Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej
Transkrypt
Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected] Zielona Góra 2016.06.20 RIO.I.092.88.2.2016 Pani Jolanta Kaczorowska Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 561), przeprowadziła w dniu 17 maja 2016 r. kontrolę problemową w Gminnej Bibliotece Publicznej w Trzebiechowie w zakresie prowadzenia rachunkowości w 2015 r. Na podstawie wyników kontroli, zawartych w protokole kontroli podpisanym w dniu 31 maja 2016 r., stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. Kontrola prowadzenia rachunkowości wykazała, iż obowiązki głównego księgowego instytucji kultury - Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie w całym 2015 r. oraz w 2016 r. do dnia czynności kontrolnych wykonuje osoba zatrudniona w Urzędzie Gminy w Trzebiechowie – E. S. - Podinspektor ds. księgowości budżetowej, która nie jest pracownikiem Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie. Powyższe działanie stanowi naruszenie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). Od dnia 01.01.2016 r. obowiązuje art. 10a i następne ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 446) umożliwiający gminie zapewnienie wspólnej obsługi, w szczególności administracyjnej, finansowej i organizacyjnej między innymi gminnym instytucjom kultury. W badanym okresie Gmina Trzebiechów nie skorzystała z możliwości wynikającej z ww. przepisu. Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli problemowej Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w 2012 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie w dniu 22.06.2012 r. Prezes RIO wniósł o powierzenie obowiązków głównego księgowego pracownikowi Gminnej Biblioteki Publicznej, stosownie do art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Przyczyny niewykonania wniosku pokontrolnego Dyrektor Biblioteki wyjaśniła próbą połączenia Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie z Trzebiechowskim Ośrodkiem Kultury, w którym jest zatrudniony główny księgowy. Próby połączenia tych dwóch instytucji kultury nie powiodły się, a ze względu na trudną sytuację finansową Biblioteki obowiązki i odpowiedzialność w zakresie gospodarki finansowej powierzono pracownikowi Urzędu Gminy. Kontrolą w zakresie terminowości przekazania Wójtowi Gminy rocznych sprawozdań Gminnej Biblioteki Publicznej dotyczących operacji finansowych kontrolująca stwierdziła fakt przekazania Wójtowi sprawozdania Rb-N i Rb-Z z 08.01.2016 r. bez odnotowania w rejestrze przesyłek wychodzących z Biblioteki. W Bibliotece nie znajduje się żaden dowód ich przekazania oraz odebrania przez Urząd Gminy w Trzebiechowie, co uniemożliwia ustalenie, że ww. sprawozdania zostały dostarczone w terminie. Powyższe jest niezgodne § 60 i § 61 ust. 1 w związku z § 7 pkt 10 Instrukcji kancelaryjnej, będącej załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Z wyjaśnień osób odpowiedzialnych wynika, że przyczyną wskazanych nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów prawa, przeoczenie oraz niedopatrzenie. Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym we wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości. 2 Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnoszę o: 1. Powierzenie obowiązków głównego księgowego pracownikowi Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzebiechowie zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) lub rozważenie możliwości przystąpienia do wspólnej obsługi finansowej stosownie do art. 10a w związku z art. 10b ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 446). 2. Rejestrowanie korespondencji wychodzącej zgodnie z § 60 i § 61 ust. 1 w związku z § 7 pkt 10 Instrukcji kancelaryjnej, będącej załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Wójt Gminy Trzebiechów 2. Rada Gminy Trzebiechów 3