Pliki - walka z chaosem

www.bluemag.pl
Pliki - walka z chaosem
25.03.2013.
Bałagan w dokumentach to częsty problem aktywnej firmy. Pracując z kontrahentami tworzymy ogromne
ilości plików: maili, arkuszy kalkulacyjnych z ofertami, zapisów rozmów, dokumentów wygenerowanych w
Wordzie, załączników otrzymanych w mailach od klientów lub drogą tradycyjnej poczty, itp. Przy braku
odpowiedniej organizacji i systemu archiwizacji tych dokumentów możemy zostać nimi przysypani bez
możliwości odnalezienia się w chaosie.
Problemy wynikające z konieczności gromadzenia dokumentów:
- Pliki znajdują się w różnych miejscach, niejednokrotnie na dyskach kilku różnych komputerów, na
zewnętrznych nośnikach takich jak pendrive'y czy płyty CD. Taka sytuacja zdecydowanie utrudnia
odnalezienie żądanego pliku. Zbyt dużo czasu tracimy na jego poszukiwania, nie posiadając pełnej wiedzy
o jego lokalizacji.
- Brak archiwizacji stwarza ogromne ryzyko utraty ważnych dokumentów, na przykład w razie awarii
komputera albo zgubienia bądź zniszczenia zewnętrznego nośnika danych.
- Mnogość plików w wielu różnych miejscach stwarza sytuację, w której pełna wiedza z danego zakresu
rozrzucona jest po wielu lokalizacjach, zamiast znajdować się w komplecie w jednym, łatwo dostępnym
miejscu.
- Brak możliwości szybkiego udostępnienia zakresu wiedzy reprezentowanego danymi plikami określonej
grupie ludzi – generuje to problemy powielania plików lub wręcz przeciwnie – zagubienia
ich. W efekcie kontrahent albo w ogóle nie otrzymuje danego dokumentu, albo otrzymuje jeden
dokument w wielu wersjach.
- Luźne dokumenty trudno powiązać z czymkolwiek – często nie orientujemy się, czego lub kogo
dany plik dotyczy, z jakiej okazji został utworzony i kto miał do niego dostęp.
W jaki sposób BlueMag rozwiązuje te problemy?
- Program daje możliwość rejestrowania wszystkich możliwych typów dokumentów tworzonych w firmie
lub otrzymywanych z zewnątrz, na przykład: załączników lub całych maili wraz z załącznikami, historii
rozmów, kontaktów zarejestrowanych przy pomocy innych programów (skype, gadu-gadu), plików audio
(nagrań), plików pdf i doc, arkuszy kalkulacyjnych.
- Rejestracja plików odbywa się kontekstowo, czyli poprzez podpinanie bezpośrednio pod kontrahenta
lub pod zdarzenie, które tego kontrahenta dotyczy (np. czynność serwisowa, notatka z przebiegu
rozmowy itp.). Pomaga to tworzyć pełną historię współpracy z kontrahentem w oparciu o zebrane i
uporządkowane pliki.
- Mamy możliwość „zmuszenia” użytkownika do podpięcia pliku, jeśli wymaga tego
http://www.bluemag.pl
Kreator PDF
Utworzono 7 March, 2017, 11:22
www.bluemag.pl
sytuacja. Możemy na przykład tak skonfigurować typ zadania, aby jego rozliczenie nie było możliwe w
przypadku braku podpiętego pliku. Zapobiega to sytuacjom, w których coś ważnego zostanie zapomniane
lub zgubione.
- Uzyskujemy:
- szybki i bezpośredni dostęp do żądanych dokumentów;
- łatwe i bezproblemowe wyszukiwanie żądanych plików w oparciu o wiele opcji, w tym także i kontekst
(wyszukiwarka oraz zaawansowany filtr plików);
- wzrasta bezpieczeństwo pliku – dzięki archiwizacji tworzone jest wiele kopii pliku, a tym samym
następuje eliminacja ryzyka zgubienia lub zniszczenia pliku. Ponadto do pliku mogą mieć dostęp tylko
wybrane osoby o odpowiednich uprawnieniach.
- Posiadamy pełną historię kontaktów z klientem w oparciu o wszystkie dokumenty.
- Pliki mogą być prywatne albo dostępne dla wybranej ilości użytkowników, w zależności od ustawień i
nadanych uprawnień (pliki globalne i lokalne) plik można w każdej chwili ukryć lub udostępnić innym.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że podpinanie plików do bazy danych BlueMaga (nawet tych dużych) w
żadnym wypadku nie obciąża jej ani nie spowalnia jej działania, jako że pliki umieszczane są w tabelach,
które nie ulegają przeszukiwaniu.
Zapraszamy na nasz profil na portalu Facebook:
Znajdziesz tam więcej informacji na temat programu, w tym także powyższe ilustracje w większej
rozdzielczości.
Polub nas! http://www.bluemag.pl
Kreator PDF
Utworzono 7 March, 2017, 11:22