Kiedy zaliczyć roczne premie do podatkowych kosztów

Przemysław Wojtasik
Kiedy zaliczyć roczne premie do
podatkowych kosztów firmy
publikacja: 19.01.2016
aktualizacja: 19.01.2016, 08:15Jankowski
Nagrody dla pracowników można odliczyć od przychodu
pracodawcy. Firmy mają jednak problemy z ustaleniem, kiedy
to zrobić.
Roczne premie są z utęsknieniem wyczekiwane przez pracowników, ale
komplikują życie księgowym. Wiele firm nie wie, jak je rozliczać i musi pytać o to
skarbówkę. A z interpretacji wynika często, że – chociaż przysługują za stary rok –
można je zaliczyć do podatkowych kosztów dopiero w nowym.
Podstawowa zasada jest taka: wynagrodzenia stają się kosztem uzyskania
przychodów pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że
zostały wypłacone w terminie. Jeśli zostanie przekroczony, pensja może być
podatkowym kosztem dopiero w miesiącu wypłaty.
Bez uznaniowości
W ten sposób rozlicza się też premie. Najprościej jest, gdy z umowy o pracę albo
regulaminu wynagradzania wynika, że przysługują bez uznaniowości. Wtedy
zalicza się je do kosztów podatkowych zeszłego roku. Chyba że pracodawca nie
zmieści się w terminie, wtedy wydatek może uznać za koszt w miesiącu wypłaty.
Trudniej jest, jeśli o premii decydują przełożeni. Wtedy moment rozliczenia w
kosztach może się przesunąć na następny rok.
Spójrzmy na interpretację katowickiej Izby Skarbowej (nr IBPB-1-2/4510681/15/MW). Wystąpiła o nią spółka, w której decyzję o przyznaniu premii
podejmuje zarząd na podstawie sprawozdania rocznego. Tak więc w poprzednim
roku (czyli tym, za który premie mają być wypłacane) jeszcze nie wiadomo, czy w
ogóle zostaną przyznane.
Decyzja przełożonych
Spółka podkreśliła, że premia jest uznaniowa – w celu zapewnienia elastyczności
motywowania załogi. Oznacza to, że nie ma obowiązku przyznania jej nawet po
wypracowaniu określonego zysku. Nie wiadomo też, w jakim terminie zostanie
wypłacona. Zdaniem fiskusa przyjęcie takich zasad premiowania pracowników
powoduje, że nagrody mogą być podatkowym kosztem dopiero w nowym roku,
kiedy zostaną wypłacone.
Podobne wnioski można wyciągnąć z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie
(nr IPPB6/4510-348/15-2/AK). Z wnioskiem wystąpiła spółka przyznająca roczne
premie pracownikom, którzy zostaną pozytywnie ocenieni przez przełożonych.
Taka ocena odbywa się pod koniec grudnia. Opinia przełożonego musi jednak
zostać zaakceptowana przez osoby na wyższych stanowiskach. Odbywa się to
dopiero w następnym roku.
Z regulaminu wynagradzania wynika, że roczne premie powinny być wypłacone do
końca lutego. Kiedy można je zaliczyć do kosztów? Precyzyjne określenie jest
możliwe dopiero wówczas, gdy ustalony zostanie moment, w którym są należne.
Czyli będą przysługiwać pracownikowi. Stanie się to w miesiącu, w którym
dokonana zostanie oficjalna akceptacja oceny pracownika. Wtedy ostatecznie
zakończy się proces przyznawania ocen. W tym momencie materializuje się
uprawnienie pracowników do żądania wypłaty rocznej premii. Tak więc dopiero w
momencie oficjalnego zakończenia oceny pracownika możliwe jest zaliczenie
premii do kosztów uzyskania przychodów (oczywiście pod warunkiem, że zostanie
wypłacona w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania). Ponieważ
następuje to faktycznie w następnym roku, premie nie mogą być kosztem
podatkowym spółki w roku poprzednim (za który są naliczane).
masz pytanie, wyślij e-mail do autora, [email protected]
Opinia
Tomasz Napierała, doradca podatkowy, partner w ABC Tax
Generalnie firmom bardziej opłaca się zaliczyć premie do kosztów uzyskania
przychodów zeszłego roku. Dzięki temu obniżą dochód i zapłacą niższy podatek
(chyba że mają stratę, wtedy może im nie zależeć na szybszym naliczaniu
kosztów). Pamiętajmy też, że roczne premie dla pracowników są kosztem
bilansowym poprzedniego roku i tożsame ujęcie ich w kosztach uzyskania
przychodów powoduje, iż wynik finansowy jest w tym zakresie zbieżny z
podatkowym. Aby nie było jednak wątpliwości co do momentu rozliczenia,
musimy pamiętać o precyzyjnym uregulowaniu zasad ich przyznawania. Jeśli są
uznaniowe, będą kosztem podatkowym zeszłego roku tylko wtedy, gdy decyzja o
ich
przyznaniu
zapadnie
przed
1
stycznia
(co
będzie
odpowiednio
udokumentowane) i zostaną wypłacone we właściwym terminie (wynikającym z
decyzji o ich przyznaniu, umowy albo regulaminu wynagradzania).