Tutorial do obsługi systemu CEHiSZ

Tutorial do obsługi systemu CEHiSZ Centralna Ewidencja Harcerska i
Struktury ZHP
Autor: pwd Paweł Poręba – Hufiec Podkrakowski –
[email protected], [email protected]
1
Spis treści
1. Wstęp ...................................................................................................................................................................... 2
1.1. Wstęp do dokumentu.............................................................................................................................. 2
2.2. Historia zmian i wersja tuturiala....................................................................................................... 3
2. Szef podstawowej jednostki ......................................................................................................................... 3
3. Administrator lokalny Hufca ....................................................................................................................... 3
4. Szef podstawowej jednostki – podstawowe czynności................................................................... 3
4.1. Hasło startowe i hasło standardowe, nadawanie uprawnień - informacje .................. 3
4.2. Pierwsze logowanie do systemu i ustalenia hasła standardowego .................................. 4
4.3. Resetowanie hasła w przypadku utraty ważności lub straty hasła standardowego5
4.4. Wybór jednostki po zalogowaniu...................................................................................................... 5
4.5. Dodanie nowej osoby do system ....................................................................................................... 6
4.6. Przepisanie harcerza lub zucha do nowej drużyny. ................................................................. 6
4.7. Skreślanie osoby z listy członków ZHP. ...................................................................................... 10
4.8. Edytowanie informacji o członkach drużyn.............................................................................. 11
5.1. Administrator lokalny Hufca – czynności rozszerzone............................................................ 12
1. Wstęp
1.1. Wstęp do dokumentu.
Tutorial przedstawia typowe problemy w zarządzaniu CEHiSZ z dwóch
poziomów:
 Szef podstawowej jednostki - czyli drużynowych i komendantów szczepów,
przewodniczących związków drużyny, przewodniczącym kręgów instruktorskich
 Administrator lokalny hufca – czyli osoba odpowiedzialne
Tutorial został stworzony na potrzeby instruktorów Hufca Podkrakowskiego.
Wszelkie opisane czynności i rozwiązywanie problemów są autorstwa autora tutoriala
powstałe na bazie osobistych doświadczeń z administrowania CEHiSZ z poziomu
administratora hufca. Autor nie gwarantuje że w każdym przypadku rozwiązanie
danego problemu lub czynności jest takie same.
Osoby korzystające z tego tutoriala proszone są w pierwszej kolejności o
przeczytanie punktu 1, 2, 3.
Tutorial będzie cały czas rozwijany. W przypadku czynności które są nie opisane
a jest z nimi problem, proszę o kontakt e-maila z autorem . Mile widziane są maile nie
tylko od członków Hufca Podkrakowskiego.
2
2.2. Historia zmian i wersja tuturiala
l.p
.
Data zmian
Wersja
tuturiala
1.
2.
15.12.2013 r.
16.12.2013 r.
v.1.0.0
v.1.0.1
Osoba
wprowadzająca
zmiany
pwd Paweł Poręba
pwd Paweł Poręba
Opis
Wydanie tutoriala
Dodanie punkty 5.1 i dalej punkt 7
2. Szef podstawowej jednostki
Szef podstawowej jednostki to jeden z poziomów dostępu do CEHiSZ. Poziom ten
najczęściej nadawany jest przez lokalnego administratora hufca i nadawany jest on
najczęściej szefom jednostek podległym pod hufiec jak drużyny, gromady, kluby,
komendanci szczepów.
Podstawowe czynności które może wykonać szef podstawowej jednostki to:
 Edytować informacje o drużynie lub drużynach do których przydzielone są mu
prawa (->).
 Dodawanie nowych członków drużyn.
 Usuwanie członków drużyn którzy już nie należą do drużyny (zmiana statusu).
 Edytowanie danych istniejących już użytkowników: dane kontaktowe, stopnie
harcerskie i instruktorskie.
 Przeniesienia członków do innych drużyn.
 Przeniesienia członków drużyn i gromad pomiędzy pionami.
3. Administrator lokalny Hufca
Administrator lokalny hufca to jeden z poziomów dostępu do CEHiSZ. Poziom ten
nadawany jest najczęściej przez administratora chorągwi. Posiada bardziej rozszerzone
prawa niż szef podstawowej jednostki.
Podstawowe czynności które może wykonać administrator lokalny hufca to:
 Tworzenie nowych jednostek: drużyn, gromad, kręgów, klubów itp.,
 Edytowanie danych utworzonych już jednostek,
 Nadawanie poziomu dostępu „Szef podstawowej jednostki” dla osób
odpowiedzialnym za daną jednostkę,
 Resetowanie haseł startowych do logowania,
oraz wszelkie prawa które posiada „Szef podstawowej jednostki” (pkt. ->2)
4. Szef podstawowej jednostki – podstawowe czynności
4.1. Hasło startowe i hasło standardowe, nadawanie uprawnień - informacje
3
Logowanie do CEHiSZ odbywa się poprzez przeglądarkę www poprzez stronę:
e.zhp.pl. Aby się zalogować do systemu trzeba mieć uprawnienie minimum „Szef
podstawowej jednostki” nadawane przez Administratora Hufca. Bez tych uprawnień
logowanie jest nie możliwe. Do logowania służy PESEL i hasło do konta.
W systemie są dwa rodzaje haseł:
 hasło startowe - ustalane przez administratora hufca w momencie tworzenie
uprawnień do logowania,
 hasło „standardowe” – ustalone przez właściciela konta.
Hasło startowe używamy TYLKO do dwóch czynności:
 pierwsze logowanie do CEHiSZ,
 do zmiany hasła standardowego w przypadku gdy zostanie zapominanie lub gdy
hasło standardowe wygaśnie.
Hasło standardowe używamy do normalnego logowania do CEHiSZ.
Hasło startowe może być użyte maksymalnie 5 razy. Gdy hasło zostanie użyte 5
razy a istnieje potrzeba użycia hasła startowego, należy się zgłosić do administratora
hufca w celu zresetowania licznika hasła startowego, w celu możliwości ponownego 5
krotnego użycia hasła startowego.
Hasło standardowe traci swoją ważność po 30 dniach. Po 30 dniach należy je
zmienić (pkt. -> 4.3). Trzeba pamiętać żeby hasło standardowe zawierało odpowiednie
znaki i spełniało odpowiednie warunki:
 minimalna długość to 8 znaków,
 musi zawierać minimum jedną cyfrę,
 musi zawierać duże i małe litery
 minimum jeden znak specjalny jak !@#$%^&*()_+ (wszystkie znaki dostępne z
klawiatury),
 nie zalecane jest używanie polskich znaków ,
4.2. Pierwsze logowanie do systemu i ustalenia hasła standardowego
1.
2.
3.
4.
Przy pierwszym logowaniu do systemu, należy wykonać następujące czynności:
Przejść na stronę www.e.zhp.pl.
Kliknąć w przycisk „Zmiana hasła”. Zostanie otwarty panel „Zmiana hasła” w
którym za pomocą hasła startowego należy ustalić hasło standardowe.
Wpisujemy PESEL.
Wpisujemy hasło startowe przekazane przez administratora hufca i zaznaczmy
opcję „Hasło startowe”.
5. Wpisujemy nowe hasło standardowe, które musi spełniać warunki opisane w
punkcie ->4.1. i klikamy w przycisk „Zmień hasło”
6. Jeśli wprowadzone dane są poprawnie zostanie wyświetlony komunikat: „Zmiana
hasła przebiegła pomyślnie” i automatycznie zostanie otwarty panel startowy
przez który można się zalogować do systemu.
4
4.3. Resetowanie hasła w przypadku utraty ważności lub straty hasła
standardowego
Resetowanie hasła jest najczęściej spowodowane przez:
 wygaśnięcie hasła standardowego - 30 dni od ostatniego logowania,
 strata hasła np.: poprzez słabą pamięć ;)
1.
2.
3.
4.
Aby zresetować hasło w obydwu przypadkach należy:
Przejść na stronę www.e.zhp.pl.
Kliknąć w przycisk „Zmiana hasła”. Zostanie otwarty panel „Zmiana hasła” w
którym za pomocą hasła startowego należy ustalić hasło standardowe.
Wpisujemy PESEL.
Jeśli znamy stare hasło które wygasło to wpisujemy je w polu „Stare hasło” i NIE
ZAZNACZMY pola „Hasło startowe. Jeśli nie znamy starego hasła standardowego
to w pole „Stare hasło” wpisujemy hasło startowe nadane przez administratora
hufca i ZAZNACZMY pole „to jest hasło startowe”.
5. Wpisujemy nowe hasło standardowe, które musi spełniać warunki opisane w
punkcie ->4.1. i klikamy w przycisk „Zmień hasło”
6. Jeśli wprowadzone dane są poprawnie zostanie wyświetlony komunikat: „Zmiana
hasła przebiegła pomyślnie” i automatycznie zostanie otwarty panel startowy
przez który można się zalogować do systemu.
4.4. Wybór jednostki po zalogowaniu
Po zalogowaniu do systemu, pierwszą czynnością każdego użytkownika jest
wybranie jednostki dla której chcemy wykonać dowolną operacje.
Wyświetlana jest lista jednostek do której użytkownik ma przypisane prawa. Aby
przejść na wybraną jednostkę należy kliknąć w przycisk „Przejdź” przy danej .
5
4.5. Dodanie nowej osoby do system
Dodać nowego użytkownika może tylko osoba która ma prawa dostępu do danej
drużyny lub gromady. Jeśli ktoś posiada tylko prawo do szczepu, to niestety nie ma
prawa dodawać osób , zmieniać dane, przerzucać z drużyny do drużyny i etc.
Aby dodać nowego zucha do gromady lub harcerza do drużyny, należy:
1. Zalogować się do sytemu przez stronę www.ezhp.pl, i wybrać odpowiednią
drużynę lub gromadę.
2. W górnym pasku zakładek wybrać zakładkę odpowiadającą wybranej jednostce
lub
a następnie zakładki „Sprawy
członkowskie” i „Edycja danych członków”. Zostanie otwarty panel do zarządzania
jednostką.
3. W otwartym panelu z kolumny „Struktura” wybieramy interesującą nas jednostkę
i klikamy na nią.
4. Po wybraniu jednostki, w kolumnie „Lista osób” zostanie wyświetlona list
członków. W kolumnie „Lista osób” dostępne są dwie zakładki:

Przydział – zawiera listę członków drużyny

Przynależność – zawiera listę instruktorów przypisanej do tej jednostki
m.in.: drużynowego.
5. Aby dodać nowego członka drużyny czy gromady należy kliknąć w przycisk
zaznaczony na czerwono.
6. Po kliknięciu uruchomi się panel w którym uzupełniamy dane osobowe nowo
dodawanego członka drużyny.
7. W celu zapisania klikamy w ikonę
4.6. Przepisanie harcerza lub zucha do nowej drużyny.
Aby przepisać harcerza do innej drużyny lub zucha przepisać do drużyny
harcerskiej należy posiadać numer identyfikacyjny drużyny do której chcemy przepisać
zucha lub harcerza.
6
Istnieją dwa sposoby uzyskania numeru identyfikacyjnego drużyny do której
chcemy przepisać zucha lub harcerza:
 jeśli następuje przepisanie harcerza lub zucha pomiędzy drużynami, do których
ma dostęp jedna osoba (np. Komendant Szczepu ma przydzielone prawa dostępu
do wszystkich drużyn ze szczepu) to uzyskanie numeru identyfikacyjnego jest
proste i nie potrzeba do tego osób trzecich,
 jeśli następuje przepisanie harcerza lub zucha pomiędzy drużynami które
znajdują się w dwóch odmiennych szczepach lub hufcach, numer identyfikacyjny
drużyny należy uzyskać od administratora hufca lub komendanta danego
szczepu a najlepiej od drużynowego danej drużyny.
Uwaga! Na potrzeby tego tutoriala omawiany jest przypadek gdy następuje
przepisanie pomiędzy drużynami z jednego szczepu i szczepem administruje
jedna osoba.
Aby uzyskać numer identyfikacyjny drużyny w ramach jednego szczepu a
następnie przepisać do niej harcerza lub zucha należy wykonać następujące czynności.
UZYSKANIE NUMERU IDENTYFIKACYJNEGO DRUŻYNY
1. Zalogować się do sytemu przez stronę www.ezhp.pl, i wybrać odpowiednią
drużynę lub gromadę do której chcemy przepisać zucha lub harcerza.
2.
3.
4.
W górnym pasku zakładek wybrać zakładkę
lub
, a następnie zakładki „Sprawy struktury ” i „Edycja jednostek”.
Zostanie otwarty panel do zarządzania jednostkami.
W otwartym panelu z kolumny „Struktura” wybieramy interesującą jednostkę do
której chcemy przepisać harcerza lub zucha i klikamy na nią.
Po wybraniu jednostki, w kolumnie obok zostaje wyświetlona wizytówka
drużyny, w której w dolnej części znajduje się numer identyfikacyjny drużyny do
której chcemy przepisać harcerza lub zucha.
7
5. Zapisujemy numer identyfikacyjny drużyny np. w Notatniku tak, aby można
go było wykorzystać w następnych krokach.
ZMIANA PRZYDZIAŁU SŁUŻBOWEGO
6.
7.
8.
9.
Przechodzimy do zakładki
lub
a następnie
zakładki „Sprawy członkowskie” i „Edycja danych członków”.
W otwartym panelu z kolumny „Struktura” wybieramy jednostkę w której są
harcerze lub zuchy do przepisania i klikamy na nią. Powinna zostać wyświetlona
w kolumnie „Lista osób” , lista członków danej drużyny.
Z listy wybieramy harcerz lub zucha którego chcemy przepisać do innej drużyny.
Po wybraniu harcerza ,w ostatniej kolumnie powinna się pojawić wizytówka
wybranego harcerza. Nad wizytówką jest ikonka
. Kliknięcie w tą ikonę
spowoduje wyświetlenie nad wizytówką poniższych zakładek
dzięki którym możemy dokonać edycji danych wybranego harcerza a w tym
przeniesienia do innej drużyny.
10. Aby zmienić drużynę lub gromadę klikamy w zakładkę „Przydział służbowy”
8
11. W zakładce „Przydział służbowy” zostanie wyświetlony poniższy widok
12. Klikamy w przycisk zaznaczony na czerwono
Następnie w przycisk „zmień” znajdujący się z prawej strony
13. Po kliknięciu w „zmień” otworzy się nowe okno
9
14. Sprawdzamy czy jest ustawione „Przydział służbowy” – czasami samo się
przełącza na „Przynależność”.
15. W części „Zwolnienie” trzeba uzupełnić:
 wybrać datę, najlepiej aktualną,
 numer rozkazu np. R. L 1\2013
 w polu kto wydał wpisać stopień, imię i nazwisko tego kto wydał rozkaz.
16. W części „Podaj jednostkę do której ma być zmieniony przydział służbowy” w polu
„Jednostka” wpisujemy ręcznie numer jednostki DO której chcemy przepisać
zucha lub harcerza. W czasie wpisywania kolejnych numerów jednostki system
powinien podpowiadać jednostki, które pasują wpisanym cyfrom. Wybieramy
oczywiście tą, o którą nam chodzi. Pole „Kod jednostki i JID zostanie uzupełniony
automatycznie.
17. Aby zapisać zmiany wszystkie wyżej wymienione pola muszą być
uzupełnione. Inaczej system wykasuje wszystkie wprowadzone dane !!!!
Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem:
18. Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie to w zakładce „Przydział służbowy” widać
starą drużynę i nową drużynę harcerza lub zucha który został właśnie
przepisany.
UWAGA! CEHiSZ czasami ma problem z odświeżaniem list danej drużyny.
Najlepszym wyjściem w celu odświeżenia jest wylogowanie i ponowne
logowanie lub przejście do panelu początkowego.
4.7. Skreślanie osoby z listy członków ZHP.
10
Tak samo jak w przypadku dodawania osób, skreślać z listy członków ZHP ma
prawo tylko osoba której ma przypisane prawa do danej drużyny.
Aby skreślić zucha luba harcerza z list należy:
1. Zalogować się do sytemu przez stronę www.ezhp.pl, i wybrać odpowiednią
drużynę lub gromadę.
2. W górnym pasku zakładek wybrać zakładkę odpowiadającą wybranej jednostce
lub
a następnie zakładki „Sprawy
członkowskie” i „Zmiana statusu członków”. Zostanie otwarty panel do
zarządzania statusami członków.
3. Wpisujmy nazwisko i imię harcerza lub zucha którego chcemy usunąć a następnie
klikamy w przycisk „Szukaj”.
4. Z wyświetlonej listy wybieramy osobą o którą nam chodzi klikając w przycisk
„Wybierz”. Wybrana osobo powinna być podświetlona na kolor bordowy.
5. Jeśli wybrana osoba jest podświetlona na bordowo to u dołu ekranu znajduje się
pasek z zakładkami:
Wybieramy opcję „Odszedł z ZHP” . Wybranie tej opcji spowoduje wykreślnie z
listy członków ZHP dzięki czemu składki nie będą naliczane ale zawsze jest
możliwe ponowne przywrócenie poprzez wybranie „Przwróć”.
6. Po wybraniu opcji „Odszedł z ZHP” zostanie otwarty panel :
Uzupełniamy wszystkie pola i zatwierdzamy przyciskiem
7. Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie zostanie wyświetlony komunikat „Dane
zapisano”.
4.8. Edytowanie informacji o członkach drużyn
W CEHiSZ wbrew powszechnej opinii nie jest tylko narzędziem do kontrolowania
składek. W CEHiSZ można zapisać również zdobyty stopnie harcerskie, stopnie
instruktorskie, funkcje, składki.
11
Aby edytować dane należy:
1. Zalogować się do sytemu przez stronę www.ezhp.pl, i wybrać odpowiednią
drużynę lub gromadę.
2. W górnym pasku zakładek wybrać zakładkę odpowiadającą wybranej jednostce
lub
a następnie zakładki „Sprawy
członkowskie” i „Edycja danych członków”. Zostanie otwarty panel do zarządzania
jednostką.
3. W otwartym panelu z kolumny „Struktura” wybieramy jednostkę w której są
harcerze lub zuchy do przepisania i klikamy na nią. Powinna zostać wyświetlona
w kolumnie „Lista osób” , lista członków danej drużyny.
4. Z listy wybieramy harcerz lub zucha którego chcemy przepisać do innej drużyny.
5. Po wybraniu harcerza ,w ostatniej kolumnie powinna się pojawić wizytówka
wybranego harcerza. Nad wizytówką jest ikonka
. Kliknięcie w tą ikonę
spowoduje wyświetlenie nad wizytówką poniższych zakładek
dzięki którym możemy dokonać edycji danych wybranego harcerza.
Zakładki podświetlone na zielono są to zakładki które może edytować
drużynowy.
6. Schemat edycji we wszystkich zakładkach jest taki sam. ZAWSZE przed edycją
danych, w danej zakładce należy użyć przycisku
.
7. Użycie tego przycisku spowoduje otwarcie panelu w którym można dokonać
zmian. Miłej zabawy ... ;)
5.1. Administrator lokalny Hufca – czynności rozszerzone
Nie każdą czynność może wykonać osoba która ma nadany dostęp „Szef
podstawowej jednostki”. W sprawie wszystkich czynności wymienionych niżej należy
zawsze kontaktować się ADMINISTRATOREM HUFCA
Wykaz czynności które może i powinien wykonać administrator:
1. Przypisanie drużynowego do drużyny lub gromady którą będzie prowadził.
2. Zmiana i edycja wszystkich danych Instruktorów należących do hufca. Dotyczy to
również osób które złożyły zobowiązanie instruktorskie i zdobyły pierwszy
stopień instruktorski.
3. Nadawanie uprawnień drużynowym, komendantom do zarządzania w CEHiSZ
jednostkami.
12
4. Resetowanie licznika haseł jednorazowych w przypadku gdy zostały użyte więcej
niż 5 razy.
5. Dodawanie do CEHiSZ nowo powstałych drużyn i gromad.
6. Rozwiązywanie wszelkich problemów i błędów – większość rzeczy da się cofnąć.
7. Dodawanie lub usuwanie drużyn z CEHiSZ.
13