wersja PDF - KGHM

Odpowiedzialność w budowaniu relacji z dostawcami
Jako Firma odpowiedzialna społecznie KGHM kieruje się uczciwością i odpowiedzialnością na
każdym etapie kontaktu biznesowego. Spółka wprowadziła uporządkowany i przejrzysty proces
zakupowy, opracowała także kodeks etyki w procesie zakupowym. Zakłada on całkowitą jasność
reguł dotyczących wyboru dostawcy, wprowadza także bezwzględny zakaz przyjmowania
jakichkolwiek korzyści materialnych, w tym drobnych upominków od uczestników postępowania
przetargowego, co mogłoby narazić na szwank dobre imię Firmy. W relacjach z dostawcami
przedsiębiorstwo uwzględnia kwestie CSR – jednym z elementów ich wyboru są pytania
o przestrzeganie zasad ochrony środowiska i BHP.
K r y t er ia s ą j awne
W Spółce obowiązuje „P olit y k a zak upów ”, której celem – oprócz racjonalnego wykorzystania środków oraz
osiągania oszczędności przez oddziały i spółki grupy – jest zapewnienie t r ans par ent noś ci pr oces u
podej mowania decy zj i zak upowy ch . Zadanie to jest realizowane m.in. dzięki zastosowaniu
elektronicznego Systemu Wspierania Zakupów, który dokonuje automatycznie wyboru najlepszej oferty
z uwzględnieniem jasnych i nie budzących wątpliwości kryteriów. Zastosowanie poszczególnych modułów
systemu pozwala na rejestrowanie i udostępnianie informacji od momentu przyjęcia wniosku, poprzez
przeprowadzenie postępowania przetargowego do wyboru najkorzystniejszej propozycji i podpisania
umowy.
Integralną częścią Systemu Wspierania Zakupów jest Platforma Aukcyjna, która umożliwia prowadzenie aukcji
i licytacji, zapewnia automatyzację wyboru najlepszej oferty, porządkuje relacje z dostawcami oraz obniża
koszty zakupu. Ocena ofert na podstawie kryteriów zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia (SIWZ) odbywa się bez ingerencji zamawiającego.
Pracownicy Centralnego Biura Zakupów oraz inne osoby zaangażowane w proces są zobowiązani do działania
zgodnie z prawem i regulacjami wewnętrznymi KGHM, w tym „Zasadami wyboru wykonawców”.
Przestrzeganie tych zasad jest niezbędne dla utrzymania efektywności zakupów, służy także zapewnieniu
akcjonariuszy, dostawców i pozostałych interesariuszy o profesjonalizmie i transparentności całego
procesu. Zgodnie z zapisami „Zasad” wszyscy dostawcy mają być traktowani w taki sam sposób
nieograniczający zasad wolnej konkurencji. Zobowiązują one także pracowników związanych z zakupami do
dbania o dotrzymanie zobowiązań po stronie nabywcy, zawartych w podpisanych umowach oraz wymagania od kontrahentów realizacji zamówień zgodnej
z warunkami kontraktów. Szczegółowe zasady relacji z dostawcami są opisane w „Kodeksie Etyki w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A.”
Kont r ahenci pod lupą
W relacjach z dostawcami KGHM uwzględnia kwestie związane z odpowiedzialnym prowadzeniem
biznesu – jedny m z element ów ich wy bor u s ą py t ania o pr zes t r zeganie ochr ony
ś r odowis k a i B HP . We wszystkich Specyfikacjach Istotnych Warunków Zamówienia wprowadzone
zostały standardowe zapisy zobowiązujące dostawców do wyrażenia zgody na przeprowadzenie
audytu dotyczącego przedmiotu zamówienia przez upoważnionych pracowników Departamentu
Zakupów KGHM Polska Miedź S.A., w obustronnie uzgodnionym terminie. Opracowany został
także formularz – ankieta dla potencjalnych i aktualnych kontrahentów, w którym ujęto elementy
związane z odpowiedzialnością społeczną, jako jedno z kryteriów oceny potencjalnych dostawców, w
tym w szczególności dotyczące tych spoza terytorium Unii Europejskiej.
Działania te są szczególnie istotne, biorąc pod uwagę rozszerzenie rynku dostawców w skali
ogólnoświatowej, z uwzględnieniem rynków azjatyckich. Co prawda udział kontrahentów
zagranicznych KGHM Polska Miedź S.A. jest aktualnie relatywnie niewielki, w 2011 roku było 145 takich
dostawców, co stanowi 4,5% wszystkich kontrahentów Spółki, należy zauważyć, że od momentu
uruchomienia Centralnego Biura Zakupów ich liczba podwoiła się. Tendencja wzrostowa w tym
zakresie jest stała i zgodna ze strategią działania Centralnego Biura Zakupów.
Wzmocnienie pozycji KGHM Polska Miedź S.A. jako rzetelnego i etycznego partnera biznesowego, pozwoli na większą rozpoznawalność Spółki na rynkach
zewnętrznych jako istotnego i etycznego „kupującego”, co wpłynie na zwiększenie konkurencyjności ofert pozyskiwanych w wyniku procedur przetargowych.
W planach jest także opracowanie „Kodeksu Etyki Dostawcy” i coroczne weryfikacje dostawców pod kątem zgodności z wymaganiami KGHM.
Zas ady w kodeks ie
Zgodnie z zapisami „K odek s u et y k i w Gr upie K apit ał owej K GHM P ols k a Miedź S.A . ” pracownicy
powinni być lojalni wobec Firmy i w swych działaniach dążyć do wzrostu jej wartości i dbania o jej dobre imię.
Ich zadaniem jest utrzymywanie jak najlepszych stosunków ze współpracownikami, klientami i dostawcami,
a także traktowanie ich z szacunkiem i kulturą osobistą. Ponieważ Spółka jest firmą odpowiedzialną, na
pierwszym miejscu stawia zgodność naszych działań z prawem i wewnętrznymi regulacjami. W przypadku
jakichkolwiek wątpliwości co do tych kwestii pracownik powinien zwrócić się z pytaniem do bezpośredniego
przełożonego.
Kodeks zakazuje nawiązywania współpracy z firmami, z którymi w jakikolwiek sposób są powiązani
pracownicy Spółki odpowiedzialni za proces zakupowy. O możliwym wystąpieniu konfliktu interesów
pracownik jest obowiązany powiadomić swoich przełożonych. Szybkie ujawnienie takiej sytuacji jest
niezbędne do zachowania wiarygodności wobec dostawców. Zabronione jest także przyjmowanie korzyści
majątkowych, tak pieniężnych, jak i niepieniężnych w związku z wykonywanymi czynnościami służbowymi.
Zalicza się do nich także udział pracownika w imprezach lub szkoleniach, które nie są ujęte w podpisanej
umowie, organizowanych przez dostawców. Sytuacja taka jest traktowana jako ciężkie naruszenie
podstawowych obowiązków pracowniczych.