tutaj. - PUK Komorniki

Załącznik nr 1 do Instrukcji Udzielania Zamówień Publicznych
PRZEDSIĘBIORSTWO USŁUG KOMUNALNYCH „KOMORNIKI”
SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
REGULAMIN
PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
wprowadzony zarządzeniem spółki
Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych „Komorniki”
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z dnia 01 lutego 2016 roku
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
Spis treści
Artykuł 1. Definicje................................................................................................................. 3
Artykuł 2. Postanowienia ogólne............................................................................................ 3
Artykuł 3. Powołanie Komisji Przetargowej ............................................................................ 3
Artykuł 4. Skład Komisji Przetargowej ................................................................................... 4
Artykuł 5. Organizacja prac oraz sposób podejmowania decyzji ............................................ 5
Artykuł 6. Prawa i obowiązki członków Komisji Przetargowej................................................. 6
Artykuł 7. Udział biegłych w pracach Komisji Przetargowej ................................................... 6
Artykuł 8. Zadania i czynności Komisji Przetargowej ............................................................. 7
Artykuł 9. Zakończenie prac Komisji Przetargowej ................................................................ 7
Strona 2 z 7
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
Artykuł 1.
Definicje
Do wyjaśnienia znaczenia pojęć występujących w Regulaminie należy stosować definicje
tych pojęć określone we wstępie do Instrukcji Udzielania Zamówień.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Artykuł 2.
Postanowienia ogólne
Postanowienia Regulaminu mają zastosowanie do prac Komisji Przetargowych
powoływanych przez Kierownika Zamawiającego w celu przygotowania
i przeprowadzenia postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego.
Komisja zobowiązana jest prowadzić prace zgodnie z postanowieniami Instrukcji.
W zakresie nie uregulowanym w Regulaminie zastosowanie ma Instrukcja.
Posługiwanie się Regulaminem nie zwalnia członków Komisji z odpowiedzialności za
przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa oraz Instrukcją.
Artykuł 3.
Powołanie Komisji Przetargowej
Komisja zostaje powołana zarządzeniem lub wnioskiem o udzielenie Zamówienia
Publicznego, który zatwierdza Kierownik Zamawiającego.
Kierownik Zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia postępowania
o udzielenie Zamówienia Publicznego, może powołać Komisję Przetargową.
W przypadku, gdy zgodnie z Instrukcją, Kierownik Zamawiającego odstępuje od
powołania Komisji, Zamawiający powołuje osobę odpowiedzialną za przygotowanie
i przeprowadzenie postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego, zgodnie
z postanowieniami Instrukcji. Wobec powołanej w ten sposób osoby postanowienia
Regulaminu stosuje się odpowiednio.
Osobą odpowiedzialną za przygotowanie lub/i przeprowadzenie postępowania
o udzielenie Zamówienia Publicznego może być pracownik Zamawiającego.
Zamawiający może powierzyć przygotowanie lub/i przeprowadzenie postępowania
o udzielenie Zamówienia Publicznego osobie trzeciej.
Podmioty, o których mowa w ust. 5, działają jako pełnomocnicy Zamawiającego.
Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania
i przeprowadzenia określonych postępowań o udzielenie Zamówienia Publicznego.
Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym Kierownika Zamawiającego
powoływanym do oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału
w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego oraz do badania i oceny ofert.
Kierownik Zamawiającego może także powierzyć komisji przetargowej lub osobie
trzeciej, o której mowa w ust. 5 dokonanie innych, niż określone w ust. 8, czynności
w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego oraz czynności związanych
z przygotowaniem postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego.
Komisja przetargowa, przedstawia Kierownikowi Zamawiającego w szczególności
propozycje wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej
oferty, a także w zakresie, o którym mowa w ust. 8, występuje z wnioskiem
o unieważnienie postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego.
Strona 3 z 7
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Artykuł 4.
Skład Komisji Przetargowej
W przypadku Zamówień Publicznych, Komisja składa się z co najmniej trzech
członków Komisji.
W skład Komisji za każdy razem wchodzi:
2.1. Przewodniczący;
2.2. Sekretarz;
2.3. Członek Komisji,
których zadania określone są w art. 6 Regulaminu.
Osoba uprawniona do powoływania Komisji, może niezależnie, bądź na wniosek
Przewodniczącego lub Kierownika Zamawiającego, powołać do Komisji inne osoby
zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego
podlegają wyłączeniu, jeżeli:
4.1. ubiegają się o udzielenie tego Zamówienia;
4.2. pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego
stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli
z Wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających
lub organów nadzorczych Wykonawców ubiegających się o udzielenie
Zamówienia Publicznego;
4.3. przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie Zamówienia
Publicznego pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z Wykonawcą lub były
członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Wykonawców
ubiegających się o udzielenie Zamówienia Publicznego;
4.4. pozostają z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to
budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób;
4.5. zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku
z postępowaniem o udzielenie Zamówienia Publicznego, przestępstwo
przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne
przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego
składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne
oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 4.
Czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego podjęte przez osobę
podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach,
o których mowa w ust. 4, powtarza się, z wyjątkiem czynności otwarcia ofert oraz
innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.
Przewodniczącym, Sekretarzem lub Członkiem Komisji przetargowej, może być osoba
fizyczna z zewnątrz Spółki, a w szczególności osoba trzecia, o której mowa w § 3
ust. 5.
Przewodniczący Komisji, wnioskuje o wyłączenie z prac Komisji Członka Komisji, który:
8.1. złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa
w ust. 4;
8.2. nie złożył oświadczenia, o którym mowa w ust. 5, w terminie wyznaczonym przez
Przewodniczącego Komisji;
Strona 4 z 7
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
9.
10.
11.
12.
13.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
8.3. złożył oświadczenie, o którym mowa w ust. 5, niezgodne z prawdą – w takim
wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na
nieprawdziwość oświadczenia;
8.4. złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa
w ust. 4, a po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały.
Wniosek o wyłączenie z prac Komisji jej Członka, Przewodniczący Komisji przekazuje
Kierownikowi Zamawiającego uprawnionemu do powoływania Komisji, która podejmuje
decyzję o odwołaniu Członka Komisji ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu
nowego Członka Komisji. Nowy Członek Komisji składa oświadczenie, o którym mowa
w ust. 5, w najkrótszym możliwym terminie.
Wobec Przewodniczącego Komisji, czynności odebrania oświadczenia, o którym mowa
w ust. 5 i ewentualnego wyłączenia dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego
uprawniony do powoływania Komisji.
Kierownik Zamawiającego uprawniony do powoływania Komisji podejmuje decyzję
o odwołaniu Przewodniczącego Komisji i powołaniu nowego Przewodniczącego.
Odwołanie Członka Komisji, poza sytuacjami wskazanymi w ust. 8, może nastąpić
jeżeli:
12.1. z przyczyn obiektywnych nie może on wykonywać swoich obowiązków;
12.2. Członek Komisji nie wykonuje nałożonych na niego obowiązków lub obowiązków
wynikających z przepisów prawa, postanowień Regulaminu oraz decyzji
Przewodniczącego Komisji, innych niż obecność na posiedzeniach Komisji.
Członek Komisji to zarówno Przewodniczący jak i Sekretarz.
Artykuł 5.
Organizacja prac oraz sposób podejmowania decyzji
Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący, a w czasie jego nieobecności wyznaczony
przez niego Członek Komisji.
Komisja obraduje na posiedzeniach, zwoływanych przez Przewodniczącego Komisji.
Wszelkie czynności podejmowane przez Komisję powinny być dokumentowane na
piśmie.
Spotkania robocze Komisji, za wyjątkiem akceptacji końcowej wersji Dokumentacji
postępowania, otwarcia ofert oraz negocjacji handlowych, które to czynności
podejmowane są na posiedzeniach Komisji, mogą odbywać się w trybie obiegowym,
z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub innych narzędzi elektronicznych.
Komisja podejmuje ustalenia dążąc do konsensusu. Jeżeli nie jest to możliwe, Komisja
podejmuje decyzje zwykłą większością oddanych głosów.
Jeżeli w trakcie głosowania nie mogą zostać podjęte ustalenia ze względu na równą
ilość głosów, decyduje głos Przewodniczącego Komisji.
Każdy z przegłosowanych Członków Komisji ma prawo wyrażenia na piśmie zdania
odrębnego.
W przypadku spotkań roboczych, o których mowa w ust 4., odbywających się w trybie
obiegowym, z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych, Członek Komisji, który
w wyznaczonym przez Przewodniczącego terminie nie przystąpił do danej czynności,
traktowany jest jako nieobecny.
Strona 5 z 7
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
1.
Artykuł 6.
Prawa i obowiązki członków Komisji Przetargowej
Członkowie Komisji, będący pracownikami Zamawiającego, wykonują swoje obowiązki
związane z udziałem w pracach Komisji w ramach swoich obowiązków służbowych.
Obowiązkiem Członka Komisji jest czynny udział w jej pracach, w tym złożenie
wymaganych oświadczeń.
Członek Komisji ma prawo do udziału we wszystkich jej pracach oraz do wglądu do
wszystkich dokumentów, związanych z postępowaniem o udzielenie Zamówienia
Publicznego.
Członek Komisji jest zobowiązany, najwcześniej jak to jest możliwe, powiadomić
pisemnie lub droga mailową Przewodniczącego Komisji o swojej nieobecności na
posiedzeniu Komisji, podając przyczyny nieobecności.
Decyzję w sprawie usprawiedliwienia nieobecności Członka Komisji podejmuje
Przewodniczący Komisji.
Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych
z przebiegiem jej prac, w tym w szczególności informacji związanych z liczbą i treścią
złożonych ofert oraz przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.
Do obowiązków Przewodniczącego Komisji Przetargowej należy w szczególności:
7.1. wyznaczanie zadań Członkom Komisji i egzekwowanie należytego ich
wykonania;
7.2. wyznaczenie spośród Członków Komisji osoby pełniącej funkcję Zastępcy
Przewodniczącego Komisji, w przypadku nieobecności Przewodniczącego;
7.3. zbieranie wymaganych oświadczeń lub deklaracji od Członków Komisji;
7.4. wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń Komisji oraz terminów spotkań
roboczych;
7.5. prowadzenie posiedzeń Komisji i spotkań roboczych;
7.6. nadzór nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem czynności przez Komisję
w postępowaniu o udzielenie Zamówienia;
7.7. nadzór nad prawidłowym prowadzeniem Dokumentacji postępowania
o udzielenie Zamówienia Publicznego, w zakresie prac Komisji;
7.8. informowanie Kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracami
Komisji;
Do obowiązków Sekretarza Komisji Przetargowej należy w szczególności:
8.1. wsparcie Komisji w zakresie procedur udzielania Zamówień Publicznych;
8.2. uczestniczenie w posiedzeniach Komisji i spotkaniach roboczych;
8.3. przygotowywanie korespondencji związanej z postępowaniem o udzielenie
Zamówienia Publicznego;
Do obowiązków i uprawnień Członka Komisji należy:
9.1. uczestniczenie w posiedzeniach Komisji i spotkaniach roboczych;
9.2. rzetelne i terminowe wykonywanie zadań zleconych przez Przewodniczącego
Komisji, związanych z pracą Komisji.
Artykuł 7.
Udział biegłych w pracach Komisji Przetargowej
Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga
wiadomości specjalnych, w tym wiedzy i kompetencji eksperckich, Przewodniczący
Komisji składa Kierownikowi Zamawiającego wniosek o powołanie biegłych.
Strona 6 z 7
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
2.
3.
4.
5.
6.
Wniosek powinien wskazywać osobę biegłego oraz przewidywaną wysokość jego
wynagrodzenia. Do wniosku powinien zostać załączony projekt umowy z biegłym.
Decyzję o powołaniu biegłego podejmuje Kierownik Zamawiającego.
Po podpisaniu Umowy z biegłym, ale przed przystąpieniem do wykonania jakichkolwiek
czynności, biegły składa oświadczenie, o którym mowa art. 4 ust. 5.
Przewodniczący Komisji nie dopuszcza do wykonania czynności przez biegłego,
w stosunku, do którego zajdzie którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 4
ust. 4.
Biegły przedstawia opinię na piśmie w terminie określonym w umowie z biegłym, a na
zaproszenie Przewodniczącego Komisji bierze udział w posiedzeniach Komisji
z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.
Artykuł 8.
Zadania i czynności Komisji Przetargowej
Do zadań Komisji należy w szczególności:
1)
opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla postępowań
o udzielenie Zamówienia Publicznego;
2)
przygotowanie propozycji odpowiedzi na pytania dotyczące treści Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia;
3)
ocena spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu,
w szczególności badanie, czy Wykonawcy nie podlegają wykluczeniu z postępowania;
4)
badanie i dokonanie oceny złożonych ofert pod względem ich zgodności z opisem
przedmiotu Zamówienia, wymaganiami postępowania, w tym jakościowymi,
technicznymi, funkcjonalnymi czy dokumentacją techniczną;
5)
dokonanie porównania ofert, zgodnie z przyjętymi kryteriami ich oceny;
6)
wezwanie do złożenia wyjaśnień odnośnie treści złożonych ofert;
7)
wezwanie do uzupełnienia dokumentów w określonym terminie;
8)
kwalifikowanie danego postępowania do negocjacji handlowych, zgodnie z art. 35
ust. 1 Instrukcji;
9)
prowadzenie negocjacji;
10) przedstawienie
Kierownikowi
Zamawiającego
propozycji
wyboru
oferty
najkorzystniejszej lub Zakończenia postępowania.
Artykuł 9.
Zakończenie prac Komisji Przetargowej
Komisja kończy prace związane z udzieleniem danego Zamówienia Publicznego z dniem
Zakończenia postępowania.
Strona 7 z 7