Raport z zebrania RUSS 2016.03.09

Rada Uczelniana Samorządu Studentów
RUSS 564.1.4.2016
ZEBRANIE RUSS 9.03.2016
1. Propozycje zmian w komisjach
Zarząd Samorządu Studentów 2.02.2016 r. odbył sesję strategiczną na semestr letni. Poruszono na niej
takie tematy jak:







feedback wewnątrz Zarządu,
podsumowanie działań i projektów,
analiza SWOT z letniej sesji,
analiza problemów w komisjach i w strukturze Samorządu Studentów w organizacjach ,
propozycja restrukturyzacji Komisji Samorządu,
cele projektów,
kalendarz projektów.
Propozycje zmian w strukturze Samorządu przedstawił Kamil Janik. Przeprowadzona analiza struktury
wskazuje, że potrzebne jest wypiętrzenie jej, ustanowienie dodatkowych „przewodniczących pod
członkami zarządu”. Ze względu na to, że nasza organizacja się rozrasta koordynowanie działań w
komisjach staje się nieefektywne. Joanna Gauza powiedziała o doświadczeniach we wprowadzaniu takich
zmian na przykładzie komisji KZ. U Olgi Ostromeckiej (WiP) istnieje podział na akcje promocyjne,
fotografia/filmy, grafiki, strona WWW. Podział komisji jest wyłącznie propozycją i może być ustalony
wewnętrznie, zależnie od potrzeb. Nie chodzi o sztuczny podział, chodzi o odciążenie członka zarządu i
nadanie odpowiedzialnych zadań członkom, stworzenie podgrup projektowych. Zarządzanie grupą
powyżej 20 osób jest nieefektywne, komisje często przewyższają tę liczbę. Przewodniczący podkomisji
nr 1 może działać jako członek w podkomisji 2. Ustanowienie osób odpowiedzialnych za daną
podkomisję wykształci nowych liderów.
Przedstawiono potencjalne korzyści z proponowanej zmiany:
 jasny podział obowiązków,
 możliwość poszerzania umiejętności specjalizacyjnych przy pozostawieniu opcji poszerzania
umiejętności we wszystkich działkach,
 zwiększenie poczucia obowiązku w członkach komisji,
 szansa wykształcenia kompetencji lidera,
 szansa na wykształcenie potencjalnego zastępcy na stanowisku kierownika komisji,
 „działalność projektowa” Komisji,
ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław
tel. 71 368 01 00 • fax 71 3672778
e-mail:
www.ue.wroc.pl
Rada Uczelniana Samorządu Studentów
 procesowanie działań nieusystematyzowanych,
 odciążenie prac Zarządu,
 możliwość tworzenia autorskich podkomisji.
Podjęto dyskusję z obecnymi na sali:
Iga Kukulska: Czy to będzie formalne tzn. ogłoszone przez zarząd?
Kamil Janik: Póki co pomysł jest nieformalny, który chcielibyśmy wprowadzić w życie na próbę. Kolejny
zarząd może to przyjąć lub nie.
Łukasz Zembaty: Jakie projekty miałyby być realizowane?
Kamil Janik: Wszystko chcielibyśmy realizować jako projekty, projekty mają tworzyć programy. Chodzi
o to, żeby zobaczyć kto formalnie się czym zajmuje i delegować odpowiedzialność. Nie chodzi o nowe
projekty, typu „Nowy Adapciak”, tylko takie projekty wewnętrzne, aby uatrakcyjnić prace w komisji.
Patrycja Wieliczko: Czy jeden dział nie będzie nudny?
Kamil Janik: Nie ograniczamy osoby do pracy w jednym dziale. Można swobodnie zmieniać dział w
ciągu całego roku, ponadto jako lider działu można pracować w drugim dziale lub całkiem innej komisji.
Joanna Gauza: Proszę o opinię członków komisji KZ.
Roman Yakovchuk : Ten system sprawdza się, nie zabrania wychodzić z inicjatywami, sam sprawdzam
się w roli koordynatora. Ciekawe rozwiązanie, sprawdziło się w komisji KZ.
Anna Studniarczyk : Sprawdza się, choć czynniki ludzkie mają wpływ niezależnie od struktury.
Maciej Wilczyński: Projektowe zarządzanie zawsze i wszędzie. Czy to ma być tylko formalność?
Kamil Janik: Czynnikiem była ilość osób w komisji i problemy z delegowaniem zadań tak, żeby każda
osoba miała co robić i mogła odciążyć zarząd. Formalność ma tu krańcowe znaczenie i na ten moment nie
jest brana pod uwagę.
Roman Yakovchuk: Dostrzegam małe zagrożenie. Nowy członek po rekrutacji jako członek podkomisji
ma mniejsze szanse poznać działalność całej komisji. Trzeba budować świadomość, że mogą się
przenosić zarówno między komisjami jak i podkomisjami.
Kamil Janik: Nam ciężko określić zapotrzebowanie, tak jak się to robi w działach HR w dużej firmie.
Zwykle przyuczamy ludzi do zadań, bierzemy tych chcących robić coś więcej.
Iga Kukulska: Jak będzie wyglądał podział komisji finansów?
ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław
tel. 71 368 01 00 • fax 71 3672778
e-mail:
www.ue.wroc.pl
Rada Uczelniana Samorządu Studentów
Maciej Miś : Podział na audyt, rozliczanie JOSSów i organizacji.
Patrycja Wieliczko : Czy są już gotowe propozycje struktur?
Maciej Miś : Nie ma propozycji, można aktywnie wspólnie tworzyć takie struktury.
Anna Woźniak: Na jakiej zasadzie w tym założeniu rekrutuje się i stawia podkoordynatorów? Jedna Czy
będzie to jedna osoba przez cały rok?
Kamil Janik : Zakładamy, że na zasadzie wewnętrznej rekrutacji. Nie wiemy jeszcze, czy będą to
kadencje stałe, czy będą się zmieniać. Zależy od komisji.
Maciej Wilczyński : Czy nie boicie się nadmiernej drabiny (ciąg komunikacyjny)? Tak jak w „Sports
days” koordynatorzy wszystkiego?
Kamil Janik: Ustanowimy ten podział na „zdrowy rozsądek”. Chodzi o 2-3-4 podkomisje w zależności od
zadań, tak aby skupiały uwagę na swoich pracach. Kontakt między 1-2-3-4 będzie (płaszczyznowo)
zarówno jak i góra-dół.
Anna Woźniak: Osoby z zewnątrz mogą mieć kłopot do kogo się zgłosić z czymś.
Kamil Janik: Wiadomo że będą błędy, ale i tak mamy kadencyjność, musimy delegować zadania i
przekazywać kontakty. Problemu takiego nie da się wyeliminować, ważna jest komunikacja wewnętrzna.
Damian Kulicki: Czy ze wszystkiego będziemy teraz robić projekt?
Kamil Janik: To zależy od komisji i jej potrzeb.
Maciej Miś: Szukamy optimum, nie widać liderów, muszą się wykształcić.
Jakub Kasprzyk: Taki podział jest bez sensu.
Kamil Janik: Nie chodzi a tworzenie ścisłego zakresu specjalizacji, ani dzielenie na siłę. Chodzi o
wydelegowanie osób do zadań, nic koniecznego.
Artur Antończyk: Ludzie mogą zmieniać się zadaniami i to funkcjonuje, każdy może dzielić projektowo.
Zmienia się tylko to że o tym mówimy otwarcie i na forum.
Patrycja Wieliczko: Podkomisje zrobiłaby jako wsparcie członka zarządu, HR podzieliła maksymalnie na
2 nie więcej. Resztę zadań bieżących nie nazywać podkomisjami, tylko projektami.
Kamil Janik: Proponuje ogłosić konkurs na nazwę „podkomisji”. Inne propozycje i uwagi proszę
podesłać na maila. Za 2 tygodnie możemy wrócić do tej dyskusji.
2. Zmiana logotypu Samorządu Studentów - głosowanie
ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław
tel. 71 368 01 00 • fax 71 3672778
e-mail:
www.ue.wroc.pl
Rada Uczelniana Samorządu Studentów
Głosowanie zostało podzielone na 2 części. W pierwszej RUSS wybierał font, w drugim kolorystykę.
Obecnych członków RUSS – 12.
Decyzją 7 głosów „za” wygrał logotyp monochromatyczny nr 4 z czcionką nr 2.
Ostateczna forma zostanie przyjęta w głosowaniu elektronicznym, po wprowadzeniu drobnych korekt.
3. Budżet 2016 – Dyskusja.
Budżet prezentował Mateusz Brodny, członek zarządu ds. Finansów.
Budżet wyniesie 370 000 zł. Zgłoszono uwagi do sum, należy sprawdzić formuły. Poprawić nazwę
komisji na Dydaktyka i Prawo.
DYSKUSJA:
Iga Kukulska : Jakie zmiany wprowadzono?
Podniesiono nieco budżet dla ROSSów.
JOSSy dostały po 1000 zł więcej, formalnie po 4000, ponieważ zlikwidowano oddzielne pozycje.
Budżet EZiT zmniejszono z 33 na 30 tyś zł.
Przeznaczono środki na konferencje. Obcięto środki z Adapciaka i Integratora.
Utworzono projekt adaptacyjny – nie było go w tamtym roku.
BEST - obcięto budżet na wydruk gazet.
4. Wolne Wnioski
Ewa Kisielewicz: Do czwartku można aplikować do teamu projektu „Gala Studenta”. Zapraszam do
aplikowania. Ponadto trwa rekrutacja, mamy 17 aplikacji, prosimy o promocję, szukamy specjalistów technicznego i grafika.Zapraszamy na wydarzenia!
Monika Fijał: Zachęcam do zgłoszeń na prelegenta „UElcome”.
Kamil Janik: Zachęcam do aplikowania na wyjazdy na konferencje krajowe.
Artur Antończyk: Proszę o wsparcie projektu ASR na POLAKPOTRAFI.PL
ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław
tel. 71 368 01 00 • fax 71 3672778
e-mail:
www.ue.wroc.pl