Załącznik do Zarządzenia Nr 406/11

Załącznik
do Zarządzenia Nr 406/11
Prezydenta Miasta Zduńska Wola
z dnia 28 września 2011 roku
§ 1. Ustala się Procedury, które mają zastosowanie w Urzędzie Miasta przy realizacji
Projektu pn. „Rewitalizacja Centrum Miasta Zduńska Wola”
1) Struktura organizacyjna, system podległości oraz podział zadań, zgodnie z brzmieniem
załącznika – Procedura Nr 1;
2) Dokonywanie zmian w Procedurach zarządzania, zgodnie z brzmieniem załącznika –
Procedura Nr 2;
3) Imienny wykaz osób biorących udział w realizacji Projektu - zgodnie z brzmieniem
załącznika Nr 3 – Procedura Nr 3
4) System monitorowania, zgodnie z brzmieniem załącznika – Procedura Nr 4
5) Prowadzenie działań informacyjnych, zgodnie z wymaganiami Komisji Europejskiej i
Instytucji Zarządzającej, zgodnie z brzmieniem załącznika – Procedura Nr 5;
6) Potwierdzanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem, zgodnie z brzmieniem
załącznika – Procedura Nr 6;
7) Archiwizacja dokumentów, zgodnie z brzmieniem załącznika – Procedura Nr 7
8) Działania następcze w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w realizacji Projektu,
zgodnie z brzmieniem załącznika – Procedura Nr 8;
9) Procedura zawierania, przechowywania i udostępniania umów, zgodnie z brzmieniem
załącznika – Procedura Nr 9.
10) Procedura prowadzenia rachunkowości oraz przepływów finansowych – zgodnie z
brzmieniem załącznika – Procedura Nr 10.
§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) działaniach następczych - naleŜy przez to rozumieć czynności podejmowane w celu
wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości;
2) EFRR – naleŜy przez to rozumieć Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego;
3) Instrukcji kancelaryjnej – naleŜy przez to rozumieć Rozporządzenie Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz.U. Nr 14 z 2011 roku)
4) Instytucji Zarządzającej – naleŜy przez to rozumieć Zarząd Województwa Łódzkiego;
5) nieprawidłowościach - naleŜy przez to rozumieć wszelkie naruszenie przepisów prawa
wynikające z zaniechania lub zaniedbania ze strony beneficjenta lub wykonawcy, które
spowodowało lub mogło spowodować szkodę w Projekcie;
6) Prezydencie Miasta - naleŜy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Zduńska Wola;
7) Projekcie - naleŜy przez to rozumieć projekt pn. Rewitalizacja Centrum Miasta Zduńska
Wola”
8) Wniosku aplikacyjnym – naleŜy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie Projektu do
Instytucji Zarządzającej
9) SIWZ – naleŜy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia;
10) umowie o dofinansowanie – naleŜy przez to rozumieć umowę zawartą pomiędzy
Beneficjentem - Miastem Zduńska Wola a Instytucją Zarządzającą;
11) Urzędzie Miasta - Urząd Miasta Zduńska Wola;
12) wykonawcy – naleŜy przez to rozumieć podmiot wyłoniony w ramach postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego.
13) Sekcja Finansowa – naleŜy przez to rozumieć komórki odpowiedzialne za finansową
realizację projektu oraz prowadzenie księgowości projektu
1
14) Sekcja Inwestycyjna – naleŜy przez to rozumieć komórkę odpowiedzialną za realizację
procesu inwestycyjnego projektu oraz zarządzanie projektem w czasie realizacji
15) Sekcja Środków Zewnętrznych – naleŜy przez to rozumieć komórkę odpowiedzialną za
współpracę z Instytucją Zarządzającą i realizację projektu zgodnie z wymogami RPO WŁ
§ 3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają obowiązujące w Urzędzie
Miasta regulacje, w tym szczególnie:
1) Zarządzenie Nr 70/11 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie
przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Zduńska Wola ze zmianami
wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 152/11 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 1 kwietnia
2011 roku
2) Zarządzenie Nr 290/2011 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 12 lipca 2011 roku w
sprawie przyjęcia zasad organizacji pracy oraz kontroli i zarządzania funduszami unijnymi w
Urzędzie Miasta Zduńska Wola
3) Zarządzenie Nr 100/10 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 12 marca 2010 roku w
sprawie przyjęcia Regulaminu Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Zduńska Wola
4) Zarządzenie Nr 1/11 Prezydenta Miasta z dnia 3 stycznia 2011 roku w sprawie
wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem
Nr 36/11 z dnia 31 stycznia 2011 r., Zarządzeniem Nr 41/11 z dnia 7 lutego 2011 r.,
Zarządzeniem Nr 216/11 z dnia 17 maja 2011 r.
5) Zarządzenie Nr 181/11 z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Zasad kontroli
funkcjonalnej i regulaminu systemu kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Zduńska Wola
2
Procedura Nr 1
Struktura organizacyjna, system podległości oraz podział zadań
1. Cel procedury: Określenie struktury organizacyjnej, systemu zarządzania oraz zadań i
zakresu obowiązków osób uczestniczących w procesie zarządzania Projektem.
2. Zakres stosowania: Procedura obowiązuje pracowników Urzędu Miasta Zduńska Wola
wskazanych w Procedurze Nr 3 oraz pozostałych pracowników wykonujących czynności przy
realizacji projektu.
3. Odpowiedzialność: jak w Procedurze Nr 3.
4. Podział zadań i odpowiedzialności w Urzędzie Miasta:
4.1. Kierownik Projektu - Prezydent Miasta.
4.2.Zastępca Kierownika Projektu – Zastępca Prezydenta Miasta: Kieruje realizacją
Projektu podczas nieobecności lub niemoŜności pełnienia swojej funkcji przez Kierownika
Projektu. Sprawuje nadzór nad przebiegiem Projektu w zakresie spraw prowadzonych przez
Biuro Inwestycji i Infrastruktury Technicznej i Biuro Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych .
4.3. Radca Prawny:
1) zapewnia obsługę prawną czynności wykonywanych w toku realizacji Projektu;
2) opiniuje pod względem prawnym umowy i inne dokumenty związane z realizacją
Projektu;
3) na bieŜąco współpracuje z osobami uczestniczącymi w realizacji Projektu w zakresie
wymagającym wiedzy prawniczej i interpretacji przepisów prawnych dotyczących Projektu.
4.4 Audytor Wewnętrzny:
1) sprawuje funkcję doradczą i opiniodawczą w zakresie spraw związanych z realizacją
określonych zadań na poszczególnych etapach Projektu, na wniosek Kierownika Projektu;
2) prowadzi audyt wewnętrzny realizowanych etapów w ramach Projektu, o ile zadanie to jest
ujęte w planie rocznym audytu wewnętrznego, lub poza planem na wniosek Prezydenta
Miasta.
4.5. Przewodniczący Sekcji Finansowej - Skarbnik Miasta Zduńska Wola:
1) odpowiada za finansową realizację Projektu;
2) nadzoruje prowadzenie odrębnej księgowości Projektu;
3) nadzoruje przebieg ciągłości finansowania Projektu zgodnie z harmonogramami i planami
oraz terminową realizację płatności, a w przypadku stwierdzenia błędów lub niezgodności
określa wytyczne do zastosowania zmian celem zapewnienia pełnej zgodności dokumentów
finansowych i merytorycznych z obowiązującymi przepisami i warunkami zawartymi w
umowach;
4) prowadzi wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych, w czasie
wykonywania dyspozycji płatniczych, z planem finansowym oraz w zakresie ich
kompletności i rzetelności;
5) otwiera rachunek bankowy Projektu o strukturze zaakceptowanej prze Instytucję
Zarządzającą;
3
6) zapewnia wgląd w dokumentację finansową Projektu w kaŜdej jego fazie przedstawicielom
Instytucji Zarządzającej, przedstawicielom Komisji Europejskiej, audytorom zewnętrznym
oraz innym organom kontrolnym za okazaniem stosownego upowaŜnienia zgodnie z
przepisami prawa;
7) nadzoruje dokonywanie zwrotu całości lub części płatności w przypadku stwierdzenia
naruszenia zasad i warunków zawartych w Umowie o dofinansowanie;
8) współpracuje z Przewodniczącym Sekcji Inwestycyjnej i Sekcji Środków Zewnętrznych ,
9) sprawuje nadzór nad przebiegiem Projektu w zakresie spraw prowadzonych przez Biuro
Finansowo – BudŜetowe oraz Biuro Dochodów
Przewodniczący Sekcji Finansowej – Skarbnik Miasta Zduńska Wola podlega słuŜbowo w
sprawach związanych z realizacją Projektu Kierownikowi Projektu - Prezydentowi Miasta.
4.6. I Zastępca Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Dyrektor Biura Finansowo –
BudŜetowego:
1) odpowiada za przestrzeganie procedur przy realizacji Projektu, zapisów umów zawartych
w zakresie Projektu;
2) prowadzi odrębną rachunkowość Projektu zgodnie z wymogami zawartymi w Umowie, w
szczególności zapewnienie prowadzenia systemu księgowania rejestrującego wszystkie
operacje na poziomie zadań dotyczących Projektu;
3) zapewnia ciągłość finansowania Projektu zgodnie z planem i harmonogramem oraz
uczestniczy przy modyfikowaniu harmonogramów wypłat i rozliczeń;
4) współpracuje z Sekcją Inwestycyjną w zakresie finansowej realizacji Projektu, zgodnie z
odpowiednimi zapisami odpowiednich kontraktów i planem płatności w szczególności w
zakresie ich terminowego ukończenia oraz pełnego i właściwego wykorzystania przekazanych
środków;
5) dokonuje zwrotu całości lub części płatności w przypadku stwierdzenia naruszenia zasad i
warunków zawartych w Umowie o dofinansowanie;
6) niezwłoczne informuje Przewodniczącego Sekcji Finansowej - Skarbnika Miasta o
nieprawidłowościach i zagroŜeniach w realizacji Projektu;
7) zastępuje Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Skarbnika Miasta w sprawach
związanych z Projektem, a takŜe w razie dłuŜszej niemoŜności pełnienia przez niego funkcji.
I Zastępca Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Dyrektor Biura Finansowo - BudŜetowego
podlega słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją Projektu Przewodniczącemu Sekcji
Finansowej – Skarbnikowi Miasta Zduńska Wola.
4.7. II Zastępca Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Dyrektor Biura Dochodów:
1) odpowiada za przestrzeganie procedur przy realizacji Projektu oraz zapisów umów
zawartych w zakresie Projektu;
2) występuje do Urzędu Skarbowego o wydanie zaświadczenia o statusie Miasta Zduńska
Wola jako podatnika podatku VAT, w terminach umoŜliwiających zgodne z harmonogramem
składanie wniosków o płatność;
3) informuje Koordynatora Projektu o uzyskanych wszelkich dochodach z wyłączeniem
odsetek bankowych, które powstają w związku z realizacją Projektu;
4) prowadzi wyodrębnioną księgowość dla Projektu w zakresie budŜetu, jednostki budŜetowej
(dochody) zgodnie z wymogami zawartymi w Umowie, w szczególności zapewnia
prowadzenia systemu księgowania rejestrującego wszystkie operacje na poziomie zadań
dotyczących Projektu;
5) niezwłocznie informuje Przewodniczącego Sekcji Finansowej - Skarbnika Miasta o
nieprawidłowościach i zagroŜeniach w realizacji Projektu;
4
6) zastępuje Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Skarbnika Miasta w sprawach
związanych z Projektem, a takŜe w razie dłuŜszej niemoŜności pełnienia przez niego funkcji.
II Zastępca Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Dyrektor Biura Dochodów podlega
słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją Projektu Przewodniczącemu Sekcji
Finansowej – Skarbnikowi Miasta.
4.8 Specjalista ds. finansowych budŜetu – pracownik Biura Dochodów Urzędu Miasta
Zduńska Wola:
1) kontroluje dowody księgowe pod względem formalno – rachunkowym;
2) dekretuje operacje gospodarcze budŜetu;
3) na bieŜąco ewidencjonuje operacje gospodarcze na kontach budŜetu w celu terminowego
przygotowania wszelkich wymaganych raportów, sprawozdań i innych dokumentów
dotyczących Projektu w zakresie finansowym;
4) sporządza kserokopie dokumentów księgowych potwierdzonych za zgodność z
oryginałem i przekazuje je Specjaliście ds. finansowych;
5) przechowuje oryginały dowodów księgowych do czasu przekazania do archiwum zgodnie
z wymogami prawnymi obejmującymi środki Unii Europejskiej;
6) przygotowuje dokumenty związane z Projektem w części dotyczącej spraw finansowych do
archiwizacji i przekazuje je do archiwum zakładowego w miejsce wyznaczone i odpowiednio
oznaczone dla Projektu.
7) przestrzega procedury realizacji Projektu, zapisów umów zawartych w sprawie Projektu
8) niezwłoczne informuje Skarbnika Miasta oraz Dyrektora Biura Dochodów o
nieprawidłowościach i zagroŜeniach w realizacji Projektu.
Specjalista ds. finansowych budŜetu podlega słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją
Projektu – II Zastępcy Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Dyrektorowi Biura Dochodów.
4.9. Specjalista ds. finansowych – pracownik Biura Finansowo-BudŜetowego Urzędu
Miasta Zduńska Wola:
1) kontroluje dowody księgowe pod względem formalno - rachunkowym oraz sprawdza
poprawność naniesionych przez komórkę merytoryczną danych określonych w instrukcji
obiegu dokumentów księgowych;
2) dekretuje operacje gospodarcze jednostki budŜetowej;
3) na bieŜąco ewidencjonuje operacje gospodarcze w celu terminowego przygotowania
wszelkich wymaganych raportów, sprawozdań i innych dokumentów dotyczących Projektu
w zakresie finansowym;
4) prowadzi na podstawie dowodów księgowych ewidencję wydatków;
5) współpracuje z Sekcją Inwestycyjną i Sekcją Środków Zewnętrznych w zakresie
finansowej realizacji Projektu, zgodnie z zapisami zawartymi w umowach oraz planem i
harmonogramem płatności w szczególności w zakresie ich terminowego ukończenia oraz
pełnego i właściwego wykorzystania przekazanych środków;
6) sprawdza rozliczenia poniesionych nakładów i powstałych efektów współfinansowanych
środkami Unii oraz ich ewidencję księgową;
7) niezwłoczne informuje Skarbnika Miasta oraz Dyrektora Biura Finansowo BudŜetowego o
nieprawidłowościach i zagroŜeniach w realizacji Projektu;
8) przygotowuje dokumenty związane z Projektem w części dotyczącej spraw finansowych do
archiwizacji i przekazuje je do archiwum zakładowego w miejsce wyznaczone i odpowiednio
oznaczone dla Projektu.
5
Specjalista ds. finansowych podlega słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją Projektu –
I Zastępcy Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Dyrektorowi Biura FinansowoBudŜetowego.
4.10. Specjalista ds. rozliczeń – pracownik Biura Finansowo-BudŜetowego Urzędu
Miasta Zduńska Wola:
1) dokonuje rozliczeń operacji gospodarczych zgodnie z harmonogramem płatności;
2) przestrzega terminów zapłaty;
3) monitoruje stan środków na wyodrębnionym rachunku;
4) przestrzega procedury realizacji Projektu oraz zapisy umów zawartych w zakresie Projektu;
5) niezwłoczne informuje Skarbnika Miasta oraz Dyrektora Biura Finansowo-BudŜetowego o
nieprawidłowościach i zagroŜeniach w realizacji Projektu.
Specjalista ds. rozliczeń podlega słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją Projektu I
Zastępcy Przewodniczącego
Sekcji Finansowej – Dyrektorowi Biura FinansowoBudŜetowego.
4.11. Przewodniczący Sekcji Inwestycyjnej – Dyrektor Biura Inwestycji i Infrastruktury
Technicznej
1) koordynuje prace związane z realizacją Projektu w ramach procesu inwestycyjnego;
2) współpracuje z osobami, biurami oraz podmiotami zaangaŜowanymi w realizację Projektu;
3) sprawuje nadzór nad właściwym przygotowaniem postępowań przetargowych dla Projektu;
4) zapewnia nadzór nad realizacją prac budowlanych zgodnie z zawartymi umowami z
wykonawcami dla poszczególnych etapów Projektu oraz przyjętym harmonogramem
rzeczowo – finansowym;
5) monitoruje prace inspektorów nadzoru, zgodnie z przyjętym harmonogramem rzeczowo –
finansowym projektu
6) określa zakres ewentualnych prac i wydatków dodatkowych wynikłych w trakcie realizacji
projektu;
7) niezwłocznie informuje Przewodniczącego Sekcji Środków Zewnętrznych – Dyrektora
Biura Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych oraz Koordynatora Projektu - pracownika Biura
Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych o wszelkich robotach dodatkowych, niezbędnych do
wykonania w ramach projektu tzw. kosztach niekwalifikowanych projektu oraz zmianie
przyjętego harmonogramu rzeczowego – finansowego projektu.
8) kontroluje zgodność zakresu rzeczowego robót z podpisanymi umowami;
9) nadzoruje wszystkie wydatki rzeczowe projektu pod kątem ich zgodności z Ustawą Prawo
zamówień publicznych, ustawą o finansach publicznych, wytycznymi Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007 – 2013 a takŜe zasadność ich
wydatkowania zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu przez Instytucję
Zarządzającą;
10) współpracuje z wykonawcami i inspektorami nadzoru, udostępnia niezbędne informacje i
dokumenty oraz opiniuje w zakresie technicznym przedłoŜone zgodnie z zawartymi
kontraktami dokumenty;
11) rozpatruje sprawy zgłaszane przez mieszkańców miasta, zgłaszanych w trakcie realizacji
projektu;
12) sprawdza faktury pod względem merytorycznym oraz kwalifikacji kosztów, zgodnie ze
złoŜonym wnioskiem aplikacyjnym dla Projektu;
13) wnioskuje w razie potrzeby w sprawach zmian w strukturze wewnętrznej osób
realizujących Projekt dla zapewnienia jego prawidłowej realizacji.
6
Przewodniczący Sekcji Inwestycyjnej – Dyrektor Biura Inwestycji i Infrastruktury
Technicznej podlega słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją Projektu - I Zastępcy
Kierownika Projektu – Zastępcy Prezydenta Miasta.
4.12. Przewodniczący Sekcji Środków Zewnętrznych – Dyrektor Biura Rozwoju i
Funduszy Zewnętrznych
1) nadzoruje prawidłowy obieg dokumentacji i przekazywania informacji związanych z
realizacją Projektu do Instytucji Zarządzającej oraz osób i podmiotów zaangaŜowanych w
realizację projektu;
2) nadzoruje działania związane ze zmianą zapisów umowy o dofinansowanie Projektu z
Instytucją Zarządzającą;
3) koordynuje działania związane ze złoŜeniem do Instytucji Zarządzającej wniosków o
zmianę harmonogramu dofinansowania projektu w formie zaliczek;
4) nadzoruje sprawy związane ze składaniem wniosków o płatność Projektu oraz sprawozdań
zgodnie z przyjętymi zasadami RPO;
5) zapewnia nadzór nad przechowaniem dokumentacji Projektu, finansowanej przez Miasto
przez okres wyznaczony w umowie o dofinansowanie do 2021 r.;
6) bezpośrednio nadzoruje działania informacyjne i promocyjne Projektu;
7) wnioskuje w razie potrzeby w sprawach zmian w strukturze wewnętrznej osób
realizujących Projekt, dla zapewnienia jego prawidłowej realizacji;
8) współpracuje z Przewodniczącym Sekcji Finansowej - Skarbnikiem Miasta Zduńska
Wola, Biurem Finansowo – BudŜetowym oraz Biurem Dochodów oraz Przewodniczącym
Sekcji Inwestycyjnej – Dyrektorem Biura Inwestycji i Infrastruktury Technicznej
9) na bieŜąco informuje Prezydenta Miasta o nieprawidłowościach i zagroŜeniach w realizacji
Projektu;
10) wnioskuje w razie potrzeby w sprawach zmian w strukturze wewnętrznej osób
realizujących Projekt dla zapewnienia jego prawidłowej realizacji.
11) zatwierdza dokumenty „za zgodność z oryginałem”, zgodnie z udzielonym
upowaŜnieniem
Przewodniczący Sekcji Środków Zewnętrznych – Dyrektor Biura Rozwoju i Funduszy
Zewnętrznych podlega słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją Projektu - I Zastępcy
Kierownika Projektu – Zastępcy Prezydenta Miasta.
4.13. Koordynator Projektu – Zastępca Przewodniczącego Sekcji Środków
Zewnętrznych – pracownik Biura Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych – odpowiedzialny
za realizację projektu ze strony wymogów programowych Unii Europejskiej:
1) przygotowuje wnioski w sprawach finansowych dotyczących zmian w budŜecie Miasta i
przekazuje je do Skarbnika Miasta w celu przygotowania stosownych uchwał budŜetowych i
stosownych zarządzeń;
2) na bieŜąco monitoruje realizację umowy, zawartej z Instytucją Zarządzającą o
dofinansowanie Projektu,
3) przygotowuje wnioski o zawarcie aneksu do umowy z Instytucją Zarządzającą o
dofinansowanie Projektu w oparciu o wnioski złoŜone przez stosowne Biura lub
zdiagnozowane potrzeby w tym zakresie
4) monitoruje wydatki projektu w poszczególnych kategoriach i dokonuje w zaleŜności od
potrzeb stosownych zmian w harmonogramie rzeczowo – finansowym projektu
5) przygotowuje harmonogram dofinansowania Projektu w formie zaliczek i wprowadza
zmiany do harmonogramu zaliczek w uzgodnieniu z Biurem Inwestycji i Infrastruktury
Technicznej oraz Biurem Dochodów
7
6) uczestniczy w pracach komisji przetargowych;
7) składa do Instytucji Zarządzającej wnioski o płatność zgodnie z wytycznymi RPO
8) współpracuje z osobami zaangaŜowanymi w realizację Projektu z ramienia Miasta Zduńska
Wola;
9) kontroluje :
a) prawidłowość opisu faktur przez specjalistów ds. koordynacji prac budowlanych pod
względem zachowania wymogów Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
b) poprawność opisów faktur zgodnie z kategoriami wydatków projektu
i potwierdza opis faktury podpisem;
10) współpracuje z Zastępcą Koordynatora Projektu w zakresie działań informacyjnopromocyjnych Projektu
11) współuczestniczy w rozliczeniu finansowym Projektu w zakresie kosztów realizowanych
przez Biuro Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych
12) współuczestniczy w przygotowaniu dokumentów związanych z Projektem w części
dotyczącej Unii Europejskiej do archiwizacji i przekazuje je do archiwum zakładowego w
miejsce wyznaczone i odpowiednio oznaczone.
Koordynator Projektu podlega słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją Projektu –
Przewodniczącemu Sekcji Środków Zewnętrznych - Dyrektorowi Biura Rozwoju i Funduszy
Zewnętrznych
4.14. Zastępca Koordynatora Projektu – pracownik Biura Rozwoju i Funduszy
Zewnętrznych
1) realizuje zadania wynikające z Projektu związane z promocją projektu zgodnie z Prawem
Zamówień Publicznych, ustawą o finansach publicznych oraz wymogami RPO
2) prowadzi zakładki Projektu na stronie internetowej Miasta Zduńska Wola, dokonuje
aktualizacji informacji dotyczących Projektu ;
3) prowadzi dokumentację fotograficzną projektu
4) opisuje faktury zgodnie z wymogami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w
części dotyczącej wydatków związanych z promocją projektu
5) współuczestniczy w sporządzaniu wniosków o płatność zgodnie z wytycznymi RPO
6) współuczestniczy w przygotowaniu dokumentów związane z Projektem w części
dotyczącej Unii Europejskiej do archiwizacji i przekazuje je do archiwum zakładowego w
miejsce wyznaczone i odpowiednio oznaczone.
7) zastępuje koordynatora projektu w przypadku niemoŜności wykonywania przez niego
nałoŜonych zadań
Zastępca koordynatora projektu podlega słuŜbowo w sprawach związanych z realizacją
Projektu Przewodniczącemu Sekcji Środków Zewnętrznych – Dyrektorowi Biura Rozwoju i
Funduszy Zewnętrznych
4.15. Specjalista ds. koordynacji prac budowlanych odbudowy Ratusza – Zastępca
Przewodniczącego Sekcji Inwestycyjnej – wyznaczony pracownik Biura Inwestycji i
Infrastruktury Technicznej
1) przygotowuje postępowanie przetargowe zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych
oraz wymogami Unii Europejskiej w zakresie odbudowy ratusza oraz nadzoru
inwestorskiego;
2) uczestniczy w pracach komisji przetargowej na zadania jak wyŜej;
3) przygotowuje umowy oraz ewentualne aneksy do umów z wykonawcami projektu i
inspektorami nadzoru inwestorskiego;
4) uczestniczy w odbiorach robót – częściowych i końcowych w trakcie realizacji Projektu;
8
5) sprawdza pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym wszelkiego rodzaju
kalkulacje, kosztorysy, faktury, a takŜe inne dokumenty przedkładane przez uczestników
procesu inwestycyjnego w trakcie realizacji Projektu;
6) opisuje faktury zgodnie z kategoriami wydatków Projektu oraz wytycznymi dla
Regionalnego Programu Operacyjnego WŁ;
7) informuje koordynatora projektu o wszelkich kosztach niekwalifikowanych Projektu, nie
objętych Projektem;
8) występuje do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego celem uzyskania pozwolenia
na uŜytkowanie;
9) sporządza rozliczenie finansowe projektu w zakresie wydatków ponoszonych przez Biuro
Inwestycji i Infrastruktury Technicznej;
10) przygotowuje dokumenty związane z Projektem w części dotyczącej spraw robót
budowlanych i towarzyszących i przekazuje jej do archiwum zakładowego w miejsce
wskazane i odpowiednio oznaczone dla całego Projektu;
11) zapewnia wgląd w dokumentację związaną z realizacją techniczną Projektu w kaŜdej jego
fazie przedstawicielom Instytucji Zarządzającej, przedstawicielom Komisji Europejskiej,
audytorom zewnętrznym oraz innym organom w zakresie okazanego upowaŜnienia zgodnie z
przepisami prawa;
12) na bieŜąco informuje Przewodniczącego Sekcji Inwestycyjnej o nieprawidłowościach i
zagroŜeniach w realizacji Projektu.
Specjalista ds. koordynacji robót budowlanych ds. odbudowy ratusza zastępuje
Przewodniczącego Sekcji Inwestycyjnej podczas jego nieobecności.
Specjalista ds. koordynacji prac budowlanych ds. odbudowy ratusza podlega słuŜbowo w
sprawach związanych z realizacją Projektu – Przewodniczącemu Sekcji Inwestycyjnej –
Dyrektorowi Biura Inwestycji i Infrastruktury Technicznej
4.16. Specjalista ds. koordynacji prac budowlanych przebudowy kamienic ––
wyznaczony pracownik Biura Inwestycji i Infrastruktury Technicznej
1) przygotowuje postępowanie przetargowe zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych
oraz wymogami Unii Europejskiej w zakresie przebudowy kamienic oraz nadzoru
inwestorskiego;
2) uczestniczy w pracach komisji przetargowej na zadania jak wyŜej;
3) przygotowuje umowy oraz ewentualne aneksy do umów z wykonawcami projektu i
inspektorami nadzoru inwestorskiego;
4) uczestniczy w odbiorach robót – częściowych i końcowych w trakcie realizacji Projektu;
5) sprawdza pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym wszelkiego rodzaju
kalkulacje, kosztorysy, faktury, a takŜe inne dokumenty przedkładane przez uczestników
procesu inwestycyjnego w trakcie realizacji Projektu;
6) opisuje faktury zgodnie z kategoriami wydatków Projektu oraz wytycznymi dla
Regionalnego Programu Operacyjnego WŁ;
7) informuje koordynatora projektu o wszelkich kosztach niekwalifikowanych Projektu, nie
objętych Projektem;
8) występuje do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego celem uzyskania pozwolenia
na uŜytkowanie;
9) sporządza rozliczenie finansowe projektu w zakresie wydatków ponoszonych przez Biuro
Inwestycji i Infrastruktury Technicznej;
10) przygotowuje dokumenty związane z Projektem w części dotyczącej spraw robót
budowlanych i towarzyszących i przekazuje jej do archiwum zakładowego w miejsce
wskazane i odpowiednio oznaczone dla całego Projektu;
9
11) zapewnia wgląd w dokumentację związaną z realizacją techniczną Projektu w kaŜdej jego
fazie przedstawicielom Instytucji Zarządzającej, przedstawicielom Komisji Europejskiej,
audytorom zewnętrznym oraz innym organom w zakresie okazanego upowaŜnienia zgodnie z
przepisami prawa;
12) bieŜąco informuje Przewodniczącego Sekcji Inwestycyjnej o nieprawidłowościach i
zagroŜeniach w realizacji Projektu w zakresie prowadzonych spraw;
Specjalista ds. koordynacji prac budowlanych ds. przebudowy kamienic podlega słuŜbowo w
sprawach związanych z realizacją Projektu – Przewodniczącemu Sekcji Inwestycyjnej –
Dyrektorowi Biura Inwestycji i Infrastruktury Technicznej
10
Procedura Nr 2
Dokonywanie zmian w Procedurach zarządzania
1. Cel procedury: Ustalenie sposobu dokonywania zmian w procesie zarządzania
Projektem
2. Zakres stosowania: Procedura ma zastosowanie w sytuacji gdy procedury ustalone
niniejszym Zarządzeniem są niewystarczające lub wymagają zmian.
3. Odpowiedzialność: jak w procedurze Nr 1 i Nr 3.
4. Opis postępowania :
1. Za opracowanie i realizację procedur odpowiedzialni są pracownicy Urzędu Miasta
powołani do czynności związanych z realizacją Projektu.
2. Konieczność zmian w procedurach moŜe zgłosić kaŜdy kogo dotyczy procedura
składając wniosek do Prezydenta Miasta, za pośrednictwem Przewodniczącego Sekcji
wg podległości.
3. Wniosek o zmianę Procedury opiniuje Przewodniczący Sekcji, a zatwierdza Prezydent
Miasta w drodze zmiany niniejszego Zarządzenia.
4. Wniosek, o którym mowa w pkt. 3 powinien zawierać:
1) informację od kogo pochodzi;
2) wskazanie procedury, która powinna zostać zmieniona;
3) opinię przewodniczącego właściwej sekcji;
4) załączoną do wniosku dotychczasową treść procedury;
5) projekt zarządzenia zmieniającego treść procedury zaopiniowany przez radcę
prawnego a w przypadku zarządzeń wywołujących skutki finansowe lub
zmieniających procedury związane z prowadzeniem spraw finansowych takŜe
przez Skarbnika Miasta.
11
Procedura Nr 3
Imienny wykaz osób biorących udział w realizacji Projektu
1. Cel procedury: Wskazanie osób odpowiedzialnych w procesie realizacji Projektu ze
strony Miasta Zduńska Wola.
2. Zakres stosowania: Procedura obowiązuje pracowników Urzędu Miasta, którzy zostali
imiennie wyznaczeni do wykonywania obowiązków związanych z wdraŜaniem i realizacją
Projektu oraz osoby, które zgodnie z zajmowanym przez siebie stanowiskiem w Urzędzie
Miasta oraz zakresem czynności zobowiązani są do wykonywania jakichkolwiek czynności w
ramach realizacji Projektu.
3. Odpowiedzialność: Imienny wykaz pracowników Urzędu Miasta, odpowiedzialnych za
wykonanie obowiązków związanych z wdraŜaniem i realizacją Projektu:
1) Kierownik Projektu – Piotr Niedźwiecki – Prezydent Miasta;
2) Zastępca Kierownika Projektu– Krzysztof Jędrzejewski – Zastępca Prezydenta Miasta;
4) Radca prawny – Krzysztof Dobrowolski;
5) Audytor wewnętrzny – Henryka Janczak –Dyrektor Biura Audytu i Kontroli;
6) Przewodniczący Sekcji Finansowej – Maria Jabłońska – Skarbnik Miasta;
7) I-szy Zastępca Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Ilona Zdzienicka – Dyrektor Biura
Finansowo – BudŜetowego, a w przypadku jej nieobecności lub niemoŜności pełnienia
funkcji ElŜbieta Antczak;
8) II Zastępca Przewodniczącego Sekcji Finansowej – Małgorzata Mielczarkowska –
Dyrektor Biura Dochodów, a w przypadku jej nieobecności lub niemoŜności pełnienia funkcji
Katarzyna Krzoska;
9) Specjalista ds. finansowych budŜetu – Irena Rudecka – pracownik Biura Dochodów a w
przypadku jej nieobecności lub niemoŜności pełnienia funkcji Katarzyna Krzoska;
10) Specjalista ds. finansowych – ElŜbieta Antczak – pracownik Biura FinansowoBudŜetowego a w przypadku jej nieobecności lub niemoŜności pełnienia funkcji Iwona Skiba;
11) Specjalista ds. rozliczeń – Ewa Piwowarczyk – pracownik Biura FinansowoBudŜetowego a w przypadku jej nieobecności lub niemoŜności pełnienia funkcji Magdalena
Macherzyńska;
12) Przewodniczący Sekcji Inwestycyjnej – Dariusz Dzionek – Dyrektor Biura Inwestycji i
Infrastruktury Technicznej, a w przypadku jego nieobecności lub niemoŜności pełnienia
funkcji Agnieszka Palma;
13) Przewodniczący Sekcji Środków Zewnętrznych – Paweł Szewczyk – Dyrektor Biura
Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych, , a w przypadku jego nieobecności lub niemoŜności
pełnienia funkcji Krystyna Bąk
14) Koordynator Projektu – Krystyna Bąk – pracownik Biura Rozwoju i Funduszy
Zewnętrznych;
15) Zastępca Koordynatora Projektu – Ewa Tomaszewska – pracownik Biura Rozwoju i
Funduszy Zewnętrznych;
16) Specjalista ds. koordynacji prac budowlanych odbudowy ratusza – Jolanta Ulatowska –
pracownik Biura Inwestycji i Infrastruktury Technicznej - Zastępca Przewodniczącego Sekcji
Inwestycyjnej;
17) Specjalista ds. koordynacji prac budowlanych przebudowy kamienic - Andrzej
Klimaszewski – pracownik Biura Inwestycji i Infrastruktury Technicznej;
18) pozostali pracownicy Urzędu Miasta, którzy zgodnie z zajmowanym prze siebie
stanowiskiem w Urzędzie Miasta oraz zakresem czynności zobowiązani są do wykonywania
jakichkolwiek czynności w ramach realizacji Projektu.
12
Procedura Nr 4
System monitorowania
1. Cel procedury: Wskazanie osób odpowiedzialnych,
wykorzystywanych do monitorowania realizacji Projektu
sposobu
oraz
narzędzi
2. Zakres stosowania: Procedura ustala czynności związane z monitorowaniem przebiegu
wdraŜania i realizacji Projektu przez poszczególne osoby odpowiedzialne za jego
realizację.
3. Odpowiedzialność: jak w procedurze Nr 1 i Nr 3.
4. Opis postępowania:
1. Osobami prowadzącymi monitoring realizacji Projektu są :
a) Specjaliści ds. robót budowlanych odbudowy ratusza i przebudowy kamienic w zakresie
rzeczowym,
b) Specjalista ds. finansowych w zakresie finansowym.
c) Koordynator Projektu w zakresie realizacji umowy z Instytucją Zarządzającą
2 Bezpośredni nadzór nad monitoringiem sprawuje Prezydent Miasta za pośrednictwem
Zastępcy Prezydenta Miasta.
3. Informacje dotyczące zaawansowania rzeczowo – finansowego Projektu uzyskiwane są na
podstawie:
2) raportów inspektorów nadzoru inwestorskiego prezentowanych podczas spotkań w sprawie
realizacji projektu lub złoŜonych pisemnie;
3) dokumentacji finansowej, w szczególności świadectw płatności i dowodów księgowych;
4) dokumentów odbiorów częściowych i końcowych, zgodnych z oświadczeniem stron oraz
dokumentacją odbiorową.
13
Procedura Nr 5
Prowadzenie działań informacyjnych zgodnie z wymaganiami Komisji Europejskiej i
Instytucji Zarządzającej
1. Cel procedury: Określenie zasad prowadzenia działań informacyjnych, dotyczących
realizacji Projektu oraz pozwalających na zwiększenie świadomości społeczeństwa o roli
Unii Europejskiej i jej działaniach poprzez wspieranie finansowe inwestycji za
pośrednictwem Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
2. Zakres stosowania: Procedura ma zastosowanie do organizacji działań informacyjnych o
realizacji Projektu przez pracowników Urzędu Miasta.
3. Odpowiedzialność: jak w procedurze Nr 1 i Nr 3.
4. Opis postępowania:
4.1. Zasady ogólne prowadzenia działań informacyjnych i promujących:
Działania informacyjne i promocyjne w zakresie realizacji Projektu są prowadzone na
wszystkich istotnych etapach głównie przez Beneficjenta na zasadach określonych w
wytycznych Regionalnego Programu Operacyjnego oraz wytycznymi w zakresie promocji dla
RPO
4. 2. Zasady szczegółowe prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych:
Na etapie realizacji Projektu
1) przygotowanie informacji do mediów, publikacja artykułów w prasie
2) prowadzenie zakładki Projektu na stronie internetowej Beneficjenta
3) sukcesywne informowanie społeczeństwa o postępie Projektu poprzez stronę internetową
4) prowadzenie dokumentacji fotograficznej projektu
2) przygotowanie i ustawienie tablic informacyjnych i pamiątkowych zgodnie z wytycznymi
w zakresie promocji
3) przygotowanie filmu promującego projekt
4) zorganizowanie konferencji podsumowującej projekt
5. Podział zadań i odpowiedzialności za działania informacyjne i promujące
Za prowadzenie działalności promocyjnej projektu pn.: „Rewitalizacja Centrum Miasta
Zduńska Wola” odpowiada zgodnie z procedura Nr 1 i 3 Zastępca Koordynatora Projektu –
pracownik Biura Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych. Bezpośredni nadzór nad działaniami
promocyjnymi Projektu sprawuje Przewodniczący Sekcji Środków Zewnętrznych – Dyrektor
Biura Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych
14
Procedura Nr 6
Potwierdzanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem:
1. Cel procedury: Określenie zasad i technik sporządzania potwierdzania kserokopii
dokumentów dotyczących realizacji Projektu dla potrzeb Instytucji Zarządzającej,
instytucji przeprowadzających czynności kontrolne oraz innych podmiotów
zewnętrznych, które wystąpią z wnioskiem zgodnie z obowiązującymi przepisami o
udostępnianiu informacji publicznych.
2. Zakres stosowania: Procedura obowiązuje pracowników Urzędu Miasta, o których mowa
w pkt. 3 upowaŜnionych przez Prezydenta Miasta do potwierdzania kserokopii
dokumentów związanych z realizacją Projektu za zgodność.
3. Odpowiedzialność: jak w procedurze Nr 1 i Nr 3.
Do potwierdzania kserokopii dokumentów za zgodność upowaŜnieni są:
1) Prezydent Miasta;
2) Zastępca Prezydenta Miasta pełniący funkcję Prezydenta Miasta podczas jego
nieobecności zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym;
3) Dyrektor Biura Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych, pełniący w projekcie rolę
Przewodniczącego Sekcji Środków Zewnętrznych
4. Opis postępowania:
Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność przez Prezydenta Miasta
lub jego Zastępcę, lub osobę upowaŜnioną zgodnie z pkt 3.
Potwierdzenie kopii za zgodność dokonuje się poprzez umieszczenie daty i
własnoręcznego podpisu osoby do tej czynności upowaŜnionej wraz z pieczątką imienną
tuszem koloru czerwonego , a takŜe pieczęcią Miasta. Na kaŜdej ze stron kopii potwierdzanej
umieszcza się formułę „potwierdzam zgodność z oryginałem „.
W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się równieŜ zapis na
pierwszej stronie ponumerowanego dokumentu „potwierdzam za zgodność z oryginałem od
str …. do str …… . „
Strony dokumentu wielostronicowego winny być spięte oraz ponumerowane.
15
Procedura Nr 7
Archiwizacja dokumentów
1. Cel procedury: Określenie zasad i technik archiwizacji dokumentacji związanej z
realizacją Projektu.
2. Zakres stosowania: Procedura obowiązuje pracowników Urzędu Miasta, którzy zostali
wyznaczeni do wykonywania obowiązków związanych z wdraŜaniem i realizacją
Projektu.
3. Odpowiedzialność: jak w procedurze Nr 1 i Nr 3.
4. Opis postępowania:
Pracownicy Urzędu Miasta są zobowiązani do zapewnienia mechanizmów,
gwarantujących prawidłowe zabezpieczenie i udostępnienie oryginałów dokumentów w
postaci papierowej i elektronicznej,. Do dostępu do dokumentacji projektowej poza
pracownikami Urzędu Miasta upowaŜnieni są równieŜ pracownicy instytucji uprawnionych
do wykonywania czynności kontrolnych – prawidłowości realizacji Projektu. Pracownicy
Urzędu obowiązani są do stosowania właściwej Instrukcji kancelaryjnej.
Za optymalne uznaje się opatrzenie dokumentacji projektowej odpowiednią kategorią
archiwalną. JeŜeli obowiązująca instrukcja kancelaryjna nie daje moŜliwości właściwego
oznakowania dokumentacji projektowej Przewodniczący właściwej Sekcji zobowiązany jest
wystąpić z wnioskiem do Prezydenta Miasta o rozszerzenie obowiązującej klasyfikacji i
haseł. Dokumentacja projektowa moŜe być przechowywana w archiwum zakładowym, jednak
naleŜy zapewnić jej sprawne udostępnianie z tego archiwum.
Termin przechowywania dokumentów został określony w umowie o dofinansowanie
projektu Zgodnie z umową Urząd Miasta Zduńska Wola zobowiązany jest do
przechowywania i archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu do dnia 31
grudnia 2021 r. (chyba Ŝe z odrębnych przepisów wynikają terminy dłuŜsze) w sposób
zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.
Zgodnie z art. 90 Rozporządzenia Rady WE Nr 1083/2006 dokumenty w formie
papierowej przechowuje się w postaci oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z
oryginałem, dokumenty w formie elektronicznej na powszechnie uznawanych nośnikach
danych.
PowyŜsze unormowania stosuje się łącznie z art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości. Podmioty zobowiązane do stosowania ww. ustawy mają obowiązek
przechowywać dokumentację finansową w naleŜyty sposób i chronić przed niedozwolonymi
zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób nieupowaŜnionych.
Zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych określa ustawa o
ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. z 2002, Nr 101, poz. 926 z
późniejszymi zmianami)
16
Procedura Nr 8
Działania następcze w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w realizacji Projektu
1. Cel procedury: Ustalenie działań
nieprawidłowości w realizacji Projektu.
podejmowanych
w
przypadku
ujawnienia
2. Zakres stosowania: Procedura ma zastosowanie przy wykonywaniu przez pracowników
Urzędu Miasta czynności związanych z wdraŜaniem i realizacją Projektu w ramach
swoich zadań wynikających z zajmowanego stanowiska oraz zakresu czynności.
3. Odpowiedzialność: jak w procedurze Nr 1 i Nr 3.
4. Opis postępowania:
1) stwierdzone nieprawidłowości dotyczące Projektu winny być niezwłocznie zgłoszone do
osób odpowiedzialnych tj. właściwych przewodniczących sekcji i za ich pośrednictwem do
Prezydenta Miasta;
2) w przypadku wystąpienia szczególnego zagroŜenia Prezydent Miasta zwołuje w trybie
pilnym spotkanie osób, które winny podjąć działania w celu wyeliminowania
nieprawidłowości w tym szczególnie z udziałem inspektorów nadzoru inwestorskiego;
3) ujawnione istotne nieprawidłowości naruszenia procedur zarządzania i systemu kontroli w
realizacji Projektu w toku prowadzenia czynności audytowych ze strony audytora
wewnętrznego są zgłaszane bezpośrednio Prezydentowi Miasta, przed sporządzeniem
sprawozdania z audytu, celem podjęcia odpowiednich działań korygujących i zarządczych.
5. Sposoby postępowania w okoliczności wystąpienia nieprawidłowości:
5.1. Postępowanie w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w Urzędzie Miasta:
1) bezpośredni przełoŜony w przypadku ujawnienia osoby lub zespołu odpowiedzialnego za
zaistniałe nieprawidłowości, Ŝąda od niej złoŜenia wyjaśnień ustnie lub na piśmie w
zaleŜności od wagi sprawy;
2) przełoŜony pracownikowi lub zespołowi odpowiedzialnemu za zaistnienie
nieprawidłowości zleca podjęcie odpowiednich czynności naprawczych, wyznaczając ich
zakres oraz termin realizacji;
3) w przypadku gdy czynności naprawcze wymagają podjęcia działań wykraczających poza
zakres kompetencji osób odpowiedzialnych za ich spowodowanie przewodniczący
odpowiedniej sekcji lub Prezydent Miasta podejmuje czynności w celu zorganizowania
działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości;
4) na najbliŜszym spotkaniu lub spotkaniu doraźnie zwołanym osób odpowiedzialnych
właściwy przewodniczący sekcji omawia zaistniały błąd (przyczyny, skutki, oraz podjęte
czynności).
5.3. Postępowanie w przypadku wystąpienia nieprawidłowości we współpracy z
wykonawcą robót:
1) w przypadku wystąpienia nieprawidłowości (odstępstwa od zawartej umowy) Prezydent
Miasta zleca Przewodniczącemu Sekcji Inwestycyjnej opracowanie pisemnego raportu
opisującego nieprawidłowości z przywołaniem odpowiednich ustaleń z zawartej umowy i
ewentualnie zajęcie stosownego stanowiska;
2) w razie potrzeby stwierdzone nieprawidłowości winny być zaopiniowane przez
odpowiedniego inspektora nadzoru
17
3) Przewodniczący Sekcji Inwestycyjnej
b) szacuje następstwa spowodowane zaistnieniem nieprawidłowości,
c) przedstawia propozycje rozwiązania stwierdzonych nieprawidłowości
e) podejmuje działania zapobiegawcze w celu zapobieŜenia wystąpienia nieprawidłowości na
przyszłość.
6. Postanowienia końcowe.
Okoliczności wystąpienia błędu wykonawcy i sposób jego naprawienia
Przewodniczący Sekcji Inwestycyjnej omawia na spotkaniu roboczym osób uczestniczących
w procesie realizacji Projektu..
Gdy wykonawca nie usuwa nieprawidłowości Prezydent Miasta wspólnie z
Przewodniczącym Sekcji Inwestycyjnej, inspektorem nadzoru, po zapoznaniu się z opinia
prawną, podejmuje decyzję co do podjęcia kroków cywilno-prawnych.
18
Procedura Nr 9
Procedura przygotowywania, przechowywania i udostępniania umów
1. Cel procedury: Procedura określa warunki zawierania umów, wyznaczenia osób
odpowiedzialnych za ich sporządzanie, przeprowadzanie kontroli prawidłowości i
kompletności następnie zatwierdzanie oraz określenie sposobów ich przechowywania oraz
udostępniania innym podmiotom.
2. Zakres stosowania: Procedura ma zastosowanie do umów zawieranych przez Miasto
Zduńska Wola w ramach realizacji Projektu
3. Odpowiedzialność: jak w procedurze Nr 1 i Nr 3.
4. Opis postępowania: Umowy zawierane w ramach realizacji Projektu przygotowywane
są przez pracowników Urzędu Miasta. Przed podpisaniem przez Prezydenta Miasta
umowy są opiniowane:
1) pod względem formalnym i prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta;
2) pod względem merytorycznym przez Dyrektora Biura Inwestycji i Infrastruktury
Technicznej i Dyrektora Biura Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych – wg właściwości biur;
3) pod względem finansowym przez Skarbnika Miasta;
Umowy z wykonawcami przygotowywane są indywidualnie dla kaŜdego
zadania/kontraktu i jako wzór wprowadzane są do dokumentów przetargowych – SIWZ.
Wzory umów autoryzowane są przez sporządzających je pracowników.
Umowy muszą być sporządzone na drukach, zawierających, znaki graficzne oraz logotypy
Unii Europejskiej i RPO
Do umów zawieranych poza procedurami Ustawy Prawo Zamówień Publicznych zasady,
o których mowa wyŜej stosuje się odpowiednio.
5. Zasady przechowywania udostępniania i archiwizacji umów:
1. Umowa wraz ze związaną z nią dokumentacją przechowywana jest w okresie realizacji
Projektu w komórce merytorycznej właściwej dla załatwiania przedmiotu sprawy.
2. Teczki i segregatory z umowami naleŜy odpowiednio opisać i oznakować zgodnie z
obowiązującymi przepisami wynikającymi z Instrukcji Kancelaryjnej oraz umowy o
dofinansowanie z Instytucją Zarządzającą
3. Szafy oraz pomieszczenia, w których przechowywane są umowy i pozostała
dokumentacja winny mieć sprawne zamki zabezpieczające przed dostępem osób
nieupowaŜnionych.
4. Za archiwizację umów, dokumentacji przetargowej i oraz pozostałych dokumentów
odpowiedzialne są osoby, w których zasobach dokumentacja ta się znajduje, zgodnie z
powierzonymi zakresami czynności.
5. Po zakończeniu i rozliczeniu inwestycji dokumenty podlegają przekazaniu zgodnie z
obowiązującą w Urzędzie Miasta Instrukcją Kancelaryjną do archiwum zakładowego.
6. Udostępnianie umów podmiotom zewnętrznym:
1. Do udostępniania umów zawartych w przedmiocie realizacji Projektu stosuje się
przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.
19
2. Bezwzględne prawo wglądu do umów i kontraktów oraz pozostałej z nimi związanej
dokumentacji mają:
1) przedstawiciele Komisji Europejskiej;
2) przedstawiciele Instytucji Zarządzającej;
3) organa kontroli i audytu, na podstawie odpowiednich upowaŜnień;
4) Inspektorzy nadzoru w odniesieniu do umów z wykonawcami;
5) inni uczestnicy procesu realizacji Projektu.
3. Po zakończeniu realizacji Projektu umowy mogą być udostępniane w archiwum
zakładowym Urzędu Miasta zgodnie z zasadami jego funkcjonowania.
20
Procedura Nr 10
Procedura prowadzenia rachunkowości oraz przepływów finansowych
1. Cel procedury: Celem procedury jest wskazanie sposobu prowadzenia rachunkowości
oraz przepływów finansowych Projektu .
2. Zakres stosowania: Procedura obowiązuje pracowników Urzędu Miasta, którzy zostali
imiennie wyznaczeni do wykonywania obowiązków związanych z wdraŜaniem i realizacją
Projektu oraz osoby, które zgodnie z zajmowanym przez siebie stanowiskiem w Urzędzie
Miasta oraz zakresem czynności zobowiązani są do wykonywania jakichkolwiek czynności w
ramach realizacji Projektu.
3. Odpowiedzialność: Odpowiedzialność za stosowanie procedury ponoszą osoby z Sekcji
Finansowej wykonujące przydzielone im zadania związane z realizacją Projektu.
4. Opis postępowania
4.1 Organizacja systemu rachunkowości dla Projektu
Ewidencja operacji gospodarczych dotyczących Projektu prowadzona jest w firmach:
- Miasto Zduńska Wola – organ,
- Fundusze unijne
- Urząd Miasta Zduńska Wola (dochody)
- Urząd Miasta Zduńska Wola (wydatki) w zakresie wydatków poniesionych przed
podpisaniem umowy
- Wydatki niewygasające.
Wyodrębnienie ewidencji księgowej dla Projektu realizowane poprzez wprowadzenie
symbolu i nazwy zadania oraz oznaczeń przy kontach planu kont. Symbole zadania w
poszczególnych firmach:
- Miasto Zduńska Wola – organ – dla wydatków W - Rewitalizacja, dla dochodów DRewitalizacja
- Fundusze unijne – WWI-IFZ/55/10
Szczegółowy wykaz wszystkich kont syntetycznych i analitycznych wykorzystywanych do
ewidencji Projektu prowadzony jest komputerowo.
Sposób prowadzenia kont:
1) środki trwałe w budowie:
- ze szczegółowością pozwalającą na podział kosztów Projektu na kwalifikowane i
niekwalifikowane;
- wg obiektów inwentarzowych środków trwałych
2) rozrachunki i rozliczenia:
- z podziałem na poszczególnych kontrahentów;
- z podziałem na projekty.
21
Zasady dotyczące Projektu:
1) wydatek dokonany w drodze kompensaty naleŜności od określonego podmiotu i
zobowiązań wobec tego podmiotu uwaŜa się za poniesiony, jeśli podmiot ten uznał
kompensatę;
2) wydatek uznaje się za poniesiony, jeŜeli nastąpił faktyczny przepływ środków pienięŜnych
od beneficjenta do innego podmiotu, tj. doszło do wydatku w znaczeniu kasowym (miał
miejsce rozchód środków pienięŜnych z kasy lub rachunku bankowego);
3) w przypadku płatności gotówkowej, wystarczającym dowodem jest faktura lub inny
dokument księgowy o równowaŜnej wartości dowodowej z adnotacją „zapłacono gotówką”
opatrzona podpisem upowaŜnionej osoby (wystawcy/sprzedawcy). W przypadku, gdy
potwierdzenie poniesienia wydatków ww. dokumentami nie jest moŜliwe, dowodem
poniesienia wydatku jest inny dokument (dokumenty) określony przez IZ RPO WŁ.
4) dochody incydentalne (np.: zatrzymane wadium, kara umowna), nie przewidziane w
analizie finansowej dla projektu pomniejszają kwotę poniesionych wydatków
kwalifikowalnych, które będą zadeklarowane do refundacji/rozliczenia we wniosku o
płatność;
5) kaŜda faktura lub inny dokument księgowy o równowaŜności dowodowej powinien
uwzględniać zasady określone przez Instytucję Zarządzającą RPO WŁ na lata 2007-2013.
4.2 Przepływy środków pienięŜnych i ich księgowania
Do obsługi Projektu otwarty został w banku prowadzącym bankową obsługę budŜetu
Miasta Zduńska Wola rachunek bankowy, za pośrednictwem którego realizowane będą
wszystkie rozliczenia. Odrębny rachunek stanowi subkonto rachunku bieŜącego budŜetu.
Rozliczenia przeprowadzane z wyodrębnionego rachunku wymuszają dodatkowe
księgowania w księgach Urzędu oraz sporządzenie kserokopii faktury lub innego dokumentu
o równowaŜności dowodowej ( potwierdzony za zgodność z oryginałem).
Plan kont oraz instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów ksiegowych ujmuje
polityka rachunkowości.
Zapisy księgowe w ewidencji budŜetu
Księgowania w budŜecie odbywają się na podstawie oryginałów dokumentów księgowych.
Dochody
Środki z EFRR przekazane do Miasta Zduńska Wola
133/901
Wydatki
Poniesiony wydatek
902/133
Zapisy księgowe w ewidencji jednostki budŜetowej
Księgowania w jednostce odbywają się na podstawie kserokopii dokumentów księgowych
potwierdzonych za zgodność z oryginałem.
22
Dochody
1) Środki z EFRR przekazane do Miasta Zduńska Wola (kserokopia WB potwierdzona za
zgodność z oryginałem)
130/221
2) Przypis
221/720
3) Przeksięgowanie równowartości zrealizowanych dochodów budŜetowych na fundusz
jednostki
800/130
4) Przeksięgowanie roczne przychodów z tytułu dochodów budŜetowych na wynik finansowy
720/860
Wydatki
1) Faktura (kserokopia faktury potwierdzona za zgodność z oryginałem).
080/201
2) Zapłata wykonawcy (kserokopia WB potwierdzona za zgodność z oryginałem).
201/223
810/800/I
3) Rozliczenie inwestycji (dokument OT)
800I/080
4) Przeksięgowanie salda środków przekazanych na inwestycje na fundusz jednostki
800J/810
5) Przeksięgowanie równowartości zrealizowanych wydatków budŜetowych na fundusz
jednostki
223/800J
6) Przyjęcie na stan środków trwałych powstałych w trakcie prowadzonej inwestycji
(efektów)
011/800ST
23