Warunki szczegółowe

UMOWA FINANSOWA
PROGRAM „UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE śYCIE”1
DZIAŁANIA ZDECENTRALIZOWANE ERASMUS TYPU „MOBILNOŚĆ-KONSORCJA”
NUMER UMOWY– ERA_MOB-KON_XXX_2010
zawarta pomiędzy:
FUNDACJĄ ROZWOJU SYSTEMU EDUKACJI – NARODOWĄ AGENCJĄ PROGRAMU „UCZENIE SIĘ PRZEZ
CAŁE śYCIE” z siedzibą w Warszawie przy ul. Mokotowskiej 43, NIP ...... zwaną dalej „Narodową
Agencją” reprezentowaną przez:
1.
2.
oraz:
Nazwa instytucji: .......................................................................................................................................
Adres: .........................................................................................................................................................
Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)......................................................................................................
Reprezentowaną przez ...............................................................................................................................
.........................................................................................................................
Prawny przedstawiciel
zwaną(ym) dalej Beneficjentem
Strony ustaliły:
poniŜsze „Warunki szczegółowe”, „Warunki ogólne” oraz „Załączniki”:
Załącznik I
Wniosek Beneficjenta o dofinansowanie działań zdecentralizowanych programu
Erasmus typu „Mobilność-Konsorcjum” złoŜony do Narodowej Agencji;
Załącznik II
Formularze sprawozdań, w tym I i II raport postępu i sprawozdanie końcowe
(dostępny na stronie www.erasmus.org.pl);
Załącznik III
Zobowiązania uczelni wchodzących w skład konsorcjum reprezentowanego przez
Beneficjenta (dostępny na stronie www.erasmus.org.pl);
Załącznik IV
Uzgodnienia pomiędzy Beneficjentem, szkołami wyŜszymi wchodzącymi w skład
konsorcjum a indywidualnymi uczestnikami wyjazdów na praktykę – dostępne na
stronie www.erasmus.org.pl:
IV.1 Niezbędne elementy umowy ze studentem wyjeŜdŜającym na praktykę,
IV.2 Formularz „Porozumienia o programie praktyki” wraz z „Kartą jakości
praktyki Erasmusa”
IV.3 Karta studenta Erasmusa
IV.4 Ankieta stypendysty Erasmusa wyjeŜdŜającego na praktykę.
1
Decyzja nr 1720/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15.11.2006 r. ustanawiająca program
działań w zakresie uczenia się przez całe Ŝycie opublikowana w Dzienniku Urzędowym UE L327/45 z dnia
24.11.2006 r.
1
Załącznik V
PRZEWODNIK DLA BENEFICJENTA prezentujący zasady realizacji praktyk oraz zasady
ich finansowania i rozliczenia w roku 2010/11 (dostępny na stronie
www.erasmus.org.pl);
Załącznik VI
Wzór potwierdzenia otrzymania środków finansowych na dzień 31 grudnia 2010r.
(dostępny na stronie internetowej www.erasmus.org.pl);
stanowiące integralną część niniejszej umowy („Umowa”).
„Warunki ogólne” zostały opublikowane na stronie internetowej www.erasmus.org.pl (Dokumenty).
Postanowienia zawarte w „Warunkach szczegółowych” będą miały pierwszeństwo przed
postanowieniami innych części niniejszej Umowy.
Postanowienia zawarte w „Warunkach ogólnych” będą miały pierwszeństwo przed postanowieniami
znajdującymi się w Załącznikach.
WARUNKI SZCZEGÓŁOWE
ARTYKUŁ I – CEL DOFINANSOWANIA
I.1
Narodowa Agencja podjęła decyzję o przyznaniu Beneficjentowi dofinansowania
przeznaczonego na realizację działań zdecentralizowanych typu „Mobilność”, zwanych dalej
„działaniami” w ramach programu Erasmus będącego komponentem programu „Uczenie się
przez całe Ŝycie”.
I.2
Beneficjent przyjmuje dofinansowanie zgodnie z postanowieniami i warunkami
wyszczególnionymi w niniejszej umowie. Beneficjent zobowiązuje się dołoŜyć wszelkich starań
w celu realizacji działań określonych w Załączniku I i zaakceptowanych przez NA, z wyjątkiem
przypadków działania „siły wyŜszej”.
ARTYKUŁ II – OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY
II.1
Umowa wejdzie w Ŝycie z dniem podpisania jej przez ostatnią z wymienionych wcześniej dwóch
stron.
II.2
Działania objęte niniejszą umową rozpoczną się najwcześniej 1 czerwca 2010 r. i zakończą się
najpóźniej 30 września 2011 r.
ARTYKUŁ III – FINANSOWANIE DZIAŁANIA
III.1 NA zapewni środki na finansowanie działań do kwoty maksymalnie wynoszącej […] EUR,
która obejmuje:
... EUR z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na praktykę, SMP:
Liczba wyjazdów studentów stanowiąca podstawę alokacji SMP: ...;
Łączny szacowany czas pobytu na stypendium: ...;
... EUR z przeznaczeniem na organizację wymiany, OM, wyŜej wymienionej liczby studentów.
III.2 Beneficjent podpisze porozumienie z kaŜdą szkołą wyŜszą wchodzącą w skład konsorcjum,
stanowiące umowę dwustronną spełniającą wymagania i warunki zawarte w niniejszej umowie.
W szczególności w umowie tej powinny być określone: rola i odpowiedzialność kaŜdej
instytucji, uzgodnienia administracyjne i finansowe takie jak przygotowanie, monitorowanie
stypendystów, monitorowanie zobowiązań wynikających z „Karty jakości praktyki Erasmusa”
przez kaŜdą ze stron, dbałość o jakość oraz uznanie praktyki odbytej przez studenta. Realizując
działania, Beneficjent będzie ściśle przestrzegał lub umoŜliwiał przestrzeganie postanowień
zawartych w rozszerzonej Karcie Uczelni Erasmusa oraz innych zobowiązaniach wynikających
z Załącznika III.
2
III.3 Po zakończeniu okresu obowiązywania umowy, rzeczywiste wartości dofinansowania zostaną
określone na podstawie:
-
w odniesieniu do wyjazdów studentów na praktykę (SMP):
-
-
liczby stypendystów, czasu trwania ich pobytów wyszczególnionych w
sprawozdaniu końcowym oraz kwot ryczałtowych na koszty utrzymania, których
nieprzekraczalne wartości są podane w Załączniku V.
w odniesieniu do organizacji wymiany (OM):
- liczby zrealizowanych wyjazdów stypendialnych (w tym bez grantu)
wyszczególnionych w sprawozdaniu końcowym oraz kwot ryczałtowych
stosowanych dla danej skali wyjazdów, wyszczególnionych w Załączniku V.
- niemniej jednak, dla kaŜdej z uczelni wchodzących w skład konsorcjum
reprezentowanego przez Beneficjenta:
a) występuje 10% margines tolerancji: jeśli liczba zrealizowanych wyjazdów
stypendialnych jest nie mniejsza niŜ 10% w stosunku do liczby wyjazdów
określonej w art. III.1 niniejszej umowy, kwota OM nie zostanie zmniejszona.
Realizacja większej liczby wyjazdów nie spowoduje zwiększenia kwoty OM
określonej w art. III.1;
b) minimalna wysokość dofinansowania OM to 500 euro, nawet jeśli uczelnia
zrealizowała mniej wyjazdów niŜ zaplanowano. Jeśli Ŝaden wyjazd nie zostanie
zrealizowany, dofinansowanie OM wyniesie 0 euro.
III.4 Beneficjent pokryje wszelkie inne koszty związane z lub wynikające z realizacji niniejszej
umowy.
III.5 Transfery funduszy pomiędzy poszczególnymi pozycjami budŜetu.
Beneficjent nie moŜe dokonywać przesunięć kwot pomiędzy kategoriami SMP i OM.
III.6 Zmiana łącznej maksymalnej kwoty dofinansowania
W przypadku, gdy będą dostępne dodatkowe fundusze, łączna maksymalna kwota
dofinansowania określona w art. III.1 moŜe zostać zwiększona, pod warunkiem, Ŝe Beneficjent
spełni warunki niezbędne do udziału w redystrybucji środków dostępnych do podziału,
określone w Załączniku V. Beneficjent powinien złoŜyć zapotrzebowanie na dodatkowe środki
zgodnie z procedurą określoną w Załączniku V: z I raportem postępu w terminie do 31.12.2010
lub z II raportem postępu w terminie do 16.05.2011.
Zrealizowanie przez Beneficjenta niŜszej niŜ przewidywana w umowie liczby wyjazdów moŜe
spowodować obniŜenie łącznej maksymalnej kwoty dofinansowania udzielonego
Beneficjentowi.
KaŜde takie zwiększenie lub zmniejszenie będzie wymagać sporządzenia aneksu do niniejszej
umowy. Aneks wejdzie w Ŝycie po podpisaniu przez obie strony.
III.7 Zasady finansowania wyjazdów indywidualnych stypendystów
Beneficjent określi kwoty stypendiów przyznane indywidualnym studentom z uwzględnieniem
indywidualnych potrzeb studentów. Obliczenia wysokości indywidualnych stypendiów
dokonuje Beneficjent, zgodnie z postanowienia Załącznika V do niniejszej umowy.
Beneficjent będzie przekazywał fundusze indywidualnym uczestnikom wymiany na podstawie
dokumentów i zasad opisanych w załącznikach do niniejszej umowy:
Obowiązkowo wymagane dokumenty są wymienione w Załącznikach IV. 1-4:
-
umowa ze studentem wyjeŜdŜającym na praktykę (niezbędne elementy umowy), w
tym „Porozumienie o programie praktyki” wraz z „Kartą jakości praktyki Erasmusa”;
Karta Studenta Erasmusa;
Ankieta stypendysty Erasmusa.
3
ARTYKUŁ IV – WARUNKI PŁATNOŚCI
IV.1 Zaliczka
•
Pierwsza płatność zaliczkowa:
W ciągu 45 dni kalendarzowych od wejścia umowy w Ŝycie Beneficjentowi zostanie wypłacona
zaliczka w wysokości [...] EUR, stanowiąca 80% całkowitej maksymalnej kwoty grantu
określonej w Artykule III.1.
Druga płatność zaliczkowa:
Druga płatność zostanie dokonana po złoŜeniu przez Beneficjenta w terminie do 31 grudnia
2010r. I raportu postępu zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku V do niniejszej umowy.
W raporcie będą uwzględnione wszystkie uczelnie wchodzące w skład konsorcjum. Jeśli z
raportu będzie wynikało, Ŝe Beneficjent wykorzystał co najmniej 70% pierwszej płatności
zaliczkowej, I raport postępu będzie mógł być potraktowany jako prośba o kolejną płatność do
wysokości nie przekraczającej kwoty określonej w Artykule III.1.
W zaleŜności od liczby wyjazdów zgłoszonej przez Beneficjenta w I raporcie postępu:
druga płatność zaliczkowa zostanie zrealizowana po zatwierdzeniu I raportu postępu,
lub nie zostanie dokonana Ŝadna dalsza płatność zaliczkowa,
lub Narodowa Agencja wystawi wezwanie do zwrotu.
Zatwierdzenie lub odrzucenie raportu postępu nastąpi w przeciągu maksymalnie 45 dni od dnia
otrzymania I raportu postępu i wniosku o drugą płatność zaliczkową przez NA. Okres ten moŜe
zostać zawieszony w przypadku, gdy NA poprosi Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia. W
takim przypadku Beneficjent powinien dostarczyć dodatkowe informacje lub dokumenty w
terminie 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do uzupełnienia.
Druga płatność zaliczkowa będzie realizowana w terminie maksymalnie 45 dni kalendarzowych od daty
zatwierdzenia przez NA wymaganej dokumentacji.
W sytuacji wykorzystania 70% środków z pierwszej płatności zaliczkowej po terminie złoŜenia I raportu
postępu, Beneficjent złoŜy osobny wniosek o drugą płatność zaliczkową NA po wykorzystaniu 70% z
pierwszej płatności zaliczkowej. Wniosek będzie podlegał takiej procedurze jak określono powyŜej w dla
I raportu postępu.
Ewentualne dalsze płatności zaliczkowe w zaleŜności od rzeczywistej realizacji działań, będą
dokonywane w terminie 45 dni kalendarzowych od daty zatwierdzenia przez NA wymaganej
dokumentacji.
IV.2 Określenie ostatecznej kwoty środków finansowych.
W terminie do 31.10.2011 r. Beneficjent zobowiązany będzie przesłać sprawozdanie końcowe do
NA, zgodnie z wzorem przedstawionym w Załączniku II.
Sprawozdanie końcowe będzie traktowane jako podstawa określenia ostatecznej kwoty środków
finansowych naleŜnych Beneficjentowi z tytułu realizacji niniejszej umowy.
W uzupełnieniu do sprawozdania końcowego, NA moŜe wymagać przedłoŜenia przez
Beneficjenta następujących dokumentów:
- w celu udowodnienia kosztów ryczałtowych: ankiety stypendysty Erasmusa, dokumentów
podróŜy lub innych dokumentów potwierdzających datę przyjazdu i wyjazdu z goszczącego
kraju docelowego;
- w celu udowodnienia poniesienia kosztów organizacji mobilności: wykaz indywidualnych
uczestników wyjazdów stypendialnych.
Wszelkie kwoty w sprawozdaniu końcowym powinny być wyraŜone w EUR. W tym celu
Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na euro.
W przypadku, gdy rachunek bankowy, o których mowa w Artykule V niniejszej Umowy jest
prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków rzeczywistych na EUR będą dokonywane wg kursu
kupna dewiz Banku Handlowego, z dnia dokonania przelewu płatności przyznanych środków
finansowych. Za datę płatności ze strony Narodowej Agencji uznaje się dzień obciąŜenia
rachunku Narodowej Agencji. Beneficjent zostanie powiadomiony przez Narodową Agencję o
4
kursie, który będzie stosowany do przeliczenia kosztów rzeczywistych na EUR. Taki kurs
powinien być stosowany w odniesieniu do wszystkich wydatków finansowanych z pierwszej
płatności zaliczkowej2 aŜ do dnia otrzymania z Narodowej Agencji kolejnej/ch płatności
zaliczkowych3.
Koszty róŜnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych, na przestrzeni całego
okresu obowiązywania umowy, są kosztami nieuprawnionymi.
NA w terminie maksymalnie 45 dni kalendarzowych od daty otrzymania sprawozdania
końcowego zatwierdzi lub odrzuci sprawozdanie wraz z wszelkimi wymaganymi dokumentami.
Okres ten moŜe zostać zawieszony w przypadku, gdy NA będzie wymagać od Beneficjenta
dodatkowych informacji lub dokumentów potwierdzających. W takim przypadku Beneficjent
powinien dostarczyć dodatkowe dokumenty potwierdzające lub informacje w terminie 30 dni
kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do uzupełnienia.
W ciągu 45 dni od zatwierdzenia sprawozdania końcowego NA powinna powiadomić
Beneficjenta w formie pisemnej o ostatecznej wysokości zatwierdzonego dofinansowania. JeŜeli
wysokość zatwierdzonej kwoty będzie niŜsza od sumy płatności zaliczkowych, NA wystawi
wezwanie do zwrotu i określi sposób, w jaki zwrot ma być zrealizowany.
IV.3 Beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania do celów sprawozdawczych i związanych z
upowszechnianiem rezultatów działania narzędzi informatycznych wymaganych przez
Narodową Agencję i Komisję Europejską, zgodnie z instrukcjami ich zastosowania.
ARTYKUŁ V - RACHUNEK BANKOWY
Wypłaty środków finansowych będą realizowane w euro na rachunek bankowy Beneficjenta jak
wyszczególniono poniŜej:
Nazwa banku: .........................................................................................................................................
Adres oddziału: ......................................................................................................................................
Dokładna nazwa posiadacza rachunku: ..................................................................................................
.................................................................................................................................................................
Waluta prowadzenia rachunku: ......................................
Numer rachunku: PL_____-_________-_________-_________-_________-_________-_______
SWIFT: ...............................................
PowyŜszy rachunek powinien być rachunkiem EUR i umoŜliwiać identyfikację płatności
realizowanych przez Narodową Agencję.
ARTYKUŁ VI – OGÓLNE POSTANOWIENIA ADMINISTRACYJNE
Wszelka korespondencja dotycząca realizacji niniejszej umowy powinna być przesyłana do NA w
formie pisemnej, z określeniem numeru umowy, na adres podany na pierwszej stronie niniejszej
umowy.
ARTYKUŁ VII – PRAWO WŁAŚCIWE I JURYSDYKCJA SĄDOWA
Dofinansowanie podlega warunkom umowy, zasadom wspólnotowym mającym do niej zastosowanie
oraz, zgodnie z zasadą subsydiarności, prawu polskiemu. NA i Beneficjent mogą wnieść sprawę
dotyczącą decyzji podjętych przez druga stronę w odniesieniu do warunków umowy oraz ustaleń
dotyczących jej realizacji do sądu właściwego dla miejsca siedziby Narodowej Agencji.
2 Dla pierwszej płatności zaliczkowej: początek obowiązywania umowy.
3 Dla ostatniej płatności zaliczkowej: koniec obowiązywania umowy
5
ARTYKUŁ VIII – OCHRONA DANYCH
VIII.1 Dane osobowe zamieszczone w niniejszej umowie mogą być przetwarzane przez:
− NA zgodnie z krajowymi regulacjami, w szczególności ustawą o ochronie danych z 29
sierpnia 1997, Dz.U. Nr. 133, 883;
− instytucje i organy wspólnotowe zgodnie z rozporządzeniem nr 45/2001 Parlamentu
Europejskiego i Rady 4 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i swobodzie przepływu takich danych
VIII.2 Dane będą przetwarzane wyłącznie w związku z realizacją umowy i działaniami
uzupełniającymi realizację umowy przez Narodową Agencję i Komisję Europejską, z
moŜliwością przekazania danych władzom odpowiedzialnym za inspekcję i audyt,
Trybunałowi Obrachunkowemu, Panelowi ds. Nieprawidłowości Finansowych i/lub
Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania NaduŜyć Finansowych (OLAF) na potrzeby ochrony
bezpieczeństwa finansowych interesów Wspólnoty.
VIII.3 Na pisemny wniosek Beneficjent moŜe uzyskać dostęp do swoich danych osobowych i
skorygować wszelkie informacje, które są niepoprawne lub niepełne. Beneficjent powinien
kierować wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania swoich danych osobowych do
Narodowej Agencji. Beneficjent moŜe wnieść skargę z tytułu przetwarzania swoich danych
osobowych do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub do Europejskiego
Inspektora Ochrony Danych w odniesieniu do korzystania z tych danych przez Komisję
Europejską.
ARTYKUŁ IX – POZOSTAŁE WARUNKI SZCZEGÓŁOWE
IX.1
Punkt 15.4 „Warunków ogólnych” opublikowanych na stronie www.erasmus.org.pl nie ma
zastosowania do niniejszej umowy.
IX.2
W drodze wyjątku od artykułu II.2, wyjazd studenta na praktykę moŜe wyjątkowo być
kontynuowany po 30 września 2011, ale powinien zostać zakończony nie później niŜ 31
października 2010. Niemniej jednak wymagania dotyczące sprawozdania końcowego
określone w artykule IV.2 pozostają niezmienione.
IX.3
Ewentualne zmiany łącznej maksymalnej kwoty dofinansowania przyznanej Beneficjentowi
mogą nastąpić najpóźniej 30 czerwca 2010 r.
IX.4
Beneficjent przyjmuje do wiadomości, Ŝe obowiązują go wymagania wynikające z
„Zaproszenia do składania wniosków 2010”, które nie dopuszczają moŜliwości podwójnego
finansowanie działań objętych niniejszą umową z funduszy otrzymanych na podstawie
jakiejkolwiek innej umowy z budŜetu Unii Europejskiej. Jeśli zasada ta zostanie złamana, NA
zastrzega sobie prawo wypowiedzenia umowy zgodnie z Artykułem 11.2 (g) i zastosowania
poprawki, o której mowa w Artykule 12 Warunków ogólnych.
IX.5
Beneficjent zobowiązany jest zamieszczać informacje o dofinansowaniu otrzymanym z
programu „Uczenie się przez całe Ŝycie” we wszystkich rozpowszechnianych lub
publikowanych dokumentach, na kaŜdym produkcie lub materiale wyprodukowanym dzięki
dofinansowaniu oraz w kaŜdym oświadczeniu lub udzielonym wywiadzie, zgodnie z
wytycznymi dot. identyfikacji wizualnej opublikowanymi przez Komisję Europejską pod
adresem: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html_. Informacjom o
dofinansowaniu musi towarzyszyć oficjalne stwierdzenie, Ŝe wyłączną odpowiedzialność za
treść publikacji ponosi wydawca, a Komisja Europejska nie moŜe zostać pociągnięta do
odpowiedzialności za wykorzystanie tych informacji.
IX.6
Beneficjent powinien uczestniczyć w co najmniej jednym spotkaniu organizowanym przez
NA.
4 Wszelkie zapytania odnoszące się do zarządzenia (EC) nr 45/2001 powinny być kierowane do
odpowiedzialnych za europejska ochronę danych osobowych (patrz: http://www.edps.europa.eu)
6
IX.7
W nawiązaniu do art. 5 Warunków ogólnych, Beneficjent upowaŜnia Narodową Agencję i
Komisję Europejską do publikowania, w tym w internecie, adresu strony internetowej oraz
adresu mailowego xxx.
IX.8
Beneficjent zobowiązuje się do odesłania 2 egzemplarzy niniejszej umowy, podpisanych przez
swojego prawnego przedstawiciela, nie później niŜ 60 dni od daty ich otrzymania. W
przypadku nieotrzymania podpisanych egzemplarzy umowy przez Narodową Agencję w w/w
terminie, umowę uznaje się za niezawartą.
PODPISY
Za Beneficjenta
Za Narodową Agencję
imię / nazwisko / stanowisko
Podpis
Pieczęć Beneficjenta
Warszawa,
7