Jak przygotować dokumenty zakupu i przesłać je w postaci pliku xml

Jak przygotować dokumenty zakupu i przesłać je w postaci pliku xml do biura rachunkowego
WAŻNE
wszystkie dokumenty przesłane do biura rachunkowego są automatycznie blokowane
i nie mogą być modyfikowane i usuwane z bazy.
ETAP I (Przypisanie do rejestru VAT)
Prawidłowo przygotowany plik z fakturami zakupu powinien zawierać przypisanie każdej faktury do
właściwych rejestrów VAT. Standardowo w programie są dwa rejestry VAT : TOWARY I KOSZTY
Przypisanie do rejestru można wykonać w momencie rejestrowania dokumentu w module PŁATNOŚCI
korzystając w przycisku Rejestry VAT (rysunek 1) i w wyświetlonym oknie za pomocą przycisku <Nowy>
wybrać właściwy rejestr.
rys. 1
Przypisanie do rejestru można także wykonać później korzystając z przycisku <Vat> , który jest dostępny w
module PŁATNOŚCI → ZOBOWIĄZANIA (rysunek 2).
WAŻNE Przeglądarka ZOBOWIĄZANIA powinna wyświetlać wszystkie dokumenty ( Filt → Pokaż
wszystkie )
rys. 2
W celu znalezienia dokumentów, które nie mają zdefiniowanego rejestru (kolumna V ma wartość !)
można skorzystać z reguły szukania, którą można wyświetlić wywołując Filtr → F Filtruj rekordy ,
następnie należy przejść na pole Reguła szukania i zamiast podpowiadanej wartości „proste szukanie”
wybrać z wyświetlonej listy regułę podświetloną na żółto na rysunku 3.
rys. 3
Po wybraniu reguły należy uzupełnić pola właściwymi datami i przejść na przycisk wykonaj (rysunek 4)
rys.4
Komputer przeszuka zbiór dokumentów i wyświetli te, które spełniają wszystkie warunki widoczne w
regule, czyli w tym wypadku dokumenty zakupu bez przypisanego rejestru VAT, które wpłynęły w lutym.
Do dokumentów w wyświetlonej liście należy przypisać rejestr VAT.
ETAP II
(przygotowanie i przesłanie pliku do biura rachunkowego)
Po przygotowaniu faktur zakupu należy utworzyć z nich plik i przesłać do biura rachunkowego np.
pocztą mailową.
Funkcja do przygotowania i przesłania pliku z fakturami zakupu znajduje się w module :
PŁATNOŚCI → 5B Eksport do biura rachunkowego
Po wybraniu tej funkcji wyświetlone zostaje okno pokazane na rysunku 5, w którym należy
zaakceptować listę dokumentów, a następnie wypełnić daty tj. wskazać okres w jakim wystawiane były
dokumenty oraz okres w jakim wpłynęły. W polu wprowadzonych do rejestru jest znak * , który zastępuje
wszystkie symbole rejestrów, ale można w tym polu wybrać z listy niektóre rejestry i wówczas zostaną
przesłane tylko dokumenty przypisane do wskazanego rejestru.
rys. 5
WAŻNE Dokumenty raz przesłane do biura rachunkowego nie są przesyłane powtórnie.
Z reguły pole „Przesłanie powtórne” powinno być puste.
Jednak może się zdarzyć , że plik został zagubiony i należy go przygotować raz jeszcze , w tym celu
należy zaznaczyć (klawiszem spacja) pole Przesłanie powtórne.
Po zakończeniu przygotowywania pliku pojawi się okno pokazane na rysunku 6, w którym należy
podać nazwę pliku pod jaką zostanie on zapisany, a następnie za pomocą przycisku pobierz możemy zapisać
wygenerowany plik na własnym komputerze i przesłać go jako załącznik maila do biura rachunkowego.
Rys. 6
UWAGA
Przy generowaniu plików mogą się pojawiać komunikaty pomocnicze, w których będzie
wyświetlana informacja o niezgodnościach w danych, np. o braku zgodności wartości netto
dokumentu z rejestrami VAT. Gdyby były to znaczące rozbieżności to należy wrócić do
etapu I , sprawdzić i ewentualnie poprawić błędy, a następnie ponownie wygenerować plik.
Jak przesłać dokumenty sprzedaży w postaci pliku xml do biura rachunkowego
Do biura rachunkowego należy także przesłać dokumenty sprzedaży. Nie wymagają one
dodatkowego przygotowania, gdyż zaraz po wystawieniu są dopisywane do właściwego rejestru VAT.
Funkcja do przygotowania i przesłania pliku z dokumentami znajduje się w module :
SPRZEDAŻ → 6B Eksport do Biura Rachunkowego
Po wybraniu funkcji zostanie wyświetlona makieta pokazana na rysunku 7, na której należy podać
okres za jaki chcemy przesłać dokumenty. Po wybraniu <Wykonaj> nastąpi przygotowanie dokumentów i
wyświetlenie makiety po podania nazwy zbioru (podobnie jak przy przesłaniu zakupów). Zapisany plik
należy dostarczyć do biura rachunkowego.
Rys.7