Procedura zlecania zadań publicznych organizacjom

Transkrypt

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 11/2015
Prezydenta Miasta Kutno
z dnia 26 stycznia 2015r.
PREZYDENT MIASTA KUTNO
Procedura zlecania zadań publicznych
organizacjom pozarządowym
dla Miasta Kutno.
Kutno 2015 r.
Spis treści
Wstęp ...................................................................................................................................3
1. WPROWADZENIE DO PROCEDURY
1.1 Zakres zadań publicznych ...............................................................................................4
1.2 Podmioty uprawnione do przyjęcia zlecenia na realizację zadania publicznego.............4
1.3 Program współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi
w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie .........................5
1.4 Konsultacje społeczne projektu Programu współpracy ...................................................6
2. PROCEDURA ZLECANIA ZADAŃ PUBLICZNYCH
2.1. Schemat procesu zlecania zadań publicznych...............................................................7
2.2. Wybrane formy zlecania zadań......................................................................................8
2.2.1 Otwarty konkurs ofert ..................................................................................................8
2.2.2 Tryb małych zleceń (mała dotacja)..............................................................................9
2.2.3 Zakup usług ...............................................................................................................10
3. REALIZACJA ZADANIA PUBLICZNEGO........................................................................11
4. OCENA EFEKTYWNOŚCI ZADAŃ ZLECONYCH ORGANIZACJOM .............................12
Załącznik nr 1 - Instrukcja wypełniania oferty na realizację zadania publicznego............14
Załącznik nr 2 - Instrukcja wypełniania sprawozdania z realizacji zadania.......................23
Załącznik nr 3 - Protokół rozliczenia sprawozdania z realizacji zadania publicznego .......32
Załącznik nr 4 - Protokół z kontroli merytorycznej zadania publicznego ..........................34
Załącznik nr 5 - Protokół z kontroli realizacji zadania publicznego
zleconego przez Prezydenta Miasta Kutno..............................................35
2
Wstęp
Celem współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi jest skuteczne
zaspokajanie potrzeb lokalnych społeczności we wszystkich dziedzinach życia społecznego
oraz wspieranie aktywności mieszkańców poprzez włączanie ich do realizacji zadań
publicznych. Czynny udział osób zrzeszonych w organizacjach pozarządowych sprzyja
tworzeniu więzi społecznych, odpowiedzialności za swoje otoczenie i ludzi, przyczynia się
do większego wykorzystania potencjału społeczności oraz ma znaczący wpływ na jej
integrację.
Współpraca organizacji pozarządowych z samorządem jest formą dialogu
obywatelskiego i opiera się na zasadach suwerenności i partnerstwa stron, pomocniczości,
efektywności oraz jawności (przejrzystości) i uczciwej konkurencji (interesu ogólnego). Jej
podstawą jest możliwość przekazywania organizacjom pozarządowym zadań publicznych
i dotowanie ich realizacji.
Organizacje pozarządowe, które pozyskują środki od organów administracji
publicznej muszą charakteryzować się prowadzeniem działalności społecznie użytecznej
prowadzonej w sferze działań publicznych zgodnie z zapisami w statutach tych jednostek
oraz określonych w programie współpracy.
Podstawowymi
administracji
dokumentami
publicznej,
w
tym
regulującymi
organów
kwestie
jednostek
współpracy
samorządu
organów
terytorialnego
z organizacjami pozarządowymi są:
− Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie
(t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118 z późn. zm.),
− Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku
w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania
publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. 2011, Nr 6,
poz. 25),
− Ustawa z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.
594 z późn. zm.).
3
1. WPROWADZENIE DO PROCEDURY
1.1 Zakres zadań publicznych.
Jednostki samorządu terytorialnego zlecają zadania publiczne organizacjom
pozarządowym w zakresie określonym w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Priorytetowe zadania publiczne i obszary wskazane do współpracy określone są
w Programie współpracy na rok 2015 Miasta Kutno z organizacjami pozarządowymi oraz
podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie, uchwalonym przez Radę Miasta Kutno. Są to zadania z zakresu:
1. pomocy społecznej,
2. ochrony i promocji zdrowia,
3. nauki, edukacji, oświaty i wychowania,
4. wypoczynku dzieci i młodzieży,
5. kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego,
6. wspierania i upowszechniania kultury fizycznej,
7. ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego,
8. turystyki i krajoznawstwa,
9. porządku i bezpieczeństwa publicznego,
10. przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym,
11. działalności na rzecz kombatantów i osób represjonowanych,
12. działalności na rzecz osób w wieku emerytalnym,
13. działalności na rzecz organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych
w art. 3 ust. 3 ustawy.
Miasto Kutno prowadzi działalność w sferze zadań publicznych, we współpracy
z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy
z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
prowadzącymi działalność odpowiednio do terytorialnego zakresu działania gminy
w zakresie odpowiadającym zadaniom określonym w art. 7 ustawy z dnia 8 marca 1990
roku o samorządzie gminnym.
1.2. Podmioty uprawnione do przyjęcia zlecenia na realizację
zadania publicznego.
Podmiotami uprawnionymi do przyjęcia zlecenia na realizację zadania publicznego
od samorządu Miasta Kutna są:
1. Organizacje pozarządowe zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie.
Organizacje pozarządowe nie muszą posiadać statusu organizacji pożytku publicznego,
muszą jednak prowadzić działalność pożytku publicznego. Działalnością pożytku
publicznego jest działalność społecznie użyteczna, prowadzona przez organizacje
pozarządowe w sferze zadań publicznych określonych w ustawie.
Terenowe oddziały organizacji (nie posiadające osobowości prawnej) mogą realizować
zadanie publiczne na zlecenie samorządu wyłącznie za zgodą zarządu głównego
organizacji (np. na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez zarząd główny).
Dwie lub więcej organizacji pozarządowych, działających wspólnie, mogą złożyć ofertę
wspólną. Oferta wspólna wskazuje sposób reprezentacji poszczególnych podmiotów wobec
Miasta Kutno oraz podział zadań do wykonania pomiędzy poszczególnymi podmiotami.
4
2. Podmioty wymienione w art. 3 ust. 3. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku
o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, które mogą prowadzić
działalność pożytku publicznego:
1) osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku
Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa
do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia
i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku
publicznego;
2) stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego;
3) spółdzielnie socjalne;
4) spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące
spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie
(Dz. U. z 2014r. poz. 715), które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają
całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału
między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników.
1.3 Program współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz
podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie.
Zgodnie z art. 5a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie, Rada Miasta Kutno uchwala roczny program współpracy
z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3. Program
współpracy jest podstawowym dokumentem, który opisuje zasady współpracy pomiędzy
władzami samorządowymi a działającymi na danym terenie organizacjami pozarządowymi.
Głównym założeniem Programu jest budowanie partnerstwa pomiędzy Miastem Kutno
a organizacjami pozarządowymi, służącego rozpoznawaniu i zaspakajaniu potrzeb
mieszkańców oraz wzmacnianiu roli aktywności obywatelskiej w rozwiązywaniu problemów
lokalnych. Jego celem jest włączenie organizacji do realizacji zadań publicznych,
co przyczynić się ma do umocnienia w społecznej świadomości poczucia odpowiedzialności
za siebie i swoje otoczenie.
Program współpracy wskazuje zadania publiczne, które samorząd Miasta Kutno
chce realizować wspólnie z organizacjami pozarządowymi w formie współpracy finansowej
i niefinansowej. Zawiera on w szczególności: cele programu, zasady współpracy, zakres
przedmiotowy, formy współpracy i sposób realizacji programu, priorytetowe zadania
publiczne i obszary realizacji, okres realizacji programu, wysokość środków planowanych
na jego realizację, sposób oceny realizacji, informację o sposobie tworzenia programu oraz
o przebiegu konsultacji.
Planowanie Programu na rok następny rozpoczyna się od oceny Programu za rok
miniony. Prezydent Miasta nie później niż do dnia 30 kwietnia każdego roku,
jest obowiązany przedłożyć Radzie Miasta Kutno oraz opublikować w Biuletynie Informacji
Publicznej sprawozdanie z realizacji programu współpracy za rok poprzedni.
Ewaluacja Programu za rok poprzedni w formie spotkania z udziałem organizacji
pozarządowych oraz przedstawicieli Miasta Kutno przeprowadzona zostaje w terminie
do dnia 30 czerwca każdego roku.
Organizacje pozarządowe informują o planowanych działaniach w konkretnych
obszarach właściwych dla kompetencji samorządu gminnego. W tym celu przedkładają
tzw. plany zadaniowe – propozycje realizacji zadań publicznych na kolejny rok w terminie
do dnia 10 września każdego roku. Plany przedkładają w formie pisma skierowanego
5
do Prezydenta Miasta Kutno, w którym zawierają nazwę zadań, ich krótki opis,
przewidywany termin realizacji, planowaną ilość uczestników/osób objętych projektem,
całkowity koszt realizacji, środki własne.
Projekt programu na rok następny jest konsultowany z organizacjami
pozarządowymi w trybie opisanym w pkt. 1.4.
Zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie Program musi być zaopiniowany również przez Miejską Radę Działalności
Pożytku Publicznego w Kutnie, która została powołana stosownym Zarządzeniem
Prezydenta Miasta Kutno. Rada składa się z przedstawicieli: organizacji pozarządowych,
Rady Miasta Kutno oraz Prezydenta Miasta Kutno. Termin wyrażania opinii przez Radę
wynosi 14 dni od dnia doręczenia projektu dokumentu. Nie przedstawienie opinii
w terminie oznacza rezygnację z prawa do jej wyrażenia. Przedstawiciele Miejskiej Rady
Działalności Pożytku Publicznego w Kutnie mogą uczestniczyć w każdym z etapów
tworzenia Programu Współpracy.
Roczny program współpracy jest uchwalany do dnia 30 listopada roku
poprzedzającego okres obowiązywania programu (art. 5a ust.1 ustawy o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie).
1.4 Konsultacje społeczne projektu Programu współpracy.
Szczegółowy sposób konsultowania z organizacjami pozarządowymi i podmiotami
wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie projektów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących
działalności statutowej tych organizacji określa Uchwała Nr LII/600/10 Rady Miasta Kutno
z dnia 14 października 2010 roku. Zgodnie z nią konsultacje projektu Programu współpracy
z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy
przeprowadza się w celu poznania opinii organizacji o poddanym konsultacji akcie.
Decyzję o formie i terminie przeprowadzenia konsultacji na zasadach określonych
w uchwale podejmuje Prezydent Miasta Kutno w drodze zarządzenia, określając
w szczególności przedmiot i zakres konsultacji.
Konsultacje projektu Programu przeprowadza się w formie spotkań branżowych (sport,
edukacja, kultura, ochrona i promocja zdrowia, pomoc społeczna) oraz spotkania
otwartego. Organizacja może przedstawić propozycje zmian do projektu na Formularzu
zgłaszania uwag zamieszczonym na stronie internetowej Urzędu Miasta Kutno –
www.um.kutno.pl Przesyła go w formie elektronicznej na adres [email protected]
lub składa w formie papierowej w Centrum Organizacji Pozarządowych w Kutnie przy ul.
Wyszyńskiego 11.
Z przeprowadzonych konsultacji sporządza się protokół zawierający listę
uczestników, temat konsultacji, podjęte ustalenia i opinie oraz Raport z realizacji
konsultacji obejmujący zestawienie uwag i propozycji zgłoszonych w toku konsultacji.
Po zakończeniu konsultacji raport oraz protokoły wraz z zebraną dokumentacją
przedstawiane są Prezydentowi Miasta Kutno, który przedstawia Radzie Miasta Kutno
wyniki konsultacji.
Konsultacje mają charakter opiniodawczy, a ich wyniki nie są wiążące. Uważa się je za
ważne bez względu na ilość uczestniczących w nich organizacji.
Wyniki konsultacji zamieszcza się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej
http://umkutno.bip.e-zeto.eu, stronie internetowej Urzędu Miasta Kutno www.um.kutno.pl
w zakładce Organizacje pozarządowe oraz na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miasta Kutno
wraz z listą organizacji, które uczestniczyły w konsultacjach.
6
2. PROCEDURA ZLECANIA ZADAŃ PUBLICZNYCH
2.1.Schemat procesu zlecania zadań publicznych:
Ewaluacja Programu współpracy za rok poprzedni
Termin: do dnia 30 czerwca
Składanie przez organizacje planów zadaniowych
Termin: do dnia 10 września
Opracowanie projektu Programu współpracy
Przeprowadzenie konsultacji projektu Programu współpracy
Skierowanie projektu Programu do zaopiniowania przez
Miejską Radę Działalności Pożytku Publicznego w Kutnie
Poinformowanie o wynikach konsultacji,
uchwalenie przez Radę Miasta Kutno Programu współpracy
Termin: do dnia 30 listopada
Procedury zlecania zadań publicznych:
1. Ogłoszenie otwartego konkursu
ofert
2. Tryb pozakonkursowy
(mała dotacja)
3. Zakup usług zgodnie z ustawą
Prawo Zamówień Publicznych
Oferta realizacji zadania
Zamówienie/zlecenie
(powyżej 1.500 zł
Powołanie komisji konkursowej
Składanie ofert przez organizacje
(min. 21 dni od ogłoszenia)
Umowa
(powyżej 8.000 zł brutto)
Ocena oferty, zamieszczenie na
stronie UM, BIP, tablicy
ogłoszeń na okres min. 7 dni.
Praca komisji konkursowej
Ogłoszenie o wynikach konkursu
Rozpoznanie cenowe
(15.000 – 30.000 euro)
Zawarcie umowy
Zawarcie umowy
Bieżąca kontrola realizacji zadania
Kontrola merytoryczna realizacji zadania (wizytacja, wydruk), kontrola
Sprawozdanie z realizacji zadania (do 30 dni po zakończeniu zadania)
Kontrola realizacji zadania – ocena sprawozdania, kontrola finansowa
7
2.2. WYBRANE FORMY ZLECANIA ZADAŃ PUBLICZNYCH.
2.2.1 Otwarty konkurs ofert.
Konkurs ofert ogłasza się zgodnie z art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Podstawą do jego ogłoszenia jest
uchwalony przez Radę Miasta Kutno Program współpracy z organizacjami pozarządowymi
określający zakres zadań, których realizacja ma być zlecana organizacjom w formie
wsparcia lub powierzenia.
Ogłoszenie otwartego konkursu ofert zawiera m.in. informacje dotyczące:
1. rodzaju zadania;
2. wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania;
3. zasad przyznawania dotacji;
4. terminu i warunków realizacji zadania;
5. terminu składania ofert;
6. trybu i kryteriów stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru
ofert;
7. zrealizowania przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego
konkursu ofert i w roku poprzednim zadań publicznych tego samego rodzaju
i związanych z nimi kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji
przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3
ust. 3.
W ogłoszeniu o konkursie można określić wymagane wskaźniki, będące miernikiem
efektywności wykonanego zadania. Mogą to być wskaźniki ilościowe (np. liczba osób
objętych projektem) oraz jakościowe, pozwalające na ocenę jakości wykonania zadania.
Otwarty konkurs ofert podlega ogłoszeniu:
1. w Biuletynie Informacji Publicznej – http://umkutno.bip.e-zeto.eu,
2. na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Kutno,
3. na stronie internetowej Urzędu Miasta Kutno – www.um.kutno.pl.
Termin do składania ofert przez organizacje pozarządowe nie może być krótszy niż 21
dni od dnia ukazania się ogłoszenia.
Ramowy wzór oferty realizacji zadania publicznego został określony w Rozporządzeniu
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty
i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru
sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. 2011, Nr 6, poz. 25).
Instrukcja wypełnienia oferty stanowi załącznik nr 1 do procedury.
Oferty wraz załącznikami, przyjmowane są w miejscu i terminie wskazanym w ogłoszeniu
o konkursie ofert.
Oferta złożona w trybie otwartego konkursu ofert powinna zawierać w szczególności:
- szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji;
- termin i miejsce realizacji zadania publicznego;
- kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego;
- informację o wcześniejszej działalności organizacji pozarządowej lub podmiotów
wymienionych w art. 3 ust. 3 składających ofertę w zakresie, którego dotyczy zadanie
publiczne;
- informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie
zadania publicznego oraz o planowanej wysokości środków finansowych na realizację
danego zadania pochodzących z innych źródeł;
- deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania publicznego.
8
Po ogłoszeniu konkursu na zlecanie realizacji zadań publicznych powołuje się komisję
konkursową, w skład której wchodzą urzędnicy i osoby reprezentujące organizacje
pozarządowe.
Zasady powoływania członków komisji, w szczególności reprezentantów sektora
pozarządowego oraz sposób działania komisji określa szczegółowo Program współpracy.
Zgodnie z nim Komisje powoływane są przez Prezydenta w drodze zarządzenia, w celu
opiniowania złożonych ofert, zgodnie z przepisami ustawy. Członków komisji będących
przedstawicielami organizacji pozarządowych Prezydent powołuje spośród kandydatów
wskazanych pisemnie przez organizacje pozarządowe.
Komisja obraduje na posiedzeniach zamkniętych, bez udziału oferentów. Dokonuje
ona oceny formalnej i merytorycznej ofert. W pierwszej kolejności sprawdza, czy oferty
spełniają warunki formalne określone w ustawie i ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert
(Karta oceny formalnej stanowi załącznik do stosownego zarządzenia Prezydenta Miasta
Kutno). Po dokonaniu oceny formalnej komisja dokonuje oceny ofert pod względem
merytorycznym według kryteriów określonych w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert
(Karta oceny merytorycznej stanowi załącznik do stosownego zarządzenia Prezydenta
Miasta Kutno). Ostatecznego wyboru najkorzystniejszych ofert wraz z decyzją o wysokości
kwoty przyznanej dotacji dokonuje Prezydent. W przypadku pozytywnego zaopiniowania
przez komisję więcej niż jednej oferty na dane zadanie, komisja może wnioskować
do Prezydenta o dokonanie z organizacjami pozarządowymi, które złożyły te oferty,
uzgodnień co do wysokości kwoty dotacji i warunków oraz zakresu realizacji zadań.
Informacje o wynikach konkursu podawane są do publicznej wiadomości w formie
ogłoszenia umieszczonego w Biuletynie Informacji Publicznej – http://umkutno.bip.ezeto.eu, na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Kutno i na stronie internetowej Urzędu Miasta
Kutno - www.um.kutno.pl.
Ogłoszenie wyników otwartego konkursu ofert zgodnie z art. 15 ustawy z dnia
24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zawiera
w szczególności:
1. nazwę oferenta;
2. nazwę zadania publicznego;
3. wysokość przyznanych środków publicznych.
W terminie 30 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu, można żądać uzasadnienia
wyboru lub odrzucenia oferty.
2.2.2 Tryb małych zleceń (mała dotacja)
Prezydent Miasta Kutno może zlecić wnioskodawcy, z pominięciem otwartego
konkursu ofert, realizację zadania publicznego o charakterze lokalnym lub regionalnym.
W tym celu organizacja musi złożyć stosowną ofertę.
Wysokość wnioskowanej dotacji (finansowania bądź dofinansowania) nie może przekroczyć
kwoty 10 000,00 zł, a zadanie nie może być realizowane w okresie dłuższym niż 90 dni.
Procedurę rozpatrywania wniosków i udzielania dotacji organizacjom pozarządowym
w oparciu o art. 19 a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie („mała
dotacja pozakonkursowa") określa stosowne zarządzenie Prezydenta Miasta Kutno.
Zgodnie z nim pracownik wydziału merytorycznego Urzędu Miasta Kutno sprawdza
poprawność i celowość oferty oraz dostępność środków finansowych na tego rodzaju
zadanie. Po uznaniu celowości i zasadności złożonego wniosku, oferta podlega weryfikacji
przez merytoryczny wydział Urzędu Miasta Kutno (właściwy ze względu na charakter
zadania).
9
W terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia oferty dokonuje się
jej weryfikacji pod kątem spełniania następujących warunków:
- czy oferta został złożona przez uprawniony podmiot,
- zadanie opisane w ofercie mieści się w sferze zadań publicznych miasta Kutna,
- wysokość wnioskowanej dotacji nie przekracza 10 000,00 zł,
- okres realizacji zadania nie przekracza 90 dni.
Wzór oferty, umowy i sprawozdania jest tożsamy z dokumentami stosowanymi
w przypadku otwartych konkursów ofert i powinien zawierać wszystkie wymagane przy
procedurze konkursowej informacje.
Oceny formalnej dokonuje się zgodnie ze wzorem karty oceny formalnej oferty w trybie
art. 19a ustawy z dnia 23 kwietnia 2003 roku o pożytku publicznym i o wolontariacie
(załącznik do stosownego zarządzenia Prezydenta Miasta Kutno). Kartę podpisuje osoba
oceniającą ofertę – pracownik Wydziału merytorycznego ze względu na rodzaj zadania
oraz Prezydent Miasta Kutno.
Sprawdzoną ofertę zamieszcza się na okres 7 dni:
1) w Biuletynie Informacji Publicznej – http://umkutno.bip.e-zeto.eu,
2) na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Kutno,
3) na stronie internetowej Urzędu Miasta Kutno – www.um.kutno.pl.
W terminie 7 dni od dnia zamieszczenia oferty w w/w miejscach można zgłosić uwagi
dotyczące oferty. Uwagi wnosi się w formie pisemnej na Kancelarię Urzędu Miasta Kutno
lub na elektroniczną skrzynkę podawczą – [email protected]
Po upływie terminu 7 dni oraz po rozpatrzeniu uwag, Prezydent Miasta Kutno zawiera
umowę o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania
publicznego.
W przypadku złożenia przez organizacje pozarządowe lub podmioty z art. 3 ust. 3
ustawy oferty wspólnej, zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy dokonuje się dodatkowego
sprawdzenia, czy oferta wspólna określa:
1) jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególni
współoferenci;
2) sposób reprezentacji współoferentów wobec Miasta Kutno.
Do umowy o zlecenie zadania publicznego dołącza się umowę współoferentów
określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego.
Współoferenci ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania, o których
mowa w art. 16 ust. 1 ustawy.
2.2.3 Zakup usług
Oprócz wyżej opisanych trybów zlecania organizacjom pozarządowym realizacji zadań
publicznych ustawodawca przewidział inne możliwości zlecania, które są dopuszczalne na
podstawie odrębnych przepisów, w tym zakup usług od organizacji pozarządowych
(prowadzących działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową).
Taki zakup usług dokonywany jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907, z późn. zm.).
Zgodnie ze stosownym zarządzeniem wewnętrznym Prezydenta Miasta Kutno
wykonanie usługi, której wartość:
a)
jest niższa od kwoty 1 500,00 zł brutto - nie wymaga sporządzenia pisemnej umowy
jak również zlecenia zamówienia. Usługa realizowana jest po wydaniu polecenia
przez właściwego kierownika komórki organizacyjnej.
b)
przekracza 1 500,00 zł brutto - powinny być poprzedzone pisemnym zleceniem/
/zamówieniem, co nie wyłącza sporządzenia pisemnej umowy. Zakupy usług, których
10
wartość przekracza kwotę 8 000,00 zł brutto powinny być poprzedzone zawartą
umową w formie pisemnej.
Do zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 30.000 euro stosuje się Regulamin udzielania zamówień publicznych
określony zarządzeniem wewnętrznym Prezydenta Miasta Kutno. Przy zakupie usługi
o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty od 15.000 euro
do 30.000 euro przeprowadza się rozpoznanie cenowe.
3. REALIZACJA ZADANIA PUBLICZNEGO
Po ogłoszeniu wyników otwartego konkursu ofert Prezydent Miasta Kutno zawiera
umowę o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania
publicznego z wyłonionymi organizacjami pozarządowymi lub podmiotami wymienionymi
w art. 3 ust. 3.
W przypadku trybu „małej dotacji” - oferta zamieszczona na stronie internetowej
www.um.kutno.pl, Biuletynu Informacji Publicznej http://umkutno.bip.e-zeto.eu, tablicy
ogłoszeń Urzędu Miasta Kutno - po upływie terminu 7 dni i rozpatrzeniu ewentualnie
wniesionych uwag Prezydent Miasta Kutno zawiera umowę.
Umowa o wsparcie/powierzenie zadania publicznego określa m.in. sposób wykonania
zadania publicznego, wysokość dotacji w całkowitym koszcie zadania, sposób przekazania
środków finansowych, obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy, kwestie kontroli realizacji
zadania oraz obowiązki sprawozdawcze dotowanego. Przy podpisywaniu umowy
organizacja składa zaktualizowany kosztorys oraz harmonogram realizacji zadania, jeżeli
uległy one zmianie od dnia złożenia oferty.
Organizacja realizująca zadanie publiczne powinna pamiętać o najważniejszych kwestiach:
- realizacji zadania zgodnie ze złożoną ofertą,
- wywiązywania się z obowiązku informacyjnego o współfinansowaniu/finansowaniu
zadania ze środków finansowych Prezydenta Miasta Kutna - informacja na ten temat
powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów,
ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania
publicznego. Logo Miasta Kutno powinno znaleźć się na wszystkich materiałach,
w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych
dotyczących realizowanego zadania w sposób zapewniający jego dobrą widoczność,
- prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej
zadania publicznego,
- zwiększania kwoty pozycji kosztorysu finansowanych z dotacji jedynie o procent
wskazany w umowie; w przypadku większego przesunięcia niż dopuszczalny limit,
konieczny będzie aneks do umowy,
- wydatkowania wkładu własnego w formach wskazanych w umowie,
- w przypadku pobierania opłat od uczestników, organizacja winna pamiętać
o konieczności wyodrębnienia działalności odpłatnej w swoim statucie lub innym
wewnętrznym dokumencie oraz w ewidencji księgowej,
- zgłaszania wszelkich zmian np. w harmonogramie czy w realizowanych działaniach,
uzupełnień i oświadczeń składanych w związku z umową w formie pisemnego aneksu,
- prowadzenia ewidencji zadania (np. list obecności, dzienników zajęć, protokołów odbioru
nagród, ewidencji przebiegu pojazdów prywatnych wykorzystywanych do celów
służbowych, udokumentowania poniesienia wkładu osobowego) i osiągniętych rezultatów.
11
Po wykonaniu zadania publicznego organizacja składa sprawozdanie końcowe z jego
realizacji (w terminie do 30 dnia po zakończeniu zadania).
Wzór sprawozdania stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy
dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego
zadania (Dz. U. 2011, Nr 6, poz. 25). Instrukcja wypełniania sprawozdania stanowi
załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
Niezłożenie sprawozdania w terminie rodzi obowiązek wezwania organizacji
pozarządowej (Zleceniobiorcy) do złożenia sprawozdania w terminie wyznaczonym przez
Miasto Kutno. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje koniecznością przeprowadzenia
kontroli.
4. OCENA EFEKTYWNOŚCI ZADAŃ ZLECONYCH ORGANIZACJOM
Organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny
realizacji zadania, a w szczególności:
1. stanu realizacji zadania;
2. efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;
3. prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
4. prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach
umowy.
Rozliczenie dotacji następuje po zakończeniu realizacji zadania na podstawie
sporządzonego sprawozdania. Organizacje przedstawiają rozliczenia projektów
w terminach określonych w umowie – rozliczenia mogą być częściowe lub końcowe.
Sprawozdania podlegają analizie zarówno w części merytorycznej jak i finansowej.
Sprawozdanie z wykonania zadania należy złożyć w terminie 30 dni od zakończenia
realizacji zadania na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego
wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania
z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25). Dodatkowo organ administracji
publicznej może wezwać do złożenia w roku budżetowym częściowych sprawozdań
z wykonania zadania publicznego, nie wcześniej niż przed upływem 30 dni od dnia
doręczenia wezwania. Po złożeniu sprawozdania przez organizację pracownik
merytoryczny sporządza protokół rozliczenia sprawozdania z realizacji zadania publicznego
(wzór protokołu stanowi załącznik nr 3 do procedury). Protokół zawiera informację
o sprawdzeniu sprawozdania pod względem formalnym, ocenę merytoryczną zadania oraz
ocenę finansową. Protokół oraz sprawozdanie każdorazowo zatwierdza Zastępca
Prezydenta Miasta Kutno.
Pracownik wydziału merytorycznego z uwagi na charakter zadania może sprawdzić jego
realizację poprzez tzw. wizytację, z której sporządzany jest protokół z kontroli
merytorycznej (wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do procedury). Potwierdzeniem
realizacji zadania może być również wydruk artykułu na temat realizowanego zadania (np.
imprezy, koncertu, prelekcji, spartakiady czy warsztatów) ze strony internetowej lokalnych
mediów.
Dotowane zadania publiczne będą kontrolowane w zakresie finansowym przez Wydział
Urzędu Miasta Kutno właściwy ds. kontroli. Organizacja realizująca zadanie publiczne
powiadamiana jest o planowanym terminie i zakresie kontroli przynajmniej 7 dni
kalendarzowych przed dniem jej rozpoczęcia. Kontrola merytoryczna zadania publicznego
12
nie wymaga wcześniejszego powiadamiania kontrolowanego. Po przeprowadzeniu kontroli
finansowej zostaje sporządzony protokół z kontroli zadania publicznego zleconego przez
Prezydenta Miasta Kutno (wzór protokołu stanowi załącznik nr 5 do procedury).
Protokół z kontroli podpisany zostaje przez osobę z organizacji obecną przy kontroli oraz
przez urzędników kontrolujących. Kopia protokołu z kontroli przekazana zostaje organizacji
w formie papierowej. Osoby z organizacji każdorazowo podpisują protokół z kontroli, przy
czym jeśli nie były obecne przy kontroli, mogą uczynić to w terminie późniejszym, po
otrzymaniu kopii protokołu. W przypadku stwierdzonych nieprawidłowości do organizacji
pozarządowych wysyła się pisma informujące o ewentualnych wykrytych
nieprawidłowościach i terminie ich usunięcia.
Opracowanie Procedury:
Monika Mikulska
Urząd Miasta Kutno
Wydział Spraw Społecznych
i Ewidencji Działalności Gospodarczej
13
Załącznik Nr 1
do Procedury zlecania zadań publicznych
Miejsce na pieczątkę organizacji
OFERTA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO
Wypełnia Urząd Miasta Kutno
…………………………………
Data i miejsce złożenia oferty
(wypełnia organ administracji publicznej)
1)
OFERTA/OFERTA WSPÓLNA
ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ(-YCH)/PODMIOTU (-ÓW), O KTÓRYM (-YCH) MOWA W ART. 3
UST. 3 USTAWY Z DNIA 24 KWIETNIA 2003 r. O DZIAŁALNOSCI POŻYTKU PUBLICZNEGO
1)
I O WOLONTARIACIE (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) ,
REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO
Rodzaj zadania publicznego – zgodnie z art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie np. WSPIERANIE I UPOWSZECHNIANIE KULTURY FIZYCZNEJ ORAZ
TURYSTYKI I KRAJOZNAWSTWA; OCHRONA I PROMOCJA ZDROWIA; KULTURA, SZTUKA,
OCHRONA DÓBR KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO.
..............................................................
2)
(rodzaj zadania publicznego )
Należy podać tytuł zadania z ogłoszenia konkursowego oraz tytuł własny zadania (jeżeli taki jest).
W przypadku otrzymania dotacji tytuł zadania organizacja musi umieszczać na wszystkich
materiałach informacyjnych i promocyjnych oraz na wszystkich dokumentach związanych z dotacją.
..............................................................
(tytuł zadania publicznego)
Należy podać przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadania- powinny one
uwzględniać działania przygotowawcze i podsumowujące. Podany termin musi być spójny
z harmonogramem znajdującym się w dalszej części oferty. Należy pamiętać o tym, że ostatni dzień
realizacji zadania jest również ostatnim dniem na dokonanie płatności – płatności dokonane
po terminie wykonania zadania nie będą brane pod uwagę przy ocenie sprawozdania.
w okresie od ............ do .............
W FORMIE
Należy skreślić powierzenie lub wsparcie zgodnie z warunkami zawartymi w ogłoszeniu konkursowym.
POWIERZENIE następuje wtedy, gdy na realizowane zadanie organizacja uzyskuje 100%
dofinansowania,
WSPIERANIE następuje wtedy, gdy organizacja na realizację zadania zapewnia wkład własny
(wysokość wymaganego wkładu określona jest w ogłoszeniu konkursowym)
POWIERZENIA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO/WSPIERANIA REALIZACJI ZADANIA
1)
PUBLICZNEGO
PRZEZ
Prezydenta Miasta Kutno
..............................................................
(organ administracji publicznej)
składana na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
14
1)3)
I. Dane oferenta/oferentów
1) nazwa: Pełna nazwa organizacji zgodna z KRS oraz ze statutem
4)
2) forma prawna: zaznaczyć X przy odpowiedniej formie organizacji
( ) stowarzyszenie
( ) fundacja
( ) kościelna osoba prawna
( ) kościelna jednostka organizacyjna
( ) spółdzielnia socjalna
( ) inna…………………………………
5)
3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, w innym rejestrze lub ewidencji:
Podać nr zgodnie z KRS lub innym rejestrem
6)
4) data wpisu, rejestracji lub utworzenia: Podać datę wpisu zgonie z KRS lub innym rejestrem
5) nr NIP: Podać nr NIP nr REGON: Podać nr REGON
6) adres: Podać adres zgodny z KRS lub innym rejestrem
miejscowość: ..................................... ul.: ....................................................
7)
dzielnica lub inna jednostka pomocnicza: ………………………………………..
8)
gmina: ........................................... powiat: ..................................................
województwo: .................................................
kod pocztowy: ……………… poczta: ……….............................
7) Podać nr tel, e-mail, oraz faks I stronę www jeśli organizacja je posiada.
tel.: .................................. faks: .....................................................
e-mail: ................................ http:// ...............................................
8) numer rachunku bankowego: Podać nazwę banku i nr rachunku bankowego, na który będzie
przelewana dotacja w przypadku jej otrzymania
nazwa banku: …………………………..........................................................
1)
9) nazwiska i imiona osób upoważnionych do reprezentowania oferenta/oferentów :
Podać imię, nazwisko i funkcję osób, które są upoważnione do reprezentowania organizacji zgodnie
z KRS lub innym rejestrem.
a) ………………………................................................................................
b) ………………………………………………………………………………...
c) ……………………………………………………………………………..….
10) nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki organizacyjnej bezpośrednio wykonującej zadanie,
9)
o którym mowa w ofercie:
Wypełnić w przypadku, kiedy oferta składana jest przez „centralę” organizacji, a realizowana będzie
przez jej jednostki, które nie mają osobowości prawnej. W przypadku oddziału terenowego organizacji
składającej ofertę należy do niej załączyć pełnomocnictwo zarządu głównego dla przedstawicieli
w/w oddziału do składania w imieniu tej organizacji oświadczeń woli w zakresie nabywania praw
i zaciągania zobowiązań finansowych oraz dysponowania środkami przeznaczonymi na realizację
zadania, o które ubiega się jednostka.
W przypadku, kiedy organizacja nie posiada jednostek należy wpisać „nie dotyczy”.
11) osoba upoważniona do składania wyjaśnień dotyczących oferty (imię i nazwisko oraz nr telefonu
kontaktowego)
Podać imię i nazwisko osoby, która najlepiej zna ofertę. W przypadku niejasności to z tą osobą będzie
kontaktować się urząd. Organizacje powinny unikać wpisywaniu w tym miejscu osób, które nie potrafią
udzielić odpowiedzi na szczegółowe pytania związane z ofertą.
Należy unikać wpisywania osób, które w przewidywanym terminie rozstrzygnięcia konkursu będą
niedostępne.
..................................................................................................................................................................
12) przedmiot działalności pożytku publicznego:
a) działalność nieodpłatna pożytku publicznego
Wypełnia każda organizacja! Ten punkt może być skopiowaniem odpowiednich zapisów ze statutu
organizacji. Członkowie komisji konkursowej sprawdzają czy złożona oferta mieści się w zakresie
działalności organizacji dlatego warto zaznaczyć, które zapisy w statucie to potwierdzają.
b) działalność odpłatna pożytku publicznego
Wypełnić, jeśli organizacja prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego, zgodnie
z odpowiednim dokumentem, który to reguluje. Działalność odpłatną pożytku publicznego stanowią
opłaty adresatów usługi, sprzedaż towarów lub usług wytworzonych lub świadczonych przez osoby
bezpośrednio korzystające z działalności pożytku publicznego. Działalność odpłatna pożytku
publicznego nie może być tożsama z działalnością gospodarczą, jaką prowadzi organizacja.
Jeżeli organizacja nie prowadzi działalności odpłatnej należy wpisać „nie dotyczy”.
1)
1)
13) jeżeli oferent /oferenci prowadzi/prowadzą działalność gospodarczą:
a) numer wpisu do rejestru przedsiębiorców …………………………………………………………..
b) przedmiot działalności gospodarczej
15
Wypełnić jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą, zgodnie z KRS. Jeśli organizacja takiej
działalności nie prowadzi wpisać „nie dotyczy”.
II. Informacja o sposobie reprezentacji oferentów wobec organu administracji publicznej wraz
10)
z przytoczeniem podstawy prawnej
Wypełnić jedynie w przypadku oferty wspólnej kilku organizacji – jeżeli ofertę składa jedna organizacja
wpisać „nie dotyczy”.
III. Szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji
1. Krótka charakterystyka zadania publicznego
Wpisać krótki opis merytoryczny zadania. W tym miejscu powinny się znaleźć informacje o celu
zadania, jego odbiorcach, planowanych działaniach i przewidywanych rezultatach.
2. Opis potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego, opis ich
przyczyn oraz skutków
Należy wpisać opis potrzeb, kwestii społecznych, przyczyn i efektów realizacji zadania – czyli jaki są
przesłanki, że organizacja chce zrealizować zadania przedstawione w ofercie.
3. Opis grup adresatów zadania publicznego
Należy szczegółowo zidentyfikować odbiorców realizowanego zadania publicznego – osób, dla
których realizujemy zadanie (ilość osób, wiek odbiorców, grupa docelowa, skąd są odbiorcy itp.)
4. Uzasadnienie potrzeby dofinansowania z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania
publicznego, w szczególności ze wskazaniem w jaki sposób przyczyni się to do podwyższenia
11)
standardu realizacji zadania.
Wypełnić tylko w przypadku ubiegania się o dofinansowanie inwestycji. W przeciwnym wypadku
wpisać „nie dotyczy”.
1)
1)
5. Informacja, czy w ciągu ostatnich 5 lat oferent/oferenci otrzymał/otrzymali dotację na
dofinansowanie inwestycji związanych z realizacją zadania publicznego z podaniem inwestycji,
11)
które zostały dofinansowane, organu który udzielił dofinansowania oraz daty otrzymania dotacji .
Wypełnić tylko w przypadku, kiedy organizacja otrzymała dotację na zadanie inwestycyjne. W
przeciwnym wypadku wpisać „nie dotyczy”.
6. Zakładane cele realizacji zadania publicznego oraz sposób ich realizacji
Cele realizacji zadania powinny bezpośrednio odnosić się do założeń określonych w ogłoszeniu
konkursowym.
Możemy założyć sobie jeden lub więcej celów. Możemy również założyć sobie cel główny i cele
szczegółowe (w przypadku tego rozwiązania wszystkie cele szczegółowe muszą mieścić się w celu
głównym).
Cel powinien być określony krótko i zwięźle – najlepiej za pomocą jednego zdania. Osoby czytające
wniosek powinny móc jednoznacznie ocenić czy cel jest możliwy do zrealizowania dlatego należy
unikać formułowania celów zbyt ogólnych lub odnoszących się do zbyt dużej ilości odbiorców.
16
7. Miejsce realizacji zadania publicznego
Należy podać dokładny adres miejsca, w którym zadanie będzie realizowane. Może to być siedziba
organizacji, lub inne miejsce, w którym będziemy działać.
8. Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego
12)
W punkcie tym należy opisać działania, które będą prowadzone w ramach realizacji zadania.
Szczegółowy opis działań musi być spójny z harmonogramem oraz kosztorysem. Każde przedstawione
tu działanie musi znaleźć się w harmonogramie. Opis działań powinien odnosić się do zakładanych we
wniosku celów oraz do adresatów zadania publicznego.
9. Harmonogram
13)
Termin musi być spójny z okresem realizacji zadania wskazanym na pierwszej stronie oferty.
Zadanie publiczne realizowane w okresie od……………… do…………………
Poszczególne działania w zakresie
realizowanego zadania
14)
publicznego
Terminy realizacji Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za
poszczególnych działanie w zakresie realizowanego zadania
publicznego
działań
Etapy realizacji poszczególnych
działań oraz liczbowe określenie
skali działań planowanych przy
realizacji zadania publicznego (tzn.
miar adekwatnych dla
poszczególnych działań np. liczba
świadczeń udzielanych tygodniowo
miesięcznie, liczba adresatów).
Podać
szacowane
terminy realizacji
zadań.
Należy
podać
realizatora
działania.
W projektach składanych przez jedną
organizację przy poszczególnych działaniach
realizować może je organizacja aplikująca
lub podwykonawca- jeżeli taki jest zakładany.
UWAGA: wszystkie działania
opisane w pkt III 8 powinny być
ujęte w harmonogramie, każda
zmiana w harmonogramie wymaga
aneksowania umowy – należy więc
podawać terminy z „bezpiecznym
marginesem”.
10. Zakładane rezultaty realizacji zadania publicznego
15)
Należy podać przewidywane rezultaty. Rezultaty mogą być „miękkie” lub „twarde”. Rezultaty twarde to
takie, które możemy policzyć (np. liczba przeprowadzonych szkoleń, liczba publikacji, liczba spektakli,
liczba wydanych posiłków ale również liczba osób uczestniczących w projekcie). Rezultaty miękkie to
zmiany społeczne czy psychologiczne, które nastąpiły u adresatów naszego projektu w wyniku działań,
które będą prowadzone. Oprócz rezultatów „twardych” i „miękkich” w punkcie tym można opisać
również oddziaływanie projektu - czyli to, co jego realizacja zmieni w istniejącej rzeczywistości za jakiś
czas. Rezultaty powinny odpowiadać za zakładane cele – bezpośrednio przyczynić się do ich realizacji.
17
IV. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego
1. Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów:
16)
I
Koszty merytoryczne18) po
stronie …(nazwa
Oferenta)19):
1) .……..
2) ……..
Należy wpisać wszystkie
koszty bezpośrednio
związane z realizacją
zadania
II
20)
Koszty obsługi zadania
publicznego, w tym koszty
administracyjne po stronie
19)
…(nazwa Oferenta) :
Koszt
całkowity
(w zł)
z tego do
pokrycia
z wnioskowanej
dotacji
(w zł)
z tego z finansowych
środków własnych,
środków
z innych źródeł , w tym
wpłat i opłat adresatów
17
zadania publicznego )
(w zł)
Koszt do pokrycia
z wkładu osobowego, w tym
pracy społecznej członków
i świadczeń wolontariuszy
(w zł)
Wpisać koszt
całkowity:
1. kwota ta
powinna być
iloczynem kwot
z pozycji ilość
jednostkowa
i koszt
jednostkowy,
2. kwota ta
powinna być
sumą pozycji do
pokrycia
z dotacji,
z finansowych
środków
własnych oraz
z wkładu
osobowego.
j. w.
Wpisać kwoty,
na które
chcemy
uzyskać
dofinansowanie.
Wpisać kwoty wydatków,
które pokryjemy ze
środków własnych.
UWAGA: W kolumnie tej
powinny się znajdować
wydatki, które będziemy
realnie ponosić i/lub
związane z umowami
barterowymi (ważne jest
to, że będziemy je mieć
udokumentowane i
zaksięgowane) w
kolumnie tej nie należy
wpisywać wkładu
rzeczowego, darowizn
rzeczowych czy wkładu
pracy wolontariackiej.
Wpisać wycenę pracy
społecznej
j. w.
j. w.
j. w.
j. w.
j. w.
j. w.
j. w.
Rodzaj miary
Koszt jednostkowy (w zł)
Rodzaj kosztów
Ilość jednostek
Lp.
1) .……..
2) ……..
Wpisać koszty związane
z obsługą np. księgowość,
obsługę prawną, działania
związane z administracją
projektu.
III
Inne koszty, w tym koszty
wyposażenia i promocji po
stronie … (nazwa
19)
Oferenta) :
1) ……..
2) ……..
Wpisać koszty związane
z promocją lub zakupem
wyposażenia. Koszty
promocji powinny być
zgodne z opisem działań
w punkcie III 8. Zakup
wyposażenia powinien być
uzasadniony i wynikać
z opisu działań w punkcie
III 8.
18
IV
Ogółem:
Suma wszystkich Suma
Suma wszystkich pozycji
pozycji powyżej
wszystkich
powyżej.
pozycji powyżej.
Suma wszystkich pozycji
powyżej.
Uwaga: W przypadku zakupu np. sprzętu sportowego w ramach zadania, termin na dokonanie
wydatków związanych z tym zakupem należy zaplanować tak, aby uzasadniał on celowość tego
zakupu. Nie uznaje się za celowy zakup sprzętu sportowego, dokonany w końcowym okresie
wykonania zadania publicznego.
2. Przewidywane źródła finansowania zadania publicznego
1
2
Wpisać wnioskowaną
kwotę z tabeli powyżej
Procentowy udział
dotacji nie może
przekraczać limitu
procentowego
dofinansowania
określonego
w ogłoszeniu
konkursowym)
……… zł
…..%
Wpisać zapewnianą
przez organizację kwotę
bez podawania źródła
Procentowy udział
wkładu
finansowego
własnego nie
może być mniejszy
niż określony w
ogłoszeniu
konkursowym
Wnioskowana kwota dotacji
17)
Środki finansowe własne
……… zł
.……..%
3
Środki finansowe z innych źródeł ogółem (środki finansowe
11)
wymienione w pkt. 3.1-3.3)
Suma pozycji 3.1-3.3
……… zł
17)
3.1 wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego
Punkt ten może być wypełniony tylko w przypadku prowadzenia
przez organizację działalności odpłatnej – wypełnić punkt I 12.b)
i zadeklarować odpłatność w oświadczeniu na końcu niniejszego
wniosku.
3.2 środki finansowe z innych źródeł publicznych (w szczególności:
dotacje
……..%
Wpisać zaplanowaną
kwotę do pozyskania
z opłat adresatów
zadania
……… zł
z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu
terytorialnego, funduszy celowych, środki z funduszy
17)
strukturalnych)
z innych źródeł
publicznych.
Punkt ten wypełniany jest fakultatywnie w przypadku, gdy
organizacja stara się o dofinansowanie również z innych źródeł
publicznych. Wypełnienie tego punktu łączy się z koniecznością
……… zł
……..%
……..%
19
wypełnienia tabeli poniżej – pkt. IV 3.
3.3 pozostałe17)
Punkt ten wypełniany jest fakultatywnie w przypadku, gdy
organizacja stara się pozyskać dofinansowanie z pozostałych
źródeł np. od sponsorów prywatnych, firm. Tutaj wpisujemy
również składki członkowskie.
z pozostałych źródeł.
Wkład osobowy (w tym świadczenia wolontariuszy i praca
społeczna członków)
Wpisać kwotę z tabeli
4
……… zł
……..%
powyżej
……… zł
5
……..%
Suma z pkt 1-4 zgodna
z tabelą powyżej
Ogółem (środki wymienione w pkt 1- 4)
……… zł
3. Finansowe środki z innych źródeł publicznych
100%
21)
Tabelę należy wypełnić w przypadku zadeklarowania kwoty w pozycji 3.2 tabeli powyżej. Wypełnienie
tej tabeli jest wiążące. Jeżeli organizacja otrzyma dotację na realizację projektu z budżetu miasta, a
nie otrzyma dotacji z innych, planowanych źródeł publicznych, powinna zgłosić ten fakt do Urzędu
miasta w terminie 7 dni.
Nazwa organu administracji
publicznej lub innej jednostki
sektora finansów publicznych
Podać nazwę
Kwota środków
(w zł)
Podać kwotę,
o którą
aplikujemy lub
którą już
otrzymaliśmy.
Informacja o tym,
czy wniosek (oferta)
Termin rozpatrzenia
–
o przyznanie
środków został (-a)
rozpatrzony(-a)
pozytywnie, czy też
nie został(-a)
jeszcze
rozpatrzony(-a)
w przypadku
wniosków (ofert)
nierozpatrzonych do
czasu złożenia
niniejszej oferty
1)
TAK/NIE
skreślić zgodnie ze
stanem faktycznym
Wypełniać, jeśli
dopiero złożyliśmy
projekt. Podać
przewidywaną datę
rozstrzygnięcia
konkursu.
1)
TAK/NIE
1)
TAK/NIE
1)
TAK/NIE
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu:
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................
20
V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania publicznego
22)
1. Zasoby kadrowe przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego
Wpisać opis poszczególnych stanowisk koniecznych do realizacji zadań określonych w projekcie
wraz z podaniem kompetencji osób, które będą wykonywać poszczególne zadania.
1)
23)
2. Zasoby rzeczowe oferenta/oferentów przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania
Wpisać zasoby rzeczowe, którymi dysponuje organizacja (lub jej członkowie), które zostaną
nieodpłatnie wykorzystane przy realizacji zadania. Dobrze jest podać w tym punkcie szacunkowy
koszt, który organizacja poniosłaby, gdyby musiała dany sprzęt kupować lub wypożyczyć.
3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań publicznych podobnego rodzaju (ze
wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną).
Opisać doświadczenie organizacji w realizacji zadań o podobnym charakterze. Zaznaczamy, które
z nich realizowane były we współpracy (finansowej lub pozafinansowej) z administracją.
W przypadku młodych organizacji można opisać doświadczenie członków i/lub pracowników.
1)
4. Informacja, czy oferent/oferenci przewiduje(-ą) zlecać realizację zadania publicznego w trybie,
o którym mowa w art. 16 ust. 7 ustawy dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie.
Wpisać informacje o tym, czy w ramach projektu przewidywany jest tzw. regranting – zlecanie
wykonania części zadania innej organizacji pozarządowej.
Oświadczam (-y), że:
1) proponowane zadanie publiczne w całości mieści się w zakresie działalności pożytku publicznego
1)
oferenta/oferentów ;
1)
2) w ramach składanej oferty przewidujemy pobieranie/niepobieranie opłat od adresatów zadania;
(skreślić w zależności od tego czy przewidujemy pobieranie opłat, jeśli tak musimy opisać naszą
działalność odpłatną w pkt. I 12.b) oraz określić przewidywaną kwotę przychodów z opłat w pkt. IV 2.3.1)
1)
1)
3) oferent/oferenci jest/są związany(-ni) niniejszą ofertą do dnia .............................; wpisać „do
momentu podpisania umowy” lub przewidywaną konkretną datę rozstrzygnięcia konkursu.
4) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem
i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych,
osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);
1)
1)
5) oferent/oferenci składający niniejszą ofertę nie zalega (-ją)/zalega(-ją) z opłacaniem należności
1)
z tytułu zobowiązań podatkowych/składek na ubezpieczenia społeczne ; odpowiednie skreślić
zgodnie ze stanem faktycznym.
6) dane określone w części I niniejszej oferty są zgodne z Krajowym Rejestrem Sądowym/właściwą
1)
ewidencją ; odpowiednie skreślić.
7) wszystkie podane w ofercie oraz załącznikach informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym
i faktycznym.
21
Podpisy składają osoby, które zostały wskazane w dziale I
pkt. 9 zgodnie ze stanem faktycznym. Jeśli osoby podpisujące
ofertę nie posiadają pieczątek imiennych należy podpisać
ofertę czytelnie, pełnym imieniem i nazwiskiem
………………………………………….
………………………………………….
(podpis osoby upoważnionej
lub podpisy osób upoważnionych
do składania oświadczeń woli w imieniu
1)
oferenta/oferentów
Data……wpisać datę składania wniosku
Załączniki:
24)
1. Kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji
2. W przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż
wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru - dokument
potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta(-ów).
25)
Poświadczenie złożenia oferty
25)
Adnotacje urzędowe
1)
Niepotrzebne skreślić.
Rodzajem zadania jest jedno lub więcej zadań publicznych określonych w art. 4 ustawy z dnia 24 kwietnia
2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
3)
Każdy z oferentów składających ofertę wspólną przedstawia swoje dane. Kolejni oferenci dołączają właściwe
pola.
4)
Forma prawna oznacza formę działalności organizacji pozarządowej, podmiotu, jednostki organizacyjnej
określoną na podstawie obowiązujących przepisów, w szczególności stowarzyszenie i fundacje, osoby prawne
i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego
w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz
o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności
pożytku publicznego, uczniowskie kluby sportowe, ochotnicze straże pożarne oraz inne. Należy zaznaczyć
odpowiednią formę lub wpisać inną.
5)
Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji.
6)
W zależności od tego, w jaki sposób organizacja lub podmiot powstał.
7)
Osiedle, sołectwo lub inna jednostka pomocnicza. Wypełnienie nie obowiązkowe. Należy wypełnić jeżeli
zadanie publiczne proponowane do realizacji ma być realizowane w obrębie danej jednostki.
8)
Nie wypełniać w przypadku miasta stołecznego Warszawy.
9)
Dotyczy oddziałów terenowych, placówek i innych jednostek organizacyjnych oferenta. Należy wypełnić jeśli
zadanie ma być realizowane w obrębie danej jednostki organizacyjnej.
10)
Należy określić czy podstawą są zasady określone w statucie, pełnomocnictwo, prokura czy też inna
podstawa. Dotyczy tylko oferty wspólnej.
11)
Wypełnić tylko w przypadku ubiegania się o dofinansowanie inwestycji.
12)
Opis musi być spójny z harmonogramem i kosztorysem. W przypadku oferty wspólnej – należy wskazać
dokładny podział działań w ramach realizacji zadania publicznego między składającymi ofertę wspólną.
13)
W harmonogramie należy podać terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych działań oraz liczbowe
określenie skali działań planowanych przy realizacji zadania publicznego (tzn. miar adekwatnych dla danego
zadania publicznego, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów).
14)
Opis zgodny z kosztorysem.
15)
Należy opisać zakładane rezultaty zadania publicznego – czy będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja
zadania przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub złagodzi jego negatywne skutki.
2)
22
16)
Należy uwzględnić wszystkie planowane koszty, w szczególności zakupu usług, zakupu rzeczy,
wynagrodzeń.
17)
Dotyczy jedynie wspierania zadania publicznego.
18)
Należy wpisać koszty bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania publicznego.
19)
W przypadku oferty wspólnej kolejni oferenci dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.
20)
Należy wpisać koszty związane z obsługą i administracją realizowanego zadania, które związane są
z wykonywaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym, w tym obsługą finansową
i prawną projektu.
21)
Wypełnienie fakultatywne – umożliwia zawarcie w umowie postanowienia, o którym mowa w § 16
ramowego wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z
dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania
publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania. Dotyczy jedynie oferty wspierania realizacji
zadania publicznego.
22)
Informacje o kwalifikacjach osób, które będą zatrudnione przy realizacji zadania publicznego, oraz
o kwalifikacjach wolontariuszy. W przypadku oferty wspólnej należy przyporządkować zasoby kadrowe do
dysponujących nimi oferentów.
23)
Np. lokal, sprzęt, materiały. W przypadku oferty wspólnej należy przyporządkować zasoby rzeczowe do
dysponujących nimi oferentów.
24)
Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został
wydany.
25)
Wypełnia organ administracji publicznej.
23
Załącznik Nr 2
INSTRUKCJA
WYPEŁNIANIA
SPRAWOZDANIA
z wykonania zadania publicznego
CZĘŚCIOWEGO/KOŃCOWEGO
WPROWADZENIE
Sprawozdanie powinno być zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik do
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 grudnia 2010 roku w sprawie
wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz
wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. 2011, Nr 6, poz. 25) - nie jest
dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza.
Sprawozdanie częściowe lub końcowe składa się w terminie wyznaczonym
w zawartej umowie na wsparcie/powierzenie zadania publicznego.
Poszczególne części sprawozdania odpowiadają częściom oferty. Należy w nim
szczegółowo opisać i uwzględnić wszystkie działania zaplanowane w złożonej ofercie.
Wypełnić należy wszystkie pola sprawozdania. W przypadku, gdy dana pozycja
sprawozdania nie będzie wypełniana należy wpisać „nie dotyczy” lub wstawić cyfrę „0”
(zero) w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych.
Na pierwszej stronie sprawozdania należy podać wszystkie wymagane informacje
oraz zaznaczyć, czy jest to sprawozdanie częściowe czy końcowe.
Sprawozdanie powinno być wypełnione komputerowo lub maszynowo oraz podpisane
przez osoby uprawnione. W przypadku wypełniania ręcznego wymagane są drukowane
litery.
24
Miejsce na pieczątkę organizacji
SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE1))2)
Skreślić odpowiednie
z wykonania zadania publicznego
Należy podać tytuł realizowanego zadania (zgodnie z umową)
.................................................................................
(tytuł zadania publicznego)
Należy wpisać daty realizacji zadania (są one określone w umowie). W przypadku sprawozdania
częściowego wpisać daty etapu zadania, którego dotyczy sprawozdanie.
w okresie od ................ do .................
określonego w umowie nr ......wpisać nr umowy dotacyjnej. Jeżeli do umowy były aneksy,
należy podać ich numery.
zawartej w dniu (wpisać datę umowy) ................................. pomiędzy
wpisać nazwę Miasto Kutno
..........................................................................................................
(nazwa Zleceniodawcy)
Wpisać nazwę organizacji pozarządowej (lub innego uprawnionego podmiotu), która
zrealizowała zadanie. Należy podać także numer rejestrowy z KRS (lub innego rejestru).
Jeśli sprawozdanie dotyczy oferty wspólnej, należy podać wszystkich realizatorów.
a .........................................................................................................
(nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub
ewidencji3))
Data złożenia sprawozdania4)
……………… Wypełnia Urząd Miasta Kutno.......................
25
Część I. Sprawozdanie merytoryczne
1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze
określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego.
W tym punkcie należy zawrzeć krótki opis merytoryczny projektu oraz opisać, czy udało się
zrealizować zakładane w ofercie cele. Jeśli nie, należy wyjaśnić dlaczego. Jeśli jest to
sprawozdanie częściowe opisać, w jakim stopniu wykonane do tej pory działania pozwoliły
przybliżyć osiągnięcie zaplanowanych celów i czy objęły planowaną grupę adresatów. Dla
sprawozdań częściowych okresy sprawozdawcze określa umowa.
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których
mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III
pkt 9 oferty.5)
Poszczególne działania w zakresie
realizowanego zadania publicznego
wraz z krótkim opisem wykonania
zadania
Terminy realizacji poszczególnych Zleceniobiorca(-y) lub inny podmiot,
działań
który wykonywał działanie w zakresie
realizowanego zadania publicznego
Należy wymienić wszystkie
zrealizowane działania, dodając
krótki opis, w taki sposób, w jaki
były przedstawione w
harmonogramie stanowiącym
załącznik do umowy o
dotację.
Należy podać terminy
realizacji i poszczególnych
działań – odnosząc się do
harmonogramu zadania, który
jest załącznikiem do umowy
(osobnym lub będącym częścią
oferty). Jeśli we wniosku nie
określono konkretnej daty
wydarzenia, a jedynie miesiąc,
w którym ma coś nastąpić (np.
festyn, szkolenie zaplanowano
na czerwiec) to w sprawozdaniu
należy podać rzeczywiste daty.
Należy wpisać, kto zrealizował
poszczególne działania, np.
„Zleceniobiorca” lub
podać nazwę realizatora. Powinien
być to ten sam podmiot, który
widnieje w harmonogramie
stanowiącym załącznik do umowy o
dotację (osobnym lub będącym
częścią oferty). W przypadku oferty
wspólnej należy podać nazwy
poszczególnych oferentów, którzy
wykonywali części zadania.
3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego
wykonanie
Punkt ten dotyczy wyłącznie inwestycji związanych z realizacją zadania. Należy wypełnić tylko
w przypadku ubiegania się o dofinansowanie z dotacji inwestycji. W przypadku, gdy dana pozycja
sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: „nie dotyczy”.
4. Opis osiągniętych rezultatów
Należy opisać osiągnięte rezultaty realizowanego zadania publicznego. Powinny one wynikać
z realizacji działań opisanych wyżej w sprawozdaniu, w pkt. 2. oraz odnosić się do rezultatów
zadeklarowanych w ofercie.
5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania6)
Należy użyć tych samych miar, które zawarte były w ofercie. Należy opisać mierzalne, policzalne
rezultaty zadania, np. ilość uczestników zadania, częstotliwość spotkań (ile razy
w tygodniu/miesiącu, ile godzin), ilość plakatów, ulotek, folderów, liczbę godzin przeprowadzonych
warsztatów itp. Jeśli jest to sprawozdanie częściowe, to należy ująć tylko te rezultaty, które zostały
osiągnięte w danym okresie Jeśli podane w sprawozdaniu wartości różnią się od zaplanowanych
w złożonej wcześniej ofercie, to należy wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji.
26
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł)
W te kolumny należy
PZEPISAĆ poszczególne
kwoty z kosztorysu
z zachowaniem wszystkich
pozycji i w tej samej kolejności,
w jakiej były w ofercie.
W przypadku sprawozdania
częściowego z I transzy należy
zostawić kolumnę
niewypełnioną,
w przypadku sprawozdania
częściowego z II transzy należy
wpisać wydatki z I transzy,
w przypadku sprawozdania
końcowego należy pozostawić
tę kolumnę niewypełnioną.
z innych
źródeł, w
tym wpłat i
opłat
adresatów
zadania
publicznego
W przypadku sprawozdania
częściowego należy wypełnić
kolumnę wpisując wydatki
odpowiednio z I lub II transzy
dotacji. W przypadku sprawozdania
końcowego należy określić
faktycznie poniesione wydatki
związane z realizacją całości
zadania, czyli mogą być one różne
od wskazanych w kosztorysie
kosztów realizacji zadania. Ta
kolumna jest sumą danych z
wydatków z I i II transzy dotacji.
Kwoty wykazane w kolumnie
„z tego z dotacji” nie mogą być
wyższe, niż to wynika z kosztorysu,
chyba, że dokonano dozwolonych
umową przesunięć. W takim
przypadku w uwagach pod tabelą
należy wyjaśnić przyczyny
dokonanych zmian. W każdej
pozycji suma kwot pokrytych
z dotacji oraz ze środków własnych
powinna być równa kwocie
wskazanej jako koszt całkowity.
z tego pokryty
z wkładu
osobowego,
w tym pracy
społecznej
członków
i świadczeń
wolontariuszy
z tego z
finansowych
środków
własnych,
środków
koszt całkowity
z tego z
finansowych
środków
własnych,
środków
z tego z pokryty z dotacji
z tego pokryty z dotacji
koszt całkowity
z innych
źródeł, w
tym wpłat i
opłat
adresatów
zadania
publicznego
z tego pokryty z
wkładu
osobowego,
w tym pracy
społecznej
członków
i świadczeń
wolontariuszy
Bieżący okres sprawozdawczy - za okres
realizacji zadania publicznego (w zł)
z tego pokryty z dotacji
Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł)
z tego
pokryty z
finansowych
środków
własnych,
środków
Kategoria
I
7)
Całość zadania zgodnie z umową (w zł)
koszt całkowity
Rodzaj kosztów
kosztorysu
Lp.
z innych
źródeł, w
tym wpłat i
opłat
adresatów
zadania
publicznego
z tego pokryty
z wkładu
osobowego,
w tym pracy
społecznej
członków
i świadczeń
wolontariuszy
Koszty
merytoryczne
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
…(nazwa
8)
Zleceniobiorcy) :
1) ……..
2) ……..
27
II
Koszty obsługi
zadania
publicznego, w tym
koszty
administracyjne
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
…(nazwa
8)
Zleceniobiorcy) :
1) ……..
2) ……..
III
Inne koszty, w tym
koszty wyposażenia
i promocji
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
…(nazwa
8)
Zleceniobiorcy) :
1) ……..
2) ……..
IV
Ogółem
Ważne informacje:
Jeżeli zmiany w kosztorysie (zwiększenie kwoty w danej pozycji kosztorysu o więcej niż %
określony w umowie) nie zostały zgłoszone Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę w formie pisemnej
w trakcie realizacji zadania i nie został zawarty aneks do umowy, nie zostaną one zaakceptowane
przez Zleceniodawcę. Środki, które wydatkowano w wysokości większej (powyżej określonego
w umowie %) niż planowana w danej kategorii kosztów, zostaną zakwalifikowane do zwrotu.
Jeżeli w danej kategorii kosztów wydatkowano mniejszą niż planowana kwotę dotacji,
Zleceniodawca przyjmuje do rozliczenia kwotę rzeczywiście wydatkowaną. Zleceniobiorca może
wydatkować środki zaoszczędzone w ramach jednej z kategorii kosztów, dodając do kwot
przeznaczonych na innego rodzaju koszt określony w kosztorysie, zachowując % określony
w umowie. Środki niewykorzystane będą zakwalifikowane do zwrotu.
W celu potwierdzenia wkładu osobowego niezbędne jest załączenie do sprawozdania końcowego
porozumień zawartych z wolontariuszami oraz listy z podpisami osób świadczących pracę społeczną
wraz z zakresem prac.
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania
Źródło finansowania
Koszty pokryte z dotacji:
Z tego z odsetek
bankowych od dotacji
Koszty pokryte
ze środków finansowych
własnych:
Całość zadania
Bieżący okres
(zgodnie z umową)
sprawozdawczy – za okres realizacji zadania
zł
%
zł
%
Należy wpisać
kwoty
z kosztorysu,
który był
załączony do
umowy dotacyjnej.
Należy wpisać
procent, który
był w kosztorysie
załączonym do
umowy dotacyjnej.
Należy wpisać
kwotę kosztów
poniesionych za
środki z dotacji.
Należy wpisać, jaki
procent wszystkich
kosztów, stanowią
koszty sfinansowane
z dotacji
Należy wpisać
kwoty
z kosztorysu, na
podstawie którego
sporządzono
umowę dotacyjną.
Należy wpisać
procent, który
był w kosztorysie,
na podstawie
którego
sporządzono
umowę dotacyjną.
Należy wpisać
kwotę kosztów
poniesionych ze
środków własnych.
procent wszystkich
kosztów, stanowią
koszty sfinansowane
ze środków własnych.
28
Koszty pokryte ze środków Należy wpisać
finansowych z innych
kwoty
źródeł (ogółem):
z kosztorysu, na
podstawie którego
sporządzono
Z tego:
umowę dotacyjną.
Należy wpisać
procent, który
był w kosztorysie,
na podstawie
którego
sporządzono
umowę dotacyjną.
Z wpłat i opłat adresatów
zadania publicznego:
Z finansowych środków
z innych źródeł publicznych
(w szczególności: dotacji
z budżetu państwa lub
budżetów jednostek
samorządu terytorialnego,
funduszy celowych,
środków z funduszy
strukturalnych:
Należy wpisać
ogólną kwotę
kosztów
poniesionych
ze środków tzw.
innych własnych.
Należy także
wyszczególnić
koszty
sfinansowane
z poszczególnych
źródeł, jeśli były one
podane
w kosztorysie.
procent wszystkich
kosztów stanowią
koszty sfinansowane
z tzw. innych źródeł
oraz wyszczególnić,
jaki procent przypada
na poszczególne
źródła.
Należy wpisać
kwotę
odpowiadającą
oszacowanej
wartości pracy
wolontariuszy
i członków
stowarzyszeń.
Należy wpisać
sumę –
całkowity koszt
zrealizowanego
zadania.
procent wszystkich
kosztów, stanowią
koszty wkładu
osobowego.
Z pozostałych źródeł:
Koszty pokryte z wkładu
osobowego
(w tym świadczeń
wolontariuszy, pracy
społecznej członków)
Ogółem:
100%
Należy wpisać
sumę –całkowity
koszt zadania
z kosztorysu, na
podstawie którego
sporządzono
umowę dotacyjną.
100%
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:
W tym miejscu można wpisać informacje, które nie zmieściły się w tabelach powyżej, a które zdaniem
organizacji są potrzebne, aby można było zrozumieć rozliczenie Należy opisać wybrane pozycje
budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień, podać uzasadnienia dokonanych ewentualnych
przesunięć środków finansowych (przesunięcia nie mogą przekroczyć określonego w umowie %
każdej pozycji kosztów pochodzących z dotacji) oraz określić wartość pozafinansowego wkładu
własnego w realizację zadania (np. zasoby rzeczowe, wykonana nieodpłatnie praca, itp.), który nie jest
uwzględniany w kosztorysie.
3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od
środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym
Należy przedstawić informacje o ewentualnych przychodach i odsetkach od środków przekazanej
dotacji. Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej dotacji podlegają zwrotowi na
rachunek bankowy Zleceniodawcy. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie
wypełniana należy wpisać „nie dotyczy”
29
4. Zestawienie faktur (rachunków)9)
W tym punkcie należy zamieścić spis wszystkich faktur (rachunków), stanowiących potwierdzenie
wydatków pokrytych ze środków pochodzących z dotacji oraz ze środków własnych:
Lp. Numer
dokumentu
księgowego
Numer
pozycji
kosztorysu
(zgodnie
Data
wystawienia
dokumentu
księgowego
Nazwa
kosztu
Kwota (zł) Z tego
ze środków
pochodzących
z dotacji (zł)
Z tego ze
środków
finansowych
własnych,
środków
z innych źródeł
w tym wpłat i
opłat adresatów
zadania
publicznego (zł)
Data
zapłaty
Należy wpisać
datę
wystawienia
rachunku,
faktury.
Zgodnie
z treścią
faktury
i nazwami w
kosztorysie.
Należy
wpisać
pełną kwotę
faktury,
rachunku.
Należy podać
wysokość kwoty
z faktury/rachunku,
która została
pokryta ze środków
własnych.
Należy
wpisać
datę, kiedy
dokonano
płatności.
z częścią II.1 –
rozliczenie ze
względu na
rodzaj
kosztów)
Należy wpisać
numer
rachunku,
faktury.
Należy podać,
do której pozycji
kosztorysu dany
wydatek się
odnosi.
Należy podać
wysokość kwoty
z faktury/rachunku,
która została
pokryta z dotacji
Ważne informacje:
Do sprawozdania nie załącza się oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać
zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać podczas
przeprowadzanych czynności kontrolnych.
Na wezwanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca zobowiązany jest do przedłożenia do wglądu
oryginałów faktur wyszczególnionych w zestawieniach sporządzanych do sprawozdań.
Każda z faktur/rachunków płaconych w całości lub w części z otrzymanej dotacji, lub opłaconych
w całości ze środków własnych/środków z innych źródeł, powinna być opatrzona na odwrocie
pieczęcią organizacji oraz sporządzonym w sposób trwały opisem:
1) Zakupu dokonano na realizację zadania pod nazwą: …….................................................................
…...............................................................................................................................................................
2) Wydatek sfinansowany:
a. z dotacji Miasta Kutno – kwota ................................. zł, zgodnie z umową Nr ........................
z dnia ..............................
b. ze środków własnych – kwota ................................... zł
c. z innych źródeł
– kwota .................................... zł
3) Zakup jest zgodny z pozycją kosztorysu Nr ................................................................
(wpisać nazwę kosztu zgodnie z harmonogramem)
4) Środki wydatkowane zostały zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia
29.01.2004r.
…………………………………………………
…………………………………………………
Sprawdzono pod względem merytorycznym
…………………………………………………
Prezes lub osoba upoważniona do podpisu
Podpis Skarbnika/księgowego
Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym
…………………………………………………
Podpis Skarbnika lub osoby prowadzącej
sprawy finansowe w imieniu organizacji
…………………………………………………
Pieczątka organizacji
30
Część III. Dodatkowe informacje
W uzasadnionych przypadkach należy podać istotne informacje mające bezpośredni związek
z realizacją zadania.
Załączniki:10)
Należy wymienić załączniki, które dołącza się do sprawozdania.
Załącznikiem, który nie jest wymagany, ale dobrze świadczy o organizacji, jest dokumentacja
realizacji zadania np. zdjęcia, plakaty, ulotki, recenzje, opinie uczestników, listy obecności.
Oświadczam(-y), że:
1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów);
2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym
i faktycznym;
3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach
umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)11);
4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione;
5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem
i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych,
osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).
(pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów)12))
......................................................................................................................................................
Powinny podpisać się osoby, które są upoważnione do reprezentowania organizacji pozarządowej
(lub innych podmiotów uprawnionych do pozyskiwania dotacji) zgodnie z zapisami w statucie (i KRS).
Nawet jeżeli sprawozdanie sporządzał np. koordynator, podpis powinien np. złożyć członek zarządu.
Jeśli organizacja posługuje się pieczęcią, to należy tu również postawić pieczęć.
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu Zleceniobiorcy(-ów)
Poświadczenie złożenia sprawozdania4)
Adnotacje urzędowe4)
______________
POUCZENIE
Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na
adres Zleceniodawcy.
Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu
elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem
przedłożenia Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego.
1)
Niepotrzebne skreślić.
2)
Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie.
3)
Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji.
4)
Wypełnia Zleceniodawca.
5)
Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem
zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie
31
wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych
odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.
6)
Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9.
7)
Wypełniać tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy
wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem.
8)
W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.
9)
Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno
zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej
części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna
być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia
24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób
trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było
przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być
podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu,
o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy.
Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi
przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy.
W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur
(rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez
Zleceniodawcę.
10)
Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy
realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki
prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów
przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów
odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).
11)
Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
12)
Wypełniać, jeśli Zleceniobiorca(-y) posługuje(-ą) się pieczęcią.
32
Załącznik Nr 3
Protokół rozliczenia sprawozdania z realizacji zadania publicznego
…..........................................................................
(nazwa stowarzyszenia realizującego zadanie)
…..........................................................................
(nazwa zadania)
…..........................................................................
(numer i data umowy)
Po otrzymaniu sprawozdania pracownik merytoryczny sprawdza terminowość złożenia
potwierdzając ten fakt pieczęcią, datą i podpisem na formularzu sprawozdania
w miejscu do tego przeznaczonym.
część I – sprawdzenie sprawozdania pod względem formalnym
1) sprawozdanie złożono w terminie określonym w umowie:
tak/nie
2) nazwa zadania w sprawozdaniu jest zgodna z umową:
tak/nie
3) sprawozdanie podpisane jest przez osoby upoważnione:
tak/nie
część II – ocena merytoryczna zadania
Zapoznanie się z zawartością merytoryczną sprawozdania.
−
zakres rzeczowy zadania nie został/został zrealizowany prawidłowo
−
nie została wykonana następująca część zadania:
…...............................................................................................................
…...............................................................................................................
…...............................................................................................................
….....…................................
data i podpis pracownika
część III – ocena finansowa sprawozdania
A. rozliczenie na rodzaj kosztów
1. wysokość przyznanej dotacji zgodnie z umową : …...............................
- wysokość wykorzystanej dotacji: …...............................
- kwota zwrotu niewykorzystanej dotacji ............................. (data zwrotu zgodnie z umową)
33
2. wysokość środków własnych zgodnie z umową: ….............................
- wysokość środków własnych w sprawozdaniu …..................................
3. wkład osobowy (w tym świadczenia wolontariuszy i pracy społecznej członków)
zgodnie z umową: …......................................
- wkład osobowy (w tym świadczenia wolontariuszy i pracy społecznej członków)
….....................................
4. procentowy udział kosztów zadania zgodny/nie zgodny z umową
Uwagi: …................................................................................................................
5. Zestawienie faktur: faktury zawarte w zestawieniu pochodzą/nie pochodzą z okresu
trwania umowy.
….....…................................
data i podpis pracownika
….....…................................
data i podpis naczelnika
Zatwierdzam
…...........................................
data i podpis Z-cy Prezydenta
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przedłożonym sprawozdaniu Zleceniodawca
wzywa Zleceniobiorcę do ich usunięcia.
Ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania dokonuje Zastępca Prezydenta Miasta.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------UWAGI:
…......................................................................................................................................
…......................................................................................................................................
…......................................................................................................................................
…......................................................................................................................................
…......................................................................................................................................
34
Załącznik Nr 4
PROTOKÓŁ
z kontroli merytorycznej przeprowadzonej w dniu ………………..……………………………...……
Kontrolowana organizacja: .....................................................................................................
Miejsce:...................................................................................................................................
Nazwa zadania: ……………………………………………..................…….…….…....……………………
….............................................................................................................................................
….............................................................................................................................................
Podczas kontroli zadania stwierdzono: ………………...................………………………………..
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
…………………………………………………………….........…………….....………………………….………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
Uwagi:
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
Kontrolujący:
Kontrolowany:
………………………………
….........................................
………………………………
….........................................
35
Załącznik Nr 5
Protokół z kontroli zadania publicznego zleconego Przez Prezydenta
Miasta Kutno
z dnia………………………………................
Okres przeprowadzonej kontroli: ………..……………………………………………...........................
Nazwa kontrolowanego:…………………………….………………………………………………..………..
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
Osoby uczestniczące w kontroli:
1) ………………………….
2) ………………………….
3) ………………………….
Przedmiot kontroli:
- zgodność wydatkowania środków z dotacji otrzymanej z budżetu miasta Kutno na
realizację zawartej umowy Nr ………………….………………… z dnia………………………….....r.
na zadanie …………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
- sprawdzenie sposobu i zasad prowadzenia dokumentacji finansowej pod względem
celowości.
Wyniki kontroli – opis stanu stwierdzonego podczas kontroli:
wydatki zgodnie z kosztorysem w umowie:
- wartość całkowita projektu - ………………….. zł
- kwota dotacji
- …….……………. zł
- kwota środków własnych
- …........................ zł
wydatki za okres kontrolowany:
- wartość całkowita projektu - …………………. zł
- kwota dotacji
- …………………. zł
36
- kwota środków własnych
- …………………. zł
Na podstawie kontroli dokumentów finansowych stwierdza się:
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
……………………………………………………………….......……….........………………………..…………
Wnioski:
….............................................................................................................................................
................................................................................................................................................
Podpis zespołu kontrolującego:
……………………………..
……………………………..
……………………………..
Podpis kontrolowanego:
……………………………..
……………………………..
37

Procedura zlecania zadań publicznych organizacjom

Transkrypt

Podobne dokumenty

Kutno, dnia 2 kwietnia 2007 roku

Dyrektor Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kutnie 99

pobierz plik pdf

Data publikacji: 16 lutego 2007 roku

PR 0520.35.2016 Darmowe wypożyczalnie rowerów w każdej

Firma Handlowa Tytan Elzbieta Balcerzak, Kutno

1 GMINA TŁUSZCZ ul. Warszawska 10, 05-240

Podziękowanie za złożone oferty