RP komunikacyjny 2008 - Program Rozwoju Obszarów

ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW 2007-2013
na 2008 r.
sporządzony dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego
1. Cele działań
Rok 2008 będzie pierwszym rokiem naboru i oceny wniosków do „działań regionalnych”
Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013.
Celem rocznego planu komunikacyjnego na rok 2008 jest:
1. promocja PROW 2007-2013 na obszarze województwa;
2. dotarcie z informacją o założeniach i celach Programu (ze szczególnym
uwzględnieniem „działań regionalnych”) oraz zasadach ubiegania się o środki do jak
najszerszego kręgu potencjalnych wnioskodawców;
3. przekazanie potencjalnym beneficjentom informacji na temat naborów wniosków o
pomoc oraz sposobu przygotowania się do aplikowania o środki w ramach działań
PROW 2007-2013, wdrażanych przez Samorząd Województwa Świętokrzyskiego.
Cel ten zostanie osiągnięty poprzez realizację następujących celów szczegółowych:
§
zapewnienie stałego dostępu jak najszerszemu gronu odbiorców do aktualnych
informacji o programie (strona internetowa, broszury, informacja telefoniczna oraz
konsultacje i doradztwo w Biurze PROW prowadzone przez pracowników);
§
propagowanie celów i założeń programowych poprzez organizację konferencji
regionalnych;
§
bieżące przekazywanie informacji o przygotowaniach do wdrażania działań, poprzez
organizację w siedzibie Biura PROW cyklicznych spotkań, z tematycznie dobranymi
grupami potencjalnych beneficjentów;
§
propagowanie podejścia LEADER poprzez uczestnictwo pracowników Biura PROW w
spotkaniach gminnych i powiatowych organizowanych we współpracy z jednostkami
samorządu terytorialnego z terenu województwa;
§
wymiana informacji i współpraca w zakresie przygotowywania wspólnych akcji
informacyjno – promocyjnych z innymi instytucjami zaangażowanymi w realizację
Programu, partnerami społecznymi i gospodarczymi, organizacjami pozarządowymi,
stowarzyszeniami, związkami branżowymi i instytucjami związanymi z sektorem
rolnym i obszarami wiejskimi;
2. Kategorie grup docelowych
1. Potencjalni beneficjenci „działań regionalnych”:
§
Jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne;
§
LGD i podmioty je tworzące (partnerzy);
§
Kościoły i związki wyznaniowe;
§
Przedstawiciele sektora gospodarczego, organizacje pozarządowe oraz inne
podmioty, których działalność związana jest bezpośrednio lub pośrednio z sektorem
rolnym i rozwojem obszarów wiejskich.
2. Centra Doradztwa Rolniczego, Ośrodki Doradztwa, Izby Rolnicze oraz inne
organizacje i podmioty, których działalność związana jest bezpośrednio lub pośrednio
z sektorem rolnym i rozwojem obszarów wiejskich;
3. Ludność zamieszkała na obszarach wiejskich.
3. Opis planowanych działań informacyjnych i promocyjnych oraz sposób ich
realizacji, w tym wizualizacja
A. Strona internetowa
Jest prowadzona i na bieżąco aktualizowana strona internetowa www.sbrr.pl, na której, w
zakładce PROW 2007-2013 prezentowane są informacje nt. działań „regionalnych”
(kategorie beneficjentów i projektów, kryteria dostępu, rodzaje kosztów kwalifikowalnych,
itd.), zamieszczane są aktualności w zakresie prowadzonych spotkań i konferencji, linki na
strony MRiRW oraz ARiMR, kontakty (telefoniczne, e-mailowe) do pracowników
merytorycznych Biura PROW. Na stronie prezentowane są również wybrane projekty
dofinansowane w ramach SPO-ROL 2004-2006 w celu promowania dobrych praktyk wśród
potencjalnych beneficjentów PROW.
Po wejściu w życie stosownych rozporządzeń na stronie zamieszczone zostaną wzory
obowiązujących dokumentów programowych, ukazywać się będą ogłoszenia o naborach
wniosków, zamieszczane będą dokumenty i instrukcje dla beneficjentów pomocne w
realizacji kolejnych faz projektu (zarządzanie projektem, rozliczanie, itp.)
B. Bieżące informowanie o Programie w siedzibie Biura PROW
W ramach Biura PROW działa Kancelaria, która udziela ogólnych informacji – w siedzibie
oraz przez telefon, ewentualnie kieruje do właściwego merytorycznie pracownika w
sprawach szczegółowych. Numery telefonów do Biura PROW, pod którymi można uzyskać
informacje podane są na stronie internetowej www.sbrr.pl.
C. Stała ekspozycja w siedzibie Biura PROW
W siedzibie Biura PROW potencjalni beneficjenci oraz inne zainteresowane osoby otrzymają
broszury i inne materiały informacyjno-promocyjne nt. PROW 2007-2013, które rozłożone
są w ogólnodostępnych i widocznych miejscach. Wszystkie pomieszczenia biurowe
oznakowane są imiennymi tabliczkami, na których stałym elementem jest logo PROW 2007-
2013.
D. Spotkania informacyjne dla grup beneficjentów w siedzibie biura
Od połowy 2007 r., cyklicznie organizowane są spotkania informacyjne dla wybranych grup
potencjalnych beneficjentów w celu przekazania aktualnych i szczegółowych informacji nt.
postępu przygotowań do wdrażania PROW 2007-2013.
Zakłada się, że w 2008 r. spotkania w siedzibie Biura PROW organizowane będą średnio raz
na kwartał dla 3-4 grup (ok. 30 osób w grupie). W I półroczu 2008 r. spotkania będą miały na
celu przygotowanie potencjalnych beneficjentów do wdrażania działań (kryteria wyboru
projektów, wniosek o dofinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami, procedury
związane z przygotowaniem, oceną i wyborem projektów), w II półroczu – dotyczyć będą
prawidłowej realizacji przez beneficjentów dofinansowanych projektów (zarządzanie
projektem, rozliczenia finansowe, kontrola, itp.).
Uczestnicy otrzymywać będą pakiet materiałów informacyjnych (drukowanych lub na
nośnikach elektronicznych), jak również materiały reklamowe (teczki, torby, notesy,
długopisy, itp.) oznakowane logiem UE oraz PROW 2007-2013.
E. Uczestnictwo w konferencjach, targach i innych wydarzeniach promocyjnych
Pracownicy Biura PROW biorą udział w konferencjach, targach i innych wydarzeniach
promocyjnych organizowanych przez zewnętrzne organizacje i instytucje związane z
sektorem rolnym i rozwojem obszarów wiejskich. Udział w regionalnych i ogólnopolskich
wydarzeniach informacyjno-promocyjnych służy promocji PROW 2007-2013.
Zakłada się, że w 2008 r. pracownicy Biura PROW wezmą udział w 2 wydarzeniach
informacyjno-promocyjnych regionalnych lub ogólnopolskich. W trakcie konferencji i
targów organizowane będą stoiska informacyjne, rozdawane będą broszury i inne materiały
promocyjno-informacyjne dot. Programu.
F. Materiały informacyjne i promocyjne
1. W III kwartale 2008 r. zostanie wydana kolorowa broszura mająca na celu prezentację
działań PROW 2007-2013 (kategorie działań, warunki konieczne do uzyskania wsparcia,
itp.). Broszura w ilości 1000 egzemplarzy będzie dystrybuowana w trakcie spotkań
informacyjnych, konferencji, w siedzibie Biura PROW, itp.
2. W celu promocji loga PROW 2007-2013 oraz wkładu Wspólnoty w rozwój obszarów
wiejskich (wizualizacja Programu) planuje się wydanie materiałów reklamowych w postaci:
toreb, teczek, kubków, notesów, długopisów, itp. (razem ok. 2000 szt.)
Materiały reklamowe będą dystrybuowane w trakcie spotkań informacyjnych, konferencji, w
siedzibie Biura PROW przedstawicielom wszystkich grup docelowych wymienionych w
planie komunikacyjnym.
G. Ogłoszenia w prasie regionalnej
W związku z faktem, iż rok 2008 będzie pierwszym rokiem naboru wniosków do „działań
regionalnych” PROW 2007-2013 zakłada się, że począwszy od II kwartału w prasie o
zasięgu wojewódzkim publikowane będą ogłoszenia w sprawie naboru wniosków.
Ogłoszenia, oprócz funkcji informacyjnej, służyć będą promocji PROW 2007-2013 oraz
wkładu Wspólnoty w rozwój obszarów wiejskich (logo PROW 2007-2013 oraz UE).
Zakładając, że w 2008 r. rozpocznie się wdrażanie wszystkich działań regionalnych (1.7. –
dwa schematy; 3.3.; 3.4.; 4.1.; 4.2. oraz 4.3.) w prasie opublikowanych zostanie co najmniej
5 ogłoszeń.
H. Uczestnictwo pracowników Biura PROW w spotkaniach organizowanych przez LGD
W 2007 r. w związku z przygotowaniami do wdrożenia podejścia Leader w woj.
świętokrzyskim prowadzona była szeroko zakrojona akcja informacyjna, w wyniku której
przedstawiciele jst. oraz sektora społecznego i gospodarczego podejmują działania mające na
celu tworzenie i rejestrację Lokalnych Grup Działania. Pracownicy Biura PROW towarzyszą
zawiązującym się partnerstwom udzielając wsparcia merytorycznego i uczestnicząc w
organizowanych spotkaniach.
Zakłada się, iż w 2008 r. spotkania gminne i powiatowe będą kontynuowane w I kwartale
2008 r. W trakcie spotkań omawiane są zagadnienia dotyczące formy prawnej LGD, projekt
deklaracji członkowskiej i statutu, wymogi formalno-prawne związane z rejestracją w KRS,
itp.
I. Konferencje organizowane poza siedzibą Biura PROW:
Biuro PROW zorganizuje konferencję uruchamiającą wdrażanie osi 4. Leader w woj.
świętokrzyskim (II półrocze 2008 r.)
Konferencja adresowana będzie do przedstawicieli samorządów, Lokalnych Grup Działania,
instytucji zaangażowanych w realizację Programu, partnerów społecznych i gospodarczych,
organizacji pozarządowych, związków branżowych i instytucji związanych z sektorem
rolnym i obszarami wiejskimi. W konferencji udział weźmie ok. 130 osób. Uczestnicy
otrzymają pakiet materiałów konferencyjnych. W trakcie konferencji promowane będzie
logo UE oraz PROW 2007-2013.
Rezultatem ww. konferencji będzie:
- Dotarcie z rzetelną i kompleksową informacją nt. osi 4 LEADER w ramach PROW
2007-2013 do jak najszerszego grona potencjalnych beneficjentów oraz innych
zainteresowanych środowisk;
- Zainteresowanie problematyką obszarów wiejskich jak najszersze kręgi
potencjalnych partnerów społecznych i gospodarczych;
Osiągnięcie ww. rezultatów pozwoli na lepsze i szybsze wykorzystanie środków
pomocowych przeznaczonych na projekty realizowane za pomocą podejścia Leader w
perspektywie finansowej 2007-2013.
J. Stała wymiana informacji pomiędzy Biurem PROW a partnerami społecznymi i
gospodarczymi.
W ramach biura PROW wyznaczona jest osoba odpowiedzialna za stały kontakt
(telefoniczny, e-mailowy), wymianę informacji, tworzenie i aktualizowanie baz danych
dotyczących Lokalnych Grup Działania, osób, instytucji i organizacji zaangażowanych we
wdrażanie Programu, a także związanych z sektorem rolnym oraz rozwojem obszarów
wiejskich.
Zakłada się, iż kontakty zaowocują wspólnymi przedsięwzięciami informacyjnopromocyjnymi w postaci konferencji, spotkań, itp.
………………………….............
W 2008 r. nie zakłada się produkcji i wydawania beneficjentom tablic informacyjnych w
celu ich umieszczenia w miejscu realizacji projektów. Mając na uwadze postęp prac
związanych z wdrażaniem PROW 2007-2013 zakłada się, że realna potrzeba wydawania
tablic wystąpi na początku 2009 r. Z tego względu produkcja tablic informacyjnych zostanie
ujęta w rocznym planie komunikacyjnym na 2009 r.
4. Opis systemu wdrażania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań
wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdrażających
Za wykonywanie całości zadań jest odpowiedzialne Biuro PROW będące komórką
organizacyjną w Świętokrzyskim Biurze Rozwoju Regionalnego.
W realizację zadań zaangażowane są następujące stanowiska pracy:
1. stanowisko ds. kancelaryjnych – udzielanie ogólnych informacji w siedzibie oraz
przez telefon i ewentualne skierowanie do właściwego merytorycznie pracownika w
sprawach szczegółowych, utrzymanie i aktualizacja ekspozycji i wyłożonych
materiałów promocyjnych, obsługa spotkań i seminariów organizowanych w
siedzibie, itp.;
2. stanowisko ds. informacji i promocji – przygotowywanie planów komunikacyjnych i
innych dokumentów planistycznych, przygotowywanie projektów z zakresu
informacji i promocji, organizacja szkoleń, konferencji, seminariów i spotkań
informacyjno-promocyjnych;
3. stanowisko ds. baz danych, monitoringu i sprawozdawczości – bieżące utrzymanie i
aktualizacja strony www we współpracy z pracownikami merytorycznymi;
4. Z-ca kierownika Biura PROW – nadzór nad prawidłową realizacją planu
komunikacyjnego.
Osobą upoważnioną do kontaktów w sprawie planu komunikacyjnego jest p. Renata
Kołodziej, tel. (0 41) 330-10-77, fax (0 41) 343-86-74, e-mail: [email protected]
5. Ramowy harmonogram
Działania informacyjne i
promocyjne
I kw.
II kw.
III kw.
IV kw.
A. Strona internetowa
B. Bieżące informowanie o
Programie w siedzibie
Biura PROW
C. Stała ekspozycja w
siedzibie Biura PROW
D. Spotkania informacyjne
dla grup beneficjentów w
siedzibie biura
E. Uczestnictwo w
konferencjach, targach i
innych wydarzeniach
promocyjnych
F. Materiały informacyjne i
promocyjne
G. Ogłoszenia w prasie
regionalnej
H. Uczestnictwo
pracowników Biura PROW
w spotkaniach
organizowanych przez jst.
I. Konferencje organizowane
poza siedzibą Biura PROW
J. Stała wymiana informacji
pomiędzy Biurem PROW a
partnerami społecznymi i
gospodarczymi
6. Indykatywny budżet (w złotych)
Działania informacyjne i
promocyjne
Nazwa
kosztu
IV kw.
Razem
działanie
11 000,00
11 000,00
44 000,00
--
1 000,00
2 000,00
I kw.
II kw.
III kw.
wynagrodzenie
pracownika
odpowiedzialne
go za informację
i promocję
11 000,00
11 000,00
delegacje, zakup
usług
--
1 000,00
A. Strona internetowa
B. Bieżące informowanie o
Programie w siedzibie
Biura PROW
C. Stała ekspozycja w
siedzibie Biura PROW
D. Spotkania informacyjne
dla grup beneficjentów w
siedzibie biura
E. Uczestnictwo w
konferencjach, targach i
innych wydarzeniach
promocyjnych
F. Materiały informacyjne i
promocyjne
zakup towarów i
usług
--
5 000,00
10 000,00
--
15 000,00
G. Ogłoszenia w prasie
regionalnej
zakup usług
--
2 000,00
2 000,00
1 000,00
5 000,00
H. Uczestnictwo
pracowników Biura
PROW w spotkaniach
organizowanych przez
jst.
delegacje
ŚW
--
--
--
0,00
--
--
--
10 000,00
10 000,00
ŚW
ŚW
ŚW
ŚW
0,00
11 000,00
19 000,00
23 000,00
23 000,00
76 000,00
I. Konferencje
organizowane poza
siedzibą Biura PROW
J. Stała wymiana informacji
pomiędzy Biurem
PROW a partnerami
społecznymi i
gospodarczymi
SUMA
zakup towarów i
usług (wynajem
sali,
usł.
gastronomiczna,
materiały
konferencyjne)
wynagrodzenie
pracownika
ŚW – środki własne
7. Sposób ewaluacji działań
W celu oceny skuteczności prowadzonych działań informacyjno-promocyjnych, a także
oceny efektywności i spójności wydatków ponoszonych w związku z realizacją planu
komunikacyjnego prowadzona będzie ewaluacja działań.
Działania w ramach rocznego planu komunikacyjnego podlegać będą ocenie na podstawie
raportu z realizacji działań informacyjno-promocyjnych w 2008 r., informacji zwrotnych
uzyskiwanych od uczestników konferencji i spotkań informacyjnych, opinii zbieranych za
pośrednictwem interaktywnych elementów strony internetowej oraz informacji od instytucji
zaangażowanych w promocję i informowanie o Programie.
W celu oceny jakościowej spotkań informacyjnych prowadzonych w Biurze PROW dla
określonych grup beneficjentów, a także w celu lepszego dostosowania tematyki spotkań do
potrzeb beneficjentów, wśród uczestników spotkań dystrybuowane będą ankiety
ewaluacyjne.