Załšcznik nr 5_Zasady rozliczania kosztów podróży cz³onków

Załącznik nr 5 do Przewodnika dla członków KM PO KL i jego 6 Grup roboczych
Zasady rozliczania kosztów podróŜy członków Komitetu Monitorującego
PO KL i jego 6 Grup roboczych
1. Członkowie Komitetu Monitorującego PO KL i Grup roboczych nie otrzymują Ŝadnych
honorariów ani wynagrodzeń za udział w posiedzeniach. Członkowie Komitetu i Grup
zamieszkali poza miejscem spotkania, na własny wniosek, mogą uzyskać refundację
kosztów przejazdu, w tym przejazdów lokalnych oraz kosztów zakwaterowania związanych
z udziałem w posiedzeniu KM/GR PO KL, o ile nie otrzymują zwrotu środków
z instytucji delegującej. Refundacji kosztów dokonuje Centrum Projektów Europejskich
(CPE) na podstawie poprawnie wypełnionego Oświadczenia o poniesieniu kosztów przez
członka /zastępcę członka Komitetu Monitorującego PO KL lub Oświadczenia o poniesieniu
kosztów przez członka Grupy roboczej KM PO KL lub eksperta zewnętrznego zgodnie z § 2
ust. 7 lit. 1) Porozumienia z dnia 3 sierpnia 2009 r. zawartego między Ministrem Rozwoju
Regionalnego a Dyrektorem Centrum Projektów Europejskich w sprawie powierzenia
Centrum Projektów Europejskich pełnienia funkcji Krajowego Ośrodka Europejskiego
Funduszu Społecznego. Realizacja powierzonych zadań odbywa się na zasadach
określonych w Porozumieniu, w PO KL oraz w dokumentach wydanych przez Instytucję
Zarządzającą PO KL, zgodnie z § 2 ust. 2 Porozumienia.
2. Osobami uprawnionymi do otrzymania refundacji poniesionych kosztów w ramach
posiedzeń KM/GR PO KL są:
• Członkowie/zastępcy członków KM PO KL,
• członkowie GR PO KL, w tym ich Przewodniczący,
• eksperci zewnętrzni.
3. Refundacja poniesionych kosztów będzie wypłacana przez CPE w złotych na podstawie
wypełnionego i podpisanego Oświadczenia o poniesieniu kosztów…(wraz z załączonymi
dokumentami).
4. Osoby uprawnione do refundacji kosztów dostarczają do CPE w terminie 14 dni
kalendarzowych
od
daty
zakończenia
spotkania/
posiedzenia
odpowiednie
Oświadczenie….wraz z oryginałami biletów/faktur.
5. Centrum Projektów Europejskich dokonuje refundacji kosztów przelewem bankowym
w terminie maksymalnie 21 dni kalendarzowych od dnia dostarczenia do CPE kompletnej
dokumentacji.
6. W przypadku posiedzeń/ spotkań dwudniowych Centrum Projektów Europejskich organizuje
i finansuje nocleg pomiędzy dniami, w których odbywać się będzie spotkanie (w przypadku
KM PO KL o moŜliwości zarezerwowania i sfinansowania dodatkowego noclegu w przeddzień
posiedzenia poinformuje Sekretariat KM PO KL w przesyłanej przed posiedzeniem informacji
organizacyjnej).
7. CPE nie organizuje noclegów w przypadku spotkań jednodniowych Grup roboczych KM PO
KL. W takim przypadku przedstawiciel GR dokonuje rezerwacji samodzielnie. Refundacja
kosztów takiego noclegu moŜliwa jest jedynie w sytuacji, gdy nie istnieje dogodne połączenie
komunikacyjne z/do miejsca zamieszkania, a spotkanie zaczyna się o godz. 9.30 lub
wcześniej i/lub kończy o godz. 16.00 lub później.
a. Dopuszczalna wysokość refundacji kosztów zakwaterowania wynosi jednorazowo do
200 zł. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą dyrektora CPE, istnieje moŜliwość
refundacji dwóch noclegów.
b. Dopuszczalna wysokość refundacji kosztów podróŜy lokalnych wynosi 4,60 zł na
dzień.
8. Dopuszczalne środki transportu:
• autobus,
• pociąg: w przypadku pociągów typu EC, EIC – 2 klasa, w przypadku
pociągów typu TLK, IR, OSO, POS – 1 i 2 klasa,
• przy podróŜach niepublicznymi środkami komunikacji (własny środek
transportu) oraz podróŜach lotniczych refundacja przewidziana jest do
wysokości kosztów przejazdu publicznymi środkami komunikacji na danej
trasie. Osoba uprawniona do refundacji kosztów wybierająca podróŜ
samolotem
jest
zobowiązana
przesłać
do
CPE
wraz
z Oświadczeniem i oryginałami biletów/fakturą uzasadnienie wyboru tego
środka transportu (np. kalkulacja kosztów, ograniczone moŜliwości
skorzystania z innych połączeń na danej trasie itp.)
9. Ogólne zasady rozliczania kosztów podróŜy osób uprawnionych:
• W przypadku podróŜy pociągiem, autobusem - podróŜ naleŜy odbyć
najkrótszą moŜliwą drogą, zgodnie z ofertą przewoźnika.
• W przypadku zwrotu kosztów podróŜy, zakwaterowania oraz kosztów podróŜy
lokalnej zwroty będą dokonywane na podstawie podpisanej listy obecności
podczas spotkania oraz wypełnionego i podpisanego Oświadczenia wraz
z biletami i innymi rachunkami dokumentującymi odbytą podróŜ.
• W przypadku niemoŜliwości przedłoŜenia dokumentów (rachunków)
potwierdzających poniesione wydatki naleŜy złoŜyć pisemne oświadczenie
o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W takiej
sytuacji CPE zwróci koszty podróŜy najtańszego połączenia komunikacyjnego
na trasie z i/lub do miejsca spotkań.
10. Koszty niekwalifikowalne:
• przeloty samolotami, za wyjątkiem określonym w pkt 8,
• przejazdy taksówkami.