Sprawozdanie ze spotkania ws. finansów i wynagrodzeń

Sprawozdanie ze spotkania ws. finansów i wynagrodzeń
data: 27.02.2015 r. godz. 19:20
obecni: Dominika Gmerek, Dominika Podkańska, Michał Ziębowicz, Adam Markuszewski,
Nina Bąk, Marcin Wygocki, Kasia Pawlak, Ewa Kępińska, Ida Jabłońska, Justyna Szambelan,
Basia Kaczmarczyk
spotkanie prowadziła: Justyna Szambelan
notowała: Basia Kaczmarczyk
1. Sytuacja finansowa kooperatywy
a) Kasia zreferowała co wpłynęło na sytuację finansową kooperatywy w ciągu ostatnich
miesięcy:
–
wzrost obrotów o 18-20%
–
spadek wydatków na produkty żywnościowe
–
zmiana struktury sprzedaży (klienci zewnętrzni kupowali o 40% więcej przy utrzymaniu
stałego poziomu zakupów wśród członków kooperatywy)
–
kooperatywa wydała mniej na wynagrodzenia i media (głównie ogrzewanie)
–
w lutym został zmniejszony do 8% narzut na na zakupy członków kooperatywy i do 40%
marża na zakupy klientów zew
Zysk jaki uzyskała kooperatywa w styczniu 2015 r to ok 3000 zł (zysk na sprzedaży w sklepie
oraz odpowiedni ułamek składek członkowskich)
[szczegółowe informacje o rentowności sklepu za styczeń 2015 w załączniku do protokołu]
Kasia rekomenduje przekazanie 1400 zł do puli wynagrodzeń co w sumie daje 4900 zł
b) Michał podkreślił, że należy zwiększyć bazy członkowskiej kooperatywy (min o 10 osób
co miesiąc) oraz popracować nad zwiększeniem odnawialności wśród osób już
stowarzyszonych
c) Ewa zaproponowała wykorzystanie zaangażowania nowych członków do zwiększenia
liczby klientów zewnętrznych oraz podkreśliła potrzebę zachowania większego marginesu
na nieprzewidziane wydatki
d) Justyna rekomenduje by pula wynagrodzeń wynosiła 4500 zł brutto
2. Ewaluacja stanowisk pracy w kooperatywie
ZAOPATRZENIE
Nina przedstawiła na czym polegały obowiązki Ewy Łukasik, która dotychczas zajmowała się
zaopatrzeniem:
- Ewa po otrzymaniu informacji ze sklepu czego brakuje i zamawiała to u sprzedawców
- robiła przelewy
- wystawiała faktury RR
- wyszukiwała nowych rolników
Ewa jednak rzadko bywała w sklepie co było minusem w pracy w zaopatrzeniu.
Nina przedstawiła nowy proponowany zakres obowiązków wraz z czasem na ich wykonanie.
–
bieżący remanent i opieka nad żywnością magazynowaną
–
składanie zamówień i kontakt z sprzedawcami
–
rozliczenia faktur RR
–
aktualizacja harmonogramu dostaw do klientów
–
dyżury członków kooperatywy w sklepie
–
dokładny opis produktów np. skąd pochodzą pomarańcze lub jaka odmiana jabłek
–
wyszukiwanie produktów
–
aktualizacja bazy danych
–
wprowadzanie nowych pozycji w magazynie i na kasie fiskalnej
–
monitoring zmian cen
–
informacja członków o nowych produktach
Nina obliczyła, że wszystkie obowiązki zajmą 20-25 godzin w tygodniu.
PARTNERSTWA INSTYTUCJONALNE
Adam zajmuje się od września zadaniami wiążącymi się z tym stanowiskiem, do jego
obowiązków należało:
–
przygotowanie bonów świątecznych i poświątecznych
–
organizacja boxów na święta
–
kontakty ze żłobkami i przedszkolami
–
praca nad stworzeniem bazy żłobków i przedszkoli, które kładą szczególny nacisk na
dobre odżywianie
–
współpraca z Mieszadłem i organizacja transportu do nich
–
współpraca z Organiteką, przygotowanie umowy współpracy
–
badanie cen cytrusów
–
przygotowanie zasad współpracy z warsztatami wegańskimi
–
współpraca z przedszkolem na Wawelskiej
–
współpraca z Kooperatywą Grochowską
–
uzyskanie informacji o badaniach poziomu pestycydów w warzywach
Kwota zamówień partnerów instytucjonalnych wyniosła 4000 zł
Adam przypomniał jakie były przesłanki do stworzenia takiego stanowiska na początku
działalności kooperatywy:
–
skupienie odpowiedzialności za pozyskiwanie nowych klientów
–
zwiększenie sprzedaży, bo sam sklep to za mało
Kasia podkreśliła, że hitem były bony.
Dominika P. zauważyła, że trzeba położyć nacisk na bony i na skuteczne wprowadzenie
procedur kupowania i realizacji bonów.
Kasia zaproponowała by do współpracy z Adamem dołączyć inne osoby, które wspierałyby
Adama w pracy w rozrastającym się dziale
Justyna podsumowała, że dalsza działalność Adama ma iść w kierunku współpracy z grupą
promocyjną.
Adam zaproponował, że chce przychodzić do sklepu przed jego otwarciem, by móc dzwonić
do klientów lub pracować na komputerze. Komputer jest niezbędny do jego dalszej pracy.
KOORDYNACJA SKLEPU
Ida pracuje w sklepie od początku, po wejściu kasy fiskalnej dzieli to stanowisko z Niną. Ida
wymieniła obowiązki związane z tym stanowiskiem:
–
przygotowanie sklepu do otwarcia lub zamknięcia
–
drukowanie raportów z kasy fiskalnej
–
sprawdzanie raportów i stanu kasy
–
zarządzanie osobami dyżurującymi w sklepie
–
przyjmowanie dostaw
–
koordynacja gruntownych porządków raz w miesiącu
–
w soboty rano przekazywanie ustnie informacji dotyczących przecen
–
koordynator sklepu musi zajmować się wszystkim co jest do zrobienia w sklepie, np.
przygotować piwnicę na spotkanie, które ma się odbyć wieczorem
Ida przyznała, że uciążliwością na tym stanowisku jest to, że:
–
często nie może wychodzić o 15:30 bo jest jeszcze coś do zrobienia
–
ludzie nie przestrzegają procedur, np. dotyczących sprzątania, wystawiania warzyw
na następny dzień
–
członkowie rezygnują z dyżurów w ostatniej chwili
Nina dzieliła obowiązki z Idą, obie mieszkają blisko sklepu i mają dobrą komunikację między
sobą. Ze swojej strony dodała pozostałe obowiązki na stanowisku koordynatora sklepu:
–
pilnowanie by wszystko było wyeksponowane (jest to szczególnie ważne w
przypadku szybkopsujących się warzyw i owoców)
–
promocja na facebook'u, zamieszczanie tam zdjęć ze sklepu
Trudności jakie widzi Nina to:
–
różne osobowości dyżurujących w sklepie członków kooperatywy, w przypadku
rzadkich dyżurów brak wiedzy o asortymencie i doświadczenia
–
duże fizyczne obciążenia przy coraz większych dostawach
–
brak własnego transportu i trudności w szybkim zorganizowaniu samochodu by
odebrać zamówione warzywa
–
zbyt duży natłok obowiązków powoduje, że zmęczenie koordynatora może wpływać
na atmosferę w sklepie
Dominika G. zauważyła,że osoby dyżurujące nie zwracają uwagi na etykiety. Każdy produkt
powinien mieć widoczną etykietę. Dodała, że posty na facebook'u cieszą się dużą
popularnością i stanowią ważny kanał informacji o sklepie kooperatywy.
Dominika P. podkreśliła, że osoba zajmująca się zaopatrzeniem powinna wprowadzać do
pliku MAGAZYN aktualne ceny produktów i aktualne stawki VAT
Krótka rozmowa na temat jak poprawić atmosferę w sklepie.
Ewa przyznała, że klienci mają dużo pytań, ważne by koordynator udzielał im pełnej
informacji .
Dominika G. wniosła postulat o wypracowanie procedury dobrej obsługi klienta, ponieważ
klienci kooperatywy wymagają obsługi jak w sklepach komercyjnych.
Justyna zauważyła, że jeśli w sklepie jest pięciu klientów bardzo długo czeka się na
obsłużenie, koordynator powinien wtedy reagować.
ADMINISTRACJA I FINANSE
Justyna przedstawiła obowiązki wynikające z pracy na stanowisku administracyjno-
finansowym. Należą do nich:
–
wypłaty wynagrodzeń
–
opłaty składek do ZUS i zaliczek do US
–
regulowanie rachunków za czynsz, media
–
przekazywanie dokumentów do księgowości i wprowadzanie poprawek zaleconych
przez księgowość
–
przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego
–
prowadzenie wymaganej dokumentacji działania Stowarzyszenia
Justyna wysunęła wniosek, żeby kooperatywa stworzyła księgowość in-house lub znalazła
osobę, która by to robiła. Że względu na dużą odpowiedzialność powinno to być
stanowisko płatne.
Praca Justyny zajmuje 8-16 godzin tygodniowo.
Kasia przypomniała, że Justyna do tej pory ustalała także limity zakupowe.
Nina wskazała, że Justyna może też wystawiać faktury VAT dla klientów, co dotychczas było
w obowiązkach osoby od zaopatrzenia.
Adam zaproponował ustalenie za tę pracę 8 godzin tygodniowo z możliwością rozszerzenia
ich do 16 godzin tygodniowo w razie potrzeby.
Michał wysunął wniosek oddzielenia dbania o dokumenty stowarzyszenia od innych
dokumentów finansowo-księgowych i przekazanie dokumentacji pracy Stowarzyszenia pod
opiekę członków Zarządu.
3.
Wyznaczenie liczby godzin pracy
Zaopatrzenie – Nina – 25h/tyg.
Koordynacja sklepu – Ida – 21h/tyg.
Partnerstwa intytucjonalne - Adam – 8h/tyg.
Administracja i finanse – Justyna – 16h/tyg.
Powyższe liczby godzin zostały przyjęte przez wszystkich obecnych i zostaną poddane
ewaluacji po pewnym czasie.
Justyna zadała pytanie czy prowadzenie timesheet byłoby zbyt dużym obciążeniem?
Ustalono, że w marcu zatrudnione osoby będą prowadzić timesheet’y żeby zyskać lepszą
wiedzę co do realnego czasu na wykonanie powierzonych zadań.
Adam przypomniał jak ważny jest zakup nowego laptopa.
Dominika P. podkreśliła potrzebę zakupu drukarki.
Na koniec Justyna potwierdziła ze zgromadzonymi, że akceptujemy stanowiska, ilość godzin
wykonywanej pracy oraz zakres obowiązków,
Następne spotkanie odbędzie się na początku kwietnia (przed świętami Wielkanocnymi).
ZAŁĄCZNIK 1: informacje o rentowności sklepu, opracowane przez Kasię Pawlak