Podrêcznik dot. skladania oswiadczenia i wniosku o platnosc, wersja 2

Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
1. Składanie Oświadczenia o zrealizowanych wydatkach
Po zalogowaniu do aplikacji Benefit 7 należy najpierw wejść w Konto projektów. Jest to pozycja w
prawym menu, patrz rysunek.
Na koncie projektów widać wszystkie projekty, które są na Państwa koncie i które są już zatwierdzone
do realizacji przez właściwego kontrolera. (W większości przypadków będzie tu jeden projekt). Klikając
na tytule projektu zostanie on podświetlony szarym kolorem, po czym w lewym menu udostępnione
zostaną niektóre dodatkowe pozycje. W pierwszej kolejności interesuje nas oświadczenie o
zrealizowanych wydatkach, krótko oświadczenie. Wybieramy je poprzez kliknięcie, po czym otworzą
się nowe pozycje menu.
Pozycje menu są następujące:
Oświadczenie – w tym miejscu należy wypełnić podstawowe informacje dotyczące wygenerowanego
oświadczenia, tu można generować również nowe oświadczenia.
Zestawienie wydatków – to pole służy do wprowadzania dokumentów (wydatków), które będą
objęte oświadczeniem.
Oświadczenie – finansowanie – służy do wyświetlenia sum i wprowadzania kolejnych wartości
finansowych (przychody projektu, wydatki niekwalifikowalne)
Załączniki oświadczenia – w tym miejscu można wpisać listę dołączanych załączników.
Oświadczenie
Zakładka Oświadczenie służy do założenia nowego oświadczenia i wprowadzenia jego
podstawowych danych. W pierwszej kolejności należy założyć nowy wpis (1), który pojawi się na liście
w górnej części zakładki. Po założeniu nie będzie zawierał on żadnych danych, będzie to tylko pusty
szary wiersz (2). Najpierw należy kliknąć przycisk „Wczytaj dane z MONIT7+” (3), w wyniku czego
-1-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
zostaną wczytane podstawowe dane nt. projektu. Po wczytaniu pojawi się komunikat informujący o
pomyślnym wczytaniu, po czym zalecamy zapisanie poprzez przycisk „Zapisz”.
Po pomyślnym wczytaniu, w dolnej części pojawią się rzeczywiste dane, z których część nie podlega
edycji (to te na szarym tle). Najpierw należy wybrać partnera (1), za którego chcemy składać
oświadczenie (każdy partner składa sam za siebie). Następnie należy wybrać (2), za jaki okres
oświadczenie jest składane (zazwyczaj będzie to tożsame z okresami monitorowania, które przekazane
były do WST przy rejestracji wniosku - więcej informacji przekaże WST).
Inne dane w tej zakładce powinny być automatycznie wczytane i należy tylko sprawdzić ich
prawidłowość, ewentualnie je poprawić. Po wypełnieniu wszystkich danych należy zakładkę zapisać,
po czym można przejść do kolejnej.
-2-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
-3-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Zestawienie wydatków
Zakładka Zestawienie wydatków służy do wprowadzenia poszczególnych dokumentów, jakie chcemy
ująć w oświadczeniu. Każdy dokument jest w odrębnym wierszu, jednak czasami jeden dokument
należy rozpisać w kilku wierszach.
Dotyczy to dokumentów, których elementy należą do różnych podrozdziałów (podlinii) budżetu. Np.
wynagrodzenia brutto należą do innego podrozdziału (01.01) niż składki na ubezpieczenia społeczne i
inne potrącenia z wynagrodzeń (01.02.). Dokument należy rozpisać w kilku wierszach również wtedy,
gdy część dokumentu będzie stanowiła wydatek inwestycyjny a część wydatek nieinwestycyjny.
Najpierw należy wybrać rozdział lub podrozdział budżetu (1). Po kliknięciu ikony tabeli otwiera się
lista, z której należy wybrać, do której należy wydatek. Następnie wczytana zostanie reszta bloku;
niektóre pola będą obowiązkowe. Obowiązkowe pozycje przy poszczególnych dokumentach mogą
różnić się w zależności od wybranego rozdziału lub podrozdziału budżetu. Dla każdego dokumentu
należy wypełnić specyfikację wydatku (2), nazwę i cel świadczenia oraz czy jest to wydatek
inwestycyjny lub nieinwestycyjny. W kolejnym bloku (3) można wpisać numer dokumentu (numer
identyfikacyjny na fakturze), numer dokumentu w ewidencji księgowej oraz ilość stron danego
dokumentu.
(4) Informacje na temat dostawcy nie są zawsze obowiązkowe, ale jeżeli są, należy wpisać nazwę
dostawcy i jego Regon (w przypadku polskich dostawców NIP, tylko część cyfrową).
(5) Data wystawienia dokumentu i data faktycznej zapłaty wypełniania jest wg danych dokumentu.
Jako walutę dokumentu należy podać walutę, w jakim dokument wystawiono (do wyboru CZK, EUR i
PLN). Benefit ustawia automatycznie walutę dokumentu wg kraju pochodzenia partnera. Dla czeskich
partnerów z góry ustawia CZK, dla polskich partnerów PLN. Jeżeli ustawiona waluta nie jest
odpowiednia, walutę dokumentu można zmienić.
(6) W walucie dokumentu wypełnia się również tę część (6). Jeżeli dokument jest w CZK, wpisać
należy wartość w CZK itp. Wypełnić należy zarówno wartość bez podatku VAT, jak i wartość podatku
VAT. Wartość bez VAT po zsumowaniu z wartością VAT nie może przekroczyć całkowitej wartości
dokumentu!
(7) Tej części okna nie należy wypełniać. Służy ono wyłącznie do wyświetlenia wartości
przeliczonych na EUR. Przeliczenie zostanie dokonane dopiero po naciśnięciu przycisku „Przeliczenie na
EUR“ (patrz poniżej).
(8) Dla pola VAT odłożony (odroczony) ustawiona jest wartość NIE (niezaznaczone), ponieważ tego
pola zazwyczaj się nie wypełnia. Pole będzie zaznaczane tylko przez partnerów z RCz, którzy chcą
stosować prawo do odliczenia podatku VAT dla świadczeń pomniejszonych wg współczynnika
przeliczeniowego.
-4-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
-5-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
W podobny sposób należy postępować w przypadku wszystkich pozostałych dokumentów, które
chcemy ująć w oświadczeniu. Po wpisaniu wszystkich dokumentów, naciskamy przycisk "Przeliczenie
na EUR" w górnej części strony. Spowoduje to przeliczenie całego zestawienia na EUR po określonych
z góry kursach Europejskiego Banku Centralnego obowiązujących dla danego miesiąca.
-6-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Oświadczenie – finansowanie
Ta część aplikacji służy do wprowadzenia przychodów. Najpierw należy wybrać właściwe
oświadczenie, które wypełniamy (1).
Uwaga, przychody należy wprowadzić w EUR. Z tego powodu są tu podane aktualnie obowiązujące
kursy (2), które należy zastosować do przeliczenia. Wartość przychodów w EUR należy wpisać w polu
Przychody (3). Jeżeli w Państwa projekcie nie ma przychodów, kontynuujemy po wypełnieniu wartości
zerowych i zapisaniu.
-7-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Załączniki oświadczenia
Ostatnia zakładka umożliwia wpisanie listy ewentualnych załączników, które zostaną fizycznie
dołączone do oświadczenia. Nie ma potrzeby wypisywania tu listy wszystkich dokumentów, są one
podane w zestawieniu wydatków.
Druk wniosku o płatność, Kontrola
Przygotowując zestawienie można je również wydrukować poprzez opcję Druk. Wydruki zestawienia
przed sfinalizowaniem mają tylko charakter informacyjny, kontrolerowi można wysłać wyłącznie
zestawienie sfinalizowane.
W trakcie wypełniania zestawienia można również przeprowadzać bieżącą kontrolę prawidłowości i
kompletności zestawienia poprzez opcję Kontrola.
Finalizacja
Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich danych, należy nacisnąć przycisk Kontrola (1) znajdujący się
w lewym menu, po czym pojawi się lista ewentualnych błędów lub informacja o ich braku. W
momencie, gdy mamy pewność, że wszystko jest prawidłowo i nie ma już potrzeby dokonywania
zmian, należy nacisnąć na przycisk Finalizacja (2). Spowoduje to zamknięcie oświadczenia i jego
przeniesienie do Monit7, w którym będzie miał do niego dostęp Kontroler. W tym momencie nie
można już niczego zmieniać, o ile kontroler nie powiadomi ewentualnie o konieczności zmiany
zestawienia.
Po sfinalizowaniu, poprzez przycisk Druk (3) znajdujący się w tym samym menu, oświadczenie wraz z
zestawieniem wydatków należy wydrukować, podpisać i przekazać swojemu Kontrolerowi.
-8-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
2. Składanie wniosku o płatność
Początek jest taki sam, jak w przypadku składania oświadczenia (patrz str. 1). Po zalogowaniu do
aplikacji Benefit 7 należy przejść do Konta projektów, wybrać projekt, dla którego będzie składany
wniosek o płatność.
Pozycje menu są następujące:
Wniosek o płatność za projekt – w tym miejscu wyświetlają się podstawowe informacje nt.
poprzednich wniosków o płatność, można również wygenerować nowe wnioski o płatność.
Załączniki WoP – w tym miejscu można wpisać listę dołączanych załączników.
Wniosek o płatność – finansowanie – w tym miejscu należy szczegółowo wpisać źródła
finansowania dotyczące wniosku o płatność.
Oświadczenia ujęte we WoP – w tym miejscu należy wybrać zatwierdzone oświadczenia, które
będą ujęte we wniosku o płatność.
Wniosek o płatność
W zakładce Wniosek o płatność za projekt można wygenerować nowy wniosek o płatność, można
także przeglądać informacje dotyczące poprzednich wniosków o płatność.
-9-
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Przycisk „Nowy” służy do wygenerowania nowego wniosku o płatność. Nowy wniosek o płatność
należy zapisać, aby pojawił się potem na liście wniosków o płatność. Po zapisaniu nowego wniosku o
płatność należy nacisnąć przycisk „Wczytaj dane z Monit7+”. W wyniku tego do nowego wniosku o
płatność zostaną przeniesione niezbędne dane.
Po wczytaniu z Monit pojawi się komunikat informujący o pomyślnym wczytaniu, po czym zalecamy
zapisanie poprzez przycisk „Zapisz”. Na kolejnym rysunku widzimy dane wczytane z Monit (1). W tym
oknie uzupełniane są jeszcze dodatkowe dane.
W przypadku końcowego wniosku o płatność projektu, należy zaznaczyć pole (2).
W polu Wybór rachunku należy wybrać rachunek, na który będzie wpłacone dofinansowanie z EU (3).
Prawdopodobnie będzie to rachunek prowadzony w walucie EUR. Na szczegółowym oknie wyboru
rachunek w euro można zidentyfikować po tym, że ma on kod IBAN (rozpoczynający się
najprawdopodobniej literami CZ, PL lub DE) oraz kod SWIFT banku.
- 10 -
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Oprócz tego, wniosek o płatność należy powiązać z właściwą pozycją planu finansowego (4). Jeżeli w
Monit jest wolna pozycja planu finansowego, będzie również widoczna w Benefit przy generowaniu
wniosku o płatność. Właściwe okno (4) wygląda następująco:
Jeżeli w oknach pod Wybór rachunku (3) i Kolejność planu finansowego (4) nic się nie wyświetla,
należy zwrócić się do własnego kontrolera o uzupełnienie numeru rachunku lub uzupełnienie pozycji
planu finansowego. Do kontrolera należy zwrócić się o naniesienie poprawki również w sytuacji, gdy w
Beneficie na liście znajduje się niewłaściwy numer rachunku.
Następnie należy przeprowadzić kontrolę danych w dolnej części okna (5) i jeżeli jest to konieczne,
dane poprawić.
- 11 -
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Oświadczenia ujęte we WoP
W tej pozycji menu należy wskazać, które spośród zatwierdzonych oświadczeń (które wydane
poświadczenia) mają być zrefundowane w ramach tego wniosku o płatność. Aktualne dane z Monit
wczytujemy poprzez przycisk „Aktualizacja zestawienia wydatków“ (1). Aby powiązać nową pozycję z
wnioskiem o płatność należy nacisnąć przycisk „Nowy“ (2) i otworzyć listę Numer Oświadczenia o
zrealizowanych wydatkach za część projektu (3).
W kolejnym oknie z wyświetlonej grupy wybieramy jedno oświadczenie (4), które chcemy ująć w tym
wniosku o płatność i dane zapisujemy.
W celu powiązania z dalszym oświadczeniem należy dodać nową pozycję ponownie poprzez „Nowy”
(2), kontynuować operacją (3) i w kroku (4) wybrać kolejne oświadczenie. Nowo wybraną pozycję
ponownie zapisujemy. W podobny sposób powiązujemy wszystkie oświadczenia, które mają zostać
zrefundowane w ramach tego wniosku o płatność.
- 12 -
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Np. wniosek o płatność opisywany w niniejszym podręczniku ma dwa oświadczenia. Po zapisaniu
drugiej pozycji okno wygląda następująco.
W tym przypadku celem było ujęcie we wniosku o płatność tylko dwóch oświadczeń, oba są już
powiązane, można więc z okna wyjść.
- 13 -
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Wniosek o płatność – finansowanie
W tym miejscu należy wpisać, jakie są we wniosku o płatność wartości poszczególnych źródeł
finansowania. Wartość całkowitych wydatków kwalifikowalnych oraz wartość dofinansowania z EFRR
wyliczana jest automatycznie poprzez sumowanie wszystkich oświadczeń, które zostały powiązane z
tym wnioskiem o płatność w zakładce Oświadczenia ujęte we WoP. Wszystkie pozostałe pola
należy wypełnić ręcznie.
- 14 -
Benefit7 – Podręcznik dot. składania oświadczenia i wniosku o płatność, wersja druga
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RCz, 06/2009
Ing. Jaroslav Pazdera, [email protected]
Załączniki WoP
Ta pozycja menu umożliwia wpisanie listy ewentualnych załączników, które zostaną fizycznie
dołączone do wniosku. W załącznikach nie jest konieczne wpisywanie listy poświadczeń ujętych w tym
wniosku o płatność, bowiem lista ta została sporządzona już w pozycji menu o nazwie Oświadczenia
ujęte we WoP.
Dodając załączniki należy najpierw sprawdzić, czy wybrany został właściwy wniosek o płatność (1).
Potem należy nacisnąć „Nowy” (2) i dla pierwszego załącznika wypełnić po kolei jego numer (3),
nazwę (4), ewentualnie inne informacje. W podobny sposób należy postępować w przypadku
dołączania kolejnych załączników do wniosku o płatność.
- 15 -