gminy zatwierdził Regulamin
przetargu nieograniczonego. Zgodnie z zapisami § 2 ust. 1 ww. Regulaminu, wadium
ustalone zostało w wysokości 10% ceny wywoławczej;
_____________________________________________________
62
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
−
ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na zbycie omawianych nieruchomości
wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy (brak informacji o terminie wywieszenia).
Pismo z treścią ogłoszenia znajdujące się w dokumentacji źródłowej opatrzone jest datą
12.05.2004 roku. Ponadto informacja o ogłoszeniu przetargu na sprzedaŜ ww. działek
opublikowana została w prasie lokalnej „Komu i czemu” w dniach 19-25 maja 2004 roku
oraz biuletynie samorządowym „Informator Kleszczowski” nr 10/150 w dniach 1531.05.2004 roku. Ogłoszenie o przetargu podane zostało do publicznej wiadomości co
najmniej na dwa tygodnie przed wyznaczonym terminem przetargu stosownie do
postanowień § 6 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w
sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie
nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9,
poz.30 z późn. zm.) uchylonego z dniem 22 września 2004 roku;
−
w ogłoszeniu o przetargu dotyczącym powyŜszych nieruchomości zawarto większość
informacji wymaganych § 12 ww. rozporządzenia. Przetarg wyznaczono na dzień
18.06.2004 roku;
−
termin wpłaty wadium i jego wysokość ustalono zgodnie z przepisami § 4 ust. 2 i ust. 3 ww.
rozporządzenia;
−
w dokumentacji źródłowej brak informacji dotyczącej powiadomienia nabywców o miejscu i
terminie zawarcia umowy sprzedaŜy i spełnienia postanowień art. 41 ust. 1 ustawy o
gospodarce nieruchomościami;
−
na podstawie ewidencji księgowej (dziennik obrotów konta 240) kontrolujący stwierdzili, Ŝe
uczestnicy przetargów na sprzedaŜ powyŜszych nieruchomości wpłacili wadium w terminie
ustalonym w ogłoszeniu;
−
z przeprowadzonego w dniu 18.06.2004 roku przetargu ustnego nieograniczonego
sporządzone zostały protokoły podpisane przez członków komisji;
−
wpłacone przez oferentów wadium zaliczone zostało na poczet cen nabycia nieruchomości.
Pozostałe do zapłaty kwoty uiszczone zostały nie później niŜ do dnia zawarcia umowy
przenoszącej własność ww. nieruchomości, stosownie do postanowień art.70 ust.1 ustawy
o gospodarce nieruchomościami. Łącznie z tytułu sprzedaŜy ww. nieruchomości
niezabudowanych Gmina uzyskała dochody w wysokości 138.226 zł. Na podstawie
ewidencji księgowej (księga główna – obroty konta 901) stwierdzono, Ŝe naleŜności z tytułu
zakupu przedmiotowych działek wpłynęły na konto dochodów w dwóch ratach dopiero w
dniu: 29.07.2004 r. kwota 69.423,60 zł i 24.09.2004 r. – kwota 68.802,40 zł. Wpłata
naleŜności z tytułu sprzedaŜy gruntów zaewidencjonowana została w księgach
rachunkowych jednostki tj. Urzędu na koncie 240, co stanowi naruszenie zasad
prowadzenia kont określonych w przepisach ww. rozporządzenia w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa,
budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych oraz zakładowego planu kont dla budŜetu gminy
stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 7/02 Wójta Gminy Kleszczów z dnia
28 marca 2002 roku. Postępowanie takie spowodowało niewłaściwe rozliczenie się z
dochodów Gminy, które wpłynęły do Urzędu oraz sporządzenie zbiorczych
sprawozdań nie odzwierciedlających faktycznego stanu dochodów Gminy.
Przekazanie dochodów Gminy do budŜetu organu nastąpiło z opóźnieniem.
PowyŜsze oznacza, Ŝe dochody naleŜne jednostce samorządu terytorialnego nie
zostały przekazane w terminie tj. w okresie sprawozdawczym, jakim jest miesiąc.
Wskazane wyŜej nieprawidłowości naruszają przepisy art. 4 ust. 1 i ust. 2 ustawy o
rachunkowości oraz § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości
budŜetowej.
−
osoby, które wygrały przetarg na sprzedaŜ powyŜszych nieruchomości wpłaciły naleŜną
kwotę przed zawarciem umów sprzedaŜy, zaś wadia osób wpłacone przez pozostałych
_____________________________________________________
63
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
uczestników przetargu zwrócone zostały w dniach: 21.06.2004 r., 25.06.2004 r. oraz
29.06.2004 r. Zwrócenie wadium po upływie 3 dni od dnia zamknięcia przetargu
niezgodne było z przepisami § 4 ust. 6 ww. rozporządzenia;
−
akty notarialne umowy sprzedaŜy przedmiotowych nieruchomości zawarte zostały w dniu
09.07.2004 roku przez Wójta Gminy Kleszczów;
Ponadto na podstawie dowodów źródłowych i ewidencji księgowej (obrotów konta 240
za miesiąc grudzień 2004 roku oraz obrotów konta 221 za okres od 01.01.2005 r. do
30.06.2005 r.) stwierdzono m.in., Ŝe wpłaty dokonane w grudniu 2004 roku za działki
sprzedane w wyniku przetargu przeprowadzonego w dniu 7 grudnia 2004 roku w łącznej
wysokości 70.760 zł brutto tj. 58.000 zł netto zostały przeksięgowane na konto 221 –
NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych, w dniu 16 lutego 2005 roku. Natomiast
przekazanie dochodów do budŜetu Gminy (133/901) nastąpiło w dniu 24 czerwca 2005
roku.
Wydruki obrotów kont: 240 za grudzień 2004 r. oraz 221 za luty 2005 r. wraz z kserokopią
przelewu na konto dochodów budŜetu Gminy stanowią załącznik nr 30 do niniejszego protokołu
kontroli.
Nie ujęcie wszystkich osiągniętych w 2004 roku dochodów w księgach rachunkowych
danego roku spowodowało nieprawidłowe ustalenie dochodów Gminy i związanej z tym
nadwyŜki. Sytuacja taka oznacza, Ŝe bilans sporządzony w oparciu o ewidencję
księgową, prowadzoną z naruszeniem zasad określonych w art. 24 ustawy o
rachunkowości, nie przedstawia rzeczywistego obrazu stanu majątku Gminy w zakresie
posiadanych środków finansowych. Ponadto powyŜsze wskazuje na nieterminowe
przekazywanie dochodów Gminy do budŜetu jednostki samorządu terytorialnego tj. w
okresie dłuŜszym niŜ 1 miesiąc, co nie pozwala na rzetelne i prawidłowe sporządzenie
miesięcznych sprawozdań jednostkowych o dochodach jednostki samorządu
terytorialnego Rb-27. Zgodnie z § 3 ust. 2 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawodawczości budŜetowej, dochody
wykonane w sprawozdaniach jednostkowych z wykonania planu dochodów
budŜetowych jednostek budŜetowych powinny być wykazane na podstawie danych
księgowości analitycznej dochodów budŜetowych do rachunku bieŜącego – subkonto
dochodów. Postępowanie takie stanowi naruszenie § 10 ust. 1 i ust. 2 ww.
rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budŜetowej.
Informacja dotycząca ewidencjonowania w prowadzonych księgach rachunkowych
dokonywanych wpłat z tytułu sprzedaŜy nieruchomości złoŜona przez kierownika Referatu
BudŜetu, Finansów i Majątku – Agnieszkę Włodarczyk stanowi załącznik nr 31 do niniejszego
W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej sprzedaŜy nieruchomości gruntowych w
2005 roku stwierdzono, co następuje:
−
o sprzedaŜy przedmiotowych nieruchomości w trybie przetargu zadecydowała Rada Gminy
Kleszczów uchwałami: nr XLVIII/63/01 z dnia 8 sierpnia 2001 roku i nr LIV/108/01 z dnia 28
grudnia 2001 roku, powierzając jej wykonanie Zarządowi Gminy;
−
zarządzeniem nr 10/03 z dnia 7 marca 2003 roku Wójt Gminy zdecydowała o sporządzeniu
i podaniu do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy;
−
Wójt Gminy Kleszczów na mocy podjętych uchwał podał do publicznej wiadomości wykaz
nieruchomości niezabudowanych przeznaczonych do sprzedaŜy. Wykaz dotyczący
nieruchomości wywieszony został na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od
07.03.2003 r. do 28.03.2003 r. tj. co najmniej 21 dni. Ponadto stosownie do przepisu art.35
ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, informację o wywieszeniu wykazu podano
do publicznej wiadomości przez opublikowanie w biuletynie samorządowym „Informator
Kleszczowski” nr 5/123 w dniach: 15-31 marca 2003 roku. W przedmiotowym wykazie
brak wskazania terminu do złoŜenia wniosku przez osoby, którym przysługuje
_____________________________________________________
64
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2
ustawy o gospodarce nieruchomościami. Postępowanie takie nie spełniało
wymogów art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce
nieruchomościami;
−
operaty szacunkowe określające wartość przedmiotowych nieruchomości gruntowych
sporządzone zostały przez rzeczoznawcę majątkowego – Alicję Malczewską (uprawnienia
PUMiRM nr 2636) w dniu 29 czerwca 2001 roku i dla działki nr 1595/1 w dniu 3 grudnia
2001 roku. Operaty szacunkowe wykorzystane zostały do sprzedaŜy ww. działek w 2005
roku, a więc po upływie 12 miesięcy od daty ich sporządzenia. Nie zamieszczono na nich
stosownych klauzul potwierdzających ich aktualność. PowyŜsze narusza art. 156
ust. 3 i ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Treść art. 156 zmieniona
została z dniem 22 września 2004 roku przez art. 1 pkt 104 ustawy z dnia 18 listopada
2003 roku (Dz.U. z 2004 r. nr 141, poz. 1492);
−
zarządzeniem nr 57/04 z dnia 9 listopada 2004 roku Wójt Gminy zatwierdził Regulamin
przetargu nieograniczonego. Zgodnie z zapisami § 3 ust. 1 ww. Regulaminu, wadium
ustalone zostało w wysokości 10% ceny wywoławczej;
−
ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na zbycie omawianych nieruchomości
wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy (brak informacji o terminie wywieszenia).
Pismo z treścią ogłoszenia znajdujące się w dokumentacji źródłowej opatrzone jest datą
21.01.2005 roku. Ponadto informacja o ogłoszeniu przetargu na sprzedaŜ ww. działek
opublikowana została w prasie lokalnej „Komu i czemu” w dniach 9-15 lutego 2005 roku
oraz biuletynie samorządowym „Informator Kleszczowski” nr 3-4/168-169 w dniach 01.28.02.2005 roku. Stosownie do § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14
września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań
na zbycie nieruchomości (Dz.U. nr 207 poz.2108), ogłoszenie o przetargu powinno zostać
podane do publicznej wiadomości, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem
przetargu;
−
w ogłoszeniu o przetargu dotyczącym powyŜszych nieruchomości zawarto
informacje określone w § 13 ww. rozporządzenia z dnia 14 września 2004 roku w
sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie
nieruchomości, z wyjątkiem danych o obciąŜeniach nieruchomości oraz
zobowiązaniach. Przetarg wyznaczono na dzień 01.03.2005 roku;
−
termin wpłaty wadium i jego wysokość ustalono zgodnie z przepisami § 4 ust. 2 i ust. 6 ww.
rozporządzenia;
−
pismami z dnia 07.03.2005 r. nabywcy zostali powiadomieni o miejscu i terminie zawarcia
umowy sprzedaŜy, zgodnie z postanowieniami art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce
nieruchomościami;
−
uczestnicy przetargów na sprzedaŜ powyŜszych nieruchomości wpłacili wadium w terminie
ustalonym w ogłoszeniu;
−
z przeprowadzonego w dniu 01.03.2005 roku przetargu ustnego nieograniczonego
sporządzone zostały protokoły podpisane przez wszystkich członków komisji, w których nie
zawarto wszystkich informacji wymaganych § 10 ust. 1 ww. rozporządzenia, a
mianowicie: o obciąŜeniach i zobowiązaniach, których przedmiotem jest
nieruchomość (pkt pkt 3 i 4);
Wyjaśnienie dotyczące nie zawarcia wszystkich informacji w ogłoszeniu i protokołach złoŜone
przez kierownika Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami – Wojciecha Okonia
−
wpłacone przez oferentów wadium zaliczone zostało na poczet cen nabycia nieruchomości.
Pozostałe do zapłaty kwoty uiszczone zostały nie później niŜ do dnia zawarcia umowy
przenoszącej własność ww. nieruchomości, stosownie do postanowień art.70 ust.1 ustawy
_____________________________________________________
65
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
o gospodarce nieruchomościami. Łącznie z tytułu sprzedaŜy ww. nieruchomości
niezabudowanych Gmina uzyskała dochody w wysokości 152.134 zł brutto. Na podstawie
karty dochodów prowadzonej dla rozdziału 75005 § 087 stwierdzono, Ŝe na dzień 30
września 2005 roku wpływy z tytułu sprzedaŜy przedmiotowych nieruchomości gruntowych
nie zostały wykazane. PowyŜsze wynikało z nie przeksięgowania dochodów z tytułu
sprzedaŜy na konto organu. Wpłata naleŜności z tytułu sprzedaŜy gruntów
zaewidencjonowana została w księgach rachunkowych jednostki tj. Urzędu na
koncie 240. Postępowanie takie stanowi naruszenie zasad prowadzenia kont
określonych w przepisach ww. rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
oraz zakładowego planu kont dla budŜetu gminy stanowiącego załącznik nr 2 do
zarządzenia nr 7/02 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 28 marca 2002 roku. Stosownie do
postanowień zawartych w przepisach rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym
planie kont dla jednostek budŜetowych, do ewidencji naleŜności jednostek budŜetowych
z tytułu dochodów budŜetowych słuŜy konto 221.
Wyjaśnienie dotyczące sposobu ewidencjonowania wpłat naleŜności i wadium za
nieruchomości gruntowe złoŜone przez ElŜbietę Mikus - inspektor w Referacie BudŜetu,
Finansów i Majątku stanowi załącznik nr 33 do niniejszego protokołu kontoli.
Wyjaśnienie dotyczące ww. nieprawidłowości złoŜone przez kierownika Referatu BudŜetu,
Finansów i Majątku – Agnieszkę Włodarczyk (patrz załącznik nr 52 do niniejszego protokołu
kontoli).
Uwagi dotyczące nieterminowego przekazywania dochodów naleŜnych jednostce samorządu
terytorialnego oraz sporządzania sprawozdań znajdują się wyŜej na stronie 72 niniejszego
−
osoby, które wygrały przetarg na sprzedaŜ powyŜszych nieruchomości wpłaciły naleŜną
kwotę przed zawarciem umów sprzedaŜy. Natomiast wadia osób wpłacone przez
pozostałych uczestników przetargu zwrócone zostały w dniu 04.03.2005 roku;
−
akty notarialne umowy sprzedaŜy przedmiotowych nieruchomości zawarte zostały w dniu
30.03.2005 roku przez Wójta Gminy Kleszczów.
2.2. Dochody z tytułu uŜytkowania wieczystego nieruchomości,
uŜytkowania, zarządu
Dochody z uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu
Plan po zmianach 2004
roku
35 zł
Wykonanie 2004 roku
35 zł
Plan po zmianach 2005 Wykonanie I półrocze
roku
2005 roku
35 zł
-
Dane podane w tabeli wykazane zostały w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu
dochodów budŜetowych sporządzonych na dzień 31 grudnia 2004 roku i 30 czerwca 2005 roku.
Liczba nieruchomości oddanych w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie, zarząd.
2004 rok
Liczba nieruchomości
oddanych w
uŜytkowanie wieczyste
oddanych w zarząd
2005 rok
0 oddanych w
uŜytkowanie wieczyste
0
oddanych w zarząd
0 Liczba nieruchomości
0
0
0
_____________________________________________________
66
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
oddanych w
uŜytkowanie
oddanych w
uŜytkowanie
W
2004 roku i I półroczu 2005 roku
w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie lub zarząd.
nie
przekazywano
nieruchomości
Gmina Kleszczów uzyskuje wpływy z tytułu uŜytkowania wieczystego części nieruchomości
gruntowej, stanowiącej połowę działki nr 170/2, na której znajduje się stacja redukcyjna
gazociągu. Nieruchomość stanowi współwłasność łączną o powierzchni 1,53 ha.
Akt notarialny (repertorium A nr 2213/95) umowy o oddanie gruntu w uŜytkowanie wieczyste
zawarty został w dniu 23.06.1995 roku na podstawie uchwały nr XII/84/95 Rady Gminy
Kleszczów z dnia 28 kwietnia 1995 roku. Z zapisów § 3 przedmiotowej umowy wynika, Ŝe grunt
oddany został w uŜytkowanie wieczyste na 99 lat Przedsiębiorstwu Polskie Górnictwo Naftowe i
Gazownictwo. Opłata roczna za uŜytkowanie wieczyste gruntu ustalona została w wysokości
69,12 zł, płatnej w jednej drugiej części tj. kwocie 34,56 zł.
Przedmiotowa nieruchomość oddana została w uŜytkowanie wieczyste w wyniku przetargu
przeprowadzonego w dniu 23.06.1995 roku.
Na podstawie dowodów księgowych (tj. przelewów) stwierdzono, Ŝe opłata wniesiona została
przelewami z dnia 31 marca kaŜdego roku. Z ustnych wyjaśnień złoŜonych przez kierownika
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – Agnieszkę Włodarczyk wynika, Ŝe wpłata z tytułu
uŜytkowania wieczystego dokonana w 2005 roku nie została wykazana w sprawozdaniu Rb27S sporządzonym na dzień 30.06.2005 r. z uwagi na jej przeksięgowanie na konto dochodów
dopiero w dniu 13.07.2005 roku (133/901).
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzierŜawy nieruchomości
Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych
Plan po zmianach 2004
Wykonanie 2004
1.680.000
1.995.764,34
Plan po zmianach I
półrocze 2005
1.300.000
Wykonanie I półrocze
2005
538.940,29
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy w Kleszczowie wprowadzonym
zarządzeniem nr 9/2003 Wójta Gminy Kleszczów do zadań Referatu BudŜetu Finansów i
Majątku Gminy naleŜy m.in.:
- prowadzenie ewidencji majątku gminy z podziałem na poszczególnych uŜytkowników oraz na
rodzaj ewidencjonowanego majątku,
- ewidencja czynszów, majątku uŜyczonego, dzierŜaw oraz dokonywanie zmian w tym zakresie,
- sporządzanie, aktualizacja oraz nadzór nad umowami dotyczącymi majątku gminy,
- nadzór nad majątkiem gminy powierzonym osobom trzecim oraz współpraca z Referatem
Inwestycji i Zamówień Publicznych w zakresie planowania remontów i modernizacji obiektów.
Nadzór nad pracą Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku powierzono zakresem czynności z
dnia 12 marca 2003 roku Kierownikowi Agnieszce Włodarczyk. Zgodnie z przedmiotowym
zakresem czynności z dnia 12 marca 2003 roku do zadań Kierownika Referatu BFM naleŜało
m.in. ewidencja i rozliczanie dochodów gminy. Pracownikiem prowadzącym sprawy majątku
Gminy jest Podinspektor ds. majątku gminy Monika Tatara, której stosownie do zakresu
obowiązków z dnia 3 listopada 2003 roku powierzono:
- prowadzenie ewidencji majątku gminy z podziałem na poszczególnych uŜytkowników oraz
rodzaj ewidencjonowanego majątku,
- oznakowanie majątku gminy,
- sporządzanie i aktualizację umów dotyczących majątku gminy,
_____________________________________________________
67
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- nadzór nad majątkiem gminy powierzony osobom trzecim.
Na prośbę kontrolujących dotyczącą przedłoŜenia rejestru majątku gminnego (rejestru umów)
oddanego w najem i dzierŜawę wyjaśniono, Ŝe rejestr taki nie jest prowadzony w Referacie
BFiM. W związku z powyŜszym w dniu 15 listopada 2005 roku Kierownik Referatu BFiM złoŜyła
oświadczenie o nie prowadzeniu rejestru umów dzierŜawy, umów uŜyczenia oraz umów najmu.
W oświadczeniu Pani Włodarczyk wskazała równieŜ, Ŝe zmieniony został Regulamin
Organizacyjny poprzez powołanie Zespołu ds. majątku gminy, który będzie realizował zadania
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku w zakresie majątku Gminy. Oświadczenie Kierownika
Referatu BFiM Agnieszki Włodarczyk z dnia 15 listopada 2005 roku stanowi załącznik nr 34 do
Nie prowadzenie ewidencji majątku gminy z podziałem na poszczególnych uŜytkowników czy
teŜ rejestru umów moŜe doprowadzić, w opinii kontrolujących, i doprowadziło do utraty kontroli
nad rodzajem powierzonych do uŜytkowania osobom trzecim składników majątku. Kontrola
20
wykazała, Ŝe na podstawie umowy dzierŜawy z dnia 21 czerwca 2000 roku zawartej z (…)
Zarząd Gminy wydzierŜawił część parterową Gminnego Ośrodka Zdrowia w Kleszczowie o
łącznej powierzchni 356,71 m² wraz z wyposaŜeniem po czym w dniu 16 maja 2001 roku na
mocy umowy dzierŜawy cały budynek Gminnego Ośrodka Zdrowia wydzierŜawiono Zakładowi
Komunalnemu „Kleszczów” sp. z o.o.
Ze sprawozdania opisowego sporządzonego z wykonania budŜetu Gminy Kleszczów za 2004
rok wynika, Ŝe największe wpływy z tytułu najmu i dzierŜawy uzyskane były w oparciu o niŜej
wymienione umowy:
−
umowa dzierŜawy zawarta została w dniu 26.09.2000 roku pomiędzy Gminą Kleszczów
reprezentowaną przez Zarząd Gminy, a Spółką Energoserwis Kleszczów sp. z o.o. z
siedzibą w Rogowcu. Według § 1 przedmiotowej umowy przedmiotem dzierŜawy jest
eksploatacja sieci energetycznych od 0,4 kv do 110 kv wykazanych w załączniku nr 1 do
umowy. Wartość przekazanych urządzeń określono na kwotę 10.846.848,26 zł. Umowa
zawarta została na czas nieokreślony i obowiązuje od dnia 01.10.2000 roku. Zgodnie z
zapisami § 14 ww. umowy kwota czynszu miesięcznego ustalona została w wysokości 7 %
przychodu pomniejszonego o opłaty z tytułu zakupu energii elektrycznej. Czynsz jest
powiększony o podatek VAT w wysokości obowiązującej w dacie wymagalności czynszu.
Czynsz dzierŜawny regulowany będzie w terminie 7 dni od otrzymania faktury wystawionej
przez wydzierŜawiającego na podstawie otrzymanego w terminie do 15 dnia następnego
miesiąca rozliczenia przychodu.
Do przedmiotowej umowy zawarto aneks nr 1 z dnia 16.10.2002 roku, zmieniający wartość
przekazanego w dzierŜawę majątku na kwotę 21.401.917,69 zł oraz wysokość czynszu
miesięcznego na 30 % przychodu pomniejszonego o opłaty z tytułu zakupu energii elektrycznej.
Zmieniona wysokość czynszu obowiązuje od dnia 01.03.2003 roku.
Zawarcie ww. umowy na dzierŜawę eksploatacji sieci energetycznych na terenie gminy było
przedmiotem dyskusji na posiedzeniach Zarządu Gminy w dniach: 27.06.2000 r. i 11.07.2000 r.
(protokoły nr nr: 105/2000 i 107/2000).
Na podstawie ewidencji księgowej tj. obrotów konta 221 stwierdzono, Ŝe czynsz dzierŜawny
wpłacany jest regularnie tj. w kaŜdym miesiącu w cyklu za 2 miesiące wstecz. Wysokość
czynszu ustalana jest w oparciu o pisma składane kaŜdego miesiąca przez Prezesa Zarządu
spółki – Janusza Czajkowskiego, informujące o wielkości przychodów osiągniętych ze
sprzedaŜy oraz kosztach zakupu energii elektrycznej.
20
_____________________________________________________
68
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Z ewidencji księgowej wynika, Ŝe w 2004 roku Spółka Energoserwis Kleszczów sp. z o.o.
wpłaciła na rachunek Urzędu Gminy środki w łącznej wysokości 1.169.006,13 zł brutto
(958.201,75 zł netto).
Natomiast w I półroczu 2005 roku dochody z tytułu dzierŜawy majątku Gminy uzyskane od
przedmiotowej spółki wyniosły łącznie 544.107,13 zł brutto (445.989,45 zł netto).
−
umowa dzierŜawy zawarta została w dniu 03.12.1999 roku pomiędzy Gminą Kleszczów
reprezentowaną przez Zarząd Gminy, a Agencją Rozwoju Regionalnego „Arreks” S. A. w
Bełchatowie. Przedmiotem umowy jest dzierŜawa i eksploatacja urządzeń i sieci
teletechnicznej stanowiących własność Gminy Kleszczów oraz ogólne zasady rozbudowy
tej sieci. Umowa obowiązuje od dnia 01.10.2000 roku. Zgodnie z zapisami § 7 ww. umowy
kwota czynszu miesięcznego ustalona została w wysokości 38 % przychodów
pomniejszonych o: opłaty z tytułu rozliczeń dokonywanych przez Telekomunikację Polska
S.A. oraz na rzecz Państwowej Inspekcji Telekomunikacyjnej i kwotę czynszu
dzierŜawnego uiszczonego na rzecz innych niŜ Gmina właścicieli kanałów i łączy
telekomunikacyjnych, a takŜe powiększonych o przychody z tytułu wydzierŜawienia kanałów
i łączy telekomunikacyjnych innym podmiotom. Czynsz ulega powiększeniu o podatek VAT.
W umowie nie określono terminu i formy rozliczenia..
Do przedmiotowej umowy zawarto niŜej wymienione aneksy:
−
nr 1 z dnia 27.09.2001 roku, zmieniający wysokość czynszu miesięcznego na 63 %
przychodów pomniejszonych o: opłaty z tytułu rozliczeń dokonywanych przez
Telekomunikację Polska S.A. oraz na rzecz Państwowej Inspekcji Telekomunikacyjnej i
kwotę czynszu dzierŜawnego uiszczonego na rzecz innych niŜ Gmina właścicieli kanałów i
łączy telekomunikacyjnych, a takŜe powiększonych o przychody z tytułu wydzierŜawienia
kanałów i łączy telekomunikacyjnych innym podmiotom. Zmieniona wysokość czynszu
obowiązuje w okresie od dnia 01.10.2001 roku do dnia 31.12.2001 roku;
−
nr 2 z dnia 22.01.2002 roku, którym dodano zapisy dotyczące terminu i formy rozliczenia
płatności. NaleŜność płatna jest w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Agencję faktury
VAT, wystawionej na podstawie comiesięcznego zestawienia przychodów przekazywanego
w terminie 7 dni po zakończeniu miesiąca. Aneksem tym wprowadzono takŜe zapis
dotyczący zawarcia umowy na czas nieokreślony oraz o przysługującym Gminie prawie
kontroli dokumentów stanowiących podstawę do określenia wysokości czynszu;
−
obowiązuje w okresie od dnia 01.10.2002 roku do dnia 31.12.2002 roku. Natomiast od
01.01.2003 roku obowiązuje dotychczasowa wysokość czynszu tj. 38 %.
−
obowiązuje w okresie od dnia 01.11.2004 roku do dnia 31.12.2004 roku. Natomiast od
01.01.2005 roku obowiązuje dotychczasowa wysokość czynszu tj. 38 %.
Zarząd Gminy upowaŜniony został do zawarcia umowy z Agencją Rozwoju Regionalnego
„Arreks” S.A. w Bełchatowie o pełnienie funkcji operatora sieci telefonicznej w Kleszczowie,
uchwałą nr XLVI/300/94 Rady Gminy Kleszczów z dnia 26 maja 1994 roku.
Na podstawie ewidencji księgowej tj. obrotów konta 221 stwierdzono, Ŝe czynsz dzierŜawny
wpłacany jest regularnie tj. w kaŜdym miesiącu z dołu za miesiąc poprzedni. Wysokość
_____________________________________________________
69
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
czynszu ustalana jest w oparciu o pisma składane kaŜdego miesiąca przez Członka Zarządu
spółki – Zofię Pasternak, informujące o wielkości wartości usług telekomunikacyjnych,
ponoszonych opłat oraz przychodów osiągniętych z dzierŜawy torów światłowodowych. Ponadto
do pism dołączane są kserokopie faktur potwierdzające kwoty i wyliczenia dotyczące naliczenia
czynszu dzierŜawnego.
Z ewidencji księgowej wynika, Ŝe w 2004 roku Spółka Akcyjna Arreks wpłaciła na rachunek
Urzędu Gminy środki w łącznej wysokości 709.843,37 zł brutto (581.838,83 zł netto).
Natomiast w I półroczu 2005 roku dochody z tytułu dzierŜawy majątku Gminy naleŜne od
przedmiotowej spółki wyniosły łącznie 332.242,83 zł brutto (272.330,19 zł netto).
Ponadto kontroli poddano oddanie w dzierŜawę części hotelowo-gastronomicznej w budynku
hotelu „Olimpus” w Kleszczowie wraz z częścią mieszkalną, altaną letnią i sauną. Umowa
zawarta została w dniu 3 stycznia 2005 roku pomiędzy Gminą Kleszczów reprezentowaną
przez Wójta Gminy – Kazimierę Tarkowską, a Michałem Ziembińskim prowadzącym
działalność gospodarczą pod firmą ATN z Radomska. Przedmiotem umowy jest dzierŜawa
pomieszczeń w budynku połoŜonym w Kleszczowie przy ul. Sportowej 3, o łącznej powierzchni
2.235,53 m² oraz zaplecza, tarasu i patio częściowo zadaszonego o powierzchni 169,60 m²
wraz ze sprzętem i wyposaŜeniem wyszczególnionym w załączniku nr 1 do umowy.
Umowa zawarta została na czas określony na okres 34 miesięcy od dnia protokolarnego
przejęcia obiektu przez dzierŜawcę. Przekazanie obiektu nastąpiło w dniu 14 stycznia 2005
roku. Zgodnie z zapisami § 4 ww. umowy kwota czynszu miesięcznego ustalona została w
wysokości 18.000 zł netto powiększonej o podatek vat tj. 21.960 zł. Czynsz płatny jest na
podstawie otrzymanej faktury z dołu w wymiarze miesięcznym do 10-ego dnia miesiąca
następującego po miesiącu, którego płatność dotyczy.
Do przedmiotowej umowy zawarto niŜej wymienione aneksy:
−
nr 1 z dnia 02.01.2005 roku, którym wyłączono z łącznej powierzchni oddanej w dzierŜawę
powierzchnię pokoju nr 31 – 18,40 m² ;
−
nr 1/2005 z dnia 30.06.2005 roku, zmieniający wysokość czynszu dzierŜawnego z uwagi na
remont hotelu przeprowadzany w okresie od czerwca do września 2005 roku. Czynsz za
miesiąc czerwiec pomniejszony został o kwotę 7.000 zł i stanowi kwotę 11.000 zł netto.
Natomiast za okres od 01.07.2005 r. do 30.09.2005 r. czynsz ustalony został w kwocie 500
zł netto;
−
nr 2/2005 z dnia 01.10.2005 roku, zmieniający wysokość czynszu dzierŜawnego z uwagi na
remont hotelu przeprowadzany w okresie od czerwca do listopada 2005 roku. Czynsz
ustalony został w kwocie 500 zł netto za okres od 01.07.2005 r. do 30.11.2005 r.
Na podstawie ewidencji księgowej, tj. obrotów konta 221 stwierdzono, Ŝe czynsz dzierŜawny
wpłacany jest regularnie tj. w kaŜdym miesiącu z dołu za miesiąc poprzedni. W
I półroczu 2005 roku firma ATN wpłaciła z tytułu czynszu dzierŜawnego środki finansowe w
łącznej wysokości 98.820 zł.
DzierŜawca wyłoniony został w konkursie ogłoszonym przez Wójta Gminy w listopadzie 2004
roku.
Uchwałą nr XXII/10/2000 z dnia 22 lutego 2000 roku Rada Gminy Kleszczów ustaliła zasady
gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, lokalami uŜytkowymi oraz określiła zasady
tworzenia czynszu. Niniejszą uchwałę podjęto na podstawie art.7 ust.1 pkt 7, art.18 ust.2 pkt.9
lit.a i pkt 15 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz art.5 ust.3 ustawy z
dnia 2 lipca 1994 roku o najmie lokali i dodatkach mieszkaniowych (tekst jednolity z 1998 roku
Dz.U. nr 120, poz. 787 z późn.zm.), która została uchylona z dnia 1 stycznia 2002 roku przez
ustawę z dnia 21 czerwca 2001 roku o dodatkach mieszkaniowych (Dz.U. nr 71, poz. 734 z
późn.zm.). Uchwała określała zasady gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy i
zasady tworzenia czynszu (załącznik nr 1 do uchwały) oraz zasady gospodarowania lokalami
uŜytkowymi (załącznik nr 2 do uchwały). Ustalono, Ŝe uchwała nie została uchylona przez Radę
Gminy. W stosunku do lokali mieszkalnych postanowiono, Ŝe Zarząd Gminy podejmuje decyzję
_____________________________________________________
70
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
o oddaniu lokalu mieszkalnego w najem za opłatą czynszu regulowanego, za opłatą czynszu
umownego dla podmiotów prawa gospodarczego oraz za opłatą czynszu regulowanego dla
osób uznanych za niezbędne dla gminy. Z treści §5 załącznika nr 1 wynika, Ŝe Rada Gminy
podejmuje uchwałę o wysokości czynszu regulowanego za 1m² powierzchni mieszkalnej na
terenie Gminy Kleszczów z uwzględnieniem czynników podwyŜszających i obniŜających stawkę
bazową czynszu regulowanego oraz kosztów administrowania, kosztów bieŜącej konserwacji,
kosztów utrzymania technicznego budynku lub lokalu mieszkalnego i innych. W stosunku do
lokali uŜytkowych postanowiono, Ŝe Zarząd Gminy podejmuje decyzję o oddaniu lokalu
uŜytkowego w najem w drodze przetargu dla podmiotów prawa gospodarczego lub osób
fizycznych prowadzących działalność na terenie Gminy Kleszczów oraz w najem bez przetargu
na rzecz organizacji, która nie prowadzi działalności dochodowej lub na rzecz podmiotów
prowadzących działalność w zakresie usług deficytowych. Zarząd Gminy podejmuje decyzję o
wysokości stawki bazowej czynszu za 1m² powierzchni lokalu uŜytkowego z uwzględnieniem
kalkulacji, w skład której wchodzą: koszty administrowania, koszty bieŜącej konserwacji, koszty
remontów kapitalnych i koszty utrzymania pomieszczeń wspólnych. Rada Gminy zdecydowała,
Ŝe zarządzanie lokalami mieszkalnymi i uŜytkowymi właściciel moŜe wykonywać osobiście
bądź powierzyć administratorowi w formie umowy cywilnoprawnej. Ponadto ustalono, Ŝe w
przypadku zawarcia umowy o zarządzanie wpłaty czynszów dokonywane będą przez najemców
lokali mieszkalnych i uŜytkowych na konto Administratora. Administratorem zgodnie z §1 ust.1
pkt 4 załącznika nr 1 oraz §1 ust.1 pkt 1 załącznika nr 2 jest osoba prawna, osoba fizyczna lub
jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej prowadząca działalność
gospodarczą w zakresie zarządzania nieruchomościami posiadająca uprawnienia wynikające z
ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
Uchwałą nr XXI/177/04 z dnia 11 marca 2004 roku Rada Gminy ustaliła zasady polityki
czynszowej. Uchwałę podjęto w oparciu o art.18 ust.2 pkt.15 ustawy o samorządzie gminnym
oraz art.21 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów,
mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. nr 71, poz.733 z
późn.zm.). Z treści §1 niniejszej uchwały wynika, Ŝe zasady polityki czynszowej stanowić będą
element wieloletniego programu gospodarowania zasobami mieszkaniowymi Gminy
Kleszczów. Według uchwały podstawą ustalenie wysokości czynszu w lokalach mieszkalnych
stanowi iloczyn stawki bazowej czynszu i powierzchni uŜytkowej lokalu. Ustalono dwa rodzaje
czynszów: czynsz za lokal mieszkalny i czynsz za lokal socjalny, których stawki ustala Wójt
Gminy. Stawka czynszu za lokal socjalny nie moŜe przekroczyć połowy stawki najniŜszego
czynszu obowiązującego w gminnym zasobie mieszkaniowym. Czynsz najmu płatny jest z góry
do 15 dnia kaŜdego miesiąca w kasie Administratora. Teren Gminy Kleszczów podzielono
według uchwały na 2 strefy zgodnie z załącznikiem nr 1. W załączniku nr 2 do uchwały
określono czynniki obniŜające i podwyŜszające stawki czynszu, przy czym czynniki
podwyŜszające stawkę czynszu nie mają zastosowania do czynszu za lokale socjalne. Zgodnie
z załącznikiem nr 1 do I strefy centralnej zaliczono obszar miejscowości Kleszczów, Łękińsko i
Łuszczanowice, natomiast do II strefy peryferyjnej zaliczono obszary sołectw: Antoniówka,
Bogumiłów, CzyŜów, Dębina, Kamień, Rogowiec, Wolica i śłobnica. Uchwała zgodnie z §12
podlegała ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego.
Zarządzeniem Wójta Gminy nr 23/04 z dnia 5 lipca 2004 roku ustalone zostały stawki czynszu
za lokale mieszkalne wchodzące w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Kleszczów. Stawkę
bazową czynszu za 1m² powierzchni lokalu mieszkalnego ustalono w wysokości 0,50 zł a
stawkę czynszu za 1m² dla lokali socjalnych w wysokości 0,25 zł. Zarządzenie wydano w
oparciu o art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz art.7 i 8
ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu
cywilnego oraz uchwałę nr XXI/177/04 z dnia 11 marca 2004 roku w sprawie ustalenia zasad
polityki czynszowej. Załącznikiem do niniejszej uchwały jest wykaz proponowanych stawek
czynszu za lokale usytuowane w poszczególnych budynkach po uwzględnieniu czynników
podwyŜszających i obniŜających stawkę czynszu sporządzony przez podinspektora Monikę
Tatarę zaaprobowany przez Wójta Gminy. Wcześniej obowiązującym zarządzeniem w zakresie
ustalenia stawek czynszu za lokale mieszkalne i uŜytkowe było zarządzenie Wójta Gminy nr
16/04 z dnia 3 czerwca 2004 roku ustalające stawkę czynszu bazowego za lokal mieszkalny w
wysokości 0,50 zł/m² oraz stawkę czynszu za lokal socjalny w wysokości 0,38 zł/m². Ze
_____________________________________________________
71
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
względu na niezgodność ww. zarządzenia z przepisem art.23 ust.4 ustawy z dnia 21 czerwca
2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu
cywilnego (tekst jednolity z 2005 roku Dz.U. nr 31, poz.266) zostało ono uchylone. Poprzednią
regulacją w zakresie stawki czynszu regulowanego za najem lokali mieszkalnych była uchwała
Rady Gminy nr XVII/96/99 z dnia 25 listopada 1999 roku w sprawie wysokości stawki czynszu
za najem lokali mieszkalnych.
Stosownie do postanowień art.21 ust.1 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym
zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego rada gminy uchwala wieloletnie programy
gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy (pkt.1) oraz zasady wynajmowania lokali
wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasady i kryteria wynajmowania
lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy, jeŜeli w mieszkaniowym zasobie
gminy wydzielono lokale przeznaczone na ten cel; w razie gdy rada gminy nie określi w
uchwale odmiennych zasad, do lokali podnajmowanych przez gminę stosuje się odpowiednio
zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy (pkt.2).
Kontrola wykazała, Ŝe zasady wynajmowania lokali mieszkalnych wchodzących w skład
mieszkaniowego zasobu gminy ustalone zostały przez Radę Gminy na mocy uchwały nr
XLIII/438/05 z dnia 29 września 2005 roku, która po opublikowaniu jej w Dzienniku Urzędowym
Województwa Łódzkiego nr 335 pod pozycją nr 3047 obowiązuje od dnia 3 grudnia.
Stwierdzono, Ŝe Rada Gminy Kleszczów nie uchwaliła stosownie do cytowanego wyŜej art.21
ust.1 pkt.2 wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, który
powinien określać:
1)
prognozę dotyczącą wielkości oraz stanu technicznego zasobu mieszkaniowego gminy
w poszczególnych latach, z podziałem na lokale socjalne i pozostałe lokale mieszkalne;
2)
analizę potrzeb oraz plan remontów i modernizacji wynikający ze stanu technicznego
budynków i lokali, z podziałem na kolejne lata;
3)planowaną sprzedaŜ lokali w kolejnych latach;
4)zasady polityki czynszowej oraz warunki obniŜania czynszu;
5)sposób i zasady zarządzania lokalami i budynkami wchodzącymi w skład mieszkaniowego
zasobu gminy oraz przewidywane zmiany w zakresie zarządzania mieszkaniowym zasobem
gminy w kolejnych latach;
6)źródła finansowania gospodarki mieszkaniowej w kolejnych latach;
7)wysokość wydatków w kolejnych latach, z podziałem na koszty bieŜącej eksploatacji, koszty
remontów oraz koszty modernizacji lokali i budynków wchodzących w skład mieszkaniowego
zasobu gminy, koszty zarządu nieruchomościami wspólnymi, których gmina jest jednym ze
współwłaścicieli, a takŜe wydatki inwestycyjne;
8)opis innych działań mających na celu poprawę wykorzystania i racjonalizację
gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy.
Nie uchwalenie ww. programu przez Radę Gminy Kleszczów potwierdziła w informacji z dnia 1
grudnia 2005 roku Inspektor ds. obsługi komisji Rady Gminy Magdalena Muskała. Informacja
Magdaleny Muskały z dnia 1 grudnia 2005 roku stanowi załącznik nr 35 do protokołu kontroli.
Zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami uchwałą nr XXI/177/04 z dnia 11 marca 2004 roku Rada
Gminy ustaliła zasady polityki czynszowej stanowiące element wieloletniego programu
gospodarowania zasobami mieszkaniowymi Gminy Kleszczów. Pozostałych zagadnień
składających się na program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy nie ustalono.
Stwierdzono, Ŝe na podstawie umowy nr OŚG/33/03 z dnia 9 maja 2003 roku administrowanie
gminnymi zasobami mieszkaniowymi i lokalami uŜytkowymi powierzono Zakładowi
Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z o.o. Przedmiotem umowy było kompleksowe administrowanie
zasobami mieszkaniowymi oraz lokalami uŜytkowymi będącymi własnością Gminy Kleszczów.
Umowę zawarł Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska. Na mocy umowy oddano w administrowanie
42 lokale mieszkalne. W zakresie lokali uŜytkowych zlecono administrowanie: 16 lokali
uŜytkowych, 21 garaŜy, budynku przy ul. Głównej 122 w Kleszczowie, lokali uŜytkowych o
łącznej powierzchni 80 m² w budynku przy ulicy Sportowej 3 w Kleszczowie (Fundacja Rozwoju
Gminy Kleszczów), lokali uŜytkowych o łącznej powierzchni 154 m² w budynku przy ulicy
Sportowej 3 w Kleszczowie (LKS Omega), budynku w miejscowości śłobnica nr 33 oraz
budynku Ośrodka Zdrowia przy ulicy Osiedlowej 2 w Kleszczowie. Intencją umowy jest
_____________________________________________________
72
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zagwarantowanie sprawnego zarządzania budynkami i lokalami oraz terenami pod budynkami i
w osiedlach w celu optymalnego gospodarowania zasobami oraz utrzymania ich w naleŜytym
stanie technicznym oraz porządkowo-sanitarnym.
Administrowanie lokalami mieszkalnymi i uŜytkowymi według §3 umowy polega na:
- systematycznym
czynszowych,
pobieraniu
od
najemców
i
dzierŜawców
naleŜnych
opłat
- utrzymaniu czystości w pomieszczeniach wspólnych administrowanych budynków,
- utrzymaniu czystości w granicach całej działki, na której usytuowany jest administrowany
budynek,
- oświetleniu pomieszczeń wspólnych, klatek schodowych oraz oświetlenie terenu na zewnątrz
budynku w granicy całej działki, na której zlokalizowany jest administrowany budynek,
- konserwacji i drobnych napraw,
- utrzymaniu czystości pomieszczeń udostępnionych lekarzom WAM,
- dokonywaniu obowiązkowych przeglądów.
Strony postanowiły, Ŝe na Zleceniobiorcy ciąŜy obowiązek pokrywania wszelkich kosztów
bieŜącej eksploatacji administrowanych zasobów mieszkaniowych i lokali uŜytkowych, w tym
koszty badań, opracowań technicznych i prawnych, koszty opłat obowiązkowych oraz koszty
utrzymania obiektów. Koszty remontów kapitalnych administrowanych zasobów
mieszkaniowych i lokali uŜytkowych, koszty inwestycji zwiększające wartość majątku, w tym
modernizacji oraz koszty odtworzenia zuŜytego potencjału technicznego administrowanych
zasobów
mieszkaniowych
i
lokali
uŜytkowych
ponosi
Zleceniodawca.
Do obowiązków Zleceniobiorcy naleŜy:
a) organizowanie i prowadzenie konserwacji technicznej, instalacji c.o. i c.w., wodnokanalizacyjnej, elektrycznej, gazowej, domofonowej, anten zbiorczych i innych instalacji,
b) zawieranie umów na dostawę energii elektrycznej, selektywne usuwanie nieczystości
stałych, dostawy energii cieplnej, dostawy zimnej wody i odprowadzania ścieków, usług
kominiarskich i innych niezbędnych,
c) przygotowanie dla potrzeb Zarządu Zleceniodawcy dokumentacji dotyczącej konieczności
przeprowadzenia remontów kapitalnych wytypowanych obiektów,
d) przeprowadzanie czynności zdawczo-odbiorczych dla lokali mieszkalnych i uŜytkowych.
Stosownie do §5 ust.2 umowy nr OŚG/33/03 do obowiązków Zleceniobiorcy w zakresie
gospodarowania lokalami uŜytkowymi naleŜy:
- zawieranie, wypowiadanie i rozwiązywanie umów najmu lokali uŜytkowych oraz dzierŜawy
w trybie przetargowym i bezprzetargowym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
i stosownymi uchwałami organów Gminy Kleszczów,
- wyraŜanie zgody na podnajem zgodnie ze stosownymi uchwałami organów Gminy,
- zmiana warunków umów najmu w zakresie zmian podmiotowych po stronie najemcy, zmiany
przedmiotu prowadzonej przez najemcę działalności gospodarczej oraz korekty powierzchni
lokalu na podstawie protokołu pomiarów,
- prowadzenie spraw dotyczących windykacji czynszu najmu i opłat za media dostarczone do
lokalu,
- dochodzenie w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym roszczeń o zapłatę naleŜności z tytułu
uŜytkowania lokalu oraz opróŜnienia i wydania lokalu.
W zakresie gospodarki lokalami mieszkalnymi do obowiązków Zleceniobiorcy naleŜy:
- prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów najmu lokali mieszkalnych, lennych i
socjalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami i prawem miejscowym,
_____________________________________________________
73
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- wypowiadania najmu w oparciu o art.11 i art.21 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku
o ochronie praw własności lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu
cywilnego,
uŜytkowania lokalu oraz opróŜnienia i wydania lokalu,
- zmiana warunków umowy najmu,
- prowadzenie innych spraw związanych z zasobami gospodarowania mieszkaniowym
zasobem Gminy Kleszczów wynikającym z uchwał Rady Gminy Kleszczów oraz zarządzeń
Wójta Gminy,
- przygotowanie i prowadzenie przetargów na najem lokali o czynszu wolnym.
Ponadto do zadań Zleceniobiorcy w zakresie gospodarowania garaŜami naleŜy:
- zawieranie umów najmu w oparciu o dyspozycje Wójta Gminy,
- rozwiązywanie i wypowiadanie umów najmu,
- pobieranie opłat ustalonych przez Wójta Gminy,
- prowadzenie spraw związanych z windykacją naleŜności,
uŜytkowania lokalu oraz wydania garaŜu.
Administrowanie gminnymi zasobami mieszkaniowymi i lokalami uŜytkowymi prowadzone
będzie przez Zleceniobiorcę na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a odpowiednie
czynności wykonywać będą wyłącznie osoby posiadające wymagane uprawnienia w danym
zakresie. Wójt Gminy Kleszczów zobowiązany jest dostarczyć Zleceniobiorcy pełnomocnictwa
właściwych organów gminy niezbędne do wykonywania czynności objętych niniejszą umową
Za wykonywanie czynności zarządzania gminnymi zasobami mieszkaniowymi i lokalami
uŜytkowymi określonymi umową Zleceniodawca otrzymywać będzie wynagrodzenie miesięczne
w wysokości 12.500 zł z tytułu administrowania lokalami mieszkalnymi oraz 2.416,66 zł
miesięcznie + VAT z tytułu administrowania lokalami uŜytkowymi i garaŜami.
Czas wykonywania umowy ustalono od 1 kwietnia 2003 roku do dnia 30 czerwca 2003
roku.
Wójt Gminy Kleszczów zobowiązany jest dostarczyć Zleceniobiorcy pełnomocnictwa
właściwych organów gminy niezbędne do wykonywania czynności objętych niniejszą umową
Umowa zawarta została w trybie art.71 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku
o zamówieniach publicznych i decyzją nr ZD 8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku Prezesa Urzędu
Zamówień Publicznych.
Ustalono, Ŝe w dniu 20 marca 2001 roku (znak ORG – 00502/35/01) Przewodnicząca Zarządu
Gminy Kleszczów Kazimiera Tarkowska wystąpiła z wnioskiem do Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych z prośbą o wyraŜenie zgody na zawarcie z Zakładem Komunalnym „Kleszczów”
Sp. z o.o. umowy na eksploatację gminnych sieci wodno-kanalizacyjnych, ciepłowniczych
i gazowych oraz administrowanie gminnym zasobem mieszkaniowym w trybie zamówienia
z wolnej ręki na okres 3 lat. W uzasadnieniu wniosku Przewodnicząca podnosi, Ŝe dnia do
31 marca 2001 roku wszelkie czynności związane z administrowaniem gminnym zasobem
mieszkaniowym, zaopatrzeniem ludności w wodę, gaz i odprowadzaniem ścieków Gmina
wykonywała poprzez Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej.
W wyniku realizacji uchwały z dnia 29 września 2000 roku Rada Gminy postawiła w stan
likwidacji zakład budŜetowy i powołała jednoosobową spółkę gminy – Zakład Komunalny
„Kleszczów”, która ma prowadzić identyczną działalność z dotychczasową działalnością
zakładu w oparciu o majątek Gminy przekazany Spółce na podstawie róŜnych tytułów
prawnych. Z uwagi na obowiązujące przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach
publicznych brak jest moŜliwości udzielenia Spółce dotacji budŜetowej wobec czego Gmina
musi zawrzeć ze spółką umowę zlecającą w/w zakres usług. Gmina Kleszczów jest wiejską
_____________________________________________________
74
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
gminą o bardzo małej liczbie mieszkańców oddalonej od miast w których funkcjonują podobne
podmioty o kilkadziesiąt kilometrów dlatego teŜ, zdaniem wnioskującego, nie ma fizycznych
moŜliwości aby tak szeroki zakres czynności mógł wykonywać inny podmiot – tym bardziej Ŝe
wymaga to stałej obecności na miejscu kilkudziesięciu osób. Spółka Zakład Komunalny
„Kleszczów” jest jedynym podmiotem na terenie gminy, który moŜe zrealizować w pełni cały
zakres usług. Podmioty działające w tej sferze w okolicznych miastach nie są zresztą
zainteresowane podjęciem jakiejkolwiek działalności w takim oddaleniu albowiem istotą ich
działalności jest stałe a nie tylko doraźne przebywanie w określonej miejscowości. W związku z
powyŜszym organizowanie przetargu byłoby bezprzedmiotowe. Po rozpatrzeniu w/w wniosku
Prezes UZP na mocy decyzji nr ZT/5200/01 z dnia 7 maja 2001 roku odmówił zatwierdzenia
trybu zamówienia z wolnej ręki. W uzasadnieniu Prezes wskazuje, Ŝe zamówienie z wolnej ręki
jest trybem dopuszczającym odstąpienie od zasady konkurencyjności, w którym zamawiający
podejmuje rokowania tylko z jednym dostawcą i z nim zawiera umowę. Z tego powodu jest to
tryb, którego stosowanie ustawodawca dopuszcza tylko w szczególnych, określonych
ustawowo sytuacjach. UŜycie w przepisie art.71 ust.1 zwrotu „tylko wtedy” oznacza, Ŝe przepis
naleŜy interpretować ściśle i nie moŜna stosować wykładni rozszerzającej tego przepisu.
Prezes UZP podkreśla, Ŝe zamawiający nie powołuje się wprost na Ŝadną przesłankę z art.71
ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. Z uzasadnienia wniosku moŜna jednak
domniemywać, Ŝe zamawiający chciał się powołać na pkt 3 ww. artykułu. Okoliczności
przedstawione przez wnioskodawcę, zdaniem Prezesa, nie są jednak uzasadnieniem
faktycznym wskazującym na zaistnienie w przedmiotowej sprawie przesłanki z art.71 ust.1 pkt
3. Spełnienie tej przesłanki następuje, gdy w danej dziedzinie na rynku panuje faktyczny
monopol lub specyficzne cechy zamówienia powodują, Ŝe z góry znany jest jego dostawca.
Dotyczy to w szczególności dostaw energii, wody czy teŜ gazu. Sytuacja ta musi mieć charakter
trwały i obiektywny. Stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę nie pozwala jednak
uznać, Ŝe w sprawie zaistniała omawiana przesłanka. Twierdzenie wnioskodawcy stanowi
wyłącznie subiektywną ocenę monopolu a w przepisie art.71 ust.1 pkt 3 jest mowa o faktycznej
moŜliwości uzyskania zamówienia tylko od jednego podmiotu, a więc o obiektywnym istnieniu
monopolu tylko jednego dostawcy. Zdaniem Urzędu Zamówień Publicznych zatwierdzenie trybu
zamówienia publicznego z wolnej ręki w przedstawionym stanie faktycznym byłoby sprzeczne z
podstawowymi zasadami ustawy o zamówieniach publicznych tj. zasadą traktowania na
równych prawach podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne oraz zasadą uczciwej
konkurencji.
W dniu 23 maja 2001 roku Przewodnicząca Zarządu Gminy Kleszczów ponownie wystąpiła
z wnioskiem (znak ORG -00502/35/2/01) do Prezesa UZP o zatwierdzenie trybu zamówienia
z wolnej ręki. Po ponownym rozpatrzeniu uzupełnionego wniosku Prezes Urzędu Zamówień
Publicznych na mocy decyzji nr ZD/8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku uchylił decyzję nr
ZT/5200/01 z dnia 7 maja w sprawie odmowy zatwierdzenia wyboru trybu zamówienia z wolnej
ręki i zatwierdził ten tryb udzielenie zamówienia na eksploatację gminnych sieci wodnokanalizacyjnych, ciepłowniczych i gazowych oraz administrowanie gminnym zasobem
nieruchomości. Z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe zamawiający przedstawił nowe okoliczności,
które pozwalają na zmianę decyzji nr ZT/5200/01 z dnia 7 maja 2001 roku. Wnioskodawca
wskazuje, Ŝe Gminie Kleszczów przez wiele lat dokonywano zakupów sprzętu
specjalistycznego do zakładu budŜetowego – Gminnego Zakładu Gospodarki, Komunalnej,
Mieszkaniowej i Rolnej w celu zapewnienia odpowiedniej konserwacji sieci i dbałości o mienie
gminy. 29 września 2000 roku Rada Gminy podjęła uchwałę na podstawie której zakład
budŜetowy wykonujący przedmiotowe usługi został postawiony w stan likwidacji celem
powołania jednoosobowej spółki – Zakład Komunalny „Kleszczów”. Spółce tej przekazano
zakupione wcześniej urządzenia i sprzęt. Powołana przez Gminą Spółka jest więc jedyną firmą,
która posiada konieczny do realizacji zamówienia sprzęt, umoŜliwiający świadczenie
przedmiotowych usług w tak szerokim zakresie i na odpowiednio wysokim poziomie.
W związku z powyŜszym, zdaniem Prezesa UZP, istnieją podstawy do zatwierdzenia trybu
zamówienia z wolnej ręki na podstawie powołanego przez wnioskodawcę art.71 ust.1 pkt 3.
Kserokopia wniosku z dnia 20 marca 2001 roku, decyzji nr ZT/5200/01 z dnia 7 maja 2001
roku, wniosku z dnia 23 maja 2001 roku oraz decyzji nr ZD/8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku
_____________________________________________________
75
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Aneksem z dnia 17 lipca 2003 roku do umowy nr OŚG/33/03 z dnia 9 maja 2003 roku
przedłuŜono okres obowiązywania umowy do dnia 31 sierpnia 2003 roku. Z treści aneksu
wynika, Ŝe sporządzony on zastał w związku z wnioskiem z dnia 14 lipca 2003 roku o ponowne
rozpatrzenie sprawy zatwierdzenia trybu zamówienia z wolnej ręki w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego na eksploatację gminnych sieci wodno-kanalizacyjnych,
ciepłowniczych i gazowniczych oraz administrowanie gminnym zasobem mieszkaniowym
złoŜonym przez Wójta Gminy Kleszczów do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wskazać
naleŜy, Ŝe niniejszy aneks zawarty został po upływie okresu obowiązywania umowy nr
OŚG/33/03, który pierwotnie wyznaczony został na dzień 30 czerwca 2003 roku.
W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w dniu 12 maja 2003 roku Wójt Gminy Kleszczów Kazimiera
Tarkowska zwróciła się do Prezesa UZP z prośbą o zatwierdzenie w trybie art.71 ust.1 pkt 1 w
związku z art.14 ust.3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych
wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki. Z uzasadnienia wniosku wynika, Ŝe cyt. „ Decyzją nr
ZD/8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku Prezes Urzędu Zamówień Publicznych na podstawie art.
138 §1 pkt 2 w zw. z art.127 §3 kpa oraz art.71 ust.1a w zw. z art.71 ust.1 pkt 3 i 6 ustawy o
zamówieniach publicznych po rozpoznaniu wniosku Przewodniczącego Zarządu Gminy
Kleszczów zatwierdził wybór trybu zamówienia publicznego z wolnej ręki na eksploatację
gminnych sieci wodno-kanalizacyjnych, ciepłowniczych i gazowniczych oraz administrowanie
gminnym zasobem mieszkaniowym. W związku z powyŜszym Gmina Kleszczów zawarła
odpowiednią umowę z Zakładem Komunalnym ”Kleszczów” Sp. z o.o. której jedynym
udziałowcem jest Gmina Kleszczów. W chwili obecnej Gmina Kleszczów zamierza ponownie
zawrzeć z w/w spółką umowę na eksploatację gminnych sieci wodno-kanalizacyjnych,
ciepłowniczych i gazowniczych oraz administrowanie gminnym zasobem mieszkaniowym w
trybie zamówienia publicznego z wolnej ręki na okres 3 lat. Wybór tego trybu uzasadniają
okoliczności, które przedstawiliśmy szczegółowo w postępowaniu zakończonym pozytywną
decyzją Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych nr ZD/8200/01 z dnia 3.07.2001 roku”. W
dalszej części uzasadnienia wniosku Wójt Gminy przytacza analogiczne argumenty co we
wcześniejszych wnioskach dotyczące posiadania wyłącznie przez Zakład Komunalny
„Kleszczów” urządzeń i sprzętu umoŜliwiającego realizację usług na rzecz gminy na
odpowiednio wysokim poziomie. Wnioskodawca podkreśla równieŜ znaczne oddalenie Gminy
Kleszczów od miast w których funkcjonują podmioty prowadzące działalność zbliŜoną do
Zakładu co uzasadnia udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie
przesłanki z art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Na mocy decyzji nr
ZT/8111/03 z dnia 27 czerwca 2003 roku Prezes UZP odmówił zatwierdzenia wyboru trybu
zamówienia z wolnej ręki w postępowaniu o udzielenie zamówienia na eksploatację gminnych
sieci wodno-kanalizacyjnych, ciepłowniczych i gazowych oraz administrowania gminnym
zasobem mieszkaniowym. Z uzasadnienia wniosku wynika, Ŝe zdaniem Prezesa w omawianej
sprawie nie zachodzi Ŝadna z przesłanek wymienionych w art.71 ust.1-6 znowelizowanej
ustawy o zamówieniach publicznych. Tak więc zastosowanie w opisywanej sytuacji trybu
zamówienia z wolnej ręki stanowiłoby naruszenie jednej z podstawowych zasad wyraŜonych w
ww. ustawie, a mianowicie zasady uczciwej konkurencji i pełnego dostępu do zamówienia
przez wszystkie podmioty o nie się ubiegające (art.16) z wyłączeniem podmiotów, które
zostaną wykluczone z ubiegania się o udzielenie zamówienia w oparciu o art.19.
W dniu 14 lipca Wójt Gminy Kleszczów wystąpił z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy
dotyczącej zatwierdzenia przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych na podstawie art.71
ust.1 trybu zamówienia z wolnej ręki na eksploatację gminnych sieci wodno-kanalizacyjnych,
ciepłowniczych i gazowych oraz administrowanie gminnym zasobem mieszkaniowym. Decyzją
nr ZD 9885/03 z dnia 24 lipca 2003 roku Prezes UZP postanowił utrzymać w mocy decyzję nr
ZT/8111/03 z dnia 27 czerwca 2003 roku w sprawie odmowy zatwierdzenia trybu zamówienia
publicznego z wolnej ręki. Z treści uzasadnienia niniejszej decyzji wynika, Ŝe tryb zamówienia z
wolnej ręki moŜna stosować gdy udzielenie zamówienia publicznego w drodze prowadzenia
przetargu nieograniczonego lub innego konkurencyjnego trybu nie jest moŜliwe, co wynika
bezpośrednio z treści art.70 ustawy o zamówieniach publicznych. Z uzasadnienia wniosku o
ponowne rozpatrzenie sprawy orzeczonej decyzją nr ZT/8111/03, według Prezesa UZP,
wynieść naleŜy, Ŝe zamawiający powołuje się na przesłankę zawartą w art.71 ust.1 pkt 1.
Zgodnie z tym przepisem tryb zamówienia z wolnej ręki stosuje się, gdy z przyczyn
_____________________________________________________
76
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
technicznych lub w przypadku udzielenia zamówienia publicznego na prace z zakresu
działalności twórczej i artystycznej w dziedzinie kultury i sztuki, a takŜe z przyczyn związanych z
ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, dostawy, usługi lub roboty
budowlane mogą być wykonane tylko przez jednego dostawcę lub wykonawcę. Zamawiający
uzasadniając konieczność ponownego rozpatrzenia sprawy i wydania w sprawie decyzji
zatwierdzającej tryb zamówienia publicznego z wolnej ręki podnosi, iŜ podziela w pełni
argumentację zawartą w decyzji nr ZT/8111/03 w zakresie tego, Ŝe przetarg nieograniczony
jest procedurą najlepiej gwarantującą osiągnięcie zasadniczego celu ustawy, jakim jest
przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z zachowaniem zasady
konkurencyjności, dostępnego dla wszystkich i prowadzącego do wyboru najlepszej w danej
sytuacjo oferty. Stąd teŜ odstąpienie od przetargu nieograniczonego i wybór innego trybu
moŜliwe jest tylko w sytuacji ściśle określonej w ustawie. Zdaniem wnioskodawcy taka sytuacja
ma miejsce w przedmiotowej sprawie. Gmina Kleszczów przez wiele lat dokonywała zakupu
sprzętu specjalistycznego do istniejącego zakładu budŜetowego – Gminnego Zakładu
Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej w celu zapewnienia właściwej konserwacji
sieci i dbałości o mienie gminy. Zakład budŜetowy świadczący przedmiotowe usługi – uchwałą
Rady Gminy Kleszczów z dnia 29 września 2000 roku został postawiony w stan likwidacji.
Powołano jednoosobową spółkę Zakład Komunalny Sp. z o.o. do której wniesiono aportem i
przekazano na podstawie umowy dzierŜawy zakupione wcześniej specjalistyczne urządzenia i
sprzęt. Powołana przez gminę spółka jest jedyną firmą, która spełnia warunki techniczne
umoŜliwiające świadczenie przedmiotowych usług w tak szerokim zakresie i na odpowiednio
wysokim poziomie. W Zakładzie Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. w dalszym ciągu 100%
udziałów posiada Gmina Kleszczów. Zdaniem Prezesa, zgodnie z decyzją, w przedmiotowej
sprawie nie ma podstaw do zatwierdzenia wnioskowanego trybu. Zgodnie z powołanym przez
wnioskodawcę przepisem tryb zamówienia z wolnej ręki w oparciu o art.71 ust.1 pkt 1 stosuje
się, gdy ze względu na wystąpienia przyczyn technicznych moŜna skorzystać tylko z jednego
dostawcy lub wykonawcy. Spełnienie tej przesłanki następuje, gdy w danej dziedzinie na rynku
panuje faktyczny monopol lub specyficzne cechy zamówienia powodują, Ŝe z góry znany jest
jego jedyny dostawca. Sytuacja taka musi mieć charakter trwały i obiektywny. Okoliczności na
które powołuje się wnioskodawca, nie pozwalają jednak uznać, Ŝe w sprawie zaistniała
omawiana przesłanka. NaleŜy bowiem zwrócić uwagę na fakt, iŜ nie moŜna uznać w sprawie
zaistnienia obiektywnych przyczyn technicznych, które powodowałyby, Ŝe realizacją
zamówienia moŜe zająć się wyłącznie jeden wskazany przez zamawiającego podmiot, tym
bardziej, Ŝe taka sytuacja nie wynika wprost z przeprowadzonego postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie o zamówieniach
publicznych. W uzasadnieniu decyzji Prezes UZP powołuje ponadto obowiązujący od dnia 22
czerwca 2003 roku art.27d ust.2 zgodnie z którym kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć
właściwości dostawy lub wykonawcy, a szczególności jego wiarygodności ekonomicznej,
technicznej i finansowej. Oznacza to, Ŝe w obecnym stanie prawnym ocena ofert odbywa się
wyłącznie w oparciu o kryteria przedmiotowe. W oparciu o takie kryteria zamawiający winien
przeprowadzić postępowanie konkurencyjne, które pozwoli zweryfikować rynek podmiotów
świadczących przedmiotowe usługi i doprowadzi do zawarcia waŜnej umowy o zamówienia
publiczne. Jednocześnie Prezes wskazuje, Ŝe zamawiający zgodnie z art.17 ust.1 ustawy ma
obowiązek określenia przedmiotu zamówienia za pomocą obiektywnych cech technicznych i
jakościowych przy przestrzeganiu Polskich Norm lub klasyfikacji wydanych na podstawie
ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej. Przedmiotu i warunków
zamówienia nie wolno określać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję (art.17
ust.2). Ustawa o zamówieniach publicznych umoŜliwia takŜe, zgodnie z treścią art.17 ust.1
dopuszczenie przez zamawiającego oferty przewidującej odmienny niŜ określony przez niego
sposób wykonania zamówienia (ofert wariantowa), jeŜeli cena nie jest jedynym kryterium
wyboru najkorzystniejszej oferty. Wskazane uregulowanie ustawowe, jak podkreśla Prezes
UZP, mają słuŜyć realizacji podstawowej zasady wyraŜonej w treści art.16 ustawy o
zamówieniach publicznych – zasadzie równego traktowania oferentów ubiegających się lub
mogących ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego. Biorąc powyŜsze pod uwagę
zdaniem Prezesa brak było podstaw do uchylenia decyzji nr ZT/8111/03 z dnia 27 czerwca
2003 roku i wydania w sprawie decyzji zatwierdzającej tryb zamówienia z wolnej ręki.
Kserokopia wniosku z dnia 12 maja 2003 roku, decyzji nr ZT 8111/03 z dnia 27 czerwca 2003
_____________________________________________________
77
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
roku, wniosku z dnia 14 lipca 2003 roku oraz decyzji nr ZD/9885/03 z dnia 24 lipca 2003 roku
Kolejnym aneksem z dnia 27 sierpnia 2003 roku w związku z decyzją Prezesa Urzędu
Zamówień Publicznych z dnia 24 lipca 2003 roku znak ZD/9885/03 po raz kolejny przedłuŜono
okres obowiązywania umowy do dnia 31 listopada 2003 roku.
Aneksem z dnia 3 grudnia 2003 roku przedłuŜono okres obowiązywania umowy do dnia 31
marca 2004 roku. Z treści §1 niniejszego aneksu wynika, Ŝe sporządzony on został w związku
z decyzją prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 24 lipca 2003 roku oraz w związku z
oddaniem do uŜytku nowego budynku komunalnego przy ulicy Sportowej w Kleszczowie.
Zmiana umowy nr OŚG/33/03 wprowadzona niniejszym aneksem dotyczyła ponadto
zwiększenia wynagrodzenia dla Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o. za
administrowanie. Według §2 pkt c) aneksu za wykonywanie czynności zarządzania gminnymi
zasobami mieszkaniowymi i lokalami uŜytkowymi określonymi umową Zleceniobiorca
otrzymywać będzie miesięczne wynagrodzenie netto w wysokości 13.700 zł z tytułu
administrowania lokalami mieszkalnymi oraz 2.416,66 zł + VAT miesięcznie z tytułu
administrowania lokalami uŜytkowymi i garaŜami. Za administrowanie i dozór nowego budynku
komunalnego przy ul.Sportowej w okresie od 1 listopada 2003 roku do 31 listopada 2003 roku
włącznie Zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie netto w wysokości 1.200 zl + naleŜny podatek
VAT.
Ustalono, Ŝe pozytywna decyzja Prezesa UZP nr ZD/8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku
dotycząca zatwierdzenia wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki m.in. na administrowanie
gminnym zasobem mieszkaniowym miała zastosowanie do umowy zawartej z Zakładem
Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. w dniu 3 kwietnia 2002 roku (§ 25 niniejszej umowy) na
prowadzenie kompleksowego administrowania zasobami mieszkaniowymi oraz lokalami
uŜytkowymi będącymi własnością Gminy Kleszczów o której mowa w dalszej części niniejszego
protokołu. Z wyjaśnień Wojciecha Okonia Kierownika Referatu Ochrony Środowiska i
Gospodarki Gruntami wynika, Ŝe w okresie wcześniejszym administrowanie nieruchomościami
zlecone zostało Gminnemu Zakładowi Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej na
podstawie umowy z dnia 28 marca 2000 roku zawartej na czas nieokreślony. Umowa zawarta
w dniu 3 kwietnia 2002 roku obowiązywała do dnia 31 marca 2003 roku a po jej zakończeniu
Wójt Gminy zawarł w dniu 9 maja 2003 roku z Zakładem umowę nr OŚG/33/03 z mocą
obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2003 roku. Biorąc powyŜsze pod uwagę brak było podstaw do
udzielenia Zakładowi Komunalnemu zamówienia z wolnej ręki w trybie w trybie art.71 ust.1 pkt
1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych w związku z decyzją
Prezesa UZP nr ZD 8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku na podstawie umowy nr OŚG/33/03 z
dniu 9 maja 2003 roku. Z uwagi na specyfikę usługi administrowania lokalami polegającej na
ciągłości i systematyczności jej świadczenia naleŜało przed zakończeniem obowiązywania
umowy zawartej w dniu 3 kwietnia 2002 roku dokonać wyboru wykonawcy tej usługi zgodnie z
przepisami ustawy o zamówieniach publicznych i udzielić wybranemu wykonawcy zamówienia.
W tym celu naleŜało zorganizować przetarg nieograniczony bądź przewidując moŜliwość
udzielenia zamówienia z wolnej ręki otrzymać pozytywną w tej kwestii decyzję Prezesa Urzędu
Zamówień Publicznych. Wskazać naleŜy ponadto, Ŝe pomimo uzyskania odmownej decyzji
Prezesa UZP nr ZD/9885/03 z dnia 24 lipca 2003 roku, która wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu
28 lipca 2003 roku, Wójt Gminy dwukrotne przedłuŜył okres obowiązywania umowy nr
OŚG/33/03 odpowiednio na podstawie aneksu z dnia 27 sierpnia 2003 roku oraz 3 grudnia
2003 roku co w tej sytuacji nie znajduje Ŝadnego uzasadnienia. Zamawiający zawierając
aneksy przedłuŜające okres obowiązywania umowy jako podstawę ich spisania powołuje się na
odmowną decyzję Prezesa UZP z dnia 24 lipca 2003 roku, która zabraniała przedłuŜenia
umowy.
Kserokopia umowy nr OŚG/33/03 z dnia 9 maja 2003 roku oraz aneksów z dnia 17 lipca, 27
sierpnia oraz 3 grudnia 2003 roku stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli.
Ustalono, Ŝe w dniu 16 marca 2001 roku Pan Marek Grzegorz (pracownik Zakładu
Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o.) otrzymał licencję zarządcy nieruchomości (nr 5804)
_____________________________________________________
78
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
uprawniającą do wykonywania działalności zawodowej w zakresie zarządzania
nieruchomościami nadaną przez Prezesa Urzędu Mieszkalnictwa i Rozwoju Miast.
Kontrola wykazała, Ŝe w dniu 31 marca 2004 roku Wójt Gminy Kleszczów zawarł z Zakładem
Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. umowę na prowadzenie kompleksowego administrowania
zasobami mieszkaniowymi oraz lokalami uŜytkowymi w okresie od 1 kwietnia do 30 kwietnia
2004 roku. Postanowienia niniejszej umowy w zakresie obowiązków stron są analogiczne jak
umowy nr OŚG/33/03. Za wykonanie czynności zarządzania lokalami mieszkaniowymi ustalono
wynagrodzenie w wysokości 14.350 zł a za administrowanie lokalami uŜytkowymi
wynagrodzenie w wysokości 2.416,66 zł plus naleŜny podatek VAT. Umowa zawarta została
zgodnie z art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kserokopia umowy z dnia 31 marca
2004 roku stanowi załącznik nr 39 do protokołu kontroli.
W dniu 14 maja 2004 roku zawarta została kolejna umowa (nr IZP-3421/27/04) z Zakładem
Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. na kompleksowe administrowanie gminnymi zasobami
mieszkaniowymi i lokalami uŜytkowymi. Niniejsza umowa zawarta została w wyniku
przeprowadzonego przetargu nieograniczonego (art.39) z zachowaniem zasad określonych
ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (§24 umowy). Analiza
protokołu postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej poniŜej 60.000 euro
wykazała, Ŝe wartość zamówienia ustalona została na kwotę 240.000 zł, co w oparciu o średni
kurs złotego w stosunku do euro (1 euro=4,0468 zł) stanowiący podstawę przeliczania wartości
zamówień publicznych na rok 2004, daje równowartość 59.306 euro. Z treści protokołu wynika,
Ŝe wartość zamówienia ustalono w dniu 24 marca 2004 roku. Wartość szacunkowa
zamówienia ustalona została przez pracowników Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku tj.
Kierownika Agnieszkę Włodarczyk oraz Podinspektora Monikę Tatarę. Kontrola wykazała, Ŝe
przed ogłoszeniem w dniu 19 kwietnia 2004 roku przetargu nieograniczonego zamawiający nie
prowadził Ŝadnych działań mających na celu wyłonienie administratora lokali mieszkalnych oraz
uŜytkowych i zapewnienia ciągłości tej usługi tj. w kwietniu 2004 roku oraz do dnia 14 maja
2004 roku. Kserokopia protokołu postępowania, ogłoszenia o przetargu nieograniczonym z
dnia 19 kwietnia 2004 roku oraz dokumentu z dnia 24 marca 2004 roku dotyczącego ustalenia
wartości szacunkowej zamówienia stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli.
Wskazać naleŜy, Ŝe administrowanie lokalami to czynność mająca charakter ciągły w związku z
czym istniała konieczność zapewnienia systematyczności wykonywania tej usługi. Biorąc
powyŜsze pod uwagę naleŜało dołoŜyć wszelkich starań aby przed końcem obowiązywania
umowy nr OŚG/33/03 tj. dniem 31 marca 2004 roku dokonać oszacowania zakresu,
przedmiotu i wartości zamówienia oraz dokonać wyboru wykonawcy usługi zgodnie z
przepisami Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Analiza
postanowień umowy z dnia 31 marca 2004 roku oraz umowy nr IZP-3421/27/04 z dnia 14 maja
2004 roku wskazuje na udzielenie przez Wójta Gminy Kleszczów Zakładowi Komunalnemu
„Kleszczów” Sp. z o.o. zamówień częściowych na świadczenie usługi polegającej na
administrowaniu lokalami mieszkalnymi i uŜytkowymi. W tej sytuacji szacunkową wartość
zamówienia naleŜało ustalić stosownie do przepisu art.32 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004
roku Prawo zamówień publicznych a więc uwzględniając równieŜ wartość zamówienia
udzielonego na podstawie umowy z dnia 31 marca 2004 roku w wysokości 4.143,19 euro
albowiem wartością szacunkową zamówienia udzielanego w częściach jest łączna wartość
poszczególnych części zamówienia. Prawidłowo oszacowana wartość zamówienia w
omawianym przypadku przekroczyłaby kwotę 60.000 euro i obligowałaby zamawiającego do
przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w rozszerzonej procedurze.
Analiza postanowień umowy nr IZP-3421/27/04 z dnia 14 maja 2004 roku wykazała, Ŝe poza
dwoma uregulowaniami zawartymi w §14 i §18 oraz wysokością wynagrodzenia Zleceniobiorcy
obejmuje ona analogiczne postanowienia, co umowa nr OŚG/33/03 z dnia 9 maja 2003 roku.
Według §14 Zleceniobiorca do wykonywania czynności objętych umową zobowiązuje się
zatrudnić na podstawie umowy o pracę zawartej na czas obowiązywania niniejszej umowy 3
osoby o statusie bezrobotnego z terenu Gminy Kleszczów. Zleceniobiorca łącznie z fakturą za
wykonaną zgodnie z umową usługę jest obowiązany przedstawić oświadczenie, Ŝe zatrudnia
pracowników. Zgodnie z §18 umowy w przypadku niewykonania lub nienaleŜytego wykonania
_____________________________________________________
79
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przez Zleceniobiorcę nałoŜonych na niego niniejszą umową obowiązków Zleceniodawca ma
prawo rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym. W przypadku naruszenia przez
Zleceniobiorcę postanowień §3 umowy dotyczących obowiązków Zleceniodawca moŜe nałoŜyć
na Zleceniobiorcę karę w wysokości 10% miesięcznej raty wynagrodzenia.
Za wykonywanie obowiązków określonych umową Zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie
łączne w kwocie 239.900 zł brutto. Wynagrodzenie płatne będzie w 12 miesięcznych ratach po
19.991,66 zł brutto kaŜda według niŜej określonych zasad:
- wynagrodzenie miesięczne za czynności administratora lokalami mieszkaniowymi w
wysokości 17.043,34 zł.,
- wynagrodzenie miesięczne za czynności administrowania lokalami uŜytkowymi i garaŜami w
wysokości 2.416,66 zł + naleŜny podatek VAT.
Umowa zawarta została na czas określony od dnia jej podpisania do dnia 14 maja 2005 roku.
Kserokopia umowy nr IZP-3421/27/04 z dnia 14 maja 2004 roku stanowi załącznik nr 41 do
Kontrola wykazała, Ŝe w dniu 14 maja 2005 roku Wójt Gminy Kleszczów zawarł z Zakładem
Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. umowę na prowadzenie kompleksowego administrowania
zasobami mieszkaniowymi oraz lokalami uŜytkowymi w okresie od 15 maja do 15 czerwca
2005 roku. Za wykonanie czynności zarządzania lokalami ustalono wynagrodzenie miesięczne
w wysokości 12.000 zł brutto, w tym: za administrowanie lokalami mieszkaniowymi 10.230 zł a
za administrowanie lokalami uŜytkowymi wynagrodzenie w wysokości 1.770 zł. Umowa zawarta
została zgodnie z art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. W dniu 16 czerwca 2005
roku zawarto kolejną umowę z Zakładem Komunalnym na administrowanie lokalami w okresie
od 16 czerwca do 16 lipca 2005 roku za wynagrodzenie 12.000 zł brutto w trybie art.4 ust.8
Prawo zamówień publicznych. Kserokopia umowy z dnia 14 maja 2005 roku oraz z dnia 16
czerwca 2005 roku z Zakładem Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. stanowi załącznik nr 42 do
W dniu 21 lipca 2005 roku Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska zawarła z Zakładem
Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. umowę nr IZP-3421/41/05 której przedmiotem było
prowadzenie kompleksowego administrowania zasobami mieszkaniowymi i lokalami
uŜytkowymi będącymi własnością Gminy Kleszczów. Przedmiotowa umowa zawarta została w
wyniku przeprowadzonego przetargu nieograniczonego z zachowaniem zasad określonych
ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (§25 umowy). Przetarg
nieograniczony ogłoszony został w dniu 20 czerwca 2005 roku, w tym dniu ustalona została
równieŜ wartość szacunkowa zamówienia. Z treści protokołu postępowania o udzielenie
zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 60.000 euro wynika, Ŝe wartość
szacunkowa zamówienia ustalona została w dniu 20 czerwca 2005 roku na kwotę 238.907 zł,
co stanowi równowartość 59.036 euro. Ustalenia wartości szacunkowej dokonał Kierownik
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku Agnieszka Włodarczyk. Z dokumentu sporządzonego
przez Kierownika Referatu BFM wynika, Ŝe przewidywana umowa zawarta w wyniku
rozstrzygnięcia przetargu nieograniczonego realizowana będzie przez 1 rok w związku z czym
wydatkowanie środków dokonywane będzie ze środków zaplanowanych budŜecie gminy na
2005 i 2006 rok. Kserokopia protokołu postępowania, ogłoszenia o przetargu nieograniczonym
z dnia 20 czerwca 2005 roku oraz dokumentu z dnia 20 czerwca 2005 roku dotyczącego
ustalenia wartości szacunkowej zamówienia stanowi załącznik nr 43 do protokołu kontroli.
Biorąc pod uwagę postanowienia umów zawartych z Zakładem Komunalnym „Kleszczów” Sp. z
o.o. na administrowanie gminnymi zasobami mieszkaniowymi i lokalami uŜytkowymi w dniu 14
maja, 16 czerwca oraz 21 lipca 2005 roku stwierdzić naleŜy, Ŝe Wójt Gminy udzielił Zakładowi,
podobnie jak w 2004 roku, zamówień częściowych. Wskazać naleŜy, Ŝe w przypadku
udzielania zamówień częściowych wartość szacunkową zamówienia stanowi łączną wartość
poszczególnych części zamówienia. Termin ustalenia wartości szacunkowej zamówienia oraz
sposób jego ustalenia wskazuje, Ŝe nie dołoŜono staranności, aby wartość szacunkową ustalić
w sposób prawidłowy. Wobec powyŜszego ustalenie wartości szacunkowej zamówienia
udzielanego w częściach biorąc pod uwagę jedynie wartość zamówienia udzielonego
_____________________________________________________
80
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wykonawcy wyłonionemu w drodze przetargu nieograniczonego stanowi naruszenie art.32 ust.4
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Wskazać naleŜy ponadto,
Ŝe powołanie się na art. 4 pkt 8 ww. ustawy przy zawieraniu dwóch kolejnych umów (tj. z dnia
14 maja i 16 czerwca 2005 roku) było nieuprawnione.
Z treści §3 umowy nr IZP-3421/41/05 z dnia 21 lipca 2005 roku wynika, Ŝe administrowanie
polegać ma na:
- utrzymaniu czystości w pomieszczeniach wspólnych administrowanych budynków,
- utrzymaniu czystości w granicach całej działki, na której usytuowany jest administrowany
budynek,
- oświetleniu pomieszczeń wspólnych, klatek schodowych oraz oświetlenie terenu na zewnątrz
budynku w granicy całej działki, na której zlokalizowany jest administrowany budynek,
- konserwacji i drobnych napraw,
- utrzymaniu czystości pomieszczeń udostępnionych lekarzom WAM,
- dokonywaniu obowiązkowych przeglądów.
Za wykonywanie czynności administrowania lokalami ustalono wynagrodzenie łączne w
wysokości 144.000 zł płatne w 12 miesięcznych ratach po 12.000 zł brutto kaŜda według
poniŜszych zasad:
- wynagrodzenie miesięczne w wysokości za czynności administrowania lokalami mieszkalnymi
w wysokości 10.230 zł,
- wynagrodzenie miesięczne w wysokości za czynności administrowania lokalami uŜytkowymi i
garaŜami w wysokości 1.450,82 zł + naleŜny podatek VAT.
Zleceniobiorca jako podmiot zawodowo trudniący się wykonywaniem zleconych mu czynności
ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy przy wykonywaniu niniejszej umowy.
Zleceniobiorca zobowiązany jest do zatrudnienia osoby posiadającej uprawnienia do
występowania przed sądami, która z upowaŜnienia Zleceniodawcy prowadzić będzie czynności
zmierzające do wyegzekwowania naleŜności czynszowych. Umowa zawarta została na 1 rok
od dnia podpisania umowy do dnia 21 lipca 2006 roku. Kserokopia umowy nr IZP-3421/41/05 z
dnia 21 lipca 2005 roku stanowi załącznik nr 44 do protokołu kontroli.
Analiza postanowień umowy wykazała, Ŝe z zakresu administrowania wyłączono
systematyczne pobieranie przez Zleceniobiorcę czynszów od najemców oraz obowiązek
Zleceniobiorcy dotyczący zawierania, zmiany oraz wypowiadania i rozwiązywania umów najmu
lokali mieszkalnych, socjalnych, uŜytkowych, garaŜy oraz pomieszczeń gospodarczych (zakres
obowiązków zlecony Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z o.o. umowami nr OŚG/33/03
oraz IZP-3421/27/04).
Kontrola wykazała, Ŝe w 2004 roku oraz I połowie 2005 roku Gmina Kleszczów nie uzyskiwała
Ŝadnych dochodów z tytułu najmu lokali oddanych w administrowanie Zakładowi Komunalnemu
„Kleszczów” sp. z o.o. Ustalono, Ŝe najemcy dokonywali wpłat czynszu z tytułu najmu w kasie
Zakładu lub na rachunek bankowy Zakładu. Niniejsze potwierdziła w oświadczeniu z dnia 15
listopada 2005 roku Kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku Agnieszka Włodarczyk. Z
oświadczenia wynika, Ŝe cyt. „Dochody z najmu za lokale mieszkalne i lokale uŜytkowe w 2004
roku i do dnia 31 lipca 2005 roku wpływały na rachunek Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp.
z o.o. Wpływy z tytułu czynszów nie były przekazywane na rachunek Urzędu Gminy w
Kleszczowie”. Oświadczenie Kierownika Referatu BFM Agnieszki Włodarczyk z dnia 15
listopada 2005 roku załącznik nr 45 do protokołu kontroli.
Na prośbę kontrolujących Wójt Gminy wystąpił z pismem do Zakładu Komunalnego o
wskazanie kwoty jaka wpłynęła w okresie objętym kontrolą do Zakładu z tytułu najmu lokali
oddanych w administrowanie. W dniu 24 listopada 2005 roku Zakład Komunalny „Kleszczów”
Sp. z o.o. przedłoŜył wykazy pobranego czynszu od osób wynajmujących lokale mieszkalne i
_____________________________________________________
81
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
uŜytkowe w 2004 i 2005 roku. Z zestawień sporządzonych przez Teresę Baksalerską p.o.
Głównej księgowej Zakładu wynika, naleŜne i uzyskane dochody z tytułu najmu w 2004 i 2005
roku były następujące:
ROK 2004
Wyszczególnienie
Lokale mieszkalne
Wpłaty naleŜne
ROK 2005
Wpłaty
faktyczne
Wpłaty naleŜne
Wpłaty faktyczne
64.195,30
63.822,18
52.646,73
50.848,72
Lokale uŜytkowe
101.475,50
98.529,50
54.767,24
52.971,70
Suma
165.670,80
162.351,68
107.413,97
103.820,42
Prezes Zarządu Spółki Zakład Komunalny „Kleszczów” poinformował równieŜ, Ŝe opłaty
czynszowe za lokale mieszkalne i uŜytkowe w 2004 roku i I połowie 2005 roku przeznaczone
zostały na:
- utrzymanie czystości w pomieszczeniach wspólnych administrowanych budynków,
- utrzymanie czystości z granicach całej działki, na której usytuowany jest administrowany
obiekt,
- koszty oświetlenia pomieszczeń wspólnych, klatek schodowych oraz oświetlenie na zewnątrz,
- konserwację m.in. dachów, rynien, domofonów, usuwanie zgłaszanych awarii,
- koszty związane z przeprowadzanymi przeglądami instalacji występujących w budynkach,
zgodnie z wymogami ustawy „Prawo budowlane”,
- wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych dla obsługi administrowanych obiektów.
Informacja Prezesa Zarządu Spółki Zakład Komunalny „Kleszczów” z dnia 2 grudnia 2005 roku
wraz z zestawieniami obrazującymi uzyskane dochody z tytułu najmu stanowi załącznik nr 46
do protokołu kontroli.
Ustalono, Ŝe z tytułu administrowania lokalami mieszkalnymi i uŜytkowymi kontrolowana
jednostka wydatkowała na rzecz Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o. w okresie
objętym kontrolą łączną kwotę w wysokości 307.954,17 zł, w tym w 2004 roku 207.995,82 zł a
w 2005 roku 99.958,35 zł. Analiza faktur wystawionych przez Zakład Komunalny „Kleszczów”
Sp. z o.o. wykazała, Ŝe faktura nr 0111/01/m/04 z dnia 28 stycznia 2004 roku na kwotę
19.196,66 zł dotycząca administrowania lokalami uŜytkowymi i garaŜami (kwota 2.416,66 zł
netto, 2.948,33 brutto) oraz lokalami mieszkalnymi (16.248,33 zł netto i brutto) za styczeń
wystawiona została niezgodnie z aneksem z dnia 3 grudnia 2003 roku do umowy nr OŚG/33/03
zgodnie z którym począwszy od dnia 3 grudnia 2003 roku wynagrodzenie za administrowanie
lokalami mieszkalnymi wynosić będzie 13.700 zł. Kontrola wykazała, Ŝe opisu merytorycznego
niniejszej faktury dokonał Kierownik Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami
Wojciech Okoń potwierdzając wystawienie faktury nr 0111/01/m/04 zgodnie z umową z dnia 8
maja 2003 roku oraz aneksem z dnia 3 grudnia 2003 roku. Ustalono, Ŝe zawyŜenie
wynagrodzenia za administrowanie lokalami mieszkalnymi w miesiącu styczniu 2004 roku
wynikało, z zaniŜenia przez Zakład Komunalny faktury nr 0001/12/m/03 z dnia 9 grudnia 2003
roku z tytułu administrowania lokalami w grudniu 2003 roku.
Analiza przykładowych umów zawartych pomiędzy Gminą Kleszczów a najemcami lokali
oddanych w administrowanie Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” wykazała, Ŝe z umów tych
wynikał obowiązek wpłaty czynszu w kasie Zakładu lub na jego rachunek bankowy. Na
podstawie umowy z dnia 20 marca 2001 roku Zarząd Gminy wynajął Gminnemu Ośrodkowi
Pomocy Społecznej lokal uŜytkowy o powierzchni 26,95 m² usytuowany w Gminnym Ośrodku
Zdrowia w Kleszczowie na czas nieokreślony z czynszem wynoszącym 50 zł miesięcznie +
VAT. Z treści §5 ust.3 niniejszej umowy wynika, Ŝe czynsz najmu wraz z podatkiem VAT
_____________________________________________________
82
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
najemca wpłacać będzie w kasie lub na rachunek Zakładu. Podobne postanowienia dotyczące
czynszu zawarte zostały równieŜ w umowie najmu lokalu uŜytkowego z dnia 18 maja 2004 roku
na podstawie której Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska wynajęła lokal uŜytkowy o powierzchni
27,33 m² na czas nieokreślony z czynszem w wysokości 82,17 zł + VAT z przeznaczeniem na
Poradnię śycia Rodzinnego. Kserokopia umowy z dnia 20 marca 2001 roku oraz umowy z dnia
18 maja 2004 roku stanowi załącznik nr 47 do protokołu kontroli. PowyŜsze ustalenia wskazują,
Ŝe poza rezygnacją z dochodów z tytułu najmu lokali mieszkalnych i uŜytkowych na rzecz
Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o. Gmina Kleszczów uiszczała na rzecz Zakładu
czynsz z tytułu najmu lokali będących własnością Gminy wynajmowanych na realizację zadań
własnych.
Pismem z dnia 30 czerwca 2005 roku Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska poinformowała
najemców o konieczności wpłaty czynszu najmu od dnia 1 sierpnia 2005 roku na rachunek
Urzędu Gminy w Kleszczowie. Z pisma wynika równieŜ, Ŝe zaległości wobec Zakładu
Komunalnego naleŜy regulować na rachunek Zakładu. Ustalono, Ŝe począwszy od dnia 1
września 2002 roku do dnia 31 lipca 2005 roku czynsz z tytułu najmu lokali oddanych w
administrowanie nie wpływał do Urzędu Gminy.
Kontrola wykazała, Ŝe na mocy umowy z dnia 3 kwietnia 2002 roku zawartej pomiędzy
Zarządem Gminy Kleszczów Spółką Zakład Komunalny „Kleszczów” powierzono Zakładowi
prowadzenie kompleksowego administrowania zasobami mieszkaniowymi oraz lokalami
uŜytkowymi będącymi własnością Gminy Kleszczów. Z treści §3 niniejszej umowy wynika, Ŝe
realizacja umowy polegać ma m.in. na systematycznym pobieraniu od najemców i dzierŜawców
naleŜnych opłat czynszowych oraz systematycznym odprowadzaniu wszystkich pobranych
opłat czynszowych do kasy Zleceniodawcy do 21 dnia danego miesiąca w odniesieniu do opłat
za miesiąc poprzedni. Umowa zawarta została na okres od 1 kwietnia 2002 roku do 31 marca
2003 roku. W dniu 22 sierpnia 2002 roku zawarto aneks do umowy na mocy którego skreślono
postanowienie umowy dotyczące systematycznego odprowadzania wszystkich pobranych opłat
czynszowych do kasy Zleceniodawcy oraz zmniejszono kwotę miesięcznego wynagrodzenia za
administrowanie lokalami mieszkalnymi i uŜytkowymi. Kserokopia umowy z dnia 3 kwietnia
2002 roku zawartej z Zakładem Komunalnym „Kleszczów” sp. o.o. oraz aneksu z dnia 22
sierpnia 2002 roku stanowi załącznik nr 48 do protokołu kontroli.
W dniu 30 listopada 2005 roku kontrolujący wystąpili z zapytaniem do Wójta Gminy Kleszczów
z prośbą o wyjaśnienie na czym miało polegać „systematyczne pobieranie od najemców i
dzierŜawców naleŜnych opłat czynszowych” zlecone Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów”
Sp.z o.o. na mocy umów o administrowanie zawartych w 2003 i 2004 roku. Poproszono
ponadto o wyjaśnienie przyczyn nie egzekwowania od Zakładu naleŜnych gminie dochodów z
tytułu najmu lokali mieszkalnych i uŜytkowych oddanych Zakładowi. Z wyjaśnienia Wójta Gminy
wynika, Ŝe cyt. „Gmina Kleszczów w 2000 roku powołała do Ŝycia Zakład Komunalny – Spółkę
ze 100-u procentowym udziałem Gminy. Celem utworzenia spółki było prowadzenie przez nią
działalności komunalnej, której nie mógł prowadzić bezpośrednio Urząd Gminy, a prowadzenie
której jest obowiązkowym zadaniem samorządu gminnego. Jednym z zadań które Zakład
Komunalny miał realizować było administrowanie gminnym zasobem mieszkaniowym i lokalami
uŜytkowymi. W tym celu zawarta została stosowna umowa pomiędzy Gminą a Zakładem. W
umowie tej ustalono, iŜ z jednej strony Zakład zobowiązany został do wykonywania szeregu
zadań, które moŜna by określić jako typowe administrowanie ale takŜe zadań daleko
wykraczających poza samo administrowanie tj. czynności, które naleŜą do właściciela
nieruchomości. Z tego tytułu umowa nałoŜyła na Zakład Komunalny uprawnienia i obowiązek
systematycznego pobierania od najemców i dzierŜawców naleŜnych opłat czynszowych, które
stanowiły przychody Zakładu. Umowa ponadto przyznawała uprawnienia do windykacji
naleŜności czynszowych oraz opłat za media. Z punktu widzenia interesów Gminy działanie
takie było w pełni racjonalne i uzasadnione ekonomicznie. Zakład Komunalny pokrywał bowiem
koszty utrzymania lokali nie wynajętych oraz rzeczywiste koszty utrzymania zasobów
mieszkaniowych, znacznie przekraczające wpływy z tytułu czynszów regulowanych
obowiązujących w Gminie. Polityka ta zapewnia ciągłość zaspakajania zbiorowych potrzeb
mieszkańców w tym zakresie i nie powoduje powstania irracjonalnej sytuacji w której powołany
przez Gminę Zakład Komunalny prowadzący z ramienia Gminy działalność komunalną nie
_____________________________________________________
83
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dysponowałby środkami na ten cel. Obecnie – z uwagi na zwiększenie środków na te cele
pochodzących z budŜetu gminnego wyŜej opisany sposób finansowania tej części działalności
komunalnej został zaniechany. MoŜna nawiasem podkreślić, iŜ obecny sposób finansowania
wydatków polegający na uzyskiwaniu dochodów z tytułu czynszów bezpośrednio przez Gminę
– jakkolwiek niewątpliwie bardziej zgodny z prawem – z punktu widzenia finansów gminnych
jest zdecydowanie mniej korzystny. Zwiększa bowiem obciąŜenia Urzędu związane z obsługą
finansową naleŜności, powoduje dodatkowe koszty administracyjne w Urzędzie gdy tymczasem
Zakład dysponuje moŜliwościami technicznymi i organizacyjnymi czynności tych nie wykonuje”.
Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 2005 roku stanowi załącznik nr 49 do protokołu
kontroli.
Analizując wyjaśnienie Wójta Gminy wskazać naleŜy, Ŝe za wykonywanie wszystkich czynności
zleconych na podstawie umów o administrowanie lokalami Zakładowi Komunalnemu
„Kleszczów” ustalone zostało wynagrodzenie. Obejmowało ono zarówno czynności, które
moŜna określić mianem „typowego administrowania” jak i inne czynności zlecone umowami.
Zaproponowane przez Wójta Gminy warunki finansowe za wykonywane usługi Zakład
Komunalny przyjął czego wyrazem są podpisane umowy. W związku z powyŜszym nie moŜna
mówić w tym przypadku o przyznawaniu na rzecz Zakładu dodatkowego wynagrodzenia w
postaci czynszów za lokale uŜytkowe i mieszkalne. Stosownie do przepisu art.54 ust.1 pkt.2
ustawy o samorządzie gminnym dochody z majątku gminy do których naleŜy zaliczyć dochody
z najmu lokali naleŜą do kategorii dochodów własnych gminy a pobieranie ich i gromadzenie
naleŜy zgodnie z przepisem art.6 ust.1 w związku art. 5 pkt 1 ustawy o finansach publicznych
do jednostek samorządu terytorialnego. Wskazać naleŜy równieŜ, Ŝe przy określaniu wartości
szacunkowej zamówienia na administrowanie lokalami stanowiącymi własność gminy nie brano
pod uwagę przychodów Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o. z tytułu czynszów, a tak
powinno być w sytuacji w której Gmina miała zamiar przekazać przychody z tego tytułu – jako
element wynagrodzenia – na rzecz Spółki. Ponadto w zawartych z Zakładem umowach brak
było postanowień świadczących o tym, Ŝe środki pochodzące z opłat czynszowych miały
stanowić przychód Zakładu. Zakład Komunalny „Kleszczów” zgodnie z treścią zawartych w
2003, 2004 oraz 2005 roku umów (poza umową z dnia 21 lipca 2005 roku) zobowiązany był do
wykonywania czynności związanych z poborem od najemców i dzierŜawców naleŜnych opłat
czynszowych co nie jest równoznaczne z zatrzymywaniem tych opłat przez Zakład. W związku
z powyŜszym nie odprowadzenie naleŜnych Gminie Kleszczów dochodów z tytułu najmu przez
Zakład Komunalny „Kleszczów” Sp. z o.o. świadczy o braku nadzoru ze strony Wójta Gminy.
Zagadnienia związane z oddaniem w dzierŜawę Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z
o.o. składników majątku Gminy o wartości 93.486.945,45 zł (na dzień 30 czerwca 2005 roku)
opisano w niniejszym protokole kontroli w części II Zagadnienia ogólne punkt 7 Kredyty,
poŜyczki, obligacje, poręczenia, akcje I udziały. W okresie objętym kontrolą z tytułu czynszu
dzierŜawnego uzyskano od Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o. kwotę w wysokości
23.914,76 zł.
Kontrola wykazała, Ŝe w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych
jednostki samorządu terytorialnego za na dzień 30 czerwca 2005 roku jako dochody z najmu i
dzierŜawy sklasyfikowane w dziale 700, rozdział 70005, §0750 wykazano kwotę 538.940 zł.
Ustalono, Ŝe kwota ta dotyczy dochodów z tytułu najmu i dzierŜawy za miesiąc styczeń, luty i
marzec 2005 roku wpłaconych na rachunek Urzędu Gminy Kleszczów. Dochody w wysokości
538.940 zł zostały zaewidencjonowane na rachunku budŜetu (konto 133) na podstawie
następujących dowodów:
- polecenie przelewu z dnia 24 czerwca 2005 roku w wysokości 286.339,20 zł (dowód nr
985/1),
- polecenie przelewu z dnia 24 czerwca 2005 roku w wysokości 83.439,52 zł (dowód nr 987/1)
- polecenie przelewu z dnia 27 czerwca 2005 roku w wysokości 168.888,13 zł (dowód nr
1009/1)
- polecenia księgowania z dnia 30 kwietnia 2005 roku na kwotę 273,44 zł (dowód nr 654/2).
_____________________________________________________
84
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kserokopia sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych na dzień 30
czerwca 2005 roku wraz z wydrukiem dochodów sklasyfikowanych w dziale 700, rozdział
70005, § 0750 przelanych na konto 901 – Dochody budŜetu na dzień 30 czerwca 2005 roku
Analiza zapisów księgowych dokonanych na koncie 221 – NaleŜności z tytułu dochodów
budŜetowych oraz 130 – Rachunek bieŜący jednostki budŜetowej w I półroczu 2005 roku
wykazała, Ŝe faktyczne dochody z tytułu najmu i dzierŜawy wyniosły 1.000.573,31 zł. Wydruk
konta 221 -1 z zakreślonymi dochodami z tytułu najmu i dzierŜawy składników majątkowych
stanowi załącznik nr 51 do protokołu kontroli. Brak było moŜliwości uzyskania wydruku
obrazującego wyłącznie kwotę dochodów z tytułu najmu i dzierŜawy zaksięgowaną na koncie
221 w I półroczu 2005 roku z powodu nieprawidłowo prowadzonej ewidencji na tym koncie.
Kontrola wykazała, Ŝe konto 221 „NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych” prowadzone jest
odrębnie dla dochodów podatkowych oraz innych dochodów budŜetowych bez wyodrębnienia
na poszczególne podziałki klasyfikacji budŜetowej oraz na poszczególnych kontrahentów, co
świadczy o nieprzestrzeganiu postanowień zakładowego planu kont oraz postanowień
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Wyjaśnienie w sprawie rozbieŜności pomiędzy wysokością dochodów z tytułu najmu i
dzierŜawy składników majątkowych wykazaną w sprawozdaniu Rb-27S a faktycznymi
dochodami z tego tytułu złoŜył w dniu 1 grudnia 2005 roku Kierownika Referatu BudŜetu,
Finansów i Majątku Agnieszki Włodarczyk. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe cyt. „Ewidencja dochodów
z tytułu najmu i dzierŜawy składników majątkowych dokonywana jest w jednostce budŜetowej.
NaleŜności netto w późniejszym terminie zostają przeksięgowane na rachunek bankowy
organu. Od dnia 1 stycznia do 30 czerwca 2005 roku na rachunek jednostki wpłynęły dochody
wysokości netto 1.000.573,31 zł – konto 221. W sprawozdaniu Rb-27S wykazano w dziele 700,
rozdział 70005, §0750 w kwocie 538.940. (…) Uzyskane dochody w I półroczu 2005 roku, a
wykazane w sprawozdaniu Rb-27S na dzień 30 czerwca 2005 roku róŜnią się z uwagi na to, iŜ
w sprawozdaniu zostały ujęte te dochody, które do dnia 30 czerwca 2005 roku przeksięgowano
z rachunku jednostki na rachunek organu”. Wyjaśnienia Kierownika Referatu BudŜetu,
Finansów i Majątku Agnieszki Włodarczyk z dnia 1 grudnia 2005 roku wraz z wyjaśnieniem
Kierownika, Ŝe sprawozdania Rb-27S sporządzane są na podstawie danych
zaewidencjonowanych na koncie 901 organu stanowi załącznik nr 52 do protokołu kontroli.
Z treści załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w
sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Instrukcja sporządzania sprawozdań budŜetowych w
zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego wynika, Ŝe sprawozdanie Rb-27S jest
miesięcznym i rocznym sprawozdaniem z wykonania planów dochodów budŜetowych jednostki
samorządu terytorialnego. Jak ustalono w części niniejszego protokołu poświęconej
sprawozdawczości w jednostka budŜetowa tj. Urząd Gminy w Kleszczowie nie sporządza
jednostkowych sprawozdań Rb-27S a sporządzone na dzień 30 czerwca 2005 roku
sprawozdanie z wykonania planu dochodów jest zbiorczym sprawozdaniem uwzględniającym
dane w zakresie dochodów wszystkich jednostek budŜetowych Gminy Kleszczów. Stosownie
do §3 ust.1 pkt 4 załącznika nr 2 do cytowanego wyŜej rozporządzenia w kolumnie „dochody
wykonane” wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku
bieŜącego - subkonto dochodów a zatem dochody wykazane w kolumnie 8 sprawozdania Rb27S dział 700, rozdział 70005, § 0750 powinny odzwierciedlać dochody uzyskane z tytułu
najmu i dzierŜawy składników majątkowych, które wpłynęły na rachunek bieŜący jednostki
budŜetowej Urzędu Gminy czyli na konto 130. W prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej
rozliczeń pomiędzy jednostkami budŜetowymi a budŜetem dane w zakresie uzyskanych przez
jednostki dochodów według konta 901 Dochody budŜetowe a danymi w zakresie dochodów z
tytułu najmu i dzierŜawy wynikającymi z rachunku bieŜącego jednostek budŜetowych powinny
wykazywać zgodność. Jak wykazano powyŜej zgodność taka nie została zachowana co
spowodowane jest brakiem sporządzania miesięcznych sprawozdań jednostkowych z
wykonania planu dochodów budŜetowych przez Urząd Gminy oraz niebieŜącym
przekazywaniem uzyskanych przez Urząd dochodów do budŜetu. W związku z powyŜszym
_____________________________________________________
85
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
ewidencja księgowa dochodów budŜetowych zaewidencjonowanych na koncie 901 – Dochody
budŜetu nie odzwierciedlała rzeczywistego stanu dochodów a zatem była prowadzona
nierzetelnie, co wskazuje na nieprzestrzegania art. 24 ust.2 ustawy o rachunkowości oraz na
wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S na dzień 30 czerwca 2005 roku danych niezgodnych z
ewidencją księgową (§10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku
w sprawie sprawozdawczości budŜetowej).
VIII.
WYKONYWANIE BUDśETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUDśETOWYCH
1. WYDATKI ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI
I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH
1.1. Informacje ogólne
Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2004 i 2005
przyjęty został na mocy uchwały nr XIX/155/04 z dnia 29 stycznia 2004 roku oraz uchwały nr
XXXV/355/05 z dnia 24 lutego 2005 roku. Niniejsze programy określają:
- działalność Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
- sposoby prowadzenie antyalkoholowej działalności Gminnej Komisji Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych,
- sposoby prowadzenia profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej,
- sposoby ograniczania dostępności do alkoholu,
- sposoby zwiększania dostępności pomocy terapeutycznej i rehabilitacyjnej dla osób
uzaleŜnionych.
W ww. uchwałach określono, Ŝe członkom GKRPA przysługuje miesięczne wynagrodzenie w
wysokości 30% najniŜszego wynagrodzenia ustalonego na podstawie przepisów z dnia 10
października 2002 roku o najniŜszym wynagrodzeniu. Ponadto zgodnie z uchwałami GKRPA
zobowiązana jest do składania ze swojej działalności za rok poprzedni w terminie do dnia 31
stycznia następnego roku.
W skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w okresie objętym kontrolą
wchodziły następujące osoby:
- Danuta Orłowska – Przewodnicząca
- Teresa Urbańska – Zastępca Przewodniczącego
- Edward Tarnowski
- Jacek Chrostowski
- Lesław Baryła
- Jarosław Popławski
- Maria Bujacz
1.2. Wydatki związane z realizacją gminnego programu profilaktyki
i rozwiązywania problemów alkoholowych.
Obsługę Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych powierzono Pani Krystynie
Norman Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego na podstawie zmiany do zakresu czynności z
_____________________________________________________
86
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dnia 1 lipca 2003 roku. Począwszy od dnia 1 czerwca 2005 roku obsługę GKRPA prowadzi
Pani Joanna Bęczkowska Kierownik Referatu Spraw Ogólnych i Gospodarczych (zakres
czynności z dnia 1 czerwca 2005 roku). Kserokopia zakresu czynności Kierownika USC
Krystyny Norman stanowi załącznik nr 53 do protokołu kontroli.
Kontrola wykazała, Ŝe w dniu 1 grudnia 2003 roku Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska zawarła
z Panią Krystyną Norman umowę zlecenie na wykonywanie czynności związanych ze
sporządzaniem protokołów z posiedzeń GKRPA, sporządzaniem wniosków, opinii, wystąpień
do innych organów oraz innych czynności administracyjnych związanych z pracą Gminnej
21
Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za II półrocze 2003 roku. (…) . W dniu 13
grudnia 2004 roku zawarta została kolejna umowa z Panią Norman w której zakres prac
zleconych do wykonania pokrywał się z zakresem określonym w umowie z dnia 1 grudnia 2003
roku. Z treści umowy zlecenia wynika, Ŝe okres objęty umową dotyczył czasu od dnia
22
podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2004 roku. (…) . Kserokopia umowy z dnia 1 grudnia
2003 roku oraz z dnia 13 grudnia 2004 roku zawartej z kierownikiem USC Krystyną Norman
W ocenie kontrolujących wykonywanie czynności związanych ze sporządzaniem protokołów z
posiedzeń GKRPA, sporządzaniem wniosków, opinii, wystąpień do innych organów oraz innych
czynności administracyjnych związanych z pracą Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów
Alkoholowych dotyczy obsługi pracy GKRPA w związku z czym brak było podstaw do zlecenia
Pani Krystynie Norman na mocy umów z dnia 1 grudnia 2003 oraz 13 grudnia 2004 roku
wykonywania czynności które naleŜały do zakresu jej obowiązków oraz wydatkowania na ten
cel środków finansowych. Z ustnego wyjaśnienia Pani Norman wynika, Ŝe środki uzyskane z
tytułu wykonania umów zleceń miały charakter nagrody za pracę na rzecz GKRPA, co
potwierdza zapis zawarty w protokole nr 11/04 z posiedzenie GKRPA z dnia 20 listopada 2004
roku w którym zapisano iŜ cyt. „Przewodnicząca komisji poinformowała zebranych, Ŝe zbliŜa się
23
koniec roku i zgodnie z procedurą przyznaję się osobie obsługującej komisji nagrodę. (…) .
Kserokopia protokołu nr 11/04 z dnia 20.11.2004 roku z posiedzenia GKRPA stanowi załącznik
nr 55 do protokołu kontroli. W świetle powyŜszych ustaleń stwierdzić naleŜy Ŝe zlecenie zadań
odbywało się faktycznie po ich wykonaniu. W dniu 1 grudnia 2005 doku wystąpiono z
zapytaniem do Wójta Gminy z prośbą o wyjaśnienie na czym polegała „obsługa GKRPA”
zlecona Kierownikowi USC na podstawie zmiany do zakresu czynności z dnia 1 lipca 2003 roku
(pismo znak ORG 0112/35/03). Z wyjaśnienia Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 2005 roku wynika,
Ŝe cyt. „Niniejszym wyjaśniam, iŜ obsługa Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów
Alkoholowych zlecona kierownikowi USC Krystynie Norman polegała na:
•
sporządzaniu wezwań na rozmowy kierowane do osób uzaleŜnionych,
•
sporządzaniu projektu planu finansowego Gminnej Komisji Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych
Ponadto na Pani Krystynie Norman ciąŜył obowiązek sporządzania projektów opinii
wydawanych przez Komisję w związku z udzielaniem zezwoleń na sprzedaŜ napojów
alkoholowych a takŜe sporządzanie projektów umów z osobami i instytucjami, które na zlecenie
21
22
23
_____________________________________________________
87
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gminy wykonywały czynności związane z realizacją Gminnego Programu Rozwiązywania
problemów Alkoholowych”. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 2005 roku stanowi
Na przeciwdziałanie alkoholizmowi w okresie objętym kontrolą wydatkowano wg sprawozdania
Rb-27S (rozdział 85154) następujące środki:
WYSZCZEGÓLNIENIE
ROK 2004
I PÓŁROCZE 2005 ROKU
§ 4170
-
11.113 zł
§ 4210
7.898 zł
-
§ 4260
495 zł
§ 4300
49.985 zł
4.993 zł
RAZEM
58.378 zł
16.508 zł
402 zł
Ustalono, Ŝe w dniu 20 listopada 2004 roku zorganizowane zostało szkolenie dla członków
Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na temat przeciwdziałania
przemocy w rodzinie, które poprowadził specjalista terapii uzaleŜnień.
Kontrola wykazała, Ŝe na terenie Gminy Kleszczów działa Poradnia śycia Rodzinnego, której
24
prowadzenie powierzono na podstawie umowy zlecenia z dnia 15 stycznia 2004 roku (…)
Analogicznej treści umowę na prowadzenie Poradni śycia Rodzinnego w 2005 roku zawarł
25
Wójt Gminy z (…) w dniu 31 stycznia 2005. Analiza postanowień niniejszych umów wykazała,
Ŝe w umowach nie wskazano na czym ma polegać prowadzenie Poradni śycia Rodzinnego tj.
26
jakie czynności w kaŜdy poniedziałek ma wykonywać (…) . Z wyjaśnienia Pani Normam
27
wynika, Ŝe dyŜury pełnione przez (…) przeznaczone były głównie dla osób z problemem
alkoholowym, dla członków rodzin z problemem alkoholowym, dla osób współuzaleŜnionych i
osób zgłaszających problemy przystosowania w róŜnych sytuacjach. Metody pracy polegały na
rozmowie, wywiadzie środowiskowym, realizacji indywidualnych zadań i na konfrontacji.
Wyjaśnienie Kierownika USC Krystyny Norman w sprawie działania Poradni śycia Rodzinnego
stanowi załącznik nr 57 do protokołu kontroli. Ze sprawozdania z działalności GKRPA za 2004
rok przyjętego na sesji Rady Gminy w dniu 24 lutego 2005 roku wynika, Ŝe z porad Poradni w
2004 roku skorzystało 16 osób, które odbyły od jednego do kilkunastu spotkań, wśród których
były zarówno osoby uzaleŜnione jak i współuzaleŜnione. PrzewaŜającą tematyką spotkań,
według sprawozdania, było motywowanie do zaprzestania picia, pomoc w zrozumieniu istoty
choroby alkoholowej oraz wyjaśnianie zagadnień z zakresu zastosowania przymusowego
24
25
26
27
_____________________________________________________
88
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
leczenia wobec osoby uzaleŜnionej. Realizowany w Poradni program obejmował równieŜ
spotkania terapeutyczne z uczniami Gimnazjum i rodzicami.
28
Poza umową na prowadzenie Poradni Wójt Gminy zawarł (…) w dniu 15 stycznia 2004 roku
umowę zlecenie na prowadzenie spotkań indywidualno-rozwojowo-terapeutycznych dla
uczniów Gimnazjum w Kleszczowie. Termin wykonania prac zleconych umową określono od
29
dnia 1 stycznia do 30 czerwca 2004 roku w wymiarze 72 godzin (…) . Prowadzenie spotkań
indywidualno-rozwojowo-terapeutycznych dla uczniów Gimnazjum w Kleszczowie zlecono
30
31
równieŜ (…) . Prowadzenie zajęć dla uczniów Gimnazjum w Kleszczowie zlecono (…) nie
określono jaki program czy teŜ jaka tematyka będzie realizowana na spotkaniach z uczniami
Gimnazjum w Kleszczowie. W okresie od 1 września do 31 grudnia 2004 roku prowadzenie
indywidualnych spotkań rozwojowo-terapeutycznych dla uczniów Gimnazjum w Kleszczowie w
32
wymiarze 27 godzin zlecono równieŜ (…) .
Ustalono, Ŝe w 2004 roku kontrolowana jednostka współpracowała z Ośrodkiem Profilaktyki i
Rozwoju Osobowości „OPIRO” z Bełchatowa w zakresie prowadzenia zajęć profilaktycznorozwojowych dla I trzech klas oraz trzech II klas Gimnazjum w Kleszczowie oraz dwóch klas VI
Szkoły Podstawowej w Kleszczowie oraz jednej klasy VI Szkoły Podstawowej w Łękińsku
(łącznie 9 klas). Z treści umowy zawartej z OPIRO w dniu 2 marca 2004 roku zajęcia w
Ośrodku miały się odbywać w piątek i sobotę i będą realizowane w okresie od 26 marca 2004
roku do 5 czerwca 2004 roku. Czas jednych zajęć profilaktyczno-rozwojowych wynosi 30
godzin tj. 9 spotkań po 30 godzin=270 godzin. Cena zajęć dla jednej klasy wynosi 1.534 zł i jest
to cena całkowita obejmująca przeprowadzenie zajęć (840 zł), obsługę administracyjnoorganizacyjną i korzystanie z ośrodka (250 zł), opłatę dla opiekuna klasy (150 zł) oraz
wyŜywienia uczestników (294 zł). Umowa zawarta w dniu 6 października 2004 roku z OPIRO
dotyczyła przeprowadzenia zajęć profilaktyczno-rozwojowych dla trzech klas I oraz klas II i
jednej klasy III Gimnazjum w Kleszczowie oraz dwóch klas VI Szkoły Podstawowej w
Kleszczowie i jednej klasy VI Szkoły Podstawowej w Łękińsku (łącznie 10 klas) w piątki i soboty
w okresie od 15 października do 31 grudnia 2004 roku. Czas jednych zajęć profilaktycznorozwojowych wynosi 30 godzin tj. 10 spotkań po 30 godzin=300 godzin. Wynagrodzenie za
zajęcia ustalone zostało w sposób analogiczny jak w umowie z dnia 2 marca 2004 roku. Z
treści obydwu umów wynika, Ŝe uczestnicy zajęć przyjeŜdŜają z jednym opiekunem –
wychowawcą klasy. Ośrodek zapewnia opiekę i przeprowadzenie zajęć dla uczestników.
28
29
30
31
32
_____________________________________________________
89
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ
2.1. Informacje ogólne
Osobą pełniącą obowiązki Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kleszczowie
33
jest począwszy od dnia 10 września 1990 roku Pani Maria Bujacz, (…) . Z dniem 5 maja 2004
roku Wójt Gminy upowaŜnił Kierownika GOPS-u do wydawania decyzji administracyjnych w
indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŜących do właściwości Gminy. Do
dnia 1 maja 2004 roku Kierownik Ośrodka działała w oparciu o uchwałę Rady Gminy nr
XVIII/130/92 z dnia 12 lutego 1992 roku w sprawie udzielenie upowaŜnienia do wydawania
decyzji w zakresie zadań zleconych gminie oraz w oparciu o uchwałę nr XXX/191/93 z dnia 16
kwietnia 1993 roku dotyczącą udzielenie upowaŜnienia do załatwiania spraw stanowiących
zadania własne.
2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Wykonanie zadań finansowych w 2004 roku oraz w I półroczu 2005 roku:
Wyszczególnienie
2004 rok
Dział 852 Rozdział 85203 (Ośrodki wsparcia)
Dział 852 Rozdział 85212 (świadczenia
rodzinne oraz składki na ubezpieczenia
emerytalne i rentowe z ubezpieczenia
społecznego)
Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na
ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby
pobierające świadczenia)
Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w
naturze)
Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki
mieszkaniowe)
Dział 852 Rozdział 85216 (zasiłki rodzinne i
pielęgnacyjne)
Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania
Ośrodków Pomocy Społecznej)
Dział 852 Rozdział 85228 (Usługi
opiekuńcze)
Dział 852 Rozdział 85278 Usuwanie skutków
klęsk Ŝywiołowych
Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała
działalność
Dział 853 Rozdział 85303 Ośrodki wsparcia
Dział 853 Rozdział 85304 Rodziny zastępcze
Dział 853 rozdział 85313 (Składki na
ubezpieczenia zdrowotne płacone za osoby
pobierające świadczenia)
Dział 853 Rozdział 85314 (Zasiłki i pomoc
w naturze)
Dział 853 Rozdział 85315 (Dodatki
mieszkaniowe)
Dział 853 Rozdział 85316 (Zasiłki rodzinne
pielęgnacyjne i wychowawcze)
Dział 853 Rozdział 85319 (Koszty utrzymania
0
229.606
4.402
0
206.102
1.969
768.842
265.514
0
X
1.857
X
122.658
87.549
0
9.181
0
X
0
X
X
X
X
X
X
X
X
33
_____________________________________________________
90
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ośrodka Pomocy Społecznej)
Dział 853 Rozdział 85378 Usuwanie klęsk
skutków powodzi
Dział 853 Rozdział 85395 (Pozostała
działalność)
X
X
Wykonanie zadań rzeczowych w 2004 roku oraz I półroczu 2005 roku:
Forma pomocy
Zadania zlecone
Zasiłki stałe ogółem
Zasiłki stałe
wyrównawcze
Dodatki do zasiłków
stałych wyrównawczych
Zasiłki okresowe
Specjalne zasiłki
okresowe
Gwarantowane zasiłki
okresowe
Renta socjalna
Zasiłki macierzyńskie
okresowe
Zasiłki macierzyńskie
jednorazowe
Zasiłki rodzinne
Zasiłki pielęgnacyjne
Pomoc dla
kombatantów
Zadania własne
Posiłki dla dzieci
i młodzieŜy
Usługi opiekuńcze
Zasiłki celowe
i w naturze
3.
rok 2004
Kwota
liczba
świadczeń świadczeń
Liczba
osób
Liczba
liczba
Kwota
osób
świadczeń świadczeń
11
68
37.518
11
66
22.436
10
33
11.906
0
0
0
0
0
0
0
0
0
38
103
29.419
35
96
28.127
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
x
x
X
X
X
X
5
20
3.906
X
X
X
5
5
1.005
X
X
X
0
4
0
13
0
1.857
X
X
X
X
X
X
0
0
0
0
0
0
50
5.481
14.274
11
521
3.302
9
7.409
19.194
7
1.222
1.181
959
1.989
673.447
310
543
208.648
WYDATKI (DOTACJE) NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY
JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH ORAZ NA DZIAŁALNOŚĆ
POśYTKU PUBLICZNEGO W OPARCIU O USTAWĘ O DZIAŁALNOŚCI POśYTKU
PUBLICZNEGO I WOLONTARIACIE
3.1. Dotacje udzielone dla Ludowego Klubu Sportowego „OMEGA”
Na podstawie umowy z dnia 10.03.2004 r. zawartej pomiędzy Gminą Kleszczów
reprezentowaną przez Kazimierę Tarkowską -Wójta Gminy, jako udzielającym dotacji, a
Ludowym Klubem Sportowym „Omega”, Gmina Kleszczów powierzyła LKS „Omega” realizację
zadań własnych w zakresie kultury fizycznej i sportu oraz utrzymanie urządzeń sportowych, do
których naleŜało:
−
prowadzenie systematycznych zajęć sportowo-rekreacyjnych z dziećmi i młodzieŜą w
wieku szkolnym,
−
organizowanie turniejów dla dzieci i młodzieŜy w poszczególnych dyscyplinach sportu,
−
stwarzanie warunków umoŜliwiających rozwój kultury fizycznej dla dorosłych mieszkańców
gminy,
_____________________________________________________
91
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
−
dbałość o naleŜyty stan urządzeń sportowych stanowiących własność gminy przekazanych
do dyspozycji klubu.
W celu realizacji zadań zleconych Gmina Kleszczów przyznała LKS dotację celową w
wysokości 600.000 zł (I transza w wysokości 300.000 zł w terminie 7 dni od daty zawarcia
umowy, II transza w wysokości 300.000 zł w terminie do 30.06.2004 r.), wskazane zadania
miały być realizowane w okresie 10.03-31.12.2004 r.
Wskazana umowa, co wynika z jej treści, została zawarta na podstawie art. 71 w związku z art.
118 ustawy o finansach publicznych oraz zgodnie z uchwałą nr XIX/167/04 Rady Gminy
Kleszczów z dnia 29.01.2004 r.
Przytoczona uchwała dotyczyła zlecenia wykonywania zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu
oraz przyznania dotacji na ten cel. W uchwale zapisano, Ŝe na podstawie art. 118 ustawy o
finansach publicznych, art. 5 ust.4 ustawy o kulturze fizycznej, art. 7 ust.1 ustawy o
samorządzie gminnym, art. 23 ust.1a ustawy przepisy wprowadzające ustawę o działalności
poŜytku publicznego i o wolontariacie oraz w związku z uchwałą nr XVI/84/99 Rady Gminy
Kleszczów z dnia 27 października 1999 roku w sprawie trybu postępowania w sprawie
udzielania dotacji z budŜetu gminy, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania
zleconego zadania wyraŜona została zgoda na zlecenie stowarzyszeniu LKS „Omega” w
Kleszczowie wykonywania do 31.12.2004 r. zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu oraz
udzielenia na ten cel dotacji z budŜetu gminy w wysokości 600.000 zł. Szczegółowy wykaz
zadań zleconych do realizacji stanowił załącznik od uchwały.
Zgodnie z § 2 uchwały nr XVI/84/99 Rady Gminy Kleszczów z dnia 27 października 1999 roku
w sprawie trybu postępowania w sprawie udzielenia dotacji z budŜetu gminy, sposobu jej
rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania z inicjatywą zlecenia zadań
mógł wystąpić Zarząd Gminy oraz podmiot zainteresowany przejęciem zadań. Zarząd Gminy o
zamiarze zlecenia zadań i udzieleniu dotacji miał informować w prasie lokalnej oraz na tablicy
ogłoszeń w Urzędzie Gminy podając jednocześnie wszystkie informacje niezbędne do
udzielenia dotacji, z § 3 wynikało, Ŝe podmiot ubiegający się o udzielenie dotacji miał
obowiązek złoŜyć Zarządowi Gminy wniosek, który nie podlegał rozpatrzeniu w przypadku, gdy
nie spełniał wymogów uchwały oraz art. 118 ustawy o finansach publicznych. Dotacja była
przyznawana na podstawie uchwały Rady Gminy, która była podejmowana na wniosek Zarządu
Gminy.
Na podstawie pisma z dnia 17.10.2003 r. (data wpływu do Urzędu Gminy - 21.10.2003 r.)
Prezes Zarządu LKS „OMEGA” wskazał, ze odnośnie pisma z dnia 30.09.2003 r. w sprawie
dotacji na prowadzenie działalności z zakresu sportu, rekreacji, organizowania zawodów
gminnych i imprez masowych wnosił o zwiększenie kwoty dotacji z 696.190 zł do kwoty
738.860 zł, co miało być podyktowane rosnącym zainteresowaniem dzieci i młodzieŜy
uprawianiem tenisa stołowego, w związku z czym klub planował znaczny rozwój tej dyscypliny
sportu. Do wskazanego pisma dołączony został wykaz zadań przewidzianych do realizacji oraz
zapotrzebowanie finansowe LKS „OMEGA” w Kleszczowie na 2004 r.
W piśmie z dnia 30.09.2003 r. Zarząd LKS „OMEGA” zwracał się z prośbą o uwzględnienie w
projekcie budŜetu Gminy Kleszczów na 2004 r. środków na prowadzenie działalności z zakresu
sportu, rekreacji, organizowania zawodów gminnych i imprez masowych, załączając wykaz
zadań do realizacji oraz zapotrzebowanie finansowe LKS „OMEGA” na 2004 r.
W dokumentacji znajduje się ponadto pismo z dnia 7.01.2004 r. skierowane do Rady Gminy
Kleszczów (data wpływu do Kancelarii Ogólnej Urzędu Gminy w Kleszczowie - 12.01.2004 r.)
przez LKS „OMEGA”, w którym Zarząd LKS „Omega” w Kleszczowie zwrócił się z prośbą o
przyspieszenie realizacji dotacji na prowadzenie działalności z zakresu sportu, rekreacji oraz
organizowania zawodów gminnych i imprez masowych w 2004 r., zgodnie z wykazem zadań
złoŜonym w dniu 17.10.2003 r., na kwotę 738.860 zł. Zadania były realizowane przez klub na
podstawie art. 118 ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o poŜytku publicznym i o
wolontariacie. Wskazano, Ŝe trwały rozgrywki lig amatorskich koszykówki i siatkówki oraz
prowadzone były treningi i sparingi wszystkich grup sekcji piłki noŜnej i tenisa stołowego,
zgodnie z kalendarzem imprez sportowo-rekreacyjnych rozgrywane były imprezy sportu
_____________________________________________________
92
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
masowego, ponadto potrzebne były środki finansowe na ubezpieczenie zawodników, przejazdy
na sparingi i zawody, badania lekarskie, opłaty sędziowskie oraz realizowanie faktur za media.
Na podstawie pisma z dnia 20.02.2004 r. (data wpływu do Urzędu Gminy - 23.02.2004 r.)
Prezes Zarządu LKS „OMEGA” podniósł, Ŝe pismem z dnia 21.10.2003 r. Zarząd LKS
„OMEGA” wnioskował o przyznanie dotacji na kwotę 738.860 zł, a w związku z udzieleniem
przez Radę Gminy dotacji na kwotę 600.000 zł Zarząd LKS wracał się z prośbą o zwiększenie
dotacji na prowadzenie działalności w 2004 r. z zakresu sportu, rekreacji i organizowania
zawodów gminnych i imprez masowych o kwotę 138.860 zł.
W załączniku „Wykaz zadań przewidzianych do realizacji oraz zapotrzebowanie finansowe LKS
„OMEGA” w Kleszczowie na 2004 rok”, w którym wskazano m.in.:
1.
sekcja piłki noŜnej - 364.000 zł,
−
−
−
−
IV Liga
„B” klasa
juniorzy
trampkarze
2.
sekcja tenisa stołowego - 50.400 zł.
3.
sekcja lekkiej atletyki - 20.200 zł.
4.
amatorska sekcja piłki koszykowej męŜczyzn - 12.400 zł.
5.
amatorska sekcja piłki siatkowej - 20.200 zł.
6.
sport masowy - 70.100 zł, w tym:
−
−
−
−
−
imprezy o zasięgu ogólnopolski - 5.900 zł,
imprezy o zasięgu wojewódzkim - 12.100 zł,
imprezy o zasięgu powiatowym - 9.300 zł,
imprezy o zasięgu gminnym - 17.100 zł,
imprezy o zasięgu ogniw i podsumowanie roku sportowego 2004 - 25.700 zł.
7.
ubezpieczenie sportowców i działaczy - 3.200 zł.
8.
napoje dla sportowców - 5.700 zł.
9.
utrzymanie stadionu i boisk - 53.800 zł, w tym:
−
−
−
−
−
−
stadion w Kleszczowie - 35.000 zł,
boisko w Antoniówce - 2.900 zł,
boisko w Łękińsku - 2.400 zł,
boisko w Wolicy - 5.000 zł,
boisko w Łuszczanowicach - 6.300 zł,
boisko w Kamieniu - 2.200 zł.
- 249.500 zł,
- 67.430 zł,
- 22.350 zł,
- 24.720 zł.
Ponadto w okresie poddanym kontroli jednostka udzieliła dotacji Ludowemu Klubowi
Sportowemu „Omega” z Kleszczowa w oparciu o przepisy ustawy 23 kwietnia 2003 r. o
działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.).
Stosownie do art. 13 ust. 1 powołanej ustawy organ administracji publicznej ogłasza otwarty
konkurs ofert co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem.
W 2004 r. Gmina Kleszczów poprzedziła udzielenie dotacji dla wyŜej wskazanego
stowarzyszenia sportowego ogłoszeniem otwartego konkursu ofert, poprzez wywieszenie na
tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy (na ogłoszeniu brak daty jego wywieszenia) oraz publikację w
Informatorze Kleszczowskim nr 19/159 z dnia 1.10.2004 r. Natomiast ogłoszenie nie zostało
zamieszone w Biuletynie Informacji Publicznej, co naruszało art. 13 ust.3 przedmiotowej
ustawy. Termin składania ofert wraz z harmonogramem realizacji zadania wyznaczono na
dzień 10.11.2004 r. Treść ogłoszenia zawierała informacje, o których mowa w art. 13 ust.2
ustawy.
_____________________________________________________
93
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W przedmiotowym ogłoszeniu wskazano, Ŝe Wójt Gminy Kleszczów ogłaszał otwarty konkurs
ofert dotyczący wsparcia zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu
realizowanych w okresie 15.11.2004-31.01.2005 r.
Dofinansowanie miało dotyczyć zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu wykonywanych na
terenie i na rzecz mieszkańców Gminy Kleszczów poprzez organizację sportu masowego dla
mieszkańców Gminy oraz utrzymanie i konserwację obiektów sportowych. Wysokość
dofinansowania ustalono w kwocie 150.000 zł.
Oferty miały zostać rozpatrzone przez Zespół powołany przez Wójta Gminy w terminie do dnia
12.11.2004 r. w oparciu o kryteria:
−
doświadczenie oferenta w zakresie realizacji zadania stanowiącego przedmiot oferty,
−
ilość mieszkańców korzystających z zadania oraz planowane efekty.
W ogłoszeniu wskazano równieŜ, Ŝe przedmiotowe zadanie było realizowane w 2003 r. przez
organizacje pozarządowe przy wsparciu budŜetu Gminy w kwocie 510.000 zł, a w okresie
29.01.-31.04.2004 r. w kwocie 600.000 zł.
W 2005 r. Gmina Kleszczów równieŜ udzieliła dotacji dla wyŜej wskazanego stowarzyszenia
sportowego w trybie otwartego konkursu ofert. Na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wywieszono
ogłoszenie o konkursie w terminie 14.01.-15.02.2005 r., w dniu 14.02.2005 r. ogłoszenie
opublikowano równieŜ w Biuletynie Informacji Publicznej, a takŜe w Informatorze
Kleszczowskim nr 1/165 z dnia 1.01.2005 r. Termin składania ofert wraz z harmonogramem
realizacji zadania wyznaczono na dzień 14.02.2005 r.
W ogłoszeniu wskazano, Ŝe Wójt Gminy Kleszczów ogłaszał otwarty konkurs ofert dotyczący
wsparcia zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu realizowanych w okresie
1.02.-31.12.2005 r. Dofinansowanie miało dotyczyć zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu
wykonywanych na terenie na rzecz mieszkańców Gminy Kleszczów poprzez organizację sportu
masowego dla mieszkańców Gminy oraz utrzymanie i konserwację obiektów sportowych.
Wysokość dofinansowania ustalono w kwocie 760.000 zł.
Oferty miały zostać rozpatrzone przez Zespół powołany przez Wójta Gminy w terminie do
18.02.2005 r. w oparciu o kryteria:
−
doświadczenie oferenta w zakresie realizacji zadania stanowiącego przedmiot oferty,
−
Wskazane zadanie było realizowane w 2004 r. przez organizacje pozarządowe przy wsparciu
budŜetu Gminy w kwocie 750.000 zł.
Stosownie do informacji zawartych w obu ogłoszeniach w konkursie mogły uczestniczyć
fundacje, stowarzyszenia oraz inne podmioty prowadzące działalność nie nastawioną na zysk,
posiadające osobowość prawną, w zakresie ich działalności statutowej, będące organizacjami
pozarządowymi w rozumieniu art. 3 ust.2 ustawy o poŜytku publicznym i o wolontariacie.
Ponadto w ogłoszeniach podano, Ŝe wsparcie miało zostać udzielone na zasadach określonych
w ustawie o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie oraz Programie Współpracy
z organizacjami pozarządowymi odpowiednio w 2004 r. i w 2005 r. W ogłoszeniu z 2005 r.
mylnie podano w podstawie prawnej uchwałę nr XXIX/273/04 Rady Gminy Kleszczów z dnia
29 września 2004 r., która dotyczyła Programu Współpracy na 2004 r., zamiast uchwały nr
XXXIII/324/04 Rady Gminy Kleszczów z dnia 29 grudnia 2004 r. dotyczącej Programu
Współpracy na 2005 r.
ZłoŜone w obu latach oferty były oceniane przez Zespół w składzie: Edyta Sadurska przewodnicząca, Anna DróŜdŜ oraz Agnieszka CzyŜycka - członkowie, powołany na podstawie
zarządzeń Wójta Gminy Kleszczów: nr 52/04 z dnia 28.10.2004 r. oraz nr 2/05 z dnia 1.02.2005
r.
Z protokołu sporządzonego w 2004 r. przez Zespół oceniający wynika, Ŝe w dniu 10.10.2004 r.
nastąpiło otwarcie ofert złoŜonych w konkursie. W wyznaczonym terminie wpłynęła 1 oferta
_____________________________________________________
94
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
złoŜona przez Ludowy Klub Sportowy „Omega” z Kleszczowa. W wyniku analizy złoŜonych
dokumentów zespół oceniający uznał, Ŝe oferta spełniała wszystkie wymagania wskazane w
ogłoszeniu i postanowił przyjąć ofertę oraz przedstawić wskazane ustalenia Wójtowi Gminy
celem zatwierdzenia.
W dniu 15.11.2004 r. została zawarta umowa pomiędzy Gminą Kleszczów reprezentowaną
przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy, a Ludowym Klubem Sportowym „Omega”.
Kontrasygnata została dokonana przez Agnieszkę CzyŜycką - kierownika Referatu BudŜetu,
Finansów i Majątku. Na mocy tej umowy zleceniobiorca zobowiązał się do wykonania zadania
określonego szczegółowo w złoŜonej przez siebie ofercie, stanowiącej załącznik do umowy.
Zleceniodawca zobowiązał się przekazać na realizację zadania, w ciągu 30 dni od podpisania
umowy, dotację w wysokości 150.000 zł, na specjalnie wyodrębniony rachunek bankowy
zleceniobiorcy. Zadanie miało być realizowane zgodnie z harmonogramem stanowiącym
załącznik do umowy, w terminie do 31.01.2005 r.
W protokole sporządzonym podczas otwarcia ofert w dniu 18.02.2005 r. Zespół oceniający
stwierdził, Ŝe wpłynęła 1 oferta złoŜona przez Ludowy Klub Sportowy „Omega” z Kleszczowa.
W wyniku analizy złoŜonych dokumentów zespół oceniający uznał, Ŝe oferta spełniała
wszystkie wymagania wskazane w ogłoszeniu i postanowił przyjąć ofertę oraz przedstawić
wskazane ustalenia Wójtowi Gminy celem zatwierdzenia.
W dniu 25.02.2005 r. została zawarta umowa pomiędzy Gminą Kleszczów reprezentowaną
przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy, a Ludowym Klubem Sportowym „Omega”.
Kontrasygnata została dokonana przez Agnieszkę CzyŜycką - kierownika Referatu BudŜetu,
Finansów i Majątku. Na mocy tej umowy zleceniobiorca zobowiązał się do wykonania zadania
określonego szczegółowo w złoŜonej przez siebie ofercie, stanowiącej załącznik do umowy.
Zleceniodawca zobowiązał się do przekazania na realizację zadania dotacji w wysokości
760.000 zł w dwóch transzach:
−
do 15.03.2005 r. kwotę 25.000 zł,
−
do 11.04.2005 r. kwotę - 735.000 zł.
Wskazane środki miały zostać przekazane na specjalnie wyodrębniony rachunek bankowy
zleceniobiorcy. Zadanie miało być realizowane zgodnie z harmonogramem stanowiącym
załącznik do umowy, w terminie do 31.12.2005 r.
Szczegółowe zasady prowadzenia konkursu określone zostały w regulaminie otwartego
konkursu ofert dla zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu, który zatwierdził Wójt Gminy (brak
daty zatwierdzenia).
Z regulaminu wynikało m.in., Ŝe oceny złoŜonych i nieodrzuconych ofert dokonuje Zespół
Oceniający powołany przez Wójta Gminy Kleszczów, który następnie przedkłada Wójtowi
Gminy wykaz wybranych oferentów do realizacji zadań określonych w ogłoszeniu o konkursie
ofert. Wykaz po zaakceptowaniu przez Wójta Gminy zamieszcza się w dzienniku o zasięgu
ogólnopolskim lub lokalnym w zaleŜności od rodzaju zadania i w Biuletynie Informacji
Publicznej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy, następnie Referat Spraw
Społecznych i Gospodarczych powiadamia pisemnie oferentów o wynikach konkursu wraz
z uzasadnieniem wyboru.
W regulaminie zapisano równieŜ, Ŝe przy rozpatrywaniu ofert miały być brane pod uwagę
następujące kryteria:
−
doświadczenie oferenta w zakresie realizacji zadania stanowiącego przedmiot umowy,
−
procentowy udział środków własnych przeznaczonych na realizację zadania,
−
Postanowienia wynikające z regulaminu oraz informacje zawarte w ogłoszeniach o konkursie
ofert stanowiły realizację uchwały nr XXIX/273/04 Rady Gminy Kleszczów z dnia 29 września
2004 roku w sprawie uchwalenia programu współpracy z organizacjami pozarządowymi w roku
2004. W §3 załącznika do uchwały, której podjęcie wynikało z obowiązku zawartego w art. 5
_____________________________________________________
95
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
ust.3 ustawy, zapisano m.in., Ŝe wśród zadań publicznych przewidzianych do realizacji w 2004
r. było upowszechnianie kultury fizycznej i sportu. Ponadto w § 5 ust.4 załącznika wskazano, Ŝe
Wójt Gminy podejmując decyzję o przyznaniu dotacji kierować się miał przede wszystkim:
−
oceną merytoryczną zadania,
−
kosztem realizacji zadania,
−
oceną dotychczasowej współpracy, opiniami i referencjami udzielonymi przez organy
administracji samorządowej lub rządowej,
−
wiarygodnością finansową w tym zakresem finansowania zadania z innych źródeł.
Dodatkowo naleŜy nadmienić, Ŝe z art. 15 ust.1 ustawy wynika, Ŝe organ administracji
publicznej przy rozpatrywaniu ofert:
−
ocenia moŜliwość realizacji zadania przez organizację pozarządową, podmioty wymienione
w art. 3 ust. 3 oraz jednostki organizacyjne podległe organom administracji publicznej lub
przez nie nadzorowane,
−
ocenia przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do
zakresu rzeczowego zadania,
−
uwzględnia wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania.
Zgodnie z art. 15 ust.2 przepis ust. 1 ma zastosowanie takŜe, gdy w wyniku ogłoszenia
otwartego konkursu ofert została zgłoszona jedna oferta.
NaleŜy zauwaŜyć, Ŝe w treści wyŜej wskazanych protokołów zapisano jedynie, Ŝe zespół
oceniający uznał, Ŝe oferty spełniały wszystkie wymogi ogłoszenia o konkursie ofert
i postanowił przyjąć oferty, co oznacza brak jakiegokolwiek uzasadnienia wyboru oferty.
Natomiast organ administracji publicznej obowiązany jest w uzasadnieniu wyboru oferty
ustosunkować się do spełniania przez oferenta wymogów określonych w ustawie oraz
w ogłoszeniu, o którym mowa w art. 13. Przepis stosuje się odpowiednio w przypadku,
o którym mowa w art. 15 ust.2 (art. 15 ust.3 ustawy).
W obu wyŜej wskazanych ofertach, w pozycji szczegółowy zakres rzeczowy zadania wpisano:
„w dziedzinie sportu sekcje: piłka noŜna, tenis stołowy, koszykówka, siatkówka, lekkoatletyka,
sport masowy, w zakresie obiektów sportowych: stadion w Kleszczowie, boiska w Wolicy,
Łuszcanowicach, Kamieniu, Antoniówce”. Ponadto w pozycji kosztorys ze względu na rodzaj
kosztów wymienione zostały m.in. koszty sekcji piłki noŜnej w IV lidze, „A” klasie, „juniorów”,
trampkarzy”. Ponadto nie wskazano Ŝadnych, innych źródeł finansowania zadania, ani teŜ
środków własnych, gdyŜ 100% środków miała stanowić przyznana dotacja.
PowyŜsze oferty nie spełniały tym samym wymogu wynikającego z art. 14 pkt 1 ustawy
zgodnie, z którym oferta powinna zawierać szczegółowy zakres rzeczowy zadania
publicznego proponowanego do realizacji, został jedynie wskazany zakres przedmioty
działalności prowadzonej przez podmiot ubiegający się o dotację.
Ponadto stosownie do art. 14 pkt 4 ustawy w ofercie naleŜy zamieścić informację
o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania, w tym
o wysokości środków finansowych uzyskanych na realizację danego zadania z innych źródeł.
W obu ofertach jako jedyne źródło finansowania wskazano dotacje, w kwotach wynikających z
ogłoszeń, natomiast odnośnie posiadanych zasobów rzeczowych wskazano jedynie obiekt
sportowy w Kleszczowie oraz boiska w Łuszczanowicach, Wolicy, Antoniówce i Kamieniu, które
to obiekty są własnością Gminy Kleszczów i na utrzymanie, których miała być przeznaczona
część dotacji, co oznacza, Ŝe LKS „Omega” nie posiadał własnych zasobów przy pomocy,
których mógł zrealizować zlecone zadanie.
NiŜej wymienione składniki majątkowe zostały uŜyczone LKS „Omega” na postawie
następujących umów:
_____________________________________________________
96
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
−
umowa uŜyczenia zawarta przez Gminę Kleszczów reprezentowaną przez Zarząd Gminy w
dniu 21.07.1998 r. z LKS „Omega” zezwalająca klubowi przez czas nieokreślony na bezpłatne
uŜywanie składników majątkowych stanowiących majątek (własność) uŜyczającego: boisko w
Wolicy - 84.618,05 zł, kort tenisowy w Wolicy - 13.278 zł, ogrodzenie przy korcie - 3.400 zł,
wyposaŜenie z zgodnie z załącznikiem od umowy - 1.499,55 zł. Na podstawie aneksu z dnia
14.12.2004 r. wprowadzono zmianę do umowy uŜyczenia z dnia 21.07.1998 r. na podstawie,
której zwiększono wartość przedmiotu uŜyczenia o wykonane zadanie inwestycyjne pn.
„modernizacja boiska sportowego w Wolicy” o kwotę 297.464,62 zł, poprzez 480 sztuk siedzisk
plastikowych na kwotę 40.795,17 zł, 2 sztuk bramek do piłki noŜnej na kwotę 7.564 zł, 1
komplet siatki do piłki noŜnej na kwotę 536,80 zł. Na podstawie aneksu z dnia 1.07.2005 r.
wprowadzono zmianę do umowy uŜyczenia z dnia 20.03.2003 r. (nie wiadomo, o którą umowę
chodzi) poprzez zwiększenie przekazane w uŜyczenie majątku Gminy Kleszczów o 2 sztuki
ośmioosobowych boksów dla zawodników rezerwowych na kwotę 17.982,89 zł (na aneksie
dopisano długopisem, Ŝe chodzi o Wolicę),
−
umowa uŜyczenia z dnia 21.01.2003 r. zawarta pomiędzy Urzędem Gminy w Kleszczowie
reprezentowanym przez Kazimierę Tarkowską, a Ludowym Klubem Sportowym „OMEGA”
oddająca LKS w bezpłatne uŜywanie komputer oraz drukarkę, przy czym biorący w uŜywanie
nie mógł oddawać przedmiotu uŜyczenia do korzystania osobom trzecim, fakt przyjęcia
przedmiotu uŜyczenia potwierdzał protokół przekazania sporządzony w dniu 21.01.2003 r. (w
umowie nie podano daty jej obowiązywania, co oznacza, Ŝe została zawarta na czas
nieokreślony),
−
umowa uŜyczenia z dnia 20.03.2003 r. Gmina Kleszczów reprezentowana przez Kazimierę
Tarkowską - Wójta Gminy zezwalająca LKS „OMEGA” na bezpłatne uŜywanie, przez czas
nieokreślony, składników majątkowych stanowiących majątek (własność) uŜyczającego w
postaci 2 sztuk barakowozów,
−
umowa z 20.03.2003 r., na podstawie której uŜyczający zezwolił biorącemu przez czas
nieokreślony na bezpłatne uŜywanie składników majątkowych stanowiących majątek
(własność) uŜyczającego w postaci boiska sportowego z ogrodzeniem w Antoniówce. Na
podstawie umowy nr IZP-3421/49/04 Gmina Kleszczów zleciła wykonanie zadania
inwestycyjnego pn. „budowa boiska w Antoniówce”, które to zadanie obejmowało wykonanie
instalacji nawadniającej płyty boiska sportowego na kwotę - 43.932,20 zł oraz modernizację
boiska poprzez wykonanie placu i zatoki postojowej oraz zakup 20 sztuk siedzisk na kwotę 23.862,76 zł. Dlatego na podstawie aneksu sporządzonego w dniu 13.12.2004 r. wprowadzono
do umowy uŜyczenia z dnia 20.03.2003 r. zmianę polegającą na tym, Ŝe zakresem
przedmiotowym umowy uŜyczenia objęto równieŜ wykonane prace inwestycyjne,
−
umowy uŜyczenia z dnia 20.03.2003 r., na podstawie której uŜyczający zezwolił biorącemu
przez czas nieokreślony na bezpłatne uŜywanie składników majątkowych stanowiących
majątek (własność) uŜyczającego w postaci boiska sportowego z ogrodzeniem w
Łuszczanowicach. Na podstawie aneksu z dnia 12.05.2004 r. wprowadzono do umowy zmianę,
gdyŜ objęto jej zakresem wartość uŜyczonego majątku, który wynikał z faktu przeprowadzenia
przez gminę Kleszczów modernizacji boiska w Łuszczanowicach poprzez zakup i
zamontowanie 40 sztuk siedzisk plastikowych wraz z konstrukcją wsporną na kwotę - 15.000 zł
oraz 2 sztuk garaŜy na kwotę 18.381,34 zł,
−
umowa uŜyczenia z dnia 20.03.2003 r., na podstawie której uŜyczający zezwolił biorącemu
przez czas nieokreślony na bezpłatne uŜywanie składników majątkowych stanowiących
majątek (własność) uŜyczającego w postaci stadionu sportowego z ogrodzeniem i budynkiem
w.c. w Kleszczowie. Na podstawie aneksu z dnia 30.12.2003 r. wprowadzono zmianę do
umowy uŜyczenia poprzez objęcie jej zakresem przedmiotowym zwiększenie ilości i wartości
uŜyczonego majątku o nagłośnienie na stadionie wraz z osprzętem na kwotę 49.898 zł.
_____________________________________________________
97
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ponadto naleŜy przytoczyć zapis oferty, z którego wynikało, Ŝe w realizacji zadania mieli brać
udział sportowcy zarejestrowani w LKS „Omega” Kleszczów odpowiednio w liczbie 200 osób
(2004 r.) i 220 osób (2005 r.).
Zgodnie z § 5 ust.4 Programów Wsparcia na 2004 r. oraz 2005 r. Wójt Gminy oceniając
ofertę miał brać pod uwagę zwłaszcza wiarygodność finansową, w tym zakres
finansowania zadania z innych źródeł, których w tym przypadku nie było, ponadto
zgodnie z wyŜej cytowanym regulaminem jako kryteria oceny ofert wskazano m.in.
procentowy udział środków własnych przeznaczonych na realizację zadania oraz ilość
mieszkańców korzystających z zadania i planowane efekty.
Stosownie do art. 14 pkt 3 w ofercie powinna być zawarta kalkulacja kosztów zadania, gdyŜ
stosownie do art. 15 ust.1 pkt 2 jest ona jednym z kryteriów oceny oferty. W złoŜonych ofertach
był zawarty kosztorys, ale był on bardzo lakoniczny i trudno było na jego podstawie dokonać
oceny ofert, gdyŜ np. w ofercie z 2005 r. wskazano:
−
piłka noŜna razem - 462.000 zł, IV liga - 310.000 zł, „A” klasa - 61.000 zł, junior - 34.000 zł,
trampkarz rocznik 90 - 32.000 zł, trampkarz rocznik 92 - 25.000 zł.
W powyŜszym przypadku jedynie przytoczono całkowite koszty danej działalności klubu, bez
wskazania jakiego rodzaju wydatki miały je stanowić.
W praktyce więc nie moŜna mówić o powierzeniu przez Gminę Kleszczów wykonywania
zadania, co wynikało z ogłoszeń o konkursie ofert, gdyŜ w rzeczywistości przyznana dotacja
słuŜyła utrzymaniu stowarzyszenia. Z ofert wynikało, Ŝe dotacja miała być przeznaczona na
finansowanie wszystkich sekcji sportowych prowadzonych przez to stowarzyszenie, w tym co
wynikało z przedkładanych rozliczeń z realizacji dotacji na finansowanie wynagrodzeń trenerów,
diet dla zawodników oraz innych kosztów uczestnictwa w rozgrywkach ligowych, jednocześnie
stanowiąc 100% posiadanych przez klub na ich realizację środków, który ponadto korzystał z
bazy sportowej naleŜącej do Gminy. Faktycznie więc podmiot dotowany traktowany był jak
jednostka organizacyjna Gminy.
W tym miejscu trzeba wskazać, Ŝe wprawdzie zgodnie z art. 7 ust.1 pkt 10 do zadań własnych,
które gmina ma obowiązek zaspakajać naleŜą sprawy dotyczące kultury fizycznej i turystyki, w
tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, ponadto art. 4 ust.1 ustawy z dnia 18
stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (Dz.U. nr 81, poz. 889 z późn. zm.) stanowi, Ŝe
jednostki samorządu terytorialnego tworzą warunki prawno-organizacyjne i ekonomiczne dla
rozwoju kultury fizycznej, a z art. 5 ust.4 tejŜe ustawy wynika, Ŝe jednostki samorządu
terytorialnego realizują zadania w zakresie kultury fizycznej jako zadnia własne, to jednak nie
oznacza, Ŝe gmina ma finansować całą działalność sportową prowadzoną na jej terenie.
Zgodnie z art. 6 ust.1 i 2 przedmiotowej ustawy podstawową jednostką organizacyjną
realizującą cele i zadania w zakresie kultury fizycznej jest klub sportowy, kluby uczestniczące
we współzawodnictwie sportowym, tworzone są w formie stowarzyszeń. Do obowiązków klubu
naleŜy np. wynikający z art. 52 ust.2 ustawy obowiązek ubezpieczenia zawodnika, który jest
jego członkiem, natomiast w omawianych ofertach wskazano, Ŝe dotacja w części będzie
przeznaczona właśnie na ubezpieczenia zawodników.
NaleŜy jeszcze wskazać, Ŝe zgodnie z art. 11 ust.2 ustawy o działalności poŜytku publicznego
i o wolontariacie wspieranie oraz powierzanie przez organy administracji publicznej do realizacji
organizacjom poŜytku publicznego zadań publicznych odbywa się po przeprowadzeniu
otwartego konkursu ofert. Przeprowadzenie konkursu ma z jednej strony zapewnić równy
dostęp wszystkim tego typu organizacjom do udziału w realizacji wspomnianych zadań,
a drugiej strony ma umoŜliwić realizację tych zadań w sposób najbardziej efektywny i
oszczędny. Stąd konkurs, jak mówi ustawodawca ma charakter otwarty, z czego wynika, Ŝe
kaŜdy uprawniony podmiot, spełniający wymagane warunki moŜe złoŜyć w nim ofertę
i powinien być traktowany w sposób zapewniający uczciwą konkurencję.
Wskazane zasady zostały wyraźnie określone w art. 5 ust.2 przedmiotowej ustawy, zgodnie
z którym współpraca pomiędzy organami administracji publicznej, a organizacjami
prowadzącymi działalność poŜytku publicznego, w sferze zadań publicznych odbywa się na
_____________________________________________________
98
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zasadach: pomocniczości, suwerenności stron, partnerstwa, efektywności, uczciwej
konkurencji i jawności. Natomiast w przypadku konkursów po przeprowadzeniu, których
Gmina Kleszczów udzieliła dotacji na rzecz LKS „OMEGA” stwierdzono, Ŝe przedmiotem tych
konkursów było wsparcie zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz
utrzymanie i konserwacja obiektów sportowych naleŜących do Gminy Kleszczów.
Na podstawie wyŜej wskazanych umów zawartych (na czas nieoznaczony) pomiędzy Gminą
Kleszczów, a LKS „OMEGA” wszystkie obiekty sportowe na utrzymanie, których
przeznaczona była w części dotacja znajdowały się w uŜyczeniu podmiotu, który
otrzymał dotację.
PowyŜsze oznacza, Ŝe ogłaszając i przeprowadzając konkursy celem wsparcia omawianego
zadania publicznego Gmina Kleszczów nie przestrzegała zasady uczciwej konkurencji,
poniewaŜ Ŝaden inny podmiot nie był w stanie złoŜyć w tym konkursie oferty, gdyŜ
przedmiotowe obiekty na utrzymanie, których przeznaczone były środki z dotacji znajdowały się
w posiadaniu LKS „OMEGA”.
Dotacja przyznana została z środków zaplanowanych w budŜecie Gminy Kleszczów - dział 926
rozdział 92605 § 2820 - w kwocie 750.000 zł w 2004 r. oraz w kwocie 760.000 zł w 2005 r.
Stosownie do zapisów umownych dotowany przedkładał rozliczenie z otrzymanej dotacji.
Odnośnie rozliczenia dotacji z 2004 r. stwierdzono, ze na podstawie pisma z dnia 08.01.2005 r.
LKS „OMEGA” (data wpływu do Urzędu Gminy - 07.01.2005 r.) przedłoŜył informację
z wykorzystania w 2004 r.; dotacji w kwocie 600.000 zł przeznaczonej na realizację zadań
gminy w zakresie sportu, rekreacji i kultury fizycznej, zaznaczając jednocześnie, Ŝe wszystkie
środki finansowe otrzymane z Gminy ostały wykorzystane zgonie z zawartą umową.
Z załącznika nr 1 zawierającego rozliczenie otrzymanej dotacji w 2004 r. wynikało identyczne
zestawienie. Z załącznika nr 2 zawierającego szczegółowe rozliczenie otrzymanej dotacji
w 2004 r. wynikało m.in., Ŝe odnośnie sekcji piłki noŜnej - seniorzy IV Liga:
−
obsługa sędziowska meczów - 5.200 zł,
−
obsługa lekarska i pielęgniarska meczów - 2.500 zł,
−
koszty zgłoszenia druŜyny i zawodników - 8.000 zł,
−
koszty prania strojów sportowych - 800 zł,
−
nagrody za uzyskane wyniki sportowe - 165.000 zł,
−
wynajem samochodów na mecze - 23.000 zł,
−
diety za mecze wyjazdowe - 5.000 zł,
−
wynagrodzenie trenera - 17.000 zł,
−
ochrona, porządkowi - 1.850 zł,
−
pozostałe koszty obsługi sekcji - 4.000 zł,
−
wynagrodzenie kierownika druŜyny - 3.000 zł,
−
zakup sprzętu - 14.150 zł.
Łączna kwota wydatkowana na sekcję piłki noŜnej - IV Liga - wyniosła 249.500 zł, A Klasę 67.430 zł, na juniorów - 22.350 zł, na trampkarzy - 24.720 zł.
Ponadto dotację wydatkowano m.in. na ubezpieczenie sportowców i działaczy w kwocie 3.200
zł, napoje dla sportowców - 5.700 zł, utrzymanie stadionu i boisk - 53.800 zł.
Na podstawie pisma z dnia 14.02.2005 r. LKS „OMEGA” złoŜył rozliczenie dotacji w kwocie
150.000 zł na zadanie - upowszechnianie kultury fizycznej - za okres 15.11.2004-31.01.2005 r
w pozycji dotyczącej opis zadania wskazano, Ŝe organizowano imprezy sportowe o charakterze
sporu masowego dla mieszkańców Gminy oraz prowadzono sekcje sportowe: piłka noŜna,
_____________________________________________________
99
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
koszykówka, siatkówka, lekkoatletyka, tenis stołowy oraz utrzymywano i konserwowano obiekty
sportowe. W pozycji informacje o beneficjentach zadania wskazano, Ŝe w zadaniu
uczestniczyło około dwustu członków i zawodników zarejestrowanych w klubie z terenu Gminy
kleszczów. Ponadto wskazano, Ŝe całkowity koszt zadania wyniósł 150.000 zł i w całości został
pokryty z uzyskanej dotacji. Największa część wydatków dotyczyła sekcji piłki noŜnej w kwocie
112.500 zł, w tym opłaty za najem autokaru na mecze, zwrot kosztów dojazdu, wynagrodzenie
trenerów, nagrody za wygrane bądź zremisowanie mecze, opłaty za wyszkolenie zawodników,
opłaty za Ŝółte kartki, delegacje sędziowskie, wynagrodzenie kierowników druŜyny.
Na podstawie pisma z dnia 19.08.2005 r. LKS „OMEGA” (data wpływu - 23.08.2005 r.)
rozliczona została dotacja za okres 1.02-30.06.2005 r., która przyzna została w wysokości
760.000 zł na upowszechnianie kultury fizycznej i sportu na okres 01.02.-31.12.2005 r.,
natomiast w samym sprawozdaniu wpisano za okres 25.02-30.06.2005 r. (wskazana dotacja
przyznana została na podstawie umowy z dnia 25.02.2005 r.), ponadto w opisie wykonania
zadania wskazano organizację imprez sportowych o charakterze sportu masowego dla
mieszkańców Gminy oraz prowadzenie następujących sekcji sportowych: piłka noŜna, tenis
stołowy, lekkoatletyka, piłka koszykowa, piłka siatkowa, sport masowy, ubezpieczenie
zawodników, napije dla sportowców, utrzymanie ogniw, utrzymanie i konserwacja obiektów
sportowych, podsumowanie roku sportowego. W zadaniu zgodnie ze sprawozdaniem
uczestniczyło około dwustu członków i zawodników zarejestrowanych w klubie z terenu Gminy
Kleszczów. W okresie sprawozdawczym całkowity koszt wyniósł 402.170,08 zł, w tym całość
kosztów pokryta została z dotacji. Wskazane koszty były podobne, jak w przypadku wyŜej
wskazanych okresów.
Kserokopia dokumentacji dotyczącej udzielenia dotacji dla LKS „Omega” oraz ich rozliczenia
1.2. Dotacja udzielona dla Fundacji Pomocy Ludzie Ludziom z Biłgoraju.
W latach 2004-2005 Gmina Kleszczów udzieliła równieŜ dotacji na rzecz Fundacji Pomocy
Ludzie Ludziom z Biłgoraju, przy czym kontroli poddano datację udzieloną w 2005 r.
Na podstawie protokołu z dnia 30.06.2005 r. ustalono, Ŝe zespół oceniający dokonał w tym dniu
otwarcia ofert w otwartym konkursie dotyczącym dofinansowania realizacji zadań publicznych
z zakresu pomocy społecznej. W wyznaczonym terminie wpłynęła 1 oferta złoŜona przez
Fundację Pomocy Ludzie Ludziom z Biłgoraju. W wyniku analizy złoŜonych dokumentów zespół
oceniający uznał, Ŝe oferta spełniała wszystkie wymogi ogłoszenia o konkursie ofert
i postanowił przyjąć ofertę oraz przekazać swoje ustalenia Wójtowi Gminy do zatwierdzenia.
Na podstawie zarządzenia nr 52/11/05 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 20 maja 2005 r.
powołany został zespół oceniający oferty w otwartym konkursie przeprowadzonym na
podstawie przepisów ustawy o pomocy społecznej w składzie: Joanna Bęczkowska przewodnicząca, Anna DróŜdŜ, Agnieszka CzyŜycka - członkowie. W § 2 zarządzenia
zapisano, Ŝe zespół działa w oparciu o przepisy ustawy o pomocy społecznej wraz z przepisami
wykonawczymi oraz regulamin otwartego konkursu ofert dla zadań z zakresu pomocy
społecznej. W przedmiotowym regulaminie w § 4 zapisano, Ŝe podmioty uczestniczące
w otwartym konkursie ofert nie mogą prowadzić odpłatnej działalności poŜytku publicznego i
działalności gospodarczej w odniesieniu do przedmiotu oferty. W § 10 zapisano, Ŝe oceniający
przy rozpatrywaniu ofert biorą pod uwagę następujące kryteria: doświadczenie oferenta
w zakresie realizacji zadania stanowiącego przedmiot oferty, ilość mieszkańców korzystających
z zadania oraz planowane efekty. W § 11 wskazano, Ŝe określone w ogłoszeniu o konkursie
środki finansowe nie mogą być wydatkowane na finansowanie kosztów innych niŜ
bezpośrednio dotyczących realizowanego zadania np.: działalność gospodarcza, koszty obsługi
administracyjnej, wynagrodzenie osób niezwiązanych z realizacją zadania, działalność
polityczna i partyjna. Zespół oceniający miał przedłoŜyć Wójtowi Gminy wykaz wybranych
oferentów, po czym wykaz taki po zaakceptowaniu przez Wójta Gminy powinien zostać
zamieszczony w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym w zaleŜności od rodzaju
zadania oraz w Biuletynie Informacji Publicznej, a takŜe na tablicy ogłoszeń. Zgodnie z § 14
Referat Spraw Społecznych i Gospodarczych powinien pisemnie powiadomić oferentów o
wynikach konkursu podając uzasadnienie wyboru.
_____________________________________________________
100
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na podstawie art. 13 ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie oraz na
podstawie art. 28 ustawy o pomocy społecznej oraz w związku z uchwałą nr XXXIII/324/04
Rady Gminy Kleszczów w sprawie uchwalenia programu współpracy z organizacjami
pozarządowymi w roku 2005 Wójt Gminy Kleszczów ogłosił otwarty konkurs ofert na
dofinansowanie realizacji, na terenie Gminy Kleszczów, zadań publicznych z zakresu pomocy
społecznej w 2005 r.
W ogłoszeniu wskazano, Ŝe dofinansowanie realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej
miało dotyczyć: pomocy ofiarom przemocy domowej i osobom pozostającym w kryzysie
Ŝyciowym, udzielanie schronienia ofiarom przemocy domowej, samotnym matkom i kobietom
cięŜarnym odrzuconym przez najbliŜszych, a takŜe osobom bezdomnym, zajęcia indywidualne i
grupowe z dorosłymi ofiarami przemocy domowej, zajęcia z dziećmi w formie zajęć
świetlicowych, pomoc w nauce, treningi pedagogiczne, planowany koszt realizacji zadań
wynosił 50.000 zł.
Jako kryteria oceny ofert wskazano: doświadczenie oferenta oraz jego moŜliwości w zakresie
realizacji zadania stanowiącego przedmiot oferty, procentowy udział środków własnych
przeznaczonych na realizację zadania, ilość mieszkańców korzystających z zadana oraz
planowane efekty. Kwoty dotacji nie mogły przekraczać 80% całkowitego kosztu realizacji
zadania.
W ofercie dokonano adnotacji, Ŝe została złoŜona 17.06.2005 r., w pozycji opis zadania
wskazano zadanie pod nazwą „nowa szansa”, w szczegółowym zakresie rzeczowym zadania
podano, Ŝe na zakres rzeczowy składać się miały częściowe koszty utrzymania budynku,
w którym miało być realizowane zadanie (olej opałowy, energia elektryczna), zakup materiałów
i pomocy, wynagrodzenia realizatorów zadania.
Na tekście protokołu (kserokopia stanowi załącznik nr 59 do protokołu kontroli) znajduje się
adnotacja dokonana przez Joannę Bęczkowską - p.o. kierownika Spraw Ogólnych i
Gospodarczych, Ŝe został wywieszony na tablicy ogłoszeń w terminie 01.07-08.07.2005 r.
Zgodnie z art. 32 ust. ustawy o pomocy społecznej wyniki otwartego konkursu ofert oraz
warunki zlecenia realizacji zadania podaje się do publicznej wiadomości. Natomiast
z treści protokołu podanego do publicznej wiadomości nie wynikały warunki zlecenia
realizacji zadania. Ponadto zgodnie z art. 31 ust.2 organ ogłaszając otwarty konkurs
ofert jest obowiązany w uzasadnieniu wybory oferty ustosunkować się do spełniania
przez podmiot uprawniony wymogów określonych w ustawie oraz ogłoszeniu, o którym
mowa w art. 28. Stosownie do art.. 31 ust.3 przepisy ust. 1 i 2 stosuje się takŜe
w przypadku, gdy została zgłoszona jedna oferta.
Na podstawie umowy o realizację zadania z zakresu pomocy społecznej zawartej w dniu
07.07.2005r. Gmina Kleszczów reprezentowana przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy
zaleciła Fundacji Pomocy Ludzie Ludziom z siedzibą w Biłgoraju realizację zadania z zakresu
pomocy społecznej oraz przyznała na jego realizację dotację celową w kwocie 50.000 zł.
Dotacja miała być przekazana na rachunek zleceniobiorcy wskazany w umowie, w całości
w terminie 14 dni od podpisania umowy. Termin realizacji zadania ustalono na okres 11.0731.12.2005 r., jako placówkę upowaŜnioną przez zleceniobiorcę do bezpośredniego wykonania
zadania wskazano Dom Samotnej Matki w Biłgoraju.
4. WYDATKI OSOBOWE
4.1.Wydatki na wynagrodzenia w 2004 roku oraz I półroczu 2005 roku.
W 2004 roku oraz I półroczu 2005 roku wydatki na wynagrodzenia osobowe klasyfikowane
w § 4010 w kontrolowanej gminie kształtowały się w kwotach ogółem:
•
2004 r.
- plan – 6.349.100 zł
wykonanie – 5.843.771 zł – 92,04 %
•
I półrocze 2005 r.
– plan – 6.415.929 zł
wykonanie – 3.005.684 zł – 46,84 %
_____________________________________________________
101
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wydatki na wynagrodzenia pracowników Urzędu Gminy klasyfikowane w dz. 750 rozdz. 75023
§ 4010 w okresie objętym kontrolą kształtowały się następująco:
•
2004 r.
– plan – 2.325.195 zł
wykonanie – 1.959.819 zł – 84,28 %
•
I półrocze 2005 r.
– plan – 2.394.950 zł
wykonanie – 1.203.873 zł – 50,26 %
Równocześnie z kontrolą Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi kontrolę dotyczącą kosztów
funkcjonowania administracji samorządowej w latach 2003-2005 przeprowadzała NajwyŜsza
Izba Kontroli Delegatura w Łodzi. Kontrola przeprowadzona była w okresie od 8 września do
17 października 2005 roku. Kontroli poddano m.in.: prawidłowość wynagradzania Wójta Gminy,
Skarbnika i Sekretarza Gminy oraz pozostałych pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy,
prawidłowość składania oświadczeń majątkowych przez pracowników Urzędu i kierowników
jednostek organizacyjnych zobowiązanych do składania oświadczeń, zlecania pracownikom
wykonywanie dodatkowych prac w ramach umów cywilnoprawnych, system motywowania
pracowników, szkolenia oraz dofinansowanie dokształcania pracowników, koszty podróŜy
słuŜbowych (słuŜbowych tym korzystanie z samochodów słuŜbowych oraz limity kilometrów na
jazdy lokalne w celach słuŜbowych samochodami niebędącymi własnością pracodawcy), koszty
funkcjonowania urzędu, diety oraz koszty podróŜy radnych, prawidłowość składania
oświadczeń majątkowych radnych, koszty związane z funkcjonowaniem rady oraz koszty
funkcjonowania jednostek pomocniczych gminy.
Z treści protokołu kontroli w zakresie zawieranie umów zleceń z pracownikami Urzędu wynika,
Ŝe Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego zlecano do wykonywania w okresie objętym kontrolą
sporządzanie i aktualizację list wyborczych, realizację rejestrów wyborców oraz aktualizację
rejestru wyborców podczas gdy do obowiązków Kierownika USC naleŜało m.in.
przygotowywanie i analizowanie rejestrów wyborców i sporządzanie spisów. Inspektor NIK
przeprowadzający kontrolę skierował ponadto zapytanie do Wójta Gminy dotyczące przyczyn
34
zawierania umów zleceń (…) . Z wyjaśnienia Wójta zacytowanego w protokole kontroli wynika,
35
Ŝe (…) od ponad 10 lat świadczy w ramach umowy zlecenia usługi na rzecz Gminy i
jednostek organizacyjnych zakresie podatków i opłat lokalnych, podatków dochodowych i
36
podatku od towarów i usług. W związku ze zwiększeniem obowiązków (…) umoŜliwiającym
reprezentowanie Gminy przed innymi organami, a takŜe w celu wydawania opinii prawnych w
dziedzinach, w których – nie będąc radcą prawnym – opinii takich nie mógłby sporządzać. W
związku z powyŜszym to umowa o pracę ma charakter umowy dodatkowej wynikającej ze
zwiększonych potrzeb, a nie odwrotnie. W obecnym stanie prawnym (po nowelizacji ustawy o
radcach prawnych i kodeks postępowania cywilnego) umowa o pracę w tym przypadku staje
się zbędna i po jej wygaśnięciu z dniem 31 grudnia 2005 roku nie będzie dalej przedłuŜana.
Z protokołu wynika równieŜ, Ŝe nie zostały określone Ŝadnym wewnętrznym uregulowaniem
zasady korzystania z samochodów słuŜbowych w związku z czym Wójt Gminy złoŜył
wyjaśnienie, z którego wynika, Ŝe normy zuŜycia paliwa są wysokie z uwagi na zainstalowaną
34
35
36
_____________________________________________________
102
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
fabrycznie klimatyzację w obu pojazdach oraz Ŝe w 1998 roku dokonano litraŜowania pojazdów
podczas którego zostały określone normy zuŜycia paliwa i wg tych norm kierowcy są rozliczani.
Odnośnie prawidłowości oświadczeń majątkowych radnych inspektor NIK ustalił, Ŝe w okresie
objętym kontrolą w trzech przypadkach radni nie złoŜyli oświadczeń majątkowych
w ustawowym terminie:
•
za 2003 rok – radni Andrzej Szczepocki i Sławomir Chojnowski, którym wstrzymano
wypłatę diet od maja 2003 roku,
•
za 2004 rok – radny Sławomir Chojnowski, któremu wstrzymano wypłatę diety od maja
2003 roku do zakończenia kontroli.
Innych nieprawidłowości dotyczących wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie
Gminy, składania oświadczeń majątkowych przez pracowników Urzędu i kierowników
jednostek organizacyjnych, kosztów podróŜy słuŜbowych, diet oraz kosztów podróŜy radnych,
kosztów związane z funkcjonowaniem rady oraz kosztów funkcjonowania jednostek
pomocniczych gminy nie stwierdzono.
Biorąc powyŜsze pod uwagę odstąpiono od kontroli zagadnień objętych badaniem przez
NajwyŜszą Izbę Kontroli.
Analiza wykonania zaleceń pokontrolnych Regionalnej Izby Obrachunkowej znak WK0915/85/2001 z dnia 21 grudnia 2001 roku w zakresie zwrotu do budŜetu nienaleŜnie
wypłaconych kwot na rzecz Wójta Gminy Kazimiery Tarkowskiej oraz z tytułu nagród
uznaniowych i nagrody rocznej za 2000 rok oraz zwrotu nienaleŜnie wypłaconych kwot
diet radnym Gminy w sierpniu 2000 roku.
Zgodnie z wystąpieniem pokontrolnym z dnia 21 grudnia 2001 roku Wójtowi Gminy zalecono
m.in..:
1) podjąć działania zmierzające do wyegzekwowania zwrotu do budŜetu nienaleŜnie
wypłaconych kwot na rzecz Wójta Gminy Kazimiery Tarkowskiej z tytułu nagród
uznaniowych i nagrody rocznej za 2000 rok w wysokości przekraczającej dopuszczalną
ustawowo granicę.
Według protokołu kontroli nienaleŜnie wypłacona kwota to 50.969,72 zł.
W odpowiedzi na zalecenia Wójt Gminy poinformował, iŜ po przedstawieniu Radzie
Gminy treści zaleceń Rada na sesji w dniu 28 lutego 2002 roku postanowiła wyrazić
zgodę na dokonanie jednorazowej wpłaty 50% kwoty netto zakwestionowanych nagród.
Rada pozostałą część postanowiła umorzyć odstępując od dochodzenia jej zwrotu
(treść uchwały w załączeniu).
Z treści uchwały Rady Gminy Kleszczów nr LVII/30/02 z dnia 28 lutego 2002 roku
wynika, Ŝe cyt. „Rada Gminy po rozpatrzeniu zaleceń pokontrolnych Regionalnej Izby
Obrachunkowej w Łodzi i w wykonaniu tych zaleceń, mając na uwadze dotychczasowe
nienaganne wywiązywanie się z obowiązków pracowniczych oraz naleŜyte
reprezentowanie Gminy przez Przewodniczącą Zarządu Gminy, a takŜe kierując się
aktualną sytuacją finansową Gminy postanawia, przyjmując kwoty netto przyznanych
nagród:
1. wyrazić zgodę na zwrot przyznanych przez Radę Gminy w 2000 roku nagród
w wysokości 15.000 zł w terminie do dnia 31 marca 2002 roku,
2. odstąpić od dochodzenia zwrotu i umorzyć pozostałą kwotę przyznanych przez Radę
nagród”.
Ustalono, Ŝe dniu 28 marca 2002 roku Wójt Gminy Kazimiera Tarkowska wpłaciła do
kasy Urzędu Gminy kwotę 15.000 zł. Kserokopia dowodu wpłaty z dnia 28 marca 2002
roku stanowi załącznik nr 60 do protokołu kontroli.
_____________________________________________________
103
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2) podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budŜetu Gminy
nienaleŜnie wypłaconych kwot diet, w sierpniu 2000 roku, na rzecz radnych Gminy.
W odpowiedzi na zalecenia poinformowano RIO w Łodzi, Ŝe Zarząd Gminy wystąpił na
sesji w dniu 28 lutego 2002 roku do Rady Gminy z inicjatywą uchwałodawczą
dotyczącą podjęcia przez Radę uchwały w sprawie zwrotu diet wypłaconych w miesiącu
sierpniu 2000 roku. Rada Gminy po zapoznaniu się z zaleceniami RIO, jak i ze
stanowiskiem Zarządu podjęła uchwałę o zwrocie zakwestionowanych diet netto
poprzez dokonanie potrąceń naleŜnych diet (uchwała w załączeniu).
Z treści uchwały Rady Gminy Kleszczów nr LVII/29/02 z dnia 28 lutego 2002 roku
wynika, Ŝe cyt. ”Rada Gminy Kleszczów po rozpatrzeniu zaleceń pokontrolnych RIO
w Łodzi i w wykonaniu tych zaleceń, w celu zwrotu do budŜetu Gminy diet netto
wypłaconych w miesiącu sierpniu 2000 roku postanawia upowaŜnić Zarząd Gminy do
dokonywania potrąceń wysokości 50% z naleŜnych bieŜących diet radnych”.
W toku kontroli stwierdzono, Ŝe radnym nie dokonywano potrąceń z naleŜnych diet.
Kwoty przypadające do zwrotu były wpłacane przez poszczególnych radnych do kasy
Urzędu Gminy.
Zestawienie diet naleŜnych do zwrotu oraz diet faktycznie zwróconych przedstawia
poniŜsza tabela:
Imię i nazwisko radnego
Kwota naleŜna do Kwota
faktycznie RóŜnica
wpłaty
wpłacona
Lesław Bęczkowski
8.087,30 zł
6.648,30 zł
1.439 zł
Jerzy Błaszczyk
2.942,30 zł
2.532,30 zł
410 zł
Krzysztof Cebula
8.297,30 zł
6.774,30 zł
1.523 zł
Jan Chojnacki
3.782,30 zł
3.204,30 zł
578 zł
Gabriela Gąsowska
3.974,30 zł
4.125,45 zł
+151 zł
Jan Karczmarek
3.642,30 zł
3.092,30 zł
550 zł
Grzegorz Komorowski
3.572,30 zł
3.036,30 zł
536 zł
Ryszard Kruszyński
3.642,30 zł
3.092,30 zł
550 zł
Henryk Michałek
3.782,30 zł
3.204,30 zł
578 zł
Mirosław Misiak
3.292,30 zł
2.812,30 zł
480 zł
Danuta Orłowska
8.297,30 zł
6.816,30 zł
1.481 zł
Tadeusz Rogót
8.262,30 zł
6.788,30 zł
1.474 zł
Andrzej Szczepocki
4.622,30 zł
3.876,30 zł
746 zł
Ryszard Szymczyk
2.942,30 zł
2.532,30 zł
410 zł
Teresa Urbańska
3.712,30 zł
3.148,30 zł
564 zł
Kserokopia przedmiotowego zestawienia diet naleŜnych do zwrotu oraz diet faktycznie
zwróconych stanowi załącznik nr 61 do protokołu kontroli. RóŜnica pomiędzy kwotą naleŜną do
wpłaty a faktycznie wpłaconą dotyczy podatku dochodowego od wypłaconych diet.
Ustalono, Ŝe cytowane wyŜej uchwały zostały przesłane zarówno do RIO w Łodzi, jak i do
Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi Oddział Zamiejscowy Piotrków Trybunalski. Z wyjaśnień
Sekretarza Gminy Anny DróŜdŜ wynika, Ŝe organ nadzoru jakim w stosunku do ww. uchwał był
Urząd Wojewódzki nie wniósł Ŝadnych zastrzeŜeń, co do ich poprawności.
_____________________________________________________
104
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W dniu 14 listopada 2005 roku wystąpiono z zapytaniem do Wójta Gminy o przyczyny nie
dokonania pełnego zwrotu przez radnych Gminy Kleszczów nienaleŜnie wypłaconych diet dla
radnych. Z wyjaśnienia Wójta Gminy Kazimiery Tarkowskiej złoŜonego w dniu 17 listopada
2005 roku wynika, Ŝe cyt. „zwrot nienaleŜnie wypłaconych diet radnych dokonano zgodnie
z uchwałą nr LVII/29/02 Rady Gminy Kleszczów z dnia 28 lutego 2002 roku w sprawie zwrotu
diet radnych przyznanych i wypłaconych w miesiącu sierpniu 2000 roku. Na podstawie ww.
uchwały dokonano pełnego zwrotu do budŜetu Gminy diet w wartościach netto, poprzez
dokonywanie potrąceń w wysokości 50% naleŜnych bieŜących diet radnych. PowyŜsza
uchwała nie została uchylona przez organ nadzorczy”. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 17
listopada 2005 roku stanowi załącznik nr 62 do protokołu kontroli.
5. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG
„Dostawa sprzętu do zimowego i letniego utrzymania dróg i poboczy”
W dniu 29.07.2004 r. wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy ogłoszenie o przetargu
nieograniczonym o wartości powyŜej 130.000 EURO, ponadto ogłoszenie opublikowano
w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 126 z dnia 29.07.2004 r. pod pozycją 36573 (data
przekazania ogłoszenia do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych - 23.07.2004 r.),
w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 27.07.2004 r. (data przekazania ogłoszenia
22.07.2004 r.) oraz na stronie internetowej w dniu 30.07.2004 r.
Przedmiot zamówienia obejmował dostawę fabrycznie nowego sprzętu specjalistycznego
szczegółowo wyspecyfikowanego w ogłoszeniach oraz specyfikacji. Zamawiający nie
dopuszczał moŜliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych, wymagany termin
wykonania wyznaczono na dzień 21.12.2004 r. Jedynym kryterium oceny była cena - 100%,
wadium ustalono w kwocie 20.000 zł. Termin składania ofert wyznaczono na godz. 14:00
w dniu 13.09.2004 r., natomiast ich otwarcia na godz. 14:30 w tym samym dniu.
Wartość szacunkowa zamówienia ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego
sporządzonego przez Wojciecha Okonia - kierownika Referatu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Gruntami, na dzień 19.07.2004 r. wynosiła 2.122.000 zł netto (2.588.840 zł
brutto), tj. 524.364,93 EURO.
Na zadanie pn. zakup sprzętu zimowego i letniego utrzymania dróg i poboczy przeznaczono
w budŜecie kwotę 2.600.000 zł.
Czynności związanych z otwarciem i oceną ofert dokonała komisja przetargowa powołana na
podstawie decyzji Wójta Gminy z dnia 21.07.2004 r. Specyfikacja istotnych warunków
zamówienia zatwierdzona została przez Wójta Gminy w dniu 19.07.2004 r.
W wyznaczonym terminie złoŜona została 1 oferta przez niŜej wymienionego wykonawcę:
1.
Schmidt Polska sp. z o.o. z Kielc - oferowana cena 2.510.000 zł (brutto).
Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę 2.600.000 zł, którą zamierzał
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Na okoliczność przeprowadzonego postępowania zamawiający sporządził protokół
postępowania (druk ZP-1) wraz z załącznikami, w tym oświadczenia członków komisji
przetargowej oraz kierownika zamawiającego o niepodleganiu wykluczeniu z udziału w
postępowaniu (druk ZP-11), zbiorcze zestawienie ofert (druk ZP-12), informację o spełnianiu
przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu (druk ZP-14), streszczenie oceny
i porównanie złoŜonych ofert (druk ZP-18).
Prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 16.09.2004 r., natomiast w dniu 17.09.2004 r.
prace te wraz z protokołem postępowania zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy.
W dniu 27.09.2004 r. zawarta została umowa nr IZP-3420/17/04, którą w imieniu Gminy
Kleszczów podpisał Wójt Gminy, a kontrasygnował Skarbnik Gminy, adnotacja płatne ze
środków budŜetowych zakup sprzętu do zimowego i letniego utrzymania dróg i poboczy
podpisał Wojciech Okoń.
_____________________________________________________
105
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych
nr 179 z dnia 12.10.2004 r. pod pozycją 49780 oraz w w Dzienniku Urzędowym Wspólnot
Europejskich z dnia 13.10.2004 r.
„Administrowanie gminnymi zasobami mieszkaniowymi i lokalami uŜytkowymi”
nieograniczonym o wartości poniŜej 60.000 EURO, ponadto ogłoszenie opublikowano na
stronie internetowej w tym samym dniu.
Przedmiot zamówienia obejmował administrowanie gminnymi zasobami mieszkaniowymi
i lokalami uŜytkowymi, w tym utrzymanie czystości w pomieszczeniach wspólnych, utrzymanie
czystości w granicy działki, na której usytuowany jest administrowany budynek, oświetlenie
pomieszczeń wspólnych - klatek schodowych i terenu na zewnątrz budynku, konserwacji
i drobnych napraw, utrzymanie czystości pomieszczeń udostępnianych lekarzom WAM w GOZ
Kleszczów, dokonywanie obowiązkowych przeglądów instalacji, zgodnie ze szczegółowym
opisem zawartym w specyfikacji. Szczegółowy wykaz zasobów mieszkaniowych i lokali
uŜytkowych zawarty był w specyfikacji, którą zatwierdził Wójt Gminy. W ogłoszeniu
internetowym nie podano, Ŝe zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający nie dopuszczał moŜliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych,
termin wykonania wynosi 1 rok od dnia podpisania umowy. Jako kryteria oceny ofert wskazano:
cena - 90%,zatrudnienie osób bezrobotnych z terenu gminy Kleszczów - 10%. Wadium
ustalono w kwocie 7.000 zł. Termin składania ofert wyznaczono na godz. 12:00 w dniu
6.07.2005 r., natomiast ich otwarcia na godz. 12:15 w tym samym dniu.
W ubieganiu o udzielenie zamówienia mogli ubiegać się wykonawcy, którzy spełniali warunki
zawarte w art. 22 ust.,1 ustawy prawo zamówień publicznych oraz wykazali się realizacją
w ostatnich 2 latach nie mniej jednej usługi o podobnym charakterze, zakresie i wartości jak
w przedmiotowym zamówieniu.
Wartość szacunkowa zamówienia ustalona została przez Agnieszkę CzyŜycką - kierownika
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku w oparciu o wydatki ponoszone przez Gminę Kleszczów
z tego tytułu w poprzednim roku budŜetowym (241.564 zł netto) i wyniosła kwotę 238.907 zł
netto, podatek VAT 22% dotyczący lokali uŜytkowych - 12.500 zł, wartość brutto - 251.407 zł, tj.
59.036 EURO. Na 2005 r. zaplanowano w budŜecie gminy kwotę 255.000 zł, w ciągu roku
wydatkowano kwotę w wysokości 111.019,61 zł, do dyspozycji na 20.06.2005 r. pozostawała
kwota 143.980,39 zł, natomiast umowa miała być realizowana przez okres 1 roku, stąd
wydatkowanie środków miało być dokonywane z środków zaplanowanych w budŜecie gminy na
2005 r. oraz na 2006 r.
Czynności związanych z otwarciem i oceną ofert dokonała czteroosobowa komisja przetargowa
powołana na podstawie decyzji Wójta Gminy nr IZP-3411/41/05 z dnia 20.06.2005 r., której
przewodniczącym była Agnieszka CzyŜycka. Członkowie komisji oraz kierownik
zamawiającego złoŜyli oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania (druk ZP11).
W wyznaczonym terminie złoŜone zostały 2 oferty przez niŜej wymienionych wykonawców:
1.
Zakład Komunalny „Kleszczów” sp. z o.o. z Kleszczowa - oferowana cena - 144.000 zł
(brutto), w tym 122.760 zł za administrowanie zasobami mieszkaniowymi oraz 21.240 zł
za administrowanie gminnymi lokalami uŜytkowymi, liczba osób bezrobotnych
przewidziana do zatrudnienia przy realizacji zamówienia - 10,
2.
Firma A-COMPLEX Czesław Koćwin z Radomska - oferowana cena - 219.666 zł (brutto),
w tym odpowiednio: 204.294 zł oraz 15.372 zł, liczba osób bezrobotnych przewidziana do
zatrudnienia przy realizacji zamówienia - 6.
Bezpośrednio przed otwarciem ofert zmawiający podał kwotę 143.980,39 zł, którą zamierzał
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w 2005 r.
_____________________________________________________
106
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na okoliczność przeprowadzonego postępowania zamawiający sporządził protokół
postępowania wraz z załącznikami, zbiorcze zestawienie ofert (druk ZP-12), informację
o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu (druk ZP-14).
prace te wraz z protokołem postępowania zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy. W wyniku
postępowania wybrana została jako najkorzystniejsza oferta nr 1.
W ofercie nr 2 wykonawca zastrzegł jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa wykaz usług
o charakterze, zakresie i wartości, jak przedmiotowe zamówienie, zamawiający uznał, Ŝe
naleŜy przyjąć, te informacje jako mieszczące się w pojęciu tajemnicy przedsiębiorstwa
i postanowił nie odrzucać wskazanej oferty.
Ponadto w dokumentacji przetargowej znajduje się pismo IZP-3411/41/05 z dnia 26.07.2005 r.
dotyczące zwrotu wadium dla uczestników postępowania, sporządzone przez Agnieszkę
CzyŜycką - kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku, z którego wynika, Ŝe Firma AComplex Czesław Koćwin miała wpłacić wadium na rachunek Urzędu Gminy w dniu 6.07.2005
r., co potwierdzało polecenie przelewu dołączone do oferty, natomiast, nie wpłynęło ono na
rachunek Urzędu Gminy, pomimo dołączonego dowodu wpłaty.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało opublikowane na stronie internetowej w dniu
23.08.2005 r., ponadto stosowne informacje zostały wysłane do wykonawców biorących udział
w postępowaniu, w piśmie do zwycięskiego wykonawcy wskazano 20.07.2005 r. jako dzień
podpisania umowy.
Z wybranym wykonawcą zawarta została 14.07.2005 r. umowa IZP-3421/41/05, natomiast
wcześniej tj. 14.05.2005 r. oraz 16.06.2005 r. zawarto na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy prawo
zamówień publicznych dwie kolejne umowy z Zakładem Komunalnym Kleszczów sp. z o.o.,
których przedmiotem było administrowanie gminnymi zasobami mieszkaniowymi i lokalami
uŜytkowymi. Nieprawidłowości związane z zawarciem wskazanych umów, dotyczące
naruszenia art. 4 pkt 8 oraz art. 32 ust.4 ustawy prawo zamówień publicznych, zostały
przedstawione na stronach 87-89 niniejszego protokołu kontroli.
„Zimowe utrzymanie ciągów komunikacyjnych na terenie Gminy Kleszczów”
nieograniczonym o wartości poniŜej 60.000 EURO, ponadto ogłoszenie opublikowano na
stronie internetowej w tym samym dniu.
Przedmiot zamówienia obejmował prowadzenie kompleksowego zimowego utrzymania ciągów
komunikacyjnych na terenie Gminy Kleszczów tj. dróg, chodników, ścieŜek rowerowych oraz
placów, łączna liczba ciągów komunikacyjnych objętych zamówieniem wynosiła 100,14 km.
Szczegółowy opis zadania zawarty był w specyfikacji. Zamawiający nie dopuszczał moŜliwości
składania ofert częściowych oraz wariantowych, termin wykonania zadania wyznaczono na
dzień okres 19.11.2004-15.04.2005 r. Jedynym kryterium oceny była łączna cena ofertowa
brutto za jednorazowe wykonanie faktycznego, zimowego utrzymania 1 km bieŜącego, danego
ciągu komunikacyjnego w obu kierunkach jazdy. Wysokość wadium ustalono na 1.000 zł.
Termin składania ofert wyznaczono na godz. 12:00 w dniu 19.11.2004 r., natomiast ich
otwarcia na godz. 12:15 w tym samym dniu.
Wartość szacunkowa zamówienia ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego
sporządzonego przez Wojciecha Okonia - kierownika Referatu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Gruntami, na dzień 3.11.2004 r. wynosiła 180.000 zł netto (192.000 zł brutto),
tj. 44.480 EURO.
podstawie decyzji IZP-3411/81/04 Wójta Gminy z dnia 3.11.2004 r. Członkowie komisji oraz
kierownik zamawiającego złoŜyli oświadczenia, Ŝe nie podlegają wyłączeniu z udziału
w postępowaniu (druk ZP-11).
W wyznaczonym terminie złoŜona została 1 oferta przez niŜej wymienionego wykonawcę:
_____________________________________________________
107
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1. Zakład Komunalny „Kleszczów” sp. z o.o. z Kleszczowa - oferowana cena - 600 zł/km,
5 zł/1 m2 placu, 300 zł/1 km ścieŜki rowerowej lub chodnika.
Na sfinansowanie zamówienia przeznaczono środki finansowe w budŜecie gminy na 2004 r.
w kwocie 40.000 zł, a w budŜecie na 2005 r. 160.000 zł.
Prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 24.11.2004 r. i w tym samym dniu, prace te
wraz z protokołem postępowania zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy.
Do zwycięskiego wykonawcy wysłano zawiadomienie o wyborze oferty ze wskazaniem terminu
6.12.2004 r. jako daty podpisania umowy.
W dniu 6.12.2004 r. zawarta została umowa nr IZP-3421/81/04, którą w imieniu Gminy
Kleszczów podpisał Wójt Gminy, a kontrasygnowała Agnieszka CzyŜycka - kierownik Referatu
BudŜetu, Finansów i Majątku, ponadto na umowie widnieje opinia Wiktora Sobieraja inspektora ds. prawnych oraz adnotacja „zadanie finansowane ze środków budŜetu pn.”
zimowe utrzymanie dróg” podpisana przez Wojciecha Okonia - kierownika Referatu Ochrony
Środowiska i Gospodarki Gruntami.
6. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2004 – 2005
2004 rok
I połowa 2005 roku
Dział
Rozdział
Paragraf
400
40003
6050
10.000.000 zł
3.962.253 zł
42.000.000 zł
3.911.531 zł
600
60014
6050
2.260.000 zł
1.578.908 zł
4.830.000 zł
55.873 zł
600
60016
6050
13.260.000 zł
8.590.193 zł
12.975.000 zł
1.819.231 zł
600
60016
6060
2.600.000 zł
2.510.000 zł
-
-
700
70005
6060
200.000 zł
87.042 zł
2.130.000 zł
395.227 zł
700
70095
6050
2.750.000 zł
1.220.005 zł
6.625.000 zł
1.452.007 zł
750
75023
6050
240.000 zł
235.784 zł
80.000 zł
9.996 zł
750
75023
6060
-
-
107.653 zł
0
754
75412
6050
71.950 zł
67.177 zł
130.000 zł
0
754
75412
6060
105.000 zł
84.138 zł
150.000 zł
0
801
80101
6050
1.650.000 zł
497.437 zł
1.685.000 zł
547.704 zł
801
80104
6050
490.000 zł
233.486 zł
410.000 zł
252.628 zł
851
85131
6060
50.000 zł
49.900 zł
-
-
851
85195
6050
-
-
110.000 zł
0
851
85195
6060
160.000 zł
158.291 zł
1.197.000 zł
0
852
85202
6050
50.000 zł
0
-
-
851
85212
6060
63 zł
63 zł
-
-
900
90001
6050
300.000 zł
0
1.700.000 zł
807.476 zł
900
90095
6050
5.125.200 zł
3.033.363 zł
3.014.000 zł
630.872 zł
900
90095
6052
2.000.000 zł
1.763.877 zł
-
-
Plan po
zmianach
Wykonanie
Plan po
zmianach
Wykonanie
_____________________________________________________
108
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
900
90095
6060
1.314.000 zł
1.256.600 zł
4.237.000 zł
330.217 zł
921
92109
6050
1.440.000 zł
843.343 zł
3.133.000 zł
586.870 zł
921
92195
6050
400.000 zł
107.614 zł
1.370.000 zł
21.960 zł
926
92605
6050
1.280.000 zł
927.835 zł
3.438.000 zł
78.106 zł
Razem
45.746.213 zł
26.317.611 zł
89.321.653 zł
10.290.867 zł
Wydatki budŜetowe ogółem
100.385.899 zł
78.584.812 zł
155.652.524 zł
40.771.104 zł
% udziału wydatków
inwestycyjnych w
wydatkach ogółem
45,57
33,49
57,38
25,26
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2004 - 2005
W 2004 roku środki finansowe wydatkowane z budŜetu Gminy Kleszczów na realizację
inwestycji wyniosły 26.317.611,07 zł, co stanowiło 33,49 % wydatków poniesionych ogółem.
Źródła finansowania inwestycji stanowiły:
−
środki własne budŜetu gminy - 25.703.234,52 zł,
−
dotacje z budŜetu państwa - 5.325,27 zł,
−
środki zagraniczne - 609.051,28.
W I połowie 2005 roku wydatki inwestycyjne wyniosły 10.290.867,64 zł, tj. 25,26 % wydatków
budŜetowych, przy czym źródła finansowania inwestycji stanowiły w 100% środki własne
budŜetu gminy.
Zestawienia dotyczące źródeł finansowania inwestycji w poszczególnych działach i rozdziałach
w okresie objętym kontrolą oraz dane dotyczące badanych zadań inwestycyjnych stanowią
załącznik nr 63 protokołu kontroli.
Ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych
W toku postępowania kontrolnego ustalono, Ŝe w jednostce koszty inwestycyjne pokrywa się z
rachunku bieŜącego jednostki - konto 130. Dla rozliczenia poszczególnych inwestycji
prowadzone jest konto syntetyczne 080 oraz konta analityczne dla poszczególnych inwestycji.
W toku kontroli sprawdzono rozliczenie następujących zadań inwestycyjnych:
A
„Budowa gminnej obwodnicy Kleszczowa - etap I oraz etap II”
B
„Budowa stacji elektroenergetycznej
elektroenergetycznej GPZ Kleszczów”
C
„Budowa dróg osiedlowych na osiedlu Zacisze w Kleszczowie - etap IV”
D
„Modernizacja boiska sportowego przy Szkole Podstawowej w Kleszczowie”
GPZ
Bogumiłów
oraz
rozbudowa
stacji
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Stosownie do § 10 ust.1 pkt 1 oraz pkt 2 regulaminu organizacyjnego zapisano, Ŝe do zadań
kierowników referatów naleŜy prowadzenie spraw naleŜących do merytorycznego działania
referatów, w tym zapewnienie realizacji oraz zapewnienie realizacji zadań referatu w zakresie
_____________________________________________________
109
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
m.in. zamówień publicznych, zgodnie z § 13 pkt 10 do zadań własnych referatów naleŜy w
szczególności realizacja zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych. Z § 16
wynika, Ŝe referat inwestycji i zamówień publicznych, którym kieruje kierownik realizuje zadania
tj. realizacja inwestycji zaplanowanych w budŜecie gminy: energetycznych, gazowych,
telekomunikacyjnych, wodno-kanalizacyjnych oraz realizacja inwestycji drogowych i
kubaturowych,
planowanie
inwestycji
i
infrastruktury komunalnej,
prowadzenie,
ewidencjonowanie i realizowanie zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych i
przepisów wykonawczych. Z § 18 wynika, Ŝe referat budŜetu, finansów i majątku gminy, którym
kieruje kierownik współpracuje z Referatem Inwestycji i Zamówień Publicznych w zakresie
planowania remontów i modernizacji obiektów, ponadto zajmuje się finansowym rozliczaniem
prowadzonych przez gminę inwestycji, bieŜącym rozliczaniem prowadzonych inwestycji oraz
ewidencją analityczną poszczególnych zadań inwestycyjnych, ewidencją zaangaŜowania
środków w zakresie zadań inwestycyjnych.
Przygotowanie i przeprowadzanie poszczególnych postępowań poprzedzających powierzenie
wykonania określonego zadania i udzielenie zamówienia publicznego naleŜało do komisji
przetargowych, które były kaŜdorazowo powoływane w drodze decyzji przez kierownika
zamawiającego, tj. Wójta Gminy Kleszczów.
Na podstawie zarządzenia nr 14/02 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 21 sierpnia 2002 r. ustalony
został regulamin pracy komisji przetargowych do przygotowywania i prowadzenia postępowań
o udzielenie zamówień publicznych.
Z regulaminu wynikało m.in., Ŝe komisje powoływał Wójt Gminy. W skład komisji wchodzili:
kierownik referatu do zakresu działania, którego naleŜało dane zamówienie i pracownik
merytoryczny tego referatu, pracownik Referatu Finansowego oraz pracownik Referatu
Organizacyjnego odpowiedzialny za sprawy związane z udzielaniem zamówień publicznych.
Do zadań komisji przetargowej naleŜało: składanie Wójtowi Gminy propozycji wyboru trybu
wraz z uzasadnieniem, przygotowywanie specyfikacji, udzielanie wyjaśnień do specyfikacji,
dokonywanie badania i oceny ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty, a następnie
przedkładanie Wójtowi wniosków dotyczących wyboru najkorzystniejszej oferty.
Do zadań przewodniczącego komisji naleŜało: kierowanie jej pracami, odbieranie oświadczeń
od jej członków, wyznaczanie terminów posiedzeń, ustalanie podziału pracy pomiędzy
członkami komisji.
Na podstawie zarządzenia nr 0152/27/05 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 25 sierpnia 2005 r.
przyjęty został nowy regulamin pracy komisji przetargowej.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Inwestycja pn.: „Budowa gminnej obwodnicy Kleszczowa - etap I”
Dokumentacja techniczna
Zamówienie publiczne polegające na wykonaniu dokumentacji technicznej obejmującej projekt
techniczny obwodnicy kleszczowskiej zostało udzielone na rzecz Przedsiębiorstwa ProjektowoWykonawczego „DROMOS” s.c. z Łodzi. Wskazana umowa zawarta została przez Zarząd
Gminy Kleszczów w dniu 28.11.2000 r. oraz kontrasygnowana przez Genowefę Sokołowską Skarbnika Gminy.
Zlecenie realizacji zadania nastąpiło w trybie przetargu nieograniczonego, w oparciu o przepisy
ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (teks jednolity: Dz.U. z 2002
r. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) obowiązującej do dnia 2 marca 2004 roku. Wynagrodzenie za
wykonanie przedmiotu zamówienia ustalono w kwocie 450.000 zł (brutto).
Wybór wykonawcy robót budowlanych
Wykonawca przedmiotowych robót budowlanych wybrany został w trybie przetargu
nieograniczonego. Ogłoszenie o przetargu zostało wysłane do Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych w dniu 25.05.2004 r. oraz opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 85
_____________________________________________________
110
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
z dnia 31.05.2004 r. pod pozycją nr 26173. Ponadto ogłoszenie zostało wywieszone na tablicy
ogłoszeń Urzędu Gminy w Kleszczowie w terminie 28.05-21.07.2004 r.
Z treści ogłoszenia wynikało, Ŝe przedmiot zamówienia obejmował budowę gminnej obwodnicy
Kleszczowa etap I, odcinek o dł. ok. 1 km od skrzyŜowania z ul. Główną do skrzyŜowania z ul.
Ogrodową, przy czym projekt techniczny obejmował całą inwestycję, natomiast podział na
części dokonany został przez inwestora ze względów organizacyjnych, w tym związanych z
uzyskaniem pozwoleń na budowę, które były odrębnie wydawane na poszczególne etapy
(odcinki drogi), co wiązało się m.in. z koniecznością systematycznego wykupu działek
gruntowych przeznaczonych pod przyszłą inwestycję.
Wartość szacunkowa zadania wynikająca z kosztorysu inwestorskiego wynosiła 3.678.228,98
zł, tj. 908.922,85 EURO. Termin wykonania zamówienia wyznaczono na dzień 31.05.2005 r.
Termin składania ofert wyznaczono na godz. 14:00 w dniu 21.07.2004 r., a ich otwarcia na
godz. 14:30 w tym samym dniu.
Jako kryteria oceny ofert wskazano następujące parametry: cena - 95%, liczba zatrudnionych
osób bezrobotnych - 5%. Wysokość wadium ustalono na kwotę 30.000 zł. Zamawiający nie
przewidział moŜliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych.
Pomiędzy ogłoszeniem opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz wywieszonym
na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wystąpiły niŜej przytoczone róŜnice polegające na tym, Ŝe w
treści jednego z nich znalazło się więcej informacji, niŜ w treści drugiego.
W ogłoszeniu wywieszonym na tablicy ogłoszeń wskazano m.in., Ŝe nie było moŜliwości
składania ofert częściowych, wadium powinno być wniesione przed upływem terminu
składania ofert w formie pieniądza, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych
lub gwarancjach ubezpieczeniowych, a takŜe, Ŝe specyfikację w cenie 50 zł moŜna
otrzymać w pok. nr 32 Urzędu Gminy w Kleszczowie w godz. 9:00 - 15:00.
Natomiast w ogłoszeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych wskazano, Ŝe zamawiający nie
dopuszczał składania ofert częściowych i wariantowych, nie wskazano formy w jakiej
wykonawcy mogli wnieść wadium, a w pozycji dotyczącej warunków uzyskania specyfikacji
oraz dodatkowych wyjaśnień wskazano jedynie: dostępne do 15.07.2004 r., cena 50 zł.
Ponadto w ogłoszeniu wywieszonym na tablicy ogłoszeń zawarto bardziej szczegółowy
opis przedmiotu zamówienia, poprzez wskazanie, Ŝe zamówienie obejmuje budowę gminnej
obwodnicy Kleszczowa, etap I, odcinek o długości 1,0 km, od skrzyŜowania z ul. Główną w
Kleszczowie przy ul. Sportowej do skrzyŜowania z ul. Ogrodową (okolica strefy przemysłowej w
Kleszczowie). Droga gminna, klasa drogi Z, kategoria ruchu KR3, szerokość jezdni 7,0 m,
pobocza utwardzone 2,5 m, pobocza gruntowe 0,75 m. Odwodnienie powierzchniowe, w
rejonie skrzyŜowania z ul. Główną przebudowa kanalizacji deszczowej (dalej w treści
ogłoszenia wypunktowano zakres robót), ponadto wskazano, Ŝe dokładny zakres robót jest
określony w specyfikacji.
Natomiast w ogłoszeniu opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych wskazano w
opisie przedmiotu zamówienia jedynie, Ŝe obejmował budowę gminnej obwodnicy Kleszczowa
etap I, odcinek o dł. ok. 1 km od skrzyŜowania z ul. Główną do skrzyŜowania z ul. Ogrodową.
Zgodnie z art. 40 ust.6 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień
publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) ogłoszenie zamieszone w miejscu
publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej, w dzienniku
o zasięgu ogólnopolskim lub w inny sposób nie moŜe zawierać informacji innych niŜ
przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.
Z przytoczonego przepisu wynika jednoznaczny zakaz zamieszczania w ogłoszeniach
informacji innych niŜ przesłane do Prezesa Urzędu Zamówień celem publikacji w Biuletynie
Zamówień Publicznych, z którego wynika, Ŝe ich treść nie moŜe być sprzeczna, jak równieŜ to,
Ŝe ich zakres nie moŜe obejmować większej ilości informacji.
Wskazane wyŜej róŜnice mogły wynikać m.in. z faktu, Ŝe treść ogłoszenia publikowanego w
Biuletynie Zamówień Publicznych zawiera pewne ograniczenia związane z ilością znaków jakie
_____________________________________________________
111
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
mogą się w tym ogłoszeniu znaleźć, natomiast w takiej sytuacji naleŜy ograniczyć równieŜ do
takiego samego zakresu treść pozostałych ogłoszeń, poniewaŜ w ten sposób wszyscy
wykonawcy, zarówno mający moŜliwość zapoznania się z ogłoszeniem np.. wywieszonym na
tablicy ogłoszeń zamawiającego, jak równieŜ korzystający jedynie z Biuletynu Zamówień
Publicznych będą na etapie podjęcia decyzji, czy wziąć udział w danym postępowaniu posiadali
jednakową wiedzę na temat tego postępowania.
Ponadto zgodnie z art. 41 prawa zamówień publicznych ogłoszenie powinno zawierać,
co najmniej określenie sposobu uzyskania specyfikacji (art. 41 pkt 3) oraz informacje o
moŜliwości składania ofert wariantowych (art. 41 pkt 5), co oznacza, Ŝe wskazane
ogłoszenia zawierały róŜnice odnośnie obligatoryjnej treści oraz w takim zakresie nie
zawierały wymaganych informacji.
Komisja przetargowa w składzie: Jerzy Maciocha - przewodniczący, Dorota Kowalska sekretarz, Mirona Frukacz, Robert Olewiński - członkowie została powołana przez Kazimierę
Tarkowską - Wójta Gminy na postawie pisma nr IZP-3410/14/04 z dnia 26.05.2004 r. Komisja
została powołana do przygotowania oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego. Członkowie komisji oraz kierownik jednostki złoŜyli oświadczenia na
drukach ZP-11.
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została opatrzona adnotacją, z której wynika, Ŝe
Kazimiera Tarkowska - Wójt Gminy wyraziła zgodę na jej treść w dniu 25.05.2004 r., ponadto
widnieje na niej podpis Bogusławy Dąbrowskiej - inspektora ds. obsługi prawnej oznaczający
brak zastrzeŜeń do jej treści pod względem formalno-prawnym.
Zarówno w treści ogłoszenia wywieszonego na tablicy ogłoszeń (o czym mowa wyŜej),
jak równieŜ w treści specyfikacji zamawiający wskazał formy w jakich mogło być
wniesione wadium, przy czym pominął poręczenia udzielane przez podmioty, o których
mowa w art. 6 ust. 3 pkt 4 lit. b ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej
Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, które stanowiły jedną z form wniesienia wadium
dopuszczoną przez ustawodawcę w art. 45 ust.6 pkt 5 prawa zamówień publicznych.
Kserokopie ogłoszenia o przetargu opublikowanego w Biuletynie Zamówień Publicznych i
wywieszonego na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz specyfikacji istotnych warunków
zamówienia stanowi załącznik nr 64 do protokołu kontroli.
Na podstawie pisma z dnia 30.06.2004 r. podpisanego przez Kazimierę Tarkowską - Wójta
Gminy wynika, Ŝe w związku z prośbą oferentów wprowadzono zmiany do specyfikacji tj. termin
wykonania zamówienia przesunięto z dnia 31.05.2005 r. na 30.11.2004 r.
W wyznaczonym terminie wpłynęły 2 oferty od następujących podmiotów:
1. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A. z Bełchatowa - oferowana cena
3.449.754,18 zł, liczba zatrudnionych osób bezrobotnych - 20,
2. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych PEUK S.A. z Piotrkowa Trybunalskiego oferowana cena 3.635.600 zł, liczba zatrudnionych osób bezrobotnych - 20.
Z treści oferty nr 1 wynikało, Ŝe wykonawca zastrzegł sobie prawo nie udostępniania innym
uczestnikom postępowania informacji składających się na ofertę, a stanowiących tajemnicę
przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w tym: informacji
z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym karalności, dokumentów
potwierdzających uprawnienia budowlane osób mających wykonywać zadanie, wykaz
posiadanego sprzętu.
Wskazane wyŜej dokumenty dołączone do oferty zostały opatrzone adnotacją, Ŝe stanowią
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz
dane podlegające ochronie ze względu na przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
W ofercie nr 2 wykonawca zastrzegł jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa dokumenty
potwierdzające posiadanie doświadczenia zawodowego przez kierownika budowy oraz
dotyczące posiadanego sprzętu.
_____________________________________________________
112
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zgodnie z art. 96 ust.4 prawa zamówień publicznych nie ujawnia się informacji stanowiących
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
jeŜeli wykonawca, nie później niŜ w terminie składania ofert, zastrzegł, Ŝe nie mogą one być
udostępniane.
Stosownie do art. 11 ust.4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji (teks jednolity: Dz.U. z 2003 roku nr 153, poz. 1503 z późn. zm.) przez tajemnicę
przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne,
technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość
gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich
poufności.
Wskazane wyŜej, zastrzeŜone w obu ofertach, informacje nie wypełniały znamion
pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa stąd nie mogły być zastrzeŜone. Ponadto chodziło
w tym przypadku o podstawowe dokumenty przedkładane na okoliczność potwierdzenia
spełniania warunków udziału w postępowaniu, a zakaz ich udostępnienia oznaczać
mógł dla innych wykonawców biorących udział w tym postępowaniu niemoŜność
skorzystania z przysługujących im środków ochrony prawnej, gdyŜ pozbawiano ich
w ten sposób moŜliwości zweryfikowania konkurencyjnej oferty pod kątem spełniania
tych warunków.
W dniu 21.10.2005 r. Sąd NajwyŜszy podjął uchwałę sygn. akt III CZP 74/05, w której
stwierdził, Ŝe w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający bada
skuteczność dokonanego przez wykonawcę zastrzeŜenia dotyczącego udostępniania
informacji stanowiących potwierdzenie spełnienia wymagań wynikających ze specyfikacji,
a następstwem stwierdzenia bezskuteczności takiego zastrzeŜenia jest wyłączenie zakazu
ujawniania zastrzeŜonych informacji. Wykładnia dokonana na podstawie tej uchwały oznacza,
Ŝe zamawiający będą mieli obowiązek dokonania weryfikacji takich zastrzeŜeń i ewentualnie
ujawnienia objętych nimi informacji wbrew oświadczeniu woli wykonawcy składającego ofertę.
Nie zmienia to jednak w niczym faktu, Ŝe będzie ona dopiero teraz powszechnie stosowana,
ponadto zamawiający powinien podjąć działania w celu ustalenia, czy zawarte w wyŜej
wskazanych ofertach zastrzeŜenia są dopuszczalne, czego jednak nie uczynił, a kolejną
kwestią jest to jakie działanie powinien podjąć stwierdzając, Ŝe wykonawcy składając takie
oferty naruszyli art. 96 ust.4 ustawy prawo zamówień publicznych.
W wyniku oceny ofert komisja wybrała ofertę nr 1 jako najkorzystniejszą, gdyŜ w oparciu
o kryteria zawarte w specyfikacji uzyskała największą ilość punktów.
Kserokopie wyciągów z ofert złoŜonych w postępowaniu, oświadczenia kierownika
zamawiającego o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz umowy nr IZP-3420/12/04
stanowią załącznik nr 65 do protokołu kontroli.
Na okoliczność przeprowadzonego postępowania sporządzone zostały następujące
dokumenty: streszczenie oceny i porównania złoŜonych ofert (druk ZP-18), informacja
o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu (druk ZP-14), zbiorcze
zestawienie ofert (druk ZP-12), protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości
zamówienia przekraczającej wyraŜoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO (druk ZP1, druk ZP-1/PN).
W protokole wskazano m.in., Ŝe wartość zamówienia wynosząca 3.678.228,98 zł,
tj. 908.922,85 EURO została ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego w dniu
6.04.2004 r., prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 27.07.2004 r., prace te oraz
protokół postępowania wraz z załącznikami zatwierdził kierownik zamawiającego tj. Wójt
Gminy w dniu 30.07.2004 r.
Do uczestników postępowania wysłano pisma z dnia 2.08.2004 r. informujące o wyborze oferty
złoŜonej przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A., ponadto w piśmie do
zwycięskiego wykonawcy wskazano, Ŝe miał wpłacić zabezpieczenie naleŜytego wykonania
umowy oraz zgłosić się w dniu 11.08.2004 r. celem podpisania umowy. Wskazane pisma
zostały przesłane faksem w dniu 3.08.2004 r.
_____________________________________________________
113
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych wysłano w dniu 3.08.2004 r informację o wyborze
najkorzystniejszej oferty. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało opublikowane
w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 145 z dnia 25.08.2004 r. pod pozycją 41876.
Z wybranym wykonawcą zawarta została w dniu 11.08.2004 r. umowa nr IZP-3420/12/04, którą
w imieniu Gminy Kleszczów podpisała Kazimiera Tarkowska - Wójt Gminy, a kontrasygnowała
Genowefa Sokołowska - Skarbnik Gminy.
„Budowa II etapu obwodnicy Kleszczowa”
W tym miejscu naleŜy odnieść się równieŜ do zamówienia publicznego, które obejmowało
część składającą się na całość przedmiotowej inwestycji, tzn. budowę II etapu obwodnicy, który
był realizowany wcześniej niŜ etap I.
Wykonawca drogi gminnej tzw. obwodnicy Kleszczowskiej - etap II o dł. 4.990 m wybrany
został w oparciu o przepisy obowiązującej wówczas ustawy o zamówieniach publicznych
w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej powyŜej 30.000 EURO.
Ogłoszenie o przetargu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 3 z dnia
8.01.2003 r. pod pozycją nr 823, ponadto ogłoszenie zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń w
terminie 8.01-20.03.2004 r. Jako poŜądany termin realizacji wskazano 31.08.2003 r. Termin
składania ofert wyznaczono na godz. 14:00 w dniu 20.03.2003 r., a ich otwarcia na godz. 14:15
w tym samym dniu.
Jako kryteria oceny ofert wskazano następujące parametry: cena - 70%, okres gwarancji
i rękojmi - 20%, termin realizacji - 10%. Wysokość wadium ustalono na kwotę 90.000 zł.
Zamawiający nie przewidział moŜliwości składania ofert wariantowych.
Wartość szacunkowa zamówienia została ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego na
kwotę 16.403.076 zł. Do wyliczenia wartości szacunkowej przyjęto kurs EURO z dnia
31.12.2002 r. wynoszący 4,0001 zł/EURO.
Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Wójt Gminy w dniu 16.01.2003 r.
Przedmiot postępowania obejmował wykonanie drogi gminnej stanowiącej tzw. „obwodnicę
kleszczowską” na odcinku od ronda na drodze powiatowej Kalisko - Sulmierzyce w kierunku
śłobnicy do skrzyŜowania z drogą na Winek wraz z poszerzeniem pasa drogi przez śłobnicką
Strefę Przemysłową.
W pkt 8 specyfikacji zawarte były warunki jakie musieli spełniać wykonawcy, w tym oprócz
typowych warunków, jak np.: dotyczących doświadczenia, posiadanego sprzętu, zatrudnienia
pracowników z odpowiednimi uprawnieniami budowlanymi, posiadania określonego rocznego
obrotu, zamawiający zawarł teŜ warunki, które nie były podmiotowymi warunkami udziału
w postępowaniu, gdyŜ nie odnosiły się do wykonawcy, ale wiązały się raczej
z obowiązkiem złoŜenia przez wykonawcę pewnych zobowiązań, jak np. warunek
udzielenia pełnej gwarancji na co najmniej 5 lat, czy zatrudnienia na czas realizacji zadania tj.
od chwili przejęcia przez wykonawcę placu budowy do chwili umownego zakończenia prac, na
podstawie umowy o pracę, na pełny etat co najmniej w zawodzie robotnik budowlany lub innym
zawodzie nie mniej niŜ 25 bezrobotnych z terenu Gminy Kleszczów, ponadto wśród tych
warunków wskazano pozyskanie od zamawiającego specyfikacji w sposób określony w
ogłoszeniu. Przytoczony warunek pozyskania specyfikacji był w ogóle niedopuszczalny,
gdyŜ ustawa nie uzaleŜniała udziału w postępowaniu od pobrania specyfikacji, podobnie
jak niedopuszczalny był warunek zatrudnienia osób bezrobotnych, gdyŜ wykonawca jest
podmiotem, który sam decyduje kogo zatrudniać, ewentualnie mogło to być
zastosowane jako jedno z kryteriów oceny ofert, ale nie jako warunek podmiotowy
udziału w postępowaniu.
W wyznaczonym terminie złoŜonych zostało 5 ofert:
_____________________________________________________
114
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1.
Przedsiębiorstwo Robót Drogowych „PEUK” z Piotrkowa Trybunalskiego - oferowana
cena - 17.098.600 zł, termin realizacji - 15.09.2003 r., okres gwarancji i rękojmi - po
7 lat,
2.
Przedsiębiorstwo Drogowe Zbigniew Ziajka z Wrocławia - oferowana cena 15.820.739,68 zł, termin realizacji - 30.09.2003 r., okres gwarancji i rękojmi - po 10 lat,
3.
Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A. z Bełchatowa - oferowana cena 14.632.175,67 zł, termin realizacji - 31.07.2003 r., okres gwarancji i rękojmi - po 10 lat,
4.
EXBUD - NOVA S.A. z Warszawy - oferowana cena - 13.257.552,92 zł, termin
realizacji - 20.09.2003 r., okres gwarancji i rękojmi - po 8 lat,
5.
STRABAG sp. z o.o. z Warszawy - oferowana cena - 15.249.525,09 zł, termin realizacji
- 10.09.2003 r., okres gwarancji i rękojmi - po 66 miesięcy.
Komisja przetargowa została powołana na podstawie zarządzenia Wójta Gminy z dnia
2.01.2003 r. w następującym składzie: Jerzy Maciocha - przewodniczący komisji, Dorota
Kowalska - sekretarz komisji, Robert Olewiński, Halina Siemasz - członkowie. Na podstawie
decyzji Wójta Gminy z dnia 4.03.2003 r. dokonano zmiany w składzie komisji poprzez
zastąpienie Haliny Siemasz przez Mironę Frukacz.
W specyfikacji w pkt 14 pkt.2 (str.11) zapisano, Ŝe w zakresie kaŜdego kryterium oferta moŜe
uzyskać od oceniającego członka komisji 10 pkt, przy czym ocena punktowa kryterium np.
ceny - miała zostać dokonana zgodnie z formułą: cena minimalna/cena oferty x 10 pkt, ponadto
punkty wyliczone w kaŜdym kryterium przez kaŜdego oceniającego członka komisji
przetargowej miały zostać zsumowane i pomnoŜone przez znaczenie % danego kryterium.
W związku z dokonaną analizą treści ofert złoŜonych w postępowaniu oferta nr 2 została
odrzucona na podstawie art. 27a ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych, poniewaŜ
zawierała błędy w obliczeniu ceny występujące w kosztorysie ofertowym.
W wyniku oceny ofert wybrana została oferta nr 3, przy czym decydujące okazało się kryterium
terminu wykonania robót. Prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 25.04.2003 r.,
prace komisji oraz protokół postępowania został zatwierdzony w dniu 24.04.2003 r. przez
Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy.
Ogłoszenie o wyborze zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 76 z dnia
4.06.2003 r. pod pozycją nr 31685.
Na podstawie umowy nr ORG 3420/1/03 z dnia 26.05.2003 r. Gmina Kleszczów
reprezentowana przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy zleciła Przedsiębiorstwu Robót
Drogowych i Mostowych S.A. z Bełchatowa budowę gminnej obwodnicy Kleszczowa - etap II.
Wynagrodzenie za wykonanie zamówienia ustalono w kwocie 14.632.175,67 zł, natomiast
termin wykonania strony wyznaczyły na dzień 3.09.2005 r. Zamawiający zobowiązał się
dostarczyć wykonawcy w dniu podpisania umowy pozwolenie na budowę na odcinek od ronda
w śałobnicy do skrzyŜowania z drogą powiatową śłobnica-Winek, natomiast na dalszy odcinek
do początku obrębu geodezyjnego Dębina wskazano, Ŝe zamawiający uzyska pozwolenie na
budowę do dnia 30.07.2003 r. Wskazana umowa została kontrasygnowana przez Genowefę
Sokołowską - Skarbnika Gminy.
Na podstawie aneksu nr 1/2003 z dnia 20.08.2003 r. podpisanego przez Wójta Gminy
postanowiono ze względu na brak zatwierdzonego planu zagospodarowania terenu, co było
spowodowane ciągłym wprowadzaniem zmian przez Kopalnię Węgla Brunatnego „Bełchatów”,
a tym samym brak pozwolenia na budowany odcinek drogi od skrzyŜowania obwodnicy z drogą
powiatową śłobnica-Winek do granicy obrębu Dębina przesunięto termin zakończenia budowy
z dnia 3.09.2003 r., poprzez wskazanie, Ŝe termin ten dotyczyć będzie pierwszego odcinka prac
na, które inwestor posiadał pozwolenie na budowę, natomiast zakończenie realizacji drugiego
odcinka zostało przesunięte na dzień 31.05.2004 r.
Zamawiający zlecił pełnienie obowiązków inspektor nadzoru nad realizacją przedmiotowego
zadania Marianowi Winiarskiemu, ponadto wyznaczył jako odpowiedzialnego z ramienia
_____________________________________________________
115
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
inwestora Roberta Olewińskiego - inspektora ds. inwestycji zatrudnionego w Urzędzie Gminy
Kleszczów. Wykonawca ustanowił kierownika budowy w osobie Krzysztofa Hausa.
Ostateczny odbiór końcowy robót budowlanych objętych przedmiotem umowy został dokonany
w dniu 6.10.2005 r., co potwierdza protokół sporządzony przez komisję odbiorowi powołaną
przez Wójta Gminy w dniu 3.10.2005 r. i dotyczył prac wykonanych w terminie 30.0630.09.2005 r. Łączna wartość odebranych robót wyniosła 3.336.720,95 zł (brutto).
W protokole odnotowano, Ŝe z uwagi na bezpieczeństwo uczestników ruchu drogowego nie
została zakończona modernizacja skrzyŜowania w śłobnicy, a wykonawca zobowiązał się do
zakończenia tych prac w momencie wykonania następnego odcinka obejmującego etap III. Z
powodu niewykonania prac wskazanych w protokole odbioru postanowiono zatrzymać, do
czasu ich wykonania, z naleŜnych faktur wystawionych przez wykonawcę kwotę 50.000 zł.
Kserokopie specyfikacji, protokołu postępowania oraz umowy stanowią załącznik nr 66 do
W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe w ofercie nr 1 zawarta została klauzula zgodnie, z którą
wykonawca zastrzegał sobie prawo nie udostępniania informacji stanowiących tajemnicę
przedsiębiorstwa innym uczestnikom postępowania części niejawnej oferty, w której znajdowały
się następujące dokumenty: informacje ekonomiczne o firmie dotyczące wartości sprzedaŜy
robót budowlano-montaŜowych w kaŜdym z trzech ostatnich lat (2000, 2001, 2002), informacje
finansowe (bilanse za wskazane lata), opinia bankowa, wykaz sprzętu, informacja na temat
doświadczenia zawodowego, wykaz osób oraz ich uprawnienia budowlane osób, wykaz
producentów materiałów przewidzianych do realizacji zadania.
Podobnie w ofercie nr 3 wspomnianą klauzulą objęto oświadczenia stwierdzające, Ŝe osoba
fizyczna reprezentująca wykonawcę, a takŜe urzędujący członkowie władz wykonawcy nie byli
prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie
zamówienia publicznego albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści
majątkowych, informacje z KRK w zakresie, o którym mowa w tych oświadczeniach,
uprawnienia budowlane, wykaz sprzętu, natomiast w ofertach nr 4 i nr 5 zastrzeŜone zostały
tylko kosztorysy ofertowe.
Wskazane wyŜej informacje nie mogły być zastrzeŜone, poniewaŜ na podstawie art. 25
ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych (w brzmieniu obowiązującym na dzień
składania ofert) jawna była cała dokumentacja postępowania z wyjątkiem informacji
stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji, a dostawca lub wykonawca składając ofertę zastrzegł
w odniesieniu do tych informacji, Ŝe nie mogą być one udostępnione innym
uczestnikom postępowania. Natomiast przytoczone informacje nie wypełniały znamion
pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa z art. 11 ust.4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji. Ponadto obejmowały one dokumenty przedkładane na okoliczność
potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, a zakaz ich udostępnienia
oznaczał niemoŜność skorzystania przez innych wykonawców z przysługujących im
środków ochrony prawnej.
Kserokopie wyciągów z ofert stanowią załącznik nr 67 do protokołu kontroli.
NaleŜy wskazać, Ŝe w trakcie postępowania oferent, który złoŜył ofertę nr 4 wniósł (30.04.2003
r.) protest od decyzji zamawiającego podnosząc naruszenie art. 2 ust.1 pkt 8 ustawy o
zamówieniach publicznych poprzez wybór oferty niekorzystnej dla zamawiającego, gdyŜ
droŜszej od oferty protestującego o 1.374.622,75 zł oraz nierealnej do wykonania, poniewaŜ
wskazywała ona termin zakończenia robót na dzień 31.07.2003 r., natomiast ze specyfikacji
(po uwzględnieniu zmian wynikających z pism zamawiającego) termin uzyskania pozwolenia na
budowę został określony na dzień 30.07.2003 r.
Ponadto protestujący podniósł naruszenie art. 16 ustawy o zamówieniach publicznych
polegające na nierównym traktowaniu oferentów, gdyŜ wybierając ofertę z terminem
zakończenia realizacji robót przed uzyskaniem pozwolenia na budowę zamawiający zakładał
jego wcześniejsze uzyskanie, o czym nie poinformował pozostałych oferentów.
_____________________________________________________
116
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Dodatkowo wskazano naruszenie art. 27 a ust.1 tejŜe ustawy poprzez wybór oferty, która
powinna zostać odrzucona jako sprzeczna z ustawą oraz specyfikacją, min. sprzeczną z
ustawą prawo budowlane poprzez ustalenie terminu wykonania robót, które nie uwzględniały
konieczności uzyskania pozwolenia na budowę i jego uprawomocnienia się, ponadto sprzeczną
z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie dokumentów jakich zamawiający moŜe Ŝądać od
dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału
w postępowaniu o zamówienie publiczne oraz ze specyfikacją, gdyŜ w ofercie tej nie było, na
wskazanych w proteście stronach, pieczątek „za zgodność z oryginałem”, podpisu
składającego ofertę przy pieczątce „za zgodność z oryginałem” oraz parafki składającego
ofertę po korekcie błędnie ponumerowanej strony.
NaleŜy przytoczyć w tym miejscu sposób oceny ofert dokonany przez zamawiającego zgodnie
ze specyfikacją, na przykładzie oferty najtańszej oraz oferty zwycięskiej, który zobrazuje jaki
wpływ miało kryterium terminu wykonania robót na wybór oferty najkorzystniejszej:
1. oferta nr 4 - oferta najtańsza
−
cena: 13.257.552,92 zł/13.257.552,92 zł = 1 x 10 pkt = 10 pkt x 70% = 7 pkt x 4 (liczba
członków komisji) = 28 pkt,
−
gwarancja - 8 lat/10 lat = 0,8 pkt x 10 pkt = 8 pkt X 20% = 1,6 pkt x 4 = 6,4 pkt,
−
termin realizacji - 133 dni od otwarcia ofert/184 = 0,7228 x 10 pkt = 7,228 pkt x 10% =
0,7228 x 4 = 2,89 pkt,
−
łącznie - 37,29 pkt.
2. oferta nr 3 - oferta zwycięska
−
cena: 13.257.552,92/14.632.175,67 = 0,906 x 10 pkt = 9,06 pkt x 70% = 6,342 pkt x 4
= 25,39 pkt,
−
gwarancja - 10 pkt x 20% = 2 pkt x 4 = 8 pkt,
−
termin realizacji - 10 pkt x 10% = 1 pkt x 4 = 4 pkt,
−
łącznie - 37,39 pkt.
W związku z dokonanym przez zamawiającego w dniu 7.05.2003 r. oddaleniem wskazanego
wyŜej protestu wykonawca złoŜył w dniu 9.05.2003 r. do Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych odwołanie od decyzji zamawiającego.
Na podstawie wyroku Zespołu Arbitrów z dnia 21.05.2003 r. (sygn. akt UZP/ZO/0-624/03)
odwołanie złoŜone przez EXBUD-NOVA S.A. zostało oddalone. W przedmiotowym orzeczeniu
wskazano m.in., Ŝe zamawiający nie naruszył art. 2 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach, gdyŜ
ustalił jako jedno z kryteriów oceny ofert termin wykonania zamówienia, co mógł uczynić w
świetle obowiązujących przepisów, a następnie zastosował to kryterium zgodnie z zapisami
specyfikacji.
W efekcie okazało się, Ŝe w związku z nieterminowym uzyskaniem pozwolenia na budowę,
prace objęte zamówieniem zostały zakończone dopiero w październiku 2005 r., tj. z ponad
dwuletnim opóźnieniem. Dlatego przyjęcie kryterium terminu wykonania umowy okazało się dla
zamawiającego bardzo niekorzystne, gdyŜ wybrał ofertę o 1.374.622,75 zł droŜszą,
a ostatecznie stracił jeszcze więcej w związku ze zmianą, w trakcie trwania zamówienia, stawki
podatku VAT na przedmiotowe roboty z 7% na 22%.
NaleŜy zauwaŜyć, Ŝe Zespół Arbitrów w swoim wyroku odniósł się tylko i wyłącznie do
oprotestowanych zarzutów, a ustalenie kwestionowanego kryterium było prawnie
dopuszczalne. Zastosowanie powyŜszego kryterium oceny ofert dotyczącego terminu realizacji
zamówienia publicznego nie było sprzeczne z obowiązującymi przepisami regulującymi zasady
udzielania zamówień publicznych, gdyŜ zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy o zamówieniach
publicznych obowiązującej w chwili udzielania przedmiotowego zamówienia przez
_____________________________________________________
117
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
najkorzystniejszą ofertę naleŜało rozumieć ofertę z najniŜszą ceną albo ofertę, która
przedstawiała najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do
przedmiotu zamówienia, w szczególności kosztów eksploatacji, parametrów technicznych,
funkcjonalności oraz terminu wykonania.
Ponadto Ŝaden przepis nie obligował zamawiającego do uzyskania pozwolenia na budowę
przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem
było wykonanie robót, których realizacja uzaleŜniona była od posiadania takiego pozwolenia.
Dlatego teŜ przytoczony wyŜej wyrok nie mógł uwzględnić odwołania, gdyŜ Zespół Arbitrów
wypowiadając się w tej kwestii nie mógł orzec, Ŝe takie kryterium było niedopuszczalne,
ponadto co równieŜ zauwaŜył sam zamawiający w rozstrzygnięciu protestu był on związany,
przy ocenie ofert, ustalonymi przez siebie kryteriami i zastosował je zgodnie z treścią
specyfikacji (na marginesie naleŜy podnieść, Ŝe Ŝaden z oferentów nie oprotestował treści
specyfikacji). Z tego punktu widzenia zamawiający nie naruszył obowiązujących przepisów.
Natomiast zamawiający powinien dołoŜyć wszelkiej staranności przy udzielaniu zamówienia, w
tym przy określaniu kryteriów oceny i wyboru oferty, w ten sposób, aby udzielić zamówienia
publicznego w sposób moŜliwie dla siebie najkorzystniejszy.
Biorąc pod uwagę powyŜsze ustalenia naleŜy wskazać, Ŝe zamawiający jako jednostka sektora
finansów publicznych dysponująca środkami publicznymi zobowiązany był na podstawie art. 28
ust.3 ustawy o finansach publicznych do dokonywania wydatków publicznych:
1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych
efektów z danych nakładów,
2. w sposób umoŜliwiający terminową realizację zadań,
3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Natomiast z całą pewnością zamawiający przygotowując dokumentację postępowania, w tym
specyfikację, w której ustalił warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert powinien
mieć na względzie, Ŝe wprowadzona do systemu prawa regulacja dotycząca udzielania
zamówień publicznych miała na celu zapewnienie udzielania tych zamówień, a więc w efekcie
wydatkowania środków publicznych, w sposób najbardziej efektywny i racjonalny poprzez
wybór najkorzystniejszych ofert, co oczywiście niekoniecznie oznacza, Ŝe ofert najtańszych,
gdyŜ szereg czynników, poza ceną moŜe decydować w końcowym rozliczeniu, Ŝe wybrana
oferta będzie najkorzystniejsza z punktu widzenia wydatkowania tych środków.
Wskazują na to nie tylko regulacje nakazujące zamawiającemu wybór oferty najkorzystniejszej,
ale równieŜ pozwalające na wyeliminowanie z postępowania wykonawców, którzy nie
gwarantują wykonania, bądź prawidłowego wykonania udzielanego zamówienia, co w efekcie
mogłoby prowadzić, poprzez wybór ofert takich wykonawców, do nieoszczędnego
wydatkowania środków publicznych. Dlatego zamawiający przygotowując postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego powinien mieć na względzie wszystkie okoliczności, które
wpływają na wybór oferty, a ustalenie kryteriów nie powinno być przypadkowe tylko poparte
analizą, pozwalającą dokonać racjonalnego wyboru.
NaleŜy wskazać, Ŝe w omawianym przypadku określenie jako jednego z kryteriów oceny ofert
terminu wykonania zamówienia i to w taki sposób, Ŝe zdecydowało o wyborze znacznie
droŜszej oferty nie było poparte racjonalnymi przesłankami. Od wykonania w określonym
terminie zadania nie było uzaleŜnione otrzymanie przez zamawiającego środków z innych
źródeł, co często ma miejsce w praktyce, ponadto jeŜeli zamawiającemu zaleŜało z jakiś
względów na dotrzymaniu określonego terminu to mógł go wskazać jako wymagany
(ostateczny) termin realizacji.
W momencie przygotowywania przetargu zamawiający miał świadomość, Ŝe nie posiada
pozwolenia na budowę i powinien się liczyć z sytuacją, która w praktyce wystąpiła, a
przynajmniej przyjmując takie kryterium mógł wskazać, Ŝe będzie oceniał nie termin ustalony
kalendarzowo, a liczony w dniach począwszy od uzyskania pozwolenia na budowę i
przekazania placu budowy.
_____________________________________________________
118
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kserokopie pozwoleń na budowę oraz protokołu odbioru robót gminnej obwodnicy – etap II
stanowią załącznik nr 68.
W tym miejscu przytoczyć naleŜy treść pisma z dnia 3.03.2003 r. podpisanego przez Jerzego
Maciochę - kierownika Referatu Rozwoju Gospodarczego i Inwestycji, w którym udzielono
wyjaśnień do specyfikacji poprzez wskazanie, Ŝe przekazanie placu budowy nastąpi
niezwłocznie po podpisaniu umowy z wykonawcą, a termin uzyskania pozwolenia na budowę
na drugi odcinek drogi na dzień 30.07.2003 r. jest terminem wiąŜącym inwestora i moŜe być
przyjęty w szczegółowym harmonogramie rzeczowo-finansowym, oferta z najkrótszym
terminem wykonania miała dostać 10 pkt, pozostałe wg wzoru: termin najkrótszy/termin oferty x
10 pkt x 10%.
Wskazać równieŜ trzeba korespondencję pomiędzy zamawiającym, a wybranym wykonawcą,
a mianowicie pismo z dnia 14.04.2003 r. podpisane przez Kazimierę Tarkowską - Wójta
Gminy, w którym zamawiający zwrócił się do PRDiM S.A. o wyjaśnienie wątpliwości
dotyczących m.in. przyjęcia w ofercie tego podmiotu terminu zakończenia robót oraz zapisów
harmonogramu w związku z oznaczeniem przez zamawiającego terminu uzyskania pozwolenia
na budowę odpowiednio na 30.06.2003 r. oraz 30.07.2003 r.
W odpowiedzi zawartej w piśmie z dnia 16.04.2003 r. PRDiM S.A. z Bełchatowa poinformował
zamawiającego, Ŝe podjął działania mające na celu doprecyzowanie moŜliwego terminu
uzyskania prawomocnego pozwolenia na budowę i przeprowadził rozmowy w organie
udzielającym pozwolenia, jak i ze stronami mogącymi wnieść odwołanie i na podstawie
uzyskanych informacji sporządził harmonogram. Jednocześnie wykonawca stwierdzał, Ŝe drugi
odcinek robót jest odcinkiem krótkim i nieskomplikowanym technologicznie.
Kserokopie wskazanych pism, protestu i jego rozstrzygnięcia oraz wyroku Zespołu Arbitrów
stanowią załącznik nr 69 do protokołu kontroli.
Mając na względzie treść wskazanego pisma moŜna stwierdzić, Ŝe równieŜ sam wykonawca
był nierzetelny, gdyŜ oświadczył, Ŝe wykona w oferowanym terminie zamówienie, powołując się
na rozmowy w organie udzielającym pozwolenia, stąd moŜna uznać, Ŝe nie zrealizował
zobowiązania, jakie zawarł w tym oświadczeniu i jednocześnie naraził zamawiającego na
szkodę.
Reasumując powyŜsze ustalenia naleŜy stwierdzić, Ŝe działanie zamawiającego doprowadziło
do tego, Ŝe środki publiczne nie zostały wydatkowane w sposób oszczędny, ponadto
uniemoŜliwiły terminową realizację zaciągniętego zobowiązania i to z jego winy, gdyŜ
terminowość uzaleŜniona była od uzyskania pozwolenia na budowę, co spoczywało na
zamawiającym i zdawał sobie sprawę, Ŝe uzyskanie stosownej decyzji moŜe się przeciągnąć w
czasie, gdyŜ jej wydanie jest uzaleŜnione od wielu przesłanek. W efekcie środki publiczne nie
zostały wydatkowane w wysokości i terminie wynikającym z zaciągniętego zobowiązania.
Nadzór inwestorski
Pełnienie nadzoru inwestorskiego nad zadaniem inwestycyjnym obejmującym wykonanie drogi
gminnej obwodnicy Kleszczowa -etap I zlecone zostało w trybie przetargu nieograniczonego
o wartości poniŜej 60.000 EURO.
Ogłoszenie o przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz
opublikowane na stronie internetowej w dniu 16.07.2004 r., a ponadto w Gazecie Wyborczej z
dnia 20.07.2004 r. Jedynym kryterium oceny ofert była cena - 100%. Termin składania ofert
wyznaczono na godz. 11:00 w dniu 2.08.2004 r., a ich otwarcia na godz. 11:15 w tym samym
dniu.
Zakres przedmiotowy obejmował pełnienie nadzoru inwestorskiego przy realizacji zadania
inwestycyjnego pn.: budowa gminnej obwodnicy Kleszczowa - etap I o dł. ok. 1 km oraz
remonty dróg tłuczniowych na terenie Gminy Kleszczów.
Komisja przetargowa, do której naleŜało przygotowanie i przeprowadzenie postępowania,
powołana została na podstawie zarządzenia Wójta Gminy Kleszczów IZP-3411/53/094 z dnia
15.07.2004 r. w czteroosobowym składzie, pod przewodnictwem Jerzego Maciochy -
_____________________________________________________
119
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
kierownika Referatu Inwestycji I Zamówień Publicznych. Wszyscy członkowie komisji oraz
kierownik zamawiającego złoŜyli oświadczenia, Ŝe nie podlegali wykluczeniu z udziału w
postępowaniu.
W wyznaczonym terminie wpłynęły dwie oferty złoŜona przez:
1. Projektowanie Wykonawstwo i Nadzór Dróg Mostów i Budowli Marian Krzysztof
Siniarski z Piotrkowa Trybunalskiego - cena ofertowa wynosiła na 1 zadanie - 19.800 zł
(brutto), na 2 zadanie - 4.200 zł,
2. „POZIOM” Firma Remontowo-Budowlana Dróg i Ulic Eugeniusz Mądry z Radomska cena na ofertowa na 1 zadanie - 25.000 zł (brutto), na 2 zadanie - 6.500 zł.
W wyniku oceny ofert wybrana została oferta nr 1. Prace komisji przetargowej wraz z
protokołem postępowania zostały zatwierdzone w dniu 5.08.2004 r. przez Wójta Gminy. Do
wykonawców wysłano informację o wyniku postępowania, ze wskazaniem w piśmie do
zwycięskiego wykonawcy dzień 16.08.2004 r. jako termin podpisania umowy.
Z wybranym wykonawcą zawarta została umowa nr IZP-3421/53/1/04, którą w imieniu Gminy
Kleszczów podpisała Kazimiera Tarkowska - Wójt Gminy, a kontrasygnowała Genowefa
Sokołowska - Skarbnik Gminy.
Realizacja inwestycji
Przedmiotowe roboty budowlane (obejmujące zarówno I oraz II etap budowy obwodnicy
Kleszczowa) prowadzone były na podstawie następujących pozwoleń na budowę wydanych z
upowaŜnienia Starosty Bełchatowskiego:
−
decyzja nr 174/02 znak AB 7351-1/233/02 z dnia 23.07.2002 r., zatwierdzająca projekt
budowlany i udzielająca pozwolenia na budowę drogi gminnej (obwodnicy Kleszczowa)
Kleszczów - śłobnica etap I: odcinek od ulicy Ogrodowej w Kleszczowie (obok GS) do
skrzyŜowania typu rondo w śłobnicy, wraz z budową kanalizacją i odwodnieniem oraz
oświetlenia skrzyŜowania drogi powiatowej nr 30469, drogi powiatowej nr 30470 i
obwodnicy w śłobnicy,
−
decyzja nr 258/03 znak AB 7351-1/190/03 z dnia 16.05.2003 r., zatwierdzająca projekt
budowlany i udzielająca pozwolenia na budowę drogi gminnej (tzw. obwodnicy) na
odcinku od wjazdu na obwodnicę z drogi powiatowej Kleszczów - Sulmierzyce do drogi
śłobnica - Winiek, wraz z odprowadzeniem wód deszczowych, przebudową limigrafu,
usunięciem kolizji energetycznej, teletechnicznej, gazowej i wodociagowej,
−
decyzja nr 519/04 znak AB.VIII.7351-1/400/04 z dnia 13.07.2004 r., zatwierdzająca projekt
budowlany i udzielająca pozwolenia na budowę drogi gminnej Kleszczów - śłobnica wraz
z kanalizacją i odwodnieniem odcinek od ul. Głównej do ul. Ogrodowej,
−
decyzja nr 370/05 znak AB.VIII.7351-1/285/05 z dnia 20.05.2005 r., zatwierdzająca projekt
budowlany i udzielająca pozwolenia na budowę drogi gminnej na odcinku od
skrzyŜowania w miejscowości śłobnica Winek do obrębu geodezyjnego śłobnica Dębina.
Odnośnie I etapu przekazanie przekazanie placu budowy przez inwestora nastąpiło na
podstawie protokołu sporządzonego w dniu 12.08.2004 r. Zgłoszenia rozpoczęcia robót do
Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dokonał inwestor w dniu 18.08.2004 r.
Wykonawca, stosownie do postanowień zawartej umowy, co miesiąc, rozliczał się z
wykonanych robót, przedkładając rachunek, co potwierdzały protokoły częściowego odbioru
robót, oraz przedkładał wykaz osób bezrobotnych z terenu Gminy Kleszczów zatrudnionych
przy realizacji inwestycji.
W dniu 15.11.2004 r. nastąpiło zgłoszenie zakończenia budowy. Komisja powołana w dniu
17.11.2004 r. z upowaŜnienia Wójta Gminy przez Annę DróŜdŜ - Sekretarza Gminy dokonała
protokolarnego, końcowego odbioru robót w dniu 24.11.2004 r.
_____________________________________________________
120
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania inwestycyjnego.
Na podstawie uchwały nr XXII/186/04 Rady Gminy Kleszczów z dnia 29 marca 2004 r.
w sprawie uchwalenia budŜetu gminy Kleszczów na 2004 r. w planie wydatków budŜetowych na
2004 r. na zadanie pn. budowa gminnej obwodnicy w Kleszczowie zaplanowano kwotę
10.000.000 zł, w planie wieloletniego programu inwestycyjnego na 2004 r. (załącznik nr 9)
wskazano jako planowane środki na przedmiotowe zadanie na 2004 r. - 10.000.000 zł, na 2005
r. - 20.000.000 zł, na 2006 r. - 10.000.000 zł, (dział 600 rozdział 60016 § 6050).
Rozliczenie inwestycji i przejęcie na stan środków trwałych.
Wykonawca (I etap obwodnicy) przedłoŜył następujące faktury VAT:
−
nr 776//2004 z dnia 3.09.2004 r. na kwotę 1.004.108,37 zł (brutto),
−
nr 788/2004 z dnia 4.10.2004 r. na kwotę 1.628.652,53 zł (brutto),
−
nr 789/2004 z dnia 4.10.2004 r. na kwotę 157.092,79 zł (brutto),
−
nr 813/2004 z dnia 2.12.2004 r. na kwotę 631.608,42 zł (brutto),
−
nr 814/2004 z dnia 2.12.2004 r. na kwotę 28.292,07 zł (brutto).
Na wskazanych fakturach widniała adnotacja i podpis Jerzego Maciochy - kierownika Referatu
Inwestycji i Zamówień Publicznych oraz Roberta Olewińskiego - inspektora ds. inwestycji
drogowych pod adnotacją, Ŝe faktura dotyczy określonego zadania realizowanego na
podstawie wskazanej umowy zawartej w trybie ustawy o zamówieniach publicznych z
podaniem odpowiedniego przepisu (art. 14), adnotacja odnośnie kontroli formalnej i
rachunkowej, a takŜe dekretacja, zatwierdzono do wypłaty ze środków budŜetowych 600,
60016 § 6050, konto Wn 080 konto Ma 130 oraz informacja dotycząca formy i daty zapłaty.
Na podstawie dowodu OT z dnia 28.01.2005 r., podpisanego przez Wójta Gminy - droga (I etap
obwodnicy) przyjęta została na stan środków trwałych. Wartość początkową środka trwałego
przyjęto w kwocie 3.359.258,03 zł, na którą składały się:
−
wynagrodzenie wykonawcy - 3.264.369,32 zł (wartość środka trwałego została
pomniejszona o część wynagrodzenia wykonawcy w kwocie 185.384,86 zł, która to kwota
stanowiła wynagrodzenie nie za roboty drogowe, ale za wykonanie kanalizacji deszczowej),
−
prace projektowe - 54.900 zł,
−
prace geodezyjne - 5.243,56 zł,
−
nadzór inwestorski - 19.800 zł,
−
pozostałe koszty - 14.945,15 zł.
Odnośnie II etapu wykonawca przedłoŜył następujące faktury VAT:
−
nr 741/2003 z dnia 25.06.2003 r. na kwotę 2.140.334,63 zł,
−
nr 744/2003 z dnia 27.06.2003 r. na kwotę 85.852,93 zł,
−
−
−
−
−
_____________________________________________________
121
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
−
−
−
−
−
−
−
nr 788/2005 z dnia 18.10.2005 r. na kwotę 489.417,08 zł.
Na podstawie dowodu OT sporządzonego w dniu 30.11.2004 r. część I gminnej obwodnicy
Kleszczowa - etap I obejmująca odcinek drogi od ronda w śałobnicy do skrzyŜowania z drogą
powiatową śłobnica-Winiek została rozliczona i przyjęta na stan środków trwałych. Wartość
nowego środka trwałego ustalono na kwotę 10.040.139,47 zł, na którą składało się
wynagrodzenie za wykonane roboty budowlane - 9.932.534 zł, za prace projektowe - 80.000,01
zł, za usługi geodezyjne - 10.141,46 zł oraz za nadzór inwestorski - 17.464 zł.
Natomiast pozostała część obwodnicy kleszczowa - etap II obejmująca prace wykonane w
2005 r. od skrzyŜowania w śałobnicy do granicy obrębu Dębina, odebrane w dniu 18.10.2005
r., na dzień zakończenia kontroli nie została przyjęta na stan środków trwałych.
Inwestycja pn.: „Budowa stacji elektroenergetycznej 110/30 kV GPZ „Bogumiłów” oraz
rozbudowa stacji 110/15 kV GPZ „Kleszczów”
Wybór wykonawcy dokumentacji technicznej nastąpił w trybie przetargu nieograniczonego
o wartości powyŜej 30.000 EURO. Ogłoszenie o przetargu opublikowano w Biuletynie
Zamówień Publicznych nr 165 z dnia 27.09.2002 r. pod pozycją 63862, ponadto ogłoszenie
wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w tym samym dniu.
Wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na podstawie kosztorysu inwestorskiego
sporządzonego przez Jerzego Maciochę - kierownika Referatu Rozwoju Gospodarczego
i Inwestycji oraz Jacka Kierasińskiego - inspektora ds. inwestycji w oparciu o koszty prac
projektowych zamawianych wcześniej przez Gminę Kleszczów, na kwotę 1.320.000 zł,
tj. 324.277 EURO (wg kursu z dnia 24.09.2002 r. - 4,0706 zł/EURO).
Przedmiot zamówienia został określony jako wykonanie projektów budowy stacji
elektroenergetycznych GPZ Bogumiłów (ze specyfikacji wynikało, Ŝe budowa tej stacji
obejmowała równieŜ rozbudowę stacji GPZ Kleszczów) i GPZ śłobnica wraz z liniami
zasilającymi 110 kV i liniami odpływowymi średniego napięcia.
Zamawiający nie dopuszczał składania ofert wariantowych, poŜądany termin realizacji wynosił 3
miesiące dla stacji Bogumiłów i 5 miesięcy dla stacji śłobnica. Jako kryteria oceny ofert
wskazano cenę - 80% oraz termin realizacji 20%, wadium ustalono w kwocie 5.000 zł, termin
składania ofert wyznaczono na godz. 14:00 w dniu 14.11.2002 r., a ich otwarcia na godz. 14:30
tego samego dnia.
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona w dniu 8.10.2002 r. przez
Zarząd Gminy. Postępowanie przetargowe prowadziła komisja przetargowa powołana na
podstawie zarządzenia nr 42/02 Wójta Gminy z dnia 23 września 2002 roku. Wszyscy
członkowie komisji złoŜyli oświadczenia wymagane art. 20 ustawy o zamówieniach publicznych
(druk ZP-21).
_____________________________________________________
122
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W wyznaczonym terminie wpłynęły trzy oferty od następujących podmiotów:
1.
Biuro Studiów i Projektów Energetycznych Energoprojekt Poznań S.A. z Poznania oferowana cena 1.959.320 zł, termin wykonania 5 i 6 miesięcy od dnia podpisania
umowy,
2.
Biuro Studiów i Projektów Energetycznych Energoprojekt Kraków S.A. z Krakowa oferowana cena 1.744.710 zł, termin wykonania 12 i 16 tygodni od dnia podpisania
umowy,
3.
Przedsiębiorstwo Budownictwa Elektroenergetycznego Elbud Warszawa sp. z o.o. z
Warszawy - oferowana cena 2.105.720 zł, termin wykonania 3 i 5 miesięcy od daty
podpisania umowy.
Wszyscy wykonawcy złoŜyli oświadczenia w trybie art. 22 ust.5 ustawy o zamówieniach
publicznych, Ŝe nie pozostają w stosunku dominacji lub zaleŜności z innymi uczestnikami
postępowania
W dniu 17.12.2002 r. zamawiający wystąpił do wykonawców o wyraŜenie zgody na
przedłuŜenie terminu związania ofertą o 45 dni, którą to zgodę uzyskał.
Oferta nr 1 została przez zamawiającego odrzucona na podstawie art. 27a ust.1 pkt 1 ustawy o
zamówieniach publicznych, gdyŜ z wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego wynikało, Ŝe
oświadczenia woli składane przez wykonawcę powinny być, dla swej waŜności, podpisane
przez dwie upowaŜnione osoby, natomiast stanowiące ofertę dokumenty tj.: kosztorys ofertowy,
rachunek zysków i strat, bilanse, wykaz zrealizowanych robót wraz z referencjami nie spełniały
wskazanego wymogu.
Na okoliczność przeprowadzonego postępowania zamawiający sporządził dokumentację
przetargową obejmującą protokół postępowania (druk ZP-1) wraz z niezbędnymi załącznikami.
Komisja przetargowa w wyniku oceny ofert uznała za najkorzystniejszą ofertę nr 2. Prace
komisji przetargowej zakończyły się w dniu 9.01.2003 r., w dniu 28.01.2003 r. Wójt Gminy
zatwierdził prace komisji wraz z protokołem postępowania.
Ogłoszenie o wyniku postępowania zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych
nr 19 z dnia 13.02.2003 r. pod pozycją 7968 oraz wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu
Gminy. Ponadto zamawiający poinformował pisemnie uczestników postępowania o jego
wyniku, jednocześnie w piśmie skierowanym do wykonawcy, którego oferta została odrzucona
wskazał na ten fakt, przyczyny takiego postępowania oraz podstawę prawna działania,
natomiast w piśmie do zwycięskiego wykonawcy zamawiający dodatkowo wskazał miejsce i
termin podpisania umowy.
W dniu 6.02.2003 r. z wybranym wykonawcą została zawarta umowa nr 3420/30/02 o
wykonanie prac projektowych, którą w imieniu zamawiającego tj. Gminy Kleszczów podpisała
Kazimiera Tarkowska - Wójt Gminy, a kontrasygnowała Genowefa Sokołowska - Skarbnik
Gminy. Wynagrodzenie umowne ustalono w wysokości wynikającej z oferty, płatność 100%
kwoty wynagrodzenia miała nastąpić po protokolarnym odbiorze robót, termin realizacji
wyznaczano zgodnie z ofertą na 12 tygodni od podpisania umowy odnośnie budowy stacji GPZ
Bogumiłów i rozbudowy stacji GPZ Kleszczów oraz 16 tygodni w pozostałym zakresie.
Wykonawca miał wnieść zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy w formie gwarancji
bankowej, w wysokości 10% wynagrodzenia umownego, tytułem ewentualnych roszczeń
zamawiającego w przypadku niewykonania prac zgodnie z umową. Zabezpieczenie miało
zostać zwrócone pod odbiorze technicznym realizowanej inwestycji na podstawie
przedmiotowej dokumentacji, natomiast w przypadku nie podjęcia realizacji, w terminie 18
miesięcy od daty protokolarnego przekazania dokumentacji technicznej zamawiającemu.
Na podstawie kolejnych aneksów do umowy, zawartych w dniach 15.05.2003 r. oraz
22.12.2004 r. z wykonawcą przez Gminę Kleszczów reprezentowaną przez Kazimierę
_____________________________________________________
123
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Tarkowską - Wójta Gminy, przesunięto terminy wykonania poszczególnych części projektu, co
było wymuszone obiektywnymi przyczynami, jak np. brak moŜliwości uzyskania uzgodnień od
Zakładu Energetycznego Łódź Teren S.A., czy niemoŜność wprowadzenia zmian w planie
zagospodarowania przestrzennego Gminy Kleszczów w związku z negatywnym stanowiskiem
Nadleśnictwa Bełchatów.
Wyboru wykonawcy sieci elektroenergetycznej 110/30 kV GPZ Bogumiłów oraz rozbudowy
stacji 110/15 kV GPZ Kleszczów dokonano w trybie przetargu nieograniczonego. Wartość
szacunkowa zamówienia wynosiła 16.025.894 zł, tj. 3.960.139,86 EURO.
Ogłoszenie o przetargu zostało przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu
11.08.2004 r oraz opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 139 z dnia 17.08.2004
r., pod pozycją 40165. Ponadto ogłoszenie wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie
zamawiającego w terminie 13.08-4.10.2004 r. oraz zamieszono na stronie internetowej w
terminie 17.08-4.10. 2004 r.
Termin składania ofert wyznaczono na godz. 14:00 w dniu 4.10.2004 r., a ich otwarcia na godz.
14:15 tego samego dnia, wysokość wadium ustalono w kwocie 100.000 zł, zamawiający nie
dopuszczał składania ofert wariantowych i częściowych, termin związania ofertą wynosił 60 dni,
jako oczekiwany termin realizacji wskazano dzień 20.05.2005 r., kryteria oceny ofert to: cena 97%, termin wykonania - 2%, zatrudnienie osób bezrobotnych z terenu gminy - 1%.
Na podstawie pisma IZP-3410/19/04 z dnia 11.08.2004 r. Anny DróŜdŜ - Sekretarza Gminy
wydanego z upowaŜnienia Wójta Gminy Kleszczów powołana została komisja przetargowa do
przygotowania oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w
składzie: Jerzy Maciocha - przewodniczący, Dorota Kowalska - sekretarz oraz Mirona Frukacz,
Aleksandra Baksalerska, Jacek Kierasiński - członkowie.
Wszyscy członkowie komisji przetargowej (w dniu 4.10.2004 r.), a takŜe Wójt Gminy (w dniu
12.11.2004 r.) oraz Sekretarz Gminy (w dniu 11.08.2004 r.) złoŜyli oświadczenia Ŝe nie
podlegają wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art. 17 prawa zamówień
publicznych (druk ZP-17).
W specyfikacji zapisano, Ŝe przedmiot zamówienia obejmował budowę stacji
elektroenergetycznej 110/30 kV GPZ „Bogumiłów” na terenie strefy przemysłowej w
Bogumiłowie oraz rozbudowę stacji elektroenergetycznej 110/15 kV GPZ „Kleszczów” w
Kleszczowie. Szczegółowy zakres prac był opisany i ujęty w projektach technicznych oraz
kosztorysach przedmiarowych. Na specyfikacji widnieje podpis Wójta Gminy. Ponadto zakres
robót obejmował zaprojektowanie i wykonanie automatyki sieciowej oraz zasilanie napięciem
gwarantowanym urządzeń dyspozytorskich.
W wyznaczonym terminie zostały złoŜone oferty przez niŜej wskazane podmioty:
1. ELCON-ELBUD z Krakowa - oferowana cena 16.775.000,00 zł, termin wykonania
20.05.2005 r., deklarowana ilość zatrudnionych bezrobotnych - 0 osób,
2. konsorcjum: Przedsiębiorstwo Budownictwa Elektroenergetycznego ELBUD Warszawa sp.
z o.o., Elektrobudowa S.A. z Katowic, Energoserwis Kleszczów sp. z o.o. - oferowana cena
16.570.616,43 zł, termin wykonania 20.04.2005 r., deklarowana ilość zatrudnionych
bezrobotnych - 19 osób,
3. Przedsiębiorstwo Budownictwa Elektroenergetycznego ELBUD sp. z o.o. z Katowic oferowana cena 15.025.005,33 zł, termin wykonania 20.05.2005 r., deklarowana ilość
zatrudnionych bezrobotnych - 0 osób,
4. Budownictwo Elektroenergetyczne SELPOL S.A. z Łodzi - oferowana cena 15.357.323,85
zł, termin wykonania 20.05.2005 r., deklarowana ilość zatrudnionych bezrobotnych - 15
osób,
5. ELBUD GDAŃSK HOLDING S.A. - oferowana cena 17.371.472,36 zł, termin wykonania
20.05.2005 r., deklarowana ilość zatrudnionych bezrobotnych - 3 osoby.
_____________________________________________________
124
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na druku ZP-12 zawarto zbiorcze zestawienie ofert, z informacji o spełnieniu warunków (druk
ZP-14) wynikało, Ŝe 2-óch wykonawców, którzy złoŜyli oferty nr 1 i nr 3 w postępowaniu nie
spełniało warunków udziału w tym postępowaniu, w zakresie wbudowania materiałów
najwyŜszej jakości, o parametrach, co najmniej wymaganych w projekcie technicznym
specyfikacji.
Z listy wykonawców wykluczonych z postępowania (druk ZP-15) wynikało, Ŝe wykluczony został
wykonawca, który złoŜył ofertę nr 3, gdyŜ nie załączył dokumentów potwierdzających spełnianie
warunków udziału w postępowaniu tj. informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie
dotyczącym podmiotów zbiorowych, a takŜe na temat dwóch członków zarządu. Z informacji
zawartych na druku ZP-16 - oferty odrzucone wynika, Ŝe odrzucone zostały oferty nr 1, 2, 3
oraz 5.
Wybrano jako najkorzystniejszą ofertę nr 4. Prace komisji przetargowej zakończyły się
09.11.2004 r., prace komisji oraz protokół postępowania zatwierdziła 12.11.2004 r. Kazimiera
Tarkowska - Wójt Gminy.
Na okoliczność przeprowadzenia postępowania sporządzono protokół postępowania (druk ZP1), w którym wskazano, Ŝe wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na podstawie
kosztorysu inwestorskiego na kwotę 16.025.894 zł, co stanowiło równowartość 3.960.139,86
EURO, kosztorys inwestorski został sporządzony przez Energoprojekt Kraków S.A. Wśród
pracowników zamawiającego wykonujących czynności, którym kierownik zmawiającego
powierzył zastrzeŜone dla siebie czynności w postępowaniu była wskazana Anna DróŜdŜ Sekretarz Gminy, która powołała komisję przetargową. Zamawiający jako kwotę przeznaczoną
na sfinansowanie zamówienia wskazał 19.600.000 zł. W protokole wskazano takŜe, Ŝe
wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniało 3 wykonawców, z postępowania
wykluczono 1 wykonawcę, odrzucono 4 oferty.
W dniu 10.12.2004 r. PBE ELBUD Katowice sp. z o.o. złoŜył odwołanie (data nadania
08.12.2004 r.) do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych podnosząc jego zdaniem naruszenie
przez zamawiającego art. 7 ust.1 i ust.3 pzp, gdyŜ Ŝadna oferta nie spełniała warunków
określonych w specyfikacji, w ofercie złoŜonej przez SELPOL S.A. nie było dokumentu
dotyczącego uprawnień kierownika robót budowlanych w branŜy elektrycznej, kierownika robót
ogólnobudowlanych i kierownika branŜowego, podczas gdy zamawiający wykluczył
odwołującego się z powodu braku zaświadczenia o niekaralności podmiotu zbiorowego, stąd
wszystkie oferty naleŜało odrzucić.
Dlatego zdaniem odwołującego się naleŜało zastosować art. 26 ust.3 ustawy prawo zamówień
publicznych i wezwać wszystkich wykonawców do uzupełnienia dokumentów potwierdzających
spełnienie warunków udziału w postępowaniu, ponadto zamawiający wystąpił wyłącznie do
SELPOL S.A. o złoŜenie dodatkowych informacji dotyczących parametrów technicznych
transformatorów ujętych w ofercie tej firmy, natomiast w odniesieniu do odwołującego się
zamawiający nie wystąpił o złoŜenie dodatkowych wyjaśnień dotyczących wytrzymałości
mechanicznej kadzi transformatora, gdyŜ zdaniem odwołującego się zmawiający mógł Ŝądać
wyjaśnień dotyczących złoŜonej oferty na podstawie art. 87 ust. 1 ustawy prawo zamówień
publicznych, ale w tym zakresie powinien traktować równo wszystkich wykonawców. Natomiast
w dniu 16.12.2004 r. wykonawca cofnął odwołanie, stąd na mocy postanowienia Zespołu
Arbitrów z dnia 29.12. 2004 r. postępowanie odwoławcze zostało umorzone.
Protest do zamawiającego wniósł równieŜ wykonawca, który złoŜył ofertę nr 2 podnosząc, Ŝe
jego oferta została odrzucona bezpodstawnie, a zamawiający jako powód wskazał załączony
do oferty, nieaktualny wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej dotyczący jednego z
podwykonawców, natomiast zdaniem protestującego wymóg przedłoŜenia stosownych
dokumentów odnośnie podwykonawców zamawiający sformułował w odpowiedzi na pytania
dotyczące specyfikacji, a zmiana specyfikacji w zakresie warunków udziału w postępowaniu
była niedopuszczalna. Ponadto protestujący wskazywał na nieprawidłowości w ofercie nr 4,
posługując się podobnymi argumentami, jak przedstawione w powyŜszym dowołaniu.
Zamawiający uznał wskazany protest i dokonał ponownej oceny ofert, w wyniku czego
przywrócił do udziału w postępowaniu ofertę nr 2, natomiast odrzucił ofertę nr 4.
_____________________________________________________
125
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na podstawie pisma z dnia 17.12.2004 r. Wójt Gminy poinformował teŜ ELCON-ELBUD S.A. z
Krakowa , Ŝe na podstawie art. 24 ust.3 prawa zamówień publicznych wykonawca został
wykluczony z udziału w postępowaniu ze względu na nie wniesienie wadium na przedłuŜony
okres związania ofertą (art. 24 ust.2 pkt 2), a ofertę na podstawie art. 24 ust.4 uznano za
odrzuconą.
Na podstawie pisma z dnia 06.12.2004 r. (data wpływu do zamawiającego 7.12.2004 r.) jeden z
wykonawców tj. Budownictwo Elektroenergetyczne „SELPOL” S.A. złoŜył protest na czynność
odrzucenia przez zamawiającego jego oferty, wnosząc o powtórzenie czynności oceny
spełniania przez protestującego warunków udziału w postępowaniu, ponowną ocenę oferty
protestującego oraz wybór oferty najkorzystniejszej. W proteście wykonawca wskazał, Ŝe w
ofercie przewidział zamienne transformatory typu TORc 25000/115 produkcji EV śychlińskie
Transformatory, co potwierdzał załączony do oferty wykaz dostaw urządzeń energetycznych dla
GPZ 110/30 kV Bogumiłów, natomiast w odpowiedzi na pismo zamawiającego z dnia
29.10.2004 r. wykonawca przesłał wymagane parametry techniczne wskazanych
transformatorów. Ponadto wykonawca wskazywał, Ŝe w kosztorysie ofertowym pozostawił ujęte
tam transformatory typu TNARE 25000/110, poniewaŜ nie był upowaŜniony do wprowadzania
zmian treści w kosztorysie nakładczym otrzymanym z materiałami przetargowymi. Ponadto do
oferty zastało załączone oświadczenie o odstępstwie od projektu, dlatego nie było podstaw do
uznania oferty protestującego za ofertę wariantową.
Odnośnie rezystorów uziemiających w ofercie zostały przewidziane rezystory typu 40/30/433
produkcji firmy Energoprojekt Zakład Doświadczalny Poznań zgodnie z załączonym wykazem
dostaw urządzeń energetycznych dla GPZ 110/30 kV Bogumiłów, co było zgodne z
dokumentacją przetargową, dlatego nie było podstaw do uznania oferty jako wariantowej,
odnośnie szafek kablowych stwierdzono, Ŝe przyjęto rozwiązania przedstawione przez PSAE
ZIAD Katowice, natomiast wykonawca wskazywał, Ŝe w przypadku nie przyjęcia powyŜszego
rozwiązania szafki kablowe miały być dostarczone zgodnie z dokumentacją techniczną i nie
miał on wnosić o zmianę rozwiązań i dostaw w trakcie realizacji zadania (wykonawca
wskazywał, Ŝe to oświadczenie było zgodne z zapisami specyfikacji - rozdział VI, pkt 12.1 str.
10). Ponadto wykonawca oświadczał, Ŝe był gotowy na Ŝądanie zamawiającego uzupełnić
dokumenty potwierdzające spełnienie warunków, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy prawo
zamówień publicznych.
W dniu 10.12.2004 r. zamawiający oddalił protest złoŜony przez BE „SELPOL” S.A., gdyŜ w
wyniku ponownej oceny ofert stwierdził, Ŝe oferta protestującego nie spełniała warunków
wskazanych w pkt 2.IV pkt 8 ppkt 12 i pkt 10 ust.3 ppkt 7 specyfikacji, gdyŜ wykonawca nie
podał szczegółowej charakterystyki na rezystor uziemiający i szafki kablowe, dlatego
zamawiający nie mógł dokonać oceny, czy zaoferowane urządzenia (inne niŜ w projekcie)
spełniają kryterium co najmniej równowaŜności oferowanych urządzeń i rozwiązań
technicznych. Ponadto oferta naruszała pkt 10 ust.1 ppkt 10 specyfikacji, gdyŜ przewidywała
wyposaŜenie stacji elektroenergetycznej w transformatory produkcji EV śychlińskie
Transformatory i transformatory ABB Elta Łódź oraz w zakresie wyposaŜenia stacji w rezystory
uziemiające produkcji PSAE ZIAD Katowice oraz ZD Energoprojekt Poznań.
W efekcie wybrana została oferta złoŜona przez konsorcjum. W wyniku ponownej oceny ofert
sporządzono nowy druk ZP - 16, odrzucono oferty nr 1, 3, 4 oraz 5, nowy druk ZP - 15,
wskazano jako przyczyny wykluczenia wykonawcy, który złoŜył ofertę nr 3 - art. 24 ust.2 pkt 4 w
związku z art. 24 ust.4, brak wadium na przedłuŜony okres związania ofertą, sporządzono dwa
razy druk ZP - 18 (streszczenie oceny i porównania złoŜonych ofert), ponadto sporządzono
druk ZP - 19 (informacja o wniesionych protestach o odwołaniach, które zostały złoŜone przez
wykonawców, którzy złoŜyli oferty nr 2, 3 oraz 4).
Prace komisji przetargowej zakończyły się 29.11.2004 r i w tym samym dniu prace komisji wraz
z protokołem postępowania zostały zatwierdzone przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy.
Na podstawie pisma z dnia 05.01.2005 r. (faks z dnia 6.01.2005 r.) Wójt Gminy informował
PBE ELBUD sp. z o.o. z Warszawy, Ŝe w terminie 7.10.01.2005 r. wykonawca miał złoŜyć
zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy i zgłosić się celem podpisania umowy.
_____________________________________________________
126
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na podstawie pisma z dnia 18.01.2005 r. Wójt Gminy informował Przedsiębiorstwo
Budownictwa Elektroenergetycznego „ELBUD” Warszawa sp. z o.o., Ŝe nie mógł podpisać
umowy z w wyznaczonym terminie z przyczyn formalnych, gdyŜ w zatwierdzonym projekcie
budŜetu na 2005 r. nie przewidziano pełnej kwoty na realizację umowy, gdyŜ część prac miała
zostać wykonana i sfinansowana z środków budŜetowych 2004 r. Jednocześnie informowano
wykonawcę, Ŝe niezwłocznie po uchwaleniu budŜetu na 2005 r. (koniec lutego 2005 r.) umowa
miała zostać podpisana, przy jednoczesnej zmianie terminu wykonania zamówienia.
W dniu 10.03.2005 r. zawarta została umowa nr IZP-3420/19/04 pomiędzy Gminą Kleszczów
reprezentowaną przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy (kontrasygnaty dokonała
Agnieszka CzyŜycka - kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku), a PBE ELBUD
Warszawa sp. z o.o. liderem grupy podmiotów stanowiących konsorcjum, któremu zlecono
wykonanie przedmiotowego zamówienia publicznego.
W umowie określono termin realizacji na 18.07.2005 r., wysokość wynagrodzenia ustalono w
kwocie 16.570.616,43 zł, wykonawca zobowiązał się zatrudniać stale, w czasie trwania
realizacji przedmiotu umowy, co najmniej 19 osób bezrobotnych zamieszkałych na terenie
Gminy Kleszczów. Wykonawca udzielił na wykonywany przedmiot umowy 5 letniej gwarancji od
daty odbioru końcowego, odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady fizyczne przedmiotu
umowy miała równieŜ wynosić 5 lat.
Wykonawca miał przedstawiać faktury przejściowe wystawiane za okresy miesięczne,
obejmujące roboty wykonywane w danym okresie, do wartości 85% wynagrodzenia umownego.
Podstawę do wystawienia faktury miał stanowić protokół stanu robót potwierdzony przez
inspektora nadzoru i podpisany przez kierownika budowy, końcowe rozliczenie miało nastąpić
po wystawieniu faktury końcowej na podstawie protokołów odbioru końcowego przedmiotu
umowy, po zakończeniu ostatniego etapu robót, przy czym do faktury końcowej wykonawca
miał przedłoŜyć oświadczenie podwykonawcy o wzajemnym, całkowitym uregulowaniu
naleŜności pomiędzy wykonawcą i podwykonawcą związanych z wykonaniem robót objętych
umową. Wykonawca miał wystawić fakturę końcową w terminie 14 dni od daty odbioru
końcowego, faktury przejściowe w terminie 7 dni po zakończeniu kaŜdego miesiąca,
zamawiający miał dokonać zapłaty w terminie 14 dni, w przypadku faktury końcowej w terminie
21 dni od daty otrzymania faktury wraz z niezbędnymi dokumentami rozliczeniowymi.
Wykonawca miał obowiązek wniesienia zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy
w wysokości 5% wynagrodzenia umownego za przedmiot umowy w formie gwarancji bankowej,
zgodnie z § 17 ust.2 umowy zabezpieczenie miało być wniesione przed rozpoczęciem robót
pod rygorem zakazu ich rozpoczęcia z winy wykonawcy. Ponadto strony uzgodniły, Ŝe 30%
wniesionego zabezpieczenia miało być przeznaczone na zabezpieczenie roszczeń z tytułu
rękojmi, zaś 70% przeznaczone zostało jako gwarancja wykonania robót zgodnego z umową.
Zabezpieczenie miało być zwrócone w ciągu 30 dni od przekazania robót i przyjęcia ich przez
zamawiającego jako naleŜycie wykonanych, natomiast pozostałe 30% w ciągu 14 dni po
upływie rękojmi i usunięciu stwierdzonych w tym czasie usterek i wad.
Wykonawca wniósł zabezpieczenie naleŜytego wykonania kontraktu w formie gwarancji
bankowej z dnia 6.12.2004 r. wystawionej przez Bank BPH S.A., który gwarantował wobec
beneficjenta tj. wobec Gminy Kleszczów kwotę 828.530,82 zł, przy czym zobowiązanie
wygasało z dniem 30.09.2005 roku.
Wniesione przez wykonawcę zabezpieczenie nie obejmowało okresu rękojmi, czym
naruszono postanowienia umowne, a ponadto określenie ścisłego terminu waŜności
gwarancji bankowej spowodowało, Ŝe z upływem dnia wskazanego w tej gwarancji,
tj. planowanego zakończenia robót, które jednak nie zostały odebrane w umownym
terminie, o czym poniŜej, zamawiający utracił zabezpieczenia na wypadek, gdyby
okazało się, Ŝe zostały one wykonane nieprawidłowo.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych
nr 56 z dnia 22.03.2005 pod pozycją 12705 (ogłoszenie zostało wysłane do Prezesa Urzędu
Zamówień Publicznych w dniu 16.03.2005 r.).
_____________________________________________________
127
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Odnośnie przeprowadzonego postępowania naleŜy stwierdzić, Ŝe w pkt 6 ust.2 specyfikacji
zamawiający wskazał jako jeden z warunków udziału w postępowaniu posiadanie przez
wykonawców, co najmniej 3 letniego doświadczenia w wykonywaniu robót elektrycznych
związanych z budową stacji elektroenergetycznych i zrealizowanie (oddanie do uŜytku)
w okresie ostatnich 5 lat nie mniej niŜ 1 obiektu o podobnym zakresie, charakterze robót
i wartości jak w przedmiotowym postępowaniu tj. wybudowanie, co najmniej jednej, kompletnej
stacji elektroenergetycznej, 2-transformatorowej 110/30 kV lub 110/15 w układzie min. H5 wraz
z budynkiem stacyjnym i infrastrukturą towarzyszącą oraz komputerowym systemem
sterowania i nadzoru wraz z edycją w nadrzędnym systemie operatorskim. Ponadto
dokumentem potwierdzającym spełnienie tego warunku był wykaz zrealizowanych zamówień
za okres ostatnich pięciu lat odpowiadających swoim rodzajem, charakterem i wartością
robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia z informacją o wartości, ilości,
datach wykonania i odbiorcach, z telefonami kontaktowymi inwestorów wraz z dokumentami
potwierdzającymi tj. referencjami, Ŝe roboty te, przedstawione w wykazie, zostały wykonane
z naleŜytą starannością tj. w terminie umownym i z wymaganą przez zamawiającego jakością
robót. W referencjach powinna znajdować się informacja o zakresie realizacji obiektu i rodzaju
robót w poszczególnych branŜach pozwalające określić zamawiającemu, czy referencje dla
przedstawionej w ofercie stacji spełniają kryterium określone w pkt 6 ust.2 specyfikacji.
Natomiast brak referencji ze zrealizowanych obiektów przedstawionych w wykazie traktowane
miało być jako niespełnienie wymagań określonych w specyfikacji.
W piśmie z dnia 20.09.2004 r. podpisanym przez Wójta Gminy zamawiający udzielił odpowiedzi
na pytania wykonawców do treści specyfikacji stwierdzając m.in., Ŝe warunki minimalne jakie
musieli spełniać oferenci dotyczące doświadczenia w wykonywaniu robót, zostały określone
w pkt. 6.2 specyfikacji, natomiast oferty, które nie spełniają minimalnych warunków zamówienia
nie mogły być dopuszczone do udziału w przetargu, ponadto oferenci, którzy nie spełniali
warunków specyfikacji mogli wziąć udział w przetargu jako podwykonawcy lub członkowie
konsorcjum.
Wskazana odpowiedź wiązała się z pytaniem jednego z wykonawców, który pytał, czy
wykonawca, który wybudował kompletną stację 110/15 kV wraz z budynkiem, infrastrukturą
oraz kompletnym systemem sterowania i nadzoru w układzie H4 (w stosunku do układy H5
brak wyłącznika w polu sprzęgła) oraz określoną ilość pól 110 kV z systemem sterowania i
nadzoru, spełnia wymogi specyfikacji, a takŜe pytania innego wykonawcy, który pytał czy, do
przetargu będzie dopuszczona firma, która wykonywała modernizacje i rozbudowy stacji 110
kV/SN, 220 kV, 400 kV realizując przy tym prace, których zakres, rodzaj i wartość odpowiada, a
nawet przewyŜsza określone w specyfikacji, lecz nie spełnia jednego warunku zawartego w pkt
6.2 tj. wybudowania co najmniej jednej kompletnej stacji elektroenergetycznej.
NaleŜy zauwaŜyć, Ŝe z załączonych do oferty nr 2 (oferta wybrana jako najkorzystniejsza)
referencji nie wynikały wprost wskazane wyŜej informacje, stąd oferta jako niezgodna ze
specyfikacją powinna zostać odrzucona na podstawie art. 89 ust.1 pkt 2 prawa zamówień
publicznych. Do oferty załączone zostały 3 róŜne referencje, przy czym w dwóch z nich
wskazano, Ŝe wykonawca wybudował wymagany obiekt o podobnym zakresie i wielkości do
zamawianego, natomiast z jednej z nich wynikało, Ŝe w wybudowanej stacji zainstalował
komputerowym systemem sterowania i nadzoru. Natomiast zgodnie z wyjaśnieniem złoŜonym
przez Roberta Olewińskiego - kierownika Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych
(załącznik nr 70 do protokołu kontroli) - zamawiający uznał, Ŝe wykonawca spełniał warunek
określony w specyfikacji, poniewaŜ miał stosowną wiedzę, z której wynikało, Ŝe zrealizowane
obiekty, których dotyczyły referencje obejmowały wykonanie wszystkich wskazanych przez
zamawiającego robót, gdyŜ wybudowana przez wykonawcę stacja Teresin posiadała równieŜ
komputerowy system sterowania i nadzoru.
W pkt VI specyfikacji zamawiający dopuścił moŜliwość zastosowania urządzeń i materiałów
innych niŜ w projektach technicznych wymienionych w pkt II, o parametrach nie gorszych niŜ
materiały i urządzenia wyspecyfikowane w projektach technicznych, wymóg zastosowania
urządzeń o parametrach nie gorszych niŜ w projektach technicznych dotyczył parametrów
kompletnych urządzeń oraz poszczególnych ich części składowych.
_____________________________________________________
128
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W przypadku odstępstwa od projektu w zakresie oferowanych urządzeń naleŜało w części
technicznej oferty podać typy urządzeń i materiałów, których dotyczyło odstępstwo,
szczegółową charakterystykę urządzeń i materiałów, ich parametry techniczne i eksploatacyjne
oraz przedstawić rysunki wraz z zestawieniem wyposaŜenia, dla transformatorów mocy odnieść
się do wszystkich parametrów, określonych w projekcie technicznym, przedstawić karty
katalogowe materiałów i urządzeń, a dla urządzeń montowanych z oddzielnych elementów (np.
rozdzielnice) równieŜ karty katalogowe istotnych elementów (np. wyłączniki, przekładniki,
zabezpieczenia), listy referencyjne zastosowanych urządzeń, atesty i certyfikaty dopuszczające
stosowanie proponowanych urządzeń i materiałów w energetyce bądź budownictwie),
przewidzieć w zakresie prac koniecznych do wykonania przez wykonawcę, wykonanie
projektów zamiennych i ich uzgodnienie z zamawiającym oraz projektantem zadania (EP
Kraków) pełniącym nadzór autorski.
Zastosowanie aparatury i urządzeń zamiennych nie mogło spowodować braku zachowania
kompatybilności w ramach istniejącego, nowobudowanego i rozbudowanego systemu
elektroenergetycznego Gminy Kleszczów.
W pkt VII ppkt 12.1 specyfikacji zapisano, Ŝe w przypadku zaoferowania rozwiązań i urządzeń
odbiegających od tych, które przewidywane były w projektach technicznych wykonawcy
w części technicznej byli zobowiązani przedstawić dokładną identyfikację urządzeń i rozwiązań
(typy, producenci, rozwiązania konstrukcyjne), przedstawić referencje oraz przedstawić
badania i atesty celem umoŜliwienia oceny przez zamawiającego spełnienia kryterium „nie
gorsze niŜ w projektach technicznych”.
W związku z powyŜszymi postanowieniami oferta nr 4 powinna zostać odrzucona. Wątpliwości
mógł jednak budzić zawarty w specyfikacji zapis zgodnie, z którym brak w części technicznej
oferty informacji, o których mowa w pkt VII ppkt 12.1 specyfikacji, miał oznaczać, Ŝe
wykonawca oferował wyłącznie realizację prac i dostaw zgodnych z projektami technicznymi,
bez moŜliwości zmiany rozwiązań i dostaw urządzeń w trakcie realizacji zadania, co mogło
sugerować, Ŝe zamawiający nie powinien odrzucać oferty nr 4, ale przyjąć, Ŝe wykonawca
zrealizuje zamówienie zgodnie z projektami technicznymi.
Natomiast z wyjaśnienia złoŜonego przez zamawiającego (patrz załącznik nr 70 do protokołu
kontroli oraz ustne wyjaśnienia merytorycznego pracownika) wynikało, Ŝe wyŜej przytoczony
zapis specyfikacji był przez niego traktowany generalnie w ten sposób, Ŝe brak informacji
w ofercie na temat danych, o których mowa w pkt VII ppkt 12.1 specyfikacji naleŜało rozumieć
w ten sposób, ze wykonawca nie zaproponuje w ofercie materiałów odmiennych niŜ wynikające
z projektu technicznego, natomiast gdyby zaproponował odmienne rozwiązania to miał
obowiązek przedłoŜyć stosowne informacje na temat ich danych technicznych.
W kontekście wszystkich postanowień specyfikacji dotyczących tego zagadnienia naleŜy
wskazać, Ŝe takie rozumienie jej treści znajdowało uzasadnienie, natomiast literalne brzmienie
jej pkt VII ppkt 12.1 prowadziło do odmiennych, wyŜej wskazanych wniosków. Zakładając
jednak, Ŝe specyfikacja stanowi spójną całość, a omawiane postanowienia dotyczące ofert
miały zabezpieczać interesy zamawiającego moŜna przychylić się do jego interpretacji i nie
kwestionować podjętych przez niego czynności, ze wskazaniem jednak, Ŝe formułując w
przyszłości teks specyfikacji powinien zapewnić, aby był on jasny i czytelny dla uczestników
postępowania, gdyŜ specyfikacja z jednej strony słuŜy zamawiającemu, z drugiej zaś określa
prawa i obowiązki wykonawców biorących udział w postępowaniu, którzy nie mogą odpowiadać
za niezrozumiałą treść specyfikacji. Ponadto słuŜy to interesom zamawiającego, gdyŜ uchroni
go od ewentualnych protestów, które mogą być wynikiem niejasnych postanowień, odmiennie
interpretowanych przez róŜne podmioty.
Nadzór inwestorski
Nadzór inwestorski wykonywany był w 4 branŜach tj.: elektrycznej, teletechnicznej, budowlanej,
i instalacyjnej w zakresie instalacji wodociągowo-kanalizacyjnych (sanitarnej, deszczowej).
Zlecenie wskazanych usług nastąpiło na podstawie kolejnych umów o nr: IZP-3421/3/1/05, IZP3421/3/2/05 zawartych w dniu 28.02.2005 r. oraz IZP-7051/8/2/05, IZP-7051/8/1/05 zawartych
_____________________________________________________
129
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
w dniu 8.03.2005 r. przez Gminę Kleszczów reprezentowaną przez Kazimierę Tarkowską Wójta Gminy odpowiednio z następującymi inspektorami nadzoru: Bogdanem Mazurem,
Rafałem Włodarczykiem, Tomaszem Wolskim i Mirosławem Gałajem.
Wynagrodzenie za pełnienie nadzoru inwestorskiego w poszczególnych branŜach ustalono
w kwotach: 87.840 zł (brutto), 54.900 zł (brutto), 7.800 zł (brutto), 5.000 zł (brutto).
Wynagrodzenie miało być płatne w terminie 21 dni od daty przedłoŜenia przez zleceniobiorcę
rachunku, natomiast rachunek końcowy obejmujący min. 15% wartości umowy zlecenia miał
zostać wypłacony po dokonaniu rozliczenia rzeczowo-finansowego budowy.
Zawarcie wskazanych umów i udzielenie zamówienia publicznego poprzedzone zostało
przeprowadzeniem postępowania w trybie przetargu nieograniczonego.
nieograniczonym o wartości poniŜej 60.000 EURO na pełnienie nadzoru inwestorskiego przy
budowie stacji elektroenergetycznej 110/30 kV GPZ „Bogumiłów” w strefie przemysłowej
w Bogumiłowie oraz rozbudowie stacji 110/15 kV GPZ „Kleszczów” w Kleszczowie w branŜach:
elektrycznej, budowlanej, instalacji wodociagowo-kanalizacyjnych (sanitarnej, deszczowej),
teletechnicznej. Wskazane ogłoszenie zamieszczono ponadto od dnia 19.01.2005 r. na stronie
internetowej Urzędu Gminy w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w dniu 25.01.2005 r.
w Gazecie Wyborczej.
Zamawiający dopuścił moŜliwość składania ofert częściowych na wybraną branŜę lub wybrany
obiekt, natomiast nie dopuszczał składania ofert wariantowych, termin wykonania zamówienia
obejmował okres od dnia przekazania placu budowy do rozliczenia całego zadania tj. do dnia
zakończenia gwarancji i rękojmi udzielonej przez wykonawcę robót inwestorowi.
Zamawiający nie Ŝądał wniesienia wadium. Jako termin składania ofert wskazano godz. 11:00
w dniu 7.02.2005 r., a ich otwarcia godz. 11:15 tego samego dnia, termin związania ofertą
wynosił 30 dni. Jedynym kryterium oceny ofert była cena.
podstawie decyzji Wójta Gminy z dnia 19.01.2005 r. w składzie: Jerzy Maciocha przewodniczący, Teresa Jarkowska - sekretarz, Teodozja Karasińska, Jacek Kierasiński członkowie. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została przez Wójta
Gminy w dniu 19.01.2005 r.
Na okoliczność przeprowadzonego postępowania zamawiający sporządził następującą
dokumentację: protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie
przekraczającej wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 60.000 EURO prowadzonego w
trybie przetargu nieograniczonego, zbiorcze zestawienie ofert (druk ZP-12), oferty odrzucone
(druk ZP-16), lista wykonawców wykluczonych z postępowania o udzielenie zamówienia (druk
ZP-15), informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu
o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-14).
Członkowie komisji oraz Wójt Gminy złoŜyli oświadczenia w trybie art. 17 prawa zamówień
publicznych (druk ZP-11).
W wyznaczonym terminie złoŜone zostały oferty przez 3 niŜej wymienionych wykonawców:
1. Biuro Projektowo-Budowlane „PROBUD” Bogdan Mazur z Pajęczna - branŜa
elektryczna, oferowana cena 68.320 zł (pierwsze zadanie), 19.520 zł (drugie zadanie),
2. Firma Projektowo-Usługowa „PROJEKT” Rafał Włodarczyk z Bogumiłowic - branŜa
teletechniczna, oferowana cena 32.940 zł (pierwsze zadanie), 21.960 zł (drugie
zadanie),
3. Usługi w Zakresie Budowlanym „WOLBUD” Tomasz Wolski z Kleszczowa - branŜa
budowlana, oferowana cena 6.800 zł (pierwsze zadanie), 1.000 zł (drugie zadanie).
Oferta nr 3 została odrzucona na podstawie art. 89 ust.1 pkt 1 oraz pkt 2 ustawy prawo
zamówień publicznych, poniewaŜ nie dołączono do niej aktualnego zaświadczenia o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej, zastrzeŜona została pierwsza strona oferty, ponadto na
podstawie art. 24 ust.1 pkt 4 uznano ofertę za odrzuconą, gdyŜ wykonawca, który ją złoŜył
_____________________________________________________
130
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
został wykluczony z udziału w postępowania na podstawie art. 24 ust.1 pkt 10, poniewaŜ nie
przedłoŜył referencji.
Z protokołu postępowania wynikało, Ŝe wartość zamówienia ustalił na kwotę 119.376 zł, tj.
29.499 EURO w dniu 12.01.2005 r. Jacek Kierasiński - inspektor w Referacie Inwestycji i
Zamówień Publicznych na podstawie wyceny indywidualnej (sporządzony został kosztorys
inwestorski), bezpośrednio przed otwarciem zamawiający podał kotew 150.000 jaką zamierzał
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
W branŜy elektrycznej wybrana została oferta nr 1, w branŜy teletechnicznej oferta nr 2,
natomiast w części dotyczącej branŜy budowlanej i branŜy instalacji wodociągowokanalizacyjnych postępowanie zostało uniewaŜnione na podstawie art. 93 ust.1 pkt 1 prawa
zamówień publicznych.
prace te wraz z protokołem postępowania zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy.
Ogłoszenie o wynikach postępowania zostało opublikowane w Internecie, ponadto stosowna
informacja została przekazana wykonawcom, którzy złoŜyli oferty wraz z informacja dotycząca
wykluczenia wykonawcy oraz odrzucenia oferty nr 3, a takŜe o uniewaŜnieniu postępowania w
dwóch wyŜej wskazanych częściach.
Wskazać trzeba, Ŝe wszyscy trzej wykonawcy w złoŜonych ofertach zawarli zapis, który był
wynikiem błędu zamawiającego, gdyŜ wzór formularza ofertowego był załącznikiem do
specyfikacji, zgodnie z którym zobowiązali się, w przypadku przyznania zamówienia, do
zawarcia umowy „w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania zawiadomienia o wyborze
mojej oferty” (oferta nr 1), „ do zawarcie umowy do 7 (siedmiu), od daty otrzymania zamówienia
o wyborze mojej oferty” (oferta nr 2), natomiast zgodnie z art. 94 ust.1 prawa zamówień
publicznych zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie
krótszym niŜ 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niŜ
przed upływem terminu związania ofertą.
W związku z uniewaŜnieniem postępowania w dwóch częściach, zamawiający zlecając
wykonanie usług nadzoru inwestorskiego w tych branŜach, zgodnie z art. 4 pkt 8 prawa
zamówień publicznych, nie stosował przepisów tej ustawy, gdyŜ ich wartość nie przekraczała
6.000 EURO.
Natomiast zgodnie z art. 32 ust.1 ustawy prawo zamówień publicznych podstawą ustalenia
wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od
towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z naleŜytą starannością, zaś z art. 32 ust.4
wynika, Ŝe w przypadku gdy zamawiający dopuszcza moŜliwość składania ofert częściowych
albo udziela zamówienia w częściach, z których kaŜda stanowi przedmiot odrębnego
postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
Ponadto zamawiający nie moŜe w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić
zamówienia na części lub zaniŜać jego wartości (art. 32 ust.2).
JeŜeli więc zamawiający dokonał ustalenia wartości szacunkowej zamówienia to powinien to
zrobić z naleŜytą starannością. W tym przypadku zamawiający dopuścił składanie ofert
częściowych, a więc wartość szacunkowa powinna obejmować wartość całego zamówienia, a
fakt, Ŝe poszczególne jego części były przedmiotem odrębnego postępowania nie oznaczał, Ŝe
wartością tych odrębnych postępowań była wartość jego poszczególnych części, tylko łączna
wartość całego zadania. Stąd wszczynając postępowanie zamawiający powinien ustalić jego
wartość z naleŜytą starannością. W tym przypadku wartość zamówienia, którego przedmiot
obejmował pełnienie nadzoru inwestorskiego przy budowie stacji elektroenergetycznej 110/30
kV GPZ „Bogumiłów” oraz rozbudowie stacji 110/15 kV GPZ „Kleszczów” w branŜach:
elektrycznej, budowlanej, instalacji wodociagowo-kanalizacyjnych (sanitarnej, deszczowej),
teletechnicznej, została ustalona na kwotę 119.376 zł, tj. 29.499 EURO, a więc przekraczała
6.000 EURO, dlatego przy udzieleniu przedmiotowego zamówienia, takŜe jego poszczególnych
części zamawiający miał obowiązek stosować przepisy ustawy prawo zamówień publicznych,
dotyczące postępowań o wartości poniŜej 60.000 EURO.
_____________________________________________________
131
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kserokopie umów nr: IZP-3421/3/1/05, IZP-3421/3/2/05 z dnia 28.02.2005 r. oraz umów nr:
IZP-7051/8/1/05 i IZP-7051/8/2/05 z 8.03.2005 r. stanowią załącznik nr 71 do protokołu kontroli.
Wskazana inwestycja była realizowana na podstawie decyzji nr 444/04 znak AB 7351-1/301/03
79/03 z dnia 15.07.2003 r. (w zakresie stacji elektroenergetycznej 110/30 kV GPZ
„Bogumiłów”) oraz decyzji nr 367/03 znak AB 7351-1/267/03) z dnia 25.06.2003 r. (w zakresie
rozbudowy rozdzielni 110 kV o jedno pole w stacji elektroenergetycznej 110/15 kV „Kleszczów”)
zatwierdzających projekty budowlane i udzielających Gminie Kleszczów pozwoleń na budowę,
w wyŜej wskazanym zakresie, wydanych z upowaŜnienia Starosty Bełchatowskiego.
W dniu 28.02.2005 r. Jerzy Maciocha - kierownik Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych
zgłosił do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie zamiar rozpoczęcia w
dniu 8.03.2005 r. robót budowlanych.
Wszelkie prace były odnotowywane w dziennikach budowy wydanych przez Starostwo
Powiatowe w Bełchatowie wydanych w dniu 28.02.2005 r. o nr 80/05 (dla stacji „kleszczów”)
oraz nr 81/05 z dnia 28.02.2005 r. i nr 423/05 z dnia 29.06.2005 r. (dla stacji Bogumiłów), na
podstawie których ustalono, Ŝe przedmiotowe w dniu 7.03.2005 r. przekazano plac budowy, a
roboty rozpoczęły się w dniu 8.03.2005 r., a zakończyły się w dniu 17.07.2005 r. (zgłoszenie
gotowości odbioru przez kierownika budowy, potwierdzenie gotowości odbioru przez
inspektorów nadzoru poszczególnych branŜ nastąpiło w dniu 1.08.2005 r.).
Na podstawie pisma z dnia 18.07.2005 r. (data wpływu do Urzędu Gminy w Kleszczowie
25.07.2005 r.) PBE ELBUD sp. z o.o. poinformował, Ŝe wpisem do dziennika budowy
dokonanym w dniu 18.07.2005 r. zgłosił gotowość odbioru wykonanych robót.
Na okoliczność potwierdzenia wykonania zadania sporządzone zostały dwa protokoły odbioru
końcowego i przekazania do uŜytku zadania inwestycyjnego, oddzielnie rozbudowy stacji
elektroenergetycznej 110/15 kV GPZ „Kleszczów” oraz budowy stacji elektroenergetycznej
110/30 kV GPZ „Bogumiłów”. Wskazane protokoły sporządzone zostały w dniu 11.08.2005 r.
przez komisję powołaną przez Wójta Gminy zarządzeniem wewnętrznym z dnia 2.08.2005 r.,
której przewodniczył Robert Olewiński.
Z protokołów wynikało, Ŝe przedmioty odbioru zostały zrealizowane na podstawie umowy nr
IZP-3420/19/04 z dnia 10.03.2005 r. i wykonane w terminie 10.03.-18.07.2005 r., okres
gwarancji za wady oraz okres rękojmi za wady 11.08.2005 - 11.08.2010 r.
Z protokołów wynikało ponadto, Ŝe pełne próby funkcjonalne zostaną przeprowadzone dopiero
po wprowadzeniu do GPZ Kleszczów linii Kleszczów - śłobnica, co przewidywane było na
koniec 2005 r., gdyŜ wiązało się z trwającą rozbudową części stacji oraz po wprowadzeniu do
GPZ Bogumiłów zewnętrznych linii zasilających 110 kV oraz traktów światłowodowych, co
równieŜ było przewidywane na koniec 2005 r. Dlatego ustalono, Ŝe ze względu na brak
wszystkich prób funkcjonalnych oraz 72 godzinnego ruchu próbnego wynagrodzenie za
wykonanie przedmiotu umowy zostać miało wypłacone do wysokości 98%, a pozostałe 2% po
przeprowadzeniu ruchu próbnego. Ponadto w protokole zapisano, Ŝe nie stwierdzono usterek,
ani robót dodatkowych. Jednocześnie wskazano, Ŝe odebrano roboty o wartości 3.557.758,53
zł (części dotycząca budowy GPZ Kleszczów) oraz 13.012.857,90 zł (część dotycząca GPZ
Bogumiłów).
Na podstawie uchwały nr VII/36/03 Rady Gminy w Kleszczowie z dnia 27 lutego 2003 r.
w sprawie uchwalenia budŜetu gminy Kleszczów na 2003 rok przyjęto w załączniku nr 9 (plan
wieloletniego programu inwestycyjnego) na elektryfikacje gminy w tym budowę linii
energetycznej kablowej 30 kV (dział 400 rozdział 40003 § 6050) zaplanowano kwotę 8.000.000
zł na 2003 r., 7.000.000 na 2004 r., 4.000.000 zł na 2005 r.
W uchwale nr XXII/186/04 Rady Gminy Kleszczów z dnia 29 marca 2004 roku w sprawie
uchwalenia budŜetu gminy Kleszczów na 2004 rok w załączniku nr 9 zwiększono wysokość
_____________________________________________________
132
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
planowanych wydatków na elektryfikacje gminy do kwoty 20.000.000 zł na 2004 r., oraz
13.000.000 zł na 2005 r. i 7.000.000 zł na 2006r.
W uchwale nr XXXV/349/05 Rady Gminy Kleszczów z dnia 24 lutego 2005 roku w sprawie
uchwalenia budŜetu gminy Kleszczów na 2005 rok w załączniku nr 8 zwiększono wysokość
planowanych wydatków na elektryfikacje gminy do kwoty 30.000.000 zł na 2005 r., 7.000.000 zł
na 2006r. oraz 10.000.000 zł na 2007 r.
Nakłady na poniesione na przedmiotową inwestycję wg konta 080/43 wynosiły na dzień
30.09.2005 r. - 17.493.646,96 zł. Na wskazaną kwotę składało się m.in.: wynagrodzenie za
dokumentację projektową, wynagrodzenie wykonawcy robót budowlanych, wynagrodzenie za
nadzór inwestorski.
PoniewaŜ przedmiotowa inwestycja nie została jeszcze do końca rozliczona, gdyŜ całkowite
rozliczenie z wykonawcą robót budowlanych miało nastąpić po przeprowadzeniu ruchu
próbnego (o czym mowa wyŜej), stąd inwestycja nie została jeszcze przyjęta na stan środków
trwałych.
Inwestycja pn.: „Budowa dróg osiedlowych na osiedlu Zacisze w Kleszczowie - etap IV”
Zamówienie publiczne polegające na wykonaniu dokumentacji technicznej obejmującej
wykonanie projektów technicznych infrastruktury osiedla Zacisze etap IV tj. projekt dróg
osiedlowych z chodnikami o organizacja ruchu, kanalizacji deszczowej, sanitarnej,
telefonicznej, sieć energetyczna wraz z oświetleniem ulicznym, gazową i wodociągową z
niezbędnymi uzgodnieniami i uzyskaniem decyzji o pozwoleniu na budowę zlecono w trybie art.
14 ust.1 w związku z art. 15 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych na rzecz Biura Studiów i
Projektów Leśnictwa „BIPROPLAS” sp. z o.o. z Łodzi.
Z wybranym wykonawcą zawarta została umowa o wykonanie prac projektowych z dnia
27.06.2001 r., którą w imieniu Gminy Kleszczów podpisali członkowie Zarządu Gminy oraz
kontrasygnowała Genowefa Sokołowska - skarbnik Gminy. Wynagrodzenie za wykonanie
przedmiotu zamówienia ustalono w kwocie 86.730 zł plus podatek VAT.
W ramach realizacji wskazanej umowy wynikało, Ŝe wykonawca zobowiązany został, poza
przytoczonym wyŜej zakresem przedmiotowym usługi, takŜe do sporządzenia kosztorysu
ślepego oraz inwestorskiego, a takŜe do pełnienia nadzoru autorskiego w trakcie wykonywania
robót objętych projektem.
Publicznych w dniu 26.07.2004 r. oraz opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr
127z dnia 30.07.2004 r. pod pozycją nr 36800, ponadto wywieszone na tablicy ogłoszeń w dniu
30.07.2004 r. oraz na stronie internetowej w dniu 2.08.2004 r.
Z treści ogłoszenia wynikało, Ŝe przedmiot zamówienia obejmował budowę dróg w Kleszczowie
na osiedlu mieszkaniowym Zacisze - etap IV. Wartość szacunkowa zadania wynikająca z
kosztorysu inwestorskiego wynosiła 3.678.228,98 zł, tj. 908.922,85 EURO. Termin wykonania
zamówienia wyznaczono na dzień 30.06.2005 r. Termin składania ofert wyznaczono na godz.
14:00 w dniu 16.09.2004 r., a ich otwarcia na godz. 14:30 w tym samym dniu.
Jako kryteria oceny ofert wskazano: cena - 95%, liczba zatrudnionych osób bezrobotnych - 5%.
Wysokość wadium ustalono na kwotę 30.000 zł. Zamawiający nie przewidział moŜliwości
składania ofert częściowych oraz wariantowych. Termin związania ofertą wynosił 60 dni od dnia
otwarcia ofert.
_____________________________________________________
133
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W ogłoszeniach wyspecyfikowano poszczególne ulice, które miały być objęte zamówieniem
ze wskazaniem długości i szerokości jezdni oraz szerokości pasów chodnikowych, natomiast
w ogłoszeniu wywieszonym na tablicy ogłoszeń wskazano (czego nie zawierało ogłoszenie
w Biuletynie) klasę dróg, kategorię ruchu oraz szczegółowy zakres robót, a takŜe informację, Ŝe
specyfikację moŜna otrzymać w pok. nr 32 Urzędu Gminy w Kleszczowie w godz. 9:00 - 15:00,
jako osoby uprawnione do kontaktów z oferentami wskazano Jerzego Maciochę oraz Roberta
Olewińskiego, natomiast w ogłoszeniu zamieszonym w Biuletynie Zamówień Publicznych jako
uprawniony do kontaktów z oferentami wskazany został tylko Robert Olewiński.
Zgodnie z art. 40 ust.6 pkt 2 prawa zamówień publicznych ogłoszenie zamieszone
w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego nie moŜe zawierać
informacji innych niŜ przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, ponadto
zgodnie z art. 41 prawa zamówień publicznych ogłoszenie powinno zawierać co
najmniej określenie sposobu uzyskania specyfikacji.
Komisja przetargowa w składzie: Jerzy Maciocha - przewodniczący, Dorota Kowalska sekretarz, Mirona Frukacz, Aleksandra Baksalerska, Robert Olewiński - członkowie została
powołana przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy na postawie pisma nr IZP-3410/21/04 z
dnia 26.07.2004 r. Komisja została powołana do przygotowania oraz przeprowadzenia
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Członkowie komisji oraz kierownik
jednostski złoŜyli oświadczenia na drukach ZP-11.
Na specyfikacji widnieje adnotacja, z której wynika, Ŝe Kazimiera Tarkowska - Wójt Gminy
wyraziła zgodę w dniu 6.08.2004 r. oraz podpisy Bogusławy Dąbrowskiej - inspektora ds.
obsługi prawnej i Roberta Olewińskiego - inspektora ds. inwestycji drogowych wskazujące,
Ŝe nie wnosili zastrzeŜeń do jej treści.
Na podstawie pisma z dnia 14.09.2004 r. podpisanego przez Kazimierę Tarkowską - Wójta
Gminy poinformowano wykonawców, którzy pobrali specyfikację, Ŝe w związku
z rozbieŜnościami pomiędzy treścią specyfikacji, a treścią ogłoszenia odnośnie terminu
składania ofert wprowadzono zmianę do treści specyfikacji i wskazano jako termin otwarcia
ofert 21.09.2004 r., natomiast godziny i miejsce składania oraz otwarcia ofert pozostawiono bez
zmian.
1. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A. z Bełchatowa - oferowana cena
2.998.769,02 zł, liczba zatrudnionych osób bezrobotnych - 20,
2. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych PEUK S.A. z Piotrkowa Trybunalskiego - oferowana
cena 2.925.560,00 zł, liczba zatrudnionych osób bezrobotnych - 20.
Na okoliczność przeprowadzonego postępowania sporządzone zostało pismo z dnia
10.09.2004 r., w którym Robert Olewiński - inspektor ds. inwestycji drogowych stwierdził, Ŝe
inwestycja jest wykonywana w ramach wieloletniego zadania inwestycyjnego, na realizacje
którego przyjęto w budŜecie gminy w 2004 r. środki w wysokości 1.000.000 zł, w 2005 r. w
wysokości 1.850.000 zł, tj. łącznie 2.850.000 zł zgodnie z kwotą wynikającą z aktualnego
kosztorysu inwestorskiego pomniejszoną o około 10%.
Na podstawie pisma z dnia 24.09.2004 r. Jerzy Maciocha - kierownik Referatu Inwestycji i
Zamówień Publicznych wystąpił do Wójta Gminy z wnioskiem o zajęcie stanowiska w tej
kwestii, gdyŜ w przetargu złoŜone zostały dwie oferty, których cena przekraczała kwotę jaką
przeznaczono na realizację zadania, w związku z czym wnosił o wyraŜenie zgody na
zwiększenie środków przeznaczonych na jego realizację wskazując, Ŝe w budŜecie gminy są
zapewnione środki na jego realizację, gdyŜ w 2004 r. przyznano kwotę 1.000.000 zł, a w 2005
r. kwotę 2.000.000 zł. Na wskazanym piśmie została wyraŜona zgoda przez Wójta Gminy.
Z treści oferty nr 1 wynikało, Ŝe wykonawca zastrzegł sobie prawo nie udostępniania innym
uczestnikom postępowania informacji składających się na ofertę, a stanowiących tajemnicę
przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w tym: informacji
z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym karalności, dokumentów
potwierdzających uprawnienia budowlane osób mających wykonywać zadanie, wykaz
_____________________________________________________
134
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
posiadanego sprzętu. Wskazane dokumenty dołączone do oferty zostały opatrzone adnotacją,
Ŝe stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji oraz dane podlegające ochronie ze względu na przepisy ustawy o ochronie danych
osobowych.
W ofercie nr 2 wykonawca zastrzegł jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa dokumenty
potwierdzające posiadanie doświadczenia zawodowego przez kierownika budowy, uprawnienia
budowlane oraz dotyczące posiadanego sprzętu.
Zgodnie z art. 96 ust.4 prawa zamówień publicznych nie ujawnia się informacji stanowiących
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
jeŜeli wykonawca, nie później niŜ w terminie składania ofert, zastrzegł, Ŝe nie mogą one być
udostępniane.
Stosownie do art. 11 ust.4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji (teks jednolity: Dz.U. z 2003 roku nr 153, poz. 1503 z późn. zm.) przez tajemnicę
przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne,
technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość
gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich
poufności.
Wskazane wyŜej, zastrzeŜone w obu ofertach, informacje nie wypełniały znamion
pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa stąd nie mogły być zastrzeŜone. Ponadto chodziło
w tym przypadku o podstawowe dokumenty przedkładane na okoliczność potwierdzenia
spełniania warunków udziału w postępowaniu, a zakaz ich udostępnienia oznaczać
mógł dla innych wykonawców biorących udział w tym postępowaniu niemoŜność
skorzystania z przysługujących im środków ochrony prawnej, gdyŜ pozbawiano ich
w ten sposób moŜliwości zweryfikowania konkurencyjnej oferty pod katem spełniania
tych warunków.
W wyniku oceny ofert komisja wybrała ofertę nr 2 jako najkorzystniejszą, gdyŜ w oparciu
o kryteria zawarte w specyfikacji uzyskała największą ilość punktów.
zestawienie ofert (druk ZP-12), protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości
zamówienia przekraczającej wyraŜoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO (druk ZP1, druk ZP-1/PN). W protokole wskazano, Ŝe wartość zamówienia wynosząca 3.133.137 zł,
tj. 774.225,81 EURO została ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego w dniu
21.06.2004 r. uaktualnionego przez Roberta Olewińskiego - inspektora ds. inwestycji
drogowych, bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaka zamierzał
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia tj. 2.850.000 zł. Prace komisji przetargowej
zakończyły się w dniu 30.09.2004 r., w tym samym dniu prace te oraz protokół postępowania
wraz z załącznikami zatwierdził kierownik zamawiającego tj. Wójt Gminy.
Do uczestników postępowania wysłano pisma z dnia 1.10.2004 r. informujące o wyborze oferty
złoŜonej przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowych PERUK S.A.., ponadto w piśmie do
zwycięskiego wykonawcy wskazano, Ŝe miał wpłacić zabezpieczenie naleŜytego wykonania
umowy oraz zgłosić się w dniu 12.10.2004 r. celem podpisania umowy. Do Prezesa Urzędu
Zamówień Publicznych wysłano w dniu 18.10.2004 r informację o wyborze najkorzystniejszej
oferty. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień
Publicznych nr 195 z dnia 4.11.2004 r. pod pozycją 53710.
Agnieszka CzyŜyka - kierownik Referatu BudŜetu Finansów i Majątku. Termin rozpoczęcia
robót ustalono na dzień 12.10.2004 r., a ich zakończenia na dzień 30.06.2005 r.
Wynagrodzenie wynikające z umowy było zgodne z ofertą.
_____________________________________________________
135
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Nadzór inwestorski
Pełnienie nadzoru inwestorskiego zlecone zostało w trybie przetargu nieograniczonego
o wartości poniŜej 60.000 EURO. Ogłoszenie o przetargu zostało wywieszone na tablicy
ogłoszeń Urzędu Gminy oraz opublikowane na stronie internetowej w dniu 12.10.2004 r.
Jedynym kryterium oceny ofert była cena - 100%. Termin składania ofert wyznaczono na godz.
11:00 w dniu 28.10.2004 r., a ich otwarcia na godz. 11:15 w tym samym dniu. Wadium nie było
wymagane, jako dokumenty przetargowe zamawiający przygotował wzór oferty, wzór umowy i
druki oświadczeń w trybie art. 22 ust.1 ustawy prawo zamówień publicznych.
Wymagania dotyczące wykonawców obejmowały posiadanie uprawnień budowlanych do
wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie, uprawniające do kierowania
robotami drogowymi, udokumentowanie co najmniej dwóch prowadzonych robót jako inspektor
nadzoru lub kierownik budowy w okresie ostatnich trzech lat przy drogowych robotach
budowlanych o wielkości nie mniejszej niŜ przedmiot zamówienia wraz z podaniem
szczegółowego zakresu nadzorowanych robót, przestawienie referencji od inwestorów
z wykazanych prac.
Do oferty naleŜało przedłoŜyć wypełniony formularz oferty wraz z cena brutto, kserokopię
decyzji o stwierdzeniu przygotowania zawodowego oraz zaświadczenia o wpisie na listę
Okręgowej Izby InŜynierów Budownictwa potwierdzone przez wykonawcę za zgodność
z oryginałem, wykaz pełnionych w ostatnich trzech latach nadzorów (wraz z referencjami),
wypełniony formularz oświadczenia w trybie art. 22 ust.1 ustawy prawo zamówień publicznych.
W ogłoszeniu w internecie nie podano wykazu wymaganych dokumentów.
Komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzenia postępowania powołana została na
podstawie decyzji Wójta Gminy z dnia 12.10.2004 r. Wszyscy członkowie komisji oraz
kierownik zamawiającego złoŜyli oświadczenia, Ŝe nie podlegali wykluczeniu z udziału
w postępowaniu.
W wyznaczonym terminie wpłynęły dwie oferty złoŜona przez:
1. Przedsiębiorstwo Projektowo-Wykonawcze AL.-DROG Albin Chomicki z Piotrkowa
Trybunalskiego - cena ofertowa wynosiła 24.400 zł (brutto),
2. Projektowanie Wykonawstwo i Nadzór Dróg, Mostów i Budowli Marian Krzysztof
Siniarski z Piotrkowa Trybunalskiego - cena ofertowa 19.800 zł (brutto).
W wyniku oceny ofert wybrana została oferta nr 2. Do wykonawców wysłano zawiadomienie o
wynikach postępowania, z piśmie do zwycięskiego wykonawcy wskazano 15.11.2004 r. jako
dzień podpisania umowy. Prace komisji przetargowej wraz z protokołem postępowania zostały
zatwierdzone w dniu 5.11.2004 r. przez Wójta Gminy.
w imieniu Gminy Kleszczów podpisała Kazimiera Tarkowska - Wójt Gminy.
Przedmiotowe roboty budowlane prowadzone były na podstawie pozwolenia na budowę
wydanego z upowaŜnienia Starosty Bełchatowskiego - decyzja nr 335/02 znak AB.VIII.73511/346/02 z dnia 13.09.2002 r.
W dniu 15.07.2005 r. dokonany został odbiór końcowego zadania inwestycyjnego, co
potwierdza protokół sporządzony przez komisję odbiową, w którym zapisano m.in., Ŝe
przedmiot odbioru został wykonany w terminie 12.10.2004-30.06.2005 r., w wykonanych
robotach nie stwierdzono usterek, postanowiono odebrać roboty o wartości zgodnej z umowa tj.
2.925.560 zł. Ponadto stwierdzono, Ŝe naleŜy wykonać roboty dodatkowe polegające na
ustawieniu oznakowania pionowego przejść dla pieszych przy wylotach na ulicę Miłą w ramach
zawartej umowy z wykonawcą.
_____________________________________________________
136
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na podstawie uchwały nr XXII/186/04 Rady Gminy Kleszczów z dnia 29 marca 2004 r.
w sprawie uchwalenia budŜetu gminy Kleszczów na 2004 r. w planie wydatków budŜetowych na
2004 r. na zadanie pn. budowa dróg gminnych Osiedle Zacisze etap - IV zaplanowano kwotę
1.000.000 zł, w planie wieloletniego programu inwestycyjnego na 2004 r. (załącznik nr 9)
wskazano jako planowane środki na przedmiotowe zadanie na 2004 r. - 1.000.000 zł, na 2005
r. - 200.000 zł (dział 600 rozdział 60016 § 6050).
Na podstawie dowodu OT z dnia 20.10.2005 r., podpisanego przez Wójta Gminy - budowa
dróg na osiedlu Zacisze - etap IV o powierzchni ogółem 12.956 m2 - obejmująca krawęŜniki
betonowe, wjazdy z kostki brukowej, obrzeŜa trawnikowe, oznakowanie dróg, nawierzchnię z
mieszanki mineralno- bitumicznej - przyjęta została na stan środków trwałych. Wartość
początkową środka trwałego przyjęto w kwocie 3.204.476,16 zł.
Inwestycja pn.:
w Kleszczowie”
„Modernizacja
boiska
sportowego
przy
Szkole
Podstawowej
Zamówienie publiczne polegające na wykonaniu dokumentacji technicznej obejmującej
wykonanie prac projektowych modernizacji boiska sportowego przy Szkole Podstawowej
w Kleszczowie, budowy boiska sportowego w Łękińsku oraz modernizacji Domu Kultury
w Łękińsku - w zakresie modernizacji schodów wejściowych zostało udzielone w trybie
przetargu nieograniczonego o wartości poniŜej 30.000 EURO.
Ogłoszenie o przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej
urzędu Gminy w terminie 20.05-5.06.2003 r. Jako kryteria oceny ofert wskazano: cena - 90%,
termin realizacji - 10%. Termin składania ofert wyznaczono na godz. 12:00 w dniu 29.05.2003
r., natomiast ich otwarcia na godz. 12:00 w tym samym dniu.
Zamawiający dopuszczał składanie ofert częściowych na poszczególne zadania. Jako
oczekiwany termin realizacji zadania wskazano 30.06.2003 r. W dniu 26.05.2003 r. zostało
sporządzone pismo, w którym zamawiający informował, Ŝe został przedłuŜony termin składania
ofert do godz. 12:00 w dniu 5.06.2003 r.
Postępowanie prowadziła czteroosobowa komisja przetargowa powołana na podstawie decyzji
Wójta Gminy nr IZP/3411/51/03 z dnia 20.05.2003 r., której przewodniczącym był Jerzy
Maciocha. Specyfikacja została zatwierdzona przez Wójta Gminy.
W wyznaczonym terminie zostały złoŜone dwie oferty przez następujących wykonawców:
1. Sławomir Sękowski Usługi Projektowe z Łodzi - oferowane ceny brutto na
poszczególne prace projektowe: 19.520 zł oraz 30.050 zł, terminy realizacji: 1,5
tygodnia, 2,5 tygodnia,
2. TENDER ART. Tomasz Ładogórski z Wrocławia - oferowane ceny brutto: 12.810 zł,
20.130 zł oraz 12.200 zł. terminy realizacji 30.07.2003 r., 6 tygodni.
W wyniku oceny ofert wybrano do realizacji dwóch pierwszych zadań ofertę nr 2, natomiast
odnośnie zadania nr 3 uniewaŜniono postępowanie w trybie art. 27 b ust.1 pkt 1 ustawy o
zamówieniach publicznych, poniewaŜ wpłynęły mniej niŜ 2 waŜne oferty.
Natomiast do oferty załączono zaświadczenie, Ŝe Tomasz Ładogórski figuruje w ewidencji
działalności gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta Miasta Wrocławia i posiada
zaświadczenie nr 82234 pod nazwą „TENDER ART.” T. Ładogórski. Natomiast zaświadczenie
wydane zostało w dniu 12.11.2002 r.
Na okoliczność przeprowadzonego postępowania sporządzona została dokumentacja
podstawowych czynności w przetargu nieograniczonym o wartości poniŜej 30.000 EURO
zorganizowanym w trybie art. 14 ustawy o zamówieniach publicznych, zatwierdzona w dniu
9.06.2003 r. przez Wójta Gminy.
_____________________________________________________
137
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ogłoszenie o wynikach postępowania zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń ponadto pisma
informujące o wyniku postępowania wysłano do wykonawców, wskazując w piśmie do
zwycięskiego wykonawcy zawarto zaproszenie do zgłoszenia się do Urzędu gminy celem
podpisania umowy, natomiast nie wskazano terminu podpisania umowy. W dokumentacji
znajdują się oświadczenia członków komisji przetargowej (druk ZP-21) o niepodleganiu
wykluczeniu z udziału w postępowaniu, natomiast brak stosownego oświadczenia złoŜonego
przez kierownika zmawiającego.
Z wybranym wykonawca zawartą została w dniu 18.06.2003 r. umowa IZP-3421/51/03
o wykonanie prac projektowych, którą w imieniu Gminy Kleszczów podpisała Kazimiera
Tarnowska - Wójt Gminy oraz kontrasygnowała Agnieszka CzyŜycka - kierownik Referatu
BudŜetu, Finansów i Majątku, podpisał Wiktor Sobieraj - inspektor ds. prawnych, adnotacja
dokonana przez Teresę Jarkowską - umowa płatna z wieloletniego zadania inwestycyjnego
pn.: budowa boiska sportowego w Łękińsku oraz z jednorocznego zadania inwestycyjnego
pn.: budowa boiska sportowego przy Szkole Podstawowej w Kleszczowie..
Publicznych w dniu 26.05.2004 r. oraz opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 86
z dnia 1.06.2004 r. pod pozycją nr 26388, ponadto wywieszone na tablicy ogłoszeń w dniach
26.05-23.07.2004 r. oraz na stronie internetowej w dniach 1.06-23.07.2004 r.
Z treści ogłoszenia wynikało, Ŝe przedmiot zamówienia obejmował modernizację boiska
sportowego przy Szkole Podstawowej w Kleszczowie. Wartość szacunkowa zadania
wynikająca z kosztorysu inwestorskiego, ustalona na dzień 26.02.2004 r. wynosiła
1.912.073,97 zł, tj. 472.490,36 EURO. Termin wykonania zamówienia wyznaczono na dzień
30.11.2004 r. Termin składania ofert wyznaczono na godz. 14:00 w dniu 23.07.2004 r., a ich
otwarcia na godz. 14:15 w tym samym dniu.
Jako jedyne kryterium oceny ofert wskazano cenę - 100%. Wysokość wadium ustalono na
kwotę 10.000 zł. Zamawiający nie przewidział moŜliwości składania ofert częściowych oraz
wariantowych. Termin związania ofertą wynosił 60 dni od dnia otwarcia ofert.
W ogłoszeniach wywieszonym na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej wskazano, Ŝe
specyfikację moŜna otrzymać w pok. nr 32 lub za zaliczeniem pocztowym, która to informacja
nie znalazła się w ogłoszeniu zamieszonym w Biuletynie Zamówień Publicznych, ponadto w
ogłoszeniu na stronie internetowej nie wskazano, Ŝe zamawiający nie dopuszczał składania
ofert wariantowych.
Zgodnie z art. 40 ust.6 pkt 2 prawa zamówień publicznych ogłoszenie zamieszone
w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego nie moŜe zawierać
informacji innych niŜ przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, ponadto
zgodnie z art. 41 prawa zamówień publicznych ogłoszenie powinno zawierać co
najmniej określenie sposobu uzyskania specyfikacji.
Komisja przetargowa w składzie: Jerzy Maciocha - przewodniczący, Dorota Kowalska sekretarz, Mirona Frukacz, Aleksandra Baksalerska, Kazimierz Mikus - członkowie została
powołana przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy na postawie pisma nr IZP-3410/13/04
z dnia 31.05.2004 r. Komisja została powołana do przygotowania oraz przeprowadzenia
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Członkowie komisji oraz kierownik
jednostki złoŜyli oświadczenia na drukach ZP-11.
Na specyfikacji widnieje adnotacja, z której wynika, Ŝe Kazimiera Tarkowska - Wójt Gminy
wyraziła zgodę w dniu 9.06.2004 r.
1. Przedsiębiorstwo WielobranŜowe POLIMER Agnieszka Kocyba z Katowic - oferowana
cena 1.745.338,77 zł,
_____________________________________________________
138
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. POLCOURT Firma WielobranŜowa Marek Piotrowicz z Gostynina - oferowana cena
1.437.927,97 zł.
W wyniku oceny ofert komisja wybrała ofertę nr 2 jako najkorzystniejszą w oparciu o kryteria
zawarte w specyfikacji.
zestawienie ofert (druk ZP-12), informacja o wniesionych protestach (druk ZP-19), protokół
postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej wyraŜoną
w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO (druk ZP-1, druk ZP-1/PN).
prace komisji wraz z protokołem postępowania oraz z załącznikami do protokołu zatwierdził
kierownik zamawiającego tj. Wójt Gminy, natomiast druk ZP-19 został podpisany przez
kierownika zamawiającego po rozstrzygnięciu protestu tj. w dniu 6.09.2004 r..
Do uczestników postępowania wysłano pisma z dnia 26.08.2004 r. informujące o wyborze
oferty złoŜonej przez POLCOURT, ponadto w piśmie do zwycięskiego wykonawcy wskazano,
Ŝe miał wpłacić zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy oraz zgłosić się w dniu
3.09.2004 r. celem podpisania umowy.
Do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych wysłano w dniu 1.09.2004 r informację o wyborze
najkorzystniejszej oferty wraz z jej ceną. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało
opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 224 z dnia 15.12.2004 r. pod pozycją
59947.
W dniu 3.09.2004 r. (faks z dnia 1.09.2004 r.) do Urzędu Gminy wpłynął protest złoŜony przez
POLIMER, w którym wykonawca wnosił o odrzucenie oferty złoŜonej przez POLCOURT,
wskazując na braki wymaganych przez specyfikację dokumentów. W dniu 2.09.2004 r.
zamawiający poinformował o złoŜeniu protestu i zawieszeniu biegu terminu związania ofertą do
czasu jego ostatecznego rozstrzygnięcia oraz wzywając do przedłuŜenia waŜności wadium na
okres 30 dni. Wykonawcy dokonali przedłuŜenia waŜności wadium.
Pismem IZP-3410/13/04 z dnia 6.09.2004 r. zamawiający dokonał rozstrzygnięcia protestu
poprzez jego odrzucenie. W uzasadnieniu wskazano, Ŝe: w specyfikacji nie wymagano
instrukcji montaŜu nawierzchni poliuretanowej i trawy syntetycznej wystawionych przez
producenta, technologię wykonania nawierzchni typu sztuczna trawa i technologie wykonania
nawierzchni poliuretanowej zawierały aprobaty znajdujące się na stronach 173 i 201 oferty, na
temat dokładności i precyzyjności tych aprobat nie było wymogów w specyfikacji, gwarancji
wadialna spełniała wymogi określone przez zamawiającego w specyfikacji, nie było obowiązku
dołączenia do oferty dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań dotyczących
zamawianej kostki brukowej, gdyŜ było wymagane stosowne oświadczenie.
Ponadto POLIMER w piśmie z dnia 28.07.2004 r. (data wpływu 30.07.2004 r.) podniósł, Ŝe
POLCOURT zaoferował wykonanie nawierzchni poliuretanowej HERCULAN SR-OSC,
natomiast jedynym i wyłącznym wykonawcą na terenie Polski zewnętrznych nawierzchni
HERCULAN firmy HERCULAN SPORT SUFACES BV (Holandia) jest Firma POLIMER.
Pismem z 13.08.2004 r. POLCOURT informuje, Ŝe oferta został złoŜona na podstawie oferty
i kalkulacji cenowej otrzymanej od Krzysztofa Wawrzyniaka reprezentanta firmy HERCULAN
w Polsce w marcu czerwcu 2004 r., natomiast umowa została podpisana po dacie złoŜenia
ofert na przetarg, a o fakcie tym nie został poinformowany, Ŝadna umowa nie działa wstecz
dlatego oferta pozostaje waŜna. Pismem z dnia 11.08.2004 r. zamawiający w trybie art. 87
ust.1 wystąpił o wyjaśnienie. Pismem z dnia 18.08.2004 r. HERCULAN informował
POLCOURT, Ŝe w dniu 1.07.2004 r. zawarta została umowa i moŜna zakupić produkty tej firmy
od POLIMER lub podjęcie negocjacji bezpośrednio u producenta w Holandii.
Genowefa Sokołowska - Skarbnik Gminy. W § 16 zapisano, Ŝe wykonawca „wnosi”
_____________________________________________________
139
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zabezpieczenie w formie gwarancji ubezpieczeniowej w wysokości 5%, 30% na zabezpieczenie
z tytułu rękojmi za wady lub gwarancja jakości, 70% jako gwarancja zgodnego z umowa
wykonania przedmiotu umowy.
W dniu 23.11.2004 r. zawarty został przez Wójta Gminy aneks nr 1, w którym stwierdzono, ze z
uwagi na zimowe warunki atmosferyczne uniemoŜliwiające kontynuowanie robót budowlanych
termin zakończeniu budowy przesunięto na dzień 31.05.2005 r. W dniu 20.05.2005 r. zawarty
został przez Wójta Gminy aneks nr 2, w którym równieŜ ze względu na warunki atmosferyczne
uniemoŜliwiające ułoŜenie nawierzchni syntetycznej przesunięto termin zakończenia robót na
dzień 30.06.2004 r.
Wykonawca przedłoŜył promesę wydania gwarancji z dnia 23.09.2004 r., z której wynikało, Ŝe
Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji „cięgna Stu” S.A. III Oddział w Warszawie
informowało, Ŝe ubezpieczeniowe gwarancje naleŜytego wykonania kontraktu zostaną wydane
po zakończeniu procedury wydawania gwarancji na następujących warunkach: gwarancja
naleŜytego wykonania kontraktu - kwota gwarancji - 71.896,39 zł, okres waŜności gwarancji
24.09-30.12.2004 r.. Wskazana gwarancja miała zostać wydana po podpisaniu umowy o
wydanie gwarancji ubezpieczeniowej pomiędzy ubezpieczycielem, a zobowiązanym
tj. POLCOURT oraz po spełnieniu przez zobowiązanego warunków w nich określonych.
Pismem IZP-2220/5/04 z dnia 21.10.2004 r. podpisanym przez Wójta Gminy zamawiający
informował wykonawcę, Ŝe nie dotrzymał warunków umowy na modernizację boiska, gdyŜ
pomimo złoŜenia promesy, nie dostarczył zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy, w
związku z czym wzywał wykonawcę do dostarczenia tego zabezpieczenia w formie określonej
tą umową do dnia 25.10.2004 r., w przeciwnym wypadku zamawiający miał odstąpić od
realizacji umowy z winy wykonawcy.
W dniu 25.10.2004 r. do zamawiającego wpłynęło pismo wykonawcy, w którym wnosił o
przesunięcie terminu dostarczenia gwarancji ubezpieczeniowej do dnia 30.10.2004 r., co miało
być spowodowane trwającymi sprawami związanymi z udzieleniem tej gwarancji.
PowyŜsze ustalenia oznaczają, Ŝe zamawiający zawarł umowę z wykonawcą, który nie wniósł
zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy, pomimo Ŝe zgodnie z treścią art. 94 ust.2
ustawy prawo zamówieni publicznych jeŜeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla
się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego
zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą
spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
Wykonawca przedłoŜył dwie gwarancje, tj. ubezpieczeniową gwarancję naleŜytego wykonania
kontraktu oraz ubezpieczeniową gwarancję usunięcia wad i usterek, obie gwarancje zawierały
datę wystawienia w dniu 13.10.2004 r. (obie zostały złoŜone w kasie Urzędu Gminy Kleszczów
w dniu 22.12.2004 r.). Z pierwszej z nich wynikało, Ŝe ubezpieczycie gwarantował nieodwołalnie
i bezwarunkowo zapłatę naleŜności do kwoty 71.896,39 zł, gwarancja była waŜna w okresie
24.09-30.12.2004 r. Z drugiej natomiast wynikało, Ŝe ubezpieczyciel zobowiązał się do wypłaty
wobec beneficjenta tj. Gminy Kleszczów kwoty 21.568,91 zł w przypadku nie usunięcia lub
nienaleŜytego usunięcia wad i usterek ujawnionych w okresie waŜności gwarancji po
podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego. Wskazana gwarancja miała być waŜna w okresie
31.12.2004 r. - 30.12.2007 r.
Na podstawie umowy nr IZP-3421/32/05 z dnia 14.06.2005 r. zawartej przez Gminę Kleszczów
reprezentowaną przez Wójta Gminy zlecono wykonawcy przedmiotowych robót wykonanie
robót dodatkowych na podstawie § 13 umowy podstawowej oraz art. 67 ust.1 pkt 5 lit. b ustawy
prawo zamówień publicznych.
Zakres przedmiotowy robót dodatkowych obejmował wykonanie nowych obrzeŜy przy boisku,
wykonanie nowej instalacji odwadniającej, przebudowę stanowiska do pchnięcia kulą oraz
przebudowę stanowiska do skoku w dal.
Termin rozpoczęcia robót wyznaczono na dzień 15.06.2005 r., a ich zakończenia na
15.07.2005 r. wynagrodzenie ustalono w kwocie 94.744,33 zł (brutto). Prace miały być
prowadzone zgodnie ze złoŜoną ofertą na roboty dodatkowe oraz kosztorysem.
Nadzór inwestorski
_____________________________________________________
140
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Pełnienie nadzoru nad realizacją inwestycji zlecone zostało na podstawie umowy IZP 2220/5/04
z dnia 28.09.2004 r. Tomaszowi Wolskiemu „WOLBUD” Usługi w Zakresie Budowlanym z
Kleszczowa bez stosowania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych zgodnie z art. 4
pkt 8 tejŜe ustawy. Wynagrodzenie ustalono w kwocie 6.000 zł brutto.
Na podstawie umowy nr IZP-2222/38/05 z dnia 6.06.2005 r. zlecono wykonanie nadzoru
inwestorskiego nad wykonaniem robót dodatkowych przy modernizacji boiska wykonywanych
na podstawie umowy na roboty dodatkowe przez POLCOURT zgodnie z trybem określonym w
art. 4 pkt 8 ustawy prawo zamówień publicznych. Wynagrodzenie ustalono w kwocie 900 zł
brutto. Wskazane umowy zostały podpisane przez Wójta Gminy oraz kontrasygnowane przez
Skarbnika Gminy.
Wykonanie przedmiotowych robót nie wymagało uzyskania pozwolenia na budowę, stąd w dniu
29.09.2004 r. inwestor zgłosił tylko do Starostwa Powiatowego w Bełchatowie zamiar
wykonania robót budowlanych polegających na remoncie boiska przy Szkole Podstawowej w
Kleszczowie. Jako termin rozpoczęcia robót wskazano 29.10.2004 r.
W dniu 6.07.2005 r. dokonany został komisyjny odbiór robót, na potwierdzenie czego
sporządzony został protokół, w którym wskazano, Ŝe odnośnie odebranych robót nie
stwierdzono usterek. Wartość tych robót wyniosła zgodnie z umową zawartą z wykonawcą 1.437.927,97 zł oraz zgodnie z umową o roboty dodatkowe - 94.744,33 zł.
Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych
Na podstawie kolejnych dowodów OT z dnia 24.10.2005 r. przyjęto na stan środków trwałych
zrealizowaną inwestycję tj. ogrodzenie o dł. 275 mb o wartości 72.900,46 zł, nawierzchnie z
kostki (126 m2) o wartości 11.837,12 zł, wykonanie płyty boiska o wartości 1.440.343,46 zł.
Łączna wartość środka trwałego wyniosła 1.562.298,36 zł.
IX.
EWIDENCJA MAJĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH
(EWIDENCJA ILOŚCIOWA, ILOŚCIOWO – WARTOŚCIOWA)
Zasady ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zawarte zostały
|w rozdziale III Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla
Urzędu Gminy Kleszczów wprowadzonej z dniem 21 grudnia 1999 roku zarządzeniem nr 23/99
Wójta Gminy Kleszczów. Zgodnie z zapisami ust. 2 rozdziału III przedmiotowej Instrukcji,
finansowanie zakupu środków trwałych podstawowych oraz wartości niematerialnych
i prawnych o wartości początkowej wyŜszej niŜ 3.500 zł następuje ze środków na inwestycje.
Do ewidencji środków trwałych podstawowych słuŜą: księga obiektów inwentarzowych,
szczegółowe indywidualne karty obiektów inwentarzowych, tabele amortyzacyjne i ewidencja
syntetyczna (na kontach księgi głównej). Karty obiektów inwentarzowych są formą ewidencji
środków trwałych ilościowo-wartościowej.
W księgach rachunkowych środki trwałe wykazuje się w ujęciu wartościowym.
Zgodnie z zapisami ust. 6 rozdziału III ww. Instrukcji w ramach wydatków bieŜących
dokonywane są zakupy środków trwałych o charakterze wyposaŜenia, m.in.: mebli, dywanów,
środków dydaktycznych, środków promocyjnych oraz pozostałych środków trwałych o wartości
nie przekraczającej wysokości 3.500 zł. Środki trwałe pozostałe podlegają odmiennej ewidencji
w zaleŜności od ceny nabycia.
Składniki majątku o cenie jednostkowej poniŜej 5% wartości początkowej środka trwałego
podstawowego traktowane są jako materiał i podlegają ewidencji ilościowej. Natomiast
składniki majątku o cenie jednostkowej powyŜej 5% wartości początkowej środka trwałego
podstawowego podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej w księgach inwentarzowych.
_____________________________________________________
141
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ewidencja syntetyczna wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na stosownym do
tego koncie w ujęciu wartościowym. Ewidencja analityczna wartości niematerialnych i prawnych
prowadzona jest natomiast w księdze inwentarzowej w ujęciu ilościowo-wartościowym.
Komórki organizacyjne wskazane do prowadzenia poszczególnych urządzeń księgowych
dotyczących ewidencji składników majątkowych nie odpowiadają obecnej strukturze
organizacyjnej Urzędu. Obecnie w ramach struktury organizacyjnej Urzędu Gminy funkcjonują
Referaty, a nie Wydziały i posiadają one inne nazwy. Księgi inwentarzowe stanowiące wykaz
poszczególnych obiektów łącznie dla wszystkich środków trwałych prowadzone są przez
Wydział Finansowy. Natomiast księgi inwentarzowe stanowiące wykaz poszczególnych
obiektów będących w uŜytkowaniu poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu
prowadzone są przez Wydziały Urzędu.
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urządzenia księgowe
Zgodnie z zapisami zawartymi w rozdziale III ust. 5 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli
dokumentów finansowo-księgowych, ewidencja analityczna dla środków trwałych prowadzona
jest w księgach inwentarzowych.
Kontrolującym przedłoŜono 9 ksiąg inwentarzowych środków trwałych prowadzonych przez
Teodozję Karasińską – inspektor ds. obsługi kasy i ewidencji środków trwałych w Referacie
BudŜetu, Finansów i Majątku. W okresie objętym kontrolą prowadzenie ewidencji środków
trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz ich umarzanie naleŜało do zakresu
czynności ww. pracownika (z dnia 12.03.2003 roku).
Księgi załoŜone zostały dla poszczególnych grup środków trwałych według klasyfikacji
określonej przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie
Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.). Nie zaprowadzono
natomiast
szczegółowych
indywidualnych
kart
obiektów
inwentarzowych,
wymienionych w rozdziale III ust. 7 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli
dokumentów finansowo-księgowych.
W księgach inwentarzowych wskazywano numery inwentarzowe, dokładną klasyfikację
poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych, daty nabycia składników majątkowych,
numery dowodów księgowych stanowiących podstawę do zaewidencjonowania, rodzaj
przychodu oraz wartość. Księgi inwentarzowe przedłoŜone kontrolującym nie spełniają
wymogów ksiąg rachunkowych, a mianowicie nie zostały przesznurowane
i opieczętowane. Oznaczone są jedynie, co do daty ich załoŜenia oraz nazwy jednostki, której
dotyczą. Zawierają ponumerowane strony. W niektórych przypadkach brak w nich adnotacji
dotyczących miejsca uŜytkowania środków trwałych lub zamieszczone są one w sposób
nietrwały tj. ołówkiem.
Prowadzona ewidencja analityczna środków trwałych zapewnia odzwierciedlenie zmian
wartości i stanu środków trwałych. Środki trwałe mają nadane numery inwentarzowe.
Ponadto na koniec kaŜdego roku sporządzane są zestawienia wartości brutto środków trwałych
Urzędu oraz wartości umorzeń środków trwałych.
Składniki majątkowe stanowiące pozostałe środki trwałe objęte są ewidencją ilościowowartościową, prowadzoną ręcznie w formie ksiąg inwentarzowych. Księgi inwentarzowe
zaprowadzone zostały przez pracowników Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku.
Pozostałe środki trwałe w uŜywaniu ewidencjonowane są według cen zakupu. Kontrolującym
przedstawiono 14 ksiąg inwentarzowych K-205 prowadzonych dla poszczególnych
uŜytkowników składników mienia. Podział prowadzonych ksiąg inwentarzowych nie
pozwala w jasny sposób na ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których
_____________________________________________________
142
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
znajdują się pozostałe środki trwałe (część z nich jest oznaczona ołówkiem, co do
nazwy jednostki, której dotyczą). Ponadto w księgach tych ewidencjonowano takŜe
składniki o wartości większej niŜ 3.500 zł, które powinny być zaewidencjonowane na
stosownym do tego koncie 011 (np. księga inwentarzowa prowadzona dla wyposaŜenia
znajdującego się w hotelu „Olimpus” i OSP) oraz o wartości mniejszej niŜ 175 zł, które
powinny być objęte ewidencją ilościową (np. księga inwentarzowa prowadzona dla
wyposaŜenia znajdującego się w Gimnazjum w Kleszczowie i OSP).
W księgach wskazywano daty nabycia składników majątkowych i numery dowodów
księgowych stanowiących podstawę do zaewidencjonowania lub dane dotyczące dokumentów
stanowiących podstawę do zaewidencjonowania oraz ceny jednostkowe. W większości
przypadków księgi inwentarzowe przedłoŜone kontrolującym nie spełniały wymogów
ksiąg rachunkowych, a mianowicie nie zostały przesznurowane i opieczętowane.
Oznaczone są jedynie, co do daty ich załoŜenia oraz nazwy jednostki, której dotyczy. Zawierają
ponumerowane strony. W niektórych przypadkach brak w nich adnotacji dotyczących
miejsca uŜytkowania środków trwałych lub zamieszczone są one w sposób nietrwały
tj. ołówkiem.
Przedmioty stanowiące środki trwałe w uŜywaniu są oznakowane numerami inwentarzowymi.
Na rachunkach dotyczących zakupów wyposaŜenia nie dokonywano zapisów działu, konta
i pozycji księgi inwentarzowej, pod którą dany przedmiot został zaewidencjonowany. Zakupione
wyposaŜenie umarzane jest jednorazowo w całości w dniu zapłaty.
Środki pozostałe ujęte są w księgach w sposób pozwalający na uzyskanie stanu na koniec
roku.
Ponadto w jednostce prowadzone są księgi inwentarzowe w ramach ewidencji ilościowej.
WyposaŜenie o wartości nie przekraczającej kwoty 175 zł stanowiącej 5% z 3.500 zł
zaewidencjonowane jest w podziale na uŜytkowników w 10 księgach K-205 prowadzonych
odrębnie dla: Urzędu Gminy i poszczególnych obiektów (budynków) w których znajdują się
składniki mienia będące własnością Gminy.
śadna z przedłoŜonych kontrolującym ksiąg prowadzonych w ramach ewidencji
ilościowej pozostałych środków trwałych nie jest przesznurowana. Mają one
ponumerowane strony oraz zawierają pieczęć jednostki i podpisy kierownika jednostki.
Wykaz prowadzonych w ramach ewidencji pozostałych środków trwałych ksiąg inwentarzowych
wraz z datami ich załoŜenia, sporządzony przez Danutę Piróg – inspektor ds. rozliczania
podatku vat stanowi załącznik nr 72 do niniejszego protokołu kontroli.
W księgach ilościowych zawarte są dane odnośnie daty nabycia składników majątkowych oraz
dokumentów stanowiących podstawę do zaewidencjonowania.
Prowadzenie ewidencji majątku gminy z podziałem na poszczególnych uŜytkowników oraz na
rodzaj ewidencjonowanego majątku oraz prowadzenie ksiąg obiektów i rozliczanie
inwentaryzacji naleŜy do zakresu czynności (z dnia 03.11.2003 r.) Moniki Tatary – podinspektor
ds. majątku gminy w Referacie BudŜetu, Finansów i Majątku.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia)
Konto 011
Zgodnie z ewidencją księgową konta 011 (karta kontowa, zestawienie obrotów i sald) wartość
wykazana jako bilans otwarcia i zamknięcia w 2004 roku oraz stan na dzień 30 czerwca 2005
roku przedstawiały się następująco:
2004 rok
Bo
226.965.942,95 zł
261.733.520,43 zł
Bz
261.733.520,43 zł
273.774.841,07 zł
_____________________________________________________
143
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zwiększenia i zmniejszenia wartości środków trwałych przedstawiały się następująco:
2004 rok
Zwiększenia
Zmniejszenia
35.241.896,24 zł
12.247.266,75 zł
474.318,76 zł
205.946,11 zł
Zwiększenie wartości środków trwałych w 2004 roku:
Grupa 0
Grunty
1.554.125,60 zł
Grupa I
Budynki i lokale
6.749.618,55 zł
Grupa II
Grupa III
Kotły i maszyny energetyczne
Grupa IV
Maszyny, urządz. i aparaty ogólnego zastos.
108.265,45 zł
Grupa V
824.821,78 zł
Grupa VI
3.208.929,16 zł
Grupa VII
Środki transportu
2.729.193,29 zł
Grupa VIII
Razem:
19.715.295,05 zł
8.906,00 zł
342.741,36 zł
35.241.896,24 zł
Zmniejszenia wartości środków trwałych w 2004 roku:
Grupa 0
Grunty
60.536,57 zł
Grupa I
Budynki i lokale
209.543,02 zł
Grupa II
Grupa IV
Maszyny, urządz. i aparaty ogólnego zastos.
Grupa V
2.453,58 zł
Grupa VII
Środki transportu
27.399,88 zł
Grupa VIII
15.926,60 zł
Razem:
20.978,00 zł
137.481,11 zł
474.318,76 zł
Zwiększenia wartości środków trwałych w I półroczu 2005 roku:
Grupa 0
Grunty
1.175.935,53 zł
Grupa I
Budynki i lokale
1.254.080,43 zł
Grupa II
Grupa V
Grupa VI
18.860,43 zł
Grupa VIII
44.273,80 zł
Razem:
16.599.141,14 zł
287.963,81 zł
19.361.394,71 zł
_____________________________________________________
144
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zmniejszenia wartości środków trwałych w I półroczu 2005 roku:
Grupa 0
Grunty
87.968,83 zł
Grupa II
26.149,28 zł
Grupa VII
Środki transportu
91.828,00 zł
Razem:
205.946,11 zł
Kontroli poddano wybrane w sposób wyrywkowy zwiększenia i zmniejszenia wartości środków
trwałych, które wystąpiły w 2004 roku związane z:
−
zakupem uniwersalnego wysięgnika za kwotę 230.000 zł na podstawie faktury vat
nr 30050093 z dnia 10.11.2004 r. Przyjęcie na stan środków trwałych i zaksięgowanie
w dniu 31.12.2004 r. na koncie 011 nastąpiło na podstawie OT bez numeru (brak numeru
i daty księgowania, brak numeru inwentarzowego i wysokości stopy procentowej
umorzenia). Jako przyjmujący środek trwały OT podpisały: Agnieszka CzyŜycka –
kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku oraz Wójt Gminy – Kazimiera Tarkowska.
Z opisu faktury wynika, Ŝe zakupu dokonano dla potrzeb zimowego i letniego utrzymania
dróg i poboczy. Zakupiony sprzęt tj. wysięgnik i kosiarka do poboczy, odebrany został przez
przedstawicieli Zakładu Komunalnego „Kleszczów” sp. z o.o. Protokoły zdawczo-odbiorcze
sporządzone zostały w dniu 10.11.2004 roku. Ze strony Urzędu Gminy w Kleszczowie
protokoły podpisane zostały przez kierownika Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki
Gruntami – Wojciecha Okonia. Zapłaty dokonano przelewem w dniu 29.11.2004 roku.
Wydatek został zaklasyfikowany ze środków w dziale 600 rozdziale 60016 § 6050
(080/130). Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym
i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez nieupowaŜnioną do tego Agnieszkę
CzyŜycką – kierownik Referatu i Wójta Gminy – Kazimierę Tarkowską. Znajduje się na niej
adnotacja o zawarciu umowy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Z aneksu do
umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku zawartego przez Wójta Gminy – Kazimierę
Tarkowską w dniu 30 grudnia 2004 roku wynika, Ŝe uniwersalny wysięgnik z głowicą do
koszenia poboczy o wartości 230.000 zł zwiększył ilość i wartość majątku Gminy Kleszczów
wydzierŜawionego Zakładowi Komunalnemu „ Kleszczów” sp. z o.o.
Kserokopie: ww. faktury, protokołu odbioru i dokumentu OT wraz z wyjaśnieniem złoŜonym
przez Mironę Frukacz – inspektor ds. rozliczenia inwestycji stanowią załącznik nr 73 do
−
zakupem specjalistycznego samochodu za kwotę 1.040.000 zł na podstawie faktury vat
nr 10/04/SP5 z dnia 15.12.2004 r. Przyjęcie na stan środków trwałych i zaksięgowanie
w dniu 31.12.2004 r. na koncie 011 nastąpiło na podstawie OT bez numeru (brak numeru
i daty polecenia księgowania, brak numeru inwentarzowego i wysokości stopy
procentowej umorzenia). Jako rodzaj przychodu wskazano rozliczenie, a nie fakturę
vat. Jako przyjmujący środek trwały OT podpisały: Agnieszka CzyŜycka – kierownik
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku oraz Wójt Gminy – Kazimiera Tarkowska. Z opisu
faktury wynika, Ŝe zakupu sprzętu dokonano dla potrzeb zimowego i letniego utrzymania
dróg i poboczy. Zakupiony sprzęt tj. samochód specjalistyczny Unimog U 500, odebrany
zostały przez przedstawicieli Zakładu Komunalnego „Kleszczów” sp. z o.o. Protokół
zdawczo-odbiorczy sporządzony został w dniu 21.12.2004 roku. Ze strony Urzędu Gminy
w Kleszczowie protokół podpisany został przez kierownika Referatu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Gruntami – Wojciecha Okonia. Wydatek został zaklasyfikowany ze środków
w dziale 600 rozdziale 60016 § 6050 (080/130). Faktura została sprawdzona pod względem
merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez
nieupowaŜnioną do tego Agnieszkę CzyŜycką – kierownik Referatu i Wójta Gminy –
Kazimierę Tarkowską. Znajduje się na niej adnotacja o zawarciu umowy zgodnie z ustawą
_____________________________________________________
145
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Prawo zamówień publicznych. Brak natomiast informacji o formie i dacie dokonania
zapłaty. Z aneksu do umowy dzierŜawy z dnia 16 maja 2001 roku zawartego przez Wójta
Gminy – Kazimierę Tarkowską w dniu 30 grudnia 2004 roku wynika, Ŝe pojazd
specjalistyczny o wartości 1.040.000 zł zwiększył ilość i wartość majątku Gminy Kleszczów
wydzierŜawionego Zakładowi Komunalnemu „ Kleszczów” sp. z o.o.;
−
zakupem zestawów komputerowych o łącznej wartości 23.180,00 zł. Przyjęcie na stan
środków trwałych nastąpiło na podstawie faktury nr 916/1/03 z dnia 20.11.2003 r., zaś,
zaksięgowanie na koncie 011 nastąpiło w dniu 19.01.2004 r. drukiem OT z dnia 19.01.2004
r. bez numeru (brak numeru i daty księgowania, brak numeru inwentarzowego
i wysokości stopy procentowej umorzenia). Jako rodzaj przychodu wskazano
rozliczenie, a nie fakturę vat. Protokół odbioru sprzętu sporządzony został w dniu
14.11.2003 roku. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym
i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty. Z opisu faktury wynika, Ŝe zakupu sprzętu
dokonano dla potrzeb wyposaŜenia Gminnego Centrum Informacji. Znajduje się na niej
adnotacja o zawarciu umowy zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. Zapłata
nastąpiła przelewem w dniu 09.12.2003 r. ze środków zaklasyfikowanych w dziale 750
rozdziale 75095 § 6060. Stosownie do zapisów art. 16d ust. 2 ustawy o podatku
dochodowym od osób prawnych, składniki majątku powinny być wprowadzone
do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do uŜytkowania.
Ponadto kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym powinno być
wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu
sprawozdawczego zgodnie z ich treścią ekonomiczną. PowyŜsze narusza zasady
określone w art. 4 i art. 20 ustawy o rachunkowości.
Wyjaśnienie dotyczące sposobu zaksięgowania ww. środków trwałych złoŜone przez Mironę
Frukacz – inspektor ds. rozliczenia inwestycji wraz z dokumentami będącymi podstawą zapisu
w ewidencji księgowej stanowią załącznik nr 74 do niniejszego protokołu kontroli.
−
przyjęciem inwestycji pn. „Kanalizacja sanitarna zagrodowa” o wartości 47.343,00 zł – 0T
(bez nr) (brak numeru i daty polecenia księgowania, brak numeru inwentarzowego
i wysokości stopy procentowej umorzenia) z dnia 30.12.2004 r., sporządzony na
podstawie rozliczenia z dnia 30.12.2004 r. Wartość inwentarzowa zgodna jest z nakładami
poniesionymi na przedmiotowe zadanie (karta inwestycyjna). Protokół odbioru końcowego
i przekazania do uŜytku 6 sztuk przydomowych oczyszczalni ścieków sporządzony został
w dniu 25.11.2004 r. Zapłata za wykonane prace nastąpiła na podstawie faktur nr 41/2004
z dnia 12.10.2004 r. i nr 46/2004 z dnia 14.12.2004 przelewami z dnia odpowiednio:
26.10.2004 r. i 23.12.2004 r. (080/135/2 i 011/080). Wydatki poniesione zostały ze środków
GFOŚiGW zaklasyfikowanych w dziale 900 rozdziale 90011 § 6110. Faktury zostały
sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone
do wypłaty przez nieupowaŜnioną do tego Agnieszkę CzyŜycką – kierownik Referatu
BudŜetu, Finansów i Majątku i Wójta Gminy – Kazimierę Tarkowską. Znajdują się na nich
adnotacje o zawarciu umowy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
−
przyjęciem inwestycji pn. „Rozbudowa gminnej obwodnicy – etap II część I – odcinek od
ronda w śłobnicy do skrzyŜowania z drogą powiatową śłobnica-Winek wraz z kanalizacją
deszczową” o wartości 10.040.139,47 zł – OT (bez nr) z dnia 30.11.2004 r., sporządzony
na podstawie rozliczenia zadania inwestycyjnego z dnia 30.11.2004 r. Protokół odbioru
końcowego i przekazania do uŜytku sporządzono w dniu 17.09.2003 r. Z zapisu protokołu
wynika, ze odebrane zostały roboty o wartości 10.939.913,36 zł.
Wyjaśnienie dotyczące przyjęcia na stan środków trwałych inwestycji tj. robót wykonanych
w 2003 roku oraz nieścisłości, co do kwot dotyczących odebranych prac złoŜone przez
kierownika Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych – Roberta Olewińskiego wraz
z kserokopią OT z dnia 30.11.2004 r., ww. rozliczenia oraz protokołu odbioru końcowego
i przekazania do uŜytku zadania inwestycyjnego stanowi załącznik nr 75 do niniejszego
_____________________________________________________
146
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
−
zakupem unitu stomatologicznego oraz sprzętu dla potrzeb wyposaŜenia gabinetu
stomatologicznego w Przedszkolu w Łuszczanowicach na łączną kwotę 72.826,00 zł
(faktura vat nr F/04/2265 z dnia 24.06.2004 r.). Przyjęcie na stan środków trwałych
nastąpiło drukiem OT z dnia 30.07.2004 r. (bez numeru) sporządzonym na podstawie
rozliczenia z dnia 20.07.2004 r. Protokół odbioru dotyczący dostawy i montaŜu sprzętu
sporządzony został w dniu 25.06.2004 r. Zapłaty dokonano przelewem w dniu 15.07.2004
roku. Wydatek został zaklasyfikowany ze środków w dziale 801 rozdziale 80104 § 6050
(080/130). Faktura została opisana i sprawdzona pod względem merytorycznym,
formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty. Brak na niej adnotacji
o dokonaniu zamówienia (zawarciu umowy) zgodnie z ustawą Prawo zamówień
publicznych, co nie spełnia postanowień rozdziału I ust. 2 pkt 2 ppkt c) Instrukcji
sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu
Gminy Kleszczów. W księdze inwentarzowej zakupione urządzenia tj.: unit
stomatologiczny, fotel stomatologiczny, kompresor bezolejowy, krzesełko
stomatologiczne i autoklaw wpisane zostały w jednej pozycji w grupie VIII bez
wyszczególniania pozostałego sprzętu. Ponadto jako rodzaj przychodu wskazano
rozliczenie, a nie dokument źródłowy tj. fakturę vat. PowyŜsze spowodowało
zawyŜenie konta 011 o wartość składników stanowiących środki trwałe w uŜywaniu
(tj. kompresor bezolejowy i krzesełko stomatologiczne) oraz nieprawidłowe
wyliczenie amortyzacji unitu stomatologicznego (od niewłaściwej wartości
początkowej środka trwałego).
Kserokopia ww. faktury, rozliczenia, protokołu odbioru i dokumentu OT wraz z wyjaśnieniem
dotyczącym zaewidencjonowania wszystkich zakupionych składników jako jeden zestaw
złoŜonym przez Mironę Frukacz – inspektor ds. rozliczenia inwestycji stanowi załącznik nr 76
do niniejszego protokołu kontroli.
−
zakupem sprzętu kardiologicznego na łączną kwotę 99.991,50 zł (faktura vat
nr FV00151/12/2004 z dnia 13.12.2004 r.). Przyjęcie na stan środków trwałych nastąpiło
drukiem OT z dnia 31.12.2004 r. (bez numeru) sporządzonym na podstawie rozliczenia
z dnia 31.12.2004 r. Protokół odbioru dotyczący dostawy i montaŜu sprzętu medycznego
sporządzony został w dniu 13.12.2004 r. Wydatek został zaklasyfikowany ze środków
w dziale 851 rozdziale 85195 § 6060 (080/130). Faktura została opisana i sprawdzona pod
względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty.
Z opisu faktury nie wynika dla czyich potrzeb został zakupiony sprzęt. Jedynie z zapisu § 3
ust. 2 umowy nr IZP-3421/83/04 dostawy i zakupu sprzętu medycznego z dnia 13.12.2004
r. wynika, Ŝe miejscem wykonania umowy jest Samodzielny Publiczny Zakład Opieki
Zdrowotnej Szpitala Klinicznego nr 2 im. Wojskowej Akademii Medycznej w Łodzi, zgodnie
z uchwałą Rady Gminy Kleszczów nr XXII/186/04 z dnia 29.03.2004 r. W przywołanej
uchwale nr XXII/186/04 w sprawie uchwalenia budŜetu gminy Kleszczów na 2004 rok
przewidziano w dziale 851 – Ochrona zdrowia, wydatki na zakup specjalistycznego sprzętu
medycznego kardiologicznego w wysokości 100.000 zł, nie wskazując jego przeznaczenia.
Brak informacji dotyczącej daty i formy dokonania zapłaty oraz adnotacji
o dokonaniu zamówienia (zawarciu umowy) zgodnie z ustawą Prawo zamówień
publicznych, co nie spełnia postanowień rozdziału I ust. 2 pkt 2 ppkt c) Instrukcji
sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu
Gminy Kleszczów. W księdze inwentarzowej zakupione urządzenia tj. łóŜko
kardiologiczne, defibrylator, kardiomonitor, aparat EKG i wózek pod aparaturę
medyczną wpisane zostały w jednej pozycji w grupie VIII bez wyszczególniania
pozostałego sprzętu, co spowoduje nieprawidłowe wyliczenie amortyzacji. Ponadto
jako rodzaj przychodu wskazano rozliczenie, a nie dokument źródłowy tj. fakturę vat.
Zakupiony sprzęt umową z dnia 27 grudnia 2004 roku został oddany w dzierŜawę
Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej Uniwersyteckiemu Szpitalowi
Klinicznemu nr 2 Wojskowej Akademii Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi.
W umowie nie wskazano terminu jej obowiązywania, co oznacza, Ŝe zawarta została na
czas nieokreślony. Czynsz dzierŜawny ustalony został w wysokości 120 zł brutto.
_____________________________________________________
147
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
−
zakupem wyposaŜenia hotelu tj. robota barmańskiego, ekspresu ciśnieniowego, kostkarki,
szafy chłodniczej, pieca konwekcyjnego, szafy mroźniczej i stołu ze zlewem w ramach
zadania pn. „Modernizacja Hotelu Olimpus” w łącznej wysokości 32.852,16 zł (faktura vat
nr 587/2003 z dnia 23.12.2003 r.). Przyjęcie na stan środków trwałych nastąpiło drukami
OT (6 sztuk) z dnia 22.01.2004 r. (bez numeru) sporządzonymi na podstawie rozliczenia
z dnia 20.01.2004 r. Brak informacji o dacie i formie zapłaty. Wydatek został
zaklasyfikowany ze środków w dziale 921 rozdziale 92195 § 6050 (080/130). Jako
przyjmujący środek trwały OT podpisały: Agnieszka CzyŜycka – kierownik Referatu
BudŜetu, Finansów i Majątku oraz Wójt Gminy – Kazimiera Tarkowska. Zakupiony sprzęt
odebrany zostały przez przedstawiciela Sport Hotel sp. z o.o. Protokół zdawczo-odbiorczy
zakupionego sprzętu sporządzony został w dniu 23.12.2003 roku. Na ww. protokole
widnieje adnotacja, Ŝe stanowi on podstawę do przekazania wyposaŜenia uŜytkownikowi
„Sport Hotel” tj. Annie Gajdzie. Ze strony Urzędu Gminy w Kleszczowie protokół podpisany
został przez kierownika Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych – Jerzego Maciochę.
Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym
oraz zatwierdzona do wypłaty. Znajduje się na niej adnotacja o zawarciu umowy w oparciu
o przepisy ustawy o Zamówieniach Publicznych. Z zapisu § 2 ust. 2 umowy nr IZPZP/122/2003 na dostawę wyposaŜenia hotelu „Olimpus” w Kleszczowie z dnia 17 grudnia
2003 roku wynika, Ŝe miejscem wykonania umowy jest hotel „Olimpus” w Kleszczowie.
Zakupiony sprzęt umową z dnia 1 grudnia 2003 roku został oddany w dzierŜawę „Sport
Hotel” sp. z o.o. z siedzibą w Bełchatowie. Umowa zawarta została na okres 3 lat od dnia
1 grudnia 2003 roku do dnia 30 listopada 2006 roku;
−
przyjęciem na stan gruntów o łącznej wartości 235.035,20 zł związanych z wykupem
terenów pod budowę „Kompleksu dydaktyczno-sportowego w Kleszczowie” na podstawie
OT bez numeru z dnia 30.06.2004 r. (brak numeru i daty księgowania). Jako numer
i datę dowodu dostawy podano w OT rozliczenie zakupionych gruntów przez Urząd
Gminy sporządzone w dniu 30.06.2004 r. w oparciu o akty notarialne. W księdze
inwentarzowej zakupione grunty składające się z dwóch działek o nr nr 1194 i 1196
o łącznej powierzchni 2,8710 ha zaewidencjonowane zostały w jednej pozycji. Jako
rodzaj przychodu wskazano rozliczenie, a nie akt notarialny umowy sprzedaŜy (Rep.
A nr 4099/2004 z dnia 08.06.2004 r.).
W przypadkach dotyczących zakupu środków trwałych wskazywanie w księgach
inwentarzowych środków trwałych oraz na drukach OT, jako rodzaju przychodu
rozliczenia, a nie dokumentu źródłowego (np. faktury, rachunku, aktu notarialnego)
niezgodne jest z zasadami dotyczącymi dokumentowania obrotu środkami trwałymi
zawartymi w rozdziale III ust. 3 pkt 1 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli
dokumentów finansowo-księgowych.
Wyjaśnienie dotyczące przyjmowania zakupionych składników majątkowych na stan środków
trwałych z opóźnieniem złoŜone przez kierownik Referatu - Agnieszkę Włodarczyk patrz
załącznik nr 74 do niniejszego protokołu kontroli.
−
zlikwidowaniem 20 sztuk komputerów komputerowych, 3 sztuk drukarek i 1 monitora
o łącznej wartości 118.828,61 zł, wyksięgowanie z konta 011 nastąpiło w dniu 31.10.2004 r.
drukiem LT nr 10247 (brak numeru i daty księgowania). Likwidacja sprzętu nastąpiła na
wniosek Referatu Organizacyjno-prawnego na podstawie protokołu Komisji likwidacyjnej,
sporządzonego w oparciu o oględziny i ocenę środków w dniu 01.10.2004 r.
W dokumentacji znajduje się opis stanu technicznego sprzętu sporządzony przez
informatyka – Roberta Ranoszek i ekspertyza dotycząca stanu technicznego sprzętu
wykonana przez Firmę „RACH-KOM”. Decyzja Komisji zatwierdzona została przez Wójta –
Kazimierę Tarkowską;
−
zlikwidowaniem sprzętu komputerowego tj. komputer, drukarka, monitor, klawiatura, UPS
o łącznej wartości 4.117,03 zł, wyksięgowanie z konta 011 nastąpiło w dniu 04.12.2004 r.
drukiem LT nr 11547. Brak protokołu Komisji likwidacyjnej, co nie spełniało
wymogów zapisów rozdziału III ust. 3 pkt 7 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli
_____________________________________________________
148
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dokumentów finansowo-księgowych. W dokumentacji znajduje się opis stanu
technicznego sprzętu sporządzony przez informatyka – Roberta Ranoszek.
−
sprzedaŜą działek o łącznej powierzchni 1.0687ha za kwotę 138.226 zł. Wartość
inwentarzowa sprzedanych nieruchomości gruntowych wyniosła 10.638,79 zł. Zdjęcie ze
stanu środków trwałych nastąpiło drukiem PK z dnia 30.07.2004 r. (brak numeru).
Wyksięgowanie nastąpiło na podstawie wykazu sprzedanych działek sporządzonego w
oparciu o akty notarialne przez Krystynę Grochulską – inspektor ds. gospodarki zasobami
leśnymi i gruntami oraz zatwierdzonego przez Wójta Gminy – Kazimierę Tarkowską.
Ponadto kontroli poddano wybrane w sposób wyrywkowy zwiększenia wartości środków
trwałych, które wystąpiły w 2005 roku związane z przyjęciem zakończonych inwestycji:
−
przyjęciem inwestycji pn. „Gazyfikacja Gminy Kleszczów” o wartości 373.537,28 zł – 0T
(bez nr) (brak numeru i daty polecenia księgowania i wysokości stopy procentowej
umorzenia) z dnia 28.01.2005 r., sporządzony na podstawie rozliczenia zadania
inwestycyjnego z dnia 26.01.2005 r. Wartość inwentarzowa zgodna jest z nakładami
poniesionymi na przedmiotowe zadanie (karta inwestycyjna). Protokoły: odbioru końcowego
sieci gazociągowej na osiedlu „Zacisze” oraz odbioru technicznego sporządzone zostały
w dniu 22.11.2004 r. Zapłata za wykonane prace nastąpiła na podstawie 3 faktur
przelewami. Wydatki poniesione zostały ze środków GFOŚiGW zaklasyfikowanych w dziale
900 rozdziale 90011 § 6110. Faktury zostały sprawdzone pod względem merytorycznym,
formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez nieupowaŜnioną do tego
Agnieszkę CzyŜycką – kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku i Wójta Gminy –
Kazimierę Tarkowską. Znajdują się na nich adnotacje o zawarciu umowy zgodnie z ustawą
Prawo zamówień publicznych;
−
przyjęciem inwestycji pn. „Budowa ujęcia wody – studni głębinowej” o wartości 172.787,92
zł – 0T (bez nr) (brak numeru i daty polecenia księgowania i wysokości stopy
procentowej umorzenia) z dnia 28.01.2005 r., sporządzony na podstawie rozliczenia
zadania inwestycyjnego z dnia 28.01.2005 r. Wartość inwentarzowa zgodna jest
z nakładami poniesionymi na przedmiotowe zadanie (karta inwestycyjna). Protokół odbioru
końcowego i przekazania do uŜytku studni głębinowej w Bogumiłowie o głębokości 200 m
sporządzony został w dniu 30.04.2004 r. Zapłata za wykonane prace nastąpiła
na podstawie faktury nr 22-40/0321/35 z dnia 30.04.2004 r. przelewem z dnia 24.05.2004 r.
(080/135/2 i 011/080). Wydatki poniesione zostały ze środków GFOŚiGW
zaklasyfikowanych w dziale 900 rozdziale 90011 § 6110. Faktury zostały sprawdzone pod
względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez
nieupowaŜnioną do tego Genowefę Sokołowską – byłego Skarbnika Gminy i Wójta Gminy
– Kazimierę Tarkowską. Znajdują się na nich adnotacje o zawarciu umowy zgodnie
z ustawą o zamówieniach publicznych;
−
przyjęciem inwestycji pn. „Budowa placu do zimowego utrzymania dróg” o łącznej wartości
68.686 zł – 3 sztuki 0T (bez nr) (brak numeru i daty polecenia księgowania i wysokości
stopy procentowej umorzenia) z dnia 31.01.2005 r., sporządzony na podstawie
rozliczenia zadania inwestycyjnego z dnia 28.01.2005 r. Wartość inwentarzowa zgodna jest
z nakładami poniesionymi na przedmiotowe zadanie (faktury). Protokoły odbioru robót
sporządzone zostały w dniach: 14.07.2004 r., 06.09.2004 r. i 14.10.2004 r. Zapłata za
wykonane prace nastąpiła na podstawie faktur: nr 32/08/r/04 z dnia 31.08.2004 r.,
nr 2/09/r/04 z dnia 06.09.2004 i nr 37/10/r/04 z dnia 29.10.2004 r. przelewami z dnia
odpowiednio: 20.09.2004 r., 17.09.2004 r. i 16.11.2004 r. (080/130 i 011/080). Wydatki
poniesione zostały ze środków zaklasyfikowanych w dziale 600 rozdziale 60016 § 6050.
Faktury zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz
zatwierdzone do wypłaty przez nieupowaŜnioną do tego Agnieszkę CzyŜycką – kierownik
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku i Wójta Gminy – Kazimierę Tarkowską. Znajdują się
na nich adnotacje o zawarciu umowy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych;
_____________________________________________________
149
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Uwagi dotyczące nieterminowego przekazywania na stan środków trwałych zakończonych
i przekazanych do uŜywania inwestycji oraz zakupionych składników majątku opisane zostały
wyŜej.
Konto 013 „Pozostałe środki trwałe w uŜywaniu”
Zgodnie z ewidencją księgową konta 013 wartość pozostałych środków trwałych w uŜywaniu
w 2004 roku i w I półroczu 2005 roku przedstawiała się w sposób następujący:
2004 rok
Bo
6.082.831,71 zł
6.519.036,84 zł
Bz
6.519.036,84 zł
6.634.259,98 zł
2004 rok
Zwiększenia
516.318,59 zł
115.223,14 zł
Zmniejszenia
80.113,46 zł
0,00 zł
Księgowania zwiększeń i zmniejszeń wartości pozostałych środków trwałych na koncie 013
dokonywano na koniec miesiąca, w którym dokonano zakupu, czy likwidacji pozostałych
środków trwałych.
Zwiększenia i zmniejszenia wartości pozostałych środków trwałych w uŜywaniu ewidencjonuje
się jednocześnie na koncie 072 „Umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych”. Umorzenie następuje jednorazowo w 100% poprzez spisanie ich
w koszty w momencie przyjęcia do uŜytkowania, zapisami: Wn 400 i Ma 130 oraz Wn 013 i Ma
072-1.
2.3. Prawidłowość stosowanych odpisów umorzeniowych
Zgodnie z ewidencją księgową saldo Ma konta 071 – „Umorzenie środków trwałych i wartości
niematerialnych i prawnych” w 2004 roku i w I półroczu 2005 roku przedstawiało się w sposób
następujący:
2004 rok
Bo
42.713.181,56 zł
53.959.662,51 zł
Bz
53.959.662,51 zł
53.947.549,51 zł
2004 rok
Zwiększenia
Zmniejszenia
11.427.200,13 zł
0,00 zł
180.719,18 zł
12.113,00 zł
Na koncie 071 zaewidencjonowane zostały zmniejszenia wartości początkowej środków
trwałych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez
jednostkę.
Uwagi dotyczące nie ujęcia wartości umorzeń poszczególnych wartości niematerialnych
i prawnych, podlegających stopniowemu umorzeniu na stosownym do tego koncie tj. 071
przedstawione zostały poniŜej na stronach 160-161 protokołu kontroli.
_____________________________________________________
150
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się za pomocą programu komputerowego na kartach
inwentarzowych środków trwałych oddzielnie dla kaŜdej grupy.
W kontrolowanej jednostce odpisy amortyzacyjne środków trwałych dokonywane są zapisem
Wn 071 i Ma 401, zaś przeniesienie poniesionych kosztów amortyzacji 860/401.
Corocznych obliczeń stawek umorzeniowych kontrolowana jednostka dokonuje za pomocą
programu komputerowego.
Kontroli poddano w sposób wyrywkowy prawidłowość naliczeń umorzeń środków trwałych
przyjętych w 2004 roku dla środków trwałych zaszeregowanych do I, II, IV i VIII grupy
rodzajowej – budynki, rurociągi, zespoły komputerowe i maszyny biurowe. Na podstawie
ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe w latach objętych kontrolą do umorzenia ww. środków
trwałych przyjęto roczną stawkę w wysokości: 2,5 % dla budynków, 4,5 % dla sieci
wodociągowych, 30% dla zespołów komputerowych oraz 14 % dla kserokopiarek. Wysokość
stopy procentowej przyjętej do naliczenia rocznych stawek amortyzacyjnych dla ww. środków
trwałych zgodna była z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącym załącznik nr 1
do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, zmienionym
z dniem 1 stycznia 2003 roku ustawą z dnia 27 lipca 2002 roku opublikowaną w Dz.U. nr 141,
poz. 1179.
Zgodnie z ewidencją księgową saldo Ma konta 072 – „Umorzenie pozostałych środków
trwałych i wartości niematerialnych i prawnych” w 2004 roku i w I półroczu 2005 roku
przedstawiało się w sposób następujący:
2004 rok
Bo
6.347.797,38 zł
6.831.574,32 zł
Bz
6.831.574,32 zł
6.946.797,46 zł
2004 rok
Zwiększenia
564.173,52 zł
115.223,14 zł
Zmniejszenia
80.396,58 zł
0,00 zł
Na koncie 072 zaewidencjonowano umorzenie pozostałych środków trwałych tj. składników
majątku zaksięgowanych na koncie 013 (072-1) oraz wszystkich wartości niematerialnych
i prawnych zaewidencjonowanych na koncie 020 (072-3) pomimo tego, Ŝe dokonywane są dla
nich stopniowe odpisy amortyzacyjne. Ponadto na koncie analitycznym 072-2 ujęte jest
umorzenie zbiorów bibliotecznych.
Uwagi dotyczące sposobu liczenia oraz ewidencjonowania umorzenia wartości niematerialnych
i prawnych znajdują się w dalszej części protokołu kontroli na stronach 160-161.
Wartości umorzeń pozostałych środków trwałych w uŜywaniu (księgi inwentarzowe) oraz
wartości niematerialnych i prawnych ujęte w ewidencji analitycznej (tabela amortyzacyjna za
2004 rok) zgodne są z zapisami strony Ma konta 072-1 i 072-3.
3. EWIDENCJA WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020.
PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Według ewidencji księgowej konta 020 wartość wykazana jako bilans otwarcia i zamknięcia
w latach objętych kontrolą wynosiła:
2004 rok
Bo
200.687,44 zł
310.448,26 zł
Bz
310.448,26 zł
330.262,66 zł
Zwiększenia i zmniejszenia wartości niematerialnych i prawnych przedstawiały się następująco:
_____________________________________________________
151
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2004 rok
Zwiększenia
Zmniejszenia
109.760,82 zł
19.814,40 zł
0,00 zł
0,00 zł
W okresie objętym kontrolą zwiększenia wartości niematerialnych i prawnych dotyczyły zakupu
programów i licencji komputerowych.
W ramach ewidencji wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez Teodozję
Karasińską – inspektor ds. obsługi kasy i ewidencji środków trwałych w Referacie BudŜetu,
Finansów i Majątku kontrolującym przedłoŜono księgę inwentarzową załoŜoną w 1993 roku
(brak daty).
W księdze znajdują się zapisy, co do daty zakupu oraz numeru dowodu księgowego
stanowiącego podstawę dokonania zapisu. Brak natomiast informacji odnośnie dokumentu
dotyczącego zakupu. Ponadto w prowadzonej księdze dla wartości niematerialnych i
prawnych zakupionych w okresie objętym kontrolą nie zamieszczono adnotacji
odnośnie miejsca ich uŜytkowania (część zapisów dokonana jest nietrwale – tj.
ołówkiem).
PrzedłoŜona kontrolującym księga nie została przesznurowana i opieczętowana. Ma ona
jedynie nadane numery stron.
Prowadzona ewidencja analityczna dla wartości niematerialnych i prawnych pozwala na
ustalenie salda na koniec kaŜdego roku. W 2004 roku zapisy w księdze inwentarzowej nie
były dokonywane w sposób chronologiczny, co narusza zasady prowadzenia ksiąg
rachunkowych określone w art. 24 ust. 4 pkt 2 w związku z art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy
o rachunkowości.
Zgodnie z zapisami zawartymi w rozdziale III Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli
dokumentów finansowo-księgowych dla potrzeb odpisów umorzeniowych wartości
niematerialnych i prawnych zaprowadzone zostały tabele amortyzacyjne, w których znajduje się
wartość początkowa kaŜdego składnika i wartość dotychczasowego umorzenia.
Dla ustalenia wysokości odpisów amortyzacyjnych wartości niematerialnych i prawnych przyjęta
została stawka 30%, pozwalająca na dokonanie odpisów, co najmniej przez okres 24 miesięcy,
stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów art. 16m ust. 1 pkt 1 ww. ustawy
o podatku dochodowym od osób prawnych.
Na podstawie zapisów znajdujących się w tabeli amortyzacyjnej za 2004 rok
stwierdzono, Ŝe stopniowemu umorzeniu podlegały wszystkie wartości niematerialne
i prawne, niezaleŜnie od ich wartości początkowej. Postępowanie takie niezgodne jest
z regulacjami zawartymi w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 7/02 Wójta Gminy
Kleszczów, dotyczącym zasad prowadzenia rachunkowości. Stosownie do postanowień
pkt pkt: 6 i 7 ww. załącznika wartości niematerialne i prawne o wartości nie mniejszej niŜ 3.500
zł są umarzane jednorazowo za okres całego roku i amortyzowane za pomocą stawek
podatkowych, zaś składniki stanowiące wartości niematerialne i prawne o wartości do 3.500 zł
podlegają umorzeniu w pełnej wartości, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęciu ich do
uŜywania. Ponadto stosownie do zapisów § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie
publicznych, wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej wielkości
ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych umarza się
jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do uŜywania.
PowyŜsze spowodowało niewłaściwe ujmowanie naliczanego umorzenia wartości
niematerialnych i prawnych tzn. całkowita wartość umorzenia ewidencjonowana była na
koncie 072-3, zamiast częściowo na koncie 071. Ponadto odpisy umorzeniowe
zakupionych wartości niematerialnych i prawnych dokonywane są w korespondencji
z kontem 401, zapisem 401/072. Postępowanie takie narusza zasady funkcjonowania
_____________________________________________________
152
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
kont określone przepisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz
w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Kleszczowie wprowadzonym
ww. zarządzeniem nr 7/02 Wójta Gminy. Natomiast przeniesienie poniesionych kosztów
amortyzacji odbywa się zapisem Wn 860 i Ma 401.
Kontrolujący
stwierdzili
przypadki
nieprawidłowego
wyliczenia
umorzenia,
wynikającego z błędów rachunkowych, dla poszczególnych składników stanowiących
wartości niematerialne i prawne, wpisanych w tabelach amortyzacyjnych za 2004 rok
pod pozycjami nr nr: 48 – zawyŜono o 12,50 zł, 64 – zaniŜono o 19,80 zł.
Kontroli poddano w sposób wyrywkowy przyjęcie na stan konta 020 następujących wartości
zakupu oprogramowania:
−
faktura vat nr 201/MAG/2003 z dnia 26.11.2003 roku wystawiona przez CITADEL POLSKA
sp. jawna z Wrocławia na łączną kwotę 24.408,54 zł. Z opisu faktury wynika, Ŝe
oprogramowanie komputerowe zakupione zostało w ramach zadania inwestycyjnego pn.
„Modernizacja hotelu Olimpus”. Faktura została sprawdzona pod względem
merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy
(nieczytelne podpisy, brak imiennych pieczątek). Ponadto znajduje się na niej
adnotacja o zadaniu inwestycyjnym, zawartej umowie oraz realizacji w oparciu o przepisy
ustawy o zamówieniach publicznych. Jako symbol podziałki klasyfikacyjnej wskazano § §
6050 i 6060. Brak potwierdzenia zgodności zaklasyfikowania wydatku, co do
zabezpieczenia w planie budŜetowym. Na podstawie kart wydatków za 2003 rok
stwierdzono, Ŝe wydatek poniesiony został ze środków finansowych zaklasyfikowanych
w dziale 921 – Kultura rozdziale 92195 – Pozostała działalność w § 6050 – Wydatki
inwestycyjne jednostek budŜetowych. Zapłata nastąpiła przelewem w dniu 16.12.2003 roku
(080/130). Do faktury dołączono protokół odbioru końcowego i przekazania do uŜytku
zadania inwestycyjnego sporządzony w dniu 28.11.2003 roku i zatwierdzony przez Wójta
Gminy – Kazimierę Tarkowską. Natomiast przyjęcie zakupionych wartości niematerialnych
i prawnych na stan konta 020 nastąpiło w dniu 20.01.2004 roku drukiem PK bez numeru
(020/080) na podstawie rozliczenia sporządzonego w dniu 20.01.2004 r.;
Kserokopie: ww. faktury vat nr 201/MAG/2003, protokołu odbioru VAT przekazania instalacji
oprogramowania wraz z PK z dnia 20.01.2004 r. stanowią załącznik nr 77 do niniejszego
−
faktura vat nr FV/03/0091 z dnia 23.12.2003 roku wystawiona przez KORDAB sp. z o.o.
z Łodzi na łączną kwotę 35.380,00 zł. Faktura została sprawdzona pod względem
merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy
(nieczytelne podpisy, brak imiennych pieczątek). Ponadto znajduje się na niej
adnotacja o zadaniu inwestycyjnym, zawartej umowie oraz realizacji w oparciu o przepisy
ustawy o zamówieniach publicznych. Wydatek poniesiony został ze środków finansowych
zaklasyfikowanych w dziale 750 rozdziale 75023 § 6060. Brak adnotacji o formie i dacie
zapłaty. Do faktury dołączono protokół przekazania oprogramowania sporządzony w dniu
22.12.2003 roku podpisany przez kierownika Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych –
Jerzego Maciochę. Przyjęcie zakupionych wartości niematerialnych i prawnych na stan
konta 020 nastąpiło w dniu 19.01.2004 roku drukiem PK bez numeru (020/080) na
podstawie rozliczenia zadania inwestycyjnego sporządzonego w dniu 17.01.2004 roku
przez Mironę Frukacz – inspektor ds. księgowości budŜetowej.
Przyjęcie na stan ww. wartości niematerialnych i prawnych nastąpiło z opóźnieniem.
Wprowadzenie składników majątku do ewidencji powinno nastąpić najpóźniej
w miesiącu przekazania ich do uŜytkowania stosownie do zapisów art. 16d ust. 2
ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 20 ust. 1 ustawy
o rachunkowości. Ponadto nieterminowe uwzględnienie w ewidencji wartości
niematerialnych i prawnych, składników zakupionych i oddanych (przekazanych) do
_____________________________________________________
153
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
uŜytkowania uniemoŜliwiło właściwe obliczenie wysokości odpisów amortyzacyjnych,
tj. zgodnie z przepisami art. 16h ust. 1 pkt 1 w związku z art. 16d ust. 2 ww. ustawy.
Wartość
roczna
umorzenia
wartości
niematerialnych
i
prawnych
wyniosła
w 2004 r. 47.733,88 zł, bilans zamknięcia dla umorzeń wartości niematerialnych i prawnych na
koniec 2004 roku wyniósł 197.996,02 zł i kwota ta została wykazana w informacjach
uzupełniających do bilansu sporządzonego za 2004 rok dla Urzędu.
Przedstawione powyŜej nieprawidłowości dotyczące przyjmowania na stan majątku
jednostki zakupionych składników, powodują nieprawidłowe ustalenie na koniec roku
wyniku finansowego. Składniki majątku tj. środki trwałe, wyposaŜenie, wartości
niematerialne i prawne, zakupione i przekazane do uŜywania w 2004 roku nie mają
odzwierciedlenia w poszczególnych aktywach jednostki. Postępowanie takie oznacza,
Ŝe nie przestrzeganie przyjętych w Urzędzie Gminy w Kleszczowie zasad
rachunkowości, uniemoŜliwia rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej
i finansowej jednostki. Księgi rachunkowe prowadzone w jednostce nie odzwierciedlają
stanu rzeczywistego. PowyŜsze stanowi naruszenie art. 24 ust. 1 w związku z art. 4 ust.
1 ustawy o rachunkowości.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH (MATERIAŁY, FINANSOWY
MAJĄTEK TRWAŁY)
W okresie objętym kontrolą wartość posiadanego finansowego majątku trwałego przez Gminę
Kleszczów nie zmieniała się i wynosiła 4.187.000 zł.
Szczegółowe informacje dotyczące posiadanych przez Gminę akcji i udziałów przedstawione
zostały na stronach 23-32 niniejszego protokołu kontroli.
W 2004 roku i w I półroczu 2005 roku stan konta 310 - materiały nie zmieniał się i wynosił
28.670 zł. Na podstawie ewidencji księgowej konta i dokumentów źródłowych stwierdzono,
Ŝe wskazana kwota dotyczy wartości 600 metrów kabla elektroenergetycznego przekazanego
w dzierŜawę Energoserwis Kleszczów, przyjętego na stan konta 310 w dniu 01.10.2004 r.
5. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania
inwentaryzacji
Zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych określone zostały w Instrukcji
inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 28/96 Wójta Gminy Kleszczów
z dnia 16 grudnia 1996 roku. W zarządzeniu nie wskazano czy obiekty Urzędu Gminy
uznane zostały za obiekty strzeŜone. Z ustnych wyjaśnień złoŜonych przez Skarbnika Gminy
– Marię Cłapkę wynika, Ŝe budynek Urzędu Gminy jest chroniony przez całą dobę.
Stosownie do zapisów zawartych w ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej za prawidłowe
przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki.
Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się komisje inwentaryzacyjne (stałe lub
corocznie). Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje na wniosek głównego
księgowego kierownik jednostki.
Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji określone zostały w następujący
sposób:
−
środki trwałe oraz o charakterze wyposaŜenia, maszyny i urządzenia objęte inwestycją –
znajdujące się na terenie strzeŜonym - raz na 4 lata;
_____________________________________________________
154
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
−
materiały, wyposaŜenie znajdujące się na terenie strzeŜonym i objęte ewidencją ilościowowartościową – raz na 2 lata;
−
inne rzeczowe składniki majątku nie objęte ewidencją ilościowo-wartościową – kaŜdego
roku;
−
gotówka w kasie, weksle, papiery wartościowe, inwestycje, materiały wydane do produkcji,
lecz nie zuŜyte – kaŜdego roku;
Jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień kaŜdego roku budŜetowego.
Oprócz inwentaryzacji wynikających z Instrukcji naleŜy przeprowadzić spisy równieŜ
w przypadkach:
−
na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej;
−
na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny w wyniku których nastąpiło
naruszenie składników majątku.
Ponadto w przedmiotowej Instrukcji zawarto m.in.: zadania w zakresie inwentaryzacji określone
dla kierownika jednostki, głównego księgowego, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej
oraz metody inwentaryzacji i zasady przeprowadzenia spisu z natury, a takŜe sposób ustalenia
róŜnic inwentaryzacyjnych i postępowanie z nimi.
5.2. Prawidłowość przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
Stosownie do postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej Wójt Gminy zarządzeniem nr 49/04
z dnia 26 października 2004 roku powołał na Przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej
kierownika Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami – Wojciecha Okonia. Nie
wskazano terminu przeprowadzenia spisu. Termin zakończenia inwentaryzacji ustalony
został na dzień 15 stycznia 2005 roku.
Ostatnia pełna inwentaryzacja składników majątku Gminy Kleszczów, przeprowadzona została
w 2004 roku na podstawie ww. zarządzenia nr 49/04 Wójta Gminy. Inwentaryzację
przeprowadzono według stanu na dzień 31 grudnia 2004 roku. Natomiast stosownie do
zapisów Instrukcji inwentaryzacyjnej w ramach inwentaryzacji pełnej ustalony powinien być stan
wszystkich składników aktywów i pasywów.
Postanowienia zawarte w § 2 ust. 2 przedmiotowego zarządzenia w sprawie
inwentaryzacji dotyczące powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów
spisowych przez przewodniczącego komisji, a nie Wójta Gminy nie są zgodne
z zapisami znajdującymi się w Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Do przeprowadzenia inwentaryzacji nie powołano komisji inwentaryzacyjnej, co
wymagane jest zapisami ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej. Wnioskowanie do kierownika
jednostki o powołanie komisji inwentaryzacyjnej naleŜy do przewodniczącego komisji.
Zgodnie z zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia przedmiotowej
inwentaryzacji powołane zostały przez Wójta Gminy 3 zespoły spisowe, dla których
sporządzono wykaz inwentaryzowanych składników majątku Gminy Kleszczów. Inwentaryzację
składników majątkowych wydzierŜawionych Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” sp. z o.o.
przeprowadza Spółka na podstawie § 3 pkt 3 umowy dzierŜawy zawartej w dniu 16.05.2001
roku.
Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych
powierzony został kierownikowi Wydziału Finansowego.
W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących przeprowadzonego spisu stwierdzono,
co następuje:
-
arkusze spisowe zawierają podpisy członków zespołu spisowego wraz z osobą
wyceniającą oraz podpisy osób materialnie odpowiedzialnych. Brak na nich
_____________________________________________________
155
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
natomiast podpisów osoby sprawdzającej. Zgodnie z postanowieniami Instrukcji
inwentaryzacyjnej kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym
wypełnionych przez zespoły arkuszy spisów z natury i innych dokumentów
z inwentaryzacji naleŜy do Przewodniczącego Komisji;
-
przed
rozpoczęciem
spisu
osoby
materialnie
odpowiedzialne
za całość i stan składników majątkowych objętych spisem nie złoŜyły
oświadczeń stwierdzających, Ŝe wszystkie zrealizowane dowody przychodu
i rozchodu składników majątku zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do
księgowości. Postępowanie takie niezgodne było z zapisami ww. Instrukcji
inwentaryzacyjnej. Natomiast członkowie zespołów spisowych złoŜyli oświadczenia
o przyjęciu pełnej odpowiedzialności za właściwe i zgodne z obowiązującymi
przepisami prowadzenie inwentaryzacji majątku gminy Kleszczów;
-
po zakończeniu spisu osoby materialnie odpowiedzialne za poszczególne składniki
majątku złoŜyły oświadczenia, Ŝe nie roszczą Ŝadnych pretensji i nie wnoszą uwag
do Komisji inwentaryzacyjnej w zakresie ilości zinwentaryzowanych składników
majątkowych;
-
nie
określono
terminu
przedłoŜenia
wyników
i ostatecznego rozliczenia róŜnic inwentaryzacyjnych;
-
ewidencja arkuszy spisowych prowadzona jest w księdze druków ścisłego
zarachowania załoŜonej w dniu 03.01.2000 roku. Liczba arkuszy spisu pobranych
przez Przewodniczącego komisji według księgi ścisłego zarachowania wynosi
482 i nie jest zgodna z liczbą arkuszy wykorzystanych w trakcie inwentaryzacji
(w sprawozdaniu z przebiegu inwentaryzacji wskazano, Ŝe wykorzystanych
zostało 492 arkusze);
-
w czasie trwania inwentaryzacji nie dokonywano wyrywkowej kontroli
kompletności, rzetelności i prawidłowości spisów (brak protokołu
z przeprowadzonej kontroli oraz adnotacji w arkuszu spisowym);
-
w przypadku dokonania niewłaściwych zapisów na arkuszach spisowych, poprawki
dokonywano poprzez przekreślenie w sposób pozwalający odczytać zapis pierwotny,
dokonane poprawki zostały zaparafowane;
-
inwentaryzacja przeprowadzona została w okresie od 01.12.2004 r. do 14.01.2005 r.
-
po zakończeniu spisu sporządzone zostało sprawozdanie z przebiegu pełnej
inwentaryzacji majątku gminy oraz podległych jej jednostek, dotyczące wskazania
inwentaryzowanych obiektów oraz rozliczenia przez zespoły spisowe pobranych
arkuszy. Sprawozdanie sporządzone zostało w dniu 16.02.2005 r., tj. dwa
tygodnie po zatwierdzeniu wyników inwentaryzacji przez Wójta Gminy –
Kazimierę Tarkowską. Z przedmiotowego sprawozdania wynika, Ŝe czynności spisu
z natury środków trwałych i przedmiotów w uŜytkowaniu przeprowadzone zostały
w dniach 01.12.2004 r. – 14.01.2005 r. Brak w nim natomiast informacji
o przeprowadzeniu inwentaryzacji pozostałych składników majątku Gminy;
inwentaryzacji
Kserokopie: sprawozdania z przebiegu pełnej inwentaryzacji, protokołu rozliczenia wyników
oraz przykładowych arkuszy spisu z natury stanowią załącznik nr 78 do niniejszego
-
w wyniku przeprowadzenia inwentaryzacji w spisanych składnikach majątkowych
tj. środkach trwałych i przedmiotów w uŜytkowaniu stwierdzono róŜnice
inwentaryzacyjne. Protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji sporządzony został
przez Przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej w dniu 31.01.2005 r. i zatwierdzony
przez Wójta Gminy. Z dokumentów źródłowych dotyczących inwentaryzacji wynika,
Ŝe poza środkami trwałymi i przedmiotami w uŜytkowaniu inwentaryzacją objęto
wartości niematerialne i prawne, materiały, gotówkę w kasie oraz inwestycje w toku.
Aktywa te zostały wyszczególnione na arkuszach spisowych. Wyników
_____________________________________________________
156
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przeprowadzenia inwentaryzacji pozostałych składników majątkowych, m.in.
inwestycji w toku, materiałów czy wartości niematerialnych i prawnych nie
udokumentowano, co uniemoŜliwiło takŜe jej rozliczenie. Postępowanie takie
stanowiło naruszenie art. 27 ustawy o rachunkowości. Ponadto nie sporządzono
Ŝadnego dokumentu, z którego wynikałoby, jakie składniki majątku były objęte
inwentaryzacją i jaką metodą;
Wyjaśnienie złoŜone w przedmiotowej sprawie przez Wójta Gminy – Kazimierę Tarkowską
stanowi załącznik nr 79 do niniejszego protokołu kontroli. W ww. wyjaśnieniu w ramach
składników majątku Gminy objętych inwentaryzacją w 2004 roku nie wskazano inwestycji
w toku, które były wyszczególnione na arkuszach spisowych o nr 465 do nr 468.
W przedmiotowym wyjaśnieniu Wójt Gminy – Kazimiera Tarkowska potwierdza, Ŝe nie
przeprowadzono inwentaryzacji majątku znajdującego się na koncie 030 i naleŜności
zaewidencjonowanych na koncie 240.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Instrukcją inwentaryzacyjną
inwentaryzacja inwestycji rozpoczętych powinna być dokonana drogą porównania danych
ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych
składników. Wyniki weryfikacji nie zostały ujęte w stosownym protokole. Ponadto
w urządzeniach księgowych nie zamieszczono takŜe klauzuli dotyczącej weryfikacji
salda na dany dzień i podpisu osoby jej dokonującej.
Kserokopia instrukcji inwentaryzacyjnej stanowi załącznik nr 80 do niniejszego protokołu
kontroli.
-
z przebiegu inwentaryzacji nie sporządzono sprawozdania końcowego, co nie
spełnia wymogów § 6 ww. zarządzenia nr 49/04 Wójta Gminy;
Informacja dotycząca braku protokołu dotyczącego rozliczenia inwentaryzacji złoŜona przez
kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – Agnieszkę Włodarczyk stanowi
-
w wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących inwentaryzacji
stwierdzono takŜe nie przeprowadzenie inwentaryzacji posiadanych akcji
i udziałów oraz naleŜności. Brak protokołu weryfikacji salda kont: 030 Finansowy majątek trwały i 240 – Pozostałe rozrachunki, co wymagane było
rozdziałem - Weryfikacja prawidłowości stanów wynikających z ksiąg
rachunkowych - przedmiotowej Instrukcji inwentaryzacyjnej. Stosownie do
przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 i pkt 3 ustawy o rachunkowości, jednostka
zobowiązana była do przeprowadzenia inwentaryzacji ww. składników
majątkowych.
Wyjaśnienie złoŜone przez Wójta Gminy – Kazimierę Tarkowską w sprawie nie
przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich składników majątku Gminy Kleszczów stanowi
Z przedmiotowego wyjaśnienia wynika, Ŝe inwentaryzacja długotrwałych aktywów finansowych
tj. akcji i udziałów została przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2004 roku przez kierownika
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku, oraz Ŝe zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną
wprowadzoną zarządzeniem nr 28/96 Wójta Gminy naleŜności zaewidencjonowane na koniec
roku 2004 na koncie 240 nie wymagają pisemnego uzgodnienia stanu. PowyŜsze informacje
zawarte w wyjaśnieniu z dnia 15.11.2005 r., złoŜonym przez Wójta Gminy – Kazimierę
Tarkowską są sprzeczne z ww. wyjaśnieniem złoŜonym przez Wójta Gminy – Kazimierę
Tarkowską w dniu 07.11.2005 r., w którym w ramach składników majątku Gminy objętych
pełną inwentaryzacją w 2004 roku nie wskazano zarówno akcji i udziałów, jak i naleŜności
ujętych na koncie 240.
_____________________________________________________
157
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
X.
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ
Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ
Ze sprawozdań Rb-27 z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu
terytorialnego sporządzonych na koniec 2004 roku oraz na dzień 30 czerwca 2005 roku wynika,
Ŝe Gmina Kleszczów otrzymała z budŜetu państwa dotację celową na zadania bieŜące
(w § 2020) przekazaną na podstawie 1 porozumienia zawartego z Ministrem Kultury –
Waldemarem Dąbrowskim w dniu 10 listopada 2004 roku. Stosownie do zapisów § 1
przedmiotowego porozumienia Gmina Kleszczów zobowiązała się do realizacji programu
pn. „Upowszechnianie i promocja czytelnictwa”. Środki finansowe w kwocie 2.500 zł
przekazane zostały z przeznaczeniem na zakup wydawnictw dla Biblioteki Publicznej w
Kleszczowie działającej przy Gminnym Ośrodku Kultury, Sportu i Rekreacji. Środki
zaklasyfikowane zostały w dziale 921 rozdziale 92116 § 2020. Termin wykonania prac objętych
programem wyznaczono na dzień 31.12.2004 roku.
Ze sprawozdania finansowego sporządzonego z realizacji zadania wynika, Ŝe środki finansowe
otrzymane w ramach ww. porozumienia wydatkowane zostały w całości.
W okresie objętym kontrolą Gmina Kleszczów nie zawierała porozumień z jednostkami
samorządu terytorialnego w ramach, których miałaby otrzymywać środki finansowe.
Terminowość otrzymywania środków na realizację wykonywanych zadań
Natomiast na podstawie kart dochodów prowadzonych do konta 901 dla rozdziału 92116
§ 2020 stwierdzono, Ŝe przekazanie środków finansowych w ramach porozumienia zawartego
z Ministrem Kultury nastąpiło w dniu 20.12.2004 roku (WB 2079/1).
XI.
1.
ROZLICZENIA BUDśETU Z SAMORZĄDOWYMI JEDNOSTKAMI
ORGANIZACYJNYMI
DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW
POMOCNICZYCH – WYSOKOŚĆ I RODZAJ
Gmina Kleszczów nie przekazywała dotacji na rzecz zakładów budŜetowych i gospodarstw
pomocniczych ze względu na brak takich jednostek organizacyjnych.
2.
WPŁATY ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUDśETU
GMINY
Nie dotyczy
3.
DOTACJE NA RZECZ INSTYTUCJI KULTURY
W okresie objętym kontrolą Gmina Kleszczów nie udzielała dotacji na rzecz instytucji kultury.
_____________________________________________________
158
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
4.
DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ
W okresie objętym kontrolą nie udzielano dotacji na rzecz samodzielnych publicznych
zakładów opieki zdrowotnej.
XII.
INNE USTALENIA
Realizacja opieki zdrowotnej na rzecz mieszkańców przez Gminę Kleszczów.
Kontrola wykazała, Ŝe na podstawie umowy z dnia 28 grudnia 2001 roku Gmina Kleszczów
zleciła Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej w Łodzi Szpitala Klinicznego
Wojskowej Akademii Medycznej z Polikliniką świadczenie specjalistycznych procedur
medycznych na rzecz mieszkańców Gminy Kleszczów, a w szczególności:
-
udzielenie konsultacji specjalistycznych i przeprowadzanie badań diagnostycznych
w zakresie kardiologii – interny, okulistyki, laryngologii, neurologii, ortopedii, urologii
i radiologii,
-
hospitalizację chorych w Zleceniobiorcy.
Konsultacje specjalistyczne i badania będą udzielane i przeprowadzane w Poliklinice Szpitala w
Łodzi kaŜdorazowo na podstawie skierowania od Wójta Gminy wg wzoru ustalonego przez
Zarząd Gminy. Umowa przewidywała równieŜ udzielanie konsultacji specjalistycznych w
Gminnym Ośrodku Zdrowia w Kleszczowie przez wytypowanych specjalistów bez skierowania.
Usługi hospitalizacji będą świadczone po kaŜdorazowym uzgodnieniu z chorym terminu
przyjęcia w oparciu o skierowanie lekarza specjalisty i skierowanie Wójta Gminy, przy czym
chory jest zobowiązany kaŜdorazowo przedłoŜyć oba skierowania.
Z treści §3 umowy wynika, Ŝe Zleceniodawca zobowiązał się do pokrywania kosztów leczenia
chorych i przekazywania środków publicznych wg następujących zasad:
- koszty badania pacjenta przez lekarza specjalistę – 40 zł,
- koszty badań diagnostycznych wg cennika szpitalnego stanowiącego załącznik do umowy,
- koszty hospitalizacji pacjenta na oddziale – ryczałt 2.500 zł.
Wynagrodzenie za wszystkie formy świadczonych usług płatne będzie co miesiąc na podstawie
wystawionej faktury, do której dołączone będzie równieŜ miesięczne rozliczenie kosztów.
Zarząd Gminy, zgodnie z umową, nieodpłatnie uŜyczy 5 gabinetów lekarskich dla celów
konsultacji specjalistycznych wykonywanych przez lekarzy SK WAM. Szpital zobowiązał się do
zabezpieczenia personalnej obsady gabinetów specjalistami.
Umowa zawarta została na okres od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 31 grudnia 2002 roku.
Podstawą prawną zawarcia ww. umowy był art.54 ust.1 lit. „a” ustawy z dnia 30 sierpnia 1991
roku o zakładach opieki zdrowotnej (Dz.U. nr 91, poz.408 z późn.zm.) oraz §1 i §2
rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 31 grudnia 1998 roku w sprawie
warunków i trybu przekazywania samodzielnemu publicznemu zakładowi opieki zdrowotnej
środków publicznych oraz sposobu kontroli ich wykorzystania (Dz.U. nr 166, poz.1266).
Na mocy aneksu z dnia 1 października 2002 roku dokonano zmiany nazwy podmiotu umowy na
Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Uniwersytecki Szpital Kliniczny nr 2 im.
Wojskowej Akademii Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi oraz przedłuŜono okres
obowiązywania umowy do dnia 31 grudnia 2003 roku.
Na mocy aneksu nr 1/2003 z dnia 1 lutego 2003 roku do umowy z dnia 28 grudnia 2001 roku
dokonano zmiany zapisu §1 i §3 umowy. Zgodnie z §1 aneksu §1 umowy otrzymał
następujące brzmienie cyt. „Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Zleceniodawcę
_____________________________________________________
159
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
specjalistycznych procedur medycznych na rzecz mieszkańców Gminy Kleszczów wg potrzeb,
a w szczególności:
-
udzielenie konsultacji specjalistycznych i przeprowadzenie badań diagnostycznych w
zakres określonym w załączniku nr 1 i nr 2 do umowy,
-
hospitalizacja chorych u „Zleceniobiorcy”,
-
udzielenie konsultacji specjalistycznych w Gminnym Ośrodku Zdrowia w Kleszczowie
odbywać się będzie w dniach uzgodnionych przez strony umowy (harmonogramem)
kaŜdorazowo w obowiązujących godzinach.
Z treści aneksu nr 1 nie wynika natomiast czego dotyczy zmiana §3 umowy z dnia 28.12.2001
traktującego o odpłatności za świadczenie usług.
Aneksem nr 2/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku zmieniono okres obowiązywania umowy do
dnia 31 grudnia 2004 roku. Na mocy aneksu nr 3/2004 z dnia 31 grudnia 2004 roku
przedłuŜono okres obowiązywania umowy do dnia 31 grudnia 2005 roku.
Ustalono, Ŝe do przedstawianych faktur za usługi świadczone zgodnie z umową z dnia 28
grudnia 2001 roku Szpital Kliniczny załączał wykaz badań i konsultacji zrealizowanych zarówno
w Ośrodku Zdrowia w Kleszczowie, jak i w Szpitalu Klinicznym oraz wykaz pacjentów
hospitalizowanych na podstawie skierowania Wójta. Kontrola wykazała, Ŝe pacjenci z terenu
Gminy Kleszczów są hospitalizowani na podstawie imiennego skierowania Wójta Gminy po
uprzednim uzyskaniu skierowania od lekarza specjalisty WAM.
W okresie objętym kontrolą na rzecz Szpitala Klinicznego w Łodzi wydatkowano środki w
wysokości 605.730,55 zł, w tym w 2004 roku 380.383 zł, a w 2005 roku kwotę 225.347,55 zł.
Na mocy umowy zlecenia zawartej w dniu 1 września 2004 roku pomiędzy Gminą Kleszczów
37
Kleszczów z (…)
– lekarzem stomatologii zlecono nieodpłatne świadczenie usług
stomatologicznych na rzecz mieszkańców Gminy Kleszczów w zakresie:
a) stomatologii zachowawczej, chirurgii stomatologicznej (ekstrakcje niepowikłane – bez
konieczności dłutowania, zewnątrzustne nacięcie ropni),
b) usług stomatologicznych w zakresie lakowania zębów stałych,
c) znieczulania miejscowego do leczenia zachowawczego,
d) wdroŜenia i prowadzenia programu profilaktyki próchnicy zębów u dzieci z terenu Gminy
Kleszczów,
e) endodontycznego leczenia: wypełnianie kanałów korzeniowych, antyseptyczne leczenie
kanałowe, leczenie zmian okołopowierzchniowych,
f) usuwanie kamienia nad i poddziąsłowego, leczenie zmian na błonie śluzowej
g) leczenie za pełną odpłatnością:
- chirurgiczne usuwanie zębów (dłutowanie, separacja korzeni),
- załoŜenie szwów po ekstrakcji,
- leczenie perodontologiczne: kiretaŜe, załoŜenie szyn unieruchamiających zęby.
Zleceniobiorca zobowiązał się do wykonywania przedmiotu umowy w gabinecie
stomatologicznym w Gminnym Ośrodku Zdrowia w Kleszczowie trzy razy w tygodniu tj. we
37
_____________________________________________________
160
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wtorek w godz. 9.00 – 15.00, w czwartek w godz. 15.00 – 20.00 oraz w piątek w godz. 15.00 –
20.00.
38
(….) . Umowę zawarto na okres od 1 września 2004 roku do 31 grudnia 2006 roku. W dniu 11
października 2004 roku spisano aneks do umowy, w którym dokonano zmian godzin
świadczenia usług w Ośrodku Zdrowia.
Wykonawcę usług wyłoniono w wyniku konkursu ogłoszonego przez Wójta Gminy Kleszczów.
Konkurs przeprowadzony został na podstawie art.35 i art.35a ww. ustawy o zakładach opieki
zdrowotnej oraz rozporządzenia Ministra Zdrowie i Opieki Społecznej z dnia 13 lipca 1998 roku
w sprawie umowy o udzielenie zamówienia na świadczenia zdrowotne (Dz.U.nr 98, poz.592).
Z dokumentów dotyczących przeprowadzenia konkursu przedstawionych kontrolującym nie
wynika, czy ogłoszenie o konkursie na wykonywanie świadczeń zdrowotnych z zakresu
stomatologii zamieszczone zostało na łamach prasy codziennej, na tablicy ogłoszeń w siedzibie
udzielającego zamówienia i w siedzibie terenowo właściwego okręgowego organu samorządu
zawodu medycznego, odpowiedniego ze względu na rodzaj świadczeń zdrowotnych objętych
ogłoszeniem stosownie do §6 ww. rozporządzenia Ministra Zdrowie i Opieki Społecznej z dnia
13 lipca 1998 roku w sprawie umowy o udzielenie zamówienia na świadczenia zdrowotne.
Analiza treści ogłoszenia oraz szczegółowych warunków konkursu wykazała, Ŝe w ogłoszeniu
zawarto wszystkie elementy określone w §7 ust.1 rozporządzenia, poza informacją o
moŜliwości składania skarg i protestów dotyczących konkursu ofert - §7 ust.1 pkt 8.
Stosownie do postanowień szczegółowych warunków konkursu złoŜona oferta powinna
zawierać:
1) oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z treścią ogłoszenia,
2) dane o oferencie:
- nazwę i siedzibę zakładu opieki zdrowotnej oraz numer wpisu do rejestru zakładów
opieki zdrowotnej,
- imię i nazwisko, adres oraz numer wpisu do właściwego rejestru i oznaczenie organu
dokonującego wpisu – w odniesieniu do osób, o których mowa w art.35 ust.1 pkt 2 i pkt 3
ustawy,
3) wskazania liczby i kwalifikacji zawodowych osób udzielających określonych świadczeń
zdrowotnych,
4) proponowaną kwotę naleŜności za realizację zamówienia, z ewentualną kalkulacją
elementów naleŜności,
5) proponowany czas trwania umowy.
W warunkach określono równieŜ, Ŝe z osobą która wygra konkurs zawarta zostanie umowa
dzierŜawy Gabinetu stomatologicznego w Gminnym Ośrodku Zdrowia w Kleszczowie wraz z
wyposaŜeniem.
Z treści §11 ust.1 i §14 ww. rozporządzenia wynika, Ŝe w celu przeprowadzenia konkursu ofert
udzielający zamówienia powołuje komisję konkursową w składzie co najmniej 3 członków i
wyznacza spośród nich przewodniczącego, a z przebiegu konkursu sporządza się protokół.
Kontrolującym nie przedłoŜono Ŝadnego dokumentu, z którego wynikałoby, Ŝe komisja
konkursowa została powołana oraz w jaki sposób udokumentowana została jej praca.
39
Kontrola wykazała, Ŝe oferta złoŜona przez lekarza stomatologa (…) nie zawierała
wszystkich elementów wymaganych w ogłoszeniu oraz §8 ust.1 rozporządzenia, a
38
_____________________________________________________
161
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
mianowicie informacji o wpisie do właściwego rejestru i organu dokonującego wpisu,
informacji o kwalifikacjach zawodowych osób udzielających świadczeń zdrowotnych
oraz proponowanego czasu trwania umowy. W ofercie zawarte zostały natomiast inne
warunki, których brak było w ogłoszeniu i szczegółowych warunkach, a mianowicie:
-
Urząd Gminy nieodpłatnie uŜycza pomieszczenia i urządzenia konieczne do świadczenia
usług stomatologicznych,
-
Urząd Gminy ponosi koszty konserwacji i naprawy wszystkich urządzeń koniecznych do
świadczenia usług stomatologicznych,
-
Urząd Gminy zapewnia wynagrodzenie asystentki stomatologicznej w wymiarze czasu
pracy nie mniejszym niŜ lekarza.
Stwierdzono, Ŝe zawarta w dniu 1 września 2004 umowa na świadczenie usług
stomatologicznych nie zawierała: określenia sposobu zgłaszania się i rejestracji pacjentów,
organizacji udzielania świadczeń zdrowotnych, postanowienia dotyczącego przyjęcia przez
przyjmującego zamówienie obowiązku poddania się kontroli przeprowadzanej przez
udzielającego zamówienia, ustalenia trybu przekazywania udzielającemu zamówienia
informacji o realizacji przyjętego zamówienia, postanowienia dotyczące rozwiązania umowy bez
wypowiedzenia w przypadku nie udokumentowania w terminie 30 dni od daty podpisania
umowy przez przyjmującego zamówienie zawarcia przez niego umowy ubezpieczenia od
odpowiedzialności cywilnej, zobowiązania przyjmującego zamówienie do prowadzenia
dokumentacji medycznej na zasadach obowiązujących w publicznych zakładach opieki
zdrowotnej oraz zobowiązania przyjmującego zamówienie do prowadzenia sprawozdawczości
statystycznej na zasadach obowiązujących w publicznych zakładach opieki zdrowotnej.
Niniejsze wskazuje na naruszenie §4, §7, §10, §11, §12, §13 oraz §14 rozporządzenia
Ministra Zdrowie i Opieki Społecznej z dnia 13 lipca 1998 roku w sprawie umowy o
udzielenie zamówienia na świadczenia zdrowotne.
40
Kserokopia ogłoszenia o konkursie, szczegółowych warunków konkursu, oferty (…) , wzoru
umowy zlecenia, umowy z dnia 1 września 2004 roku oraz oświadczenia Kierownika Referatu
Spraw Ogólnych i Gospodarczych Joanny Bęczkowskiej, Ŝe dokumenty przekazane
kontrolującym (załączniki do oświadczenia) są jedynymi dokumentami jakie posiada stanowi
(…)
41
XIII.
USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI.
Protokół zawiera 174 ponumerowane i zaparafowane strony. Fakt przeprowadzenia kontroli
odnotowano w ksiąŜce kontroli Urzędu Gminy Kleszczów pod pozycją 5/2005.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby:
39
40
41
_____________________________________________________
162
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
-
Kazimiera Tarkowska
Anna DróŜdŜ
Agnieszka Włodarczyk
ElŜbieta Mikus
Mirona Frukacz
Teodozja Karasińska
- Wójt Gminy Kleszczów
- Sekretarz Gminy
- kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku
- inspektor ds. księgowości budŜetowej
- inspektor ds. rozliczenia inwestycji
- inspektor ds. obsługi kasy i ewidencji środków
trwałych
- podinspektor ds. majątku gminy
- kierownik Referatu Ochrony Środowiska i
Gospodarki Gruntami
- kierownik Referatu Inwestycji i Zamówień
-
Monika Tatara
Wojciech Okoń
-
Robert Olewiński
Publicznych
oraz inni pracownicy Urzędu Gminy w miarę potrzeb.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Wyjaśnienie Sekretarza Gminy – A. DróŜdŜ z dnia 24.10.2005 r.;
Wyjaśnienie Wójta Gminy - K. Tarkowskiej z dnia 24.10.2005 r.;
Oświadczenia Skarbnika Gminy z dnia 13.10.2005 r.;
Oświadczenie Skarbnika z dnia 19.09.2005 r.;
Kserokopie uchwał Rady Gminy: nr XXXII/57/2000 i nr XXXII/56/2000 z dnia 29.09.2000 r.;
Kserokopia aktu załoŜycielskiego nr 8517/2000 z dnia 27.11.2000 r.;
Informacja Sekretarza Gminy – A. DróŜdŜ oraz kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i
Majątku – A. Włodarczyk wraz z kserokopią protokołu zdawczo-odbiorczego z dnia
31.03.2001 r.;
Kserokopia umowy z dnia 03.04.2001 r. wraz z wyjaśnieniem K. Mikusa - inspektora ds.
inwestycji z dnia 09.11.2005 r.;
Kserokopia umowy dzierŜawy z dnia 16.05.2001 r. wraz z załącznikami oraz aneksami;
Kserokopia arkusza spisowego nr 014, na którym spisano budynki i budowle;
Zestawienia majątku dzierŜawionego sporządzone przez podinspektora ds. majątku gminy
M. Tatarę oraz inspektora ds. obsługi kasy i ewidencji środków trwałych T.Karasińską;
Kserokopia wystąpienia inspektorów z dnia 21.10.2005 r. oraz wyjaśnienia Wójta Gminy K.
Tarkowskiej z dnia 28.10.2005 r.;
Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 03.11.2005 r.;
Informacja Wójta Gminy z dnia 07.11.2005 r. wraz z załącznikami;
Kserokopia arkuszy spisowych nr nr: 001, 006, 010, 012 oraz 058 stanowiące część
załącznika nr 1 do umowy dzierŜawy z dnia 16.05.2001 r.;
Szczegółowy wykaz lokat bankowych wraz z numerami rachunków;
Kserokopia sprawozdania Rb-NDS o nadwyŜce/deficycie sporządzonego na dzień
31.12.2004 r.;
Kserokopia bilansu z wykonania budŜetu Gminy Kleszczów sporządzonego za 2004 r. wraz
z zestawieniem obrotów i sald sporządzonym dla organu na koniec roku;
Specyfikacja do konta 201 przedstawiająca wykaz zobowiązań z tytułu dostaw i usług na
dzień 31.12.2004 r. wraz z terminami ich zapadalności;
Wyjaśnienie dotyczące wysokości naleŜności zaewidencjonowanych na koncie 201
złoŜone przez kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – A. Włodarczyk;
Informacja dotycząca naleŜności zaewidencjonowanych na koncie 240 sporządzona przez
E. Mikus – inspektor w Referacie BudŜetu, Finansów i Majątku;
22. Oświadczenie kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – A. Włodarczyk z dnia
25.10.2005 r.;
23. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Kleszczowie przeprowadzonej w dniu 06.12.2005
r.;
_____________________________________________________
163
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
24. Wyjaśnienie dotyczące sposobu ewidencjonowania wydatków złoŜone przez kierownika
Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – A. Włodarczyk;
25. Kserokopie przykładowych zestawień wydatków jednostek budŜetowych oraz zestawień
obrotów i sald kont syntetycznych sporządzonych dla organu;
26. Kserokopie rejestru przypisów i odpisów za lata 2004-2005 oraz wyjaśnienie złoŜone
U.Figurę - kierownika Referatu Podatków i Opłat Lokalnych;
27. Kserokopia decyzji POL 3110/146/2005 wraz z wnioskiem podatnika dotyczącym
umorzenia odsetek od nieterminowej wpłaty podatku;
28. Wyjaśnienie sporządzone przez A. Mielczarek - podinspektora w Referacie Podatków i
Opłat Lokalnych dotyczące nieprawidłowości w zakresie informacji podatkowych
wykazywanych w sprawozdaniach Rb - 27S oraz Rb-PDP;
29. Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych i
prawnych, podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych, podatku od środków
transportowych - osoby prawne i fizyczne;
30. Wydruki obrotów kont: 240 za grudzień 2004 r. oraz 221 za luty 2005 r. wraz z kserokopią
przelewu na konto dochodów budŜetu Gminy;
31. Informacja dotycząca ewidencjonowania w prowadzonych księgach rachunkowych
dokonywanych wpłat z tytułu sprzedaŜy nieruchomości złoŜona przez kierownika Referatu
BudŜetu, Finansów i Majątku – A. Włodarczyk;
32. Wyjaśnienie dotyczące nie zawarcia wszystkich informacji w ogłoszeniu i protokołach z
przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomości gruntowych złoŜone przez
kierownika Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Gruntami – W. Okonia;
33. Wyjaśnienie dotyczące sposobu ewidencjonowania wpłat naleŜności i wadium za
nieruchomości gruntowe złoŜone przez E. Mikus - inspektor w Referacie BudŜetu,
Finansów i Majątku;
34. Oświadczenie kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku - A.Włodarczyk z dnia
15.11.2005 r.
35. Informacja M. Muskały z dnia 01.12.2005 r.;
36. Kserokopia wniosku z dnia 20.03.2001 r., decyzji nr ZT/5200/01 z dnia 07.05.2001 r.,
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
wniosku z dnia 23.05.2001 r. oraz decyzji nr ZD/8200/01 z dnia 03.07.2001 r.;
Kserokopia wniosku z dnia 12.05.2003 r., decyzji nr ZT 8111/03 z dnia 27.06.2003 r.,
wniosku z dnia 14.07.2003 r. oraz decyzji nr ZD/9885/03 z dnia 24.07.2003 r.;
Kserokopia umowy nr OŚG/33/03 z dnia 09.05.2003 roku oraz aneksów z dnia 17 lipca, 27
sierpnia oraz 3 grudnia 2003 r.;
Kserokopia umowy z dnia 31.03.2004 r.;
Kserokopia protokołu postępowania, ogłoszenia o przetargu nieograniczonym z dnia
19.04.2004 r. oraz dokumentu z dnia 24.03.2004 r. dotyczącego ustalenia wartości
szacunkowej zamówienia;
Kserokopia umowy nr IZP-3421/27/04 z dnia 14.05.2004 r.;
Kserokopia umowy z dnia 14.05.2005 r. oraz z dnia 16.06.2005 r. z Zakładem Komunalnym
„Kleszczów” Sp. z o.o.;
Kserokopia protokołu postępowania, ogłoszenia o przetargu nieograniczonym z dnia
20.06.2005 r. oraz dokumentu z dnia 20.06.2005 r. dotyczącego ustalenia wartości
szacunkowej zamówienia;
Kserokopia umowy nr IZP-3421/41/05 z dnia 21.07.2005 r.;
Oświadczenie kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – A. Włodarczyk z dnia
15.11.2005 r.;
Informacja Prezesa Zarządu Spółki Zakład Komunalny „Kleszczów” z dnia 02.12.2005 r.
wraz z zestawieniami obrazującymi uzyskane dochody z tytułu najmu;
Kserokopia umowy z dnia 20.03.2001 r. oraz umowy z dnia 18.05.2004 r.;
Kserokopia umowy z dnia 03.04.2002 r. zawartej z Zakładem Komunalnym „Kleszczów” sp.
o.o. oraz aneksu z dnia 22.08.2002 r.;
_____________________________________________________
164
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
49. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 01.12.2005 r.;
50. Kserokopia sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych na dzień
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
30.06.2005 r. wraz z wydrukiem dochodów sklasyfikowanych w dziale 700, rozdział 70005,
§ 0750 przelanych na konto 901 – Dochody budŜetu na dzień 30.06.2005 r.;
Wydruk konta 221 -1 z zakreślonymi dochodami z tytułu najmu i dzierŜawy składników
majątkowych;
Wyjaśnienia kierownika Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – A. Włodarczyk z dnia
01.12.2005 r. i 29.11.2005 r.;
Kserokopia zakresu czynności kierownika USC – K. Norman;
Kserokopia umowy z dnia 01.12.2003 r. oraz z dnia 13.12.2004 r. zawartej z kierownikiem
USC - K. Norman;
Kserokopia protokołu nr 11/04 z dnia 20.11.2004 r. z posiedzenia GKRPA;
Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 01.12.2005 r.;
Wyjaśnienie kierownika USC - K. Norman w sprawie działania Poradni śycia Rodzinnego.
Kserokopia dokumentacji dotyczącej udzielenia dotacji dla LKS „Omega” oraz ich
rozliczenia;
Kserokopia protokołu dotyczącego otwartego konkursu ofert na wsparcie zadań
publicznych z zakresu pomocy społecznej w 2005 r.;
60. Kserokopia dowodu wpłaty z dnia 28.03.2002 roku;
61. Zestawienie diet zwróconych przez radnych Gminy Kleszczów.
62. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 17.11.2005 roku;
63. Zestawienia dotyczące źródeł finansowania inwestycji w poszczególnych działach i
rozdziałach w latach 2004 - I połowa 2005 oraz dane dotyczące badanych zadań
inwestycyjnych;
64. Kserokopie ogłoszeń o przetargu na wybór wykonawcy gminnej obwodnicy Kleszczowa etap I, opublikowanego w Biuletynie Zamówień Publicznych i wywieszonego na tablicy
ogłoszeń Urzędu Gminy oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
65. Kserokopie wyciągów z ofert złoŜonych w postępowaniu dotyczącym wyboru wykonawcy
gminnej obwodnicy Kleszczowa - etap I, oświadczenia kierownika zamawiającego o
niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz umowy nr IZP-3420/12/04;
66. Kserokopie specyfikacji, protokołu postępowania oraz umowy zawartej z wykonawcą
gminnej obwodnicy Kleszczowa - etap II;
67. Kserokopie wyciągów z ofert złoŜonych w przetargu na wybór wykonawcy gminnej
obwodnicy Kleszczowa - etap II;
68. Kserokopie pozwoleń na budowę oraz protokołu odbioru gminnej obwodnicy Kleszczowa –
etap II;
69. Kserokopie korespondencji z wykonawcą, protestu i jego rozstrzygnięcia, wyroku Zespołu
Arbitrów odnośnie przetargu na wybór wykonawcy gminnej obwodnicy Kleszczowa - etap I;
70. Wyjaśnienie złoŜonym przez R. Olewińskiego - kierownika Referatu Inwestycji i Zamówień
Publicznych dotyczące postępowania na wybór wykonawcy budowy stacji
elektroenergetycznej Bogumiłów i rozbudowy stacji elektroenergetycznej Kleszczów;
71. Kserokopie umów nr: IZP-3421/3/1/05, IZP-3421/3/2/05 z dnia 28.02.2005 r. oraz umów nr:
IZP-7051/8/1/05 i IZP-7051/8/2/05 z 8.03.2005 r.;
72. Wykaz prowadzonych w ramach ewidencji pozostałych środków trwałych ksiąg
inwentarzowych wraz z datami ich załoŜenia, sporządzony przez D. Piróg – inspektor ds.
rozliczania podatku vat;
73. Kserokopie: faktury vat nr 30050093 z dnia 10.11.2004 r., protokołu odbioru z dnia
10.11.2004 r. i dokumentu OT z dnia 31.12.2004 r. wraz z wyjaśnieniem złoŜonym przez M.
Frukacz – inspektor ds. rozliczenia inwestycji;
74. Wyjaśnienie dotyczące sposobu zaksięgowania zakupionych środków trwałych złoŜone
przez M. Frukacz – inspektor ds. rozliczenia inwestycji wraz z dokumentami będącymi
podstawą zapisu w ewidencji księgowej;
_____________________________________________________
165
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
75. Wyjaśnienie dotyczące przyjęcia na stan środków trwałych inwestycji tj. robót wykonanych
w 2003 roku oraz nieścisłości, co do kwot dotyczących odebranych prac złoŜone przez
kierownika Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych – R. Olewińskiego wraz z
kserokopią OT z dnia 30.11.2004 r., rozliczenia oraz protokołu odbioru końcowego i
przekazania do uŜytku zadania inwestycyjnego;
76. Kserokopia faktury vat nr F/04/2265 z dnia 24.06.2004 r., rozliczenia z dnia 20.07.2004 r.,
protokołu odbioru z dnia 25.06.2004 r. i dokumentu OT z dnia 30.07.2004 r. wraz z
wyjaśnieniem dotyczącym zaewidencjonowania wszystkich zakupionych składników jako
jeden zestaw złoŜonym przez M. Frukacz – inspektor ds. rozliczenia inwestycji;
77. Kserokopie: faktury vat nr 201/MAG/2003, protokołu odbioru VAT przekazania instalacji
oprogramowania wraz z PK z dnia 20.01.2004 r.;
78. Kserokopie: sprawozdania z przebiegu pełnej inwentaryzacji, protokołu rozliczenia wyników
oraz przykładowych arkuszy spisu;
79. Wyjaśnienie złoŜone przez Wójta Gminy – K. Tarkowską w sprawie sposobu
przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych;
80. Kserokopia instrukcji inwentaryzacyjnej;
81. Informacja dotycząca braku protokołu dotyczącego rozliczenia inwentaryzacji złoŜona przez
kierownik Referatu BudŜetu, Finansów i Majątku – A. Włodarczyk;
82. Wyjaśnienie złoŜone przez Wójta Gminy – K. Tarkowską w sprawie nie przeprowadzenia
inwentaryzacji wszystkich składników majątku Gminy Kleszczów;
83. Kserokopia ogłoszenia o konkursie, szczegółowych warunków konkursu, oferty (…)42
wzoru umowy zlecenia, umowy z dnia 1 września 2004 roku oraz oświadczenia kierownika
Referatu Spraw Ogólnych i Gospodarczych - J. Bęczkowskiej, Ŝe dokumenty przekazane
kontrolującym (załączniki do oświadczenia) są jedynymi dokumentami jakie posiada.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano
w dniu 18 stycznia 2006 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami
pozostawiono w Urzędzie Gminy w Kleszczowie.
Kierownika jednostki poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania
protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do
przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący:
Jednostka kontrolowana:
.....................................
(Małgorzata OŜarek)
.......................................
......................................
(ElŜbieta Fliszewska-Owczarek)
........................................
42
_____________________________________________________
166
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
......................................
(Roman Drozdowski)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
........................................................................
(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
_____________________________________________________
167

tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

Transkrypt

Podobne dokumenty

Informator Kleszczowski

Czytaj on-line - Wieści Gazeta Regionalna

Tłumy na XIX Dniach Kleszczowa Twórczość Szekspira tematem dyktanda Ratownik w przedszkolach