Samochody osobowe, podatek VAT i księgowanie kosztów od 1

Samochody osobowe, podatek VAT i księgowanie kosztów od 1 kwietnia 2014 r. Znowelizowana 1 kwietnia 2014 r. ustawa o VAT zakłada możliwość odliczenia nawet 100% tego podatku dla samochodów osobowych. Abstrahując od tego czy jest to ogromna szansa, czy tylko potencjalna możliwość, tak czy inaczej należy zwrócić uwagę na obostrzenia, które nakłada na nas ustawodawca oraz zastanowić się, jak w prosty i najmniej inwazyjny sposób księgować omawiane koszty. Odliczenie 100% podatku VAT Możliwość odliczenia nawet 100% naliczonego podatku VAT w przypadku dowolnego typu pojazdu, w tym samochodu osobowego, jeżeli tylko będzie on wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, jest dużą nowością. Niestety, to na podatniku spoczywa obowiązek przekonania organów skarbowych, iż sposób wykorzystania ww. pojazdu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ponadto, ustawodawca uszczegóławia ten zapis, wskazując wprost na dwa warunki, z których przynajmniej jeden musi zostać spełniony, by skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT: • sposób wykorzystywania tego pojazdu, dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu, jasno i klarownie wyklucza jego użycie do celów prywatnych, • konstrukcja tego pojazdu wyklucza jego wykorzystanie do celów prywatnych lub powoduje, że jego użycie do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą jest nieistotne. Ewidencja przebiegu pojazdu W przypadku uznania samochodu za wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, podatnik zobowiązany jest do rozpoczęcia prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, począwszy od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, a skończywszy na dniu zakończenia jego wykorzystywania. Jeżeli samochód nabyliśmy przed 1 kwietnia 2014 r., należy rozpocząć prowadzenie ewidencji równocześnie z poniesieniem pierwszego wydatku eksploatacyjnego po 31 marca 2014 r. Nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla samochodów przeznaczonych do odsprzedaży, sprzedaży czy odpłatnego najmu, dzierżawy, leasingu lub podobnych. Szczegółowej ewidencji przebiegu nie trzeba prowadzić również jeżeli podatnik zdecyduje się korzystać z ograniczonego prawa do odliczania podatku VAT, do wysokości 50% lub jeżeli wspomniane odliczenie w ogóle mu nie przysługuje, ponieważ pojazd wykorzystuje wyłącznie do działalności zwolnionej z VAT. Informacja dla organów skarbowych W terminie 7 dni od dnia, w którym ponieśliśmy pierwszy wydatek związany z pojazdem, dla którego prowadzimy szczegółową ewidencję przebiegu, należy poinformować o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy na druku VAT-­‐26. Dla podatników, którzy nabyli samochody przed 1 kwietnia 2014 r., deklaracja ta powinna być złożona do 7 dni od dnia, w którym po 31 marca 2014 r. ponieśli pierwszy wydatek eksploatacyjny, związany z tymi pojazdami. W przypadku złożenia ww. deklaracji po terminie, należało będzie uznać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą dopiero od dnia jej złożenia. Wcześniejsze wydatki nie będą zatem kwalifikować się do odliczenia 100% naliczonego podatku VAT. Narzędzia ułatwiające księgowanie Jeżeli zdecydujemy się na korzystanie z ograniczonego prawa, gdzie przysługuje odliczenie tylko połowy naliczonego podatku VAT, kluczowym okaże się znalezienie programu, który w prosty sposób wspomoże automatycznym księgowaniem. Oprogramowanie takie powinno posiadać wbudowany mechanizm, wyręczający użytkownika w kłopotliwym i zabierającym sporo czasu rozksięgowaniu kosztów z 50-­‐
procentowym odliczeniem. Koszty te muszą bowiem trafić zarówno do rejestrów zakupów VAT, jak i później do deklaracji VAT oraz do kosztów podatku dochodowego w części, w której podatnikowi nie przysługuje odliczenie podatku VAT naliczonego. Kiedy w grę wchodzi odliczenie całego podatku VAT, również warto zadbać o wybór tudzież zmianę programu księgowego na odpowiedni, który znacząco usprawni naszą pracę i pomoże np. stworzyć biblioteki przejazdów, celów czy zakupów eksploatacyjnych dla posiadanych pojazdów. Funkcje te nie tylko oszczędzą czas, ale również, automatycznie generując tzw. dowody wewnętrzne, pozwolą na jasne i klarowne udokumentowanie wykorzystania pojazdu, wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, przed Urzędem Skarbowym. Zachowanie praw nabytych Ustawodawca zdecydował, że podatnicy, którzy nabyli pojazdy samochodowe przed 1 kwietnia 2014 r. mogą zachować pełne prawdo do całkowitego odliczenia podatku VAT, które przysługiwało w tamtym czasie. Warunkiem zachowania tego prawa było jednak wydanie pojazdu podatnikowi przed 1 kwietnia 2014 r., a także rejestracja umowy najmu czy leasingu we właściwym Urzędzie Skarbowym do 30 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji ustawy o VAT. Warto jednak zaznaczyć, że o ile w stosunku do samego pojazdu, podatnik będzie mógł odliczyć 100% VAT, o tyle do wszystkich pozostałych wydatków będzie musiał zastosować „nowe” zasady, tj. odliczenie tylko 50% VAT dla użytku mieszanego lub 100% VAT dla udokumentowanego i wyłącznego użytku firmowego. Autor: RESET2 Sp. z o.o. (www.reset2.pl)