koordynator
Transkrypt
koordynator
KOORDYNATOR SYSTEM LOSOWEGO DOBORU OSÓB EGZAMINOWANYCH DO EGZAMINATORÓW Wersja 1.2 Konin, wrzesień 2006 SPIS TREŚCI 1 Opis sytemu KOORDYNATOR 2 Topologia systemu 3 Wymagania programu 3.1 Zmiany w organizacji pracy 3.2 Zmiany w konfiguracji oprogramowania ITS 3.3 Wymagania sprzętowe i programowe 4. Obsługa systemu KOORDYNATOR 4.1. Rozpoczęcie dnia pracy – import danych 4.2. Wydruk list egzaminacyjnych 4.3. Aktualizacja egzaminów 4.3.1. Aktualizacja egzaminów – kolejność operacji 4.4. Podgląd tablicy 4.5. Aktualizacja danych osobowych 4.6. Wydruk wyników egzaminów 4.7. Wydruk czasu pracy egzaminatorów 4.8. Dane egzaminatorów 4.9. Parametry programu 5. Wnioski i uwagi 1. Opis Systemu Koordynator System KOORDYNATOR został opracowany przez firmę Loker we współpracy z Wojewódzkim Ośrodkiem Ruchu Drogowego w Koninie. Zasadniczym celem opracowania systemu było wyeliminowanie wszelkich możliwych podejrzeń dotyczących nieprawidłowości podczas przeprowadzania egzaminów i usprawnienie jego przebiegu. Dotychczasowy tradycyjny sposób przydzielania osób egzaminowanych na prawo jazdy do egzaminatorów był postrzegany jako element o dużym zagrożeniu korupcyjnym. Wskutek wprowadzenia nowych zasad przeprowadzania egzaminów na prawo jazdy (Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 27 października 2005 r. w sprawie szkolenia, egzaminowania i uzyskiwania uprawnień przez kierujących pojazdami, instruktorów i egzaminatorów - Dz. U. Nr 217, poz. 1834, z późn. zm. – zwane dalej „rozporządzeniem”), stał się też mało efektywny z uwagi na wydłużenie czasu trwania egzaminu praktycznego. W załączniku nr 5 do rozporządzenia (Instrukcja przeprowadzania egzaminów państwowych na prawo jazdy lub pozwolenie – zwana dalej „instrukcją”) w § 2 ust. 4 zapisano, że koordynator może dokonywać bieżących zmian w rozdziale osób zakwalifikowanych na egzamin pomiędzy egzaminatorów oraz, że dopuszcza się losowy dobór osób egzaminowanych do egzaminatorów także przy wykorzystaniu systemu informatycznego. Dobór losowy przy wykorzystaniu systemu informatycznego z zachowaniem zasad przydzielania egzaminatorów do określonej godziny, nie jest z punktu widzenia efektywności pracy egzaminatorów jak i czasu oczekiwania osób zdających egzamin rozwiązaniem optymalnym. W związku z powyższym firma Loker wraz z WORD Konin opracowała autorski system oparty na wizualnym i losowym doborze osób egzaminowanych do egzaminatorów przy pośrednim wykorzystaniu systemu informatycznego. System współpracuje z prawnie obowiązującym w WORD-ach oprogramowaniem ITS ( Instytutu Transportu Samochodowego ) – egzaminy (ewidencja osób) i egzaminator (komputerowy egzamin teoretyczny). Cele jakie postawiono przed nowym systemem były następujące: 1. Wyeliminować całkowicie „ręczny” przydział egzaminatorów do poszczególnych egzaminów. 2. Wprowadzić losowość, pełną jawność i automatyzm w przydziale osób egzaminowanych do egzaminatorów. 3. Ograniczyć lub całkowicie wyeliminować kontakt osoby egzaminowanej z egzaminatorem przed egzaminem. 4. Zwiększyć efektywność pracy egzaminatorów. 5. Skrócić czas oczekiwania na egzamin oraz wprowadzić wizualną możliwość śledzenia czasu do jego przystąpienia. Cały system został zaprojektowany tak, aby jego obsługa była jak najbardziej zautomatyzowana a jednocześnie prosta, przejrzysta i nie wymagała od operatora specjalistycznej wiedzy. 2. Topologia systemu Jednym z głównych zadań zaprojektowanego systemu nazwanego umownie „Koordynator” jest usprawnienie przebiegu egzaminu praktycznego na prawo jazdy. W skład systemu „Koordynator” wchodzą następujące elementy: 1. Komputer - serwer z zainstalowanym oprogramowaniem, pozwalającym zarządzać systemem i wyświetlać listę osób zakwalifikowanych na egzamin praktyczny na „Tablicy świetlnej” umieszczonej w poczekalni dla osób oczekujących na egzamin praktyczny. Oprogramowanie zainstalowane na serwerze umożliwia: a) utworzenie jednej listy zbiorczej wszystkich osób zakwalifikowanych w danym dniu na egzamin, która jest drukowana dla poszczególnych egzaminatorów przez osobę obsługująca stanowisko systemu „Koordynator”. Lista powstaje w wyniku importu z programu służącego do ewidencji kandydatów na kierowców „EGZAMINY” kolejnych list osób zakwalifikowanych danego dnia na egzamin, uporządkowanych według godzin egzaminu. b) zarządzanie przydzielaniem egzaminów dla danych stanowisk egzaminacyjnych i egzaminatorów. c) wydruk wyników egzaminów po zakończeniu dnia egzaminacyjnego. d) wydruk raportu czasu pracy netto egzaminatorów oraz ilości przeprowadzonych egzaminów w określonym zakresie czasowym. e) automatyczne wyświetlanie „kolejki oczekujących” na egzamin praktyczny kandydatów na tablicy świetlnej umieszczonej w poczekalni dla osób oczekujących na egzamin praktyczny. 2. Komputer operatora systemu „KOORDYNATOR” 3. „Tablica świetlna” to przykładowo monitor LCD 40 cali. Na monitorze może być wyświetlone maksymalnie 16 nazwisk osób oczekujących na egzamin. Element ten może zostać pominięty w systemie – pozostawiając jedynie zapowiedź głosową. 4. Niezbędnym elementem uzupełniającym system „Koordynator” jest system komunikacji drogą radiową (zastrzeżoną) między operatorem a egzaminatorami oraz drugi system, pozwalający na ogłaszanie komunikatów dla osób oczekujących na egzamin. Systemy te działają niezależnie, czyli brak możliwości ogólnodostępnego odsłuchu komunikatów wypowiadanych między egzaminatorami a operatorem systemu. Niżej umieszczony rysunek prezentuje zasadę funkcjonowania systemu „KOORDYNATOR” oraz obieg informacji pomiędzy poszczególnymi składowymi systemu. Rysunek 1. Obieg informacji pomiędzy poszczególnymi składowymi systemu 3. Wymagania programu 3.1. Zmiany w organizacji pracy Przed wprowadzeniem należy przyjąć następujące założenia do planu dziennego egzaminów, które zestawiono w poniższej tabeli. Możliwe jest przyjęcie innych założeń, zachowując algorytm zapisywania na egzaminy. Godz. Lp. egzaminu Rodzaj egzaminu Ilość osób T+P T Czas egzaminu praktycznego Ilość egzaminów praktycznych narastająco Ilość egzaminów narastająco teoretycznie 1 07:40:00 P 18 18 7:40 - 8:40 18 12 2 08:00:00 T+P 12 [9] 8:40 - 9:40 27 24 3 09:00:00 T+P 12 [10] 9:40 - 10:30 37 36 4 10:30:00 P 14 14 10:30 - 11:40 51 48 5 11:00:00 T+P 12 [9] 11:40 - 12:40 60 60 6 12:00:00 T+P 12 [10] 12:40 - 13:30 70 72 7 13:30:00 P 14 14 13:30 - 14:30 84 84 8 14:30:00 P 6 6 14:30 - 15:10 90 90 100 90 90 90 SUMA Przy zał. - 90 egz. praktycznych : 7,5 godziny = śr. 12 egz./godz. ( 9-10 egzaminatorów ) 3.2. Zmiany w oprogramowaniu ITS Do działania programu niezbędne jest umieszczenie następującego wpisu w pliku word.ini w sekcji [sys] explistaplik=1 ExpListaPlikDod=1 DirExpPlik=F:\TABLICA\ Gdzie parametr DirExpPlik= określa miejsce gdzie zapisywane będą eksportowane pliki. 3.3. Wymagania sprzętowe i programowe Wymagania niezbędne : − system zapisywania na egzaminy autorstwa ITS wersja SQL − komputer operatora : − system Windows XP, przeglądarka Internet Explorer 6 − minimum 128 MB RAM, drukarka (lokalna lub sieciowa) − serwer (komputer wyświetlający tablice): − system Windows XP, przeglądarka Internet Explorer 6 − minimum 254 MB RAM 4.Obsługa systemu „Koordynator” Wygląd programu „Koordynator” przedstawiono na rysunku poniżej. Jak widać główne okno programu podzielono na 9 modułów: a) import listy egzaminów – importuje dane z programu ITS b) wydruk listy egzaminów – drukuje zbiorcze listy egzaminacyjne dla bieżącego dnia c) aktualizacja egzaminów – pozwala na bieżące wprowadzanie wyników egzaminów, przydzielanie kandydatów do stanowisk i egzaminatorów d) podgląd tablicy – wyświetla podgląd tablicy świetlnej umieszczonej w poczekalni e) wydruk wyników – umożliwia wydruk wyników egzaminów po zakończeniu dnia egzaminacyjnego z podziałem na poszczególnych egzaminatorów. f) aktualizacja danych – pozwala na poprawienie ewentualnych błędów w danych kandydatów (imie i nazwisko, pesel, id-word, ograniczenia zdrowotne, instruktor) g) ustawienia programu – dostęp tylko dla uprawnionej osoby (administratora, dyrektora) – pozwala na zmianę parametrów działania programu oraz na modyfikacje omyłkowo wprowadzonych wyników, przydzieleń egzaminów itp. h) raport czasu pracy – umożliwia wygenerowanie raportu czasu pracy dla wybranych lub wszystkich egzaminatorów w określonym przedziale czasu. W raporcie umieszczone są następujące dane: zakres czasowy raportu, imiona i nazwiska egzaminatorów, numery egzaminatorów, czas pracy w wybranym czasie (godziny i minuty) oraz ilość przeprowadzonych egzaminów. i) egzaminatorzy – pozwala na edycję danych egzaminatorów, zablokowanie egzaminatorów np. w przypadku przebywania na urlopie czy zwolnieniu lekarskim, oraz na dodanie nowych egzaminatorów. 4.1. Rozpoczęcie dnia pracy – import danych Operator systemu rozpoczynając dzień pracy dokonuje w sposób w pełni zautomatyzowany eksportu danych z programu służącego do obsługi kandydatów na kierowców „EGZAMINY” (niezbędnych do funkcjonowania naszego programu), a następnie importuje owe dane do programu obsługującego system „KOORYDNATOR”. Po uruchomieniu programu i autoryzacji operatora ukazuje się menu główne programu opisane wyżej. Przebieg importu danych: - wybieramy menu import − w kolejnym menu za pomocą przycisku „przeglądaj” wskazujemy plik z dzisiejszymi egzaminami (6 pierwszych znaków w nazwie pliku określa date exportu z programu ITS, pozostałe znaki wstawiane są automatycznie – większa liczba oznacza starszy plik). − Kolejnym krokiem jest akceptacja wyboru – program poinformuje o pomyślnym imporcie listy egzaminów lub o ewentualnych błędach. System „KOORDYNATOR” posiada wbudowane zabezpieczenie przed omyłkowym zaimportowaniem listy egzaminów z innego dnia niż bieżący oraz zabezpieczanie przed wielokrotnym importem tych samych list egzaminacyjnych. Domyślnie program wstawia status „ukryty” kandydatom, którzy w danym dniu poza egzaminem praktyczny odbywają także egzamin teoretyczny. Szczegółowo będzie to omówione w punkcie 3.3 dokumentacji. 4.2. Wydruk list egzaminacyjnych Kolejnym krokiem po imporcie egzaminów z programu ITS jest wydrukowanie list egzaminacyjnych, które zostaną przekazane egzaminatorom. Ta część programu nie wymaga ingerencji operatora, poza określeniem ilości drukowanych egzemplarzy. Po wydrukowaniu zamykamy zbędne okienka i możemy przejść do zasadniczej części programu – aktualizacji egzaminów. 4.3. Aktualizacja egzaminów Ten zasadniczy moduł służy do aktualizacji danych o egzaminach podczas ich trwania. Wejście do modułu odbywa się przyciskiem Wyświetlana lista kandydatów odpowiada wcześniej drukowanym listom dla egzaminatorów. Lista składa się z następujących kolumn: − Lp – liczba porządkowa − Godzina – godzina egzaminu − STOP – przycisk zatrzymujący odliczanie czasu trwania egzaminu − Ukryty – pole decydujące o ukryciu na tablicy świetlnej – celem ukrycia jest „przytrzymanie” kandydatów odbywających w danym dniu egzamin teoretyczny. − Nazwisko i imie – nazwiska i imiona kandydatów − Pesel – numery pesel kandydatów − Stanowisko – pole przydziału stanowiska dla kandydata − Egzaminator – pole przydziału egzaminatora dla kandydata − Wyniki egzaminów – pola wprowadzania wyników egzaminów teoretycznych i praktycznych. Szczególnego omówienia wymagają oznaczenia w kolumnach „wyniki egzaminów” W kolumnach zastosowano standardowe zalecane przez ustawodawce oznaczenia : (XX – nie dotyczy, x - egzamin nie odbył się, P - wynik pozytywny, N – wynik negatywny) Dodatkowo w celu ułatwienia pracy wprowadzono 2 dodatkowe symbole: - symbol braku wyniku egzaminu praktycznego – zamienia się w pole wyboru w chwili zatrzymania egzaminu przyciskiem „STOP”, - symbol rozbicia egzaminów – używany w przypadku gdy kandydat odbywa więcej niż jeden egzamin praktyczny z różnymi egzaminatorami. Poruszanie się pomiędzy kolejnymi pozycjami zapewniają przyciski Wyjście z modułu realizuje przycisk Wyjście. Moduł nie wymaga zatwierdzania wprowadzanych zmian. Zmiany zatwierdzane są automatycznie, co wymaga od operatora szczególnej uwagi. Wprowadzone zmiany stają sie nieodwracalne. W wypadku nieumyślnej pomyłki należy wezwać administratora lub osobę wyznaczoną w celu modyfikacji bazy danych. 4.3.1. Aktualizacja egzaminów – kolejność operacji Po wyświetleniu listy aktualizacji jeśli istnieją pozycje wymagające uzupełnienia wyników egzaminów teoretycznych w pierwszej kolejności wprowadzamy wyniki tych egzaminów. Podczas wprowadzania wyników mamy do wyboru 3 opcje: N – wynik negatywny − P - wynik pozytywny x – egzamin nie odbył sie (np. kandydat nie stawił się na egzamin) UWAGA !! Gdy kandydaci odbywają w danym dniu egzamin teoretyczny praktyczny niezbędne jest w pierwszej kolejności wprowadzenie wyników egzaminów teoretycznych. Podobnie w wypadku odbywania przez kandydata egzaminu na więcej niż jedną kategorię konieczne jest wprowadzenie wyników egzaminów teoretycznych przed rozbiciem egzaminu. Kolejnym etapem jest przydzielenie określonemu kandydatowi egzaminatora. Wolny egzaminator zgłasza ten fakt operatorowi drogą radiową podając stanowisko na którym się znajduje i swój numer. Operator przydziela stanowisko oraz egzaminatora wybierając odpowiednie wartości w polach „stanowisko” i „egzaminator” zgłaszając następnie egzaminatorowi numer przydzielonego kandydata (rysunek obok). Fakt rozpoczęcia egzaminu sygnalizowany jest miganiem nazwiska kandydata. Kolejną czynnością jest odczytanie przez system zapowiedzi informacji dla osób oczekujących. W wypadku niezgłoszenia się kandydata po trzykrotnym odczytaniu informacji o przydzieleniu stanowiska egzaminator zgłasza ten fakt operatorowi, który zatrzymuje egzamin przyciskiem i jako wynik egzaminu wprowadza x. Nstępnie przystępuje do przydzielenia kolejnego kandydata. Podobnie postępujemy z kolejnymi kandydatami. UWAGA! Każdorazowa zmiana jest natychmiast zatwierdzana. Operacje aktualizacji należy przeprowadzać z rozwagą. Poruszanie się po liście egzaminów zapewniają przyciski W zależności od ustawień programu kandydaci z negatywnym wynikiem egzaminu teoretycznego lub praktycznego znikają z listy aktualizacji lub pozostają na niej. W każdej chwili operator może wyjść z modułu aktualizacji za pomocą przycisku Wyjście z modułu nie powoduje utraty zmian wprowadzonych w module aktualizacji. 4.4. Podgląd tablicy W każdej chwili operator może dokonać kontroli poprawności wyświetlanych informacji na tablicy za pomocą umieszczonego w menu głównym przycisku Na rysunku powyżej pokazano wygląd podglądu tablicy. 4.5. Aktualizacja danych osobowych W wypadku wystąpienia błędu w danych osobowych takich jak : nazwisko, imie, pesel, id word, ograniczeń czy instruktora istnieje możliwość poprawienia tych danych w trakcie pracy za pomocą modułu Aktualizacji danych. Wejście do modułu znajduje się w menu głównym. Po wejściu do modułu (przycisk ) ukazuje się okno pozwalające na edycje danych. Po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić zmiany przyciskiem Podobnie jak w menu aktualizacji egzaminów poruszanie po liście realizują przyciski 4.6. Wydruk wyników egzaminów Po zakończeniu egzaminów, możemy przystąpić do druku wyników za pomocą umieszczonego w menu głównym programu przycisku Wydruk wyników realizowany jest z podziałem na egzaminatorów egzaminujących w danym dniu. 4.7. Wydruk czasu pracy egzaminatorów W zależności od potrzeby (codziennie, co tydzień czy co miesiąc) dokonujemy wydruków czasu pracy egzaminatorów. Zestawienia można drukować w każdej chwili lecz należy pamiętać, że w zestawieniu nie będą uwzględniane nie zakończone egzaminy. Możliwe jest określenie daty początkowej i końcowej raportu oraz egzaminatorów uwzględnianych w raporcie. Generowanie raportów czasu pracy rozpoczynamy od wejścia do modułu raportów za pomocą przycisku Po wejściu do modułu ukaże się ekran wyboru egzaminatorów oraz zakresu czasowego raportu. Przy polach Data początkowa i Data końcowa znajdują się ikony które ułatwiają określenie daty wyświetlając kalendarz. Program posiada zabezpieczenie przed złym wybraniem dat. Nie zaleca się „ręcznego” wpisywania daty. Po określeniu parametrów raportu i naciśnięciu przycisku Wygenerowany raport wyświetlony zostanie w nowym oknie gotowy do wydruku. 4.8. Dane egzaminatorów Dla wprowadzania zmian w danych, urlopach lub dodania nowych egzaminatorów uruchomiono menu Egzaminatorzy uruchamiane przyciskiem Menu edycji podobne jest do menu edycji danych kandydatów. W menu znajdują się następujące pola: − nazwisko − imie − numer − uprawnienia (opcjonalne) − ukryty (pozwala na zablokowanie wyświetlania egzaminatora na liście aktualizacji np. w wypadku urlopu, przerwy w pracy, zwolnienia lekarskiego itp.) Aby dodać nowego egzaminatora należy użyć przycisku Aby dokonać aktualizacji wprowadzonych zmian należy użyć przycisku 4.9. Parametry programu Menu „parametry programu” nie jest dostępne dla operatora. Aby uaktywnić przycisk ustawień należy podczas uruchamiania programu podać parametry logowania administratora. Parametry podstawowe: − wyświetlaj kandydatów z zakończonym egzaminem – pozwala określić czy na liście aktualizacji mają pozostać kandydaci którzy zakończyli już egzaminy. − Wyświetlaj kandydatów z negatywnym wynikiem egzaminu teoretycznego – pozwala określić czy na liście aktualizacji mają pozostawać kandydaci mający negatywny wynik z egzaminu praktycznego − ilość nazwisk na tablicy – pozwala określić ilość jednocześnie wyświetlanych nazwisk na tablicy świetlnej. − Ilość stanowisk egzaminacyjnych – parametr indywidualny dla każdego WORD. Pozwala określić ilość stanowisk dostępnych podczas egzaminowania. − Typ zegara na tablicy – parametr pozwalający na określenie rodzaju wyświetlanego zegara na tablicy świetlnej (zegar analogowy/zegar cyfrowy) Zatwierdzenie zmian w parametrach podstawowych uzyskuje się po przyciśnięciu przycisku „Aktualizuj ustawienia”. Usunięcie blokady importu. Program KOORDYNATOR posiada zabezpieczanie przed wielokrotnym importem tego samego dnia. W szczególnych przypadkach istnieje możliwość odblokowania i ponowienia importu. UWAGA! Usunięcie blokady powoduje CAŁKOWITE wyczyszczenie danych z bieżącego dnia. Dotyczy to zarówno zaimportowanych egzaminów jak i czasu pracy oraz wyników egzaminów. Z tej opcji należy korzystać jedynie w wyjątkowych przypadkach. Edycja bazy W przypadku nieumyślnego działania operatora skutkującego błędnym wprowadzeniem wyników możliwa jest edycja bazy danych. Operacja ta jest bardzo niebezpieczna i powinna być dokonywana jedynie przez osobę przeszkoloną. Po wybraniu menu edycji bazy ukazuje się odwzorowanie listy kandydatów w bazie danych. Wszystkie pola poza godziną i liczbą porządkową są edytowalne. Szczególną uwagę należy zwrócić przy edycji wyników egzaminów. Wartości odpowiadające określonym sytuacjom podano poniżej: nd - nie dotyczy b – brak wyniku p – wynik pozytywnym n – wynik negatywnym x - egzamin nie odbył się WE WSZYSTKICH POLACH WIELKOŚĆ ZNAKÓW MA ZNACZENIE !! UWAGA! Nieumiejętne operowanie w bazie kandydatów może spowodować błędne interpretowanie wyników oraz przekłamania w czasie pracy egzaminatorów a w skrajnym przypadku utratę stabilności pracy programu. Przy przyjętych założeniach system „KOORDYNATOR” zadziałał bardzo sprawnie. Okazało się, że jest dość prosty w obsłudze i działa bezawaryjnie. 5. Wnioski i uwagi System KOORDYNATOR pilotażowo wprowadzono w WORD w Koninie. Już w pierwszych dniach pracy nowego systemu zauważono oczekiwane efekty: 1. Czas oczekiwania na egzamin praktyczny dla osób, które zdały egzamin teoretyczny a także dla osób zdających tylko egzamin praktyczny uległ znacznemu skróceniu i wahał się w granicy od 0 do 60 minut a tylko w skrajnych przypadkach przekroczył 60 minut. 2. Osoby egzaminowane na bieżąco „śledzą swoją kolejkę” do egzaminu. Pełna jawność, przejrzystość, dobór losowy i automatyzm w przydziale do egzaminatorów wpłynął na zmniejszenie stresu osoby egzaminowanej. W poprzednim systemie przydziału egzaminów, osoby oczekujące na egzamin nie znały kolejności wywoływania na egzamin. 3. Zaobserwowano brak spóźnień na egzamin z uwagi na poprawę słyszalności komunikatów a także dzięki możliwości wizualnego śledzenia zbliżającego się czasu przystąpienia do egzaminu. 4. Nastąpił wzrost wydajności pracy egzaminatorów. Całkowicie wyeliminowano kontakt osoby egzaminowanej z egzaminatorem przed przystąpienie do egzaminu praktycznego. 5. Nowy system spotkał się z pozytywnym odbiorem przez osoby przystępujące do egzaminów na prawo jazdy. Autorzy programu oczekują na uwagi ze strony użytkowników. Jesteśmy otwarci na wprowadzenie nowych funkcji do programu. W wypadku zainteresowania nowymi modułami przez pozostałe WORD-y firma Loker gwarantuje bezpłatną aktualizację (nie licząc kosztów dojazdu i ewentualnego szkolenia) przez okres jednego roku od dnia zakupu systemu KOORDYNATOR.