REWIZJA I PROCEDURY CERTYFIKACJI I AKREDYTACJI

Rewizja i Procedury
Certyfikacji i Akredytacji
poprawiony styczeń 2008
Polski System
Certyfikacji
Leśnictwa PEFC
dokument nr 1
luty 2005
REWIZJA I PROCEDURY CERTYFIKACJI I AKREDYTACJI
(ZASADY OGÓLNE)
Rada PEFC Polska
Warszawa, 18.02.2005
Spis treści:
1. Wstęp
3
2. Zakres dokumentu
3
3. Jednostki certyfikujące
3
3.1. Kompetencje jednostek certyfikujących
3
3.2 Auditorzy
4
4. Procedury certyfikacyjne
4
5. Akredytacja
5
6. Uznanie jednostki certyfikacyjnej przez Radę PEFC Polska
6
2
1. Wstęp
Rada PEFC uznaje, że certyfikacja gospodarki leśnej i łańcucha dostaw zależy od
międzynarodowych standardów i procedur certyfikacji, zdefiniowanych w
dokumentach Międzynarodowej Organizacji Standaryzacji (ISO), European cooperation for Accreditation (EA) lub International Accreditation Forum (IAF).
W niniejszym dokumencie określono procedury certyfikacji i akredytacji dla potrzeb
certyfikacji lasów i łańcucha dostaw, przyjęte i uznane za wiarygodne i odpowiednie
przez Radę PEFC. Rada PEFC nie ma prawa określać wymagań dotyczących
auditów i podejmowania decyzji w procesie certyfikacji i akredytacji. Jednakże ma
wpływ na wydawanie licencji na używanie znaku handlowego PEFC w stosunku do
określonych typów certyfikacji.
2. Zakres dokumentu
W niniejszym dokumencie, opracowanym na podstawie dokumentów przyjętych
przez Walne Zgromadzenia Rady PEFC w dniu 22.11.2002r. i zweryfikowanych
przez Walne Zgromadzenie Rady PEFC w dniu 31.10.2003r., określono główne
właściwości, zadania i wymagania certyfikacji gospodarki leśnej i łańcucha dostaw.
3. Jednostki certyfikujące
3.1. Kompetencje jednostek certyfikujących
Certyfikacja PEFC musi być prowadzana przez niezależne, bezstronne instytucje,
niezaangażowane w ustalanie standardów certyfikacji, jako ciała zarządzające lub
zarządzające lasami.
Uznane przez Radę PEFC jednostki certyfikujące powinny spełniać warunki zgodnie
z normami:
a) ISO Guide 62 (PN-EN 45 012) w przypadku certyfikacji systemów jakości;
b) ISO Guide 65 (PN-EN 45 011) w przypadku certyfikacji wyrobów ( „wyrób”
w szerokim rozumieniu również jako produkcja i usługi;
c) innymi wymaganiami stawianymi przez Polskie Centrum Akredytacji.
Jednostki certyfikacyjne przeprowadzające certyfikację gospodarki leśnej na
podstawie dokumentu 4 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC, muszą
spełnić wymagania określone w ISO Guide 62 (PN-EN 45 012)
Jednostki certyfikacyjne przeprowadzające certyfikację łańcucha dostaw na
podstawie dokumentu 5 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC, muszą
spełnić wymagania określone w ISO Guide 65 (PN-EN 45 011)
Jednostki przeprowadzające certyfikację leśnictwa powinny posiadać właściwe
kompetencje dotyczące oceny prowadzenia gospodarki leśnej, jej uwarunkowań
ekonomicznych, socjalnych i środowiskowych oraz znajomość kryteriów certyfikacji
lasów.
Jednostki certyfikujące łańcuch dostaw powinny posiadać właściwe kompetencje
dotyczące oceny procesu zaopatrzenia w drewno, jego przetwarzania, przepływu
materiałów na różnych etapach produkcji i handlu.
3
Jednostki certyfikujące muszą charakteryzować się dobrą znajomością - w
zależności od dziedziny działania (certyfikacja gospodarki leśnej, certyfikacja
łańcucha dostaw) - krajowego systemu certyfikacji PEFC.
Zgodność jednostek certyfikujących z wyżej wymienionymi wymaganiami musi być
sprawdzona przy akredytacji, stosownie do zapisów w punkcie 5.
3.2. Auditorzy
Jednostki certyfikujące są odpowiedzialne za zatrudnienie właściwych auditorów,
posiadających odpowiednią wiedzę techniczną dotyczącą procesu certyfikacji i
zagadnień związanych (odpowiednio do rodzaju przeprowadzanej certyfikacji) z
gospodarką leśną lub łańcuchem dostaw.
Auditorzy powinni spełniać ogólne warunki przewidziane w normie PN-EN ISO
19011: Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i / lub
zarządzania środowiskowego, oraz opisane w dokumencie nr 2 (Szczegółowe
Zasady Prowadzania Auditów Gospodarki Leśnej i Weryfikacji Łańcucha Dostaw w
Polskim Systemie Certyfikacji Leśnictwa)
Jednostki certyfikujące mogą spełniać warunki techniczne określone dla auditorów
przez obecność ekspertów technicznych w grupach dokonujących auditów
gospodarki leśnej lub łańcucha dostaw.
Wypełnienie wyżej wymienionych warunków będzie sprawdzane podczas procesu
akredytacji opisanego w punkcie 5.
4. Procedury certyfikacyjne
Jednostki certyfikujące muszą mieć ustalone wewnętrzne procedury dotyczące
certyfikacji gospodarki leśnej, zgodne z Polskim Systemem Certyfikacji Leśnictwa
PEFC oraz dla certyfikacji łańcucha dostaw zgodne z Dokumentem Normatywnym:
Łańcuch Dostaw Produktów Leśnych – Wymagania, przyjętym przez Walne
Zgromadzenie Rady PEFC w dniu 29.10.2004r i późniejszymi zmianami.
Stosowane procedury certyfikacyjne muszą być zgodne (odpowiednio do zakresu
prowadzonych prac) z wymaganiami ujętymi w następujących dokumentach:
a) ISO Guide 62 (PN-EN 45 012) - w przypadku certyfikacji systemów jakości;
b) ISO Guide 65 (PN-EN 45 011) - w przypadku certyfikacji wyrobów („wyrób”
szeroko rozumiany również jako proces i usługi);
Stosowane przez jednostki przeprowadzające certyfikację gospodarki leśnej na
podstawie dokumentu 4 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC procedury
certyfikacyjne, muszą spełnić wymagania określone w ISO Guide 62 (PN-EN 45 012)
Stosowane przez jednostki przeprowadzające certyfikację łańcucha dostaw na
podstawie dokumentu 5 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC procedury
certyfikacyjne, muszą spełnić wymagania określone w ISO Guide 65 (PN-EN 45 011)
Stosowane procedury audytów muszą spełniać, bądź być kompatybilne z
wymaganiami normy ISO 19011
Dodatkowo, jednostki certyfikujące zobowiązane są do:
4
a) informowania Rady PEFC Polska o wszystkich wydawanych certyfikatach w
zakresie gospodarki leśnej i łańcucha dostaw oraz o zmianach dotyczących
ważności i zakresu tych certyfikatów;
W przypadku gdy certyfikacja łańcucha dostaw ma charakter wielozakładowy,
jednostka certyfikacyjna musi dostarczyć Radzie PEFC Polska listę wszystkich
zakładów wchodzących w skład certyfikowanego podmiotu.
W przypadku gdy certyfikacja łańcucha dostaw ma charakter wielozakładowy,
obejmując zakłady w więcej niż jednym kraju, właściwym organem PEFC jest
Rada PEFC kraju na terenie którego zarejestrowana jest główna siedziba
certyfikowanego podmiotu. Informacje o zakładach zlokalizowanych poza krajem
zarejestrowania centrali muszą być dostarczone przez jednostkę certyfikacyjną
również do rady PEFC kraju na którego terenie znajduję się zakłady centrali.
b) kontrolowania używania logo PEFC, jeżeli przyznane zostało prawo
stosowania logo PEFC.
Maksymalny okres trwania auditu, zarówno dla certyfikacji gospodarki leśnej jak i dla
certyfikacji łańcucha dostaw, wynosi rok. Maksymalny okres ważności certyfikatu
wynosi pięć lat.
Dowody na potwierdzenie zgodności z wymaganiami certyfikacji gospodarki leśnej
powinny (jeśli to możliwe) zawierać odpowiednie informacje również ze źródeł
zewnętrznych (agencje rządowe, organizacje społeczne, samorządy etc.).
Napisane przez jednostkę certyfikacyjną podsumowanie raportu z certyfikacji, z
podsumowaniem wyników zgodności prowadzonej gospodarki leśnej z wymaganiami
standardu certyfikacji otrzymane podczas audytu, musi być przez nią udostępnione
opinii publicznej.
Dodatkowe, szczególne wymagania dotyczące procedur certyfikacyjnych, poza wyżej
wymienionymi, zostały ujęte w dokumencie nr 2 (Szczegółowe Zasady Prowadzania
Auditów Gospodarki Leśnej i Weryfikacji Łańcucha Dostaw w Polskim Systemie
Certyfikacji Leśnictwa).
Zgodność procedur certyfikacyjnych z powyższymi wymaganiami musi być
sprawdzona podczas procesu akredytacji, zgodnie z postanowieniami zawartymi w
punkcie 5.
5. Akredytacja
Jednostki certyfikujące, prowadzące certyfikację gospodarki leśnej lub łańcucha
dostaw, w celu zapewnienia wiarygodności certyfikacji powinny być akredytowane
przez Polskie Centrum Akredytacji.
Informacja o akredytacji, zawierająca numer akredytacji i nazwę instytucji
akredytującej, powinna znajdować się na każdym wydanym certyfikacie.
Jednostka akredytująca powinna działać w ramach European co-operation for
accreditation (EA) i / lub International Accreditation Forum (IAF) oraz spełniać
wymagania przedstawione w normie ISO/IEC 17011 (E) i innych dokumentach
uznawanych przez tą organizację.
5
Jednostki certyfikujące powinny prowadzić certyfikację gospodarki leśnej i łańcucha
dostaw jako certyfikację akredytowaną.
Istnieją dwie procedury uznawane przez Radę PEFC:
a) Jednostki prowadzące certyfikację gospodarki leśnej i / lub łańcucha dostaw
muszą posiadać akredytację Polskiego Centrum Akredytacji.
b) Jednostki prowadzące certyfikację gospodarki leśnej i / lub łańcucha dostaw
jako część certyfikacji QMS (Systemu Zarządzania Jakością według normy
PN-EN ISO 9001), EMS (Systemy zarządzania środowiskowego według
normy PN-EN ISO 14001), muszą być akredytowane przez Polskie Centrum
Akredytacji w zakresie certyfikacji QMS, EMS w tym określonym obszarze.
Jednostki certyfikacyjne przeprowadzające certyfikację gospodarki leśnej na
podstawie dokumentu 4 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC, muszą być
akredytowane w oparciu o normę ISO Guide 62 (PN-EN 45 012)
Jednostki certyfikacyjne przeprowadzające certyfikację łańcucha dostaw na
podstawie dokumentu 5 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC, muszą być
akredytowane w oparciu o normę ISO Guide 65 (PN-EN 45 011)
Niedostosowanie do wymogów akredytacji powoduje uznanie certyfikacji za
niezgodną z wymaganiami Rady PEFC; taka certyfikacja nie będzie rozpatrywana
jako certyfikacja dla celów PEFC.
W wyjątkowych przypadkach Walne Zgromadzenie Rady PEFC, na pisemną prośbę
Rady PEFC Polska, może wyrazić zgodę na czasowe odstępstwo od powyższych
wymagań. Pismo w tej sprawie musi zawierać powód, dla którego zostaje
przedłożona prośba oraz wyjaśnienie jak zostanie zachowana wiarygodność procesu
certyfikacji z uwzględnieniem wymiernych, bieżących działań zmierzających do
zapewnienia wiarygodności.
6 Uznanie jednostki certyfikacyjnej przez Radę PEFC Polska
Jednostka certyfikująca działająca na polu certyfikacji gospodarki leśnej i/lub
certyfikacji łańcucha dostaw w ramach Polskiego Systemu Certyfikacji Leśnictwa
PEFC musi być uznana przez Radę PEFC Polska
Prośba o uznanie musi zawierać dokumenty potwierdzające spełnianie kryteriów
kwalifikacyjnych dla jednostek certyfikujących opisanych w rozdziale 12 dokumentu
nr 2 Polskiego Systemu Certyfikacji Leśnictwa PEFC oraz ponadto musi zobowiązać
się do:
a) Informowania Rady PEFC Polska o wszystkich zmianach w jednostce
certyfikującej związanych z kryteriami kwalifikacyjnymi (status prawny,
procedury audytu, etc.)
b) Informowania Rady PEFC Polska o podmiotach ubiegających się o
certyfikację i proponowanych przez jednostkę certyfikacyjną warunkach
zapłaty za przeprowadzenie procedur certyfikacyjnych.
c) Informowania Rady PEFC Polska o przystąpieniu do prac certyfikacyjnych
oraz wydaniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu.
6
d) Informowania Rady PEFC Polska o podmiotach certyfikowanych (nazwa, typ
certyfikatu, aktualna powierzchnia lasów objęta certyfikatem, wielkość
produkcji certyfikowanej)
Rada PEFC Polska nie może używać tych warunków w celu dyskryminowania
jednostek certyfikujących lub tworzenia przeszkód do działania na rynku usług
certyfikacyjnych.
7