Gambit Centrum Oprogramowania i Szkoleń

Studium sukcesu
Klient
Gambit Centrum Oprogramowania
i Szkoleń sp. z o.o.
Sektor
IT
Działalność
Sprzedaż i serwis specjalistycznego
oprogramowania komputerowego
z zakresu matematyki, statystyki,
geologii, hydrologii, wizualizacji danych.
Import literatury fachowej i szkolenia
Rozwiązanie
Forte Handel
Liczby
3000 klientów
1200 faktur rocznie
7500 rokumentów magazynowych
rocznie
4 200 000 zł - roczny obrót
www.gambit.pl
Usprawnić dystrybucję
W ciàgu miesiàca zakoƒczy∏o si´
wdro˝enie w Gambit Centrum Oprogramowania i Szkoleƒ, firmie zajmujàcej
si´ m.in. sprzeda˝à i serwisem specjalistycznego oprogramowania oraz dystrybucjà literatury fachowej. Przeprowadzi∏ je krakowski oddzia∏ Sage. Mo˝e
w∏aÊnie dlatego, ˝e to specjaliÊci IT
instalowali system u innych specjalistów,
to skomplikowane przedsi´wzi´cie przebieg∏o tak sprawnie – ˝artuje Tomasz
Koz∏owski, kierownik ds. kluczowych
klientów z filii Sage w Krakowie. W sytuacjach, w których pojawia∏ si´ jakikolwiek problem do rozwiàzania, nasi
fachowcy mogli liczyç na wspó∏prac´
ze strony programistów w Gambicie.
A to oznacza, ˝e prace przebiega∏y
zdecydowanie szybciej ni˝ zazwyczaj.
Handlowcy wreszcie mogà pracowaç
Przed instalacjà systemu Forte Handel
w Gambicie korzystano z w∏asnej apli-
kacji napisanej w MS Access. Nie
chcieliÊmy jednak jej bez koƒca rozwijaç. Zbyt wiele pracy kosztowa∏ nas
rozwój systemu magazynowego –
wyjaÊnia Zbigniew Galon, prezes Gambitu. MusieliÊmy pilnowaç zmieniajàcych
si´ przepisów prawnych, nieustannie
serwisowaç oprogramowanie, bo system magazynowy powinien byç przecie˝ efektywnym narz´dziem pracy.
W rezultacie nasi pracownicy zamiast
sprzedawaç produkty zajmowali si´
Êledzeniem zmian zachodzàcych w prawie i odwzorowywania ich w systemie.
By∏ to jeden z najwa˝niejszych powodów, dla których zarzàd spó∏ki zdecydowa∏ si´ na zmian´ systemu. Dzi´ki
temu pracownicy dzia∏u marketingu
oraz dzia∏u handlowego mogà wi´cej
czasu poÊwi´caç na kontakty z klientami firmy. Zbyt du˝o czasu zajmowa∏o
pracownikom Gambitu uzgadnianie
stanów magazynowych we w∏asnej
Więcej informacji: www.sage.com.pl
Studium sukcesu
System jest niezwykle elastyczny. Jest to szczególnie dla nas ważne, nieustannie bowiem tworzymy nowe raporty po to, by móc lepiej wykorzystywać zebrane informacje. Oprogramowanie musi być efektywnym narzędziem pracy, a tak
nie było w przypadku aplikacji, którą wykorzystywaliśmy do tej pory.
Zbigniew Galon, Prezes Gambit
aplikacji z funkcjonujàcym w firmie systemem ksi´gowym Forte. Pracoch∏onna
by∏a tak˝e r´czna kontrola poprawnoÊci
zamówieƒ otrzymywanych od klientów
z wysy∏anymi dokumentami do dostawców – mówi Tomasz Koz∏owski.
W efekcie w Gambicie wdro˝ono Forte
Handel na pi´ciu stanowiskach komputerowych (po kilku miesiàcach liczba
licencji zosta∏a zwi´kszona do 10).
Oprogramowanie zainstalowa∏ zespó∏
krakowskiej filii Sage. Tomasz Koz∏owski
wyjaÊnia powody, dla których wybór
Gambitu pad∏ na produkty Sage:
Klient zg∏osi∏ si´ do nas mi´dzy innymi
z uwagi na nietypowy charakter projektu. Dzi´ki temu, ˝e doskonale znamy
w∏asny produkt stworzyliÊmy aplikacj´
uszytà na miar´. Wskutek tego, ˝e pracownicy Gambitu doskonale znali
poprzedni system – sami go przecie˝
napisali i utrzymywali – uda∏o si´ nam
tak˝e skróciç skomplikowany proces
analizy przedwdro˝eniowej z kilku dni
do jednego.
Gambit wybra∏ Forte Handel tak˝e ze
wzgl´du na to, ˝e poza standardowymi
operacjami narzuconymi przez wymogi
gospodarki magazynowej, gwarantowa∏
równie˝ rejestracj´ zamówieƒ obcych
oraz ich przetwarzanie na zamówienia
w∏asne do dostawców. Spore znaczenie mia∏o równie˝ to, ˝e system charak-
teryzuje si´ nieograniczonà mo˝liwoÊcià
rozbudowy kartoteki towarów poprzez
import danych z pliku tekstowego,
a tak˝e du˝ymi mo˝liwoÊciami dopasowania do potrzeb klienta.
Najwa˝niejsze dla nas by∏o wprowadzanie wielu dodatkowych informacji opisujàcych towar oraz szybka i efektywna
obs∏uga zamówieƒ. To kluczowe dla
prowadzonego biznesu – podkreÊla
Zbigniew Galon. Zarzàdowi spó∏ki zale˝a∏o równie˝ na usprawnieniu komunikacji pomi´dzy magazynem i dzia∏em
finansowo-ksi´gowym. Obrót towarami
na indywidualne zamówienie oznacza
codzienne przetwarzanie du˝ej liczby
wp∏ywajàcych zamówieƒ. Kluczowe jest
to, by proces ten odbywa∏ si´ automatycznie. W realizacji tego zadania pomog∏a dok∏adna analiza przedwdro˝eniowa – t∏umaczy Tomasz Koz∏owski.
Baza towarów pod kontrolà
Wdro˝enie sk∏ada∏o si´ z dwóch
etapów. W pierwszym pracownicy Sage
zaimportowali dane z dzia∏ajàcego systemu sprzeda˝y wykorzystujàcego
rozwiàzanie w∏asne Gambitu i wdro˝yli
Forte Handel.
Drugi etap polega∏ na asyÊcie po implementacji, wychwyceniu b∏´dów oraz
wprowadzeniu niezb´dnych poprawek.
Wdro˝enie tylko na pierwszy rzut oka
by∏o typowe. Zainstalowano bowiem
specyficzne rozwiàzania s∏u˝àce do
automatyzacji procesów logistycznych.
Na podstawie zamówienia obcego program Forte Handel automatycznie
generuje zamówienia w∏asne do dostawców. Najwi´kszym wyzwaniem by∏o
dok∏adne opisanie produktów – informacje o ksià˝kach musia∏y zawieraç m.in.
dane dotyczàce autora, numeru ISBN,
notatki opisowe. Na poczàtku baza
zawiera∏a 10 tys. produktów, teraz jest
zdecydowanie obszerniejsza a na
dodatek ca∏y czas powi´kszana –
wspomina Marcin Rafa, wdro˝eniowiec
z krakowskiej filii Sage, odpowiedzialny
za implementacj´ w Gambicie. Obecnie
program Forte Handel pobiera dane
z bazy podr´czników, wydawnictw oraz
aplikacji sk∏adajàcej si´ z oko∏o 100 tys.
tytu∏ów. System optymalizuje tak˝e
zapasy magazynowe – stany minimalne
oraz maksymalne. W trakcie wdro˝enia
ujednolicono i zautomatyzowano tak˝e
cenniki. Wprowadzono równie˝
dodatkowe pola edytowalne w kartotece towaru, np. autorzy ksià˝ki lub
podr´cznika, producent oprogramowania, rok wydania itp.
Więcej informacji: www.sage.com.pl
Studium sukcesu
Bliska współpraca z klientem
zarówno przed wdrożeniem,
jak i w jego trakcie pozwoliła skrócić czas
realizacji projektu o kilka dni. Z uwagi na
to, że był on niestandardowy mieliśmy okazję
do wymiany wielu cennych doświadczeń z zakresu
logistyki i handlu specjalistyczną literaturą.
Osiągnęliśmy sukces dzięki precyzyjnemu
określeniu potrzeb klienta.
Tomasz Kozłowski,
Sage, Kraków
ZapomnieliÊmy o tym, ˝e mamy system
Dla zarzàdu Gambitu najwi´kszà
korzyÊcià jest wynikajàce z wdro˝enia
odcià˝enie handlowców oraz specjalistów od marketingu, co przek∏ada si´ na
wzrost sprzeda˝y towarów.
Pracownicy zajmujàcy si´ do tej pory
rozwojem aplikacji magazynowej mogà
teraz wi´cej czasu poÊwi´ciç na dzia∏alnoÊç marketingowà, bezpoÊredni kontakt z klientem, sprzeda˝ produktów,
a tak˝e na analiz´ informacji zbieranych
przez oprogramowanie. System obs∏ugi
sprzeda˝y stanie si´ efektywnym
narz´dziem pracy, a nie tak jak by∏o do
tej pory – systemem, którego utrzymywanie i serwis by∏o te˝ celem naszej
dzia∏alnoÊci – nie kryje zadowolenia
Zbigniew Galon. Kolejnà korzyÊcià jest
mo˝liwoÊç szybkiego importu towarów
z plików tekstowych, dzi´ki czemu oferta firmy jest cz´Êciej aktualizowana,
a wi´c szersza ni˝ do tej pory. Nowy
system zosta∏ tak˝e po∏àczony z syste-
mem finansowo-ksi´gowym, co przyczyni∏o si´ do usprawnienia pracy dzia∏u
finansowego. Obecnie proces sk∏adania
i obs∏ugi zamówieƒ wyglàda nast´pujàco: klient zamawia produkt, zaÊ na
koniec dnia wysy∏ane sà automatycznie
zapytania do naszych dostawców w
postaci zapytaƒ zbiorczych. Mechanizm
ten zdecydowanie uproÊci∏ obs∏ug´ zleceƒ. Co wa˝ne, z uwagi na to, ˝e
naszymi dostawcami sà w du˝ej mierze
firmy dzia∏ajàce poza granicami Polski,
zautomatyzowano tak˝e przeliczanie
wartoÊci zamówieƒ na walut´ obcà po
aktualnym kursie, a tak˝e wprowadzono
formularze zamówieƒ w j´zykach
obcych – wyjaÊnia Zbigniew Galon.
¸atwe i szybkie raportowanie
Po kilku miesiàcach od wdro˝enia oprogramowania obs∏ugujàcego sprzeda˝
literatury fachowej zarzàd Gambitu zdecydowa∏ si´ tak˝e na rozszerzenie
zakresu dzia∏ania systemu o obs∏ug´
sprzeda˝y aplikacji komputerowych.
Zintegrowano tak˝e dzia∏ajàce systemy
z platformà sklepu internetowego.
Mechanizm jest bardzo prosty. Dane
dotyczàce produktów sà eksportowane
z Forte Handel do pliku txt. Nast´pnie
sà importowane przez platform´ sklepu
internetowego. Najwi´cej pracy by∏o
z wymyÊleniem sposobu, w jaki mo˝na
jak najszybciej wyeksportowaç dane –
t∏umaczy Marcin Rafa. Obecnie w Gambicie wdra˝ane sà kolejne generatory
raportów, pozwalajàce przygotowywaç
raporty dotyczàce dostawców produktów, a tak˝e samych towarów. Jeden
z ostatnio przygotowanych ewidencjonuje licencje wydane u˝ytkownikom
aplikacji. Wcià˝ dostosowujemy system
do naszych przyzwyczajeƒ i potrzeb,
na szcz´Êcie jest on bardzo elastyczny.
Dlatego nieustannie tworzymy nowe
raporty, istniejàce modyfikujemy. Dzi´ki
temu mo˝emy lepiej wykorzystywaç
zebrane informacje. Wychodz´ z za∏o˝e-
Więcej informacji: www.sage.com.pl
Studium sukcesu
Sage sp. z o.o. jest głównym dostawcą
rozwiązań informatycznych klasy ERP
w Polsce. Firma wchodzi w skład Grupy Sage
notowanej na Giełdzie Papierów Wartościowych
w Londynie. Grupa ta należy do grona trzech naj większych dostawców rozwiązań wspomagających
zarządzanie na świecie. Rozwiązanie Forte po zwala na zarządzanie strategicznymi obszarami
i procesami zachodzącymi w złożonej or ganizacji, jest elastyczne i łatwe w do stosowaniu do indywidualnych
potrzeb.
nia, ˝e to system informatyczny powinien zostaç wpasowany w specyfik´
firmy, a nie odwrotnie – wyjaÊnia
Zbigniew Galon. Zarzàd Gambitu planuje w przysz∏ym roku wdro˝enie
dodatkowych stanowisk Forte Handel
a tak˝e umo˝liwienie zdalnej pracy poza
siedzibà g∏ównà firmy. Wybór systemu
okaza∏ si´ strza∏em w dziesiàtk´, oprogramowanie oferowane przez Sage
umo˝liwia nam realizacj´ naszych planów
- nie kryje zadowolenia Zbigniew Galon.
O Gambicie
Gambit zajmuje si´ sprzeda˝à i serwisem specjalistycznego oprogramowania
komputerowego z zakresu matematyki,
statystyki, geologii, hydrologii, wizualizacji danych oraz kompilatorów Fortran
i narz´dzi dla programistów. Jest tak˝e
importerem literatury naukowej,
prowadzi równie˝ szkolenia z zakresu
oferowanego oprogramowania. Jest
jedynym, autoryzowanym dystrybutorem w Polsce mi´dzy innymi takich
programów, jak Mathematica, Methcad,
Odigin, Statgraphics, kompilatorów
Fortran firmy Portland Group, Inc. czy
bibliotek numerycznych firmy Numerical
Algorithms Group. Jako jedyna firma
w Polsce posiada status Intel Software
Channel Partner Program Member.
Potrzeby
Rozwiązanie
Korzyści
• Elastyczny system handlowy
umożliwiający:
• Forte Handel
• Usprawnienie pracy działu handlowe go
• łatwe i szybkie aktualizacje opro gramowania,
• Otwarta platforma informatyczna
• Baza danych: MS SQL
• Uproszczenie komunikacji między
magazynem a działem księgowym
• dokładną kontrolę wysyłanych
i otrzymywanych zamówień,
• Podniesienie jakości świadczonych
usług
• nieograniczoną rozbudowę kar totek towarów,
• Częste i łatwe aktualizacje oferty
• rejestrację zamówień obcych,
• Możliwość generowania raportów oraz
prowadzenia dowolnych analiz
• wprowadzanie dodatkowych
informacji opisujących towar.
• Łatwa integracja z platformą sklepu
internetowego
Sage sp. z o.o., więcej informacji: www.sage.com.pl