Czas na naukę - Akademia Młodego Ekonomisty

2013-03-22
Akademia Młodego Ekonomisty
Zarządzanie czasem własnym
Czas na naukę
dr Rafał Mrówka
Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
19 marca 2013 r.
Podział czasu pracy
Rzeczywisty podział czasu
Idealny podział czasu
15%
15%
Grupa I - Czynności rutynowe
Grupa II - Sprawy bieżące
25%
60%
Grupa III - Planowanie i rozwój
25%
60%
1
2013-03-22
Planowanie
K
O
N
I
E
C
S
T
A
R
T
Wartości - Po co?
Cele - Co?
Strategie - Co zrobię?
Taktyki - Jak zrobię?
Planowanie
1. Jakie są moje cele? Co chcę osiągnąć? - Cele
2. Co muszę zrobić, aby osiągnąć zaplanowane cele? - Działania
3. Jakie priorytety muszę wziąć pod uwagę? - Priorytety
4. Ile czasu będzie wymagała każda czynność? - Oszacowanie czasu
5. Kiedy wykonam każdą czynność? - Harmonogram
6. Ile
czasu
muszę
nieoczekiwane
mieć
zdarzenia,
w
zapasie,
których
nie
aby
pozwolić
mogę
sobie
kontrolować?
na
-
Elastyczność
2
2013-03-22
Cele
 Krótko- i długofalowe
 Minimalne i maksymalne
Cele muszą być jak
KWARC:
1. Konkretne
2. Wymierne
3. Adekwatne
4. Rezultaty
5. Czasowe
SMART (Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely )
Zasada Pareto
20 %
80 %
80 %
20 %
Czas
Rezultaty
3
2013-03-22
Priorytety
Ważne
NIE
Pilne
TAK
TAK
NIE
1
3
2
4
Analiza ABC
100%
90%
80%
Wartość
70%
60%
50%
30%
C
B
A
40%
20%
10%
0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Czas
4
2013-03-22
Harmonogram
Planowanie
To decydowanie o tym co robić
Harmonogram
To decydowanie o tym, kiedy to robić
Planuj czas na rzeczy nieplanowane.
„Turbo-time”
Bufor czasowy - 15-20%
Harmonogram
 Kalendarz!
 Łączenie zadań
 Wykres Gantta
Działanie A
Działanie B
Działanie C
Działanie D
5
2013-03-22
Dzienny biorytm
Poziom wydajności
Szczyt koło
południa –
najlepszy czas
na wykonanie
zadania typu A
Szczyt
późnym
popołudniem –
czas na
zadania typu B
Spadek energii
po posiłku –
najlepszy czas na
zadania typu C
9
11
13
15
17
Godziny dnia
Złodzieje czasu
 Internet i portale
społecznościowe
 Telefony
 Wizyty
 Spotkania,
zebrania
 Odkładactwo
 Brak priorytetów
 Presja czasu
 Zła komunikacja,
nieporozumienia
 Brak delegowania –
„Zosia-Samosia”
 Nie mówienie „nie”
 Niejasne cele
 Brak samodyscypliny
 Brak porządku
6
2013-03-22
Dokumentacja / Biurko
Prawo Parkinsona
Z dokumentami można zrobić 4 rzeczy:
1. Wykonać
2. Delegować
3. Zarchiwizować
4. Wyrzucić
Dokumenty – dodatkowe rady










Po zakończeniu pracy uporządkuj biurko – nie zostawiaj bałaganu na następny
dzień.
Na biurku powinny być wyłącznie dokumenty związane z obecnie wykonaną
czynnością.
Selekcjonując dokumenty, zaznaczaj sprawy najważniejsze, by zaoszczędzić
czas.
Co kilka miesięcy przeglądaj swoje archiwum.
Zrezygnuj z prenumeraty czasopism, których nie czytasz.
W raportach, które czytasz, podkreślaj kluczowe kwestie.
Często przeglądaj swoje dokumenty i pozbywaj się tych, które nie są już
potrzebne.
Przechowuj tylko niezbędne dokumenty, które będą potrzebne w przyszłości.
Przechowuj cenne materiały z dala od innych dokumentów.
Nigdy nie odkładaj na później lektury ważnych materiałów – z czasem może ich
jedynie przybyć.
7
2013-03-22
Spotkania i telefony – dodatkowe rady













Zastanów się, czy spotkanie jest naprawdę konieczne.
Przygotuj się do spotkania. Stwórz jego plan.
Zegar umieść w takim miejscu, żeby był widoczny dla Ciebie i Twoich gości.
Wszelkie przypadkowe spotkania powinny być krótkie, dlatego podczas nich stój
– łatwiej będzie Ci odejść.
Unikaj otwartych pytań, by rozmowy niepotrzebnie się nie przeciągały.
Poproś kogoś, aby przerwał Twoje spotkanie po wyznaczonym czasie pod
pretekstem pilnej sprawy.
Odbywaj spotkania u innych osób – zawsze będziesz mógł wtedy wyjść.
Wyznacz czas, kiedy będziesz dostępny dla wszystkich.
Zanim wyjedziesz z domu – zastanów się, czy jest to konieczne.
Zastanów się zanim przeszkodzisz drugiej osobie – jej czas jest tak samo cenny,
jak Twój.
Poinformuj innych, kiedy mogą do Ciebie dzwonić i notuj terminy.
Poproś kogoś o odbieranie telefonów i przekazywanie Ci słuchawki tylko wtedy,
gdy to niezbędne.
Nie obawiaj się wyłączyć na jakiś czas telefon.
Zadanie
1. Wypełnij samodzielnie test „Złodzieje
czasu”
2. W grupie przez 5 minut porównajcie
wyniki testu oraz wybierzcie 2
najbardziej problematyczne kwestie.
3. Opracujcie sposoby radzenia sobie z
wybranymi złodziejami czasu.
8