System obiegu dokumentów, czyli wyższa wydajność i

System obiegu dokumentów, czyli wyższa wydajność i pieniądze w kieszeni
Gdy zapytano pracowników działów finansowo-księgowych, co według nich znacząco
poprawiłoby wydajność pracy, aż dwie trzecie wskazały skrócenie czasu obiegu
dokumentów. Trudno się dziwić, skoro z badań wynika, że na samo szukanie i
odczytywanie
roboczego.
potrzebnych
Rozwiązanie
dokumentów
pracownicy
tracą
nawet
65%
dnia
jest jedno – elektroniczny system obiegu i archiwizacji
dokumentów.
Stać nas na marnowanie dwóch trzecich dnia?
Codzienna praca z dokumentami potrafi pochłonąć zatrważająco dużo czasu. W przeciętnym
przedsiębiorstwie pracownik poświęca na samo odszukanie potrzebnych dokumentów od 10 do
nawet 50% czasu pracy. Czytanie dokumentów, aby uzyskać niezbędne informacje, to kolejne
5 do 15% dnia roboczego. W skrajnych przypadkach może się więc zdarzyć, że pracownik musi
poświęcić aż 65% czasu na pracę zupełnie nieefektywną! Jeśli szacunkowy koszt zatrudnienia
pracownika biurowego wynosi ok. 4000 zł, a firma zatrudnia ich tylko 20, może tracić na
bezproduktywne działania nawet ponad 600 000 zł rocznie. Tymczasem z analiz wynika, że
wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów skraca czas wyszukiwania
dokumentu do ok. 3 sekund.
Pańskie oko konia tuczy
Kolejnym problemem, z którym borykają się przedsiębiorcy, jest niemożność ustalenia
odpowiedzialności za konkretny dokument. Gdy z jednym dokumentem pracuje kilka osób i
wielokrotnie go nadpisuje, odpowiedzialność za efekt końcowy bardzo szybko się rozmywa.
Wprowadzenie
systemu
obiegu
dokumentów
pozwala
jasno
i
czytelnie
przydzielić
odpowiedzialność za dokumenty i monitorować proces ich obiegu. Pracownicy, których praca
jest monitorowana, są bardziej zmotywowani. Łatwiej też eliminować ewentualne błędy.
System archiwizuje kolejne wersje danego dokumentu, dzięki czemu można szybko prześledzić
jego historię. Odwieczne pytanie „Kto to dopisał i kto jest winny?” przestaje mieć miejsce.
Wydajniej i oszczędniej
Decydując się na wybór systemu obiegu dokumentów należy pamiętać o dogłębnej analizie
kosztów oraz zysków jakie przyniesie wdrożenie – zaznacza
Dorota Szajek, reprezentująca
firmę PrimeSoft Polska Sp. z o. o. - Celem nadrzędnym projektu z punktu widzenia inwestora
jest przecież wzrost wartości przedsiębiorstwa. Jak więc wygląda potencjalna oszczędność? Z
badań wynika, że przeciętna firma wydaje średnio 60 zł na archiwizowanie jednego
dokumentu. Procesowanie jednej faktury kosztowej to średnio koszt 25 zł. Połowa polskich
przedsiębiorstw otrzymuje miesięcznie od 100 do 500 faktur – roczny koszt ich procesowania
może więc wynieść 150 000 zł, a przecież w wielu firmach pracuje się ze znacznie większą
liczbą faktur. Wyszukiwanie tylko jednego niezarchiwizowanego dokumentu to koszt blisko 400
zł rocznie. Trudniej oszacować, ile płacimy za gubienie dokumentów – warto wiedzieć, że
przedsiębiorstwo trwale gubi średnio 20% procesowanych dokumentów. Gdy weźmiemy pod
uwagę fakt, że roczny przyrost dokumentów w firmie wynosi wg Gartner aż 75%, okaże się, że
koszta ich procesowania z biegiem czasu rosną niebotycznie. W tym kontekście jednostkowy
koszt wdrożenia systemu obiegu dokumentów nie wydaje się znaczny. Inwestycja zwraca się
średnio już po roku.
------------------------------Dystrybucja materiałów:
Piotr Rubaj
[email protected]
kom./+48/ 519-181-900