pobierz - ministerstwo rozwoju

Opis przedmiotu zamówienia
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie dwóch lub jednego z dwóch spotkań w centrum
Warszawy dotyczącego wdrażania Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR).
Uczestnikami spotkań będą przedstawiciele instytucji systemu wdrażania PO IR, członkowie Komitetu
Monitorującego PO IR oraz przedstawiciele Komisji Europejskiej.
II. Opis i terminy spotkań:
Pierwsze spotkanie odbędzie się 8 grudnia 2016 r. (czwartek) w godz. 9:30 – 15:30. Wezmą w nim
udział przedstawiciele instytucji systemu wdrażania PO IR i Komisji Europejskiej (łącznie:
35 osób).
Drugie spotkanie odbędzie się 15 grudnia 2016 r. w godz. 10:00 – 16:30. Wezmą w nim udział
członkowie Komitetu Monitorującego PO IR (łącznie: 80 osób).
Dopuszcza się zmniejszenie wskazanej liczb uczestników spotkania maksymalnie o 5 osób
w ramach każdego ze spotkań, nie później niż 5 dni roboczych przed terminem rozpoczęcia
każdego ze spotkań. Zamawiający poniesie wydatki zgodne z faktyczną zgłoszoną liczbą
uczestników spotkania.
III. Zadania Wykonawcy:
1. Zapewnienie klimatyzowanej sali konferencyjnej (z możliwością regulacji temperatury)
w jednym z powyższych terminów z miejscami siedzącymi przy stołach (po zewnętrznej
stronie) w ustawieniu w kształcie litery „U” (tylko w przypadku spotkania 8 grudnia br.)
z uwzględnieniem stołu prezydialnego (dla 6 osób) lub ustawienie kolumnowe
z uwzględnieniem stołu prezydialnego (dla 6 osób) odpowiednie w przypadku obu spotkań.
Sala konferencyjna zlokalizowana będzie w hotelu lub w centrum konferencyjnym
o standardzie odpowiadającym co najmniej 4 gwiazdkom, zgodnie z Rozporządzeniem z dnia
19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.06.22.169 z późn. zm.),
położonym w odległości nie większej niż 4 km od siedziby Zamawiającego – Pl. Trzech
Krzyży 3/5, Warszawa (biorąc pod uwagę ogólnodostępne drogi pieszo lub autem
– w zależności od tego, która odległość będzie krótsza).
2. Zapewnienie wyposażenia sali: laptop (z zainstalowanym pakietem Microsoft Office), rzutnik,
ekran, flipchart, wskaźnik do prezentacji, multifony (1 szt. na 2 osoby), zapewnienie dostępu
do internetu bezprzewodowego z dostępem do usługi na czas wynajmu sali konferencyjnej dla
wszystkich uczestników spotkania, przedłużacze/gniazdka elektryczne dostępne w pobliżu
stołów konferencyjnych oraz obsługa techniczna Sali (nagłośnienie, nagrywanie), dostępna co
najmniej na pół godziny przed spotkaniem i podczas całego spotkania.
3. W przypadku spotkania 8 grudnia br. zapewnienie sprzętu do tłumaczenia symultanicznego:
kabina dla 2 tłumaczy, oraz słuchawki wraz z odbiornikami w ilości odpowiadającej liczbie
uczestników danego spotkania.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej w ilości odpowiadającej liczbie uczestników danego
spotkania, wraz z obsługą kelnerską w miejscu, w którym odbywać się będą spotkania:
a) lunchu zasiadanego – bufet poza salą, w której odbywać się będzie spotkanie
(np. w restauracji hotelowej/w oddzielnie wyznaczonej sali przy sali konferencyjnej);
menu zawierające: zupę, co najmniej 2 dania mięsne, minimum 1 danie wegetariańskie,
3 rodzaje surówek, 3 rodzaje sałatek, 2 rodzaje dodatków skrobiowych, pieczywo, deser
oraz napoje: kawa, herbata, soki, woda;
b) serwisu kawowego z poczęstunkiem dostępnym w trakcie całego spotkania
i uzupełnianym w razie potrzeby; serwis kawowy zlokalizowany będzie obok sali
konferencyjnej lub w sali konferencyjnej, na stołach innych niż stoły uczestników
konferencji; serwis będzie zawierał co najmniej: słodkie wypieki (co najmniej 3 rodzaje),
świeże owoce sezonowe filetowane (ew. warzywa – co najmniej 3 rodzaje), napoje
1
(świeżo mielona i parzona kawa, herbata – co najmniej 3 rodzaje, soki, woda, cytryna,
mleko, cukier); Wykonawca zapewni co najmniej 7 stolików koktajlowych;
c) butelkowanej wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) o jednostkowej pojemności
0,2 l – 0,5 l na stołach uczestników konferencji (co najmniej 0,7 l na jedną osobę).
5. Dołączenie propozycji menu przy składaniu oferty.
6. Oznakowanie sali konferencyjnej w hotelu/ centrum konferencyjnym oraz drogi do sali,
w której odbędą się spotkania. Przygotowanie oznakowania musi zostać zakończone na
co najmniej godzinę przed rozpoczęciem spotkania. Sposób oznakowania miejsca
konferencji zostanie ustalony z Zamawiającym. Na oznakowaniu powinna znaleźć się
informacja, że szkolenie jest współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020; logo PO IR,
logo Ministerstwa Rozwoju, logo Unii Europejskiej, zgodnie z Księgą identyfikacji wizualnej
znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020,
dostępnej do pobrania pod adresem strony internetowej:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/10013/KIW_CMYK_09102015.pdf
7. Zapewnienie uczestnikom konferencji szatni wraz z obsługą.
8. Wykonawca zapewni dla Zamawiającego bezpieczne miejsce, w którym na jeden dzień przed
terminem spotkania i jeden dzień po terminie spotkania, będzie mógł złożyć materiały
konferencyjne (np. roll-upy, wydrukowane prezentacje, notesy, długopisy).
9. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji projektu, która będzie
współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego.
IV. Termin i sposób złożenia oferty
Oferty należy składać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres: [email protected]
do 21 listopada br. do godziny 23:59:59 (z zastrzeżeniem, że 17-18 listopada br. kontakt
z Zamawiającym będzie utrudniony).
V. Warunki udziału w zamówieniu
1. Oferty należy składać w terminie składania ofert.
2. Do oferty należy dołączyć szczegółowy kosztorys poszczególnych elementów zadania
w podziale na koszty netto i brutto, zgodnie z załącznikiem nr 1 do przedmiotowego Opisu
przedmiotu zamówienia.
VI. Kryterium wyboru ofert
1. Zamawiający dokona oceny ofert złożonych w podanym powyżej terminie.
2. Kryteriami oceny ofert są: cena i lokalizacja.
3. Cena jest to łączny koszt brutto usługi. Cena stanowi 60% całkowitej liczby punktów.
Za kryterium dotyczące ceny można uzyskać maksymalnie 60 punktów. Liczba punktów
zostanie obliczona w następujący sposób:
Cena najtańszej oferty
---------------------------------- x 60 = liczba uzyskanych punktów
Cena ocenianej oferty
4. Lokalizacja oznacza odległość obiektu od siedziby Zamawiającego (zgodnie z pkt. III.1
niniejszego zapytania). Lokalizacja stanowi 40% całkowitej liczby punktów. Za kryterium
dotyczące lokalizacji można uzyskać maksymalnie 40 punktów. Liczba punktów zostanie
obliczona w następujący sposób:
Odległość od siedziby Zamawiającego
najbliżej położonego obiektu
2
------------------------------------------------ x 40 = liczba uzyskanych punktów
Odległość od siedziby Zamawiającego
ocenianego obiektu
5. Oferta, która otrzyma łącznie największą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą.
6. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do
skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
7. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega
zamówienia.
sobie
prawo
negocjacji warunków
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę oraz ewentualnej
rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
9. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych
w Ministerstwie.
10. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
11. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez
oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie
odrzucona.
VII. Kontakt
Alicja Wieczorek
tel. 22 273 80 84
[email protected]
[email protected]
3