Ustalenia organizacyjno-funkcjonalne 1. W zakresie organizacji

Załącznik nr 1
Ustalenia organizacyjno-funkcjonalne
1. W zakresie organizacji systemu:
1) W Systemie Wykorzystania Doświadczeń (SWD) uczestniczą wszystkie
komórki wewnętrzne Dowództwa Wojsk Lądowych (DWL) oraz jednostki
bezpośrednio podległe Dowódcy WL (JBP).
2) Wydział Wykorzystania Doświadczeń (WWD) Dowództwa Wojsk Lądowych,
pełni funkcję organizatora i koordynatora systemu.
3) Dowódcy JBP realizują zadania w ramach SWD z wykorzystaniem
Sekcji/Specjalisty Wykorzystania Doświadczeń1.
4) Specjaliści WWD oraz wyznaczeni w komórkach organizacyjnych DWL
i JBP przedstawiciele pełnią funkcje: analityczne, badawcze i doradcze
w zakresie sporządzania „obserwacji” i sprawozdań z analiz zgłoszonych
„obserwacji”.
5) W przypadku gdy rekomendowane działania naprawcze przekraczają
kompetencje dowódcy/komendanta/szefa danego szczebla dowodzenia
kierują je do przełożonego wyższego szczebla.
6) Rekomendacje działań naprawczych zatwierdza dowódca odpowiedniego
szczebla dowodzenia, w którego kompetencji leży usprawnienie danego
procesu.
7) Realizacja oraz rejestrowanie poszczególnych etapów Jednolitego Procesu
Wykorzystania Doświadczeń odbywa się przy wykorzystaniu Centralnej
Bazy
Danych,
wyspecjalizowaną
zarządzanej
komórkę,
na
jaką
szczeblu
stanowi
Pion
strategicznym
Rozwoju
przez
Koncepcji
i Wykorzystania Doświadczeń CDiS SZ.
8) Zamieszczanie informacji w CBD jest jednym z zasadniczych obowiązków
komórek i specjalistów uczestniczących w Systemie Wykorzystania
Doświadczeń Wojsk Lądowych na wszystkich szczeblach dowodzenia.
9) Zgłaszanie użytkowników CBD z danej JBP oraz nadawanie uprawnień
w postaci „loginu” i hasła realizowane jest w porozumieniu z WWD DWL
(portal informacyjny SharePoint2007: DWL/Kier/WWD/Dokumenty/Instrukcje).
1
Strukturę i organizację komórek określa właściwy dowódca
Str. 1/8
2. W zakresie funkcjonowania systemu:
1) SWD funkcjonuje w następujących zasadniczych obszarach działalności
Wojsk Lądowych:
a) zdolności operacyjne;
b) pokojowe funkcjonowanie;
c) kompleksowe rozwiązywanie problemów organizacji i kierowania
systemem
wsparcia
bojowego,
zabezpieczenia
logistycznego
i zabezpieczenia medycznego;
d) operacje
wojskowe
realizowane
przez
Polskie
Kontyngenty
Wojskowe poza terytorium kraju;
e) użycie sił w operacjach kryzysowych militarnych i niemilitarnych.
2) SWD wspiera proces transformacji Wojsk Lądowych, a także zapewnia
bieżącą realizację działań naprawczych poprzez dokonywanie niezbędnych
zmian oraz upowszechnianie najlepszych rozwiązań w obszarach:
a) doktryn;
b) organizacji;
c) personelu;
d) szkolenia;
e) dowodzenia i kierowania;
f) infrastruktury;
g) interoperacyjności;
h) zasobów.
3) Proces WD obejmuje:
a) Etap I /Identyfikacja „obserwacji”/ – działanie mające na celu
zidentyfikowanie powtarzających się problemów lub negatywnych
zjawisk o fundamentalnym znaczeniu dla zdolności ZT, oddziałów
i pododdziałów, które nie zostały rozwiązane w ramach zwykłej
działalności służbowej. Zebrane dane powinny zawierać wszelkie
dostępne informacje dotyczące obserwowanego problemu i zostać
zgłoszone
zgodnie
(załącznik
nr
2),
z Formularzem
do
odpowiedniej
Zgłoszenia
„obserwacji”
komórki
Wykorzystania
Doświadczeń, celem jej weryfikacji. Każde takie działanie musi być
Str. 2/8
przekazane
w
„łańcuchu”
informacji
Systemu
Wykorzystania
Doświadczeń w celu udokumentowania w CBD;
b) Etap II /Analiza/ - ogół czynności mających na celu zbadanie
zaobserwowanego
problemu
lub negatywnego
zjawiska,
jego
elementów oraz zrozumienia przyczyn, czynników wywołujących ich
występowanie i zachodzących między nimi zależności. Po dokonaniu
wstępnej weryfikacji osoba z nadanymi uprawnieniami „user” lub
„power user”’ wprowadza obserwację do CBD. Zweryfikowaną
„obserwację” (załącznik nr 2) specjalista komórki Wykorzystania
Doświadczeń przedstawia swojemu dowódcy jako propozycję
problemu do analizy w ramach procesu WD.
W przypadku zatwierdzenia przez dowódcę lub jego zastępcę
„obserwacji”, wprowadzający wniosek ma obowiązek dołączyć
podpisany dokument jako załącznik do wprowadzonej „obserwacji”
oraz
poinformować
drogą
elektroniczną
w
sieci
MIL-WAN
administratora CBD - w przypadku specjalisty komórki WD szczebla
taktycznego, również Szefa WWD WL.
W
przypadku
odrzucenia
„„obserwacji””,
wprowadzający musi
powiadomić o tym fakcie administratora CBD – w
przypadku
specjalisty komórki WD szczebla taktycznego, również Szefa WWD.
Administrator CBD zmienia jej status na obserwację odrzuconą
(„Observation Rejected”). Efektem końcowym etapu analizy jest
sprawozdanie końcowe z analizy (załącznik nr 3), które po
zatwierdzeniu przez dowódcę danego szczebla dowodzenia zostaje
dostarczone do wszystkich zainteresowanych i wprowadzone do
CBD jako załącznik do „obserwacji”. W Dowództwie Wojsk Lądowych
sprawozdanie z analizy „obserwacji” wykonują specjaliści WWD, na
szczeblu taktycznym specjaliści Sekcji WD;
c) Etap III /Zatwierdzanie i stawianie zadań/ - Sprawozdanie końcowe
z analizy zawiera sformułowane rekomendacje działań naprawczych
i zidentyfikowanych
wykonawców
tych
działań,
którzy
są
odpowiedzialni za sporządzenie Planu Działań Naprawczych
i przedstawienie
Komendantowi. W
go
do
zatwierdzenia
Dowódcy/Szefowi/
powyższym dokumencie sprecyzowane są
Str. 3/8
zadania do realizacji celem rozwiązania analizowanego problemu.
Obserwacja, w odniesieniu do której opracowano Plan Działań
Naprawczych
staje
się
Doświadczeniem
Zidentyfikowanym.
Osobą odpowiedzialną za wprowadzenie danych na tym etapie
algorytmu jest Specjalista WD z dowództwa WL, właściwy tematowi
wniosku, który posiada uprawnienia użytkownika zaawansowanego
CBD („power user”).
Po zatwierdzeniu przez właściwy organ Planu Działań Naprawczych
Obserwacja
staje
Zidentyfikowana
się
Doświadczeniem
Zidentyfikowanym (Lessons Identified Remedial Action Approved”);
d) Etap IV /Implementacja i monitorowanie/ - następuje realizacja
Planu Działań Naprawczych, w efekcie której wykonawcy składają
meldunki, które muszą zostać przesłane pocztą w sieci MIL-WAN do
specjalisty WD organu zatwierdzającego w celu dołączenia ich jako
załączniki do „doświadczenia” w CBD. W Dowództwie Wojsk
Lądowych te przedsięwzięcia realizuje WWD;
e) Etap V /Weryfikacja/ - czynności realizowane w celu określenia
skuteczności
działań
naprawczych
przeprowadzonych
w celu
wyeliminowania zaobserwowanego problemu lub negatywnego
zjawiska. Weryfikacja może być prowadzona, np. w oparciu
o kontrolę,
sprawdzian,
dodatkowe
analizy,
weryfikacji
zamyka
pomiar,
stosownie
proces
eksperyment,
do
sytuacji.
i powoduje,
że
ćwiczenie
Pozytywny
lub
wynik
Doświadczenie
Zidentyfikowane w Etapie II procesu staje się Doświadczeniem
Wykorzystanym. Na tym etapie jedynie specjalista WD organu
zatwierdzającego z uprawnieniami użytkownika zaawansowanego
może zakończyć w CBD proces WD.
3. Obieg informacji w ramach SWD w Wojskach Lądowych:
1) Efektywne funkcjonowanie SWD jest możliwe dzięki wymianie informacji
pomiędzy jego uczestnikami.
2) Informacje funkcjonujące w SWD podlegają procesom:
a) wprowadzenia,
b) przetwarzania,
Str. 4/8
c) uzupełniania,
d) archiwizacji,
e) upowszechniania.
3) Zasadniczy
obieg
informacji
w
ramach
SWD
odbywa
się
przy
wykorzystaniu:
a) resortowej
sieci
komputerowej
MIL-WAN
z
wykorzystaniem
Centralnej Bazy Danych2, zarządzanej przez CDiS SZ dla informacji
jawnych i o klauzuli „Zastrzeżone”;
b) systemu elektronicznego obiegu dokumentów ARCUS-MON –
przeznaczonego do rejestrowania i gromadzenia dokumentów jawnej
korespondencji wchodzącej i wychodzącej;
c) ogólnie dostępnego portalu informacyjnego SharePoint2007 dla
autonomicznych zbiorów informacji każdej jednostki organizacyjnej
SZ RP.
4) Informacje
o
klauzuli
wyższej
niż
„Zastrzeżone”
udostępniane
są
adekwatnie do potrzeb przez uczestników Systemu w formie komunikatów
lub
w
trybie
indywidualnym
na
zapotrzebowanie
zgłoszone
do
odpowiedniego uczestnika Systemu.
5) Komórką wiodącą w systemie obiegu informacji w zakresie SWD WL jest
Wydział Wykorzystania Doświadczeń DWL, a na szczeblu taktycznym
Sekcje Wykorzystania Doświadczeń lub Specjaliści WD.
4. System meldunkowo-sprawozdawczy
1) „Obserwacje” (zgodnie z załącznikiem nr 2) sporządzać każdorazowo:
a) po zidentyfikowaniu problemu lub negatywnego zjawiska (zjawisk),
wymagających
wyeliminowania,
poprawy
zasadniczych
niedociągnięć w ramach Systemu Wykorzystania Doświadczeń,
mających wpływ na funkcjonowanie i poziom zdolności operacyjnych
Wojsk Lądowych, w tym dotyczących PKW;
2
Centralna Baza Danych – bazodanowy system informatyczny zbudowany w architekturze klient-serwer,
pracujący w sieci teleinformatycznej MIL-WAN, administrowany przez CDiSz SZ (Bydgoszcz), które nadaje
uprawnienia w postaci „loginu” i hasła na podstawie złożonego wniosku. Aplikację CBD można uruchomić na
każdym komputerze podłączonym do tej sieci. Wymagane oprogramowanie na stacji roboczej to Java w wersji
1.5 lub wyższej oraz Internet Explorer w Wersji 7, lub wyższej. Dostęp do CBD jest udzielany wyłącznie
użytkownikom sieci MIL-WAN, ale konto w CBD nie jest związane z kontem w domenie MIL-WAN.
Str. 5/8
b) po zakończeniu szkolenia przygotowawczego kontyngentu do misji,
zakończonego ćwiczeniem certyfikującym;
c) po
zidentyfikowaniu
problemu
powodującego
zasadnicze
niedociągnięcia, wynikające z realizacji procesu szkolenia Wojsk
Lądowych, wymagające wdrożenia działań naprawczych w ramach
Systemu;
d) po
zakończeniu
ćwiczenia
(w
wymiarze
narodowym
i międzynarodowym);
e) podczas realizacji zadań, wynikających z planów i programów
rozwoju SZ RP.
2) Przedmiotowe
Formularze
Zgłoszonych
„obserwacji”
przesyłać
do
odpowiedniej komórki Wykorzystania Doświadczeń, celem jej weryfikacji.
Każde takie działanie musi być przekazane w „łańcuchu” informacji
Systemu Wykorzystania Doświadczeń w celu udokumentowania
w CBD.
3) W
przypadku,
gdy
rozwiązanie
problemów
zidentyfikowanych
w Formularzu wykracza poza kompetencje Dowódcy ZT i Oddziałów,
pełna dokumentacja konkretnej „obserwacji” przesyłana jest do WWD
DWL.
Str. 6/8
4) W
przypadku,
gdy
rozwiązanie
problemów
zidentyfikowanych
w Formularzu wykracza poza kompetencje Dowództwa Wojsk Lądowych
pełna dokumentacja konkretnej „obserwacji” przesyłana jest poprzez
CDiSz SZ do Szefa SG WP.
5) Zweryfikowaną obserwację wraz ze sprawozdaniem z analizy tej
„obserwacji”
(załącznik
nr
3)
Specjalista
komórki
Wykorzystania
Doświadczeń przedstawia dowódcy odpowiedniego szczebla, w którego
kompetencji leży usprawnienie Procesu WD.
6) Po wdrożeniu „doświadczenia”, wykonawca działań naprawczych –
wymieniony w Sprawozdaniu z analizy, składa meldunek Dowódcy oraz do
wiadomości Szefa/Specjalisty komórki wykorzystania doświadczeń danej
jednostki organizacyjnej, jak również do nadawcy wniosku.
7) Problemy lub negatywne zjawiska mające zasadniczy wpływ na zdolności
operacyjne SZ, objęte są Listą Priorytetowych Analiz na dany rok,
opracowywaną do 20 grudnia roku poprzedzającego jej wydanie.
8) Listę Priorytetowych Analiz (załącznik nr 5) zatwierdza Dowódca właściwy
pod względem kompetencyjnym danego szczebla dowodzenia.
9) Sprawozdaniu z analizy zgłoszonej „obserwacji” zawiera:
a) ustalone w trakcie analizy fakty oraz współzależności między nimi,
dotyczące zgłoszonego problemu;
b) zasadnicze czynniki powodujące niedociągnięcia;
c) wykaz działań naprawczych koniecznych do usunięcia problemu oraz
wykonawców;
d) przewidywane skutki wdrożenia zmian (w tym finansowe);
e) zastosowane metody i narzędzia badawcze;
f) treść sprawozdania uzgadniać z gestorem, i innymi komórkami
organizacyjnymi i specjalistycznymi, uczestniczącymi w procesie
analizy.
10) Ustalenia zawarte w sprawozdaniu przedstawiać do zatwierdzenia
właściwemu
przełożonemu.
Informacje
dotyczące
„obserwacji”
realizowanych na szczeblu Dowództwa Wojsk Lądowych zatwierdzam
osobiście.
Str. 7/8
11) Meldunek o wdrożeniu działań naprawczych składa wykonawca
działań naprawczych organowi stawiającemu zadania w zakresie
realizacji działań naprawczych.
12) Sprawozdanie z realizacji zamierzeń w zakresie funkcjonowania
Systemu Wykorzystania Doświadczeń w swojej jednostce organizacyjnej,
składa Dowódca danej jednostki do Dowódcy WL poprzez Szefa WWD,
w terminie do 30 listopada każdego roku rozliczeniowego, za rok
ubiegły.
13) Sprawozdanie z realizacji zamierzeń w zakresie funkcjonowania
Systemu Wykorzystania Doświadczeń w Wojskach Lądowych, Dowódca
WL składa do Szefa Sztabu Generalnego WP poprzez Dyrektora
Centrum Doktryn i Szkolenia SZ.
5. Szczegółowe rozwiązania w zakresie organizacji i funkcjonowania SWD oraz
aparat pojęciowy Systemu określa „Instrukcja Systemu Wykorzystania
Doświadczeń”.
Str. 8/8