Zapytanie ofertowe nr 1.

FUNDUSZE EUROPEJSKIE –DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI
Grupa Martom Sp. z o.o.
ul. Kawaleryjska 28
15-324 Białystok
tel.: 85 745-48-59
e-mail: [email protected]
Białystok, 03.01.2014
Zapytanie ofertowe nr 1
I. ZAMAWIAJĄCY
Grupa Martom Sp. z o.o.
ul. Kawaleryjska 28
15-324 Białystok
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa oprogramowania oraz usług informatycznych
związanych z realizacja projektu „Wdrożenie Systemu MARTOM-b2b w celu
automatyzacji procesów zakupowo sprzedażowych oraz współpracy z partnerami
flotowymi”:
Moduł sprzedażowo zakupowy systemu b2b
Moduł obsługi floty systemu b2b
System ERP do integracji z systemem b2b
Oprogramowanie do wymiany Informacji pomiędzy ERP a b2b
Nabycie bazy danych wspierającej pozyskanie danych, które zostaną zaimportowane
do sytemu, aby usprawnić biznesowe procesy automatyzacji danych
f. Nabycie oprogramowania Mobile.
g. Nabycie API- w usłudze zewnętrznych połączeń z partnerami.
h. Usługa informatyczna wdrożenia modułu sprzedażowo - zakupowego systemu b2b
i. Usługa informatyczna wdrożenia modułu obsługi floty systemu b2b
j. Usługa informatyczna wdrożenia systemu ERP
k. Usługa informatyczna integracji wdrożonych systemów
a.
b.
c.
d.
e.
2.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Moduł 1 - sprzedażowo – zakupowy systemu b2b – jest to rozwiązanie umożliwiające integrację
mechanizmów sprzedażowo / zakupowych z podmiotami zewnętrznymi poprzez specjalistyczne API
(komunikację automatyczną), pozwalające na dokonywanie automatycznych zakupów bez ingerencji
osób nadzorujących dokonywanie zakupu. Mechanizm ten umożliwia zakup w automatyczny sposób
towarów w większej ilości niż pozwala na to aktualny stan magazynu głównego będącego w firmie.
Moduł 2 – obsługi floty systemu b2b– jest to rozwiązanie umożliwiające współpracę podmiotami
znajdującymi się w całej Polsce oraz poza jej granicami do tego aby w sposób zautomatyzowany
obsługiwać procesy z których mogą korzystać floty samochodowe wymagające naprawy czy też
cyklicznych działań. System obsługi floty jest zintegrowanym mechanizmem korzystającym z systemu
zakupowego w celu zwiększenia jego efektywności oraz usprawnienia procesów obsługi odbiorcy.
Szczegóły rozwiązania modułu 1 – system zakupowy
Głównym założeniem mechanizmu modułu zakupowego jest zautomatyzowanie procesów
zakupowych umożliwiając sprzedaż większej ilości asortymentu w tym samym czasie uwzględniając
najlepsze warunki sprzedażowo-zakupowe.
Moduł 1 składa się z następujących podmodułów:
FUNDUSZE EUROPEJSKIE –DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI
CMS
Opracowana szata graficzna zgodnie z zasadami użyteczności (UX) umożliwia zwiększenie
wykorzystania serwisu maksymalizując łatwość dotarcia dla odbiorcy docelowego do jak największej
ilości oferty która jest dla niego potrzebna. Moduł ten jest również odpowiedzialny za zarządzanie
treściami znajdującymi się w serwisie, wstawieniem informacji z aktualnościami, wysyłaniem e-maili
z nowościami oraz innymi elementami wspierającymi zarządzanie systemem w przypadku treści
serwisu.
Oferta
Mechanizm zarządzania ofertą umożliwiający automatyczne wprowadzanie oferty do systemu
pobierając ją od partnera bądź wprowadzając ją ręcznie. Oferta ma możliwość wprowadzenia oprócz
standardowych informacji jak nazwa, kod, opis również parametryzację opisu technicznego, który
może być tworzony, jako szablon dla wielu różnych typów wprowadzanych ofert do systemu. Np. W
przypadku wprowadzania opon, każdy z elementów definiujący np. głośność opony, zużycie paliwa
może posiadać ikonę reprezentującą wartość odpowiadająca dla danego typu oferty. W przypadku
definicji takich szablonów istnieje możliwość tworzenia ogólnych filtrów, które mogą być wykorzystane
po stronie odbiorcy b2b dokonującego zakupu w celu łatwiejszego odnalezienia oferty w określonym
zakresie technicznym, jaki jego interesuje.
Użytkownicy
System umożliwia zdefiniowanie typów kont, oraz przydzielenia do nich użytkowników w taki sposób,
aby móc definiować dostęp do określonych modułów w celu autoryzowanego dostępu dla partnerów.
Moduł ten będzie posiadał również historię logowanie użytkowników oraz znaczniki dotyczące
elementów z których korzystał.
Partnerzy – dostawcy
Zarządzanie partnerami sprzedającymi oznacza, wprowadzanie informacji skąd i na jakich zasadach
są dodawane oferty produktowe w systemie jak również, jakie są mechanizmy ustawiania
marży/rabatów od cen, które są w zakupie. Dodatkowo przy każdym partnerze powinna być możliwość
definiowania mechanizmu priorytetów ustalającego, jaki wpływ może mieć cena bądź czas dostępu
towaru na podstawie ustawionych wag.
Partnerzy – odbiorcy
Zarządzanie partnerami dokonującymi zakupu w systemie, ustalając im linie kredytowe jak również
dając możliwość definiowania czy dany partner może mieć placówki, które również w ramach
głównego konta mogą posiadać własne mniejsze linie kredytowe uwzględniając nie przekroczenia
głównej linii kredytowej
Partnerzy – książka adresowa
Każdy z partnerów korzystający ze swojego konta w ramach niego może definiować domyślny adres
dostawy zamawianego towaru, jak również dodatkowe adresy, na które mogą być wysłane towary.
Zamówienia
Mechanizm obsługi składania zamówień, przygotowania faktur proforma jak również przygotowania
w późniejszym czasie po opłaceniu płatności faktur VAT.
Integracja z bankiem
Moduł ten jest odpowiedzialny za przyjmowanie płatności od naszych kontrahentów, minimalizując w
ten sposób prowizję, które są płacone w przypadku płatności dokonywanych poprzez formy
elektroniczne. Integracja z bankiem usprawni też proces przetwarzania wszystkich wpływów i
zmniejszenia czasu obsługi odbiorców flotowych.
Integracja z kurierami
Integracja umożliwiająca w prosty sposób generowanie druczków nadawczych oraz w łatwy sposób
weryfikowanie, jaki jest aktualny stan zamówienia odbiorcy.
FUNDUSZE EUROPEJSKIE –DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI
Magazyn główny + magazyn dodatkowy (tymczasowy)
Specjalne rozwiązanie umożliwiające definiowanie stanów magazynowych partnera z aktualnego
dostępu, dzięki czemu czas realizacji zamówienia możliwy jest do zamknięcia w ciągu 24h. Magazyn
dodatkowy (tzw. tymczasowy) jest to indywidualne rozwiązanie, które umożliwia zdefiniowanie
magazynu tymczasowego np. lokalnego dostawcy, który ma aktualnie XXX sztuk asortymentu i
chciałby wprowadzić go do sprzedaży w atrakcyjnej cenie wykorzystując system sprzedaży.
API – dostawcy
W przypadku współpracy z partnerami, którzy generują dużą ilość dokumentów do obsługi zamówień,
wymagana jest integracja poprzez API umożliwiająca automatyzację procesów pobierających stany
magazynowe, składanie zamówień / rezerwacji na towary oraz wymianę dokumentów sprzedażowych.
API – odbiorcy
W przypadku współpracy z partnerami dokonującymi dużej ilości zakupów generujących dużą ilość
dokumentów do obsługi zamówień, wymagana jest integracja poprzez API umożliwiająca
automatyzację procesów składanie zamówień / rezerwacji na towary oraz wymianę dokumentów
sprzedażowych.
API – EDI
Elektroniczna wymiana danych EDI jest to przesyłanie komunikatów elektronicznych (będących
odpowiednikami dokumentów handlowych lub administracyjnych w postaci papierowej), tworzonych
według powszechnie uzgodnionego standardu między aplikacjami w różnych systemach
komputerowych, za pomocą teletransmisji. Wykorzystując taką formę komunikacji z partnerami
możemy przyspieszyć obieg dokumentów jak również przyczynić się do pozytywnego wpływu na
środowisko naturalne.
Integracja z serwisem Allegro.pl
Możliwość wystawiania w prosty sposób aukcji z zaległymi zapasami na największym w Polsce portalu
aukcyjnym.
TECDOC
Integracja z największą bazą indeksującą części samochodowe ułatwi i znacząco usprawni zakup
odpowiednich części samochodów oraz zamienników dla naszych partnerów oraz dla nas.
Szczegóły rozwiązania modułu 2 – system obsługi floty
Flota samochodowa – należy przez to rozumieć samochody będące w posiadaniu danego partnera
biznesowego (np. samochody dostawcze, służbowe, itp.). Moduł obsługi floty ma na celu
zautomatyzowanie i uproszczenie procesów obsługi flot samochodowych, gdzie dużym problemem
jest proces obsługi zleceń oraz możliwość monitorowania jego z opcją automatycznego akceptowania
zakładanych zadań do wykonania oraz budżetów w których dane zadania mogą być realizowane.
Rozwiązanie te ma na celu zrzeszenie pod jednym systemem wielu punktów serwisowych w całej
Polsce jak również poza nią, aby flota samochodowa mogła być obsługiwana bez względu na to gdzie
się znajduje.
Moduł 2 składa się z następujących podmodułów:
CMS
Opracowana szata graficzna zgodnie z zasadami użyteczności (UX) umożliwia zwiększenie
wykorzystania serwisu maksymalizując łatwość dotarcia dla odbiorcy docelowego do jak największej
ilości oferty, która jest dla niego potrzebna. Moduł ten jest również odpowiedzialny za zarządzanie
treściami znajdującymi się w serwisie, wstawieniem informacji z aktualnościami, wysyłaniem e-maili
z nowościami oraz innymi elementami wspierającymi zarządzanie systemem w przypadku treści
serwisu.
FUNDUSZE EUROPEJSKIE –DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI
Użytkownicy
System umożliwia zdefiniowanie typów kont, oraz przydzielenia do nich użytkowników w taki sposób,
aby móc definiować dostęp do określonych modułów w celu autoryzowanego dostępu dla
pracowników. Moduł ten będzie posiadał również historię logowanie użytkowników oraz znaczniki
dotyczące elementów, z których korzystał.
Firmy (klienci flotowi)
Definiowanie firm współpracujących i korzystających z systemu zarządzania flotą. Każda z firm ma
możliwość zarządzania wewnętrznymi użytkownikami, którzy mogą zarządzać częścią samochodów
we flocie i być za nie odpowiedzialne.
Warsztaty / serwisy partnerskie / pomoc drogowa
Możliwość definiowania gdzie i jakie warsztaty współpracują przy obsłudze odbiorców flotowych. Takie
rozwiązanie umożliwia właścicielowi pojazdu zdefiniowanego w systemie przyjechać do najbliższego
warsztatu i dokonać wymaganego działania w serwisie.
Kalendarz
Możliwość weryfikowania, kiedy dany pojazd bądź flota może dokonać procesów serwisowych
w wybranych punktach oraz planować czas obsługi danego pojazdu.
Zlecenia
Przygotowywanie szablonów zleceń, oraz definiowanie nowych zleceń umożliwiających przyjęcie
zlecenia przez serwis dla danego samochodu przypisanego do firmy.
Samochody
Możliwość definiowania szczegółów samochodu, który jest serwisowany, dzięki temu w prosty sposób
bez względu na miejsce jego serwisowania wszystkie informacje o wykonywanych naprawach oraz
zmianach są tam wprowadzone.
Rozliczenia
Mechanizm zintegrowany z ERP który umożliwia wystawianie i przekazywanie dokumentów
rozliczeniowych zgodnie z przyjętymi normami w dokumentach EDI.
API oferta z modułu 1 z opcją zamawiania
Mechanizm umożliwiający wykorzystanie rozwiązań zastosowanych w Module 1 do tego, aby np.
kierownik taboru samochodu mógł dokonać zamówienia
Oferta - czasochłonność
Możliwość wprowadzenia oferty, jako elementów stałej obsługi odbiorcy, gdzie każde z działań, może
mieć przypisany czas, dzięki takiemu rozwiązaniu można łatwiej planować obsługę wielu
samochodów, które muszę dokonać np. wymiany opon z letnich na zimowe, czy też realizowanie
standardowych przeglądów okresowych.
API do przesyłania zleceń
Możliwość przesyłania zleceń na wykonanie np. działań serwisowych przez zewnętrzne podmioty i
inne sklepy np. internetowe.
Integracja z bankiem
Moduł ten jest odpowiedzialny za przyjmowanie płatności od naszych kontrahentów, minimalizując w
ten sposób prowizję, które są płacone w przypadku płatności dokonywanych poprzez formy
elektroniczne. Integracja z bankiem usprawni też proces przetwarzania wszystkich wpływów i
zmniejszenia czasu obsługi odbiorców flotowych.
Dodatkowe rozwiązanie wspierające główne moduły
FUNDUSZE EUROPEJSKIE –DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI
Zgodność systemu z wytycznymi GIODO
System zostanie stworzony wg zasad przyjętych przez GIODO, aby wszystkie informacje
przetwarzane w systemach informatycznych były bezpieczne i były zgodne z przyjętymi normami w
Polsce.
Integracja z systemem INTEGRA
Możliwość wymiany informacji pomiędzy systemem klasy ERP, a system INTEGRA, w trakcie
wymiany informacji będą przekazywane dane o zdarzeniach wykonywanych przy zleceniach.
Oprogramowanie Mobile
Aplikacja mobilna do modułu obsługi floty umożliwia zweryfikowanie kalendarza dla każdego
pracownika partnera biznesowego Zamawiającego opiekującego się samochodem i zaplanowanie dla
niego terminu, kiedy i w jakim mieście może dokonać działania serwisowego, oraz umożliwia w prosty
sposób zwolnienie slotu i zarezerwowanie kolejnego, jeśli np. nie może dotrzeć na miejsce o
umówionej godzinie. Dodatkowo aplikacja mobilna umożliwi w prosty sposób wygenerowanie zlecenia
w przypadku awarii samochodu na wyjeździe oraz zgłoszenie tego, jako zlecenia, aby najbliższy
zakład, który ma możliwość podjęcia się zlecenia mógł w prosty sposób zlokalizować uszkodzony
pojazd i dotrzeć na miejsce oraz skontaktować się z poszkodowanym.
API w usłudze zewnętrznych połączeń z partnerami
Przygotowanie interferjsu API do modułu obsługi floty oraz modułu sprzedażowo zakupowego, będzie
umożliwiało innym kontrahentom posiadającym indywidualne rozwiązania programistyczne na
podłączenie się do systemu MARTOM-b2b w kwestii wprowadzania informacji o składanym
zamówieniu, sprawdzania stanów magazynowych towarów wprowadzonych do systemu.
System ERP do integracji z systemem b2b
System ERP powinien obsługiwać procesy zamawiającego w zakresie:
- finansów tj.: analiza zleceń zafakturowanych vs. otwarte, obieg dokumentów, amortyzacja
bilansowa/podatkowa, prognoza kosztów amortyzacji, walidacja materiałów wprowadzanych na
magazyn, utrzymanie jednolitej nomenklatury nazewnictwa materiałów/towarów zgodnych
z katalogiem TECDOC.
- kontrolingu tj.: przypisanie pracowników do samochodów, walidacja ustalona kombinacja
samochód/konto/zlecenie, wydanie części do napraw, koszty napraw.
- w zakresie sprzedaży tj.: bieżące raportowanie sprzedaży dziennej dla każdego odbiorcy oddzielnie i
dla grupy odbiorców, porównanie z wprowadzonym wcześniej planem, bieżące raportowanie
sprzedaży dla określonych towarów lub grupy towarów.
- księgowości w zakresie wymaganym do prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z obowiązującymi
przepisami
- logistyki – pełna gospodarka magazynowa z obsługą wielu lokalizacji, rezerwacji towarów,
aktualizacji stanów magazynowych online, udostępniania informacji z obszaru GM do innych
systemów.
Oprogramowanie do wymiany Informacji pomiędzy ERP a b2b
Oprogramowanie powinno zapewnić bezpieczną wymianę informacji pomiędzy systemem ERP,
modułem sprzdażowo zakupowym, systemem do obsługi floty oraz systemami zewnętrznymi, tak aby
zapewnić aktualność i pełną dostepność informacji we wszystkich systemach Zamawiajacego.
Oprogramowanie powinno zapewnić przesyłanie dokumentów w formie lektronicznej EDI pomiędzy
systemami Zamawiającego. Funkcjonalność oprogramowania obejmuje takżę pełną synchronizację
baz danych, tak, aby zmiana lub aktualizacja danych była widoczna od razu we wszsytkich systemach
wykorzystujących te dane. Oprogramowanie powinno zapewniać również zachowanie integralności
baz danych poszczególnych systemów, tak aby operacje wykonywane w jednym systemie nie
powodowały zaburzeń lub utraty integralności baz danych innych systemów.
Nabycie bazy danych wspierającej pozyskanie danych, które zostaną zaimportowane do
sytemu, aby usprawnić biznesowe procesy automatyzacji danych.
FUNDUSZE EUROPEJSKIE –DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI
Bazy danych obejmują informacje techniczne niezbędne w branży motoryzacyjnej, takie jak katalog
wszystkich marek samochodów wraz z typami, rocznikiem produkcji i specyfikacją techniczną, katalogi
wszystkich części zamiennych wiodących producentów wraz z opisami, zdjęciami oraz informacjami
niezbędnymi do automatycznego przypisania do modelu i rocznika samochodu, katalogi wszystkich
wiodących marek ogumienia wraz z informacjami umożliwiającymi przypisanie do typu i rocznika
samochodu oraz wszystkie inne niezbędne parametry techniczne ogumienia. Bazy danych powinny
być dostosowane do udostępniania we wdrażanych systemach b2b Zamawiającego oraz być objęte
procedurą aktualizacji przy wprowadzaniu nowych produktów.
Usługa informatyczna wdrożenia modułu sprzedażowo - zakupowego systemu b2b - obejmuje
mapowanie procesów biznesowych związanych z operacjami zakupu i sprzedaży, dostarczenie
wskaźników do konfiguracji oprogramowania, weryfikację funkcjonalności oprogramowania z
wymaganiami zamawiającego, nadzór nad procesem szkolenia pracowników zamawiającego, rozruch
testowy oraz uruchomienie oprogramowania, rozruch produkcyjny i nadzór merytoryczny nad
pierwszym okresem produkcyjnym. Określenie metod kontroli oraz częstotliwości raportowania z
zakresu funkcjonowania systemu.
Usługa informatyczna wdrożenia modułu obsługi floty systemu b2b - obejmuje mapowanie
procesów biznesowych związanych z operacjami obsługi klientów flotowych, dostarczenie wskaźników
do konfiguracji oprogramowania, weryfikację funkcjonalności oprogramowania z wymaganiami
zamawiającego, nadzór nad procesem szkolenia pracowników zamawiającego, rozruch testowy oraz
uruchomienie oprogramowania, rozruch produkcyjny i nadzór merytoryczny nad pierwszym okresem
produkcyjnym. Określenie metod kontroli oraz częstotliwości raportowania z zakresu funkcjonowania
systemu. Wsparcie oraz nadzór w zakresie integracji z partnerami zewnętrznymi tj. serwisami oraz
klientami flotowymi.
Usługa informatyczna wdrożenia systemu ERP - obejmuje mapowanie procesów biznesowych
związanych z funkcjonowaniem zamawiającego w obszarze świadczenia usług serwisu, handlu
detalicznego oraz zarządzania przedsiębiorstwem, wsparcie w zakresie dostarczenia wskaźników do
konfiguracji oprogramowania, weryfikację funkcjonalności oprogramowania z wymaganiami
zamawiającego, nadzór nad procesem szkolenia pracowników zamawiającego, rozruch testowy oraz
uruchomienie oprogramowania, rozruch produkcyjny i nadzór merytoryczny nad pierwszym okresem
produkcyjnym. Określenie metod kontroli oraz częstotliwości raportowania z zakresu funkcjonowania
systemu.
Usługa informatyczna integracji wdrożonych systemów – polega na zdefiniowaniu zasad i
standardów wymiany danych pomiędzy systemami zamawiającego oraz systemami zewnętrznymi,
dostarczenie dostawcom oprogramowania wytycznych w zakresie dostosowania oprogramowania do
integracji z pozostałymi systemami, nadzór nad prawidłowością funkcjonowania mechanizmów
integracji oraz określenie metod kontroli prawidłowości integracji.
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia:
do 30.03.2015 zgodnie ze szczegółowym harmonogramem poszczególnych etapów uzgodnionych
przy podpisaniu umowy.
IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta powinna:
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
- podana w cenach netto i brutto.
Oferta powinna być ważna 90 dni.
FUNDUSZE EUROPEJSKIE –DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem:
- poczty elektronicznej na adres: [email protected]
- poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: 15-324 Białystok, ul. Kawaleryjska 28
do dnia 14 stycznia 2014 r. do godz. 12.00
2.
3.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.grupamartom.pl
VI. OCENA OFERT
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oraz
ich wagami:
Kryterium
1. Cena netto (w PLN)*
2. Okres wsparcia technicznego (w miesiącach)**
Waga
80%
20%
* Cena netto – określona przez Oferenta cena całkowita netto za wykonanie przedmiotu zamówienia
zawarta w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
** „Okres wsparcia technicznego” – określony przez Oferenta okres udzielania nieodpłatnego wsparcia
technicznego w zakresie przedmiotu wykonanego zlecenia (podany w przeliczeniu na pełne miesiące)
od momentu potwierdzonego protokolarnie odbioru systemu stanowiącego przedmiot niniejszego
zapytania ofertowego.
VII. DODATKOWE INFORMACJE
Dodatkowych
informacji
udziela
[email protected]
Łukasz
Bazarewicz,
tel.
+48 537-001-021,
e-mail: