pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Polityki Społecznej
PS-II.431.3.9.2015.MS
PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej przeprowadzonej
w Stowarzyszeniu Pomocy „FELIX” w Gdańsku
dotycząca wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków
budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki
w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej
w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego
na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej –
Edycja 2014.
Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2015
2
I.
Zasady i warunki organizacji kontroli
Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia
23 stycznia 2009 r.
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206
o wojewodzie
z późn. zm.), art. 17
ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
(j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118 z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy
z dnia 12 marca 2004r.
o pomocy społecznej ( j.t.
Dz. U. z 2013 r. poz. 182
z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej
z dnia 23 marca 2005 r.
w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.)
oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego –
edycja 2014 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Stowarzyszeniu Pomocy
„FELIX’ w Gdańsku obejmująca wykorzystanie w 2014 r. środków budżetowych
przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań
z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono
w siedzibie Stowarzyszenia
Pomocy „FELIX” – Gdańsk, ul. Srebrniki 17 (budynek XXI parter). Pod adresem tym
funkcjonuje również Zespół Kształcenia Podstawowego i Gimnazjalnego nr 32 przy
Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym w Gdańsku , gdzie realizowana była znacząca
część działań finansowanych z dotacji Wojewody Pomorskiego w ramach projektu
„Bądź samodzielny”. Tutaj też przechowywana jest cała dokumentacja związana z tym
zadaniem.
Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez
Stowarzyszeniu Pomocy „FELIX’ w Gdańsku na podstawie umowy zawartej w 2014 r.
z Wojewodą Pomorskim.
Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie:
- merytorycznej poprawności realizacji zadania,
- warunków realizacji zadania,
- prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego
zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego
w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania),
- prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych,
- efektów zrealizowanego projektu.
3
Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie:
 ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182
z późń. zm.),
 ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1118 z późn. zm.),
 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r.
w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji
zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.
z 2011 r. Nr 6, poz. 25),
 ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885
z późn. zm.),
 ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2013 r. poz. 330
z późn. zm.)
 Umowa dotacyjna Nr 66/PS z dnia 16 czerwca 2014 r., zawarta pomiędzy Wojewodą
Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską –
Zastępcę Dyrektora
Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego a Stowarzyszeniem
Pomocy „FELIX” w Gdańsku reprezentowanym przez Hannę Straszewską – Prezesa
oraz Marka Piskulskiego – Wiceprezesa.
Kontrolę przeprowadziły w dniu 4 grudnia 2015 r.:
- Małgorzata Szady – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 361/2015
(PS-II.0030.28.2015.MS) z dnia 30 listopada 2015r.,
- Aneta Onichowska - inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego
Urzędu
Wojewódzkiego
w
Gdańsku,
posiadająca
(PS-II.0030.28.2015.MS) z dnia 30 listopada 2015r.,
W toku kontroli wyjaśnień udzielali:
- Hanna Straszewska – Prezes Stowarzyszenia ,
- Tadeusz Okrój – Koordynator zadania.
Upoważnienie
Nr
362/2015
4
II.
Ustalenia kontrolne:
W 2014 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Stowarzyszeniu Pomocy
„FELIX” w Gdańsku w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody
Pomorskiego
na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację
kwocie 10 000 zł na realizację programu:
 „Bądź samodzielny”– zgodnie z umową Nr 66/PS z dnia 16 czerwca 2014 r.
Istotą tego projektu było przeprowadzenie zajęć tematycznych (technicznych, kulinarnych,
rękodzielniczych, plastycznych) dla grupy dzieci i młodzieży z zaburzeniami psychicznymi –
pacjentów Wojewódzkiego Szpitala Psychiatrycznego (Gdańsk-Wrzeszcz, ul. Srebrniki),
Gdańskiego Centrum Zdrowia (Gdańsk- Nowy Port, ul. Oliwska), mieszkańców
Środowiskowego Domu Samopomocy „Młodzieżowy Szopen” (Gdańsk-Wrzeszcz, ul.
Chopina) oraz leczonych psychiatrycznie w formie ambulatoryjnej uczniów Zespołu
Kształcenia Podstawowego i Gimnazjalnego nr 32 (Gdańsk-Wrzeszcz, ul. Srebrniki).
Realizacja tego przedsięwzięcia miała za zadanie przygotować te osoby do pełnienia
właściwych ról w życiu codziennym poprzez uzyskanie praktycznych umiejętności oraz
pomóc im w żmudnym procesie usamodzielniania się. Wsparciem tym objęto prawie 100
uczestników
w
wieku
7-19
lat,
uczniów
klas
podstawowych,
gimnazjalnych
oraz ponadgimnazjalnych, z rozpoznaniem chorób i zaburzeń psychicznych (psychoza,
depresja, nerwica, fobie społeczne i szkolne, próby samobójcze, zaburzenia zachowania
i emocji, zaburzenia ze spektrum autyzmu). Listy obecności osób uczestniczących
w poszczególnych pracowniach (z uwzględnieniem miejsc ich przeprowadzania) stanowi
materiał dowodowy kontroli (Zał. Nr 1). Przeprowadzone w ramach projektu zajęcia służyły
wzmocnieniu samooceny młodych beneficjentów, poprawie wzajemnych relacji i lepszego
funkcjonowania w środowisku rówieśniczym i społecznym, przygotowaniu do samodzielnego
funkcjonowania w życiu codziennym, przygotowaniu do obywania praktyk zawodowych
(pracownia techniczna) - co w rezultacie wpływało korzystnie na ich stan zdrowia
psychicznego.
Realizacja tego zadania obywała się na terenie instytucji (partnerów Stowarzyszenia),
z których rekrutowała się większość jego uczestników czyli w pomieszczeniach Gdańskiego
Centrum
Zdrowia,
Środowiskowego
Domu
Samopomocy
„Młodzieżowy
Szopen”
oraz Zespołu Kształcenia Podstawowego i Gimnazjalnego nr 32 przy Wojewódzkim Szpitalu
Psychiatrycznym w Gdańsku. Ta ostania placówka stanowiła centrum koordynacji całego
5
przedsięwzięcia (to też siedziba Stowarzyszenia Pomocy „FELIX”). Jest to specjalistyczna
placówka edukacyjna, w której dzieci i młodzież z zaburzeniami psychicznymi, lecząca się
w warunkach szpitalnych i ambulatoryjnych może kontynuować naukę na poziomie
podstawowym, gimnazjalnym i ponadgimnazjalnym
(liceum). Otrzymują tu też pomoc
pedagogiczną i psychologiczną. Zajęcia, które realizowane były w ramach projektu odbywały
się po zajęciach szkolnych i stanowiły dodatkowe wsparcie terapeutyczne wraz z ciekawą
ofertą spędzania czasu wolnego. W pomieszczeniach udostępnionych przez poszczególnych
partnerów
(w tym będących w dyspozycji Zespołu Kształcenia Podstawowego
i Gimnazjalnego nr 32) realizowane były zajęcia w ramach następujących pracowni:
 Kulinarna – przygotowywanie prostych potraw, pieczenie ciast (również na potrzeby
różnych uroczystości integrujących poszczególne społeczności terapeutyczne),
opracowanie zdrowych i tanich jadłospisów, kształtowanie nawyków
higieny
i organizacji pracy w kuchni,
 Plastyczna – poznawanie nowych technik plastycznych, rozwijanie zdolności
manualnych, nauka estetycznego dekorowania pomieszczeń, przygotowywanie
rekwizytów do przedstawień teatralnych,
 Techniczna – organizacja warsztatu pracy, nabycie umiejętności stosowania
podstawowych
narzędzi
i
elektronarzędzi
(przygotowanie
do
uczestnictwa
w praktykach zawodowych), poznanie zasad BHP, wykonywanie prostych elementów,
przygotowanie dekoracji do przedstawień teatralnych, rozwijanie zainteresowań
i uzdolnień,
 Rękodzielnicza - szycie na maszynie prostych form, przyszywanie guzików, naprawa
i przeróbka odzieży, robótki ręczne, przygotowywanie kostiumów do przedstawień
teatralnych.
Szczegółowy opis tematów podejmowanych przez poszczególne pracownie stanowi materiał
dowodowy kontroli (Zał. Nr 2). Zajęcia prowadzone były przez pedagogów-wychowawców,
posiadających długoletni staż pracy na oddziałach psychiatrycznych i umiejętności niezbędne
do prowadzenia ww. pracowni.
Zadanie, które zostało wsparte w 2014 r. dotacją Wojewody Pomorskiego, poprawiło jakość
życia dzieci i młodzieży z zaburzeniami psychicznymi poprzez rozwój ich zainteresowań
oraz nabycie i poszerzenie praktycznych umiejętności, użytecznych w życiu codziennym
i przyszłej edukacji (praktyki zawodowe).
Działania podejmowane w ramach projektu
przyczyniły się także do podniesienia poczucia własnej wartości wśród jego uczestników,
6
spowodowały wzrost ich
kompetencji społecznych - wpływając w ten sposób
na zmniejszenie się poziomu izolacji społecznej tej grupy osób. Realizacja zadania została
pozytywnie odebrana przez jego uczestników co zostało wskazane
w podsumowującej
projekt informacji (informacja ta stanowi materiał dowodowy kontroli – Zał. Nr 3).
Przedsięwzięcie to również zacieśniło i poszerzyło zakres współpracy lokalnych partnerów
działających na rzecz dzieci i młodzieży z zaburzeniami psychicznymi.
Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono
celowość wykorzystania przekazanej w 2014 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji
i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków,
stanowiącym załącznik do zawartej umowy. Kwotę
przyznanej dotacji przeznaczono
na wydatki związane z zakupem materiałów, sprzętów i narzędzi niezbędnych
do funkcjonowania poszczególnych pracowni. Całkowity koszt
realizacji tego projektu
wyniósł ogółem 22.160 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk (10 000
zł – co stanowi 45,1%), środki finansowe własne (1.020 zł – co stanowi 4,6%) oraz
wyceniony wkład osobowy (11.140 – co stanowi 50,3%). Stwierdzono, że Organizacja nie
przekroczyła określonego w umowie procentowego udziału dotacji w całkowitych
kosztach zrealizowanego zadania.
Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia
zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania).
Stwierdzono, iż wszystkie
te dokumenty gromadzone są w sposób uporządkowany
i zawierają w większości wszystkie niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie – drobne
usterki w tym zakresie zostały poprawione w trakcie kontroli. Księgowość Organizacji
prowadzona jest w sposób ograniczony. Sporządzane są na koniec danego roku: Rachunek
wyników i Bilans (wraz z załącznikiem)
raz Sprawozdanie finansowe (wszystkie te
dokumenty sporządzone za rok 2014 stanowią materiał dowodowy kontroli – Zał. Nr 4).
Prowadzona jest również Podatkowa księga przychodów i rozchodów
oraz Ewidencja
środków trwałych - gdzie zostały szczegółowo rozpisane wydatki (i zakupione środki trwałe)
pokryte z otrzymanej z Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego dotacji. W sytuacji gdy była to
jedyna dotacja jaką dysponowało na swoje działanie Stowarzyszenie w 2014 r., taka metoda
opisywania sposobu wydatkowania otrzymanych kwot mogła spełnić wymóg
odrębnej
ewidencję środków finansowych pochodzących z dotacji. Jednak dalsza, coraz bardziej
profesjonalizująca się działalność Stowarzyszenia wymaga prowadzenia pełnej
księgowości, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994
7
o rachunkowości (tym bardziej, że Stowarzyszenie uzyskało status organizacji pożytku
publicznego, który stawia większe wymagania w tym zakresie).
Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli:
1. Realizowany w 2014 r. przez Stowarzyszenie Pomocy „FELIX” w Gdańsku projekt przy
wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty:
- umożliwiono udział dzieci i młodzieży z zaburzeniami psychicznymi leczącymi się
w warunkach szpitalnych i ambulatoryjnym w popołudniowych zajęciach tematycznych
mających na celu rozwinięcie ich zainteresowań i nabycie praktycznych umiejętności
użytecznych w codziennym funkcjonowaniu i dalszej edukacji (praktyki zawodowe). Zajęcia
te wpłynęły również na zmniejszenie poziomu niedostosowania społecznego tych osób,
pozwoliły im w sposób konstruktywny wyładować agresję i pokazać inne, atrakcyjne sposoby
spędzania wolnego czasu.
- realizacja zadania (prowadzenie pracowni) na terenie różnych placówek zajmujących się
profesjonalnie wsparciem dzieci i młodzieży z zaburzeniami psychicznymi spowodowała
zacieśnienie i poszerzenie zakresu ich wzajemnej współpracy.
2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi
z dotacji, nie budzi większych zastrzeżeń. Jednak, aby zapewnić Stowarzyszeniu dalszy,
prawidłowy rozwój i profesjonalizację działań
wskazane jest prowadzenie pełnej
księgowości.
Biorąc pod uwagę powyższe wnioski (merytoryczne oraz dotyczące rozliczeń i prowadzenia
dokumentacji finansowej) uznaje się końcowy wynik kontroli za pozytywny.
*
*
*
Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących
egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki.
Prezesowi kontrolowanej jednostki zgodnie
z § 16
Rozporządzenia Ministra Polityki
Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz.
8
U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału
Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie 7 dni
od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń.
Gdańsk, dnia 21 grudnia 2015 r.
Jednostka kontrolowana:
Stowarzyszenie Pomocy „FELIX”
80-282 Gdańsk, ul. Srebrniki 17/XXI
Kontrolujący:
Starszy Inspektor Wojewódzki
/-/ Małgorzata Szady
Prezes Zarządu
Inspektor Wojewódzki
/-/ Hanna Straszewska
/-/ Aneta Onichowska
Wiceprezes
/-/ Marek Piskulski