Sprawozdanie z działalności Dyrektora Biura za 2013

Sprawozdanie z działalności Dyrektora Biura
„Pracodawców Pomorza i Kujaw” Związku Pracodawców w 2013 roku
Zgodnie ze statutem Biuro Związku wykonuje zadania wynikające z programu działania
i wspiera organizacyjnie prace organów Związku. Omówienie głównych rezultatów
wynikających z programu działania obejmuje sprawozdanie Zarządu Związku.
Biuro realizowało organizacyjno-merytoryczną i techniczno-biurową obsługę organów
statutowych Związku. W 2013 organizowało i obsługiwało merytorycznie:
-
Zgromadzenie Ogólne Członków Związku (czerwiec 2013, październik 2013)
-
prace Komisji Rewizyjnej i Komisji Etyki,
-
17 posiedzeń Zarządu,
-
8 posiedzeń Prezydium.
Biuro
Związku
realizowało
cykliczne
działania
wspierające
komunikację
firm
członkowskich i promujące organizację w regionie. Prowadziło też prace organizacyjnomarketingowe związane z wyborem nowego logotypu organizacji i zmianą nazwy.
Pracownicy we współpracy z Zarządem na bieżąco uczestniczyli w opracowywaniu
stanowisk Związku oraz reprezentacji opinii przedsiębiorców w komitetach monitorujących,
zespołach strategicznych i zespołach roboczych powoływanych m.in. przez samorząd
terytorialny. Szczegółowe informacje o rezultatach tej aktywności określa sprawozdanie
Zarządu za 2013r.
W 2013 roku Biuro Związku obsłużyło
1629 Klientów, w tym firmy członkowskie
organizacji. Ta znacząca liczba Klientów wynika głównie z realizacji projektów unijnych
oferujących usługi wspierające przedsiębiorczość i innowacyjność regionalnej gospodarki.
Związek realizuje usługi informacyjne, szkoleniowe oraz doradcze o charakterze ogólnym
i proinnowacyjnym, również z wykorzystaniem środków unijnych. W ich wykonywaniu
współpracuje z innymi instytucjami w ramach Krajowego Systemu Usług, dzięki czemu usługi
1
wykonywane są według jednolitych standardów. Związek utrzymuje w tym celu System
Zarządzania Jakością spełniający wymagania normy PN-EN ISO 9001:2009 w zakresie w/w
usług (w 2013 roku przeszliśmy pozytywnie audyt nadzoru). Organizacja realizuje również
projekty wspierające finansowo rozwój innowacyjny firm, w tym współpracę z jednostkami
naukowymi. Oferowane wsparcie realizowane jest przez Biuro Związku z udziałem stałych
pracowników oraz zewnętrznych trenerów i doradców.
Średniorocznie zatrudnienie w ramach Biura Związku w 2013 roku objęło 17,33 etatu,
Część stanowisk pracy była związana wyłącznie do realizacją projektów unijnych
wspierających rozwój przedsiębiorstw (9 osób zaangażowanych tylko do projektów), zaś
pozostałe stanowiska były częściowo związane z wykonywaniem obowiązków w projektach
unijnych. Aż 71,77% wydatków na wynagrodzenia pracowników wraz z narzutami
pracodawcy finansowanych było ze środków
publicznych pozyskanych na realizację
projektów.
Dzięki realizacji projektów unijnych zasoby Związku zwiększyły się o specjalistyczne
oprogramowania do obsługi klientów, sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem,
meble i sprzęt biurowy oraz aparat fotograficzny o łącznej wartości 90 489,49 zł.
Usługi informacyjne
Biuro Związku realizowało bezpłatne usługi informacyjne, głównie w ramach projektu
unijnego „Świadczenie usług informacyjnych i doradczych w sieci Punktów Konsultacyjnych
KSU”, finansowanego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Oferta ta
obejmowała:
-
informacje o bieżących działaniach Związku oraz wydarzeniach gospodarczych,
regionu na stronie internetowej i portalach społecznościowych,
-
bieżące komunikaty mailowe do firm członkowskich z aktualną informacją o zmianach
prawnych i zaproszeniach na spotkania, konferencje, szkolenia, misje gospodarcze
organizowane w regionie kujawsko-pomorskim oraz innych wydarzeniach istotnych
dla pozyskania informacji gospodarczej,
-
informacje w zakresie administracyjno-prawnych aspektów zakładania i prowadzenia
firmy, informacje dotyczące organizacji, marketingu i finansowania działalności, w
tym informacje o dostępnej pomocy publicznej i źródłach kredytowania,
2
-
opieka nad klientem – bezpłatna pomoc w korzystaniu z dostępnych w KSU usług
specjalistycznych np. oferty funduszy pożyczkowych i poręczeniowych czy usług
doradztwa proinnowacyjnego.
Punkt Konsultacyjny zrealizował 1613 usług informacyjnych, z których skorzystały 723
osoby zakładające firmę, 425 mikroprzedsiębiorstw, 29 małych, 11 średnich, 7 dużych.
Usługi doradcze
Biuro w ramach projektu „Świadczenie usług informacyjnych i doradczych w sieci
Punktów Konsultacyjnych KSU” wykonywało również usługi doradcze o charakterze
ogólnym, które polegały na:
- asyście w rozpoczynaniu działalności gospodarczej (usługa dla osób zakładających
działalność gospodarczą) oraz
-asyście w prowadzeniu działalności gospodarczej (usługa dla przedsiębiorców).
Usługi te były w 90% finansowane z projektu, zaś 10% ich wartości finansował Klient
w ramach tzw. wkładu własnego. Asysta w rozpoczynaniu działalności gospodarczej
obejmowała maksymalnie 16 godzin doradztwa w ramach projektu. Biuro oferowało tu
wsparcie w wyborze formy prawnej, tworzeniu biznes planu
i zarejestrowaniu firmy.
W ramach asysty w prowadzeniu działalności gospodarczej Klient mógł maksymalnie
wykorzystać 24 godziny doradztwa w ramach projektu. Wsparcie polegało na pomocy
w wywiązywaniu się z podstawowych obowiązków prawnych przedsiębiorcy, konsultacjach
w zakresie organizacji i marketingu w firmie, doradztwie w pozyskiwaniu finansowania,
w tym pomocy w przygotowaniu wniosków i biznes planów.
Ponadto Biuro realizowało komercyjne usługi doradcze związane z opracowaniem
wniosków o dofinansowanie unijne. Łącznie w ramach działalności Biura zrealizowano
200 usług doradczych ogólnych (w tym usługi Punktu Konsultacyjnego), z których
skorzystały 103 osoby zakładające firmę, 81 mikroprzedsiębiorstw, 11 małych i 2 średnie.
Biuro wykonywało w 2013 roku również 2 usługi doradcze proinnowacyjne, które
polegały na audycie innowacyjności, czyli identyfikacji możliwości rozwoju i potrzeb
przedsiębiorcy w obszarze innowacji produktowych, procesowych, marketingowych
i organizacyjnych. Doradztwo proinnowacyjne było współfinansowane ze środków unijnych
3
w ramach projektu systemowego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości „Doradztwo
KSI KSU dla innowacyjnych” przeznaczonego dla sektora MŚP. Biuro rozpoczęło realizację
tych usług w III kwartale 2013r. Przewiduje się w tym projekcie docelowo wykonanie 6 usług
doradztwa
proinnowacyjnego
rozpoczynających
się
audytem
innowacyjności,
a zakończonych doradztwem we wprowadzeniu innowacji w przedsiębiorstwie. Firmy
z sektora MŚP partycypują w kosztach II etapu usługi na poziomie 15%.
Usługi szkoleniowe
W ramach działalności szkoleniowej Biuro Związku zrealizowało cykl 12 bezpłatnych
seminariów dla firm członkowskich. Tematyka tych spotkań obejmowała następujące
aspekty:

dotacje na rozwój gospodarki elektronicznej w MŚP,

dotacje na rozwój mikroprzedsiębiorstw,

wsparcie dla przedsiębiorstw w zakresie dostosowywania do wymogów ochrony,
środowiska,

inne instrumenty finansowania rozwoju przedsiębiorstw,

strategiczna rola zakupów (platformy zakupowe),

prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych,

skuteczna sprzedaż,

coachingowe podejście do pracy i do współpracy, coaching w firmie,

zmiany w przepisach prawa pracy,

kształtowanie wizerunku firmy.
Biuro Związku organizowało również komercyjne usługi szkoleniowe (8 otwartych
spotkań dla przedstawicieli różnych firm) dotyczące następujących zagadnień:

ochrona i przetwarzanie danych osobowych,

zmiany w programie Płatnik,

nowelizacja Ustawy Prawo Zamówień Publicznych,

szkolenie okresowe dla pracodawców z zakresu bhp,

zmiany w przepisach prawa pracy,
4

prawne aspekty windykacji należności.
Łącznie w ramach działalności szkoleniowych odbyło się 20 sesji szkoleniowych dla
235 uczestników, w tym 52 z mikroprzedsiębiorstw, 68 z małych, 72 z średnich oraz
43 z dużych.
Finansowanie działalności innowacyjnej i szkoleniowej
Biuro zakończyło w 2013 roku realizację „Programu pilotażowego w województwie
kujawsko-pomorskim Voucher badawczy” w ramach działania 5.4 Wzmocnienie
regionalnego potencjału badań i rozwoju technologii Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2007-2013. Pracownicy projektu prowadzili działania
monitorujące i rozliczeniowe związane z dofinansowanymi przedsięwzięciami badawczymi w
ramach 194 umów o udzielenie wsparcia zawartymi z MŚP. W ramach zawartych umów w
9 przypadkach doszło do rezygnacji z realizacji vouchera badawczego z powodu problemów
we współpracy z wykonawcami, zaś w jednym przypadku firma nie rozliczyła się z zawartej
umowy. Finalnie vouchery badawcze odebrało 152 mikro, małych i średnich
przedsiębiorców z regionu kujawsko-pomorskiego (32 firmy skorzystały z vouchera
dwukrotnie). Łącznie w ramach projektu wypłacono dotacje o wartości 5 916 392,00 zł.
Jedocześnie został opracowany i złożony w konkursie projekt „Voucher badawczy”
również w ramach działania 5.4 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Kujawsko-Pomorskiego 2007-2013. Realizowane były wielomiesięczne prace merytoryczne
związane ze składaniem wyjaśnień w ramach oceny formalnej i merytorycznej tego
niestandardowego projektu. Finalnie projekt został przyjęty do realizacji w III kw 2013 roku.
Jego realizacja odbywa się w partnerstwie z innymi instytucjami otoczenia biznesu
wspierającymi działania promocyjno-informacyjne: Toruńską Agencją Rozwoju Regionalnego
SA, Izbą Przemysłowo-Handlową w Toruniu, Kujawsko-Pomorską Izbą Rzemiosła
i Przedsiębiorczości, Polskim Towarzystwem Ekonomicznym. Związek pełni tu funkcję Lidera
organizującego konkursy i udzielającego dotacji w formie vouchera badawczego
indywidualnego (na pierwszy kontakt z jednostką naukową lub na kontynuację współpracy
z jednostką naukową) oraz vouchera badawczego kooperacyjnego. W projekcie na wsparcie
przedsięwzięć badawczych przewidziano łącznie 8 mln zł.
5
W 2013 roku kontynuowaliśmy realizację projektu „Kujawsko-Pomorskie – Region
Otwarty na Innowacje” w ramach poddziałania 8.2.1. Wsparcie dla współpracy sfery nauki
i przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Projekt skierowany jest
do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) i naukowców z województwa kujawskopomorskiego. W projekcie zorganizowane zostały spotkania dyskusyjne na temat otwartych
innowacji oraz powstała
baza regionalnych
jednostek naukowych na stronie
www.otwarteinnowacje.pl. Główną inicjatywą projektu była możliwość otrzymania dotacji
na tymczasowe zatrudnienie naukowca w przedsiębiorstwie. Mikro, mali i średni
przedsiębiorcy działający w województwie kujawsko-pomorskim chcący wprowadzić
innowacyjne rozwiązanie mieli możliwość otrzymania bezzwrotnego wsparcia w formie
pomocy de minimis na tymczasowe zatrudnienie wysoko wykwalifikowanego personelu
naukowego.
Zorganizowany został nabór ofert współpracy i wniosków, a następnie
udzielono wsparcia finansowego na tymczasowe zatrudnienie naukowców w 19 firmach
(łączna wartość dotacji w ramach zawartych umów o dofinansowanie to 565 750,00 zł).
W październiku
2013 roku rozpoczęliśmy działania kontynuujące wsparcie ma
tymczasowe zatrudnienie wysoko wykwalifikowanego personelu w MŚP w ramach projektu
„Region Otwarty na Innowacje” dofinansowanego z poddziałania 8.2.1. Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Opracowany został regulamin wsparcia, które jest
przyznawane wyłącznie firmom korzystającym uprzednio z vouchera badawczego.
W projekcie założono wsparcie finansowe dla 30 MŚP z województwa kujawskopomorskiego w ramach dostępnej alokacji wynoszącej 1 125 000,00 zł.
Biuro Związku w grudniu 2013r rozpoczęło ponadto realizację projektu „Fundusze
szkoleniowe w MŚP” w ramach Poddziałania 2.1.2 Partnerstwo dla zwiększania
adaptacyjności Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. W ramach tej inicjatywy
20 mikro, małych i średnich przedsiębiorców posiadających siedzibę lub oddział na terenie
województwa kujawsko-pomorskiego przeanalizowało swoje potrzeby szkoleniowe, które są
podstawą dla określenia planu szkoleniowego. Związek dokona dokapitalizowania ze
środków projektu tzw. funduszu szkoleniowego w maksymalnej kwocie 27 tys. zł na jedną
firmę (15% środków funduszu musi zapewnić firma). Łącznie w projekcie przeznaczono na
ten cel 540 000,00 zł. Środki z funduszu szkoleniowego firma będzie mogła wykorzystać na
działania wskazane w opracowanym planie szkoleniowym do 31.07.2015r.
6
Promocja Związku i dialogu społecznego, komunikacja wewnątrz organizacji
W 2013 roku Związek pozyskał wsparcie na realizację projektu „Dialog pracodawców
Pomorza i Kujaw” w ramach poddziałania 5.5.2 Wzmocnienie uczestników dialogu
społecznego
Jego
Programu
głównym
założeniem
Operacyjnego
jest
Kapitał
wzmocnienie
Ludzki
2007-2013.
potencjału
eksperckiego
i organizacyjnego naszego związku do realizacji dialogu społecznego. Zakładamy, iż dzięki
inicjatywom projektu nastąpi wzrost uczestnictwa o 100 pracodawców w działaniach
organizacji pracodawców oraz wzrost świadomości o dialogu społecznym wśród 5000
pracodawców w województwie kujawsko-pomorskim. By osiągnąć te założenia związek
prowadzi kampanię promocyjno-informacyjną dotyczącą dialogu społecznego i własnych
osiągnięć w tym zakresie na terenie regionu kujawsko-pomorskiego. Powstał folder i film
promocyjny, zmieniła się wizualizacja wszystkich materiałów promocyjno-informacyjnych
organizacji, przygotowywane są działania reklamowe w prasie, internecie oraz w ramach
bezpośredniego kontaktu z firmami regionu kujawsko-pomorskiego. Uaktywniamy swoich
20 przedstawicieli przez cykl szkoleń na temat zasad dialogu społecznego, zagadnień
ekonomiczno-prawnych i komunikacji. W ten sposób przygotowaliśmy wybranych członków
Związku do pełnienia funkcji ambasadorów dialogu społecznego, którzy odwiedzą wiodące
firmy regionu z zaproszeniem do członkostwa. Ponadto regionalni pracodawcy zostaną
zaproszeni do udziału w cyklu spotkań (seminaria, konferencje, debaty branżowe)
w największych miastach regionu, dzięki którym zdobędą informacje na temat dobrych
praktyk wynikających z prowadzenia dialogu społecznego. Istotnym działaniem projektu jest
też
wdrożenie
specjalistycznej
platformy
elektronicznej
wspierającej
zarządzanie
i komunikację w Związku. Będziemy tu korzystać z rozwiązań ułatwiających m.in.
przekazywanie wiadomości do firm członkowskich na temat bieżących wydarzeń i istotnych
informacji gospodarczych, wymianę ofert współpracy, prowadzenie dyskusji o bieżących
problemach rozwojowych i wspólnych projektach, obieg dokumentów w organizacji.
Biuro Związku zainicjowało w 2013 roku działania promujące wykorzystanie narzędzi
internetowych. Została opracowana i uruchomiona nowa strona internetowa organizacji pod
domeną www.pracodawcy.info.pl. Rozwijane są profile na portalach społecznościowych
Twitter i Facebook.
7
W ramach działań wspierających komunikację wewnątrz organizacji Biuro zorganizowało
8 spotkań okolicznościowych i sportowych dla członków Związku. Na bieżąco realizowane
były też działania wspierające nawiązywanie kontaktów gospodarczych w ramach
organizacji. W 2013 roku Biuro Związku realizowało też wszystkie prace organizacyjne
związane z regionalną konferencją „Okrągły Stół Gospodarczy”, której pomysłodawcami byli
Andrzej Malinowski i Jan Kulczyk.
Przygotowania do nowych inicjatyw
W 2013 roku Biuro realizowało działania związane z przygotowaniem projektów
unijnych w ramach ostatnich konkursów o dofinansowanie w perspektywie finansowej 20072013:
- „Voucher badawczy” - Działanie 5.4 Wzmocnienie regionalnego potencjału badań i rozwoju
technologii Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego 20072013 (zawarta została już umowa o dofinansowanie, zakres projektu został opisany powyżej),
- „Doradztwo KSI KSU dla innowacyjnych” – Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia
biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 (zawarta została już umowa o
dofinansowanie, zakres projektu został opisany powyżej),
- „Inteligentna organizacja” - Poddziałanie 8.1.3 Wzmacnianie lokalnego partnerstwa na
rzecz adaptacyjności
Pogram Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 - projekt zakładający
wsparcie szkoleniowo-doradcze dla firm z terenu Bydgoszczy i powiatu bydgoskiego w
zakresie wdrażania modelu organizacji uczącej się poprzez skuteczne przewidywanie
i zarządzanie zmianą gospodarczą,
- „Strategie innowacji” - Poddziałanie 2.1.2 Partnerstwo dla zwiększania adaptacyjności
Pogram Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 – projekt zakładający wsparcie szkoleniowodoradcze dla MŚP z kluczowych branż regionu kujawsko-pomorskiego w zakresie
opracowania i wdrożenia strategii innowacyjnej.
Hanna Wygocka
Dyrektor Biura
8