formularz ofertowy

Opis Przedmiotu Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie digitalizacji analogowych zasobów audialnych
znajdujących się w archiwum taśmowym Radio Lublin S.A., które zostały zakwalifikowane przez
Zamawiającego do tego procesu i wyspecyfikowane w zestawieniach nośników/nagrań (skoroszyt
Excel z pięcioma arkuszami) stanowiącym Załącznik nr 1c do SIWZ. Zadaniem Wykonawcy
będzie wykonanie dwóch kopii cyfrowych każdego przekazanego fonogramu w postaci
analogowej. Pierwsza kopia cyfrowa ma być jak najwierniejszym odzwierciedleniem postaci
analogowej i będzie posiadała status kopii archiwalnej. Druga kopia cyfrowa będzie przetworzoną
kopią archiwalną pod kątem zastosowania do celów emisyjnych. W Załączniku nr 1b do SIWZ
znajduje się dokładny opis zasobu w oparciu o wiedzę o stanie aktualnym jak i wiedzę historyczną.
Zamawiający wymaga aby proces digitalizacji Wykonawca przeprowadził
z wykorzystaniem własnych narzędzi oraz posiadanych wykwalifikowanych zasobów ludzkich.
W Załączniku nr 1a do SIWZ Zamawiający zawarł wymagania techniczne dotyczące sprzętu
biorącego udział w procesie digitalizacji, wymagania co do postępowania z zasobem oraz
wymagania stawiane postaci cyfrowej zasobu. Zamawiający wymaga aby parametry sprzętu
biorącego udział w procesie digitalizacji nie były gorsze od parametrów minimalnych z zakresu
wyspecyfikowanego przez Zamawiającego.
Celem wykazania posiadania odpowiedniego potencjału technicznego niezbędnego do realizacji
zamówienia Oferent przedstawi:
 opis
stanowisk
digitalizacyjnych
przeznaczonych
do
realizacji
zamówienia
z wyszczególnieniem ich części składowych i realizowanych przez nich funkcji oraz parametry
techniczne charakterystyczne dla poszczególnych elementów toru;
 opis posiadanej infrastruktury sprzętowej i lokalowej niezbędnej do realizacji zamówienia oraz
systemów zapewniających utrzymanie stabilności warunków klimatycznych, warunków
ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony fizycznej pomieszczeń w których będzie odbywał się
proces digitalizacji taśm analogowych;
 opis procesów technologicznych wykorzystywanych w procesie digitalizacji oraz przyjęte
sposoby nadzoru nad całym procesem;
 wykaz osób i ich kwalifikacji wraz z zakresem wykonywanych przez nich obowiązków podczas
wykonywania zamówienia (Załącznik nr 8 do SIWZ);
 opis procedur i sposobów postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych np. zerwanie taśmy,
„rozsypanie” się taśmy, rozwarstwienie nośnika i inne.
Zamawiający zapewnia transport taśm przeznaczonych do digitalizacji do siedziby Wykonawcy
(wskazanego miejsca digitalizacji) oraz ich odbiór i będzie go realizował w czterech transzach.
Odbiór taśm i ich kopii cyfrowych od Wykonawcy będzie zsynchronizowany z dostawą kolejnej
ich części. Na czas transportu Zamawiający wykupi ubezpieczenie zasobu, które będzie
obowiązywać do 30 dni przebywania poza siedzibą firmy. W przypadku przedłużenia się okresu
digitalizacji danej transzy zasobu powyżej 30 dni, Zamawiający będzie żądał od Wykonawcy
ubezpieczenia zasobu będącego w jego dyspozycji na koszt własny. W trakcie zwrotnego
przekazywania zdigitalizowanego zasobu Wykonawca zadba o identyczny sposób zapakowania
i zabezpieczenia taśm w odniesieniu do tego jak został mu przekazany.
Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego, będzie zobowiązany przed podpisaniem stosownej umowy na realizację
usługi posiadać i przedstawić do uzgodnienia z Radiem Lublin S.A. oraz Archiwum Państwowym
w Lublinie „Plan awaryjny na wypadek katastrofy” (zalanie, pożar).
Zamawiający dostarczy Wykonawcy w każdej transzy dwa dyski twarde na które Wykonawca
skopiuje pliki powstałe w procesie digitalizacji, które następnie przekaże Zamawiającemu.
Przekazana partia kopii cyfrowych będzie poddana przez Zamawiającego procesowi weryfikacji
1
PZZ.25.3.2014
Załącznik nr 1 do SIWZ w postępowaniu na digitalizację analogowych zasobów audialnych Radia Lublin S.A.
pod względem kompletności oraz poprawności zapisu a wszelkie uwagi w tym zakresie będą
przekazywane niezwłocznie. W przypadku zgłaszanych uwag przez Zleceniodawcę do
zrealizowanej pracy, Wykonawca będzie zobowiązany wyjaśniać wszelkie zgłaszane wątpliwości
niezwłocznie w priorytecie wyższym do bieżącej digitalizacji. Terminy przekazania i odbioru
kolejnych części zasobu Zamawiający będzie uzgadniał z Wykonawcą w trybie roboczym tak aby
zachować ciągłość procesu. Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać kopie cyfrowe
digitalizowanych zasobów przez okres gwarancji. Po upływie tego okresu
Wykonawca
zobowiązany jest usunąć znajdujące się na jego dyskach pliki uzyskane w wyniku digitalizacji po
wcześniejszym poinformowaniu Zamawiającego.
Po wykonaniu należytym części zamówienia Zamawiający dopuszcza wystawianie faktur
częściowych.
Celem zapewnienia sprawnego przebiegu realizacji zamówienia Strony oddelegują do
bieżących kontaktów i koordynacji działań po jednym przedstawicielu. Wskazane osoby zostaną
wpisane do umowy. Wymagane jest aby ze strony Wykonawcy osoba oddelegowana do tych zadań
posiadała niezbędne kompetencje z zakresu realizowanego zamówienia oraz umocowanie
kierownicze wobec zespołu osobowego realizującego zamówienie.
Wykonawca powinien poinformować Zamawiającego o warunkach składowania taśm analogowych
(miejsce składowania, zabezpieczenia antywłamaniowe, oświetlenie, warunki klimatyczne,
zabezpieczenie przeciwpożarowe etc.) - poprzez wypełnienie kwestionariusza dotyczącego
warunków składowania (Załącznik nr 9 do SIWZ).
Lublin, dnia 5.11.2014 r.
Prezes Zarządu
(-) Andrzej Szwabe
2
PZZ.25.3.2014
Załącznik nr 1 do SIWZ w postępowaniu na digitalizację analogowych zasobów audialnych Radia Lublin S.A.