MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ

SPIS TREŚCI
Rozdział 1
str. 3
Postanowienia ogólne
Rozdział 2
str. 4
Zasady organizacji i zarządzania Wojskowym Instytutem Wydawniczym
Rozdział 3
str. 6
Wewnętrzna organizacja Wojskowego Instytutu Wydawniczego
Rozdział 4
str. 7
Zakres działania komórek organizacyjnych Wojskowego Instytutu Wydawniczego
Rozdział 5
Postanowienia końcowe
Załącznik 1
Struktura organizacyjna Wojskowego Instytutu Wydawniczego
str. 19
Rozdział 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1.
Wojskowy Instytut Wydawniczy w Warszawie, zwany dalej „WIW”, jest państwową
instytucją kultury i działa w szczególności na podstawie:
1)
ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (Dz.U. z 2001 r., nr 13, poz. 123, z późn. zm.),
2)
rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 7 lutego 2012 r. w sprawie
rozciągnięcia przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej na działalność kulturalną prowadzoną przez jednostki organizacyjne
podległe lub nadzorowane przez Ministra Obrony Narodowej (Dz.U. poz. 195,
tom 1),
3)
zarządzenia Ministra Obrony Narodowej nr 52/MON z dnia 7 października 2010 r.
w sprawie utworzenia Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie (Dz.Urz.
MON nr 19, poz. 249 oraz z 2011 r. nr 1 poz. 1),
4)
zarządzenia Ministra Obrony Narodowej nr 3/MON z dnia 27 lutego 2013 r.
w sprawie nadania statutu Wojskowemu Instytutowi Wydawniczemu w Warszawie
(Dz. Urz. MON poz. 57),
5)
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240
z późn. zm.),
6)
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121, poz. 591 z późn.
zm.),
7)
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 223
z 2007 r., poz. 1655 z późn. zm.),
8)
ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe (Dz.U. nr 5, poz. 24 z późn. zm.),
9)
ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst
jednolity Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.),
10)
ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych ( Dz.U. nr 182, poz.
1228 z późn. zm.).
11) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. (Dz.U. 2002 r. Nr 101
poz. 926, z późn. zm.);
2.
WIW wpisany jest do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Obrony
Narodowej pod nr. RIK MON 4/2010 i posiada osobowość prawną.
3
3.
WIW jest jednostką organizacyjną, której organizatorem wykonującym uprawnienia
majątkowe Skarbu Państwa jest Minister Obrony Narodowej. WIW jest nadzorowany przez
Dyrektora Departamentu Prasowo-Informacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej.
§2
1.
Do podstawowych zadań WIW należy wydawanie czasopism i internetowych produktów
medialnych
informujących
o
funkcjonowaniu
i
rozwoju
Sił
Zbrojnych
RP,
rozpowszechnianie tradycji oręża polskiego, promocja sił zbrojnych, upowszechnianie i
promocja czytelnictwa oraz szeroko pojętej kultury.
2.
Zakres działalności WIW określa statut wprowadzony zarządzeniem Ministra Obrony
Narodowej nr 3/MON z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie nadania statutu Wojskowemu
Instytutowi Wydawniczemu w Warszawie.
§3
Siedzibą WIW jest miasto stołeczne Warszawa, a terenem działania obszar
Rzeczypospolitej Polskiej, przy czym WIW może podejmować działania poza granicami kraju.
Rozdział 2
ZASADY ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA WIW
§4
1.
Działalnością WIW kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor WIW.
2.
Dyrektora WIW i jego zastępców powołuje i odwołuje Minister Obrony Narodowej.
3.
Pierwszy zastępca Dyrektora WIW pełni funkcję Redaktora Naczelnego miesięcznika
„Polska Zbrojna”, kwartalników: „Kwartalnik Bellona”, „Przegląd Wojsk Lądowych”,
„Przegląd Sił Powietrznych”, „Przegląd Morski” i odpowiada za wszystkie wydawnictwa
drukowane WIW wymienione w § 6 ust. 1, pkt. 2, 3, 4 i 5 statutu – w rozumieniu ustawy
z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe.
4.
Drugi zastępca Dyrektora WIW pełni funkcję Redaktora Naczelnego Redakcji Internetowej
i odpowiada za wszystkie produkty internetowe WIW – w rozumieniu ustawy z dnia
26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe.
5.
Kierownictwo WIW w zakresie realizowanych zadań statutowych ściśle współpracuje
z Dyrektorem Departamentu Prasowo-Informacyjnego oraz innymi osobami funkcyjnymi
służby prasowej resortu obrony narodowej.
4
W czasie nieobecności Dyrektora WIW zastępuje go jeden z zastępców, a w razie ich
6.
nieobecności – osoba funkcyjna wyznaczona przez Dyrektora.
§5
Do zadań Dyrektora WIW należy:
1. Podejmowanie decyzji dotyczących bieżącego funkcjonowania WIW i ponoszenie
za nie odpowiedzialności.
2. Przygotowanie i aktualizacja strategii, rocznych i wieloletnich planów działania, a także
założeń finansowych WIW oraz przedkładanie tych dokumentów do uzgodnienia
i
zatwierdzenia
przez
Dyrektora
Departamentu
Prasowo-Informacyjnego
MON
w terminie do 15 stycznia każdego roku.
3. Podejmowanie decyzji dotyczących dodatkowej działalności gospodarczej oraz jej
organizowanie i bezpośrednie kierowanie tą działalnością.
4. Koordynacja i nadzór wykonania zatwierdzonej strategii, planu działania i planu finansowego
WIW oraz przedstawianie kwartalnych sprawozdań z wykonania zaplanowanych
przedsięwzięć Dyrektorowi Departamentu Prasowo-Informacyjnego MON do 20 dnia po
zakończeniu każdego kwartału.
5. Wydawanie decyzji, regulaminów, instrukcji wewnętrznych, poleceń pokontrolnych.
6. Wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników WIW.
7. Stwarzanie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników.
8. Organizowanie kontroli zarządczej i nadzorowanie jej funkcjonowania.
9. Zarządzanie WIW przy pomocy osób funkcyjnych, bezpośrednio podległych, tzn.:
1)
zastępców;
2)
głównego księgowego;
a ponadto:
3)
kierownika Wydziału Marketingu i Promocji;
4)
kierownika Sekcji Kadrowo-Organizacyjnej;
5)
pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
oraz
obsługi prawnej realizowanej na podstawie umowy cywilno-prawnej (outsourcing).
§6
Organem opiniującym i doradczym WIW jest Rada Programowa działająca na podstawie
regulaminu zatwierdzonego przez dyrektora Departamentu Prasowo-Informacyjnego.
5
Rozdział 3
WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA WIW
§7
1.
Strukturę wewnętrzną WIW tworzą piony, które składają się z następujących wydziałów
i sekcji, a także samodzielne stanowiska pracy:
1)
Pion Wydawniczy, w skład którego wchodzą Wydział Wydawniczy i Wydział Składu
Komputerowego i Grafiki,
2)
Pion Redakcji Internetowej, w skład którego wchodzą Wydział Redakcji Internetowej
i Wydział Opracowania Technicznego,
3)
Pion Finansowo-Administracyjny, w skład którego wchodzą Sekcja KsięgowoPłacowa oraz Sekcja Majątkowa, Zamówień i Umów,
4)
Samodzielne komórki i stanowiska podlegające bezpośrednio Dyrektorowi WIW:

Wydział Marketingu i Promocji,

Sekcja Kadrowo-Organizacyjna,

Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych.
2.
Strukturę organizacyjną WIW przedstawia załącznik nr 1.
3.
W zależności od potrzeb mogą być tworzone (w obowiązującym trybie) inne piony,
wydziały lub stanowiska pracy oraz grupy zadaniowe.
§8
1.
Kierownicy oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy wykonują swoje
zadania służbowe w ramach przysługujących im kompetencji i są odpowiedzialni przed
bezpośrednimi przełożonymi za wykonywanie tych zadań.
2.
Pracownicy otrzymują zakres obowiązków na piśmie, z chwilą zawarcia stosunku pracy
lub z chwilą powierzenia im innego zakresu pracy.
3.
Pracownik,
któremu
powierzono
mienie,
podpisuje
deklarację
odpowiedzialności
za powierzony mu majątek WIW.
§9
1.
Korespondencję wychodzącą z WIW podpisuje Dyrektor WIW.
2.
Dyrektor WIW może w formie pisemnej upoważnić zastępców, głównego księgowego,
6
kierowników i osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy do podpisywania pism
i dokumentów wychodzących z WIW.
3.
Upoważnienie do podpisywania dokumentów bankowych udzielane jest w odrębnym trybie.
§ 10
1.
Zasady i tryb obiegu korespondencji, pism i innych dokumentów określa „Instrukcja
kancelaryjna” Biura Ewidencji Osobowej WP oraz wewnętrzne wytyczne lub decyzje
Dyrektora WIW.
2.
Postępowanie z materiałami archiwalnymi i ich i przekazywanie określa Zarządzenie
Nr 3/MON z dnia 2 lutego 2005 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami
archiwalnymi i inną dokumentacją w resorcie obrony narodowej.
Rozdział 4
ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH WIW
§ 11
PION WYDAWNICZY
1.
Pionem Wydawniczym kieruje pierwszy zastępca Dyrektora WIW.
2.
Pierwszy zastępca Dyrektora WIW jest odpowiedzialny za redagowanie i wydawanie
miesięcznika „Polska Zbrojna”, czasopisma „Kwartalnik Bellona”, kwartalników rodzajów
Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej:
– „Przegląd Wojsk Lądowych”,
– „Przegląd Sił Powietrznych”,
– „Przegląd Morski”
oraz innego rodzaju wydawnictw (druków akcydensowych, dodatków, wydań specjalnych)
w zależności od potrzeb zgłaszanych przez komórki i jednostki organizacyjne resortu obrony
narodowej po uzyskaniu akceptacji dyrektora Departamentu Prasowo-Informacyjnego MON.
3.
Pierwszy zastępca Dyrektora WIW odpowiada za działalność Pionu Wydawniczego,
w tym za publikowane materiały i za zamieszczone w czasopismach treści.
4.
Pierwszy zastępca ma prawo przedstawiać Dyrektorowi WIW wnioski dotyczące
organizacji, harmonogramu pracy, zatrudnienia, wynagradzania i premiowania pracowników
Pionu Wydawniczego. Decyzje Dyrektora WIW w tym zakresie wymagają dla swojej
ważności kontrasygnaty pierwszego zastępcy.
5.
Pierwszy zastępca Dyrektora WIW akceptuje faktury i rachunki dotyczące Pionu
7
Wydawniczego
w
celu
stwierdzenia
prawidłowości
zakupów
pod
względem
merytorycznym.
6.
Pierwszy zastępca Dyrektora WIW bierze udział w pracach zespołu wyceniającego materiały
redakcyjne i wskazuje osoby do jego składu.
7.
Pierwszy zastępca Dyrektora WIW deleguje podległych dziennikarzy do wyjazdów
w podróże służbowe związane z pozyskiwaniem materiałów redakcyjnych oraz potwierdza
właściwe wykorzystanie czasu i wykonanie zadań przez delegowanego pracownika poza
stałym miejscem wykonywania obowiązków.
8.
Pierwszy zastępca Dyrektora WIW bezpośrednio nadzoruje pracę Wydziału Wydawniczego
oraz Wydziału Składu Komputerowego i Grafiki.
9.
Wydział Wydawniczy
Za pracę Wydziału Wydawniczego odpowiedzialny jest kierownik, pełniący jednocześnie
funkcję sekretarza redakcji. Kierowanie Wydziałem odbywa się przy pomocy dwóch
redaktorów wydawniczych, pełniących jednocześnie funkcję zastępców sekretarza redakcji.
Wydział Wydawniczy:
1)
przeprowadza kolegia redakcyjne i zebrania zespołu w celu omówienia bieżących
spraw i planowania poszczególnych wydań „Polski Zbrojnej”;
2)
planuje, zamawia i redaguje materiały dziennikarskie przygotowywane przez
dziennikarzy etatowych oraz współpracujących z redakcją;
3)
dokonuje ocen nadesłanych materiałów tekstowych i zdjęciowych;
4)
konsultuje  w razie potrzeby  materiały ze specjalistami z danej dziedziny;
5)
współpracuje i kontaktuje się z korespondentami terenowymi oraz współpracownikami
WIW;
6)
bierze udział w zespole wyceniającym materiały redakcyjne, zgodnie z decyzją
Pierwszego Zastępcy Dyrektora WIW;
7)
kieruje dziennikarzy na szkolenia i kursy doskonalące;
8)
przedstawia Redaktorowi Naczelnemu propozycje tematów artykułów i proponuje ich
autorów;
9)
przygotowuje materiały do profilu społecznościowego miesięcznika „Polska Zbrojna”;
10)
przeprowadza zebrania zespołów opracowujących kwartalniki rodzajów sił zbrojnych
i „Kwartalnik Bellona” w celu przygotowania planów wydawniczych kolejnych
wydań;
11)
dokonuje ocen nadesłanych materiałów tekstowych i zdjęciowych do kwartalników;
12)
pozyskuje autorów i współpracuje z nimi w przygotowaniu tekstu;
8
13)
przygotowuje materiały do korekty stylistycznej i składu technicznego kwartalników
rodzajów sił zbrojnych oraz „Kwartalnika Bellona”;
14)
wykonuje korektę artykułów do statutowych wydawnictw Pionu Wydawniczego oraz
Pionu Redakcji Internetowej;
15)
przygotowuje inne wydawnictwa specjalne WIW;
16)
utrzymuje kontakty z przedstawicielami dowództw rodzajów sił zbrojnych w celu
zachowania aktualności tematyki podejmowanej na łamach kwartalników;
17)
uczestniczy w konferencjach i innych przedsięwzięciach związanych z problematyką
szkolenia dowództw i wojsk oraz techniką wojskową.
10. Wydział Składu Komputerowego i Grafiki:
1)
projektuje i przygotowuje makiety miesięcznika i kwartalników;
2)
dokonuje łamania periodyków WIW: „Polska Zbrojna”, „Przegląd Wojsk Lądowych”,
„Przegląd Sił Powietrznych”, „Przegląd Morski”, „Kwartalnik Bellona”;
3)
opracowuje, projektuje i łamie wydawnictwa okolicznościowe;
4)
projektuje i przygotowuje do druku: plakaty, zaproszenia, pisma okazjonalne
na potrzeby WIW;
5)
pozyskuje zdjęcia, ilustracje do wszystkich publikacji WIW;
6)
tworzy i aktualizuje bazy fotograficzne;
7)
opracowuje technicznie zdjęcia i ilustracje, przygotowuje je do składu;
8)
opracowuje prezentacje multimedialne na potrzeby konferencji, spotkań;
9)
przygotowuje materiały niezbędne do tłoczenia płyt CD;
10)
wprowadza teksty i zdjęcia z miesięcznika „Polska Zbrojna” na portal;
11)
uczestniczy w opracowaniu harmonogramów pracy redaktorów technicznych;
12)
dba o szatę graficzną czasopism;
13)
przygotowuje Redaktorowi Naczelnemu korekty dotyczące łamania tekstów i doboru
zdjęć;
14)
przygotowuje do archiwizacji elektronicznej czasopisma wydawane przez WIW;
15)
współpracuje z drukarniami w sprawach technicznych dotyczących przesyłanych
materiałów elektronicznych (layoutów) oraz w celu uściślenia i wyjaśnienia zagadnień
technicznych związanych z wydawaniem poszczególnych pozycji;
16)
nadzoruje stały rozwój kształtu graficznego czasopism;
17)
wspiera Pion Redakcji Internetowej w zakresie wykonywanych przez ten pion zadań.
9
§ 12
PION REDAKCJI INTERNETOWEJ
1.
Pionem Redakcji Internetowej kieruje drugi zastępca Dyrektora WIW.
2.
Drugi zastępca Dyrektora WIW odpowiada za działalność Pionu Redakcji Internetowej,
w tym za tematykę publikowanych materiałów i zamieszczone treści w następujących
medialnych produktach internetowych:
– portal – dziennik internetowy polska-zbrojna.pl,
– serwis informacyjny,
– serwis fotograficzny,
– profile społecznościowe,
– serwis plików multimedialnych.
3.
Drugi zastępca ma prawo przedstawiać Dyrektorowi WIW wnioski dotyczące organizacji,
harmonogramu pracy, zatrudnienia, wynagradzania i premiowania pracowników Pionu
Redakcji Internetowej. Decyzje Dyrektora WIW w tym zakresie wymagają dla swojej
ważności kontrasygnaty drugiego zastępcy.
4.
Drugi zastępca Dyrektora WIW akceptuje faktury i rachunki dotyczące Pionu Redakcji
Internetowej w celu stwierdzenia prawidłowości zakupów pod względem merytorycznym.
5.
Drugi zastępca Dyrektora WIW bierze udział w pracach zespołu wyceniającego materiały
redakcyjne i wskazuje osoby do jego składu.
6.
Drugi zastępca Dyrektora WIW deleguje podległych dziennikarzy do wyjazdów
w podróże służbowe związane z pozyskiwaniem materiałów redakcyjnych oraz potwierdza
właściwe wykorzystanie czasu i wykonanie zadań przez delegowanego pracownika poza
stałym miejscem pełnienia obowiązków.
7.
Drugi zastępca Dyrektora WIW organizuje i bezpośrednio nadzoruje pracę Wydziału
Redakcji Internetowej oraz Wydziału Opracowania Technicznego.
8.
Wydział Redakcji Internetowej
Za pracę Wydziału Redakcji Internetowej odpowiedzialny jest kierownik, pełniący funkcję
sekretarza redakcji.
Wydział Redakcji Internetowej:
1)
prowadzi wraz z Redaktorem Naczelnym Redakcji Internetowej kolegia i zebrania
redakcyjne;
2)
planuje, zamawia i selekcjonuje materiały do bieżącej publikacji na stronie
internetowej;
10
3)
redaguje teksty i wykonuje korektę publikowanych materiałów;
4)
dokonuje ocen nadesłanych materiałów tekstowych, fotograficznych, dźwiękowych,
wideo;
5)
uzgadnia poprawki z redaktorami i autorami;
6)
wspólnie z Redaktorem Naczelnym zatwierdza ostateczny kształt materiałów
do publikacji;
9.
7)
bierze udział w pracy zespołu wyceniającego materiały redakcyjne;
8)
wspiera Pion Wydawniczy w zakresie statutowych materiałów prasowych.
Wydział Opracowania Technicznego:
1)
aktualizuje publikatory internetowe;
2)
archiwizuje materiały;
3)
dba o szatę graficzną;
4)
reaguje na sygnały od użytkowników portalu i utrzymuje z nimi kontakt;
5)
prowadzi profile społecznościowe Pionu Redakcji Internetowej;
6)
projektuje i przygotowuje makiety mediów internetowych;
7)
opracowuje technicznie zdjęcia i ilustracje, przygotowuje je do składu i publikacji;
8)
przygotowuje produkty elektroniczne i udostępnia je odbiorcom;
9)
wspiera Pion Wydawniczy w zakresie wykonywanych przez ten pion zadań.
§ 13
PION FINANSOWO-ADMINISTRACYJNY
1.
Za pracę Pionu Finansowo-Administracyjnego odpowiedzialny jest Główny Księgowy.
2.
Główny Księgowy upoważniony jest do parafowania dokumentów finansowo-prawnych,
związanych z realizacją zadań statutowych zgodnie z planem finansowym oraz ustaleniami
„Regulaminu organizacyjnego WIW”.
3.
Główny Księgowy odpowiada za całokształt spraw związanych z gospodarką finansową
WIW, prawidłową realizację planu finansowego instytucji, przestrzeganie dyscypliny
budżetowej, prawidłową gospodarkę środkami majątkowymi, koordynację obsługi
administracyjno-prawnej.
4.
Główny Księgowy bezpośrednio organizuje i nadzoruje pracę Sekcji Księgowo-Płacowej
oraz Sekcji Majątkowej, Zamówień i Umów, a także koordynuje funkcjonowanie
i współpracuje z Sekcją Kadrowo-Organizacyjną i radcą prawnym.
5.
Główny Księgowy umożliwia wyznaczonym pracownikom pełnienie dodatkowych funkcji,
tj. pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych oraz funkcji nieetatowego
11
inspektora ppoż.
6.
Do zadań Głównego Księgowego należy:
1)
przygotowywanie projektów decyzji, zarządzeń, instrukcji wewnętrznych dotyczących
prawidłowej organizacji i zarządzania WIW, w tym gospodarki finansowej
i majątkowej;
2)
opracowywanie
projektów
planów:
finansowego,
uszczegółowionego
planu
finansowego, , zatrudnienia i funduszu płac oraz innych wycinkowych planów
dyscyplinujących gospodarowanie środkami publicznymi;
3)
organizowanie i doskonalenie systemu rachunkowości;
4)
organizowanie oraz nadzorowanie obsługi bankowo-finansowej;
5)
nadzór formalno-finansowy nad zatrudnianiem i wynagrodzeniami pracowników;
6)
organizowanie i koordynowanie obsługi prawnej i administracyjnej WIW;
7)
kontrola przestrzegania dyscypliny finansowej;
8)
opracowywanie okresowych analiz realizacji planu finansowego i innych analiz
dotyczących działalności finansowej i administracyjnej;
9)
weryfikacja i parafowanie wszelkiego rodzaju umów pod względem formalnorachunkowym;
10)
akceptacja faktur i rachunków pod względem formalno-rachunkowym;
11)
nadzorowanie przebiegu prac inwentaryzacyjnych;
12)
uczestnictwo w przygotowaniu projektów dodatkowej działalności gospodarczej,
nadzorowaniu ich realizacji i rozliczanie efektów tej działalności.
7.
Do zadań Sekcji Księgowo-Płacowej należy:
1)
przeprowadzenie kontroli operacji gospodarczych;
2)
przeprowadzenie formalnej i rachunkowej kontroli dokumentów stanowiących
przedmiot księgowania;
3)
prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej operacji gospodarczych i majątku
WIW oraz sporządzanie okresowych i rocznych bilansów i innych rozliczeń zgodnie
z ustawą o rachunkowości;
4)
prowadzenie ewidencji i rozliczeń pobranych zaliczek ;
5)
sporządzanie
wewnętrznej
informacji
ekonomicznej
oraz
sprawozdawczości finansowej;
6)
dokonywanie rozliczeń finansowych;
7)
sporządzanie list płac i rozrachunków z pracownikami;
8)
rozliczanie zasiłków chorobowych;
9)
naliczanie obowiązujących podatków od osób fizycznych i prawnych;
12
obowiązującej
10)
sporządzanie i wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniach;
11)
naliczanie składek ZUS, prowadzenie rozliczeń ZUS;
12)
potrącanie składek na indywidualne ubezpieczenia pracowników i ich rozliczanie
z przedstawicielem towarzystwa ubezpieczeniowego;
13)
współpraca z urzędem skarbowym w zakresie podatków;
14)
ewidencja danych do dokumentacji rentowej i emerytalnej pracowników WIW;
15)
dochodzenie roszczeń wraz z windykacją należności oraz uzgadnianie sald
rozrachunków z kontrahentami;
16)
bieżąca realizacja zobowiązań;
17)
prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości finansowej;
18)
przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych oraz sprawozdawczości
finansowej.
Do zadań Sekcji Majątkowej, Zamówień i Umów należy:
8.
1)
prowadzenie ewidencji materiałowej majątku oraz kontrola i rozliczanie osób
odpowiedzialnych za powierzone mienie;
2)
weryfikacja prawidłowości użytkowania i zabezpieczenia pomieszczeń, mienia
trwałego i ruchomego WIW;
3)
prowadzenie bazy danych o autorach publikujących artykuły w czasopismach WIW;
4)
współpraca
z
komisją
wyceniającą
materiały
redakcyjne
zakwalifikowane
do publikacji w przeglądach rodzajów sił zbrojnych i „Kwartalniku Bellona” oraz
weryfikacja dokumentacji i przygotowanie zestawień do wypłaty honorariów
dla autorów zewnętrznych;
5)
przygotowanie projektów umów zlecenia i o dzieło na podstawie zatwierdzonych
przez Dyrektora WIW wniosków kierowników komórek merytorycznych oraz
prowadzenie rejestru tych umów;
6)
zarządzanie sprzętem komputerowym, kwaterunkowym, biurowym i kulturalnooświatowym WIW;
7)
administrowanie siecią informatyczną;
8)
koordynacja
dokumentacji,
procedury
przebiegu
zamówień
publicznych
zamówienia,
zawarcia
w
zakresie
umów
oraz
przygotowania
archiwowanie
dokumentacji przetargowej; zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych
WIW;
9)
współpraca
przy
opracowywaniu
dokumentów
dotyczących
uczestnictwa
w przetargach i konkursach związanych z działalnością przychodową WIW
10)
rozliczanie kosztów podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników
13
WIW;
11)
sprawowanie bieżącej kontroli ewidencji i rozliczenia druków ścisłego zarachowania;
12)
opracowywanie projektów umów we współpracy z odpowiednimi komórkami
organizacyjnymi i obsługą prawną.
13)
prowadzenie rejestru umów;
14)
przygotowywanie i realizacja zamówień dostaw materiałów biurowych, sprzętu
komputerowego, mechanizacji prac biurowych, gospodarczego itp.;
15)
rejestracja wydawnictw WIW zgodnie z Rozdziałem 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1984
r. Prawo prasowe.
§ 14
ZADANIA SAMODZIELNYCH KOMÓREK I OSÓB FUNKCYJNYCH
BEZPOŚREDNIO PODLEGŁYCH DYREKTOROWI
1.
Za pracę Wydziału Marketingu i Promocji odpowiedzialny przed Dyrektorem WIW
jest kierownik wydziału. Do zadań wydziału należy:
1)
organizowanie i koordynowanie dodatkowej działalności gospodarczej zgodnie
z „Regulaminem dodatkowej działalności gospodarczej”, w tym:
a) pozyskiwanie
kontrahentów
oraz
sponsorów
wspierających
działalność
przychodową WIW,
b) organizowanie konferencji,
c) organizowanie przedsięwzięć promujących wydawnictwa i działalność WIW,
d) współpraca przy wydawaniu książek, albumów, kalendarzy itp.;
e) obrót majątkowymi prawami autorskimi.
2)
monitorowanie terminowej realizacji zawartych z WIW umów;
3)
organizowanie patronatów medialnych;
4)
przygotowywanie projektów przedsięwzięć objętych programami grantowymi Unii
Europejskiej na realizację zadań związanych z prowadzeniem działalności WIW;
5)
uczestniczenie w targach i wystawach oraz nadzór nad innymi imprezami
organizowanymi przez WIW;
6)
kreowanie właściwego wizerunku WIW, w tym utrzymywanie kontaktów z mediami
zewnętrznymi;
7)
monitorowanie kolportażu, druku i dystrybucji wydawnictw WIW;
8)
sprzedaż usług WIW, w tym w szczególności:

dziennikarsko-reporterskich,
14

wydawniczych,

graficznych,

płatnych ogłoszeń, zgodnie z art. 35 z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe,

zasobów archiwalnych,

tłumaczeniowych;
9)
wykonywanie tłumaczeń tekstów na potrzeby WIW;
10)
opracowanie projektów umów kolportażowych i wydawniczych, dotyczących
wszystkich wydawnictw periodycznych i specjalnych, a także umów barterowych,
w uzgodnieniu z właściwym merytorycznie Zastępcą Dyrektora WIW oraz we
współpracy z Pionem Finansowo-Administracyjnym i obsługą prawną nadzorowanie
bieżącej realizacji umów kolportażowych i wydawniczych;
11)
prowadzenie, rejestracja i aktualizacja odrębnych baz adresowych jednostek i instytucji
wojskowych
oraz
odbiorców
cywilnych
w
celu
prawidłowego
rozdziału
poszczególnych wydawnictw WIW;
12)
bieżąca lustracja przestrzegania w WIW przepisów o ochronie danych osobowych;
13)
współpraca z drukarniami  sporządzanie zamówień na druk i opracowywanie
specyfikacji dostaw czasopism, nadzór nad terminowością dostaw;
14)
współpraca z firmami dystrybucyjnymi, sporządzanie analiz sprzedaży, korygowanie
nadziałów;
15)
udział w planowaniu finansowym dotyczącym kosztów druku, kolportażu i promocji
czasopism na rynku cywilnym;
16)
prowadzenie i uaktualnianie archiwum wszystkich tytułów drukowanych wydawanych
przez WIW;
17)
prowadzenie ewidencji książek będących własnością WIW;
18)
przygotowywanie
i
realizacja
zamówień
usług
remontowo-konserwacyjnych
pomieszczeń biurowych oraz umów na dostawę sprzętu kwaterunkowego; w tym
odbiór realizowanych usług remontowo-konserwacyjnych i dostaw;
19)
współorganizacja wyjazdów studyjnych;
20)
udział w opracowywaniu dokumentów dotyczących uczestnictwa w przetargach
i konkursach związanych z działalnością przychodową WIW.
2.
Za pracę Sekcji Kadrowo-Organizacyjnej odpowiedzialny przed Dyrektorem WIW
jest kierownik sekcji. Do zadań sekcji należy:
1)
prowadzenie dokumentacji personalnej pracowników WIW;
15
2)
prowadzenie i uaktualnianie ewidencji:

czasu pracy,

zwolnień lekarskich,

wniosków urlopowych;

miesięcznego grafiku pracy
3)
prowadzenie ewidencji pism dotyczących spraw kadrowych;
4)
opracowywanie planu urlopów i prowadzenie nadzoru nad jego realizacją;
5)
przygotowywanie sprawozdań kadrowych;
6)
przygotowywanie dokumentów do zawarcia lub rozwiązania umowy o pracę;
7)
kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne oraz prowadzenie
nadzoru nad ich terminową realizacją;
8)
przygotowywanie ewidencji szkoleń dla pracowników, uaktualnianie zapotrzebowań
oraz przestrzeganie procedur związanych ze zgłaszaniem pracowników na szkolenia;
9)
przygotowywanie umów z pracownikami, których WIW kieruje na szkolenie
(dokształcanie w formie szkolnej) zgodnie z obowiązującymi przepisami;
10)
przygotowywanie
zbiorczych
propozycji
(wniosków)
wyróżnień
medalami
resortowymi, odznaczeniami państwowymi, zgodnie z zobowiązującymi przepisami,
oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
11)
prowadzenie ewidencji w zakresie dyscypliny pracy;
12)
przygotowywanie poleceń wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych oraz
prowadzenie ich ewidencji;
13)
przygotowanie projektów decyzji Dyrektora WIW i prowadzenie ich ewidencji;
14)
sporządzanie wyciągów z decyzji Dyrektora WIW i stwierdzanie ich zgodności
z decyzją Dyrektora WIW;
15)
sporządzanie i wydawanie zaświadczeń dotyczących spraw pracowniczych;
16)
opracowywanie propozycji wynagrodzeń dla nowozatrudnionych pracowników
w uzgodnieniu z Głównym Księgowym oraz właściwymi osobami funkcyjnymi;
17)
sporządzanie wykazów premii motywacyjnej i honorariów za artykuły publikowane w
miesięczniku „Polska Zbrojna” oraz na portalu polska-zbrojna.pl, ujmowanie ich w
decyzji Dyrektora WIW i przekazywanie wyciągów z decyzji do Pionu FinansowoAdministracyjnego;
18)
przygotowywanie projektu „Planu zatrudnienia” pracowników WIW na kolejny rok
w ścisłej współpracy z Głównym Księgowym i bieżące jego aktualizowanie;
19)
współpraca z instytucjami wojskowymi na terenie Garnizonu Warszawa;
20) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników WIW przepisów ”Kodeksu pracy”,
16
„Regulaminu pracy WIW”;
21) prowadzenie rozliczeń wojskowych stacji telefonicznych /WST/, telefonów operatora
publicznego /TOP/ oraz telefonów komórkowych /TK/ WIW;
22) przygotowywanie projektów umów z pracownikami WIW, wykorzystującymi
pojazdy prywatne do celów służbowych, w uzgodnieniu z Głównym Księgowym
oraz zastępcami Dyrektora WIW, oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
23) wspieranie pod względem formalnoprawnym osób funkcyjnych w opracowywaniu
zakresów obowiązków dla podległych im pracowników;
24) przedstawianie Dyrektorowi WIW wniosków dotyczących działania sekcji;
25) prowadzenie sekretariatu kierownictwa WIW.
Pełnomocnik do spraw ochrony informacji działa na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r.
o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228 z późn. zm.). Do zadań
pełnomocnika Dyrektora WIW do spraw ochrony informacji niejawnych należy:
1)
zapewnienie ochrony informacji niejawnych;
2)
zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych;
3)
kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie
tych danych;
4)
okresowa kontrola ewidencji materiałów niejawnych i ich obiegu;
5)
opracowanie planu ochrony informacji niejawnych w WIW;
6)
prowadzenie szkoleń z pracownikami z zakresu informacji niejawnych;
7)
opracowanie
corocznych
meldunków
o
wynikach
kontroli
okresowej
stanu
ochrony informacji niejawnych oraz ocen stanu ochrony informacji niejawnych;
8)
prowadzenie
zwykłych
kontrolnych
postępowań
sprawdzających
na
pisemne
polecenie dyrektora WIW, nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony informacji
niejawnych przetwarzanych, przechowywanych i przesyłanych w systemach lub
współdziałanie ze Służbami Kontrwywiadu Wojskowego (SKW);
9)
podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia
przepisów o ochronie informacji niejawnych i informowanie o tym Dyrektora
WIW, a w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych
oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyższą – również
Służbę Kontrwywiadu
Wojskowego (SKW);
10)
wydawanie
po
poświadczenia
zakończeniu
zwykłego
bezpieczeństwa
postępowania
17
(lub
odmowa
sprawdzającego
oraz
wydania)
przekazanie
go osobiście sprawdzanej osobie;
11)
współpraca z kancelarią tajną Biura Ewidencji Osobowej WP w zakresie obsługi
kancelaryjnej;
12)
nadzór
nad
zadaniami
realizowanymi
przez
inspektora
bezpieczeństwa teleinformatycznego, a w szczególności:

kontrola konfiguracji systemu teleinformatycznego,

kontrola dokumentacji bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego,

sprawdzanie zabezpieczeń fizycznych pomieszczeń wydzielonych lub obszaru,
w którym usytuowane są systemy teleinformatyczne,

kontrola aktualności wykazu osób dopuszczonych do użytkowania systemu
oraz ich uprawnień,

kontrola prowadzenia rejestru zdarzeń systemu operacyjnego,

kontrola archiwizowania rejestru zdarzeń.
§ 15
Do zadań wszystkich pionów, samodzielnych komórek i osób funkcyjnych należy ponadto:
1.
Organizacja
pracy
własnej
i
podległych
pracowników
zapewniająca
sprawne
funkcjonowanie WIW.
2.
Współpraca z wszystkimi komórkami WIW w zakresie wykonywania zadań statutowych .
3.
Uczestniczenie w opracowywaniu regulaminów, instrukcji i zasad dotyczących działalności
WIW.
4.
Udział w opracowywaniu i realizacji rocznego planu finansowego, planów wieloletnich
i strategii WIW.
5.
Opracowanie zakresów obowiązków dla podległych pracowników.
6.
Przestrzeganie przepisów i zasad ustawy z 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji
niejawnych, udział w szkoleniach dotyczących wymienionych zagadnień.
7.
Przestrzeganie
przepisów
bezpieczeństwa
i
higieny
pracy
(bhp)
i
przepisów
przeciwpożarowych (ppoż.) oraz udział w szkoleniach w tym zakresie.
8.
Przestrzeganie
przepisów
wynikających
i „Regulaminu organizacyjnego WIW”.
18
z
„Kodeksu
pracy”,
„Statutu
WIW”
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Rozdział 5
§ 16
1.
Przychody z dodatkowej działalności gospodarczej WIW przeznacza się na zadania
określone w statucie, z priorytetowym uwzględnieniem zadań Pionu Wydawniczego oraz
Pionu Redakcji Internetowej.
2.
WIW może tworzyć z części zysku z dodatkowej działalności gospodarczej oraz z innych
środków przekazanych przez osoby prawne i osoby fizyczne dodatkowy fundusz na zakupy
praw autorskich i na honoraria dla autorów zewnętrznych.
3.
Decyzję w sprawie przeznaczenia zysku bilansowego podejmuje dyrektor w uzgodnieniu z
zastępcami dyrektora i głównym księgowym z uwzględnieniem obowiązujących
uwarunkowań prawnych.
4.
Zasady zarządzania i gospodarowania środkami publicznymi będącymi w dyspozycji WIW,
a także zasady gospodarowania funduszem o których mowa w ust. 2, regulują przepisy
przywołane w Rozdziale I Część Ogólna, a także inne regulaminy i instrukcje wprowadzane
decyzjami Dyrektora WIW, na podstawie tych przepisów a w szczególności:
1)
Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy;
2)
Regulamin pracy WIW;
3)
Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
4)
Regulamin premiowania pracowników WIW oraz zasady naliczania honorariów
autorskich za materiały zakwalifikowane do publikacji;
5)
Regulamin prowadzenia dodatkowej działalności gospodarczej;
6)
Regulamin przyznawania patronatów;
7)
Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz innych w WIW;
8)
Polityka rachunkowości;
9)
Regulaminy udzielania zamówień i pracy komisji przetargowej;
10)
Instrukcja inwentaryzacji składników majątkowych oraz pozostałych aktywów
i pasywów WIW.
§ 17
19
Dyrektor WIW może realizować część zadań statutowych poprzez outsourcing.
§ 18
1.
Dyrektor WIW powołuje zespół wyceniający materiały dziennikarskie. W skład zespołu
wchodzą: zastępcy Dyrektora WIW oraz wskazane przez nich osoby.
2.
Przewodniczącym
zespołu
wyceniającego
jest
jeden
z
zastępców
Dyrektora
WIW, wyznaczany decyzją Dyrektora na okres sześciu miesięcy.
3.
Główny Księgowy przydziela środki finansowe na honoraria i nadzoruje ich wykorzystanie,
zgodnie z zatwierdzonymi przez Dyrektora WIW: Planem finansowym oraz Planem
zatrudnienia i funduszu wynagrodzeń.
§ 19
W sprawach nieuregulowanych niniejszym „Regulaminem organizacyjnym WIW” obowiązują
przepisy wymienione w § 1.
§ 20
Niniejszy „Regulamin organizacyjny WIW” wchodzi w życie z dniem …… maja 2013 roku.
DYREKTOR WOJSKOWEGO
INSTYTUTU WYDAWNICZEGO
w WARSZAWIE
Marek SARJUSZ-WOLSKI
20