Załącznik nr 1 WEZWANIE DO PRZEKAZANIA AKT AU/ Poznań
Transkrypt
Załącznik nr 1 WEZWANIE DO PRZEKAZANIA AKT AU/ Poznań
Załącznik nr 1 WEZWANIE DO PRZEKAZANIA AKT AU/ Poznań, dnia ……………… Pan(i) ………………………… Kierownik ………………………… (nazwa komórki organizacyjnej) Proszę o przekazanie w ciągu 30 (trzydziestu) dni teczek z dokumentacją za rok ………………………zgodnie z obowiązującym wykazem akt. Akta naleŜy przekazać w stanie uporządkowanym na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt. ………………………… (Podpis archiwisty) Załącznik nr 2 WZÓR OPISU TECZKI Z AKTAMI OSOBOWYMI UNIWERSYTET PRZYRODNICZY W POZNANIU Nazwa jednostki/komórki organizacyjnej kategoria archiwalna symbol komórki organizacyjnej + symbol z wykazu akt AKTA OSOBOWE Iksiński Jan s. Andrzeja, ur. 12.05.1923 r. wykształcenie: średnie zawód: technik-ekonomista 01.10.1957 – 31.12.1964 1957 - 1964 Załącznik nr 3 Poznań, dnia………………. ........................................................ (Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy akt nr .............. Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu 1 2 3 Daty skrajne Kat. Liczba Miejsce od - do arch. teczek przechowy wania akt w składnicy 4 5 6 7 Data zniszczenia lub przekazania 8 .................................................. (nazwa zakładu pracy) Załącznik nr 4 WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH Nr spis u Data przejęcia akt Nazwa komórki przekazującej akta 1 2 3 Liczba poz. spisu 4 Uwagi teczek 5 6 Załącznik nr 5 Pieczątka komórki organizacyjnej Karta udostępnienia akt Nr……… Data…………/…………./200….r. Data …………./………………/200…. r. Termin zwrotu akt do Archiwum ** ) Proszę o udostępnienie * ) – wypoŜyczenie * ) akt powstałych w: komórce organizacyjnej…………………………………………………………………………………………………. z lat………………………………………………………………………………………………………………………. o sygnaturze…………………………………………………i upowaŜniam do ich wykorzystania * ) – odbioru * ) Pana / Panią……………………………………………………………....... Imię i nazwisko …………………………………………………… Podpis kierownika komórki Zezwalam na udostępnienie * ) - wypoŜyczenie * ) wymienionych wyŜej akt ………………………………………… Data i podpis (pieczęć) Potwierdzam odbiór wyŜej wymienionych akt akt-tomów…………………….stron………………………………………………………………... Data …………./…………../200…r. Podpis…………………………………… Adnotacje o zwrocie akt: …………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………….. Podpis zdającego Akta zwrócono do Archiwum Uczelnianego …………………………………. Podpis odbierającego Dnia…………./…………./200….r. ** - wypełnia Archiwum Uczelniane * - niepotrzebne skreślić Załącznik nr 6 .................................................... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi 1 2 3 4 5 6 7 Załącznik nr 7 .................................................................... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji): ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturą lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ................. mb i stwierdziła, Ŝe stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz Ŝe upłynęły terminy jej przechowywania, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji ............................................. Członkowie Komisji ............................................. (podpisy) ............................................. ............................................. Zał.: ................ kart spisu ................ pozycji spisu Załącznik nr 8 .............................................................................. Poznań, dnia………………. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne) Spis zdawczo-odbiorczy nr…….. materiałów archiwlanych................................................................................... (nazwa komórki organizacyjnej) przekazanych do Archiwum Państwowego ................................................................... Lp. 1 Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt) Daty skrajne 2 3 4 .................................................................. (podpis odbierającego) Uwagi od-do 5 ............................................................. (podpis przekazującego) Załącznik nr 9 ..................................................... (nazwa jednostki organizacyjnej) PROTOKÓŁ sporządzony dnia .................... 20 ....... r. w sprawie: 1/ zaginięcia, 2/ uszkodzenia, 3/ sporządzenia braków wypoŜyczonych akt z archiwum zakładowego. Akta nr .................. tom /teczka/ ..................................................................... z roku .......................... wypoŜyczona z archiwum dnia ............................................ 20 ...... r. przez ....................................... ................................................................................................................................................................ (imię i nazwisko, tytuł słuŜbowy) ................................................................................................................................................................ stanowisko pracy / sekcja / wydział / zespół / biuro 1/ zaginęły 2/ uległy zniszczeniu, a mianowicie ...................................................................................................... ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ 3/ mają niŜej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze akt .............................................................. ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ Dnia .................................... 20 .......... r. Kierownik archiwum zakładowego WypoŜyczający akta ........................................................ ...................................................... / podpis / / podpis / Bezpośredni zwierzchnik wypoŜyczającego akta ................................................................. / podpis /