Wystąpienie -

Najwyższa Izba Kontroli
Warszawa, dnia 19 grudnia 2011 r.
Delegatura w Warszawie
Pan
Adam STRUZIK
Marszałek
Województwa Mazowieckiego
LWA-4101-21-02/2011
P/11/005
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie
Kontroli1, zwanej dalej ustawą o NIK, Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Warszawie
skontrolowała w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego (zwanym dalej
„Urzędem”) prowadzenie działań promocyjnych Województwa Mazowieckiego2 w latach
2010 – 2011 r. (I półrocze).
W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole podpisanym
w dniu 5 grudnia 2011 r., Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK,
przekazuje Panu Marszałkowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działania Województwa w zakresie
objętym kontrolą.
1.
Kierunki działań promocyjnych Województwa na lata 2008-2013 zostały określone
w dokumencie pn. „Strategia promocji Województwa Mazowieckiego”3. Głównym celem
Strategii było wykreowanie regionu dającego silną gwarancję marki podejmowanym
działaniom nakierowanym na branżę inwestycyjną (ściągnięcie inwestorów i stworzenie na
Mazowszu nowoczesnej bazy przemysłowej) i turystyczną (zwiększenie liczby turystów).
Realizowane działania promocyjne, ukierunkowane na wypromowanie wizerunku regionu
Mazowsze były również spójne ze Strategią Rozwoju Województwa Mazowieckiego do roku
2020. Dla stosowania logo i nazwy, jak również w celu używania jednolitej kolorystyki,
czcionki oraz posługiwania się kluczowymi hasłami identyfikującymi region Mazowsze
1
Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701 ze zm.
Dalej także Województwo.
3
Uchwała Nr 50/08 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia 31 marca 2008 r.
2
u l. Fi lt r owa 57 , 02 -056 Wa r s za wa
t el. : 22 444 57 72, fa x: 22 444 57 62, e- mai l: LW A@ nik . gov.p l
Ad r es k or esp ond enc yjn y: S k r.p oc zt. P -14, 00 -950 Wa r s za wa 1
opracowano dokument pn. System Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze4. Działania
promocyjne Województwa w 2010 r. realizowano w oparciu o wysokość środków przyjętych
w budżecie, natomiast w 2011 r. na podstawie zbiorczego planu5. Plan ten określał zakres
działań promocyjnych realizowanych przez wszystkie jednostki organizacyjne Urzędu
(ok. 400 zadań), harmonogram realizacji tych zadań i przewidywane koszty.
Analiza obowiązujących dokumentów dotyczących promocji Województwa wykazała,
że nie wskazano w nich mierników oceny efektywności działań w tym zakresie,
a w regulaminach organizacyjnych nie określono procedur kontroli zadań promocyjnych
zlecanych do realizacji podmiotom zewnętrznym. W ocenie NIK, nieokreślenie oczekiwanych
efektów promocyjnych utrudniało dokonanie oceny skuteczności prowadzonych działań, jak
również utrudniało planowanie wydatków na tę działalność oraz ocenę efektywności
wydatkowanych środków6. Zarząd Województwa Mazowieckiego zawarł umowę7, której
przedmiotem jest opracowanie ww. mierników i dokonanie oceny efektywności dotychczas
zrealizowanych działań promocyjnych.
2.
Zadania dotyczące promocji Województwa (Dział 750, rozdz. 75075) realizowane
były przez Departament Kultury, Promocji i Turystyki8 (21 pracowników). Pracownicy tego
departamentu posiadali odpowiednie wykształcenie i przygotowanie do przeprowadzenia
zadań promocyjnych. Przy rekomendacji działania promocyjnego pracownicy tego
departamentu każdorazowo sprawdzali jego zgodność ze Strategią. Realizacja każdego
zadania promocyjnego, w okresie objętym kontrolą, następowała po jego przyjęciu uchwałą
Zarządu Województwa Mazowieckiego. Do zadań pracowników DKPiT należało m.in.:
akceptowanie projektów graficznych materiałów promocyjnych pod kątem ich zgodności
z przyjętym Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze oraz realizowanie zadań
związanych z podwyższeniem tożsamości regionalnej. Działania promocyjne realizowane
były w sposób zróżnicowany, zmierzający do wykreowania i jak największego
rozpowszechnienia marki regionu Mazowsze poprzez szeroko zakrojone działania
realizowane za pośrednictwem: prasy krajowej i zagranicznej (branżowej i menadżerskiej),
radia, telewizji i internetu (własna strona internetowa, portale reklamowe, informacyjne,
biznesowe i turystyczne), organizację konkursów, uczestnictwo w różnego rodzaju targach,
konferencjach i seminariach, oraz drukowanie i kolportaż własnych materiałów reklamowych.
4
Uchwała Nr 141/209/09 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia 20 stycznia 2009 r.
Uchwała Nr 117/4/10 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 14 grudnia 2010 r.
6
np. wzrost liczby turystów lub dochodów z turystyki, zwiększenie liczby podmiotów gospodarczych, wzrost
przychodów z podatków itp.
7
W dniu 26 września 2011 r.zawarto umowę nr KP-TP-I.ZP.U.273.47.2011.MK.
8
Dalej także DKPiT.
5
2
3.
W latach 2007-2009 na działania promocyjne wydatkowano łącznie 14 345,0 tys. zł,
z czego w 2007 r. – 3 187,7 tys. zł, w 2008 r. - 4 552,1 tys. zł, w 2009 r. – 6 603,2 tys. zł, co
stanowiło odpowiednio: 0,12 %, 0,16 %, 0,26 % wykonania wydatków Województwa ogółem
w tych latach. W 2010 r. na promocję DKPiT wydatkował 1 764,6 tys. zł, co stanowiło
85,6 % wykonania planu po zmianach na ten cel (2 060,9 tys. zł) i 0,08 % wydatków
Województwa ogółem, natomiast do 30 czerwca 2011 r. na działania promocyjne
wydatkowano 359,8 tys. zł, co stanowiło 14,5 % planu na ten cel w 2011 r. (2 477,7 tys. zł).
Niskie wykonanie planu wydatków na działania promocyjne wynika z harmonogramu ich
realizacji (większość zadań zaplanowano na II półrocze 2011 r.). W okresie objętym kontrolą,
działania promocyjne realizowane przez DKPiT sfinansowane zostały ze środków własnych
Województwa.
W latach 2010-2011 (I półrocze) DKPiT samodzielnie podejmował działania
promocyjne, jak również zlecał wykonanie usług promocji podmiotom zewnętrznym.
W 2010 r. na organizację lub współorganizację 22 zadań promujących region Mazowsze
DKPiT wydatkował kwotę 586,6 tys. zł, natomiast w I połowie 2011 r. na 5 takich
przedsięwzięć – 162,8 tys. zł. Wydatki poniesiono m.in. na: wyprodukowanie trzech
muzyczno-graficznych spootów reklamowych; zakup materiałów z nadrukiem informacji
teleadresowych i reklamowych Województwa Mazowieckiego; wizyty dziennikarzy
zagranicznych na terenie województwa; organizację XI edycji nagrody Marszałka
Województwa Mazowieckiego; zakup oprawy artystycznej XII Dożynek Województwa
Mazowieckiego; współorganizowanie koncertu Państwowego Zespołu Ludowego Pieśni
i Tańca Mazowsze; promocja Województwa podczas XVI Targów Turystki i Wypoczynku
LATO 2011.
W 2010 r. podmiotom zewnętrznym zlecono przeprowadzenie 63 działań
promocyjnych za łączną kwotę 1 177,8 tys. zł, natomiast w I połowie 2011 r. – 18 zadań za
197,0
tys.
zł.
Zadania
te
dotyczyły
m.in.
promocji
Mazowsza
podczas:
XVI Międzynarodowego Konkursu Pianistycznego im. Fryderyka Chopina; Mistrzostw
Świata w Akrobacji Samolotowej; uroczystego koncertu „Fryderyk 2010”; pikniku „Odkryj
Mazowsze”; gali kickboxingu w Siedlcach; XXVIII edycji Międzynarodowego Turnieju
Bokserskiego im Feliksa Sztamma; VI Jarmarku Floriańskiego; premiery i promocji filmu
„Wszystko płynie”; jak również druku materiałów promocyjnych i informacyjnych oraz
zakupu artykułów promocyjnych w magazynach i czasopismach.
Działania promocyjne realizowane na podstawie umów były zgodne z przyjętą
Strategią Promocji. Po zrealizowaniu każdego zamówienia, DKPiT opracowywał informację,
3
która zawierała opis uzyskanych efektów w odniesieniu do założonych celów promocyjnych,
jak również opis pozytywnych aspektów danego działania promocyjnego.
Zobowiązania z tytułu wydatków na działalność promocyjną regulowano terminowo
oraz prawidłowo ujęto w ewidencji księgowej Urzędu.
4.
Najwyższa Izba Kontroli nie wnosi zastrzeżeń do sposobu udzielania zamówień
publicznych związanych z promocją Województwa. Badaniem objęto 10 zamówień
publicznych9 (7 z 2010 r. i 3 z 2011 r.) o łącznej wartości 563 872,00 zł. Dla 8 z nich10
o łącznej wartości 293 332,00 zł nie stosowano przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych11, gdyż ich wartość nie przekraczała równowartości kwoty
14 tys. euro. Przy zlecaniu usług i dostaw dotyczących promocji Województwa przestrzegano
postanowienia określone w Regulaminie udzielania zamówień publicznych12.
Szczegółowa analiza dokumentacji dwóch zamówień o wartości powyżej 14 tys. euro
spośród sześciu udzielonych przez Województwo w latach 2010-2011 (I półrocze)
dotyczących promocji, tj.:
•
organizacji VI Edycji Festiwalu Muzycznego „W Krainie Chopina” o wartości
150 tys. zł (udzielonego w 2010 r. w trybie z wolnej ręki),
•
wydania
publikacji
stanowiącej
Kompendium
Wiedzy
o
Województwie
Mazowieckim za kwotę 120 540,00 zł (udzielonego w 2011 r. w trybie dialogu
konkurencyjnego).
wykazała, że zostały one przeprowadzone zgodnie z przepisami ww. ustawy oraz
postanowieniami ww. regulamu, a płatności za uługi zostały dokonane zgodnie z zawartymi
umowami.
Badanie dokumentacji 10 zadań zleconych podmiotom zewnętrznym wykazało, że
wydatki te służyły promocji Województwa i zostały prawidłowo zakwalifikowane do
rozdziału 75075 Promocja jednostek samorządu terytorialnego.
5.
Na pozytywną ocenę zasługują działania DKPiT w zakresie współpracy z innymi
jednostkami samorządu terytorialnego, polegającej na organizacji lub współorganizacji zadań
promocyjnych. W latach 2010-2011 (I półrocze) Zarząd Województwa Mazowieckiego
9
O najwyższych wartościach.
Publikacja artykułów promujących Mazowsze; uroczysty koncert z okazji 200-lecia urodzin Fryderyka
Chopina; zakup artykułu w magazynie „Polish Market”; zakup pakietu podczas Festiwalu Filmów Polskich
Wisła w Moskwie; zakup pakietu w ramach XIII Festiwalu Folkowego Polskiego Radia Nowa tradycja 2010;
zakup pakietu podczas Mistrzostw Świata w Akrobacji Samolotowej; zakup promocyjny podczas 4 imprez
szachowych w 2010 r. i w 2011 r.; zakup pakietu w ramach Desing 4 City Life.
11
Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.
12
Uchwała Nr 2755/295/09 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 3 listopada 2009 r. w sprawie
Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego.
10
4
podjął w tym zakresie 15 uchwał, a łączny koszt na ich organizację wniesiony przez
Województwo wyniósł 168,9 tys. zł. DKPiT współpracował również z jednostkami
samorządu terytorialnego na podstawie porozumień o współpracy (bez przyznawania tym
jednostkom dotacji na ten cel).
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Najwyższa Izba Kontroli wnosi o:
1. Kontynuowanie
działań
zmierzających
do
opracowania
mierników
oceny
efektywności podejmowanych działań promocyjnych.
2. Przeanalizowanie możliwości określenia wewnętrznych procedur w zakresie kontroli
realizacji zadań promocyjnych zlecanym podmiotom zewnętrznym.
Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana
Marszałka o przesłanie w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź
o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich
działań.
Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Marszałkowi prawo zgłoszenia na
piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie, umotywowanych zastrzeżeń w sprawie
ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
W razie zgłoszenia zastrzeżeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin
nadesłania informacji, o której mowa wyżej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały
właściwej Komisji NIK.
5