Outsourcing księgowości w grupie kapitałowej z punktu widzenia

Outsourcing księgowości w grupie kapitałowej
z punktu widzenia nadzoru właścicielskiego
Zalety, wady i dobre praktyki
Piotr Hans CIA CFE CMR
Audytor Wewnętrzny Grupy Kapitałowej NOVOL Sp. z o.o.
GRUPA KAPITAŁOWA NOVOL
• materiały dla lakiernictwa samochodowego; budownictwo sportowe
i przemysłowe; szkutnictwo, kamieniarstwo, farby i lakiery dla przemysłu,
ale także usługi hotelowo-gastronomiczne (Pałac Mierzęcin)
• obrót skonsolidowany w 2010 roku: prawie 300 mln PLN
• zatrudnienie w grupie w 2010 roku: ponad 800 osób
• 7 spółek zależnych w Polsce i 3 za granicą (produkcja, handel, usługi)
• stała współpraca z biurami rachunkowymi
ZALETY OUTSOURCINGU KSIĘGOWOŚCI
•
brak kosztów naboru pracowników
•
brak kosztów utrzymania i szkolenia pracowników
•
brak kosztów ewentualnego zwalniania pracowników w przyszłości
•
brak kosztów organizacji stanowiska pracy / kosztów administracyjnych
•
przeniesienie (zwiększenie) odpowiedzialności za szkody na biuro
•
dostęp do wyspecjalizowanych usług (know-how)
•
możliwość szybkiego zakończenia współpracy (elastyczność)
•
ograniczenie nieformalnych relacji między pracownikami
•
możliwość skupienia się na istotnych procesach
•
zapewnienie poufności / bezpieczeństwa danych
•
możliwość zmiany kosztów stałych na koszty zmienne
•
poprawa (optymalizacja) procesów wewnątrz spółki (klienta biura)
•
zapewnienie ciągłości działania (choroby, urlopy)
•
większa rzetelność danych (koszty)
OBAWY ZWIĄZANE Z OUTSOURCINGIEM KSIĘGOWOŚCI
•
czy rzeczywiście będzie taniej?
•
czy informacje będą bezpieczne?
•
czy biuro będzie w stanie pokryć szkody?
•
czy biuro zapewni ciągłość świadczeń?
•
czy łatwo będzie przejąć usługę „do wewnątrz”?
•
czy będę miał możliwość kontroli działań biura?
•
jakie będą (długookresowe) koszty zmiany?
•
czy umowa dobrze mnie zabezpieczy?
•
czy rzeczywiście będzie lepiej?
WADY OUTSOURCINGU KSIĘGOWOŚCI (OPINIE)
•
„Ja wkładam serce, biuro wkłada pracę”
•
„Biuro pracuje dla urzędów, a nie właścicieli (klientów)”
•
„Ja też uczyłam się sama!”
•
„Outsourcing nie ułatwia zarządzania”
•
„Co zrobić, żeby współpraca lepiej się układała? – ZATRUDNIĆ
KSIĘGOWEGO!”
WADY OUTSOURCINGU KSIĘGOWOŚCI (ARGUMENTY)
•
niezachowana zasada memoriałowa w ciągu roku
•
nierzetelna ewidencja kosztów (analityka rodzajowa, MPKi)
•
brak dogłębnej analizy informacji / bazowanie wyłącznie na dokumentach
(remont / modernizacja)
•
brak inicjatywy w rozliczaniu sald na kontach (ŚTwB, zaliczki)
•
niskie zaangażowanie w rozwój / przetrwanie klienta
•
nastawienie na ewidencję (działanie ex post / brak doradztwa)
•
nie wskazywanie zagrożeń i szans (np. zmiany w prawie, korzystne zmiany
marży, wzrost kosztów)
•
skupienie się na kwestiach podatkowych (kalendarz raportowania
= kalendarz podatkowy)
•
długi czas oczekiwania na informacje / wyjaśnienia / odpowiedzi na pytania
dotyczące zachodzących zmian
WIĘCEJ KORZYŚCI Z OUTSOURCINGU
•
jasne określenie oczekiwań i zobowiązań OBU stron (umowa)
•
raz w miesiącu (tygodniu) spotkanie z właścicielem (klientem)
•
postawa proaktywna (doradztwo biznesowe – podatkowe, ekonomiczne,
prawne)
•
przykładanie większej wagi do „szybkiej” informacji zarządczej
EFEKTY ZALEŻĄ RÓWNIEŻ OD OCZEKIWAŃ I ZAANGAŻOWANIA KLIENTA
(ALE NA NIE BIURO RACHUNKOWE MA MNIEJSZY WPŁYW)
BIURO RACHUNKOWE MOŻE ZASTĄPIĆ (WSPOMÓC) DYREKTORA
FINANSOWEGO
BIURO RACHUNKOWE I KLIENTA MOGĄ (POWINNY) ŁĄCZYĆ RELACJE
PARTNERSKIE
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
Piotr Hans CIA CFE CMR
Audytor Wewnętrzny Grupy Kapitałowej NOVOL Sp. z o.o.
tel. 61 810 98 84, kom. 785-014-404, [email protected]
Prezentacja przedstawia prywatne poglądy autora
i nie reprezentuje oficjalnego stanowiska NOVOL Sp. z o.o.