docKodeks postępowania w firmie Philip Morris International
download 
Reklamacja Transkrypt
Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International
Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International Etyka – Słuszne postępowanie Zanim zaczniesz działać, najpierw zapytaj Czy to działanie jest zgodne z prawem? Czy jest ono zgodne z zasadami firmy? Czy jest ono słuszne? Jak mogłoby być postrzegane poza firmą? Jak mogłoby być postrzegane na przykład przez naszych klientów, ludzi w otoczeniu, w którym pracujemy oraz przez opinię publiczną? Zapamiętaj te zasady Poznaj przepisy prawa oraz standardy firmy dotyczące pracy, którą wykonujesz. Zawsze zachowuj te standardy. Pytaj w wypadku braku pewności co do właściwego postępowania. Pytaj tak długo, aż uzyskasz odpowiedź. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International obowiązuje w firmie Philip Morris International Inc. oraz jej spółkach bezpośrednio i pośrednio zależnych, zwanych łącznie Philip Morris International, PMI lub firmą. List od Prezesa Zarządu Do pracowników firmy Philip Morris International Jestem bardzo dumny z tego, że jestem pracownikiem firmy Philip Morris International. W trakcie mojej kariery zawodowej przekonałem się, że osoby pracujące w firmie PMI są dobrymi pracownikami. Piszę teraz do Was w celu potwierdzenia oczekiwań, jakie Zarząd i ja osobiście mamy odnośnie przestrzegania postanowień tego Kodeksu. Wszystkiemu, co robimy, przyświeca jedna prosta idea: Nasze cele biznesowe osiągamy w sposób etyczny i w pełnej zgodności ze wszystkimi przepisami prawa. Takie postępowanie jest słuszne i nadaje sens naszej działalności biznesowej. Działając w sposób etyczny zdobywamy zaufanie naszych klientów, konsumentów, akcjonariuszy, współpracowników, instytucji nadzorczych, dostawców oraz społeczności, w których żyjemy i pracujemy, czyli wszystkich tych, których zaufanie jest nam potrzebne do odnoszenia sukcesów. Philip Morris International zatrudnia dyrektora ds. zgodności z przepisami, który odpowiada za nadzorowanie wdrażania programu przestrzegania przepisów w całej firmie, współpracując z kierownictwem filli i funkcjami centralnymi. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International jest podstawowym środkiem zobowiązującym nas do przestrzegania etyki zawodowej. Kodeks objaśnia wiele podstawowych zasad dotyczących naszych firm oraz osobistego obowiązku każdego z nas do głośnego wypowiadania się w sytuacjach, w których coś, co widzimy, wydaje się nam niesłuszne. Proszę dokładnie zapoznać się z Kodeksem. To pomoże Wam zdobyć pewność, że Wasze postępowanie nigdy nie będzie sprzeczne z przyjętym przez PMI zobowiązaniem do robienia rzeczy słusznych. Nie ma rzeczy ważniejszej od naszego zobowiązania do przestrzegania etyki zawodowej. Nie są nią cele finansowe, cele marketingowe ani dążenie do pokonania konkurencji. Nasze główne zobowiązanie jest ważniejsze niż dążenia do zadowolenia przełożonego. Nasze zobowiązanie do postępowania zgodnego z etyką stoi zawsze na pierwszym miejscu. Kodeks mówi o tym, kim jesteśmy i kim pragniemy być. Mówi o tym, w jaki sposób działamy – zawsze i wszędzie. Razem, przestrzegając litery i ducha tego Kodeksu, możemy osiągnąć to, że praca w firmie Philip Morris International stanie się dla nas źródłem szczególnej dumy. Z poważaniem, Louis C. Camilleri Prezes Philip Morris International Inc. Marzec 2008 Spis treści Co należy wiedzieć o kodeksie postępowania w firmie PMI 2 Jaki jest cel Kodeksu? 2 Kto powinien stosować się do postanowień Kodeksu? 3 Osobiste zobowiązanie do właściwego postępowania 3 Zasady dotyczące przełożonych 3 Czy w Kodeksie uwzględniono wszystkie standardy, które należy znać? 4Jak uzyskać informacje dotyczące różnic w przepisach prawnych w różnych krajach? Zadawanie pytań i zgłaszanie problemów 4 Obowiązek otwartego mówienia o problemach Gdzie uzyskać pomoc 5 Z kim należy się skontaktować, aby uzyskać pomoc? 5 Działania odwetowe nie będą tolerowane 6 Telefoniczna linia pomocy w sprawach etycznych 6 Co się stanie, gdy zadzwonię? 7 Czy mogę zadzwonić anonimowo? Programy zapewnienia postępowania zgodnego z prawem i etyką – co mają na celu? 7Struktura działań związanych z wdrażaniem programów praworządności Środowisko pracy 8 Co mamy na celu? 8Równouprawnienie w zatrudnianiu i zróżnicowanie kultur 8 Środowisko pracy wolne od nękania innych 9 Zdrowie oraz bezpieczeństwo pracowników 9 Zaufanie pracowników 10 Narkotyki i alkohol w miejscu pracy Konflikty interesów, prezenty i zaproszenia 11 Co mamy na celu? 11 Konflikty interesów 13 Przyjmowanie prezentów i zaproszeń 16 Wręczanie prezentów i zaproszeń Prowadzenie działalności 18 Co mamy na celu? 18 Ustawodawstwo dotyczące nieuczciwej konkurencji 21 Informacje o firmach konkurencyjnych 22 Pranie brudnych pieniędzy i kontrabanda 23 Ograniczenia handlowe, kontrola eksportu oraz prawa dotyczące bojkotu 25 Cła i podatek pośredni 25 Rząd jako nasz klient 27 Międzynarodowe przekupstwo oraz korupcja 28 Poufne informacje, własność intelektualna oraz prawa autorskie 29 Nieuczciwe praktyki biznesowe Relacje z klientami 30 Co mamy na celu? 30 Jakość produktów 31 Reklama i promocja naszych produktów 32 Ochrona dzieci i młodzieży 33 Poufność informacji o klientach i odbiorcach Ujawnianie informacji firmowych, finansowych oraz dotyczących zasobów firmy 34 Co mamy na celu? 34Dokładność w zapisach i dokumentacji oraz ujawnianie informacji finansowych 35 Godziny pracy 35 Własność firmy i jej zasoby 36 Informacje firmowe 37 Możliwości biznesowe 37 Korzystanie z komputera oraz bezpieczeństwo sieci 38 Fundusze firmowe 38 Sprzedaż informacji 39 Relacje z inwestorami i media 39 Zarządzanie dokumentami 40 Pomysły spoza firmy Społeczności i społeczeństwo 41 Co mamy na celu? 41 Zgodność z normami ochrony środowiska i jakość 42 Działalność polityczna 43 Praca wykonywana przez dzieci oraz praca przymusowa 43 Dochodzenia i śledztwa prowadzone przez organy administracyjne 44 Ujawnianie informacji o sponsoringu/dotacjach 45 Szkolenie pracowników i znajomość Kodeksu 46Linia pomocy w sprawach etycznych i lista pozostałych kontaktów wewnętrznych Wszyscy pracownicy powinni znać treść Kodeksu przedstawioną dokładniej w kolejnych rozdziałach i jej przestrzegać, a także stosować się do Zasad i Praktyk PMI. Niniejszy Kodeks oraz Zasady i Praktyki PMI nie tworzą żadnych praw umownych dotyczących pracownika, akcjonariusza, klienta, dostawcy, odbiorcy ani firmy konkurencyjnej. Pomagają one każdemu z nas zapoznać się z tym, czego się od nas oczekuje, aby nasze postępowanie było zawsze zgodne z etyką. Aktualną wersję Kodeksu oraz Zasad i Praktyk można znaleźć w sieci Intranet firmy PMI. Co należy wiedzieć o kodeksie postępowania w firmie PMI? Jaki jest cel Kodeksu? PMI dokłada wszelkich starań, aby działalność biznesową prowadzić zgodnie z literą i duchem prawa oraz innymi przyjętymi standardami postępowania biznesowego, mającymi odzwierciedlenie w Zasadach i Praktykach obowiązujących w firmie. Nieprzestrzeganie tych standardów może narazić firmę i jej pracowników na bardzo poważne straty. Etyczne postępowanie oznacza stosowanie się do ustalonych standardów – praw oraz naszych własnych zasad firmowych, których jesteśmy zobowiązani przestrzegać. Nie ma rzeczy ważniejszych w firmie PMI. Kodeks postępowania stanowi wprowadzenie do ważnych przepisów prawa i zasad, których każdy pracownik firmy PMI musi przestrzegać. Kodeks ma na celu pomóc każdemu z nas: Zrozumieć podstawowe zasady postępowania zgodnego z prawem i etyką, które mają zastosowanie do wykonywanych przez nas obowiązków oraz Dowiedzieć się, do kogo i gdzie zwrócić się o poradę. Kodeks porządkuje i streszcza najważniejsze zasady obowiązujące w firmie w postaci wygodnego w użyciu przewodnika. Jak wyjaśniono poniżej, Kodeks stanowi jedynie punkt wyjściowy, natomiast Zasady i Praktyki PMI stanowią uzupełnienie Kodeksu i mogą dotyczyć naszych obowiązków zawodowych. Kto powinien stosować się do postanowień Kodeksu? Wszyscy pracownicy i kierownicy zatrudnieni w firmie PMI na całym świecie muszą przestrzegać norm etycznych zawartych w niniejszym Kodeksie i powinni traktować go jako wytyczne podczas działania w imieniu firmy PMI. Ponadto pracownicy, którzy współpracują ze stronami trzecimi, które mogą działać w imieniu PMI, np. konsultantami, muszą podejmować stosowne kroki i monitorować pracę tych osób, aby ich działania były zgodne z zasadami Kodeksu. Osoby mające kontakty z wykonawcami lub innymi podmiotami pracującymi tymczasowo dla firmy PMI lub jej podmiotów stowarzyszonych powinny w razie potrzeby kontaktować się ze swoimi przełożonymi, dyrektorem ds. zgodności z przepisami lub działem prawnym w celu uzyskania właściwych wytycznych. W razie podejrzenia (lub informacji), że strona trzecia działająca w imieniu PMI, albo wykonawca lub inna osoba zatrudniona tymczasowo w naszych oddziałach w trakcie wykonywania pracy na rzecz firmy PMI lub jej spółek zależnych postępuje w sposób niezgodny z zasadami określonymi w tym Kodeksie, należy o tym natychmiast powiadomić swojego przełożonego, dyrektora ds. zgodności z przepisami lub dział prawny albo linię pomocy w sprawach etycznych. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 2 Zasady dotyczące przełożonych Niniejszy Kodeks stanowi zobowiązanie do właściwego postępowania. Pracując w firmie PMI, zgadzasz się postępować zgodnie z tym zobowiązaniem. Zapoznaj się ze standardami Kodeksu oraz dotyczącymi pełnionych przez Ciebie obowiązków służbowych Zasadami i Praktykami PMI i zawsze postępuj zgodnie z nimi. Osoby, które nie zachowują tych standardów, narażają samych siebie, współpracowników oraz firmę PMI na niebezpieczeństwo. Może wobec nich zostać wszczęta procedura dyscyplinarna, z możliwością rozwiązania umowy o pracę. Zgodnie z Kodeksem przełożeni innych osób mają dodatkowe obowiązki: Mają stanowić przykład – swoim zachowaniem pokazywać, co znaczy postępowanie zgodne z etyką. Swoim podwładnym mają zapewnić dostęp do odpowiednich informacji, szkoleń oraz zasobów służących przestrzeganiu prawa, standardów Kodeksu oraz Zasad i Praktyk Zgodności z Przepisami obowiązujących w firmie PMI. Mają kontrolować, czy postępowanie ich podwładnych, także pracowników tymczasowych i najemnych jest zgodne z prawem. Mają wprowadzać w życie standardy niniejszego Kodeksu oraz obowiązujące w firmie PMI Zasady i Praktyki Zgodności z Przepisami. Mają wspierać swoich podwładnych, którzy w dobrej wierze zgłaszają pytania lub wyrażają obawy dotyczące postępowania zgodnego z prawem i etyką. Oznacza to, że działania odwetowe względem osób, które zgłosiły jakieś pytania lub obawy, nigdy nie powinny mieć miejsca. Mają zgłaszać potencjalne przypadki nieprzestrzegania prawa osobom na właściwym szczeblu w kierownictwie, w dziale prawnym, dziale kadr, dziale ds. zgodności z przepisami lub za pośrednictwem linii pomocy w sprawach etycznych. Czy w Kodeksie uwzględniono wszystkie standardy, które należy znać? Niniejszy Kodeks jest kamieniem węgielnym naszego zaangażowania w przestrzeganie etyki zawodowej. Niemniej jednak celem tego Kodeksu nie jest opis każdego prawa lub zasady dotyczącej danej osoby. Upewnij się, że znasz zasady, które Ciebie obowiązują. Na przykład: Zasady i Praktyki Zgodności z Przepisami firmy PMI, czyli zasady „C”, służą dalszemu wdrażaniu standardów zapisanych w niniejszym Kodeksie i wraz z nim stanowią globalną normę dla firmy PMI. W kraju, w którym pracujesz, mogą obowiązywać dodatkowe przepisy prawa lub zasady, których musisz przestrzegać. Aby uzyskać więcej informacji na temat stosownych praw oraz obowiązujących Cię Zasad i Praktyk Zgodności z Przepisami, sprawdź dodatkowe źródła w Kodeksie wyszczególnione i symbolem, zwróć się do swojego kierownika, odpowiedniego kierownika funkcji, działu ds. zgodności z przepisami lub działu prawnego. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 3 Kodeks postępowania w firmie PMI Osobiste zobowiązanie do właściwego postępowania Jak uzyskać informacje dotyczące różnic w przepisach prawnych w różnych krajach? Firmy należące do PMI prowadzą działalność biznesową na całym świecie, co oznacza, że pracownicy mogą podlegać prawom obowiązującym w różnych krajach lub organizacjach, takich jak Unia Europejska. Ważnym obowiązkiem każdego z nas jest zapoznanie się z tymi prawami obowiązującymi w dowolnym miejscu, w którym pracujemy, oraz przestrzeganie ich. Philip Morris International Inc., firma macierzysta współpracujących z nami firm jest korporacją działającą w Stanach Zjednoczonych. Z tych i innych powodów obowiązywać nas może prawo amerykańskie nawet wtedy, kiedy działalność gospodarcza jest prowadzona poza USA. Również i inne kraje mogą stosować swoje prawo poza swymi granicami. i W razie jakichkolwiek pytań dotyczących praw, które mają dotyczyć wykonywanej pracy, aby uzyskać poradę, należy zawsze kontaktować się z działem prawnym w miejscu pracy. Zadawanie pytań i zgłaszanie problemów Obowiązek otwartego mówienia o problemach Nasza firma nie może prowadzić działalności zgodnie ze zobowiązaniem do etycznego postępowania, jeżeli każdy z nas nie zabierze głosu wtedy, gdy powinien to zrobić. Dlatego też oprócz zaznajomienia się z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa oraz zasadami etyki, które dotyczą wykonywanej pracy, należy mówić o tym otwarcie, jeżeli: Brakuje Ci pewności, co do podejmowania właściwego działania i potrzebna jest Ci porada. Uważasz, że osoba działająca w imieniu firmy PMI postępuje lub zrobiła albo zamierza zrobić coś, co narusza obowiązujące prawo, Zasady i Praktyki Zgodności z Przepisami firmy PMI lub niniejszy Kodeks. Uważasz, że prawdopodobnie bierzesz udział w działaniach niezgodnych z prawem. Uważasz, że wobec osoby, która w dobrej wierze zgłosiła takie pytania lub obawy, stosowane są działania odwetowe. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 4 Gdzie uzyskać pomoc? Z kim należy się skontaktować, aby uzyskać pomoc? Co należy zrobić, jeżeli masz pytania lub obawy dotyczące standardów postępowania zgodnego z prawem i etyką? Dokładamy wszelkich starań, aby sprzyjać atmosferze otwartego i szczerego porozumiewania się. Jeżeli więc masz jakiekolwiek obawy dotyczące problemu związanego z zagadnieniem prawnym lub biznesowym, masz do wyboru kilka opcji. Najważniejsze, aby zadać pytanie lub zgłosić problem. Zachowana zostanie jak największa poufność, z uwzględnieniem potrzeby zbadania i rozwiązania przez firmę zgłoszonego problemu zgodnie z obowiązującym prawem. Zwykle najlepiej zacząć od rozmowy o problemach zgodności z prawem lub etyką ze swoim przełożonym. Pomocy lub rady może Ci także udzielić: Przełożony Twojego przełożonego Kierownik Twojej firmy, funkcji lub działu Dział ds. zgodności z przepisami Dział prawny Dział kadr Dyrektor działu ds. przestrzegania przepisów Oprócz tego w tym Kodeksie wyszczególniono za pomocą symbolu i źródła, gdzie można znaleźć pomoc lub wskazówki dotyczące określonej sekcji Kodeksu. Na końcu kodeksu można znaleźć ogólne informacje kontaktowe. Działania odwetowe nie będą tolerowane Każdy pracownik, który w dobrej wierze szuka porady, zgłasza problem dotyczący możliwości nieprzestrzegania prawa lub niewłaściwego postępowania, przestrzega tym samym postanowień tego Kodeksu i postępuje właściwie. Firma PMI nie dopuści do działań odwetowych wobec takiej osoby. Pracownicy angażujący się w działania odwetowe podlegają procedurze dyscyplinarnej, z możliwością rozwiązania umowy włącznie. W razie podejrzenia, że w stosunku do Ciebie lub znanej Ci osoby podejmowane są działania odwetowe w związku ze zgłoszeniem problemu lub sprawy dotyczącej etyki, należy natychmiast skontaktować się z działem ds. przestrzegania przepisów. Wszystkie zgłoszenia dotyczące działań odwetowych traktujemy bardzo poważnie. Zgłoszenia dotyczące domniemanych działań odwetowych będą sprawdzane, a następnie zostaną podjęte stosowne kroki. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 5 Telefoniczna linia pomocy w sprawach prawnych i etycznych Większość problemów można rozwiązać dzięki bezpośredniej komunikacji pomiędzy zainteresowanymi stronami. lub poprzez zgłoszenie problemu jednej z wymienionych wyżej osób. Jednakże wtedy, kiedy nie masz pewności, do kogo się zwrócić lub chcesz anonimowo zgłosić podejrzenie lub możliwość nieprzestrzegania prawa, zadzwoń pod numer telefonicznej linii pomocy w sprawach prawnych i etycznych. Telefoniczna linia pomocy w sprawach prawnych i etycznych jest obsługiwana przez niezależną firmę, która zgłasza rozmowę firmie PMI, aby umożliwić jej zareagowanie na uwagi dotyczące postępowania zgodnego z prawem lub etyką. Linia pomocy jest czynna przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia w tradycyjnej formie telefonicznej oraz telefonii internetowej. Można na nią dzwonić z każdego kraju, w którym nasze firmy mają swoich pracowników zaś z numeru telefonii internetowej można skorzystać z każdego miejsca z dostępem do sieci. Linia pomocy udostępnia usługi tłumaczeniowe obejmujące ponad 100 różnych języków. W niektórych krajach linie pomocy mogą rządzić się własnymi prawami i ich operatorzy mogą przyjmować tylko takie rozmowy, które dotyczą określonego obszaru postępowania. Jeśli istotnie tak jest, pracownik zostanie o tym poinformowany przez swoją firmę. i Wykaz numerów telefonicznej lub internetowej linii pomocy można znaleźć na końcu niniejszego Kodeksu. Co się stanie, gdy zadzwonię? ? P: Myślę, że mój przełożony robi coś, co według Kodeksu jest niewłaściwe. Boję się zgłosić ten problem, ponieważ przełożony może mi robić jakieś trudności w pracy. Co powinienem zrobić? Zgłoszenia do linii pomocy są tłumaczone i przekazywane do dalszego rozpatrzenia firmie. O pomoc w sprawdzeniu i rozwiązaniu problemu może zostać poproszony dział kadr, kontroli wewnętrznej lub prawny. Ponadto dyrektor ds. zgodności z przepisami regularnie przegląda raporty i działania i w stosownych sytuacjach sprawy zgłasza starszemu kierownictwu oraz Komisji Rewizyjnej przy Zarządzie. Dołożymy wszelkich starań, aby jak najszybciej odpowiedzieć na każdy telefon, szczególnie w przypadku ważnych okoliczności. W przypadku wszczęcia dochodzenia natychmiast zbadamy sprawę i, jeżeli będzie to wymagane, podejmiemy działania naprawcze. O: Jeżeli nie chcesz porozmawiać o tym bezpośrednio z Twoim przełożonym, możesz spróbować skontaktować się z innymi osobami wymienionymi w części Gdzie uzyskać pomoc niniejszego Kodeksu, a także z telefoniczną linią pomocy. W firmie PMI nie będziemy tolerować jakichkolwiek działań odwetowych w stosunku do osoby, która w dobrej wierze zgłosi problem związany z przestrzeganiem prawa i zasad etyki. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 6 Czy mogę zadzwonić anonimowo? Firma PMI zachęca do ujawniania swojej tożsamości przy zgłaszaniu problemów, jednak Linia pomocy w sprawach prawnych i etycznych umożliwia także anonimowe zgłoszenie problemu. Każdemu zgłoszeniu przypisywany jest numer ewidencyjny umożliwiający pracownikowi, który nie chce podać swojego nazwiska, sprawdzenie w późniejszym czasie, czy udzielono odpowiedzi lub podano więcej informacji na temat zgłoszonego problemu. Firma PMI zachęca jednak do podawania nazwiska w kontaktach z linią pomocy. Pomoże nam to między innymi w lepszym zbadaniu sprawy. Jak już zaznaczono wyżej, w firmie PMI obowiązuje ściśle przestrzegana zasada zabraniająca działań odwetowych w przypadku problemów zgłaszanych przez pracowników w dobrej wierze. Programy zapewnienia postępowania zgodnego z prawem i etyką – co mają na celu? Struktura działań związanych z wdrażaniem programów praworządności Niniejszy Kodeks nie jest jedynie opisem naszych standardów. Jest on najważniejszym elementem obowiązującego w całej firmie programu zapewnienia postępowania zgodnego z prawem i etyką, popieranego przez nasz Zarząd i kierownictwo wyższego szczebla, jak również kierownictwo spółek stowarzyszonych z PMI oraz nasze zespoły kierownicze funkcji. Programem tym zarządza dyrektor ds. zgodności z przepisami PMI. Dyrektor ds. zgodności z przepisami sprawdza program przestrzegania prawa i etyki zawodowej, robiąc to razem z kierownikami wyższego szczebla w PMI oraz z Komisją Rewizyjną przy Zarządzie. Dyrektor ds. zgodności z przepisami oraz kadra kierownicza firmy wspólnie monitorują program mający na celu zapewnienie postępowania zgodnego z prawem i etyką w firmie PMI. Ich obowiązki obejmują: Wyznaczanie ról i obowiązków dla programu każdej firmy. Nadzorowanie szkoleń dotyczących zgodności z prawem oraz przepływu odnośnych informacji. Nadzorowanie monitorowania zgodności z prawem. Koordynowanie wewnętrznych dochodzeń dotyczących przestrzegania prawa. Weryfikacja procedur dyscyplinarnych mających zastosowanie w przypadku naruszenia przepisów Kodeksu i innych zasad etyki zawodowej. Monitorowanie dostępnych środków dotyczących zgłaszania spraw i problemów odnoszących się do przestrzegania prawa i etyki zawodowej. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 7 Środowisko pracy Co mamy na celu? Równouprawnienie w zatrudnianiu i zróżnicowanie Firma PMI dokłada wszelkich starań, aby zapewnić w miejscu pracy bezpieczną i profesjonalną atmosferę oraz promować pracę zespołową, różnorodność i zaufanie. Dotyczy to również usilnych starań w kierunku zapewnienia wszystkim równouprawnienia w zatrudnianiu. Szanujemy prawo naszych pracowników do wstąpienia bądź niewstąpienia do związku zawodowego. Firma PMI od dawna jest bardzo zróżnicowanym kulturowo i pożądanym miejscem pracy. Dbamy o to, aby w procesie rekrutacji, zatrudnienia, rozwoju, promocji i dyscyplinowania pracowników oraz w zakresie innych warunków zatrudnienia nie brać pod uwagę rasy, koloru skóry, wyznania, płci (w tym tożsamości płciowej), wieku, narodowości, orientacji seksualnej, niepełnosprawności, posiadanego obywatelstwa, stanu cywilnego ani żadnego innego statusu chronionego prawem. Dotyczy to również zapewniania, w miarę możliwości, odpowiednich pomieszczeń przystosowanych dla osób niepełnosprawnych i przeznaczonych do praktyk religijnych. Mogą istnieć dodatkowe zabezpieczenia zapewniane pracownikom na podstawie lokalnych praw i przepisów. i W przypadku dalszych pytań dotyczących równouprawnienia w zatrudnianiu skontaktuj się z lokalnym lub regionalnym przedstawicielem działu kadr. Środowisko pracy wolne od nękania innych ? P: Jestem kobietą zatrudnioną w firmie. Mężczyzna, który pracuje ze mną, w sposób osobisty często komentuje mój wygląd, co sprawia, że czuję się niezręcznie. Prosiłam go, żeby przestał, ale nie słucha. Co mogę zrobić w tej sytuacji? Zapewnienie profesjonalnego środowiska pracy oznacza także, że nasze firmy nie będą tolerować żadnych form nękania innych. Nękanie może oznaczać zachowania werbalne, fizyczne lub wizualne, mające na celu stworzenie obraźliwego, nieprzyjaznego lub przytłaczającego miejsca pracy. Molestowanie seksualne w szczególności może obejmować zaloty i żądania o charakterze seksualnym, niepożądane kontakty fizyczne lub powtarzające się i niepożądane propozycje o zabarwieniu seksualnym. Inne zabronione formy postępowania obejmują: obraźliwe żarty o charakterze rasowym, etnicznym, religijnym, seksualnym, lub na temat wieku; rozpowszechnianie lub przedstawianie obraźliwych zdjęć lub rysunków; oraz używanie poczty głosowej, poczty elektronicznej lub innych urządzeń elektronicznych do przekazywania uwłaczających oraz dyskryminujących informacji. Taki rodzaj zachowania nie może mieć miejsca w firmie PMI. i Należy zapoznać się z wymogami PMI 02-C „Zatrudnienie” i ich przestrzegać. O: Możesz, a nawet powinnaś, zgłosić ten problem. Możesz zrobić to na kilka sposobów. Informacje na temat tego, gdzie szukać pomocy, znajdziesz w części Gdzie uzyskać pomoc niniejszego Kodeksu. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 8 Zdrowie oraz bezpieczeństwo pracowników ? P: Nasze standardy bezpieczeństwa pracy znacznie wykraczają poza zakres wymagań w kraju, w którym pracuję, a nasza konkurencja postępuje tylko zgodnie z lokalnymi wymaganiami. Czy nie powinniśmy robić tak samo? Gwarancja poufności dla pracowników Same zasady bezpieczeństwa to jednak nie wszystko. Nasze zobowiązanie do zapewnienia bezpieczeństwa pracy oznacza, że każdy z nas musi być wyczulony na niebezpieczeństwo podczas wykonywania swoich obowiązków służbowych. Wszyscy pracownicy PMI oraz pracownicy innych firm pracujący na terenie naszych obiektów muszą znać wymagania związane z bezpieczeństwem i higieną, właściwe dla wykonywanej przez nich pracy. Bezpieczne środowisko pracy oznacza także miejsce pracy, w którym nie ma przemocy. Groźby (jawne lub ukryte), zastraszanie lub przemoc nie będą miały miejsca w firmie PMI i nie będą tolerowane. i Należy zapoznać się z PMI 08-C „Ochrona Środowiska, Bezpieczeństwo i Higiena Pracy” oraz innymi wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy i ich przestrzegać. Pracowników stanowczo zachęca się, aby zgłaszali niebezpieczne działania – w tym groźby oraz zastraszanie – swojemu przełożonemu lub kierownikowi, lokalnemu pracownikowi odpowiedzialnemu za bezpieczeństwo i higienę pracy lub działowi kadr. W firmie PMI szanuje się poufność danych osobowych pracowników. Oznacza to, że dostęp do danych osobowych powinien być ograniczony wyłącznie do pracowników firmy z odpowiednimi uprawnieniami, którym takie informacje są niezbędne do celów czysto biznesowych. Pracownicy mający dostęp do danych osobowych muszą odpowiednio postępować z nimi i zachowywać ich poufność. Nigdy bez stosownego zezwolenia nie należy udostępniać danych osobowych pracowników osobom niezatrudnionym w firmie PMI. Gwarancja poufności danych naszych pracowników nie może upoważniać nas do udziału w niewłaściwych działaniach osobistych w miejscu pracy. Firmowe komputery służą, na przykład, wyłącznie do użytku biurowego i ograniczonego użytku osobistego, i nie można na nich wykonywać czynności niezwiązanych z pracą. Firma zastrzega sobie prawo, podlegające obowiązującym ograniczeniom prawnym, do dostępu, kontroli i wykorzystania całej korespondencji, dokumentacji i informacji utworzonych w miejscu pracy lub za pomocą środków należących do firmy. Obejmuje to również działalność w sieci Intranet lub w Internecie, pocztę elektroniczną, pocztę głosową, rozmowy telefoniczne oraz pliki komputerowe. i Poufność danych pracowników podlega prawu i przepisom wielu organów administracyjnych oraz PMI 03-C „Ochrona Danych Osobowych”. W razie pytań należy skontaktować się z działem prawnym. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 9 Środowisko pracy O: Nie. Musimy stosować się do firmowych wymogów bezpieczeństwa. Firma PMI dokłada wszelkich starań, aby pracownikom zapewnić bezpieczne środowisko pracy we wszystkich miejscach naszej działalności, nawet jeśli robimy więcej, niż jest to określone przez lokalne wymagania. Obowiązkiem firmy PMI jest zapewnienie pracownikom bezpiecznego środowiska pracy. Bezpieczeństwo jest szczególnie ważne na stanowiskach produkcyjnych, które podlegają szczególnym przepisom dotyczącym bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz w przypadku pracowników, którzy większość dnia pracy spędzają prowadząc pojazdy. Na każdym stanowisku pracy obowiązują zasady bezpieczeństwa, których należy przestrzegać. Nasza firma spełnia wymagania wszystkich przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz naszych własnych wymogów w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa, które często przekraczają wymagania prawa. Narkotyki i alkohol w miejscu pracy ? P: Zauważyłam, że od mojego przełożonego często czuć alkohol, nawet wcześnie rano, a jego zachowanie wskazuje na spożycie alkoholu. Obawiam się, że bezpośrednia rozmowa z nim lub zgłoszenie tego faktu innej osobie wywołałoby kłótnię lub skłoniłoby mojego przełożonego do szukania okazji do zwolnienia mnie. Co mam robić? Praca wymaga świadomego myślenia i często zdolności do szybkiego reagowania – od tego zależy bezpieczeństwo innych pracowników oraz konsumentów. Wpływ alkoholu lub narkotyków bądź niewłaściwe stosowanie środków farmaceutycznych zmniejsza możliwości pracowników i sprawia, że nie mogą oni wydajnie pracować. Dlatego też zasady firmy PMI surowo zabraniają zażywania alkoholu oraz narkotyków w miejscu pracy. Naruszenie tych zasad jest bardzo poważnym wykroczeniem. i Jeżeli zauważysz, że ktoś jest pod wpływem alkoholu lub narkotyków, zgłoś ten fakt. O: Istniejące dowody mogą świadczyć o istnieniu problemu, dlatego musisz o tym z kimś porozmawiać. Listę osób, którym możesz zgłosić problem, znajdziesz w części Gdzie uzyskać pomoc niniejszego Kodeksu. Zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy to sprawa kluczowa w naszych firmach. W firmie PMI nie będą tolerowane działania odwetowe przeciwko pracownikom i dołożymy wszelkich starań, aby chronić pracowników przed wszelkimi przejawami takiego postępowania. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 10 Konflikty interesów, prezenty i zaproszenia Co mamy na celu? Konflikty interesów ? P: Chcemy wynająć firmę świadczącą lokalne usługi związane ze sprzątaniem, ale wybranie odpowiedniej firmy długo trwa. Czy nie można zaoszczędzić czasu i środków firmy i po prostu skorzystać z usług firmy prowadzonej przez mojego brata. Wiem, że jest to firma godna zaufania, dobrze wykonująca zlecone prace? Nasi pracownicy angażują się w wiele działań poza firmą. Konflikt interesów może wystąpić wtedy, gdy osobiste, społeczne, finansowe lub polityczne działania pracownika mogą kolidować z lojalnością i obiektywnością wobec firmy. Nasze zobowiązanie do prowadzenia działalności firmy w sposób uczciwy i etyczny dotyczy również właściwego podejścia do rzeczywistych i pozornych konfliktów interesów. To niekiedy wymaga unikania w ogóle wszelkich konfliktów, zawsze natomiast wymaga pełnego ujawnienia każdego rzeczywistego lub pozornego konfliktu interesów. Częste przyczyny konfliktu interesów Zatrudnienie w innych firmach i powiązania. Jeżeli pracownik pracuje, świadczy usługi bądź wykonuje obowiązki dyrektora lub konsultanta w organizacji będącej firmą konkurencyjną, klientem bądź dostawcą towarów lub usług, może to prowadzić do rzeczywistego lub potencjalnego konfliktu interesów (to samo dotyczy świadczenia pracy na rzecz organizacji, która chce stać się firmą konkurencyjną, klientem lub dostawcą). Do niektórych takich sytuacji nie można nigdy dopuścić – na przykład praca lub świadczenie usług na rzecz osoby lub firmy, z którą kontaktujemy się w ramach naszych obowiązków służbowych. Niedopuszczalne są jakiekolwiek powiązania pracownika z firmami konkurencyjnymi, klientami lub dostawcami, o ile: Nie otrzyma on stosownego zezwolenia na piśmie od swojego przełożonego oraz. Wspólnie ze swoim przełożonym nie otrzyma on stosownego zezwolenia na piśmie od działu zgodności z przepisami. Praca i powiązania z bliskimi krewnymi. Praca z bliskimi krewnymi może także prowadzić do konfliktu interesów. W razie dowiedzenia się, że bliski krewny (definicja tego terminu znajduje się w części Inne zagadnienia dotyczące konfliktu interesów) pracuje lub świadczy usługi na rzecz firmy konkurencyjnej, klienta lub dostawcy, lub też, w przypadku, gdy dany pracownik ma bliskiego krewnego, który również pracuje w PMI i na tle zajmowanych przez nich stanowisk może powstawać rzeczywisty bądź potencjalny konflikt interesów, należy niezwłocznie powiadomić o tym swojego przełożonego oraz dział zgodności z przepisami. Dział zgodności z przepisami zadecyduje, czy zainstniała sytuacja wymaga podjęcia jakiegoś działania. Zazwyczaj żaden krewny pracownika nie powinien w sprawach biznesowych kontaktować się z nim ani z innymi pracownikami w danej jednostce biznesowej lub osobami podwładnymi, i żaden pracownik nie powinien pozostawać z bliskim krewnym w żadnych bezpośrednich czy pośrednich stosunkach zależności służbowej, także jako przełożony. Odstąpienie od tej zasady wymaga specjalnego zezwolenia od działu zgodności z przepisami. Należy także uważać na to, aby krewnym nie ujawniać żadnych poufnych informacji biznesowych. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 11 Konflikty interesów, prezenty i zaproszenia O: Nie. Podpisanie umowy z firmą tylko dlatego, że ufasz swojemu bratu, nie jest zgodne z właściwą praktyką biznesową i naszymi wymogami dotyczącymi zaopatrzenia. Co więcej, takie rozwiązanie prowadzi do konfliktu interesów między chęcią pomocy Twojemu bratu a obiektywnym wyborem najbardziej odpowiedniego dostawcy. Jednakże, jeżeli właściwie przedstawisz sprawę dyrektorowi ds. zgodności z przepisami i nie będziesz (ani nikt z Twoich podwładnych), brać udziału w procesie wyboru, firma brata może starać się o zlecenie wraz z innymi wykwalifikowanymi firmami. Jako pracownicy firmy PMI, pracujemy wspólnie nad realizacją naszych wspólnych celów. W sposób lojalny i obiektywny podejmujemy ważne dla naszej firmy decyzje uwzględniając jak najlepsze jej interesy, niezależnie od czynników osobistych lub zewnętrznych. Konflikty interesów (ciąg dalszy) Zarząd. W niektórych sytuacjach pracownik może zostać poproszony o zasiadanie w zarządzie innej organizacji. Może to w niektórych przypadkach prowadzić do konfliktu interesów, bądź nawet do problemu natury prawnej. Zanim pracownik przyjmie stanowisko członka zarządu organizacji, która w jakiś sposób może być związana z naszą firmą (uwzględniając również organizacje niedziałające dla zysków), zawsze musi wcześniej uzyskać na piśmie stosowne zezwolenie od dyrektora ds. zgodności z przepisami, który w tej sprawie skonsultuje się z działem prawnym. Inwestycje. Podejmując decyzję o inwestycjach, pracownicy oraz najbliżsi ich krewni muszą zachować szczególną ostrożność, aby ich działania nie doprowadziły do konfliktu interesów, który może negatywnie wpłynąć na zdolność pracownika do podejmowania obiektywnych decyzji w imieniu firmy PMI. Konflikty mogą wystąpić wtedy, kiedy inwestycje dotyczą firm konkurencyjnych, dostawców oraz klientów. Wszelkie „znaczące inwestycje” w firmach konkurencyjnych, u dostawców lub klientów wymagają uprzedniego zezwolenia na piśmie od przełożonego pracownika lub dyrektora ds. zgodności z przepisami. „Znacząca inwestycja” oznacza korzyści ekonomiczne, które mogą lub wydają się wpływać na osąd i działanie pracownika. Fundusze powiernicze dostępne w ofercie publicznej, fundusze indeksowane oraz inne podobne łączone fundusze papierów wartościowych, w których inwestor nie może decydować o strukturze koszyka, nie powodują konfliktów. Niektóre rodzaje inwestycji są zawsze niedopuszczalne: N ie wolno nigdy inwestować w firmę dostawcy w przypadku jakiegokolwiek udziału w wyborze lub ocenie dostawcy lub negocjacjach z nim ani gdy ma w tym udział osoba podwładna, ani N ie wolno inwestować w firmę klienta w przypadku, gdy pracownik jest odpowiedzialny za kontakty biznesowe z tym klientem bądź jest przełożonym osoby pełniącej takie obowiązki. Zazwyczaj ocena, czy dana inwestycja prowadzi do konfliktu interesów, jest kwestią właściwego osądu. Decydując o tym, czy dana inwestycja może prowadzić do konfliktu interesów, należy zadać sobie następujące pytania: C zy inwestycja będzie miała wpływ na jakiekolwiek decyzje podejmowane przeze mnie w firmie? Co o tej inwestycji będą sądzić moi współpracownicy w firmie? Czy będą uważać, że może mieć to negatywny wpływ na moją pracę dla firmy? Co o tej inwestycji będą myśleć osoby spoza firmy, takie jak klienci, dostawcy, udziałowcy, a nawet media? Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 12 Konflikty interesów (ciąg dalszy) Inne zagadnienia dotyczące konfliktów interesów Bliscy krewni. Jak to przedstawiono w poprzednich rozdziałach, działania bliskich krewnych mogą prowadzić do powstawania rzeczywistych lub pozornych konfliktów interesów. Dzieje się tak wtedy, gdy lojalność pracownika wystawiona zostaje na próbę (lub wydaje się, że tak jest), ponieważ musi on wybierać między bliskim krewnym (który ma na celu korzyści własnej firmy) oraz firmą PMI, w której pracuje (która może mieć inne cele biznesowe). Bliskim krewnym może być mąż lub żona pracownika, jego rodzice i rodzice przybrani; dzieci i pasierb lub pasierbica; bracia i siostry; bracia i siostry przyrodnie; siostrzeniec, bratanek, siostrzenica, bratanica; ciotki i wujkowie; dziadkowie; wnuki; oraz teściowie. Ponadto zasady odnoszące się do bliskich krewnych mogą również dotyczyć partnerów domowych (zarówno uznawanych, jak i nie uznawanych przez prawo lokalne), osoby, z którymi pracownik mieszka lub osoby, z którymi pozostaje on w bliskich osobistych lub uczuciowych związkach. W sprawach dotyczących konfliktów pracownik nie jest odpowiedzialny za zbieranie informacji na temat działań członków rodziny, którzy nie zamieszkują razem z nim. W takich sytuacjach, w których członkowie rodziny nie mieszkają razem z pracownikiem, należy wziąć pod uwagę tylko znane mu okoliczności. Potencjalni dostawcy, klienci oraz firmy konkurencyjne. W przypadku konfliktu interesów termin „dostawca”, „klient” lub „firma konkurencyjna” może oznaczać rzeczywistych lub potencjalnych dostawców, klientów lub firmy konkurencyjne. Jeżeli uważasz, że możesz spowodować konflikt interesów lub, jeżeli inni pracownicy mogą odnieść takie wrażenie, musisz niezwłocznie ujawnić zaistniałą sytuację, wysyłając odpowiednie pismo do działu zgodności z przepisami. i Istnieje także możliwość zgłoszenia konfliktu interesów drogą elektroniczną, na stronie internetowej PMI Compliance. Wszelkie pytania dotyczące sposobu zgłaszania i innych kwestii związanych z konfliktem interesów należy kierować do działu ds. przestrzegania przepisów. Przyjmowanie prezentów i zaproszeń Firma PMI ma wielu dostawców, a dostawcy w istotnym stopniu przyczyniają się do sukcesu naszej firmy. Z tego powodu relacje z dostawcami i innymi podmiotami niezależnymi, z którymi prowadzimy interesy, muszą opierać się całkowicie na słusznych decyzjach biznesowych i uczciwych transakcjach. Prezenty oraz zaproszenia mogą być wyrazem dobrej woli, ale mogą również negatywnie wpłynąć na obiektywność wobec osoby oferującej. Mówiąc krótko, prezenty i zaproszenia mogą prowadzić do konfliktu interesów. „Prezenty i zaproszenia” oznaczają wszelkie przedmioty lub świadczenia posiadające jakąkolwiek wartość, w tym rabaty, pożyczki, gotówkę, korzystne warunki zakupu produktu lub usług, usługi, nagrody, transport, korzystanie z pojazdów lub ośrodków wypoczynkowych innych firm, akcje oraz inne papiery wartościowe, uczestnictwo w emisji akcji, wyposażenie i remonty domu, bilety oraz bony towarowe. Tę listę można wydłużać bez końca – powyżej podano tylko przykłady. UWAGA: W przypadku niektórych firm stowarzyszonych mogą mieć zastosowanie bardziej restrykcyjne normy dotyczące prezentów i zaproszeń. Pracownikom takich firm stowarzyszonych nie wolno przyjmować prezentów ani zaproszeń, które naruszałyby te normy. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 13 Przyjmowanie prezentów i zaproszeń (ciąg dalszy) ? P: Przedstawiciel handlowy dostawcy oferuje pióro o ciekawym wzornictwie, używane w jego firmie do podpisywania kontraktów. Jest jednak jeden kruczek w tej ofercie. Mówi, że mogę otrzymać to pióro tylko wtedy, jeżeli przedstawię jego sprawę całemu zespołowi zaopatrzenia. Wartość tego pióra prawdopodobnie nie przekracza 250 USD. Czy mogę je przyjąć? O: Nie, ponieważ jest to przypadek „quid pro quo”, co oznacza „coś za coś”. Przedstawiciel podaruje to pióro tylko wtedy, jeśli otrzyma coś w zamian. Chociaż może się to wydawać błahą sprawą, takie układy opierające się na zasadzie „coś za coś” znajdują się na liście prezentów i zaproszeń, które zawsze są niedopuszczalne. Prezenty i zaproszenia oferowane pracownikom firmy PMI oraz ich krewnym można podzielić na trzy kategorie: ZWYKLE DOPUSZCZALNE Wartość niektórych prezentów lub zaproszeń jest tak mała, że ich przyjęcie nie wymaga odrębnej zgody. Ta kategoria obejmuje prezenty lub zaproszenia pochodzące z dowolnego źródła o łącznej wartości rynkowej w ciągu jednego roku kalendarzowego nieprzekraczającej 250 USD (chyba że można je zaklasyfikować do kategorii „Niedopuszczalne”, opisanej poniżej). Oznacza to, że o ile całkowita wartość nie przekracza 250 USD z jednego źródła w ciągu roku kalendarzowego, następujące prezenty nie wymagają zgody: O kazjonalne posiłki z osobą, z którą utrzymuje się kontakty zawodowe. U dział w normalnych imprezach sportowych, teatralnych i kulturalnych. Inne sensowne i zwyczajowe prezenty i zaproszenia. Podobnie nie wymaga zgody przyjmowanie przedmiotów o małej wartości służących promocji, takich jak pióra, kalendarze, kubki do kawy, które zazwyczaj są rozdawane klientom. NIEDOPUSZCZALNE Inne rodzaje prezentów i zaproszeń są po prostu niewłaściwe, faktycznie lub z wyglądu, więc są one zawsze niedopuszczalne i nikt nie może wyrazić na nie zgody. Pracownikom nie wolno nigdy: P rzyjmować prezentów lub zaproszeń, które są nielegalne lub wiązałyby się z naruszeniem prawa. P rzyjmować jakichkolwiek prezentów w postaci gotówki lub jej ekwiwalentu (np. bonów towarowych, które można przekazywać innym lub zamieniać na gotówkę), czeków bankowych, przekazów pieniężnych, lokacyjnych papierów wartościowych, instrumentów zbywalnych, pożyczek, akcji lub opcji na akcje. P rzyjmować lub żądać czegokolwiek na zasadzie „quid pro quo” (coś za coś) lub w ramach umowy, według której przyjęcie prezentu lub zaproszenia wiąże się z wykonaniem w zamian jakichkolwiek czynności. Uczestniczyć w imprezach, które są niesmaczne, mają charakter seksualny lub w inny sposób naruszają nasze zobowiązanie do wzajemnego poszanowania. Uczestniczyć w jakichkolwiek czynnościach, o których wiadomo, że osoba oferująca prezent lub zaproszenie narusza standardy swojego pracodawcy. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 14 Przyjmowanie prezentów i zaproszeń (ciąg dalszy) W PRZYPADKU WĄTPLIWOŚCI W przypadkach, które nie pasują do pozostałych kategorii, przyjmowanie prezentów może lub nie może być dopuszczalne. Ale wtedy konieczna jest zgoda na piśmie, zgodnie z PMI 14-C „Interakcja z urzędnikami państwowymi i partnerami biznesowymi. Działalność polityczna”. Przykładem tej kategorii są następujące prezenty otrzymywane od aktualnego lub potencjalnego dostawcy bądź klienta: Prezenty i zaproszenia z jednego źródła o łącznej wartości rynkowej przekraczającej 250 USD w ciągu roku kalendarzowego. Imprezy specjalne – takie jak bilety na mecz o Puchar Świata lub rozgrywki Super Bowl (zazwyczaj przekraczające wartość 250 USD). Podróże lub imprezy trwające dłużej niż jeden dzień. Decyzję, czy dana sytuacja należy do kategorii „W przypadku wątpliwości”, należy podejmować kierując się zdrowym rozsądkiem, a także biorąc pod uwagę następujące czynniki: Czy prezent lub zaproszenie może mieć wpływ na obiektywność pracownika? Czy ma to cel biznesowy (na przykład czy w ramach imprezy omawiane będą zagadnienia biznesowe)? Czy stworzy to precedens dla innych pracowników? Co o tym będą sądzić inni pracownicy oraz ludzie spoza firmy? Inne uwagi na temat prezentów i zaproszeń Powiadamianie dostawców oraz klientów. Z omawianymi wymogami należy zapoznać osoby, z którymi prowadzi się lub zamierza się prowadzić interesy. Co zrobić w razie otrzymania niedozwolonego prezentu? Pracownik musi natychmiast zwrócić każdy prezent w postaci gotówki lub jej ekwiwalentu (np. bonów towarowych, które można przekazywać innym lub zamieniać na gotówkę), czeków bankowych, przekazów pieniężnych, lokacyjnych papierów wartościowych, instrumentów zbywalnych, pożyczek, akcji lub opcji na akcje. W przypadku innych prezentów z kategorii „Zwykle dopuszczalne”, jeżeli dyrektor ds. zgodności z przepisami zadecyduje, że zwrot prezentów jest niepraktyczny lub niepożądany, prezenty należy przekazać dyrektorowi ds. zgodności z przepisami w celu wykorzystania ich w firmie, sprzedaży lub przekazania jako dar. Prezentów takich jak obrazy, zestawy biurowe lub podobne można używać w biurze firmy po uzyskaniu pisemnego pozwolenia dyrektora ds. zgodności z przepisami lub zgodnie z ustalonymi w firmie procedurami, ale pozostaną one własnością firmy. Jeżeli wydaje się to być odpowiednie, należy wysłać list wyjaśniający obowiązujące w firmie wymogi dotyczące oferowania prezentów. i W razie jakichkolwiek pytań lub problemów dotyczących prezentów i zaproszeń należy skontaktować się ze swoim przełożonym lub działem ds. zgodności z przepisami. W filii, w której pracujesz, mogą obowiązywać dodatkowe wymagania. Należy koniecznie się z nimi zapoznać. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 15 Wręczanie prezentów i zaproszeń ? P: Chcę dać jednemu z naszych najlepszych klientów prezent jako wyraz podziękowania. Mam dostęp do biletów na pewien turniej tenisowy. Wiem, że osoba ta interesuje się tenisem, ale myślę, że wedle zasad obowiązujących w jej firmie przyjęcie takiego prezentu jest niedopuszczalne. Czy jeżeli osoba ta nie zważa na te zasady, mogę podarować jej te bilety? O: Nie. Jeżeli wiesz, że będzie to wiązać się z naruszeniem zasad obowiązujących w firmie danej osoby, nie można wręczyć tego prezentu. Jeżeli chcemy, aby inni przestrzegali naszych standardów, postępujmy podobnie wobec innych. Proponowanie lub wręczanie prezentów i zaproszeń niepaństwowym biznesowym osobom kontaktowym lub urzędnikom i pracownikom państwowym Oprócz surowych zasad dotyczących przyjmowania prezentów i zaproszeń (patrz część Przyjmowanie prezentów i zaproszeń niniejszego Kodeksu), podobną ostrożność musimy zachować również przy ich wręczaniu. Proponowanie udogodnień socjalnych lub biznesowych o nieznacznej wartości, takich jak skromne prezenty, posiłki oraz zaproszenia, jest powszechnie stosowaną praktyką w świecie handlu i ma na celu wytworzenie pozytywnej atmosfery oraz umocnienie związków biznesowych. Okazjonalna wymiana rozsądnych zaproszeń lub prezentów z podmiotem niezwiązanym z rządem przy kierowaniu się zdrowym rozsądkiem oraz zachowaniu umiaru w tym względzie jest właściwe, chyba że pracodawca osoby przyjmującej prezent lub propozycję zabrania tej praktyki. W żadnym przypadku nie należy oferować prezentów lub zaproszeń, których Twoim zdaniem odbiorca może nie przyjąć ze względu na przepisy prawa lub politykę swojej organizacji. Wręczanie prezentów Aby wręczyć prezent wart ponad 250 USD niepaństwowej biznesowej osobie kontaktowej, należy uzyskać specjalnie zezwolenie na piśmie zgodnie z procedurami określonymi w PMI 14-C. Niektóre działania są zawsze niedopuszczalne i nie ma tu żadnych wyjątków. Nie wolno nigdy oferować prezentu, zaproszenia ani żadnego innego wartościowego przedmiotu lub usług, jeżeli: J est to nielegalne. J est wiadomo, że narusza to przepisy organizacji, w której pracuje osoba otrzymująca. P rezentem jest gotówka lub inne środki pieniężne (takie jak czeki bankowe, czeki podróżne, przekazy pieniężne, akcje inwestycyjne lub instrumenty zbywalne). P rezent lub zaproszenie są nieprzyzwoite, mają charakter seksualny lub w inny sposób naruszają nasze zobowiązania do wzajemnego poszanowania. J eżeli jest to oferta typu „quid pro quo” (coś za coś). P rezent o wartości przekraczającej 1000 USD – chyba że przedstawiony w publicznej prezentacji z wyjaśnieniem, że odbiorca otrzymuje prezent w wyniku, na przykład udziału w programie zachęcającym do sprzedaży, o którym wie pracodawca danej osoby oraz akceptuje go. P rezent nie został właściwie udokumentowany w księgach firmowych. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 16 Wręczanie prezentów i zaproszeń (ciąg dalszy) Prezenty wręczane urzędnikom albo pracownikom państwowym Proponowanie lub wręczanie prezentów i zaproszeń urzędnikom i pracownikom państwowym wiąże się ze szczególnym ryzykiem. Nigdy nie należy proponować ani wręczać żadnych prezentów i zaproszeń ani wartościowych przedmiotów urzędnikom lub pracownikom państwowym, jeżeli jest to sprzeczne z prawem lub Twoim zdaniem spowodowałoby naruszenie przez pracownika ustalonych zasad etycznych i innych zasad kierujących jego postępowaniem. Zanim wręczysz jakikolwiek prezent lub zaproszenie urzędnikowi lub pracownikowi państwowemu, zapoznaj się i kieruj się ściśle PMI 14-C „Interakcja z urzędnikami państwowymi i partnerami biznesowymi. Działalność polityczna”. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 17 Prowadzenie działalności Co mamy na celu? Firma PMI dokłada wszelkich starań, aby wszystkie nasze działania biznesowe charakteryzowała wiarygodność i uczciwość. Będziemy zdecydowanie konkurować z innymi firmami, ale w sposób praworządny i uczciwy, zgodnie ze wszystkimi prawami dotyczącymi konkurencji oraz zasadami etyki obowiązującymi na rynku. Przepisy dotyczące nieuczciwej konkurencji Nasza firma ściśle przestrzega przepisów chroniących rynki na całym świecie przed nieuczciwymi zachowaniami. Prawa dotyczące nieuczciwej konkurencji zabraniają zawierania umów mających na celu zmniejszenie jej znaczenia na rynku, takich jak „ustalanie” cen lub podejmowania nieuczciwych starań mających na celu jej zupełne wyeliminowanie. Fakty na temat praw dotyczących nieuczciwej konkurencji P rawa dotyczące nieuczciwej konkurencji różnią się na całym świecie. W wielu krajach, w Unii Europejskiej oraz w niektórych przypadkach, w poszczególnych stanach czy prowincjach, obowiązują prawa zabraniające działań mających na celu ograniczenie konkurencji na rynku. Przepisy prawa dotyczące konkretnego pracownika mogą być różne w zależności od jego miejsca pracy i miejsca prowadzenia działalności biznesowej. Nakładane kary są surowe. Kary nakładane za naruszenia mogą być surowe. W niektórych krajach osoby fizyczne, którym udowodniono ustalanie cen, często otrzymują wyroki pozbawienia wolności. Zasądzane są także wysokie grzywny. Na przykład w Unii Europejskiej grzywny za działanie związane z nieuczciwą konkurencją mogą wynosić nawet dziesięć procent ogólnoświatowych obrotów (tj. sprzedaży). Wiele krajów stosuje lub zamierza wprowadzić podobnie surowe kary za naruszanie przepisów o nieuczciwej konkurencji, a w niektórych klienci oraz firmy konkurencyjne mogą nawet zażądać odszkodowania i innych form zadośćuczynienia. Nierozważne działania mogą naruszać prawo. To, co może wydawać się zwykłym kontaktem biznesowym, na przykład dyskusja podczas lunchu z przedstawicielem handlowym firmy konkurencyjnej lub sesja grupy roboczej w branżowym stowarzyszeniu handlowym, może doprowadzić do naruszenia praw dotyczących nieuczciwej konkurencji. Przepisy dotyczące nieuczciwej konkurencji zabraniają zawierania porozumień ograniczających swobodny handel. Przykładami niezgodnych porozumień między konkurencyjnymi firmami są ustalanie cen oraz zakładanie karteli ustawiających przetargi. Także niektóre umowy z dostawcami lub klientami mogą być wątpliwe z punktu widzenia przepisów dotyczących nieuczciwej konkurencji. Są to między innymi umowy w sprawie nieprowadzenia działalności z niektórymi klientami lub dostawcami („grupowy bojkot”) lub porozumienia między dostawcą a klientem w sprawie rzeczywistej lub minimalnej ceny odsprzedaży. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 18 Conducting Business Mogą one dotyczyć także działań poza własnym krajem. Niektóre prawa dotyczące nieuczciwej konkurencji mogą być stosowane nawet wtedy, gdy działalność ma miejsce poza granicami danego kraju. (ciąg dalszy) i Wymogi PMI 05-C „Konkurencja i Uczciwy Handel” wyznaczają światowy jednolity standard przestrzegania przepisów dotyczących nieuczciwej konkurencji. W niektórych przypadkach zasady te mogą być bardziej rygorystyczne niż przepisy lokalne. Należy zapoznać się z PMI 05-C i wiedzieć, jak wymogi te mogą wpływać na Twoje stanowisko pracy. Prowadzenie działalności Przepisy dotyczące nieuczciwej konkurencji Monopolizowanie, próby zmonopolizowania rynku i wykorzystywanie dominującej pozycji na rynku są niezgodne z prawem. ? P: Podczas spotkania stowarzyszenia handlowego rozmawiałem z przedstawicielami konkurencyjnych producentów. Jeden z przedstawicieli powiedział: „Nie wiem, jak u was, ale nasze marże zysku nie są już tak dobre, jak kiedyś”. Inny z kolei powiedział: „Chciałbym, żebyśmy coś zrobili z tymi wszystkimi dużymi rabatami”. Ja natomiast skinąłem głową, ale nic nie powiedziałem. W ciągu następnych kilku tygodni firmy, których przedstawiciele byli obecni podczas rozmowy podniosły swoje ceny. Czy ta rozmowa stanowiła problem? Co należało zrobić? Niektóre prawa dotyczące nieuczciwej konkurencji zabraniają monopolizowania lub prób monopolizowania rynku, podczas gdy inne prawa regulują wyłącznie postępowanie firm mających dominującą pozycję. Firmie o dominującej pozycji nie wolno na przykład podejmować prób uniemożliwiania innym firmom wkraczania na rynek ani eliminować konkurencji. Firmy konkurencyjne ustalają zwykle ceny w sposób pokrywający powstałe koszty. Zaniżanie cen może przyjmować charakter wypychania konkurentów z rynku. Jeżeli istnieje powód do ustalania cen poniżej kosztów, powinien to sprawdzić dział prawny w celu upewnienia się, czy nie będzie to postrzegane jako działanie zmierzające do wyeliminowania konkurentów. Ustalanie różnych cen w zależności od tego, czy dany klient jest firmą konkurencyjną, może być niezgodne z prawem. W Unii Europejskiej i innych jurysdykcjach ustalanie różnych cen może prowadzić do problemów wtedy, kiedy firma ma dominującą pozycję na rynku, lub gdy takie działanie ma miejsce w ramach umowy z firmą trzecią. Pracownicy odpowiedzialni za ustalanie cen lub rabatów albo opracowywanie programów handlowych muszą zapoznać się z wymaganiami tych praw i powinni konsultować się z działem prawnym w celu uzyskania stosownych wskazówek. i W razie jakichkolwiek pytań dotyczących obowiązków w ramach przepisów o nieuczciwej konkurencji oraz PMI 05-C należy skontaktować się ze swoim przełożonym albo działem prawnym. O: Tak, ta rozmowa bez wątpienia stwarzała problem. Sąd mógłby orzec, że wszystkie firmy obecne podczas rozmowy – niezależnie od tego, czy wyraziły swoje zdanie bądź nie – brały udział w ustalaniu poziomu cen, mimo że wyraźna umowa nigdy nie miała miejsca. Ze względu na to ryzyko, jeżeli będziesz brać udział w rozmowie o cenach z firmami konkurencyjnymi, natychmiast zmień temat w taki sposób, aby wyraźnie dać do zrozumienia, że uważasz, że taka rozmowa jest niewłaściwa, i natychmiast zadzwoń do działu prawnego. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 19 Przepisy dotyczące nieuczciwej konkurencji (ciąg dalszy) Podstawowe zasady, które należy znać: Niektóre umowy prawie zawsze naruszają prawa dotyczące nieuczciwej konkurencji. Nie wolno nigdy rozmawiać lub wymieniać informacji z osobami z firm konkurencyjnych, aby: U stalać ceny – może to być związane z ustalaniem cen maksymalnych lub minimalnych, bądź też „stabilizowaniem” cen. U stalać warunki odnośnie cen hurtowych lub detalicznych, formuł wyceny, marży, promocji handlowych, warunków kredytowania i innych. D okonywać podziałów rynków, klientów lub obszarów. O graniczyć produkcję. D okonywać manipulacji w procesie składania ofert, z zawieraniem umów oraz składaniem sfałszowanych ofert włącznie. B ojkotować firmę konkurencyjną, dostawcę, klienta lub dystrybutora. Ze względu na ryzyko, nie należy nigdy w żadnym miejscu omawiać z pracownikami firm konkurencyjnych zagadnień dotyczących działań mających związek z konkurowaniem na rynku, bez uprzedniego zezwolenia działu prawnego. Inne działania mogą prowadzić do problemów z przestrzeganiem praw dotyczących nieuczciwej konkurencji. Przed wykonaniem poniżej wymienionych działań, należy zawsze skonsultować się z działem prawnym: Omawianie przedsięwzięć typu joint venture, fuzji, przejęć, marketingu, zakupów lub podobnych zagadnień z przedstawicielami firm konkurencyjnych. Z awieranie umów o wyłączności (na przykład kontraktów zobowiązujących firmy do sprzedaży lub zakupu towarów wyłącznie od firmy PMI). W iązanie ze sobą lub łączenie różnych produktów lub usług (np. kontrakty wymagające lub zachęcające nabywcę, który chce kupić jeden produkt, również do zakupu drugiego „związanego” z nim produktu lub programów, które warunkują uzyskanie rabatu przy zakupie pakietu produktów). D ziałalność w stowarzyszeniach handlowych lub ustalanie standardów branżowych. P ełnienie funkcji dyrektora lub kierownika w firmie konkurującej z naszymi firmami. U stalanie cen odsprzedaży ze sprzedawcami. O ferowanie rabatów, zniżek lub innych zachęt klientowi zależnych od spełnienia przez niego ustalonych limitów rozwoju, wielkości sprzedaży lub udziału w rynku detalicznym lub udostępnienia lepszej ekspozycji towarów. Oferowanie rabatów lub różnych warunków jednemu sprzedawcy, ale nie nabywcy konkurującemu. Angażowanie się w działania utrudniające rywalom uzyskanie potrzebnych informacji lub sprzedaż ich produktów. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 20 Gromadzenie informacji o konkurencji ? P: Zostałam właśnie zwolniona z innej firmy. Mam teczkę z materiałami na temat mojego wcześniejszego pracodawcy, które mogłyby być bardzo pomocne w opracowywaniu planów rozwoju naszej firmy. Czy mogę przynieść te materiały? O: Nie, nie należy przynosić do firmy PMI materiałów, które mogą zawierać poufne informacje z firm, w których pracownik uprzednio pracował. Jeśli dla kogoś wykorzystywanie naszych poufnych informacji jest niedopuszczalne, tym samym również my nie powinniśmy wykorzystywać poufnych informacji innych firm. Gromadzenie informacji o konkurencji uczciwymi metodami jest niezbędnym i zgodnym z prawem elementem konkurowania na rynku. Jednakże niektóre formy gromadzenia informacji są niewłaściwe i mogą naruszać prawo. Dotyczy to przepisów o nieuczciwej konkurencji oraz przepisów dotyczących tajemnicy handlowej. W firmie PMI musimy być bardzo czujni i unikać niezgodnego z prawem gromadzenia informacji. Dlatego koniecznie należy wiedzieć, jakie działania są dopuszczalne i kiedy należy zachować ostrożność. Zgodne z prawem, źródła informacji na temat firm konkurencyjnych to między innymi: Gazety, relacje prasowe i inne informacje publiczne. Rozmowy z klientami, ale bez próby uzyskania poufnych informacji. Wystawy handlowe (ale nie dyskusje z firmami konkurencyjnymi – patrz część Przepisy dotyczące nieuczciwej konkurencji niniejszego Kodeksu). Informacje publicznie dostępne w Internecie lub inne dostępne publicznie media. Analizy branżowe wykonywane przez renomowanych konsultantów. Nie wolno nigdy korzystać z następujących źródeł: Informacje poufne lub informacje będące własnością firmy konkurencyjnej lub podobne informacje należące do kogoś innego spoza firmy – w przypadku posiadania takich informacji, należy skonsultować się z działem prawnym. W razie zdobycia informacji poufnych lub należących do innej firmy, ze źródła spoza firm należących do firmy PMI, nawet nieumyślnie, należy niezwłocznie skonsultować się z działem prawnym. Jakiekolwiek poufne informacje oraz informacje stanowiące własność firmy będące w posiadaniu naszych nowo zatrudnionych pracowników, którzy wcześniej pracowali w firmach konkurencyjnych. Informacje o ofercie firmy konkurencyjnej, jeżeli bierzesz udział w przetargu, np. w przypadku aukcji prywatyzacyjnych. Jeżeli okaże się, że jesteś w posiadaniu takich informacji, zadzwoń do działu prawnego w Twojej firmie. Informacje poufne na temat firmy konkurencyjnej, które inna osoba oferuje na sprzedaż. i W przypadku pytań, czy przyjąć pewne informacje dotyczące firm konkurencyjnych lub wejść w ich posiadanie, należy skontaktować się z działem prawnym. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 21 Pranie brudnych pieniędzy i kontrabanda ? P: Nasz klient eksportowy dzwoni ze Skandynawii i mówi, że chce podwoić roczną liczbę kupowanych przez niego papierosów. Jest w trakcie zmiany banku i chce zapłacić za następną dostawę gotówką, ponieważ jego nowe konto jeszcze nie działa. Co mam robić? O: Zachowaj ostrożność i zgłoś całą sytuację do działu kontroli wewnętrznej i prawnego. Po pierwsze, firma PMI nie sprzedaje produktów klientom w ilościach przekraczających uzasadniany popyt na rynku lokalnym. Nagły wzrost popytu bez odpowiedniego wytłumaczenia może sygnalizować problem kontrabandy. Po drugie, wymogi PMI 11-C dopuszczają płatności gotówkowe tylko w niektórych okolicznościach i tylko za pisemną zgodą. Płatności gotówkowe – wraz z czekami innych firm i płatnościami z wielu źródeł – są czasem używane przez osoby naruszające prawo w celu obejścia zakazów dotyczących prania brudnych pieniędzy. Sprzedaż towarów z naruszeniem prawa celnego lub podatkowego jest znana pod różnymi nazwami – między innymi jako „kontrabanda” lub „przemyt”. Specjaliści od egzekwowania prawa na całym świecie w coraz większym stopniu interesują się kontrabandą oraz powiązaniami tego procederu z inną działalnością kryminalną – „praniem brudnych pieniędzy”. Wymogi firmy PMI są w tym względzie jednoznaczne: nie będziemy tolerować, ułatwiać ani wspierać kontrabandy lub prania brudnych pieniędzy i będziemy pomagać rządowi w zapobieganiu nielegalnej sprzedaży towarów wyprodukowanych przez nasze firmy. Co to jest kontrabanda? Kontrabanda, niekiedy nazywana przemytem towarów, jest handlem towarami z naruszeniem przepisów celnych lub prawa podatkowego. Co to jest pranie brudnych pieniędzy? Pranie brudnych pieniędzy to proces wykorzystywany przez osoby fizyczne lub prawne po to, aby ukryć nielegalne fundusze lub wykonać działania, w wyniku których źródła tych funduszy miałyby pozory legalności. Firma PMI opracowała zasady zgodności z przepisami podatkowymi, dotyczące prania brudnych pieniędzy, kontrabandy oraz sankcji ekonomicznych, które zostały zapisane w trzech zbiorach Zasad i Praktyk: PMI 09-C „Poznaj swoich dostawców”, PMI 10-C „Poznaj swoich klientów i producentów kontraktowych” oraz zasady PMI 11-C „Dopuszczalne Formy Płatności”. Przyjmowanie płatności. Firma PMI wspiera zasady zapobiegające praniu brudnych pieniędzy, stosując określone procedury pozwalające unikać przyjmowania gotówki lub jej odpowiedników, uzyskanych w wyniku działalności kryminalnej. Dopuszczalne formy płatności. Wymogi PMI 11-C „Dopuszczalne Formy Płatności” określają dopuszczalne formy przyjmowania i realizowania płatności obowiązujące w PMI i podmiotach stowarzyszonych w stosunku do klientów, sprzedawców i innych osób fizycznych lub prawnych, z którymi współpracujemy. Procedury te mają na celu zapobieżenie wykorzystaniu naszych produktów w procederze „prania brudnych pieniędzy” lub innych czynach przestępczych. Zasady i Praktyki te: O kreślają dopuszczalne formy płatności. W ymagają regulowania wszystkich płatności w walucie podanej na fakturze. Z abraniają dokonywania płatności poprzez firmy trzecie. W ymagają zgodności ze wszystkimi zasadami sprawozdawczości finansowej. W ymagają do realizacji płatności użycia jednego instrumentu dla każdej faktury lub grupy faktur. Z obowiązują do dokładnego zbadania polecenia powodującego powstanie nadpłaty. O kreślają odstępstwa umożliwiające przyjmowanie płatności w inny sposób. Zasady „poznaj swojego klienta”. Chcąc zapewnić współpracę tylko z firmami lub osobami fizycznymi, które przestrzegają naszych standardów dotyczących postępowania zgodnego z prawem i etyką, opracowaliśmy wymogi PMI 10-C „Poznaj swoich klientów i producentów kontraktowych”, ustalające standardy wyboru oraz zatwierdzania naszych klientów oraz innych partnerów biznesowych. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 22 Pranie brudnych pieniędzy i kontrabanda (ciąg dalszy) Zasady i Praktyki te wymagają od pracowników następującego postępowania: Oceniać etyczne zachowanie potencjalnych klientów (w miarę możliwości) i potwierdzać ich fizyczną działalność biznesową oraz zaangażowanie w legalny handel. Przedstawiać wszystkim klientom nasze oczekiwania dotyczące postępowania zgodnego z prawem. W sposób ciągły monitorować i śledzić praktyki biznesowe klientów. Odmawiać współpracy biznesowej i nie udzielać pomocy tym, którzy angażują się w nielegalne praktyki dotyczące naszych produktów. Każdy przypadek naruszenia tych Zasad i Praktyk należy zgłosić swojemu przełożonemu lub działowi ds. zgodności z przepisami lub prawnemu. Wszelkie podejrzane transakcje lub działania ze strony klienta należy niezwłocznie zgłaszać dyrektorowi ds. zgodności z przepisami lub działowi prawnemu. i W celu uzyskania dalszych informacji na ten temat należy zapoznać się z wymogami 09-C, 10-C i 11-C firmy PMI lub skontaktować się z działem kontroli wewnętrznej, działem ds. zgodności z przepisami lub działem prawnym. Należy pamiętać, że podejrzane transakcje lub działania klienta należy natychmiast zgłaszać. Ograniczenia handlowe, kontrola eksportu oraz prawa dotyczące bojkotu Ograniczenia handlowe oraz kontrola eksportu. Unia Europejska, Szwajcaria, Stany Zjednoczone oraz wiele innych jurysdykcji co pewien czas wprowadza zakazy lub inne ograniczenia dotyczące eksportu lub działalności handlowej z niektórymi krajami, osobami prawnymi lub fizycznymi. Ograniczenia handlowe mają różną postać, włączając w to zakazy obejmujące: Eksport do kraju objętego sankcjami. Tranzyt przez kraj nieobjęty sankcjami do kraju objętego sankcjami i na odwrót. Import lub kontakty handlowe z krajami objętymi sankcjami. Podróżowanie do lub z krajów objętych sankcjami. Nowe inwestycje w kraju objętym sankcjami. Transakcje oraz umowy finansowe dotyczące kraju objętego sankcjami lub wyznaczonych osób fizycznych i prawnych. Te ograniczenia mogą obejmować również wymagania licencyjne dotyczące eksportu niektórych produktów oraz technologii. „Eksport” to nie tylko transfer towarów – termin ten obejmuje również przekazywanie usług lub technologii (takich jak dane techniczne lub inne informacje) do obywateli innego kraju z wykorzystaniem: Poczty elektronicznej. Rozmów bezpośrednich, zarówno na rynku wewnętrznym, jak i zagranicznym. Wizyt w obiektach należących do firmy PMI. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 23 Ograniczenia handlowe, kontrola eksportu oraz prawa dotyczące bojkotu (ciąg dalszy) ? P: Chcę wysłać pewne produkty do kraju objętego sankcjami ekonomicznymi dotyczącymi handlu. Czy będzie to zgodne z prawem, jeżeli uda mi się przekazać te produkty firmie w kraju, w którym nie obowiązują te ograniczenia, a następnie firma ta sprzeda je w kraju objętym sankcjami? O: Nie. Tak jak w przypadku wielu praw to, co może się wydawać sprytnym obejściem prawa, jest także niezgodne z prawem. Ostatnio zaczęły obowiązywać ograniczenia handlowe w Stanach Zjednoczonych dotyczące firm wytwarzających produkty konsumenckie odnośnie następujących krajów objętych sankcjami oraz osób fizycznych lub prawnych: Kuba Iran P ółnocna Korea Sudan Syria Wskazani obywatele innych krajów Handlarze narkotyków Organizacje terrorystyczne (włączając talibów) Osoby obsługujące wszelkie transakcje międzynarodowe muszą zapoznać się z wszystkimi przepisami eksportowymi oraz ograniczeniami handlowymi i postępować zgodnie z nimi. Amerykańskie ograniczenia antybojkotowe. Zgodnie z prawem obowiązującym w USA, od firmy PMI wymaga się zgłaszania rządowi amerykańskiemu i niestosowania się do, wszelkich żądań dotyczących nieusankcjonowanego bojkotu zagranicznego lub związanych z tym restrykcyjnych praktyk handlowych. Pracownikom nie wolno wykonywać żadnych działań, udzielać żadnych informacji ani składać żadnych deklaracji, które mogłyby być poczytane jako nielegalne bojkotowanie dowolnego kraju. Naruszenie tych praw wiąże się z surowymi karami. Aktualne informacje dotyczące krajów, które mogą żądać udziału w zabronionym międzynarodowym bojkocie, można uzyskać w dziale prawnym. W razie otrzymania związanych z bojkotem pisemnych lub ustnych żądań o informacje, należy natychmiast powiadomić o tym dział prawny. Obejmuje to żądania, które stanowią część rzeczywistego zamówienia, oraz te, które nie dotyczą konkretnej transakcji. i Jeżeli wymagane są dalsze informacje na temat ograniczeń handlowych oraz kontroli eksportu, należy skontaktować się z działem prawnym i finansowym. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 24 Cła i podatki pośrednie Import produktów naszych firm podlega różnym prawom lub przepisom celnym i podatkowym. Jest to ogólnie obowiązująca zasada. W szczególności import towarów do innego kraju musi zazwyczaj odbywać się w sposób zgodny z: przepisami określającymi należności importowe, podatek VAT, akcyzę i podobne opłaty, które należy uiścić w związku z naszymi produktami; lub podatkiem, składowaniem towaru pod zamknięciem celnym lub innymi przepisami, które dotyczą przesyłek bezcłowych lub nieopodatkowanych. Każdy import musi często być zgodny również z wymaganiami urzędów państwowych, którymi koordynują lub których stosowanie wymuszają władze celne. Należy zadbać o to, aby wszelkie działania importowe były przeprowadzane zgodnie z tymi wymaganiami, a także aby wszelkie informacje udzielane urzędnikom celnym lub podatkowym były dokładne i rzetelne. i Osoby mające do czynienia z tymi kwestiami powinny zapoznać się również z PMI 15-C „Opodatkowanie”. Rząd jako klient ? P: Prowadzimy działania biznesowe w wielu krajach, gdzie wiele firm i organizacji należy do państwa. Jak mam rozpoznać, że osoba, z którą się kontaktuję, jest urzędnikiem państwowym? O: Termin „urzędnik państwowy” lub „przedstawiciel państwowy” ma szerokie znaczenie. Należy przyjąć, że wszyscy pracownicy organizacji i firm należących do państwa oraz ich agenci są urzędnikami państwowymi. Wszelkie wątpliwości co do tego, czy dana osoba jest urzędnikiem państwowym, należy konsultować z działem prawnym. Każdego roku firma PMI dokonuje wielu transakcji handlowych z rządem. Chociaż postępowanie zgodnie z etyką zawodową jest podstawą wszystkich kontaktów z klientami, to wtedy, gdy naszym klientem jest rząd, obowiązują specjalne zasady, które w niektórych sytuacjach znacznie różnią się od tych obowiązujących w przypadku kontaktów z klientami komercyjnymi. Ogólnie przyjęte w komercyjnym środowisku biznesowym praktyki biznesowe, takie jak zapewnienie transportu, oferowanie posiłków, zaproszeń lub innych przedmiotów, może być całkowicie niedopuszczalne i może nawet naruszać obowiązujące prawo, kiedy mamy do czynienia z pracownikami lub urzędnikami państwowymi lub osobami, które działają w imieniu rządu. Naruszenia tych przepisów wiążą się z karami ustalonymi prawem cywilnym i karnym. Te zasady powinny znać osoby biorące udział w przetargach lub świadczeniu usług w ramach kontraktów rządowych, w tym także kontraktów z przedsiębiorstwami należącymi do państwa lub przez nie kontrolowanymi. Oto niektóre podstawowe zasady: Nie wolno nigdy poszukiwać ani przyjmować poufnych informacji dotyczących przetargów. Nigdy bez uprzedniej zgody, uzyskanej zgodnie z PMI 14-C, nie należy oferować ani wręczać prezentów, gratyfikacji ani zaproszeń urzędnikowi ani pracownikowi instytucji państwowej. Należy zapoznać się z zasadami antykorupcyjnymi i przestrzegać ich. Dotyczy to także ograniczeń związanych z prezentami oferowanymi przez osoby z rządu lub kontrahentów rządowych proponujących kontrakty biznesowe. Zapoznać się z zasadami odnośnie cen dla „najlepszych klientów” i postępować zgodnie z nimi. Bezwzględnie przestrzegać wymagań kontraktu dotyczących jakości, ilości oraz testowania. Informacje na fakturach muszą być zawsze dokładne, kompletne oraz zgodne ze wszystkimi zasadami oraz przepisami (w tym dane dotyczące przyznanego czasu oraz kosztów). Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 25 Rząd jako klient (ciąg dalszy) U poważnienia oraz uprawnienia muszą być rzetelne, dokładne i pełne. N ależy zapoznać się z zasadami i przepisami dotyczącymi klienta. B ez wcześniejszej konsultacji z działem prawnym nie należy inicjować rozmów o zatrudnieniu z żadnymi osobami będącymi byłymi lub obecnymi pracownikami państwowymi. Należy rozpoznać okoliczności, w których komunikowanie się z urzędnikami lub pracownikami państwowymi może rodzić problemy w świetle przepisów dotyczących ujawniania lobbingu, i poszukać porady w dziale prawnym w celu ustalenia, czy może być wymagane zarejestrowanie przypadku lobbingu. i W razie jakichkolwiek pytań dotyczących odpowiednich relacji biznesowych z rządem, należy skontaktować się z działem prawnym. Więcej szczegółowych informacji na temat kontaktów z urzędnikami państwowymi można znaleźć w części „Międzynarodowe łapówkarstwo oraz korupcja” niniejszego Kodeksu. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 26 Międzynarodowe łapówkarstwo i korupcja ? P: Poinformowano mnie, że mogę zatrudnić konsultanta, który zająłby się załatwieniem wszystkich pozwoleń, jakie musimy uzyskać od zagranicznego rządu. Zażądał on 40 000 USD honorarium i powiedział, że użyje tych pieniędzy na przeprowadzenie całej procedury. Ponieważ nie wiemy naprawdę, na co te pieniądze zostaną wydane, czy musimy się tym martwić? O: Bezwzględnie. Musisz wiedzieć, komu zostaną przekazane pieniądze oraz w jakim celu zostaną wykorzystane. Ponadto firma wymaga podjęcia działań gwarantujących, że pieniądze te nie zostaną wykorzystane w charakterze łapówki. Należy zwrócić się o poradę do swojego przełożonego lub działu prawnego. Prawodawstwo niemal każdego kraju, w którym firma PMI prowadzi swoją działalność, jak również obowiązujące dokumenty prawne dotyczące eksterytorialności, takie jak amerykańska Ustawa o praktykach korupcyjnych i inne podobne przepisy prawa, zabraniają wręczania łapówek urzędnikom państwowym (np. kandydatom politycznym, partiom politycznym i ich członkom, pracownikom firm należących do państwa, urzędnikom Organizacji Narodów Zjednoczonych itp.). Naruszenie tych przepisów jest poważnym przestępstwem kryminalnym, zarówno w przypadku firm, jak i osób fizycznych, i może się wiązać z nałożeniem grzywny, utratą przywilejów eksportowych oraz karą więzienia dla osób fizycznych. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących stosowności ewentualnych płatności lub umowy finansowej z urzędnikiem albo przedstawicielem państwowym, proszę kontaktować się z działem prawnym. Przepisy dotyczące łapówkarstwa i korupcji Dotyczy wszystkich pracowników, agentów i przedstawicieli firmy PMI na całym świecie. Przepisy te zakazują: Proponowania lub wręczania urzędnikowi państwowemu jakichkolwiek wartościowych rzeczy lub usług w celu zachowania lub uzyskania korzyści biznesowych bądź w innym niestosownym celu. Dotyczy to także płatności mających na celu zmniejszenie podatków lub opłat celnych. Dokonywania niedozwolonych płatności za pośrednictwem firm trzecich – firmy muszą więc dokładać wszelkich starań, aby wybrać odpowiednich agentów lub partnerów. Jeżeli potencjalnym agentem jest urzędnik państwowy lub też osoba ta ma powiązania z rządem, wymagana jest szczególna ostrożność. Od firmy wymaga się prowadzenia dokładnej księgowości oraz rejestrów w celu rzetelnego opisania płatności i zapewnienia, że nie zostały one wykorzystane do celów niezgodnych z prawem. Firma PMI wymaga jeszcze więcej od swoich pracowników – na całym świecie zabronione jest wręczanie łapówek jakimkolwiek osobom z jakiegokolwiek powodu. Pamiętaj, że Twoim obowiązkiem jako pracownika firmy PMI jest niepodejmowanie takich zabronionych działań. NIGDY NIE NALEŻY: Dokonywać niedozwolonych płatności lub zezwalać na niestosowne płatności lub prezenty (w gotówce lub w innej formie) – bezpośrednio lub przez agenta – na rzecz urzędnika państwowego. Nakłaniać urzędnika państwowego do jakichkolwiek nielegalnych czynności. Zlekceważyć lub nie zgłosić wszelkich informacji wskazujących na niestosowne płatności, prezenty lub zaproszenia do udziału w imprezach. Tworzyć funduszy (bez względu na cel), których nie wykazuje się w księgach. Wprowadzać nieprawdziwych bądź nieprawidłowych wpisów w księgach firmy. Wykonywać jakichkolwiek czynności mających na celu nakłonienie kogoś do naruszenia tych zasad lub nie zwracać uwagi na sytuacje, w których może wystąpić ich naruszenie. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 27 Międzynarodowe łapówkarstwo i korupcja (ciąg dalszy) Płatności wspomagające. „Płatność wspomagająca” to drobna kwota pieniężna przekazana urzędnikowi państwowemu w celu przyspieszenia wykonania rutynowego działania, do którego firma jest uprawniona, jak na przykład wydanie wizy lub odprawa towarów w urzędzie celnym. Niektóre przepisy antykorupcyjne dopuszczają takie płatności, natomiast PMI tego nie robi. Polityka firmy zabrania wręczania płatności wspomagających, chyba że ich przekazanie jest niezbędne do ochrony przed utratą wolności czy wyrządzeniem komuś krzywdy fizycznej. i Skontaktuj się z działem prawnym w miejscu pracy, aby upewnić się, że rozumiesz standardy, które mogą dotyczyć prowadzonych przez Ciebie działań biznesowych, w tym PMI 14-C „Interakcja z urzędnikami państwowymi i partnerami biznesowymi. Działalność polityczna”, przepisy dotyczące międzynarodowego łapówkarstwa oraz definicje urzędników państwowych. Płatności tego typu nie można nigdy proponować żadnym pracownikom państwowym w USA. Poufne informacje, własność intelektualna oraz prawa autorskie Chronimy nasze własne informacje poufne (patrz rozdział niniejszego Kodeksu pt. „Informacje będące własnością firmy”) i dlatego szanujemy informacje poufne oraz informacje będące własnością innych firm. Dotyczy to materiałów pisemnych, oprogramowania, muzyki oraz innej własności intelektualnej. Podstawowe zasady, których należy przestrzegać: Nie wolno przynosić do firmy PMI ani wykorzystywać żadnych informacji poufnych, w tym plików komputerowych, uzyskanych od byłych pracowników. Na komputerach należących do firmy PMI nie wolno instalować żadnego oprogramowania bez licencji. Nie wolno przyjmować ani wykorzystywać informacji poufnych uzyskanych od innych osób bez uzyskania zezwolenia od działu prawnego. Nie wolno używać ani kopiować dokumentów ani materiałów chronionych prawami autorskimi (w tym oprogramowania komputerowego, części nagrań audio lub wideo, nagrań pochodzących z Internetu lub środków masowego przekazu) bez wyraźnego pozwolenia od właściciela praw autorskich. Aby dowiedzieć się, czy wykonanie danej czynności jest zgodne z zasadami prawidłowego używania lub istniejącymi licencjami, należy skontaktować się z działem prawnym. Nie wolno wykorzystywać cudzych znaków towarowych, patentów i praw do projektu przemysłowego bez wyraźnej zgody ich właściciela. Aby uzyskać taką zgodę, skontaktuj się z działem prawnym. Nie pozwalaj na wykorzystywanie praw do własności intelektualnej firmy PMI i jej firm stowarzyszonych bez zgody udzielonej przez dział prawny. i Należy zapoznać się z PMI 06-C „Prawa własności intelektualnej”. Pytania dotyczące własności intelektualnej lub praw własności należy kierować do działu prawnego. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 28 Nieuczciwe praktyki biznesowe Nasza firma intensywnie konkuruje na rynku z innymi, ale niektóre zachowania w imię współzawodnictwa nie są zgodne z prawem lub z naszymi zobowiązaniami dotyczącymi postępowania zgodnego z etyką. Konkurowanie nigdy nie powinno odbywać się z wykorzystaniem nieuczciwych praktyk, takich jak: ? P: Właśnie dotarł do mnie w nieoznaczonej kopercie biznes plan naszego głównego konkurenta. Na kopercie znajduje się znaczek pocztowy wskazujący, że list został nadany z miasta będącego siedzibą tej firmy. Oczywiście wiem, że jest to poufny wewnętrzny dokument. Nie było jednak z mojej strony żadnych starań, aby go uzyskać, więc czy mogę go zatrzymać? Wypowiadanie fałszywych lub wprowadzających w błąd oświadczeń na temat konkurentów lub ich usług. Kradzież lub niewłaściwe wykorzystywanie tajemnic handlowych firm konkurencyjnych. Podejmowanie działań mających na celu odcięcie konkurenta od źródeł zaopatrzenia. Wymaganie od kogoś, aby kupił produkty naszej firmy, zanim kupimy produkty od niego. Wręczanie łapówek mających na celu ułatwienie naszej firmie prowadzenia działalności biznesowej lub wyrządzenie szkód konkurencji. O: Nie. Ten dokument zawiera tajemnice handlowe nadesłane przez osobę, która miała do nich dostęp i która złamała swoje zobowiązanie do zachowania poufności. Nie należy przeglądać ani sporządzać kopii takich dokumentów i natychmiast po ich otrzymaniu należy powiadomić o tym dział prawny. Dział prawny zadba o należyte załatwienie sprawy. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 29 Relacje z klientami Co mamy na celu? Aby osiągać sukcesy, firma PMI musi nieustannie dokładać wszelkich starań, by swoich klientów traktować w sposób uczciwy i zgodny z prawem. Jakość produktów, odpowiedzialne praktyki marketingowe oraz przykładanie uwagi do zagadnień dotyczących pracy dzieci oraz zachowania poufności informacji klientów są kluczowymi wymaganiami stawianymi firmie PMI. Jakość produktów Utrzymywanie wysokiej jakości produktów stanowi kluczowy czynnik sukcesów odnoszonych przez firmę PMI. Tego bowiem oczekują od naszej firmy klienci oraz odbiorcy. Aby firma PMI konsekwentnie spełniała te oczekiwania oraz co najmniej wypełniała wszelkie wymogi regulacyjne i standardy firmowe wytwarzanych produktów, pracownicy muszą przestrzegać PMI 07-C „Rozwój, Produkcja i Regulacje dot. Konwencjonalnych Wyrobów Tytoniowych” oraz zobowiązań firmy. ? O: Nie. Jeśli uważasz, że kierownik łamie zasady, a bezpośrednia rozmowa z nim nie wydaje Ci się dogodnym rozwiązaniem, skontaktuj się z przełożonym kierownika, działem kontroli jakości lub innymi osobami wymienionymi w części Gdzie uzyskać pomoc? tego Kodeksu. Będziemy konsekwentnie dokładać wszelkich starań, aby: S tosować się do ustawowych wymagań oraz standardów firmy dotyczących jakości produktów. B ezwzględnie przestrzegać firmowych procedur produkcyjnych i kontroli jakości. B ezwzględnie przestrzegać wszystkich procedur i przepisów dotyczących przechowywania, obsługi oraz transportu produktów. P rzed wprowadzeniem na rynek każdego nowego produktu upewnić się, że spełnia on wszystkie odpowiednie standardy jakości. Z apewnić funkcjonowanie systemów monitorujących potencjalne wady produktu oraz przypadki naruszania Zasad i Praktyk firmy. i Każdego dnia opinia na temat jakości naszych produktów leży w rękach pracowników. W razie uzyskania informacji o jakiejkolwiek sprawie lub problemie dotyczącym jakości produktu, należy natychmiast to zgłosić. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 30 Dealing With Consumers P: Kierownik zmiany polecił nam pominąć procedurę kontroli jakości. Myślę, że narusza to standardy firmy, ale to on jest kierownkiem. Czy w takim wypadku należy wykonać polecenie służbowe? Reklama i promocja naszych produktów Zasady ogólne Praktyki marketingowe firmy PMI mają na celu informowanie o zaletach i właściwościach naszych marek dorosłych konsumentów wyrobów tytoniowych. Rządzą nimi trzy podstawowe zasady: Nie sprzedajemy i nie będziemy sprzedawać naszych produktów niepełnoletnim - zatem nie wykorzystujemy w działaniach marketingowych obrazów i treści przemawiających szczególnie do osób nieletnich. W naszych działaniach marketingowych muszą znaleźć się informacje ostrzegające o zagrożeniach dla zdrowia, niezależnie od tego, czy wymagają tego miejscowe władze. Nasze działania marketingowe muszą odbywać się w poszanowaniu dla globalnych norm przyzwoitości obowiązujących w naszej firmie, jak również dla lokalnej kultury, praktyk i tradycji obowiązujących na danym rynku. Reputacja, jaką cieszy się firma PMI, jest niezwykle ważnym atutem. Aby utrzymywać ciągłe zaufanie klientów, w marketingu, reklamie i sprzedaży produkty muszą być przedstawiane w uczciwy, prawdziwy i zgodny z prawem sposób. Jeśli firma wygłasza oświadczenie dotyczące jakiegoś produktu, musi umieć je uzasadnić. Każda firma stowarzyszona ma własne procedury mające na celu stosowanie się do obowiązujących standardów dotyczących reklamy. Wszelkie akcje reklamowe i promocje muszą zostać zatwierdzone przez kierownictwo i podlegają monitoringowi pod kątem zgodności z przepisami. i Pracownicy biorący udział w akcjach reklamowych lub marketingowych muszą znać stosowne wymogi i postępować zgodnie z nimi. Wskazówki odnośnie wymogów dotyczących reklamy można uzyskać w dziale prawnym. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 31 Co mamy na celu? Firma PMI powinna przestrzegać określonych wymagań dotyczących reklamy, na podstawie obowiązującego prawa, kodeksów branżowych, rozporządzeń oraz naszego wewnętrznego kodeksu marketingowego (PMI 04-C „Marketing, Opakowania Konsumenckie i Sprzedaż”). Niezwykle ważne jest, aby zawsze stosować się do litery i ducha tych standardów. Ochrona dzieci ? P: Funkcjonujemy w środowisku rynkowym, w którym niektórzy z naszych konkurentów prowadzą bardziej swobodne działania promocyjne, które mogą odbierać osoby niepełnoletnie, chociaż produkt jest przeznaczony wyłącznie dla dorosłych. Czy powinniśmy nie reagować na takie wyzwania? O: Reagowanie na takie wyzwania nie może nigdy być wymówką dla nieprzestrzegania litery i ducha każdego kodeksu marketingowego wewnętrznego, branżowego lub ustawowego), jaki rządzi lokalnym rynkiem. W opisanej sytuacji musimy stosować się do wszystkich wymagań prawnych i wewnętrznych kodeksu marketingowego i równocześnie promować zmiany w przepisach państwowych lub obowiązujących kodeksach branżowych po to, aby pielęgnować odpowiedzialne praktyki marketingowe i minimalizować wpływ niewłaściwej reklamy na młodzież. Firma PMI powinna reklamować i promować swoje produkty z poszanowaniem praw dzieci, unikając jakichkolwiek czynności marketingowych, które mogłyby wykorzystywać ograniczoną zdolność dzieci do pojmowania informacji oraz podejmowania racjonalnych wyborów. Jest to bezwzględnym nakazem w odniesieniu do każdego pracownika uczestniczącego w marketingu produktu tytoniowego. Programy reklamowe i marketingowe muszą ściśle przestrzegać litery i ducha prawa oraz kodeksów w dziedzinie reklamy (wewnętrznych, branżowych lub ustawowych). Oprócz właściwego marketingu i promocji produktów, firma PMI będzie aktywnie współpracować z grupami zewnętrznymi, a w uzasadnionych sytuacjach z instytucjami państwowymi, po to, aby ograniczyć nielegalne lub niewłaściwe użytkowanie produktów przez dzieci. Programy takie mogą obejmować rozmowy, programy szkolne, programy dla społeczności lub inne inicjatywy. Jeżeli jesteś pracownikiem biorącym udział w działaniach marketingowych, spoczywa na Tobie odpowiedzialność za sprawdzanie, czy przestrzegane są przepisy Kodeksu marketingowego firmy PMI. Oznacza to sprawdzanie, czy wszystkie działania są zgodne z tym kodeksem oraz wspieranie wysiłków firmy mających na celu ograniczenie nielegalnego lub niewłaściwego użytkowania produktów przez dzieci. Oznacza to także instruowanie agencji reklamowych oraz konsultantów marketingowych, aby uwzględniali wytyczne Kodeksu w swoich propozycjach składanych firmie lub podczas realizacji programów firmy PMI. Należy wykluczyć współpracę z agencjami, które nie przestrzegają tych standardów. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 32 Poufność informacji o klientach i odbiorcach Firma PMI ma obowiązek chronić poufność informacji powierzonych jej przez klientów lub odbiorców. Pracownicy, którzy nie mają potrzeby korzystać z tych informacji do celów służbowych, nigdy nie powinni próbować uzyskać do nich dostępu, a uprawnieni do korzystania z nich powinni dołożyć wszelkich starań, aby chronić te poufne informacje klienta przed nieupoważnionym ujawnieniem lub wykorzystaniem. Podmioty zewnętrzne mające dostęp do tych informacji odpowiadają również za ich ochronę. Poufność informacji klientów i konsumentów to ważna dziedzina, w której stosowne prawa i regulacje dopiero są opracowywane. Firma PMI dokłada wszelkich starań, aby monitorować opracowywane standardy dotyczące poufności informacji i może od czasu do czasu opracowywać dodatkowe zasady. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 33 Ujawnianie informacji firmowych, finansowych oraz dotyczących zasobów firmy Co mamy na celu? Spójność ksiąg, dokumentów oraz rachunków ? P: Trwa obecnie ostatni tydzień kwartalnego okresu sprawozdawczego. Mój szef chce zapewnić zgodność wyników z założeniami na ten kwartał, więc zleca mi zaksięgowanie sprzedaży, która nie zostanie sfinalizowana aż do następnego tygodnia. Myślę, że nie wyrządzi to nikomu żadnej szkody – czy w takim wypadku powinienem to uczynić? O: Absolutnie nie. Koszty i przychody muszą być zapisywane w prawidłowych okresach. Sprzedaż oficjalnie nie zostanie zakończona dopóty, dopóki nie będzie dowodu zawarcia umowy sprzedaży, nie zostanie przekazany tytuł, nie będzie można ustalić ceny sprzedaży i nie stanie się ona możliwa do ściągnięcia. Do tego czasu uwzględnienie tej sprzedaży w poprzednim okresie jest błędem. Pracownicy firmy PMI mają na celu wypracowywanie zysków dla akcjonariuszy poprzez skuteczną pracę ukierunkowaną na uzyskiwanie bardzo dobrych wyników finansowych. Mając na uwadze ten cel, każda firma wchodząca oraz jej pracownicy muszą tworzyć uczciwe i dokładne, opracowywane na czas raporty oraz dokumentację, muszą dbać o uczciwe analizy i zgłaszanie wyników finansowych, muszą chronić firmowe środki oraz zasoby, a także nie wolno im brać udziału w sprzedaży informacji wewnętrznych. Od pracowników firmy PMI oczekuje się wykonywania obowiązków służbowych uczciwie i zgodnie z prawem i etyką. Mówiąc wprost, nie będą tolerowane jakiekolwiek oszustwa dotyczące informacji biznesowych oraz zasobów firmy. Wiarygodność firmy oceniana jest na wiele sposobów – jednym, bardzo ważnym z nich jest ocena spójności ksiąg, dokumentów i rachunków. Firma PMI dokłada wszelkich starań, aby dostarczać akcjonariuszom pod każdym względem pełnych, dokładnych, aktualnych i zrozumiałych informacji na temat stanu finansowego firmy oraz wyników jej działania. Zgodnie z tym wymogiem, prawo dotyczące obrotu papierami wartościowymi wymaga od firmy PMI przekazywania informacji finansowych zgodnie z przyjętymi w Stanach Zjednoczonych zasadami księgowości oraz prowadzenia ksiąg i zapisów odzwierciedlających w sposób dokładny i uczciwy wszystkie transakcje. Jednakże ten obowiązek nie obejmuje wyłącznie informacji finansowych. Każdy pracownik firmy PMI musi zadbać o to, aby raportowanie wszelkich informacji biznesowych (finansowych lub innych) w dowolnej formie (cyfrowej, papierowej lub innej) było dokładne, pełne i planowe. Wymaga to między innymi prawidłowego dokumentowania kosztów, sprzedaży, wysyłki, harmonogramów, dowodów kasowych, rachunków, list płac oraz świadczeń, wydatków, danych z badań, informacji żądanych dla organów nadzorczych, a także innych informacji istotnych dla firmy. Żaden z pracowników nie powinien mówić ani pisać czegokolwiek na temat naszych transakcji, co mogłoby klientowi lub dostawcy ułatwić przygotowanie fałszywego lub wprowadzającego w błąd oświadczenia finansowego. Wszyscy pracownicy: M uszą postępować zgodnie z wszystkimi prawami, zewnętrznymi wymaganiami księgowymi oraz procedurami firmowymi służącymi do raportowania informacji finansowych oraz innych informacji biznesowych. N ie powinni nigdy świadomie wprowadzać nieprawdziwego lub mylnego wpisu do raportu i dokumentów archiwalnych. N ie powinni nigdy w jakimkolwiek celu przygotowywać środków nie zaksięgowanych. N ie powinni nigdy zmieniać ani niszczyć zapisów firmowych z wyjątkiem sytuacji, w których jest to zgodne z ustanowionymi prawami lub procedurami. N ie powinni nigdy sprzedawać, przekazywać ani pozbywać się środków firmowych bez odpowiedniej dokumentacji oraz zezwolenia. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 34 Spójność ksiąg, dokumentów oraz rachunków (ciąg dalszy) Powinni współpracować z naszymi wewnętrznymi i zewnętrznymi rewidentami. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących prawidłowego rejestrowania transakcji finansowych należy skontaktować się ze swoją organizacją prowadzącą księgowość lub audyt. Pracownicy finansowi na wyższych stanowiskach oraz inni kierownicy odpowiedzialni za dokładne prowadzenie ksiąg i zapisów, księgowości oraz ujawnianie informacji finansowych są w szczególności odpowiedzialni za dopilnowanie, aby te standardy były przestrzegane. i Zadanie dokładnego księgowania i sprawozdawczości finansowej wymaga przestrzegania zasad Amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd, Komisji ds. Standardów Księgowości Finansowej oraz przepisów innych instytucji nadzorczych. Departament Analiz Księgowych firmy PMI dokonuje przeglądu nowych standardów księgowości i współpracuje z instytucjami wyznaczającymi te standardy. W razie ewentualnych pytań dotyczących nowych lub proponowanych standardów księgowych lub sprawozdawczości finansowej należy skontaktować się z Kontrolerem PMI lub działem Sprawozdawczości oraz Analiz Księgowych. Aby odnosić sukcesy, każdy pracownik powinien w optymalny sposób wykorzystywać czas swój oraz współpracowników. Od wszystkich pracowników oczekuje się wykonywania swych obowiązków służbowych i poświęcenia im należytej ilości czasu. Pracownicy, od których wymaga się raportowania godzin pracy, muszą robić to uczciwie i dokładnie. Udostępnione przez firmę systemy telefoniczne, poczty elektronicznej i poczty głosowej służą pracownikom wyłącznie do celów biznesowych. Pracownicy powinni powstrzymywać się od wykorzystywania tych systemów w sposób szkodzący lub krępujący dla firmy. Wykorzystywanie tych systemów do komunikacji osobistej należy ograniczyć do minimum i wykonywać zgodnie z wymogami firmy. Własność i zasoby firmowe Wszyscy pracownicy powinni kierować się rozwagą, tak, aby środki należące do firmy nie były niewłaściwe wykorzystywane ani marnotrawione. Środki firmowe mają pomóc pracownikom w uzyskiwaniu ich uzasadnionych celów biznesowych. Niedbałe, nieefektywne lub nielegalne użytkowanie własności firmowej szkodzi nam wszystkim. Należy być czujnym na wszelkie sytuacje lub przypadki mogące prowadzić do utraty, niewłaściwego użytkowania lub kradzieży własności i środków należących do firmy. Należy pamiętać, że wszelkie dokumenty tworzone w ramach pracy świadczonej dla firmy są własnością firmy i nie są częścią dokumentów osobistych. i Więcej informacji na temat naszych zasad odnośnie użytkowania własności firmy można uzyskać kontaktując się ze swoim przełożonym. Informacje na temat użytkowania komputerów firmy można znaleźć w PMI 18-C „Wykorzystywanie Technologii Komputerowej”. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 35 Ujawnianie informacji firmowych, finansowych oraz dotyczących zasobów firmy Czas poświęcany na sprawy firmy Informacje będące własnością firmy W naszej firmie nieustannie tworzone są cenne niepublikowane informacje dotyczące pomysłów, strategii lub innych dziedzin biznesu. Informacje te stanowią własność firmy, co oznacza, że należą do firmy tak jak inne rodzaje własności. Ponieważ są wynikiem pracy wykonanej przez firmę, istnieje wiele przepisów, które pozwalają chronić te informacje przed innymi osobami spoza firmy. Przykładami informacji będących własnością firmy są: B azy danych dotyczące sprzedaży, marketingu i inne. S trategie i plany marketingowe. D okumenty osobowe. D ane badawcze i techniczne. P ropozycje. O pracowania nowych produktów. R eceptury. W szelkiego rodzaju tajemnice handlowe. Wszyscy pracownicy muszą chronić poufność informacji stanowiących własność firmy PMI, tak abyśmy mogli czerpać korzyści z naszej pracy. Czasami pracownik musi udostępnić informacje będące własnością firmy osobom spoza firmy – na przykład po to, aby zacieśnić współpracę z wybranym przez nas partnerem biznesowym. Nawet jeżeli zaistnieje uzasadniony powód, aby udostępnić komuś informacje należące do firmy, nigdy nie należy ujawniać takich informacji bez wcześniejszej zgody kierownictwa oraz pisemnej umowy o zachowaniu poufności, zatwierdzonej przez nasz dział prawny. Możliwości biznesowe Pracownikom i kierownikom firmy PMI zabrania się wykorzystywania własności lub informacji należących do firmy, lub swych stanowisk zajmowanych w firmie, w celu osiągnięcia korzyści osobistych, na przykład wykorzystywania możliwości biznesowych, o jakich się dowiedzą dzięki pracy wykonywanej dla firmy PMI. Pracownikom i kierownikom firmy PMI zabrania się również konkurowania z firmą. Przykładami takiego konkurowania mogą być: Angażowanie się w taką samą linię biznesową. O dbieranie możliwości sprzedaży lub kupna produktów, usług lub innych dóbr. i Jeżeli chcesz dowiedzieć się, które z możliwości biznesowych są objęte powyższym zakazem lub masz jakieś pytania na temat informacji będących własnością firmy, skontaktuj się z działem prawnym. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 36 Korzystanie z komputera oraz bezpieczeństwo sieci Technologia komputerowa – sprzęt, oprogramowanie, sieci oraz informacje przetwarzane za ich pomocą – stanowią kluczowy czynnik sukcesu w biznesie. Każda osoba używająca komputera powinna zadbać o właściwe wykorzystanie tych zasobów. Oznacza to, że wszyscy pracownicy powinni: Korzystać z komputerów firmy w sposób odpowiedzialny i mający na uwadze nadrzędne cele biznesowe – użytkowanie ich do celów prywatnych powinno być uzasadnione i ograniczone do minimum. Dbać o bezpieczeństwo systemów komputerowych. Z komputerów należy korzystać z rozwagą, ale pomocne mogą być także poniższe zasady. ? P: Czasami wysyłam do współmałżonka wiadomości e-mail na temat osobistych planów dotyczących, na przykład odebranie dzieci ze szkoły. Czy wolno mi wykorzystywać firmowy komputer do tego rodzaju korespondencji? O: Tak, o ile korzystanie z niego w celach prywatnych jest uzasadnione i ograniczone do minimum. NIGDY NIE NALEŻY: Prowadzić korespondencji elektronicznej o potencjalnie obraźliwej, uwłaczającej, oszczerczej, szykanującej, nieprzyzwoitej lub wulgarnej treści. Wykorzystywać firmowych systemów komunikacji elektronicznej do niezgodnego z przepisami rozpowszechniania materiałów chronionych prawami licencyjnymi lub autorskimi ani informacji będących własnością firmy. Wykorzystywać firmowych systemów komunikacji elektronicznej do przesyłania listów systemem łańcuszkowym, reklam lub oferujących usługi (chyba że jest to dozwolone) ani niestosownych lub obraźliwych materiałów, w tym również materiałów o wyraźnie seksualnym charakterze. Odwiedzać nieprzyzwoitych witryn internetowych. Instalować ani pobierać oprogramowania do komputerów firmowych bez zezwolenia działu informatycznego. NALEŻY: Chronić informacje wykorzystywane do uzyskiwania dostępu do sieci, a szczególnie identyfikatory użytkowników i hasła, kody dostępu oraz karty z kluczami dostępu. Dostępne w pracy systemy komunikacji elektronicznej nie są wcale systemami prywatnymi. Rejestrować można sposób użytkowania tych systemów przez pracowników i wykorzystywać to w różnych celach, i zgodnie z obowiązującym prawem komunikację elektroniczną pracowników można monitorować w celu weryfikacji, czy komputery są użytkowane zgodnie z wymogami firmy, jak również w innych celach. Należy zawsze o tym pamiętać i ostrożnie korzystać z poczty elektronicznej. i Informacje na temat użytkowania komputerów firmy można znaleźć w PMI 18-C „Wykorzystywanie Technologii Komputerowej”. Pytania dotyczące tego, czy dany rodzaj informacji można wysyłać pocztą elektroniczną, można kierować do kierownictwa działu. W celu uzyskania informacji na temat bezpieczeństwa komputerów i sieci komputerowych należy skontaktować się z działem usług informatycznych. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 37 Fundusze firmy Sposób wykorzystywania przez każdego pracownika funduszy firmy wpływa na jej zyskowność, i dlatego należy przestrzegać jednej prostej zasady: należy chronić fundusze firmy tak jak swoje, chroniąc je przed niewłaściwym wykorzystywaniem, utratą lub kradzieżą. Dotyczy to również dokładnego i właściwego sporządzania wniosków, dowodów kasowych, rachunków i faktur. Na fundusze firmowe składają się zarówno gotówka, jak i jej odpowiedniki – czeki, karty obciążeniowe, rachunki, dowody kasowe, wnioski o zwrot należności oraz instrumenty zbywalne. Sprzedaż informacji ? P: Dostawca sprzedał mojej firmie oprogramowanie w wersji testowej. Podobno próby testowe zakończyły się pomyślnie i zamierzamy kupić system tej firmy. Założę się, że inne firmy pójdą za naszym przykładem. Moja szwagierka inwestuje w akcje spółek technologicznych i posiada dużą wiedzę na ich temat. Czy mogę powiedzieć jej o tym, aby podjęła decyzję o inwestowaniu w akcje tej firmy? O: W żadnym wypadku. Informacje, które posiadasz, na temat planowanego wykorzystania przez nas oprogramowania tej firmy są poufnymi informacjami wewnętrznymi. Przekazując je szwagierce naruszasz nasze zasady o nierozpowszechnianiu poufnych informacji należących do firmy. Jeśli Ty lub Twoja szwagierka wykorzystacie te informacje do podjęcia decyzji inwestycyjnej, możecie być także oskarżeni o naruszenie prawa dotyczącego obrotu papierami wartościowymi. W celu ochrony inwestycji na rynku publicznym, prawo dotyczące obrotu papierami wartościowymi zabrania wykorzystywania „informacji wewnętrznych” przy zakupie lub sprzedaży papierów wartościowych (obligacji, papierów dłużnych, opcji itd.). „Informacje istotne” to informacje, które nie są dostępne dla szerokiej publiczności i które rozumny inwestor mógłby uznać za kluczowe w podejmowaniu decyzji o kupnie lub sprzedaży papierów wartościowych. Może zdarzyć się, że jeśli zapoznasz się z niepublikowaną informacją, która może zachęcać do kupna lub sprzedaży akcji, będzie można ją uznać za informację istotną. Informacje istotne nie muszą być koniecznie informacjami potwierdzonymi. Informacje o zjawiskach, które są prawdopodobne lub nawet „mogą się zdarzyć”, można uważać za istotne. Wielu pracowników może być w posiadaniu wewnętrznych informacji ze względu na swoje stanowisko w firmie. Istotnymi informacjami wewnętrznymi mogą być na przykład: Z apowiedź wprowadzenia nowego, innowacyjnego produktu. N egatywne opinie na temat nowego lub istniejącego produktu. N owe, ważne umowy. Z miany w wysokości dywidend. F uzje, przejęcia i przedsięwzięcia typu joint venture. Z naczące wydarzenia w postępowaniach sądowych. O świadczenia o prognozach i dochodach. S podziewane działania rządu. Informacje na temat innej firmy. Istotnymi informacjami wewnętrznymi mogą być również informacje otrzymane poufnie na temat innej firmy w trakcie współpracy – na przykład od klienta lub dostawcy. Żadnych „wskazówek”. Oznacza to, że nigdy nie należy nikomu przekazywać (swojemu współmałżonkowi, współpracownikowi, przyjacielowi, brokerowi itp.) „wskazówek” zawierających istotne informacje wewnętrzne, również podczas rozmów w czatroomach internetowych. Łamanie prawa dotyczącego obrotu papierami wartościowymi jest traktowane bardzo poważnie i może podlegać postępowaniu sądowemu nawet wtedy, gdy przekazanie takich informacji wiąże się z niskimi kwotami pieniężnymi lub osoba przekazująca „wskazówki” nie czerpie z tego żadnych korzyści materialnych. Agencje rządowe regularnie monitorują transakcje za pomocą wspomaganego komputerowo wyszukiwania. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 38 Sprzedaż informacji (ciąg dalszy) Pracownicy, którzy są w posiadaniu informacji wewnętrznych, mogą zgodnie z prawem dokonywać transakcji rynkowych, jeśli informacje takie zostaną podane do wiadomości publicznej poprzez ustalone kanały informacyjne oraz jeżeli minął odpowiedni okres, w którym informacje te zostały szeroko rozpowszechnione. Pracownicy, którzy posiadają stały dostęp do informacji wewnętrznych, powinni na ogół ograniczyć transakcje dotyczące papierów wartościowych firmy do wyznaczonych okresów. i W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących obowiązków wynikających z praw dotyczących sprzedaży informacji wewnętrznych, należy się skontaktować z działem prawnym. Relacje z inwestorami i media Udziałowcy, analitycy finansowi, wierzyciele oraz inne zainteresowane osoby liczą, że będziemy dostarczać wiarygodnych informacji na temat działań naszych firm, ich wyników oraz perspektyw. Aby chronić rzetelność takich informacji: Pracownicy upoważnieni do rozmów z inwestorami i analitykami w imieniu firmy PMI nie mogą w żaden sposób faworyzować żadnego z nich ani traktować go w „szczególny” sposób. Musimy wszystkim uczestnikom rynku publicznego zapewnić równy dostęp do wiarygodnych i dokładnych materiałów informacyjnych. Tylko odpowiednio upoważnieni pracownicy mogą udzielać odpowiedzi na zapytania inwestorów (np. udziałowców, brokerów, analityków inwestycyjnych itp.). Wszystkie tego rodzaju zapytania powinny być niezwłocznie przekazywane do działu relacji inwestorskich. Media lub prasa wymagają szczególnego traktowania. Żaden z pracowników nie powinien rozmawiać o sprawach firmy z reporterami, zarówno w wywiadach rejestrowanych, jak i nierejestrowanych, bez wcześniejszego skontaktowania się z działem ds. korporacyjnych. Zarządzanie dokumentami Zasadnicze znaczenie ma właściwe zarządzanie dokumentacją i innymi rejestrowanymi informacjami, które powinno odbywać się zgodnie z potrzebami biznesowymi, standardami firmy oraz wymogami prawnymi. Nasze działania powinny być oparte na czterech zasadach: Prowadzić dokumentację zgodnie z wymogami prawa. Niektóre przepisy prawa zawierają określone wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji. Każda firma stowarzyszona powinna w uczciwy sposób zarządzać i obsługiwać dokumenty zgodnie z wymaganiami prawa. Dane zapisywać dokładnie. Pracownicy tworzoną dokumentację powinni zawsze prowadzić starannie i dokładnie. Dostarczanie dokumentów błędnych lub mogących wprowadzać w błąd, bądź zmienianie ich w sposób niezgodny z przepisami, jest pod każdym względem karygodne i może poważnie naruszać prawo. Każdy tworzony dokument powinien zawierać jasno sformułowane i zwięzłe zapisy, ponieważ zapisy niejednoznaczne mogą prowadzić do pomyłek lub problemów prawnych. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 39 Zarządzanie dokumentami (ciąg dalszy) P rzechowywać wszelkie dokumenty dotyczące prowadzonego postępowania sądowego, dochodzenia lub audytu. Jeżeli jest lub będzie prowadzone dochodzenie, audyt lub postępowanie sądowe, niektóre dokumenty, włączając w to dokumenty elektroniczne, mogą podlegać obowiązkowi „tymczasowego zatrzymania w celach prawnych” lub wstrzymania się od ich likwidacji. Oznacza to, że powinny one być przechowywane i nie należy ich zmieniać, usuwać, ukrywać ani niszczyć. Należy wtedy koniecznie zasięgnąć porady działu ds. zarządzania informacjami lub prawnego. Znać wymogi zarządzania dokumentami firmowymi i postępować zgodnie z nimi. Każda firma wymaga wdrożenia odpowiedniego procesu służącego do przechowywania i likwidowania dokumentów. Zapoznaj się z zasadami przechowywania dokumentów firmowych w celu uzyskania dalszych wskazówek. i W celu uzyskania dalszych informacji należy zapoznać się z PMI 01-C „Zarządzanie Informacjami Firmowymi”. Pomysły spoza firmy ? P: Czy tymczasowe zatrzymanie dokumentów w celach prawnych oznacza to samo co „zarządzanie dokumentami”? O: Nie. Zarządzanie dokumentami to system zasad i procedur stworzonych po to, aby tworzenie zarządzanie i likwidacja dokumentów firmowych były zgodne z wymaganiami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentów oraz zgodne z potrzebami biznesowymi. Tymczasowe zatrzymanie dokumentów w celach prawnych to sposób, w jaki firma wypełnia prawny obowiązek zachowania potencjalnych dowodów, które mogą posłużyć jako materiały w postępowaniu sądowym lub śledztwach. Zatrzymanych dokumentów nie wolno likwidować, choćby nawet upłynął ich okres przechowywania lub likwidację umożliwiały inne zasady obowiązujące w firmie. Pracownicy spotykają się niekiedy z pomysłami lub sugestiami osób spoza firmy, które proponują nam określone rozwiązania. Pomysły te mogą wpływać na produkty, ich cechy smakowe, składniki, opakowanie, promocje, reklamę, procesy produkcyjne, urządzenia, metody biznesowe oraz inne zagadnienia. Niestety, jeżeli te „pomysły spoza firmy” są niewłaściwie traktowane, nasza firma jest narażona na odpowiedzialność prawną. Z tego powodu nie należy akceptować ani w żaden sposób zachęcać do składania niepożądanych ofert i pomysłów w sposób inny niż zgodny z procedurami firmy, opisanymi w PMI 06-C „Prawa własności intelektualnej”. Ta ważna zasada nie dotyczy niektórych dostawców firmy PMI, na przykład agencji reklamowych oraz niektórych konsultantów. Nasza firma wykorzystuje również mechanizmy kontaktów z klientami, dzięki czemu otrzymuje sugestie i komentarze według specjalnych procedur. Jeśli jednak nie masz pewności, do której z tych kategorii należy dany pomysł spoza firmy, zawsze możesz zwrócić się o poradę. i Jeśli spotkasz się z pomysłami pochodzącymi spoza firmy, natychmiast powiadom o tym dział prawny. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 40 Co mamy na celu? Zgodność z normami ochrony środowiska i jakość ? P: Utylizację zużytego oleju zlecamy podwykonawcy. Znam kierownika brygady podwykonawczej i wydaje mi się, że mogą oni utylizować olej w niewłaściwy sposób, a przynajmniej niezgodnie z przepisami prawnymi. Czy powinienem się tym martwić? Poza tym, nie jest to moja firma, a podwykonawcy prawdopodobnie liczą na oszczędności. O: Tak, musisz podjąć pewne kroki. Postępowanie podwykonawcy może obciążyć firmę PMI. Jeśli nawet nie grożą z tego powodu żadne konsekwencje, musimy zareagować. Niewłaściwe utylizowanie odpadów jest niezgodne z naszym zobowiązaniem do ograniczania wpływu naszej działalności na środowisko. Właściwe postępowanie nie może oznaczać ignorowania faktów, jeśli masz jakikolwiek powód do zakwestionowania działania kogoś, z kim współpracujemy. Nie wszystkie substancje są jednakowo szkodliwe, wszystkie należy jednak w odpowiedni sposób utylizować. Nie powinniśmy nigdy szukać tutaj luki w prawie. Musisz postąpić właściwie. Zgłoś problem. Listę osób, którym możesz zgłosić problem, znajdziesz w części Gdzie uzyskać pomoc niniejszego Kodeksu. Społeczności i społeczeństwo Społeczności i społeczeństwo Firma PMI stara się szanować wartości społeczne i honorować nasze zobowiązania względem społeczeństwa, tak aby sprostać oczekiwaniom skierowanym wobec nas jako biznesu, pracodawcy oraz członka szerszej społeczności. Firma PMI oczekuje zachowania całkowitej zgodności ze wszystkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony środowiska we wszystkich miejscach naszej działalności. Stanowi to jednak zaledwie podstawę naszych zasad w tym zakresie. Zobowiązujemy się ponadto do ograniczania wpływu naszej działalności na środowisko i wspieramy działania mające na celu zapewnienie trwałości zasobów naturalnych, od których zależy nasze funkcjonowanie. Dbamy przy tym o dostarczanie produktów o wysokiej jakości, które spełniają potrzeby naszych klientów. To zobowiązanie wymaga aktywnego uczestnictwa wszystkich pracowników. Od każdego pracownika wymagamy: Wykonywania obowiązków zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony środowiska, wymaganiami oraz zobowiązaniami firmy. Oprócz zgodności z prawem, oznacza to również postępowanie zgodne ze zobowiązaniami dotyczącymi ochrony środowiska oraz celami firmy PMI. Zrozumienia, że naszym celem jest postępowanie według zasad zrównoważonego rozwoju – oznacza to, że musimy wszyscy znać wpływ naszych działań na środowisko i szukać rozwiązań prowadzących do ograniczenia lub wyeliminowania tego wpływu. Postępowania według określonych procedur, powiadamiania kierownictwa o potencjalnych problemach dotyczących ochrony środowiska oraz dzielenia się pomysłami, aby nieustannie ulepszać nasze działania. i Jeżeli masz pytania lub wątpliwości związane z wymaganiami dotyczącymi zgodności lub działań związanych z ochroną środowiska, skontaktuj się z działem zajmującym się zagadnieniami środowiska lub prawnym. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 41 Udział w kampaniach politycznych i kontakty z urzędnikami i pracownikami państwowymi ? Prawo wielu innych krajów narzuca ścisłe limity wsparcia finansowego firm dla partii politycznych oraz ich kandydatów, a ich naruszenie pociąga za sobą wysokie kary, w tym również karę więzienia i grzywny. Działalność polityczna firmy. Pracownikom nie wolno udzielać bezpośredniego lub pośredniego wsparcia finansowego ani przyznawać dotacji w imieniu firmy PMI, o ile nie uzyskają stosownego zezwolenia na piśmie zgodnie z ustalonymi procedurami. Dotyczy to wsparcia finansowego dla kandydatów, urzędników oraz partii. Pomoc dla partii politycznych może obejmować: P: Kandyduję do lokalnego komitetu szkolnego. Chcę skorzystać z biurowej kserokopiarki, aby zrobić kopie moich ulotek wyborczych. Czy działam zgodnie z zasadami firmy? Kupowanie biletów na kwesty przedwyborcze. O: Nie, nie należy wykorzystywać własności ani sprzętu firmy do osobistej działalności politycznej bez zgody dyrektora ds. zgodności z przepisami lub działu prawnego. Kandydowanie do instytucji publicznej, nawet do komitetu szkolnego, stanowi działalność polityczną. Opłacanie reklam oraz innych wydatków związanych z kampanią wyborczą. Oferowanie posiłków, dóbr, usług, podróży, zakwaterowania lub biletów na imprezy sportowe i rozrywkowe związane z kampaniami politycznymi lub kwestami. Wypożyczanie personelu podczas godzin pracy do obsługi kwest przedwyborczych. Osobista działalność polityczna. Firma PMI zachęca pracowników do politycznej aktywności polegającej na popieraniu wybranych kandydatów, partii lub opcji. Jeśli chcesz zaangażować się w działalność polityczną, musisz robić to poza godzinami pracy, wykorzystując w tym celu własne środki. Nie należy wykorzystywać czasu, własności ani zasobów firmowych do osobistej działalności politycznej bez zgody dyrektora ds. zgodności z przepisami lub działu prawnego. Lobbing. Lobbing może wymagać ujawnienia. Podlega on określonym zasadom i obejmuje wiele rodzajów działalności. Pracownik może być zaangażowany w lobbing, jeżeli jego praca wiąże się z: Kontaktami z prawodawcami, ustawodawcami, przedstawicielami branż oraz ich pracownikami. Kontaktami z urzędnikami lub pracownikami państwowymi w związku ze sprzedażą produktów firmy. Próbami wpływu na działania legislacyjne lub administracyjne. Oferowaniem prezentów i zaproszeń urzędnikom i pracownikom państwowym. Należy omówić te działania z dyrektorem ds. zgodności z przepisami lub z działem prawnym, aby ustalić, czy należy stosować zasadę jawności lub inne zasady. i Więcej informacji na temat dozwolonych działań politycznych w Twoim kraju możesz uzyskać, kontaktując się z działem spraw korporacyjnych lub prawnym. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 42 Praca dzieci oraz praca przymusowa Firma PMI nie będzie angażować się w niezgodne z prawem zatrudnianie dzieci, zezwalać na nie ani wykorzystywać pracy przymusowej. Będziemy aktywnie współpracować z innymi podmiotami, takimi jak dostawcy, grupy interesów oraz rządy, w celu stopniowego wyeliminowania tych nadużyć na rynkach pracy związanych z naszym łańcuchem dostaw. Minimalny wiek zatrudnienia w firmie PMI to albo 15 lat, albo lokalny minimalny wiek zatrudnienia lub wiek, do którego istnieje obowiązek uczęszczania do szkoły, zależnie od tego, która z tych wartości jest większa. Ponadto chcemy, aby nasi pracownicy kontraktowi pracujący w naszych zakładach spełniali te normy. Firma PMI jest zobowiązana do współpracy z bezpośrednimi dostawcami oraz koncesjonariuszami i firmami typu „joint venture” produkującymi nasze produkty przy zachowaniu odpowiednich norm minimum wieku oraz norm pracy przymusowej. Jeżeli chodzi o dostawców będących niżej w łańcuchu dostaw – z sektora rolniczego lub innego – każda firma wchodząca w skład grupy powinna zwracać uwagę na zagadnienie zatrudniania dzieci oraz pracy przymusowej, tak aby współpracować z innymi podmiotami w celu rozwiązania powstałych problemów. i Od każdego z pracowników oczekuje się świadomości tych zobowiązań i czujności na przypadki nadużywania pracy dzieci lub pracy przymusowej, mających związek z naszą działalnością biznesową. Problemy takie należy zgłaszać do działu kadr lub działu prawnego w celu podjęcia przez nie stosownych działań. Dochodzenia i śledztwa prowadzone przez organy administracyjne Działania biznesowe firmy PMI są regulowane i oznacza to, że od czasu do czasu nasi pracownicy mogą się kontaktować z pracownikami rządowymi, odpowiedzialnymi za egzekwowanie prawa. Należy utrzymywać uczciwe kontakty z urzędnikami rządowymi. Jeżeli sytuacja będzie wymagać skontaktowania się z urzędnikami państwowymi w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi, podawane informacje muszą być wiarygodne i prawdziwe. Jednocześnie działania względem przedstawicieli agencji rządowych muszą charakteryzować się odpowiednią rozwagą, aby podjąć można było właściwe kroki. W przypadku otrzymania od agencji rządowej żądania o dostarczenie informacji należy zawsze niezwłocznie skontaktować się z działem prawnym. Należy również upewnić się, że przechowywane są dokumenty zgodne z żądaniem instytucji rządowej. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 43 Ujawnienie informacji o sponsoringu/dotacjach W naszej firmie obowiązuje zasada jawności, która jest częścią podstawowych zasad firmy: kiedy osoby prywatne lub organizacje publikują (lub w inny sposób podają do wiadomości publicznej) wyniki prac finansowanych bezpośrednio lub pośrednio przez firmę PMI, dotyczące wpływu produktów tytoniowych na zdrowie człowieka, powinny przy tym ujawniać wsparcie finansowe ze strony naszej firmy. Ten wymóg jawności obowiązujący w całej firmie ma zastosowanie również w przypadku finansowanych przez nas działań prowadzonych w naszym imieniu przez firmy trzecie z myślą o przedstawieniu danych lub opinii mających wywrzeć wpływ na inne zagadnienia bezpośrednio związane z działalnością firmy. Dokładny sposób przekazywania dotacji będzie często zależeć od określonego kontekstu (np. artykułu, seminarium, konferencji itp.). Jednakże opinie „amicus curiae briefs” (tj. akta sądowe składane przez zainteresowane strony trzecie) w postępowaniach sądowych będą podlegały regułom sądu lub urzędu, w którym zostały złożone. Konieczne jest ścisłe dostosowanie się do takich zasad, w tym również dotyczących finansowania i jawności. i W razie pytań, należy skontaktować się z działem prawnym. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 44 Szkolenie pracowników i znajomość Kodeksu Jak stanowi Kodeks postępowania firmy PMI, przestrzeganie prawa i najwyższych standardów etyki ma zasadnicze znaczenie dla działalności firmy PMI. Od tego zależy nasz sukces. Zapewnienia zgodności z przepisami nie można jednak osiągnąć w prosty sposób. Wymaga to złożenia zobowiązania przez wszystkich pracowników. Dlatego firma PMI zwraca się z prośbą do osób otrzymujących Kodeks, aby wzięły udział w szkoleniu. Na zakończenie szkolenia dotyczącego Kodeksu pracownik może zostać poproszony o potwierdzenie swojego indywidualnego zobowiązania do odpowiedzialnego występowania w imieniu firmy poprzez: Przestrzeganie standardów postępowania zawartych w Kodeksie. Uczestniczenie w dodatkowych kursach szkoleniowych dotyczących tematów zgodności z prawem i etyką odpowiadających danemu stanowisku pracy. Korzystanie z dostępnych opcji, które dają możliwość zgłaszania działań niezgodnych z przyjętymi standardami. Zwolnienie od obowiązku przestrzegania postanowień Kodeksu W ograniczonych i uzasadnionych okolicznościach dyrektor ds. zgodności z przepisami może udzielić zwolnienia od przestrzegania niektórych postanowień tego Kodeksu. Zwolnienia takie, przyznawane dyrektorom i kierownictwu wyższego szczebla, może przyznawać wyłącznie Zarząd lub Komisja Zarządu i będą one niezwłocznie ujawnianie zgodnie z wymogami prawa lub przepisów. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 45 Szkolenie pracowników i znajomość Kodeksu Poszukiwanie pomocy w przypadku niepewności co do właściwego postępowania. Numery linii pomocy w sprawach etycznych i kontaktów wewnętrznych* Jeżeli po zgłoszeniu problemu u proponowanej w Kodeksie osoby kontaktowej nie uzykano satysfakcjonującej odpowiedzi, nie ma pewności co do dalszego postępowania czy zastosowania jednego z innych źródeł wskazanych w niniejszym Kodeksie, lub wybrano anonimowe zgłoszenie problemu, należy zadzwonić pod numer linii pomocy w sprawach prawnych i etycznych. Jeżeli po zgłoszeniu problemu u proponowanej w Kodeksie osoby kontaktowej nie uzyskałeś satysfakcjonującej odpowiedzi, brakuje Ci pewności co do dalszego postępowania, lub brakuje informacji, jak korzystać z jednego z innych źródeł lub w przypadku chęci anonimowego zgłoszenia problemu, powinieneś zadzwonić pod numer telefonicznej linii pomocy w sprawach prawnych i etycznych. *Numery linii pomocy w sprawach etycznych i kontakty wewnętrzne są aktywne i dostępne dla wszystkich pracowników PMI. Kodeks postępowania w firmie Philip Morris International 46 05/13 - PL EX
