Zasady zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Głogowie oraz

Załącznik
do Zarządzenia Nr….
Starosty Zgierskiego z dnia ………….
w sprawie zasad zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Zgierzu
i jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
Zasady zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Zgierzu oraz pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§1
1. Ustala się zasady zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Zgierzu oraz
pozostałych jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego.
2. Wprowadza się obowiązek oceny ryzyka i zarządzania ryzykiem we wszystkich
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego oraz we wszystkich komórkach
organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Zgierzu.
§2
1. Wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem ma zapewnić:
1) wsparcie dla realizacji celów Powiatu Zgierskiego poprzez identyfikację ryzyk
mogących wpłynąć negatywnie na realizację celów i odpowiednią reakcję na
zidentyfikowane ryzyka oraz identyfikację możliwości rozwoju i poprawy
uzyskiwanych wyników,
2) położenie większego nacisku Kierownictwa na sprawy faktycznie istotne,
3) skrócenie czasu reakcji Kierownictwa na sprawy kryzysowe,
4) szybsze i skuteczniejsze reagowanie na zagrożenia,
5) ograniczenie ilości negatywnych zdarzeń mających wpływ na organizację,
6) skoncentrowanie działań na poprawne wykonywanie właściwych zadań,
7) zwiększenie prawdopodobieństwa wdrożenia planowanych zmian,
8) racjonalniejsze wykorzystanie zasobów,
9) świadome podejmowanie ryzyka i decyzji,
10) zwiększenie zaufania społeczeństwa do działania Starostwa i pozostałych
jednostek organizacyjnych Powiatu.
§3
1. Zasady zarządzania ryzykiem określają:
1) odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem,
2) sposób identyfikowania ryzyka,
3) sposób przeprowadzania analizy ryzyka,
4) sposób reagowania na zidentyfikowane ryzyko,
5) sposób oceny procesu zarządzania ryzykiem,
6) zasady dokonywania przeglądu i raportowania wyników analizy ryzyka.
§4
1. Ilekroć w zasadach jest mowa o:
1) Powiecie – należy przez to rozumieć Powiat Zgierski,
2) Starostwie – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Zgierzu.
3) Staroście – należy przez to rozumieć Starostę Powiatu Zgierskiego
4) Koordynatorze – należy przez to rozumieć Koordynatora kontroli zarządczej,
1
Załącznik
do Zarządzenia Nr….
Starosty Zgierskiego z dnia ………….
w sprawie zasad zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Zgierzu
i jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
5) Kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć Naczelników
Wydziałów,
Samodzielne
Stanowiska,
Koordynatorów
Biur
i Zespołów,
6) Kierowniku jednostki organizacyjnej – należy przez to rozumieć Dyrektorów
jednostek organizacyjnych Powiatu Zgierskiego,
7) Audytorze wewnętrznym – należy przez to rozumieć koordynatora Biura
Audytu wewnętrznego i Kontroli, zatrudnionego w Starostwie Powiatowym w
Zgierzu,
8) Biurze Audytu wewnętrznego i Kontroli – należy przez to rozumieć
komórkę organizacyjną Starostwa Powiatowego w Zgierzu, wypełniająca
zadania z zakresu audytu wewnętrznego i kontroli instytucjonalnej, w stosunku
do jednostek organizacyjnych Powiatu Zgierskiego,
9) Pracownikach – należy przez to rozumieć odpowiednio pracowników
komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych Powiatu,
10) ryzyku – należy przez to rozumieć zdarzenie zagrażające realizacji zadań
i osiąganiu celów jednostki/komórki organizacyjnej.
11) czynnikach ryzyka – należy przez to rozumieć zdarzenia, działania,
zaniechania działania i inne okoliczności sprzyjające wystąpieniu ryzyka,
12) zarządzaniu ryzykiem – należy przez to rozumieć wykonywanie czynności
w oparciu o przyjętą metodologię, dzięki której Kierownicy jednostek, komórek
organizacyjnych określają, analizują i kontrolują ryzyko działalności,
Rozdział II
Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem
§5
1. Odpowiedzialność za prawidłowe wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem
w Starostwie ponosi Starosta.
2. Odpowiedzialność za prawidłowe wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem
w pozostałych jednostkach organizacyjnych Powiatu ponosi Kierownik jednostki
organizacyjnej.
3. Koordynator kontroli zarządczej:
1) sprawuje nadzór nad procesem zarządzania ryzykiem w ramach systemu
kontroli zarządczej I i II poziomu,
2) inicjuje działania niezbędne do prawidłowej organizacji systemu zarządzania
ryzykiem i prawidłowego funkcjonowania procesu zarządzania ryzykiem na
I i II poziomie systemu kontroli zarządczej,
3) weryfikuje zadania, cele, mierniki i ryzyka określone przez Kierowników
jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych.
4. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada Staroście zweryfikowaną listę zadań,
celów, mierników i ryzyk do zatwierdzenia, jak również bierze udział w procesie
identyfikacji, analizy i oceny ryzyka dla Powiatu.
5. Kierownicy komórek
odpowiedzialni za:
organizacyjnych
i
jednostek
organizacyjnych
są
2
Załącznik
do Zarządzenia Nr….
Starosty Zgierskiego z dnia ………….
w sprawie zasad zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Zgierzu
i jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
1) utworzenie listy zadań, celów w zarządzanej komórce oraz
udokumentowanie listy zadań, celów zgodnie ze wzorem zamieszczonym
w załączniku Nr 1 Część A,
2) dokumentowanie procesu identyfikacji i oceny ryzyka w komórce
organizacyjnej oraz przeprowadzenie analizy zidentyfikowanego ryzyka
zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 1 Część A
3) dokumentowanie procesu realizacji celów i zadań, zgodnie z załącznikiem Nr
1 cześć B
4) przekazanie wypełnionego załącznika Nr 1 część A i B do Biura Audytu
wewnętrznego i Kontroli,
5) opracowywanie i inicjowanie wdrażania mechanizmów kontrolnych
w jednostkach/komórkach organizacyjnych,
6) określanie istotności ryzyka i wdrażanie odpowiednich mechanizmów
kontrolnych zgodnie z załącznikiem Nr 8,
7) zapewnienie, aby pracownicy byli świadomi wagi procesu zarządzania
ryzykiem w danej komórce, jednostce organizacyjnej Powiatu,
8) zapewnienie wszystkim podległym pracownikom możliwości formalnego
zgłaszania zmian w zakresie identyfikowanego przez nich ryzyka lub innych
istotnych problemów,
9) dokonywanie corocznych przeglądów systemu zarządzania ryzykiem
w ramach samooceny systemu kontroli zarządczej.
6. Biuro Audytu wewnętrznego i Kontroli jest odpowiedzialne za:
a. gromadzenie list zadań/celów,
b. gromadzenie arkuszy ryzyka,
c. przygotowanie zbiorczego zestawienia zadań i celów Powiatu wraz z wykazem
wszystkich ryzyk dla wszystkich zidentyfikowanych zadań i celów Powiatu –
zgodnie z załącznikiem Nr 2.
d. dokonanie własnej oceny ryzyka wskazanych zadań wraz z jej
udokumentowaniem w formie wykazu ryzyk zgodnie ze wzorem
zamieszczonym w załączniku Nr 3,
e. przeprowadzenie analizy ryzyka wszystkich obszarów zgodnie z załącznikiem
Nr 4 z uwzględnieniem następujących wag:
i. 20% - dla ocen dokonanych przez Kierowników jednostek/komórek
organizacyjnych,
ii. 30% - dla ocen dokonanych przez Koordynatora kontroli zarządczej,
iii. 50% - dla ocen dokonanych przez audytora wewnętrznego,
f. przygotowanie listy najistotniejszych obszarów ryzyka zaproponowanych do
przeprowadzenia zadań zapewniających i przekazanie do oceny Starosty
zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku Nr 5,
g. opracowanie rocznego planu audytu opartego na analizie ryzyka,
h. rozpatrywanie i ocenę znaczących zagrożeń ryzykiem,
i. formułowanie zaleceń mających na celu usprawnienie systemów zarządzania
ryzykiem.
7. Starosta jest odpowiedzialny za:
1) zatwierdzenie zadań i celów na dany rok kalendarzowy - zgodnie
z załącznikiem Nr 2.
3
Załącznik
do Zarządzenia Nr….
Starosty Zgierskiego z dnia ………….
w sprawie zasad zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Zgierzu
i jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
2) nadanie priorytetów wyznaczonych przez Audytora wewnętrznego obszarów
ryzyka do przeprowadzenia zadań zapewniających zgodnie z załącznikiem Nr
5, wg załącznika Nr 9.
8. Pracownicy są odpowiedzialni za:
zgłaszanie przełożonym informacji o pojawiających się ryzykach lub innych istotnych
problemach.
9. Identyfikacja ryzyka dokonywana jest przez kierowników komórek/jednostek
organizacyjnych i polega na ustaleniu oraz scharakteryzowaniu zdarzeń zagrażających
poszczególnym celom i zadaniom, zgodnie z przykładowym katalogiem ryzyk,
zamieszczonym w załączniku Nr 11.
10. Ocena ryzyka polega na:
a) określeniu poziomu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i poziomu
wpływu (skutku), według zasad określonych w załącznikach Nr 6 i 7,
b) określenie poziomu istotności ryzyka poprzez obliczenie iloczynu ww.
parametrów.
c) zasady oceny istotności ryzyka zawiera załącznik Nr 8.
11. Terminy realizacji poszczególnych etapów planowania rocznego i analizy ryzyka oraz
szczegółową ścieżkę audytu dla procesu zawiera załącznik Nr 10.
4
Załącznik Nr 1
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
ARKUSZ IDENTYFIKACJI CELÓW, ZADAŃ ORAZ RYZYKA /część A/
Jednostka
organizacyj
na
Cel
działalno
ści
1
2
Nr
zadania/
podzada
nia
Zadanie/
podzadani
e
3
4
Podmiot
odpowie
dzialny
5
Miernik/
nazwa
6
Planowana
wartość do
osiągnięcia
na koniec
roku
Sposób
monitorowa
nia
7
8
Punktowa ocena ryzyka
Zidentyfikow
ane ryzyko
9
Wpływ
/Skutek
Prawdopodob
ieństwo
Istotność
10
11
12
.............................................................
data i podpis Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej
INSTRUKCJA:
Sposób wypełnienia
1.Należy wpisać nazwę jednostki organizacyjnej.
2.Należy wpisać treść celu działalności (jeden podstawowy, nie więcej niż 3).
3.Należy wskazać numer zadania/podzadania, służący realizacji celu/celów.
4. Należy wpisać nazwę zadania/podzadania.
5.Należy wpisać nazwę komórki organizacyjnej, która jest odpowiedzialna za realizację zadania/podzadania oraz zarządzanie ryzykiem.
6.Należy wpisać przyjętą miarę służącą do oceny realizacji celu.
7.Należy wpisać, jaką wartość miernika zamierza się osiągnąć.
8.Należy określić sposób monitorowania np. użycie mechanizmów kontroli zarządczej
9. Należy opisać zdarzenie, które w przypadku, gdy wystąpi będzie zagrażać realizacji zadań i osiąganiu celów, zgodnie Zał. Nr 11 do niniejszych zasad.
10. Należy wpisać wpływ zidentyfikowanego ryzyka na działanie jednostki/komórki zgodnie z Zał. Nr 6 do niniejszych zasad.
11. Należy wpisać prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka zgodnie z Zał. Nr 7 do niniejszych zasad.
12. Należy wpisać istotność danego zdarzenia zgodnie z Zał. Nr 8 do niniejszych zasad.
5
Załącznik Nr 1
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
ARKUSZ REALIZACJI CELÓW, ZADAŃ ORAZ RYZYKA /część B/
Jednostka
organizacyjna
1
Cel
działalnoś
ci
Nr
zadania/
podzada
nia
Zadanie/
podzadanie
Podmiot
odpowiedzialny
2
3
4
5
Miernik/
nazwa
Planowana
wartość do
osiągnięcia na
koniec roku
Osiągnięta
wartość
miernika
na koniec roku
Zidentyfikowane
ryzyko, które
miało wpływ na
osiągnięcie
wartości
miernika
6
7
8
9
.............................................................
data i podpis Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej
INSTRUKCJA:
Sposób wypełnienia
1.Należy wpisać nazwę jednostki organizacyjnej.
2.Należy wpisać treść celu działalności (jeden podstawowy, nie więcej niż 3).
3.Należy wskazać numer zadania/podzadania, służący realizacji celu/celów.
4. Należy wpisać nazwę zadania/podzadania.
5.Należy wpisać nazwę komórki organizacyjnej, która jest odpowiedzialna za realizację zadania/podzadania oraz zarządzanie ryzykiem.
6.Należy wpisać przyjętą miarę służącą do oceny realizacji celu.
7.Należy wpisać, jaką wartość miernika zamierza się osiągnąć.
8. Należy wpisać wartość miernika osiągnięto w trakcie realizacji zadania na koniec roku budżetowego
9. Należy wpisać ewentualne ryzyko, którego zmaterializowanie się miało negatywny wpływ na osiągnięcie założonego miernika.
6
Załącznik Nr 2
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
LISTA WSZYSTKICH ZADAŃ, CELÓW I REJESTR RYZYK
Jednostka
organizacy
jna
1
Cel
działaln
ości
Zadanie/po
dzadanie
2
3
Podmiot
odpowiedzialny
4
Opis ryzyka
zidentyfikow
anego przez
Kierowników
jednostek/
komórek
organizacyjn
ych
Punktowa
ocena ryzyka
Kierowników
jednostek/
komórek
organizacyjnyc
h
5
6
Punktowa ocena ryzyka
wg Koordynatora
kontroli zarządczej
Wpływ
Prawdopod
obieństwo
Istotność wg
Koordynatora
kontroli
zarządczej
7
8
9
Uwagi
Koordynatora
kontroli
zarządczej
10
...............................................
data i podpis Koordynatora kontroli zarządczej
Zatwierdzam.........................................................
Data i podpis Starosty Zgierskiego
INSTRUKCJA:
Sposób wypełnienia
1.Należy wpisać nazwę jednostki organizacyjnej.
2.Należy wpisać treść celu działalności (jeden podstawowy, nie więcej niż 3).
3. Należy wpisać nazwę zadania/podzadania.
4. Należy wpisać nazwę komórki organizacyjnej, która jest odpowiedzialna za realizację zadania/podzadania oraz zarządzanie ryzykiem.
5. Należy opisać zdarzenie, które w przypadku, gdy wystąpi będzie zagrażać realizacji zadań i osiąganiu celów
6. Należy wskazać punktową ocenę wyników analizy ryzyka
7. Należy wpisać wpływ zidentyfikowanego ryzyka na działanie jednostki/komórki zgodnie z Zał. Nr 6 do niniejszych zasad.
8. Należy wpisać prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka zgodnie z Zał. Nr 7 do niniejszych zasad.
9.Należy wpisać istotność danego zdarzenia zgodnie z Zał. Nr 8 do niniejszych zasad.
10. Miejsce na uwagi koordynatora kontroli zarządczej
7
Załącznik Nr 3
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
OCENA RYZYKA WG BIURA AUDYTU
L.p.
1
Nazwa
jednostki
organizacyjnej
2
Zadanie/pod
zadanie
3
Podmiot
odpowiedzialny
4
Opis ryzyka
zidentyfikowanego
przez
Kierowników
jednostek/komórek
organizacyjnych
5
Punktowa Ocena
ryzyka wg audytora
wewnętrznego
Wpływ
Prawdopod
obieństwo
6
7
Istotność punktowa
wg audytora
wewnętrznego
8
Klasyfikacja
ryzyka na
potrzeby
planowania
reakcji na
ryzyko
Istotność na
potrzeby
prioretyzacji
zadań do
planu audytu
9
10
INSTRUKCJA:
Sposób wypełnienia
1.Należy wpisać liczbę porządkową.
2.Należy wpisać nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej.
3.Należy wpisać treść zadania/podzadania.
4.Należy wskazać nazwę komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za zadanie/podzadanie.
5.Należy opisać zdarzenie, które w przypadku, gdy wystąpi będzie zagrażać realizacji zadań i osiąganiu celów.
6.Należy wpisać wpływ zidentyfikowanego ryzyka na działanie jednostki/komórki zgodnie z Zał. Nr 6 do niniejszych zasad.
7.Należy wpisać prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka zgodnie z Zał. Nr 7 do niniejszych zasad.
8.Należy wpisać iloczyn wpływu i prawdopodobieństwa.
9.Należy wskazać klasyfikację ryzyka: Istotne, średnio istotne, nieistotne zgodnie z załącznikiem nr 8.
10.Należy określić istotność na potrzeby prioretyzacji zadań: Istotne – 1, Średnio istotne – 2, Nieistotne – 3.
8
Załącznik Nr 4
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
ANALIZA RYZYKA DLA PLANU AUDYTU NA ROK.....
Klasyfikacja ryzyka
L.p.
Zadanie/Podzadanie
(Obszar ryzyka do
przeprowadzenia
zadania zapewniającego
)
1
2
Zbiorcza
ocena
ryzyka
[%]
WAGI
Jednostka/komórka
organizacyjna
3
Podmiot
odpowiedzialny
4
Ryzyka do
zbadania
5
20%
30%
50%
Wg
Kierowników
KO/JO
<1-3>
Wg
Koordynatora
<1-3>
Wg AW
<1-3>
6
7
8
9
INSTRUKCJA:
Kolumna
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sposób wypełnienia
Należy wpisać liczbę porządkową.
Należy wpisać treść zadania/podzadania.
Należy wpisać nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej.
Należy wpisać podmiot odpowiedzialny za realizację zadania.
Należy wskazać zidentyfikowane ryzyko.
Należy wskazać istotność na potrzeby prioretyzacji wg Kierowników KO/JO – <1,3>
Należy wskazać istotność na potrzeby prioretyzacji Koordynatora kontroli zarządczej – <1,3>
Należy wskazać istotność na potrzeby prioretyzacji wg AW – <1,3>
Należy obliczyć łączną ocenę zgodnie ze wzorem: ((20%*istotność kierowników+30% * istotność Koordynatora + 50% * istotność AW))/3
9
Załącznik Nr 5
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
LISTA OBSZARÓW RYZYKA ZAPROPONOWANYCH DO OBJĘCIA PLANEM AUDYTU NA ROK
Numer
zadania z
analizy
ryzyka
Zadanie/Podzadanie
(Obszar ryzyka do
przeprowadzenia zadania
zapewniającego )
Jednostka/komórka
organizacyjna
Podmiot
odpowiedzialny
1
2
3
4
Ryzyka do
zbadania
Łączna
(zbiorcza)
ocena ryzyka
[%]
5
6
Priorytet
Starosty
Zgierskiego
<A,B,C>
Decyzja
audytora
wewnętrznego
<TAK,NIE>
7
8
Zatwierdzam.........................................................
data i podpis Starosty Zgierskiego
INSTRUKCJA:
Kolumna
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Sposób wypełnienia
Należy wpisać numer zadania z analizy ryzyka.
Należy wpisać treść zadania/podzadania.
Należy wpisać nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej.
Należy wpisać podmiot odpowiedzialny za realizację zadania.
Należy wskazać zidentyfikowane ryzyko.
Należy wskazać łączną ocenę obliczoną zgodnie ze wzorem: ((20%*istotność kierowników+30% * istotność Koordynatora kontroli
zarządczej + 50% * istotność AW))/3
Należy wskazać priorytet zgodnie z załącznikiem Nr 9.
Należy określić czy zadanie zostanie objęte planem poprzez umieszczenie adnotacji TAK, NIE.
10
Załącznik Nr 6
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
ZASADY OCENY WPŁYWU RYZYKA1
Wpływ
Wysoki
5
Poważny
4
Przesłanki
Brak realizacji zadania i brak realizacji celu, bardzo poważne i rozległe konsekwencje prawne, naruszenie
bezpieczeństwa pracowników (ujemne konsekwencje dla zdrowia i życia pracowników), wysokie straty
finansowe, utrata dobrego wizerunku Powiatu.
(Wysoka strata finansowa – powyżej 1% budżetu Powiatu)
Poważny wpływ na realizacje zadania w tym poważne zagrożenie terminu jego realizacji, jaki i osiągniecie
celu, poważne konsekwencje prawne, zagrożenie bezpieczeństwa pracowników, poważne straty finansowe,
poważny wpływ na wizerunek Powiatu
(Poważny skutek finansowy – od 0,5% do 1% budżetu Powiatu)
Średni
3
Średni wpływ na realizację zadań i celów, umiarkowane konsekwencje prawne, średni skutek finansowy,
brak wpływu na bezpieczeństwo pracowników, średni wpływ na wizerunek Powiatu.
(Średni skutek finansowy – od 0,2% do 0,5% budżetu Powiatu)
Mały
2
Mały wpływ na realizację celów i zadań, bez skutków prawnych, mały skutek finansowy, brak wpływu na
bezpieczeństwo pracowników, niewielki wpływ na wizerunek Powiatu.
(Mały skutek finansowy – od 0,1% do 0,2% budżetu Powiatu)
1
Znikomy wpływ na realizację zadań i celów, brak skutków prawnych, nieznaczny skutek finansowy, brak
wpływu na bezpieczeństwo pracowników, brak wpływu na wizerunek Powiatu.
(Nieznaczny skutek finansowy do 0,1 % budżetu Powiatu)
Nieznaczny
1
Odpowiednik
punktowy
W przypadku jednostek organizacyjnych wszelkich ocen należy dokonywać w kontekście danej jednostki: np. Budżetu jednostki, wizerunku jednostki.
11
Załącznik Nr 7
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
ZASADY OCENY STOPNIA PRAWDOPODOBIEŃSTWA ZMATERIALIZOWANIA SIĘ RYZYKA
Prawdopodobieństwo
Odpowiednik
punktowy
Prawie pewne
5
Oczekuje się że zdarzenie takie nastąpi (od 81 do 100%, że będzie występować regularnie, co miesiąc
lub częściej), dotyczy wszystkich lub prawie wszystkich spraw.
Duże
4
Zaistnienie zdarzenia jest bardzo prawdopodobne (od 61 do 80 %, że wystąp regularnie, co najmniej
raz w roku), dotyczy większości spraw.
Średnie
3
Zaistnienie zdarzenia jest średnio możliwe, ale w niektórych przypadkach zdarzenie takie może mieć
miejsce (od 41 do 60%, ze wystąpi w przeciągu 5 lat), dotyczy niektórych spraw.
Małe
2
Istnieje małe prawdopodobieństwo zaistnienia tego zdarzenia (od 21do 40%,że wystąpi raz na 5 lat),
może wystąpić kilka razy w okresie 5 lat, dotyczy nielicznych spraw.
1
Zdarzenie może zaistnieć jedynie w wyjątkowych okolicznościach (od 1 do 20%, ze wystąpi raz na 10
lat), a najprawdopodobniej w ogóle nie wystąpi, nie wystąpiło dotychczas, dotyczy jednostkowych
spraw.
Bardzo rzadkie
Przesłanki
12
Załącznik Nr 8
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
ZASADY OCENY ISTOTNOŚCI RYZYKA
Istotność
Istotne
Średnio
istotne
Nieistotne
Skala punktowa
(skutek x
prawdopodobieństwo)
15-25
6-12
1-5
Charakter ryzyka
Ryzyko mające istotny wpływ
na działalność jednostki:
Wysoki wpływ ryzyka,
ryzyko prawie pewne
lub możliwe
Średni wpływ ryzyka,
ryzyko prawie pewne.
Ryzyko mające umiarkowany
wpływ na działalność jednostki:
Wysoki wpływ ryzyka,
ryzyko incydentalne
Średni wpływ ryzyka,
ryzyko możliwe lub
incydentalne,
Niski wpływ ryzyka,
ryzyko prawie pewne.
Ryzyko mające nieznaczny
wpływ na działalność jednostki:
Niski wpływ ryzyka,
ryzyko możliwe lub
incydentalne.
Rodzaj zagrożenia
Zagrożenie nieakceptowane
Zagrożenie akceptowalne
Zagrożenie akceptowalne
Reakcja na ryzyko
W przypadku niemożności
odstąpienia od realizacji
bezzwłocznie zaplanować i
zrealizować odpowiedź na
ryzyko.
Zaplanować odpowiedź na
ryzyko, zaplanowane działania
zapobiegawcze zrealizować w
momencie przystąpienia do
realizacji określonych działań
operacyjnych.
Monitorować ryzyko,
zaplanować i zrealizować
odpowiedź na ryzyko w
przypadku zaistnienia
symptomów wystąpienia
określonego ryzyka.
13
Załącznik Nr 9
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
PRIORYTETY STAROSTY ZGIERSKIEGO
Priorytet
Opis
A
Priorytetem „A” Starosta oznacza zadania, które biorąc pod uwagę związane z nimi ryzyka powinny zostać zrealizowane
w pierwszej kolejności. Brak realizacji przedmiotowych zadań może skutkować materializacją zdarzeń w sposób znaczący
mogących wpłynąć na prawidłowe funkcjonowanie jednostki.
B
Priorytetem „B” Starosta oznacza zadania, które biorąc pod uwagę związane z nim ryzyka, powinny zostać zrealizowane
w krótkiej perspektywie czasu, jednak brak realizacji danych zadań nie wpłynie w sposób znaczący na funkcjonowanie
jednostki.
C
Priorytetem „C” Starosta oznacza zadania, które biorąc pod uwagę związane z nim ryzyka, mogą zostać zrealizowane
w celu usprawnienia funkcjonowania jednostki jednak brak ich realizacji nie wpłynie na prawidłowe działanie jednostki.
14
Załącznik Nr 10
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
ZASADY OPRACOWANIA PLANU AUDYTU OPARTEGO NA ANALIZIE RYZYKA
L.p.
Stanowisko
odpowiedzialne
za działania
Czynność
Osoba
weryfikująca
1.
Koordynator
kontroli
zarządczej
Zobowiązanie
Kierowników jednostek,
Kierowników komórek
organizacyjnych,
Samodzielnych stanowisk
pracy
do opracowania zadań i
celów oraz
przeprowadzania analizy
ryzyka
Utworzenie listy zadań,
celów w zarządzanej
jednostce, komórce oraz
udokumentowanie listy
zadań, celów zgodnie ze
wzorem zamieszczonym
w załączniku Nr 1 Część
A
Starosta Zgierski
2A
Kierownicy
jednostek
organizacyjnych
Powiatu,
Kierownicy
komórek
organizacyjnych,
samodzielne
Termin
Do 15
października
Koordynator
kontroli zarządczej
Do 31
października
Dokument
źródłowy
Zarządzenie w
sprawie
prowadzenia
kontroli
zarządczej
Produkt
Miejsce
docelowe
Informacja
Jednostki
organizacyjne
Powiatu,
komórki
organizacyjne
Starostwa
Lista zadań, celów
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
/Jednostki/
komórki
organizacyjne
Informacja
15
Załącznik Nr 10
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
L.p.
Stanowisko
odpowiedzialne
za działania
Czynność
2B
stanowiska pracy
Udokumentowanie
procesu identyfikacji i
oceny ryzyka w komórce
organizacyjnej oraz
przeprowadzenie analizy
zidentyfikowanego
ryzyka zgodnie ze
wzorem stanowiącym
załącznik Nr 1 Część A
Osoba
weryfikująca
Termin
Dokument
źródłowy
j.w.
j.w.
j.w.
2C
Przekazanie
wypełnionych arkuszy –
Załącznik Nr 1 Część A
3A
Biuro Audytu
wewnętrznego i
Kontroli
Przygotowanie
zbiorczego zestawienia
zadań, celów i ryzyka
Audytor
wewnętrzny
Audytor
wewnętrzny
Do 5 listopada
Do 10
listopada
3B
Przekazanie zbiorczego
zestawienia
Koordynatorowi kontroli
zarządczej
Koordynator
kontroli zarządczej
Niezwłocznie
Lista zadań, celów
wraz z
identyfikacją i
oceną ryzyka
/wersja papierowa
i elektroniczna/
Lista zadań, celów
wraz z
identyfikacją i
oceną ryzyka
Zbiorcze
zestawienie celów,
zadań, ryzyka –
Załącznik Nr 2
poz. 1-6
Produkt
Miejsce
docelowe
Lista zadań, celów
wraz z identyfikacją i
oceną ryzyka
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
/Jednostki/
komórki
organizacyjne
Potwierdzenie
przekazania
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
Wykaz celów,
wszystkich
zadań/podzadań, oraz
ryzyk Powiatu
Zgierskiego na rok –
Załącznik Nr 2 poz.16
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
Zatwierdzony
dokument
Koordynator
kontroli
zarządczej
16
Załącznik Nr 10
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
L.p.
Stanowisko
odpowiedzialne
za działania
Czynność
Osoba
weryfikująca
Termin
4A
Dokonanie weryfikacji
zadań, celów, ryzyka
4B
Koordynator
kontroli
zarządczej
4C
5A.
Biuro Audytu
wewnętrznego i
Kontroli
5B.
Audytor
wewnętrzny
5C
6
Audytor
wewnętrzny
Starosta Zgierski
Przekazanie
wypełnionego Załącznika
Nr 2 poz. 1-10 do
zatwierdzenia Staroście
Przekazanie
wypełnionego Załącznika
Nr 2 pozycje 1-10 do
wiadomości BA
Dokonanie oceny ryzyka
Załącznik Nr 3
Przeprowadzanie analizy
ryzyka
Przekazanie listy
obszarów ryzyka
zaproponowanych do
objęcia planem audytu w
kolejnym roku
Nadanie priorytetów
Dokument
źródłowy
Produkt
Miejsce
docelowe
Wypełniony Załącznik
Nr 2 pozycje 1- 10
Koordynator
kontroli
zarządczej
Starosta
Do 20
listopada
Zbiorcze
zestawienie celów,
zadań, ryzyka –
Załącznik Nr 2
poz. 1-6
Starosta
Niezwłocznie
Wypełniony
Załącznik Nr 2
(poz. 1-10)
Potwierdzenie
przekazania
Koordynator
kontroli
zarządczej
Audytor
wewnętrzny
Do 25
listopada
Wypełniony
Załącznik Nr 2
(poz. 1-10)
Potwierdzenie
przekazania
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
Audytor
wewnętrzny
Do 1 grudnia
Wypełniony
Załącznik Nr 2
(poz. 1-10)
Załącznik Nr 3
Audytor
wewnętrzny
Niezwłocznie
Wypełniony
Załącznik Nr 3
Niezwłocznie
Udokumentowana
analiza ryzyka–
Załącznik Nr 4
Do 7 grudnia
Lista obszarów
ryzyka
zaproponowanych
do objęcia planem
Starosta Zgierski
Brak
Udokumentowana
analiza ryzyka–
Załącznik Nr 4
Lista obszarów ryzyka
zaplanowanych do
przeprowadzenia
zadań zapewniających
- Załącznik Nr 5 poz.
1-6
Wypełniony Zał. Nr 5
(poz. 1-7)
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
17
Załącznik Nr 10
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
L.p.
Stanowisko
odpowiedzialne
za działania
Czynność
Osoba
weryfikująca
Termin
Dokument
źródłowy
Produkt
Miejsce
docelowe
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
audytu w
kolejnym roku
budżetowym
7.
Audytor
wewnętrzny
8
Audytor
wewnętrzny
9.
Starosta
10
Kierownicy
jednostek
organizacyjnych
Powiatu,
Kierownicy
komórek
organizacyjnych,
samodzielne
stanowiska pracy
Podjęcie decyzji o
zadaniach
zaplanowanych do
realizacji na następny rok
budżetowy
Sporządzenie rocznego
planu audytu opartego na
analizie ryzyka
Wydanie zarządzenia w
sprawie wprowadzenia
planu audytu
Utworzenie listy
zrealizowanych zadań w
roku poprzednim w
zarządzanej jednostce,
komórce oraz
udokumentowanie listy
celów i zadań, zgodnie ze
wzorem zamieszczonym
w załączniku Nr 1 Część
B
Audytor
wewnętrzny
Do 10 grudnia
Wypełniony Zał.
Nr 5 (poz. 1-7)
Załącznik Nr 5(poz. 18)
Brak/ Audytor
wewnętrzny
Do 20 grudnia
Załącznik Nr
5(poz. 1-8)
Roczny plan audytu
Brak
Do 31 grudnia
Roczny plan
audytu
Zarządzenie
Koordynator
kontroli zarządczej
Do 31 marca
Informacja
Lista zadań, celów
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
Biuro Audytu
wewnętrznego
i Kontroli
/Jednostki/
komórki
organizacyjne
18
Załącznik Nr 11
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
PRZYKŁADOWY KATALOG RYZYK
L.P.
1.
RYZYKO
Wykorzystanie środków niezgodnie z przeznaczeniem lub niezgodnie z
obowiązującymi procedurami.
2.
Nienależne pobranie środków.
3.
Pobranie środków w nadmiernej wysokości.
4.
Przyznanie środków bez zachowania lub z naruszeniem procedur.
5.
Przekazanie środków bez zachowania lub z naruszeniem procedur.
6.
Nie dochodzenie nienależnie pobranych środków.
7.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych niezgodnie z zasadami określonymi w ustawie
o rachunkowości.
8.
Wskazanie nierzetelnych danych w sprawozdaniach finansowych.
9.
Niezachowanie terminów sporządzania sprawozdań finansowych.
10.
Niezachowanie terminów sporządzania sprawozdań budżetowych.
11.
Wskazanie nierzetelnych danych w sprawozdaniach budżetowych.
12.
Niezachowanie zasad inwentaryzacji składników majątku.
13.
Niezachowanie terminów inwentaryzacji składników majątku.
14.
Nieudokumentowanie przeprowadzonej inwentaryzacji.
15.
Nieterminowość realizacji zamówień publicznych przez wykonawców.
16.
Niedostateczne rozeznanie rynku przy udzielaniu zamówień publicznych do 14
tys. euro.
17.
Dobór nieodpowiednich kryteriów oceny ofert.
18.
Przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków.
19.
Przekroczenie upoważnienia do zaciągania zobowiązań.
20.
Nieprawidłowości w opłacaniu składek.
21.
Nieuprawniony dostęp do informacji poufnych.
22.
Włamanie do systemu informatycznego.
23.
Konieczność wypłaty odszkodowań.
24.
Konieczność zapłaty kar umownych.
25.
Błędne rozstrzygnięcia administracyjne.
26.
Nadmierny czas od wniosku do dostarczenia produktu –nieterminowość.
19
Załącznik Nr 11
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
L.P.
RYZYKO
27.
Naruszenie procesu legislacji, usterki prawne, proceduralne.
28.
Brak integralności danych w systemach informatycznych.
29.
Zwłoka, opóźnienia działania, przekroczenie terminów.
30.
Brak wyegzekwowania opłat, utrata środków.
31.
Błędy w rozstrzygnięciach, decyzje wadliwe.
32.
Błędy formalno – rachunkowe (np. błędna klasyfikacja budżetowa).
33.
Niezgodność sprawozdania z księgami rachunkowymi.
34.
Sprawozdanie nierzetelnie lub niejasno przedstawia sytuację majątkową i
finansową jednostki.
35.
Niezgodność ewidencji z ustawą o rachunkowości.
36.
Błędy i niekompletność danych.
37.
Nieaktualne dane w bazach danych.
38.
Brak określonej odpowiedzialności.
39.
Niewystarczające kompetencje zawodowe.
40.
Niewystarczające zabezpieczenia, kary.
41.
Niedotrzymanie warunków umowy.
42.
Zbyt niskie uczestnictwo, frekwencja.
43.
Utrata zaufania.
44.
Awaria teletransmisji danych.
45.
Niewystarczające zabezpieczenia, kary.
46.
Utrata wizerunku.
47.
Ryzyko pożaru.
48.
Ryzyko wypadku.
49.
Ryzyko utraty życia.
50.
Nieprecyzyjne określenie obowiązków.
51.
Zapłaty odsetek karnych.
52.
Zapłaty grzywny.
53.
Nieodpowiednia struktura organizacyjna.
54.
Awaria systemu.
55.
Nieuprawniona zmiana danych.
20
Załącznik Nr 11
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
L.P.
RYZYKO
56.
Indolencja (nieprzestrzeganie procedur).
57.
Przedawnienie należności.
58.
Rosnący poziom nie wyegzekwowanych należności.
59.
Błędy w systemach informatycznych.
60.
Nie obsadzone stanowiska.
61.
Rotacja pracowników.
62.
Rosnący poziom skarg i działań dyscyplinarnych.
63.
Marnotrawstwo.
64.
Oszustwo.
65.
Łapownictwo.
66.
Brak planowania działań.
67.
Rosnąca liczba pozwów sądowych.
68.
Zachwianie płynności finansowej.
69.
Rosnące, w tym nieplanowane zadłużenie.
69.
Zmniejszone wpływy z tytułu podatków dochodowych.
70.
Zmniejszone wpływy z tytułu podatków i opłat lokalnych.
71.
Niedostateczny budżet na realizację zadań.
72.
Nieznajomość przez pracowników uregulowań prawnych koniecznych do
realizacji zadań.
73.
Zagrożenia fizyczne – kradzież, powódź, zalanie.
74.
Katastrofy budowlane.
75.
Utrata danych.
76.
Występowanie różnic inwetaryzacyjnych.
77.
Niewłaściwe zabezpieczenie zasobów informatycznych.
78.
Narażenie systemu na awarie, wirusy.
79.
Nieterminowe świadczenie usług na rzecz urzędu– remonty, naprawy, konserwacje.
80.
Niski poziom świadczonych usług na rzecz Starostwa.
81.
Niewłaściwy przepływ informacji wewnętrznych i zewnętrznych.
82.
Zaciąganie zobowiązań wobec dostawców, kontrahentów bez zabezpieczonych środków.
83.
Przekroczenie planu finansowego.
21
Załącznik Nr 11
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
L.P.
RYZYKO
84.
Fluktuacja kadr.
85.
Brak aktualizowanej, zapisanej polityki, zasad, kryteriów.
86.
Opóźnienia w aktualizacji bazy.
87.
Świadczenie przydzielone z naruszeniem zasad i kryteriów.
88.
Nietrafne kryteria merytoryczne naboru pracownika.
89.
Brak wpływu bezpośredniego przełożonego na wybór.
90.
Brak motywacji do osiągania celów.
91.
Brak właściwie dobranych szkoleń.
92.
Brak motywacji do zdobywania potrzebnych umiejętności.
93.
Nieprawidłowości w naliczaniu świadczeń.
94.
Nieterminowe wypłaty.
95.
Dublowanie pracy.
96.
Brak wyczerpującej informacji dla klienta
97.
Nieautoryzowany przelew środków pieniężnych.
98.
Niezgodność wypłat z zawartymi umowami.
99.
Nieprawidłowe naliczenie składek ZUS
100.
Nieprawidłowe naliczenie zaliczek na podatek dochodowy
101.
Nieterminowa wypłata wynagrodzeń
102.
103.
Nieujawnieni elementów wyposażenia o wartości nie wymagającej zawarcia umowy w
księgach inwentarzowych.
Niezgodność wysokości kwot przelewów z kwotami wynikającymi z umów lub
dokumentów będących podstawą zapłaty.
104.
Nieterminowość dokonania przelewów na rzecz dostawców towarów i usług.
105.
Nieautoryzowana wypłata gotówki
106.
Włamania do systemów.
107.
Niedopasowanie systemów do bazy sprzętowej.
108.
Zatrzymanie pracy systemów informatycznych.
109.
Brak przepływu informacji o błędach w systemach informatycznych.
110.
Wykorzystywanie nielegalnego oprogramowania.
111.
Nieuprawnione wdrożenie zmian w oprogramowaniu i bazach danych.
22
Załącznik Nr 11
do zasad zarządzania ryzykiem
w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i pozostałych
jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego
L.P.
RYZYKO
112.
Wysoki stopień skomplikowania działalności.
113.
Nieadekwatność informacji na podstawie, których podejmuje się decyzje.
114.
Utrata informacji.
115.
Niedawne zmiany kluczowych pracowników.
116.
Naruszenie poufności informacji.
117.
Znaczny wzrost zadań jednostki.
118.
Wdrażanie nowych technologii.
119.
Niewłaściwe planowanie projektu.
120.
Niepowodzenie projektu.
121.
Wdrażanie nie sprawdzanych rozwiązań.
122.
Zakłócenia w dostawach energii.
123.
Przerwy w łączności telefonicznej.
124.
Przerwy w dostępie do Internetu.
125.
Przerwy w dostępie do poczty elektronicznej.
126.
Zmiany stóp procentowych.
127.
Zmiany kursów walut.
128.
Inflacja.
129.
Dług publiczny.
130.
Zmiany polityczne na stanowiskach strategicznych.
131.
Nowe przepisy prawa.
132.
Zmiana przepisów.
133.
Brak regulacji prawnej w danym zakresie.
134.
Skomplikowane bądź niejasne przepisy.
135.
Naciski grup interesu.
136.
Presja polityczna.
137.
Niestabilni dostawcy.
138.
Monopolistyczna pozycja dostawców.
139.
Zmiany wysokości dochodów.
23