Przewodnik dla Kierowników Projektów.docx.docx

Przewodnik dla Kierowników Projektów Badawczych
realizowanych w IBL PAN
Uprzejmie przypominamy, że wszelkie formalności związane z realizacją projektów finansowanych
ze środków zewnętrznych (NCN, NPRH i in.) wymagają konsultacji z Działem Obsługi Badań
Naukowych. W szczególności bez uzgodnienia z Działem nie powinny być do podmiotów
zewnętrznych wysyłane zapytania, podania, aneksy, sprawozdania roczne i końcowe dotyczące
grantów afiliowanych w IBL PAN. Także podania do Dyrekcji IBL PAN dotyczące projektów
przekazywane są za pośrednictwem DziOBN.
WSPÓŁPRACA KIEROWNIKÓW GRANTÓW Z DZIOBN
1. Przygotowanie Wniosku
 Dział Obsługi Badań Naukowych wysyła informację na temat konkursu
z zaznaczeniem terminu, w jakim pracownicy zainteresowani składaniem wniosku
zgłaszają się do DziOBN. Prosimy o pamiętanie, że termin składania wniosku do Działu
jest zazwyczaj znacznie wcześniejszy niż termin zamknięcia konkursu.
 Jeśli kierownikiem projektu zamierza być osoba niezatrudniona na etacie w IBL PAN,
składa ona do Dyrekcji IBL PAN podanie z prośbą o zgodę na afiliowanie wniosku
w Instytucie według zasad opisanych w Regulaminie afiliowania przy IBL PAN
wniosków o dofinansowanie projektów badawczych, których kierownikami są osoby
niebędące pracownikami IBL PAN (http://ibl.waw.pl/regulamingrantyzewnetrzne.pdf)
i kontaktuje się z DziOBN dopiero po uzyskaniu zgody Dyrekcji na afiliację wniosku.
Kierownik zgłasza się do Działu, w którym przydzielony zostaje mu opiekun wniosku.
 Kierownik ustala z opiekunem wniosku harmonogram prac nad wnioskiem.
 UWAGA: Jeśli w projekcie przewidziano wydanie książki/książek, niezbędne są
konsultacje z wydawcą, uwzględniające nie tylko koszty wydania, ale
i harmonogram. W takiej sytuacji niezbędne jest uwzględnienie na to dodatkowego czasu
w projekcie, po zakończeniu prac badawczych.
 Przygotowany wniosek Dział przedkłada do podpisu Głównej Księgowej
i Dyrekcji IBL PAN. Wysyłką wniosków zajmuje się DziOBN.
2. Ogłoszenie wyników konkursu
 DziOBN informuje pracowników o wynikach konkursu.
3. Przyznanie dofinansowania na realizację projektu
 Kierownik projektu, który otrzymał informację o przyznaniu dofinansowania na
prowadzenie badań, powinien niezwłocznie skontaktować się z DziOBN w celu ustalenia
szczegółów podpisania umowy pomiędzy Instytutem i Kierownikiem projektu
a instytucją finansującą grant.
 W przypadku projektu, którego kierownikiem jest osoba niezatrudniona etatowo w IBL
PAN, warunkiem przygotowania ww. umowy jest podpisanie umowy wewnętrznej
pomiędzy Instytutem a Kierownikiem projektu.
 O podpisaniu umowy przez instytucję finansującą DziOBN niezwłocznie informuje
Kierownika.
4. Realizacja projektu – honoraria
 Po wpłynięciu do Instytutu środków na realizację projektu, dysponuje nimi Kierownik
w porozumieniu z Dyrekcją IBL PAN.
 Jeśli w projekcie przewidziana jest wypłata honorariów lub wynagrodzeń, Kierownik
zleca Działowi przygotowanie umowy, przekazując odpowiedniemu pracownikowi działu
wypełniony zgodnie z umową formularz zlecenia wystawienia umowy. Formularz
dostępny jest na stronie Instytutu w Zakładce DziOBN na podstronie Dla Pracowników
(http://ibl.waw.pl/pl/informacje-dla-pracownikow-ibl/dzial-obslugi-badan-naukowych).
 W danym miesiącu realizowane są płatności z nowych umów, na które zlecenia
wpłynęły do DziOBN nie później niż do 15. dnia miesiąca. Zlecenie może być
przekazane osobiście lub za pośrednictwem e-maila.
 Jeśli honorarium wypłacane jest w ratach, wykonawca przed wypłatą każdej raty
przekazuje Działowi Finansowo-Księgowemu IBL PAN rachunek, podpisany przez
Kierownika projektu (nie później niż do 20. dnia danego miesiąca).
5. Realizacja projektu – sprawozdania.
 Zgodnie z umową o realizację projektu, Kierownik zobowiązany jest do składania
sprawozdań rocznych i końcowych. W przygotowaniu sprawozdań pomagają Dział
Obsługi Badań Naukowych oraz Dział Finansowo-Księgowy.
 O konieczności przygotowania merytorycznej części sprawozdania Dział każdorazowo
informuje Kierowników projektów. Część merytoryczna projektu musi zostać
skonsultowana z Działem.
 Kierownicy grantów zatrudnieni w Instytucie na czas trwania projektu składają ponadto
opisowe sprawozdania merytoryczne w terminach uzgodnionych z Działem.
 Do sprawozdania końcowego dołączane są dwa egzemplarze maszynopisu lub
książki/książek stanowiących efekt końcowy realizacji projektu.
6. Realizacja projektu – zakupy
 Wszelkie zakupy sprzętu, aparatury i materiałów biurowych dokonywane są
za pośrednictwem Działu Administracyjno-Gospodarczego IBL PAN.
 Zakup literatury fachowej dokonywany jest przez samych Kierowników
i rozliczany wraz z końcem realizacji projektu.
 Spis zakupionych książek należy złożyć w Dziale Gromadzenia Biblioteki IBL PAN
nie później niż na miesiąc przed końcem projektu.
7. Realizacja projektu – zmiany
 Wszelkie zmiany związane z przesunięciami kosztów, planami aneksowania umowy
(tylko w wyjątkowych przypadkach) itp. należy konsultować z Działem Obsługi Badań
Naukowych, który ustali czy dana zmiana wymaga zgody dyrekcji lub aneksowania
umowy z grantodawcą i pomoże w sporządzeniu odpowiednich dokumentów.
 W przypadku wniosku o przedłużenie okresu realizacji grantu Kierownik składa podanie
do Dyrekcji IBL PAN z kopią dla Działu. Jeżeli podanie rozpatrzone zostanie
pozytywnie, Kierownik wraz z DziOBN przygotowuje aneks do umowy.
8. Realizacja projektu – problemy i wątpliwości
W razie jakichkolwiek wątpliwości i problemów związanych z realizacją grantu zachęcamy do
kontaktu z Działem Obsługi Badań Naukowych.