Fortis Securities Polska SA wprowadza System
Transkrypt
Fortis Securities Polska SA wprowadza System
Case Study Fortis Securities Polska SA wprowadza System Zarządzania Portfelem Klienta PROJEKT W związku z dynamicznym rozwojem Fortis Securities Polska SA spółka stanęła przed koniecznością przygotowania rozwiązań umożliwiających sprawną i szybką obsługę rosnącej ilości powierzonych środków. Szybki przyrost liczby klientów sprawił, że Spółka zdecydowała się na opracowanie systemu wspomagającego obsługę rachunków. Przygotowanie systemu realizującego wyznaczone cele powierzono firmie Talex SA. WDRO¯ENIE Fortis Securities Polska S.A., działający od 1992 roku, jest przedstawicielem Grupy FORTIS w Polsce w zakresie zarządzania aktywami na zlecenie klientów. Działalność Spółki obejmuje: • zarządzanie cudzym pakietem papierów wartościowych na zlecenie • przyjmowanie zleceń nabywania lub umarzania jednostek funduszy inwestycyjnych • obrót akcjami i obligacjami nie dopuszczonymi do publicznego obrotu Firma Talex przygotowała projekt systemu umożliwiającego automatyzację obsługi portfeli klientów. Specyfika prowadzenia funduszu typu Asset Menagement wymaga aby portfel prowadzony był dla każdego klienta indywidualnie. Powoduje to, ze dla każdego portfela oddzielnie, ewidencjonowane muszą być wszystkie operacje gotówkowe oraz transakcje na papierach wartościowych. Przy dużej liczbie klientów ilość księgowanych codziennie dokumentów do systemu sięga kilku tysięcy. Projekt systemu zakładał usprawnienie przepływu informacji pomiędzy Fortis Securities, a innymi podmiotami rynku kapitałowego, z którymi fundusz współpracuje, np. biurami maklerskimi, bankami obsługującymi konta gotówkowe klientów. Informacje o zawieranych transakcjach, oraz dokonywanych operacjach gotówkowych wczytywane są do systemu SZPK z plików dostarczanych przez wspomniane instytucje. Także informacje zwrotne z systemu wysyłane są droga elektroniczną. System tworzy plik zawierający przelewy, który jest następnie przesyłany do banku i tam importowany do systemu bankowego. Ponadto, aby zapewnić w systemie pewność poprawności przetwarzanych automatycznie danych, zastosowana została podwójna kontrola danych. Po pierwsze wprowadzona została zasada podwójnego zapisu. Oddzielnie prowadzone są stany portfeli a oddzielnie zestawienie wszystkich księgowań. Po drugie wprowadzone został mechanizmy porównywania stanów portfeli ze stanami ewidencjonowanymi w biurze maklerskim na rachunkach inwestycynych klientów. Systemu Zarządzania Portfelem Klienta umożliwił • prowadzenie kartoteki klientów; • prowadzenie kartoteki umów; • prowadzenie stanu wartościowego portfela klienta; • prowadzenie stanu ilościowego portfela klienta (ilość papierów wartościowych na stanie portfela klienta); • księgowanie operacji gotówkowych, oraz transakcji papierami wartościowymi na portfelu klienta; • automatyczne naliczanie należnej prowizji za prowadzenie rachunków inwestycyjnych; • wystawianie faktur oraz tworzenie rejestru VAT; • generowanie raportów oraz zestawień. Architektura Aplikacja SZPK została napisana z wykorzystaniem języka Visual Basic. Jako baza danych zastosowany został serwer bazy danych SAP DB 7.4. System opiera się na architekturze klient-serwer. Na jednostce centralnej zainstalowana jest baza danych, natomiast aplikacja instalowana jest na komputerach klientów. Rozwiązanie takie jest wystarczające, ze względu na małą liczbę użytkowników. Instalacja aplikacji na komputerach klientów powoduje, ze obciążenie systemu przenosi się z serwera na komputery klienta. Dzięki temu można było zastosować serwer o mniejszych wymaganiach, a istniejące zasoby serwera wykorzystywane są w całości na obsługę bazy danych. Dla bezpieczeństwa danych oraz zapewnienia ciągłości pracy cały system zainstalowany jest także na serwerze zapasowym. W każdej chwili może nastąpić przełączenie pracy na serwer zapasowy. Baza danych na tym serwerze jest odtwarzana raz dziennie w porze nocnej. Proces tworzenia kopii na serwerze zapasowym tworzony jest automatycznie. Raporty W systemie zostały zastosowane dwa rozwiązania do tworzenia raportów: • pierwszym z nich jest zastosowanie silnika Crystal Reports. Za pomocą niego wykonane zostały złożone graficznie raporty, takie jak np. wydruk faktury. Silnik Crystal Reports wmontowany został w aplikację SZPK. Użytkownik tworzy raport z poziomu aplikacji. Raport tworzony jest w oparciu o predefiniowany szablon; • drugim rozwiązaniem jest wykorzystanie mechanizmu korespondencji seryjnej programu MS Word. Mechanizm ten poszerzony został przez Talex o dynamiczne dodawanie kolejnych pól formularza w dokumencie Word przy danych typu tabelarycznego. Przy pomocy tego mechanizmu każdego miesiąca możliwe jest tworzenie kilku tysięcy raportów z wyceną portfeli klientów, wysyłanych następnie do klientów. KORZYŒCI Przygotowanie aplikacji na zamówienie pozwoliło stworzyć system w pełni odpowiadający stawianym mu wymaganiom. Wdrożenie SZPK pozwoliło na: • zmniejszenie pracochłonności prowadzenia rachunków klientów. Dotychczas wszystkie księgowania operacji oraz transakcji dokonywane były ręcznie. Ze względu na to, że środki pieniężne klientów deponowane są w banku, a transakcje na papierach wartościowych realizowane są w biurze maklerskim każdego dnia dokonywane jest kilka tysięcy przelewów pomiędzy tymi instytucjami. Łącznie z przelewami na lokaty bankowe i innymi opłatami za prowadzenie rachunku, każdego dnia księgowane jest w systemie od kilku, do kilkunastu tysięcy operacji oraz transakcji. • skrócenie czasu wystawiania faktur oraz pobierania prowizji. Dotychczas pobranie prowizji oraz wystawianie faktur dokonywane było pod koniec następnego miesiąca. W tej chwili, dzięki zmniejszeniu czasochłonności obsługi portfeli klientów oraz automatyzacji wystawiania faktur i naliczania prowizji, operacje te dokonywane są do siódmego dnia miesiąca. • skrócenie czasu wysyłki raportów ze stanem portfela na koniec miesiąca do klientów. Dotychczas raporty wysyłane były pod koniec następnego miesiąca. Pracochłonność ich tworzenia i wysyłki zajmowała kilku osobom kilka dni. W tej chwili raporty tworzone są w pierwszej dekadzie następnego miesiąca, a pracochłonność ich utworzenia i wysłania zmniejszyła się kilkukrotnie. • zwiększenie pewności danych. Do tej pory korzystano z arkuszy MS EXCEL. Każda umowa prowadzona była w oddzielnym pliku. Dawało to liczbę kilku tysięcy plików. Ewentualne sprawdzenia lub poprawki błędów konieczne były w każdym z arkuszy. • dostęp do szerszego zakresu informacji. W systemie utworzony został szereg raportów informacyjnych oraz kontrolnych. Dzięki nim można kontrolować poprawność danych, a także dokonywać przekrojowej analizy prowadzonej działalności. • dostęp do informacji przez wszystkich uprawnionych pracowników. Dotychczas do plików MS EXCEL dostęp miało tylko kilka osób. Po zainstalowaniu aplikacji każdy użytkownik ma dostęp do danych wg założonego schematu uprawnień. Informacje o Talex SA Talex SA jest integratorem zaawansowanych technologii informatycznych. Działamy na rynku instytucji finansowych, banków, dużych i średnich przedsiębiorstw świadcząc kompleksowe usługi w zakresie integracji systemów, masowych wdrożeń sprzętu komputerowego, realizacji projektów informatycznych. Oferujemy ponadto usługi outsourcingu IT w oparciu o własne, nowoczesne Centrum Przetwarzania Danych (Data Center). Talex SA ul. Karpia 27 d 61-619 Poznañ tel. (61) 827 55 00 fax (61) 827 55 99 dzia³ handlowy [email protected] www.talex.pl [email protected]