Perspektywy rozwoju archiwalnej informacji naukowej w świetle

Bolesław Woszczyński
PERSPEKTYWY ROZWOJU ARCHIWALNEJ INFORMACJI
NAUKOWEJ W ŚWIETLE WYBRANYCH PUBLIKACJI
Ostatnie lata charakteryzuje dalszy rozwój techniki. Równocześnie obserwuje
się poważny wzrost produkcji kancelaryjnej i powstawanie nowych rodzajów
dokumentacji aktowej.
Materiały źródłowe gromadzone w archiwach zawierają wiele cennych
informacji, które mogą być wykorzystane przez badacza oraz służyć potrzebom
społecznym. Jednak dotychczasowe doświadczenia archiwów wskazują, że ogromne
zasoby aktowe tam gromadzone i zabezpieczane nie są w pełni wykorzystane.
Spowodowane jest to głównie trudnością przebrnięcia przez gąszcz produkcji
kancelaryjnej.
Istniejący stan rzeczy starają się, przynajmniej częściowo, poprawić sami
pracownicy archiwów. Ostatnio więc zwrócono uwagę na funkcjonowanie archiwów
zakładowych, a przede wszystkim na działalność samych twórców akt. Wszystko
zmierza w kierunku zwiększenia wpływu na kształtowanie się przyszłego zasobu akt,
jeszcze w czasie ich powstawania. Równocześnie czynione są poszukiwania innych
rozwiązań.
Zagadnienia informatyki, interesujące dziś grono badaczy oraz samych
pracowników archiwów, były szeroko omawiane szczególnie w trakcie obrad VI
Archiwalnej Konferencji Metodycznej, zorganizowanej w grudniu 1970 roku przez
Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych. Jeden z podstawowych referatów
dotyczył właśnie zasadniczych spraw związanych z rozwojem informacji naukowej1.
Jak stwierdzono w referacie oraz w trakcie obrad Konferencji Metodycznej —
przed archiwistami staje problem rozwoju nowej formy informacji. Łączy się to z tym,
że obecnie w różnych dziedzinach życia gospodarczego stosowane są nowe metody
działania. Obok tradycyjnej dokumentacji aktowej rodzi się nowa — powstała przy
pomocy środków technicznych. Staje więc problem przystosowania archiwów do
przyjęcia wszelkiego rodzaju dokumentacji. Ponadto chodzi o spowodowanie, aby do
rąk badacza mogły dostać się szybko poszukiwane archiwalia.
Problem nie łatwy, jak wspomniano, z uwagi na fakt ogromnej produkcji
aktowej w kancelariach twórców. Na przykład archiwiści Niemieckiej Republiki
Demokratycznej obliczają, że w najbliższych 20—30 latach do ich archiwów
państwowych napłynie tyle samo materiałów, co w dotychczasowej, 1000-letniej
historii Niemiec. Archiwiści radzieccy szacują natomiast, że nawet przy rozwiniętej i
lepszej informacji, badacze wykorzystają jedynie około 75% zasobu archiwalnego2. W
tej sytuacji klasyczne tylko metody organizowania informacji naukowej nie sprzyjają
rozwiązaniu problemu. Jak na razie archiwa nie są w stanie zawsze szybko i w pełni
odpowiedzieć na pytania badacza, pomimo tworzenia stosunkowo dużej ilości
różnorodnych pomocy naukowych3. Zachodzi więc konieczność szukania innego
rozwiązania również na gruncie archiwalnym.
Coraz szersze wykorzystanie dziś w praktyce krajowej
matematycznych
m a s z y n
obejmuje również archiwistykę. Rodzi się więc problem
ustalenia sposobów przetwarzania danych, które umożliwią pełniejsze wykorzystanie
zgromadzonych archiwaliów. Tak więc, chociaż nadal góruje tradycyjna forma pracy,
to jednak z biegiem czasu i do archiwów wkroczyć musi — jak stwierdzono na
1
H. B a r c z a k, S. N a w r o c k i, Cz. W ł o d a r s k a, Zagadnienia informacji naukowej w
archiwach państwowych. (Materiały Konferencji — maszynopis).
2
Tamże, s. 4.
3
Pomoce stosowane w praktyce archiwalnej omawia K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady
archiwistyki, Archeion nr 19—20, 1951. Ponadto por. m.in.: A. W o l f f, Archiwalne karty inwentarzowe,
Archeion nr 17, 1948; A. S t e b e l s k i, Sumariusz jako naukowa pomoc ewidencyjna w archiwum, Archeion
nr 24, 1955; S. P a ń k ó w, Przewodniki archiwalne, Archeion nr 45, 1966; H. F a b i j a ń s k i, Pomoce
ewidencyjne stosowane w pracy archiwalnej. Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby
archiwalnej. Warszawa 1967.
Konferencji — nowoczesna technika. Szybkość, pojemność pamięci i uniwersalność
maszyn cyfrowych sprawiają, że zakres ich użycia już dzisiaj wydaje się
nieograniczony. Wyniki badań oraz dostępna literatura wskazują na przenikanie
techniki do archiwów. Prowadzone są już próby zastosowania w nich maszyn
cyfrowych4.
W trakcie obrad VI Archiwalnej Konferencji Metodycznej stwierdzono, że
archiwiści krajów socjalistycznych prowadzą badania w kierunku poznania
możliwości wprowadzenia elektronicznego przetwarzania danych. W tym zakresie
mają już pewne osiągnięcia archiwiści radzieccy, NRD i Rumunii. Wszyscy raczej
zgodni są co do tego, że wprowadzenie techniki elektronicznej musi być uzależnione
od pewnych kryteriów. Chodzi głównie o ustalenie w jakim czasie może wejść w
obieg mechanizacja oraz — co powinno decydować o podjęciu takiej decyzji.
Rozważania te, jak się stwierdza, musi poprzedzić analiza wielu czynników.
Z analizy materiałów porównawczych wynika, że ważnym staje się
częstotliwość zapotrzebowań na określone informacje. Właśnie to może decydować o
ekonomicznej opłacalności wprowadzenia systemu elektronicznego przetwarzania
danych. Element ten odgrywa bardzo ważną rolę z powodu potrzeby wydatkowania
dużych sum na samo przygotowanie dokumentacji dla maszyn5. Tradycyjna praca
usługowa archiwów na rzecz badaczy, jak na razie nie zawiera w sobie dostatecznej
ilości elementów, które wskazywałyby na opłacalność przedsięwzięcia.
Jak stwierdzają autorzy referatu przy rozpatrywaniu dotychczasowego postępu
w omawianym zakresie, krajowe możliwości kadrowe, techniczne i finansowe nie
stwarzają bliskiej perspektywy wprowadzenia do archiwów maszyn elektronowych.
Nie oznacza to potrzeby wyłączenia problemu z kręgu naszych zainteresowań. Wręcz
przeciwnie — już w najbliższym okresie należy rozpocząć właściwe przygotowania,
4
Zagadnienie to interesująco naświetlają: V. P l e t k a, Próby mechanizacji pracy naukowoinformacyjnej w archiwach (tłum. z czeskiego), [w:] Z teoretycznych i praktycznych zagadnień współczesnej
archiwistyki. Przekłady z obcej literatury archiwalnej, zeszyt 8, NDAP, Warszawa 1968; K. D a r w i n, Użycie
komputera do indeksowania akt (tłum. z ang. I. Koberdowa), Jurnal of the Society of Archivists, t. 4, nr 3,
(Londyn) 1971 r. Por. też: H. B a r c z a k, Zastosowanie pojęć matematycznych w pracy archiwalnej,
Archiwista nr 3 (26), 1971.
5
Na każde 24 dolary przeznaczone na elektroniczne przetwarzanie danych, 16 przypada na
przygotowanie danych wyjściowych, a pozostałe 8 na sam proces eksploatacji tego systemu. H. B a r c z a k, S.
N a w r o c k i, Cz. W ł o d a r s k a, op. cit., s. 6.
które stworzą podstawę do wprowadzenia najlepszych rozwiązań ekonomicznych i
praktycznych.
*
Zarówno w referacie podstawowym jak i dyskusji na VI Archiwalnej
Konferencji
Metodycznej
stwierdzono,
że
przedsięwzięcia
zmierzające
do
wprowadzenia maszyn matematycznych i techniki elektronicznej do archiwów są
przyjmowane z pełnym zrozumieniem. Tworzy się więc właściwy stosunek również i
do udziału w samych przygotowaniach, które nie są łatwe, a równocześnie będą
wymagały dużego nakładu pracy. Niemniej jednak działalność w tym kierunku musi
przybrać realne kształty i to już w najbliższym okresie, zakładając, że wprowadzenie
nowoczesnych środków w archiwach polskich może się odbywać stopniowo.
W grupie ważnych czynności wymienia się przygotowanie odpowiedniego
personelu, który będzie się orientował w zagadnieniach udostępnienia informacji w
archiwach oraz opanuje sposób udostępnienia samego sprzętu. Szkolenie w tym
kierunku, jak się okazuje na przykładzie innych krajów, nie należy do łatwych i trwa
kilka lat. Obejmuje ono przede wszystkim archiwistów, ale potrzebna jest też ścisła
współpraca z matematykami oraz inżynierami — elektronikami. Właśnie pomoc tych
ostatnich w szkoleniu jest niezbędna; wiąże się to z potrzebą przygotowania
odpowiedniego kodu, programowania i obsługiwania samych maszyn.
Ważnym problemem stają się też prace o charakterze teoretycznym. Chodzi tu
głównie o ustalenie właściwej nomenklatury archiwalnej. W tym wypadku staje się
koniecznym opracowanie nowego słownika archiwalnego, jednolicie interpretującego
będące w obiegu pojęcia archiwalne6.
Jako kolejne zadanie w zakresie prac przygotowawczych, autorzy referatu
wygłoszonego na Konferencji Metodycznej, wysuwają potrzebę opracowania haseł,
które będą użyte w kodach podczas automatycznego procesu udostępniania
materiałów przechowywanych w archiwach. Wykazy tych haseł, zwane tezaurusami
6
Przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych działa specjalna Komisja, która opracowała już
wstępną wersję nowego słownika archiwalnego.
są niezbędnym elementem umożliwiającym wykorzystanie maszyny7. Jednak
opracowanie tezaurusa w warunkach archiwalnych będzie bardzo trudne, z uwagi na
ogromną różnorodność akt oraz problemów w nich występujących. Zrozumiałą jest
rzeczą, że w rzędzie prac wstępnych znajdzie się również problem przygotowania akt
Archiwalia muszą być w odpowiedni sposób uporządkowane, usystematyzowane i
właściwie opisane. Czynności te uzależnione będą od tego, jak daleko ma sięgać
wykorzystanie i udostępnianie zasobu aktowego. Możliwe tu jest ograniczenie się do
informacji o jednostkach archiwalnych, które zawierają materiały będące przedmiotem
zainteresowania. W innym wypadku w grę wchodzić mogą wiadomości występujące
w poszczególnych aktach, ujętych w jednostkach archiwalnych. Zajdzie więc potrzeba
opracowania rejestrów oraz indeksów, które charakteryzować musi duża dokładność i
jednolitość zarówno w zakresie formy, jak i treści.
Do rzędu prac przygotowawczych — jak stwierdzili autorzy referatu —
zaliczyć należy również opracowanie archiwalnego słownika technicznego. W
archiwach naszych znajduje się coraz więcej urządzeń technicznych, w czym muszą
też orientować się ich użytkownicy. Sugeruje się, aby słownik taki obejmował
całokształt urządzeń technicznych, które znajdują swoje zastosowanie w archiwach i w
pracy biurowej.
Wszystkie czynności podjęte w okresie przygotowawczym potrwają kilka lat.
Już od samych wykonawców, od sprawnej organizacji będzie uzależniona jakość
zrealizowanych przedsięwzięć. Chodzi o to, aby w pełni zdać sobie sprawę z potrzeby
przystąpienia do czynności wstępnych i w ogóle z samej potrzeby wprowadzenia
mechanizacji do archiwów.
Podkreślić należy, że zagadnienia tak ważne już w roku 1969 były
przedmiotem zainteresowania historyków i archiwistów na X Powszechnym Zjeździe
Historyków Polskich, gdzie rozwinęła się żywa dyskusja wokół referatu omawiającego
problem: „Cybernetyka a badania historyczne”. Wiele miejsca poświęcono w nim
również sprawom mechanizacji poszukiwań źródłowych. Zwrócona została też uwaga
na sposób organizacji prac poszukiwawczych w świetle rosnących zainteresowań
7
H. B a r c z a k, S. N a w r o c k i, Cz. W ł o d a r s k a, op. cit., s. 20. Por. także: M.
P o l e t y ł o, Zasady budowy tezaurusa, Warszawa 1968.
historycznych8. Stwierdzono, że metody cybernetyczne w dużym stopniu mogą
wpłynąć również i na samą klasyfikację źródeł historycznych9. W tym właśnie widzieć
należy dalsze wysiłki archiwistów w kierunku stosowania głębszych kryteriów selekcji
materiału źródłowego.
Potrzeby rozwinięcia nowych form pracy archiwalnej podniesiono ponadto w
czasie dyskusji zorganizowanej, po wspomnianym Zjeździe Historyków, w Instytucie
Historii Polskiej Akademii Nauk10. Stwierdzono tam, że budowany w archiwach
aparat informacyjny powinien co najmniej: pomóc w przyspieszeniu poszukiwań
źródłowych, pozwolić na zastosowanie nowoczesnych środków technicznych zarówno
przy poszukiwaniach, jak i przy wyzyskaniu materiału, umożliwić dotarcie do
podstawy źródłowej wystarczającej dla budowania wniosków zgodnych z zasadami
naukowymi oraz pozostawiać możliwości należytej krytyki i oceny tej podstawy
źródłowej11. Podstawowe postulaty stawiane przez badaczy — historyków wobec
placówek archiwalnych są na pewno możliwe do zrealizowania, jednak dopiero po
wprowadzeniu maszyn matematycznych.
Naświetlenie interesującej problematyki znalazło swoje odbicie w trakcie 2dniowej konferencji zorganizowanej pod hasłem: „Archiwa warsztatem pracy
historyka”, która odbyła się w czerwcu 1971 roku w Toruniu. Wygłoszone referaty
omawiały tradycyjną formę pracy archiwów; równocześnie nawiązywały do
problematyki wybiegającej w przyszłość, związanej z perspektywami rozwoju pracy
archiwalnej12. Obecnie archiwa stały się placówkami dostępnymi dla szerokiego
ogółu. Korzystają z nich tradycyjni użytkownicy — historycy, ale też odwiedzają je
badacze zainteresowani problematyką gospodarczą i społeczną oraz studenci. W
każdym wypadku chodzi o szybkie uzyskanie informacji. Wymogi nowej publiczności
8
I. I h n a t o w i c z, Cybernetyka a badania historyczne, [w:] Pamiętnik X Powszechnego Zjazdu
Historyków Polskich w Lublinie, t. 2, 1968.
9
Tamże, s. 292
10
Patrz: I. I h n a t o w i c z, Nauki pomocnicze historii a sprawa warsztatu historyka czasów
najnowszych. Dzieje Najnowsze nr 4, 1969.
11
Tamże, s. 117.
12
Por. K. W y c z a ń s k a, Perspektywy rozwoju archiwalnego aparatu ewidencyjnoinformacyjnego. (Materiały z Konferencji, Toruń 5—6.06.1971 roku, maszynopis).
archiwalnej zmuszają archiwa do głębszego udostępnienia treści akt. „Chodzi o to, aby
uniknąć zbędnego przeszukiwania masywów akt dla potrzebnej informacji”13.
*
Przy wszystkich rozważaniach podnoszony jest jednak problem czasu.
Szybkie rozwiązanie zadań stojących przed archiwistami nie będzie od razu możliwe.
Tak więc nim to nastąpi należy zwrócić większą uwagę na dalsze ulepszanie tzw.
m a ł e j m e c h a n i z a c j i.
Sprawy z tym związane podniesione zostały na wspomnianej już VI
Archiwalnej Konferencji Metodycznej. Stwierdzono tam, że realnie patrząc się na
nasze możliwości musimy iść właśnie w tym kierunku. W ramach tej małej
mechanizacji rozwinięte zostaną pomoce ewidencyjne. Jej „celem zasadniczym
powinno być maksymalne skrócenie czasu potrzebnego dla zebrania informacji o
źródle”14.
Należy więc zwrócić uwagę na pomoc archiwalną w postaci kartoteki
perforowanej wzdłuż brzegu. Występujące w aktach hasła, ułożone w zwarty system
zostają zakodowane przy pomocy liczb; każdej z tych liczb odpowiada otwór na karcie
perforowanej. Kartoteka pozwala szybko odszukać potrzebne informacje, chociaż nie
może odpowiedzieć na wszystkie pytania15.
Stosunkowo największe praktyczne zastosowanie nowoczesnej techniki w
najbliższych latach, znajdzie swoje odbicie w zakresie mikrofilmowania materiałów
archiwalnych. Archiwa mają już pewne doświadczenia w tym zakresie16; chodzi
jednak o dalsze rozwinięcie praktycznej działalności oraz stosowanie nowych
urządzeń. W tym wypadku ważną rolę pomocniczą spełni kserograf. W sposób
zasadniczy wpłynie on na udostępnienie materiałów archiwalnych. Główną jego zaletą
13
Tamże, s. 8.
H. B a r c z a k, S. N a w r o c k i, Cz. W ł o d a r s k a, op. cit., s. 9.
15
Tamże, s. 23—24.
16
Por. m.in.: A.. W y c z a ń s k i, Mikrofilm w archiwach i bibliotekach polskich, Archeion nr 26,
1956; W. Ż y w i e ń, Z doświadczeń poznańskiej pracowni mikrofilmowej w latach 1953—1962, Archeion nr
41, 1964; H. Z u b a l a, Mikrofilm w archiwach, Archiwista nr 4 (7), 1966; A. J a n o w s k i, Cz.
J e s i o n e k, Problem mikrofilmowania akt w archiwach, Archeion nr 50, 1968.
14
jest szybkość w wykonywaniu odbitek, a równocześnie niewielki ich koszt. Ogólnie
stwierdza się, że urządzenie to powinno znaleźć się w każdym archiwum centralnym i
wojewódzkim.
Z mikrofilmem łączy się też miniaturyzacja zdjęć oraz przystosowanie ich do
udostępnienia przy pomocy specjalnych maszyn automatycznych. W ten sposób może
być skrócony czas poszukiwania interesujących archiwaliów17.
Technika
fotograficzna
może
znaleźć
swoje
zastosowanie
przy
opracowywaniu wydawnictw fotokopii. Wówczas to teksty źródłowe nie będą wydane
normalnym drukiem lecz w postaci fotokopii. Całość poprzedzona zostanie wstępem.
Jak stwierdzono w trakcie obrad Konferencji Metodycznej — „w ten sposób
naukowiec otrzymuje do ręki wierną kopię, z której w pełni może korzystać bez
obawy ewentualnego retuszowania tekstu, jak to może się zdarzyć w wydawnictwach
opublikowanych normalnym drukiem”18. Tego rodzaju publikacje znane są już w kilku
krajach, a m.in. na Węgrzech.
*
Wszystkie formy rozwoju informacji naukowej, za punkt wyjściowy biorą
jednak dotychczasowy stan pomocy archiwalnych. Nowe formy mechanizacji, jak
stwierdzono, będą uzależnione od poziomu. opracowania klasycznej informacji
archiwalnej. Dlatego też w pracy archiwalnej należy nadal zwracać baczną uwagę na
poprawność opracowania inwentarzy, jako podstawowej pomocy naukowej. Ważnym
elementem stają się karty zespołu, dające przegląd zasobu całego archiwum. Dla
potrzeb wewnętrznych powinny być utrzymane spisy.
Przy opracowaniu inwentarzy kartkowych uwaga powinna koncentrować się
na właściwym i poprawnym zapisie treści jednostki archiwalnej. Chodzi o ujęcie w
tytule pełnej informacji o aktach, co jest dla badacza najistotniejszym elementem.
17
Problem omawia K. W e y m a n, Zastosowanie mikrofilmu w praktyce, Archiwista nr 2 (17),
1969. Por. też: H. B a r c z a k, S. N a w r o c k i, Cz. W ł o d a r s k a, op. cit., s. 24—25.
18
Tamże, s. 24.
Rozwinięte i pełne tytuły jednostek archiwalnych pozwolą usprawnić samo
poszukiwanie.
Cenną pomocą archiwalną są katalogi rzeczowe. Powstają one z kart
inwentarzowych, które po sporządzeniu inwentarza ciągłego można ponownie
wykorzystać. Wszelkiego rodzaju katalogi rzeczowe niewątpliwie mogą w poważnym
stopniu skrócić proces prac. poszukiwawczych. Dla usprawnienia informacji archiwa
powinny również zużytkować drugie egzemplarze kart z kwerend, wykonywanych na
zamówienie różnych instytucji.
*
*
*
Tylko w zarysie naświetlono niektóre problemy związane z rozwojem
informacji naukowej w archiwach państwowych. Głównie stanęły one na porządku
dziennym obrad VI Archiwalnej Konferencji Metodycznej. Zwrócono też uwagę na
sprawy dotyczące mechanizacji pracy archiwalnej, omawiane przy okazji innych
spotkań historyków i archiwistów, organizowanych ostatnio w kraju.
Podniesione sprawy interesują również grono archiwistów wojskowych.
Szczególnie Centralne Archiwum Wojskowe śledzi za postępem w tej dziedzinie. Jego
przedstawiciele uczestniczą — w organizowanych przez Naczelną Dyrekcję
Archiwów Państwowych oraz inne pokrewne placówki — spotkaniach, na których
omawiany jest rozwój informacji naukowej. Chodzi więc o przekazanie wiadomości o
doświadczeniach,
a
równocześnie
zwrócenie
uwagi
na
potrzebę
ich
rozpowszechniania.
Chociaż istniejące warunki nie pozwalają nam przystąpić już dziś do realizacji
planu mechanizacji pracy archiwalnej, to jednak należy czynić wysiłki w tym
kierunku. Stopniowo powinno się wprowadzać to, co jest możliwe. W tym wypadku
wojskowa służba archiwalna może zwrócić baczniejszą uwagę na rozwój małej
mechanizacji.
Należy w pełni zgodzić się z twierdzeniem, że zachodzi „konieczność pilnego
obserwowania nowości, jakie w interesujących nas zagadnieniach się pojawiają.
Chodzi tu o to, co w omawianej dziedzinie dzieje się nie tylko w archiwach, ale także
w instytucjach wytwarzających dokumentację przy użyciu nowoczesnych urządzeń do
mechanicznego przetwarzania danych”19.
19
Tamże, s. 27—23.