REGULAMIN UCZESTNIKA Targów

REGULAMIN
UCZESTNIKA Targów
Załącznik nr 1 do umowy.
3.04.2011r.
Dom Kultury SCK w Mielcu
Al. Niepodległości 7
Organizator:
AGENCJA EVENTOWA „ALTERNATYWA” MIROSŁAW PIETRZAK, ul. BOTANICZNA 3/23, 39-300 MIELEC
NIP 817-119-50-78, tel. 605 085 639, [email protected] , www.alternatywa.mielec.pl/targi
Przepisy niniejszego regulaminu dotyczą uczestników FAMILY TIME – Targi okolicznościowych przyjęd
rodzinnych i stanowią integralną cześd zawartej umowy pomiędzy ORGANIZATOREM Agencja
Eventowa „Alternatywa” Mirosław Pietrzak z siedzibą w Mielcu przy ul. Botanicznej 3/23
a WYSTAWCĄ wymienionym w umowie na podstawie przyjętej przez wystawcę oferty.
I. Powierzchnia wystawiennicza
1. Koszt wynajmu powierzchni wystawienniczej obejmuje:
a. najem miejsca na stoisko wystawiennicze o wybranej powierzchni, sprzątanie obiektu, nagłośnienie targów
oraz koszty stałe eksploatacji obiektu,
b. kampanię reklamową promującą wydarzenie FAMILY TIME,
c. 3 identyfikatory dla wystawców,
2. Lokalizację powierzchni wystawienniczej określa ORGANIZATOR na podstawie kolejności napływu zgłoszeo,
wymiarów stoisk oraz warunków technicznych aranżacji obiektu targowego.
3. MINIMALNA powierzchnia stoiska, jaką może zamówid wystawca to 4m 2.
II. Typ stoisk
1. Stoisko szeregowe (otwarte na ciąg komunikacyjny z jednej strony) – opłata 160 zł/m2.
2. Stoisko narożne (otwarte na ciąg komunikacyjny z dwóch stron) – opłata dodatkowa 200 zł.
3. Stoisko bez zabudowy – opłata 130 zł/m2
III. Zabudowa systemowa stoisk oraz wyposażenie dodatkowe
1. W cenę zabudowy systemowej wliczone są następujące usługi ze strony Organizatora:
 Ustawienie
na
zamówionej
powierzchni
wystawienniczej
białych
w systemie HDF,
ścian
działowych
1
 Ułożenie wykładziny dywanowej w kolorze grafitowym,
 Of ryzowanie stoiska,
 Umieszczenie na fryzie napisu z nazwą firmy,
 Oświetlenie stoiska – mleczna żarówka 80W na klipsie i instalacja elektryczna 230V z uziemieniem,
 1 stolik z blatem szklanym na czarnym stelażu,
 2 składane krzesła z niebieskimi siedziskami.
2. Stoiska bez zabudowy wymagają zamówienia wyposażenia (jest to czysta powierzchnia bez dodatkowych
elementów).
3. W cenę wyposażenia dodatkowego ujętego zgodnie z załącznikiem nr 1 do Karty Zgłoszenia Udziału wliczone jest
ustawienie wybranego elementu na stoisku wystawienniczym oraz udostępnienie go wystawcy na okres trwania
targów lub wykonanie zamówionej usługi.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji zlecenia na zabudowę systemową oraz wyposażenie
i usługi dodatkowe zlecone w terminie krótszym niż 7 dni przed targami.
5. Wszystkie zlecenia przyjęte do realizacji przez Organizatora w terminie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem
targów obłożone są dodatkową marżą w wysokości 100% w stosunku do cennika.
IV. Katalog branżowy FAMILY TIME 2011
Ze względów estetycznych w trakcie targów sugeruje się by nie dokonywad kolportowania ulotek i innych
materiałów reklamowych. W zamian proponujemy tanią i skuteczną formę reklamy jaką jest katalog branżowy
„Family Time 2011”, który będzie rozdawany przy zakupie biletu wstępu wszystkim odwiedzającym targi. Nakład
katalogu to 2500 egzemplarzy. Każdy uczestnik w jednym miejscu będzie miał trwały dostęp do Paostwa oferty.
Katalog formatu A5 w kolorze – 1 strona.
Wersja I
WYSTAWCA posiada GOTOWY WŁASNY PROJEKT REKLAMY wg poniższych parametrów:
148x210 mm do pliku należy dodad 3mm spadu z każdej strony (format ze spadem 154x216 mm).
Wszystkie wypełnienia i mapy bitowe (wszystkie obiekty graficzne) powinny zostad przekonwertowane do CMYK
(300DPI). Plik można przesład w formie PDF zamkniętego, lub CDR z czcionkami zamienionymi na krzywe.
WERSJA II
GRATISOWE przygotowanie projektu przez Organizatora wg wytycznych:
Materiały - grafiki i teksty (oferta, dane kontaktowe, specjalne rabaty) do zamieszczenia w projekcie wraz
z wytycznymi przesyłamy najpóźniej do 18.03.2011r. na adres mailowy [email protected]
Osoba kontaktowa: PIOTR LIDWIN +48 723 637 424
UWAGA!!!
Ostateczny termin akceptacji projektu z przesłanych materiałów – to czwartek 24.03.11 godz. 12.00. Po tym
terminie projekt uważa się za zaakceptowany do druku. Brak możliwości jakichkolwiek zmian!
V. Pokazy mody
Widowiskowy pokaz mody - opracowany, przygotowany i prowadzony przez Ilonę Jankowską i jej zespół modelek
Wszystko odbędzie się na sali widowiskowej SCK przy akompaniamencie muzyki na żywo.
KATEGORIE:
Pokaz mody ślubnej – 10 modelek
Pokaz mody komunijnej – 4 małe modelki i 4 chłopców
Pokaz mody wizytowej i wieczorowej – 10 modelek
Czas trwania pokazu to 10 minut. Pokaz odbędzie się, jeśli udział potwierdzi minimum 4 firmy.
VI. Nagrody w konkursach
2
Dla uatrakcyjnienia imprezy, Wystawcom proponuję możliwośd przygotowania nagród i kuponów rabatowych,
które zostaną rozdane Zwiedzającym w różnego typu konkursach i quizach towarzyszących imprezie. Mogą to byd
bezpłatne usługi, kupony zniżkowe i inne pomysły promujące Paostwa usługi i stoisko targowe.
VII. Przepisy organizacyjne
1. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących na terenie obiektu targowego przepisów
montażowych, BHP i przeciwpożarowych w czasie przygotowywania ekspozycji, trwania targów i po ich
zakooczeniu, w tym zobowiązuje się do przygotowania ekspozycji w taki sposób, aby nie zagrażała życiu
i zdrowiu zwiedzających oraz innych osób znajdujących się na terenie targów, bądź w ich pobliżu.
2. Wystawca zobowiązany jest do zachowania elementów zabudowy targowej, jak również obiektu i jego otoczenia
w stanie nienaruszonym.
3. Obiekt targowy jest udostępniony wystawcom w celu montażu ekspozycji w godzinach podanych
w potwierdzeniu przyjęcia „Zgłoszenia Udziału”. Wystawca jest zobowiązany do objęcia stoiska w wyznaczonym
w potwierdzeniu czasie.
4. Nie objęcie stoiska w wyznaczonym terminie jest równoznaczne z rezygnacją Wystawcy z udziału w targach i nie
upoważnia go do żądania zwrotu uiszczonych należności za udział w targach.
5. Wystawca ma prawo do eksponowania i reklamowania swoich wyrobów i usług tylko na swoim stoisku. Działania
promocyjne na stoisku nie mogą utrudniad lub uniemożliwiad działalności innych Wystawców oraz bezpiecznego
poruszania się publiczności ani zakłócania spokoju.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za elementy zabudowy i eksponaty Wystawcy.
7. Pozostawione po zakooczeniu targów bez akceptacji Organizatora jakiekolwiek elementy ekspozycji uważa się za
mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania (nieodpłatnie) na rzecz Organizatora.
8. Na terenie targów obowiązuje BEZWZGLĘDNY ZAKAZ PALENIA TYTONIU oraz UŻUWANIA OTWARTEGO OGNIA
(np. świeczek itp.)
VIII. Rezygnacja z udziału w Targach FAMILY TIME
1. Wystawca jest zobowiązany do poinformowania Organizatora o rezygnacji z udziału w targach w formie
pisemnej.
2. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach w terminie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem targów Wystawca
jest zobligowany dokonad pełnej wpłaty wynikającej ze złożonego przez niego „Zgłoszenia Udziału”.
3. Dokonane wpłaty za udział w targach nie podlegają zwrotowi.
IX. Postanowienia koocowe
1. „Zgłoszenie Udziału” i Umowę należy wypełnid czytelnie, podpisad i opieczętowad, a następnie w formie skanu
przesład na adres mailowy: [email protected] w terminie do 18.03.2011r. a oryginał:
 Pozostawid w siedzibie firmy do odbioru przez przedstawiciela Organizatora (dotyczy Wystawców lokalnych
rynku mieleckiego)
 Przesład na adres Organizatora: Agencja Eventowa „Alternatywa” Mirosław Pietrzak,
ul. Botaniczna 3/23, 39-300 Mielec (dotyczy Wystawców z poza regionu mieleckiego).
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania targów w przypadku okoliczności od niego niezależnych.
W takiej sytuacji Wystawcy przysługuje zwrot wpłaconej kwoty bez odsetek. W pozostałych przypadkach wniesione
opłaty nie podlegają zwrotowi.
3. Nie zastosowanie się uczestnika do postanowieo Regulaminu, bądź ich naruszenie, uprawnia Organizatora do
złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym bez obowiązku zwrotu uiszczonych
należności. Wystawca ponosi wszelkie koszty wynikłe z nieprzestrzegania przez niego postanowieo „Regulaminu dla
Uczestników Targów”
4. Wszelkie reklamacje Wystawcy winny byd zgłoszone pod adresem Organizatora pisemnie, w ciągu 7 dni od daty
zakooczenia targów. Po tym terminie roszczenia Wystawcy wygasają i nie będą uwzględniane.
3