zr_133_zasady-rachunkowosci.

Zarządzenie Nr 133/2012
Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
z dnia 31 grudnia 2012 roku
zmieniające Zarządzenie Nr 182/2010 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z
dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie „Zasad (polityki) rachunkowości i uczelnianego planu
kont Uniwersytetu Medycznego w Lublinie zmienionego Zarządzeniem Nr 142/2011
Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z dnia 30 grudnia 2011 r.
Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j.
Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) oraz § 50 ust. 3 pkt 1 Statutu Uniwersytetu
Medycznego w Lublinie z dnia 28 marca 2012 roku zarządza się co następuje:
§1.
W załączniku do Zarządzenia Nr 182/2010 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie: ”Zasady
(politykę) rachunkowości i uczelniany plan kont Uniwersytetu Medycznego w Lublinie” wprowadza
się następujące zmiany:
Punkt 2.1.1 Zasady ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych
i prawnych otrzymuje brzmienie:
1) Do środków trwałych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie
ekonomicznej uŜyteczności dłuŜszym niŜ rok, kompletne, zdatne do uŜytku i przeznaczone na
potrzeby jednostek organizacyjnych Uczelni, w szczególności:
a) nieruchomości, w tym: grunty, prawo wieczystego uŜytkowania gruntów, budowle i budynki,
obiekty inŜynierii lądowej a takŜe będące odrębną własnością lokale;
b) maszyny, urządzenia, środki transportu ;
c) ulepszenia w obcych środkach trwałych;
d) inne przedmioty – narzędzia, przyrządy, ruchomości, wyposaŜenie, w tym: dzieła sztuki i
zbiory muzealne oraz księgozbiór;
e) obce środki trwałe uŜywane przez jednostki organizacyjne Uczelni na podstawie umowy
najmu, dzierŜawy lub innej umowy o podobnym charakterze /jeśli wystąpią przesłanki
wynikające z art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości/.
Środki trwałe przyjmuje się do ewidencji i uŜytkowania na podstawie dokumentu OT i OTN oraz
protokołu odbioru.
2) Składniki majątkowe, których cena nabycia lub koszt wytworzenia są niŜsze od kwoty
wymienionej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, a których wartość
początkowa przekracza 1500 zł oraz okres uŜytkowania wynosi co najmniej 1 rok zalicza się do
środków trwałych jednorazowo amortyzowanych.
3) Składników majątkowych o wartości przekraczającej kwotę określoną w punkcie 2) lecz ze
względu na przewidywany okres uŜytkowania równy lub krótszy niŜ 1 rok nie zalicza się do
środków trwałych tylko odpisuje się w koszty materiałowe w dacie przyjęcia do uŜywania.
1
4)
Przedmioty rzeczowe o wartości od 200 zł do 1500 zł o przewidywanym okresie uŜytkowania
dłuŜszym niŜ rok zalicza się do niskocennych przedmiotów w uŜytkowaniu odnoszonych w dacie
zakupu w koszty zuŜycia materiałów. Ujmowane są w ewidencji ilościowo-wartościowej
prowadzonej przez Zespół Ewidencji Majątku oraz w ewidencji pozabilansowej. Niektóre
przedmioty (bez względu na wartość jednostkową), zaliczane w momencie zakupu w koszty
materiałowe ze względu na swą atrakcyjność (aparaty telefoniczne, firanki, zasłony, meble,
ekspresy do kawy itd.) ewidencjonowane są ilościowo-wartościowo przez Zespół Ewidencji
Majątku oraz ujmowane w ewidencji pozabilansowej. Przedmioty te przyjmuje się do ewidencji
na podstawie dokumentów OTW.
5) Aparatura naukowo-badawcza, obejmująca zestawy urządzeń badawczych, pomiarowych lub
laboratoryjnych o małym stopniu uniwersalności i wysokich parametrach technicznych
(zazwyczaj wyŜszych o kilka rzędów dokładności pomiaru w stosunku do typowej aparatury
stosowanej dla celów produkcyjnych lub eksploatacyjnych), której zakup sfinansowany jest ze
środków przeznaczonych na finansowanie nauki, zaliczana jest bezpośrednio w koszty tematu
badawczego i podlega ewidencji pozabilansowej. Do aparatury naukowo-badawczej nie zalicza
się sprzętu komputerowego i innych urządzeń nie wykorzystywanych bezpośrednio do realizacji
prac B+ R.
Aparatura przyjmowana jest do ewidencji pozabilansowej na podstawie dowodu OTNB.
Po zakończeniu realizacji tematu badawczego aparatura, która stanowiła koszty realizacji tej
pracy, przyjmowana jest na stan majątku Uczelni. Przeklasyfikowanie aparatury z ewidencji
pozabilansowej do ewidencji bilansowej składników majątkowych Uczelni następuje za pomocą
dokumentów PKL.
Oceny stanu technicznego i moŜliwości dalszego wykorzystania sprzętu, urządzeń i aparatury
zakupowane dla celów działalności usługowej dokonuje komisja powołana przez Kanclerza
Zarządzeniem, przyjmowane są na stan środków trwałych i amortyzowane na zasadach
obowiązujących w Uczelni.
6) Środki trwałe finansowane z dotacji inwestycyjnych w zakresie infrastruktury badawczej
przyjmowane są na stan środków trwałych i umarzane na zasadach obowiązujących w Uczelni.
7) Nie stanowią środków trwałych nieruchomości, które nie są uŜytkowane dla realizacji zadań
statutowych, lecz zostały nabyte lub wytworzone w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych
wynikających z przyrostu ich wartości, uzyskania z nich przychodów lub innych poŜytków.
8) KaŜdy środek trwały klasyfikowany jest zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych wprowadzoną
rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie klasyfikacji środków
trwałych (Dz. U. Nr 242, poz. 1622).
9) Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się nabyte przez Uczelnię prawa majątkowe
nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do uŜywania, w szczególności:
a) autorskie prawa majątkowe, koncesje, licencje;
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów uŜytkowych lub
zdobniczych;
c) koszty zakończonych prac rozwojowych;
d) równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą z dziedziny przemysłowej,
handlowej, naukowej lub organizacyjnej,
- o przewidywanym okresie uŜytkowania dłuŜszym niŜ rok, wykorzystane na potrzeby
związane z prowadzoną działalnością.
Szczegółowe zasady klasyfikacji księgowej środków trwałych i wartości niematerialnych i
prawnych reguluje Pismo Okólne Nr 92/2011 Kanclerza Uniwersytetu Medycznego w
Lublinie z dnia 30 grudnia 2011 r.
2
10)
Za wartość początkową środka trwałego przyjmuje się:
a) cenę nabycia – w przypadku nabycia w drodze kupna – jest to rzeczywista cena zakupu
obejmująca kwotę naleŜną sprzedającemu powiększoną o koszty związane z zakupem
poniesione do dnia przekazania środka trwałego do uŜywania. Przykładowe koszty związane z
zakupem to:
- podatek od towarów i usług nie podlegający odliczeniu,
- odsetki od zobowiązań (kredytów) zaciągniętych na zakup środka trwałego,
- róŜnice kursowe wynikające z zakupu środka trwałego lub zaciągniętej poŜyczki na jego
zakup,
- opłaty notarialne, skarbowe, sądowe,
- koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montaŜu i inne
związane z przystosowaniem składnika aktywów do uŜywania,
- w przypadku importu – cło i podatek akcyzowy;
- ewentualnie inne opłaty, upusty i rabaty.
b) koszt wytworzenia – w przypadku wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie
obejmuje się koszty pozostające w bezpośrednim związku z wytworzeniem /montaŜem,
ulepszeniem/ oraz dostosowaniem do uŜytkowania, do których zalicza się:
− wartość zuŜytych składników rzeczowych i usług obcych,
− koszty wynagrodzeń za prace wraz z narzutami na rzecz pracowników i innych osób
zatrudnionych przy wytwarzaniu środka trwałego,
− inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych składników majątkowych (zał.
nr .5.)
W przypadku trudności w ustaleniu kosztu wytworzenia środka trwałego jego wartość
początkową ustala się z uwzględnieniem cen rynkowych z dnia przekazania składnika do
uŜytkowania.
c) wartość rynkową – w przypadku nabycia środka trwałego w drodze darowizny lub inny
nieodpłatny sposób – przyjmuje się wartość z dnia nabycia określoną na podstawie
przeciętnych cen stosowanych w danej miejscowości w obrocie składnikami majątkowymi
tego samego rodzaju i gatunku z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zuŜycia, chyba Ŝe umowa
darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niŜszej wysokości.
JeŜeli środki trwałe nabyte tą drogą wymagają montaŜu, to ich wartość powiększa się o wydatki
poniesione na montaŜ.
Wartość początkową środków trwałych podwyŜsza się w wyniku: ulepszenia, przebudowy,
rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji powyŜej 3.500 zł /w skali roku/.
11) Podstawowym narzędziem ewidencyjnym środków trwałych jest „Księga inwentarzowa
środków trwałych” w formie komputerowej, prowadzona w Zespole Ewidencji Majątku z
podziałem na grupy i rodzaje środków trwałych.
„Księga inwentarzowa środków trwałych” obejmuje m.in. następujące pozycje:
a) numer inwentarzowy środka trwałego oraz numer fabryczny dla przedmiotów, które ten
numer posiadają;
b) nazwę i charakterystykę środka trwałego umoŜliwiającą jego identyfikację;
c) wartość początkową i jej zmiany;
d) określenie rodzaju przychodu, datę i źródło nabycia lub wytworzenia, numery
i symbole dowodów, na podstawie których wpisano obiekt do ksiąŜki;
e) określenie rodzaju rozchodu oraz datę operacji;
f) osoby materialnie odpowiedzialne i komórki organizacyjne, w których znajdują się środki
trwałe;
g) stawkę amortyzacji.
Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest przez Zespół Ewidencji
Majątku według zasad określonych dla środków trwałych.
Zespół Ewidencji Majątku prowadzi ewidencję ilościowo – wartościową środków trwałych,
środków trwałych o niŜszej wartości, niskocennych przedmiotów w uŜytkowaniu, wartości
3
niematerialnych i prawnych w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni /miejsca
uŜytkowania/ w systemie ewidencji komputerowej oraz ewidencję środków trwałych i aparatury
zakupionych do działalności naukowo badawczej.
2.1.2. Umorzenie i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
prawnych otrzymuje brzmienie:
1) Składniki majątkowe Uczelni podlegają amortyzacji, z wyjątkiem budynków i lokali oraz
obiektów inŜynierii lądowej i wodnej zgodnie z ustawą z dn. 27 lipca 2005 r. Prawo
o szkolnictwie wyŜszym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.). Budynki i lokale oraz obiekty
inŜynierii lądowej i wodnej są tylko umarzane. W Uczelni środki trwałe i wartości niematerialne i
prawne kwalifikowane są zgodnie z Zarządzeniem Kanclerza Nr 45 z 2009 r.
2) Amortyzacja bilansowa.
Wartość początkową środków trwałych – z wyjątkiem gruntów niesłuŜących wydobyciu
kopalin metodą odkrywkową – zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe
dokonywane w celu uwzględnienia utraty ich wartości na skutek uŜywania lub upływu
czasu – art. 31 ust. 2 cyt. ustawy o rachunkowości.
Odpisów amortyzacyjnych od składników majątkowych, których wartość początkowa
w dniu przyjęcia do uŜywania jest wyŜsza od kwoty 3.500.-zł. dokonuje się drogą
systematycznego, planowego rozłoŜenia ich wartości początkowej na ustalony okres.
Odpisów dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu,
w którym środek trwały lub wartości niematerialne i prawne wprowadzono do ewidencji, przy
czym wysokość odpisów ustala się na początku na cały okres ich dokonywania. Amortyzację
środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oblicza się
z zastosowaniem
metody liniowej stosując stawki wynikające z okresu ekonomicznej uŜyteczności. Okres i stawkę
określa się na dzień przyjęcia do uŜytkowania środka trwałego oraz wartości niematerialnych
i prawnych w dowodzie OT. Zakończenie amortyzacji następuje nie później niŜ z chwilą
zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową
składników majątkowych lub postawienia ich w stan likwidacji, sprzedaŜy albo stwierdzenia
niedoboru. Okres ekonomicznej uŜyteczności i stawka amortyzacji środka trwałego są okresowo
weryfikowane powodując odpowiednią korektę dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.
3) Amortyzacja podatkowa.
Uczelnia dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych według stawek ustalonych
w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. Nr 74 poz.397
z 2011 r. z póz. zm.) Amortyzacji dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego
po miesiącu, w którym środek trwały lub wartość niematerialną i prawną wprowadzono
do ewidencji. W szczególnie uzasadnionych przypadkach odpisy amortyzacyjne podane
w wykazie stawek amortyzacyjnych mogą być podwyŜszane lub indywidualnie ustalane zgodnie
z wymogami art. 16i oraz 16j cyt. ustawy o pdop, dotyczy to m.in. środków trwałych
podlegających wzmoŜonej eksploatacji lub poddanych szybkiemu postępowi technicznemu.
Od środków trwałych o niŜszej wartości, których wartość początkowa jest równa lub niŜsza
od kwoty wymienionej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, odpisów
amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo w miesiącu oddania ich do uŜytkowania.
4) Odpisów
amortyzacyjnych
od
środków
trwałych
i
wartości
niematerialnych
i prawnych uŜywanych sezonowo dokonuje się tylko za okres ich wykorzystania.
5) Dla prawa wieczystego uŜytkowania gruntu ustala się - 20 letni okres amortyzacji.
4
6) Amortyzacja środków trwałych zakupionych z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i
Doktorantów obciąŜa Fundusz
2.1.5. Wycena aktywów i pasywów wyraŜonych w walutach obcych
1) Na dzień bilansowy:
WyraŜone w walutach obcych aktywa oraz pasywa wycenia się po obowiązującym na ten dzień
średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Wycena obejmuje stan:
a) środków pienięŜnych zgromadzonych na walutowych rachunkach bankowych,
b) walutowych naleŜności i zobowiązań według zasad opisanych w pkt. 2.1.4.
RóŜnice kursowe z tytułu wyceny bilansowej, zaliczane odpowiednio do przychodów i kosztów
finansowych rozliczane są wynikowo w rachunku zysków i strat.
RóŜnice kursowe powstałe w trakcie wyceny bilansowej rozrachunków w walutach obcych są
wyksięgowywane (storno) pod datą 1 stycznia następnego roku. W ciągu roku obrotowego na bieŜąco
księgowane są rzeczywiste róŜnice kursowe powstałe w wyniku rozliczenia rozrachunków w dacie
zapłaty zobowiązania.
2) W ciągu roku obrotowego:
Zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości operacje gospodarcze wyraŜone w walutach
obcych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia – odpowiednio po
kursie:
a) faktycznie zastosowanym, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku
sprzedaŜy lub kupna walut oraz zapłaty naleŜności lub zobowiązań;
b) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia
poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty naleŜności lub zobowiązań, jeŜeli
nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w punkcie a), a takŜe
w przypadku pozostałych operacji.
Według zasad przyjętych w Uczelni „kursy faktycznie stosowane” przez banki obsługujące
to kursy: kupna lub sprzedaŜy banku (niejednokrotnie negocjowane) dotyczące operacji:
obciąŜania bądź uznawania rachunków złotówkowych tytułem regulowania zobowiązań bądź
naleŜności w walutach obcych oraz sprzedaŜy bądź zakupu walut.
Zastosowanie kursów średnich NBP dotyczy m.in.:
a) wyceny naleŜności i zobowiązań na dzień ich powstania (wystawienia faktury bądź dokonania
przypisu naleŜności w walucie obcej z tytułu usług dydaktycznych) wg kursu średniego NBP z dnia
poprzedzającego dzień powstania naleŜności bądź zobowiązania; za dzień dokonania przypisu
naleŜności od studentów tytułem czesnego ustala się 1 października (za semestr zimowy) i 1 marca (za
semestr letni) oraz dzień rozpoczęcia rotacji (kursu) zgodnie z terminami wynikającymi z
wewnętrznych uregulowań,
b) wyceny wpływów środków w walucie obcej na rachunek walutowy Uczelni z tytułu:
spłaty naleŜności, otrzymanych dotacji /dofinansowań/, zwrotu zaliczek w walucie obcej.
Do wyceny rozchodu walut zgromadzonych na własnych rachunkach walutowych stosuje się
kurs wynikający z przyjęcia metody „pierwsze weszło pierwsze wyszło” (FIFO) - zgodnie
z art. 34 ust. 4 pkt 2 oraz art. 35 ust. 8 ustawy o rachunkowości.
Operacje polegające na przemieszczeniu waluty pomiędzy własnymi rachunkami walutowymi Uczelni
są ewidencjonowane w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta księgowego „środki
pienięŜne w drodze”. Przekazywanie waluty obcej pomiędzy rachunkami walutowymi nie jest
transakcją kupna czy sprzedaŜy waluty obcej, nie stanowi równieŜ zapłaty naleŜności czy zobowiązań.
Wartość posiadanej waluty obcej nie ulega zmianie, następuje jedynie przesunięcie środków
pienięŜnych pomiędzy poszczególnymi rachunkami walutowymi Uczelni. Rozchód waluty z jednego
rachunku bankowego i wpływ tej samej transzy waluty na drugi rachunek dewizowy Uniwersytetu
wyceniany jest po tym samym kursie rozchodu waluty z rachunku pierwszego. W systemie
informatycznym „Egeria” w momencie transferu przenoszona jest historia operacji obrotów waluty na
rachunku, które weszły w skład transferowanej sumy. Konsekwencją transferu jest to, Ŝe późniejsze
rozchody waluty z rachunku, na który dokonywany był transfer wewnętrzny, wyceniane są na
podstawie kursu historycznego.
5
Rozliczenie kosztów podróŜy słuŜbowych wyraŜonych w walutach obcych następuje wg kursu
zastosowanego do wyceny zaliczki pobranej przez pracownika w zaleŜności od charakteru rachunku,
z którego dokonano wypłaty zaliczki, tj.:
a) kursu rozchodu /historycznego/ z rachunku dewizowego wg metody FIFO,
b) kursu sprzedaŜy walut banku obsługującego w przypadku obciąŜenia rachunku złotówkowego.
Za dzień poniesienia kosztu z tytułu odbytej podróŜy słuŜbowej ustala się dzień zakończenia podróŜy
słuŜbowej określony w poleceniu wyjazdu słuŜbowego. Zobowiązania wobec pracowników
wynikające z rozliczenia podróŜy słuŜbowej zagranicznej rozliczane będą wg kursu średniego NBP
dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zakończenia podróŜy.”
Punkt 2.1.6 Zasady wyceny rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów otrzymuje
brzmienie:
1) Rozliczenia międzyokresowe przychodów:
Rozliczenia międzyokresowe przychodów określają stan na dzień bilansowy w wartości
nominalnej przychodów (długo- i krótkoterminowych), których realizacja następuje w okresach
przyszłych. Do rozliczeń międzyokresowych przychodów zalicza się między innymi /art. 41 ust.12 ustawy o rachunkowości/:
a) środki pienięŜne, w tym w formie dotacji na realizację działalności dydaktycznej, naukowobadawczej, projektów unijnych, dopłat otrzymanych na sfinansowanie nabycia
lub
wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie, prac rozwojowych, jeŜeli
stosownie do przepisów ustawowych nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych;
b) przyjęte nieodpłatnie, w tym takŜe w formie darowizny: środki trwałe, środki trwałe w
budowie oraz wartości niematerialne i prawne; (art.41 ust 2 cyt. ustawy o rachunkowości)
c) przypisy naleŜności z tytułu odpłatności za świadczone usługi edukacyjne;
NaleŜności z tytułu opłat za studia ewidencjonowane są na rozliczeniach międzyokresowych
przychodów i odpisywane co miesięcznie w przychody w okresie od października do lipca
roku następnego. W semestrze zimowym - w 3/5 ich wysokości zarachowane zostają w
przychody roku bieŜącego (1/5 miesięcznie), pozostała część tj. 2/5 naleŜnych opłat pozostaje
na rozliczeniach międzyokresowych przychodów do rozliczenia w roku następnym
NaleŜności za semestr letni ewidencjonowane są na rozliczeniach międzyokresowych
przychodów i odpisywane, w okresach miesięcznych, w 1/5 ich wysokości w przychody
(począwszy od marca do lipca);
d) odpisy od przychodów za usługi dydaktyczne z tytułu kształcenia studentów anglojęzycznych
na Fundusz Rozwoju Programu.
e) otrzymane zaliczki, przedpłaty, raty na poczet dostaw towarów i usług np. z tytułu
prenumeraty, konferencji (sympozjów), zakwaterowania w domach studenckich i
mieszkaniach.
W bilansie prezentowane są w pasywach jako „inne rozliczenia międzyokresowe” z podziałem na
krótko- i długoterminowe.
2) Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów:
a) wydatki poniesione w bieŜącym okresie sprawozdawczym a przypadające na
przyszłe okresy stanowią zapisy strony Wn konta „Rozliczenia międzyokresowe
kosztów”; zaliczamy do nich m.in.;
-opłaconą z góry prenumeratę czasopism, gazet i innych publikacji krajowych oraz
czasopism zagranicznych za wyjątkiem prenumeraty czasopism i dostępu do elektronicznych
baz danych finansowanych ze środków na naukę, które są zaliczane w koszty w roku
w którym została wystawiona faktura;
-dostęp do elektronicznych baz danych,
-koszty poniesione z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych za przyszłe
okresy sprawozdawcze ,
-składki członkowskie opłacane „z góry”,
-koszty ponoszone w ramach realizacji projektów unijnych nie mające pokrycia
w dotacji do rozliczenia w momencie wpływu środków /w celu zachowania zasady
współmierności kosztów i przychodów/,
6
-czynsze opłacone z góry za przyszły rok
-koszty prac rozwojowych, które jeśli zakończą się powodzeniem, zostaną zaliczone do
wartości niematerialnych i prawnych.
W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się moŜliwość odnoszenia kosztów remontów (rozliczanych
w czasie) na rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych są odnoszone na konto „Rozliczenia
międzyokresowe kosztów” „64”w korespondencji z kontem zespołu „1” i „2” i „3” oraz równolegle
ujmowane są w pełnej kwocie poniesionych kosztów na koncie zespołu „4” w korespondencji z
zapisem konta „490” „Rozliczenie kosztów”. Odpowiednią część kosztów w roku następnym
odpisuje się (najczęściej w okresach miesięcznych) w cięŜar konta zespołu „5” (tj. działalności której
dotyczy) uznając konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
3) Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów: (strona Ma) – stanowią zobowiązania
przypadające na bieŜący okres sprawozdawczy; w szczególności wartość świadczeń
wykonanych w danym roku w wysokości prawdopodobnej do obciąŜenia i uregulowania w kolejnym
okresie sprawozdawczym. Z terminem płatności przypadającym po dniu bilansowym.
Koszty i przychody w danym roku sprawozdawczym do kwoty 1000 zł brutto dotyczące kilku
miesięcznych okresów sprawozdawczych podlegają jednorazowemu odpisaniu odpowiednio w koszty
lub przychody działalności operacyjnej z pominięciem rozliczeń międzyokresowych.
3.5. Zasady ewidencji operacji gospodarczych
następujących zespołach kont otrzymują brzmienie:
na
kontach
syntetycznych
w
Konta pozabilansowe utworzone do kont zespołu „0” to :
091 – Aparatura naukowo-badawcza,
092- Środki trwałe obce
093- Środki trwale w likwidacji
094- Niskocenne przedmioty w uŜytkowaniu,
095- Przedmioty długotrwałego uŜytkowania o wart. poniŜej 200 zł,
096- Niskocenne wartości niematerialne i prawne,
097- Niskocenne przedmioty obce.
Zespół kont „2” – Rozrachunki i roszczenia
Prowadzona jest ewidencja wszystkich rozrachunków i roszczeń w walucie krajowej
i walutach zagranicznych zarówno dla potrzeb podstawowej działalności jak i pozostałej
/w tym socjalnej/.
Konto 201 – Rozrachunki z odbiorcami – słuŜy do ewidencji wszelkich krajowych
rozrachunków z tytułu sprzedaŜy prowadzonej przez Uczelnię ( z wyłączeniem usług
dydaktycznych) ; występuje wydzielenie analityczne wg rodzajów sprzedaŜy.
Konto 202 – Rozrachunki z dostawcami w ramach projektów europejskich –
wyodrębnienie ewidencji rozrachunków z tytułu zakupów dla potrzeb projektów unijnych.
Konto 203 - Rozrachunki z dostawcami towarów i usług – wg podziału analitycznego na
dostawców krajowych i zagranicznych.
Konto 204 – Przedpłaty przekazane na poczet dostaw i usług – ewidencja przedpłat dla
dostawców krajowych i zagranicznych.
Konto 206 – Rozrachunki z tytułu nabycia rzeczowych aktywów trwałych – ewidencja
rozrachunków z dostawcami krajowymi i zagranicznymi.
Konto 207 – Zabezpieczenia prawidłowego wykonania umów – prowadzona jest osobna
ewidencja analityczna dla zabezpieczeń otrzymanych i przekazanych.
7
Konto 208 – NaleŜności dochodzone na drodze sądowej
Konta 210 ÷217 przeznaczone są do ewidencji rozrachunków ze studentami z róŜnych
tytułów, z wyodrębnieniem na kierunki kształcenia i programy.
Konto 210 – Rozrachunki ze studentami z tytułu opłat za studia w PLN i Konto 211Rozrachunki ze studentami z tytułu opłat za studia w walucie przewidziane są do
ewidencji indywidualnych rozrachunków /za usługi dydaktyczne/ ze studentami polskimi
i obcokrajowcami według podziału analitycznego uwzględniającego : wydział, kierunek,
formę studiów.
Konto 212 - Rozliczenie kaucji – słuŜy do ewidencji kaucji uzyskanych od najemców,
mieszkańców.
Konto 214 – Rozrachunki z tytułu zakwaterowania w DS- ach – ewidencja analityczna
uwzględniająca odrębność rozliczeń finansowych w domach studenckich.
Konto 215 – Rozrachunki z tytułu stypendiów z fund. pomocy materialnej i konto 217 –
Rozrachunki z tytułu stypendiów – pozostałe,
zawierają ewidencję indywidualnych
rozrachunków z tytułu świadczeń stypendialnych z wyodrębnieniem analitycznym na
poszczególne wydziały.
Konto 219 – Rozrachunki doktorantami z tytułu wypłaty stypendiów z dotacji na
dofinansowanie zadań projakościowych
Konta 220÷229 naleŜą do grupy kont rozrachunków publiczno-prawnych, których zadaniem
jest ewidencja operacji pozwalających na ustalanie zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego
z tytułu podatków (VAT, podatek dochodowy od osób fizycznych- w tym podatek od
świadczeń socjalnych) , wobec ZUS z tytułu obligatoryjnie obowiązujących składek
ubezpieczeniowych oraz opłat i podatków lokalnych.
Konto 220 – Rozrachunki z tytułu podatku od osób fizycznych
Konto 221 – Rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu VAT
Konto 222 – Rozliczenie naleŜnego VAT
Konto 223 – Rozliczenie naliczonego VAT
Konto 225 – VAT do rozliczenia w przyszłych okresach
Konto 226 – Rozrachunki z ZUS z tytułu ubezpieczeń społecznych
Konto 228 – Rozrachunki z urzędami celnymi
Konto 229 – Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne – ewidencja m.in. rozliczeń z tytułu:
podatku od środków transportu i podatku od nieruchomości.
Konta 231 ÷ 238 słuŜą do ewidencji rozrachunków i rozliczeń z pracownikami z tytułu:
wynagrodzeń, nagród, podróŜy słuŜbowych, zakupów gotówkowych, niedoborów, poŜyczek
mieszkaniowych, innych świadczeń na rzecz pracowników.
Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
Konto 232 – Rozliczenie wynagrodzeń
Konto 234 – Inne rozrachunki z pracownikami
Konto 235 – Zobowiązania z tytułu niepodjętych wynagrodzeń
Konto 238 – Rozrachunki z tytułu poŜyczek mieszkaniowych
Grupa kont 24x obejmuje ewidencję tzw. „pozostałych rozrachunków” z róŜnych tytułów
i z roŜnymi jednostkami stanowiącymi otoczenie Uczelni jak teŜ z jednostkami
wewnętrznymi. Do tych celów utworzone zostały następujące konta:
Konto 240 – Rozrachunki z tytułu potrąceń od wynagrodzeń ( do obsługi potrąceń
komorniczych i innych np. z tytułu dobrowolnych ubezpieczeń i składek).
Konto 241 – Kursy, szkolenia i konferencje - ewidencja rozliczeń z uczestnikami kursów,
konferencji organizowanych przez Uczelnię.
Konto 243 – Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyŜek.
Konto 245 – Rozrachunki wewnątrzzakładowe (kasy fiskalne) - słuŜy do rozliczeń
sprzedaŜy prowadzonej przez jednostki wewnętrzne z uŜyciem kas fiskalnych.
8
Konto 246 – Rozrachunki z Apteką Akademicką.
Konto 249 – Inne rozrachunki i rozliczenia – przeznaczone do ewidencji i rozliczania m.in.
wadiów, refundacji kosztów, dofinansowań.
Ponadto występują konta:
250 – Rozrachunki w zakresie działalności finansowej – np. z tytułu posiadanych aktywów
finansowych.
251 – Rozliczenie róŜnic kursowych na dzień bilansowy – w rozbiciu analitycznym
przewidzianym do ewidencji róŜnic kursowych wyliczonych od rozrachunków w ramach
konkretnych walut.
280 - Odpisy aktualizujące naleŜności – konto korygujące do kont rozrachunków
z odbiorcami wykazujące saldo strony Ma. W bilansie pomniejsza „naleŜności”, których
wyegzekwowanie uwaŜa się za wątpliwe.
Konta pozabilansowe w ramach zespołu „2”:
290 – NaleŜności warunkowe
291 – Zobowiązania warunkowe
292 – Weksle obce
NaleŜności i zobowiązania warunkowe ujmowane na ewidencji pozabilansowej są
prezentowane w informacji dodatkowej sprawozdania finansowego.
Zespół kont „5” – Koszty według typów działalności i ich rozliczanie
Konta zespołu „5” słuŜą do ewidencji i rozliczania kosztów działalności operacyjnej według
miejsc ich powstania oraz według wyodrębnienia na działalność: podstawową (dydaktyczną
i naukowo-badawczą, usługową), pomocniczą ,pomoc materialną dla studentów i
doktorantów oraz ogólnouczelnianą .
Wykaz kont w układzie kalkulacyjnym:
500 – Działalność naukowo-dydaktyczna i wychowawcza /dotowana/
501- Działalność naukowo-dydaktyczna i wychowawcza /niedotowana/
502 - Działalność naukowo-dydaktyczna i wychowawcza – studenci anglojęzyczni
Segmenty analityczne kont 500÷502 pozwalają na ewidencję według jednostek
organizacyjnych i w odniesieniu do kosztu rodzajowego.
503 - Działalność naukowo-dydaktyczna i wychowawcza – Ośrodek Kształc. Podypl. –
ewidencja analityczna uwzględnia m.in. podział na formy kształcenia /specjalizacje, kursy,
szkolenia/ i konkretne edycje /tematy/ szkoleniowe z przypisaniem kosztu rodzajowego.
504 – Działalność naukowo-dydaktyczna i wychowawcza – kursy, konferencje, sympozja
- wyodrębnienie analityczne według podziału na: kursy, konferencje, sympozja, szkolenia
wraz z przypisaniem kosztów do konkretnego tematu /nazwy /kursu czy konferencji.
505 - Działalność naukowo-dydaktyczna pozostała
506 – Koszty działalności naukowo-dydaktycznej – Pr. UE
507 – Koszty działalności naukowo-badawczej – Pr. UE
Segmenty analityczne kont 506-507 uwzględniają m.in. : nazwę projektu unijnego, źródło
finansowania.
508 – Działalność naukowo-badawcza dotowana – podział analityczny według : jednostek
organizacyjnych, rodzaju działalności naukowo-badawczej, tematów prac badawczych.
509 – Usługowa działalność naukowo-badawcza
510 – Działalność naukowo-badawcza pozostała
9
Ewidencja na kontach 509-510 dotyczy kosztów działalności usługowej /usługi medyczne,
opinie specjalistyczne, ekspertyzy dla sądów/. Ewidencja analityczna umoŜliwia podział na :
jednostki organizacyjne , rodzaje działalności , konkretne zlecenia.
511 – Koszty do rozliczenia – rezerwy
513 – Koszty infrastruktury badawczej finansowanej dotacją celową
519 – Koszty stypendiów doktoranckich z dotacji na dofinansowanie na zadań
projakościowych
521 – Koszty wydziałowe
530 – Działalność pomocnicza – Transport
531 - Koszty wynajmowanych mieszkań – prowadzona ewidencja kosztów do konkretnych
budynków mieszkalnych.
540 - Prawo wieczystego uŜytkowania gruntu
551 - Koszty ogólne – istnieje moŜliwość rozbudowy konta pod potrzeby controllingu .
Ostatni segment analityczny kaŜdego konta zespołu „5” wskazuje na powiązanie z kosztami
rodzajowymi. Wprowadzanie dokumentów kosztowych następuje z poziomu zespołu „5”
poprzez wybranie odpowiedniego typu działalności z właściwym segmentem przeznaczonym
na ewidencję analityczną uwzględniającą koszt rodzajowy . Z zasady pojawia się równoległy
(automatyczny) zapis na kontach zespołu „4”. Wyjątki dotyczą „poleceń księgowania” , które
wymagają osobnego wprowadzenia zapisów na kontach zespołu „4” i „5”.
Na koniec okresu sprawozdawczego konta zespołu „5” są zamykane i przenoszone na koszt
własny (konta zespołu „7”).
Zespół kont „6”- Produkty i rozliczenia międzyokresowe kosztów
W ramach zespołu „6” występują konta zapewniające wyodrębnioną ewidencję rozliczeń
międzyokresowych kosztów, zarówno czynnych jak i biernych. Rozliczenia międzyokresowe
czynne dotyczą kosztów poniesionych i odnoszących się do okresów przyszłych, bierne –
stanowią prawdopodobne zobowiązania na wydatki przyszłych okresów. W systemie Egeria
istnieje moŜliwość automatycznego rozliczania kosztów w przyszłych okresach po
uruchomieniu funkcji „tworzenia harmonogramów”.
Konto 640 – Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów – podział kont analitycznych
według rodzajów kosztów moŜliwych do rozliczenia w czasie np.: prenumerata czasopism,
ubezpieczenia, remonty, składki. Występuje saldo strony Wn.
Konto 641 – Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne /bierne/ - podział analityczny
obejmuje świadczenia emerytalne i nagrody jubileuszowe. Występuje saldo strony Ma.
Konto 642 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów Projekty UE /czynne/ - wyodrębnienie
analityczne według tytułów projektów unijnych realizowanych w Uczelni.
Konto 643 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów - finansowanie zewnętrzne /czynne/
Konto 644 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów /bierne/
Konto 650 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów finansowych – słuŜy do rozliczania
w czasie kosztów operacji finansowych np. pobranych z góry odsetek od kredytów
/poŜyczek/. Wykazuje saldo strony Wn.
Zespół kont „7” – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem
Konta zespołu „7” słuŜą do ewidencji róŜnych grup przychodów i kosztów ich osiągnięcia.
W ramach podstawowej działalności operacyjnej występują następujące konta
przychodowe:
700 – Dotacja na dydaktykę – odpisywana co miesiąc w przychody w 1/12 jej wysokości
wynikającej z decyzji Ministra Zdrowia.
10
701 – Przychody z działalności dydaktycznej i wychowawczej – ewidencja analityczna
umoŜliwiająca wyodrębnienie uzyskiwanych przychodów z tytułu sprzedaŜy usług
dydaktycznych studentom polskim w ramach: róŜnych kierunków, form studiów i tytułów
dokonywanych opłat.
702 – Przychody z działalności nauk.- dydakt. i wychowawczej studentów anglojęz.przychody za usługi dydaktyczne uzyskiwane od studentów obcokrajowców; prowadzona
ewidencja analityczna uwzględnia m.in.: rodzaje programów, kierunki studiów i tytuły
przychodów.
703 – Przychody z działalności nauk. – dydakt. Ośr. Kształcenia Podyplom. – wpływy
według róŜnych tytułów związane ze: specjalizacjami /lekarskimi, pielęgniarskimi,
farmaceutycznymi/, kursami, szkoleniami; szczegółowe wyodrębnienie analityczne.
704 – Przychody z działalności dydakt. –nauk.– kursy, sympozja, konferencje –
ewidencja przychodów przypisanych jednostkom organizacyjnym w podziale na: kursy,
konferencje, sympozja, szkolenia.
705 – Przychody z działalności nauk. – dydakt. i wychowawczej – pozostałe
706 – Przychody z działalności nauk. – dydaktycznej – Pr. UE – wyodrębnienie
analityczne według nazwy projektu i źródeł finansowania.
707 – Przychody z działalności nauk. – badawczej – Pr. UE – wyodrębnienie j.w.
708 – Przychody z działalności nauk. – badawczej dotowanej – kilkustopniowa ewidencja
analityczna zapewniająca ewidencję przychodów w ramach: działalności statutowej, badań
własnych, grantów i projektów badawczych z podziałem na : jednostki organizacyjne, numery
prac badawczych /kierowników projektów/. Następuje comiesięczne odnoszenie części
dotacji uzyskanej z MNiSW w przychody- do wysokości poniesionych kosztów.
709 – Przychody usługowej działalności naukowo-badawczej – ewidencja według
jednostek dokonujących sprzedaŜy i typów odbiorców /szpitale i pozostali odbiorcy
zewnętrzni/.
710 – Przychody z działalności naukowo-badawczej pozostałej obejmują m.in. sprzedaŜ:
usług medycznych, ekspertyzy, opinie sądowo-lekarskie.
712 – Przychody z pozostałej sprzedaŜy – ewidencja według jednostek dokonujących
sprzedaŜy i rodzajów sprzedaŜy.
713 – Przychody dotacji celowych finansujących infrastrukturę badawczą.
719 - Przychody dotacji na dofinansowanie zadań projakościowych- stypendia doktoranckie.
730 – SprzedaŜ towarów - Apteka
oraz następujące konta kosztowe:
721 – Koszt własny – wynajmu mieszkań
722 – Koszt własny – rezerwy
723 – Koszt własny w zakresie infrastruktury badawczej finansowanej dotacją celową.
724 – Koszt własny – prawo wieczystego uŜytkowania gruntu
725 – Koszt własny - działalności nauk. – dydakt. – Pr. UE
726 – Koszt własny -.działalności naukowo-dydaktycznej
727 – Koszt własny – działalność badawcza
728 – Koszt własny – działalność nauk. – badawcza – Pr. UE
Konta kosztu własnego obciąŜane są automatycznie, w okresach miesięcznych, kosztami
gromadzonymi na kontach zespołu „5” z uwzględnieniem powiązań właściwych dla róŜnych
typów działalności.
729 – Koszt własny stypendiów doktoranckich finansowanych dotacją na zadania projakościowe
731 – Wartość sprzedanych towarów – Apteka - ewidencja kosztów zakupu towarów
sprzedanych.
Ewidencja operacji finansowych prowadzona jest na kontach:
750 – Przychody finansowe – ewidencja m.in. odsetek od nieterminowych płatności i
środków pienięŜnych na rachunkach bankowych oraz rozwiązanie odpisów aktualizujących.
751 – Przychody finansowe – dodatnie róŜnice kursowe – zrealizowane i niezrealizowane.
754 – Koszty finansowe - odsetki do zapłacenia, odpisy aktualizujące naleŜność z tytułu odsetek,
odpisy aktualizujące instrumenty finansowe i inne.
755 – Koszty finansowe – ujemne róŜnice kursowe – zrealizowane i niezrealizowane.
11
Do rejestracji pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych utworzone zostały następujące
konta:
760 – Pozostałe przychody operacyjne – obejmują między innymi: ewidencję darowizn składników
majątkowych i pienięŜnych, ewidencję darowizn środków trwałych do wysokości
amortyzacji za wyjątkiem środków trwałych z grupy I i II, otrzymane odszkodowania, rozwiązanie
odpisów aktualizujących naleŜności, refundacje za koszty podróŜy słuŜbowych.
761 – Pozostałe przychody operacyjne ze zbycia środków trwałych –przychody ze sprzedaŜy
środków trwałych.
763 – Przychody z obiektów socjalno-bytowych – czynsze z obiektów mieszkalnych.
764 – Pozostałe koszty operacyjne – ewidencja m.in.: odpisów aktualizujących naleŜności,
kar, zapłaconych odszkodowań, kosztów podróŜy słuŜbowych podlegających refundacji,
niezawinione niedobory.
765 – Wartość sprzedanych i zlikwidowanych aktywów trwałych – ewidencja wartości
netto składników sprzedanych, zlikwidowanych.
Ewentualne straty i zyski nadzwyczajne mogą występować na kontach:
770 – Zyski nadzwyczajne – ewidencja dodatnich skutków finansowych zdarzeń losowych
np. otrzymane odszkodowania za straty wynikające ze zdarzeń niepowtarzalnych /losowych/.
771 – Straty nadzwyczajne – ewidencja skutków zdarzeń niepowtarzalnych, trudnych do
przewidzenia np. wskutek poŜaru, powodzi.
Obroty wewnętrzne ewidencjonowane są na kontach:
790 – Obroty wewnętrzne – przychody
791 – Obroty wewnętrzne – koszty
Konta 790 i 791 słuŜą do ewidencji wewnętrznych świadczeń w ramach jednostek.
Konta przychodowe wykazują salda strony Ma natomiast konta kosztowe wykazują salda
strony Wn. Na koniec roku obrotowego salda tych kont odnoszone są na konto Wynik
finansowy.
Zespół kont „8” – Kapitały (fundusze) własne, rozliczenia międzyokresowe
przychodów, fundusze specjalne i wynik finansowy.
Konta zespołu „8” zapewniają ewidencję w ramach operacji odnoszących się do:
a) funduszu zasadniczego,
b) funduszy specjalnych,
c) rozliczeń międzyokresowych przychodów,
d) ustalania i rozliczania wyniku finansowego.
Fundusze
Ewidencja zwiększeń po stronie Ma, zmniejszeń- po stronie Wn, występuje saldo kredytowe.
Operacje moŜliwe do wystąpienia w ramach funkcjonowania kont funduszowych wynikają
z zapisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyŜszym i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22
grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych.
(Dz. U. z 2006 r. Nr 246 poz. 1796
Konto 800 – Fundusz zasadniczy – ewidencja zwiększeń i zmniejszeń funduszu według
zasad wynikających z przepisów i uregulowań dotyczących szkół wyŜszych; zapisy po stronie
Ma uwzględniają wysokość dotacji na cele inwestycji budowlanych wraz z moŜliwymi do
wykorzystania odsetkami bankowymi od dotacji.
Konto 801 – Fundusz rezerwowy z aktualizacji wyceny środków trwałych
12
Konto 850 – Fundusz Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów
Konto 851 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - zasady odpisów na fundusz
zgodne z ustawą ; jego funkcjonowanie zgodne z Regulaminem Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych.
Konto 855 – Własny Fundusz Stypendialny – moŜliwy do utworzenia wyłącznie z odpisów
z zysku lub dobrowolnych wpłat osób fizycznych lub prawnych.
Konto 841 – Rezerwy na przyszłe zobowiązania - rezerwy na przyszłe zobowiązania o
duŜym stopniu prawdopodobieństwa, których kwotę moŜna w sposób wiarygodny oszacować.
Rozliczenia międzyokresowe przychodów
Ewidencja wpływów lub przypisów po stronie Ma oraz przeksięgowań na konta przychodowe
po stronie Wn.
Konto 842 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów – kursy, konferencje, sympozja –
ewidencja wpływów (odpłatności) tytułem uczestnictwa w: kursach, sympozjach,
konferencjach i szkoleniach prowadzonych przez konkretne jednostki organizacyjne
uwzględniająca odrębność uzyskiwanych przychodów.
Konto 843 – Prawo wieczystego uŜytkowania gruntów rozliczane w czasie – odpisywane
w okresach miesięcznych do wysokości kosztów amortyzacji w przychody.
Konto 844 – Rozliczenia międzyokresowe naliczane semestralnie – ewidencja przypisów
naleŜnych od studentów z tytułu usług dydaktycznych; rozbicie analityczne według
kierunków i form kształcenia ; przeksięgowanie comiesięczne w przychody w wysokości 1/5
opłaty za semestr.
Konto 845 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów – ewidencja przyznanych dotacji:
dydaktycznej z Ministerstwa Zdrowia i dotacji z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa WyŜszego
na działalność badawczą oraz dotacji i dofinansowań z innych źródeł do stopniowego
odpisywania w przychody zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami bądź dla współmierności
przychodów z kosztami.
Konto 846 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów – dotacje Pr. UE – ewidencja
dotacji unijnych według nazw realizowanych projektów.
Konto 848 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów – finansowanie środków trwałych
/krótkoterminowe/ - ewidencja wartości darowizn środków trwałych, dotacji aparaturowych
i inwestycyjnych /wraz z odsetkami bankowymi zwiększającymi środki dotacyjne/ – do
rozliczenia w ciągu 12 m-cy; naliczenie i aktualizacja stanu środków w ramach Funduszu
Rozwoju Programu.
Konto 849 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów – finansowanie środków trwałych
/długoterminowe/ - j.w do wysokości środków przeznaczonych do rozliczenia
długoterminowego (powyŜej roku)
Wynik finansowy
Konto 820 – Rozliczenie wyniku finansowego - w celu rozliczenia wyniku finansowego za
poprzedni rok obrachunkowy przenosi się wynik finansowy w roku następnym pod datą
zatwierdzenia sprawozdania finansowego na fundusz zasadniczy.
Konto 860 – Wynik finansowy – na koniec roku obrotowego salda kont zespołu „7” są
przenoszone odpowiednio;
- na stronę Wn konta 860 - konta kosztowe , straty nadzwyczajne, zmiana stanu produktów(-)
13
- na stronę Ma konta 860 – konta przychodowe, zyski nadzwyczajne, zmiana stanu produktów
(+).
Saldo strony Wn oznacza stratę brutto, saldo strony Ma – zysk brutto. W przypadku braku
obowiązkowych obciąŜeń wyniku brutto stanowi on stratę (zysk) netto.
Zespół kont „9” – Konta pozabilansowe
Z zasady konta zespołu „9” przeznaczone są dla uszczegółowienia zapisów na kontach
bilansowych bądź wynikowych, najczęściej kosztowych . Zgodnie z aktualnymi potrzebami
załoŜone zostały następujące konta:
950 – Pozabilansowy podział kosztów – istnieje moŜliwość rozwinięcia segmentów
analitycznych w zaleŜności od potrzeb ewidencyjnych i sprawozdawczych.
951 – Koszty kształcenia – słuŜy do rozliczania kosztów kształcenia na kierunki według
wcześniej określonych kluczy ; zapis automatyczny
952 – Rozliczenie Programu Erasmus w walucie
953 – Rozliczenie grantów – koszty z Bo
954 – Rozliczenie pozostałej działalności naukowo-badawczej z Bo
955 – Odsetki od nieterminowo regulowanych naleŜności- zapłacone
956 – Pozabilansowy podział kosztów – Fundusze UE
975 - Wydatki strukturalne
3.6.1.
Zasady rozliczania kosztów otrzymuje brzmienie:
Konta zespołu „5” przeznaczone są do ewidencji i rozliczania kosztów według typów
działalności. Strukturę kont zespołów „4” i „5” określa załącznik nr 3 do polityki
rachunkowości.
Zasadą jest, Ŝe koszty, które moŜna przypisać poszczególnym działalnościom odnoszone są
bezpośrednio na te działalności.
Ewidencja analityczna do kont 500÷510 prowadzona jest z uwzględnieniem istotnego
segmentu analitycznego informującego o nazwie jednostki organizacyjnej na poziomie:
wydziału, katedry, kliniki, zakładu i pracowni.
Księgowania na kontach zespołu „5” następują bieŜąco, na podstawie dokumentów
źródłowych, w kwotach szczegółowych.
ObciąŜając konta zespołu „5” stosuje się następujące zasady:
1) Na kontach działalności dydaktycznej ewidencjonuje się koszty wynagrodzeń
nauczycieli akademickich oraz koszty pozapłacowe związane bezpośrednio z tą
działalnością, jeŜeli w danym typie działalności nie występują szczegółowe jednostki
kalkulacyjne - wszystkie koszty ponoszone są dla danego typu działalności.
2) Na kontach działalności naukowo-badawczej i usługowej ewidencjonuje się koszty
wynagrodzeń pracowników zatrudnionych bezpośrednio do realizacji tematów
badawczych oraz koszty pozapłacowe związane bezpośrednio z tą działalnością.
3) Na koncie 513- ewidencjonuje się koszty w zakresie infrastruktury badawczej
finansowanej dotacją celową
4) Na koncie 519- ewidencjonuje się koszty stypendiów doktoranckich finansowanych
dotacją na zadania projakościowe
5) Na koncie 521- Koszty wydziałowe ewidencjonuje się koszty wynagrodzeń
pracowników inŜynieryjno-technicznych zatrudnionych na wydziałach oraz koszty
płacowe i pozapłacowe Biblioteki Głównej UM.
6) Na koncie 530- Działalność pomocnicza ewidencjonuje się koszty związane ze
świadczeniem usług transportowych na rzecz wewnętrznych jednostek
14
organizacyjnych oraz sprzedaŜy usług na zewnątrz. Wartość świadczeń wewnętrznych
uznaje konto 530 , saldo tego konta na koniec kaŜdego miesiąca przenoszone jest na
konto 551 – Koszty ogólne.
Podstawą wyceny świadczonych usług transportowych są stawki zatwierdzane przez
władze Uczelni.
7) Konto 551- Koszty ogólne słuŜy do ewidencji kosztów związanych z zarządzaniem
całym Uniwersytetem, organizacją i obsługą administracyjną poszczególnych
jednostek organizacyjnych.
8) Konto 511 – Koszty do rozliczenia – rezerwy obciąŜane jest jednorazowo, przed
zamknięciem roku obrotowego wartością utworzonych rezerw na nagrody
jubileuszowe i odprawy emerytalne dla pracowników do zrealizowania w kolejnych
latach.
9) Konto 531 – Koszty wynajmowanych mieszkań przeznaczone jest do ewidencji
kosztów poniesionych na utrzymanie i eksploatację budynków mieszkalnych przy ul.
Hirszfelda.
10) Konto 540 – Koszty prawa wieczystego uŜytkowania gruntów
Punkt 3.6.2. Zasady naliczania kosztów pośrednich otrzymuje brzmienie:
Koszty działalności Uniwersytetu Medycznego,
w tym koszty wynagrodzeń oraz koszty
pozapłacowe, których nie moŜna zaliczyć do kosztów bezpośrednich poszczególnych działalności,
stanowią koszty pośrednie.
Wskaźnik narzutu kosztów pośrednich ustalany jest w Zarządzeniu Rektora.
Koszty realizacji projektów unijnych (w tym funduszy strukturalnych) najczęściej nie są obciąŜane
narzutem kosztów pośrednich, chyba Ŝe umowa o realizację projektu wraz z dołączonym budŜetem
dopuszcza taką moŜliwość. Koszty pośrednie rozlicza się w okresach miesięcznych, proporcjonalnie
do kosztów bezpośrednich poszczególnych rodzajów działalności, z wyłączeniem aparatury naukowobadawczej. Wskaźnik kosztów pośrednich obejmuje narzut kosztów ogólnych i wydziałowych.
Działalność naukowo-badawcza
Narzuty kosztów pośrednich, w zakresie działalności dotacyjnej, w stosunku do kosztów
bezpośrednich, po wyłączeniu kosztów zakupu aparatury naukowo-badawczej, nie przekraczają 30 %
i są regulowane Zarządzeniem Rektora; aktualnie wynoszą:
A. podlegającej Ustawie o zasadach finansowania nauki:
• w odniesieniu do zadań, na które zostały przyznane środki finansowe przed dniem
wejścia w Ŝycie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki:
1. projekty badawcze promotorskie – 20%,
2. projekty badawcze habilitacyjne i własne – 25%,
3. działalność statutowa w tym prace własne – 30%,
4. podstawowa działalność statutowa - 30%,
5. działalność wspomagająca badania - 30%,
6. współpraca naukowa z zagranicą – 30%,
7. programy lub przedsięwzięcia określane przez Ministra – zgodnie z decyzją lub umową
(od 5% do 25%).
• w odniesieniu do zadań, na które zostały przyznane środki finansowe po dniu wejścia
w Ŝycie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki:
1. projekty badawcze finansowane przez Narodowe Centrum Nauki i Narodowe Centrum
Badań i Rozwoju – 25%,
15
2. zadania badawcze finansowane w ramach dotacji na utrzymanie potencjału badawczego
oraz dotacji słuŜącej rozwojowi młodych naukowców i uczestników studiów
doktoranckich – 30%,
2a. środki wydzielone w 2011 roku w ramach dotacji na utrzymanie potencjału badawczego
na realizację prenumeraty czasopism krajowych i zagranicznych (w tym dostęp do baz
danych) przez Bibliotekę Główną – 15 %
3. projekty badawcze finansowane w ramach ustanowionych przez Ministra Nauki
programów – 25% lub zgodnie z regulaminem przyznawania środków przez instytucje
finansujące bądź zawartą umową,
4. zadania finansowane w ramach dotacji na działalność upowszechniającą naukę – 30%.
B. nie podlegającej Ustawie o zasadach finansowania nauki:
1. projekty badawcze finansowane ze środków pozabudŜetowych (fundacje i inne) –
zgodnie z regulaminem przyznawania środków przez instytucje finansujące bądź zawartą
umową,
2. prace zlecone i ekspertyzy prawne w postępowaniach sądowych – 30%,
3. działalność badawcza pozostała (umowy z podmiotami gospodarczymi) – 30%.”
Przy realizacji projektów badawczych finansowanych ze środków pozabudŜetowych narzut kosztów
pośrednich naliczany jest zgodnie z: warunkami zawartymi w umowie lub regulaminem finansowania.
W zakresie działalności badawczo-usługowej prowadzonej przez niŜej wymienione jednostki
wynoszą:
1) Katedra i Zakład Patomorfologii Klinicznej
20%
2) Katedra i Zakład Mikrobiologii Lekarskiej
20%
3) Zakład Wirusologii
20%
4) Katedra i Zakład Medycyny Sądowej
25%
- badania z zakresu genetyki
15%
5) Zakład Diagnostyki Laboratoryjnej
20%
6) Samodzielna Pracownia Genetyki Klinicznej
30%
7) Zakład Genetyki Nowotworów z Prac. Cytogenetyczną
20%
8) Samodzielna Pracownia Hematoonkologii Doświadczalnej
20%
Ustalany wskaźnik narzutu kosztów pośrednich nie dotyczy kosztów ponoszonych na rzecz badań
wykonywanych dla Szpitali Klinicznych, dla których przyjmuje się wskaźnik w wysokości 10%.
PowyŜsze narzuty kosztów pośrednich dzielone są w następujących proporcjach:
- w 1/3 - narzut kosztów wydziałowych
- w 2/3 - narzut kosztów ogólnych
Działalność dydaktyczna
W zakresie podstawowej działalności dydaktycznej (konto 500 – Działalność naukowo-dydaktyczna
i wychowawcza – dotowana obciąŜenie narzutem kosztów pośrednich jest zróŜnicowane w okresach
miesięcznych i uzaleŜnione od obciąŜenia narzutem kosztów ogólnych i wydziałowych innych
działalności. Wyliczany jest proporcjonalnie do faktycznie poniesionych kosztów bezpośrednich
przez: katedry, kliniki, zakłady i pracownie.
W zakresie organizowanych kursów wskaźnik narzutu kosztów pośrednich ustalany jest w wysokości:
a) dla kursów organizowanych w ramach kształcenia ciągłego farmaceutów - 30%,
b) dla kursów specjalizacyjnych dla lekarzy i lekarzy-dentystów, finansowanych w 100% z dotacji
- 30%,
c) dla innych kursów organizowanych lub prowadzonych przez Ośrodek Kształcenia
Podyplomowego - 20%,
d) dla pozostałych kursów - 30%,
W ramach organizowanych przez Uczelnię: konferencji, sympozjów, zjazdów wskaźnik wynosi 10 %.
W zakresie działalności dydaktycznej obejmującej studentów anglojęzycznych wskaźnik narzutu
kosztów pośrednich wynosi - 30%.
16
Koszty bezpośrednie ponoszone na utrzymanie budynków mieszkalnych przy ulicy Hirszfelda
obciąŜane są narzutem kosztów pośrednich w wysokości 15 % .
W zakresie opinii wydawanych przez Komisję Bioetyczną wskaźnik wynosi 30%.
Fundusz Pomocy Materialnej dla Studentów i doktorantów
Koszty bezpośrednie związane z funkcjonowaniem domów studenckich obciąŜają na bieŜąco Fundusz
Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów. Corocznie ustalany jest wskaźnik narzutu kosztów
pośrednich (wyłącznie ogólnouczelnianych) na podstawie indywidualnej decyzji J.M. Rektora – do
wysokości 30% kosztów poniesionych na utrzymanie domów studenckich.
Na pokrycie kosztów realizacji zadań ponoszonych przez Uczelnię, związanych
z przyznawaniem i wypłacaniem stypendiów i zapomóg dla studentów i doktorantów obciąŜa się
Fundusz 0,2% wskaźnikiem liczonym od dotacji na bezzwrotną pomoc dla studentów
i doktorantów.
3.6.5
Rozliczanie kosztów działalności podstawowej (zamknięcie kont zespołu „5”)
otrzymuje brzmienie:
Konta zespołu „5” zamyka się na dzień kończący kaŜdy miesiąc i rok obrotowy. Zamknięcie
miesiąca polega na nieodwracalnym wyłączeniu moŜliwości dokonywania zapisów
księgowych w zbiorach danych . Koszty bezpośrednie i pośrednie (salda kont zespołu „5”)
podlegają przeksięgowaniu „koszt własny” (strona Wn kont 721÷729) :
- działalności naukowej, dydaktycznej i wychowawczej zgodnie ze źródłami finansowania,
- działalności badawczej zgodnie ze źródłami finansowania,
- w zakresie infrastruktury badawczej finansowanej dotacją celową,
- prawa wieczystego uŜytkowania gruntów,
- wynajmu mieszkań,
Na koniec roku obrotowego salda kont „kosztu własnego” przenoszone są na stronę Wn konta
860- Wynik finansowy.
3.6.7 Koszty kształcenia
Koszty kształcenia rozliczane są na koncie pozabilansowym 951 po zakończeniu roku akademickiego
w momencie ich wyliczania na wszystkie kierunki i formy kształcenia według klucza:
1. Rozliczenie kosztów rzeczowych konta 500 (Działalność naukowo-dydaktyczna
i wychowawcza) następuje według klucza liczby godzin zajęć dydaktycznych realizowanych
na danym wydziale na rzecz poszczególnych kierunków studiów.
2. Rozliczenie kosztów rzeczowych konta 502-2% (Działalność naukowo-dydaktyczna
i wychowawcza - studenci anglojęzyczni-podział na programy) następuje według klucza,
którym jest liczba studentów anglojęzycznych na danym kierunku studiów.
3. Rozliczenie kosztów wynagrodzeń osobowych odbywa się na podstawie harmonogramu
udostępnionego przez Dział Kształcenia, dotyczącego zajęć dydaktycznych realizowanych
w ramach umów o pracę. Z zasady zajęcia realizowane w ramach osobowego funduszu płac
dotyczą tylko studentów polskojęzycznych. Koszty OFP wynikające z uzupełnienia pensum
rozliczane są na kierunki anglojęzyczne zgodnie z faktyczną realizacją zajęć.
4. Rozliczenie kosztów wynagrodzeń bezosobowych odbywa się na podstawie harmonogramu
zajęć udostępnionych przez Dział Kształcenia dotyczących umów cywilnoprawnych.
17
5. Koszty wynagrodzeń dydaktyków nie wynikające z faktycznie realizowanych zajęć (urlopy,
wynagrodzenie chorobowe ,wyrównania i premie dla dydaktyków juŜ niepracujących) są
rozliczane tylko na kierunki polskojęzyczne, procentem udziału kosztów wynagrodzeń
osobowych kierunku w ogółem wynagrodzeń osobowych kierunków.
6. Rozliczenie kosztów konta 502-0000-10% -Fundusz Rozwoju Programu odbywa się poprzez
podzielenie ogółem kosztów przez liczbę wszystkich studentów anglojęzycznych
pomnoŜenie przez studentów na danym kierunku studiów. Wyliczone koszty ujmowane są w
pozycji „Koszty pozostałe”.
7. Koszty studiów podyplomowych księgowane są na analitycznych kontach 505% wraz ze
szczegółowymi kontami rodzajowymi zespołu „4” i kosztami pośrednimi.
Do rozliczenia przenoszone są więc bezpośrednio na odpowiadający im kierunek studiów.
3.7.4. Ewidencja wydatków otrzymuje brzmienie:
KaŜda umowa o realizację projektu zawiera (w formie załącznika) budŜet projektu
uwzględniający róŜne kategorie wydatków. Wydatki dokonywane są z wydzielonego konta
bankowego lub z kasy na podstawie dowodów księgowych takich jak: faktury, listy płac,
rozliczenia delegacji krajowych oraz innych dokumentów o równowaŜnej wartości
dowodowej.
Dla operacji występujących przy realizacji programów unijnych stosowane są następujące
rodzaje dokumentów:
ZE- Zakupy Fundusze Europejskie
K/ZE- korekty dotyczące zakupów Funduszy Europejskich
WNT-wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
FWZ- faktury wewnętrzne rej. VAT zob.
PKE- pozostałe koszty programy europejskie
PKK- przeksięgowanie kosztów
LPLAC- Lista płac
KOM- kompensaty
RR- rozliczenie delegacji/zaliczki
STYP- stypendia
WB- wyciągi bankowe
WRK- raporty kasowe
OT- przyjęcie środka trwałego
OTN- przyjęcie środka trwałego o niskiej wartości
OTW- przyjęcie niskocennych przedmiotów w uŜytkowaniu
OTNB- aparatura naukowo badawcza przyjęta w całości w koszty
ZLEC- umowy cywilnoprawne..
Koszty kwalifikowalne związane z realizacją projektów w ramach funduszy unijnych
ewidencjonowane są w układzie rodzajowym (zespół „4”) i w układzie kalkulacyjnym na
kontach: 506 -„Koszty działalności naukowo-dydaktycznej- Fundusze UE” oraz 507„Koszty działalności naukowo-badawczej- Fundusze UE” ze stosownym wyodrębnieniem
analitycznym uwzględniającym: numer projektu, źródło i rodzaj finansowania, zgodnie
z następującym schematem:
50X-0000-PR-TTTT-RRRRR
Segment pierwszy: 50X- konta zespołu „5”,
18
Segment trzeci: numer projektu
Segment czwarty: w zaleŜności od źródła środków finansowych oraz rodzaju finansowania:
- 0000- BudŜet Centralny - finansowanie UE
- 0001- BudŜet Centralny - wkład własny
- 0002- BudŜet Centralny - koszty niekwalifikowane
- 0003- BudŜet Centralny - wkład własny poza projektem
- 1000- BudŜet Terytorialny - finansowanie UE
- 1001- BudŜet Terytorialny - wkład własny
- 1002- BudŜet Terytorialny - koszty niekwalifikowane.
- 1003- BudŜet Terytorialny - wkład własny poza projektem
Segment piąty: koszty według rodzaju
W celu wyodrębnienia ewidencji rozrachunków z kontrahentami utworzono konto 202„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - Fundusze UE”, zgodnie z następującym
schematem:
202-PR-KKKKK
PR - oznacza numer projektu
KKKKK - numer kontrahenta.
Dla celów rozrachunków z tytułu wynagrodzeń staŜowych /stypendiów/ prowadzona jest
ewidencja na koncie 217- „Rozrachunki z tytułu stypendiów pozostałe”. Struktura konta
wygląda następująco:
217-W-RD-SSSSS
W- wydział studiów,
RD- rodzaj stypendium
SSSSS – numer studenta
W przypadku braku środków na rachunku bankowym projektu na dzień bilansowy
poniesione koszty, w wysokości przekraczającej otrzymaną dotację, zostają przeksięgowane
na konto 642- „Rozliczenia międzyokresowe kosztów- Fundusze UE (czynne)” do
rozliczenia w kolejnym roku sprawozdawczym.
Do ewidencji środków trwałych w okresie budowy, montaŜu lub ulepszenia słuŜy konto 081
- Środki trwałe w budowie funkcjonujące zgodnie z następującym schematem:
081-F-PR-ZZ-RWYY
F - segment drugi oznacza źródła finansowania :
2. środki z Unii Europejskiej
3. środki z Ministerstwa
4. wkład własny w projekcie
5. wkład własny poza projektem,
PR - segment trzeci przeznaczony jest na numer projektu.
ZZ - segmentowi czwartemu przypisane zostają jednostki organizacyjne Uniwersytetu.
RWYY - segment piąty zarezerwowany został dla rodzaju wydatków.
Środki trwałe o niŜszej wartości tj. powyŜej 1500,00 zł do 3.500,00 zł księgowane są
bezpośrednio /w momencie zakupu/ w koszty amortyzacji, natomiast „Niskocenne
przedmioty w uŜytkowaniu” /od 200 zł do 1 500 zł/ kwalifikowane są w koszty materiałowe.
Do faktury VAT z zakupu dołącza się dokument OTN (przyjęcie środka trwałego)
sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Na koniec kaŜdego miesiąca koszty poszczególnych projektów /gromadzone na kontach
zespołu „5”/ przeksięgowywane są na konta: 725- „Koszt własny sprzedaŜy działalność
naukowo–dydaktyczna - Fundusze UE” lub 728- „Koszt własny sprzedaŜy działalność
naukowo-badawcza – Fundusze UE” według szczegółowej ewidencji analitycznej odrębnej
dla wszystkich projektów:
725(8)-PR
19
PR - numer projektu.
Koszty bankowe ewidencjonowane na koncie 551 -„Koszty ogólne” z zasady traktowane
są jako wydatki niekwalifikowane obciąŜające Uczelnię chyba, Ŝe zawarta umowa
o realizację projektu stanowi inaczej.
Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: na podstawie rzeczywiście
poniesionych wydatków oraz ryczałtowo - na podstawie opracowanej metodologii
i procentowego limitu wskazanego w umowie o dofinansowanie projektu.
Koszty i przychody związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej stanowią element wyniku finansowego Uczelni.
Przynajmniej raz w miesiącu dokonywana jest szczegółowa analiza operacji księgowych pod
kątem prawidłowości księgowań.
Na potrzeby realizacji projektu utworzono konto pozabilansowe 956 – Pozabilansowy
podział kosztów – Fundusze UE z dwoma segmentami analitycznymi przeznaczonymi do
ewidencjonowania wszystkich kosztów w podziale na zadania bądź pozycje w zaleŜności od
charakteru danego projektu oraz zatwierdzonego budŜetu projektu. Konto „956” posiada
następujący schemat:
956-PR-XX
PR – nr projektu
XX - zadania
§2
Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2012 roku.
Rektor
Uniwersytetu Medycznego w Lublinie
Prof. dr hab. Andrzej Drop
20