Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na realizację

WOA.I.ZZP/WPW/U-335-50/09
Załącznik nr 2 do SIWZ
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
na realizację zamówienia Mazowieckiej Jednostki
Wdrażania Programów Unijnych
Usługa dotycząca przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej
na rok 2009 w ramach komponentu regionalnego
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013
dla Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych.
1
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
na przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjno – promocyjnej
w ramach komponentu regionalnego
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.
1. Przedmiot zamówienia - opracowanie przekazu, strategii medialnej, harmonogramu działań i
planu medialnego dwu tygodniowej kampanii informacyjno-promocyjnej w ramach promocji
komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w regionie mazowieckim i
zakup mediów, zgodnie z klasyfikacją CPV: CPV 79340000-9 Usługi reklamowe i
marketingowe; CPV 79341400-0 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych.
2. Cele oraz kluczowe założenia kampanii informacyjno-promocyjnej Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, powołana przez Sejmik Województwa
Mazowieckiego pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia (Instytucji Wdrażającej) dla
komponentu
regionalnego
Programu
Operacyjnego
Kapitał
Ludzki
w
województwie
mazowieckim. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych ma obowiązek
prowadzić działania informacyjno-promocyjne, zgodnie z podpisanym Porozumieniem w sprawie
realizacji zadań Instytucji Wdrażającej dla komponentu regionalnego Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki oraz zgodnie z zapisami Planu Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki 2007-2013.
Obowiązek prowadzenia takich działań zawarty jest także w Rozporządzeniu Rady (WE) nr
1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.
Podstawowym celem planowanej kampanii informacyjno–promocyjnej jest podniesienie
poziomu świadomości i wiedzy wśród mieszkańców Mazowsza na temat PO KL, a także EFS
oraz korzyści płynących z członkostwa w Unii Europejskiej. Z celu podstawowego wynika cel
szczegółowy kampanii, jakim jest: promocja EFS, jako stymulatora rozwoju regionalnego oraz
2
aktywizacja beneficjentów w celu zwiększenia liczby projektów współfinansowanych ze
środków Unii Europejskiej w Województwie Mazowieckim, które pozwolą w pełni wykorzystać
dostępną pomoc.
Kampania informacyjno – promocyjna w ramach komponentu regionalnego Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki nie może być sprzeczna z założeniami kampanii Narodowej
Strategii Spójności na lata 2007 – 2013. Ponadto powinna koncentrować się na dwóch sektorach
(rozwój inicjatyw lokalnych i integracja społeczna oraz przedsiębiorczość) oraz promować
Program poprzez wskazanie na rozwój Mazowsza.
3. Grupa docelowa:
Kampania skierowana jest do ogółu społeczeństwa tj. do wszystkich w wieku 18-65 lat (szeroka
grupa docelowa).
4. Główne założenia kampanii, które muszą zostać uwzględnione przez Wykonawcę na
każdym z etapów realizacji.
4.1. Terytorium kampanii: Województwo Mazowieckie.
4.2. Czas trwania: kampania powinna zostać zakończona przed 01.12.2009 r.
4.3. Kampania będzie trwać dwa tygodnie, termin wykonania będzie wskazany przez
Zamawiającego.
4.4. Wszystkie przekazy na wszystkich nośnikach kampanii muszą uwzględniać odpowiednie
wymagania z zakresu informacji i promocji (w tym wizualizacji) źródła finansowania.
Obowiązkowo muszą zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami „Unia Europejska,
Europejski Fundusz Społeczny” oraz informację słowną o źródłach finansowania:
ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo PO KL, to do stosowania będzie:
w kolorze:
lub w wersji czarno-białej:
3
ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo MJWPU, to do stosowania będzie:
ilekroć będzie mowa o źródłach finansowania to do zastosowania będzie poniższy zapis:
„Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego.”.
4.5. Podstawowe minimalne wymagania dotyczące nośników medialnych kampanii:
4.5.1. Reklama internetowa adaptująca formy przekazu kampanii do formatów internetowych.
4.5.2. Reklama radiowa o długości nie mniej niż 30 sekund.
4.5.3. Reklama zewnętrzna na terenie Województwa Mazowieckiego (miniboardy), w przypadku
Warszawy tylko na trasach wylotowych (billboardy).
4.5.4. Raport końcowy kampanii wraz z rekomendacjami na 2010 rok.
4
5. Zakres zadań Wykonawcy i terminy ich wykonania
Moduł
Zadanie
Podzadanie
Zakres kluczowych czynności
wykonawcy
Termin wykonania
I
Opracowanie
przekazu kampanii
I.1. Koncepcja
kreacyjna przekazu
I.2. Ustalenie
harmonogramu
kampanii
I.3. Linia kreacji
I.1.1.Opis głównych założeń
koncepcji kreacyjnej (linii kreacyjnej).
I.2.1. Kampania ma trwać 2 tygodnie,
termin wykonania wskazuje
Zamawiający.
I.3.1. Hasło kampanii (Headline).
I.3.2. Scenariusze reklamy radiowej
nie mniej niż 30’ przedstawione będą
w formie pisemnej.
II.1.1. Opracowanie planu medialnego
poprzez wskazanie i uzasadnienie
stacji radiowych obejmujących swoim
zasięgiem całe Województwo
Mazowieckie, liczby, terminów, pasm
emisyjnych oraz zasięgu dotarcia do
grupy adresowej wyrażonego
wielkością współczynnika dotarcia
GRP (iloczyn zasięgu kampanii i
częstotliwości) w sumie.
II.2.1. Opracowanie harmonogramu
produkcji i realizacji wszystkich
nośników kampanii. Dla reklamy
radiowej harmonogram emisji zostanie
określony w ofercie Wykonawcy.
III.1.1. Wykonawca przedstawi
reklamy radiowe w formie pisemnej
celem oceny ich jakości i akceptacji
przez Zamawiającego.
Oferta Wykonawcy
II
Opracowanie
harmonogramu
produkcji i planu
medialnego
II.1. Dla reklam
radiowych
II.2. Dla wszystkich
nośników
III
Przeprowadzenie
Kampanii
III.1. Przygotowanie
projektów reklam
radiowych i boardów
Wymagane
ostateczne
zatwierdzenie
przez
Zamawiającego
X
W terminie 7 dni od
podpisania umowy.
V
Oferta Wykonawcy
Oferta Wykonawcy
X
X
Oferta Wykonawcy
X
Oferta Wykonawcy
V
Oferta Wykonawcy
V
5
III.2. Poprawienie
projektów reklam
radiowych i boardów
zgodnie z uwagami
Zamawiającego
III.3. Doprecyzowanie
linii kreacyjnej
III.4. Produkcja reklam
radiowych i boardów
III.1.2. Wykonawca przedstawi
projekty graficzne (układ, kolorystyka,
rodzaj tablicy) boardów, celem oceny
ich jakości i akceptacji przez
Zamawiającego.
III.2.1. Wykonawca jest zobowiązany
do poprawienia, zgodnie z sugestiami
Zamawiającego, projektów reklam
radiowych i boardów przed
uruchomieniem kampanii do momentu
ostatecznej akceptacji przez
Zamawiającego.
III.3.1. Propozycja identyfikatora
dźwiękowego do reklamy radiowej.
III.3.2. Dwa alternatywne projekty
reklamy internetowej.
III.3.3. Projekty graficzne reklamy
zewnętrznej.
III.4.1. Wykonawca przedstawi
Zamawiającemu graficzne, pisemne i
dźwiękowe materiały do reklam
radiowych i drukowanych przed
przystąpieniem do produkcji, dokona
również zalecanych przez
Zamawiającego korekt, po czym
przedstawi Zamawiającemu do
ostatecznej akceptacji wersje emisyjne
wszystkich materiałów reklamowych
przed rozpowszechnianiem.
Wykonawca zobowiązuje się do
weryfikacji materiałów reklamowych
zgodnie z zaleceniami i uwagami
zgłoszonymi przez Zamawiającego.
Oferta Wykonawcy
V
W terminie 5 dni od
przekazania uwag
Zamawiającego.
V
W terminie 30 dni od
podpisania umowy.
W terminie 30 dni od
podpisania umowy.
W terminie 30 dni od
podpisania umowy.
W terminie zgodnym
z opracowanym
harmonogramem
produkcji i planem
medialnym
przedstawionym w
Ofercie Wykonawcy
(zgodnie z zapisami
punktu II.1.).
V
V
V
V
6
III.5. Produkcja
reklamy internetowej
III.5.1. Wykonawca przedstawi
produkt finalny w oparciu o przekazy
kampanii radiowej i outdoorowej
odpowiednio dopasowany do
formatów internetowych do
wykorzystania na stronach
internetowych.
III.6. Emisja reklamy
internetowej
III.6.1. Reklama internetowa
adaptująca formy przekazu kampanii
do formatów internetowych.
III.7.1.Wykonawca dokona zakupu
czasu antenowego celem
przeprowadzenia kampanii.
III.7. Zakup mediów
III.8. Emisja,
publikacja, dystrybucja
III.8.1. Wykonawca skieruje do
emisji/publikacji materiały reklamowe
zaakceptowane przez Zamawiającego
w formatach wymaganych przez
media. Wykonawca zobowiązuje się
do nadzoru nad emisją/publikacją
materiałów reklamowych zgodnie z
zaakceptowanym przez
Zamawiającego planem medialnym i
harmonogramem produkcji
(Wykonawca będzie niezwłocznie
powiadamiał Zamawiającego o
wszelkich odstępstwach od planu
medialnego podczas emisji bądź
publikacji materiałów reklamowych).
W terminie zgodnym
z harmonogramem
produkcji
zaakceptowanym
przez Zamawiającego
a przygotowanym
zgodnie z zapisami
punktu II.2.
W terminie zgodnym
z zapisami punktu
II.1. i II.2.
W terminie zgodnym
z opracowanym
(zgodnie z zapisami
punktu II.1.).
W terminie zgodnym
z zapisami punktu
II.1. i II.2.
V
V
V
V
7
IV
Podsumowanie
kampanii
III.9. Reklama
zewnętrzna
III.9.1.Reklama zewnętrzna, na terenie W terminie zgodnym
Województwa Mazowieckiego
z zapisami punktu
(miniborady), w przypadku Warszawy II.1. i II.2.
tylko na trasach wylotowych
(billboardy). Możliwe jest tu
połączenie usług dwóch różnych firm.
X
IV.1. Raport końcowy
kampanii
I.1.1.Wykonawca zobowiązuje się do
opracowania raportu końcowego
kampanii po jej zakończeniu,
zawierającego podsumowanie
dotyczące efektywności kampanii i
rekomendacje na 2010 rok.
X
W terminie 30 dni po
zakończeniu
kampanii.
Legenda:
X – nie wymaga ostatecznego zatwierdzenia przez Zamawiającego (zadanie na poziomie Oferty Wykonawcy);
V – wymaga ostatecznego zatwierdzenia przez Zamawiającego (osoby zatwierdzające zostaną wyszczególnione w umowie).
8
6. Minimalne wymogi wobec ww. zakresu prac, które Wykonawca musi spełnić:
Ad. I.3.1.
Hasło kampanii musi obejmować swoim przekazem zakładane efekty realizacji projektów, czyli
cele komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki..
Ad. I.3.2.
Reklama radiowa o długości co najmniej 30 sekund powinna dotyczyć płaszczyzny strategicznomerytorycznej i werbalnej. Scenariusz zostanie przedstawiony w formie pisemnej.
Ponadto musi być ona spójna z założeniami kampanii Narodowej Strategii Spójności na lata 2007
– 2013 i jednocześnie podkreślać przynależność PO KL do EFS.
Ad. II.1.
Plan medialny musi uwzględniać łącznie minimum następujące warunki:
- radiowe spoty reklamowe powinny zostać wyemitowane co najmniej 300 razy
- spoty radiowe powinny zostać wyemitowane w stacjach regionalnych obejmujących swoim
zasięgiem całe województwo mazowieckie w godzinach między 7.00 i 23.00;
- współczynnik dotarcia do procenta osób w grupie docelowej nie może być mniejszy niż 800
GRP (iloczyn zasięgu kampanii i częstotliwości).
Pożądany przedział czasu emisji reklamy to pasmo popołudniowe i/lub wieczorne, transmitowane
w paśmie reklam poprzedzającym programy informacyjne i serwisy informacyjne.
Ad. III.2
Wykonawca przygotuje wszystkie materiały reklamowe do emisji/publikacji w formatach
wymaganych przez media.
Ponadto, po zakończonej kampanii informacyjno – promocyjnej, Wykonawca przekaże
Zamawiającemu na odpowiednich nośnikach komplet wszystkich materiałów w wersjach
ostatecznych przeznaczonych do emisji/publikacji. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do
nadzoru nad emisją/publikacją produktów kampanii informacyjno – promocyjnej zgodnie z
przedstawionymi/
zaakceptowanymi
przez
Zamawiającego
planami
medialnymi/
harmonogramami działań.
9
Ad. III.5.
Przed przygotowaniem projektów reklamy internetowej Wykonawca musi wziąć pod uwagę
rozwiązania techniczne oraz parametry, które umożliwią Zamawiającemu pełne wykorzystanie
reklamy internetowej.
Projekty graficzne reklamy internetowej muszą być spójne z pozostałymi produktami kampanii
informacyjno – promocyjnej. Ponadto projekty reklamy internetowej muszą przewidywać
możliwość zmiany jej rozmiaru bez utraty jakości i czytelności przekazu.
Ad. III.6.
Reklama internetowa adaptująca formy przekazu kampanii do formatów internetowych, w formie
zaproponowanej przez Wykonawcę, dostępnej w sieci przez cały czas trwania kampanii, ma być
zamieszczona na 5 portalach internetowych w serwisach informacyjno-publicystycznych
prowadzących w rankingach odwiedzin.
Ad. III.9.
Reklama zewnętrzna (wielkoformatowa):
- nośniki/tablice w miejscowościach do 100 000 mieszkańców. W okolicach siedzib urzędów
Gminy i Powiatu, kościołów, targów, itp. – do min. 140 tablic w regionie rozłożonych
równomiernie na jego terenie;
- wzdłuż tras „przelotowych”, w okolicach małych miejscowości i przy trasach wylotowych z
Warszawy – min. 50 tablic.
10
7. Termin wykonania zamówienia
Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji prac objętych zamówieniem od dnia podpisania
umowy i zakończyć ich realizację przed 01.12.2009 r. przy czym
Wykonawca zobowiązany będzie:
Wykonywać wszystkie działania według uzgodnionego z Zamawiającym harmonogramem, z
uwzględnieniem terminów na poszczególne etapy.
Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do
porozumiewania się z wykonawcami.
Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest w zakresie merytorycznym:
1. Agnieszka Łopieńska
Tel.(0-22) 295 20 33
e-mail: [email protected]
11