Regulamin Organizacyjny - Ośrodek Pomocy Społecznej

Załącznik do Zarządzenia nr 14/2016
Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej
w Czechowicach-Dziedzicach
z dnia 1 kwietnia 2016 r.
Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej
w Czechowicach-Dziedzicach
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
a)
b)
c)
d)
7.
8.
a)
b)
c)
d)
e)
9.
a)
b)
c)
I Postanowienia ogólne
Regulamin organizacyjny, zwany dalej Regulaminem, określa strukturę organizacyjną oraz
zasady funkcjonowania Ośrodka Pomocy Społecznej w Czechowicach-Dziedzicach, zwanego
dalej Ośrodkiem.
Funkcjonowanie Ośrodka opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego
podporządkowania, podziale czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za
wykonywanie powierzonych zadań.
Ośrodkiem kieruje Dyrektor.
Kompetencje Dyrektora określa Statut Ośrodka Pomocy Społecznej.
W czasie nieobecności Dyrektora jego obowiązki pełni Zastępca.
Dyrektor określa w drodze zarządzenia istotne sprawy dla organizacji i funkcjonowania Ośrodka.
Rejestr zarządzeń prowadzony jest w Dziale Kadr i Administracji.
II Zasady wykonywania funkcji kierowniczych
Pracą działu Ośrodka kieruje kierownik działu.
Kierownikiem działu finansowego - księgowego jest Główny Księgowy.
Kierownikiem Klubu Integracji Społecznej zwanego dalej KIS jest kierownik Działu Pomocy
Środowiskowej.
Kierownika działu zastępuje w czasie jego nieobecności zastępca lub wyznaczony przez niego
pracownik.
Kierownik podlega służbowo Dyrektorowi lub jego zastępcy, zgodnie ze Schematem
Organizacyjnym, stanowiącym załącznik do Regulaminu.
Kierownik ponosi odpowiedzialność za:
prawidłowe funkcjonowanie kierowanego działu,
organizację i dyscyplinę pracy,
rozliczenie czasu pracy pracowników działu,
należyte wykonywanie zadań i załatwianie spraw, zgodnie z przepisami prawa i interesem
publicznym.
Kierownik ponosi materialną odpowiedzialność za środki trwałe i wyposażenie znajdujące się
w kierowanym dziale na zasadach określonych w kodeksie pracy.
Do obowiązków kierownika należy między innymi:
prawidłowe realizowanie planu budżetu,
racjonalne i efektywne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi,
sprawowanie nadzoru nad realizacją uchwał Rady Miejskiej w Czechowicach-Dziedzicach,
zarządzeń Burmistrza oraz regulaminów i zarządzeń Dyrektora,
sporządzanie analiz oraz okresowych sprawozdań z działalności kierowanego działu,
przygotowywanie projektów planu budżetu, zarządzeń i decyzji administracyjnych wydawanych
przez dyrektora, zgodnie z zakresem spraw załatwianych przez dział.
W zakresie spraw pracowniczych kierownik obowiązany jest do:
zapoznania pracownika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków oraz sposobem
wykonania powierzonych zadań w formie instruktażu stanowiskowego,
organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również
osiąganie przez pracownika, przy wykorzystaniu jego zdolności i kwalifikacji, właściwych efektów
pracy,
sporządzanie miesięcznych harmonogramów pracy pracowników działu,
zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
podejmowanie działań w kierunku podnoszenia kwalifikacji własnych i podległych pracowników,
wpływanie na kształtowanie prawidłowych zasad współżycia społecznego.
Kierownik może wnioskować do Dyrektora w sprawach zatrudniania i zwalniania, wyróżniania,
nagradzania i karania oraz awansowania pracowników.
11. Zadania działów wykonywane są przez poszczególnych pracowników zgodnie z zakresem
czynności ustalonym przez kierowników i podpisanym przez Dyrektora.
12. Zakres czynności kierownika ustala Dyrektor lub jego zastępca, zgodnie ze służbowym
podporządkowaniem wynikającym ze schematu organizacyjnego.
d)
e)
f)
10.
1.
III Struktura Organizacyjna Ośrodka
W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne:
Dyrektor
(D)
Zastępca Dyrektora
(ZD)
Dział Pomocy Środowiskowej
(PS)
Dział Świadczeń i Usług
(SU)
Dział Finansowo- Księgowy
(DFK)
Dział Kadr i Administracji
(DKA)
Noclegownia
(N)
Dom Dziennego Pobytu
(DDP)
Dział Wspierania Rodziny
(DWR)
Radca Prawny
(RP)
Klub Integracji Społecznej
(KIS)
2.
Wykaz działów i samodzielnych stanowisk oraz ich służbowe podporządkowanie określa
Schemat Organizacyjny, stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu.
3.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
4.
a)
b)
c)
Do zadań Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:
nadzór nad pracą Działu Świadczeń i Usług,
nadzór nad pracą Noclegowni,
nadzór nad zespołem ds. kierowania do domów pomocy społecznej,
przygotowywanie projektów uchwał,
administrowanie systemem informatycznym POMOST
realizacja zadań wynikających z udzielonych pełnomocnictw.
Do zadań Działu Pomocy Środowiskowej należy w szczególności:
rozpoznawanie i diagnozowanie potrzeb mieszkańców gminy wymagających pomocy społecznej,
świadczenie pracy socjalnej,
udzielanie poradnictwa osobom i rodzinom wymagającym pomocy w tym zakresie, informowanie
o możliwościach udzielenia pomocy przez instytucje państwowe, samorządowe i organizacje
pozarządowe,
współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania skutków
negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenie skutków ubóstwa,
sporządzanie wywiadów środowiskowych, kart informacyjnych, opinii o funkcjonowaniu rodzin,
kwalifikowanie i wnioskowanie o przyznanie świadczeń z zakresu zadań własnych gminy oraz
zadań zleconych zgodnych z aktualnym stanem prawnym i prawidłowych merytorycznie,
opracowywanie i realizacja polityki świadczeń,
przekazywanie organom odwoławczym akt spraw osób odwołujących się od decyzji
administracyjnych,
opracowanie merytoryczne projektów decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń pomocy
społecznej,
sprawowanie kontroli w zakresie wykorzystania przez świadczeniobiorców przyznanych środków,
współpraca z powiatowym urzędem pracy w zakresie upowszechniania ofert pracy oraz
informacji o wolnych miejscach pracy, upowszechniania informacji o usługach poradnictwa
zawodowego i o szkoleniach,
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
organizowanie i realizacja prac społecznie użytecznych,
m) przygotowanie list, wydawanie kart i współpraca z organizacjami pozarządowymi realizującymi
Program Pomocy Żywnościowej ( POPŻ) na terenie gminy Czechowice-Dziedzice,
n) przygotowywanie i realizacja kontraktów socjalnych,
o) wydawanie zaświadczeń osobom uprawnionym, które realizują kontrakty socjalne i mają
uprawnienia do bezpłatnych przejazdów środkami komunikacji miejskiej,
p) przeciwdziałanie przemocy w rodzinie, sporządzanie niebieskich kart i prowadzenie obsługi
administracyjno - technicznej zespołu interdyscyplinarnego,
q) obsługa programu elektronicznego „POMOST” w zakresie ewidencjonowania osób i rodzin,
złożonych wniosków o pomoc, wprowadzania wywiadów środowiskowych i opisu pracy socjalnej,
kontraktów socjalnych, niebieskich kart,
r) organizowanie posiedzeń zespołu ds. kierowania do domów pomocy społecznej,
s) prowadzenie dokumentacji osób kierowanych do domów pomocy społecznej,
t)
przygotowywanie umów cywilno-prawnych dotyczących odpłatności członków rodziny za pobyt
osoby w domu pomocy społecznej,
u) przygotowywanie i realizacja projektów socjalnych i programów na rzecz środowiska lokalnego
i indywidualnych klientów pomocy społecznej,
v) realizacja projektów systemowych, konkursowych i pozakonkursowych związanych merytorycznie
z pracą działu,
w) prowadzenie rejestrów korespondencji związanej merytorycznie z pracą działu,
x) sporządzanie sprawozdań,
y) sporządzanie ekspertyz, analiz służących opracowaniu oraz monitorowaniu strategii
rozwiązywania problemów społecznych i Oceny Zasobów Pomocy Społecznej
z) przygotowanie dokumentów do składnicy akt.
Do zadań Działu Świadczeń i Usług należy w szczególności:
sporządzanie decyzji administracyjnych na świadczenia pomocy społecznej z zakresu zadań
własnych i zleconych gminie, na podstawie merytorycznych propozycji Działu Pomocy
Środowiskowej,
b) sporządzanie list wypłat przyznanych świadczeń,
c) wydawanie zleceń na sprawienie pogrzebu,
d) kontrola merytoryczna rachunków i faktur,
e)
rozliczanie przyznanych świadczeń w systemie elektronicznym POMOST,
f)
współpraca z placówkami oświatowymi w zakresie realizacji dożywiania dzieci,
g) sporządzanie sprawozdań z przyznanej pomocy i o wykorzystanych środkach finansowych,
h) monitorowanie wydatków na świadczenia z pomocy społecznej na podstawie wydanych decyzji,
sporządzanie harmonogramów wydatków, angażowanie środków na świadczenia,
i)
prowadzenie rejestrów wydanych decyzji,
j)
wydawanie zaświadczeń dla świadczeniobiorców,
k) wydawanie bonów żywnościowych, talonów, itp.
l)
przygotowywanie umów cywilnoprawnych oraz porozumień w zakresie wydawania posiłków,
m) kontrola merytoryczna dowodów księgowych dotyczących opłat za pobyt mieszkańców gminy
w domach pomocy społecznej oraz rozliczanie ich w systemie POMOST,
n) sporządzanie list opłat gminy za pobyt mieszkańców w domach pomocy społecznej,
o) korespondencja z domami pomocy społecznej w zakresie średniego miesięcznego kosztu
utrzymania mieszkańca,
p) przygotowanie projektów planów finansowych z zakresu świadczeń pomocy społecznej,
q) udział w posiedzeniach zespołu ds. kierowania do domów pomocy społecznej,
r) przygotowywanie sprawozdań,
s) sporządzanie ekspertyz, analiz służących opracowaniu oraz monitorowaniu strategii
rozwiązywania problemów społecznych i Oceny Zasobów Pomocy Społecznej
t)
przygotowanie dokumentów do składnicy akt.
5.
a)
Główny Księgowy wykonuje swoje obowiązki i uprawnienia zgodnie z przepisami ustawy
o finansach publicznych oraz ustawy o pomocy społecznej.
Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
a) prowadzenie rachunkowości jednostki,
b) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym,
c) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi.
6.
Dział Finansowo-Księgowy zapewnia pełną obsługę finansowo-księgową Ośrodka oraz Domu
Pomocy Społecznej „Złota Jesień”.
Do zadań Działu należy w szczególności:
a) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
b) prowadzenie ewidencji księgowych wszystkich składników majątkowych,
c) prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami,
d) kontrola formalno-rachunkowa wszystkich dokumentów,
e) zapewnienie obsługi kasowej Ośrodka oraz Domu Pomocy Społecznej „Złota Jesień”,
f)
obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
g) sporządzanie planów finansowych,
h) sporządzanie sprawozdań finansowych z działalności Ośrodka i Domu Pomocy Społecznej „Złota
Jesień”,
i)
obsługa finansowa projektów systemowych i konkursowych,
j)
prowadzenie spraw z zakresu egzekucji administracyjnej,
k) bieżąca analiza wykorzystania środków będących w dyspozycji Ośrodka,
l)
obsługa finansowa dochodów własnych i depozytów,
m) naliczanie wynagrodzeń pracownikom za pracę i czas choroby oraz zasiłków i świadczeń ZUS,
n) zgłaszanie pracowników, ich rodzin i zleceniobiorców do ubezpieczenia społecznego
i zdrowotnego oraz opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne określonych w powszechnym
ubezpieczeniu zdrowotnym w NFZ,
o) prowadzenie dokumentacji i rozliczeń z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń
Społecznych i innymi instytucjami,
p) terminowe sporządzanie przelewów, regulowanie powstałych zobowiązań z wykorzystaniem
systemu IPKO BIZNES,
q) zabezpieczanie z odpowiednim wyprzedzeniem środków na rachunkach bankowych
zapewniających płynność regulowania zobowiązań,
r) prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania,
s) przygotowywanie sprawozdań,
t)
sporządzanie ekspertyz, analiz służących opracowaniu oraz monitorowaniu strategii
rozwiązywania problemów społecznych i Oceny Zasobów Pomocy Społecznej,
u) przygotowanie dokumentów oraz prowadzenie składnicy akt.
7.
8.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Do zadań Działu Kadr i Administracji należy w szczególności:
prowadzenie spraw osobowych pracowników Ośrodka i Domu Pomocy Społecznej „Złota Jesień”,
zgodnie z obowiązującymi przepisami,
prowadzenie spraw związanych z eksploatacją budynków Ośrodka i Domu Pomocy Społecznej
„Złota Jesień”,
kontrolowanie stanu technicznego pomieszczeń i budynków, planowanie oraz nadzorowanie
remontów,
prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodów służbowych,
prowadzenie spraw związanych z postępowaniem o zamówienia publiczne na dostawy, usługi
i roboty budowlane,
sporządzanie umów cywilno-prawnych na dostawy, usługi, roboty budowlane, najem lokali
i pomieszczeń, itp., oraz merytoryczna kontrola w tym zakresie,
zapewnienie porządku i czystości w siedzibie Ośrodka i Punktach Terenowych,
wyposażanie Ośrodka w środki trwałe, sprzęt i materiały biurowe,
prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz instrukcją obiegu i kontroli
dokumentów księgowych, obsługa sekretariatu i centrali telefonicznej,
j)
koordynowanie spraw związanych ze stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego
rzeczowego wykazu akt,
k) administrowanie stron internetowych www oraz BIP Ośrodka,
l)
organizacja oraz nadzór nad wykonaniem usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług
opiekuńczych,
m) współpraca z firmami wykonującymi usługi opiekuńcze,
n) kontrola jakości świadczonych usług oraz rozliczanie wykonanych świadczeń,
o) ustalanie odpłatności za wykonane świadczenia opiekuńcze,
p) kierowanie pracowników na szkolenia,
q) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
r) udział w ocenie ryzyka zawodowego,
s) prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej,
t)
opracowywanie projektów regulaminu pracy, wynagradzania oraz aneksów w tym zakresie,
u) przygotowanie projektów planów finansowych,
v) przygotowywanie sprawozdań,
w) sporządzanie ekspertyz, analiz służących opracowaniu oraz monitorowaniu strategii
rozwiązywania problemów społecznych i Oceny Zasobów Pomocy Społecznej
x) przygotowanie dokumentów do składnicy akt.
i)
9.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Do zadań pracowników Noclegowni należy w szczególności:
zapewnienie noclegu osobom bezdomnym skierowanym przez Ośrodek,
zapewnienie bezpieczeństwa osobom bezdomnym na terenie Noclegowni,
dbałość o zapewnienie odpowiedniej higieny i czystości w obiekcie oraz porządku wokół obiektu,
sprawdzanie stanu trzeźwości bezdomnych wchodzących na teren Noclegowni,
współpraca z pracownikami Ośrodka,
palenie w piecu centralnego ogrzewania w sezonie zimowym,
przygotowanie projektów planów finansowych,
przygotowywanie sprawozdań,
sporządzanie ekspertyz, analiz służących opracowaniu oraz monitorowaniu strategii
rozwiązywania problemów społecznych i Oceny Zasobów Pomocy Społecznej,
przygotowanie dokumentów do składnicy akt.
10. Do zadań Domu Dziennego Pobytu należy w szczególności:
a)
zapewnienie pomocy w organizacji życia codziennego osobom, które ze względu na wiek,
chorobę czy niepełnosprawność jej wymagają,
b) wykonywanie niezbędnych czynności pielęgnacyjnych i opiekuńczych dla osób korzystających
z usług Domu,
c) przygotowywanie posiłków dla osób korzystających z usług Domu, osób skierowanych przez
Ośrodek, dla mieszkańców Domu Pomocy Społecznej „Złota Jesień” oraz dla dzieci ze Żłobka
Miejskiego,
d) dbałość o zapewnienie odpowiedniej higieny i czystości w budynku oraz porządku wokół
budynku,
e) przygotowanie projektów planów finansowych,
f)
przygotowywanie sprawozdań,
g) sporządzanie ekspertyz, analiz służących opracowaniu oraz monitorowaniu strategii
rozwiązywania problemów społecznych i Oceny Zasobów Pomocy Społecznej,
h) przygotowanie dokumentów do składnicy akt.
11. Do zadań Działu Wspierania Rodziny należy w szczególności skuteczne wspieranie rodzin
przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo - wychowawczej oraz pomoc
w opiece i wychowaniu dziecka poprzez:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
diagnozowanie sytuacji rodzin zagrożonych odebraniem dziecka oraz rodzin, którym władza
rodzicielska
została
ograniczona
bądź
odebrana
poprzez
umieszczenie
dzieci
w pieczy zastępczej oraz ich środowiska rodzinnego,
stałą współpracę z osobami i instytucjami pracującymi na rzecz dziecka i rodziny,
zapewnienie kompleksowej pomocy rodzinom doświadczającym trudności w sferze opiekuńczo wychowawczej w szczególności w formie:
świetlicy dla dzieci i młodzieży,
asystenta rodziny dla rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo
wychowawczych oraz rodzin których dzieci umieszczone zostały w pieczy zastępczej na rzecz
powrotu dziecka do rodziny biologicznej,
partycypację w kosztach umieszczenia dzieci w pieczy zastępczej,
dbałość o zapewnienie odpowiedniej higieny i czystości w budynku oraz porządku wokół
budynku,
współpraca z innymi instytucjami i organizacjami pozarządowymi realizującymi zadania
wynikające z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej,
przygotowanie projektów planów finansowych
przygotowywanie sprawozdań,
sporządzanie ekspertyz, analiz służących opracowaniu oraz monitorowaniu strategii
rozwiązywania problemów społecznych i Oceny Zasobów Pomocy Społecznej,
przygotowanie dokumentów do składnicy akt.
12. Do zadań Asystenta Rodziny należy w szczególności:
a) opracowanie i realizacja planu pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny
i w konsultacji z pracownikiem socjalnym prowadzącym rodzinę.
b) udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w tym w zdobywaniu umiejętności
prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego,
c) udzielanie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, psychologicznych
oraz problemów wychowawczych z dziećmi,
d) wspieranie aktywności społecznej rodzin,
e) motywowanie członków rodzin do podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
f)
udzielanie pomocy w poszukiwaniu, w podejmowaniu i utrzymywaniu pracy zarobkowej,
g) motywowanie dzieci i rodziców do udziału w zajęciach mających na celu m.in. kształtowanie
umiejętności psychospołecznych.
h) podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci
i rodzin,
i)
prowadzenie indywidualnych konsultacji wychowawczych dla rodziców i dzieci,
j)
prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy z rodziną,
k) dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny, nie rzadziej niż co pół roku i przekazywanie tej
oceny kierownikowi Działu Wspierania Rodziny,
l)
sporządzanie na wniosek sądu opinii o rodzinie i jej członkach,
m) współpraca z placówkami i instytucjami tj. szkoła, służba zdrowia, sądy opiekuńcze
i rodzinne, zespół interdyscyplinarny, w celu korelacji oddziaływań ukierunkowanych na poprawę
sytuacji życiowej i funkcjonowania rodziny w środowisku.
12. Do
zadań
Radcy
Prawnego
w
zakresie
obsługi
prawnej
Ośrodka
należy
w szczególności:
a) udzielanie porad prawnych i wyjaśnień dotyczących interpretacji przepisów prawnych oraz ich
właściwego stosowania,
b) pomoc w przygotowywaniu wniosków do sądów,
c) pomoc w przygotowaniu projektów uchwał,
d) opiniowanie zarządzeń, regulaminów i instrukcji wydawanych przez dyrektora oraz zawieranych
umów cywilno-prawnych, itp.
e) występowanie w charakterze pełnomocnika Ośrodka w postępowaniu sądowym,
f)
g)
h)
i)
przygotowywanie pisemnych opinii pracownikom socjalnym w indywidualnych sprawach
dotyczących świadczeń pomocy społecznej i pracy socjalnej,
prowadzenie szkoleń dla pracowników z zakresu obowiązujących przepisów prawa (ustawy
o pomocy społecznej, kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisów wykonawczych
i pokrewnych),
uczestnictwo w zespołach konsultacyjnych dla pracowników,
inne zadania wynikające z ustawy o radcach prawnych.
15. Do zadań Klubu Integracji Społecznej należy w szczególności:
a) organizowanie i koordynowanie działań zmierzających do reintegracji zawodowej
i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem,
b) prowadzenia specjalistycznego poradnictwa,
c) analizowanie,
diagnozowanie,
ocena
indywidualnego
potencjału
uczestniczek
i uczestników, dobór odpowiednich form wsparcia,
d) przygotowanie i realizowanie zajęć i treningów dla uczestniczek i uczestników KIS,
e) organizowanie kursów zawodowych i staży dla uczestniczek i uczestników KIS.
16. Zasady funkcjonowania i zadania Domu Pomocy Społecznej „Złota Jesień” określa jego
regulamin organizacyjny.
IV Postanowienia końcowe
Wszelkie zmiany Regulaminu będą wprowadzane w trybie właściwym dla jego nadania.