Zarządzanie wiedzą Wewnętrzna formalna

Zarządzanie wiedzą
dr Janusz Sasak
[email protected]
Rodzaje wiedzy
Wewnętrzna formalna
Wewnętrzna cicha
Zewnętrzna formalna
Zewnętrzna cicha
Wewnętrzna formalna
Regulaminy,
Instrukcje,
Bazy danych,
Struktura organizacyjna,
Procedury
1
Wewnętrzna cicha
Kapitał ludzki,
Doświadczenie pracowników,
Relacje między członkami organizacji
Zewnętrzna formalna
Media
Internet
Uwarunkowania prawne
Publiczne banki informacji
Współpraca międzynarodowa
Wiedza formalna kontrahentów
Zewnętrzna cicha
Wiedza nieformalna kontrahentów,
Środowiska naukowe
Zespoły badawczo – rozwojowe,
Organizacje pozarządowe,
Otoczenie organizacji – ludzie.
2
Źródła wiedzy wykorzystywanej
w zarządzaniu
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Umysł
Pracowników
Dokumenty
papierowe
Dokumnety
elktroniczne
Komputerow
bazy danych
Koncepcje zarządzania wiedzą
Kodyfikacja
Personalizacja
Koncepcje zarządzania wiedzą
Strategia konkurowania
Kodyfikacja - Wprowadzenie wysokiej jakości
szybkich i niezawodnych systemów
informacyjnych ułatwiających szerokie
zastosowanie skodyfikowanej wiedzy
Personalizacja - Ukierunkowanie indywidualnej wiedzy specjalistycznej na twórcze,
profesjonalne, rozwiązywanie problemów
strategicznych
3
Koncepcje zarządzania wiedzą
Strategia zarządzania wiedzą
Kodyfikacja - Od ludzi do dokumentów:
Tworzenie systemu dokumentacji elektronicznej,
który kodyfikuje, magazynuje, rozpowszechnia i
umożliwia ponowne wykorzystanie wiedzy
Personalizacja - O osoby do osoby: Tworzenie
sieci instytucji łączących ludzi i umożliwiających
dzielenie się wiedzą osobistą
Koncepcje zarządzania wiedzą
Technologia informacyjna
Kodyfikacja - Silne inwestowani w technologię
informacyjną, które ma na celu powiązanie ludzi
ze skodyfikowaną wiedzą
Personalizacja - Średni poziom inwestowania
w technologię, którego celem jest ułatwianie
dyskusji i wymiany specjalistycznej informacji
Współczesne systemy wspomagające ZW
Group Collaboration Systems - personalizacja
Artificial Intelligence Systems) - kodyfikacja
4
Bariery ZW
Terminologia
Deficyt narzędzi
Możliwości pomiaru
Inercja operacyjna
Problem ochrony danych osobowych
Brak zaufania do nowych technologii
„Uniwersalne” narzędzia informatyczne
Brak wsparcia kadry kierowniczej
Obawy przed zmianami
Lokalizowanie wiedzy
Wiedza wewnętrzna jawna
Wiedza wewnętrzna ukryta
Wiedza zewnętrzna jawna
Wiedza zewnętrzna ukryta
Problemy lokalizacji wiedzy wewnętrznej
kto nad czym pracuje,
jakie kompetencje są w firmie rozwijane,
kto dysponuje informacjami najważniejszymi z
punktu widzenia organizacji,
jakie są zasady dzielenia się wiedzą;
które sieci wymiany informacji mają
największe znaczenie?
wiedza zbiorowa - polega na rodzaju relacji
pomiędzy jednostkami
5
Problemy lokalizacji wiedzy zewnętrznej
Gdzie są eksperci;
Bnchmarking partnerzy;
Jak skutecznie wymieniać wiedzę z otoczeniem;
Czego potrzebują kontrahenci
Działania
ustalenie braków wiedzy i umiejętności
Właściwe opisanie kultury organizacji –
(zwłaszcza niepisane reguły);
nadmiar informacji – selekcja tych obszarów i
źródeł wiedzy, które będą potrzebne do
umocnienia istniejących kompetencji lub do
wytworzenia nowych;
Działania
określenie kompetencji;
specjalizacja i decentralizacja;
Wdrożenie systemów selekcji informacji;
Ochrona wiedzy.
6
Cechy sprzyjające lokalizowaniu i
pozyskiwaniu wiedzy
płaskie struktury organizacyjne;
wspieranie nieformalnych sieci
komunikacyjnych (zespołu interdyscyplinarne)
narzędzia informatyczne – listy mailingowe,
grupy dyskusyjne;
Opracowana mapa kwalifikacji
Cechy sprzyjające lokalizowaniu i
pozyskiwaniu wiedzy
Opracowana mapa źródeł wiedzy i zasobów
informacji;
System rejestrowania doświadczeń nabytych
podczas realizacji projektów, ujawnianie
informacji o projektach bieżących, bezpośredni
kontakt z osobami realizującymi projekty
Sposoby pozyskiwania wiedzy
Kontakty z udziałowcami, dostawcami,
konkurencją, firmami partnerskimi, klientami
Badanie potrzeb, elastyczności popytowej i
dochodowej, zarządzanie reklamacjami;
Zdobywanie ekspertów zewnętrznych:
Wykorzystywanie firm doradczych
Kontakty z agencjami badania rynku, brokerami
wiedzy
7
Kanały pozyskiwania wiedzy
Współpraca ze stowarzyszeniami branżowymi,
uczelniami, instytutami badawczymi;
Zakup wiedzy (patenty, oprogramowanie, wzory
użytkowe);
Produkty związane z wiedzą;
Inne kanały pozyskiwania wiedzy zewnętrznej
(targi, seminaria, konferencje, misje
technologiczne)
Proces rekrutacji
Problemy z pozyskiwaniem wiedzy
Odrzucanie zewnętrznej wiedzy;
Tworzenie, a pozyskiwanie wiedzy;
Zdolności absorpcyjne firm.
Elementy pozyskiwaniem wiedzy
Podziału pracy
Tworzenie sieci pozyskiwania wiedzy
Budowa sieci ekspertów
Budowa sieci firm (klastry)
Sieci tematyczne
Internet, Intranet, Extranet
8
Rozwój wiedzy
Rozwijanie wiedzy polega na celowym
tworzeniu nowych kompetencji we
wszystkich dziedzinach funkcjonowania
organizacji (nie sprowadzają się jedynie do
działu B+R)
Innowacje
procesowe,
produktowe,
technologiczne
funkcjonalne
organizacyjne,
marketingowe
kulturowe
Problemy rozwoju wiedzy
nowa wiedza (innowacje) budzi niechęć
Zamiana tradycyjnych metod produkcji na
nowoczesne
Zamiana klasycznych metod zarządzania na
nowoczesne
Podważanie pozycji pracowników;
Innowacje kreują błędy (konieczność
tolerowania błędów i traktowania ich jako nowej
wiedzy;
9
Problemy rozwoju wiedzy
Zmiana kultury organizacyjnej;
Budowanie efektywnych mechanizmów;
wykorzystania wiedzy zbiorowej w procesie
rozwoju kompetencji firmy;
Modyfikacja procesów komunikacji,
Opracowanie mechanizmów interakcji;
Przejrzystość i integracja zasobów);
Elementy skutecznego rozwoju wiedzy
Kształtowaniu warunków do rozwoju wiedzy,
Dyskretna kontroli procesu ( burze mózgów),
Wsparcie dla pracy grupowej,
Stymulowanie kreatywności,
Odkrywanie talentów
Elementy skutecznego rozwoju wiedzy
zachęty finansowe;
ujawnianie wszystkich błędów;
zespoły ds. produktów
Zespoły do spraw procesów
Benchmarking
Outsourcing
10
Rozpowszechnianie wiedzy
Praca zespołowa,
Organizacje wirtualne;
Nauka na błędach;
Przepisy na sukces;
Sposoby unikania błędów
Rozpowszechnianie wiedzy
powielanie wiedzy (szkolenia);
dzielenie się doświadczeniami z realizowanych
projektów;
Dokumentowanie przebiegu działań;
Wymiana bieżących doświadczeń;
Problemy rozpowszechniania wiedzy
kto i w jakim zakresie powinien dysponować
wiedzą?
wyłączenie pewnych aktywów z obiegu
zakres dostępu do wiedzy zależny od struktury
organizacji
11
Problemy rozpowszechniania wiedzy
Dzielenie się wiedzą ma sens tylko w
określonych granicach;
Powielanie wiedzy, a zabezpieczenie interesów
firmy;
Systemy zarządzania (TQM lub time – based
management) a kanały komunikacyjne
Rozwiązania rozpowszechniania wiedzy
dzielenie się wiedzą poprzez o kontakty –
osobiste, tele i video konferencje, komunikatory;
stymulowanie kontaktów nieformalnych;
system wynagradzania (premiowania)
powiązany z system wymiany informacji;
Rozwiązania rozpowszechniania wiedzy
efektywne narzędzia komunikacyjne:
listy mailingowe,
fora dyskusyjne,
biuletyny wewnętrzne
FAQ (Frequently Asked Questions )
upowszechnianie najlepszych rozwiązań –
benchmarking zewnętrzny;
12
Rozwiązania rozpowszechniania wiedzy
Obowiązkowe dokumentowanie standardowych
procedur;
systemy informatyczne:
ERP,
CRM,
SWD,
elektroniczny obieg dokumentów,
elektroniczne systemy wymiany danych „szyte
na miarę z zapasem”;
Zasady wykorzystania wiedzy
Wiedza musi byś wykorzystywana
Aktualizacja po każdym wykorzystaniu
Odpowiednia prezentacja wiedzy
Wpychanie i wyciąganie wiedzy
Rutyna niszczy wiedzę
Zasady wykorzystania wiedzy
Zapewnienie czytelności dokumentów
Zmiana zarządzania z „hierarchicznego”
na „przestrzenne”
Budowa infrastruktury udostępniania
wiedzy
Wspieranie pracowników
wykorzystujących nową wiedzę
13
Retencja wiedzy - etapy
Selekcja wiedzy
Nadanie formy
Przechowywanie
Aktualizowanie
Retencja wiedzy - etapy
Selekcja wiedzy
przedmiot wyboru;
zasady wyboru;
Retencja wiedzy - etapy
„Pamięć organizacji” (restrukturyzacja);
Kasowanie zasobów wiedzy – pułapka
nieprzydatności wiedzy.
14
Retencja wiedzy - zasady
kształcenie następców
protokołowanie spotkań
wspólne definiowanie pojęć przez zespół
stabilność zatrudnienia
doświadczenie jako punkt wyjścia do
usprawnień
Retencja wiedzy - zasady
systemy elektroniczne
pamięć zbiorowa
prowadzenie dokumentacji
właściwy wybór czynności poddawanych
dokumentowaniu
Pomiar wiedzy - problemy
Względność wartości wiedzy
Szacowanie wartości zasobów:
ukazanie zmian jakie zaszły w zasobach,
zinterpretowaniu tych zmian w odniesieniu do
założonych celów zarządzania wiedzą
15
Pomiar wiedzy - problemy
Podejście ilościowe – nierealistyczne
analiza związków przyczynowo-skutkowych
pomiary pośrednie przy użyciu wskaźników
wiedzy
Pomiar wiedzy - problemy
Podejście ilościowe – nierealistyczne
analiza związków przyczynowo-skutkowych
pomiary pośrednie przy użyciu wskaźników
wiedzy
16